PERSONER OCH NAMNFORMER. Aktivitet 3 Registreringsprinciper

Transkript

1 PERSONER OCH NAMNFORMER Aktivitet 3 Registreringsprinciper

2

3 Personer och namnformer, Arbetsgruppens rapport PERSONER OCH NAMNFORMER Aktivitet 3 ARBETSGRUPPENS RAPPORT ALLMÄN PRESENTATION AV FRÅGESTÄLLNINGEN Användarnas krav på bra sökmöjligheter och institutioners behov av att rationalisera arbetet gör det nödvändigt att standardisera urformningen av informationen i databaser. En viktig sökingång är personnamn. Gemensamma beskrivningskriterier för personer skulle underlätta samarbete mellan arkiv, bibliotek och museer (ABM). Samarbete mellan ABM-institutionerna kan ske på olika sätt. En gemensam namndatabas skulle kunna skapas av de personregister som finns i olika databaser, eller möjligheter att söka i andra institutioners auktoritetsregister med länkning eller import till det egna systemet. För att ett auktoritetssamarbete ska vara framgångsrikt fordras att de deltagande institutionerna arbetar efter likartade principer. Inom de olika delarna av ABM-sektorn används idag regelverk upprättade av de stora internationella organisationerna inom arkiv, bibliotek och museer. UPPDRAG Gruppens uppdrag enligt den reviderade projektplanen som fastställdes 19/ är att "analysera möjligheten att utveckla ett auktoritetssamarbete kring personnamn mellan centrala ABM-institutioner. Gruppen skall därvid särskilt studera det auktoritetssamarbete som inletts mellan Kungl. biblioteket och Riksarkivet. Gruppen ska även sammanställa ett förslag på obligatoriska dataelement vid registrering av personer samt analysera och kartlägga de speciella problem som uppstår när ett stort antal personer samlas i ett register, till exempel problem som uppstår där flera individer har samma namn. Arbetsgruppen ska lägga fram ett förslag på hur ett framtida samarbete bör organiseras och vilka institutioner som bör delta. I delaktivitetens slutrapport bör även ingå förslag till administrativa och tekniska lösningar." ORGANISATION AV ARBETET Arbetsgruppen har bestått av fyra ledamöter och samtliga i projektet deltagande institutioner har varit representerade. Deltagare var Ingrid Berg, Kungl. biblioteket (arbetsledare), Agneta Hildebrand, Riksantikvarieämbetet, Lillie Johansson, Nationalmuseum, Mårten Johansson, Riksarkivet. Till gruppen har vid två tillfällen adjungerats personer med specialkunskaper, viktiga för arbetet. Lillemor Lundström och Johannes Rudberg presenterade 17/ Kungl. bibliotekets nya förslag Riktlinjer för auktorisering av äldre personnamn och Allmänna riktlinjer för auktorisering av personnamn. Per-Gunnar Ottosson från Riksarkivet deltog i mötet 9/ och presenterade LEAF-projektet (Linking and Exploring Authority Files), ICAs (International Council of Archives) nya förslag till riktlinjer och National Register of Archives. Arbetsgruppen har också tittat på databaserna Allgemeines Künsterlexikon och World Biographical Index, i vilken Scandinavian Biographical Index ingår. Arbete påbörjades 17/ och avslutades 20/ Gruppen har sammanträtt sju gånger. 77

4 Personer och namnformer, Arbetsgruppens rapport GENOMFÖRANDET Gruppen har diskuterat personnamnets olika delar och olika former t. ex. skillnaden mellan gamla personnamn (före 1900) och nya personnamn, där olikheter i registreringsformaten resulterat i olika lösningar inom institutionerna. Vidare diskuterades val av källor för uppgifter i namnposten. Huvuddelen av arbetet har ägnats åt att ta fram en lista på dataelement som bör användas vid registrering av personnamn (resultatet redovisas i dokumentet Rekommenderade dataelement för auktoritetsregister). Detta har skett genom undersökning av de dataelement som de representerade institutionerna använder vid registrering, se bilagor 1-4. Vid gruppens slutmöten uppstod en diskussion om vad uppdragets formulering om obligatoriska dataelement egentligen innebar. De dataelement som redovisas i listan är de som idag används av de deltagande institutionerna. Samtliga element används inte av alla institutioner eftersom behoven och syftena är olika och databaserna har olika karaktär. Sammanhanget bestämmer till stor del vad som anses vara obligatoriskt att registrera. I en samkatalog som LIBRIS deltar ca 200 bibliotek i arbetet i en gemensam databas. Där blir t.ex. all registreringsinformation obligatorisk eftersom man måste kunna identifiera vilken deltagande institution som registrerat vad. Eftersom auktoritetsposterna även är tänkta att kunna användas internationellt läggs även uppgift om vilket språk som används vid registrering. Nationalmuseums databas används endast internt på myndigheten och där blir t.ex. dataelementregler och språk överflödiga. Nationalmuseums databas d.art ska kunna ge svar på ett större antal frågor om registrerade personer än LIBRIS, och har således fler dataelement för biografisk information. Gruppen enades slutligen om ett antal dataelement som är rekommenderade för att skapa en fullständig auktoritetspost (se Rekommenderade dataelement för auktoritetsregister). Vid ett konkret framtida samarbete med en gemensam databas bör de dataelement som redovisas finnas med för att tillgodose alla institutioners behov. Av dessa har vissa utmärkts som obligatoriska, d.v.s. dessa utgör en miniminivå för registrering av personuppgifter. De obligatoriska dataelementen är utmärkta med en asterisk (). BAKGRUND Namn på nätet Åren genomfördes projektet "Auktoritetssamarbete mellan arkiv, bibliotek och museer". Projektet startade 1994 med stöd från BIBSAM och Riksarkivet och hade som mål att utarbeta gemensamma grundkrav på utbyggda auktoritetsregister. Representanter från de stora forskningsbiblioteken, Riksarkivet och landsarkiven samt Nordiska museet deltog i projektet. Resultatet presenterades i slutrapporten Namn på nätet. Projektet utförde en kartläggning av auktoritetsarbetet på de olika institutionerna. Rapporten koncentrerade sig på bibliotek och arkiv ( I rapporten konstaterades att institutionerna skulle ha mycket att vinna på ett samarbete kring registrering av personnamn. Dels skulle arbetskostnaderna kunna minskas eftersom man skulle kunna utnyttja arbete gjort vid andra institutioner dels skulle gemensamma principer för registrering avsevärt förbättra sökmöjligheterna för slutanvändarna i form av pålitligare och mer heltäckande sökresultat. För att realisera ett samarbete föreslogs att arkivens och bibliotekens auktoritetsposterna skulle sammanföras i en databas förvaltad av LIBRIS och som skulle kunna nås av registrerande institutioner. I rapporten föreslogs en rad konkreta åtgärder för anpassningen till LIBRIS- 78

5 Personer och namnformer, Arbetsgruppens rapport systemet och rutiner för skötsel och underhåll av databasen. Andra åtgärder som förordades var datorisering av brevskrivarregister och matriklar. Stor tonvikt lades också på behovet av utbildning av registreringspersonal. Samarbete Riksarkivet och Kungl. biblioteket År 2000 utarbetade Riksarkivet inför starten av arkivdatabasen ARKIS II riktlinjer för auktorisering av namnformer. Kontakt togs med Kungl. biblioteket och Riksdagbiblioteket för att få in synpunkter på riktlinjerna. Detta ledde till ett antal mycket värdefulla möten mellan institutionerna där synpunkter ventilerades. Riksarkivet (och arkivens internationella organisation ICA) har målmedvetet arbetat för ett närmande mellan bibliotekens och arkivens regelverk för auktoritetsposter. Resultaten av dessa möten blev att Riksarkivet beslutade sig för att använda ämnesordssystemet Svenska ämnesord för beskrivning av institutioner och personer. Svenska ämnesord är ett indexeringsspråk som utvecklats på Kungl. biblioteket i samarbete med andra bibliotek. Systemet består av en databas med kontrollerade ämnesord och riktlinjer för hur ämnesordsindexeringen ska göras. Kungl. biblioteket å sin sida anslöt sig till Riksarkivets principer för fastställande av auktoriserade namnformer för myndigheter, d.v.s. det namn som används av Statskalendern och/eller myndighetsförordning ska gälla som auktoriserad form. Kungl. biblioteket, som håller på med en institutionsnamnsdatabas avsedd för publicering på Internet, började också förse institutionsnamnsposterna med ämnesord från Svenska ämnesord för att beskriva myndigheternas verksamheter. Eftersom vissa olikheter finns mellan arkivens och bibliotekens regler ansågs det inte lämpligt att arbeta tillsammans i en gemensam databas. Tillgången till varandras poster skulle dock avsevärt kunna underlätta arbetet för båda parter, eftersom dubbelarbete kunde undvikas och samma namnformer varit möjliga att utnyttjas av båda. Dessa syften hade uppnåtts via samsökning av databaser men eftersom varken Riksarkivets eller Kungl. Bibliotekets institutionsnamnsdatabaser ännu inte var i drift och medel för samsökning saknades sköts denna del av projektet på framtiden. Två intressanta projekt 1. LEAF LEAF (Linking and Exploring Authority Files) är ett EU-projekt som startade år Tio europeiska institutioner inom arkiv- och biblioteksområdet deltar, däribland Riksarkivet från Sverige. Målet är att skapa en databas av existerande auktoritetsregister mellan deltagande institutioner i Europa, för att underlätta sökningar av material i de olika institutionerna. Namnen i de olika auktoritetsfilerna ska matchas ihop så att namnvarianter för samma person förs ihop till en auktoritetspost. Projektet ska vara användarstyrt, d.v.s. användarnas frågor styr arbetet med matchningen i auktoritetsnamnsbasen. Eftersom projektet är nytt finns ännu inga konkreta resultat huruvida det är praktiskt möjligt att genomföra en matchning av namn eller hur användarstyrningen fungerar i praktiken, men resultatet kan komma att bli mycket intressant för de medverkande i ABM-projektet för tänkbara lösningar av samarbetsfrågor i framtiden. 2. National Register of Archives (NRA) National Register of Archives (NRA) som är en resurs inom ämnet engelsk historia har upprättats av Historical Manucripts Commission i Storbritannien. Ett centralt namnindex omfattande ca namn har skapats baserat på dokument som finns tillgängliga i en rad olika arkiv och bibliotek runt om i Storbritannien och i andra länder. Registret innehåller institutionsnamn, personnamn och släktnamn. För personerna i registret redovisas namn, 79

6 Personer och namnformer, Arbetsgruppens rapport födelse- och dödsår och yrke/verksamhet. Länkar hänvisar användaren till de arkiv där det finns dokument om eller av personen. Identifikation av personer är lätt att göra med hjälp av de i registret redovisade uppgifterna namn, levnadstid och yrke/verksamhet. Regelsamlingar 1. Bibliotek Bibliotekens regler för val och utformning av personnamn finns i Anglo-American Cataloguing Rules, 2. ed., 1998 (AACR2). Den svenska versionen av AACR2 heter Katalogiseringsregler för svenska bibliotek, 1990 (KRS). Riktlinjer för utformning och struktur av auktoritetsposter har utformats av International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA). IFLA har länge arbetat för en samordning och standardisering av regler inom biblioteksvärlden enades ett stort antal bibliotek om gemensamma riktlinjer för utformning av personnamn i bibliotekskataloger. Målet var att varje person endast skulle kunna ha en namnform som skulle kunna användas i alla länder bestämdes att de nationalbibliografiska institutionerna skulle ansvara för personnamnen i respektive land. IFLA har också arbetat för att försöka genomföra ett system med unika identitetskoder för auktoritetsposter. Utvecklingen under de sista tio åren, som möjliggjort länkning mellan olika register, har medfört att IFLA inte längre anser det nödvändigt att skapa en unik namnform för varje person, eftersom länkning mellan register kan åstadkomma samma resultat vid utbyte av information. Varje land kan själv utforma namnet så att det passa dess användare. I den reviderade utgåvan av Guidelines for Authority Records and References (2001) ( ifrågasätts också behovet av unika identitetskoder för utbyte mellan databaser. Här finns också en presentation av strukturer för auktoritetsposter för personer och institutioner. I rapporten Mandatory Data Elements for Internationally Shared Resource Authority Records ( ) listas och beskrivs de dataelement som bör ingå i auktoritetsposter. I Sverige ansvarar enheten Bibliografisk utveckling och samordning (BUS) på Kungl. biblioteket för riktlinjer för utformning av person- och institutionsnamn i databasen LIBRIS. Arbetet med förslag till nya riktlinjer för personnamn är nu färdigt och kommer att läggas ut på BUS hemsida under våren 2002 ( ). 2. Arkiv International Council of Archives (ICA) är arkivens internationella organisation och arbetar med samarbets- och standardiseringsfrågor inom arkivvärlden. Behovet av att ha regler för enhetliga utformningar av auktoriteter i arkivbeskrivningar resulterade i arkivstandarden International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR(CPF)), publicerade Reglerna ansluter nära till de principer som finns inom biblioteksområdet men vissa dataelement är bara tillämpliga för arkivmaterial. Dessa riktlinjer är nu föremål för revidering. I Sverige ansvarar Riksarkivet för riktlinjer för auktoritetsarbete i databasen Den Nationella arkivdatabasen (NAD). Riksarkivets förslag till nya riktlinjer finns utlagda på arkivets hemsida ( ). 3. Museer Categories for the Description of Works of Art (CDWA) är en standard för datastruktur i konstdatabaser. CDWA beskriver hur information om konst och kulturföremål ska struktureras och delas upp i olika dataelement för att bli registrerad på ett konsekvent sätt och gå att återsöka. Varje dataelement definieras och exemplifieras och dess syfte och funktion diskuteras ingående. CDWA innehåller också vissa riktlinjer för utformningen av informationsinnehållet i dataelementen samt rekommenderar i vilka dataelement kontrollerade ordlistor bör tillämpas 80

7 Personer och namnformer, Arbetsgruppens rapport och ger exempel på lämpliga sådana. Standarden har utvecklats av Art Infomation Task Force (ATF) som bildades i början av 1990-talet och består av konsthistoriker, museimän, låneregistratorer, konstbibliotekarier, informatörer, bildbyråpersonal och tekniska specialister. Projektet har finansierats av J. Paul Getty Trust. CDWA är relaterat till flera andra standarder inom museiområdet. Bland dessa kan nämnas Art Museum Image Consortium (AMICO) data dictionary, CIMI Access Points, CIDOC's International Guidelines for Museum Object Information och MDA's Spectrum. CDWA:s dataelement ligger till grund för Object ID. Visual Resources Association (VRA) Data Standards Committee har använt delar av CDWA för att ta fram VRA Core Categories. CDWA har också mappats mot MARC (Machine-readable Cataloging) och Dublin Core ( I den senaste upplagan av CDWA från september 2000 rekommenderas att information om personer registreras i ett auktoritetsregister varifrån informationen sedan länkas till objekten. Ett 20-tal dataelement redovisas som önskvärda att ingå i ett auktoritetsregister för personer. Informationsstrukturen är genomarbetad och varje element är väl definierat. Principer och regler ansluter till de som används inom arkiv och bibliotek men datastrukturen är mera djupgående och innefattar flera dataelement i syfte att möjliggöra tillförlitliga återsökningar och sammanställningar. Nationalmuseums databas d.art är uppbyggd utifrån de dataelement och regler som finns i CDWA. Beskrivning av de deltagande institutionernas personregister 1. Kungl. biblioteket I forskningsbibliotekens gemensamma databas LIBRIS registreras sedan mitten av 1980-talet separata namnauktoritetsposter. Eftersom LIBRIS är ett samarbetsprojekt mellan forskningsoch specialbibliotek kan deltagande bibliotek registrera auktoritetsposter. Det är nationalbibliografin på Kungl. biblioteket som ansvarar för de svenska personnamnen. Den nya LIBRIS-basen som togs i bruk i januari 2002 är en relationsdatabas där auktoritetsposterna kopplas ihop med de bibliografiska posterna. Själva auktoritetsposterna visas endast i katalogiseringsklienten. Enheten BUS planerar dock ett projekt som syftar till att lägga ut registret med personauktoriteter på Internet. En databas med institutionsnamn är redan klar och läggs ut under hösten Dessa tjänster blir fritt tillgängliga. I LIBRIS finns över 6 miljoner bibliografiska poster. Den totala mängden av registrerade personnamn i databasen går det inte att få fram någon uppgift om men endast en mycket liten mängd är av personnamnen är auktoriserade. Antalet auktoriserade personnamn uppgår f.n. till ca och omfattar både svenska och utländska personer. Kvaliteten är skiftande, eftersom regler och tillämpningar har ändrats flera gånger sedan mitten av 80-talet. De regler som biblioteken använder återfinns i KRS och AACR2. Nya riktlinjer för det svenska arbetet har utformats av BUS och kommer att tillämpas i den nya version av LIBRIS. Utformningen av auktoritetsposterna följer IFLA:s rekommendationer för innehåll och struktur. Registreringsformat är MARC21. Som auktoriserat namn väljs personens vedertagna namn dvs det namn som personen är mest känd under. Namnet kan hämtas från det objekt som katalogiseras eller från referenslitteratur eller andra institutioners auktoritetsfiler. Äldre personnamn hämtas alltid från referenslitteratur. För utländska personer hämtas i regel den auktoriserade namnformen från respektive lands nationalbibliografier. I vissa fall, främst för äldre namn, kan vi dock välja en vedertagen svensk namnform om sådan finns. Uppgifter om födelse- och dödsår registreras i regel för svenskar och om möjligt även för utländska personer. Yrke eller verksamhet används som särskiljande 81

8 Personer och namnformer, Arbetsgruppens rapport tillägg för personer med samma namn och levnadstid. Varje person bör endast ha en auktoritetspost. Undantagen bör vara få och endast gälla vissa typer av pseudonymer. (För Kungl. bibliotekets dataelement se bilaga 1.) 2. Riksarkivet Arkiven samarbetar med registrering av det nationella arkivbeståndet i NAD Nationell arkivdatabas, där bl.a. Riksarkivets databas ARKIS ingår. I 1998 års version (CD-ROM) finns cirka hänvisningar till personer och släkter (viss redundans). En mindre del av dessa är tillgängliga i NAD på nätet ( Riksarkivet har utarbetat förslag till regler för auktoritetsregister över personer och institutioner baserat på "NAD 2 Dataelementkatalog" för ARKIS och dessa är i sin tur baserade på ISAAR- (CPF). Huvudpunkten i reglerna är upprättandet av en identitet för varje person genom en informationsneutral och stabil identifikator. Denna identifierar personen inom ARKIS, någon nationell eller internationell identifikator finns inte ännu. För datautbyte används den XMLbaserade standarden EAD (Encoded Archival Description). För auktoritetsposter är ett liknande format, EAC (Encoded Archival Context) under konstruktion. Som auktoriserad form föredras den vanligaste namnformen. Om en sådan inte kan utpekas används den namnform som är vanligast i referenslitteraturen t. ex. Nationalencyklopedin, Svenskt biografiskt lexikon. Alternativnamn kan specificeras. Utöver namnformerna prioriteras uppgifter om levnadstid och därefter yrke/verksamhet. De två senare kan också användas som särskiljande tillägg till namnet. Topografiska uppgifter och ämnesord lagras i särskilda tabeller och kan användas genom hänvisningar. Kungl. bibliotekets Svenska ämnesord används som thesaurus. Det finns olika grader av godkännande på posterna, vilket styr hur posterna kan användas i utbyte med andra institutioner. En post kan godkännas om den innehåller en auktoriserad namnform samt levnadstid och är kontrollerad mot godkända källor. (För Riksarkivets dataelement se bilaga 2.) 3. Nationalmuseum Nationalmuseum använder sedan några år relationsdatabasen d.art för registrering av objekt i samlingarna. Databasen utvecklades under åren av dåvarande Statens konstmuseer och var ett samarbetsprojekt mellan Nationalmuseum och Moderna museet. Databasens struktur och de dataelement den innehåller har i hög grad utformats utifrån de rekommendationer som finns i CDWA. I samband med driftsättningen i december 1998 konverterades all information från museets äldre lokala databaser. Den nya databasen innebar således en väsentlig förbättring då den samlar all information om samtliga objekt i samlingarna på ett och samma ställe. Idag (februari 2002) innehåller d.art drygt föremålsposter. För närvarande är databasen endast tillgänglig internt på Nationalmuseum. Samtliga personer, oavsett deras relation till objekten i samlingarna (konstnär, donator, avbildad osv.) registreras i databasens personregister. Registret motsvarar det som inom biblioteksvärlden benämnes auktoritetsregister. Varje person registreras endast en gång och informationen om personen länkas därefter till föremålsposterna. Idag (februari 2002) innehåller personregistret nära personposter. Personregistret är uppbyggt av 26 olika dataelement. Stor vikt läggs vid att identifiera och insamla korrekt information om personen innan registrering sker. En fullständig registrering innefattar förutom personens namn även alternativa namnformer, nationalitet, födelseår, dödsår, adlig titel i förekommande fall samt en kort biografi i fritextform. Ytterligare information, såsom födelseort, dödsort, relaterade personer med mera registreras i mån av behov och tillgång på information. Samtliga föremålsposter dit personen är länkad är tillgängliga från personposten i listform såväl som fulltextformat. Information om när och av vem posten har skapats genereras 82

9 Personer och namnformer, Arbetsgruppens rapport automatiskt av applikationen, liksom information om när och av vem informationen senast har ändrats. Den namnform som registreras i grunddatadelen motsvarar vad som inom biblioteksvärlden benämns auktoriserad namnform. För konstnärer väljs företrädesvis en inom konst- och museivärlden vedertagen, från den aktuella personens egna språkområde hämtad namnform. Om val av namnform inte är självklart, görs en jämförelse mellan museets interna källor (t.ex. beståndskataloger och resonerande kataloger), konstbiografiska uppslagsverk och allmänna lexikaliska eller biografiska uppslagsverk innan ett ställningstagande görs. De källor som bedöms vara mest tillförlitliga i relation till den aktuella personen får styra över vilken namnform som registreras i grunddatadelen. Övriga relevanta namnformer registreras som alternativa namn. Normaliserad svensk namnform används endast för nu icke levande regenter. (För Nationalmuseums dataelement se bilaga 3.) 4. Riksantikvarieämbetet Av de två databaser med personnamn som från Riksantikvarieämbetet har studerats i projektet är Kulturmiljövårdens bebyggelseregister tillgänglig via Internet. Registerförande institutioner registrerar förutom uppgifter från byggnadsinventeringar också personnamn och har då tillgång till hela registerapplikationen, varav vissa urval görs för presentation på nätet. Register över fotografier som förs lokalt av Antikvarisk-topografiska arkivet (ATA) är endast i viss utsträckning tillgängligt via nätet. I båda databaserna registreras endast ett fåtal dataelement för varje person. Bebyggelseregistret ( ) är en databas innehållande uppgifter om landets bebyggelse. Personuppgifter samlas inte till en post per person, utan samma person får lika många poster som personernas registrerade verksamheter. Yrkesbeteckning för respektive post väljs efter vilken verksamhet personen har i relation till registrerade objekt. Bebyggelseregistret förs i en relationsdatabas. I registret finns för närvarande ca personposter. Antikvarisk-topografiska arkivets register över fotografer förs i en Accessdatabas. I registret finns f.n. ca 1000 poster. Som uppslagsform väljs alltid personens vedertagna namnform. Som källor används registrerade dokument och föremål och standarduppslagsverk som Nationalencyklopedin, Svenskt biografiskt lexikon, matriklar av olika slag t.ex. SAR. (För Riksantikvarieämbetets dataelement se bilaga 4.) RESULTAT OCH SLUTSATSER Vad har vi gemensamt? 1. Val av namnform En viktig gemensam princip finns för val av vilken namnform som personen ska auktoriseras under, där en vedertagen namnform i allmänhet föredras, i bemärkelsen det vanligast förekommande namnet. Denna namnform kan hämtas från referenslitteratur, objekt eller verk som katalogiseras eller inventeras från referenslitteratur. För utländska personer används den namnform som föredras i respektive lands referenslitteratur, nationalbibliografi eller nationella databaser över auktoriserade personnamn t. ex. Library of Congress Name Authority File. Kungl. biblioteket använder för äldre utländska personnamn i första hand en namnform som kan återfinnas i svensk referenslitteratur. Nationalmuseum föredrar den namnform som återfinns i speciallexikon eller uppslagsverk från den aktuella personens eget språkområde. Valen av olika källor kan alltså ibland resultera i att institutionerna utformar namnen olika. 83

10 Personer och namnformer, Arbetsgruppens rapport 2. En person - en auktoritetspost Nationalmuseum och Riksarkivet gör endast en post per fysisk person. Kungl. biblioteket ansluter sig till den principen men måste ibland göra två poster för personer som publicerar sig både under sitt verkliga namn och under pseudonym. Undantaget är Riksantikvarieämbetet, som inte har auktoritetsposter i samma bemärkelse, eftersom fler personposter kan upprättas över en och samma person beroende på vilken verksamhet personen haft i förhållandet till byggnaderna eller objekten. 3. Födelse- och dödsår Alla registrerar personernas födelse- och dödsår, vilket är en mycket viktigt dataelement i personnamnsregister, eftersom levnadstid gör det möjligt att kunna särskilja personer med samma namn. Om exakta uppgifter inte går att få fram registreras en ungefärlig tidsangivelse eller en verksamhetstid. 4. Yrke eller verksamhet Alla registrerar verksamhet eller yrke i någon form men inte alltid i samma utsträckning och på samma sätt. Riksantikvarieämbetet anger alltid yrke, som registreras i särskilt delfält. Kungl. biblioteket redovisar yrke som särskiljande tillägg till namnet endast för personer med samma namn och samma födelseår. Yrkesbeskrivning läggs också i den biografiska historiken. Riksarkivet anger gärna yrke och verksamhet för alla personer och avser att använda termer från Svenska ämnesord. Dessa kan kompletteras i historiken. Nationalmuseum gör utförliga biografiska beskrivningar av personerna där verksamhet anges. Någon stor, kontrollerad lista över yrkesbeteckningar finns idag inte tillgänglig vare sig nationellt eller internationellt utom inom vissa specialområden. För Sverige finns Nordisk yrkeskod, en förteckning av yrken vanliga på 1970-talet. Uppslagsverket Allgemeines Künstlerlexikon använder sig av en kontrollerad lista över konstnärsyrken. Värdet av att registrera en yrkes- eller verksamhetsbeteckning framgår klart av Storbritanniens National Register of Archives register där alla personer t.ex. med namnet John Smith inte skulle vara möjliga att skilja åt i ett register enbart med hjälp av årtal. För mycket vanliga personnamn är det särskilt värdefullt att registrera yrke/verksamhet. 5. Alternativa namnformer Kungl. biblioteket, Riksarkivet och Nationalmuseum redovisar alternativa namnformer när sådana finns. Om olika namnformer har auktoriserats underlättar alternativnamnen matchning och möjliggör också bra samsökningar, förutsatt att de andra institutionernas namnformer har registrerats som alternativnamn. Många namnvarianter ökar användarnas möjlighet att vid sökning hitta rätt person. 6. Källor Valet av källor som konsulteras överensstämmer till stor del mellan institutionerna. Dels används allmänna svenska standarduppslagsverk, som Nationalencyklopedin, Svenskt biografiskt lexikon, Svenska män och kvinnor, dels speciallexikon inom respektive fackområde t.ex. Svenskt konstnärslexikon och Sohlmans musiklexikon, yrkesmatriklar, nationalbibliografier, webbresurser, dels andra institutioners databaser över auktoriserade personnamn. Olikheter 1. Olika dataelement Huvuduppgiften med auktoritetsposten är att kunna identifiera en person så att sammanblandning med andra personer med samma eller liknande namn undviks. Vissa dataelement används inte i alla databaser, eftersom databaserna delvis har olika syfte. I d.art ägnas stor omsorg åt att identifiera personen och sätta in denne i ett sammanhang för 84

11 Personer och namnformer, Arbetsgruppens rapport att på detta sätt ytterligare belysa de objekt personen kopplas till. Därtill kan de olika dataelementen i en personpost användas för återsökning av information. Detta möjliggör sammanställningar såväl av personer (t.ex. alla konstnärer födda i Västerås mellan 1810 och 1890) såväl som objekt (t.ex. alla objekt utförda av konstnärer födda i Västerås mellan ). ARKIS II kan också ge svar på frågor om personers verksamhet och topografiska anknytning. Även här görs större ansträngningar att identifiera själva personerna. Personuppgifterna i Riksantikvarieämbetets databaser är i första hand uppgifter om personernas yrken och verksamhet i förhållande till byggnader, ritningar, foton och andra objekt. Genom att personuppgifterna alltid kopplas till information till objekten, får man också uppgifter om topografi, tidsangivelser m.m. Eftersom LIBRIS och ARKIS II är gemensamma kataloger för ett stort antal institutioner innehåller deras auktoritetsposter fler dataelement med information av ren registreringsteknisk och administrativ karaktär. Det är viktigt att kunna identifiera vilken institution som gjort posten, vilken fullständighetsnivå som avses etc. För internationellt utbyte är informationen om språk av stort värde. De flesta av dessa datavärden kan förmodligen skapas på maskinellt i de andra databaserna om man bestämmer sig för att göra en gemensam personnamnsdatabas. 2. Olika registreringsformat Att de olika institutionerna har olika registreringsformat torde inte utgöra något hinder vare sig för en för en gemensam databas eller samsökningar. Informationen ligger väl strukturerad och definierad i samtliga baser. Formaten är vanliga och borde vara kompatibla med varandra. 3. Olika namnformer Ett problem som återstår att lösa och som arbetsgruppen inte har diskuterat är vilken namnform som ska väljas om institutionerna valt olika namnformer för samma person. Detta blir aktuellt endast om man tänker sig ett gemensamt auktoritetsregister. Tekniska lösningar För användarna blir det lättare att hitta relevant information och sökresultaten blir pålitligare och fullständigare om samma namn kan användas som sökingång i flera databaser. Vid samsökning kan material med olika anknytning till en person lätt lokaliseras. För dataproducerande institutioner skulle arbetet underlättas och kostnaderna reduceras vid tillgång till andra institutioners auktoritetsregister. En korrekt skapad auktoritetspost upprättad i en databas kan användas av andra institutioner antingen genom att kopiera den till sitt eget register eller genom länkning mellan de olika registren. De regler som styr arbetet med personnamn inom de deltagande institutionerna skiljer sig inte åt på några avgörande punkter. Alla skulle därför ha mycket att vinna på ett samarbete. 85

12 Personer och namnformer, Arbetsgruppens rapport Om samarbete mellan institutionerna kommer till stånd kan detta ske på olika sätt: 1. Skapa en gemensam plats på Internet där vi enkelt kan få tillgång till varandras databaser utan krångliga sökvägar och inloggningar. Sidan skulle vara lösenordsskyddad eftersom Kungl. bibliotekets, Nationalmuseums och Riksantikvarieämbetes personregister inte är allmänt tillgängliga utan bara finns i själva registreringsmodulerna. Riksarkivets auktoritetsposter är ju tillgängliga via de bibliografiska posterna i webbversionen av NAD. Det vore önskvärt att de deltagande institution direkt skulle kunna exportera poster från ett annat auktoritetsregister till sitt eget. Möjligheten att kunna kopiera skulle spara mycket tid i registreringsarbetet. 2. Skapande av ett gemensamt personregister av samma slag som National Register of Archives. Registret skulle ge länkar till de institutioner som har material om eller av personen och där man också borde kunna hitta auktoritetsposter. Ett sådant register skulle också vara ett utmärkt hjälpmedel för alla användare. Eftersom våra dataregister ännu inte innehåller särskilt många auktoritetsposter ska kanske nyttan av ett sådant register inte överdrivas. 3. Samsökning mellan de olika registren, för att kunna lokalisera material och hitta auktoritetsposter, som man kan importera eller kopiera till sin egen databas. Förutsättningen är att baserna är tillgängliga på Internet och att formatet i dem är sådant att Z39.50 klarar av att hantera det. Z39.50 är en internationell standard för sökning i databaser. Samsökning är inte en lika stabil lösning som gemensam databas. En början skulle kunna vara att göra ett försöksprojekt mellan vissa institutioner och se hur det utfaller. 4. Skapa ett gemensamt personregister. Gruppen rekommenderar dock att man avvaktar och ser hur LEAF-projektet utvecklar sig innan man fattar ett sådant beslut. Eftersom gruppen inte besitter någon specialkompetens i tekniska frågor kan vi inte ta ställning till de olika alternativen. Det projekt som vi finner intressantast är LEAF-projektet men vi vill invänta resultaten av det arbetet innan vi förordar alternativ ett. Upprättandet av en gemensam sida för våra egna kataloger är en enkel, billig och i dagsläget omedelbart genomförbar åtgärd. REFERENSER Allgemeines Künstlerlexikon: die bildenden Künstler aller Zeiten und Völker. München: Leipzig, Allmänna riktlinjer för auktorisering av personnamn / [Kungl. Biblioteket]. Anglo-American cataloguing rules ed., 1998 rev Antikvarisk-topografiska arkivet / [Riksantikvarieämbetet] Art Museum Image Consortium (AMICO) data dictionary Auktoriseringsregler för institution, person och familj / [Riksarkivet] Categories for the Description of Works of Art /Art Information Task Force. CIDOC's International Guidelines for Museum Object Information CIMI Access Points Encoded Archival Context Encoded Archival Description 86

13 Personer och namnformer, Arbetsgruppens rapport Guidelines for authority records and references ed. / rev. by the IFLA Working Group on GARE Revision. - München, Höglund, Olle, Namnlagen : en kommentar. - 2., [omarb.] uppl. - Stockholm, Information and documentation : guidelines for the content, organization and presentation of indexes = Dokumentation : riktlinjer för utformninge och presentation av person- och sakregister. Stockholm (SS-ISO 999) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR(CPF) Katalogiseringsregler för svenska bibliotek uppl. - Lund, Kulturmiljövårdens bebyggelseregister / [Riksantikvarieämbetet] LEAF-projektet (Linking and Exploring Authority Files) Library of Congress Name Authority File LIBRIS / [Kungl. biblioteket] Mandatory Data Elements for Internationally Shared Resource Authority Records / [International Federation of Library Associations and Institutions] MDA's Spectrum NAD på nätet / [Riksarkivet] Names of persons : national usages for entry in catalogues / [International Federation of Library Associations and Institutions ]. - 4., rev. and enl. ed Namn på nätet National Register of Archives Nationalencyklopedin. - Höganäs, Object ID Projekt ABM-auktoriteter Riktlinjer för auktorisering av äldre personnamn / [Kungl. biblioteket] Scandinavian Biographical Index. - London, Svenska skrivregler / utgivna av Svenska språknämnden. - 2., [utök.] uppl. - Stockholm, Svenska ämnesord World Biographical Index VRA Core Categories 87

14 Personer och namnformer, Rekommenderade dataelement för auktoritetsregister Personer och namnformer REKOMMENDERADE DATAELEMENT FÖR AUKTORITETSREGISTER Auktoritetspost för personer: Post bestående av en auktoriserad form för namn kombinerad med andra informationselement som bidrar till att identifiera och särskilja den person som det auktoriserade namnet refererar till = obligatoriskt dataelement POSTINFORMATION - Identitetskod - Institutionskod - Poststatus IDENTIFIKATIONSOMRÅDE - Auktoriserad namnform - Alternativa namn - Typ av alternativnamn BIOGRAFISK INFORMATION - Födelseår - Dödsår - Titel - Födelseort - Dödsort - Nationalitet - Kön - Yrke/verksamhet - Verksamhetsort - Verksamhetstid - Relaterade personer - Relationstyp personer - Relaterade organisationer - Relationstyp organisationer - Relaterade objekt - Biografiska anmärkningar REGISTRERINGSINFORMATION - Registreringsanmärkningar - Källor - Skapad av - Skapad datum - Ändrad av - Ändrad datum - Regler - Språk 88

15 Personer och namnformer, Rekommenderade dataelement för auktoritetsregister POSTINFORMATION Dataelement Identitetskod Unik identifikator för personen inom en registerförande institution. Exempel Kommentar Identitetskoden skall vara ett informationsneutralt löpnummer för varje registrerad person i en institutions register. Då den kombineras med elementet Institutionskod bildar den en unik referens för personer i flera institutioners register. Identitetskoden skall vara oföränderlig. Den får ej återanvändas och den bör genereras automatiskt av applikationen. Syftet med dataelementet är att med säkerhet kunna särskilja olika personer från varandra. Identitetskoden kan också användas för matchning mellan poster i olika register. Dataelement Institutionskod Unik identifikator för registerförande institution. Exempel SE/RA/ FRBNF Kommentar Institutionskoden består av förvalda signa för respektive deltagande institutioner. I kombination med elementet identitetskod bildar den en unik referens till varje person inom flera institutioners personregister. Vid internationellt utbyte kan koden kombineras med landskod enligt ISO Dataelement Exempel Kommentar Poststatus Uppgift om personpostens status avseende användning eller spridning med hänsyn till informationens tillförlitlighet. Ej godkänd Preliminär Godkänd Status anger i vilken utsträckning informationen i personposten är godkänd för användning eller spridning med hänsyn till informationens tillförlitlighet. Syftet är dels att ge användaren information om tillförlitligheten i den registrerade informationen och dels att man ska kunna styra över i vilka sammanhang informationen i de enskilda posterna får tillämpas. 89

16 Personer och namnformer, Rekommenderade dataelement för auktoritetsregister IDENTIFIKATIONSOMRÅDE Dataelement Auktoriserad namnform Föredragen form för namn, benämning eller annan identifieringsfras som används för att omnämna den individ personposten refererar till. Exempel August Strindberg Sven Tumba Stendhal Mia Leche Löfgren Ivar Lo-Johansson Mästaren till Katarina-altaret Kommentar Namnen bör kunna sorteras på olika sätt beroende på ändamål och önskemål. Därtill bör användare kunna välja att söka enbart bland efternamn eller enbart bland förnamn för att underlätta sökning på namn som kan vara både för- och efternamn. För att möjliggöra detta är det en fördel att dela upp ett namn i flera underdataelement. För filering av namn följs respektive lands praxis, d.v.s. internationell standard. Efternamnet är den del av personens officiella namn som står efter ett eller flera förnamn och eventuella mellannamn. Efternamn kan vara enkelt (Johansson), sammansatt (Leche Löfgren) eller bestå av prefix plus efternamn (De Geer). I Sverige och många andra länder fungerar efternamnet som familjenamn, släktnamn. I t.ex. ungerska och kinesiska står däremot släktnamnet före förnamnet. (Nationalencyklopedin). Förnamnet är den del av personens officiella namn som föregår efternamnet till exempel Agneta ; Marie-Louise ; Bruno K. ; P.C. Även andra typer av personnamn förekommer, namn där förnamnet inte följs av ett släktnamn utan av någon annan benämning eller bestämning. Namnet kan vara t. ex. farsnamn (patronymikon), morsnamn (metronymikon), yrkesbeteckning, ortsangivelse, gårdsnamn. Personnamn av denna typ fileras i rak ordningsföljd eller som de anges i referenslitteraturen till exempel Jöran Persson ; Kerstin Eriksdotter ; Albertus Pictor ; Leonardo da Vinci ; Marcus Aurelius. Som auktoriserad namnform väljs en vedertagen namnform dvs det namn under vilket personen är mest känd. Härmed kan avses det namn under vilket personen verkat eller det namn som används i referenslitteratur eller den namnform som används inom institutionen. För moderna utländska personer föredras den namnform som används i den aktuella personens eget språkområde, t.ex., Peter Høeg. Även för äldre personer kan namnform från personens eget språkområde väljas t. ex. Raffaello Sanzio i stället för Rafael, eller den namnform som återfinns i modern svensk referenslitteratur. Namn på avlidna kungar och regenter får alltid normaliserad svensk namnform. 90

17 Personer och namnformer, Rekommenderade dataelement för auktoritetsregister Dataelement Alternativa namnformer Andra, alternativa benämningar på personen än den auktoriserade namnformen. Exempel Kar de Mumma se Erik Zetterström ; Almquist, Carl Jonas Love se Almqvist, Carl Jonas Love ; Persson, Jöran se Jöran Persson ; Da Vinci, Leonardo se Leonardo da Vinci ; Jersild, Per Christian se Jersild, P.C. Kommentar Alternativnamnen hänvisar användare till den auktoriserade namnformen (se-hänvisningar). Som alternativa namnformer betraktas stavningsvarianter ; tidigare namn ; flicknamn ; pseudonymer ; parallella namnformer ; smeknamn ; öknamn ; fullständigare namn etc. Fältet ska vara repeterbart och namnet ska kunna förklaras i eget fält - se Typ av alternativnamn - eller i dataelementet för biografisk historik. Alternativa namnformer är ett viktigt dataelement för att kunna matcha ihop namn från olika auktoritetsregister Dataelement Exempel Typ av alternativnamn Precisering av vilken typ av alternativnamn som avses. Flicknamn ; pseudonym ; parallell namnform 91

18 Personer och namnformer, Rekommenderade dataelement för auktoritetsregister BIOGRAFISK INFORMATION Dataelement Födelseår Årtal då personen föddes. Exempel 1527, ;1527? ; ca 1520 ; före 1520 ; verksam före 1570 ; 302 f Kr. Kommentar Osäkerhet om exakt födelseår bör kunna anges. Om levnadstid inte kan fastställas kan fältet istället ange verksamhetstid i fältet Verksamhetstid. Om ingen tidsangivelse kan beläggas bör en uppskattning kunna göras. Exempel: 1700-talet ; verksam under 1700-talets senare hälft. Dataelement Dödsår Årtal då personen avled. Exempel 1601 ; 1601? ; ca 1600 ; före 1600 ; verksam före 1601 ; 44 f Kr. Kommentar: Osäkerhet om exakt dödsår bör kunna anges. Om levnadstid inte kan fastställas kan fältet istället ange verksamhetstid i fältet Verksamhetstid. Om ingen tidsangivelse kan beläggas bör en uppskattning kunna göras. Exempel: 1700-talet ; verksam under 1700-talets senare hälft. Dataelement Titel Adliga titlar och titlar för kungar och andra regenter. Exempel Greve ; hertig ; kung av Sverige ; kejsarinna av Ryssland Kommentar Endast en titel anges för en person, antingen den som är mest känd eller personens högsta titel. Titel anges alltid för kungar o. dy. personer, för adliga personer anges titel om det är viktigt för att kunna identifiera personen. Dataelement Födelseort Namn på plats där personen föddes. Exempel Sverige ; Småland ; Vimmerby ; Djursdala ; Aix-en Provence ; Frankrike ; Siena (Italien) Kommentar Den mest specifika geografiska angivelsen som är tillgänglig bör anges. Detta kan registreras som eget dataelement eller i dataelementet för biografisk historik. Dataelement Dödsort Namn på plats där personen avled. Exempel Sverige ; Småland ; Vimmerby ; Djursdala ; Aix-en Provence ; Frankrike ; Siena (Italien). Kommentar Den mest specifika geografiska angivelsen som är tillgänglig bör anges. Detta kan registreras som eget dataelement eller i dataelementet för biografiska anmärkningar. 92

19 Personer och namnformer, Rekommenderade dataelement för auktoritetsregister Dataelement Exempel Kommentar Dataelement Dataelement Exempel Kommentar Nationalitet Nationalitet anger nationstillhörighet i vid bemärkelse. Svensk, fransk, amerikansk, kinesisk. Nationalitet bör kunna uttryckas i klartext eller genom angivande av landkod enligt gällande standard ISO Fältet bör vara upprepningsbart eftersom en entydig nationalitet kan vara svår att fastställa. Personer kan också ha medborgarskap i flera länder. Ofta kan uppgifter om verksamhetsland eller språkområde vara av större värde för användare. Etnisk tillhörighet är ibland mer betydelsefullt att ange än personens nationella tillhörighet. Kön Uppgift om personen är man eller kvinna. Yrke/verksamhet Ett eller flera sakord som beskriver en persons verksamhet i allmänhet. Domare, entomolog, rättsväsen, byggnation, byggmästare, flaskskeppsmontör Termerna bör hämtas från en kontrollerad ordlista t. ex Nordisk yrkeskod. Ordlistan bör möjliggöra relationer mellan termerna. En så precis term som möjligt väljs, t.ex. domare före rättsväsen om personen var domare. Alla för personen relevanta verksamheter kan anges. De kan utformas som svaren på följande frågor: Vilket ämbete/yrkestitel innehade personen? Vad arbetade personen med? Vilket ämnesområde hörde personens yrke till? Vilka fritidssysslor hade personen? Vilka ämnesområden kan personens fritidssysslor knytas till? Giltighetstid kan anges i förekommande fall (t.ex. tid för en yrkesverksamhet). Fältet ska vara repeterbart. Dataelement Verksamhetsort Namn på plats där personen varit bosatt eller haft sin verksamhet. Exempel Sverige ; Småland ; Vimmerby ; Djursdala ; Aix-en Provence ; Frankrike ; Siena (Italien) Kommentar Fältet skall vara repeterbart. Den mest specifika geografiska angivelsen som är tillgänglig bör anges. Det bör vara möjligt att kunna precisera informationen med förklaring eller tidsangivelse i separat dataelement eller i fältet för biografisk historik. Dataelement Verksamhetstid Tidsperiod under vilken en verksamhet utövades. Exempel 1523, , 1500-talet, före 1517 Kommentar Tidsmässig precisering av verksamhet angiven i dataelementet Verksamhetsort. Om ingen exakt tid kan fastställas kan en ungefärlig tidsangivelse anges. 93

20 Personer och namnformer, Rekommenderade dataelement för auktoritetsregister Dataelement Exempel Kommentar Relaterade personer Andra personer till vilka auktoritetspostens person har en relation och som finns registrerade med egna auktoritetsposter i registret. [För Carl Larsson] Karin Larsson, , [maka] [För Hanna Pauli] Georg Pauli, , [make] [För Lasse Strömstedt] Kenneth Ahl, [pseudonym] Relaterade personer bidrar till att identifiera den person auktoritetsposten refererar till och att sätta in denne i ett sammanhang. De hänvisar användaren till fler relevanta sökingångar i databasen, se-även hänvisningar. Dataelementet bör konstrueras så att länkning till annan personpost kan göras. Typ av relation mellan personerna bör kunna anges (se Relationstyp personer nedan) Relationen bör även registreras spegelvänt d.v.s. från den relaterade personens auktoritetspost ska den omvända relationen anges. I ett auktoritetsregister för personer bör applikationen generera den omvända relationen med automatik. Fältet ska vara repeterbart. Dataelement Exempel Dataelement Exempel Kommentar Relationstyp personer Precisering av vilken typ av relation som existerar mellan den person som auktoristesposten avser och den person till vilken hänvisning görs. Make ; maka ; elev till ; pseudonym ; fader till. Relaterade organisationer Auktoriserade namnformer för organisationer till vilken personen har en relation. [För Andersson, Benny] ABBA [För Inez Svensson] 10-gruppen. Element hänvisar användare till organisationer som har en relation till den person som auktoritetsposten avser. Uppslaget har formen av en se även-hänvisning. Här anges t.ex. konstnärsgrupp, som personen varit medlem i, politiskt parti, företag. Dataelementet bör konstrueras så att länkning till auktoritetspost i organisationsregister kan göras. Typ av relation mellan person och organisation bör kunna anges (se Relationstyp organisation nedan). Relationen bör även kunna registreras spegelvänt, d.v.s. från den relaterade organisationens auktoritetspost ska den omvända relationen anges. Det är en fördel om applikationen kan generera den omvända relationen med automatik. Fältet ska vara repeterbart. Dataelement Exempel Relationstyp organisationer Precisering av vilken typ av relation som existerar mellan den person som auktoritetsposten avser och den organisation till vilken hänvisning görs. Medlem i, delägare av, läroanstalt. 94