DATASKYDDS- OCH REGISTERBESKRIVNING TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE

Transkript

1 Skrivet av Vårdenhetschef Hoitoyksikön päällikkö Uppdaterad Laatija Stina Holmström Päivitetty Namn på register Rekisterin nimi 2 Registeransvarig Rekisterinpitäjä 3 Kontaktperson vid registerärenden Yhteishenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 4 Syfte med behandling av personuppgifter Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Hälsovårdens patientdatasystem Terveydenhuollon potilastietojärjestelmä Namn / Nimi Ingå kommun / Inkoon kunta Adress / Osoite Strandvägen Ingå / Rantatie Inkoo Andra kontaktuppgifter / Muu yhteystieto dataskydd@inga.fi / tietosuoja@inkoo.fi Namn / Nimi Huvudanvändare Pääkäyttäjät Helge Heinonen och Stina Holmström Adress / Osoite Strandvägen / Rantatie Ingå / Inkoo Andra kontaktuppgifter / Muu yhteystieto stina.holmstrom(a)inga.fi Registrets användningssyfte baserar sig på vårdförhållandet så att de uppgifter som framkommer under tiden för vården sparas i en elektronisk patientberättelse. De kunders uppgifter som finns i systemet används för planering, förverkligande, uppföljning och utvärdering samt fakturering av kundernas hälso- och sjukvård. Uppgifterna i systemet används för produktion och fakturering av tjänster samt för att göra upp statistik. Vid behov används även en manuell (pappersbaserad) patientberättelse. Endast de uppgifter som är relevanta ur vårdsynvinkel skrivs in i datasystemet. Rekisterin käyttötarkoitus perustuu hoitosuhteeseen siten, että hoidon aikana syntyneet tiedot tallennetaan sähköiseen potilaskertomukseen. Järjestelmässä olevia asiakkaan tietoja käytetään asiakkaan terveydenhoidon ja sairaanhoidon suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin sekä laskuttamiseen. Järjestelmän tietoja käytetään palveluiden tuottamiseen ja laskuttamiseen sekä tilastoinnin hoitamiseen. Tarvittaessa käytetään lisäksi manuaalista (paperilla pidetty) potilaskertomusta. Tietojärjestelmään kirjataan vain hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

2 Rekisterin tietosisältö Kundens person- och kontaktuppgifter, patientberättelse, besöks- och tidsbokningsuppgifter, faktureringsuppgifter och perioder för vård. Avdelningens platsinformation Betalningsbeslut för långtidsvårdade patienter Vårdmeddelanden Mottagarnas arbetsprogram Statistiska händelser Asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot, terveyskertomus, käynti- ja ajanvaraustiedot, laskutustiedot ja hoitojaksot Osaston paikkatieto Pitkäaikaispotilaan maksupäätös Hoitoilmoitukset Vastaanottajien työohjelma Tilastotapahtumat 6 Informationskällor 5 Registerinnehållet Säännönmukaiset tietolähteet Kunduppgifter fås av kunderna och från befolkningsregistret. Uppgifterna i vårdsektorns fås och upprätthålls på basis av de uppgifter som skapas i vårdenheterna. Asiakastiedot saadaan asiakkaalta ja väestörekisteristä. Terveystoimen järjestelmän tietoja saadaan ja niitä ylläpidetään hoitoyksiköissä syntyvän tiedon perusteella.

3 7 Överlåtelse av uppgifter Tietojen säännönmukaiset luovutukset Uppgifter kan överlåtas med en persons skriftliga medgivande. Om personen inte har förutsättningar att avgöra betydelsen av ett medgivande, kan uppgifter ges med hens lagliga företrädares skriftliga medgivande. En person kan när som helst dra tillbaka sitt medgivande till överlåtelse av uppgifter. Uppgifter överförs till Institutet för Hälsa och Välfärd och det nationella hälsovårdsregistret där de används i forskning, planering och uppgörande av statistik. De nationella hälsovårdsregister som hälsocentralsverksamheten är kopplad till är: - register för vårdanmälan - register för läkemedelsbiverkning - cancerregister - synskade register - nationellt hälsoarkiv samt elektroniska recept KANTA (FPA registeransvarig) - försäkringsbolag - för övervakning av hälsovården Tietoja voidaan luovuttaa henkilön kirjallisella suostumuksella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annetun suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella Henkilö voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen. Tietoja luovutetaan Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle (THL) terveydenhuollon valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointi tarkoitusta varten. Terveydenhollon valtakunnallisia rekistereitä, jotka tulevat kysymykseen terveyskeskustoiminnassa ovat: - hoitoilmoitusrekisteri - lääkkeiden haittavaikutusrekisteri - syöpärekisteri - näkövammarekisteri - Kansallinen terveysarkisto ja sähköinen resepti KANTA (Kela rekisteripitäjänä) - vakuutusyhtiö - terveydenhuollon tarkistukseen Laskutuksen yhteydessä siirretään reskontraan Taitoaan ja Kuntaperintään (joilla on oma rekisteriseloste). 8 Överföring av uppgifter utanför EU eller ETA Uppgifter kan med personens medgivande, överlåtas till ett land utanför Europeiska Unionen med hänsyn till sekretessbestämmelserna för att garantera

4 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 9 Registredades rätt till kontroll av registeruppgifterna Rekisteröidyn tarkastusoikeus att landet har en tillräcklig dataskyddsstandard (enligt Dataskyddsförordningen 95/46/EG, artikel 44) Tietoja voidaan henkilön suostumuksella luovuttaa Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso (Tietosuoja-asetus 95/46/EY, artikla 44) Registrerade har rätt att får bekräftelse av registeransvariga att uppgifter behandlas eller behandlas inte samt rätt till tillgång av personuppgifterna. Den registrerade kan personligen eller skriftligen lämna in en begäran som gäller granskningsrätten en gång per år. Begäran lämnas in till den registeransvarige eller till en annan fastställd ansvarsperson. Om så begärs, ges uppgifterna skriftligt. Rätten till granskning genomförs i regel inom en månad från det att begäran har framförts. Kontakta registeransvarig för mera information. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön kirjallisesti rekisteripitäjälle tai määrätylle vastuuhenkilölle kerran vuodessa. Pyydettäessä tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeus toteutetaan päänsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Ota yhteyttä rekisterinpitäjään, saadaksesi lisätietoja. 10 Korrigering, avlägsnande eller komplettering av uppgifterna Tietojen oikaisu, poisto tai täydennys Registrerade har rätt att kräva att registeransvariga korrigerar och kompletterar felaktiga uppgifter om den registrerade utan ogrundad dröjsmål. Den registrerade har rätt att kräva att den registeransvariga raderar uppgifter som rör den registrerade utan oskäligt dröjsmål, i fall förutsättningarna uppfylls. Ta kontakt med den registeransvariga. En systemanvändaren ska å tjänstens vägnar se till att fel som denne upptäcker genast korrigeras. Ledande läkaren eller dennes ersättare beslutar om korrigering av informationen på den registrerades begäran. Kravet lämnas skriftligen till den registeransvariga. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ja täydentää ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot.

5 Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos perusteet täyttyvät. Ota yhteyttä rekisterinpitäjään. Järjestelmän käyttäjä huolehtii viran puolesta itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi. Johtava lääkäri tai hänen sijaisensa päättää tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus esitetään rekisterinpitäjälle kirjallisesti. 11 Skyddsprinciper för registret Rekisterin suojauksen periaatteet Uppgifterna i registret är sekretessbelagda. Anställda som hanterar uppgifterna har tystnadsplikt. Tystnadsplikten fortsätter efter det att tjänsteförhållandet har tagit slut. Systemet finns på hälsocentralens servrar och det används vid de egna arbetsstationerna. För att använda programmet krävs personliga användarkoder och lösenord. Användarkoderna ges i samband med att användningsrätten beviljas. Användningen av uppgifterna baserar sig på vårdförhållandet eller en annan saklig anledning. När en kunds patientberättelse öppnas registreras användaruppgifter. Användningsrätten avslutas när personen flyttar ifrån de uppgifter för vilka hen har beviljats användarrättigheter. Samtidigt tas användarrättigheterna i från personen. Användarrättigheterna är i enlighet med uppgiften och inkluderar funktionsbegränsningar. Externa anslutningar övervakas. Patientberättelser i pappersform förvaras i ett eget arkiv på basis av Social- och hälsovårdsministeriets dekret om patientberättelser 298/2009. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä sijaitsee terveyskeskuksen palvelimella ja sitä käytetään omilta työasemilta. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Tietojen käyttö perustuu hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Asiakkaan terveyskertomuksen avaamisesta rekisteröityy käyttäjätiedot. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttöoikeudet. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja sisältää toiminnon mukaiset rajaukset. Ulkoista yhteyttä valvotaan. Paperikertomukset säilytetään omassa arkistossaan perustuen Sosiaali- ja terveysministriön asetus potilasasiakirjoista 298/2009.

6 12 Arkivering och förstöring av registret Rekisterin arkistointi ja hävittäminen Databasen säkerhetskopieras dagligen. Kundspecifika uppgifter lagras i patientdatasystemets aktivbas. Förvaring och förstöring av information är föremål för arkiveringsmyndigheternas gällande bestämmelser och föreskrifter vid den givna tidpunkten. Databaserna lagras så länge som det är tekniskt möjligt att använda dem. Tietokanta varmuuskopioidaan päivittäin. Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään Pegasos-järjestelmän aktiivikannassa. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistoviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Tietokannat säilytetään niin kauan kuin niiden käyttäminen teknisesti on mahdollista.