LANDSTINGSREVISORERNAS REDOGÖRELSE FÖR ÅR 2014

Transkript

1 D: nr Landstingsrevisorernas redogörelse och sammanfattning av de sakkunnigas rapporter. Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. De granskar på samma sätt, genom de revisorer eller lekmannarevisorer som utsetts i företag enl. 3 kap. 17 och 18, även verksamheten i de företagen. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enl. 8:20 a skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. (Kommunallagen 9:9) LANDSTINGSREVISORERNAS REDOGÖRELSE FÖR ÅR 2014 Revisorernas granskning sker efter en revisionsplan som fastställes inför varje gransknings år. Planen baseras på en analys av väsentlighet och risk. I analysen av väsentlighet värderas de konsekvenser som kan uppstå för landstinget eller för enskilda vid fel eller misskötsel. Olika slag av konsekvenser bedöms ekonomiska, politiska, verksamhetsmässiga, förtroenderelaterade. I analysen av risk värderas sannolikheten för att olika slag och grader av fel eller misskötsel kan uppstå. Sannolikheten varierar mellan olika verksamhetsområden, system och rutiner och måste bedömas för varje område. Revisorerna träffar fullmäktiges presidium varvid man diskuterar revisorernas budget och vad som framkommit vid granskningen samt framtida val av granskningsinriktning. Revisorerna har även överläggningar med andra förtroendevalda. Dessutom har revisorerna, som ett led i planerade och pågående granskningar, möten med olika verksamhetsföreträdare. Revisorerna skall enligt kommunallagen granska all verksamhet årligen. Detta sker genom att revisorerna och deras sakkunniga löpande följer verksamheterna dels genom kommunikation med den granskade verksamheten, dels genom att ta del av grundläggande dokument och det löpande flödet av ärenden och beslut. Med dokument avses mål- och budgetdokument, riktlinjer, ekonomi- och verksamhetsrapportering, delårsrapporter och bokslut, beslutsunderlag, protokoll, beskrivning av det interna kontrollsystemet och redovisningssystemet. Dessutom genomförs fördjupade granskningar inom olika delar av landstingets verksamhet. Granskningarna genomförs så långt möjligt i dialog med de granskade. Iakttagelser, fel och brister förmedlas löpande till den ansvarige så att åtgärder kan vidtas omgående.

2 Revisorerna strävar efter en positiv och förändringsinriktad granskning. Det sker genom att förslag och förebyggande råd lämnas i en omfattning som inte står i strid med oberoendet. Alla granskningar följs upp för att säkerställa att erforderliga åtgärder har vidtagits med anledning av revisorernas synpunkter och kritik. Varje år deltar revisorerna i erfarenhetsutbyten samt utbildningar tillsammans med förtroendevalda revisorer från andra landsting, regioner och kommuner. Revisorernas sakkunniga utgörs av revisionskontoret samt av externa konsulter som anlitas för speciella granskningar. Ramavtal för åren har träffats med BDO, EY, KPMG och PwC. Dessa avtal har förlängts till att gälla även för SAMMANFATTNING AV DE SAKKUNNIGAS RAPPORTER FÖR ÅR 2014 Rapporterna kan beställas genom revisionskontoret som också svarar på frågor om innehållet. Många av rapporterna finns tillgängliga på revisionskontorets hemsida på Granskning/ärende/skrivelse Sammanfattning Diarienr Granskning av den interna kontrollen vid region-, utomlänsoch utlandssjukvård. Starka områden: Remissrutinerna för utomlänsvård är i huvudsak ändamålsenliga. Kostnaderna för köpt vård särskiljs i redovisningen. Riktlinjer för såld vård och EU-vård är upprättade. Verksamhetscheferna är välinformerade om vilka behandlingar US kan utföra. Verksamhetscheferna anser inte att patienterna vårdas onödigt länge på US. Verksamhetsstängningar vid semestrar påverkar inte antalet remisser till US. Förbättringsområden: Samverkan mellan sjukhusen i länet ansågs till viss del begränsad. Genom att mera samverka och kommunicera vilka specialister som är anställda inom landstinget och vilka behandlingar som kan utföras finns förutsättningar till lägre kostnader. Idag förekommer att US används för vård som skulle kunna utföras inom landstinget. Rutinen för fakturakontroll ansågs otillräcklig. För vårdtillfällen från US sker endast kontroll av administrativ tjänsteman. Fakturan kontrollerades inte mot epikris eller journalanteckning och verksamheten medverkade inte i fakturakontrollen. Ansvaret för budget och uppföljning ansågs otydligt. Budgetmodellen kan ge incitament att hålla nere klinikernas kostnader och skicka remisser till US då kostnaderna bokförs centralt på resp. sjukhus. Avtalskonstruktionen med US (65 % fast och 35 % rörlig) är inte helt känd i verksamheten

3 Granskning av landstingets delårsbokslut per augusti Granskning av den interna kontrollen avseende vissa kostnadsslag. Granskning av hur landstinget tillämpar FNs barnkonvention. Granskningen visar att den finansiella redovisningen har tagits fram i enlighet med Lag om kommunal redovisning, god redovisningssed och landstingets riktlinjer. Räkenskaperna ger i allt väsentligt en rättvisande bild av resultat och ställning. De finansiella målen för god ekonomisk hushållning bedömdes uppnås Det lagstadgade balanskravet bedömdes uppnås. Granskningen avser den interna kontrollen för representation, kurser, konferenser, resor, marknadsföring och sponsring. Starka områden: Landstinget har förstärkt den interna kontrollen för dessa kostnadsslag. En internkontrollgrupp granskar bl.a. kostnader för resor, representation och utbildningar. Ev. brister återkopplas till berörda personer. Ny attestriktlinje, körkort för ekonomisystemet m.m. har tagits fram. Förbättringsområden: Riktlinjer saknas för vissa områden. Detaljerat program saknas i vissa fall för konferenser. Uppgift om deltagare, mottagare och syfte med aktiviteter saknas i vissa fall. Kompletterande uppgifter kan finnas arkiverat ute i verksamheten. Bör om möjligt finnas vid verifikationen. Liknande typer av arrangemang konteras ibland på olika konton. Vid granskningen har såväl starka sidor som förbättringsområden framkommit: Landstinget har i styrande dokument betonat betydelsen av barnkonventionen. Ambitiös handlingsplan för arbetet med barnkonventionen har tagits fram. Det finns ett särskilt barnkompetensnätverk som arbetar för att utveckla barnrättsperspektivet inom landstinget. I förvaltningarna pågår ett flertal aktiviteter som bidrar till att stärka och säkerställa efterlevnaden av barnets rättigheter. Psykiatriförvaltningens arbetssätt med särskilda barnombud kan vara en förebild för övriga förvaltningar. Inför arbetet med verksamhetsberättelsen 2014 har landstinget infört en obligatorisk fråga om vad som skett utifrån barnkonventionen

4 Det finns flera upparbetade samarbeten på området mellan såväl landstingets olika verksamheter som med andra aktörer, t.ex. länets kommuner. Information om barnkonventionen ges till alla nyanställda. Bland förbättringsområden som framkommit i granskningen kan följande nämnas: Det är en brist att styrkedjan inte omfattar mål/mått och tydligare koppling till allt som faktiskt sker i form av aktiviteter. Det finns inom landstinget inte sällan en osäkerhet om vad som görs kring barnkonventionen. Det anses saknas någon som håller ihop arbetet i landstinget kring barnkonventionen. Handlingsplanen för arbetet med barnkonventionen har hittills inte följts upp på tillräckligt sätt. Överblick över genomförda utbildningar eller informationsinsatser på området finns inte. Det finns inga övergripande mål/mått om att verksamheterna ska öka kännedomen om barnets rättigheter för barn och föräldrar. Styrningen och systematiken bör utvecklas kring former för dialog och inflytande för barn och unga.

5 Granskning av landstingets betalningsrutiner. Den övergripande bedömningen är att landstinget har en organisation som är ändamålsenlig och ger förutsättningar för en god intern kontroll gällande betalningsrutiner. Tydliga regler och riktlinjer har upprättats och de är i stort sett kända i organisationen. Landstinget har en hög ambitionsnivå med flera kontrollsteg och en hög kontrollmedvetenhet med rutiner som bygger på dualitetsprincipen, d.v.s. att ingen ensam ska hantera alla steg i transaktionskedjan. I granskningen har framkommit behov av att förstärka vissa rutiner såsom formalia kring tilldelning av attesträtt samt betalningskontroller. Förbättringsmöjligheter har även identifierats avseende landstingets egna kontroller gällande efterlevnad av regler och rutiner Granskning av landstingets informationssäkerhet. Starka sidor: Granskningen visar att landstinget under de senaste åren har tagit ett antal goda initiativ inom området informationssäkerhet och IT-säkerhet, t.ex. ny datahall, modernare IT-infrastruktur, nätsegmentering, långsiktig lösning av Cosmics produktionsmiljö för datadrift. Behörighetsportal som ska administrera behörigheter införs. En tjänst som IT-säkerhetsansvarig har införts. En samverkansmodell, där IT och verksamheterna är delaktiga, har implementerats. IT-förvaltningen har en modern, skalbar arkitektur för att hantera nya tillämpningar. Anställda inom IT-förvaltningen får utbildning inom ny teknik, trender och innovation. Bland förbättringsområden som framkommit kan följande nämnas: Landstinget uppfyller inte kravet att som vårdgivare minst årligen genomföra riskanalyser avseende informationssäkerheten. Landstinget har beslutat att informationssäkerhetsarbete ska bedrivas enligt SS- ISO/IEC och Standarden innehåller 35 viktiga säkerhetsområden men vilka som prioriteras styrs av individers egna insatser och ambition inte av risk eller målbild. Landstinget saknar struktur för infor-mationsklassificering. Även infrastrukturlogguppföljningen kan förbättras. Utbildning inom informations- och IT-säkerhet ges främst inom HSF. Positiva initiativ inom andra förvaltningar men helhetsgrepp för utbildning kring informationssäkerhet saknas. Informationssäkerhetskrav är i vissa fall del av upphandlingsprocessen, t.ex. av programvaror men området kan utvecklas

6 Granskning av landstingets årsredovisning för år Vid granskningen framkom att den finansiella redovisningen har tagits fram i enlighet med Lag om kommunal redovisning, god redovisningssed/normgivning och landstingets centrala riktlinjer, att räkenskaperna i allt väsentligt ger en rättvisande bild av uppnått resultat 2014 och ställning per , att fullmäktiges finansiella mål uppnås, samt att balanskravet är uppfyllt. Granskning av Regionsjukvårdsnämnden. Revisionsberättelse för landstinget för år Granskning av Samordningsförbundet i Kalmar län. Granskning av Regionförbundet i Kalmar län. Granskning av Stiftelsen Kalmar Läns Museum och Jenny Nyström och Curt Stoopendaahls Stiftelse. Regionsjukvårdsnämnden är en gemensam nämnd som skall granskas av revisorerna i vart och ett av de tre samverkande landstingen. Revisorerna tillstyrker att landstingsfullmäktige beviljar ansvarsfrihet för styrelse, nämnder och beredningar samt de enskilda ledamöterna i dessa organ. Revisorerna tillstyrker att landstingets årsredovisning för år 2014 godkänns. Samordningsförbundet granskas av en revisor från landstinget, kommunerna och staten. Revisionskontoret har biträtt revisorerna i Regionförbundet. Samverkan har skett med den auktoriserade revisorn. Granskning av Kalmar Läns Musikstiftelse. Kalmar läns Beställningscentral AB Kalmar läns Trafik AB Kalmar Läns Pensionskapitalförvaltning AB ALMI Företagspartner Kalmar län AB Samverkan har skett med den auktoriserade revisorn. Lekmannarevisorn har avgett granskningsrapport. Lekmannarevisorn har avgett granskningsrapport Lekmannarevisorn har avgett granskningsrapport. Lekmannarevisorn har avgett granskningsrapport Uppföljning har gjorts av tips och synpunkter från allmänheten, förtroendevalda, anställda och massmedia om olika förhållanden inom landstinget. Granskningsbesök har genomförts vid olika inrättningar och institutioner. Överläggningar har hållits med landstingsledningen och verksamhetsföreträdare.