Recruitment Application - Sweden Personuppgiftspolicy Senast reviderad: [ ]

Transkript

1 Recruitment Application - Sweden Personuppgiftspolicy Senast reviderad: [ ] 1. Varför har vi en personuppgiftspolicy? När du ( Sökanden eller du ) ansöker om en specifik tjänst lämnar du ut personuppgifter till Logevo AB som är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. För att göra det lättare för dig att komma i kontakt med oss vid frågor, klagomål, upplysningar eller övrig begäran, ber vi dig att skicka oss ett e-post meddelande till adressen nedan. I denna personuppgiftspolicy ( Policyn ) kommer vi informera dig om vår behandling av dina personuppgifter. Vi respekterar våra Sökandes integritet och åtar oss att skydda den genom att följa denna Policy. Vi åtar oss också att vara öppna gentemot våra Sökande genom att tillhandahålla tydlig information om vilka personuppgifter vi behandlar, syftet med behandlingen, hur länge personuppgifterna sparas, den rättsliga grunden för behandlingen samt annan information som vi är skyldiga att tillhandahålla enligt gällande rätt. Dina personuppgifter kommer att behandlas i rekryteringsarbetet internt på Logevo. 2. Vilka personuppgifter behandlar vi? Sökanden kommer att lämna ut ett antal olika sorters personuppgifter som vi kommer att behandla. De typer av personuppgifter vi kan komma att behandla om dig är: 1. Namn 2. Kön 3. Nationalitet 4. Födelsedatum 5. Telefonnummer 6. E-postadress 7. Plats 8. Språk 9. Användarnamn 10. CV (CV:t kan också innehålla foton och videor) 11. Utbildning 12. Erfarenhet 13. Löneanspråk och/eller aktuell lön 14. Anteckningar från intervjuprocessen (sådana anteckningar kan, bland annat, innehålla dina preferenser och information om din livsstil, såsom dina hobbyer, vad som motiverar och intresserar dig samt vår bedömning av dig som sökande) 15. Bilagor till ansökan 16. Resultat från utvärderingstest(er) som gjorts online

2 17. URL-länkar till innehåll på sociala medier 18. Foton 19. Utdrag från belastningsregistret (endast om det är tillåtet enligt nationell rätt) 3. Varför behandlar vi dina personuppgifter? Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att administrera rekryteringsprocessen, vilket innefattar bland annat uppföljning av din ansökan, att skapa en profil för dig som Sökande samt att kommunicera med dig på ett lämpligt sätt (t.ex. att kalla dig till en intervju). Vi kommer också att behandla personuppgifterna i syfte att utvärdera ansökan, vilket innefattar att avgöra om Sökanden är kvalificerad för en specifik tjänst, om Sökandes utbildning, erfarenhet och språkkunskaper uppfyller kraven för den utlysta tjänsten, om lönenivån är i linje med Sökandens förväntningar och kollektivavtal och andra ramverk för ersättning. När vi utvärderar Sökandens ansökan behandlar vi de personuppgifter som tillhandahållits i CV:t och det personliga brevet, vilka kan innehålla foton och/eller videor av Sökanden (vilka Sökanden i så fall tillhandahållit frivilligt). Dock behandlar vi bara dessa foton och/eller videos om Sökanden har delgivit sitt explicita godkännande. Under rekryteringsprocessen kan vårt rekryteringsteam komma att ta anteckningar, t.ex. vid intervjuer, vilka kan innehålla personuppgifter. Dessa personuppgifter behandlas för att utvärdera Sökanden för den aktuella tjänsten. Under ansökningsprocessen kan du också bli tillfrågad att genomföra ett utvärderingstest online. Resultaten från online-testet kommer att behandlas för att utvärdera Sökanden för den aktuella tjänsten. På Logevo tror vi på människor och respekterar varandra oavsett ställning, kön och bakgrund. Mångfald, jämställdhet och inkludering ökar förståelsen för våra kunder och för varandra. I syfte att säkerställa att vi uppnår, rekryterar för och anammar mångfald, jämställdhet mellan könen och inkludering behandlar vi information om våra Sökandes kön, nationalitet och födelsedatum anonymt samt endast för statistiska ändamål (det är frivilligt att tillhandahålla sådana uppgifter). Om du väljer att ange länkar mot sociala medier (såsom LinkedIn, Facebook och Twitter) kommer vi att behandla sådana personuppgifter och granska informationen på dessa konton för att få en helhetsbild av dig som Sökande och därmed utvärdera om du är kvalificerad för anställning hos oss. Om vi har för avsikt att använda dina personuppgifter för andra ändamål än för dem de ursprungligen samlades in kommer vi dessförinnan att informera dig om detta och vid behov inhämta ditt samtycke. Om dina personuppgifter exempelvis behandlas i samband med rekryteringen till en specifik tjänst kan vi komma att be om ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter i framtiden i samband med en annan tjänst, om vi tror att du skulle vara en lämplig kandidat för en annan tjänst inom Logevo. Om

3 du samtycker till detta kommer vi att behandla dina uppgifter vid framtida rekryteringar och du kommer att ingå i vår talangbank. 4. Vilken är den rättsliga grunden för behandlingen? Om inte annat anges i denna Policy är den rättsliga grunden för vår behandling av personuppgifter att behandlingen är nödvändig för att vidta de åtgärder som behövs på begäran av den Sökande innan ett anställningsavtal ingås. Om vi företar oss en bakgrundskontroll utförs den på en rättslig grund för att fullgöra en rättslig process. 5. Hur länge sparar vi dina personuppgifter? Vi behandlar endast dina personuppgifter så länge som är nödvändigt med hänsyn till de angivna ändamålen i avsnitt 3 ovan, eller med ditt samtycke raderar vi dina personuppgifter ett (1) år efter att du har nekats en anställning. Om du samtycker till fortsatt behandling av dina personuppgifter i syfte att ingå i vår talangbank, kommer vi att spara dina personuppgifter så länge du vill vara en del av talangbanken. 6. Skydd för personuppgifterna Vi vidtar följande försiktighetsåtgärder beträffande de personuppgifter du tillhandahåller oss: Säkerhet Vi vidtar en mängd tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive användning av krypterings- och auktoriseringsverktyg, för att skydda dina personuppgifter. Dina personuppgifter lagras i system som skyddas av säkra nätverk och som bara är tillgängliga för ett begränsat antal personer med särskild behörighet för tillgång till dessa system. Endast rekryterare, berörda chefer samt medarbetare hos Logevo som du har riktat din ansökan till och/eller som annars är involverade i rekryteringsprocessen kommer att ha tillgång till dina personuppgifter. Internationell överföring De personuppgifter vi behandlar lagras på server i Europeiska unionen eller inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Om vi behöver överföra uppgifter till ett land utanför EU/EES kommer vi endast göra det om det är juridiskt möjligt och om överföringen kan stödja sig på ett berättigat intresse hos Logevo eller på Sökandens uttryckliga samtycke. Om vi exempelvis skulle vilja överföra dina personuppgifter till USA skulle vi stödja oss på Privacy Shield-överenskommelsen mellan EU och USA och om ett företag inte är anslutet till Privacy Shield skulle båda parter skriva under EU:s standardavtalsklausuler. 7. Dina rättigheter beträffande behandlingen av personuppgifter Du har många rättigheter beträffande behandlingen av dina personuppgifter. Läs mer om dessa här nedan. Om du skulle vilja åberopa någon av dem eller är intresserad att veta mer, vänligen kontakta oss! Du

4 hittar kontaktuppgifter i slutet av denna policy. Observera att vissa av rättigheterna kanske inte är tillämpliga på din situation. Rätt till åtkomst Du har rätt att begära att Logevo lämnar information till dig om vilka av dina personuppgifter vi behandlar och varför. Det är därför vi informerar dig i förväg om våra behandlingsåtgärder via denna policy. Har du några frågor eller vill veta mer om vilken information från dig vi behandlar är du alltid välkommen at kontakta oss. Rätt till rättelse Vid händelse att du tror vi lagrar felaktig information om dig, såsom ditt namn och adress, har du rätt att begära rättelse av oss. Rätt till radering Du har rätt att begära permanent radering av dina personuppgifter från våra register. Till exempel om du inte anser det nödvändigt för oss att behålla dina personuppgifter längre eller om du tidigare medgivit oss tillstånd att behandla dina personuppgifter men nu vill återkalla ditt samtycke. Rätt till begränsning av behandlingsåtgärder Du har i specifika fall rätt att begära begränsning av behandlingsåtgärder. Detta innebär att vi fortsättningsvis lagrar informationen men att vi temporärt upphör all annan behandling. Varför skulle du begära detta? Till exempel om du bett oss rätta felaktig information och vill att vi upphör behandling av dina personuppgifter till dess att de blivit korrigerade. Rätt till dataportabilitet I vissa situationer har du rätt att begära att vi skickar dina personuppgifter i digital form till dig, så att du kan skicka dessa vidare till annan part. Rätt att motsätta behandling Du har rätt att motsätta dig behandling av dina personuppgifter, även vid tillfälle att rättslig grund finns för sådan behandling. Du kan göra detta när du anser att dina personliga intressen väger tyngre än vårt berättigade intresse att behålla och behandla dina personuppgifter. Om du motsätter dig att vi använder din information i marknadsföringssyften, inklusive profilering, följer vi alltid denna önskan. Rätt att återkalla samtycke Om vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke.

5 Rätt att inge klagomål till ansvarig myndighet Du har också rätt att inge klagomål till Datainspektionen om du anser att Logevo:s behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med gällande rätt. 8. Ändringar i denna Policy Om vi gör några ändringar i denna policy kommer du att bli informerad om detta och bli tillfrågad om att lämna ditt samtycke till personuppgiftsbehandlingen såsom den anges i den uppdaterade Policyn. 9. Kontaktuppgifter Om du har frågor beträffande behandlingen av dina personuppgifter, begäran enligt någon av punkterna under avsnitt 8 eller om du vill ge oss feedback på vår Policy och/eller hur vi behandlar personuppgifter, vänligen kontakta oss genom att skicka ett brev till: Logevo AB Teknikgatan Älmhult Sverige eller ett e-post meddelande till: data-privacy@inter-ikea.com

6 Privacy Policy Last modified: [ ] 1. Why do we have a privacy policy? When you (the Candidate or you ) apply for a specific position, you provide personal data to Logevo AB who is responsible for the processing of your personal data. In order to make things easier for you, if you have a question, complaint, comment or request, it is sufficient to send one message to the provided ( ) address below. In this privacy policy (hereinafter the Policy ) we will inform you about our processing of your personal data. We greatly respect our Candidates privacy and are committed to protecting it through compliance with this Policy. We also commit ourselves to be transparent with our Candidates by providing clear information about what personal data we process; the purpose of processing, the retention period of the personal data as well as the legal basis for the processing and other information that we are required to provide pursuant to applicable legislation. Your personal data will be processed in the recruitment system internally at Logevo. 2. What personal data do we process? The Candidate will provide several types of personal data that we will process. The types of personal data that we may process about you are: 1. Name 2. Gender 3. Nationality 4. Date of birth 5. Telephone number 6. address 7. Location 8. Language 9. User name 10. Résumé (the résumé may include photos and videos) 11. Education 12. Experience 13. Salary expectations and/or current salary 14. Notes from the interview process (such notes may, among other things, include preferences and information about your lifestyle such as your hobbies, motivations and interests and our assessment of you as a candidate) 15. Attachments to the application 16. Online assessment results 17. URL link to social media content

7 18. Photos 19. Background checks / reference check (only if required by local law) 3. Why do we process your personal data? We will process your personal data for purposes of administrating the recruitment process, which includes inter alia to follow-up on your application, create a candidate profile and to communicate with you in the appropriate manner (e.g. inviting you to an interview). We will also process the personal data in order to evaluate the application which includes determining if the Candidate is eligible for a certain position, if the Candidate s education, experience and language skills meet the requirements for the open position, whether the salary level is in line with the Candidate s expectations and collective bargaining agreements and compensation framework. When evaluating a Candidate s application, we will process the personal data provided by the Candidate. This concerns the résumé and cover letter, but may also concern (on a purely optional basis) photos and/or videos of the Candidate. However, we shall only process these photos and/or videos, if the Candidate has provided his or her explicit consent. During the recruitment process, the recruiting team may take notes from e.g. interviews which may contain personal data. Such data are processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question. During the application process you may also be asked to perform an online assessment. The results from the online assessment will be processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question. At Logevo we believe in people and respect each other regardless of position, gender and background. Diversity, equality and inclusion increase our understanding of our customers and each other. In order for us to follow up that we reach, recruit for and embrace diversity, gender equality and inclusion we process information about our Candidates gender, nationality and date of birth (the provision of such personal data is optional) for statistical purposes and in an anonymous way. You have the possibility to connect your application to your social media accounts (such as LinkedIn, Facebook and Twitter). If you choose to provide a link to your social media accounts, we will process such personal data and review the information in your social media accounts for the purposes of getting an overall picture of you as a Candidate and to evaluate your eligibility for employment with us. As regards background checks we will only process such personal data if required by local law. If we intend to process your personal data for other purposes than the purpose for which the data was originally collected, we will notify you of such processing before we initiate it and if necessary, request your consent. For example, if your personal data are processed in relation to the recruitment for a specific position, we may ask for your consent to process your personal data in the future in relation to another

8 position if we think that you would be a suitable candidate for another role within Logevo. If you consent to this, we will process your data for the purpose of future recruitments and you will be a part of our talent bank. 4. What is the legal basis for the processing? Unless otherwise stated in this Policy, the legal basis for our processing of personal data is that the processing is necessary in order to take steps at the request of the Candidate prior to entering into an employment contract. If we process background checks the legal basis for such processing will be to fulfil a legal obligation. Photos or videos uploaded by you, are processed on the legal basis consent. 5. How long do we keep your personal data? We will process your personal data only for as long as necessary in relation to the purposes described under section 3 above or with your consent one (1) after you have been rejected a job, after which your personal data will be erased. If you consent to further processing of the personal data for the purposes of being a part of our talent bank, we will retain your personal data as long as you wish to remain in our talent bank. 6. Protection of personal data We take the following precautions in relation to the personal data you provide us: Security We use a variety of technical and organisational security measures, including encryption and authentication tools to protect your personal data. Your personal data are stored on systems behind secure networks and is only accessible to a limited number of persons with special access rights to such systems. Only recruiters and relevant managers and co-workers of Logevo to which you directed your application and/or who are otherwise involved in the recruitment process will have access to your personal data. International transfers The personal data processed are stored in a server in the European Union or within European Economic Area (EEA). If we need to transfer data outside of the EU/EEA we will only do so if this is possible from a legal and regulatory standpoint. For example, if we would like to transfer your personal data to the US then we would rely on the Privacy Shield Framework between the EU and US and if a company is not certified under the Privacy Shield, both parties would sign the EU Model Contract Clauses.

9 7. Your rights regarding the processing of personal Data You have many rights regarding your personal information. Read more about them below. If you would like to exercise them or learn more, feel free to contact us! You can find contact detail at the end of this statement. Please note that some of the rights may not be applicable to your situation. Right of access You have the right to know what personal information we process and why. That s why we inform you in advance about our processing activities via this statement. If you have any questions, or would you like to learn more about what information we process from you, you are always welcome to contact us and we will provide you with further information. Right to rectification If you believe we store wrong information about you, such as your name or address, you can ask us to correct this. Right to erasure / right to be forgotten You have the right to tell us to permanently erase your personal information from our records. You can do this for example if you believe there s no longer any need for us to keep it. Or, if you previously have given your permission, you can just decide to withdraw it. Right to restrict the processing activities You have the right to restrict our processing activities in certain situations. This means we will continue to store your information, but we ll temporarily stop any other processing. Why would you want to do this? For example if you ve asked us to fix incorrect information. In this situation you may want us to stop processing until the information is correct. Right to data portability In certain situations you have the right to ask us to send your personal information in digital form to you, so that you can forward it to someone else. Right to object You have the right to object to the processing of your information, even when we have a legitimate legal reason to process it. You can do this when we process your information on the basis of our legitimate interest, and you believe that your personal interest outweighs ours. If you do not want us using your information for direct marketing purposes, including profiling, we will comply in any case.

10 Right to withdraw consent If we process your personal information based on your consent, you have the right to withdraw your consent anytime. Right to lodge a complaint with a supervisory authority If you aren t satisfied with the way we treat your personal information, you have the right to lodge a complaint about us to the national supervisory authority. 8. Changes to this Policy If we make any changes to this Policy you will be notified thereof and requested to consent to the updated processing of personal data as set out in the Policy. 9. Contact Information If you have questions about the processing of your personal data, requests as set out in article 8 of this Privacy Statement or if you would like to give us feed-back on our Policy and/or our privacy practices, please contact us by sending a letter to: Logevo AB Teknikgatan Älmhult Sweden or an to: data.privacy@inter-ikea.com