Handlingar. till ägarutskottets sammanträde Vänersborg

Transkript

1 Handlingar till ägarutskottets sammanträde Vänersborg

2 1 (3) Föredragningslista Sammanträde med Ägarutskottet den 23 oktober 2013 Plats: Sessionssalen, Residenset, Vänersborg Tid: Kl Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden 1. Förslag Uppsägning av avtal Samrehab Mark-Svenljunga för omförhandling/eva Arrdal/Hans Ekman Diarienummer RS Hälsoäventyret Oasen/Bengt Säterskog Diarienummer RS Miljöprogram för Västra Götalandsregionen /Bengt Säterskog Diarienummer RS Svar på revisionsrapport om immateriella tillgångar/lina Kolsmyr Diarienummer RS Begäran från servicenämnden om beslut avseende målbild och plan för införande av utvecklad måltidsprocess/joakim Björck Diarienummer RS Kulturnämnden Ansökan om medel för utrustningsinvestering/mattias Berntsson Diarienummer RS Samordnande åtgärder kring föreningsbidrag/bengt Säterskog Diarienummer RS Begäran från Arkivnämnden om ökat regionbidrag/joakim Björck Diarienummer RS Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

3 Föredragningslista, Ägarutskottet, (3) 9. Tomställda lokaler kompletterande avsättning/joakim Björck Diarienummer RS Regiondirektörens uppdrag att se över hur projekt med eget kapital som ännu inte är verkställda ska hanteras/joakim Björck Diarienummer RS Bemyndiganden och fullmakter avseende finansförvaltningen och moderförvaltningen, Västra Götalands Läns landsting, organisationsnummer , och landstingets anknutna stiftelser år 2013/Lars Hillerström Diarienummer RS Förslag till utredningsdirektiv för scenarioanalyser:alternativa scenarior för att nå uppsatta resandemål för kollektivtrafiken/lars Hillerström Diarienummer RS Försäljning av Västtrafik AB:s dotterbolag SmartPak AB/Lars Hillerström Diarienummer RS Slutredovisning Nybyggnad för psykiatrisk verksamhet i Vänersborg Brinkåsen/Joakim Björk Diarienummer RS Övriga frågor Informationsärenden A. Aktuella rapporter från regiondirektören/ann-sofi Lodin B. Rapport från presidieöverläggningar/gert-inge Andersson C. Vårdvalrehab, ägar- och omställningsfrågor/hans Ekman/Tomas Andersson D. Lägesrapport avseende detaljbudget 2014 och obalanser i verksamheten 2014/Joakim Björck E. Lägesrapport större fastighetsinvesteringar/mattias Berntsson F. Redovisning av etisk- och miljöscanning av VGR:s placeringar/lars Hillerström G. Rapport från kulturnämnden angående Västarvets ekonomiska förutsättningar/sture Carlsson/Lars-Olof Rönnqvist H. Former för gemensam hjälpmedelsförsörjning/bengt Säterskog I. Ny styrmodell Regionservice/Eva Arrdal

4 Föredragningslista, Ägarutskottet, (3) J. Fördjupning, kl , Kommuninvest Gert-Inge Andersson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (

5

6 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Förvaltning/enhet Handläggare: Tomas Andersson, hälso- och sjukvårdsavd Hans Ekman, ekonomiavd Förslag: Uppsägning av avtal Samrehab Mark- Svenljunga för omförhandling Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår Regionstyrelsen säga upp avtalet med Mark och Svenljunga kommuner om Samrehab Mark- Svenljunga för omförhandling. Sammanfattning av ärendet Ett vårdvalssystem för primärvårdsrehabilitering förbereds nu enligt ett politiskt uppdrag. Ett förslag kommer att behandlas av Regionfullmäktige den 26 november. Ett vårdvalssystem för rehabilitering kan komma att påverka förutsättningarna för Samrehab Mark-Svenljunga. Om nuvarande avtal inte sägs upp senast 31 oktober förlängs det automatiskt till och med Regionkansliet föreslår att avtalet sägs upp för omförhandling. Tillsammans med Mark och Svenljunga kommuner blir det då möjligt att pröva hur samarbetet bör utformas efter ett eventuellt beslut om ett vårdvalssystem. Förslag om förändringar i nuvarande samarbete ska beslutas av Regionfullmäktige samt av Mark och Svenljunga kommuner. Enligt nuvarande avtal krävs en fortsatt finansiering av verksamheten under 2014 även vid en uppsägning för omförhandling. Bakgrund Samrehab Mark-Svenljunga är en gemensam rehabiliteringsorganisation som samfinansieras av Mark kommun, Svenljunga kommun och Västra Götalandsregionen. Samrehabförvaltningen har ett samlat ansvar för all rehabilitering samt habilitering på basnivå gällande arbetsterapi, sjukgymnastik och hjälpmedel. Insatserna styrs av individens behov, inte av gränser mellan huvudmän. Samrehabförvaltningens verksamheter styrs politiskt av Samrehabnämnden, en gemensam nämnd med ledamöter från de tre huvudmännen. Samrehabnämnden ligger inte under Regionfullmäktige och har därmed en särställning i Västra Götalandsregionen. I det politiska inriktningsdokumentet från Hälso- och sjukvårdsutskottet gällande Vårdval Rehab anges att modellen ska ta hänsyn till samfinansierade lösningar mellan kommun och region. Juridiskt går det inte att undanta geografiska områden från vårdvalet. Detta medför att ett vårdval får konsekvenser för konstruktionen i Mark-Svenljunga. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

7 Datum Diarienummer RS (2) En fortsatt anslagsfinansiering av Samrehab skulle tillsammans med ett vårdvalssystem innebära att regionen får två olika sätt att finansiera arbetsterapi och sjukgymnastik på primärvårdsnivå. Inför en sådan situation väcks frågor om konkurrensneutralitet, eventuell dubblering av uppdrag, hantering av kostnadsansvar för hjälpmedel m m. Nya aktörer kan etablera sig i Mark/Svenljunga och kommer då att utföra delar av det uppdrag Samrehab anslagsfinansieras för. Inriktningen är att kunna fortsätta Samrehabs verksamhet genom anpassningar i avtalet. Regionen avser därför att bjuda in Mark och Svenljunga kommuner till diskussion om hur sådana anpassningar i nuvarande avtal kan utformas. För att möjliggöra en prövning av dessa frågor föreslår Regionkansliet en uppsägning av avtalet för omförhandling tillsammans med Mark och Svenljunga kommuner. Förslag om fortsättning enligt nuvarande avtal eller förändringar av detta behandlas inom regionen av Regionfullmäktige. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Ann Söderström Hälso- och sjukvårdsdirektör

8

9 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Förvaltning/enhet Handläggare: Johan Flarup/Bengt Säterskog Till Regionstyrelsen Hälsoäventyret Oasen Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar: 1. Regionstyrelsen avslår den begäran som inkommit från styrelsen för beställd primärvård att föra över Hälsoäventyret Oasens verksamhet till rättighetskommittén. 2. Regionstyrelsen avslår begäran om att tillföra medel för fortsatt drift av verksamheten. Sammanfattning av ärendet Styrelsen för beställd primärvård har i en skrivelse föreslagit regionstyrelsen att Hälsoäventyret Oasen från och med 2014 överförs till rättighetskommittén, som tillförs medel för fortsatt drift av verksamheten. Vidare föreslår styrelsen att verksamhetens mål och syfte tydliggörs i samband med denna förändring. Förslaget sker mot bakgrund av att styrelsen informerats om att HSN 9 och 10 i och med 2014 års vårdöverenskommelser inte längre kommer att beställa den verksamhet som bedrivs vid Oasen. Motivering Bakgrund Oasens övergripande verksamhetsmål har varit att utveckla och stärka det hälsofrämjande arbetet bland barn och unga överfördes medel avsedd för beställning av Oasens verksamhet till HSN 9 och 10, i samband med att hälso- och sjukvårdsstyrelsens verksamhet avvecklades. Verksamhetens innehåll har dock förändrats över tid. Idag är verksamheten i ökande utsträckning inriktad på barns rättigheter, bl.a. genom att på uppdrag av rättighetskommittén utveckla Västra Götalandsregionens arbete med FN:s barnkonvention. Verksamhetens pedagogiska kompetens, dess barn- och barnrättskompetens, dess processkompetens samt dess kunskap om regionorganisationen har varit det bärande skälet för uppdraget. Hälso- och sjukvårdsnämnderna 9 och 10 har i vårdöverenskommelsen för 2013 med styrelsen för beställd primärvård tydliggjort att primärvårdens nuvarande arbetssätt när det gäller hälsofrämjande arbete kan behöva omstruktureras för att anpassas till kommande uppdrag. Vårdöverenskommelsen uttrycker att en konsekvens av detta är att en avveckling av Hälsoäventyret Oasen i dess nuvarande form bör genomföras under Bakgrunden är bl.a. ett Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

10 Datum Diarienummer RS (2) över tid minskande antal besök hos Oasen i Vara, att verksamheten inte haft förmåga att arbeta mobilt i den utsträckning nämnderna önskat och att man vill frigöra medel för att skapa möjligheter att exempelvis införa hälsosamtal. Rättighetskommitténs kansli uttrycker att de ser Hälsoäventyret Oasens kompetens som en förutsättning för barnkonventionens implementering i regionorganisationen. Kansliet menar att utan resurser för utbildning och stöd för att implementera barnkonventionen i regionens verksamheter, kommer inte den handlingsplan som beslutats i regionfullmäktige den 24 september 2013 att kunna genomföras. Handlingsplanen innebär bland annat att beslutsfattare och personal ska få kontinuerlig utbildning i barnets rättigheter. I beslutet om handlingsplanen framgår dock att kommittén för rättighetsfrågor får ansvaret att säkra att fortbildning kring implementering av barnkonventionen är tillgänglig för förvaltningarna. Överväganden Med anledning av att beställningen till Hälsoäventyret Oasen från HSN 9 och 10 upphör bör styrelsen för beställd primärvård fullfölja avvecklingen av verksamheten i dess nuvarande form. Att utveckla regionens arbete med barnkonventionen ligger utanför hälso- och sjukvårdsnämndernas beställningsuppdrag. Regionens arbete med barnkonventionen är ett regionövergripande uppdrag som inte kan hänföras enbart till hälso- och sjukvårdsområdet. Mot bakgrund av ovan redovisade förutsättningar för arbetet med fortbildning kring implementering av barnkonventionen kan det finnas behov av att ta tillvara kompetens som finns samlad hos Oasen. Det finns dock inga särskilda medel avsatta för ett utökat arbete med fortbildning om barnkonventionen. Regionstyrelsen bör därför avslå den begäran som inkommit från styrelsen för beställd primärvård att överföra verksamheten vid Hälsoäventyret Oasen till kommittén för rättighetsfrågor. Beredning Ärendet har beretts inom regionkansliet. Regionkansliet Ann-Sofie Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Skickas till Styrelsen för beställd primärvård Rättighetskommittén

11

12 Till regionstyrelsen Implementering av FN:s Barnkonvention i Västra Götalandsregionens verksamheter Dnr RHK Bakgrund Under 2009 presenterade regeringen en nationell strategi Strategi för att stärka barnets rättigheter (prop 2009/10:232) för barnkonventionens implementering. Strategin godkändes av riksdagen I strategin framhålls vikten av att beslutsfattare och relevanta yrkesgrupper har god kunskap om barnets rättigheter samt att arbetsgivare på statlig och kommunal nivå ansvarar för att berörda yrkesgrupper erbjuds en fortlöpande kompetensutveckling. SKL genomförde 2011 kartläggningen Behov av utbildningsinsatser och annat stöd för att stärka barnets rättigheter i kommun, landsting och region Denna visade på ett stort behov av kontinuerligt stöd i form av utbildning, processledning och handledning för att kunna implementera barnkonventionen lokalt. Sverige får återkommande kritik från FN:s barnrättskommitté gällande bristen på ett systematiskt arbete i regioner/landsting och kommuner i själva tillämpandet av konventionen. Behov av utbildning och processtöd i barnrättsarbetet i Västra Götalandsregionen I Budget 2014 fastställs att barnets rättigheter ska vara utgångspunkt i planering och beslut (s 37). Budgeten fastställer också behovet av utbildning och kunskapsstöd för att kunna efterleva de mänskliga rättigheterna (s 13). Efter en motion från KD (2011) Barns rätt till hälsa och inflytande, vilken efterlyste ett regionalt dokument som motsvarar den nationella strategin, har rättighetskommitténs kansli tagit fram en handlingsplan för implementering av FN:s konvention om barnets rättigheter i Västra Götalandsregionen år Regionstyrelsen ställde sig bakom handlingsplanen 18 juni 2013 och regionfullmäktige den 24 september. Mål 1 lyder: Beslutsfattare och medarbetare ska ha god kännedom om FN:s konvention om barnets mänskliga rättigheter ur ett intersektionellt perspektiv (barnkonventionens artikel 42 och 3). Åtgärderna som är kopplade till målet rör bland annat att beslutsfattare och personal får kontinuerlig utbildning i barnets rättigheter samt inrättande av ombud för rättighetsfrågor med fokus på barnets mänskliga rättigheter. För att kunna omsätta den regionala handlingsplanen till praktik har kommittén för rättighetsfrågor under 2012 och 2013 finansierat framtagandet av ett utbildningskoncept till en sammanlagd kostnad av c:a kr. Uppdraget har riktats till Utvecklingsenheten för barns hälsa och rättigheter i VGR - Hälsoäventyret Oasen. Verksamhetens pedagogiska kompetens, dess barn- och barnrättskompetens, dess POSTADRESS: BESÖKSADRESS: Västra Götalandsregionen Lillhagsparken 5 Regionens Hus Göteborg TELEFON: HEMSIDA: E-POST: rattighet.kansli@vgregion.se

13 processkompetens samt dess kunskap om regionorganisationen har varit det bärande skälet för uppdraget. Utvecklingsenheten har byggt upp ett team med olika spetskompetens för att kunna kvalitetssäkra och driva implementeringsarbetet. Spetskompetensen innehåller bland annat det intersektionella perspektivet, metoder för att möjliggöra att ungas röst hörs, metoder för att skapa dialog mellan barn och vuxna samt metoder för att ge barn möjlighet att ha kännedom om sina egna rättigheter. Utvecklingsenhetens arbete är också uppmärksammat nationellt, där bland annat SKL använder enheten i nationella utbildningssatsningar. För att kvalitetssäkra utbildningen har enheten arbetat forskningsnära. Konsekvenser Det står klart att det finns ett stort behov av utbildning i hela organisationen. Enbart kategorierna rättighetsombud och förtroendevalda uppgår till över personer. Kommittén för rättighetsfrågor ser flera konsekvenser av en nedläggning av Utvecklingsenheten för barns hälsa och rättigheter i VGR - Hälsoäventyret Oasen: 1. Genomförandet av handlingsplanen försenas/försvåras genom att ny upphandling av utbildningsaktörer måste ske 2. Den kvalitetssäkring som kommittén investerat i kan inte garanteras eftersom Hälsoäventyret Oasens spetskompetens saknar motsvarighet i regionen 3. De utbildningsinsatser som enligt handlingsplanen ska genomföras kan inte genomföras inom ramen för kommitténs budget utan får bekostas av de lokala förvaltningarna 4. De höga politiska ambitionerna på barnrättsområdet samt beslut kring handlingsplaner i den sociala dimensionen får återigen en otydlig koppling till resurser. Göteborg För kommittén för rättighetsfrågor Tord Karlsson (S) ordförande Kristina Grapenholm (FP) vice ordförande

14

15 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Förvaltning/enhet Handläggare: Elisabeth Steier Handläggare: Leif Andersson E-post: Till ägarutskottet Miljöprogram för Västra Götalandsregionen Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige godkänna miljöprogram för Västra Götalandsregionen Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige ge miljönämnden i uppdrag att sammanställa kompletterande information om kostnader och effektiviseringsvinster som regionens verksamheter får för att genomföra miljöprogrammet. Sammanfattning av ärendet Miljönämnden har arbetat fram ett förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Miljöprogrammet syftar till att främja hälsa och bidra till en hållbar utveckling genom mål om låg klimatpåverkan, låg förekomst av miljö- och hälsofarliga ämnen samt en hållbar resursanvändning. Utöver det underlag som inkommit från miljönämnden har regionkansliet valt att lyfta fram tillgängliga ekonomiska bedömningar som främst servicenämnden och fastighetsnämnden genomfört. Enligt regionkansliets uppfattning behöver kompletterande information tas fram för att visa på de kostnader som verksamheterna får för att nå målen. I samband med uppföljningen av miljömålen måste information om de kostnader och effektiviseringsvinster som uppstår för att nå målen belysas. En uppföljningsplan av mål och åtgärder, inklusive insamling av verksamheternas gjorda kostnadsberäkningar och effektiviseringseffekter behöver göras av miljönämnden i samverkan med övriga nämnder och styrelser. Motivering I underlaget från miljönämnden beskrivs miljöprogrammets finansiering för målområdena på ett övergripande sätt. Regionkansliet har värderat de beräkningar och kalkyler som finns i miljöprogrammet och som hänvisas till i tjänsteutlåtandet. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

16 Datum Diarienummer RS (3) Målområde transporter Målet som berör kollektivtrafiken är antaget i kollektivtrafiknämndens miljö- och klimatstrategi. Västtrafik presenterar vid årsskiftet en rapport som innehåller förslag och kostnadsuppskattningar för att genomföra miljö- och klimatstrategin för samtliga trafikslag och övrig verksamhet till år I avvaktan på rapporten avstår regionkansliet att uppskatta dessa kostnader då osäkerheten är för stor. Inom målområdet ligger att Västra Götalandsregionens transporter till 60 procent ska utföras med förnybar energi. Servicenämnden har beräknat merkostnaderna för att nå detta mål till ca 9 miljoner kr per år. Detta motsvarar en merkostnad på ca 10 procent. Målområde energi För att nå målet att halvera energianvändning i egna lokaler har fastighetsnämnden tagit fram en simulering för att visa på behovet av investeringar och vad åtgärderna genererar för kostnadsminskningar. Beräkningarna visar att merinvesteringsbehovet är i storleksordningen 4 miljarder kronor fram till Åtgärderna genererar kostnadsminskningar för minskad energianvändning i storleksordningen tre miljarder kronor om energiprisutvecklingen är 2 procent realt per år framtill Regionkansliet instämmer med de antagande som fastighetsnämnden har gjort i simuleringen. I investeringsplanen har 150 miljoner kronor per år, totalt 450 mnkr avsatts för energiinvesteringar. Målområde produkter och avfall Målområdet syftar till att minska mängden material och avfall och därmed kostnaderna. Servicenämnden pekar exempelvis på att merkostnader som kräver investeringar måste uppskattas. Inga kostnadsberäkningar är framtagna. Det finns exempel från Sahlgrenska Universitetssjukhuset där det blandade avfallet till hälften var möbler. Att istället skicka möbler till re-design minskar avfallsavgiften och behovet av nyinköp. Målområde livsmedel En ökning av andelen ekologiska livsmedel till 40 procent av den totala livsmedelsbudgeten beräknas av servicenämnden innebära merkostnader på ca 9 procent, det vill säga cirka 35 miljoner kronor per år. Målområde kemikalier En minskad kemikalieförbrukning leder till minskade kostnader för inköp av kemikalier. Merkostnader kan tillfälligt uppstå, till exempel för att genomföra en omställning till mindre kemikaliekrävande processer eller produkter. Inga kostnadsberäkningar är framtagna. Målområde läkemedel Målområdets åtgärder syftar till minskad antibiotikaresistens och kassation av läkemedel och därmed minskade kostnader. Inga kostnadsberäkningar är framtagna.

17 Datum Diarienummer RS (3) Västra Götalandsregionens läkemedelsenhet håller på att arbeta fram en modell för beräkning av kassationer. Målområde lustgas För att nå målet om 75% minskning av utsläpp av lustgas har 20 miljoner kronor avsatts i investeringsbudgeten för för installation av destruktionsanläggningar av lustgas. Regionkansliet anser att miljöprogrammet är väl genomarbetat och bra utformat. Det är positivt att sambanden mellan miljö och hälsa tydliggörs. De kalkyler och kostnadsberäkningar som ligger till grund för miljöprogrammet är på en alltför övergripande nivå och behöver konkretiseras. De kostnader som krävs för att nå målen måste prioriteras i den takt som beslut tas. Detta gäller inför såväl regiongemensamma beslut som inför beslut som fattas av respektive verksamhet. Det kommer fortsatt att vara viktigt att följa upp målen i miljöprogrammet och ökat fokus bör riktas mot att också följa upp åtgärderna i programmet. Enligt regionkansliets uppfattning behöver kompletterande information tas fram i samband med uppföljningen för att tydliggöra de kostnader som krävs för att nå målen. Det som avses är kostnadsberäkningar för åtgärder och tidplan i verksamheternas ordinarie planering, men också exempel på effektiviseringseffekter som ett aktivt miljöarbete ger. En uppföljningsplan för mål och åtgärder, inklusive insamling av verksamheternas gjorda kostnadsberäkningar och effektiviseringseffekter behöver göras av miljönämnden i samverkan med övriga nämnder och styrelser. Uppföljningen ska samordnas med övrig verksamhetsuppföljning i möjligaste mån. Beredning Miljönämnden har i samverkan arbetat fram ett förslag till miljöprogram som riktar sig till Västra Götalandsregionens förvaltningar, bolag och verksamheter som arbetar på uppdrag av Västra Götalandsregionen. Förslaget till miljöprogram har skickats på remiss till 30 utvalda nämnder och styrelser. Förslaget har justerats och förtydligats efter synpunkter utifrån remissvaren. Miljönämnden godkände miljöprogram för Västra Götalandsregionen den 13 juni Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga 1. Miljöprogram för Västra Götalandsregionen Skickas till Regionstyrelsen

18

19

20

21

22

23 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Förslag till miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter

24 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Innehåll Inledning... 3 Hållbar utveckling och Hälsofrämjande arbete... 4 Effektiv styrning och samverkan... 8 Transporter Energi Produkter & Avfall Livsmedel Kemikalier Läkemedel Lustgas Bilaga A. Tabell Organisation och ansvar Bilaga B. De nationella miljömålen

25 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Inledning Västra Götalandsregionen leds av visionen Det goda livet och har två huvuduppgifter. Den ena är att se till att det finns bra hälso- och sjukvård för alla i Västra Götaland. Den andra huvuduppgiften är att främja tillväxt och utveckling i Västra Götaland, kollektivtrafiken inkluderad. Miljö och hälsa hänger starkt samman. Utgångspunkten för Västra Götalandsregionens satsning på miljöfrågor är att genom förebyggande arbete undvika att fler människor blir sjuka. Miljöprogrammet syftar till att vara hälsofrämjande och bidra till en hållbar utveckling genom mål om låg klimatpåverkan, låg förekomst av miljö- och hälsofarliga ämnen samt en hållbar resursanvändning. En hållbar utveckling globalt och som främjar Västra Götaland. Ett framgångsrikt miljöarbete i våra verksamheter visar att vi är föregångare och trovärdiga i arbetet med att skapa hållbar regional utveckling av produkter som kan nå globala marknader. Det första miljöprogrammet för Västra Götalandsregionens egna verksamheter togs 2011 av regionfullmäktige. Det innehöll långsiktiga mål till 2020 (i ett fall 2030) med tillhörande delmål för perioden Mål och åtgärder för programperioden har tagits fram utifrån delmål, aktuella resultat och utvärdering av programperioden De långsiktiga målen är oförändrade. Miljöprogrammet är indelat i sju prioriterade miljöområden: Transporter, Energi, Produkter och Avfall, Livsmedel, Kemikalier, Läkemedel samt Lustgas. Under varje målområde listas åtgärder som krävs för att målen ska uppnås samt de nämnder och styrelser som har huvudansvaret för att åtgärderna genomförs. För varje målområde beskrivs effekter av åtgärderna avseende miljö, hälsa och ekonomi. Mål och åtgärder i miljöprogrammet följs årligen upp på koncernövergripande nivå i samband med års- och miljöredovisningen. Årsredovisningen följer upp budget och miljöredovisningen följer upp miljöprogrammet. Varje förvaltning och bolag ska rapportera resultatet av miljöarbetet dels utifrån de egna miljömålen, dels utifrån de mål och åtgärder i miljöprogrammet som de berörs av. Miljöprogrammet omfattar alla Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag samt verksamheter som arbetar på uppdrag av Västra Götalandsregionen. Varje nämnd och styrelse ska i sitt miljöledningssystem ta hänsyn till miljöprogrammets mål. Utöver det kan egna mål och åtgärder antas. 3

26 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Hållbar utveckling och Hälsofrämjande arbete Övergripande för allt arbete inom Västra Götalandsregionen är Vision Västra Götaland Det Goda Livet, där hållbar utveckling och dess tre dimensioner står som ledstjärna. De tre dimensionerna är människa, miljö och ekonomi. Ur Vision Västra Götaland Det Goda Livet: God hälsa och arbete är viktigt för ett gott liv liksom tillgång till utbildning, bra kommunikationer och kultur. Vattnet i hav och sjöar ska vara friskt och luften ren att andas. Västra Götalandsregionens uppdrag är att bidra till ett livskraftigt Västra Götaland där det är gott att leva, bo och verka. Det ska vara en bra plats för kommande generationer att växa upp på. Miljöpolicy: Allt arbete inom Västra Götalandsregionens samtliga verksamheter ska vara hälsofrämjande och bidra till en hållbar utveckling, där hushållning med resurser och kretsloppsanpassning är vägledande. Vi åtar oss att följa lagar och andra förekommande krav. Genom ständiga förbättringar förebygger och minskar vi den negativa miljöpåverkan som beror på vår verksamhet. Vi ska vara föregångare i miljöarbetet, som ska bedrivas systematiskt och strukturerat. Västra Götalandsregionens uppgift är att erbjuda bra sjukvård och tandvård samt ge förutsättningar för god folkhälsa, ett rikt kulturliv, god miljö, arbete, forskning, utbildning och bra kommunikationer. Västra Götalandsregionen ingår i det svenska nätverket för Hälsofrämjande sjukvård (HFS). HFS arbetar med ett antal temaområden, till exempel fysisk aktivitet och hälsofrämjande arbetsplats. Dessa är exempel på temaområden som påverkas av mål och åtgärder inom miljöprogrammet, genom att fler väljer kollektivtrafik före bil och att vi minskar förekomsten av miljö- och hälsofarliga ämnen. Miljöprogrammets mål och åtgärder har en naturlig koppling till handlingsprogrammen för transport, energi och livsmedel för att uppfylla målen i tillväxtstrategin för Västra Götaland för perioden Till exempel att inköp av ekologiska livsmedel kan förstärka arbetet med att skapa regional konkurrenskraft och satsning på miljöfordon har en uppenbar regional tillväxtdimension. 4

27 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Minskad miljöpåverkan Vår möjlighet att leva ett gott liv är beroende av långsiktigt stabil tillgång till mat, rent vatten och frisk luft. För att minska vår negativa miljöpåverkan har Västra Götalandsregionen primärt fyra utmaningar att möta. De första tre är Låg Klimatpåverkan, Giftfri Miljö och Hållbar Resursanvändning. Om dessa tre framgångsrikt möts kan vi också minska vår påverkan på den fjärde: Biologisk Mångfald. Dessa utmaningar är även prioriterade på EU-nivå 1 och nationell nivå 2 samt av andra landsting. Låg klimatpåverkan Halten av växthusgaser i atmosfären fortsätter att öka. Det beror till stor del på användningen av fossila bränslen, men betydande bidrag kommer också från avskogning, förändrad markanvändning och jordbruk. För att bromsa klimatförändringarna krävs omfattande och snabba minskningar av människans utsläpp av växthusgaser, kanske med så mycket som % i Europa och USA till år Att lyckas med detta förutsätter genomgripande förändringar av våra system för boende, transporter, industriell produktion och energiomvandling såväl som våra konsumtions- och levnadsmönster. Det finns ett starkt samband mellan klimatförändringar och effekter på människors hälsa 4. Flera av de orsaker som globalt står för flest för tidiga dödsfall, till exempel malaria, diarré, denguefeber och undernäring är känsliga för klimatförändringar och bedöms förvärras när klimatet förändras. De delar av världen som har sämst infrastruktur för hälso- och sjukvård är troligtvis de som far mest illa. I Stern-rapporten 5 som publicerades 2006, görs uppskattningen att en global temperaturökning på fem grader fram till år 2100 kommer att kosta mellan fem och tio procent av den globala bruttonationalprodukten (BNP), medan det kostar en procent av världens samlade BNP fram till 2050 att göra åtgärder som bromsar utsläppen av växthusgaser till en godtagbar nivå. Västra Götalandsregionen har som mål att bli oberoende av fossil energi och bränsle till år Inom EU ska andelen förnybara energikällor öka med 20 % och energieffektiviteten förbättras med 20 % till år Sveriges riksdag beslutade år 2009 att Sveriges utsläpp av koldioxid ska minska med 40 % till år 2020, jämfört med år Ur Klimatstrategi för Västra Götaland (Antagen av RF ): 2030 är den västsvenska ekonomin inte längre beroende av fossil energi och medborgarna och näringslivet har en trygg och långsiktigt hållbar energiförsörjning. Boende, transporter och produktion såväl som konsumtion av varor och tjänster är resurssnåla, energieffektiva och baserade på förnybar energi. Sammantaget har detta bidragit till en stark ekonomi och ett innovativt och konkurrenskraftigt näringsliv. 1 EUs miljöhandlingsprogram, 2 Regeringen, FN, 4 Se till exempel WHO, 5 Stern, Nicholas, 2006.The Stern Review on the Economic Effects of Climate Change.Population and Development Review, 32: doi: /j x 5

28 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Giftfri miljö En stor mängd kemiska ämnen ingår i de kemiska produkter vi använder. Ännu fler ämnen ingår i till exempel bilar, kläder, plastartiklar och byggnadsmateriel. Produktion och användning av läkemedel innebär att medicinska substanser, som är utformade för att lätt tas upp av människan och därmed också kan påverka andra levande organismer, sprids med oklar effekt. Kunskapen om hur olika ämnen var för sig påverkar miljö och hälsa är fortfarande mycket begränsad. Ännu mindre är kunskapen om effekten av olika ämnen i kombination med varandra, den så kallade cocktaileffekten. Vissa kemiska ämnen har dock välkända negativa effekter på både miljö och hälsa. Därför är det viktigt att krav ställs på de produkter som köps in och att behovet av farliga ämnen kontinuerligt minskar genom förbättrade processer. För att Västra Götalandsregionen framgångsrikt ska kunna möta utmaningen giftfri miljö behöver förekomsten av miljö- och hälsofarliga ämnen minska. Hållbar resursanvändning Idag är vi sju miljarder människor på jorden, i mitten av 2000-talet kommer vi troligtvis att vara nio miljarder 6. För att alla ska kunna leva ett gott liv behöver resurserna fördelas rättvist och användas på ett sådant sätt att de inte överskrider jordens ekologiska gränser. Människan är idag den främsta drivkraften i förändringen av jordens ekosystem. Vi flyttar och bearbetar enorma mängder materia, till största delen med hjälp av icke-förnybar energi. Detta leder till att vi släpper ut stora mängder föroreningar till mark, luft och vatten i högre takt än vad jorden klarar av att ta hand om. Enligt FN kan efterfrågan på livsmedel, foder och fiber öka med 70 procent till år OECD förutspår att den globala efterfrågan på rent vatten kan till 2050 ha ökat med 55 procent 8. För energi kan det globala behovet till samma år ha fördubblats 9. För flera naturtillgångar som till exempel olja, fosfor, koppar och uran har vi idag kanske redan nått toppen av utvinningstakten. Användningen av naturresurser påverkar människors hälsa. Oansvarig gruvdrift leder till att dricksvatten förorenas, dålig markanvändning till att matjord eroderar bort och industriell produktion av till exempel bomullstextilier till att vattenresurser förbrukas. För att Västra Götalandsregionen framgångsrikt ska kunna möta utmaningen hållbar resursanvändning behöver användningen av förnybara och icke-förnybara resurser för att bedriva ett hälsofrämjande arbete vara på en nivå som miljön klarar. För att uppnå detta behöver beroendeförhållandet brytas 6 US Census Bureau, Global Population Growth, 7 FAO, 8 Leflaive, X. 2012, Water Outlook to 2050: The OECD calls for early and strategic action, GWF Discussion Paper 1219, Global Water Forum, Canberra, Australia. Available online at: outlook to 2050 the oecd calls for early and strategicaction/ 9 WWF, stainable_energy_report/ 6

29 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter mellan ökad produktion av välfärdstjänster och resursutnyttjande, resursanvändningen effektiviseras och mängden avfall som eldas upp minskas. Biologisk mångfald Biologisk mångfald handlar om variationen av liv på jorden. Bland växter, djur, mikroorganismer och de ekosystem de tillsammans bildar. Samtidigt handlar det också om den biologiska mångfaldens betydelse för tillgång till livsmedel, rent vatten, läkemedel, frisk luft och allt det vi förknippar med förutsättningar för ett gott liv. Den biologiska mångfalden är idag kraftigt påverkad av människans och samhällets aktiviteter. Komplexa ekosystem utarmas eller ersätts med stora så kallade monokulturer där ett fåtal grödor odlas. På global nivå drivs arbetet med att främja biologisk mångfald främst genom FN:s Konvention om Biologisk Mångfald. På EU-nivå finns målet att till senast 2020 sätta stopp för förlusten av biologisk mångfald och förstörelsen av ekosystemtjänster inom EU. Dessutom ska EUs bidrag för att motverka förlusten av biologisk mångfald på global nivå förstärkas. På nationell nivå har Sverige åtagit sig att både bevara och använda den biologiska mångfalden på ett hållbart sätt, i enlighet med Konventionen om Biologisk Mångfald. I Västra Götalandsregionens Budget 2013 står att Västra Götalandsregionen bidrar som en aktör i arbetet för den biologiska mångfalden (s. 30). Västra Götalandsregionens påverkan på global biologisk mångfald är liksom när det gäller total klimatpåverkan, resursanvändning och spridning av farliga ämnen svår att överblicka. Klart är dock att om klimatpåverkan minskar, resursanvändningen blir mer hållbar och spridningen av farliga ämnen minskar så minskar också den negativa påverkan på jordens biologiska mångfald. Västra Götalandsregionen kan alltså främja biologisk mångfald i huvudsak genom åtgärder inom respektive målområde, men också genom de verksamheter inom Västra Götalandsregionen vars uppgift till stor del utgörs av arbete med biologisk mångfald. Hit hör Naturbruksgymnasierna, Botaniska Trädgården, Västkuststiftelsen och Västarvet samt olika projekt som till exempel Västerhavsveckan. 7

30 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Effektiv styrning och samverkan Miljöprogrammet omfattar alla Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag samt verksamheter som arbetar på uppdrag av Västra Götalandsregionen. Programmet ligger till grund för prioriteringar för budgetarbetet, både på central nivå och på förvaltnings- och bolagsnivå. Programmets mål och åtgärder ska arbetas in i beställningsarbetet gentemot externa utförare samt vara underlag för upphandling och inköp. Organisation och ansvar för att genomföra miljöprogrammet Vissa nämnder och styrelser har ett särskilt ansvar att se till att målen nås. Det förutsätter att förvaltningar och bolag samverkar. Ansvaret beskrivs i anslutning till åtgärderna för respektive målområde. Miljönämnden driver arbetet med uppföljning, utvärdering, åtgärdsförslag och redovisning av resultatet. För sammanfattning av Västra Götalandsregionens miljöorganisation och den övergripande ansvarsfördelningen för miljöarbetet se tabell i Bilaga A. Miljöledningssystem För att nå målen i miljöprogrammet ska varje förvaltning och bolag ha ett miljöledningssystem som tar hänsyn till programmets mål. Miljöledningssystemet är ledningens sätt att styra miljöarbetet. Ett rätt använt miljöledningssystem säkerställer ledningens arbete kring målformulering, resurstillsättning, organisation samt uppföljning och redovisning. Inköp/upphandling En stor del av Västra Götalandsregionens miljöpåverkan sker genom konsumtion av varor och tjänster. Denna påverkan kan minska genom att miljöprogrammet utgör en del av underlaget när Västra Götalandsregionens behov inför upphandling definieras, att tydliga miljökrav sedan ställs vid upphandling och att dessa följs upp under avtalsperioden. Vissa upphandlingar är av stor betydelse för att målen i miljöprogrammet ska kunna nås. I projektgrupperna som genomför dessa upphandlingar ska miljökompetens säkerställas. I de fall det finns en valmöjlighet mellan en miljöanpassad produkt och en konventionell produkt är det varje förvaltning och bolags ansvar att efterfråga bästa miljöval ur sortimentet vid beställning/inköp. Servicenämnden tydliggör i beställningsverktyget vad som är bästa miljöval. Kommunikation För att främja ett transparent och effektivt miljöarbete är det av stor vikt att kommunikationen inom Västra Götalandsregionen fungerar väl. Alla verksamheter har ett ansvar att kommunicera miljöarbetet i den egna verksamheten samt att delta i erfarenhetsutbyte med andra verksamheter. Miljönämnden har ett särskilt ansvar att kommunicera de resultat som framkommer i det centralt koordinerade arbetet. Kompetens Varje nämnd och styrelse har ansvar för att anställda och förtroendevalda har kunskap om hur miljöarbetet inom förvaltningen bedrivs. Alla anställda och förtroendevalda erbjuds grundläggande webbaserad miljöutbildning som miljösekretariatet tillhandahåller. Varje förvaltning och bolag har också ansvar för att de anställda med arbetsuppgifter som har stor miljöpåverkan får adekvat utbildning. Uppföljning och redovisning 8

31 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Mål och åtgärder i miljöprogrammet följs årligen upp på koncernövergripande nivå i samband med års- och miljöredovisningen. Miljönämnden skickar ut anvisningar för inrapporteringen och ansvarar för sammanställningen av resultatet. Årsredovisningen följer upp budget och miljöredovisningen följer upp miljöprogrammet. Varje förvaltning och bolag ska rapportera resultatet av miljöarbetet dels utifrån de egna miljömålen, dels utifrån de mål och åtgärder i miljöprogrammet som de berörs av. Miljönämnden ansvarar för miljöredovisningen och ger förslag på eventuella korrigerande åtgärder till regionstyrelsen. 9

32 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Transporter Västra Götalandsregionens transporter består av kollektivtrafik, egna persontransporter samt transporter av produkter utfördes kollektivtrafiken till hälften med förnybar energi. Västra Götalandsregionens egna personbilar och lätta lastbilar kördessamma år på cirka 40 procent med förnybar energi. Målet om att vara oberoende av fossil energi och bränsle och samtidigt bedriva energieffektiva transporter till 2020 är ett ambitiöst mål. Västra Götalandsregionen måste arbeta på flera plan för att klara målen och för att bli en organisation vars transporter har en så låg klimatpåverkan som möjligt. Mål och åtgärder ska stödja en utfasning av fossila bränslen med fokus på förnybar energi samtidigt som en övergång mot mer elektrifierade transporter möjliggörs. Programmet ska stödja lösningar på kort och lång sikt, i riktning mot en omställning till ett hållbart transportsystem. Långsiktiga mål A. År 2020 ska Västra Götalandsregionens person- och varutransporter bedrivas energieffektivt. 10 B. År 2020 ska Västra Götalandsregionens person- och varutransporter vara oberoende av fossil energi. 11 Mål Kollektivtrafiken ska till 75procent utföras med förnybar energi. 2. Västra Götalandsregionens transporter 12 ska till 60 procent utföras med förnybar energi. Uppföljning mål 2016 Målen följs upp med nyckeltalet andel förnybar energi, procent, fördelat på kollektivtrafik respektive egna transporter 10 Inkluderar allmän kollektivtrafik samt godstransporter för tvätt, depå, och hjälpmedel 11 Inkluderar Västra Götalandsregionens ägda personbilar och lätta lastbilar, allmän kollektivtrafik, godstransporter för tvätt, depå, och hjälpmedel samt ambulanser och sjuktransportfordon 12 Inkluderar Västra Götalandsregionens ägda personbilar och lätta lastbilar 10

33 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Åtgärder Tabellen beskriver mål, åtgärder och huvudansvar för detta målområde. Mål och åtgärder följs upp i samband med års- och miljöredovisningen. För vissa mål kan tertialvis uppföljning vara aktuell. Mål Åtgärder Nämnd med huvudansvar Mål Kollektivtrafiken ska till 75 procentutföras med förnybar energi. 2. Västra Götalandsregionens transporter 13 ska till 60 procent utföras med förnybar energi. Långsiktiga mål A. År 2020 ska Västra Götalandsregionens person- och varutransporter bedrivas energieffektivt. B. År 2020 ska Västra Götalandsregionens person- och varutransporter vara oberoende av fossil energi. 15 Kollektivtrafiknämnden säkerställer att krav på ökad andel förnybar energi ställs i nya trafikupphandlingar. Vid nyanskaffning av personbilar och lätta lastbilar ska berörda nämnder och styrelser välja fordon som går på förnybar energi (fordonsgas, ladd-hybrid eller rent elfordon är prioriterade) 14. Kollektivtrafiknämnden ska med Västtrafik utveckla anpassning av fordonsstorlekar till resebehovet. Kollektivtrafiknämnden säkerställer krav på energieffektivitet. Samtliga nämnder och styrelser ska tillämpa resepolicyn för att minska resandet med bil i tjänsten. Resfria möten ska alltid prioriteras. Regionstyrelsen ska se till att det finns verktyg som möjliggör resfria möten och som säkerställer uppföljningen. Kollektivtrafiknämnden ansvarar för att uppdatera planen för avveckling av fossila drivmedel och i den inkludera förslag och kostnad för att genomföra detta för de olika trafikslagen. Servicenämnden ställer och följer upp krav på ökad andel förnybara drivmedel för entreprenörer gällande tvätt-, depå- och hjälpmedelstransporter. Kollektivtrafiknämnden Regionens fordon: Servicenämnden Förmånsbilar: samtliga nämnder och styrelser Kollektivtrafiknämnden Kollektivtrafiknämnden Samtliga nämnder och styrelser Regionstyrelsen Kollektivtrafiknämnden Servicenämnden 13 Inkluderar Västra Götalandsregionens ägda personbilar och lätta lastbilar 14 Beroende på verksamheternas geografiska placering kan dispens från inriktningen behövas. För att minska bränsleförbrukning och för att driva på teknikutveckling mot elektrifiering är även ladd hybrid inkluderat. 15 Inkluderar Västra Götalandsregionens ägda personbilar och lätta lastbilar, allmän kollektivtrafik, godstransporter för tvätt, depå, och hjälpmedel samt ambulanser och sjuktransportfordon 11

34 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Effekter Miljö Klimatpåverkan och utsläpp av miljö- och hälsofarliga ämnen minskar då fler människor väljer kollektivtrafik eller resfria möten före bil och när person- och godstransporter i ökad grad utförs med icke-fossila drivmedel. Behovet av energi (fossil och icke-fossil) och naturresurser per persontransport minskar då fler väljer kollektivtrafik eller resfria möten före bil. Hälsa Då fler väljer kollektivtrafik eller resfria möten före bil minskar risken att drabbas av ohälsa på grund av buller och utsläpp av partiklar. Människor rör sig fysiskt fyra gånger mer när kollektivtrafik väljs före bil 16. Hälsofrämjande effekter uppnås också genom minskad klimatpåverkan då fossila drivmedel ersätts med förnybara. Det är dock av största vikt att det förnybara drivmedlet är producerat på ett hållbart sätt. Ekonomi Genom att fler väljer kollektivtrafik före bil och därmed rör sig mer uppnås samhällsekonomiska besparingar genom minskad sjukfrånvaro 17. Merkostnader för nyanskaffning av fordon som går på förnybar energi kan uppstå beroende på val av storlek och bränsleteknik. Genom att ha resfria möten i stället för att ta bil i tjänsten kan Västra Götalandsregionen minska kostnaderna för resor. Miljöfordon inom våra egna transporter inklusive kollektivtrafiken skapar en tydlig regional tillväxtdimension

35 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Energi Vid sidan av transporter utgör värme, kyla och el de tre stora beståndsdelarna av Västra Götalandsregionens totala energianvändning. Uppvärmning och kylning av lokaler, ventilation, belysning samt drift av medicinteknisk utrustning och IT-utrustning sker till största delen med förnybar energi. Inom fjärrvärme förekommer fortfarande en del fossila energislag. Den totala energianvändningen i egna fastigheter har minskat sedan mitten av 1990-talet. Minskningen omfattar dock inte den el som all vår utrustning går på. Där har snarare en ökning skett. Halveringsmålet till 2030 liksom målet om att vara oberoende av fossil energi och bränsle till 2020 är ambitiösa mål. Mål och åtgärder syftar i första hand till att minimera behovet av värme, till exempel genom att tilläggsisolera fasader för att förbättra klimatskalet. Därefter minimera behovet av el genom att använda smart och energisnål utrustning. Långsiktiga mål C. Västra Götalandsregionen ska vara oberoende av fossil energi och bränsle till D. Västra Götalandsregionen ska halvera sin energianvändning i egna lokaler till 2030 jämfört med E. I de hyrda lokaler där Västra Götalandsregionen bedriver verksamhet ska energianvändningen bli avsevärt effektivare till Mål Andelen förnybar energi för uppvärmning, kylning och el till egna lokaler ska vara minst 90 procent. 4. Den totala energianvändningen i egna fastigheter överskrider inte 180 kwh/m2 och BRA 18. Uppföljning mål 2016 Målen följs upp med nyckeltalen: 3. Andel förnybar energi för uppvärmning, kylning och el till egna lokaler, procent 4. Total energianvändning i Västfastigheters fastighetsbestånd 19, kwh/m2 BRA samt uppdelat på el och värme. 18 Bruksarea 19 Västtrafiks och Tvätteriets energianvändning följs upp som separata nyckeltal 13

36 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Åtgärder Tabellen beskriver mål, åtgärder och huvudansvar för detta målområde. Mål och åtgärder följs upp i samband med års- och miljöredovisningen. För vissa mål kan tertialvis uppföljning vara aktuell. Mål Åtgärder Nämnd med huvudansvar Mål Andelen förnybar energi för uppvärmning, kylning och el till egna lokaler ska vara minst 90 procent. 4. Den totala energianvändningen i egna fastigheter överskrider inte 180 kwh/m2 och BRA. Långsiktiga mål C. Västra Götalandsregionen ska vara oberoende av fossil energi och bränsle till D. Västra Götalandsregionen ska halvera sin energianvändning i egna lokaler till 2030 jämfört med E. I de hyrda lokaler där Västra Götalandsregionen bedriver verksamhet ska energianvändningen bli avsevärt effektivare till Fastighetsnämnden ansvarar för att i samverkan med berörda verksamheter byta ut de egna värmeproduktionsanläggningar som fortfarande drivs med olja senast Samtliga nämnder och styrelser ska minska användningen av el per ytenhet i egna lokaler jämfört med 2009 års nivå. Fastighetsnämnden har ett samordningsansvar att med övriga nämnder och styrelser ta fram en konsekvensutredning och strategi för att minska verksamhetselen. Utredningen ska vara klar och en handlingsplan ska ha tagits fram och påbörjats under Servicenämnden och berörda nämnder/styrelser ställer och följer upp krav på energiförbrukning i upphandling av energikrävande utrustning 20 Under 2014 ska Fastighetsnämnden ha kartlagt samtliga fjärrvärmeleverantörer, sammanställt hur värme har tillverkats samt i dialog utarbetat en handlingsplan tillsammans med leverantörerna för att minska användandet av fossila bränslen. Fastighetsnämnden ansvarar för att, utifrån energikartläggningar 21, ta fram en handlingsplan för investeringar, mätning och uppföljning, information och utbildning per fastighetsobjekt för att minska verksamhetens energianvändning med hänsyn till det långsiktiga halveringsmålet. Handlingsplanen ska vara klar och genomförandet påbörjad under Fastighetsnämnden ska till 2014 ha tagit fram en strategi för hur energianvändningen i hyrda lokaler ska kunna minskas. Fastighetsnämnden Fastighetsnämnden ihop med sjukhusstyrelserna Servicenämnden Fastighetsnämnden Fastighetsnämnden Fastighetsnämnden 20 Krav i enlighet med Krav på elenergianvändningen vid upphandling av utrustning i Västra Götalandsregionen 21 Genomförs under

37 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Effekter Miljö Då huvuddelen avenergianvändningen idag sker med förnybara energislag är den viktigaste effekten av åtgärderna att erhålla minskad resursanvändning genom att energianvändningen minskar. Klimatpåverkan och utsläpp av miljö- och hälsofarliga ämnen minskar också då fossil energi ersätts med förnybar. Hälsa Åtgärderna ger hälsofrämjande effekter genom minskad spridning av miljö- och hälsofarliga ämnen, minskat resursbehov och minskad klimatpåverkan. Ekonomi Behovet av merinvesteringar för att nå halveringsmålet till 2030 och vad åtgärderna genererar för kostnadsminskningar är utrett. 22 Genom ett fortsatt ambitiöst energieffektiviseringsarbete i våra egna fastigheter bidrar Västra Götalandsregionen till att stärka marknaden för energieffektiva byggnader. Genom att välja förnybar energi stimuleras samtidigt konkurrenskraft för och framväxt av mer förnybar energiproduktion. 22 Konsekvensutredning av det långsiktiga energimålet att halvera energianvändningen till 2030, fastställd av fastighetsnämnden den

38 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Produkter & Avfall Detta målområde var tidigare främst fokuserat kring hanteringen av avfall. Nu och framöver är fokus på att hushålla med gemensamma resurser och på så sätt minska vår avfallsmängd, vår miljöpåverkan och våra kostnader. En produkt kan utgöras av en vara, en tjänst eller en kombination av dessa. Processer inom hälso- och sjukvården innehåller för det mesta flera produktflöden. Västra Götalandsregionen köper material, varor och verksamhetsanknutna tjänster för cirka 10 miljarder kronor per år, vilka på olika sätt har en miljöpåverkan. Den totala mängden avfall från sjukhusen uppgick 2012 till ca ton. En betydande del gick till förbränning. För att nå en hållbar resursanvändning har Västra Götalandsregionen precis som på nationell nivå inriktningen att förebygga uppkomsten av avfall genom att minska behov av material och öka återanvändningen. Långsiktiga mål F. Resursanvändningen inom Västra Götalandsregionen ska stödja en hållbar utveckling. G. Det avfall som uppkommer inom Västra Götalandsregionen ska tas omhand på ett sådant sätt att det stödjer en hållbar utveckling. Mål Mängden material för utvalda produktflöden 23 inom Västra Götalandsregionen ska minska. 6. Mängden hushållsavfall 24 till förbränning ska minska med 10 procent jämfört med Uppföljning mål 2016 Målet följs upp genom nyckeltalen: 5A. Förbrukningsmaterial inom sjukhusvården: Mängd avfall för utvalda operationer 5B. Möbler: Antal möbler som går till återanvändning 5C. Livsmedel: Mängden matsvinn från egna produktionskök 6. Målet följs upp med nyckeltalet mängd hushållsavfall/blandavfall i egna sjukhusfastigheter, 23 Förbrukningsmaterial inom sjukhusvården, möbler och livsmedel 24 Här avses hushållsavfall enligt nationell definition samt blandavfall som går till förbränning 16

39 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Åtgärder Tabellen beskriver mål, åtgärder och huvudansvar för detta målområde. Mål och åtgärder följs upp i samband med års- och miljöredovisningen. För vissa mål kan tertialvis uppföljning vara aktuell. Mål Åtgärder Nämnd med huvudansvar Mål Mängden material för utvalda produktflöden inom Västra Götalandsregionen ska minska. Förbrukningsmaterial inom sjukhusvård: Verksamhetseffektiviseringar med miljönytta. Det görs bland annat genom att hämta hem de potentiella miljövinsterna i arbetet med Framtidens hälso- och sjukvård och genom kravställande vid upphandling om förpackningsstorlekar och design för återanvändning. Möbler: Återanvändning prioriteras före nyinköp. Sjukhusstyrelser och servicenämnd Samtliga nämnder och styrelser 6. Mängden hushållsavfall till förbränning ska minska med 10 procent jämfört med Långsiktiga mål F. Resursanvändningen inom Västra Götalandsregionen ska stödja en hållbar utveckling. Detta förutsätter fortsatt arbete med att säkerställa verktyg som möjliggör en effektiv återanvändning av funktionsdugliga möbler och uppföljning. Livsmedel: Minska matsvinnet genom utveckling, utbildning och mätning. Sjukhusstyrelserna ska verka för att öka utsorteringen av olika avfallsfraktioner och förbättra kvaliteten på det utsorterade avfallet.. Detta kan ske genom att se till att det finns goda förutsättningar för källsortering samt att det finns tydliga instruktioner för hur avfallet ska hanteras. Miljönämnden ska i samverkan med berörda nämnder och styrelser ta fram förslag på produkter att fokusera på i arbetet med minskad klimatpåverkan från materialanvändning. Samtliga nämnder och styrelser ska kontinuerligt verka för att förbättra sin avfallshantering och förebygga uppkomsten av avfall. Servicenämnd, sjukhusstyrelserna, styrelserna för folkhögskolor, Naturbruksgymnasierna, Göteborgsoperan och Göteborgs Symfoniker Sjukhusstyrelserna Miljönämnden Samtliga nämnder och styrelser Effekter Miljö 17

40 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Minskad resursanvändning minskar trycket på utvinning av råvaror, produktion och distribution av varor. Genom verksamhetseffektiviseringar som medför minskad materialanvändning minskar klimatpåverkan, utsläpp av miljö- och hälsofarliga ämnen samt behovet av naturresurser. Detta ger också minskad påverkan på den biologiska mångfalden. Hälsa Åtgärderna ger hälsofrämjande effekter genom att miljöpåverkan minskar. En förbättrad kvalitet på återvinningen kan också medföra förbättringar i arbetsmiljön för Västra Götalandsregionens anställda. Ekonomi En minskad mängd avfall ger i de flesta fall minskade kostnader för avfallshantering. Högre kvalitet på källsorterat material ger möjligheter till bättre betalt för olika fraktioner. Tillfälliga merkostnader kan uppstå till exempel om ett nytt system för avfallshantering ska införas. Det är dock genom att fokusera på resurssmarta lösningar som kostnaderna betydligt kan minska. Ett exempel är genom smartare hantering av möbler. Förväntade kostnadsminskningar uppnås dels genom att överblivna möbler från en verksamhet kan komma till nytta hos en annan. Dels genom ökad användning av redesignade möbler. 18

41 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Livsmedel Inom sjukvården i Västra Götalandsregionen serveras ca måltider per år. Jordbruk, förädling, distribution, förpackningar och avfallshantering innebär klimatpåverkan från livsmedelsproduktion genom utsläpp av metan, lustgas och koldioxid. Ytterligare negativ påverkan är övergödning av sjöar och vattendrag samt toxisk påverkan av kemiska bekämpningsmedel. Genom att välja ekologiska livsmedel undviker man användning av kemiska bekämpningsmedel och genmodifierade organismer (GMO). Särskilda krav ställs också på djurhållningen. I kombination med årstidsanpassning, minskad andel animaliska livsmedel och reducering av matsvinn minskar både miljöpåverkan och kostnader. Cirka en fjärdedel av den mat som Västra Götalandsregionens verksamheter köpte 2012 var ekologisk. Långsiktigt mål H. Andelen ekologiska livsmedel ska år 2020 vara 50 procent av den totala livsmedelsbudgeten. Mål Andelen ekologiska livsmedel uppgår till minst 40 procent av den totala livsmedelsbudgeten. Uppföljning mål 2016 Målet följs upp med nyckeltalet andel ekologiska livsmedel, procent 19

42 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Åtgärder Tabellen beskriver mål, åtgärder och huvudansvar för detta målområde. Mål och åtgärder följs upp i samband med års- och miljöredovisningen. För vissa mål kan tertialvis uppföljning vara aktuell. Mål Åtgärder Nämnd med huvudansvar Mål Andelen ekologiska livsmedel uppgår till minst 40 procent av den totala livsmedelsbudgeten. Samtliga nämnder och styrelser ska i planeringen beakta det 40-procentiga målet för ekologiska livsmedel. Samtliga nämnder och styrelser ska fortsätta med att välja ut och byta konventionella råvaror mot ekologiska där man åstadkommer så stor miljönytta och så liten merkostnad som möjligt. Samtliga nämnder och styrelser med måltidsproduktion Samtliga nämnder och styrelser med måltidsproduktion Effekter Miljö Genom att en ökad andel av livsmedelsinköpen uppfyller kriterier för ekologisk produktion så minskar spridningen av miljö- och hälsofarliga ämnen. Ekologisk produktion av livsmedel ger positiva effekter på biologisk mångfald. Minskad klimatpåverkan och minskat resursbehov uppnås genom anpassning av menyer till mer vegetabilier och mindre kött där det är möjligt. Hälsa Genom att öka andelen ekologiska livsmedel uppnås främst hälsofrämjande effekter för människor vid produktionsställena, men också för Västra Götalandsregionens invånare och vårdtagare genom att livsmedlen innehåller mindre mängd miljö- och hälsofarliga ämnen. Ekonomi Merkostnad för att öka andelen ekologiskt kan uppstå beroende på prisutvecklingen för ekologiska livsmedel. Ekonomiska besparingar kan uppnås genom att minska matsvinnet. Större andel vegetabilier och en mindre andel kött ger ökat ekonomiskt utrymme att köpa ekologiskt. Genom ökad användning av ekologiska livsmedel i egna verksamheter kan utvecklingen påskyndas mot en hållbar livsmedelsförsörjning i Västra Götaland och därigenom stötta regional konkurrenskraft. 20

43 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Kemikalier En mängd ämnen ingår i de varor och kemiska produkter som Västra Götalandsregionen använder. Utbyte av miljö- och hälsofarliga ämnen är av stor betydelse för att kunna bedriva en mer hälsofrämjande hälso- och sjukvård. Det är en fråga om folkhälsa, förbättrad arbetsmiljö, ökad patientsäkerhet och skydd av den yttre miljön. Användningen av miljö- och hälsofarliga ämnen för de volymmässigt största produktflödena av kemiska produkter med utfasningsämnen i har minskat med 30 procent Genom att följa använd mängd av dessa produkter säkerställs resultatet av vårt arbete med att minska förekomsten av miljö- och hälsofarliga ämnen i kemiska produkter. Förekomst av miljö- och hälsofarliga ämnen inom laboratorieverksamhet och i upphandlade varor följs upp separat. Åtgärder inom detta målområde syftar till att minska förekomsten av miljö- och hälsofarliga ämnen i varor och kemiska produkter. Långsiktigt mål I. År 2020 ska Västra Götalandsregionen leva upp till det nationella målet om en giftfri miljö. Mål Mängden miljö- och hälsofarliga ämnen i kemiska produkter har minskat med 80 procent jämfört med Uppföljning mål 2016 Målet följs upp med nyckeltalet volymminskning av miljö- och hälsofarliga ämnen för de volymmässigt största produktflödena av kemiska produkter med utfasningsämnen i. 25 Målet inkluderar de volymmässigt största flödena av kemiska produkter med utfasningsämnen i som följts upp sedan För mer utförlig beskrivning se dokument "Kemiska produkter Prioriterad lista för central uppföljning" på intra.vgregion.se/kemikalier eller 21

44 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Åtgärder Tabellen beskriver mål, åtgärder och huvudansvar för detta målområde. Mål och åtgärder följs upp i samband med års- och miljöredovisningen. För vissa mål kan tertialvis uppföljning vara aktuell. Mål Åtgärder Nämnd med huvudansvar Mål Mängden miljö- och hälsofarliga ämnen 26 i kemiska produkter har minskat med 80 procent jämfört med Samtliga nämnder och styrelser ska kontinuerligt verka för att minska behov av och byta ut varor och kemiska produkter som innehåller miljö- och hälsofarliga ämnen, till exempel genom ändrade metoder eller övergång till bästa möjliga teknik. Servicenämnden och andra berörda nämnder/styrelser ställer och följer upp krav i upphandling av varor och kemiska produkter och säkerställer inköpsstatistik för förekomst av miljö- och hälsofarliga ämnen i varor och kemiska produkter. 27 Fastighetsnämnden ska kontinuerligt verka för att minska förekomsten av miljö- och hälsofarliga ämnen i byggmaterial vid nybyggnation. Samtliga nämnder och styrelser Servicenämnden Fastighetsnämnden Effekter Miljö Genom att minska behov av varor och kemiska produkter som innehåller miljö- och hälsofarliga ämnen samt minska förekomsten av miljö- och hälsofarliga ämnen i de varor och kemiska produkter som köps in så minskar spridningen av dessa ämnen till människa och miljö. Risken för negativ påverkan på den biologiska mångfalden minskar i och med detta. Hälsa Hälsofrämjande effekter uppnås både genom att samhällets exponering för miljö- och hälsofarliga ämnen minskar samt att Västra Götalandsregionens personal löper mindre risk att drabbas av allergiska reaktioner och olika sjukdomstillstånd. Ekonomi Genom effektiviseringar som leder till minskad kemikalieförbrukning minskar kostnader för inköp av kemikalier. Genom att minska förekomsten av miljö- och hälsofarliga ämnen kan antalet människor 26 Målet inkluderar de volymmässigt största flödena av kemiska produkter med utfasningsämnen i som följts upp sedan För mer utförlig beskrivning se dokument "Kemiska produkter Prioriterad lista för central uppföljning" på intra.vgregion.se/kemikalier eller 27 Förprioriterade upphandlingar avseende miljö och hälsofarliga ämnen. För övriga upphandlingar ställs grundläggande kemikaliekrav. 22

45 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter som behöver hälso- och sjukvård till följd av exponering för dessa ämnen minska. Merkostnader kan tillfälligt uppstå, till exempel för att genomföra en omställning till mindre kemikaliekrävande processer eller produkt. Läkemedel Varje år används cirka 200 ton aktiv läkemedelssubstans i Västra Götaland. Läkemedelsrester som inte bryts ner i kroppen eller i våra reningsverk hamnar förr eller senare i våra vattendrag. Kunskapen om hur läkemedel påverkar miljön på sikt är idag begränsad. Forskare har konstaterat att könshormoner som finns i p-piller påverkar fiskars kön och fortplantningsförmåga. När rester av smärtstillande och antiinflammatoriska medel kommer ut i miljön kan dessa ge njur- och leverskador på djur. Utsläpp av antibiotika kan påskynda utvecklingen av resistenta bakterier. Västra Götalandsregionen hade 2011 tillsammans med Region Skåne och Stockholms Läns Landsting flest antal antibiotikarecept per 1000 invånare bland Sveriges landsting. Tillverkningen av aktiva substanser i läkemedel som används i Västra Götaland sker i stor utsträckning i Indien och Kina samt andra länder i sydöstra Asien. Reningen av avloppsvatten från produktionen har i flera fall visat sig vara bristfällig och svenska forskare har hittat extremt höga halter av vissa läkemedel i vattendrag och sjöar i närheten av produktionsanläggningar. Förutom att vi exporterat miljöproblem till andra länder finns risk att resistenta bakterier sprids över hela världen. Långsiktiga mål J. Västra Götalandsregionen skall, utan att påverka patientnyttan, minimera miljöbelastningen av läkemedel. Mål Miljöbelastningen av produktion, ordination och kassation har minskat jämfört med Uppföljning mål 2016 Målet följs upp genom nyckeltalen och måltalen: 9A. Produktion: Andel av upphandlat sortiment där miljökrav ställts och där uppföljning har genomförts enligt nationella kriterier (Måltal 100 procent) 9B. Ordination: Antal antibiotikarecept/1000 invånare (Måltal 250) 9C. Kassation: Mängd kasserade läkemedel per år (Basnivå 2014, ska minska under programperioden) 23

46 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Åtgärder Tabellen beskriver mål, åtgärder och huvudansvar för detta målområde. Mål och åtgärder följs upp i samband med års- och miljöredovisningen. För vissa mål kan tertialvis uppföljning vara aktuell. Mål Åtgärder Nämnd med huvudansvar Mål Miljöbelastningen av produktion, ordinering och kassation har minskat jämfört med Primärvård, sjukhus och tandvård ska minska ordinering av identifierade miljöbelastande preparat 28. Primärvård och sjukhus ska öka ordinering av FAR - Fysisk Aktivitet på Recept. Sjukhusapoteket VGR: Kassation av läkemedel inom slutenvården ska minska genom anpassning av sortiment och förpackningsstorlekar efter vårdens behov av läkemedel. Servicenämnden och Läkemedelsenheten ställer och följer upp miljökrav 29 och sociala krav 30 i samtliga läkemedelsupphandlingar. Primärvårdsstyrelsen, sjukhusstyrelserna och tandvårdsstyrelsen Primärvårdsstyrelsen och sjukhusstyrelserna Sjukhusstyrelserna samt Hälso- och Sjukvårdsutskottet Servicenämnden samt Hälso- och Sjukvårdsutskottet Effekter Miljö Genom att ställa krav i upphandling av läkemedel kan spridningen av läkemedelsrester vid produktionsställena minskas. Samtidigt minskas risken för att resistenta bakterier sprids. Åtgärder för minskad kassation medför att en minskad mängd läkemedelsrester når miljön. Hälsa Kravställandet i upphandling av läkemedel kan medföra stora hälsovinster vid produktionsställena. Ekonomi De kostnader som uppkommer på grund av antibiotikaresistens för hälso- och sjukvården och samhället är höga 31, 32. Minskad kassation av läkemedel genom effektiv läkemedelsförsörjning leder 28 Gäller i nuläget antibiotika 29 Enligt Miljöstyrningsrådets kriterier, 30 I enlighet med det nationella landstingssamarbetet för uppförandekod hos leverantörer Cost savings achieved by eradication of epidemic methicillin resistant Staphylococcus aureus (EMRSA) 16 from a large teaching hospital, Björholt I, Haglind E. Eur J Clin Microbiol Infect Dis Sep;23(9): Epub 2004 Aug 18 24

47 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter till minskade kostnader inom Västra Götalandsregionens verksamheter. 25

48 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Lustgas Lustgas är dels en mycket stark växthusgas och en av regionens största källor till klimatpåverkande utsläpp och dels den gas som bidrar mest till nedbrytning av ozonskiktet. Långvarig exponering för lustgas kan även medföra ohälsa för medarbetare inom vården. Utsläppen från vården sker nästan uteslutande vid regionens sjukhus i samband med förlossningsvård och anestesi. Utsläppsminskningarna ska ske utan att patienternas välbefinnande åsidosätts. Det innebär att åtgärder för att minska utsläppen i huvudsak handlar om att dels minska onödig användning av lustgas samt att destruera den lustgas som är nödvändig att använda minskade Västra Götalandsregionens användning av lustgas med cirka 20 procent. Åtgärderna som föreslås för perioden förutsätter att Västfastigheter under 2013 har kartlagt var lustgas används idag och med vilken frekvens. En inledande fördjupad studie angående förbrukning och läckage görs på ett av sjukhusen. Det förutsätter också att Västfastigheter i samverkan med verksamheterna har upphandlat destruktionsanläggningar för de fem förlossningssjukhusen senast vid utgången av Långsiktigt mål K. År 2020 ska vårdens utsläpp av lustgas ha minskat med 75 procent jämfört med Mål Vårdens utsläpp av lustgas har minskat med 50 procent jämfört med Uppföljning mål 2016 Målet följs upp med nyckeltalet procentuell minskad mängd utsläppt lustgas 26

49 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Åtgärder Tabellen beskriver mål, åtgärder och huvudansvar för detta målområde. Mål och åtgärder följs upp i samband med års- och miljöredovisningen. För vissa mål kan tertialvis uppföljning vara aktuell. Mål Åtgärder Nämnd med huvudansvar Mål Vårdens utsläpp av lustgas har minskat med 50 procent jämfört med Sjukhusen ansvarar för att med hjälp av Västfastigheter stänga av tillförsel av centralt distribuerad lustgas till verksamheter som har en icke frekvent användning av lustgas. Fastighetsnämnden ansvarar för att fortsatt söka efter läckor i rörledningar och kopplingar som tillhör det fasta nätet samt att åtgärda eventuella brister. Sjukhusen ansvarar för läckagekontroll av tak- och väggmonterade försörjningsenheter (pendlar m.m. )samt åtgärdande av brister. Fastighetsnämnden ansvarar för att installera fasta destruktionsanläggningar och nödvändig kringutrustning senast vid utgången av Sjukhusen ansvarar för att utbilda personal vid förlossningen i hur tillhörande utrustning ska hanteras. Personalen ska sedan se till att patienterna använder utrustningen rätt för att maximera insamlingsgraden på sal. Primärvården, sjukhusen och tandvården bevakar användningen av lustgas för övriga områden än förlossning, som till exempel procedursmärta. Vid frekvent användning gör verksamheten en bedömning om det är aktuellt med mobila destruktionsanläggningar. Sjukhusstyrelserna och Fastighetsnämnden Sjukhusstyrelserna och Fastighetsnämnden Fastighetsnämnden Sjukhusstyrelserna Primärvårdsstyrelsen, sjukhusstyrelserna och tandvårdsstyrelsen Effekter Miljö Åtgärderna medför minskade klimatpåverkande utsläpp av motsvarande ton koldioxidekvivalenter, minskade utsläpp av ozonpåverkande gaser och minskad resursanvändning genom minskat behov av lustgas. Hälsa Åtgärderna medför hälsofrämjande effekter genom förbättrad arbetsmiljö för dem som arbetar på förlossningen. Ekonomi Genom åtgärderna för att minska onödig användning av lustgas minskar också motsvarande kostnader för inköp av lustgasen. I investeringsbudgeten för beaktas installation av 27

50 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter destruktionsanläggningar av lustgas Protokollsutdrag, Regionstyrelsen, 8 mars 2011, Investering i destruktionsanläggning för lustgas, Dnr RS

51 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Bilaga A. Organisation och ansvar Organisation Politisk organisation Regionfullmäktige Regionstyrelsen Nämnder och styrelser för utförarverksamheter Beställarnämnder Miljönämnden Tjänstemannaorganisation Regiondirektören Förvaltnings- och bolagschefer Linjechef Miljöorganisation Miljöchef, miljöstrateg, miljösamordnare eller motsvarande Miljöombud Kemikalieombud Miljösekretariatet Ansvar Högsta beslutande organ i miljöfrågor och fastställer miljöprogrammet. Har ett övergripande ansvar för det interna miljöarbetet. Har ansvar för att miljöprogrammet och de egna miljömålen följs att rapportera resultatet till miljönämnden Har ansvar för att miljökrav utifrån miljömålen inkluderas i avtalen med externa utförare tillsammans med servicenämnden. Har regionfullmäktiges uppdrag att stödja det interna miljöarbetet. Det innebär att nämnden har ansvar för att föreslå miljömål samt att ta andra miljöstrategiska initiativ. Nämnden redovisar resultatet av miljöarbetet till regionstyrelsen och föreslår eventuella korrigerande åtgärder för att målen ska nås inom programperioden. Har ansvar för att regionstyrelsens beslut genomförs att miljöfrågorna hålls aktuella att gällande miljölagstiftning följs Har ansvar för att aktivt bidra till att miljöprogrammet förverkligas i den egna verksamheten att miljöarbetet rapporteras till den egna styrelsen eller nämnden att miljölagstiftning och andra krav följs Eventuellt delegerat ansvar för miljöfrågorna Är stöd och resurs för förvaltnings- eller bolagsledningen. Typiska arbetsuppgifter är att leda arbetet med att införa och underhålla verksamhetens miljöledningssystem att sammanställa underlag till miljöredovisning att säkerställa genomförande av miljöutbildning för förvaltningen att vara kontaktperson gentemot miljösekretariatet och miljömyndigheter Är stöd och resurs i miljöarbetet och finns i linjen där ansvarig chef utser miljöombudet. Är stöd och resurs i kemikaliearbetet, finns i linjen där ansvarig chef utser kemikalieombudet. Ansvarar för att stödja och samordna det interna miljöarbetet inom följande områden Miljöredovisning: Ta fram anvisningar, sammanställa resultatet av miljöarbetet, analysera resultatet med hjälp av referensgrupp och lämna förslag till korrigerande åtgärder Miljöledning: Stödja förvaltningar och bolag i arbetet med rutiner kopplat till miljöredovisning och miljöprogrammets mål Upphandling/inköp: Stödja inköpsorganisationen i arbetet med att integrera miljöprogrammets mål och åtgärder i inköpsprocessen Kompetens: Tillhandahålla webbaserad miljöutbildning och genomföra utbildning för miljöombud. Nätverkande: Genomföra två nätverksträffar för miljösamordnare per år samt ge ut nyhetsbrev till dessa Genomförande av målen i miljöprogrammet: 1. Koordinera arbetet med att minska förekomst av miljö- och 29

52 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter hälsofarliga ämnen 2. Koordinera arbetet med övergripande åtgärder för målområde Produkter och avfall 3. Kommunikation av resultat av miljöarbetet i stort och sprida goda exempel 4. Överföra kompetens från det externa utvecklingsarbetet till miljöarbetet i våra egna verksamheter inom transporter, energi, livsmedel och hållbar resursanvändning. Miljösekretariatet ska utvärdera miljöprogrammet och ta fram förslag till nytt program inför kommande programperiod. 30

53 MN Förslag till Miljöprogram för Västra Götalandsregionens verksamheter Bilaga B. De nationella miljömålen Det svenska miljöarbetet utgår från internationella överenskommelser och krav från EU, exempelvis EUs strategi 2020, samt regionala och nationella miljökvalitetsmål (se figur nedan). Det övergripande målet är att till nästa generation lämna över ett samhälle där de stora miljöproblemen i Sverige är lösta, utan att orsaka ökade miljö- och hälsoproblem utanför Sveriges gränser. Därtill kommer olika styrmedel som lagar, skatter med mera. 31

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Administrativa avdelningen Handläggare: Lina Kolsmyr Telefon: E-post: Till Ägarutskottet Revisionsrapport Granskning av regionens hantering av immateriella tillgångar Förslag till beslut Ägarutskottet beslutar följande: 1. Ägarutskottet lägger revisionsrapporten till handlingarna med hänvisning till pågående arbete med hantering av immateriella tillgångar i regionen. 2. Ägarutskottet avger svar till revisorerna i enlighet härmed. Sammanfattning av ärendet På uppdrag av revisorskollegiet har KPMG AB genomfört en granskning av regionens hantering av immateriella tillgångar (Dnr Rev ). Granskningen har avsett utvecklingen och införandet av projektet Hjärtjournalen, som pågått vid Södra Älvsborgs Sjukhus från mitten av 1990-talet till och med Granskning har också skett av regionens riktlinjer för nyttiggörande av Västra Götalandsregionens immateriella tillgångar, vilka antogs av regionstyrelsen i oktober Revisorernas granskning utmynnar i ett antal rekommendationer till regionstyrelsen om hur de befintliga riktlinjerna bör utvecklas och kompletteras. Parallellt pågår arbete med att värdera erfarenheter av regionens arbete med immateriella tillgångar. Även det pågående arbetet pekar på ett behov av att se över de befintliga riktlinjerna och anpassa dessa efter erfarenheter som gjorts sedan riktlinjerna antogs. Regionkansliet anser att en översyn av riktlinjerna, förutom rekommendationerna i revisionsrapporten, bör beakta även de erfarenheter som gjorts av regionens tillämpning av riktlinjerna. Det är därför lämpligt att avvakta resultatet av det pågående arbetet innan beslut om ytterligare åtgärder fattas. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

80 Datum Diarienummer RS (3) Motivering Revisorernas rekommendationer Revisorernas granskning av riktlinjerna har mynnat ut i följande rekommendationer till regionstyrelsen: - Utveckla riktlinjerna med ett tydliggörande kring hanteringen av upphovsrättsskyddat material. - Utveckla riktlinjerna avseende hur jävsituationer vid upphandlingar av produkter och tjänster baserat på innovation från regionens medarbetare ska hanteras. - Komplettera riktlinjerna med en konkret vägledning hur innovationer ska informeras om, fångas upp och hanteras. - Tillse att riktlinjerna kommuniceras ut och förankras i verksamheterna. Därutöver har revisorerna utifrån granskningen av projektet Hjärtjournalen lämnat följande rekommendationer till regionstyrelsen: - Skapa tydlig struktur med rutiner och dokumentation som stöd till hantering av immateriella tillgångar. - Tillse att regionens avtalshantering stärks. Regionens arbete med immateriella tillgångar Regionstyrelsen antog riktlinjerna i oktober Riktlinjerna anger regionens förhållningssätt till medarbetarnas uppfinningar och innovationer samt till samarbetspartners i forskningssamarbeten och kliniska prövningar. I samband med att riktlinjerna antogs gav regionstyrelsen i uppdrag till regiondirektören att utveckla de underlag som krävdes för att implementera riktlinjerna samt utse ett permanent Innovationsråd. Innovationsrådets roll enligt riktlinjerna är huvudsakligen att lägga fram beslutsförslag till regiondirektören vad gäller äganderätten till en medarbetares uppfinning eller innovation. Innovationsrådet tillsattes hösten Under 2010 inleddes projektet Innovationsslussen med målet att omsätta riktlinjerna i praktiken. Projektet har medfinansierats av VINNOVA och Regionutvecklingsnämnden och pågår till och med Inom ramen för Innovationsslussen har en process för identifiering och utvärdering av uppfinningar utvecklats. Aktiviteter pågår för att värdera erfarenheter från Innovationsrådets och Innovationsslussens arbete och se över hur arbetet ska fortsätta när projektet Innovationsslussen löper ut. Även dessa aktiviteter pekar på ett behov av att se över riktlinjerna och anpassa dessa efter de erfarenheter som gjorts sedan riktlinjerna antogs. Det pågående arbetet omfattar således frågor som lyfts upp av revisorerna. Åtgärder Regionkansliet bedömer att en översyn av riktlinjerna behöver göras mot bakgrund av dels revisorernas rekommendationer, dels erfarenheter som gjorts av Innovationsrådets och Innovationsslussens arbete med tillämpning av riktlinjerna. Med hänsyn till det pågående arbetet gällande hantering av immateriella tillgångar i regionen finns inte behov av att föreslå ytterligare åtgärder.

81 Datum Diarienummer RS (3) Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilagor 1. Riktlinjer för nyttiggörande av Västra Götalandsregionens immateriella tillgångar 2. Revisionsrapport Granskning av regionens hantering av immateriella tillgångar

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96 Granskning av regionens hantering av immateriella tillgångar Dnr: Rev Genomförd av: KPMG Behandlad av Revisorskollegiet den 27 mars 2013

97 Hantering av immateriella tillgångar Västra Götalandsregionen Revisionsenheten

98 Hantering av immateriella tillgångar Sammanfattning Bakgrund och syfte Det är inte ovanligt att medarbetare i regionen inom ramen för sin anställning enskilt eller i samverkan med externa intressenter bedriver ett innovations- och utvecklingsarbete, med syfte att utveckla eller förbättra teknik och system som regionen använder sig av. Det är väsentligt att det utvecklingsarbete som sker inom ramen för regionens verksamheter hanteras på ett korrekt vis så att inte oklarheter kring äganderätten av produkten uppstår. Revisionen inom Västra Götalandsregionen har konstaterat att det kan finnas risk för att det i samband med att tekniska lösningar införs, som är utvecklade i verksamheten, kan uppstå otydliga relationer mellan regionen och externa leverantörer. Baserat på ovanstående har KPMG på uppdrag av Revisorerna genomfört en granskning av regionens hantering av immateriella tillgångar. Syftet med uppdraget har varit att kartlägga beslutsprocessen avseende införandet av olika stöd/undersystem till Melior, med fokus på IT-system och medicintekniska system som utvecklas inom regionens verksamheter eller i nära samverkan med regionen. Uppdraget har även syftat till att åskådliggöra huruvida processen avseende Hjärtjournalen är genomförd på ett sådant vis att det inte uppstått risk för förtroendeskada eller annan immateriell skada, ekonomiskskada, obehörigt beslutsfattande, icke lagenlig verksamhet och otillräcklig beredning av ärende. Riktlinjer för immateriella tillgångar KPMG har granskat Västra Götalandsregionens riktlinjer som hanterar immateriella tillgångar, Riktlinjer för nyttiggörande av Västra Götalandsregionens immateriella tillgångar. Utifrån det som noterats i granskningen av Regionens riktlinjer för immateriella tillgångar lämnar vi nedanstående slutsatser och rekommendationer. Slutsatser riktlinjer När Hjärtjournalen börjar utvecklas finns det inte några riktlinjer för hantering av immateriella tillgångar framtagna. Istället borde då gällande lagstiftning följts vid hanteringen av SÄS/Regionens immateriella tillgångar. De utvecklade riktlinjerna från 2007, Riktlinjer för nyttiggörande av Västra Götalandregionens immateriella tillgångar, tydliggör vikten av att förmedla kunskap inom organisationen och fånga upp samt hantera immateriella tillgångar. Dock saknas en konkret beskrivning till riktlinjerna för hur detta skall ske. I de utvecklade riktlinjerna från 2007 breddas begreppet immateriella tillgångar med att också innefatta upphovsrättsskyddat material. Dock är denna breddning inte tillräckligt detaljerad för att stödja Regionens hantering av upphovsrättsskyddat material. I Riktlinjer för nyttiggörande av Västra Götalandregionens immateriella tillgångar står det att ägarstrategin går ut på att ett ägande endast skall avse vissa projekt i tidig fas. Dock ger Riktlinjerna ingen närmare beskrivning på hur försäljning/avknoppning skall ske. Rekommendationer riktlinjer Komplettera riktlinjerna för immateriella tillgångar med en konkret vägledning hur innovationer skall informeras om, fångas upp och hanteras. Att beskriva hur immateriella tillgångar skall hanteras är en komplex uppgift där Regionen bör ta hjälp och stöd av juridisk expertis för att säkerställa korrekt hantering. Utveckla riktlinjerna avseende hur jävsituationer vid upphandlingar av produkter och tjänster baserat på innovation från regionens medarbetare skall hanteras. Riktlinjerna bör även utvecklas med ett tydliggörande kring hanteringen av upphovsrättsskyddat material KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 1

99 Hantering av immateriella tillgångar Sammanfattning Projekt Hjärtjournalen Utvecklingen och införandet av Hjärtjournalen har pågått under en lång period, från slutet av 1990-talet till och med KPMG har valt att dela upp denna tidsperiod i tre olika faser; utveckling, avknoppning och upphandling. KPMG har i granskningen av Hjärtjournalen tagit utgångspunkt i befintliga lagar och riktlinjer. Intervjuer har gjorts med personal från varje fas och dokumentation från varje fas har analyserats. Andra delar i granskningen har bland annat innefattat bakgrundskontroller av både personer och bolag. Utifrån det som noterats i granskningen av projekt Hjärtjournalen lämnar vi nedanstående slutsatser och rekommendationer. Slutsatser Hjärtjournalen KPMG har i granskningen av hanteringen av Hjärtjournalen inte sett något som tyder på att det har begåtts oegentliga handlingar. Berörda personer inom regionen har givit rimliga förklaringar till rådande omständigheter och till sitt agerande. Dessa förklaringar har kontrollats så långt det är möjligt mot befintlig dokumentation, oberoende personer inom regionen samt mot externa datakällor. Det har skett avsteg från gällande riktlinjer samt handlingar som riskerar att skada regionens anseende. Baserat på erhållen information och dokumentation bedömer dock KPMG att enskilda personer ej haft privat vinning av dessa handlingar och att handlingarna i de flesta fall genomförts i syfte att tillvarata regionens intressen. Orsaken till en stor del av problematiken kring Hjärtjournalen bedöms vara kombinationen av utveckling-avknoppning-upphandling samt bristen på tydliga och formella beslut mellan faserna. Bristen på formella beslut riskerar medföra att projektet utvecklas i en okontrollerad riktning samt att regionen riskerar att drabbas av såväl ekonomisk skada som förtroendeskada. Det har inte skett någon uppföljning av den ägarrättsliga situationen som omgärdar Hjärtjournalen, trots att ämnet varit aktuellt både inför breddinförande såväl som inför upphandling. Oklarheten kring rättigheterna riskerar att åsamka regionen såväl ekonomisk skada som förtroendeskada. Inom projekt Hjärtjournalen har avtalshanteringen granskats. Den visar på avtal som är otydliga avseende avtalspart, otydliga avseende hur innehållet skall tolkas samt otydliga avseende vilka effekter ändrade förhållanden medför. SÄS utsätter sig för en risk i sina relationer med avtalsparter då de inte har uppdaterade, aktuella och påskrivna avtal samt brister i kontrollen av avtalsmotpart. Under projekt Hjärtjournalen har Regionen ej genomfört bakgrundskontroller av externa samarbetspartners. Det har heller inte kontrollerats eventuella jävsförhållanden hos anställda inom regionen. Underlåtenhet att säkerställa regionens oberoende i denna typ av relationer riskerar att i hög grad skada regionens anseende. Rekommendationer Hjärtjournalen Stärk upp avtalshanteringen och säkerställ tydliga formuleringar vid avtalsskrivande samt skapa tydlighet i ägande och framtida nyttjanderätt för avtalsparter. Stäm av avtal gällande immateriella tillgångar med juridisk expertis. Lägg tyngdpunkt på analysfasen vid komplexa upphandlingar av IT-system för att från början få ett tydligt beslutsunderlag för val av rätt upphandlingsform KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 2

100 Innehållsförteckning Sida Sida KPMG kontaktpersoner: Annika Hessler Senior Manager, Göteborg Tel: +46 (0) Fax: +46 (0) E-post: Richard Elmersson Manager, Göteborg Tel: +46 (0) Fax: +46 (0) E-post: Erik Holm Senior associate, Göteborg Tel: +46 (0) Fax: +46 (0) E-post: Inledning Bakgrund, syfte och begränsningar 4 Genomförande och intervjuer 5 Förutsättningar för hantering av immateriella tillgångar Riktlinjer och lagrum 7 Aktuella lagrum 8 Regionens riktlinjer för Immateriella tillgångar 9 Slutsatser och rekommendationer riktlinjer och lagrum Projekt Hjärtjournalen Medverkande parter 13 Faser i projektet 14 Utveckling av Hjärtjournalen 15 Tidsaxel utvecklingsfasen 16 Nedbrytning av utvecklingsarbetet 17 Bakgrundskontroller Totala kostnader för Hjärtjournalen 20 Slutsatser och rekommendationer för utvecklingsfasen Avknoppning av Hjärtjournalen 22 Tidsaxel, avknoppningsfasen 23 Ägarrättslig hantering Hjärtjournalen 24 Breddinförande av Hjärtjournalen 25 Slutsatser och rekommendationer för avknoppningsfasen Bakgrund till upphandlingsfasen 27 Tidsaxel upphandlingsfasen 28 Beskrivning av upphandlingsfasen 29 Slutsats och rekommendation för upphandlingsfasen Sammanfattande slutsatser och rekommendationer Slutsatser och rekommendationer avseende riktlinjer Slutsatser och rekommendationer avseende projekt Hjärtjournalen Utvecklingskostnader KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. Riskbedömning 34 3

101 Inledning Bakgrund, syfte och begränsningar Bakgrund Modern hälso- och sjukvårdverksamhet är idag beroende av IT-lösningar i stor omfattning för att kunna bedriva verksamheten på ett säkert vis och med god kvalitet för patienten. Utveckling, implementering och underhåll av IT-systemen kräver spetskompetens och långsiktiga relationer mellan regionen och externa intressenter. Det är inte ovanligt att medarbetare i regionen inom ramen för sin anställning enskilt eller i samverkan med externa intressenter bedriver ett innovations- och utvecklingsarbete med syfte att utveckla eller förbättra teknik och system som regionen använder sig av. Att medarbetare utvecklar och förbättrar verksamheten genom innovationer är positivt för regionen och bidrar till kvaliteten för både medborgare och patienter. Det är dock väsentligt att det utvecklingsarbete som sker inom ramen för regionens verksamheter hanteras på ett korrekt vis så att inte oklarheter kring äganderätten av produkten uppstår. Revisionen inom Västra Götalandsregionen har i sin risk- och väsentlighetsanalys uppmärksammat risken för beroendet av externa konsulter för utveckling och underhåll av för regionen väsentliga IT-system. Revisionen konstaterar att det kan finnas risk för att det i samband med att tekniska lösningar införs, som är utvecklade i verksamheten, kan uppstå otydliga relationer mellan regionen och externa leverantörer. Syfte Syftet med granskningen har varit att kartlägga beslutsprocessen avseende införandet av olika stöd/undersystem till Melior, med fokus på IT-system och medicintekniska system som utvecklas inom regionens verksamheter eller i nära samverkan med regionen. Uppdraget har även syftat till att åskådliggöra huruvida processen avseende Hjärtjournalen är genomförd på ett sådant vis att det inte uppstått risk för förtroendeskada eller annan immateriell skada, ekonomiskskada, obehörigt beslutsfattande, icke lagenlig verksamhet och otillräcklig beredning av ärende. Revisionsfrågor 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. De revisionsfrågor granskningen bygger på besvaras i granskningen och var följande: 1. Hur har regionen i processen avseende Hjärtjournalen säkerställt att det inte uppstår en immateriell skada? 2. Hur har regionen i processen avseende Hjärtjournalen säkerställt att det inte uppstår en ekonomisk skada för regionen? 3. Hur har regionen i processen avseende Hjärtjournalen säkerställt att de personer som fattat beslut i projektet inte är jäviga eller har andra intressen än regionens att ta hänsyn till? 4. Hur har regionen i processen avseende Hjärtjournalen säkerställt att gällande lagstiftning följts i samband med projektets uppstart, genomförande, avknoppning samt upphandlig av produkten Begränsningar i uppdraget Granskningen avgränsas i första skedet till projekt Hjärtjournalen, men med möjlighet att i ett andra skede komplettera granskningen med ytterligare ett projekt. Valet av projekt baseras på vad som framkommit i den förstudie som revisionsenheten genomfört som grund för den fördjupade granskningen. KPMG har inte ägt den detaljerade kännedom om verksamheten som innebär att vi självständigt kunnat göra heltäckande bedömningar av vilka transaktioner som kan anses vara verksamhetsfrämmande eller ej. I detta moment har vi därmed varit beroende av att företrädare för Västra Götalandsregionen medverkat för bedömning av enskilda poster. Uppdraget inkluderar inte slutliga bedömningar kring tänkbara juridiska frågor som kan uppkomma utifrån resultatet av utredningen. Resultatet från utredningen har i hög grad varit beroende av kvaliteten och innehållet i den dokumentation som förelegat samt den information som har erhållits vid intervjuer med olika personer. Eventuella kvarstående osäkerheter eller oklarheter kommenteras i vår rapport. 4

102 Inledning Genomförande och intervjuer Genomförande Uppdraget har genomförts i tre faser: 1. Granskning av styrande och stödjande dokumentation samt framtagning av granskningsprogram baserat på ställda revisionsfrågor. I denna fas har intervjuer med nyckelpersoner i berörda beslutsprocesser genomförts, i syfte att bedöma de generella förutsättningarna för hantering av immateriella tillgångar. 2. Insamling och analys av data från regionens leverantörsreskontra och Bolagsverkets register. I denna fas har ekonomiska transaktioner mellan Regionen och externa parter kopplade till projektet Hjärtjournalen granskats. Intervjuade befattningar Initiativtagare till Hjärtjournalen tillika överläkare Södra Älvsborgs Sjukhus Sjukhusdirektör Södra Älvsborgs Sjukhus ( ) Projektledare upphandling Regionservice, Område Inköp Projektledare upphandling Regionservice, Område Inköp Chef f Hälso- och sjukvårdsavdelningens analysenhet Projektledare implementeringsprojekt Hjärtjournalen tillika planeringsledare inom HSA Projektledare inom Regional utveckling, Regionkansliet 3. Med utgångspunkt i de aktuella revisionsfrågorna samt resultaten från fas ett och två ovan har en fördjupad granskning av projekt Hjärtjournalen genomförts. I denna fas har projektspecifik dokumentation granskats och berörda personer intervjuats KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 5

103 Förutsättningar för hantering av immateriella tillgångar

104 Förutsättningar för hantering av immateriella tillgångar Riktlinjer och lagrum Introduktion till riktlinjer och lagrum Hjärtjournalen och dess hantering spänner över en lång tidsperiod, från mitten av 1990 talet fram till och med I början av denna tidsperiod hade inte Västra Götalandsregionen bildats. Riktlinjerna för hantering av immateriella tillgångar, Riktlinjer för förslagsverksamhet, kommunicerades ut i organisationen för första gången i april 2002 och antogs i regionstyrelsen i oktober Trots att det saknats riktlinjer inom regionen har det under hela tidsperioden funnits lagrum som reglerar hanteringen av arbetstagares uppfinningar samt immateriella tillgångar. De lagrum som gäller för hantering av immateriella tillgångar är Lag om rätten till arbetstagares uppfinningar och Upphovsrättslagen. I september 2007 antas Riktlinjer för nyttiggörande av Västra Götalandsregionens immateriella tillgångar. Syftet med dessa riktlinjer är enligt Regionstyrelsens beslut att möta regionens behov att ta en mer aktiv roll när det gäller nyttiggörande av immateriella tillgångar KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 7

105 Förutsättningar för hantering av immateriella tillgångar Aktuella lagrum Lagrum som riktlinjerna bygger på Både de riktlinjer som tas fram år 2002 och de riktlinjer som tas fram år 2007 inom Regionen baseras i stor utsträckning på Lag om rätten till arbetstagares uppfinningar. Denna lag riktar i stor utsträckning in sig på immateriella tillgångar i form av uppfinningar. Lag om rätten till arbetstagares uppfinningar Lag (1949:345) om rätten till arbetstagares uppfinningar ger både rättigheter och skyldigheter till en arbetstagare som gör en uppfinning. 4 Gör arbetstagare en uppfinning vars utnyttjande faller inom arbetsgivarens verksamhetsområde skall han utan dröjsmål lämna denne underrättelse därom. 5 Vill arbetsgivare förvärva rätt till en uppfinning, skall det ske genom meddelande till arbetstagaren senast inom fyra månader från det arbetsgivaren enligt 4 mottog underrättelse om uppfinningen Innan tidsfristen gått till ända eller arbetsgivaren dessförinnan förklarat sig icke önska förvärva någon rätt till uppfinningen, äger arbetstagaren ej utan arbetsgivarens samtycke förfoga över uppfinningen eller yppa något angående densamma under sådana omständigheter att dess offentliggörande eller utnyttjande för annans räkning kan befaras. Tillkommande lagrum i riktlinjer från 2007 De första riktlinjerna för hantering av immateriella tillgångar som skapas inom Regionen tar inte hänsyn till Upphovsrättslagen. Dock faller utvecklingen av datorprogram i tjänsten inom Upphovsrättslagen vad gäller äganderätt och vad som kan anses vara skyddat av lagrummet. I Riktlinjer för nyttiggörande av Västra Götalandsregionens immateriella tillgångar breddas begreppet Immateriella tillgångar till att innefatta upphovsrättsskyddat material, dock ges Upphovsrättslagen ingen närmare beskrivning. Upphovsrättslagen Upphovsrättslagen (Lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk) Utgångspunkten är att det är "den som skapat" ett verk som blir innehavare av ensamrätten, se URL 1. Många verk skapas av personer inom ramen för deras anställning. Till skillnad från vad som gäller för arbetstagares uppfinningar finns ingen generell lagreglering om att arbetsgivaren har rätt till sådant som anställda skapar och som kan vara föremål för upphovsrätt. När det gäller datorprogram finns särskilda regler för de fall arbetstagare skapar datorprogram i tjänsten. Finns det inget avtal som säger något annat blir arbetsgivaren innehavare av rättigheten till datorprogram, se URL 40 a. KPMGs bedömning En stor del av rätten till immateriella tillgångar regleras av Upphovsrättslagen. Det finns en risk att regionens anställda både skapar och använder upphovsrättsskyddat material omedvetet, då lagrummet inte tydliggörs i tillräcklig omfattning i Regionens riktlinjer för hantering av immateriella tillgångar. KPMG har dock inte genomfört en fullständig kontroll av vilka lagrum som kan vara applicerbara KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 8

106 Förutsättningar för hantering av immateriella tillgångar Regionens riktlinjer för Immateriella tillgångar (1:2) Riktlinjer för förslagsverksamhet Regionen beslutar om riktlinjer för förslagsverksamhet inom Regionen och förslag till inriktning för Hälso- och Sjukvårdens Innovationscenter (HSIC) Dessa riktlinjer klargör att: 1. Det åligger varje förvaltning att inom de egna verksamhetsfältet söka de mest ändamålsenliga formerna för hur förbättringsförslag fångas upp, bedöms och vidareutvecklas. Varje förvaltning skall inom ramen för den interna kontrollen kunna redovisa hur goda idéer fångas upp och vilket stöd som erbjuds innovatörer. 2. Regionens anspråk på immateriella rättigheter gör att arbetstagaren varken kan söka patent eller sälja rättigheten innan han underrättat arbetsgivaren om uppfinningen. Arbetsgivaren har därefter fyra månader på sig att bedöma huruvida man vill ha uppfinningen eller inte i sin egen verksamhet. 3. Om arbetstagare ingår i särskilda forsknings- och utvecklingsprojekt, t ex i samarbete med näringsliv eller högskola, så ska avtal upprättas som reglerar samarbetsformer och immateriella rättigheter. Regionens anspråk ska då bedömas i varje enskilt fall. Hälso- och Sjukvårdens Innovationscenter (HSIC) Hälso- och Innovationscenter (HSIC) skall stödja förvaltningarna i att 1. Utveckla förslagsverksamheten inom regionens egna verksamheter 2. Ta vara på de anställdas idéer och medverka till att dessa utvecklas till nya produkter och tjänster 3. Medverka till att kommersialisera produkter och tjänster med marknadspotential. KPMGs bedömning Riktlinjerna för förslagsverksamhet tar hänsyn till Lag om rätten till arbetstagares uppfinningar men nämner inte Upphovsrättslagen. Riktlinjerna ger en fingervisning om hur immateriella tillgångar skall hanteras, men det finns fortfarande brister i hur innovationer och uppfinningar skall fångas upp i verksamheten och hur dessa skall förvaltas. Vidare är det inte tydligt hur riktlinjerna skall kommuniceras inom Regionen för att nå den enskilde medarbetaren. Det finns därmed en risk för kunskapsgap i regionen rörande hanteringen av immateriella tillgångar KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 9

107 Förutsättningar för hantering av immateriella tillgångar Regionens riktlinjer för Immateriella tillgångar (2:2) Regionens utvecklade riktlinjer för hantering av Immateriella tillgångar De omarbetade riktlinjerna för hantering av immateriella tillgångar som utkom 2007 baseras i stor utsträckning på Lag om rätten till arbetstagares uppfinningar. Begreppet immateriella tillgångar breddas dock till att även innefatta Upphovsrättlagen. I riktlinjerna finns en skrivelse som poängterar att det är viktigt att undvika jäv i senare upphandlingssituationer för produkter och tjänster baserat på innovation från regionens medarbetare. Riktlinjer för nyttiggörande av Västra Götalandsregionens immateriella tillgångar Regionen beslutar om Riktlinjer för nyttiggörande av Västra Götalandsregionens immateriella tillgångar Dessa riktlinjer hanterar bland annat: 1. Kommunikation Identifiering av nya uppfinningar och innovationer sker som ett resultat av aktiv kommunikation mellan ledning och medarbetare och genom uppsökande verksamhet både av den egna organisationen och av stödfunktioner. 2. Identifiering av idéer Medarbetaren anmäler sin idé i en skriftlig beskrivning till närmaste chef. 3. Process för utvärdering och ställningstagande till regionens ägarskap 4. Medel för tidigt utvecklingsstadium 5. Underlag för implementering Implementeringen av riktlinjerna kräver utveckling av personalstrategiska underlag, t ex: - Anpassningar av anställningsavtal. Uppdatering av riktlinjer för bisysslor och anställdas möjligheter att vara delägare i företag - Praktiska riklinjer och utbildningsmaterial för anställdas innovationsutveckling. Regionen utser samtidigt ett permanent Innovationsråd vars uppdrag är att: vara en kompetensresurs i beredning av ärenden utforma beslutsförslag till Regiondirektören vad gäller ägarförhållanden, dvs hävda eller avskriva rätt till medarbetares idéer/uppfinningar KPMGs bedömning Riktlinjerna förtydligas både i hur nya uppfinningar och innovationer skall fångas upp samt även anger ett dokumentationskrav i hanteringen. Detta är förändringar som skapat förutsättningar för att riktlinjerna skall kunna stödja Regionen att skapa spårbarhet i hanteringen av immateriella tillgångar KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 10

108 Förutsättningar för hantering av immateriella tillgångar Slutsatser och rekommendationer riktlinjer och lagrum KPMGs slutsatser riktlinjer och lagrum När Hjärtjournalen börjar utvecklas finns det inte några riktlinjer för hantering av immateriella tillgångar framtagna. Istället borde då gällande lagstiftning följts vid hanteringen av SÄS/Regionens immateriella tillgångar. De utvecklade riktlinjerna från 2007, Riktlinjer för nyttiggörande av Västra Götalandregionens immateriella tillgångar, tydliggör vikten av att förmedla kunskap inom organisationen och fånga upp samt hantera immateriella tillgångar. Dock saknas en konkret beskrivning till riktlinjerna för hur detta skall ske. I de utvecklade riktlinjerna från 2007 breddas begreppet immateriella tillgångar med att också innefatta upphovsrättsskyddat material. Dock är denna breddning inte tillräckligt detaljerad för att stödja Regionens hantering av upphovsrättsskyddat material. I Riktlinjer för nyttiggörande av Västra Götalandregionens immateriella tillgångar står det att ägarstrategin går ut på att ett ägande endast skall avse vissa projekt i tidig fas. Dock ger Riktlinjerna ingen närmare beskrivning på hur försäljning/avknoppning skall ske. KPMGs rekommendationer Komplettera riktlinjerna för immateriella tillgångar med en konkret vägledning om hur innovationer skall informeras om, fångas upp och hanteras. Att beskriva hur immateriella tillgångar skall hanteras är en komplex uppgift där Regionen bör ta hjälp och stöd av juridisk expertis för att säkerställa korrekt hantering. Utveckla riktlinjerna avseende hur jävsituationer vid upphandlingar av produkter och tjänster baserat på innovation från regionens medarbetare skall hanteras. Riktlinjerna bör även utvecklas med ett tydliggörande kring hanteringen av upphovsrättsskyddat material KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 11

109 Projekt Hjärtjournalen

110 Projekt Hjärtjournalen Medverkande parter Aktörer med koppling till Hjärtjournalen Aktör Södra Älvsborgs Sjukhus (SÄS) Kommentar Utvecklingen av Hjärtjournalen sker på initiativ av ledningen på Hjärt- och lungkliniken på SÄS. InfoShare Solutions HB Excense HB IT-bolag startat av tre studenter där två av studenterna var med och tog fram en projektbeskrivning för att utveckla Hjärtjournalen (Omnämns som InfoShare i rapporten). Excense HB ingår avtal med SÄS om utveckling och support av Hjärtjournalen. Registreringsdatum Domitor Consulting AB Verksamheten i Excense HB övergår till Domitor Consulting AB. Bolaget bildas HSU, Hälso- och sjukvårdsutskottet Har särskilt ansvar för övergripande hälso- och sjukvårdsfrågor i Regionstyrelsen. HSA, Hälso- och sjukvårdsavdelningen Sektorsrådet i kardiologi IT-rådet Område Inköp Har i uppdrag att stödja Hälso- och sjukvårdsutskottet samt Regionstyrelsen i regiongemensamma strategiska hälso- och sjukvårds- samt tandvårdsfrågor. Ingår i regionkansliet. Ges i uppdrag av Hälso- och sjukvårdsdirektören att bland annat föreslå åtgärder för att åstadkomma en mer likvärdig vård i regionen. En av åtgärderna som senare föreslogs var att införa ett IT-system av liknande modell som användes inom SÄS (Hjärtjournalen). IT-rådet arbetar med ett breddinförande av Hjärtjournalen inom Regionen. Beslutar bland annat att initiera en pilot för införande av Hjärtjournalen på annat sjukhus än SÄS samt ber sjukhuset att återkomma till IT-rådet med en nyttokalkyl och ett beslutsförslag. IT-rådet ger även Sektorsrådet i kardiologi i uppdrag att ta fram funktionella krav på ett IT-system för den kardiologiska verksamheten inkl thoraxkirurgi (som ej var med i den ursprungliga Hjärtjournalen). Den enhet inom Regionen som sköter upphandling och tecknar avtal för köp av varor och tjänster. Ingår i Regionservice KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 13

111 Projekt Hjärtjournalen Faser i projektet Introduktion Utvecklingen och införandet av Hjärtjournalen har pågått under en lång period, från slutet av 1990 talet till och med 2011 då systemet blev upphandlat inom regionen. KPMG har för överskådlighet valt att dela upp denna tidsperiod i tre olika faser, vilka var för sig ställer krav på korrekt hantering och efterlevnad av riktlinjer framtagna av Regionen. Nedan visas dessa tre faser samt de frågeställningar som adresseras kopplat till respektive fas. Utveckling Avknoppning Upphandling Regionens bakomliggande behov Ursprungligt IT-system Patientsäkerhet Samarbete med externt IT-bolag Ägarrättsliga frågor Samarbetsavtal med externa bolag Agerande inom regionen vid breddinförande Beslutsgång vid offentlig upphandling Urvalsupphandling Förhandlat förfarande Projektets status i dagsläget 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 14

112 Projekt Hjärtjournalen Utveckling av Hjärtjournalen Utveckling Avknoppning Upphandling Generell beskrivning av utvecklingsfasen IT-systemet Hjärtjournalen började utvecklas i mitten av 1990-talet på Södra Älvsborgs Sjukhus, SÄS. Där skapas, av ledande personer inom Hjärt- och lungkliniken, ett enkelt IT-system med syfte att hantera journaler för delar av hjärtsjukvården samt en databas där hantering av ett stort flöde av patienter och underlag/data för statistisk analys möjliggjordes. Hjärtjournalen kom snabbt att bli en viktig del av journalföringen för hjärtpatienter. Det står emellertid snart klart att den utvecklade applikationen inte levde upp till gällande krav kring datahantering och patientsäkerhet samt att systemet inte var optimalt utformat för att exportera information och extrahera statistik. För att lösa problemet med patientsäkerhet och statistikhantering valde SÄS att ta hjälp av ett bolag under bildande, InfoShare Solutions HB. Två av de tre grundarna till detta bolag hade tidigare i ett examensarbete från Borås Högskola tagit fram ett förslag, Projektbeskrivning Framtidens Hjärtjournal, på hur Hjärtjournalen skulle kunna utvecklas för att komma till rätta med identifierade brister. Ett samarbetsavtal upprättas mellan SÄS och InfoShare som säger att InfoShare skall utveckla Hjärtjournalen enligt specifikationerna i Projektbeskrivning Framtidens Hjärtjournal. Som ersättning för utvecklingen erhåller bolaget, utöver ekonomisk kompensation, även äganderätten till Hjärtjournalen KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 15

113 Projekt Hjärtjournalen Tidsaxel utvecklingsfasen Utveckling Avknoppning Upphandling Utveckling Avknoppning Upphandling 1995 Hjärtjournalen börjar utvecklas internt på SÄS 2000 Hjärtjournalen motsvarar inte krav på patientsäkerhet och dataöverföring SÄS ingår avtal om utveckling av Hjärtjournalen med InfoShare KPMGs kommentarer Utvecklingen av Hjärtjournalen är uppdelad på aktörerna SÄS och Infoshare. Utvecklingen är inte en isolerad händelse utan äger rum kontinuerligt under den tid SÄS nyttjar IT-systemet KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 16

114 Projekt Hjärtjournalen Nedbrytning av utvecklingsarbetet Utveckling Avknoppning Upphandling Utveckling Avknoppning Utveckling SÄS Syfte Att standardisera journalhanteringen och samla in statistik för hjärtpatienter. Detta är en del av verksamhetsutvecklingen inom SÄS. Medverkande Hjärt- och lungkliniken SÄS Kostnad Utvecklas av personal internt på SÄS, ingen kostnadsberäkning framtagen. Gällande regelverk Lag (1949:345) om rätten till arbetstagares uppfinningar, från april 2002 även Riktlinjer för förslagsverksamhet samt Upphovsrättslagen. Resultat Utvecklat IT-system KPMGs bedömning Vi har inte kunnat finna några skriftliga riktlinjer inom SÄS som hanterar immateriella tillgångar under denna tidsperiod. Det fanns inte heller någon skrivelse i anställningsavtalsmallen som reglerar uppfinningar och innovationer i anställningen. De första riktlinjerna kommuniceras ut i regionen i april KPMG har inte identifierat någon dokumentation som beskriver utvecklingen av Hjärtjournalen, beslutsfattande eller ägarrättsliga frågor kring hanteringen av Hjärtjournalen. I Regionens riktlinjer finns beskrivet en process för hantering av immateriella tillgångar, men inte hur den skall dokumenteras. Utveckling externt bolag Syfte Att uppfylla gällande krav kring patientsäkerhet, utveckling, underhåll, anpassningar samt utbildningar för IT-systemet Hjärtjournalen. Medverkande InfoShare, SÄS Kostnad Se sida 19 Resultat SÄS skapar förutsättning för ett IT-system som lever upp till gällande patientsäkerhet och förbättringar för datahantering. KPMGs bedömning I Projektbeskrivning Framtidens Hjärtjournal finns ett pris angivet för gällande utvecklingsarbete som stämmer överens med fakturerade kostnader. Dock står det inget om att ägandet av Hjärtjournalen skall övergå till InfoShare som motprestation för den egna tid grundarna till InfoShare sägs läggas ner i utvecklingsarbetet och som inte ryms inom angivet pris i projektbeskrivningen. Enligt intervjuad personal har ledningen på SÄS, Sjukhusdirektör och chef Hjärt- och lungklinik, varit medveten om utvecklingsarbetet av Hjärtjournalen samt haft vetskap om avtalet som skall ingås med InfoShare men inte dokumenterat sin roll eller sina beslut. De personer KPMG intervjuat har inte haft kännedom om Riktlinjer för förslagsverksamhet vid den tidpunkt då samverkansavtal skall tecknas med InfoShare. Fortsatt utveckling Syfte Tilläggsbeställningar för utveckling, underhåll och anpassningar till IT-systemet Hjärtjournalen. Medverkande InfoShare, SÄS Kostnad Se sida 20 Resultat Hjärtjournalen kompletteras och utvecklas kontinuerligt under denna period. Förutom att förbättra redan befintlig funktionalitet tillkommer ytterligare moduler till Hjärtjournalen KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 17

115 Projekt Hjärtjournalen Bakgrundskontroller Utveckling Avknoppning Upphandling Kontroll av berörda personer KPMG har genomfört bakgrundskontroller avseende personal som arbetat med utvecklingen av Hjärtjournalen, för att bedöma om personerna har några ägarintressen i Hjärtjournalen. Uppgifterna är hämtade från folkbokföringen och från Bolagsverket. Närståendekontroll KPMG har genomfört en närståendekontroll på personer som varit med i utvecklingsarbetet av Hjärtjournalen. Syftet med närståendekontrollerna är att kontrollera om någon närstående till den på SÄS anställde person med koppling till Hjärtjournalen har funktionärsroll i bolag som kan få ekonomisk vinning av Hjärtjournalen. Närståendekretsen är begränsad till en individs föräldrar, barn, make/maka, utomäktenskapliga barn samt make/makas föräldrar. Bolagskontroll Vid kontroll av de juridiska personer som ingår avtal med SÄS har KPMG inte kunnat finna att InfoShare varit ett registrerat bolag. KPMG har kontrollerat om InfoShare har bytt namn/bolagsform och därmed heter något annat i dagsläget, men av samtliga bolag som bolagsmännen bakom InfoShare är eller varit delaktiga i kan InfoShare inte identifieras. Dock var InfoShare ett bolag under bildande då avtalet med SÄS tecknades. I oktober 2002 registreras istället Excense HB av samma personer som skulle bildat InfoShare. KPMGs bedömning SÄS har sannolikt inte haft ett giltigt avtal med InfoShare Solutions HB då bolaget inte är registrerat och inte heller var registrerat då samarbetet startade. KPMG har inte kunnat finna något nytt avtal med Excense HB. Det framgår inte heller i avtalet att äganderätten av Hjärtjournalen skall övergå till InfoShare Solutions HB. KPMG har inte hittat några kopplingar mellan personal som arbetat med utveckling av Hjärtjournalen på SÄS och de bolag senare övertar äganderätten till Hjärtjournalen. KPMG har inte identifierat några kopplingar mellan närstående till personer som arbetar med, eller i nära relation till, Hjärtjournalen och det bolag som övertar ägandet av Hjärtjournalen respektive de bolag som senare företräder Hjärtjournalen. KPMG har inte kunnat ta del av någon dokumentation som visar att Regionen gjort någon kontroll av olika ägarintressen bland personal inom Regionen eller kontroll av det bolag som avtal tecknas med. Det bolag som SÄS ingår avtal med har aldrig blivit registrerat, istället har ett handelsbolag med annat namn, Excense HB, registrerats i nära anslutning till det att avtalet med SÄS ingicks. Dock har ett nytt samverkansavtal kring Hjärtjournalen med SÄS inte upprättats med rätt namn på avtalsparterna KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 18

116 Projekt Hjärtjournalen Utvecklingskostnader Utveckling Avknoppning Upphandling Utvecklingskostnader kopplade till samverkansavtal Kostnadssammanställningen för 2002 till 2003 visar SÄS kostnader under den period som Hjärtjournalen utvecklas enligt Projektbeskrivning Framtidens Hjärtjournal. Vid intervjuer har framkommit att SÄS inte hade kapacitet att själva genomföra den utveckling av Hjärtjournalen som behövdes för att Hjärtjournalen skulle uppnå ställda krav på patientsäkerhet. Därför krävdes enligt uppgift samarbete med en extern part. KPMGs iakttagelser Utvecklingskostnaden exklusive moms motsvarar det belopp som anges i Projektbeskrivning Framtidens Hjärtjournal. KPMG har inte sett någon dokumenterad uppskattning av den totala nyttan/den ekonomiska aspekten av ägandet av Hjärtjournalen. Aktivitet Tidpunkt Kostnad exkl. moms Månadskostnad (18 mån) Utvecklingskostnader kr kr Anpassningar kr kr Utbildningar kr kr Support Underhåll Övrigt Summa kr kr Sammanställningen avser projektrelaterade kostnader som belastat SÄS under den aktuella tidsperioden KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 19

117 Projekt Hjärtjournalen Totala kostnader för Hjärtjournalen Utveckling Avknoppning Upphandling Sammanställning totala kostnader Hjärtjournalen KPMG har genomfört en analys för att identifiera ytterligare transaktioner mellan de bolag som hanterar Hjärtjournalen och SÄS. I analysen har KPMG granskat leverantörs- och lönekostnader under perioden kopplade till projektet. Det skall noteras att vissa av de angivna kostnaderna avser utveckling och anpassningar av Hjärtjournalen som inte ingick i den Hjärtjournal som SÄS utvecklat fram till och med 2002, eller som ingick i det utvecklingsarbete som skedde mellan 2002 och KPMG har också översiktligt kontrollerat att kostnaderna rubricerats på ett korrekt sätt. KPMGs iakttagelse Utöver angivna kostnader i tabellen till höger har KPMG inte kunnat identifiera några ytterligare projektrelaterade kostnader som belastat SÄS. Aktivitet Tidpunkt Kostnad exkl. moms Månadskostnad Utvecklingskostnader kr kr Utvecklingskostnader kr kr Anpassningar kr kr Utbildningar kr 440 kr Support kr 688 kr Underhåll kr kr Övrigt kr kr Summa kr kr/månad i 8,5 år Sammanställningen avser projektrelaterade kostnader som belastat SÄS under den aktuella tidsperioden. Utvecklingskostnaderna redovisade i bilden på sidan 19 ingår i sammanställningen ovan KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 20

118 Projekt Hjärtjournalen Slutsatser och rekommendationer för utvecklingsfasen KPMGs slutsatser utveckling Det fanns inga riktlinjer kring hanteringen av immateriella tillgångar på SÄS då Hjärtjournalen initialt utvecklades. Dock fanns gällande lagar som reglerar parternas agerande. I hanteringen av Hjärtjournalen finns stora brister inom den interna kontrollen, då varken information om Hjärtjournalen eller beslut dokumenterats. När dokumentation saknas är det i efterhand väldigt svårt att reda ut vad som hänt, vilket mål och vilket syfte ett projekt haft. SÄS kontroll och uppföljning av InfoShare var undermålig vilket fick effekten att avtal tecknades med ett bolag som ej varit registrerat. Det saknas även avtal med det bolag (Excense HB) som fakturerat SÄS för utvecklingskostnader under perioden. SÄS ingår avtal med Excense HB för utveckling av Hjärtjournalen först under De riktlinjer som tas fram och kommuniceras år 2002 baseras i stor utsträckning på Lagen om rätten till arbetstagares uppfinningar. En del av problematiken kring Hjärtjournalen handlar om Upphovsrättsliga frågor, vilket ej täcks in av de riktlinjer som beslutades om år 2001 och kommunicerades år Regionen hade sannolikt ej kunnat utveckla Hjärtjournalen på egen hand och såg det därför som nödvändigt att överlåta utvecklingen av Hjärtjournalen till en extern part. KPMGs rekommendationer Skapa en tydlig struktur med rutiner och dokumentation som stödjer hanteringen av immateriella tillgångar KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 21

119 Projekt Hjärtjournalen Avknoppning av Hjärtjournalen Utveckling Avknoppning Upphandling Generell beskrivning av avknoppningsfasen SÄS arbete kring hjärtsjuka patienter börjar uppmärksammas inom Regionen efter det att Hjärtjournalen implementerats och SÄS visar på förbättrade reslutat inom nationella rankningar för hjärtsjukvård. Under 2007 beslutar regionen att ta fram förslag till åtgärder för att åstadkomma mer likvärdig vård samt för att öka kvaliteten inom hjärtsjukvården på liknande sätt som SÄS gjort. Parallellt med detta beslutar IT-rådet inom Regionen att initiera en pilot av beslutstödet Hjärtjournalen på ett annat sjukhus än SÄS och inom ett annat verksamhetsområde, med syfte att undersöka möjligheten att nyttja det utvecklade IT-systemet inom hela Regionen. Piloten skall resultera i en nyttokalkyl och ett beslutsförslag. Under 2008 föreslår Sektorsrådet inom kardiologi flera åtgärder för att höja den regionövergripande kvaliteten i hjärtinfarktsvården, där en av åtgärderna var att införa ett IT-system av samma modell som på SÄS. Under 2008 står det klart att Hjärtjournalen inte kan breddinföras utan föregående upphandling. Det påbörjade breddinförandet av Hjärtjournalen får avbrytas. Sektorsrådet för Kardiologi får ansvar att förbereda en upphandling, bland annat genom att ta fram en kravspecifikation. I och med att Hjärtjournalen inte kan breddinföras på grund av sättet det införskaffats aktualiseras också frågan om hur avknoppningen av Hjärtjournalen gick till. KPMG kommentar Regionen beslutar om flera aktiviteter som ej blir genomförda och som inte heller ges någon förklaring till varför de inte blir genomförda. I slutändan är det faktumet att Hjärtjournalen måste upphandlas som stoppar breddinförandet inom Regionen. Innan breddinförandet stoppas är det dock flera beslutade aktiviteter som genomförandet uteblir på, som till exempel pilot av Hjärtjournalen vid annat sjukhus än SÄS, beslutat av Regionens IT-råd KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 22

120 Projekt Hjärtjournalen Tidsaxel avknoppningsfasen Utveckling Avknoppning Upphandling Utveckling Avknoppning Upphandling Överlåtelseavtal skall träffas med InfoShare Regionen påbörjar arbete med breddinförande av Hjärtjournalen Sektorsrådet i kardiologi föreslår implementering av ett IT-system för hjärtsjukvård VGR-IT påbörjar pilotering av Hjärtjournalen HSU beslutar att införa ett ITsystem av modell SÄS (Hjärtjournalen) VGR beslutar om upphandling då breddinförande inte är möjligt utan detta KPMGs kommentarer Perioden då Regionen skall breddinföra ett IT-system för hjärtsjukvård upplevs bli en onödigt lång process av beslutsfattare och medicinsk personal. När Regionen beslutar för att breddinföra Hjärtjournalen visar det sig att ett breddinförande inte är möjligt utan en upphandling 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 23

121 Projekt Hjärtjournalen Ägarrättslig hantering Hjärtjournalen Utveckling Avknoppning Upphandling Avknoppning Överlåtelse av Hjärtjournal till InfoShare Beskrivning av överlåtelsen Tidpunkt 2002 Syfte Att uppfylla gällande krav kring patientsäkerhet, utveckling, underhåll, anpassningar samt utbildningar för IT-systemet Hjärtjournalen. Medverkande SÄS och InfoShare/Excense Gällande regelverk Lag (1949:345) om rätten till arbetstagares uppfinningar, från april 2002 även Riktlinjer för förslagsverksamhet samt Upphovsrättslagen. Aktivitet Den 20 juni 2002 skall SÄS och InfoShare inleda en samverkan. Detta avtal skall reglera ägandet av Hjärtjournalen samt reglera skyldigheter och rättigheter för respektive part. Vidare hanteras omständigheten ifall InfoShare skulle hamna på obestånd, sättas i konkurs eller av annan anledning bli oförmågen att uppfylla sina åtaganden mot SÄS. Dock blir aldrig InfoShare Solutions HB registrerat. Vidare saknas underskrift av företrädare för InfoShare på samverkansavtalet. Hjärtjournalen kommer istället att företrädas av bolaget Excense HB som registreras i oktober Något nytt samverkansavtal upprättas inte av SÄS. Resultat De personer KPMG intervjuat ger samstämmiga uppgifter om att äganderätten till Hjärtjournalen har övergått till Excense och att SÄS i utbyte fått en nyttjanderätt av Hjärtjournalen. KPMGs iakttagelser Det har i intervjuer framkommit att SÄS ledning varit medveten om den ägarrättsliga överföringen av Hjärtjournalen från SÄS till InfoShare. Dock har denna beslutsprocess inte dokumenterats vilket gör att det i efterhand blir svårt att avgöra vilka beslut som fattats och på vilka grunder detta har skett. Den person som skriver under det tilltänkta avtalet mellan SÄS och InfoShare har inte den delegationen. I Utförarstyrelsens delegationsordning från SÄS hanteras inte immateriella rättigheter. Delegationsordningen anger att enbart Sjukhusdirektör får besluta om överlåtelse av inventarier till ett värde av över två basbelopp. När den ägarrättsliga frågan blir aktuell i och med ett breddinförande genomförs ingen djupare kontroll av ägandet av Hjärtjournalen, trots att det vid intervjuer framkommit att det förekommit osäkerhet kring det upprättade avtalets innebörd. KPMGs bedömning Det är inte tydligt vad som inbegrips avseende framtida uppgraderingar och moduler i det avtal som upprättats. SÄS saknar motpart i det avtal som tagits fram för utvecklingen av Hjärtjournalen. Det finns därmed en risk att ägarrätten till Hjärtjournalen ej övergick till Excense i enlighet med parternas intentioner KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 24

122 Projekt Hjärtjournalen Breddinförande av Hjärtjournalen Utveckling Avknoppning Upphandling Avknoppning Förberedelse för breddinförande i Regionen Beskrivning av breddinförande Tidsperiod Syfte Regionen utreder möjligheten till breddinförande av Hjärtjournalen. Medverkande SU, Regionkansliet, HSU, HSA, IT-rådet samt Sektorsrådet inom Kardiologi Kostnad KPMG har inte kunnat ta del av någon kostnadsberäkning för ett breddinförande inom regionen. Resultat Under perioden 2006 till 2009 arbetar Regionen för att på olika sätt förbättra och harmonisera hjärtsjukvården. Beslut om förberedelser och fördjupade undersökningar tas i flera instanser samt beställningar görs av både kostnadskalkyler och kravspecifikation för breddinförande av Hjärtjournalen. Regionen har inte identifiera något alternativt IT-system till Hjärtjournalen. Slutligen under 2008 bedömer VGR-IT att Hjärtjournalen inte kan breddinföras utan upphandling på grund av det sätt Hjärtjournalen blivit anskaffat. Ansvariga för test av Hjärtjournalen inom annat sjukhus än SÄS och annat verksamhetsområde tar fram ansökningar för test på SU. Dock avstannar processen innan test har hunnit påbörjas. KPMGs iakttagelser Det avtal som togs fram i samband med samarbetet med Infoshare är skrivet på ett sådant sätt att det begränsar nyttjandemöjligheten till SÄS. Breddinförandet inom Regionen upplevs ta lång tid. Bland annat tas beslut om pilot och framställan av kravspecifikation vilka inte blir genomförda/slutförda då krav om upphandling av Hjärtjournalen aktualiseras. Under denna period hanterar Regionen Hjärtjournalen som att ITsystemet är tillgängligt för breddinförande. Hanteringen skulle ha följt gällande Riktlinjer för förslagsverksamhet, alternativt Riktlinjer för nyttiggörande av Västra Götalandsregionens immateriella tillgångar som kommuniceras KPMG har inte kunnat ta del av någon dokumentation om huruvida Regionen undersökt i vilken utsträckning SÄS kan använda Hjärtjournalen vid ett breddinförande, och till vilken kostnad KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 25

123 Projekt Hjärtjournalen Slutsatser och rekommendationer för avknoppningsfasen KPMGs slutsatser avknoppning Avtalshanteringen som observerats inom projekt Hjärtjournalen medför en betydande risk för ekonomisk och juridisk skada för regionen. I samarbetsavtalet som upprättats inom projektet saknas motpart, underskrift av motpart samt tydlighet avseende äganderätten till Hjärtjournalen. Otydligheten avseende äganderätten till Hjärtjournalen medför att det inte med säkerhet går att avgöra om Excense övertagit ägandet av Hjärtjournalen respektive om regionen har nyttjanderätt. Den person som skrev under samverkansavtalet för SÄS räkning 2002 saknade erforderlig delegation. Baserat på samstämmiga uppgifter har det framkommit att ledningen på SÄS varit medveten om intentionen att ägandet av Hjärtjournalen skulle övergå till InfoShare, dock har detta ej dokumenterats. Det har inte skett någon uppföljning av ägarrätten till Hjärtjournalen trots att detta varit aktuellt både inför breddinförande och inför upphandling. KPMGs slutsats breddinförande Hanteringen av breddinförande av Hjärtjournalen blev en lång och delvis ostrukturerad process. Flera aktörer inom Regionen hinner påbörja arbetet med breddinförande av Hjärtjournalen innan bedömning av Regionens nyttjanderätt till Hjärtjournalen sker. KPMGs rekommendation Kommunicera och förankra gällande Riktlinjer för nyttiggörande av Västra Götalandsregionens immateriella tillgångar för att skapa förutsättningar för en strukturerad hantering av immateriella tillgångar med tillhörande ägarrättsliga frågeställningar. KPMGs rekommendationer Stärk upp avtalshanteringen och säkerställ tydliga formuleringar vid avtalsskrivande samt skapa tydlighet i ägande och framtida nyttjanderätt för avtalsparter. Stäm av avtal gällande immateriella tillgångar med juridisk expertis KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 26

124 Projekt Hjärtjournalen Bakgrund till upphandlingsfasen Utveckling Avknoppning Upphandling Översiktlig beskrivning av upphandlingsfasen Beslut tas 2008 om ett breddinförande av Hjärtjournalen inom Regionen. När det står klart för Regionen att Hjärtjournalen måste upphandlas ges detta uppdrag till Regionens inköps- och upphandlingsavdelning inom Regionservice. Upphandlingen initieras med en urvalsupphandling då upphandlingsgruppen enbart identifierat en leverantör av den efterfrågade funktionalitet som efterfrågas. När intresseanmälningar för att delta i upphandlingen inkommer till upphandlingsenheten visar det sig att det finns två leverantörer som vill inkomma med anbud. I och med att det finns två intresserade leverantörer måste upphandlingsgruppen ta fram en detaljerad kravspecifikation. När anbud slutligen kommer in till upphandlingsgruppen ligger anbudspriserna väl över de tröskelvärden som finns för urvalsupphandling, vilket blir det formella skälet till att upphandlingen avbryts. En andra upphandling, förhandlad upphandling, initieras och slutförs. En av leverantörerna diskvalificeras då de ej uppnår ställda skallkrav KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 27

125 Projekt Hjärtjournalen Tidsaxel upphandlingsfasen Utveckling Avknoppning Upphandling Utveckling Avknoppning Upphandling 2009 Område inköp får beställning om upphandling Urvalsupphandling påbörjas Urvalsupphandling avbryts då inköp anser att det inte föreligger affärsmässiga möjligheter att fortsätta Upphandling med förhandlat förfarande inleds med Ortivus samt GE Healthcare Tilldelningsbeslut meddelas Ortivus KPMGs kommentarer Upphandlingen startar med en urvalsupphandling som får justeras då det saknas en detaljerad kravspecifikation för aktuellt behov. Urvalsupphandlingen avbryts efter att tröskelvärden för upphandlingsformen överskridits. En förhandlad upphandling tar vid som resulterar i att Hjärtjournalen blir upphandlad. Den konkurrerande leverantören faller på ej uppnådda skallkrav i upphandlingen KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 28

126 Projekt Hjärtjournalen Beskrivning av upphandlingsfasen Utveckling Avknoppning Upphandling Upphandling Urvalsupphandling Förhandlad upphandling Upphandlingsform Urvalsupphandling (utan detaljerad kravspecifikation) Upphandlingsform Urvalsupphandling (med detaljerad kravspecifikation) Upphandlingsform Förhandlad upphandling utan föregående annonsering Syfte Upphandlingsgruppen vill åstadkomma en snabb upphandling av Hjärtjournalen som beräknas hamna under gällande tröskelvärde för upphandlingar (1,9 Mkr, 2012). Enbart en leverantör är identifierad. Medverkande Område Inköp, HSA, medicinsk expertis Resultat Två intressenter anmäler intresse att lämna anbud på upphandlingen. Detta resulterar i att upphandlingsgruppen måste ta fram en detaljerad kravspecifikation, se vidare Urvalsupphandling (med detaljerad kravspecifikation). Denna kravspecifikation fanns inte från början då upphandlingsprojektgruppen enbart identifierat en leverantör. KPMGs bedömning Det har i utredningen inte framkommit något som tyder på en felaktig hantering av denna del av urvalsupphandlingen. Syfte Upphandlingsgruppen vill åstadkomma en snabb upphandling av kravställt IT-system som beräknas hamna under gällande tröskelvärde för upphandlingar (1,9 Mkr, 2012). Medverkande Område Inköp, HSA, medicinsk expertis Resultat Båda inkomna anbud hamnade långt över för upphandlingen angivet tröskelvärde. Samtidigt misstänker upphandlingsenheten att en anbudsgivare särbehandlats då kontakt med anbudsgivare från upphandlingsgruppen har förekommit. Upphandlingen avbryts av den anledning att det inte förelåg affärsmässiga förutsättningar att gå vidare med upphandlingen. KPMGs bedömning Upphandlingsgruppen missbedömer kostnaden för upphandlingen vilket resulterar i att upphandlingen avbryts. Då risk för otillbörligt påverkande uppstått i upphandlingen var detta tillräckliga grunder för att avbryta upphandlingen. Syfte Att snabbt komma vidare med upphandlandet av IT-system. Medverkande Ny projektledare från Område Inköp. Resultat Upphandling leder till tilldelat kontrakt med kvarvarande anbudsgivare, efter att en anbudsgivare diskvalificerats då den ej uppnått ställda skallkrav. KPMGs iakttagelse Det har i upphandlingen inte undersökts hur mycket av den ursprungliga källkoden som finns kvar i den Hjärtjournal som blivit upphandlad KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 29

127 Projekt Hjärtjournalen Slutsats och rekommendation för upphandlingsfasen KPMGs slutsats upphandling Den formella grunden för att upphandlingen avbryts är att inget lämpligt anbud förelåg, det vill säga, inkomna anbud låg långt över det angivna tröskelvärdet för urvalsupphandlingen. Anledningen till detta var att projektgruppen för upphandlingen missbedömde kostnaden för inköp av ett IT-system för hjärtsjukvården. KPMGs rekommendation Lägg tyngdpunkt på analysfasen vid komplexa upphandlingar av IT-system för att från början få ett tydligt beslutsunderlag för val av rätt upphandlingsform KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 30

128 Sammanfattande slutsatser och rekommendationer

129 Slutsatser och rekommendationer avseende riktlinjer KPMGs slutsatser riktlinjer Det har historiskt sett saknats rutiner och arbetssätt för att fånga upp och hantera immateriella tillgångar i linjeverksamheten togs det fram riktlinjer för hantering av immateriella tillgångar. Dessa riktlinjer var dock inte ändamålsenliga för hantering av immateriella tillgångar inom regionen. Riktlinjerna uppdaterades 2007 och bedöms generellt vara ändamålsenliga. Dock saknas hänvisning till lagrum för hantering av upphovsrättsskyddat material och en konkret vägledning kring hur innovationer skall hanteras. Vidare krävs att riktlinjerna är kända och tillämpas i verksamheterna. KPMGs rekommendationer Komplettera riktlinjerna med lagrum avseende hantering av upphovsrättsskyddat material. Tillse att riktlinjerna kommuniceras ut och förankras i verksamheterna, bland annat genom utbildningsinsatser kring hantering av immateriella tillgångar. Komplettera riktlinjerna för immateriella tillgångar med en konkret vägledning hur innovationer skall informeras om, fångas upp och hanteras KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 32

130 Slutsatser och rekommendationer avseende projekt Hjärtjournalen Status för Hjärtjournalen i dagsläget Det finns i dagsläget, 2013, ett nationellt intresse kring införandet av Hjärtjournalen inom Regionen. Parallellt med Hjärtjournalens införande genomförs studier för att undersöka hur stor del av SÄS förbättring inom hjärtsjukvård som kan tillskrivas Hjärtjournalen och hur stor del som kan tillskrivas andra faktorer som till exempel nytt ledarskap inom hjärtsjukvården. Hjärtjournalen är i mars 2013 ännu ej tagen i drift. Orsaken till detta är att integrationen med ett annat system, Melior, inte fungerar. Den lösning till integration mellan Hjärtjournalen och Melior som Ortivus anger i sitt anbud i upphandlingen har levererats. Enligt personal på SÄS är det den tekniska lösningen för integration med Melior som Meliors leverantör Siemens ännu inte fått att fungera. KPMGs slutsatser Hjärtjournalen KPMG har i granskningen av hanteringen av Hjärtjournalen inte sett något som tyder på att det har begåtts oegentliga handlingar. Berörda personer inom regionen har givit rimliga förklaringar till rådande omständigheter och till sitt agerande. Dessa förklaringar har kontrollats så långt det är möjligt mot befintlig dokumentation, oberoende personer inom regionen samt mot externa datakällor. Det har skett avsteg från gällande riktlinjer samt handlingar som riskerar att skada regionens anseende. KPMG bedömer dock att enskilda personer ej haft privat vinning av dessa handlingar samt att handlingarna i de flesta fall genomförts i syfte att tillvarata regionens intressen. Orsaken till en stor del av problematiken kring Hjärtjournalen bedöms ha orsakats av kombinationen av utveckling-avknoppning-upphandling samt bristen på tydliga och formella beslut mellan faserna. Det har inte skett någon uppföljning av den ägarrättsliga situationen som omgärdar Hjärtjournalen trots att ämnet varit aktuellt både inför breddinförande såväl som inför upphandling. SÄS utsätter sig för en risk i sina relationer med avtalsparter då de inte har uppdaterade, aktuella och påskrivna avtal samt brister i kontrollen av avtalsmotpart. KPMGs rekommendationer Stärk upp avtalshanteringen och säkerställ tydliga formuleringar vid avtalsskrivande samt skapa tydlighet i ägande och framtida nyttjanderätt för avtalsparter. Stäm av avtal gällande immateriella tillgångar med juridisk expertis. Lägg tyngdpunkt på analysfasen vid komplexa upphandlingar av IT-system för att från början få ett tydligt beslutsunderlag för val av rätt upphandlingsform KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 33

131 Riskbedömning Projekt Hjärtjournalen Projekt Hjärtjournalen har i dagsläget pågått i över 10 år och medfört betydande kostnader för regionen. Projektet präglas av att en mängd informella beslut fattats som helt eller delvis saknar nödvändig dokumentation. Bristen på formella beslut riskerar medföra att projektet utvecklas i en okontrollerad riktning samt att regionen riskerar att drabbas av såväl ekonomisk skada som förtroendeskada. Inom projekt Hjärtjournalen har frågan angående äganderätten till Hjärtjournalen vid flera tillfällen aktualiserats. Dock har det inte vid något tillfälle utretts om regionen faktiskt har en ägande- eller nyttjanderätt. Oklarheten kring rättigheterna riskerar att åsamka regionen såväl ekonomisk skada som förtroendeskada. Under projekt Hjärtjournalen har Regionen ej genomfört bakgrundskontroller av externa samarbetspartners. Det har heller inte kontrollerats eventuella jävsförhållanden hos anställda inom regionen. Underlåtenhet att säkerställa regionens oberoende i denna typ av relationer riskerar att i hög grad skada regionens anseende. Generella risker för regionen Inom projekt Hjärtjournalen har avtalshanteringen granskats. Den visar på avtal som är otydliga avseende avtalspart, otydliga avseende hur innehållet skall tolkas samt otydliga avseende vilka effekter ändrade förhållanden medför. En ändamålsenlig hantering av immateriella tillgångar inom regionen förutsätter att erforderlig juridisk kompetens finns tillgänglig för att hantera avtalsskrivning och avtalsuppföljning KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 34

132 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International Cooperative (KPMG International).

133

134 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Regionkansliet/ekonomiavdelningen Handläggare: Lennart Ryler Telefon: E-post: Till Ägarutskottet Begäran från servicenämnden om beslut avseende målbild och plan för införande av utvecklad måltidsprocess, , 30 (dnr SN ). Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår Regionstyrelsen besluta 1. Bekräfta att medel finns avsatta för finansiering av fastighetsinvesteringar 2014 i budget. 2. Kommande investeringsbehov, enligt bifogad plan, prövas i kommande års budgetberedning och i ordinarie investeringsberedning. 3. Föreslå regionfullmäktige fastställa föreslagen målbild som styrande för utvecklingen av måltidsverksamheten i Västra Götalandsregionen. Sammanfattning av ärendet Regionfullmäktige beslutade den 4 december 2007, 195, att ge servicenämnden ansvar för Västra Götalandsregionens måltidsverksamhet. Sjukhusförvaltningarnas måltidsverksamhet fördes över till servicenämnden år Servicenämnden beslutade 27 april 2012, 17 om genomförande av tre pilotprojekt, där olika konceptuella måltidslösningar utgjorde utgångspunkt för genomförande. Den 20 juni 2013, 30 fattade servicenämnden beslut att sända förslaget om målbild och plan för införande av utvecklad måltidsprocess vidare till regionstyrelsen. Servicenämnden föreslår att regionfullmäktige skall fastställa den föreslagna målbilden samt att regionstyrelsen skall fastställa finansieringen för En patientmåltidsprocess sedd ur ett produktionsperspektiv innebär långsiktiga investeringar, år. Förslaget är därför att utveckla kök som är optimerade utifrån ett serviceleveransperspektiv för att klara att möta kraven från patienter och förvaltningar. Västra Götalandsregionens måltidsprocess kommer enligt förslaget att effektiviseras samtidigt som leveranslösningen kommer att anpassas efter lokala förutsättningar och behov. Effektiviteten i lösningsförslaget kommer att skapas genom att analysera respektive sjukhus och tydliggöra synergieffekter samt möjligheter till effekthemtagning. Köken kommer att utrustas på olika sätt, beroende på storlek och placering i förhållande till varandra. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

135 Datum Diarienummer RS (3) De lösningar som föreslås när det gäller produktion och logistik innebär att driftkostnaden ligger på samma nivå som idag men med en ökad kvalitet. Finansieringen av lokaler och utrustning hanteras i det ordinarie budgetarbetet. Föreslagen målbild och måltidslösning har redovisats och diskuterats på kundrådet för internservice och koncernledningsgrupp regiongemensamma stödfunktioner. Målbilden Målbilden ska verka styrande för utvecklingen av den regionala måltidsprocessen i Västra Götalandsregionen fram till Målbilden består av en gemensam vision och ett gemensamt uppdrag samt ett antal strategier kopplat till strategiska initiativ. Mot bakgrund av genomförd omvärldsanalys och pilot måltidslösning samt nulägesanalys har vision, uppdrag och strategi tagits fram, se bilaga 1. Måltidslösning Servicenämnden har utifrån målbilden gällande måltidsprocessen tagit beslut om att på Sahlgrenska Universitetssjukhus (SU) upprätta produktionskök utgående från en multifunktionell leverans. I en samlad lösning skall alla behov som framkommer i analysarbetet med sjukhusförvaltningen kunna tillgodoses, se bilaga 2. Personaleffekter och åtgärder för kompetensutveckling En översyn av köken och ombyggnad till multifunktionella kök kommer att innebära en förändrad verksamhetssyn, ett förändrat arbetssätt och till viss del behov av ny kunskap. Måltider produktion kommer att arbeta med en ny teambaserad organisation som skall säkra och möjliggöra ökad kompetens och utveckling för våra medarbetare mot den målbild som beslutas. Verksamheten skall arbeta för att öka arbetsglädjen och delaktigheten i det dagliga arbetet, vilket är av stor betydelse för att kunna laga den Goda måltiden, se bilaga 3. Investeringsplan Under de närmaste fem åren behöver fastighetsinvesteringar ske inom måltidsverksamheten i hela VGR. I nuvarande plan för regionens strategiska fastighetsinvesteringar är 290 mnkr avsatta för projektet ny måltidslösning för åren 2014 till Utifrån den omarbetade tidplanen, bilaga 4, avseende ombyggnad av köken på sjukhusen kommer denna med största sannolikhet fördelas även över åren 2017 och Bedömningen som nu görs uppgår preliminärt till ett fastighetsinvesteringsbehov på 225 mnkr. Regionservice har nyligen påbörjat en förstudie tillsammans med Västfastigheter för att fastställa mer exakt belopp. När systemhandlingar är klara kan beslut tas om genomförande av respektive objekt.

136 Datum Diarienummer RS (3) Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga 1. Målbild 2. Måltidslösning 3. Personaleffekter och åtgärder för kompetensutveckling 4. Preliminär plan för fastighetsinvesteringar Skickas till Servicenämnden Regionservice, Sten Axelsson Västfastigheter, Lars Janson Regionkansliet, Ekonomi, Mattias Berntsson

137 Sida 1(3) Bilaga 1 Målbild: Målbilden ska verka styrande för utvecklingen av den regionala måltidsprocessen i Västra Götalandsregionen fram till Målbilden består av en gemensam vision och ett gemensamt uppdrag samt ett antal strategier kopplat till strategiska initiativ. Mot bakgrund av genomförd omvärldsanalys och pilot måltidslösning samt nulägesanalys har nedan beskriven vision, uppdrag och strategi tagits fram: De strategiska initiativen föreslås vara: En genomgripande analys av krav och behov ur ett serviceleveransperspektiv genomförs per sjukhusförvaltning För att kunna realisera den formulerade målbilden är det av stor vikt att Regionservice i samverkan med sjukhusförvaltningarna genomgår ett analysarbete. Ett enhetligt arbetssätt för detta har tagits fram i Måltidsprojektet. Vården är idag utförare i delar av måltidsprocessen som ligger nära patient. Omvärldsanalyser som Regionservice genomfört visar på att det finns stora vinster i att bland annat utveckla måltidsupplevelsen, säkerställa kompetens och bedriva ett gemensamt förbättringsarbete. För att lyckas med detta bör en bättre dialog etableras mellan företrädare från Regionservice och Vårdorganisationen.

138 Sida 2(3) Datum Produktionskök upprättas utgående från en flexibel leverans och att i första hand utveckla, inte avveckla befintliga produktionskök. Effektiva leveranser ur ett vårdavdelningsperspektiv har företräde, och brickdukade lösningar eftersöks i första hand Regionservice har kunnat konstatera att kraven på leveransen av måltider varierar och att det saknas kunskap om hur kraven på en förändring ser ut i en framtid. En patientmåltidsprocess sedd ur ett produktionsperspektiv innebär långsiktiga investeringar, år. Regionservice vill därför rekommendera regionen att utveckla kök som är maximerade utifrån ett serviceleveransperspektiv och genom det klarar av att möta kraven från sjukhusförvaltningarna på sikt. Denna modell för måltidsproduktionslösning säkerställer sjukhusens möjlighet att styra över hur patientmåltiden levereras och genom det en möjlighet att understödja en positiv utveckling av vårdens processer. Västra Götalandsregionens måltidsprocess, kan effektiviseras och standardiseras ur ett totalkostnadsperspektiv även då leveranslösningen anpassas efter lokala förutsättningar och behov. Bruket av halvfabrikat minskas, patientmåltiden ska lagas från grunden En upphandlingsprocess av livsmedel och råvaror säkerställs som sätter kvalitet i fokus En näringsriktig och god måltid kräver bra råvaror vid tillagning. Ekologiska och närproducerade livsmedel och råvaror blir mer och mer eftertraktade och detta behöver vi ta bättre hänsyn till vid upphandling. Kunskap om råvaror och livsmedels ursprung, tillika att det är vad det uppges att vara är också krav som ökat efter en serie negativa händelser inom råvarumarknaden i Europa. Upphandlingsprocessen bör därför ses över så att samtliga krav på ett bra sätt kan efterlevas.

139 Värdegrund Patientfokus Behoven skiljer sig åt, både mellan olika patientgrupper men också mellan olika individer då samhället i större utsträckning blir mer mångkulturellt. En måltidslösning måste tillgodose alla dessa behov för att generera högsta möjliga patientnytta och nöjdhet inom regionen. Ledord såsom flexibilitet och valmöjlighet är något som är utgångspunkt i utformningen av en behovsstyrd måltidslösning. Effektivitet Regionservice strategiska mål är att återföra medel till kärnverksamheten, vilket ställer krav på att leverera kostnadseffektiva serviceleveranser som innebär en effektiv hantering av skattemedel. Dock utan att ge avkall på kvalitet. Kvalitet En kvalitativ måltidsprocess innebär bl.a. att rätt patient ska förses med rätt mat vid rätt tidpunkt. Rätt mat innebär högkvalitiva råvaror med ändamålsenligt näringsinnehåll som är anpassat till patientens specifika krav och behov. Rätt tidpunkt är anpassat utifrån patientens behandling. Vidare innebär ökad kompetens kring måltider en ökad kvalitet i leveransen (se nedan). Medarbetare Medarbetare som arbetar med måltidsprocessen ska ha hög kompetens, i syfte att uppnå en kvalitativ och effektiv process. Medarbetare med hög kompetens och ett stort engagemang och intresse för måltider kan avspeglas i patienters totala måltidsupplevelse. Det är viktigt att de personer som arbetar nära patient med måltidshanteringen tillhandahåller en professionell och omsorgsfull presentation av måltiden. Det är även av stor vikt att de som tillagar och distribuerar måltider har ändamålsenlig kompetens och att denna kontinuerligt förbättras.

140 Sida 1(1) Bilaga 2 Måltidslösning Servicenämnden har utifrån målbilden gällande måltidsprocessen tagit beslut om att på Sahlgrenska Universitetssjukhus (SU) upprätta produktionskök utgående från en multifunktionell leverans. I en samlad lösning skall alla behov som framkommer i analysarbetet med sjukhusförvaltningen kunna tillgodoses I ett första steg kommer köket på SU/Sahlgrenska att renoveras. Det nya köket möjliggör en flexibilitet för olika typer av rätter och kan möta framtida förändrade krav från vården och patienter. Köket ska tillaga och servera nylagad mat till patienterna och till restaurangerna men genom en extrafunktion i form av en ny kyldel kunna producera kylda rätter. På kort sikt är förslaget att 80 % av måltiderna tillagas och levereras varma och nylagade av bra råvaror med kort transporttid med nuvarande måltidsordning. De kylda rätterna kompletterar och möjliggör en flexibilitet för vården och patienten när behov uppstår för att äta på andra tider eller sent inkomna patienter till avdelningen. Produktionen och volymen av varm och kall mat kommer att kunna varieras beroende på efterfrågan. Den nya lösningen på Sahlgrenska möjliggör att kunna leverera kylda rätter till SU/Östra och SU/Mölndal för att täcka deras behov av kylda rätter och flexibla måltider. Om efterfrågan av kylda rätter ökar kommer även en kyld produktionsdel att byggas på köket Östra för att även där utvecklas till ett multifunktionellt kök. Mölndals kök fortsätter till en början med produktion och leverans av kantin och kompletterar med kylda rätter från köket Sahlgrenska. Det ombyggda multifunktionsköket på Sahlgrenska kommer dessutom inkluderar en ny bageriavdelning, vilken kan komma att bli modell för det fortsatta ombyggnadsprogrammet som krävs i regionens kök. Anledningen till att starta arbetet med köket på SU/Sahlgrenska beror dels på att detta kök är det största inom SU. Köket har varit i stort behov av upprustning och investeringar under längre tid men i avvaktan på beslut gällande framtida måltidsprocess så har ingen upprustning skett. Köket är nu i mycket dåligt skick, vilket påverkar arbetsmiljön negativt och tillfredsställer inte fullt ut de krav som finns gällande hantering av livsmedel. Vidare är ytan för stor (3190 kvm) i förhållande till dagens produktion vilket medför en ineffektivitet samt dålig logistik i produktionsprocessen. Med ett nytt kök kommer ytan att kunna reduceras betydligt vilket borde medföra en lägre hyreskostnad, bättre logistik och högre effektivitet.

141 Sida 1(1) Bilaga 3 Personaleffekter och åtgärder för kompetensutveckling En översyn av köken och ombyggnad till multifunktionella kök kommer att innebära en förändrad verksamhetssyn, ett förändrat arbetssätt och till viss del behov av ny kunskap. Måltider produktion arbetar för en gemensam och tydlig servicekultur med en tydlig värdegrund. Medarbetarnas förståelse för verksamhetens uppdrag och mål samt förståelse för det egna bidraget till att uppnå målen skall öka. En tydlig informations- och kommunikationsstrategi skall gå i linjen. Måltider produktion kommer att arbeta med en ny teambaserad organisation som skall säkra och möjliggöra ökad kompetens och utveckling för våra kök mot den målbild som tagits. Verksamheten skall arbeta för att öka arbetsglädjen och delaktigheten i det dagliga arbetet, vilket är av stor betydelse för att kunna laga den Goda måltiden Som ett led i förändringsarbetet ser vi ett stort behov av utbildning av våra medarbetare för ökad kompetensutveckling. Verksamheten skall samarbete med universitet och skolor samt med detta bli en attraktiv arbetsgivare. En säker tillgång till, och utveckling av, kompetenta och engagerade medarbetare och ledare kommer att ske med hjälp av köksmästarutbildning, kockutbildning och valideringar. Även interna/ externa studiebesök kommer att genomföras. Arbetsmiljön i köken kommer att förbättras avsevärt då lokaler byggs om eller renoveras samt utrustning ses över och byts ut till mer funktionella så som höj- och sänkbara arbetsbord etc. Detta kommer troligtvis att ha en positiv påverkan på dagens höga sjukfrånvaro. En översyn av inomhusmiljön kommer att påverka arbetsmiljön positivt. Vid upphandling av utrustning kommer verksamheten att beakta såväl arbetsmiljöaspekter som övriga miljöaspekter. En positiv påverkan gällande miljön bör ske då dagens utrustning kräver mer energi, vatten, kemikalier etc för att fungera optimalt. Översyn av kökens lokaler och ytor samt ny funktionell utrustning kommer också att påverka verksamhetens effektivitet positivt. Området kommer att ha med sig Jämställdhets- och Mångfaldsperspektivet i de frågor där detta är aktuellt. Antecknat av Berit Svanberg Regionservice VU-måltidsprocessen

142 Sida 1(1) Bilaga 4 Investeringsplan Under de närmaste fem åren kommer stora investeringar ske inom Måltidsverksamheten i hela VGR båda avseende fastigheter och utrustning. I nuvarande plan för regionens strategiska fastighetsinvesteringar är 290 mnkr avsatta för projektet ny måltidslösning, för åren 2014 till Utifrån nuvarande tidplan avseende ombyggnad av köken på sjukhusen kommer denna med största sannolikt fördelas även över åren 2017 och Den totala kostnaden för fastighetsinvesteringar beräknas till 225 mnkr. Därtill kommer stora investeringar i utrustning. Nedanstående bedömning utgår från en mer exakt beräkning av arkitekt avseende ombyggnationen av Sahlgrenskas kök medan beräknade ombyggnadskostnader för övriga köken ännu är framtagna i Måltidsprojektet. Därtill kommer ett antal nödvändiga akuta investeringar kopplade till de övriga köken av huvudsakligen miljö -och hygienskäl. Investeringsutgift i fastigheter tkr. (2013 års prisnivå) År 2014 Sahlgrenska Östra sjukhuset Mölndals sjukhus Borås 500 Uddevalla Trollhättan Skövde 500 Lidköping 500 Falköping 500 Kungälv Totalt År 2015 Sahlgrenska Allingsås Uddevalla Trollhättan Vårdavdelningar Totalt År 2016 Östra Sjukhuset Mölndals sjukhus Borås Lasarett Uddevalla Vårdavdelningar Totalt År Sjukhus o vårdavd Totalt Totalt

143

144 Sida 1(2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Regionkansliet Handläggare Kjell Eriksson/Mattias Berntsson E-post Ägarutskottet Kulturnämnden Ansökan om medel för utrustningsinvestering Ärendet Kulturnämnden har inkommit till regionstyrelsen med en begäran om medel för investering avseende inventarier och inredning i samband med flytt till nya lokaler. Beredning Kultursekretariatet och miljösekretariatet blev vid årsskiftet, i anslutning till ett omflyttningsprojekt, anmodade att flytta ut från lokaler på Ekelundsgatan 1 för att där bereda plats för vårdverksamhet. Som en följd av detta flyttar de båda verksamheterna nu in i sina nya lokaler. Omflyttningen syftar till att ge vårdverksamheten tillgång till lämpliga lokaler i ett längre perspektiv och att samtidigt utnyttja möjligheter att effektivisera regionens lokalförsörjning och att därmed minska den totala kostnaden. I samband med att de nya lokalerna tas i bruk, kommer kultur- och miljösekretariaten att anpassa lokalerna till verksamhetens behov. Detta innebär bland annat att ytterligare inventarier och inredning behöver köpas in. Då inget av sekretariaten hade kännedom om bytet av lokaler vid budgetläggningen för 2013, har inget äskande om investeringsram kunnat framställtas i budgeten. För att förenkla hanteringen ansöker därför kultursnämnden om investeringsram för hela den beräknade investeringskostnaden på kr. Miljösekretariatet faktureras sedan löpande för de avskrivningar som avser deras del, ca 50 %, av lokalen. POSTADRESS: Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset Torget Vänersborg TELEFON: HEMSIDA:

145 Sida 2(2) Datum Diarienummer RS Regionkansliet tillstyrker investeringen Ägarutskottet föreslås besluta föreslå regionstyrelsen besluta bevilja Kulturnämnden kr för investering i utrustning vid byte av lokaler att finansiera åtgärden med medel ur regionstyrelsens utrymme för oförutsedda utrustningsinvesteringar i investeringsplanen för Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Framställan från kulturnämnden

146 Sida 1(2) Skrivelse Datum Diarienummer KUN Samband Kultursekretariatet Handläggare Dick Wesström Telefon E-post Regionstyrelsen Ansökan om investeringsmedel Ärendet Kultursekretariatet blev vid årsskiftet anmodade av Västfastigheter att flytta ut från lokalerna på Ekelundsgatan 1 då annan verksamhet i regionen har behov av dessa. Även miljösekretariatet har förhyrt delar av lokalerna på Ekelundsgatan. Under våren har kultur- och miljösekretariaten tillsammans med Västfastigheter letat efter ersättningslokaler och kontrakt på nya lokaler vid Rosenlundsplatsen skrevs på av regiondirektören i juni. Flytt till de nya lokalerna skall ske i början på september. I samband med att de nya lokalerna tas i bruk, kommer kultur- och miljösekretariaten att anpassa lokalerna till verksamhetens behov. Detta innebär bl a att ytterligare inventarier och inredning behöver köpas in. Då inget av sekretariaten var informerade om byte av lokaler vid budgetläggningen för 2013 har inget äskande om investeringsram framställts i budgeten. För att förenkla hanteringen ansöker därför kultursnämnden om investeringsram för hela den beräknade investeringskostnaden på kr. Miljösekretariatet faktureras sedan löpande för de avskrivningar som avser deras del, ca 50 %, av lokalen. Bedömning Kulturnämnden beslutar 1. Av regionstyrelsen begära en ram för investeringar på kr i samband med byte av lokaler POSTADRESS: Västra Götalandsregionen Kultursekretariatet Göteborg BESÖKSADRESS: Ekelundsgatan 1, 2 tr TELEFON: HEMSIDA:

147 ! Sida 2(2) Datum Kulturnämnden Alex Bergström Ordförande Expedieras till/kopia till Diarium Miljösekretariatet

148

149 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RSK Regionkansliet/administrativa avdelningen Handläggare: Elisabet Ericson Telefon: E-post: Till ägarutskottet Samordnande åtgärder kring föreningsbidrag Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Regionstyrelsen noterar informationen om att kulturnämndens uppdrag att samordna arbetet med föreningsdatabas inte gick att slutföra. 2. Regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, berörda hälso- och sjukvårdsnämnder, rättighetskommittén och kommittén för folkhälsofrågor får i uppdrag att senast den 3 februari 2014 redovisa hur de genomfört fullmäktiges uppdrag att i samverkan ta fram regler för gemensamt arbete med föreningar i regionen. Sammanfattning av ärendet Kulturnämnden har 25 april 2013, 45, beslutat att avsluta arbetet med föreningsdatabasen. Kulturchefen fick uppdraget att rapportera till regionstyrelsen att uppdraget inte gick att slutföra. Frågan om föreningsdatabas är en följd av ett uppdrag från regionfullmäktige om regler för gemensamt arbete med föreningar i Västra Götaland. Regionkansliet har konstaterat att ärendet innehåller två frågor: 1) Regionfullmäktiges uppdrag från 2009 om regler för gemensamt arbete med föreningar i Västra Götaland. 2) Styrgruppens och regionstyrelsens följduppdrag om gemensam databas Frågan om databasen hanteras enligt IS/IT-modellen och bransch Regional utveckling Kultur och miljö. Regionfullmäktiges uppdrag från 2009 om att i samverkan ta fram regler för gemensamt arbete med föreningar i regionen, med utgångspunkt från policyn för föreningsbidrag har aldrig redovisats. Regionkansliet föreslår därför att regionstyrelsen ger berörda nämnder uppdraget att redovisa hur de genomfört uppdraget. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: vx Webbplats: E-post: regionkansliet@vgregion.se

150 Datum Diarienummer RSK (3) Motivering Bakgrund Redan i februari 2007 tillsatte regionstyrelsen en grupp med uppdrag att kartlägga och se över nuvarande stöd- och bidragsformer. Gruppen bestod av 1 person per parti i regionstyrelsen. Motivet för uppdraget var att få en mer rättvis behandling av ansökningar samt för att undvika tolkning och avvikelser. Regionstyrelsen betonade vikten av att regionen har en samsyn på de riktlinjer, kriterier och krav på uppföljning, som ligger till grund för beslut om bland annat bidrag. Arbetet ledde fram till en Policy för föreningsbidrag. Regionfullmäktige fastställde policyn 8 september 2009, 127, och gav regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, berörda hälsooch sjukvårdsnämnder, handikappkommittén (nuvarande kommittén för rättighetsfrågor) och kommittén för folkhälsofrågor att i samverkan ta fram regler för gemensamt arbete med föreningar i regionen, med utgångspunkt från denna policy. En huvuduppgift i arbetet var att göra det enkelt för föreningslivet i regionen att samtala med och söka medel från Västra Götalandsregionen. Regionstyrelsen tillsatte i november 2009 en politisk styrgrupp med uppdrag att arbeta med samordnande åtgärder. Styrgruppen bestod av ledamöter från regionstyrelsen, folkhälsokommittén, handikappkommittén, regionutvecklingsnämnden och kulturnämnden. Styrgruppen föreslog i att de skulle få i uppdrag att utveckla ett processtöd till hanteringen av ansökningar om bidrag. Uppskattningsvis uppgår regionens stöd till föreningslivet till ca 100 miljoner kronor per år. I arbetet med processtödet ingick bland annat att ta fram: en hemsida med information om bidragen blanketter för ansökan, ett ärendehanteringssystem för gemensam hantering av ansökningar, anslutning till regionens system för e-legitimation, länkar till redovisning och utbetalning, utbetalningsrutiner, databas med information från ärendehanteringssystemet för att kunna göra uppföljningar i Cognos förslag till driftsorganisation utbilda användare Regionstyrelsen gav 22 juni 2010, 173, regiondirektören i uppdrag att utarbeta förslag till lämpligt processtöd för samordning av bidragsansökningar. Styrelsen anvisade 1,5 miljoner kronor från anslaget till oförutsedda utgifter för utförandet av detta uppdrag avseende samordnat IT-stöd och gemensamma rutiner för regionens stöd till de ideella organisationerna. Ett avtal mellan regionkansliet och VGR IT träffades i november 2010 om Nyupplägg av webbplats på Internet för Bidrag för ideella organisationer Eftersom styrgruppens uppdrag gick ut 31 december 2010, gav regionstyrelsen gav 18 januari 2011, 13, berörda presidier, det vill säga folkhälsokommittén, rättighetskommittén,

151 Datum Diarienummer RSK (3) regionutvecklingsnämnden och kulturnämnden i uppdrag att fortsätta styrgruppens arbete med samordnande åtgärder. Kulturnämnden fick uppdraget att samordna gruppens arbete. Enligt kultursekretariatets skrivelse har regionutvecklingsnämnden och kommittén för folkhälsofrågor under vintern 2011/2012 beslutat att inte vara med i den regiongemensamma föreningsbidragsdatabasen. Detta föranleder frågan om de två kvarvarande organisationerna, kommittén för rättighetsfrågor och kulturnämnden, ska fortsätta arbetet med att slutföra framtagandet av databasen. Förvaltning Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga 1. Kulturnämndens beslut 25 april 2013, 45 Regionstyrelsens beslut skickas till Kulturnämnden Regionutvecklingsnämnden Kommittén för rättighetsfrågor Kommittén för folkhälsofrågor Hälso- och sjukvårdsnämnderna

152

153

154

155

156

157

158 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Förvaltning/enhet Handläggare: Sara Magnusson Telefon: E-post: Till Ägarutskottet Begäran från Arkivnämnden om ökat regionbidrag Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår Regionstyrelsen besluta följande: 1. Arkivnämnden får ett tillskott 2014 på 900 tkr ur regionstyrelsens oförutsedda medel 2. Hänskjuta frågan om utökat regionbidrag till budgetprocessen för 2015 Sammanfattning av ärendet Arkivnämnden begär ett utökat regionbidrag för att bygga ut arkivet på Niklasberg i Vänersborg för att möta behovet av utökat arkivutrymme. Det utökade regionbidraget ska täcka ökade hyreskostnader. Det finns idag 310 verksamheter inom Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad där det förvaras arkiv. För att föra över dessa arkiv till Regionarkivets lokaler och för att möta framtida behov av arkiv, behöver utrymmet utökas. Lokalerna på Niklasberg hyrs av Nordisk Renting. De har lämnat en hyresoffert som innebär en ökad hyra på 3 mnkr per år för en tillbyggnad som kommer att rymma hyllmeter. Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad har en överenskommen kostnadsfördelning på för Regionarkivet, vilket innebär att Västra Götalandsregionens andel av den ökade kostnaden blir 1,8 mnkr. Vid positivt besked börjar den nya hyran gälla från halvårsskiftet 2014 och får helårseffekt från Arkivnämnden behöver därför halva beloppet under Frågan om utökat regionbidrag bör sedan hanteras i budgetprocessen för Motivering Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad har sammanlagt 310 verksamheter där det förvaras arkiv. Dessa arkiv uppskattas till cirka hyllmeter. Arkivmagasinen på Niklasberg i Vänersborg beräknas vara helt ianspråktagna under Arkivförvaring hos Regionarkivet är i princip alltid ett bättre alternativ än att verksamheterna själva ska ha denna uppgift. På många håll används centralt belägna lokaler med hög hyra. Regionarkivet arbetar med att renodla arkivbeståndet i och med att journalarkiven i sin helhet förs över till Vänersborg. Arkivet i Göteborg används främst till att ta emot leveranser från verksamheter inom Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad som är lokaliserade till Göteborg, och där det finns behov av snabb kontakt med arkivet. I övrigt används det mer kostnadseffektiva arkivet i Vänersborg. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

159 Datum Diarienummer RS (2) Den nya hyran på Niklasberg innebär en hyra på 60 kronor per hyllmeter, jämfört med hyran för Regionarkivets lokaler i Göteborg som kostar 133 kronor per hyllmeter. Dessutom är driftkostnaden för lokalen på Niklasberg mycket låg eftersom det är ett passivhus. Ekonomin för utbyggnaden innebär: Ökad hyreskostnad efter tillbyggnad (totalt tkr jämfört med tidigare tkr) Hyra hyllinredning och övriga inventarier Avgår hyra för lämnade lokaler i Mariestad Totalt tkr tkr -500 tkr tkr På längre sikt, om ca 20 år, är det troligt att arkivbildningen till största delen är digital (elektronisk). Redan idag ser man början till denna utveckling, men produktionen av pappersdokument minskar långsamt. Baserat på den senaste femårsperioden prognostiseras arkivet på Niklasberg, med den föreslagna tillbyggnaden, bli fullt Beredning Ärendet har beretts i Arkivnämnden Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Hemställan från Regionarkivet Skickas till Arkivnämnden Joakim Björck Mattias Berntsson Peter Detterberg

160

161

162

163

164 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Förvaltning/enhet Handläggare Anita Wessman Telefon: E-post: Till Ägarutskottet Tomställda lokaler kompletterande avsättning Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår Regionstyrelsen besluta följande: 1. Regionstyrelsen avsätter tkr för tomställda lokaler, medlen disponeras ur regionstyrelsens oförutsedda medel Sammanfattning av ärendet Av de lokaler som tomställdes i samband med införandet av vårdvalet står två fortfarande tomma. Västfastigheter arbetar kontinuerligt med frågan men bedömer i dagsläget att lokalerna kommer att vara tomma kontraktstiden ut och den avsättning som gjorts tidigare är därför inte tillräcklig. För att täcka kostnaden för dessa hyror behöver regionstyrelsen avsätta ytterligare medel. Motivering I samband med införandet av vårdvalet minskade den primärvård som bedrevs i Västra Götalandsregionens regi. Detta fick till följd att lokaler tomställdes och i samband med bokslutet 2010 bedömdes kostnaden för dessa tomställda lokaler till 25 mnkr. En avsättning för detta bokfördes hos primärvårdsförvaltningarna. Regionstyrelsen (dnr RS ) beslutade att ta över avsättningen i sin balansräkning från och med bokslutet Västfastigheter har sedan införandet av vårdvalet på olika sätt arbetat med att hitta lösningar för de tomställda lokalerna där kontraktstiden ännu inte löpt ut men för två av lokalerna har ännu ingen lösning hittats. Det gäller dels en lokal i Ulricehamn där kontraktet löper ut och dels en lokal i Sisjön Askim där kontraktet löper ut Den bedömning som Västfastigheter gör i dagsläget är att lokalerna kommer att fortsätta att vara tomställda kontraktstiden ut. Av den avsättning på 25 mnkr som gjordes 2010 bedöms tkr kvarstå vid utgången av Bedömd kostnad för lokalerna från 2014 och kontraktstiden ut uppgår till tkr. Det finns således ett behov av ytterligare avsättning på tkr. Beredning Ärendet har beretts i samarbete med Västfastigheter. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

165 Datum Diarienummer RS (2) Regionkansliet Ann-Sofie Lodin Regiondirektör Joakim Björk Ekonomidirektör Skickas till Peter Detterberg, Regionkansliet Lars Jansson, Västfastigheter

166

167 Sida 1(2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Ekonomiavdelningen Handläggare Sara Magnusson Telefon Epost: Ägarutskottet Regiondirektörens uppdrag att se över hur projekt med eget kapital som ännu inte är verkställda ska hanteras Ärendet Ägarutskottet gav vid behandlingen av bokslutsdispositioner för 2012, regiondirektören i uppdrag att se över hur tidigare beslut att finansiera projekt med eget kapital som ännu inte är verkställda ska hanteras. Bokslutsdispositioner för 2012 godkändes av ägarutskottet vid mötet och senare även av regionstyrelsen och regionfullmäktige. Beredning Ärendet om bokslutsdispositioner 2012 utgår från gällande regelverk och det riktmärke om begränsning av eget kapital om högst 2 procent av regionbidrag/bruttokostnader som angivits av regionfullmäktige. I ärendet 2012 togs de undantag som tidigare beviljats för Regionutvecklingsnämnden, Fastighetsnämnden och Regionstyrelsen togs bort. Regionutvecklingsnämnden har fattat beslut att finansiera projekt som sträcker sig över flera år. Att varje år ha tillräckligt med eget kapital har varit skäl för regionstyrelsen att bevilja undantag från 2-procent regeln. Regionkansliet föreslår följande beredning av eget kapital ärenden för att tillgodose Regionutvecklingsnämndens och övriga nämnders/styrelsers behov av eget kapital för att fullfölja fattade beslut. De nämnder/styrelser som avser använda eget kapital måste få godkännande av regionstyrelsen. I den begäran som lämnas in ska det framgå om begäran avser ett tidigare beslut om att finansiera projekt som ännu inte är verksställda. Om det i beredningen av ärendet visar sig att nämnden inte har tillräckligt med eget kapital ett enskilt år ska regionkansliet i beredningen förslå att eget kapital förs tillbaka från moderförvaltningen till berörd nämnd/styrelse så att tidigare fattade beslut kan fullföljs. Eget kapitalfrågor hanteras vid fyra tillfällen varje år. Ärenden som rör ianspråktagande av eget kapital under innevarande år hanteras i samband med delårsboksluten i mars och augusti. Ärenden som rör ianspråktagande av eget kapital för nästa år hanteras i samband med detaljbudgeten. I POSTADRESS: Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget Vänersborg TELEFON: HEMSIDA: E-POST: post@vgregion.se

168 Sida 2(2) Datum Diarienummer RS samband med bokslutet görs bokslutsdispositioner där avräkning av eget kapital görs enligt 2-procentsregeln. Förslag till beslut Ägarutskottet beslutar 1. Godkänna föreslagen beredning av eget kapital ärenden. 2. Regiondirektörens uppdrag att se över hur projekt med eget kapital som ännu inte är verkställda ska hanteras är slutfört. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör

169

170 VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN Regionkansliet Lars Hillerström, Dnr Till Regionstyrelsen Bemyndiganden och fullmakter avseende finansförvaltningen och moderförvaltningen, Västra Götalands Läns landsting, organisationsnummer , och landstingets anknutna stiftelser år ÄRENDET Regionstyrelsen har , dnr RSK utsett firmatecknare för regionen. Regionstyrelsen har delegerat sin beslutanderätt i vissa frågor, RS I punkt B2 har ägarutskottet fått i uppdrag att besluta om Utseende av ersättare eller efterträdare för firmatecknare inom finansverksamheten under löpande år Ekonomiavdelningen föreslår bemyndiganden och fullmakter avseende firmateckning för finansförvaltningen moderförvaltningen och landstingets anknutna stiftelser. Med anknutna stiftelser avses stiftelser där regionstyrelsen är förvaltare. Anna Karlsson har anställts på regionkansliet och ersätter Tomas Larsson som firmatecknare i finansfrågor från FÖRSLAG TILL BESLUT Regionstyrelsens ägarutskott föreslås besluta: att tills vidare, dock längst till och med den 31 december 2013, befullmäktiga ekonom Anna Carlsson att tillsammans med nedan angivna personer för Västra Götalands läns landsting (även kallad Västra Götalandsregionen) med bindande verkan företa angivna rättshandlingar: 1. Controllingchef Peter Tellberg, ekonom Anita Wessman, ekonom Sara Magnusson, ekonom Birgitta Andersson, ekonom Lena Persros, ekonom Kristina Tornberg och ekonom Anna-Maria Bergström två i förening: utföra alla former av betalningar och överföra medel till annat konto i bank eller post från regionens eller dess nämnder och förvaltningars samtliga nuvarande eller blivande konto i bank, till bank endossera till regionen eller till dess nämnder och förvaltningar ställda eller överlåtna checkar och postväxlar eller andra utbetalningshandlingar för insättning på regionen tillhörigt konto i bank,

171 i bank inlösa till regionen eller dess nämnder och förvaltningar ställda bankgiroeller postala utbetalningshandlingar för insättning på regionen eller dess nämnder och förvaltningar tillhörigt konto i bank, teckna avtal om kontonära tjänster, uppsäga, utta och på annat sätt förfoga över medel på samtliga regionens eller dess nämnder och förvaltningars nuvarande eller blivande konton i bank. 4. Ekonom Sara Magnusson, ekonom Lena Persros, ekonom Birgitta Andersson ekonom Kristina Tornberg och ekonom Anna-Maria Bergström, två i förening att: underteckna skattedeklaration avseende moms, arbetsgivaravgift och preliminär skatt, underteckna särskild självdeklaration och särskild uppgift för årlig taxering av särskild löneskatt och fastighetsskatt, underteckna preliminär självdeklaration för ändrad beräkning av debiterad preliminär skatt d v s F-skatt. För regionens anknutna stiftelser: 2. Ekonom Anita Wessman, ekonom Sara Magnusson, ekonom Birgitta Andersson, ekonom Lena Persros, ekonom Kristina Tornberg och ekonom Anna-Maria Bergström två i förening: utföra alla former av betalningar för landstingets anknutna stiftelser, till bank endossera till de anknutna stiftelsernas ställda eller överlåtna checkar och postväxlar eller andra utbetalningshandlingar för insättning på stiftelsernas tillhörigt konto i bank, i bank inlösa till de anknutna stiftelsernas ställda bankgiro- eller postala utbetalningshandlingar för insättning på stiftelsernas tillhörigt konto i bank, teckna avtal om kontonära tjänster, uppsäga, utta och på annat sätt förfoga över medel på de anknutna stiftelsernas nuvarande eller blivande konton i bank. Regionstyrelsens kansli Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör

172

173 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Förvaltning/enhet Handläggare: Lars Hillerström Telefon: E-post: Till Ägarutskottet Förslag till utredningsdirektiv för scenarioanalyser: Alternativa scenarior för att nå uppsatta resandemål för kollektivtrafiken Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen fastställa utredningsdirektiven redovisning av analysen sker genom successiva rapporteringar till ägarutskottet. Sammanfattning av ärendet Den 20 mars var kollektivtrafiknämnden och Västtrafik inbjudna till de politiska gruppledarna i Västra Götalandsregionen för att ge fördjupad kunskap kring kollektivtrafikens ekonomi. I syfte att ytterligare fördjupa kunskapen om vilka verktyg och åtgärder som finns att tillgå för att öka den ekonomiska effektiviteten i kollektivtrafiken samt att finansiera kollektivtrafikens framtida underskott ombads kollektivtrafiknämnden återkomma till regionstyrelsen med förslag till utredningsdirektiv. Beredning Under april utarbetade kollektivtrafiksekretariatet ett förslag till utredningsdirektiv. Kollektivtrafiknämnden beslutade att överlämna framlagt förslag till utredningsdirektiv till regionstyrelsen. Efter beslut i regionstyrelsen kan kollektivtrafiknämnden påbörja arbetet med scenarioanalyserna. Arbetet sker i samverkan med Västtrafik och pågår under hösten 2013 och våren Kollektivtrafiksekretariatet meddelade i september att föreslagen process och tidsplan, framförallt avseende intäktsscenariet, behöver flyttas fram till våren 2014, med anledning av pågående arbete med pris- och sortimentsstrategin som är resurskrävande. Den övergripande tidplanen bedöms dock som hållbar. Regionkansliet föreslår att kollektivtrafiknämnden genomför utredningen och gör successiva redovisningar till ägarutskottet. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

174 Datum Diarienummer RS (2) Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Protokollsutdrag och ärendet från KTN dnr

175

176

177

178

179

180

181

182

183

184

185

186

187

188 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Förvaltning/enhet Handläggare: Lars Hillerström Telefon: E-post: Till Ägarutskottet Försäljning av Västtrafik AB:s dotterbolag SmartPak AB Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige godkänna Västtrafik AB:s förslag att sälja SmartPak AB. Sammanfattning Västtrafik är sedan 2004 en av delägare i SmartPak AB. SmartPak är ett bolag som ägs gemensamt med flera andra trafikbolag. Västtrafik är minoritetsdelägare i bolaget. Bolaget uppgift är hantering av bussgods. De senaste åren har konkurrensen hårdnat från konkurrenter som DHL och Schenker. Dessutom har utrymmet i bussarna för gods minska på grund av fler fordon med låggolv. Västtrafik stöder bolaget idag ekonomiskt med ca kronor per månad. Vid ett ägarmöte i bolaget maj 2013 beslöts att värdera bolaget via en oberoende värderare. Det finns idag en intressent på bolaget. Budet på bolaget är lågt men Västtrafik bedömer att det är bättre att avyttra bolaget än att ge fortsatt förlusttäckning. Styrelsen i Västtrafik AB har i en skrivelse begärt tillstånd av regionfullmäktige att få sälja bolaget. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

189 Datum Diarienummer RS (2) Beredning Samråd i ärendet har skett med Kollektivsekretariatet. Sekretariatet har inga synpunkter på en försäljning av bolaget. Regionkansliet föreslår att bolaget avyttras då det finns andra aktörer som kan utföra tjänsten samt att den idag är förlustbringande för västtrafik. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga: Protokollsutdrag för Västtrafik AB:s styrelse Skickas till Västtrafik AB

190 Protokoll nr 9 / 2013 fört vid extra sammanträde per capsulam i styrelsen för Västtrafik AB Org nr Tid Oktober 2013 Plats Närvarande Arbetstagarrepresentant Övriga närvarande Via e-post Leif Blomqvist, ordf Mimmi von Troil Tore Hult Britt-Marie Andrén Karlsson Ulf Olsson Conny Johansson Jan-Erik Wallin Eva Abrahamsson Maj Steen Soili Brunberg Max Andersson Nanna Siewertz Tulinius Ewa Hamberg Elving Andersson Benny Strandberg Margareta Bergström Lars Backström, VD Ulla Persson, sekr 88 SmartPak Paket och gods som transporterades med buss hanterades från början av den trafikutövare som hade rätten att trafikera en viss linje. När länstrafikbolagen bildades i början av 1980-talet övergick hanteringen av bussgods i deras regi. Eftersom förutsättningarna för bussgods skiljer sig ganska mycket mellan södra och norra Sverige bildades en särskild arbetsgrupp av vissa länstrafikbolag i södra Sverige som sedermera övergick till en ekonomisk förening. För att utvecklas vidare beslutade medlemmarna i Bussgods Syd ekonomisk förening att bilda ett rörelsedrivande bolag. SmartPak Sverige AB bildades Västtrafik gick in som ägare Efter flera år av positiv resultatutveckling har SmartPak på senare tid hamnat i en ekonomiskt svår situation. Konkurrens från främst DHL, Schenker m fl har, tillsammans med krympande utrymme när fordon oftast utrustas med låggolv, gjort att ägarna, inklusive Västtrafik, inte ser sig som långsiktiga ägare. Ägarna är inte beredda att göra borgensåtagande för eventuell bankkredit. Vid ägarmötet i SmartPak den 8 maj togs beslut om att värdera bolaget av ett oberoende värderingsbolag. Under våren och hösten har sedan diskussioner förts med en intressent. 1 (2)

191 Intressenten har den 30 september gett ett indikativt bud. Budet är lågt men i relation till den negativa resultatutvecklingen som bolaget har tillsammans med en allt tuffare konkurrens ser ägarna inklusive Västtrafik positivt på att snarast avyttra bolaget innan större förlusttäckning riskerar bli aktuellt. Västtrafiks andel har ett nominellt värde på kronor. Styrelsen beslöt att under förutsättning av att regionfullmäktige bifaller beslutet, ge VD i uppdrag att för Västtrafiks räkning teckna de avtal och dokument som krävs för att avveckla ägandet i SmartPak och att ställa sig bakom att bolaget säljs. Dag som ovan Ulla Persson sekr Justeras: Leif Blomqvist Mimmi von Troil Tore Hult ordf Britt-Marie Andrén Karlsson Ulf Olsson Conny Johansson Jan-Erik Wallin Eva Abrahamsson Maj Steen Soili Brunberg Max Andersson Nanna Siewertz Tulinius Ewa Hamberg Elving Andersson Benny Strandberg 2 (2)

192 Ärende nr 14

193 Sida 1(1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Regionkansliet Handläggare Kjell Eriksson E-post Ägarutskottet Slutredovisning Nybyggnad för psykiatrisk verksamhet i Vänersborg - Brinkåsen Fastighetsnämnden har inkommit till Ägarutskottet med slutredovisning avseende en investering för psykiatrisk verksamhet vid Brinkåsen, Vänersborg. Regionstyrelsen beslutade om den aktuella investeringen Beredning Investeringen har genomförts i enlighet med beslut men till en 34 mnkr lägre investeringsutgift än budgeterat Förslag till beslut Ägarutskottet föreslås besluta föreslå regionstyrelsen godkänna slutredovisningen av investeringsprojektet. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Slutredovisning från FN POSTADRESS: Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset Torget Vänersborg TELEFON: HEMSIDA:

194

195

196

197

198

199