Mötesbok: Kommunfullmäktige ( ) Kommunfullmäktige Datum: Plats: Kommentar:

Transkript

1 Mötesbok: Kommunfullmäktige ( ) Kommunfullmäktige : Plats: Kommentar:

2 Sida 1 KS/2019/0019/109-6 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Peter Anastasiou E-post: peter.anastasiou@nynashamn.se Beslutsinstans Kommunfullmäktige Inkomna medborgarförslag Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att : 1. Till kommunstyrelsen delegera beslutanderätten för medborgarförslaget gällande att bygg ett servicehus alternativt trygghetsboende på den mark där förskolan Ankaret låg. 2. Till kommunstyrelsen delegera beslutanderätten för medborgarförslaget gällande att man anlägger en gång- och cykelväg från Breddalssvägens slut eller från Maria Barkmansväg till golfbanan. Körundavägen är smal och trafikeras av tung trafik Ärendet KS/2019/0201/061-1 Medborgarförslag från Anna-Lena Eriksson om att bygg ett servicehus alternativt trygghetsboende på den mark där förskolan Ankaret låg. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att medborgarförslaget delegeras till kommunstyrelsen. KS/2019/0205/061-1 Medborgarförslag från Jan Magnusson och Bo Nilsson om att man anlägger en gång- och cykelväg från Breddalssvägens slut eller från Maria Barkmansväg till golfbanan. Körundavägen är smal och trafikeras av tung trafik. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att medborgarförslaget delegeras till kommunstyrelsen. Tommy Fabricius Kommundirektör Peter Anastasiou Administratör Beslutsunderlag Medborgarförslagen Skickas till Beslutet skickas till förslagsställarna och berörda nämnder Akten

3 Sida 1 KS/2019/0006/101-7 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Malin Söderlund E-post: malin.soderlund@nynashamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunfullmäktige Meddelanden Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendet KS/2015/0220/ Beslut har inkommit från länsstyrelsen 23 april 2019 angående överklagande av beslut om förlängning av interimistiskt förbud att skada naturvärden i och omkring kalkbrottet i Stora Vika, del av fastigheten Stora Vika 1:6. Dagens samhälle och Storsthlm bjuder in till ett kostnadsfritt inspirationsseminarium med fokus på kommunekonomi. KS/2018/0396/061-3 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har den 23 april 2019 beslutat att med förvaltningens redogörelse anse medborgarförslag om övergångsställe vid Sjötelegrafen besvarat. Skickas till Akten

4 Sida 1 KS/2019/0015/009-2 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Christian Wigren E-post: Christian.Wigren@nynashamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Balanslista april 2019 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att: 1. Avskriva ärende KS/2018/0106/026-9, kompetensmiljonens regelverk, från balanslistan. Kommunstyrelsen beslutar att: 1. Överlämna den del av rapporten som avser kommunfullmäktiges beslut till kommunfullmäktige, och föreslå kommunfullmäktige att styka de åtgärdade ärendena från balanslistan. 2. Den del av rapporten som avser kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunstyrelsens beslut läggs till handlingarna och de ärenden som redovisas som åtgärdade stryks från balanslistan. Ärendet Kommunstyrelseförvaltningen har sammanställt en redovisning av beslut från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott som ännu inte är verkställda, en balanslista. Balanslistan redovisas vid två tillfällen varje år för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Under rubriken Status åtgärdat redovisas verkställda beslut sedan senaste rapporttillfället. Förvaltningens bedömning Förvaltningen föreslår att de åtgärdade ärendena, som är markerade i grönt, stryks från balanslistan. Det gäller även ett ärende som inte är åtgärdat, kompetensmiljonens regelverk. Ärendet är inte längre aktuellt eftersom kommunfullmäktige i Mål och budget har fattat beslut om att inte avsätta medel för kompetensmiljonen. Tommy Fabricius Kommundirektör Christian Wigren Kanslichef

5 Beslutsunderlag Skickas till Skriv din text här. KS/2019/0015/009-2 Sida 2

6 Sida 1 KS/2019/0151/001-2 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Yvonne Persson E-post: Yvonne.A.Persson@nynashamn.se Beslutsinstans Kommunstyrelsen Ändring av förbundsordning för Södertörns Miljö-och Hälsoskyddsförbund Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att: 1. Godkänna förslag till ändring av 5 förbundsordning för Södertörns Miljö-och Hälsoskyddsförbund. Förändringen fastställs att gälla från och med den 1 maj Beslutet i punkt 1 gäller under förutsättning att fullmäktige i Tyresö och Haninge kommun fattar likalydande beslut. Bakgrund Södertörns Miljö-och Hälsoskyddsförbund, SMOHF, är ett kommunalförbund med Nynäshamn, Haninge och Tyresö kommun som medlemmar. När förbundet bildades var förbundets huvuduppdrag myndighetsutövning inom miljö-och hälsoskyddsområdet och förbundet utövar därmed tillsyn för medlemskommunernas räkning över rökfria miljöer enligt tobakslagen, tillsyn över receptfria läkemedel, tillsyn och prövning enligt livsmedelslagen samt tillsyn och prövning enligt miljöbalken. Från och med den 1 maj 2019 kommer förbundet även ha ansvar för Haninge och Tyresö kommuns handläggning och tillsyn enligt alkohollagen, tobakslagen samt lagen om elektroniska cigaretter och påfyllnadsbehållare. Nynäshamns kommun har dock valt att ännu inte överlämna detta ansvar på förbundet då kommunen i dagsläget köper motsvarande handläggningstjänster från Södertälje kommun, se kommunfullmäktiges beslut den 14 november Ärendet Bildande av utskott Direktionen har bedömt att den nya myndighetsutövning som SMOHF ska ta över från kommunerna medför risk för att enskilda handläggare hos förbundet utsätts för hot och våld i sitt beslutsfattande. För att minimera dessa risker vill förbundet sprida ansvaret för myndighetsutövningen till flera politiskt valda företrädare. På så sätt hoppas förbundet att handläggaren avlastas från onödiga påtryckningar. Förbundets direktion sammanträder normalt fem gånger per år. För att effektivisera handläggningsprocessen vill direktionen därför bilda ett utskott som delegeras beslutanderätt av de aktuella ärendetyperna. Av 9 kap 6 2 punkten kommunallagen (2017:725), KL, framgår att förbundsordningen ska ange förbundets organisation, organets uppgifter och inbördes förhållanden med mera. I och med att det för närvarande inte är reglerat i förbundsordningen om möjligheten för direktionen att bilda ett utskott föreslår direktionen att 5 förbundsordningen kompletteras med ett tillägg som möjliggör för direktionen att inrätta utskott och andra beredningsorgan.

7 Sida 2 KS/2019/0151/001-2 Beslutsförhet Av 9 kap 2 KL framgår att kommunallagen i tillämpliga delar även ska gälla för kommunalförbunden. Vilka delar av kommunallagen som avses anges dock inte i bestämmelsen vilket kan göra tillämpningen av aktuella bestämmelser svårtolkad. Bedömning måste därför göras från fall till fall och slutligen lösas och bedömas genom rättspraxis. Enligt 5 kap 45 KL samt 6 kap 27 KL föreskrivs att nämnderna och kommunfullmäktige som huvudregel är beslutsför om mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Av 5 kap 55 KL samt 5 kap 56 KL framgår även att utgången av ärenden bestäms genom enkel majoritet, om inte något annat anges i KL eller annan författning. Genom resonemanget ovan är det troligt att dessa bestämmelser går att tillämpa analogt även vid bedömning av direktionens beslutsförhet. Vid en omvärldsanalys av förbundsordningar hos andra kommunalförbund i Sverige så är det dock vanligt att beslutsförheten tydliggörs i förbundsordningen. För att undvika risk för olika tolkningar av förbundets beslutsförhet föreslås därför att förbundsordningen kompletteras med en bestämmelse motsvarande KL:s regler kring beslutsförhet för nämnder och fullmäktige. Förslag till ny lydelse Förbundsordningens 5 Organisation föreslås med ovan nämnda tillägg få följande lydelse. Tilläggen är markerade med rött: Kommunförbundet är ett förbund med direktion. Förbundsdirektionen skall bestå av tio (10) ledamöter och tio (10) ersättare. Haninge kommunfullmäktige utser fyra (4) ledamöter och fyra (4) ersättare. Nynäshamns och Tyresö kommunfullmäktige utser tre (3) ledamöter och tre (3) ersättare vardera. Mandatperioden skall vara den tid som medlemmarna gemensamt bestämmer i samband med val av ledamöter och ersättare. En mandatperiod får längst sträcka sig t.om. den 31 december det år allmänna val hålls i hela landet. Förbundsdirektionen skall ha en ordförande och en vice ordförande. Den första mandatperioden löper från den 1 januari 2008 t o m den 31 december För denna period skall en ledamot från Haninge kommun vara ordförande och en ledamot från Tyresö kommun vara vice ordförande. Därefter skall ordförandeskapet fördelas mellan kommunerna vart annat år. Nästa period skall ordförandeposten tillfalla Tyresö kommun och en ledamot från Nynäshamn skall vara vice ordförande. Den som innehaft posten som vice ordförande, skall nästkommande period inneha ordförandeposten. För samtliga beslut skall enkel majoritet krävas om inte annat anges i kommunallagen eller annan författning, sam att minst sex ledamöter är närvarande. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. Förbundsdirektionen bestämmer om utskott och beredningsorgan ska inrättas. Förvaltningens bedömning Förvaltningen är positiv till att kommunalförbundet ges möjlighet att bilda ett utskott för att hantera viss myndighetsutövning samt att förbundsordningen förtydligas med regler kring förbundets beslutsförhet. Kommunstyrelseförvaltningen förslår därför att kommunfullmäktige godkänner förslag till förändring av 5 förbundsordningen i enlighet med förbundets förslag. Den nya förbundsordningen föreslås gälla från och med den 1 maj 2019 under förutsättning att Haninge och Tyresö kommunfullmäktige fattar likalydande beslut.

8 Tommy Fabricius kommundirektör Sida 3 KS/2019/0151/001-2 Yvonne Persson kommunjurist Beslutsunderlag Beslut från Södertörns Miljö-och Hälsoskyddsförbund den 26 februari om Begäran om ändring av förbundsordning. Tjänsteskrivelse från Södertörns Miljö-och Hälsoskyddsförbund den 25 februari 2019 om Begäran om ändring av förbundsordningen. Förbundsordning för Södertörns Miljö-och Hälsoskyddsförbund antagen av kommunfullmäktige i Nynäshamn den 14 november Skickas till Södertörns Miljö- och Hälsoskyddsförbund Haninge kommun Tyresö kommun

9 Sida 1 KS/2014/0199/ Tjänsteställe/handläggare Planering och samhällsutveckling Isa Eriksson E-post: isa.eriksson@nynashamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Yt- och grundvattenplan för Nynäshamns kommun, beslut om antagande Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att Förslag till Yt- och grundvattenplan för Nynäshamns kommun godkänns Föreslå kommunfullmäktige att anta förvaltningens förslag till Yt- och grundvattenplan för Nynäshamns kommun. Sammanfattning Syftet med Yt- och grundvattenplan för Nynäshamns kommun är att visa vad kommunen kan bidra med för att uppnå miljökvalitetsnormerna för vatten, samt förstärka arbetet mot en hållbar utveckling i Nynäshamns kommun genom att kartlägga kommunens vatten. Det finns generella riktlinjer och åtgärder sammanställda men också detaljerade riktlinjer för varje vatten och avrinningsområde. Det övergripande målet är att uppnå miljökvalitetsnormerna för vatten till år En separat handlingsplan ska tas fram när yt- och grundvattenplanen är antagen för att där fastställa åtgärder. I handlingsplanen ska åtgärderna prioriteras och kostnadssättas. Ärendet I stort sett samtliga vatten i kommunen är drabbade av övergödning. Övergödning är därför i fokus för yt- och grundvattenplanen men även övriga problemområden som gör att sjöar, vattendrag, kustvatten och grundvatten inte uppnår god ekologisk, kemisk, kvantitativ eller kvalitativ status behandlas i planen. Yt- och grundvattenplanen syftar till att samla vattenfrågorna, fungera som underlag för planering, samt skapa struktur för det fortsatta vattenarbetet i kommunen. Arbetssättet för att uppnå miljökvalitetsnormerna för vatten kallas vattenförvaltning. Förvaltningen sker i sexårscykler. Den sexåriga förvaltningscykeln innebär regelbundna kontroller av i vilken utsträckning miljökvalitetsnormerna uppnåtts och om nya normer krävs. Inom vattenförvaltningen tas förvaltningsplan, åtgärdsprogram och miljökvalitetsnormer fram som vägleder arbetet. Åtgärderna som åläggs kommunerna är juridiskt bindande. Det finns åtta åtgärder som kommunerna ska arbeta med i distriktets åtgärdsprogram i nuvarande cykel Planen var ute på samråd vid årsskiftet 2014/2015. Ändringar som gjorts från samrådsförslaget till granskningsförslaget är främst uppdatering av text gällande kommunernas åtgärder inom den nya vattenförvaltningscykeln, omstrukturering av innehållet i del A, utökat kartmaterial, förslag på prioritering av åtgärder, mer renodlade mål, riktlinjer och åtgärder, samt att en konsekvensbeskrivning lagts till.

10 Sida 2 KS/2014/0199/ Mellan den 6 november 2018 och 18 januari 2019 var Yt- och grundvattenplanen ute på granskning/utställning. Totalt har 13 yttranden lämnats in under granskningstiden. Endast redaktionella ändringar och förtydliganden har gjorts efter inkomna yttranden. Tommy Fabricius Kommundirektör Mikael Gustafsson Planeringschef Beslutsunderlag Yt- och grundvattenplan Nynäshamns kommun Antagandehandling huvuddokument Bilaga A Yt- och grundvattenplan Nynäshamns kommun Antagandehandling Bilaga B Yt- och grundvattenplan Nynäshamns kommun Antagandehandling Granskningsutlåtande Yt- och grundvattenplan Skickas till Akten MSF Kommunekolog Klimat- och miljöstrateg Planeringschef

11 Sida 1 KS/2018/0458/006-4 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Sanna Jansson Beslutsinstans Kommunstyrelsen Tillkännagivande av kommunfullmäktiges sammanträden i ortstidningar Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. tillkännagivanden av kommunfullmäktiges sammanträden ska från och med den 1 april 2019 inte införas i någon ortstidning. 2. kommunstyrelseförvaltningen ska inför kommunfullmäktiges sammanträden införa en annons i Nynäshamns Posten med information om datum, tid och plats för kommunfullmäktiges kommande sammanträde. Sammanfattning Den 22 januari 2003, 6, fattade kommunfullmäktige beslut om att tillkännagivande av kommunfullmäktiges sammanträde ska införas i Nynäshamns Posten samt att tillkännagivandet ska innehålla uppgift om de ärenden som ska behandlas. Vid tidpunkten för beslutet var kommunen enligt kommunallagen skyldig att kungöra kommunfullmäktiges sammanträden i en eller flera ortstidningar. Denna skyldighet upphörde dock den 1 januari 2018 i och med den nya kommunallagens ikraftträdande. Förvaltningen föreslår att tillkännagivanden av kommunfullmäktiges sammanträden från och med den 1 april 2019 inte ska införas i någon ortstidning, men att förvaltningen ska informera i Nynäshamns Posten om datum, tid och plats för kommunfullmäktiges kommande sammanträde. Ärendet I 9 i Arbetsordning för kommunfullmäktige i Nynäshamns kommun regleras att kommunfullmäktige särskilt ska besluta om i vilken eller vilka ortstidningar som annonsering om sammanträde ska ske, samt i vilken utsträckning uppgift om de ärenden som ska behandlas ska införas. Den 22 januari 2003, 6, fattade kommunfullmäktige ett beslut som innebär att tillkännagivande ska ske i Nynäshamns Posten samt att det ska innehålla uppgift om de ärenden som ska behandlas. Vid tidpunkten för det särskilda beslutet var kommunen enligt kommunallagen skyldig att kungöra kommunfullmäktiges sammanträden i en eller flera ortstidningar. Denna skyldighet upphörde dock den 1 januari 2018 i och med den nya kommunallagens 1 ikraftträdande. I förarbetet till den nya kommunallagen motiveras förändringen med att införandet av en webbaserad kommunal anslagstavla ger en större spridning av information, varför det inte längre är påkallat att ålägga kommuner att kungöra kommunfullmäktiges sammanträden i ortstidningar. Av förarbetet framgår att förändringen inte innebär något hinder mot att fortsätta annonsera via ortstidningar, men att det nu är upp till kommunen att bestämma om så ska ske.2 Terminologin i den nya kommunallagen har i vissa delar justerats i förhållande till den tidigare lagen. Exempelvis har begreppet kungöra i allmänhet bytts ut mot tillkännage, och när det gäller att lämna 1 2 Kommunallag (2017:725), KL Prop. 2016/17:171, En ny kommunallag, s. 230 f.

12 Sida 2 KS/2018/0458/006-4 kungörelse till förtroendevalda ska i stället begreppet kallelse användas. Ordet kungöra ska dock fortfarande användas i fråga om kungörande av kommunala föreskrifter. 3 Under 2018 betalade Nynäshamns kommun totalt kronor för att införa tillkännagivanden av kommunfullmäktiges sammanträden i Nynäshamns Posten. Ärendet behandlades av kommunstyrelsen den 21 november 2018, 261. Kommunstyrelsen beslutade att återremittera ärendet för vidare utredning om hur information om kommunfullmäktiges sammanträden kan spridas om tillkännagivanden inte införs i någon ortstidning. Förvaltningens bedömning Förvaltningens bedömning är att det är tillräckligt att kommunfullmäktiges sammanträden tillkännages på kommunens webbaserade anslagstavla i enlighet med 5 kap. 13 KL. De som vill ta del av tillkännagivandena men som saknar dator eller internetuppkoppling kan nå den webbaserade anslagstavlan via biblioteket eller kommunens kontaktcenter. Förvaltningen anser inte att kostnaden och den spridning som uppnås genom att införa tillkännagivanden i ortstidningen motiverar en fortsättning. Förvaltningen uppfattar dock att kommunstyrelsen 4 fortsatt önskar att information om kommunfullmäktiges kommande sammanträden ska finnas med i Nynäshamns Posten, men att detta inte behöver ske genom ett formellt tillkännagivande. Förvaltningen föreslår därför att datum, tid och plats för kommande sammanträde förs in i Nynäshamns Posten en vecka innan sammanträdet via en annons. Om annonsutrymmet tillåter kan en hänvisning göras till kommunens digitala anslagstavla där kommunfullmäktiges sammanträden tillkännages. Kostnaden för en annons, som är en fjärdedels sida, med begärd placering är kr. Om kommunfullmäktiges sammanträdesplan för 2019 följs skulle annonskostnaden för året bli kronor. Förvaltningen har undersökt möjligheten att ta med informationen i annonsen Hej Nynäshamn som kommunen köper i Nynäshamns Posten. De införanden som planeras för Hej Nynäshamn 2019 matchar inte de datum som är satta för kommunfullmäktiges sammanträden. Förvaltningen föreslår därför inte att informationen ska föras in i Hej Nynäshamn. Med hänvisning till ovanstående föreslår förvaltningen att tillkännagivanden av kommunfullmäktiges sammanträden från och med den 1 mars 2019 inte ska införas i någon ortstidning, men att förvaltningen ska informera i Nynäshamns Posten om datum, tid och plats för kommunfullmäktiges kommande sammanträde. Tommy Fabricius Kommundirektör Sanna Jansson Kommunjurist Beslutsunderlag Utdrag ur Arbetsordning för kommunfullmäktige i Nynäshamns kommun Kommunfullmäktiges beslut från den 22 januari 2003, 6 Kommunstyrelsens beslutade den 21 november 2018, 261 Skickas till Akten, kommunfullmäktiges sekreterare 3 4 Prop. 2016/17:171, En ny kommunallag, s. 281 Se kommunstyrelsens beslut från den 21 november 2018, 261

13 Sida 1 KS/2017/0387/ Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Yvonne Persson E-post: Yvonne.A.Persson@nynashamn.se Beslutsinstans Kommunstyrelsen Utvärdering av Kafé fullmäktige samt förslag till alternativ för fortsatt verksamhet Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen överlämnar ärendet utan eget ställningstagande till kommunfullmäktige. Bakgrund Den 14 mars tog kommunfullmäktige beslut om att delvis bifalla Antonella Pirrones (KD) motion om att införa Kafé fullmäktige i Nynäshamn. Syftet med motionen var att utveckla dialogen mellan kommunens förtroendevalda, kommuninvånarna och lokala organisationer. Fullmäktige tog beslut om att Kafé fullmäktige skulle bedrivas under en prövotid på 6 månader för att sedan utvärderas av partiernas gruppledare. Sista Kafé fullmäktige hölls i november Ärendet Den 10 januari 2019 hade partiernas gruppledare en gruppledarträff för att utvärdera Kafé fullmäktige. Ledamöternas synpunkter redovisas i Minnesanteckningar från gruppledarträffen, se bilaga 1. Sammanfattningsvis kan förvaltningen konstatera att de politiska gruppledarna har delvis olika uppfattningar kring hur verksamheten ska bedrivas fortsättningsvis. Däremot var samtliga ledamöter överens om att det hittills varit ganska få besökare från allmänheten som deltagit i verksamheten. Ledamöterna hade olika förslag på anpassningar av Kafé fullmäktige för att stimulera ett högre deltagande från allmänheten. Ett förslag var att kafét fortsätter att bedrivas i samma form som idag men att partierna turas om att ansvara för verksamheten. På respektive partis kafé kan exempelvis nya partimedlemmar presenteras för allmänheten och partiet kan hålla dialog med deltagarna kring partiets hjärtefrågor. Ett alternativ till detta som lyftes var att partierna har olika bord så att man som besökare kan gå runt och ställa frågor till de politiska partier som man är intresserad av att få kontakt med. Ett annat förslag var att ha en roterande kaféverksamhet i olika kommundelar för att på så sätt underlätta ett deltagande från medborgare som inte är bosatta i Nynäshamns stadskärna. I sådant fall behövde inte caféverksamheten sammanfalla med dagen för fullmäktiges sammanträde utan skulle kunna hållas under annan lämplig dag. Önskemål om att istället ha ett roterande fullmäktigesammanträde i olika kommundelar lyftes även under utvärderingen. Ett ytterligare förslag var att kommunen i samband med fullmäktigesammanträdet, innan sammanträdet börjar, skulle låta allmänheten ställa frågor till fullmäktiges ledamöter och därmed låta medborgarna delta i den allmänna debatten. En synpunkt som kom upp kopplat till detta förslag var dock att kommunen inte kan förvänta sig att många medborgare känner sig benägna att kliva upp i talarstolen för att ställa frågor till ledamöterna inför hela församlingen.

14 Sida 2 KS/2017/0387/ Förvaltningens bedömning Information och inbjudan till Kafé fullmäktige har inför varje tillfälle spridits i kommunens lokaltidning, Nynäshamnsposten, på kommunens hemsida och på kommunens Facebooksida. Trots detta har det i utvärderingen konstaterats att det varit väldigt få besökare från allmänheten som deltagit i verksamheten. De flesta besökare är själva ledamöter i fullmäktige. Förvaltningen anser därför inte att det är förenligt med syftet med motionen att låta verksamheten fortsätta att bedrivas på samma sätt som under prövoperioden. Utan besökare från allmänheten är det svårt att motivera den demokratiska vinsten med verksamheten. Förvaltningen ser i stort inga problem med något av de förslag som framställts från gruppledarna under utvärderingen. Vissa av förslagen, exempelvis förslag om att ha ett roterade Kafé fullmäktige i olika kommundelar, kan eventuellt leda till en något större administrativ insats från förvaltningen. Förvaltningen behöver i sådant fall hitta lämpliga lokaler för verksamheten, boka lokalerna samt möjligtvis genomföra en större informationsinsats för att få dit besökare. Denna arbetsinsats är dock inte omöjlig för förvaltningen att genomföra. Beroende på vilka lokaler fullmäktige önskar att verksamheten ska bedrivas i kan det även förväntas att kommunen får en något högre kostnad för verksamheten än vad kommunen haft under prövoperioden. Hittills har verksamheten kostat 3250 kronor per tillfälle vilket har belastat fullmäktiges budget. Att ha ett roterande fullmäktigesammanträde (istället för roterande caféverksamhet) ser dock förvaltningen som ett större problem då kommunen inte har tillgång till så många lämpliga sammanträdeslokaler i de olika kommundelarna. För att möjliggöra ett roterande fullmäktige skulle lokaler behöva anpassas efter fullmäktiges behov vilket blir både kostsamt och tidskrävande för kommunen. I och med det något ansträngda budgetläget för kommunen framöver, och det stora behovet av åtgärder på exempelvis skollokaler, ser förvaltningen detta som ett sämre alternativ. För att minimera förvaltningens arbetsinsats och minimera kostnaderna för verksamheten förespråkar förvaltningen en verksamhet som bedrivs i samband fullmäktigesammanträdet i Nynäshamn. En utveckling av idén, att låta allmänheten komma till fullmäktigesammanträdet innan fullmäktige startar och ställa frågor, vore att kommunen har en utbildningspunkt på cirka 20 minuter i samband med fullmäktigesammanträdet. Föredragande tjänsteman skulle förslagsvis kunna informera om hur budgetprocessen går till, hur man ska läsa årsredovisningen eller hur nämndernas verksamhetsplaner tas fram. Föredragningen skulle sedan kunna följas av en 20 minuter lång frågestund där även deltagare från allmänheten skulle få möjlighet att ställa frågor till politiker och tjänstemän. Om fullmäktige beslutar att verksamheten ska börja klockan kan fullmäktige i sådant fall få cirka 20 minuter ledig tid innan själva sammanträdet påbörjas klockan På detta sätt skulle man kunna kombinera en fortbildningsinsats för ledamöter med möjligheten för medborgarna att möta sina politiker och ställa frågor om viktiga ärenden. Detta skulle såklart kunna förenas med att kommunen tillhandahåller fika till deltagarna. Då frågan om hur man i fortsättningen ska bedriva Kafé fullmäktige är en rent politisk fråga överlämnar förvaltningen ärendet utan eget ställningstagande till fullmäktige. Det är således upp till fullmäktige att ta beslut om hur fullmäktige önskar att bedriva verksamheten framöver eller om fullmäktige ska lägga ner verksamheten. Tommy Fabricius kommundirektör Yvonne Persson kommunjurist

15 Sida 3 KS/2017/0387/ Beslutsunderlag Minnesanteckningar från gruppledarmöte den 10 januari 2019 utvärdering av Kafé fullmäktige Kommunfullmäktiges beslut den 14 mars Svar på motion om att utreda förutsättningarna för att införa Kafé fullmäktige i Nynäshamns kommun Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 9 januari Svar på motion om att utreda förutsättningarna för att införa Kafé fullmäktige i Nynäshamns kommun Motion från Antonella Pirrone (KD) Utreda förutsättningarna för att införa Kafé Fullmäktige i Nynäshamn Skickas till Akten Förslagsställaren Politiska gruppledarna

16 Sida 1 KS/2018/0237/251-9 Tjänsteställe/handläggare Mark och exploatering Beslutsinstans Hanna Koverberg Kommunfullmäktige E-post: hanna.hjort-koverberg@nynashamn.se Tel: Tjänsteutlåtande Tilläggsavtal till Exploateringsavtal för Källberga, del av Vidbynäs 1:3, Nynäshamns kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att besluta att: Godkänna tecknat tilläggsavtal till Exploateringsavtal för Källberga, del av Vidbynäs 1:3, Nynäshamns kommun. Godkänna Mark- och exploateringschefens underskrift av tecknat tilläggsavtal till Exploateringsavtal för Källberga, del av Vidbynäs 1:3, Nynäshamns kommun. Bilaga 11 till Exploateringsavtalet kompletteras med tidigare saknad sida 2. Ärendet Bakgrund I Källberga, sydost om Ösmo, har kommunen antagit en detaljplan för nya bostäder med en mindre bykärna för basservice. I samband med detaljplan, tecknades ett exploateringsavtal för att reglera parternas ansvar och kostnadsfördelning vid utbyggnaden. Detaljplan för Vidbynäs 1:3 m fl. och Exploateringsavtal för Källberga, del av Vidbynäs, tecknat / , vann laga kraft den 11 september Under startad projektering inför utbyggnaden av Källberga har det uppmärksammats att formuleringen av 13 Väg 539 i exploateringsavtalet behöver förtydligas för att undvika tvetydigheter och framtida missförstånd. Det uppmärksammades även att bilaga 11 till avtalet saknade en sida vid signeringen. Väg 539 Kommunen och Trafikverket har träffat ett avtal om ny cirkulationsplats och ytterligare åtgärder vid väg 539 som är nödvändiga i samband med att detaljplanen för Källberga byggs ut, Avtal för väg 539 Källberga. Avtalet ligger som bilaga 11 till tecknat exploateringsavtal. Tilläggsavtalet tydliggör att kommunen kommer ta över drift och underhåll av de anläggningar som i avtalet med Trafikverket åvilar kommunen. Detta på grund av att kommunen är huvudman för allmän plats och att det ansvaret alltså inte åvilar Exploatören, som det kan tolkas i nuvarande skrivning i just denna paragraf i exploateringsavtalet. Tilläggsavtalet tydliggör även att det är kommunen som ansvarar för att teckna de avtal som enligt 3 åtgärd 6 i avtal med Trafikverket kommunen ansvarar för. Kostnadsfördelningen var redan reglerad i exploateringsavtalet, kommunen tar således inga nya kostnader i och med detta tilläggsavtal. Syftet är snarare att förtydliga parternas ansvar för att undvika tvetydigheter och framtida missförstånd.

17 Sida 2 KS/2018/0237/251-9 Kompletterande sida i Bilaga 11 När exploateringsavtalet tecknades hade en sida av bilaga 11, Avtal med Trafikverket, fallit bort i utskriften av avtalet. Det gällde sida 2 som behandlar genomförande och ansvar samt finansiering för Trafikverkets bevakningsuppdrag. För att hela kommunens avtal med Trafikverket, inklusive sida 2, ska vara kopplat till Exploateringsavtalet görs här ett förtydligande i tilläggsavtalet. Samt har parterna signerat samtliga sidor av avtalet med Trafikverket, bilaga 11. Förvaltningens bedömning Syftet med tilläggsavtalet är att förtydliga parternas ansvar i tidigare beslutat exploateringsavtal. Kommunstyrelseförvaltningen anser att tilläggsavtalet tydliggör parternas intention och att ett förtydligande skapar större trygghet i avtalsförhållandet. Tommy Fabricius kommundirektör Caroline Thunström mark- och exploateringschef Beslutsunderlag Tilläggsavtal till Exploateringsavtal för Källberga, del av Vidbynäs 1:3, Nynäshamns kommun Kompletterad bilaga 11 till Exploateringsavtal för Källberga, del av Vidbynäs 1:3, Nynäshamns kommun Exploateringsavtal för Källberga, del av Vidbynäs 1:3, Nynäshamns kommun, tecknat / Skickas till Akten Källberga Mark AB

18 Sida 1 KS/2018/0327/106-5 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Linnea Gustavsson E-post: Linnea.Gustavsson@nynashamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Medlemskap i Stadskärneföreningen Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Nynäshamns kommun fortsatt deltar som medlem i Nynäshamns Stadskärneförening. 2. Nynäshamns kommun betalar en årlig serviceavgift till föreningen som utgår med lika stor del som näringslivet totalt betalar till föreningen. Maxbelopp för kommunens serviceavgift uppgår till kr per år exklusive moms. Maxbeloppet justeras årligen med eventuell höjning motsvarande KPI (konsumentprisindex). 3. Nynäshamns kommun ingår samverkansavtal med Stadskärneföreningen där former för samarbetet regleras. Nynäshamns kommuns kommundirektör får i uppdrag att underteckna överenskommelsen. Sammanfattning I samband med att Nynäshamns kommun i början av 2000-talet arbetade med den fördjupade översiktsplanen för Nynäshamn initierades även frågan om ett samverkansprojekt kring utvecklingen av Nynäshamns centrumområde. Kommunen tog tillsammans med representanter från fastighetsägare och handlare fram en avsiktsförklaring. Avsiktsförklaringen var parternas gemensamma vision för utvecklingen av Nynäshamns centrumområde. Ett första steg i genomförandet av arbetsgruppens arbete var bildandet av Nynäshamns Stadskärneförening. Kommunfullmäktige beslutade om kommunens inträde i föreningen den 9 april Kommunfullmäktige beslutade samtidigt att under tre år avsätta kronor per år i Kommunstyrelsens budget för medlemskapet. I Stadskärneföreningens stadgar står att utträde sker efter skriftlig begäran tre månader innan utgången av det nuvarande räkenskapsåret. Då kommunen inte aktivt begärt utträde ur föreningen löper medlemskapet på och det gör det även naturligt att avgiften för medlemskapet och beslut om avgiftens storlek ingår i kommunens ordinarie verksamhet. Därför har avgiften sedan 2003 reglerats i Kommunstyrelsens budget. Under denna tid har beloppet justerats till kronor per år. Samarbetet har även lyfts i Kommunstyrelsens verksamhetsplan. Idag består Stadskärneföreningens styrelse av sju ledamöter och två suppleanter. Två ledamöter representerar Nynäshamns kommun, två ledamöter representerar fastighetsägarna och två ledamöter representerar handlare och övriga näringsidkare. Föreningen har ett 60-tal medlemmar och kommunen är en av dessa med en röst på föreningsstämman. Det grundläggande syftet med Stadskärneföreningens verksamhet, som angavs i föreningens första antagna stadgar är att öka Nynäshamns tre delcentras1 attraktivitet genom att främja förnyelse och marknadsföring av dessa enligt centrumgruppens vision (avsiktsförklaringen) framtagen år Ärendet ( 267/18) var uppe på Kommunstyrelsens sammanträde den 21 november Kommunstyrelsen beslutade på sammanträdet att återremittera ärendet för att ge kommundirektören i uppdrag att se till att Nynäshamns Stadskärneförening under 2019 utarbetar ett förslag på hur föreningen kan leva upp till föreningens stadgar 2 om att höja Nynäshamns tre delcentras aktivitet samt 1 Nynäshamns centrum omkring Centralgatan, fiskehamnen och Nynäsvägen inklusive Sjötelegrafen.

19 Sida 2 KS/2018/0327/106-5 ge kommundirektören i uppdrag att initiera en översyn av Nynäshamns Stadskärneförenings stadgar i syfte att öka transparensen. Se svar på återremiss senare i tjänsteutlåtandet. Ärendet Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Nynäshamns kommun fortsatt deltar som medlem i Nynäshamns Stadskärneförening. 2. Nynäshamns kommun betalar en årlig serviceavgift till föreningen som utgår med lika stor del som näringslivet totalt betalar till föreningen. Maxbelopp för kommunens serviceavgift uppgår till kr per år exklusive moms. Maxbeloppet justeras årligen med eventuell höjning motsvarande KPI (konsumentprisindex). 3. Nynäshamns kommun ingår samverkansavtal med Stadskärneföreningen där former för samarbetet regleras. Nynäshamns kommuns kommundirektör får i uppdrag att underteckna överenskommelsen. Bakgrund I samband med att Nynäshamns kommun i början av 2000-talet arbetade med den fördjupade översiktsplanen för Nynäshamn initierades även frågan om ett samverkansprojekt kring utvecklingen av Nynäshamns centrumområde. Kommunen tog tillsammans med representanter från fastighetsägare och handlare fram en avsiktsförklaring. Avsiktsförklaringen var parternas gemensamma vision för utvecklingen av Nynäshamns centrumområde. Ett första steg i genomförandet av arbetsgruppens arbete var bildandet av Nynäshamns Stadskärneförening. Kommunfullmäktige beslutade om kommunens inträde i föreningen den 9 april Kommunfullmäktige beslutade samtidigt att under tre år avsätta kronor per år i Kommunstyrelsens budget för medlemskapet. I Stadskärneföreningens stadgar står att utträde sker efter skriftlig begäran tre månader innan utgången av det nuvarande räkenskapsåret. Då kommunen inte aktivt begärt utträde ur föreningen löper medlemskapet på och det gör det även naturligt att avgiften för medlemskapet och beslut om avgiftens storlek ingår i kommunens ordinarie verksamhet. Därför har avgiften sedan 2003 reglerats i Kommunstyrelsens budget. Under denna tid har beloppet justerats till kronor per år. Samarbetet har även lyfts i Kommunstyrelsens verksamhetsplan. Idag består Stadskärneföreningens styrelse av sju ledamöter och två suppleanter. Två ledamöter representerar Nynäshamns kommun, två ledamöter representerar fastighetsägarna och två ledamöter representerar handlare och övriga näringsidkare. Föreningen har ett 70-tal medlemmar och kommunen är en av dessa med en röst på föreningsstämman. Det grundläggande syftet med Stadskärneföreningens verksamhet, som angavs i föreningens första antagna stadgar är att öka Nynäshamns tre delcentras 2 attraktivitet genom att främja förnyelse och marknadsföring av dessa enligt centrumgruppens vision (avsiktsförklaringen) framtagen år Ärendet Att Nynäshamns centrum är och förblir en levande stadskärna är mycket viktigt för måluppfyllelse enligt kommunens mål och budget samt kommunens näringslivsfrämjande arbete. Som ett led i detta är Nynäshamns kommuns deltagande i Nynäshamns Stadskärneförening nödvändigt. Stadskärneföreningen fungerar som ett forum för samråd och erfarenhetsutbyte mellan näringsidkare, handlare, fastighetsägare och kommunen i frågor som rör samordning och utveckling av stadskärnor. Därmed är det även en viktig remissinstans för kommunen och föreningen erbjuder en samlad röst av många mindre och större näringsidkare och fastighetsägare. 2 Nynäshamns centrum omkring Centralgatan, fiskehamnen och Nynäsvägen inklusive Sjötelegrafen.

20 Sida 3 KS/2018/0327/106-5 Kommunens medlemskap i föreningen har dock kantats av otydligheter och viss tveksamhet, både rörande kommunens medlemskap generellt men även kring överenskommelsen för avgiften. Av den anledningen vill vi lyfta detta, besvara vissa frågetecken och få ett tydligt beslut angående kommunens fortsatta samarbete med Nynäshamns Stadskärneförening. Utredningar visar att det inte finns något kommunalrättsligt hinder för kommunens medlemskap i föreningen. Även branschorganisationen Svenska Stadskärnor har konsulterats för att diskutera organisationsformen. Samarbeten mellan centrumföreningar och kommuner är vanligt förekommande i hela landet. Ej bidrag eller stöd till enskild Kommunens avgift utgör inte ett stöd/bidrag men har under åren felaktigt benämnts så. Avgiften är en insats för ökad tillväxt och välfärd i form av en serviceavgift som samtliga medlemmar erlägger för föreningens arbete. En av förutsättningarna för att locka till sig fler investeringar, fler invånare, besökare, studenter och entreprenörer är ett levande centrum med varierat utbud av både butiker och upplevelser. Det kommer alla kommuninvånare till del. Även de företag som inte valt att ansluta sig till Stadskärneföreningen gynnas av samarbetet. Utöver serviceavgifter betalar kommunen även viss ersättning till föreningen för sådana kostnader som uppstått i olika arrangemang och projekt utöver ordinarie verksamhet där kommunen medverkat som samarbetspartner eller medarrangör. Vad används pengarna till? Föreningen har under åren genomfört många marknadsföringsaktiviteter och evenemang av olika slag. De har arrangerat marknader och aktiviteter i samband med högtidsdagar, året runt. Detta bidrar till att förlänga säsongen och främjar utbudet för såväl besökare som invånare. Föreningen ser även till att centrum dekoreras till högtider som jul och påsk vilket bidrar till en trivsam och trygg plats att vistas på. Dessutom bidrar föreningen till en sammanhållning hos handlarna vilket även underlättar i kommunens kommunikation med handlarna via en samlad röst. Kommunen har via ledamöter i styrelsen samt ombud tagit del av årsredovisningen samt genom sitt ombud godkänt årsredovisningen i samband med föreningens årsstämma. Föreningens årsredovisning behandlas också av kommunens ekonomiavdelning, där kommunens kostnader för medlemskapet ingår i kommunens årsredovisning för det gällande året. Medlems- och serviceavgift Vid inträde i föreningen betalar varje medlem enligt föreningsstadgans 4 en kontant insats på 1000 kronor, vilket återbetalas vid utträde. Utöver denna insats betalar medlemmarna en serviceinsats till föreningen som styrelsen tar beslut om. Enligt 5 gällande föreningsstadga ska serviceavgiften för fastighetsägare högst uppgå till kronor per år. För övriga köpmän uppgår serviceavgiften till högst kronor per år. Specificerat är dock inte Nynäshamns kommuns serviceavgift. Därför har föreningen uppvaktats med en begäran om att se över föreningens stadgar i samband med detta beslut om medlemskap. Då kommunen är en medlem i föreningen bör kommunens ersättning till följd av medlemskapet regleras i gällande föreningsstadga. Kommunens serviceavgift tydliggörs även i det samverkansavtal som kommunen föreslås ingå i. Svar på återremiss På Kommunstyrelsens sammanträde den 21 november 2018 beslutades att återremittera ärendet ( 267/18) i syfte att: 1. Nynäshamns kommundirektör får i uppdrag att tillse att Nynäshamns Stadskärneförening under 2019 utarbetar ett förslag på hur föreningen kan leva upp till föreningens stadgar 2 om att höja Nynäshamns tre delcentras aktivitet. Svar: Föreningens ändamål och uppdrag är att höja Nynäshamns tre delcentras attraktivitet genom att främja förnyelse och marknadsföring av dessa. Detta ligger till grund för den aktivitetsplan som tas fram årligen. Vilket arbete som föreningen har bedrivit och vilka insatser och aktiviteter som genomförts går också att utläsa i föreningens årsredovisning med verksamhetsberättelse. Dessa finns även registrerade hos kommunen.

21 Sida 4 KS/2018/0327/106-5 Föreningen har under åren genomfört många marknadsföringsaktiviteter och evenemang av olika slag som uppmärksammar platsen Nynäshamn, allt från stora bomässor till tjejkvällar och allsång. SKF är även medarrangör till Näringslivets Galafest som arrangeras årligen. De har arrangerat marknader och aktiviteter i samband med högtidsdagar, året runt. Detta bidrar till att förlänga säsongen och främjar utbudet för såväl besökare som invånare. Föreningen ser även till att centrum dekoreras till högtider som jul och påsk vilket bidrar till en trivsam och trygg plats att vistas på. SKF har arbetat aktivt och framgångsriks för nyetableringar, ex Hemtex, Dressman, Lindex och Espresso house. Utöver detta sker ständig kompetensutveckling och omvärldsbevakning kring stadskärne- och handelsutveckling generellt. För 2019 planeras (preliminärt) följande aktiviteter: 30 mars - Bakluckeloppis på Sjötelegrafen 6 apr - Näringslivsgala då bland annat Årets butik och Årets butiksmedarbetare utses April - Medlemsmöte presentkort mm (ev maj) 9 apr - Årsmöte 20 apr Påskaktivitet (äggjakt och ansiktsmålning) 27 apr - Lokala handelns dag (foto ditt kvitto-aktivitet) 27 apr - Bakluckeloppis på Sjötelegrafen 8 maj - Tjejkväll 25 maj - Bakluckeloppis 25/26 maj - Ösmo Marknad Estö Loppis, Stora kafferepet Ösmo mm 1 juni - Nynäsnappet i hamnen 6 juni - Nationaldag (hissa flagga) 29 juni - Bakluckeloppis på Sjötelegrafen Juni - Shoppingguide delas ut 13 juli - Familjedag med barnaktivitet i centrum 27 juli - Allsång alternativt 20 aug 27 juli - Bakluckeloppis på Sjötelegrafen 3 aug - Prideflagga hissas (Disney kryssning anlöper) 31 aug - Skärgårdsmarknad och Hyundai Cup 1 sep - Hyundai Cup Sept - Medlemsmöte Sept - Nynäshamnsposten kör Nynäsjakten 28 sep - Bakluckeloppis på Sjötelegrafen 3 okt - Tjejkväll (alternativt 7 nov) 4-13 okt - Kulturveckan inkl Konst i skyltfönster 6 okt - Familjedag på Folkets hus under kulturveckan 12 okt - Konst i skyltfönster vandring 26 okt - Höstmarknad och aktivitet tex ansiktsmålning och pyssel på stan 26 okt - Bakluckeloppis på Sjötelegrafen 15 nov - Julbelysning tänds 1 dec - Adventskalender 1 dec - Skyltsöndag med glögg i centrum + Skyltfönstertävling 7-8 dec - Julmarknad i hamnen 15 dec - Sjötelegrafen Julklappsinsamling och paketinslagning 7-14 feb (2020) - Alla hjärtans dag på webb samt eventuell dekor på stan Feb (2020) - Medlemsmöte årets aktiviteter + söndagsöppet Utöver dessa aktiviteter fortsätter arbetet med att stärka det strategiska arbetet inom föreningen som går i linje med kommunens intressen med samarbetet, underlätta och locka till att handla lokal (ex presentkort), arbetet för att attrahera potentiella nyetableringar och ständig kompetensutveckling och omvärldsbevakning kring stadskärne- och handelsutveckling. 2. Nynäshamns kommundirektör ges i uppdrag att initiera en översyn av Nynäshamns stadskärneförenings stadgar i syfte att öka transparensen. Svar: Ett förändringsarbete har sedan tidigare initierats och det innefattar ändringar i stadgarna. Förslag på stadgeändring tas upp för beslut på Stadskärneföreningens årsmöte i april. I förslaget ingår att

22 Sida 5 KS/2018/0327/106-5 Nynäshamns kommun tydliggörs som part i samarbetet och serviceavgiften specificeras, liksom för de övriga parterna (handlare och fastighetsägare). Konsekvenser av utträde ur föreningen Ett beslut om avslag i detta ärende innebär per automatik ett utträde ur föreningen efter år Kommuner som är framgångsrika i sitt arbete med stadskärneutveckling menar att samarbetet mellan kommunen och näringslivet är grundläggande. Med en gemensam målbild arbetar aktörerna tillsammans, växlar upp arbetet som ger större effekt och mervärde skapas för alla inblandade. Att Nynäshamns lokala handel stärks är viktigt för hela samhällsutvecklingen. För en fortsatt befolkningsökning är ett tillfredsställande kommersiellt utbud för våra invånare en viktig faktor. Branschen handel är en av de största branscherna i kommunen och sysselsätter många, framförallt unga och personer långt utanför arbetsmarknaden. Fler invånare och fler i arbete skapar en bredare skattebas som kan gå till insatser även utanför stadskärnan. De investeringar som görs i stadskärnan av fastighetsägare och andra näringsidkare idag är till starkt kopplade till det faktum att det finns ett fungerande samverkansforum. Det ses som en kvalitetsmärkning att olika aktörer går samman och kraftsamlar för ett gemensamt mål. Utan det arbetet skulle det bli svårt att locka nya aktörer och få fastighetsägarna och andra att vilja satsa. Det senaste exemplet är tillskottet Espresso House vars etablering var avhängigt huruvida kommunen, fastighetsägare och näringsidkare samverkade för centrumutvecklingen och en fortsatt levande stadskärna. Avslutar kommunen sitt medlemskap tappar vi förtroendet som under lång tid byggts upp inom föreningen. SKF är en viktig relationsbyggare handlare, fastigheter och kommun emellan och medlemmarna är mer engagerade än på länge. På flera håll i kommunorganisationen har vi stor nytta av föreningen i det dagliga arbetet utifrån våra uppdrag. Föreningen erbjuder en samlad röst från många mindre aktörer. Förvaltningens bedömning Nynäshamns kommun är idag medlem i Nynäshamns Stadskärneförening och Kommunstyrelseförvaltningen bedömer att vi fortsättningsvis bör vara det. Arbetet som föreningen bedriver främjar kommunens intressen och är mycket viktigt för kommunens måluppfyllelse. Det finns dock behov av att tydliggöra kommunens medlemskap och överenskommelsen för serviceavgiften som kommunen ska erlägga föreningen. Därför bör ett nytt beslut om medlemskap i Nynäshamns Stadskärneförening fattas för att tydliggöra samarbetet. Tommy Fabricius Kommundirektör Jonas Karlsson näringslivschef Beslutsunderlag Samverkansavtal mellan Nynäshamns kommun och Nynäshamns Stadskärneförening Stadgar för Nynäshamns Stadskärneförening Avsiktsförklaring den 14 juni 2002 Nynäshamns centrum Nu är det dax! (Nynäshamns kommun, Nynäshamns handel och Fastighetsägare i Nynäshamn) Skickas till Akten Näringslivschef

23 Sida 1 KS/2014/0207/ Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Sanna Jansson Beslutsinstans Kommunstyrelsen Kulturplan Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta förslag till Kulturplan , och att planen ska gälla från och med den 1 januari 2020 till och med den 31 december Sammanfattning Kommunfullmäktige har beslutat att kommunen ska ta fram en kulturplan med strategier för hur man med kulturen som verktyg kan öka såväl tillväxten som besöksnäringen i kommunen. Kommunstyrelseförvaltningen har tillsammans med övriga förvaltningar arbetat fram en kulturplan för Nynäshamns kommun. För att ta fram förslaget till kulturplan har medborgardialoger och djupintervjuer med kommunmedborgare, politiker och kulturaktörer genomförts. Synpunkterna som kom fram under dialoger och workshops ligger till grund för den kulturpolitiska inriktning som formulerats i kulturplanen. I förslaget till kulturplan har tre målområden formulerats genom tre kulturpolitiska dimensioner; en kulturpolitisk, en samhällspolitisk och en konstpolitisk dimension. Ärendet Kommunfullmäktige beslutade den 9 november 2011, 213, att kommunen ska ta fram en kulturplan med strategier för hur man med kulturen som verktyg kan öka såväl tillväxten som besöksnäringen i kommunen. Kommunstyrelseförvaltningen har tillsammans med övriga förvaltningar arbetat fram en kulturplan för Nynäshamns kommun. Det är den första kulturplanen inklusive en kulturpolitisk vision som tagits fram i kommunen. Arbetet har utgått från Cultural planning-metoden som innebär att man använder en bred definition av kulturbegreppet där fokus ligger på hitta den lokala platsens identitet för att nå de samlade kulturella resurserna som finns inom kommunen och härifrån formulera målområden för insatser under en längre period. Medborgardialoger och djupintervjuer med kommunmedborgare, politiker och kulturaktörer har genomförts. Synpunkterna som kom fram under dialoger och workshops ligger till grund för den kulturpolitiska inriktning som formulerats i kulturplanen. Kulturplanen definierar kommunens kulturpolitiska mål och strategier för utvecklingen av kulturområdet. Planen är skriven utifrån tre kulturpolitiska utgångspunkter: en samhällspolitisk, en kulturpolitisk och en konstpolitisk dimension som är definierade som prioriterade målområden med mål och strategier knutna till sig. Särskilt prioriterade målområden som pekas ut i planen är: Kultur som viktig del i samhällsutvecklingen Civilsamhället och samverkan Konstnärligt skapande med kvalitet och rum

24 Sida 2 KS/2014/0207/ Områdena är i sig inte inbördes rangordnade. Utgångspunkter är kommuninvånarnas behov och önskemål, kommunens egna bedömningar samt de nationella och regionala kulturmålen. Kulturplanen syftar till att: Lyfta fram kulturens roll i Nynäshamns kommuns utvecklingsarbete. Tydliggöra kommunens kulturpolitiska inriktning Beskriva hur de kulturpolitiska målen hänger ihop inom kommunens verksamheter. Ansvaret för att kulturen blir en kraft i kommunens utvecklingsarbete delas av samtliga kommunala nämnder där varje nämnd bidrar med sin del. Samarbete mellan nämnderna är en förutsättning för att kulturen ska bli den resurs den kan vara. Kulturplanen innehåller mål och strategier, men efter att planen antagits behöver nämnderna formulera egna handlingsplaner för de mål som ligger inom respektive nämnds verksamhetsområde. Vissa mål i planen berör flera nämnder som uppmanas att samverka för att uppnå bästa måluppfyllelse. Ärendets beredning Planen har varit ute på remiss till samtliga nämnder från den 25 januari till den 22 mars Nedan följer en sammanfattning av remissvaren och ett förtydligande av hur synpunkterna bearbetats in i planen. Barn- och utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden anser att det är bra att en kulturplan tas fram i kommunen men ställer sig frågande till antalet mål och strategier med risk för att det kan bli svårigheter att följa upp. Även miljö- och samhällsbyggnadsnämnden skriver i sitt remissyttrande om oro för att målen är något otydliga och saknar en konkret handlingsplan. Målen är formulerade utifrån kommuninvånarnas behov och önskemål, styrda av Nynäshamns kommuns förslag till Mål- och Budget. De nationella och regionala kulturpolitiska målen har varit vägledande för arbetet. Kultur är en angelägenhet för hela kommunen och för att den ska bli en faktor att räkna med för bland annat ökad tillväxt och besöksnäring krävs att målen är heltäckande och breda inte minst med anledning av att flera målområden berör olika målgrupper samt sträcker sig över flera nämnders verksamhetsområden. Kommunstyrelseförvaltningen gör bedömningen att samtliga identifierade mål i kulturplanen är nödvändiga för att kulturen ska lyftas inom alla verksamheter och bli en viktig utvecklings- och tillväxtfaktor i kommunen. Socialnämnden efterfrågade i sitt remissyttrande en mer omfattande bakgrunds- och syftesbeskrivning samt fler detaljer om var planen hör hemma bland övriga styrdokument i organisationen. Kommunstyrelseförvaltningen har tagit hänsyn till socialnämndens synpunkter och förtydligat dessa delar i planen. Förvaltningen har förtydligat syftet med kulturplanen, hur den förhåller sig till andra styrdokument och att det är nämnderna själva som i sin tur ska utforma handlingsplaner med egna indikatorer inom sina verksamhetsområden. En komplettering med fler detaljer kring planens struktur har också lagts till. Kommunstyrelseförvaltningen anser att kulturplanen definierar tydliga mål och prioriterade områden som ser till helheten och anger en efterlängtad struktur för hur kommunen ska arbeta inom kulturområdet Förvaltningen anser även att kulturplanen svarar välavvägt mot det ursprungliga uppdraget som ligger till grund för arbetet (Kommunfullmäktiges beslut från den 9 november 2011, 213). Den 15 juni 2016, 133, återremitterade kommunstyrelsen kulturplanen med syfte att inhämta synpunkter från samtliga gruppledare i kommunfullmäktige innan fortsatt behandling. Den 21 september 2016 träffades gruppledarna och diskuterade formen för Kulturplanen som styrdokument och vikten av att ha ett strategiskt dokument på kulturområdet för att lyfta kulturen inom

25 Sida 3 KS/2014/0207/ olika sektorer i hela kommunen. Kultur- och fritidsenheten kompletterade planen efter gruppledarnas synpunkter. Den 23 november 2016, 218, behandlades förslaget till kulturplan på nytt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen återremitterade då planen för att invänta avrapporteringen av det uppdrag som kommunstyrelsen den 18 maj 2016, 119, gett till kommunstyrelseförvaltningen om att utarbeta en beskrivning av kommunens dokumenthierarki, med en begreppsförklaring av vad som är styrande dokument och vad som är stödjande/vägledande dokument. Återremissen syftade till att utreda vilken typ av styrdokument kulturplanen är och hur den förhåller sig till andra styrdokument, samt att uppskatta de resurser som behövs för att genomföra kulturplanen, samt att klargöra vilken vision som gäller i kulturplanen. Kommunstyrelseförvaltningen avrapporterade uppdraget om styrdokumentsdefinitioner och dokumenthierarki till kommunstyrelsen den 5 september 2018, 167, och den 19 september 2018, 139, antog kommunfullmäktige en riktlinje för styrdokument. En plan beskrivs i riktlinjen som ett dokument som på detaljerad nivå anger vad som ska uppnås inom ett visst område och innehåller uppgifter om önskade åtgärder, vem som ansvarar för genomförande samt hur uppföljning ska ske. Förslaget till kulturplan innehåller både mål och strategier, och är detaljerad i den mån det går när dokumentet riktar sig till samtliga nämnder. Planen anger hur målen ska uppnås, men lämnar till nämnderna att formulera aktiviteter för att uppnå målen. Enligt antagen riktlinje för styrdokument kan kulturplanen benämnas som just en plan. För att genomföra planen och uppnå dess mål kommer det att krävas resurser, men att uppskatta resursåtgången är svårt då olika nämnder kommer att träffas olika. Kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden och miljö- och samhällsbyggnadsnämnden träffas i stor utsträckning av planens mål, medan barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden endast träffas av ett eller två av målen. I förslaget till kulturplan anges planens vision: Kulturella upplevelser, möjlighet till kulturella aktiviteter och eget skapande bidrar till det goda i livet. Kulturen är en central del av den utveckling som skapar tillväxt, gemenskap och attraktionskraft för Nynäshamns kommun. Den kulturpolitiska visionen har definierats utifrån styrdokumenten, medborgardialoger, djupintervjuer och workshops med kulturaktörer, kommuninvånare och politiker. Den 22 januari 2019 inkom ett beslut från kultur- och fritidsnämnden, daterat den 29 oktober 2018, med ett förslag om att återremittera kulturplanen till kultur- och fritidsnämnden. Kultur- och fritidsnämnden framför att målen och strategierna i förslaget till kulturplan är bra och viktiga, men att det vore bättre att arbeta mer fokuserat med ett par mål per år. Nämnden framför även att det bör finnas tydligare direktiv för hur målen ska implementeras i nämndernas verksamhetsplaner. Kommunstyrelseförvaltningen anser att det ligger ett gediget arbete bakom framtaget förslag till kulturplan där bland annat nämnder, medborgare och politiker deltagit. Genom att återremittera planen finns en risk att det bakomliggande arbetet och medborgarnas engagemang inte i samma omfattning återspeglas i en ny omarbetad version. Förvaltningens bedömning Kulturplanen har bearbetats utifrån remissinstansernas synpunkter, dock har förändringarna totalt sett inte bedömts vara av den omfattningen att en ny remissrunda krävs. Kultur- och fritidsnämnden har genom beslut den 29 oktober 2018 föreslagit att planen ska återremitteras till kultur- och fritidsnämnden. Kommunstyrelseförvaltningen anser att det ligger ett gediget arbete bakom framtaget förslag till kulturplan där bland annat nämnder, medborgare och politiker deltagit. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår därför att förslaget till kulturplan antas. Om planen återremitteras finns en risk att det

26 Sida 4 KS/2014/0207/ bakomliggande arbetet och medborgarnas engagemang inte i samma omfattning återspeglas i en ny omarbetad version. Om planen inte får politiskt stöd i dess nuvarande form, utan att större ändringar önskas, anser dock kommunstyrelseförvaltningen att den bör återremitteras till kultur- och fritidsnämnden som har störst kunskaper inom sakområdet. Tommy Fabricius Kommundirektör Sanna Jansson Kommunjurist Beslutsunderlag Kultur- och fritidsnämndens beslut från den 29 oktober 2018 Kommunstyrelsens beslut från den 23 november 2016, 218 Kommunstyrelsens beslut från den 15 juni 2016, 133 Barn- och utbildningsnämndens remissvar från den 25 februari 2016, 19 Socialnämndens remissvar från den 22 mars 2016, 32 Kultur- och fritidsnämndens remissvar från den 22 februari 2016, 10 Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens remissvar från den 17 mars 2016, 47 Skickas till Akten Samtliga nämnder

27 Sida 1 KS/2017/0411/003-5 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Sanna Jansson Beslutsinstans Kommunstyrelsen Nytt reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Anta Reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden i enlighet med bilaga 1, samt att reglementet träder i kraft den 1 juni Förutsatt att beslut fattas enligt punkt 1, och vinner laga kraft, upphör Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun att gälla för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden från och med den 1 juni Förutsatt att beslut fattas enligt punkt 1, och vinner laga kraft, upphör Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter att gälla för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden från och med den 1 juni Bakgrund Kommunfullmäktige ska enligt 6 kap. 44 Kommunallagen (2017:725), KL, anta reglementen om nämndernas verksamhet och arbetsformer. I reglementena ska uppgiftsfördelningen mellan olika nämnder klargöras. Bland annat ska det i reglementena anges vilken eller vilka nämnder som ska ha hand om lagstadgade uppgifter som ankommer på kommunen. Kommunfullmäktige i Nynäshamn beslutade den 11 mars 2015, 117, att uppdra åt kommunstyrelsen att genomföra en översyn av Nynäshamns kommuns reglementen utifrån SKL:s, Sveriges Kommuner och Landstings, förslag till reglemente för styrelse och nämnder1. Kommunstyrelseförvaltningen har även fått i uppdrag att se över nämndernas reglementen utifrån vad som rekommenderas i utredningsrapporten Översyn av fastighets- och serviceavdelningen2, samt enligt mark- och exploateringsenhetens förslag gällande ansvarsfördelning i samhällsbyggnadsprocessen3. Ärendet Kommunstyrelseförvaltningen har utifrån kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och kommunstyrelsens arbetsutskotts uppdrag genomfört en översyn av nämndernas reglementen. Utformningen av de nya reglementena har sin grund i SKL:s förslag och består därför av en nämndspecifik del och en för nämnderna gemensam del. De nya reglementena har även anpassats till den nya kommunallagen och till dataskyddsförordningen, som båda trädde ikraft under Eftersom reglementena föreslås innehålla en gemensam del med de bestämmelser som idag finns i Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun, kan det gemensamma reglementet 1 skl.se/download/18.16e9d4ba16395a9d8b3ac096/ /reglemente%20f%c3%b6r%20styrelse%20och%20n%c3%a4mnder%20-%20slutlig.%20%20juni% pdf [hämtad ] 2 Kommunstyrelsens beslut från den 15 februari 2017, 21 3 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 22 juni 2016, 95

28 Sida 2 KS/2017/0411/003-5 upphöra att gälla om det nya reglementet antas. Även de bestämmelser som idag finns i Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter flyttas förslagsvis över till reglementets gemensamma del. Remiss Förslag till nya reglementen presenterades för kommunstyrelsens arbetsutskott den 7 februari 2018, 2. Arbetsutskottet beslutade att förslagen skulle skickas på remiss till kommunens nämnder 4. Samtliga remissinstanser har besvarat remissen. Nedan redovisas de synpunkter som inkommit gällande miljö- och samhällsbyggnadsnämndens nämndspecifika del samt den gemensamma delen. Även kommunstyrelseförvaltningens kommentarer till lämnade synpunkter framgår. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden önskar ett förtydligande kring hur kommunstyrelsens uppdrag som skogsvårdsorgan förhåller sig till bestämmelsen i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente som pekar ut miljö- och samhällsbyggnadsnämnden som ansvarig för de kommunala naturreservaten. Kommunstyrelseförvaltningen delar miljö- och samhällsbyggnadsnämndens synpunkt om att skrivningen som den såg ut i remissversionen inte tillräckligt tydligt visar på ansvarsfördelningen mellan miljö- och samhällsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen gällande de kommunala naturreservaten. För att tydliggöra skillnaderna i ansvar föreslås en ändring i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente innebärande att rubriken till 15 i remissversionen ändras från Teknisk försörjning till Stadsmiljö. Bestämmelsen handlar inte om fastighetsansvar, utan om ansvar för olika anläggningar på de kommunala fastigheterna. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden önskar förtydliganden kring hur kommunstyrelsens övergripande arbete inom miljö- och energiområdet förhåller sig till miljö- och samhällsbyggnadsnämndens ansvar för miljöfrågor. Kommunstyrelseförvaltningen anser att skillnaden ligger i att kommunstyrelsen ska ansvara för de strategiska frågorna, medan det operativa arbetet kring miljö- och energiområdet ligger kvar hos miljö- och samhällsbyggnadsnämnden. Förändringen är tänkt att spegla den organisationsförändring som genomfördes den 3 april 2017 där strategiska funktioner för miljö och klimat flyttades från miljö- och samhällsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen. Organisationsförändringen grundade sig på miljö- och samhällsbyggnadsnämndens rapport Översyn av fastighets- och serviceavdelningen. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden framför i sitt yttrande synpunkter kring bestämmelsen som anger att kommunstyrelsen svarar för att fatta beslut om planbesked och planuppdrag. Nämnden föreslår i stället att planbesked beslutas av kommunstyrelsen medan planuppdrag beslutas av miljö- och samhällsbyggnadsnämnden. Nämnden motiverar denna fördelning med att kommunstyrelsen bör besluta i övergripande planfrågor medan miljö- och samhällsbyggnadsnämnden som facknämnd bör besluta i detaljplanefrågor. Nämnden önskar även en justering gällande hänvisningen till kommunstyrelsens reglemente. Förslaget i remissversionen om att kommunstyrelsen ska ansvara för planbesked och planuppdrag grundar sig på kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut från den 22 juni 2016, 95. Efter kontakt med kommunens planeringsavdelning konstaterar kommunstyrelseförvaltningen att det sedan beslutet fattades har förts diskussioner mellan förvaltningarna som lett till en samsyn om att planbesked bör beslutas av kommunstyrelsen medan planuppdrag bör beslutas av miljöoch samhällsbyggnadsnämnden; vilket miljö- och samhällsbyggnadsnämnden framför i sitt yttrande. Kommunstyrelseförvaltningen har tillgodosett miljö- och samhällsbyggnadsnämndens synpunkt genom att ändra i förslaget till reglemente. Även hänvisningen till kommunstyrelsens 4 Barn- och utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden och valnämnden

29 Sida 3 KS/2017/0411/003-5 reglemente har justerats i enlighet med nämndens förslag. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden framför i sitt yttrande synpunkter kring tydligheten hos bestämmelsen i nämndens reglemente som anger att miljö- och samhällsbyggnadsnämnden ska biträda kommunstyrelsen i kommunens samlade miljöarbete av policyskapande och strategisk karaktär, samt att nämnden ska utföra viss miljöövervakning. Synpunkter framförs även gällande bestämmelsen som anger att miljö- och samhällsbyggnadsnämnden är kommunens naturvårdsorgan. Kommunstyrelseförvaltningen konstaterar att bestämmelserna är överflyttade från nu gällande reglemente och ska fortsatt ha samma innebörd. Kommunstyrelseförvaltningen har låtit bestämmelserna kvarstå i deras nu gällande lydelser. Kultur- och fritidsnämnden föreslår att paragrafnumreringen i reglementenas gemensamma del ska börja på 1 så att numreringen i den gemensamma delen blir likadan i alla reglementen. Kommunstyrelseförvaltningen delar kultur- och fritidsnämndens synpunkt om att det underlättar vid jämförelser mellan olika reglementen om numreringen i de gemensamma delarna överensstämmer. För att kunna hänvisa till bestämmelser i reglementena på ett funktionellt sätt föreslår förvaltningen att reglementenas del A och B döpts om till kapitel 1 och 2. På så sätt kan hänvisning enkelt ske enligt formen X kap. X X-nämndens reglemente. Kommunstyrelseförvaltningen har tillgodosett remissinstansens förslag i förslagen till nya reglementen. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att bestämmelsen som anger att en nämnd inte utan kommunfullmäktiges medgivande får upplåta annat än tillfällig nyttjanderätt i form av lägenhetsarrende eller hyra i högst tre år till fastigheter som ingår i Nynäshamns kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning är svårbegriplig och behöver förtydligas. Kommunstyrelseförvaltningen framhåller att bestämmelsen överensstämmer med 17 st. 5 i nu gällande gemensamt reglemente. Bestämmelsen syftar till att kommunen ska kunna ta sitt ansvar att tillhandahålla vatten och avlopp5. Kommunstyrelseförvaltningen har därför inte genomfört någon ändring i förslagen till nya reglementen med anledning av remissinstansens synpunkt. Gällande bestämmelsen om självförvaltningsorgan anser miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att innebörden av ordet självförvaltningsorgan behöver förtydligas. Kommunstyrelseförvaltningen anser att begreppet självförvaltningsorgan ska ha samma betydelse som i kommunallagen varför något förtydligande i reglementena inte behövs. Med självförvaltningsorgan menas i kommunallagen ett kommunalrättsligt organ under nämnden. Om en nämnd väljer att inrätta ett självförvaltningsorgan ska bestämmelserna i 8 kap. 4-8 KL beaktas. Exempelvis måste nämnden fastställa självförvaltningsorganets uppgifter, sammansättning, arbetsformer och mandattid. I förarbetet till kommunallagen anges att ett självförvaltningsorgans uppgift är att helt eller delvis sköta driften av en viss anläggning eller en viss institution. Med viss anläggning eller viss institution menas att verksamheten måste vara klart avgränsad; exempelvis en skola, ett fritidshem, eller ett servicehus. 6 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att det i bestämmelsen om medborgarförslag bör tydliggöras om förslagsställaren får yttra sig eller endast närvara vid nämndens behandling av medborgarförslaget. Kommunstyrelseförvaltningen anser att det är tydligt i förslagen till reglementen att förslagsställaren endast ges rätt att närvara; någon ändring med anledning av remissinstansens 5 6 Ansvaret slås fast i Lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Se prop. 2016/17:171, En ny kommunallag, s. 307, 391 ff.

30 Sida 4 KS/2017/0411/003-5 synpunkt har därför inte genomförts. Valnämnden föreslår att reglementet inleds med de gemensamma bestämmelserna och att den nämndspecifika delen kommer därefter. Kommunstyrelseförvaltningen anser att de nämndspecifika bestämmelserna ska komma först så att läsaren snabbt kan identifiera om denne tillämpar rätt reglemente. Kommunstyrelseförvaltningen har inte genomfört någon ändring i förslagen till nya reglementen med anledning av remissinstansens förslag. Valnämnden anser att bestämmelsen om kommunalråd ska ändras så att den överensstämmer med kommunallagen. Kommunstyrelseförvaltningen anser att bestämmelsen är förenlig med kommunallagen varför någon ändring inte krävs. I förarbetet till kommunallagen tydliggörs att kommuner har en betydande frihet att utforma kommunalrådsinstitutet utifrån egna utgångspunkter. 7 Efter att förslagen till nya reglementen varit på remiss uppdaterade SKL i juni 2018 sitt förslag till reglemente för styrelse och nämnder. Uppdateringen hade sin grund i ikraftträdandet av den nya kommunallagen samt dataskyddsförordningen. Kommunstyrelseförvaltningen har gjort bedömningen att de förändringar som genomförts utifrån SKL:s nya förslag, inte har en sådan påverkan på ansvarsfördelningen att förslagen på nytt behöver remitteras till nämnderna. Förslag till ändringar i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente Nedan följer exempel på de större förändringar som föreslås. Kapitel 1 1. Skrivningen i andra meningen i 4 1 st. i nämndens gällande reglemente, om inseendet över byggnadsverksamheten, har tagits bort i förslaget till nytt reglemente då skrivningen härstammar från 1 kap. 7 i äldre plan- och bygglagen. I nu gällande plan- och bygglag finns inte skrivningen kvar, vilket motiverar en ändring i nämndens reglemente. 2. Den 3 april 2017 flyttades strategiska funktioner för miljö och klimat från miljö- och samhällsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen. Organisationsförändringen måste återspeglas i reglementena, varför skrivningen i nämndens nu gällande reglemente om att miljö- och samhällsbyggnadsnämnden utför kommunens arbete inom miljö- och energiområdet har tagits bort ur förslaget till nytt reglemente. Uppgifterna har flyttats till kommunstyrelsens reglemente. Även trafikstrategen har flyttats över till kommunstyrelsen. Att trafikstrategen flyttats bedöms inte kräva en ändring i reglementet. 3. I miljö- och samhällsbyggnadsnämndens rapport Översyn av fastighets- och serviceavdelningen föreslås att mark- och exploateringsenheten ska ansvara för skogsförvaltningen samt jakt- och viltvårdsfrågorna i kommunen, i stället för som i nuläget då både fastighets- och serviceavdelningen och mark- och exploateringsenheten kan ansvara för frågorna, beroende på vilken mark som avses. Med anledning av förslaget i rapporten har 10 i nämndens gällande reglemente ändrats. Skrivningen i första stycket om att miljö- och samhällsbyggnadsnämnden är kommunens skogsvårdsorgan har tagits bort. Likaså har skrivningen i paragrafens andra stycke som utpekar miljö- och samhällsbyggnadsnämnden som ansvarig för viltvård och jakt tagits bort. Uppgifterna har flyttats till kommunstyrelsens reglemente. 7 Prop. 2016/17:171 s. 304

31 Sida 5 KS/2017/0411/ i förslaget till nytt reglemente överensstämmer i stort med 17 i nu gällande reglemente. I förslaget till nytt reglemente har det förtydligats att nämndens ansvar gäller just kommunala naturreservat. Till uppräkningen har även lagts till övrig kommunal båt- och hamnverksamhet. 5. I andra stycket i 15 i förslaget till nytt reglemente anges att nämnden svarar för projektering, anläggning, drift och underhåll av mark, anläggningar och lokaler för kultur- och fritidsverksamhet. Ingen ändring av stycket föreslås trots att driftsansvaret för Kvarnängens idrottsanläggning övergått från miljö- och samhällsbyggnadsnämnden till kultur- och fritidsnämnden i enlighet med förslaget i rapporten Översyn av fastighets- och serviceavdelningen. Ansvaret att driva anläggningen överflyttas, men fastighetsansvaret ligger kvar hos miljö- och samhällsbyggnadsnämnden i nämndens gällande reglemente har inte förts över till förslaget till nytt reglemente då bestämmelsen helt överensstämmer med regleringen i 6 kap. 7 KL. Kapitel 2 1. Kommunstyrelsen ges rätt att föra talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan nämnd är utsedd att göra det. Kommunstyrelsen ges även processbehörighet i mål där någon begärt laglighetsprövning av kommunfullmäktiges beslut, vilket är en praktisk lösning med hänsyn till att fullmäktige inte sammanträder så ofta. 2. Bestämmelsen som anger vilken nämnd som ansvarar för fast egendom har justerats så att skrivningen överensstämmer med den överflyttning av fastigheter som skett mellan miljö- och samhällsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen. 3. I förslagen till nya reglementen innehar kommunstyrelsen, i stället för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, i första hand förvaltaransvaret för kommunens fasta egendom. Ändringen ligger i linje med förslaget i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens rapport Översyn av fastighets- och serviceavdelningen är en ny bestämmelse som grundar sig på SKL:s förslag. Genom bestämmelsen utnyttjar kommunfullmäktige sin rätt enligt 8 kap. 4 KL att besluta att en nämnd får uppdra åt ett självförvaltningsorgan att helt eller delvis sköta driften av viss anläggning. 5. I 21 ges nämnden möjlighet att besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet är en ny bestämmelse som grundar sig på SKL:s förslag. Bestämmelsens motsvarar i stort vad som framgår av 5 kap. 12 KL, men med en precisering om att en begäran om extra sammanträde ska ske skriftligt med uppgift om det som önskas bli behandlat. Detta för att motverka att extra sammanträden hålls i onödan. I fjärde stycket anges att ordförande får, om det föreligger särskilda skäl, ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för ett sammanträde. Särskilda skäl kan exempelvis vara få ärenden. 7. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde föreslås, i enlighet med SKL:s förslag, att den som varit ledamot i nämnden längst tid gör detta. Detta skiljer sig från hur det är reglerat idag då det är den till åldern äldste ledamoten som kallar. 8. I kommunallagen ges möjlighet till deltagande på distans vid nämndsammanträden om fullmäktige har godkänt detta. 25 är därför en ny bestämmelse, som grundar sig på SKL:s förslag. Enligt bestämmelsen får ledamöter delta på distans om särskilda skäl föreligger och om krav på teknik och säkerhet kan uppfyllas. Detta innebär att sammanträden med fysisk närvaro är huvudregeln, och att distanssammanträden endast är ett komplement. Förvaltningen ser inte att deltagande på distans kan genomföras idag, men anser att reglementet

32 Sida 6 KS/2017/0411/003-5 redan nu kan förberedas för att detta ska vara möjligt när kraven som ställs på teknik och säkerhet kan uppfyllas. 9. I 26 om närvarorätt tas oppositionsråd bort. Detta då oppositionsråden sedan den 1 januari 2019 har titeln kommunalråd. I bestämmelsen föreslås närvarorätt tillkomma även de politiska sekreterarna. 10. I förslaget till nytt reglemente föreslås att om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt eller en del av ett sammanträde ska den med längst tjänstgöringstid fullgöra ordförandens uppgifter tills val av ersättare förrättats. Enligt nu gällande ordning tillfaller dessa uppgifter den till åldern äldste tjänstgörande ersättaren eller ordinarie ledamoten. 11. Enligt nu gällande reglementen ska Protokollet justeras av ordföranden och minst en ledamot. I 38 föreslås i enlighet med SKL:s förslag att protokollet ska justeras av ordföranden och en ledamot. Två justerare användas redan av alla nämnder, förutom kommunstyrelsen. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningens översyn av nämndernas reglementen har lett till förslag på nya reglementen. Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta Reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden enligt bilaga 1. Bilaga 1. Förslag till Reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Tommy Fabricius Kommundirektör Sanna Jansson Kommunjurist Beslutsunderlag Reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter Valnämndens beslut 15 maj 2018, 33, med tillhörande handlingar Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslut 14 juni 2018, 151, med tillhörande handlingar Kultur- och fritidsnämndens beslut 28 maj 2018, 44, med tillhörande handlingar Barn- och utbildningsnämndens beslut 17 maj 2018, 78, med tillhörande handlingar Socialnämndens beslut 19 juni 2018, 83, med tillhörande handlingar Kommunstyrelsens beslut från den 15 februari 2017, 21 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut från den 22 juni 2016, 95 Skickas till: Akten Samtliga nämnder Kommunens författningssamling

33 Sida 1 KS/2017/0411/003-6 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Sanna Jansson Beslutsinstans Kommunstyrelsen Nytt reglemente för kommunstyrelsen Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Anta Reglemente för kommunstyrelsen i enlighet med bilaga 1, samt att reglementet träder i kraft den 1 juni Förutsatt att beslut fattas enligt punkt 1, och vinner laga kraft, upphör Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun att gälla för kommunstyrelsen från och med den 1 juni Förutsatt att beslut fattas enligt punkt 1, och vinner laga kraft, upphör Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter att gälla för kommunstyrelsen från och med den 1 juni Bakgrund Kommunfullmäktige ska enligt 6 kap. 44 Kommunallagen (2017:725), KL, anta reglementen om nämndernas verksamhet och arbetsformer. I reglementena ska uppgiftsfördelningen mellan olika nämnder klargöras. Bland annat ska det i reglementena anges vilken eller vilka nämnder som ska ha hand om lagstadgade uppgifter som ankommer på kommunen. Kommunfullmäktige i Nynäshamn beslutade den 11 mars 2015, 117, att uppdra åt kommunstyrelsen att genomföra en översyn av Nynäshamns kommuns reglementen utifrån SKL:s, Sveriges Kommuner och Landstings, förslag till reglemente för styrelse och nämnder1. Kommunstyrelseförvaltningen har även fått i uppdrag att se över nämndernas reglementen utifrån vad som rekommenderas i utredningsrapporten Översyn av fastighets- och serviceavdelningen2, samt enligt mark- och exploateringsenhetens förslag gällande ansvarsfördelning i samhällsbyggnadsprocessen3. Ärendet Kommunstyrelseförvaltningen har utifrån kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och kommunstyrelsens arbetsutskotts uppdrag genomfört en översyn av nämndernas reglementen. Utformningen av de nya reglementena har sin grund i SKL:s förslag och består därför av en nämndspecifik del och en för nämnderna gemensam del. De nya reglementena har även anpassats till den nya kommunallagen och till dataskyddsförordningen, som båda trädde ikraft under Eftersom reglementena föreslås innehålla en gemensam del med de bestämmelser som idag finns i Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun, kan det gemensamma reglementet upphöra att gälla om det nya reglementet antas. Även de bestämmelser som idag finns i Reglemente för 1 skl.se/download/18.16e9d4ba16395a9d8b3ac096/ /reglemente%20f%c3%b6r%20styrelse%20och%20n%c3%a4mnder%20-%20slutlig.%20%20juni% pdf [hämtad ] 2 Kommunstyrelsens beslut från den 15 februari 2017, 21 3 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 22 juni 2016, 95

34 Sida 2 KS/2017/0411/003-6 förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter flyttas förslagsvis över till reglementets gemensamma del. Remiss Förslag till nya reglementen presenterades för kommunstyrelsens arbetsutskott den 7 februari 2018, 2. Arbetsutskottet beslutade att förslagen skulle skickas på remiss till kommunens nämnder4. Samtliga remissinstanser har besvarat remissen. Nedan redovisas de synpunkter som inkommit gällande kommunstyrelsens nämndspecifika del samt den gemensamma delen. Även kommunstyrelseförvaltningens kommentarer till lämnade synpunkter framgår. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att ett tillägg bör göras i kommunstyrelsens reglemente om att besöksnäring/turism ligger inom nämndens ansvarsområde. Kommunstyrelseförvaltningens bedömning är att skrivningen om näringslivs- och sysselsättningsfrågor delvis täcker in den verksamhet som miljö- och samhällsbyggnadsnämnden åsyftar, men håller med om att reglementet kan förtydligas. Kommunstyrelseförvaltningen har beaktat nämndens synpunkt genom att föreslår ett tillägg i 1 kap. 15 i kommunstyrelsens reglemente om att nämnden även svarar för besöksnäringsfrågor. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att det i bestämmelsen om naturvård och miljö bör läggs till att ansvaret att vara remissinstans för polisen gällande skottlossningstillstånd i viltvårdande syfte ska åligga kommunstyrelsen. Kommunstyrelseförvaltningen anser att ansvaret för skottlossningstillstånd omfattas av bestämmelsen att kommunstyrelsen ansvarar för viltvård och jakt på kommunens fasta egendom, men håller med om att det kan förtydligas ytterligare. Efter kontakt med kommunens planeringsavdelning föreslås att allt ansvar för viltvård och jakt på kommunens fasta egendom åläggs kommunstyrelsen, samt att bestämmelsen kompletteras med ett tredje stycke som anger att kommunstyrelsen ansvarar för att avge yttranden om skottlossningstillstånd. I och med dessa förändringar har kommunstyrelseförvaltningen tillgodosett remissinstansens synpunkt i förslaget till nytt reglemente. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden önskar ett förtydligande kring hur kommunstyrelsens uppdrag som skogsvårdsorgan förhåller sig till bestämmelsen i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente som pekar ut miljö- och samhällsbyggnadsnämnden som ansvarig för de kommunala naturreservaten. Kommunstyrelseförvaltningen delar miljö- och samhällsbyggnadsnämndens synpunkt om att skrivningen som den såg ut i remissversionen inte tillräckligt tydligt visar på ansvarsfördelningen mellan miljö- och samhällsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen gällande de kommunala naturreservaten. För att tydliggöra skillnaderna i ansvar föreslås en ändring i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente innebärande att rubriken till 15 i remissversionen ändras från Teknisk försörjning till Stadsmiljö. Bestämmelsen handlar inte om fastighetsansvar, utan om ansvar för olika anläggningar på de kommunala fastigheterna. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden önskar förtydliganden kring hur kommunstyrelsens övergripande arbete inom miljö- och energiområdet förhåller sig till miljö- och samhällsbyggnadsnämndens ansvar för miljöfrågor. Kommunstyrelseförvaltningen anser att skillnaden ligger i att kommunstyrelsen ska ansvara för de strategiska frågorna, medan det operativa arbetet kring miljö- och energiområdet ligger kvar 4 Barn- och utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden och valnämnden

35 Sida 3 KS/2017/0411/003-6 hos miljö- och samhällsbyggnadsnämnden. Förändringen är tänkt att spegla den organisationsförändring som genomfördes den 3 april 2017 där strategiska funktioner för miljö och klimat flyttades från miljö- och samhällsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen. Organisationsförändringen grundade sig på miljö- och samhällsbyggnadsnämndens rapport Översyn av fastighets- och serviceavdelningen. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden framför i sitt yttrande synpunkter kring bestämmelsen som anger att kommunstyrelsen svarar för att fatta beslut om planbesked och planuppdrag. Nämnden föreslår i stället att planbesked beslutas av kommunstyrelsen medan planuppdrag beslutas av miljö- och samhällsbyggnadsnämnden. Nämnden motiverar denna fördelning med att kommunstyrelsen bör besluta i övergripande planfrågor medan miljö- och samhällsbyggnadsnämnden som facknämnd bör besluta i detaljplanefrågor. Förslaget i remissversionen om att kommunstyrelsen ska ansvara för planbesked och planuppdrag grundar sig på kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut från den 22 juni 2016, 95. Efter kontakt med kommunens planeringsavdelning konstaterar kommunstyrelseförvaltningen att det sedan beslutet fattades har förts diskussioner mellan förvaltningarna som lett till en samsyn om att planbesked bör beslutas av kommunstyrelsen medan planuppdrag bör beslutas av miljöoch samhällsbyggnadsnämnden; vilket miljö- och samhällsbyggnadsnämnden framför i sitt yttrande. Kommunstyrelseförvaltningen har tillgodosett miljö- och samhällsbyggnadsnämndens synpunkt genom att ändra i förslaget till reglemente. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att bestämmelsen som anger att en nämnd inte utan kommunfullmäktiges medgivande får upplåta annat än tillfällig nyttjanderätt i form av lägenhetsarrende eller hyra i högst tre år till fastigheter som ingår i Nynäshamns kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning är svårbegriplig och behöver förtydligas. Kommunstyrelseförvaltningen framhåller att bestämmelsen överensstämmer med 17 st. 5 i nu gällande gemensamt reglemente. Bestämmelsen syftar till att kommunen ska kunna ta sitt ansvar att tillhandahålla vatten och avlopp 5. Kommunstyrelseförvaltningen har därför inte genomfört någon ändring i förslagen till nya reglementen med anledning av remissinstansens synpunkt. Gällande bestämmelsen om självförvaltningsorgan anser miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att innebörden av ordet självförvaltningsorgan behöver förtydligas. Kommunstyrelseförvaltningen anser att begreppet självförvaltningsorgan ska ha samma betydelse som i kommunallagen varför något förtydligande i reglementena inte behövs. Med självförvaltningsorgan menas i kommunallagen ett kommunalrättsligt organ under nämnden. Om en nämnd väljer att inrätta ett självförvaltningsorgan ska bestämmelserna i 8 kap. 4-8 KL beaktas. Exempelvis måste nämnden fastställa självförvaltningsorganets uppgifter, sammansättning, arbetsformer och mandattid. I förarbetet till kommunallagen anges att ett självförvaltningsorgans uppgift är att helt eller delvis sköta driften av en viss anläggning eller en viss institution. Med viss anläggning eller viss institution menas att verksamheten måste vara klart avgränsad; exempelvis en skola, ett fritidshem, eller ett servicehus.6 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att det i bestämmelsen om medborgarförslag bör tydliggöras om förslagsställaren får yttra sig eller endast närvara vid nämndens behandling av medborgarförslaget. Kommunstyrelseförvaltningen anser att det är tydligt i förslagen till reglementen att förslagsställaren endast ges rätt att närvara; någon ändring med anledning av remissinstansens 5 6 Ansvaret slås fast i Lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Se prop. 2016/17:171, En ny kommunallag, s. 307, 391 ff.

36 Sida 4 KS/2017/0411/003-6 synpunkt har därför inte genomförts. Kultur- och fritidsnämnden föreslår att paragrafnumreringen i reglementenas gemensamma del ska börja på 1 så att numreringen i den gemensamma delen blir likadan i alla reglementen. Kommunstyrelseförvaltningen delar kultur- och fritidsnämndens synpunkt om att det underlättar vid jämförelser mellan olika reglementen om numreringen i de gemensamma delarna överensstämmer. För att kunna hänvisa till bestämmelser i reglementena på ett funktionellt sätt föreslår förvaltningen att reglementenas del A och B döpts om till kapitel 1 och 2. På så sätt kan hänvisning enkelt ske enligt formen X kap. X X-nämndens reglemente. Kommunstyrelseförvaltningen har tillgodosett remissinstansens förslag i förslagen till nya reglementen. Valnämnden föreslår att reglementet inleds med de gemensamma bestämmelserna och att den nämndspecifika delen kommer därefter. Kommunstyrelseförvaltningen anser att de nämndspecifika bestämmelserna ska komma först så att läsaren snabbt kan identifiera om denne tillämpar rätt reglemente. Kommunstyrelseförvaltningen har inte genomfört någon ändring i förslagen till nya reglementen med anledning av remissinstansens förslag. Valnämnden anser att bestämmelsen om kommunalråd ska ändras så att den överensstämmer med kommunallagen. Kommunstyrelseförvaltningen anser att bestämmelsen är förenlig med kommunallagen varför någon ändring inte krävs. I förarbetet till kommunallagen tydliggörs att kommuner har en betydande frihet att utforma kommunalrådsinstitutet utifrån egna utgångspunkter. 7 Efter att förslagen till nya reglementen varit på remiss uppdaterade SKL i juni 2018 sitt förslag till reglemente för styrelse och nämnder. Uppdateringen hade sin grund i ikraftträdandet av den nya kommunallagen samt dataskyddsförordningen. Kommunstyrelseförvaltningen har gjort bedömningen att de förändringar som genomförts utifrån SKL:s nya förslag, inte har en sådan påverkan på ansvarsfördelningen att förslagen på nytt behöver remitteras till nämnderna. Förslag till ändringar i kommunstyrelsens reglemente Nedan följer exempel på de större förändringar som föreslås. Kapitel i förslaget till nytt reglemente överensstämmer med SKL:s förslag, förutom gällande punkt 4. Eftersom nämnderna har egna IT-system, föreslås att kommunstyrelsen endast ansvarar för de kommungemensamma IT-systemen, och inte alla IT-system. 4 har förtydligats och blivit mer detaljerad än bestämmelserna i kommunstyrelsens nu gällande reglemente, men ändringarna är inte tänkta att innebära någon ändring i sak. Bestämmelsen ska ses som ett utflöde av det övergripande ansvar för att samordna olika frågor i kommunen som kommunstyrelsen har i förslaget till nytt reglemente överensstämmer med SKL:s förslag I 16 i förslaget till nytt reglemente görs ett tillägg om att kommunstyrelsen får anordna feriearbeten för ungdomar. Tillägget grundar sig på ett beslut från kommunfullmäktige den 9 december 2015, 171. Då detta tillägg görs i kommunstyrelsens reglemente, tas motsvarande 7 8 Prop. 2016/17:171 s. 304 SKL uppdaterade sitt förslag gällande krisledningsnämnd under mars Uppdateringen har beaktats i förslaget till nytt reglemente för kommunstyrelsen.

37 Sida 5 KS/2017/0411/003-6 skrivningen om feriearbeten bort ur barn- och utbildningsnämndens reglemente i förslaget till nytt reglemente har ingen motsvarighet i vare sig SKL:s förslag eller i kommunstyrelsens gällande reglemente. Bestämmelsen har tillkommit som en följd av miljö- och samhällsbyggnadsnämndens rapport Översyn av fastighets- och serviceavdelningen. I rapporten föreslås att mark- och exploateringsenheten ska ansvara för skogsförvaltningen samt jakt- och viltvårdsfrågorna i kommunen, i stället för som i nuläget då både fastighets- och serviceavdelningen och mark- och exploateringsenheten kan ansvara för frågorna, beroende på vilken mark som avses. Kommunstyrelseförvaltningen fick i uppdrag av kommunstyrelsen den 5 oktober 2016, 177, att se över nämndernas reglementen i enlighet med vad som rekommenderas i utredningsrapporten. Med anledning av rapporten har 23 lagts till i kommunstyrelsens reglemente. Uppgifterna som tillkommit kommunstyrelsen har tagits bort från miljö- och samhällsbyggnadsnämndens ansvar och reglemente. 5. Den 3 april 2017 flyttades strategiska funktioner för miljö och klimat från miljö- och samhällsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen. Organisationsförändringen måste återspeglas i reglementena, varför en ny bestämmelse i kommunstyrelsens reglemente föreslås i form av 24. Bestämmelsen har tillkommit som en följd av organisationsförändringen som grundar sig på miljö- och samhällsbyggnadsnämndens rapport Översyn av fastighets- och serviceavdelningen. Bestämmelsen anger att det är kommunstyrelsens som utför kommunens övergripande arbete inom miljö- och energiområdet. Motsvarande bestämmelse i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente tas bort. 6. Den 3 april 2017 flyttades strategiska funktioner, så som trafikstrateg och översiktsplanerare, från miljö- och samhällsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen. Organisationsförändringen måste återspeglas i reglementena, vilket sker genom 4 st. 1 p. 1, 26 och 28 i förslaget till nytt reglemente för kommunstyrelsen. 7. Med anledning av förslaget till förändrad planprocess föreslås en ny bestämmelse, 29, i kommunstyrelsens reglemente. Bestämmelsen reglerar att kommunstyrelsen fattar beslut om planbesked. Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente är utformat på så vis att nämnden ska fullgöra de uppgifter enligt plan- och bygglagen som ankommer på kommunen, med undantag för de uppgifter som kommunstyrelsen enligt reglemente har att fullgöra. Kapitel 2 1. Kommunstyrelsen ges rätt att föra talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan nämnd är utsedd att göra det. Kommunstyrelsen ges även processbehörighet i mål där någon begärt laglighetsprövning av kommunfullmäktiges beslut, vilket är en praktisk lösning med hänsyn till att fullmäktige inte sammanträder så ofta. 2. Bestämmelsen som anger vilken nämnd som ansvarar för fast egendom har justerats så att skrivningen överensstämmer med den överflyttning av fastigheter som skett mellan miljö- och samhällsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen. 3. I förslagen till nya reglementen innehar kommunstyrelsen, i stället för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, i första hand förvaltaransvaret för kommunens fasta egendom. Ändringen ligger i linje med förslaget i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens rapport Översyn av fastighets- och serviceavdelningen är en ny bestämmelse som grundar sig på SKL:s förslag. Genom bestämmelsen utnyttjar kommunfullmäktige sin rätt enligt 8 kap. 4 KL att besluta att en nämnd får uppdra åt ett

38 Sida 6 KS/2017/0411/003-6 självförvaltningsorgan att helt eller delvis sköta driften av viss anläggning. 5. I 21 ges nämnden möjlighet att besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet är en ny bestämmelse som grundar sig på SKL:s förslag. Bestämmelsens motsvarar i stort vad som framgår av 5 kap. 12 KL, men med en precisering om att en begäran om extra sammanträde ska ske skriftligt med uppgift om det som önskas bli behandlat. Detta för att motverka att extra sammanträden hålls i onödan. I fjärde stycket anges att ordförande får, om det föreligger särskilda skäl, ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för ett sammanträde. Särskilda skäl kan exempelvis vara få ärenden. 7. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde föreslås, i enlighet med SKL:s förslag, att den som varit ledamot i nämnden längst tid gör detta. Detta skiljer sig från hur det är reglerat idag då det är den till åldern äldste ledamoten som kallar. 8. I kommunallagen ges möjlighet till deltagande på distans vid nämndsammanträden om fullmäktige har godkänt detta. 25 är därför en ny bestämmelse, som grundar sig på SKL:s förslag. Enligt bestämmelsen får ledamöter delta på distans om särskilda skäl föreligger och om krav på teknik och säkerhet kan uppfyllas. Detta innebär att sammanträden med fysisk närvaro är huvudregeln, och att distanssammanträden endast är ett komplement. Förvaltningen ser inte att deltagande på distans kan genomföras idag, men anser att reglementet redan nu kan förberedas för att detta ska vara möjligt när kraven som ställs på teknik och säkerhet kan uppfyllas. 9. I 26 om närvarorätt tas oppositionsråd bort. Detta då oppositionsråden sedan den 1 januari 2019 har titeln kommunalråd. I bestämmelsen föreslås närvarorätt tillkomma även de politiska sekreterarna. 10. I förslaget till nytt reglemente föreslås att om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt eller en del av ett sammanträde ska den med längst tjänstgöringstid fullgöra ordförandens uppgifter tills val av ersättare förrättats. Enligt nu gällande ordning tillfaller dessa uppgifter den till åldern äldste tjänstgörande ersättaren eller ordinarie ledamoten. 11. Enligt nu gällande reglementen ska Protokollet justeras av ordföranden och minst en ledamot. I 38 föreslås i enlighet med SKL:s förslag att protokollet ska justeras av ordföranden och en ledamot. Två justerare användas redan av alla nämnder, förutom kommunstyrelsen. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningens översyn av nämndernas reglementen har lett till förslag på nya reglementen. Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta Reglemente för kommunstyrelsen enligt bilaga 1. Bilagor 1. Förslag till reglemente för kommunstyrelsen Tommy Fabricius Kommundirektör Sanna Jansson Kommunjurist

39 KS/2017/0411/003-6 Beslutsunderlag Reglemente för kommunstyrelsen Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter Barn- och utbildningsnämndens beslut 17 maj 2018, 78, med tillhörande handlingar Kultur- och fritidsnämndens beslut 28 maj 2018, 44, med tillhörande handlingar Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslut 14 juni 2018, 151, med tillhörande handlingar Socialnämndens beslut 19 juni 2018, 83, med tillhörande handlingar Valnämndens beslut 15 maj 2018, 33, med tillhörande handlingar Kommunstyrelsens beslut från den 15 februari 2017, 21 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut från den 22 juni 2016, 95 Skickas till: Akten Samtliga nämnder Kommunens författningssamling Sida 7

40 Sida 1 KS/2017/0411/003-1 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Sanna Jansson Beslutsinstans Kommunstyrelsen Nytt reglemente för valnämnden Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Anta Reglemente för valnämnden i enlighet med bilaga 1, samt att reglementet träder i kraft den 1 juni Förutsatt att beslut fattas enligt punkt 1, och vinner laga kraft, upphör Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun att gälla för valnämnden från och med den 1 juni Förutsatt att beslut fattas enligt punkt 1, och vinner laga kraft, upphör Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter att gälla för valnämnden från och med den 1 juni Bakgrund Kommunfullmäktige ska enligt 6 kap. 44 Kommunallagen (2017:725), KL, anta reglementen om nämndernas verksamhet och arbetsformer. I reglementena ska uppgiftsfördelningen mellan olika nämnder klargöras. Bland annat ska det i reglementena anges vilken eller vilka nämnder som ska ha hand om lagstadgade uppgifter som ankommer på kommunen. Kommunfullmäktige i Nynäshamn beslutade den 11 mars 2015, 117, att uppdra åt kommunstyrelsen att genomföra en översyn av Nynäshamns kommuns reglementen utifrån SKL:s, Sveriges Kommuner och Landstings, förslag till reglemente för styrelse och nämnder1. Kommunstyrelseförvaltningen har även fått i uppdrag att se över nämndernas reglementen utifrån vad som rekommenderas i utredningsrapporten Översyn av fastighets- och serviceavdelningen2, samt enligt mark- och exploateringsenhetens förslag gällande ansvarsfördelning i samhällsbyggnadsprocessen3. Ärendet Kommunstyrelseförvaltningen har utifrån kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och kommunstyrelsens arbetsutskotts uppdrag genomfört en översyn av nämndernas reglementen. Utformningen av de nya reglementena har sin grund i SKL:s förslag och består därför av en nämndspecifik del och en för nämnderna gemensam del. De nya reglementena har även anpassats till den nya kommunallagen och till dataskyddsförordningen, som båda trädde ikraft under Eftersom reglementena föreslås innehålla en gemensam del med de bestämmelser som idag finns i Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun, kan det gemensamma reglementet upphöra att gälla om det nya reglementet antas. Även de bestämmelser som idag finns i Reglemente för 1 skl.se/download/18.16e9d4ba16395a9d8b3ac096/ /reglemente%20f%c3%b6r%20styrelse%20och%20n%c3%a4mnder%20-%20slutlig.%20%20juni% pdf [hämtad ] 2 Kommunstyrelsens beslut från den 15 februari 2017, 21 3 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 22 juni 2016, 95

41 Sida 2 KS/2017/0411/003-1 förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter flyttas förslagsvis över till reglementets gemensamma del. Remiss Förslag till nya reglementen presenterades för kommunstyrelsens arbetsutskott den 7 februari 2018, 2. Arbetsutskottet beslutade att förslagen skulle skickas på remiss till kommunens nämnder4. Samtliga remissinstanser har besvarat remissen. Nedan redovisas de synpunkter som inkommit gällande valnämndens nämndspecifika del samt den gemensamma delen. Även kommunstyrelseförvaltningens kommentarer till lämnade synpunkter framgår. Kultur- och fritidsnämnden föreslår att paragrafnumreringen i reglementenas gemensamma del ska börja på 1 så att numreringen i den gemensamma delen blir likadan i alla reglementen. Kommunstyrelseförvaltningen delar kultur- och fritidsnämndens synpunkt om att det underlättar vid jämförelser mellan olika reglementen om numreringen i de gemensamma delarna överensstämmer. För att kunna hänvisa till bestämmelser i reglementena på ett funktionellt sätt föreslår förvaltningen att reglementenas del A och B döpts om till kapitel 1 och 2. På så sätt kan hänvisning enkelt ske enligt formen X kap. X X-nämndens reglemente. Kommunstyrelseförvaltningen har tillgodosett remissinstansens förslag i förslagen till nya reglementen. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att bestämmelsen som anger att en nämnd inte utan kommunfullmäktiges medgivande får upplåta annat än tillfällig nyttjanderätt i form av lägenhetsarrende eller hyra i högst tre år till fastigheter som ingår i Nynäshamns kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning är svårbegriplig och behöver förtydligas. Kommunstyrelseförvaltningen framhåller att bestämmelsen överensstämmer med 17 st. 5 i nu gällande gemensamt reglemente. Bestämmelsen syftar till att kommunen ska kunna ta sitt ansvar att tillhandahålla vatten och avlopp5. Kommunstyrelseförvaltningen har därför inte genomfört någon ändring i förslagen till nya reglementen med anledning av remissinstansens synpunkt. Gällande bestämmelsen om självförvaltningsorgan anser miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att innebörden av ordet självförvaltningsorgan behöver förtydligas. Kommunstyrelseförvaltningen anser att begreppet självförvaltningsorgan ska ha samma betydelse som i kommunallagen varför något förtydligande i reglementena inte behövs. Med självförvaltningsorgan menas i kommunallagen ett kommunalrättsligt organ under nämnden. Om en nämnd väljer att inrätta ett självförvaltningsorgan ska bestämmelserna i 8 kap. 4-8 KL beaktas. Exempelvis måste nämnden fastställa självförvaltningsorganets uppgifter, sammansättning, arbetsformer och mandattid. I förarbetet till kommunallagen anges att ett självförvaltningsorgans uppgift är att helt eller delvis sköta driften av en viss anläggning eller en viss institution. Med viss anläggning eller viss institution menas att verksamheten måste vara klart avgränsad; exempelvis en skola, ett fritidshem, eller ett servicehus. 6 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att det i bestämmelsen om medborgarförslag bör tydliggöras om förslagsställaren får yttra sig eller endast närvara vid nämndens behandling av medborgarförslaget. Kommunstyrelseförvaltningen anser att det är tydligt i förslagen till reglementen att förslagsställaren endast ges rätt att närvara; någon ändring med anledning av remissinstansens synpunkt har därför inte genomförts. 4 Barn- och utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden och valnämnden 5 Ansvaret slås fast i Lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. 6 Se prop. 2016/17:171, En ny kommunallag, s. 307, 391 ff.

42 Sida 3 KS/2017/0411/003-1 Valnämnden föreslår att reglementet inleds med de gemensamma bestämmelserna och att den nämndspecifika delen kommer därefter. Kommunstyrelseförvaltningen anser att de nämndspecifika bestämmelserna ska komma först så att läsaren snabbt kan identifiera om denne tillämpar rätt reglemente. Kommunstyrelseförvaltningen har inte genomfört någon ändring i förslagen till nya reglementen med anledning av remissinstansens förslag. Valnämnden anser att bestämmelsen om kommunalråd ska ändras så att den överensstämmer med kommunallagen. Kommunstyrelseförvaltningen anser att bestämmelsen är förenlig med kommunallagen varför någon ändring inte krävs. I förarbetet till kommunallagen tydliggörs att kommuner har en betydande frihet att utforma kommunalrådsinstitutet utifrån egna utgångspunkter.7 Efter att förslagen till nya reglementen varit på remiss uppdaterade SKL i juni 2018 sitt förslag till reglemente för styrelse och nämnder. Uppdateringen hade sin grund i ikraftträdandet av den nya kommunallagen samt dataskyddsförordningen. Kommunstyrelseförvaltningen har gjort bedömningen att de förändringar som genomförts utifrån SKL:s nya förslag, inte har en sådan påverkan på ansvarsfördelningen att förslagen på nytt behöver remitteras till nämnderna. Förslag till ändringar i valnämndens reglemente Nedan följer exempel på de större förändringar som föreslås. Kapitel 1 Valnämnden har hittills inte haft ett eget nämndspecifikt reglemente. För att skapa tydlighet kring valnämndens uppgifter och ansvarsområden föreslås att ett nämndspecifikt reglemente antas även om inga fler uppgifter eller ansvarsområden än de som fastställs i lag föreslås. I reglementet förtydligas därför endast vad som redan gäller; att valnämnden fullgör de uppgifter som enligt gällande författningar ankommer på valnämnd vid genomförandet av val till riksdagen, landstingsfullmäktige, kommunfullmäktige och Europaparlamentet, samt vid genomförandet av folkomröstningar. Kapitel 2 1. Kommunstyrelsen ges rätt att föra talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan nämnd är utsedd att göra det. Kommunstyrelsen ges även processbehörighet i mål där någon begärt laglighetsprövning av kommunfullmäktiges beslut, vilket är en praktisk lösning med hänsyn till att fullmäktige inte sammanträder så ofta. 2. Bestämmelsen som anger vilken nämnd som ansvarar för fast egendom har justerats så att skrivningen överensstämmer med den överflyttning av fastigheter som skett mellan miljö- och samhällsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen. 3. I förslagen till nya reglementen innehar kommunstyrelsen, i stället för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, i första hand förvaltaransvaret för kommunens fasta egendom. Ändringen ligger i linje med förslaget i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens rapport Översyn av fastighets- och serviceavdelningen är en ny bestämmelse som grundar sig på SKL:s förslag. Genom bestämmelsen utnyttjar kommunfullmäktige sin rätt enligt 8 kap. 4 KL att besluta att en nämnd får uppdra åt ett självförvaltningsorgan att helt eller delvis sköta driften av viss anläggning. 7 Prop. 2016/17:171 s. 304

43 Sida 4 KS/2017/0411/ I 21 ges nämnden möjlighet att besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet är en ny bestämmelse som grundar sig på SKL:s förslag. Bestämmelsens motsvarar i stort vad som framgår av 5 kap. 12 KL, men med en precisering om att en begäran om extra sammanträde ska ske skriftligt med uppgift om det som önskas bli behandlat. Detta för att motverka att extra sammanträden hålls i onödan. I fjärde stycket anges att ordförande får, om det föreligger särskilda skäl, ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för ett sammanträde. Särskilda skäl kan exempelvis vara få ärenden. 7. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde föreslås, i enlighet med SKL:s förslag, att den som varit ledamot i nämnden längst tid gör detta. Detta skiljer sig från hur det är reglerat idag då det är den till åldern äldste ledamoten som kallar. 8. I kommunallagen ges möjlighet till deltagande på distans vid nämndsammanträden om fullmäktige har godkänt detta. 25 är därför en ny bestämmelse, som grundar sig på SKL:s förslag. Enligt bestämmelsen får ledamöter delta på distans om särskilda skäl föreligger och om krav på teknik och säkerhet kan uppfyllas. Detta innebär att sammanträden med fysisk närvaro är huvudregeln, och att distanssammanträden endast är ett komplement. Förvaltningen ser inte att deltagande på distans kan genomföras idag, men anser att reglementet redan nu kan förberedas för att detta ska vara möjligt när kraven som ställs på teknik och säkerhet kan uppfyllas. 9. I 26 om närvarorätt tas oppositionsråd bort. Detta då oppositionsråden sedan den 1 januari 2019 har titeln kommunalråd. I bestämmelsen föreslås närvarorätt tillkomma även de politiska sekreterarna. 10. I förslaget till nytt reglemente föreslås att om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt eller en del av ett sammanträde ska den med längst tjänstgöringstid fullgöra ordförandens uppgifter tills val av ersättare förrättats. Enligt nu gällande ordning tillfaller dessa uppgifter den till åldern äldste tjänstgörande ersättaren eller ordinarie ledamoten. 11. Enligt nu gällande reglementen ska Protokollet justeras av ordföranden och minst en ledamot. I 38 föreslås i enlighet med SKL:s förslag att protokollet ska justeras av ordföranden och en ledamot. Två justerare användas redan av alla nämnder, förutom kommunstyrelsen. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningens översyn av nämndernas reglementen har lett till förslag på nya reglementen. Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta Reglemente för valnämnden enligt bilaga 1. Bilaga 1. Förslag till Reglemente för valnämnden Tommy Fabricius Kommundirektör Sanna Jansson Kommunjurist

44 KS/2017/0411/003-1 Beslutsunderlag Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter Valnämndens beslut 15 maj 2018, 33, med tillhörande handlingar Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslut 14 juni 2018, 151, med tillhörande handlingar Kultur- och fritidsnämndens beslut 28 maj 2018, 44, med tillhörande handlingar Barn- och utbildningsnämndens beslut 17 maj 2018, 78, med tillhörande handlingar Socialnämndens beslut 19 juni 2018, 83, med tillhörande handlingar Skickas till Akten Valnämnden Kommunens författningssamling Sida 5

45 Sida 1 KS/2017/0411/003-2 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Sanna Jansson Beslutsinstans Kommunstyrelsen Nytt reglemente för kultur- och fritidsnämnden Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Anta Reglemente för kultur- och fritidsnämnden i enlighet med bilaga 1, samt att reglementet träder i kraft den 1 juni Förutsatt att beslut fattas enligt punkt 1, och vinner laga kraft, upphör Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun att gälla för kultur- och fritidsnämnden från och med den 1 juni Förutsatt att beslut fattas enligt punkt 1, och vinner laga kraft, upphör Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter att gälla för kultur- och fritidsnämnden från och med den 1 juni Bakgrund Kommunfullmäktige ska enligt 6 kap. 44 Kommunallagen (2017:725), KL, anta reglementen om nämndernas verksamhet och arbetsformer. I reglementena ska uppgiftsfördelningen mellan olika nämnder klargöras. Bland annat ska det i reglementena anges vilken eller vilka nämnder som ska ha hand om lagstadgade uppgifter som ankommer på kommunen. Kommunfullmäktige i Nynäshamn beslutade den 11 mars 2015, 117, att uppdra åt kommunstyrelsen att genomföra en översyn av Nynäshamns kommuns reglementen utifrån SKL:s, Sveriges Kommuner och Landstings, förslag till reglemente för styrelse och nämnder1. Kommunstyrelseförvaltningen har även fått i uppdrag att se över nämndernas reglementen utifrån vad som rekommenderas i utredningsrapporten Översyn av fastighets- och serviceavdelningen2, samt enligt mark- och exploateringsenhetens förslag gällande ansvarsfördelning i samhällsbyggnadsprocessen3. Ärendet Kommunstyrelseförvaltningen har utifrån kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och kommunstyrelsens arbetsutskotts uppdrag genomfört en översyn av nämndernas reglementen. Utformningen av de nya reglementena har sin grund i SKL:s förslag och består därför av en nämndspecifik del och en för nämnderna gemensam del. De nya reglementena har även anpassats till den nya kommunallagen och till dataskyddsförordningen, som båda trädde ikraft under Eftersom reglementena föreslås innehålla en gemensam del med de bestämmelser som idag finns i Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun, kan det gemensamma reglementet upphöra att gälla om det nya reglementet antas. Även de bestämmelser som idag finns i Reglemente för 1 skl.se/download/18.16e9d4ba16395a9d8b3ac096/ /reglemente%20f%c3%b6r%20styrelse%20och%20n%c3%a4mnder%20-%20slutlig.%20%20juni% pdf [hämtad ] 2 Kommunstyrelsens beslut från den 15 februari 2017, 21 3 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 22 juni 2016, 95

46 Sida 2 KS/2017/0411/003-2 förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter flyttas förslagsvis över till reglementets gemensamma del. Remiss Förslag till nya reglementen presenterades för kommunstyrelsens arbetsutskott den 7 februari 2018, 2. Arbetsutskottet beslutade att förslagen skulle skickas på remiss till kommunens nämnder 4. Samtliga remissinstanser har besvarat remissen. Nedan redovisas de synpunkter som inkommit gällande kulturoch fritidsnämndens nämndspecifika del samt den gemensamma delen. Även kommunstyrelseförvaltningens kommentarer till lämnade synpunkter framgår. Kultur- och fritidsnämnden föreslår att paragrafnumreringen i reglementenas gemensamma del ska börja på 1 så att numreringen i den gemensamma delen blir likadan i alla reglementen. Kommunstyrelseförvaltningen delar kultur- och fritidsnämndens synpunkt om att det underlättar vid jämförelser mellan olika reglementen om numreringen i de gemensamma delarna överensstämmer. För att kunna hänvisa till bestämmelser i reglementena på ett funktionellt sätt föreslår förvaltningen att reglementenas del A och B döpts om till kapitel 1 och 2. På så sätt kan hänvisning enkelt ske enligt formen X kap. X X-nämndens reglemente. Kommunstyrelseförvaltningen har tillgodosett remissinstansens förslag i förslagen till nya reglementen. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att bestämmelsen som anger att en nämnd inte utan kommunfullmäktiges medgivande får upplåta annat än tillfällig nyttjanderätt i form av lägenhetsarrende eller hyra i högst tre år till fastigheter som ingår i Nynäshamns kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning är svårbegriplig och behöver förtydligas. Kommunstyrelseförvaltningen framhåller att bestämmelsen överensstämmer med 17 st. 5 i nu gällande gemensamt reglemente. Bestämmelsen syftar till att kommunen ska kunna ta sitt ansvar att tillhandahålla vatten och avlopp5. Kommunstyrelseförvaltningen har därför inte genomfört någon ändring i förslagen till nya reglementen med anledning av remissinstansens synpunkt. Gällande bestämmelsen om självförvaltningsorgan anser miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att innebörden av ordet självförvaltningsorgan behöver förtydligas. Kommunstyrelseförvaltningen anser att begreppet självförvaltningsorgan ska ha samma betydelse som i kommunallagen varför något förtydligande i reglementena inte behövs. Med självförvaltningsorgan menas i kommunallagen ett kommunalrättsligt organ under nämnden. Om en nämnd väljer att inrätta ett självförvaltningsorgan ska bestämmelserna i 8 kap. 4-8 KL beaktas. Exempelvis måste nämnden fastställa självförvaltningsorganets uppgifter, sammansättning, arbetsformer och mandattid. I förarbetet till kommunallagen anges att ett självförvaltningsorgans uppgift är att helt eller delvis sköta driften av en viss anläggning eller en viss institution. Med viss anläggning eller viss institution menas att verksamheten måste vara klart avgränsad; exempelvis en skola, ett fritidshem, eller ett servicehus. 6 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att det i bestämmelsen om medborgarförslag bör tydliggöras om förslagsställaren får yttra sig eller endast närvara vid nämndens behandling av medborgarförslaget. Kommunstyrelseförvaltningen anser att det är tydligt i förslagen till reglementen att förslagsställaren endast ges rätt att närvara; någon ändring med anledning av remissinstansens synpunkt har därför inte genomförts. 4 Barn- och utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden och valnämnden 5 Ansvaret slås fast i Lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. 6 Se prop. 2016/17:171, En ny kommunallag, s. 307, 391 ff.

47 Sida 3 KS/2017/0411/003-2 Valnämnden föreslår att reglementet inleds med de gemensamma bestämmelserna och att den nämndspecifika delen kommer därefter. Kommunstyrelseförvaltningen anser att de nämndspecifika bestämmelserna ska komma först så att läsaren snabbt kan identifiera om denne tillämpar rätt reglemente. Kommunstyrelseförvaltningen har inte genomfört någon ändring i förslagen till nya reglementen med anledning av remissinstansens förslag. Valnämnden anser att bestämmelsen om kommunalråd ska ändras så att den överensstämmer med kommunallagen. Kommunstyrelseförvaltningen anser att bestämmelsen är förenlig med kommunallagen varför någon ändring inte krävs. I förarbetet till kommunallagen tydliggörs att kommuner har en betydande frihet att utforma kommunalrådsinstitutet utifrån egna utgångspunkter.7 Efter att förslagen till nya reglementen varit på remiss uppdaterade SKL i juni 2018 sitt förslag till reglemente för styrelse och nämnder. Uppdateringen hade sin grund i ikraftträdandet av den nya kommunallagen samt dataskyddsförordningen. Kommunstyrelseförvaltningen har gjort bedömningen att de förändringar som genomförts utifrån SKL:s nya förslag, inte har en sådan påverkan på ansvarsfördelningen att förslagen på nytt behöver remitteras till nämnderna. Förslag till ändringar i kultur- och fritidsnämndens reglemente Nedan följer exempel på de större förändringar som föreslås. Kapitel 1 1. Reglementet har uppdaterats så att det framgår att nämnden ska fördela bidrag enligt kommunfullmäktiges Reglemente för bidrag till föreningar i Nynäshamns kommun. Sedan 1 januari 2018 ansvarar kultur- och fritidsnämnden för samtliga föreningsbidrag. Kapitel 2 1. Kommunstyrelsen ges rätt att föra talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan nämnd är utsedd att göra det. Kommunstyrelsen ges även processbehörighet i mål där någon begärt laglighetsprövning av kommunfullmäktiges beslut, vilket är en praktisk lösning med hänsyn till att fullmäktige inte sammanträder så ofta. 2. Bestämmelsen som anger vilken nämnd som ansvarar för fast egendom har justerats så att skrivningen överensstämmer med den överflyttning av fastigheter som skett mellan miljö- och samhällsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen. 3. I förslagen till nya reglementen innehar kommunstyrelsen, i stället för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, i första hand förvaltaransvaret för kommunens fasta egendom. Ändringen ligger i linje med förslaget i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens rapport Översyn av fastighets- och serviceavdelningen är en ny bestämmelse som grundar sig på SKL:s förslag. Genom bestämmelsen utnyttjar kommunfullmäktige sin rätt enligt 8 kap. 4 KL att besluta att en nämnd får uppdra åt ett självförvaltningsorgan att helt eller delvis sköta driften av viss anläggning. 7 Prop. 2016/17:171 s. 304

48 Sida 4 KS/2017/0411/ I 21 ges nämnden möjlighet att besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet är en ny bestämmelse som grundar sig på SKL:s förslag. Bestämmelsens motsvarar i stort vad som framgår av 5 kap. 12 KL, men med en precisering om att en begäran om extra sammanträde ska ske skriftligt med uppgift om det som önskas bli behandlat. Detta för att motverka att extra sammanträden hålls i onödan. I fjärde stycket anges att ordförande får, om det föreligger särskilda skäl, ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för ett sammanträde. Särskilda skäl kan exempelvis vara få ärenden. 7. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde föreslås, i enlighet med SKL:s förslag, att den som varit ledamot i nämnden längst tid gör detta. Detta skiljer sig från hur det är reglerat idag då det är den till åldern äldste ledamoten som kallar. 8. I kommunallagen ges möjlighet till deltagande på distans vid nämndsammanträden om fullmäktige har godkänt detta. 25 är därför en ny bestämmelse, som grundar sig på SKL:s förslag. Enligt bestämmelsen får ledamöter delta på distans om särskilda skäl föreligger och om krav på teknik och säkerhet kan uppfyllas. Detta innebär att sammanträden med fysisk närvaro är huvudregeln, och att distanssammanträden endast är ett komplement. Förvaltningen ser inte att deltagande på distans kan genomföras idag, men anser att reglementet redan nu kan förberedas för att detta ska vara möjligt när kraven som ställs på teknik och säkerhet kan uppfyllas. 9. I 26 om närvarorätt tas oppositionsråd bort. Detta då oppositionsråden sedan den 1 januari 2019 har titeln kommunalråd. I bestämmelsen föreslås närvarorätt tillkomma även de politiska sekreterarna. 10. I förslaget till nytt reglemente föreslås att om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt eller en del av ett sammanträde ska den med längst tjänstgöringstid fullgöra ordförandens uppgifter tills val av ersättare förrättats. Enligt nu gällande ordning tillfaller dessa uppgifter den till åldern äldste tjänstgörande ersättaren eller ordinarie ledamoten. 11. Enligt nu gällande reglementen ska Protokollet justeras av ordföranden och minst en ledamot. I 38 föreslås i enlighet med SKL:s förslag att protokollet ska justeras av ordföranden och en ledamot. Två justerare användas redan av alla nämnder, förutom kommunstyrelsen. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningens översyn av nämndernas reglementen har lett till förslag på nya reglementen. Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta Reglemente för kultur- och fritidsnämnden enligt bilaga 1. Bilaga 1. Förslag till Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Tommy Fabricius Kommundirektör Sanna Jansson Kommunjurist

49 KS/2017/0411/003-2 Beslutsunderlag Gällande reglemente för kultur- och fritidsnämnden Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter Kultur- och fritidsnämndens beslut 28 maj 2018, 44, med tillhörande handlingar Valnämndens beslut 15 maj 2018, 33, med tillhörande handlingar Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslut 14 juni 2018, 151, med tillhörande handlingar Barn- och utbildningsnämndens beslut 17 maj 2018, 78, med tillhörande handlingar Socialnämndens beslut 19 juni 2018, 83, med tillhörande handlingar Skickas till Akten Kultur- och fritidsnämnden Kommunens författningssamling Sida 5

50 Sida 1 KS/2017/0411/003-3 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Sanna Jansson Beslutsinstans Kommunstyrelsen Nytt reglemente för socialnämnden Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Anta Reglemente för socialnämnden i enlighet med bilaga 1, samt att reglementet träder i kraft den 1 juni Förutsatt att beslut fattas enligt punkt 1, och vinner laga kraft, upphör Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun att gälla för socialnämnden från och med den 1 juni Förutsatt att beslut fattas enligt punkt 1, och vinner laga kraft, upphör Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter att gälla för socialnämnden från och med den 1 juni Bakgrund Kommunfullmäktige ska enligt 6 kap. 44 Kommunallagen (2017:725), KL, anta reglementen om nämndernas verksamhet och arbetsformer. I reglementena ska uppgiftsfördelningen mellan olika nämnder klargöras. Bland annat ska det i reglementena anges vilken eller vilka nämnder som ska ha hand om lagstadgade uppgifter som ankommer på kommunen. Kommunfullmäktige i Nynäshamn beslutade den 11 mars 2015, 117, att uppdra åt kommunstyrelsen att genomföra en översyn av Nynäshamns kommuns reglementen utifrån SKL:s, Sveriges Kommuner och Landstings, förslag till reglemente för styrelse och nämnder1. Kommunstyrelseförvaltningen har även fått i uppdrag att se över nämndernas reglementen utifrån vad som rekommenderas i utredningsrapporten Översyn av fastighets- och serviceavdelningen2, samt enligt mark- och exploateringsenhetens förslag gällande ansvarsfördelning i samhällsbyggnadsprocessen3. Ärendet Kommunstyrelseförvaltningen har utifrån kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och kommunstyrelsens arbetsutskotts uppdrag genomfört en översyn av nämndernas reglementen. Utformningen av de nya reglementena har sin grund i SKL:s förslag och består därför av en nämndspecifik del och en för nämnderna gemensam del. De nya reglementena har även anpassats till den nya kommunallagen och till dataskyddsförordningen, som båda trädde ikraft under Eftersom reglementena föreslås innehålla en gemensam del med de bestämmelser som idag finns i Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun, kan det gemensamma reglementet upphöra att gälla om det nya reglementet antas. Även de bestämmelser som idag finns i Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter flyttas förslagsvis över till reglementets gemensamma del. 1 skl.se/download/18.16e9d4ba16395a9d8b3ac096/ /reglemente%20f%c3%b6r%20styrelse%20och%20n%c3%a4mnder%20-%20slutlig.%20%20juni% pdf [hämtad ] 2 Kommunstyrelsens beslut från den 15 februari 2017, 21 3 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 22 juni 2016, 95

51 Sida 2 KS/2017/0411/003-3 Remiss Förslag till nya reglementen presenterades för kommunstyrelsens arbetsutskott den 7 februari 2018, 2. Arbetsutskottet beslutade att förslagen skulle skickas på remiss till kommunens nämnder4. Samtliga remissinstanser har besvarat remissen. Nedan redovisas de synpunkter som inkommit gällande socialnämndens nämndspecifika del samt den gemensamma delen. Även kommunstyrelseförvaltningens kommentarer till lämnade synpunkter framgår. Socialnämnden anser att 7 i det förslag till nytt reglemente som nämnden fick på remiss ska avslås i sin helhet, och efterfrågar även ett förtydligande av kommunens flyktingmottande. I remissversionen var 7 formulerad enligt följande; socialnämnden ansvarar för kommunens flyktingmottande. I nu gällande reglemente står att socialnämnden svarar för samordningen av kommunens flyktingmottagande. I samband med mål och budget 2016 beslutades dock att en flyktingsamordnare skulle anställas på kommunstyrelseförvaltningen för att bland annat kunna delta i den regionala och nationella planeringen gällande flyktingmottagande. Med anledning av förändringen anser kommunstyrelseförvaltningen att skrivningen i socialnämndens nu gällande reglemente behöver ändras. Kommunstyrelseförvaltningen bedömer efter remissrundan och socialnämndens synpunkt att bestämmelsen bör justeras då exempelvis även barn- och utbildningsnämnden har ett ansvar för kommunens mottagande när det gäller bland annat undervisning i SFI och skolgång. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår därför att bestämmelsen får följande lydelse Socialnämnden ansvarar för de uppgifter kopplade till kommunens flyktingmottande som enligt reglemente eller annat beslut inte tillkommer annan nämnd. Kultur- och fritidsnämnden föreslår att paragrafnumreringen i reglementenas gemensamma del ska börja på 1 så att numreringen i den gemensamma delen blir likadan i alla reglementen. Kommunstyrelseförvaltningen delar kultur- och fritidsnämndens synpunkt om att det underlättar vid jämförelser mellan olika reglementen om numreringen i de gemensamma delarna överensstämmer. För att kunna hänvisa till bestämmelser i reglementena på ett funktionellt sätt föreslår förvaltningen att reglementenas del A och B döpts om till kapitel 1 och 2. På så sätt kan hänvisning enkelt ske enligt formen X kap. X X-nämndens reglemente. Kommunstyrelseförvaltningen har tillgodosett remissinstansens förslag i förslagen till nya reglementen. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att bestämmelsen som anger att en nämnd inte utan kommunfullmäktiges medgivande får upplåta annat än tillfällig nyttjanderätt i form av lägenhetsarrende eller hyra i högst tre år till fastigheter som ingår i Nynäshamns kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning är svårbegriplig och behöver förtydligas. Kommunstyrelseförvaltningen framhåller att bestämmelsen överensstämmer med 17 st. 5 i nu gällande gemensamt reglemente. Bestämmelsen syftar till att kommunen ska kunna ta sitt ansvar att tillhandahålla vatten och avlopp 5. Kommunstyrelseförvaltningen har därför inte genomfört någon ändring i förslagen till nya reglementen med anledning av remissinstansens synpunkt. Gällande bestämmelsen om självförvaltningsorgan anser miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att innebörden av ordet självförvaltningsorgan behöver förtydligas. Kommunstyrelseförvaltningen anser att begreppet självförvaltningsorgan ska ha samma betydelse som i kommunallagen varför något förtydligande i reglementena inte behövs. Med självförvaltningsorgan menas i kommunallagen ett kommunalrättsligt organ under nämnden. Om 4 Barn- och utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden och valnämnden 5 Ansvaret slås fast i Lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster.

52 Sida 3 KS/2017/0411/003-3 en nämnd väljer att inrätta ett självförvaltningsorgan ska bestämmelserna i 8 kap. 4-8 KL beaktas. Exempelvis måste nämnden fastställa självförvaltningsorganets uppgifter, sammansättning, arbetsformer och mandattid. I förarbetet till kommunallagen anges att ett självförvaltningsorgans uppgift är att helt eller delvis sköta driften av en viss anläggning eller en viss institution. Med viss anläggning eller viss institution menas att verksamheten måste vara klart avgränsad; exempelvis en skola, ett fritidshem, eller ett servicehus. 6 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att det i bestämmelsen om medborgarförslag bör tydliggöras om förslagsställaren får yttra sig eller endast närvara vid nämndens behandling av medborgarförslaget. Kommunstyrelseförvaltningen anser att det är tydligt i förslagen till reglementen att förslagsställaren endast ges rätt att närvara; någon ändring med anledning av remissinstansens synpunkt har därför inte genomförts. Valnämnden föreslår att reglementet inleds med de gemensamma bestämmelserna och att den nämndspecifika delen kommer därefter. Kommunstyrelseförvaltningen anser att de nämndspecifika bestämmelserna ska komma först så att läsaren snabbt kan identifiera om denne tillämpar rätt reglemente. Kommunstyrelseförvaltningen har inte genomfört någon ändring i förslagen till nya reglementen med anledning av remissinstansens förslag. Valnämnden anser att bestämmelsen om kommunalråd ska ändras så att den överensstämmer med kommunallagen. Kommunstyrelseförvaltningen anser att bestämmelsen är förenlig med kommunallagen varför någon ändring inte krävs. I förarbetet till kommunallagen tydliggörs att kommuner har en betydande frihet att utforma kommunalrådsinstitutet utifrån egna utgångspunkter. 7 Efter att förslagen till nya reglementen varit på remiss uppdaterade SKL i juni 2018 sitt förslag till reglemente för styrelse och nämnder. Uppdateringen hade sin grund i ikraftträdandet av den nya kommunallagen samt dataskyddsförordningen. Kommunstyrelseförvaltningen har gjort bedömningen att de förändringar som genomförts utifrån SKL:s nya förslag, inte har en sådan påverkan på ansvarsfördelningen att förslagen på nytt behöver remitteras till nämnderna. Förslag till ändringar i socialnämndens reglemente Nedan följer exempel på de större förändringar som föreslås. Kapitel 1 1. Socialnämnden har i beslut, , 127, föreslagit att kommunfullmäktige ska uppdra åt socialnämnden att fullgöra kommunens uppgifter enligt lag (2017:425) om elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare. 6 i förslaget till nytt reglemente har därför kompletterats i enlighet med nämndens önskemål. 2. Socialnämndens ansvar för föreningsbidrag har tagits bort. Kommunens möjlighet att lämna bidrag till föreningar regleras från och med den 1 januari 2018 i Reglemente för föreningsbidrag. Från och med detta datum är det kultur- och fritidsnämnden som sköter bidragsgivningen enligt reglementet. 6 7 Se prop. 2016/17:171, En ny kommunallag, s. 307, 391 ff. Prop. 2016/17:171 s. 304

53 Sida 4 KS/2017/0411/ I samband med mål och budget 2016 beslutades att en flyktingsamordnare skulle anställas på kommunstyrelseförvaltningen. Samordnarens placering motiverades med att flyktingfrågorna berör alla kommunens förvaltningar. 8 i socialnämndens reglemente har därför ändrats. Nämnden svarar inte längre för samordningen av kommunens flyktingmottagande, utan för de uppgifter kopplade till kommunens flyktingmottande som enligt reglemente inte tillkommer annan nämnd. Kapitel 2 1. Kommunstyrelsen ges rätt att föra talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan nämnd är utsedd att göra det. Kommunstyrelsen ges även processbehörighet i mål där någon begärt laglighetsprövning av kommunfullmäktiges beslut, vilket är en praktisk lösning med hänsyn till att fullmäktige inte sammanträder så ofta. 2. Bestämmelsen som anger vilken nämnd som ansvarar för fast egendom har justerats så att skrivningen överensstämmer med den överflyttning av fastigheter som skett mellan miljö- och samhällsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen. 3. I förslagen till nya reglementen innehar kommunstyrelsen, i stället för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, i första hand förvaltaransvaret för kommunens fasta egendom. Ändringen ligger i linje med förslaget i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens rapport Översyn av fastighets- och serviceavdelningen är en ny bestämmelse som grundar sig på SKL:s förslag. Genom bestämmelsen utnyttjar kommunfullmäktige sin rätt enligt 8 kap. 4 KL att besluta att en nämnd får uppdra åt ett självförvaltningsorgan att helt eller delvis sköta driften av viss anläggning. 5. I 21 ges nämnden möjlighet att besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet är en ny bestämmelse som grundar sig på SKL:s förslag. Bestämmelsens motsvarar i stort vad som framgår av 5 kap. 12 KL, men med en precisering om att en begäran om extra sammanträde ska ske skriftligt med uppgift om det som önskas bli behandlat. Detta för att motverka att extra sammanträden hålls i onödan. I fjärde stycket anges att ordförande får, om det föreligger särskilda skäl, ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för ett sammanträde. Särskilda skäl kan exempelvis vara få ärenden. 7. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde föreslås, i enlighet med SKL:s förslag, att den som varit ledamot i nämnden längst tid gör detta. Detta skiljer sig från hur det är reglerat idag då det är den till åldern äldste ledamoten som kallar. 8. I kommunallagen ges möjlighet till deltagande på distans vid nämndsammanträden om fullmäktige har godkänt detta. 25 är därför en ny bestämmelse, som grundar sig på SKL:s förslag. Enligt bestämmelsen får ledamöter delta på distans om särskilda skäl föreligger och om krav på teknik och säkerhet kan uppfyllas. Detta innebär att sammanträden med fysisk närvaro är huvudregeln, och att distanssammanträden endast är ett komplement. Förvaltningen ser inte att deltagande på distans kan genomföras idag, men anser att reglementet redan nu kan förberedas för att detta ska vara möjligt när kraven som ställs på teknik och säkerhet kan uppfyllas. 9. I 26 om närvarorätt tas oppositionsråd bort. Detta då oppositionsråden sedan den 1 januari 2019 har titeln kommunalråd. I bestämmelsen föreslås närvarorätt tillkomma även de politiska

54 Sida 5 KS/2017/0411/003-3 sekreterarna. 10. I förslaget till nytt reglemente föreslås att om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt eller en del av ett sammanträde ska den med längst tjänstgöringstid fullgöra ordförandens uppgifter tills val av ersättare förrättats. Enligt nu gällande ordning tillfaller dessa uppgifter den till åldern äldste tjänstgörande ersättaren eller ordinarie ledamoten. 11. Enligt nu gällande reglementen ska Protokollet justeras av ordföranden och minst en ledamot. I 38 föreslås i enlighet med SKL:s förslag att protokollet ska justeras av ordföranden och en ledamot. Två justerare användas redan av alla nämnder, förutom kommunstyrelsen. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningens översyn av nämndernas reglementen har lett till förslag på nya reglementen. Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta Reglemente för socialnämnden enligt bilaga 1. Bilagor 1. Förslag till reglemente för socialnämnden Tommy Fabricius Kommundirektör Sanna Jansson Kommunjurist Beslutsunderlag Gällande reglemente för socialnämnden Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter Socialnämndens beslut 19 juni 2018, 83, med tillhörande handlingar Valnämndens beslut 15 maj 2018, 33, med tillhörande handlingar Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslut 14 juni 2018, 151, med tillhörande handlingar Kultur- och fritidsnämndens beslut 28 maj 2018, 44, med tillhörande handlingar Barn- och utbildningsnämndens beslut 17 maj 2018, 78, med tillhörande handlingar Skickas till Akten Socialnämnden Kommunens författningssamling

55 Sida 1 KS/2017/0411/003-4 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Sanna Jansson Beslutsinstans Kommunstyrelsen Nytt reglemente för barn- och utbildningsnämnden Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Anta Reglemente för barn- och utbildningsnämnden i enlighet med bilaga 1, samt att reglementet träder i kraft den 1 juni Förutsatt att beslut fattas enligt punkt 1, och vinner laga kraft, upphör Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun att gälla för barn- och utbildningsnämnden från och med den 1 juni Förutsatt att beslut fattas enligt punkt 1, och vinner laga kraft, upphör Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter att gälla för barn- och utbildningsnämnden från och med den 1 juni Bakgrund Kommunfullmäktige ska enligt 6 kap. 44 Kommunallagen (2017:725), KL, anta reglementen om nämndernas verksamhet och arbetsformer. I reglementena ska uppgiftsfördelningen mellan olika nämnder klargöras. Bland annat ska det i reglementena anges vilken eller vilka nämnder som ska ha hand om lagstadgade uppgifter som ankommer på kommunen. Kommunfullmäktige i Nynäshamn beslutade den 11 mars 2015, 117, att uppdra åt kommunstyrelsen att genomföra en översyn av Nynäshamns kommuns reglementen utifrån SKL:s, Sveriges Kommuner och Landstings, förslag till reglemente för styrelse och nämnder1. Kommunstyrelseförvaltningen har även fått i uppdrag att se över nämndernas reglementen utifrån vad som rekommenderas i utredningsrapporten Översyn av fastighets- och serviceavdelningen2, samt enligt mark- och exploateringsenhetens förslag gällande ansvarsfördelning i samhällsbyggnadsprocessen3. Ärendet Kommunstyrelseförvaltningen har utifrån kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och kommunstyrelsens arbetsutskotts uppdrag genomfört en översyn av nämndernas reglementen. Utformningen av de nya reglementena har sin grund i SKL:s förslag och består därför av en nämndspecifik del och en för nämnderna gemensam del. De nya reglementena har även anpassats till den nya kommunallagen och till dataskyddsförordningen, som båda trädde ikraft under Eftersom reglementena föreslås innehålla en gemensam del med de bestämmelser som idag finns i Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun, kan det gemensamma reglementet upphöra att gälla om det nya reglementet antas. Även de bestämmelser som idag finns i Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter flyttas förslagsvis över till reglementets gemensamma del. 1 skl.se/download/18.16e9d4ba16395a9d8b3ac096/ /reglemente%20f%c3%b6r%20styrelse%20och%20n%c3%a4mnder%20-%20slutlig.%20%20juni% pdf [hämtad ] 2 Kommunstyrelsens beslut från den 15 februari 2017, 21 3 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 22 juni 2016, 95

56 Sida 2 KS/2017/0411/003-4 Remiss Förslag till nya reglementen presenterades för kommunstyrelsens arbetsutskott den 7 februari 2018, 2. Arbetsutskottet beslutade att förslagen skulle skickas på remiss till kommunens nämnder 4. Samtliga remissinstanser har besvarat remissen. Nedan redovisas de synpunkter som inkommit gällande barn- och utbildningsnämndens nämndspecifika del samt den gemensamma delen. Även kommunstyrelseförvaltningens kommentarer till lämnade synpunkter framgår. Kultur- och fritidsnämnden föreslår att paragrafnumreringen i reglementenas gemensamma del ska börja på 1 så att numreringen i den gemensamma delen blir likadan i alla reglementen. Kommunstyrelseförvaltningen delar kultur- och fritidsnämndens synpunkt om att det underlättar vid jämförelser mellan olika reglementen om numreringen i de gemensamma delarna överensstämmer. För att kunna hänvisa till bestämmelser i reglementena på ett funktionellt sätt föreslår förvaltningen att reglementenas del A och B döpts om till kapitel 1 och 2. På så sätt kan hänvisning enkelt ske enligt formen X kap. X X-nämndens reglemente. Kommunstyrelseförvaltningen har tillgodosett remissinstansens förslag i förslagen till nya reglementen. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att bestämmelsen som anger att en nämnd inte utan kommunfullmäktiges medgivande får upplåta annat än tillfällig nyttjanderätt i form av lägenhetsarrende eller hyra i högst tre år till fastigheter som ingår i Nynäshamns kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning är svårbegriplig och behöver förtydligas. Kommunstyrelseförvaltningen framhåller att bestämmelsen överensstämmer med 17 st. 5 i nu gällande gemensamt reglemente. Bestämmelsen syftar till att kommunen ska kunna ta sitt ansvar att tillhandahålla vatten och avlopp 5. Kommunstyrelseförvaltningen har därför inte genomfört någon ändring i förslagen till nya reglementen med anledning av remissinstansens synpunkt. Gällande bestämmelsen om självförvaltningsorgan anser miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att innebörden av ordet självförvaltningsorgan behöver förtydligas. Kommunstyrelseförvaltningen anser att begreppet självförvaltningsorgan ska ha samma betydelse som i kommunallagen varför något förtydligande i reglementena inte behövs. Med självförvaltningsorgan menas i kommunallagen ett kommunalrättsligt organ under nämnden. Om en nämnd väljer att inrätta ett självförvaltningsorgan ska bestämmelserna i 8 kap. 4-8 KL beaktas. Exempelvis måste nämnden fastställa självförvaltningsorganets uppgifter, sammansättning, arbetsformer och mandattid. I förarbetet till kommunallagen anges att ett självförvaltningsorgans uppgift är att helt eller delvis sköta driften av en viss anläggning eller en viss institution. Med viss anläggning eller viss institution menas att verksamheten måste vara klart avgränsad; exempelvis en skola, ett fritidshem, eller ett servicehus. 6 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anser att det i bestämmelsen om medborgarförslag bör tydliggöras om förslagsställaren får yttra sig eller endast närvara vid nämndens behandling av medborgarförslaget. Kommunstyrelseförvaltningen anser att det är tydligt i förslagen till reglementen att förslagsställaren endast ges rätt att närvara; någon ändring med anledning av remissinstansens synpunkt har därför inte genomförts. Valnämnden föreslår att reglementet inleds med de gemensamma bestämmelserna och att den nämndspecifika delen kommer därefter. 4 Barn- och utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden och valnämnden 5 Ansvaret slås fast i Lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. 6 Se prop. 2016/17:171, En ny kommunallag, s. 307, 391 ff.

57 Sida 3 KS/2017/0411/003-4 Kommunstyrelseförvaltningen anser att de nämndspecifika bestämmelserna ska komma först så att läsaren snabbt kan identifiera om denne tillämpar rätt reglemente. Kommunstyrelseförvaltningen har inte genomfört någon ändring i förslagen till nya reglementen med anledning av remissinstansens förslag. Valnämnden anser att bestämmelsen om kommunalråd ska ändras så att den överensstämmer med kommunallagen. Kommunstyrelseförvaltningen anser att bestämmelsen är förenlig med kommunallagen varför någon ändring inte krävs. I förarbetet till kommunallagen tydliggörs att kommuner har en betydande frihet att utforma kommunalrådsinstitutet utifrån egna utgångspunkter. 7 Efter att förslagen till nya reglementen varit på remiss uppdaterade SKL i juni 2018 sitt förslag till reglemente för styrelse och nämnder. Uppdateringen hade sin grund i ikraftträdandet av den nya kommunallagen samt dataskyddsförordningen. Kommunstyrelseförvaltningen har gjort bedömningen att de förändringar som genomförts utifrån SKL:s nya förslag, inte har en sådan påverkan på ansvarsfördelningen att förslagen på nytt behöver remitteras till nämnderna. Förslag till ändringar i barn- och utbildningsnämndens reglemente Nedan följer exempel på de större förändringar som föreslås. Kapitel 1 1. Reglementet har justerats för att benämningar på olika verksamheter ska överensstämma med skollagens benämningar. Ingen ändring i sak har avsetts. 2. Skrivningen i gällande reglemente om anordnande av feriearbeten har tagits bort med anledning av kommunfullmäktiges beslut från den 9 december 2015, 171, om att flytta ansvaret för feriearbeten för ungdomar till kommunstyrelsen. 3. Skrivningen om lokala styrelser har tagits bort då det i reglementets gemensamma del föreslås en ny bestämmelse om självförvaltningsorgan som omfattar de lokala styrelserna. Kapitel 2 1. Kommunstyrelsen ges rätt att föra talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan nämnd är utsedd att göra det. Kommunstyrelsen ges även processbehörighet i mål där någon begärt laglighetsprövning av kommunfullmäktiges beslut, vilket är en praktisk lösning med hänsyn till att fullmäktige inte sammanträder så ofta. 2. Bestämmelsen som anger vilken nämnd som ansvarar för fast egendom har justerats så att skrivningen överensstämmer med den överflyttning av fastigheter som skett mellan miljö- och samhällsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen. 3. I förslagen till nya reglementen innehar kommunstyrelsen, i stället för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, i första hand förvaltaransvaret för kommunens fasta egendom. Ändringen ligger i linje med förslaget i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens rapport Översyn av fastighets- och serviceavdelningen är en ny bestämmelse som grundar sig på SKL:s förslag. Genom bestämmelsen utnyttjar kommunfullmäktige sin rätt enligt 8 kap. 4 KL att besluta att en nämnd får uppdra åt ett 7 Prop. 2016/17:171 s. 304

58 Sida 4 KS/2017/0411/003-4 självförvaltningsorgan att helt eller delvis sköta driften av viss anläggning. 5. I 21 ges nämnden möjlighet att besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet är en ny bestämmelse som grundar sig på SKL:s förslag. Bestämmelsens motsvarar i stort vad som framgår av 5 kap. 12 KL, men med en precisering om att en begäran om extra sammanträde ska ske skriftligt med uppgift om det som önskas bli behandlat. Detta för att motverka att extra sammanträden hålls i onödan. I fjärde stycket anges att ordförande får, om det föreligger särskilda skäl, ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för ett sammanträde. Särskilda skäl kan exempelvis vara få ärenden. 7. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde föreslås, i enlighet med SKL:s förslag, att den som varit ledamot i nämnden längst tid gör detta. Detta skiljer sig från hur det är reglerat idag då det är den till åldern äldste ledamoten som kallar. 8. I kommunallagen ges möjlighet till deltagande på distans vid nämndsammanträden om fullmäktige har godkänt detta. 25 är därför en ny bestämmelse, som grundar sig på SKL:s förslag. Enligt bestämmelsen får ledamöter delta på distans om särskilda skäl föreligger och om krav på teknik och säkerhet kan uppfyllas. Detta innebär att sammanträden med fysisk närvaro är huvudregeln, och att distanssammanträden endast är ett komplement. Förvaltningen ser inte att deltagande på distans kan genomföras idag, men anser att reglementet redan nu kan förberedas för att detta ska vara möjligt när kraven som ställs på teknik och säkerhet kan uppfyllas. 9. I 26 om närvarorätt tas oppositionsråd bort. Detta då oppositionsråden sedan den 1 januari 2019 har titeln kommunalråd. I bestämmelsen föreslås närvarorätt tillkomma även de politiska sekreterarna. 10. I förslaget till nytt reglemente föreslås att om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt eller en del av ett sammanträde ska den med längst tjänstgöringstid fullgöra ordförandens uppgifter tills val av ersättare förrättats. Enligt nu gällande ordning tillfaller dessa uppgifter den till åldern äldste tjänstgörande ersättaren eller ordinarie ledamoten. 11. Enligt nu gällande reglementen ska Protokollet justeras av ordföranden och minst en ledamot. I 38 föreslås i enlighet med SKL:s förslag att protokollet ska justeras av ordföranden och en ledamot. Två justerare användas redan av alla nämnder, förutom kommunstyrelsen. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningens översyn av nämndernas reglementen har lett till förslag på nya reglementen. Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta Reglemente för barn- och utbildningsnämnden enligt bilaga 1. Bilagor 1. Förslag till reglemente för barn- och utbildningsnämnden Tommy Fabricius Kommundirektör Sanna Jansson Kommunjurist

59 KS/2017/0411/003-4 Beslutsunderlag Gällande reglemente för barn- och utbildningsnämnden Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter Barn- och utbildningsnämndens beslut 17 maj 2018, 78, med tillhörande handlingar Valnämndens beslut 15 maj 2018, 33, med tillhörande handlingar Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslut 14 juni 2018, 151, med tillhörande handlingar Kultur- och fritidsnämndens beslut 28 maj 2018, 44, med tillhörande handlingar Socialnämndens beslut 19 juni 2018, 83, med tillhörande handlingar Skickas till Akten Barn- och utbildningsnämnden Kommunens författningssamling Sida 5

60 Sida 1 KS/2019/0024/042-4 Tjänsteställe/handläggare Ekonomiavdelning Dan Olén E-post: dan.olen@nynashamn.se Beslutsinstans Kommunstyrelsen Årsredovisning Södertörns miljö- och hälsoskyddsförbund Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att bevilja förbundsdirektionen för Södertörns miljö- och hälsoskyddsförbund ansvarsfrihet för Ärendet Södertörns miljö- och hälsoskyddsförbund har sammanställt årsredovisningen för direktionens verksamhet under tiden 1 januari t.o.m. 31 december Redovisningen omfattar det ekonomiska resultatet, personalredovisning och verksamhetsbeskrivning. Enligt förbundsordningen ska revisorernas berättelse, jämte årsredovisningen, varje år lämnas till medlemskommunernas fullmäktige. Respektive fullmäktige beslutar om ansvarsfrihet för nämnden. Tommy Fabricius Kommundirektör Beslutsunderlag Årsredovisning 2018 SMOHF Revisionsberättelse Protokollsutdrag Skickas till Södertörns- miljö och hälsoskyddsförbund Dan Olén Ekonomichef

61 Sida 1 KS/2019/0025/042-2 Tjänsteställe/handläggare Ekonomiavdelning Dan Olén E-post: dan.olen@nynashamn.se Beslutsinstans Kommunstyrelsen Årsredovisning Samordningsförbundet Östra Södertörn Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna årsredovisningen och att bevilja förbundsstyrelsen för Samordningsförbundet Östra Södertörn ansvarsfrihet för Ärendet Samordningsförbundet Östra Södertörn har översänt revisionsberättelse och årsredovisning för år Enligt förbundsordningen ska revisorernas berättelse, jämte årsredovisningen, varje år lämnas till medlemskommunernas fullmäktige. Respektive fullmäktige beslutar om ansvarsfrihet för nämnden. Tommy Fabricius Kommundirektör Beslutsunderlag Årsredovisning 2018 Revisionsrapport Revisionsberättelse Protokoll 19 och 20 Skickas till Samordningsförbundet Östra Södertörn Dan Olén Ekonomichef

62 Sida 1 KS/2019/0026/042-7 Tjänsteställe/handläggare Ekonomiavdelning Dan Olén E-post: dan.olen@nynashamn.se Beslutsinstans Kommunstyrelsen Årsredovisning Södertörns Brandförsvarsförbund Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta, att godkänna årsredovisningen 2018 och bevilja ansvarsfrihet för förbundsdirektionen verksamhetsåret Ärendet Södertörns brandförsvarsförbund har översänt revisionsberättelse och årsredovisning för år Enligt förbundsordningen skall revisorernas berättelse, jämte årsredovisningen, varje år lämnas till medlemskommunernas fullmäktige. Respektive fullmäktige beslutar om ansvarsfrihet för direktionen i dess helhet. Tommy Fabricius Kommundirektör Beslutsunderlag Årsredovisning 2018 Revisionsberättelse Revisorernas redogörelse Revisionsrapport PWC Skickas till Södertörns brandförsvarsförbund Dan Olén Ekonomichef

63 Sida 1 KS/2017/0491/060-7 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Yvonne Persson E-post: Yvonne.A.Persson@nynashamn.se Beslutsinstans kommunfullmäktige Svar på motion angående webbsändning av nämndsammanträden Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen. Sammanfattning Den 29 december 2017 inkom Lena Dafgård (SN) och Per Ranch (SN) med en motion om att kommunfullmäktige ska uppdra nämnderna att webbsända sina sammanträden. Motionärerna pekar på en demokratisk vinst med mer tillgängliga sammanträden. Kommunstyrelseförvaltningen har dock gjort bedömningen att det är tveksamt om det föreligger rättsliga förutsättningar för att hantera de förtroendevaldas, tjänstemäns och övriga deltagares personuppgifter på det sätt som föreslås i motionen. Det är även tveksamt om fullmäktige kan besluta om att uppdra till nämnderna att webbsända sina sammanträden utan att besluta om att nämnderna ska ges möjlighet att ha öppna nämndsammanträden. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår därför kommunfullmäktige att avslå motionen. Ärendet Den 29 december 2017 inkom Lena Dafgård (SN) och Per Ranch (SN) med en motion om att kommunfullmäktige ska uppdra nämnderna att webbsända sina sammanträden. Motionärerna pekar på en demokratisk vinst med mer tillgängliga sammanträden och hänvisar till att flera kommuner, bland annat Stockholms stadsdelsnämnder, Borås och Borgholms kommun, webbsänder nämndsammanträden. Juridiska frågeställningar Kommunallagen Kommunstyrelseförvaltningen anser att det juridiska läget för att webbsända nämndsammanträden är invecklat. Enligt kommunallagen (2017:725), KL, ska en nämnds sammanträden som huvudregel hållas inom stängda dörrar. Nämnden får dock besluta om att dess sammanträden ska vara offentliga men bara om fullmäktige har medgett det. Enligt kommunstyrelseförvaltningens uppfattning är det oklart om fullmäktige med stöd av KL kan besluta om att webbsända nämndsammanträden utan att besluta om att nämnderna även ska ha öppna nämndsammanträden. Dessutom har kommunen inte möjlighet att offentliggöra ärenden som omfattas av sekretess eller rör myndighetsutövning mot enskild. Dessa typer av ärenden skulle därför behöva klippas bort från publiceringen utifrån kommunallagens samt offentlighets -och sekretesslagens (2009:400) bestämmelser.

64 Sida 2 KS/2017/0491/060-7 Integritetslagstiftning Ett stort hinder för webbsändningen är också den nya dataskyddslagstiftningen, det vill säga EU:s dataskyddsförordning (GDPR) med tillhörande integritetslagstiftning. Att spela in och webbsända sammanträden innebär oundvikligen att politiska ledamöter, tjänstemän och övriga deltagares personuppgifter behandlas i och med inspelningen. Behandlingen faller därmed in under dataskyddsförordningens bestämmelser. Tidigare har kommuner kunnat stödja sig på den så kallade missbruksregeln i personuppgiftslagen (1998:204), PuL (se 10 PuL ) vid behandling av personuppgifter i ostrukturerat material. Missbruksregeln innebar i stort att en publicering av webbsädning skulle falla utanför personlagstiftningens bestämmelser och tillåtas så länge behandlingen inte kränkte någon enskild. I och med att den nya lagstiftningen trädde ikraft den 25 maj 2018 har dock den möjligheten tagits bort vad det gäller myndighetens behandling. Kommunen måste därmed ha laglig grund för behandlingen. I artikel 6.1 GDPR anges en uttömmande lista på vad som ska anses utgöra laglig grund. Den grund som kommer närmast tillhands i detta fall är artikel 6.1 (e) det vill säga att behandlingen är nödvändig utifrån ett allmänt intresse. För att en behandling av personuppgifter ska kunna anses vara av allmänt intresse krävs dock att behandlingen sker som en nödvändig del i de uppgifter myndigheten enligt lag ska utföra.1 Det är därför tveksamt om en webbsändning av nämndsammanträden kan motiveras utifrån allmänt intresse då förvaltningen inte funnit något stöd i KL för att utföra uppdraget. En ytterligare laglig grund som kan diskuteras i den aktuella frågeställningen är möjligheten att webbsända personuppgifterna med stöd av samtycke enligt artikel 6.1 (a) GDPR. För att ett samtycke ska vara giltigt enligt förordningen krävs dock att samtycket sker på frivillig grund utan någon form av tvång från den personuppgiftsansvarige (det vill säga nämnden). För de fall någon ledamot eller föredragande tjänsteman inte skulle samtycka till behandlingen skulle det bli svårt att genomföra nämndens sammanträde på ett lagenligt sätt. Ledamoten skulle exempelvis inte kunna fullgöra sitt uppdrag i nämnden utan att ledamotens personuppgifter skulle behandlas. Det är därför, enligt förvaltningens bedömning, inte möjligt att tillämpa samtycke som laglig grund för den aktuella behandlingen. Yttrande- och tryckfrihet Inte heller skyddet för yttrande- eller tryckfrihet öppnar, enligt förvaltningens bedömning, för möjligheten att webbsända nämndsammanträden. Datainspektionen har tidigare uttalat sig i frågan om kommuners webbsändningar i yttrande den 24 april 2012 dnr Yttrandet är från 2012 och behandlar därför inte den nya GDPR utan utgår från PuL. Då lagstiftningen har skärps i och med att GDPR ersatte PuL kan kommunen dock även idag söka vägledning från Datainspektionens yttrande. Datainspektionens inställning i det aktuella ärendet var att kommuners webbpublicering inte faller in under skyddet för yttrande- och tryckfrihet och därför inte kunde anses vara tillåten. Datainspektionen anförde att reglerna i yttrandefrihetsgrundlagen reglerar den enskildes skydd mot ingripande från det allmänna. Enligt 1 kap 1 första stycket yttrandefrihetsgrundlagen är varje svensk medborgare [ ] gentemot det allmänna tillförsäkrad rätt enligt denna grundlag. Med det allmänna avses såväl statliga som kommunala myndigheter. Samma avgränsning görs även i tryckfrihetsförordningen. I ärendet gjorde Datainspektionen bedömningen att en kommun måste anses representera det allmänna. Grundlagens bestämmelser till skydd för den enskildes yttrandefrihet, i detta fall avseende utgivningsbevis, kunde därför inte åberopas av kommunen för att undgå förpliktelser enligt lag, i synnerhet inte när dessa förpliktelser gällde till förmån för enskild. Personuppgiftslagens regler skulle således tillämpas på kommunens behandling vid webbsändning av nämndsammanträden (se även Datainspektionens tillsynsärende dnr ). SOU 2017:39 Ny dataskyddslag med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning sid 22. 1

65 Sida 3 KS/2017/0491/060-7 Webbsändning av kommunfullmäktiges sammanträden Kommunfullmäktiges sammanträden i Nynäshamns kommun har filmats sedan 1997 och sänts på webben sedan Skillnaden mellan kommunfullmäktige och nämnderna är att kommunfullmäktiges sammanträdes ska vara offentliga enligt 5 kap 42 KL. Behandlingen bör därför kunna vila på rättslig grund av allmänt intresse. Kommunen har ett arbete framför sig med att säkerställa att behandlingen av fullmäktiges publiceringar sker i enlighet med GDPR och att lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas. Detta arbete finns med på kommunens GDPR- projekts rest-lista. Erfarenheter från andra kommuner Farsta stadsdel har under en prövoperiod tillhandahållit webbsändningar av nämndsammanträden. Farsta har dock valt att upphöra med denna service på grund av det komplicerade rättsläget och den ökade administrationen med de ökade kostnaderna som servicen medförde. Farsta bedömde att arbetet och kostnaderna inte kunde anses stå i proportion till de demokratiska vinsterna med publiceringen. Intresset från allmänheten att ta del av sändningarna bedömdes dessutom vara låg. Spånga Tensta stadsdelsnämnd tog ställning till frågan under år 2017 där nämnden beslutade att avslå ett medborgarförslag om att webbsända nämndsammanträden med motiveringen att det var svårt för nämnden att tillgodose integritetslagstiftningens krav vid en webbsändning. 3 Kommunstyrelseförvaltningen har även varit i kontakt med Borås och Borgholm kommun som idag webbsänder sina kommunstyrelsesammanträden. I Borgholm har de en besöksfrekvens på kommunstyrelsens webbpubliceringar mellan visningar sista fyra månaderna. I Borås kommun har de mellan visningar på kommunstyrelsens webbpubliceringar de senaste fyra månaderna. I Borås kommun har det inte tagits något politiskt beslut om att webbsända kommunstyrelsesammanträdena, däremot har fullmäktige beslutat att nämndernas sammanträden ska vara offentliga. Kommunen har inte gjort någon fullständig genomlysning ur ett GDPR-perspektiv men motiverar sändningarna utifrån att det skulle vara allmänintresset som möjliggör publiceringen. Borås hänvisar till 6 myndighetsförordningen som föreskriver att myndigheter underställd regeringen ska tillhandahålla information om myndighetens verksamhet. Kostnader Kostnaden för webbsändningen av Farsta stadsdelsnämnds nämndsammanträden uppgick till ca kronor per år. Nynäshamns kommun har idag avtal med ett mediabolag som spelar in, redigerar och publicerar fullmäktiges sammanträden. Kostnaden för detta är kronor per sammanträde. I Nynäshamns kommun finns 6 stycken egna nämnder 4 som tillsammans sammanträder ca 71 gånger per år. Detta motsvarar därmed en kostnad på kronor per år för webbsändning av nämndernas sammanträden om man utgår från kommunens befintliga avtal.5 2 Se Nynäshamns kommuns Utvärdering av filmproduktion och webbsädning av sammanträden i kommunfullmäktige, dnr KS/2016/0107/ Se Stockholms stads Spånga Tensta stadsdelsförvaltnings svar på medborgarförslag om webbsända nämndsammanträden dnr KS/2017/0491/ Kommunstyrelsen, Socialnämnden, Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden, Barn- och utbildningsnämnden samt Valnämnden. 5 Se Avtal Produktion och webbsändning av kommunfullmäktige dnr SUN 2016/67.

66 Sida 4 KS/2017/0491/060-7 Samråd med motionärerna Den 21 november 2018 skickades förslag till svar på Motion om webbsädning av nämndsammanträden ut på samråd till motionärerna. Motionärernas återkoppling på förvaltningens förslag till svar på motionen 6 har inte föranlett att förvaltningen ändrat sin bedömning. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningen kan se att webbsändning av nämndsammanträden ur en demokratisk synvinkel skulle vara gynnsam för kommunen. Kommunstyrelseförvaltningen har dock med anledning av redogörelsen ovan gjort bedömningen att det är tveksamt om det föreligger rättsliga förutsättningar för att behandla personuppgifter på föreslaget sätt. Kommunstyrelseförvaltningens bedömning är att 6 myndighetsförordningen inte kan anses vara tillämplig för kommunen då förordningen gäller för statliga förvaltningsmyndigheter underställda regeringen. Kommunstyrelseförvaltningen förslår därför att kommunfullmäktige avslår motionen. Tommy Fabricius kommundirektör Yvonne Persson kommunjurist Bilagor Motion den 29 december 2017 från Sorundanet Nynäshamns kommunparti angående webbsändning av nämndsammanträden. Skickas till Motionärerna Akten 6 Se motionärernas återkoppling på förslag till svar på motion om webbsändning av nämndsammanträden den 30 november 2018, KS/2017/0491/060-6.

67 Sida 1 KS/2017/0373/060-3 Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelseförvaltningen Sanna Jansson Beslutsinstans Kommunstyrelsen Svar på motion om att undersöka förutsättningarna att starta upp projektet klassmorfar/klassmormor för fritids, förskola och grundskola Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anse motionen om att undersöka förutsättningarna att starta upp projektet klassmorfar/klassmormor för fritids, förskola och grundskola besvarad. Bakgrund En motion inkom till kommunfullmäktige den 11 september 2017 från Antonella Pirrone (KD). I motionen föreslås att barn- och utbildningsnämnden ska ges i uppdrag att undersöka förutsättningar att starta upp projektet klassmorfar/klassmormor för fritids, förskola och grundskola, samt undersöka möjligheterna till eventuell samverkan med arbetsförmedlingen. Motionären framför att syftet med en klassmorfar/klassmormor är att förstärka vuxennärvaron i klassrummet, på raster, under lunchen med mera. Klassmorfar/klassmormor ska vara ett socialt stöd för barnen och även förbättra arbetssituationen för lärarna och övrig personal. Ärendet Konceptet klassmorfar/klassmormor har arbetats fram av Klassmorfarföreningen som är en ideell förening som arbetar för att barn ska ha tillgång till engagerade och lämpliga vuxna i skolmiljön. 1 Föreningen rekryterar personer till att bli klassmorfar/klassmormor. För att rusta dem för uppdraget anordnar föreningen i samarbete med Tollare Folkhögskola en utbildning där de som genomgått kursen med godkänt resultat och som genomfört praktik blir certifierad elevstödjare. Föreningen förmedlar sedan elevstödjare till intresserade skolor.2 För beredningen av motionen remitterades den till barn- och utbildningsnämnden som den 22 november 2018, 160, fattade beslut om att översända ett yttrande till kommunstyrelseförvaltningen. Nämnden har vid framtagande av yttrandet inhämtat synpunkter från rektorer och förskolechefer. I barn- och utbildningsnämndens yttrande framkommer bland annat att nämnden ställer sig positiv till klassmorfarkonceptet för att öka vuxennärvaron i verksamheterna, men anger samtidigt att rektorer och förskolechefer utifrån verksamhetens behov bör få bestämma om en klassmorfar/klassmormor ska inrättas. Nämnden framhåller vidare att det är positivt att samhällsresurser används för att stödja utbildningsverksamheten, men att beslut om att använda sig av exempelvis en klassmorfar/klassmormor, eller annan samarbetspartner, är en fråga som bör tillkomma respektive rektor/förskolechef. Bland tillfrågade rektorer och förskolechefer finns ett intresse för konceptet när det gäller elever i de högre årskurserna, år 4-5. Flertalet rektorer i kommunen ställer sig positiva till konceptet, men poängterar att det behöver vara långsiktigt. Förskolecheferna ställer sig inte positiva i samma utsträckning då de inte ser konceptet som aktuellt för förskolan. 1 [hämtad ] och [hämtad ] 2

68 Sida 2 KS/2017/0373/060-3 I remissvaret framgår att barn- och utbildningsnämnden har undersökt möjligheterna till samverkan med arbetsförmedlingen. Nämnden har fått information av Arbets- och utvecklingscentrum i Nynäshamns kommun (AUC) att det finns en överenskommelse mellan kommunen och arbetsförmedlingen avseende försörjningsstödstagare. Gällande klassmorfarkonceptet har föreningen som har hand om konceptet ett samarbete med arbetsförmedlingen och anställning av en klassmorfar/klassmormor sker i överenskommelse med arbetsförmedlingen. Nämnden bedömer därför att det inte ska behöva innebära några större kostnader för verksamheterna att starta klassmorfarkonceptet om klassmorfar/klassmormor kan inrättas som en extratjänst. Förvaltningens bedömning Motionären föreslår att barn- och utbildningsnämnden ska ges i uppdrag att undersöka förutsättningar att starta upp projektet klassmorfar/mormor för fritids, förskola och grundskola, samt undersöka möjligheterna till eventuell samverkan med arbetsförmedlingen. Redan under beredningen av motionen, i remissförfarandet till barn- och utbildningsnämnden, har nämnden undersökt de frågor som motionären vill att kommunfullmäktige ska fatta beslut om. Förvaltningen föreslår därför kommunfullmäktige att anse motionen besvarad. Tommy Fabricius Kommundirektör Sanna Jansson Kommunjurist Beslutsunderlag Motionen Barn- och utbildningsnämndens beslut från den 22 november 2018, 160 med tillhörande handlingar Skickas till: Akten Motionären Barn- och utbildningsnämnden