Datum Redovisning av delegationsbeslut Delgivningar Årsredovisning instruktioner A-S Stensson 7

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Datum (2) Kommunstyrelsen Plats: Stora Vänortsrummet Tid: tisdag 11 december 2018 kl. 09:00 Utses att justera: Ärende Föredragande 1. Val av justerare 2. Fastställande av dagordning 3. Redovisning av delegationsbeslut 3 4. Delgivningar 4 5. Ekonomisk uppföljning kommunstyrelsen Handling på bordet D Persson 5 6. Ekonomisk uppföljning - nämnderna Handling på bordet J Krüger 6 7. Års- och flerårsbudget Separat utskick 8. Långsiktig investeringsplan Separat utskick A-S Stensson/J Krüger A-S Stensson/J Krüger KF KF 9. Årsredovisning instruktioner A-S Stensson Arvodesreglemente ; Ockelbogårdar A-S Stensson Regler och riktlinjer redovisning av partistöd A-S Stensson 15 KF 12. Service- och varuförsörjningsplan för Ockelbo kommun A-S Stensson/M Ekström 25 KF

2 Ockelbo kommun Datum (2) Ärende 13. Arbetsordning för kommunfullmäktige Separat utskick 14. Ändring av reglemente, Västra Gästriklands samhällsbyggnadsnämnd Föredragande A-S Stensson/A-C Eriksson A-S Stensson KF 32 KF 15. Delegationsordning för kommunstyrelsen A-S Stensson Gemensam nominering till nämnder och kommunstyrelse, Miljöpartiet de gröna- Vänsterpartiet 44 KF 17. KS-KF ärenden Information kommunstyrelsen Gemensam nämnd för verksamhetsstöd en tillbaka- och framåtblick Trådlöst bredbandl Sen Thakuri Dammsäkerhet Besöksnäringsstrategi 2030M Ekström/M Åkesson Förenkla helt enkelt Internationellt Ockelbo ryttarförening Inköp Gävleborg Hästen L Sjödin Lennart Smith, 09:00 L Sen Thakuri M Lindblom M Ekström/M Åkesson M Ekström J Krüger J Krüger J Krüger L Sjödin 46 Magnus Jonsson ordförande

3 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Referens KS 2018/ (1) Kommunkontoret Eriksson, Ann-Chatrine, Kommunstyrelsen Redovisning av delegationsbeslut Förslag till beslut Redovisningen godkänns. Sammanfattning av ärendet Under perioden har inga delegationsbeslut fattats. 3

4 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Referens KS 2018/ (1) Kommunkontoret Eriksson, Ann-Chatrine, Kommunstyrelsen Delgivningar Förslag till beslut Redovisningen godkänns. Sammanfattning av ärendet Samordningsförbund Gävleborg Protokoll Gästrike räddningstjänst, Räddningsdirektion Protokoll Sveriges kommuner och landsting, SKL Rapport Demokrativillkor i bidragsgivning i kommuner, landsting och regioner Sandvikens kommun, Kommunstyrelsens beslut , 209 Tillfällig resursförstärkning 2019, Överförmyndaren i Västra Gästrikland Nätverk för strategiskt folkhälsoarbete i Gävleborg, NFSG Minnesanteckningar Gemensam nämnd för verksamhetsstöd Protokoll Ockelbogårdar AB Kallelse Gästrike vatten AB Protokoll Västra Gästriklands samhällsbyggnadsnämnd Kallelse Pwc Förstudie Västra Gästriklands Samhällsbyggnadsnämnd Gästrike räddningstjänst, Räddningsdirektion Kallelse SKL cirkulär 18:43 Omräkning av pension enligt PA-KL 18:46 Beslut om bidragsbelopp till enskilda huvudmän överklagas genom förvaltningsbesvär 18:47 Budgetpropositionen för 2019 och höständringsbudgeten för år :48 Budgetförutsättningar för åren :49 Hyreshöjning fr o m den 1 januari 2019 för lokaler med avtal knutna till konsumentprisindex, KPI 4

5 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Referens KS 2018/ (1) Persson, Daniel, Kommunstyrelsen Ekonomisk uppföljning - kommunstyrelsen Förslag till beslut Redovisningen godkänns. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsens månadsredovisning per november

6 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Referens KS 2018/ (1) Krüger, Joachim, Kommunstyrelsen Ekonomisk uppföljning - nämnderna Förslag till beslut Redovisningen godkänns. Sammanfattning av ärendet Nämndernas månadsredovisning per november

7 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Referens KS 2018/ (4) Stensson, Ann-Sofie, Kommunstyrelsen Årsredovisning 2018 instruktioner Förslag till beslut Instruktionerna till årsredovisning 2018 godkänns Sammanfattning av ärendet Kommunens årsredovisning är ett viktigt dokument och där instruktionerna inför arbetet blir ett styrande dokument. För att möjliggöra för kommunstyrelsen att erhålla den information som efterfrågas och anses vara av vikt, kommer instruktionerna avseende arbetet med kommande bokslut att behandlas av kommunstyrelsen. Allmänna förutsättningar Verksamheternas måluppfyllelse och den ekonomiska uppföljningen blir allt viktigare. Det är av avgörande betydelse med tyngdpunkt på dessa delar för att bokslutet ska bli tillförlitligt. Grundläggande för att den politiska organisationen ska erhålla korrekt information om verksamhetens resultat och ekonomi är att givna spelregler respekteras av alla delar i organisationen. Den fastlagda tidsplanen lämnar inget utrymme för förseningar. Årsredovisningen för år 2018 överlämnas till kommunfullmäktige och revisorerna efter kommunstyrelsens sammanträde i mars Beslutsunderlag "[Här listar du bilagor till ditt ärende, om det finns några]" Ärendet Det officiella dokumentet Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen ska innehålla kommentarer till nämndens verksamhet för år Den officiella verksamhetsberättelsen får vara fyra sidor per nämnd. Det finns endast möjlighet att lyfta fram väsentliga kommentarer. 7

8 Ockelbo kommun Datum KS 2018/ (4) I verksamhetsberättelsen som publiceras i den officiella årsredovisningen 2018 för Ockelbo kommun ska följande sex rubriker kommenteras: Rubriker 1. Verksamheten 2. Viktiga händelser under året 3. Mål/ måluppfyllelse 4. Årets resultat 5. Framtiden 6. Nyckeltal I respektive nämnds egen verksamhetsberättelse finns ingen begränsning avseende antal sidor. Ovriga dokument att kommentera Personalstrategiska dokumentet Miljöredovisning Rubriker Det är viktigt att samtliga nämnder använder sig av nedanstående rubriksättning för att erhålla en gemensam struktur. 1. Verksamheten - Kort beskrivning av nämndens verksamhet 2. Viktiga händelser under året - Kommentar till det som skett under verksamhetsåret 3. Mål/ måluppfyllelse (avser måluppfyllelse av 2018 års mål) Verksamhetsberättelsen ska innehålla kommentarer till måluppfyllelse utifrån av fullmäktige fastställda målnivåer enligt nedan och som bilaga. Kommunövergripande mål Kommunövergripande mätbara mål Nämndens mätbara mål. 4. Årets resultat - Kommentarer till resultatet ska anges och kommentar till måluppfyllelse med koppling till god ekonomisk hushållning. Detta utifrån kommunens finansiella målsättning: God ekonomisk hushållning ska genomsyra kommunens alla verksamheter. Kommentarer till resultatet ska anges enligt följande: Nämnden redovisar ett underskott/överskott om -/+XX mkr, vilket förklaras av (ange förklaring). 8

9 Ockelbo kommun Datum KS 2018/ (4) Årets resultat ska redovisas enligt följande Årets resultat Budget Utfall Resultat mot budget Årets nettoinvesteringar Personalredovisning Antal anställda Antal kvinnor Antal män Sjukfrånvaro Kvinnor Män 5. Framtiden Kommentarer till nämndens förväntade utveckling inom den närmaste framtiden. Möjligheten finns även att lyfta fram områden som nämnden anses vara av särskild vikt. 6. Uppföljning av nyckeltal - De nyckeltal som presenterades vid fastställande av budgeten är av vikt att följa upp. Nyckeltalen kan avse måluppfyllelse och/eller ekonomisk redovisning och ska innehålla jämförelse över tid. ÖVRIG OMRÅDEN ATT KOMMENTERA Personalstrategiska dokumentet Till årsredovisningen ska en personalberättelse upprättas. Varje nämnd ska separat kommentera nämndens arbete utifrån det personalpolitiska dokumentet med övergripande mål, mätbara mål och fokusområden. Varje nämnd ska redovisa sjukfrånvaro per nämnd och uppdelat på kön. Måluppfyllelse ska anges och jämföras med samma period föregående år och redovisas i samma tabell (faktarutan) som årets resultat. Miljöredovisning Nämndernas miljöarbete ska redovisas särskilt och kommer att sammanställas till en övergripande skrivning Nämnderna ska presentera vilka mål från miljöprogrammet som man arbetat med och på vilket sätt. Sammanträdesdatum och arbetsgång Respektive nämnd ska behandla bokslutet vid sammanträde i februari Ärendet Behandlas vidare av kommunstyrelsen i april och av fullmäktige i maj

10 Ockelbo kommun Datum KS 2018/ (4) Bokslutsdag mars 2019 Vid ekonomiutskottets sammanträde i mars 2019 ska nämndernas, bolagens och förbundens bokslut presenteras. Bokslutsdagen är en gemensam dag där analys och redogörelse för respektive bokslut 2018 ska presenteras. Bokslutsdagen är en viktig dag för alla, både interna och externa deltagare. Det är viktig att alla som blir kallade deltar denna dag. Kallelse kommer att delges närmare i tid med mer detaljerade instruktioner, men det är viktigt att boka in datumet redan nu. Ordförande, vice ordförande och förvaltningschefer kallas till att närvara hela dagen. Enhetschefer kallas till respektive nämnds presentation. Om enhetscheferna har möjlighet kan de närvara vid nämndernas samtliga presentationer. Representanter från Ockelbogårdar AB, Ockelbo Vatten AB och Bionär Närvärme AB kommer att kallas. Till bokslutsdagen kommer även representanter från de kommunala förbunden att kallas, Inköp Gävleborg, Gästrike Räddningstjänst och Gästrike återvinnare. Företrädare för varje parti inbjuds att delta vid bokslutsdagen och fackliga representanter kommer också att bjudas in Till bokslutsdagen kommer även kommunstyrelsens ledamöter att kallas. Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen 10

11 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Referens KS 2018/ (2) Kommunkontoret Stensson, Ann-Sofie, Kommunstyrelsen Arvodesreglemente ; Ockelbogårdar Förslag till beslut 1. Arvodesreglemente Ockelbogårdar AB behandlas för beslut i fullmäktige i mars Arvodeskommitténs sammanträde fastställs till den 4 februari Ordförande i Ockelbogårdar AB inbjuds till detta sammanträde. 3. Arvode till valda lekmannarevisorer fastställs till kronor/år. Sammanfattning av ärendet Förslag till arvodesreglemente Ockelbogårdar AB behandlades vid kommunstyrelsen sammanträde den 26 september Ärendet återremitterades på grund av att månadsarvode till styrelseledamöter ska förtydligas och att även arvode till lekmannarevisor ska klarläggas. I och med att reglementet kommer att gälla fr o m så hänförs beslutet till fullmäktige i mars Beslutsunderlag Arvodesreglemente Ockelbogårdar AB Arvodesbilaga Ockelbogårdar AB Ärendet En bolagsstyrelse har att förhålla sig till annan lagstiftning än vad som gäller för styrelse/nämnd i en kommun. Det är framförallt aktiebolagslagen, årsredovisningslagen, bokföringslagen och skatteförfarandelagen. Som ledamot kan man bli betalningsansvarig, skadeståndsansvarig eller straffansvarig. Utifrån detta ansvar har ledamöterna i Ockelbogårdar ABs styrelse under flera mandatperioder erhållit ett månatligt arvode utöver det sammanträdesarvode som utbetalas. 11

12 Ockelbo kommun Datum KS / (2) Lekmannarevision och revision i kommunala företag Fullmäktige utser lekmannarevisorer i aktiebolagen. Lekmannarevisorns uppdrag är att granska om företaget arbetar i enlighet med ägarens avsikt och mål, om verksamheten är effektiv och om det finns en tillräcklig intern kontroll. Lekmannarevisorer väljs ur kretsen förtroendevalda revisorer i kommunen. Det innebär att uppdraget genomförs i nära samarbete med de förtroendevalda revisorerna. God revisionssed gäller också för lekmannarevisorernas arbete. Lekmannarevisionen syftar till att stärka den demokratiska insynen och fullmäktiges kontroll i kommunala aktiebolag. Auktoriserad revisor granskar räkenskaper och förvaltning. Förslag till arvode Arvode till lekmannarevisor föreslås till ett årsarvode om kronor. 12

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (1) Arvodeskommittén 14 Dnr 2018/00763 Arvodesreglemente ; Ockelbogårdar Arvodeskommitténs beslut Kommunstyrelsens förslag till fullmäktige 1. Arvodesreglemente Ockelbogårdar AB behandlas för beslut i fullmäktige i mars Arvodeskommitténs sammanträde fastställs till den 4 februari Ordförande i Ockelbogårdar AB inbjuds till detta sammanträde. 3. Arvode till valda lekmannarevisorer fastställs till kronor/år. Ärendebeskrivning Förslag till arvodesreglemente Ockelbogårdar AB behandlades vid kommunstyrelsen sammanträde den 26 september Ärendet återremitterades på grund av att månadsarvode till styrelseledamöter ska förtydligas och att även arvode till lekmannarevisor ska klarläggas. I och med att reglementet kommer att gälla fr o m så hänförs beslutet till fullmäktige i mars Beslutsunderlag Arvodesreglemente Ockelbogårdar AB Arvodesbilaga Ockelbogårdar AB Kommunstyrelsen , 134 Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 13

14 amg/ya 753 Protokoll 4 (7) Sammanträdesdatum Ockelbogårdar 1003 ARVODESREGLEMENTET Ärende VD presenterade kommunens förslag på ändring av arvoden. Beslutsunderlag Kommunens förslag till ny arvodesbilaga fr 0 m Styrelsens beslut att godkänna arvodesbilagan. Not. Bolagsstyrelsen diskuterade och anser att då en ledamot i en bolagsstyrelse har ett större ansvar än en ledamot i en kommunal nämnd borde arvodet för en ledamot i en bolagsstyrelse vara högre. Bolagsstyrelsen vill inför nästa revidering om arvoden ha en dialog med arvodeskommittén ang arvodesnivån för ledamöter i bolagsstyrelsen. ác/iza 14 Utdragsbestyrkande

15 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Referens KS 2018/ (1) Kommunkontoret Stensson, Ann-Sofie, Kommunstyrelsen Regler och riktlinjer redovisning av partistöd Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till fullmäktige Regler och riktlinjer för kommunalt partistöd Ockelbo kommun godkänns med giltighet fr o m 2019 och fr o m redovisning av 2018 års partistöd.. Sammanfattning av ärendet Nu gällande Regler för kommunalt partistöd antogs av fullmäktige Reglerna kompletterades , med riktlinjer för att förtydliga redovisningen ytterligare. Redovisning och beslut av partistöd har genomförts i tre år. Behov av en förenkling av processen finns för att minska på det underlag som anges ska redovisas. Förslag till nya regler och riktlinjer har tagits fram som visare på att endast blankett behöver fyllas i med de uppgifter som reglerna anger. Underlaget ska granskas och undertecknas av partiets utsedda revisor. Samtliga underlag ska vara undertecknade. Blanketter ska finnas på kommunen hemsida att hämta. Förslag till nya regler och riktlinjer presenteras vid sammanträdet. Beslutsunderlag Tidigare fastställda regler och riktlinjer: Regler för kommunalt partistöd Ockelbo kommun (fullmäktige , 5) Riktlinjer för redovisning av lokalt partistöd (fullmäktige , 5) Beslutet ska skickas till Kommunfullmäktige 15

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (1) Arvodeskommittén 15 Dnr 2018/01013 Regler och riktlinjer redovisning av partistöd Arvodeskommitténs beslut Kommunstyrelsen förslag till fullmäktige Regler och riktlinjer för kommunalt partistöd Ockelbo kommun godkänns med giltighet fr o m 2019 och fr o m redovisning av 2018 års partistöd.. Ärendebeskrivning Nu gällande Regler för kommunalt partistöd antogs av fullmäktige Reglerna kompletterades , med riktlinjer för att förtydliga redovisningen ytterligare. Redovisning och beslut av partistöd har genomförts i tre år. Behov av en förenkling av processen finns för att minska på det underlag som anges ska redovisas. Förslag till nya regler och riktlinjer har tagits fram som visare på att endast blankett behöver fyllas i med de uppgifter som reglerna anger. Underlaget ska granskas och undertecknas av partiets utsedda revisor. Samtliga underlag ska vara undertecknade. Blankett som ska användas kommer att finnas på kommunen hemsida.. Beslutsunderlag Regler för kommunalt partistöd Ockelbo kommun, underlag till fullmäktige Riktlinjer för redovisning av lokalt partistöd, underlag till fullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 16

17 REGLER FÖR KOMMUNALT PARTISTÖD OCKELBO KOMMUN Antagna av fullmäktige den , 5 I kommunallagen (1991:900) finns de grundläggande bestämmelserna om kommunalt partistöd. I Ockelbo kommun ska därutöver följande gälla. 1 Rätt till partistöd Det lokala partistödet i Ockelbo kommun utgår till partier som är representerade i enlighet med vad som föreskrivs i 2 kap. 9 andra stycket kommunallagen. Partistöd utbetalas till en registrerad ideell förening. 2 Grundstöd och mandatstöd Partistödet totalt beräknas som 6,6 * riksdagsmannaarvodet. Stödet består av ett grundstöd, uppgår med 5 % av det totala partistödet per parti och år, samt ett mandatstöd, som uppgår till partistödet minus grundavdraget delat med totalt antal mandat (31) som stöd till förtroendemannautbildning med ett belopp motsvarande 8 % av riksdagsmannaarvode 3 Fördelning av partistöd Vid fördelningen av partistöd beaktas endast mandat för vilken en vald ledamot är fastställd enligt 14 kap vallagen (2005:837). Till parti, som upphört att vara representerat i fullmäktige, betalas grundstödet ett år efter det representationen upphörde. 4 Redovisning och granskning Partierna ska årligen lämna en skriftlig redovisning till fullmäktige hur partiet använt partistödet. Redovisningen ska avse perioden 1 januari 31 december och ges in till fullmäktige senast 30 juni året efter det att stödet erhållits. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. Med skriftlig redovisning menas årsmötesprotokoll och ifylld bifogad blankett där det ska tydligt framgå hur partistödets har använts. Redovisningen ska visa att partistödet har använts för att stärka partiets ställning i den kommunala demokratin. Redovisa aktiviteter såsom utbildningar, informations- och öppna möten, administrativa omkostnader och förberedande inför kommande val Partistöd som inte nyttjats innevarande kalenderår ska redovisas särskilt 17

18 Det ska framgå i vilken mån överföringar har gjorts till delar av partiorganisationen utanför kommunen samt vilka motprestationer som i så fall har erhållits. Inlämnad redovisning ska vara granskad av partiet utsedd revisor. 5 Årlig utbetalning Partistöd utbetalas efter beslut i fullmäktige en gång per år, 1 februari. Beloppen avrundas till närmaste hela hundratal kronor. Fullmäktige får besluta att partistöd inte ska betalas ut om ett parti inte lämnat in sin redovisning och granskningsrapport. 6 Övrigt Partistöd behandlas årligen i av kommunfullmäktige i oktober. Tolkningsfrågor avseende tillämpningen av dessa regler ankommer på kommunstyrelsen (2)

19 Kommunfullmäktige , 5 Riktlinjer för redovisning av lokalt partistöd 1. Fullmäktige ska enligt 2 kap. 12 Kommunallagen årligen besluta om utbetalning av partistödet. Fullmäktige fastställer partistödets omfattning. Partistödet består av ett grundstöd per parti, dels ett stöd per mandat. Partiernas utbildningskostnader ska finansieras inom grundstöd och mandatstöd. 2. Partistöd lämnas till de politiska partier som är representerade i kommunfullmäktige. Endast mandat för vilket en vald ledamot är fastställd enligt 14 kapitlet vallagen (2005:837) ska beaktas vid fördelning av partistöd. 3. Till parti, som upphört att vara representerat i fullmäktige, betalas grundstödet ett år efter det representationen upphörde. I lagens mening är en stol tom först när länsstyrelsen inte har något namn att tillgå när det behöver göras en ny sammanräkning efter en avsägelse från en ledamot i fullmäktige. 4. Stödet ska användas för att stärka de politiska partiernas ställning i den kommunala demokratin. 5. De politiska partier som är mottagare av partistöd ska årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att stödet har använts för att stärka de politiska partiernas ställning i den kommunala demokratin. De underlag som ska lämnas in är årsmötesprotokoll och verksamhetsberättelse. 6. Redovisningen av hur partistödet använts ska granskas av partiets utsedda revisor. Granskaren ska årligen lämna ekonomisk redovisning över hur partistödet har använts och intyga att redovisningen ger en rättvisande bild av hur partistödet har använts (intyg alternativt revisionsberättelsen bifogas) Aktiviteter såsom utbildningar, informations- och öppna möten, administrativa omkostnader och förberedande inför kommande val ska redovisas. Det ska framgå i vilken mån överföringar har gjorts till delar av partiorganisationen utanför kommunen samt vilka motprestationer som i så fall har erhållits. Partistöd som inte nyttjats innevarande kalenderår ska redovisas särskilt 7. Redovisningen ska avse perioden 1 januari 31 december och vara inlämnad till kommunen senast per den 30 juni året efter det att stödet lämnats. 8. Fullmäktige får besluta om partistöd inte ska utbetalas om ett parti inte lämnar in redovisning med tillhörande underlag. till ett parti som inte i tid lämnar in en redovisning respektive en granskningsrapport 9. Partistöd behandlas årligen i av Arvodeskommittén och kommunstyrelsen i september och av fullmäktige i oktober (1)

20 REGLER FÖR KOMMUNALT PARTISTÖD OCKELBO KOMMUN Antagna av fullmäktige den , xx I kommunallagen (2017:725) finns de grundläggande bestämmelserna om kommunalt partistöd. I Ockelbo kommun ska därutöver följande gälla. 1 Rätt till partistöd Det lokala partistödet i Ockelbo kommun utgår till partier som är representerade i enlighet med vad som föreskrivs i 4 kap 29 kommunallagen. Partistöd utbetalas till en registrerad ideell förening. 2 Grundstöd och mandatstöd Partistödet totalt beräknas som 6,6 * riksdagsmannaarvodet. Stödet består av ett grundstöd, uppgår med 5 % av det totala partistödet per parti och år, samt ett mandatstöd, som uppgår till partistödet minus grundavdraget delat med totalt antal mandat (31) som stöd till förtroendemannautbildning med ett belopp motsvarande 8 % av riksdagsmannaarvode 3 Fördelning av partistöd Vid fördelningen av partistöd beaktas endast mandat för vilken en vald ledamot är fastställd enligt 14 kap vallagen (2005:837). Till parti, som upphört att vara representerat i fullmäktige, betalas grundstödet ett år efter det representationen upphörde. 4 Redovisning och granskning Partierna ska årligen lämna en skriftlig redovisning till fullmäktige hur partiet använt partistödet. Redovisningen ska avse perioden 1 januari 31 december och ges in till fullmäktige senast 30 juni året efter det att stödet erhållits. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. Skriftlig redovisning innebär att anvisad blankett ska fyllas i där det tydligt ska framgå hur partistödets har använts. Redovisningen ska visa att partistödet har använts för att stärka partiets ställning i den kommunala demokratin. Redovisa aktiviteter såsom utbildningar, informations- och öppna möten, administrativa omkostnader och förberedande inför kommande val. Partistöd som inte nyttjats innevarande kalenderår ska redovisas särskilt 20

21 Det ska framgå i vilken mån överföringar har gjorts till delar av partiorganisationen utanför kommunen samt vilka motprestationer som i så fall har erhållits. Redovisningen av hur partistödet använts ska granskas. Partierna utser själva sin granskare. Anvisad blankett ska undertecknas av partiets utsedda granskare som intygar att redovisningen ger en rättvisande bild av hur partistödet har använts. 5 Årlig utbetalning Partistöd utbetalas efter beslut i fullmäktige en gång per år (1 februari). Beloppen avrundas till närmaste hela hundratal kronor. Fullmäktige får besluta att partistöd inte ska betalas ut om ett parti inte lämnat in sin redovisning och granskningsrapport. 6 Övrigt Partistöd behandlas årligen i vid kommunfullmäktiges första sammanträde under hösten varje år. Tolkningsfrågor avseende tillämpningen av dessa regler ankommer på kommunstyrelsen (3)

22 Partistöd 29 Kommuner och landsting får ge ekonomiskt bidrag och annat stöd till politiska partier för att stärka deras ställning i den kommunala demokratin (partistöd). Partistöd får ges till de politiska partier som är representerade i fullmäktige och som är juridiska personer. Ett parti är representerat om det har fått mandat i fullmäktige för vilket en vald ledamot är fastställd enligt 14 kap. vallagen (2005:837). Partistöd får ges också till ett parti som har upphört att vara representerat i fullmäktige, dock endast under ett år efter det att representationen upphörde. 30 Fullmäktige ska besluta om partistödets omfattning och formerna för det. Stödet får inte utformas så att det otillbörligt gynnar eller missgynnar ett parti. Fullmäktige får besluta att endast mandat för vilket en vald ledamot är fastställd enligt 14 kap. vallagen (2005:837) ska beaktas vid fördelningen av partistödet. 31 Beslut om partistöd ska innehålla ett krav på att mottagaren av partistödet årligen ska lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i 29 första stycket. Redovisningen ska avse perioden 1 januari-31 december och ges in till fullmäktige senast sex månader efter redovisningsperiodens utgång. En av mottagaren utsedd särskild granskare ska granska om redovisningen ger en rättvisande bild av hur mottagaren har använt partistödet. Granskarens rapport över granskningen ska bifogas redovisningen. Fullmäktige får besluta att stöd inte ska betalas till ett parti som inte lämnar redovisning och granskningsrapport enligt första och andra styckena. 32 Beslut om att betala ut partistöd ska fattas av fullmäktige minst en gång per år (3)

23 Kommunfullmäktige , 5 Riktlinjer för redovisning av lokalt partistöd 1. Fullmäktige ska enligt 4 kap. 29 Kommunallagen årligen besluta om utbetalning av partistödet. Fullmäktige fastställer partistödets omfattning. Partistödet består av ett grundstöd per parti, dels ett stöd per mandat. Partiernas utbildningskostnader ska finansieras inom grundstöd och mandatstöd. 2. Partistöd lämnas till de politiska partier som är representerade i kommunfullmäktige. Endast mandat för vilket en vald ledamot är fastställd enligt 14 kapitlet vallagen (2005:837) ska beaktas vid fördelning av partistöd. 3. Till parti, som upphört att vara representerat i fullmäktige, betalas grundstödet ett år efter det representationen upphörde. I lagens mening är en stol tom först när länsstyrelsen inte har något namn att tillgå när det behöver göras en ny sammanräkning efter en avsägelse från en ledamot i fullmäktige. 4. Stödet ska användas för att stärka de politiska partiernas ställning i den kommunala demokratin. 5. De politiska partier som är mottagare av partistöd ska årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att stödet har använts för att stärka de politiska partiernas ställning i den kommunala demokratin. 6. Redovisningen av hur partistödet använts ska granskas av partiets utsedda revisor. Granskaren ska årligen lämna ekonomisk redovisning över hur partistödet har använts och intyga att redovisningen ger en rättvisande bild av hur partistödet har använts. Aktiviteter såsom utbildningar, informations- och öppna möten, administrativa omkostnader och förberedande inför kommande val ska redovisas. Det ska framgå i vilken mån överföringar har gjorts till delar av partiorganisationen utanför kommunen samt vilka motprestationer som i så fall har erhållits. Partistöd som inte nyttjats innevarande kalenderår ska redovisas särskilt 7. Redovisningen ska avse perioden 1 januari 31 december och vara inlämnad till kommunen senast per den 30 juni året efter det att stödet lämnats. 8. Fullmäktige får besluta om partistöd inte ska utbetalas om ett parti inte lämnar in redovisning med tillhörande underlag. till ett parti som inte i tid lämnar in en redovisning respektive en granskningsrapport 9. Partistöd behandlas årligen i av Arvodeskommittén och kommunstyrelsen och med beslut vid fullmäktiges första sammanträde under hösten (1)

24 PARTISTÖD Redovisning av erhållet kommunalt partistöd samt granskningsrapport 1(1) Vid frågor kontakta: Telefon: E-post: Skickas till: Ockelbo Kommun Kommunstyrelseförvaltningen Ockelbo Uppgifter Parti (lokal partiförening) Organisationsnummer Ordförande Telefon Totalt partistöd som partiet har fått från kommunen under föregående år År Belopp (kr) Redovisning av hur kommunalt partistöd har använts under året. Redovisningen avser perioden 1 januari-31 december och lämnas in senast den 30 juni året efter utbetalning. Stödet ska användas för att stärka de politiska partiernas ställning i den kommunala demokratin. Aktiviteter såsom utbildningar, informationsoch öppna möten, administrativa omkostnader och förberedande inför kommande val ska redovisas. Det ska framgå i vilken mån överföringar har gjorts till delar av partiorganisationen utanför kommunen samt vilka motprestationer som i så fall har erhållits. Partistöd som inte nyttjats innevarande kalenderår ska redovisas särskilt. (Kan även redovisas på separat bilaga) Underskrift ordförande Datum Granskningsintyg Redovisningen av hur partistödet använts ska granskas av partiets utsedda revisor. Utsedd revisor ska intyga att redovisningen ger en rättvisande bild av hur partistödet har använts. Jag intygar härmed att redovisningen ger en rättvisande bild av partiets användning av kommunalt partistöd under det gångna året. Ort Datum Underskrift Namnförtydligande Ockelbo kommun hanterar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR). Läs mer om detta här: behandlas i enlighet med EU:s bestämmelser om dataskydd för personuppgifter. Ockelbo Kommun Ockelbo Besöksadress Södra Åsgatan 30D 24 Telefon Fax E-post kommun@ockelbo.se Hemsida Organisationsnr BankGiro

25 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Referens KS 2018/ (2) Stensson, Ann-Sofie, Kommunstyrelsen Service- och varuförsörjningsplan Ockelbo kommun årlig aktualisering Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsens förslag till fullmäktige Service och varuförsörjningsplan för Ockelbo kommun antas med giltighet fr o m 1 januari 2019 Sammanfattning av ärendet Varuförsörjningsplan för Ockelbo kommun aktualiseras av fullmäktige varje år. Varuförsörjningsplanen fastställdes första gången av fullmäktige i juni 2014 och i december Kommunen har arbetat med att utveckla lands- och glesbygd service och tillgång till dagligvaruförsörjning. Servicepunkter har införts och riktlinjer för hemsändningsbidrag har fastställts. Utifrån detta behöver Varuförsörjningsplanen för kommunen aktualiseras. Planen ändrar namn fr o m 2019 och kommer att benämnas Service och varuförsörjningsplan. Beslutsunderlag Ekonom Ann-Sofie Stensson och näringslivschef Mimmi Ekström tjänsteskrivelse , med tillhörande förslag till Service- och varuförsörjningsplan Ärendet Varuförsörjningsplan ska finnas för att försäkra att lands- och glesbygd har tillgång till dagligvaruförsörjning. Dagligvarubutiker på landsbygden kan söka ekonomiskt stöd för sin verksamhet i form av investeringsbidrag och servicebidrag från Länsstyrelsen samt hemsändningsbidrag från kommunen. För Drivmedelsanläggningar kan investeringsbidrag och servicebidrag ges till den sista anläggningen på orten och där avståndet till närmaste konkurrerande försäljningsställe är cirka 20 km eller mer. En bedömning får göras från fall till fall om andra omständigheter har betydelse för att upprätthålla den kommersiella servicen. Det gäller både bemannade och obemannade drivmedelsanläggningar. 25

26 Ockelbo kommun Datum KS 2018/ (2) För att kunna få stöd krävs det att kommunen har en varuförsörjningsplan. Hemsändningsbidrag kan också ges till den som anordnar inköpsresor för dagligvaror i butik som är utpekad som strategisk för varuförsörjningen. Kommunen ansöker årligen om statligt stöd för kommersiell service för kostnaden för serviceresor mellan byarna och centralorten. Ockelbo kommun har Kuxabussar (samordning av kollektivtrafik och skolskjutsar) i trafik från byarna till centralorten, vilket underlättar möjligheten att bo i glesbygd och få tillgång till den service som finns. Kommunen har sedan flera år tillbaka infört handlingsturer till byarna, Jädraås, Lingbo, Mörtebo, Gammelfäbodarna och Vansbron. Erhållet bidrag nyttjas till att möjliggöra handlingsturerna och även till utveckling serviceresorna. Förslag till aktualiserad service- och varuförsörjningsplan för Ockelbo kommun har tagits fram. Beslutet ska skickas till Kommunfullmäktige 26

27 SERVICE- OCH VARUFÖRSÖRJNINGPLAN OCKELBO KOMMUN Inledning Ockelbo kommun består av ett flertal byar runt centralorten. I byarna bor ungefär hälften av Ockelboborna. De tre största byarna, Lingbo, Åmot och Jädraås ligger alla två mil från centralorten. I de byarna finns idag olika utbud för hushållen när det gäller dagligvaror. Drivmedelsförsäljning finns i byarna Åmot och Jädraås. Att bibehålla och utveckla nuvarande kommersiell service i byarna Åmot, Lingbo och Jädraås ger förutsättning för boende i byarna. Syfte Varuförsörjningsplanen ska ge riktlinjer för en tillfredsställande försörjning av dagligvaror och drivmedelsförsörjningen till hushållen i kommunens byar. Planen ska vara ett underlag för bedömning i samband med ansökningar om statligt och kommunalt ekonomiskt stöd till dagligvarubutiker och drivmedelsstationer på landsbygden för att bibehålla kommersiell service i glesbygden och för att skapa förutsättningar för boende i glesbygden. Den övergripande målsättningen för kommunen är att trygga en god dagligvaru- och drivmedelsförsörjning för kommuninvånarna på landsbygden. Nuläge 2018 Kommentarer Ockelbo kommun har under många år haft ett minskande befolkningsunderlag. Fr o m 2016 har trenden förändrats och befolkningsutvecklingen har varit positiv de två senaste åren. Vid jämförelse mellan 1 januari 2017 och med samma tidpunkt 2018 har befolkningen ökat med 40 personer, från personer till Befolkningsutvecklingen är fortsatt positiv. Befolkningsutveckling Antal invånare 31 december Förändring Befolkning byarna är enligt följande Jädraås 200 invånare, Åmot 230 invånare och Lingbo 400 invånare. Kommunens befolkningsutveckling beror till stor del på att födelsetalen fortsätter att understiga antalet döda. Ockelbo kommun har en äldre befolkning än riksgenomsnittet och en relativt mindre andel i åldersgrupperna år. Nuläge dagligvarubutiker och drivmedelsstationer i byarna Dessa dagligvarubutiker och drivmedelsstationer, som är ensamma i byarna, utgör strategiska centra för dagligvaru- och drivmedelsförsörjning för hushållen i byarna. Ockelbo Kommun, Ockelbo Södra Åsgatan 30 D Kommunkontoret Ann-Sofie Stensson ann-sofie.stensson@ockelbo.se 27 1 (5)

28 Åmotsbruks Handel Ekonomisk Förening, Masugnsvägen 2, Åmotsbruk Kjellas Mack AB, Jädraåsvägen 35, Jädraås Stöd till kommersiell service i glesbygd Enligt förordningen (2000:284) om stöd till kommersiell service får ekonomiskt stöd lämnas om det kan bidra till att uppfylla målet för den regionala tillväxtpolitiken. Sådant ekonomiskt stöd är statligt och prövas och beviljas av länsstyrelsen. Dagligvarubutiker på landsbygden kan söka ekonomiskt stöd för sin verksamhet i form av investeringsbidrag och servicebidrag från Länsstyrelsen samt hemsändningsbidrag från kommunen. Investeringsstöd kan sökas hos både Länsstyrelsen och Region Gävleborg. I första hand kan företagare som har en dagligvarubutik eller en bensinstation i ett gleseller landsbygdsområde få stöd. Om det finns särskilda skäl kan även företagare som har en fackhandelsbutik få stöd. Även näringsidkare som bedriver verksamhet med varubuss och säljer dagligvaror till konsumenter kan, om det finns särskilda skäl, beviljas stöd. För drivmedelsanläggningar kan investeringsbidrag och servicebidrag ges till den sista anläggningen på orten och där avståndet till närmaste konkurrerande försäljningsställe är cirka 20 km eller mer. En bedömning får göras från fall till fall om andra omständigheter har betydelse för att upprätthålla den kommersiella servicen. Det gäller både bemannade och obemannade drivmedelsanläggningar. Investeringsstöd Investeringsstöd är ett stöd som lämnas direkt till företagaren. Investeringsbidraget kan sökas för inköp, inredning, utrustning, ny- eller ombyggnad eller större reparationer av lokaler. Bidraget kan även sökas för utbildningsinsatser och åtgärdsprogram som syftar till att höja lönsamheten eller förbättra servicen. Servicebidrag Servicebidraget kan sökas av företag som är särskilt viktiga för konsumenternas varuförsörjning, om de drabbats av tillfälliga lönsamhets- och likviditetsproblem. Syftet är att förhindra eller fördröja nedläggningar. Bidrag kan ges med högst kr per år och lämnas för sammanlagt tre år (åtgärdsplan krävs). Hemsändningsbidrag Hemsändningsbidraget kan sökas från kommunen av de butiker som upprätthåller hemsändning av varor till kunder som har svårt att själva ta sig till butiken. Bidrag är ett kommunalt stöd som delvis finansieras med statliga medel (5)

29 Det statliga stödet lämnas till kommunen om kommunen ekonomiskt bidrar till en butiks hemsändning av dagligvaror till hushåll eller om kommunen anordnar inköpsturer till en butik. Kommuner får 50 % i bidrag, max 200 kr per kund och inköpstur Servicepunkter Inledning Grundläggande service är mycket viktigt för att få utveckling och ökad tillväxt i kommunen. Tillgången till dagligvaror, drivmedel och mötesplats på orten är en förutsättning för företagande, boende och besöksnäring. För att stärka den lokala handeln och bensinmacken i byarna ges möjlighet att ansöka om att få uppdragsavtal för att tillhandahålla servicepunkter. På Servicepunkterna ska man till exempel kunna komma och träffas över en kopp kaffe, göra sina ärenden över nätet, ta del av information via broschyrer samtidigt som handeln stärks. Syfte Anledningen är att fler ska besöka butiken/macken och uträtta sina ärenden, träffa människor och samtidigt stärka handeln. Målsättningen för en lokal servicepunkt är att den ska vara ett viktigt nav för sin ort och den service som den kan komma att erbjuda för boende och besökare. Servicepunkten ska vara den naturliga mötesplatsen i en by/ort. Upplägg Ansökan för Servicepunkt, ett uppdragsavtal med kommunen, hanteras av kommunens näringslivsenhet. En Servicepunkt per ort (Åmot, Jädraås och Lingbo) och avtal tecknas på tre år, med avstämning årligen. Inför ny ansökningsperiod ska ansökan vara inlämnad senast sista oktober. Finns flera ansökningar från orten tas beslut om Servicepunkt i samråd med respektive byaråd. Kommunens kriterier gäller för Servicepunkter och minst tre kriterier ska uppfyllas för att bli godkänd, punkt 1 är obligatorisk. Det finns åtta kriterier att välja bland och ersättning utbetalas för max fem av dessa. 1. Turistinformation/turistmaterial/Servicepunkten bereder plats för kommunens Sommarmagasin och karta (viktigt att meddela Turistbyrån innan materialet tar slut). Gärna komplettera med information utifrån besökarnas önskemål och behov, försäljning av fiskekort, anslagstavla för lokala evenemang med mera. Delta vid kommunens informationsträffar (Turismforum två gånger/år). 2. Erbjuda hemkörning av livsmedel. 3. En caféhörna som ger möjlighet till en stunds samvaro. 4. Dator med internetuppkoppling eller tillgång till wifi. 5. Anordna minst tre aktiviteter fördelade under året. Aktiviteter anges vid ansökan om ersättningen. Önskvärt att aktiviteterna ska samla fler aktörer vilket ger ett mervärde för byarna i form av samarbete (5)

30 6. Erbjuda kopiera, scanna och skriva ut-tjänst. 7. Post- och paketutlämning 8. Övrigt utifrån ortens förslag (sker i samråd med näringslivsenheten och ortens byaråd) Villkor och ersättningsnivå Det ska tydligt framgå att det är en Servicepunkt och att kommunen är delaktig. Skylt tillhandahålls av kommunen. För att bli godkänd som Servicepunkt krävs att minst tre kriterier uppfylls. Ersättning erhålls för max fem kriterier och för var och en av tjänsterna betalar kommunen kronor till företaget, maximalt kronor. Utbetalning sker efter avtalet godkänts och undertecknats av båda parter. Om avtalet inte fullföljs blir företaget återbetalningsskyldig. Grundkrav Näringsstället ska hålla öppet minst fem timmar per dag, fem dagar i veckan. Lokalerna ska vara tillgänglighetsanpassade, bedöms av Västra Gästriklands Samhällsbyggnadsförvaltning. Ersättningen avser bidrag för ett kalenderår. Rapport ska inlämnas varje år av respektive ort och inlämnas till kommunens näringslivsenhet senast den sista januari varje år. Aktuella överenskommelser servicepunkter Tempo Åmot Kjellas mack Kommunen ser kontinuerligt över möjligheterna att utveckla servicen i byarna. Ambitionen är att alla byar i kommunen ska erhålla servicepunkter. Riktlinjer för hemsändningsbidrag Hemsändningsbidrag syftar till att vara ett stöd för landsbygdshushållens dagligvaruförsörjning och värna om lanthandlarna (gäller inte tätort Ockelbo). Butiken ska söka om och beviljas varuhemsändningsbidrag innan leveranser kan ske. Ansökan skickas till näringslivsenheten, Ockelbo kommun. Hemsändning kan även innebära inköpsresa, att butiken hämtar kunderna till butiken så de kan handla på egen hand. Detta för att kunderna utöver inhandling ska få ett socialt utbyte med andra kunder och personalen i butiken. Kunden ansöker om hemsändning eller inköpsresa hos beviljad butik. Villkor för kund För att ett hushåll ska få varuhemsändning eller inköpsresa måste man ha svårigheter att ta sig till närbutiken på egen hand. Sådana svårigheter kan t.ex. vara att man inte har 30 4 (5)

31 egen bil, att kollektivtrafik saknas eller att man har någon funktionsnedsättning. Hemsändning ersätter inte färdtjänst. Hushåll dit varorna ska levereras/inköpsresa ska ligga i byn med ett upptagningsområde inom 20 km från butiken som beviljats hemsändningsbidrag från kommunen. Ansökan om varuhemsändning eller inköpsresa görs av kunden till butiken och denna bedömer och beslutar enligt villkoren (kontakta näringslivsenheten vid oklarheter). Butiken sammanställer ett register där det tydligt ska framgå att registret utgör underlag för redovisning av hemsändningsbidrag till kommunen Varuhemsändning omfattar livsmedel och andra dagligvaror. Andra varor i butikens sortiment kan också ingå om det inte förorsakar extra kostnader. Butiken avgör vilka dagar som hemsändningen eller inköpsturen sker. Hantering och rapportering Det är butikens ansvar att ordna transport och försäkring för denna tjänst. Varje hemsändning/resa ska noteras av butiken i en kvittenslista. Där ska kundens namnteckning finnas samt datum för varje tillfälle. Butiken får bidrag från kommunen för de hushåll som uppfyller villkoren med 100 kr per hemsändning högst en gång per vecka och hushåll. Utbetalning sker till butiken två gånger per år genom att butiken rapporterar in kvittenslistor till nedanstående adress, där även kopia på kundregistret ska medfölja. Denna begäran om utbetalning av hemsändningsbidrag skickas in senast 15 juli för första halvårets leveranser och senast 10 januari för andra halvårets leveranser. Ansökan om varuhemsändningsbidrag samt utbetalning för detta skickas till Ockelbo kommuns näringslivskontor. Mål och slutsats Kommunen ansöker årligen om statligt stöd för kommersiell service för kostnaden för serviceresor mellan byarna och centralorten. Ockelbo kommun har Kuxabussar (samordning av kollektivtrafik och skolskjutsar) i trafik från byarna till centralorten, vilket underlättar människors möjlighet att bo i glesbygd och få tillgång till den service som finns. Kommunen har sedan flera år tillbaka infört handlingsturer till byarna, Jädraås, Lingbo, Mörtebo, Gammelfäbodarna och Vansbron. Erhållet bidrag nyttjas till att möjliggöra handlingsturerna och även till utveckling serviceresorna. Varuförsörjningsplanen ska aktualiseras årligen och i samband med mål och budgetprocessen (5)

32 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Referens KS 2018/ (1) Ekonomienheten Stensson, Ann-Sofie, Kommunfullmäktige Ändring av reglemente, Västra Gästriklands samhällsbyggnadsnämnd Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till fullmäktige 1. Förslag till ändring i Västra Gästriklands samhällsbyggnadsnämnds reglemente godkänns med giltighet från och med den 1 januari Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning får i uppdrag att ändra gällande reglemente. Sammanfattning av ärendet Av 4 kap. 20 kommunallagen följer att varje ledamot i nämnd får väcka ärenden i nämnden. I nuvarande reglemente finns reglerat hur ärende i nämnd ska beredas. Emellertid finns det inte reglerat hur ett ärende från ledamot i nämnd ska väckas, i vilken form och hur det ska handläggas. Förslag till förtydligande i reglementet enligt följande; X Ärenden i nämnd på initiativ av nämndsledamot Ärenden ska vara skriftliga och undertecknade av en eller flera ledamöter. Ett ärende kan bara behandlas i sak i nämnden om det ligger inom nämndens befogenhetsområde. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma ärende. Ett ärende väcks vid ett sammanträde med nämnden. En ersättare i nämnden får väcka ett ärende bara när ersättaren tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde. Ändringen föreslås gälla från och med den 1 januari Vidare föreslås att Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning får i uppdrag att revidera reglementet. Beslutsunderlag Ekonom Ann-Sofie Stenssons tjänsteskrivelse

33 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Mötets diarienummer VGS2018/8 1(1) VGS2018/ Ändring av reglemente för ärenden i nämnd Beslut Kommunfullmäktige i Ockelbo och Hofors föreslås besluta att 1. anta förslag till ändring i reglementet, 2. ändringen gäller från och med den 1 november 2018 samt att 3. Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning får i uppdrag att ändra Västra Gästriklands samhällsbyggnadsnämnds reglemente. Sammanfattning Av 4 kap. 20 kommunallagen följer att varje ledamot i nämnd får väcka ärenden i nämnden. I nuvarande reglemente finns reglerat hur ärende i nämnd ska beredas. Emellertid finns det inte reglerat hur ett ärende från ledamot i nämnd ska väckas, i vilken form och hur det ska handläggas. Förslagsvis förtydligas detta i reglementet enligt följande; X Ärenden i nämnd på initiativ av nämndsledamot Ärenden ska vara skriftliga och undertecknade av en eller flera ledamöter. Ett ärende kan bara behandlas i sak i nämnden om det ligger inom nämndens befogenhetsområde. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma ärende. Ett ärende väcks vid ett sammanträde med nämnden. En ersättare i nämnden får väcka ett ärende bara när ersättaren tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde. Ändringen föreslås gälla från och med den 1 november Vidare föreslås att Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning får i uppdrag att revidera reglementet. För Sandvikens kommun har ett ärende med samma förslag beslutats , 117, diarienummer KS2018/205. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2 juli 2018, VGS2018/88 Protokollsutdrag skickas till Kommunstyrelsen Ockelbo Kommunstyrelsen Hofors Diariet VGS Justerarnas signaturer Utdragsbestyrkande 33

34 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Referens KS 2018/ (1) Stensson, Ann-Sofie, Kommunstyrelsen Delegationsordning för kommunstyrelsen - aktualisering Förslag till beslut Delegationsordning för kommunstyrelsen godkänns med giltighet fr o m Sammanfattning av ärendet Under 2017 aktualiserades kommunstyrelsens delegationsordning. Kommunstyrelsens beslutade även att en aktualisering/översyn av delegationsordningen årligen ska ske med början i december De förändringar/tillägg som nu är aktuella är delegation i samband med lagstiftningen Dataskyddsförordningen (GDPR). Förslag till aktualiserad delegationsordning har tagits fram. Instruktioner och rutiner för hur delegationsbesluten ska anmälas till kommunstyrelsen ska beaktas och förtydligas. Ett kontrollsystem som säkerställer en korrekt hantering är under utarbetning. Beslutsunderlag Ekonom Ann-Sofie Stenssons tjänsteskrivelse

35 Delegationsordning för Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen , 1 35

36 Innehåll Inledning... 3 Delegering av ärenden... 3 Anmälan av delegationsbeslut... 3 Brådskande ärenden... 4 Vidaredelegation... 4 Jäv... 4 Överklagande... 4 Delegationsordning kommunstyrelsens verksamhetsområde Administrativa frågor, avtalsfrågor, skolskjuts m m Ekonomifrågor Fastighetsfrågor

37 DELEGATIONSORDNING FÖR KOMMUNSTYRELSENS VERKSAMHETSOMRÅDE Inledning Delegering innebär överlåtelse av beslutsrätt. Delegering kan ske både från kommunfullmäktige till nämnd (reglemente) och från nämnd till utskott, förtroendevald och anställd. Syftet med delegering av nämnds beslutsrätt är att dels avlasta nämnden rutinärenden, dels att möjliggöra en effektivare kommunal förvaltning genom att beslut med stöd av delegation är juridiskt sett nämndens beslut och överklagas därför på samma sätt som nämndens beslut. Delegaten har dock det fulla ansvaret för ärendets beredning och beslut. Ett beslut som fattas med stöd av delegering kan inte ändras av nämnden. Däremot kan nämnden återkalla den givna beslutsrätten. Detta kan göras generellt för en viss grupp av ärenden, för en viss delegat eller för ett visst ärende. Alla beslut som fattas med stöd av delegation ska anmälas till nämnden. På sådant sätt kan nämnden följa hur uppdraget att beslut i nämndens ställe har utförts. Beslut enligt delegation får endast ske inom av kommunfullmäktige fastställd budget. Delegering av ärenden Kommunallagen fastställer villkor för delegering (överlåtande) av beslutsrätten. Kommunstyrelsen får uppdra åt utskott eller ledamot inom nämnden eller åt enskild tjänsteman att fatta beslut på kommunstyrelsen vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. (Kap. 6, och kap. 7, 5-9, KL) Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet får inte delegeras. Inte heller får ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild delegeras, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Respektive nämnds och styrelses delegationsordning ska revideras löpande efter behov. Med beslut i delegeringsbestämmelserna avses endast beslut i kommunallagens mening. Kännetecknande för ett beslut är bland annat att det föreligger alternativa lösningar och att beslutsfattaren har att göra vissa överväganden eller bedömningar. Från beslut ska skiljas löpande förberedande eller verkställande åtgärder, vilka krävs för att verksamheten ska fungera. Syftet med att en styrelse kan delegera sin beslutanderätt är att den ska avlastas rutinbetonade ärenden. Mer tid ska istället ges till att styra verksamheten med mål, riktlinjer och uppföljning, samt strategiska frågor. Anmälan av delegationsbeslut Beslut som fattas med stöd av kommunstyrelsen delegation är juridiskt sett styrelsens beslut, vilket innebär att kommunstyrelsen har ett revisionsansvar. Delegationsbeslut ska anmälas till kommunstyrelsen för kännedom. 3 37

38 Brådskande ärenden En nämnd får uppdra åt ordföranden, eller en annan ledamot som nämnden har utsett, att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde Vid kommunstyrelsens ordförandes frånvaro eller vid jäv inträder kommunstyrelsen förste vice ordförande och andre vice ordförande in som delegat i nämnd ordning. Vidaredelegation har rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till anställd inom kommunstyrelsen. Beslut som fattas med stöd av vidaredelegation ska anmälas till kommunchef, som i sin tur ska anmäla besluten till kommunstyrelsen (7 kap. 6 och 8 KL). Denna möjlighet har införts för att underlätta utveckling av målstyrning av verksamheten och smidiga lösningar vid tillfälliga arbetsanhopningar eller sjukdom. Nämnden kan således genom beslut ge förvaltningschef rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd. Förvaltningschef får endast använda sin möjlighet till vidaredelegation på ett sådant sätt att nämnden hela tiden vet vem som har rätt att fatta beslut. Jäv Reglerna om jäv i 6 kap, 28 32, KL gäller även vid delegationsbeslut. Delegaten får därför inte fatta delegationsbeslut i ärenden där delegaten är jävig. Om beslut fattas trots jäv kan beslutet komma att upphävas vid ett överklagande. Delegaten har en skyldighet att självmant anmäla jäv samt att i det sammanhanget överlämna ärendet till annan behörig delegat eller till kommunstyrelsen. Överklagande Delegationsbeslut kan överklagas på samma sätt och enligt samma regler som för beslut fattade av kommunstyrelsen. Det sker med stöd av regler i kommunallagen och speciallagstiftning. Tiden att lämna överklagande är tre veckor. För överklagande som stödjer sig på kommunallagen räknas överklagandetiden från den tidpunkt när protokoll med det anmälda delegationsbeslutet anslogs. För övriga räknas tiden från den dag den klagande fick ta del av beslutet. 4 38

39 Delegationsordning kommunstyrelsens verksamhetsområde Kommentar Med ersättare avses person som inträder som delegat vid ordinarie delegats frånvaro eller förhinder. I de fall där ersättare inte utsetts eller där såväl utsedd delegat som ersättare är frånvarande och det föreligger en brådskande situation fungerar även kommunchefen som ersättare (gäller alla ärendetyper). 1. Administrativa frågor, avtalsfrågor, skolskjuts m m Ärendetyp Delegat Ersättare/Villkor 1.1 Beslut om tillstånd att använda kommunens heraldiska vapen enligt lagen om skydd för vapen och vissa andra officiella beteckningar. Kommunikatör 1.2 Ombud att föra kommunens talan inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättningar av skilda slag Ekonomichef 1.3 Prövning av frågan om en skrivelse har inkommit i rätt tid enligt 24 förvaltningslagen Registrator Kommunsekreterare 1.4 Skriftliga beslut i frågor om utlämnande av allmän handling och prövning enligt offentlighetsoch sekretesslagen (SFS 2009:400, kap 15:6 ) Ekonomichef 1.5 Beslut om kommunstyrelseförvaltningens organisatoriska indelning utom i ärenden av större vikt eller av principiell betydelse. 1.6 Yttrande till länsstyrelsen över ansökningar om allmän kameraövervakning. Gäller inte ansökningar rörande omfattande övervakning, ansökningar där betydande risk för integritetskränkning föreligger eller i frågor av principiell betydelse Kommunsekreterare Teknisk chef 1.7 Teckna verksamhetsanknutna avtal inom angiven budgetram (gäller ej hyresavtal) Verksamhetschef/ budgetansvarig 1.8 Teckna hyresavtal Teknisk chef 1.9 I sådana mål och ärenden, där det ankommer på kommunstyrelsen att föra talan, på kommunens vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, antaga ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal Ekonomichef Delegat bestäms av ärendets art 1.10 Flyttat till 4,

40 Ärendetyp Delegat Ersättare/Villkor 1.11 Flyttad till Informationsägare Respektive chef/ verksamhetsansvarig Ekonomichef 1.13 Besluta om eller avslå rätten till skolskjuts enligt gällande skolskjutsreglemente avseende förskoleklass, grundskola, grundsärskola och gymnasiesärskola Verksamhetsansvarig trafik 6 40

41 2. Ekonomifrågor Ärendetyp Delegat Ersättare/Villkor 2.1 Placering av donationsmedel Ekonomichef 2.2 Beslut om undertecknanderätt avseende plusgiro och koncernkonto samt förvaltade fonder. Ekonomichef 2.3 Utsträckning, nedsättning, dödning, sammanföring och relaxation av inteckningar samt utbyte av pantbrev Ekonomichef 2.4 Enligt beslutad borgen vad avser omsättning/omplacering av redan befintliga lån Ekonomichef Undertecknas av firmatecknare 2.5 Uppta lån som fullmäktige beslutat, eller som utgör omsättning/omplacering av befintliga lån, och utfärda behövliga förbindelser. Ekonomichef Undertecknas av firmatecknare 2.6 Omfördelning av medel inom olika verksamhetsområden inom driftbudgeten Ekonomichef 2.7 Omfördelning av medel inom kommunstyrelsens investeringsbudget understigande kronor per objekt Ekonomichef 2.8 Omfördelning av medel inom teknikområdets investeringsbudget understigande kronor per objekt Teknisk chef Ekonomichef 2.9 Utse beslutsattestanter på verksamhetsnivå Ekonomichef 2.10 Avskrivning av fordringar understigande kronor utan att rättsliga åtgärder är vidtagna och där principiella skäl inte föranleder annat och som hänför sig till kommunstyrelsens förvaltningsområde Ekonomichef 7 41

42 3. Fastighetsfrågor Ärendetyp Delegat Villkor/Anmärkning 3.1 Överlåtelse eller upplåtelse till enskild av mark för villa eller egnahemsbebyggelse (inom planlagt område) Teknisk chef 3.2 Beslut i samband med pågående byggnadsarbeten och entreprenader. Såsom utseende av kontrollant, beställarombud, besiktningar, efterarbeten och godkännande, prövning av försäkringsavtal samt prövning av borgen eller annan säkerhet Teknisk chef 3.3 Yttrande i planfrågor och bebyggelsefrågor och över remisser från statliga och kommunala organ. Teknisk chef 3.4 Framställan till kommunala och statliga organ i planärenden och bebyggelsefrågor Teknisk chef 3.5 Upphandling av entreprenad rörande kommunens fastigheter, gatulednings- eller liknande anläggningsarbeten (nya om- och tillbyggnader samt reparations- och underhållsarbeten) inom angiven budgetram. Teknisk chef 8 42

43 4. Dataskyddsförordningen (2016:679, GDPR) Ärendetyp Delegat Ersättare/Anmärkning 4.1 Beslut att vägra tillmötesgå den registrerades begäran att utöva sina rättigheter enligt art när det inte är möjligt att identifiera den registrerade. Art 12.2 Ekonomichef 4.2 Beslut att förlänga tiden för tillhandahållande av information till den registrerade vidd komplicerad begäran, max. ytterligare 2 månader. Art 12.3 Ekonomchef 4,3 Beslut att inte vidta åtgärder med anledning av den registrerades begäran. Ekonomichef 4.4 Beslut att vägra rättelse eller komplettering av den registrerades personuppgifter. Art 16 Ekonomichef 4,5 Beslut att vägra den registrerades begäran om radering (rätten att bli bortglömd). Art Ekonomichef 4,6 Beslut att vägra den registrerade rätten till begränsning av behandling. Art Ekonomichef 4.7 Beslut att vägra den registrerade rätten till dataportabilitet. Art Ekonomichef 4.8 Beslut att inte anmäla en personuppgiftsincident till tillsynsmyndigheten när det är osannolikt att personuppgiftsincidenten medför en risk för fysiska personers rättigheter och friheter. Art Teckna personuppgiftsbiträdesavtal Ekonomichef 4.10 Utse dataskyddsombud. Art 37.1 Ekonomichef Fastställa taxa enligt dataskyddsförordningen. (Art , art 15.3, 2 kap. 5 KL, 5 kap. 1 KL) Beslutas av fullmäktige 9 43