HUS Lokalkickoff. Hösten 2018

Transkript

1 HUS Lokalkickoff Hösten

2 Lokalavtalet Punkterna 1 8 sedvanliga avtalspunkter 1. Avtalsparter: lokalens ägare (HUS) och lokalens användare (föreningen) 2. Avtalets syfte: att överlåta en bestämd lokal till föreningarna för användning i enlighet med beslutet om lokalfördelningen 3. Verksamhetslokal: lokalens adress och namn 4. Användningsändamål: lokalerna är officiellt klassificerade som kontorslokaler. Det betyder att ingen får inkvarteras där. Lokalerna är till för föreningens verksamhet och får inte användas för någon annan verksamhet. 5. Avtalets giltighetstid: lokalfördelningsperioden dvs

3 Lokalavtalet 6. Uppsägning och hävning av avtalet Föreningen har rätt att säga upp avtalet och uppsägningstiden är då 1 mån. HUS kan säga upp avtalet med omedelbar verkan om avtalsvillkoren, användningsreglementet, verksamhetsprinciperna eller de anvisningar som ges inte iakttas En förening som inte har rätt att vara verksam inom HUS mister också rätten till lokalen 7. Bruksavgift: vid underteckningstidpunkten 0, åtminstone tills vidare planeras ingen avgift 8. Separata avgifter: Föreningen ingår avtal om andra nyttigheter den behöver och ansvarar för de kostnader dessa medför 3

4 Lokalavtalet Punkt 9: Underhåll och ansvar för underhållet Föreningen är skyldig att omsorgsfullt sköta verksamhetslokalen och andra eventuella lokaler i anslutning till den som används av föreningen. Städad och i skick, alltså inga dekaler i toaletterna, inget klotter på väggarna osv. Föreningen ansvarar för underhåll och reparation av möbler och apparater den äger och i övrigt använder för sin verksamhet Egna anskaffningar alltså på eget ansvar Dessutom ansvarar föreningen för underhåll, reparation och förvaring av möbler och apparater som ägs av HUS, om inget annat överenskommits skriftligt Om HUS skaffar saker till lokalen ansvarar föreningarna för underhållet av dem HUS skaffar inget utan att meddela föreningarna 4

5 Lokalavtalet Punkt 9: Underhåll och ansvar för underhållet Fasta köksinventarier inklusive hushållsapparater tillhör HUS, men föreningen har rätt att byta ut hushållsapparater mot bättre apparater på egen bekostnad genom att först komma överens om saken med HUS föreningssakkunniga Det är alltså okej att göra förbättringar om man kommer överens om det med HUS Föreningarna är ersättningsansvariga för skador i lokalerna Föreningen ansvarar för verksamhet i lokalerna och för säkerheten vid evenemang som ordnas i lokalerna Föreningen, föreningens ordförande och föreningens styrelse ansvarar solidariskt för skador som inte beror på normalt slitage i lokaler som föreningen använder och på lösöre som HUS äger HUS och föreningen kommer separat överens om ombyggnader och renoveringar i fastigheten och ombyggnader som föreningens verksamhet kräver samt frågor i anslutning till dem I sista hand beslutar HUS vilka ombyggnadsarbeten som genomförs 5

6 Lokalavtalet 10. Ändringsarbeten som utförs av användaren Föreningen får inte utföra ändrings- eller förbättringsarbeten i lokalen utan skriftligt tillstånd från HUS. Utförda ändrings- och förbättringsarbeten kvarstår i lokalen när avtalet löper ut och föreningen har inte rätt till ersättning för dem, om inte något annat överenskommits skriftligt i samband med tillståndsbeslutet 11. Renoverings- och förbättringsarbeten som utförs av HUS HUS får utföra sedvanliga reparationer och ändringar i lokalerna efter att ha meddelat föreningen på förhand Undantaget är brådskande arbeten (kan utföras omedelbart) och små underhållsåtgärder (kan utföras utan olägenheter för föreningens verksamhet) Den avtalsenliga tiden för att informera om ickebrådskande ändringar eller reparationer som orsakar olägenheter är minst 7 dagar I praktiken meddelar HUS om arbetena så fort de är kända och försöker vara så punktlig som möjligt 6

7 Lokalavtalet 12. Försäkringar HUS har försäkrat fastigheten mot vatten-, avlopps- och brandskador Försäkringen ersätter inte skador på egendom som tillhör föreningen eller en tredje part i lokalen Föreningen ansvarar för sin egen egendom och tredje parters egendom den eventuellt förfogar över och för försäkring av lokalen till de delar den ansvarar för Föreningen ansvarar alltså själv för att eventuellt försäkra sin egendom 13. Uthyrning i andra hand och underuthyrning Inte utan HUS tillstånd Om HUS ger tillstånd ansvarar föreningen fortfarande för användningen av lokalen 7

8 Lokalavtalet 14. Nycklar PERSONLIGA: får inte överlåtas eller byta ägare Beviljas mot kvittering (dvs. hämtas från servicebyrån) när användningsavtalet undertecknats Nyckelregister Föreningen måste avgöra vem som får nycklar till lokalen Registret kan föras av föreningen själv eller av huvudanvändaren/lokalkonklaven Borttappade nycklar ska ALLTID anmälas till föreningsservicesekreteraren på HUS servicebyrå 8

9 Lokalavtalet 15. Ordningsregler samt andra anvisningar och föreskrifter Reglementet för användning av föreningslokaler ska iakttas I tillämpliga delar ska också reglerna för användning av närliggande festlokaler iakttas (närmast Alina) Anvisningar och föreskrifter från HUS ska iakttas Principer för trygga lokaler ska utarbetas gemensamt och skickas till HUS När avtalet löper ut är föreningen skyldig att städa och tömma lokalen om inget annat överenskommits Med undantag av naturligt slitage ska lokalen vara i samma skick som när avtalet ingicks 9

10 Lokalavtalet 16. Bilagor Planritning, reglementet för användning av föreningslokaler och styrelsens beslut om lokalfördelning 17. Avtalsexemplar Ett för varje part 18. Ort, datum och underskrifter Båda parterna ska förbinda sig till avtalet 10

11 REGLEMENTE FÖR ANVÄNDNING AV HUS FÖRENINGSLOKALER 11

12 REGLEMENTE FÖR ANVÄNDNING AV HUS FÖRENINGSLOKALER 1. Mål Att upprätthålla trivseln och säkerheten Reglementet gäller de föreningar som använder lokalen samt deras medlemmar och gäster 2. Lokalerna ska skötas omsorgsfullt Föreningen ansvarar för skador och ofog i lokalerna och på lösöret Fel som upptäcks ska anmälas till HUS Alla ändrings- eller målningsarbeten i lokalerna ska avtalas med HUS på förhand 12

13 REGLEMENTE FÖR ANVÄNDNING AV HUS FÖRENINGSLOKALER 3. Snygghet och skick Ska skötas väl Föreningen ska städa lokalerna själv, sortera avfall enligt anvisningarna och föra det till de anvisade avfallskärlen Föreningarna är solidariskt ansvariga för att hålla korridorer, kök och toaletter som de använder prydliga och för att hålla belysningen i skick 4. Dörrar och passerkontroll Dörrarna ska låsas när man lämnar lokalen Låsta dörrar, särskilt byggnadernas ytterdörrar, får inte spärras upp med kilar Uppgifter om säkerhetsrutinerna i fastigheterna får inte spridas till utomstående Föreningen ansvarar för passerkontrollen under evenemang 13

14 REGLEMENTE FÖR ANVÄNDNING AV HUS FÖRENINGSLOKALER 5. Brandsäkerhet och rökning Tända stearinljus och alla former av öppen eld är förbjudna Föreningen ansvarar för att lokalen har en fungerande brandvarnare Det är förbjudet att röka inomhus (med undantag av Alinasalens rökrum) Det är förbjudet att röka vid ingången till Nya studenthuset 6. Övernattning Det är förbjudet att övernatta HUS lokaler är kontorslokaler -> vid eldsvåda eller annan olycka t.ex. mitt i natten toppar inte HUS lokaler räddningsverkets prioriteringslista eftersom man utgår från att ingen bor där 14

15 REGLEMENTE FÖR ANVÄNDNING AV HUS FÖRENINGSLOKALER 7. Kontroll av evenemang och verksamhet Grannar och andra som använder lokalen får inte störas Evenemang som ordnas i lokalerna får inte sprida sig till korridorer eller entréer eller ut ur byggnaderna HUS ska meddelas på förhand om stora fester i lokalerna Detta för att kontrollera t.ex. brandsäkerheten i Nya studenthuset och även i övrigt känna till vad som händer Utgångspunkten är att föreningarna har egna festtillställningar i lokalerna, men meddelar HUS om de planerar något större än vanligt Under fester ska villkoren i HUS avtal om användning av festlokaler iakttas i tillämpliga delar (t.ex. ordningspersoner och ordningsansvar, passerkontroll) 15

16 REGLEMENTE FÖR ANVÄNDNING AV HUS 8. Ansvar FÖRENINGSLOKALER för löst material och allmän hänsynsfullhet Det är förbjudet att kasta, släppa eller låta vinden föra iväg något från balkonger, fönster eller trappuppgångar Mat och drycker får inte tas ut på balkongerna Det är förbjudet att kana i någon form i trapporna Trapporna tål det inte och olyckor kan ske 9. Dispositionsrätt till lokalerna Dispositionsrätten får inte överföras på andra och lokalen får inte överlåtas eller hyras ut till andra utan skriftligt tillstånd från HUS 10. Övriga anvisningar och föreskrifter Anvisningar och föreskrifter från HUS företrädare ska iakttas, liksom även ordningslagen 16

17 REGLEMENTE FÖR ANVÄNDNING AV HUS FÖRENINGSLOKALER 11. Brott mot reglerna Brott mot anvisningarna kan leda till hävning av dispositionsavtalet Också andra typer av sanktioner har tillämpats under årens lopp, de vanligaste torde vara användningsförbud på olika nivåer Föreningen, föreningens ordförande och föreningens styrelse ansvarar solidariskt för skador som inte beror på normalt slitage Studentkårens ekonomichef avgör officiellt påföljderna Besvär över ett beslut kan anföras hos ekonomidirektionen inom 14 dygn från det att beslutet delgivits 12. Reglementets synlighet Reglementet ska placeras på en synlig plats i föreningslokalen Genom reglementet upphävs det tidigare reglementet för användning av föreningslokaler 17

18 Övriga krav i anslutning till lokalerna Dessa är alltså de där anvisningarna och föreskrifterna från HUS företrädare 18

19 Dokument som föreningarna ska göra upp Lokalanvändarnas interna användningsregler Användningsreglerna kan inbegripa anvisningar om hur man håller lokalerna allmänt snygga. Om inte ska sådana anvisningar skrivas in i användningsreglerna eller upprättas separat Användningsreglerna ska till exempel innehålla förfarandena för bokning av lokaler och andra spelregler för användningen av lokalerna som föreningarna tillsammans kommit överens om Principer för trygga lokaler En del föreningar har redan sådana, men kontrollera att de inte behöver uppdateras och skicka dem till HUS 19

20 Intern kommunikation Föreningar som delar på en lokal ska komma överens om en kanal (eller flera) som de primärt använder för att kommunicera sinsemellan i frågor som gäller lokalen Det viktigaste kriteriet är att kanalen passar alla och är lätt tillgänglig för alla Flera kanaler kan användas för ärenden på olika nivåer LOKALORGANET Varje klusterhelhet ska ha någon typ av lokalorgan Det kan vara organiserat kring den s.k. huvudanvändarföreningen eller som ett separat organ Der viktigaste är att alla föreningar som använder lokalen är representerade i organet Organets primära uppgift är att förvalta klustrets lokaler 20

21 Lokalkonklav varför? Med tanke på förvaltningen av lokalen är det mycket bättre att de som använder den internt organiserar förvaltningen av lokalen Det är snabbt och effektivt och engagerar användarföreningarna Extern kommunikation I frågor som gäller lokalen kontaktar HUS det här lokalorganet (och särskilt ordföranden) Sanktioner Små interna regelbrott (t.ex. att man inte städat efter en fest eller att enskilda deltagare betett sig opassande) kan hanteras i lokalkonklaven och HUS behöver då inte nödvändigtvis ingripa Om lokalkonklaven visar att den fungerar och lokalerna hålls prydliga litar HUS på den Om förvaltningen av lokalerna inte verkar fungera är det svårt för HUS att hitta enskilda skyldiga och därför är sanktionerna ofta kollektiva En fungerande lokalkonklav ligger i allas intresse! 21

22 Lokalkonklaven Föreningarna kan själva namnge sin lokalkonklav på vilket sätt som helst Lokalkonklaven måste ha en kontakt-/ansvarsperson (en boss) som t.ex. HUS kan kontakta i frågor som gäller lokalerna Konklaven kan visserligen t.ex. ha en egen e-postadress, men den ansvariga personens namn och kontaktuppgifter ska årligen meddelas till HUS Föreningarna ska bestämma hur lokalkonklaven arbetar Vad den bestämmer över (behörighet), hur den arbetar (t.ex. möten), vem som leder den (väljs en separat ordförande eller är ordföranden t.ex. huvudanvändarföreningens lokalansvariga e.d.) Lokalkonklaven ansvarar också för informationsgången till användarföreningarna och HUS vid behov I lokalfrågor är det tydligare att HUS i första hand håller kontakt med lokalkonklaven Information om ärenden som är exceptionella och som eventuellt berör en större helhet skickas på sedvanligt sätt till alla Föreningarna ska veta hur lokalkonklaven fungerar, vilken behörighet den har, hur den sammanträder och bildas osv. -> öppenhet och tydlighet Lokalkonklaven befriar ändå inte från ansvar, så ta den på allvar 22

23 Vad ska vi alltså göra? Ni får den här presentationen, läs den! Dokument: Lokalernas användningsregler som användarna tillsammans kommit överens om Om de inte inbegriper städregler/städrutiner ska ni göra upp sådana separat Principer för trygga lokaler Inrätta ett lokalorgan om ni inte har ett. Om ni har ett eller har organiserat lokalförvaltningen på ett annat sätt ska ni ansvarsfullt upprätthålla det! Konklavens ordförande/ansvarsperson/annan boss ska ge HUS sina kontaktuppgifter I HUS ögon ansvarar lokalkonklaven/något annat organ för klustrets interna lokalförvaltning, underhållet och sanktionerna, men föreningarna kan själva fastställa den exakta behörigheten 23

24 Deadline Deadline för dokumenten är fredag kl Då ska lokalerna också ha ett lokalorgan eller motsvarande som fungerar åtminstone preliminärt Före tiden går ut ska namnen och kontaktuppgifterna för lokalorganens ansvarspersoner skickas till HUS 24

25 Andra bestämmelser Begränsningar på Mechelingatan 3D och Domus Gaudium AKTIVITETER SOM STÖR BYGGNADENS ÖVRIGA ANVÄNDARE ÄR FÖRBJUDNA KL T.ex. musik på hög volym Om ni använder lokalen utan att orsaka problem behöver inte HUS t.ex. införa vistelseförbud Lokalanvändarna kan själva komma överens om att införa sådana 25

26 Tack! 26