POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS. Varbergs kommun Norrgatan

Transkript

1 Kallelse/underrättelse (29) Serviceförvaltningen Beslutsorgan Servicenämnden Tid Torsdagen den 26 april, kl Plats Lilla teatern, Komedianten Ärenden 1. Val av justerare 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Studiebesök teatern 5. Revidering av serviceförvaltningens kvalitetsfaktorer (SVN 2018/0016-2) 6. Yttrande över förslag på tillämpningsanvisningar för konkurrenspolicy (SVN 2017/0067-2) 7. Måluppföljning Varberg direkt (SVN 2017/0064-3) 8. Från fejknyheter till krypteringsvirus - så skyddar vi vår information i Varbergs kommun (SVN 2017/0071-4) 9. Lokalanpassning Veddige simhall (SVN 2018/0029-1) 10. Lokalanpassning Societetsscenen (SVN 2018/0028-1) 11. Förvaltningen informerar 12. Månadsrapport mars 13. Meddelanden Harald Lagerstedt Ordförande Elisabeth Eriksson Sekreterare POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan svn@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS Varberg

2 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) 4. Studiebesök teatern Dnr: Handläggare: Dokument:

3 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) 5. Revidering av serviceförvaltningens kvalitetsfaktorer Dnr: SVN 2018/0016 Handläggare: Lotta Olanya Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 26 Dnr SVN 2018/0016 Revidering av serviceförvaltningens kvalitetsfaktorer Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. ta bort kvalitetsfaktorerna samordning och miljö inför budget Beskrivning av ärendet Serviceförvaltningen har åtta kvalitetsfaktorer som ska visa på kvaliteten i förvaltningens basverksamhet. Nu föreslås att ta bort två av dessa; miljö och samordning, då de redan omfattas av servicenämndens fokusområden inom målarbetet - Driva miljöfrågor i alla verksamheter samt Införa FM-koncept. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 27 mars Övervägande Serviceförvaltningen har på kommunstyrelsens begäran tagit fram kvalitetsfaktorer vilka ska visa på kvaliteten i förvaltningens basleverans. Kvalitetsfaktorerna följs upp per tertial i samband med bokslut. För närvarande har förvaltningen åtta kvalitetsfaktorer: kundfokus, medarbetarfokus, ledtider, hälsa, inköp, samordning, miljö och ekonomi. Kvalitetsfaktorn miljö går ihop med nämndens målområde miljö och det är samma aktiviteter som genomförs för att uppnå uppsatta mål och indikatorer. Kvalitetsfaktorn samordning handlar om att utveckla samordningen av olika tjänsteområden både inom den egna verksamheten och koncernen. I det ingår ständig omvärldsjämförelse, att söka synergier, samarbeten och förbättra

4 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) kommunikationen med kunderna. Alla dessa delar täcks upp av nämndens fokusområde att införa facility management-koncept. Kvalitetsfaktorerna togs fram innan servicenämndens fokusområden beslutades. För att minska otydlighet och dubbelarbete, föreslås dessa två kvalitetsfaktorer plockas bort inför arbetet med budget 2019.

5 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Lotta Olanya Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Revidering av serviceförvaltningens kvalitetsfaktorer Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. ta bort kvalitetsfaktorerna samordning och miljö inför budget Beskrivning av ärendet Serviceförvaltningen har åtta kvalitetsfaktorer som ska visa på kvaliteten i förvaltningens basverksamhet. Nu föreslås att ta bort två av dessa; miljö och samordning, då de redan omfattas av servicenämndens fokusområden inom målarbetet - Driva miljöfrågor i alla verksamheter samt Införa FM-koncept. Övervägande Serviceförvaltningen har på kommunstyrelsens begäran tagit fram kvalitetsfaktorer vilka ska visa på kvaliteten i förvaltningens basleverans. Kvalitetsfaktorerna följs upp per tertial i samband med bokslut. För närvarande har förvaltningen åtta kvalitetsfaktorer: kundfokus, medarbetarfokus, ledtider, hälsa, inköp, samordning, miljö och ekonomi. Kvalitetsfaktorn miljö går ihop med nämndens målområde miljö och det är samma aktiviteter som genomförs för att uppnå uppsatta mål och indikatorer. Kvalitetsfaktorn samordning handlar om att utveckla samordningen av olika tjänsteområden både inom den egna verksamheten och koncernen. I det ingår ständig omvärldsjämförelse, att söka synergier, samarbeten och förbättra kommunikationen med kunderna. Alla dessa delar täcks upp av nämndens fokusområde att införa facility management-koncept. Kvalitetsfaktorerna togs fram innan servicenämndens fokusområden beslutades. För att minska otydlighet och dubbelarbete, föreslås dessa två kvalitetsfaktorer plockas bort inför arbetet med budget Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Lotta Olanya Verksamhetsutvecklare Protokollsutdrag

6 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) 6. Yttrande över förslag på tillämpningsanvisningar för konkurrenspolicy Dnr: SVN 2017/0067 Handläggare: Lotta Olanya Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 27 Dnr SVN 2017/0067 Yttrande över förslag på tillämpningsanvisningar för konkurrenspolicy Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. godkänna förvaltningens förslag till yttrande över Förslag på Tillämpningsanvisningar för konkurrenspolicy och överlämna det till kommunstyrelsen. Beskrivning av ärendet Varbergs kommun antog 2013 Konkurrenspolicy. För att förtydliga och underlätta användandet av policyn, har ett förslag till tillämpningsanvisningar tagits fram av kommunstyrelsens förvaltning. Förslaget är skickat på remiss till samtliga nämnder i kommunen. Utifrån de synpunkter som kommer in på remissen, kommer ett slutligt förslag att tas fram för beslut i kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 6 april Förslag på Tillämpningsanvisningar för konkurrenspolicy Konkurrensprövningspolicy Övervägande Servicenämnden lämnar följande synpunkter på förslaget till Tillämpningsanvisningar för konkurrenspolicy: Tillämpningsanvisningarna är viktiga för att förtydliga och underlätta användandet av konkurrensprövningspolicyn. Därför bör de vara enkla och tydliga.

7 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) De förslag på tillämpningsanvisningar som tagits fram är så omfattande att de blir svåra att navigera i. Det är en blandning av tillämpning, handbok för upphandling och möjliga driftsformer. Dessutom förekommer upprepningar på olika ställen, vilket bidrar till omfattningen. I konkurrensprövningspolicyn som kommunen antagit, finns tre mål - kundnytta, valfrihet och lokal företagsutveckling. I tillämpningsanvisningarna borde kundnyttan poängteras tydligare än vad som görs enligt remissförslaget. Det finns en otydlighet i dokumentet gällande ansvarsfördelning mellan ansvarig nämnd och kommunstyrelsen. Detta bör förtydligas. Förslagsvis görs en genomgång av tillämpningsanvisningarna i upphandlingsstrategiska gruppen (USG) och därefter skickas ett reviderat förslag ut på remiss. Protokollsutdrag: Kommunstyrelsen Verksamhetsutvecklare

8 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) Dnr: SVN 2017/ Handläggare: Lotta Olanya Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Remiss - Tillämpningsanvisningar för konkurrenspolicy Förslag till beslut Servicenämnden beslutar 1. godkänna förvaltningens förslag till yttrande över Förslag på Tillämpningsanvisningar för konkurrenspolicy och överlämna det till kommunstyrelsen. Beskrivning av ärendet Varbergs kommun antog 2013 Konkurrenspolicy. För att förtydliga och underlätta användandet av policyn, har ett förslag till tillämpningsanvisningar tagits fram av kommunstyrelsens förvaltning. Förslaget är skickat på remiss till samtliga nämnder i kommunen. Utifrån de synpunkter som kommer in på remissen, kommer ett slutligt förslag att tas fram för beslut i kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Förslag på Tillämpningsanvisningar för konkurrenspolicy Konkurrensprövningspolicy Övervägande Servicenämnden lämnar följande synpunkter på förslaget till Tillämpningsanvisningar för konkurrenspolicy: Tillämpningsanvisningarna är viktiga för att förtydliga och underlätta användandet av konkurrensprövningspolicyn. Därför bör de vara enkla och tydliga. De förslag på tillämpningsanvisningar som tagits fram är så omfattande att de blir svåra att navigera i. Det är en blandning av tillämpning, handbok för upphandling och möjliga driftsformer. Dessutom förekommer upprepningar på olika ställen, vilket bidrar till omfattningen.

9 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) I konkurrensprövningspolicyn som kommunen antagit, finns tre mål - kundnytta, valfrihet och lokal företagsutveckling. I tillämpningsanvisningarna borde kundnyttan poängteras tydligare än vad som görs enligt remissförslaget. Det finns en otydlighet i dokumentet gällande ansvarsfördelning mellan ansvarig nämnd och kommunstyrelsen. Detta bör förtydligas. Förslagsvis görs en genomgång av tillämpningsanvisningarna i upphandlingsstrategiska gruppen (USG) och därefter skickas ett reviderat förslag ut på remiss. Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Lotta Olanya Verksamhetsutvecklare Protokollsutdrag

10 Yttrande 1 (1) Dnr: KS 2017/ Samtliga nämnder Upphandlingsavdelningen Christine Källner, Varbergs kommun Varberg Begäran om yttrande avseende förslaget på Tillämpningsanvisningar för konkurrenspolicy Ert yttrande emotses tacksamt senast 1 maj Upphandlingsavdelningen Christine Källner POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan ks@kommunen.varberg.se 15,Östra Vallgatan 12 (hiss) TELEFAX WEBBPLATS Varberg Varberg

11 VARBERGS KOMMUN Förslag på tillämpningsanvisningar av konkurrenspolicyn 1

12 Ansvar Kommunfullmäktige (KF) antar policy. KF fastställer policyn. KF ansvarar för att det finns möjlighet att kontrollera och följa upp utlagd verksamhet. En policy uttrycker politikens värdegrund och förhållningssätt. Denna typ av dokument fastställs av kommunfullmäktige då de är av principiell beskaffenhet och därmed enligt kommunallagen tillhör fullmäktiges exklusiva beslutanderätt och gäller tills vidare. En policy talar om vad kommunen vill uppnå inom ett specifikt område som berör flera verksamheter. Policyn bör inte innehålla detaljerade ställningstagande vad gäller utförande, prioriteringar eller metoder. Kommunstyrelsen (KS) antar tillämpningsanvisningar. KS ansvarar för tillämpningsanvisningar och säkerställer att uppföljning och kontroll av utlagd verksamhet sker. KS fattar beslut om konkurrensprövning av verksamhet som berör flera nämnder. Nämnder Utifrån verksamhetsmål ansvarar nämnd för att värdera, konsekvensbeskriva och besluta om och när vilka verksamheter som ska konkurrensprövas. Nämnderna ansvarar för att policy och tillämpningsanvisningar följs och att uppföljning sker. Initierande nämnd ansvarar för att samråda konkurrensutsättning som berör flera förvaltningar och lyfta frågan till KS för att säkerställa koncernperspektiv. Vid konkurrensutsättning ska nämnden säkerställa tillämplig förvaltningsorganisation ifråga om beställarkompetens, konkurrensneutralitet, likabehandling och uppföljning. Nämnden måste säkerställa kompetens för att hantera krissituationer och att återta verksamhet i egen regi. 2

13 Innehåll VARBERGS KOMMUN... 1 Ansvar Generella förutsättningar vid alla typer av konkurrensprövning Driftsformer, ansvar och upphandling Avknoppning Utmaningsrätt i Varberg Checklista vid utmaning Nämndens prövning Nämndens beslut Utmaningen antas Utmaningen antas inte Förberedelse för konkurrensprövning När konkurrensprövar vi Plan för konkurrensprövning Utmaning från näringslivet Initiativ från personalen Marknadsanalys vid förberedelse för konkurrensprövning Riskanalys vid förberedelse för konkurrensprövning Personalfrågor som ska beaktas vid förberedelse för konkurrensprövning Informations- och förhandlingsskyldighet Vem är arbetstagare Verksamhetsövergång och anställningsskydd Omställningskostnader Beställarkompetens vid förberedelse för konkurrensprövning Allmän juridisk kompetens Upphandlingsjuridisk kompetens Allmän affärsmässig kompetens Ekonomi Nämndspecifik kompetens Kvalitetsfrågor vid förberedelse för konkurrensprövning lnformationsfrågor vid förberedelse för konkurrensprövning

14 4.8 Checklista vid förberedelse för konkurrensprövning Genomförande av konkurrensutsättning Allmänt Checklista för genomförande av konkurrensutsättning Organisation Diskussionspunkter för organisationen Faktaunderlag som behövs för genomförande Genomförande Uppföljning Uppföljningskompetens Checklista för uppföljning Särskilt om egenregianbud Konkurrensneutralitet och rollfördelning... Fel! Bokmärket är inte definierat. 7.2 Om ett egenregianbud antas... Fel! Bokmärket är inte definierat. 7.3 Att göra en kalkyl... Fel! Bokmärket är inte definierat. 4

15 1 Generella förutsättningar vid alla typer av konkurrensprövning Kommunens policy för konkurrensprövning är vägledande. Kommunens upphandlingspolicy och tillämpningsanvisningar ska följas (KF ) vid upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). All verksamhet får utmanas med undantag av myndighetsutövning innefattande hela handläggningen samt beslut, strategiska ledningsfunktioner, verksamhet som drivs enligt kundvalsmodellen, det som enligt lag eller förordning inte kan läggas ut på entreprenad och det som kommunen beslutat inte får konkurrensutsättas. Kommunen ser positivt på initiativ från medarbetare som vill starta eget i någon form och komma in med anbud. Ett stort antal lagar berörs när konkurrensprövning sker. Det är viktigt att ta hänsyn till de olika lagarna för att undvika kostnader som uppkommer vid felaktiga tillämpningar. Lagstiftning som särskilt påverkar konkurrensprövning finns inom upphandling, arbetsrätt och arrende och hyresrätt. Personalkonsekvenser ska alltid belysas särskilt om entreprenad kan innebära verksamhetsövergång enligt lagen om anställningsskydd (LAS). Vid konkurrensutsättning kan omställningskostnader uppstå för andra nämnder, till exempel beträffande lokaler, lokalvård och kostverksamhet. Omställningskostnader ska i första hand belasta den nämnd som fattar beslut om konkurrensutsättning. Nämnd som avser att konkurrensutsätta en verksamhet ska därför samråda med nämnd som kan få omställningskostnader. 2 Driftsformer, ansvar och upphandling 2.1 Egenregi Egenregi är när kommunens egen verksamhet drivs i förvaltningsform med kommunen som huvudman. Kommunen har hela det juridiska ansvaret för verksamhetens bedrivande. Omfattningen av verksamheten kan vara lagstadgad eller frivillig och behöver inte upphandlas enligt LOU. 2.2 Intraprenad Intraprenad är egenregiverksamhet men som drivs enligt konceptet med intern beställare och utförare. Kommunen är huvudman och har hela det juridiska ansvaret för verksamheten. En sådan verksamhet behöver inte upphandlas enligt LOU. En kommunal självstyrande skola kan anses vara en typ av intraprenad med tydligt uppdrag från beställande nämnd och utföraransvar för den kommunala självstyrande skolan. Även i detta fall är kommunen huvudman och har hela det juridiska ansvaret för verksamheten. 2.3 Entreprenad 5

16 Entreprenad är när en extern utförare får i uppdrag att driva en verksamhet på kommunens uppdrag. Kommunen måste alltid upphandla driften av verksamheten enligt LOU. Även om verksamheten utförs av en extern utförare har kommunen kvar det juridiska ansvaret mot kommuninvånarna. Affärsrelationen mellan kommunen och den externa leverantören regleras i ett civilrättsligt bindande avtal. Avtalstidens längd ska bestämmas enligt grundläggande principer för lagen om offentlig upphandling. Om upphandlingen omfattar verksamhet som styrs av särskild lagstiftning krävs både tillstånd/godkännande och tillsyn. De som kan bevilja tillstånd och utöva tillsyn är till exempel kommunen, Skolverket och länsstyrelsen. Vilken myndighet som är aktuell beror på vilken lagstiftning som gäller för verksamheten Avknoppning Avknoppning är ett begrepp som används när anställda i kommunen vill ta över viss verksamhet som egna företagare eller som kooperativ och då lämnar sin anställning. Avknoppning där arbetstagarna blir entreprenörer måste upphandlas i konkurrens enligt LOU. Kommunens ansvar är samma som i ett entreprenadförhållande. Uppdragsrelationen mellan kommunen och avknopparen regleras i ett civilrättsligt bindande avtal. Avknoppning kan även ske inom bidragsfinansierad enskild verksamhet och valfrihetssystem med kundval (se avsnitt 2.4 och 2.5). Kommunen ser positivt på personals initiativ. Stöd som kan lämnas av arbetsgivaren är information, utbildning och konsulterande hjälp inför start samt tjänstledighet. Andra former av stöd är inte tillåtna. 2.4 Bidragsfinansierad enskild verksamhet Bidragsfinansierad enskild verksamhet är en verksamhetsform som ofta förekommer inom de frivilliga områdena. Kommunen är inte huvudman för och har inte juridiskt ansvar för verksamheten. Det finns inte något uppdrag från kommunen. Ett exempel är när en kommun ger driftbidrag till en idrottsförening som driver en egen fritidsanläggning eller en av kommunen ägd fritidsanläggning. Anläggningen används i huvudsak av medlemmarna i föreningen. Ett annat exempel är när kommunen ger bidrag till ett föräldrakooperativ som driver barnomsorg i huvudsak för föräldrarnas eget behov av barnomsorg. Fristående skolor är bidragsfinansierad enskild verksamhet. Etableringen av fristående skolor och fristående förskolor regleras i särskild lagstiftning. Eftersom kommunen inte uppdrar åt bidragstagaren att utföra en tjänst utan ger ett bidrag, behöver denna verksamhetsform inte upphandlas enligt LOU. Kommunen kan inte heller styra hur verksamheten bedrivs eftersom någon tjänst inte köps. Kommunen bestämmer ensidigt villkoren för bidragsgivningen. Något avtal med bidragsmottagaren träffas inte. 6

17 Det finns ändå risk för att kommuninvånarna förväntar sig att kommunen tar ansvar för att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Om kommunen börjar gå in och styra verksamheten innebär detta att en tjänst köps. Skyldighet uppkommer då att upphandla tjänsten enligt LOU. Bidraget ska prövas varje år både vad gäller storlek och om det ska fortsätta. Om bidrag lämnas till en mottagare som driver verksamhet som styrs av särskild lagstiftning krävs både tillstånd/godkännande och tillsyn. De som kan bevilja tillstånd och utöva tillsyn är till exempel kommunen, Skolinspektionen och länsstyrelsen. Vilken myndighet som är aktuell beror på vilken lagstiftning som gäller för verksamheten. 2.5 Valfrihetssystem med kundval Kundval innebär att kommunen bjuder in privata utförare att konkurrera med kommunens egenregiverksamhet. Kommunen prövar privata utförares lämplighet utifrån samma kriterier som gäller för kommunens egenregiverksamhet. De privata utförare som uppfyller kriterierna godkänns av kommunen och jämställs med kommunens egenregiverksamhet. De som har rätt till en viss omsorg eller service kan välja mellan kommunens egenregiverksamhet och det privata utföraralternativet. Är kunden inte nöjd med kvaliteten hos en privat utförare kan kunden välja en annan utförare eller egenregin. De privata utförarna får ersättning med det belopp som kommunen fastställt. För såväl privata utförare som kunder är det viktigt att systemet är konkurrensneutralt. Godkännande sker efter ett upphandlingsliknande förfarande enligt lagen om valfrihet (LOV) inom bland annat äldreomsorg. 2.6 Plats på enskild institution Plats på en enskild institution är en alternativ, kommunalt finansierade driftsform. Exempel på plats kan vara i ett behandlingshem eller i ett särskilt boende. Platserna köps styckevis eller avropas från ett ramavtal som slutits med leverantören, efter upphandling enligt LOU. Kommunen har det juridiska ansvaret mot den enskilde. 2.7 Kommunala företag Kommunala företag, till exempel aktiebolag eller stiftelser, är ett alternativ till drift i förvaltningsform. Verksamheten är helt eller delvis skattefinansierad. Motiv för bolagisering kan bland annat vara att få effektivitetsvinster, att företagsformen främjar konkurrensneutralitet, att verksamhetens intäkter och kostnader tydligare separeras från annan verksamhet genom en juridiskt avskild och avgränsad redovisningsenhet. Bolagisering kan också vara ett led i en utförsäljningsstrategi. 2.8 Privatisering Privatisering är ett begrepp som används för olika företeelser. Renodlad privatisering är när kommunen avyttrar ansvar och verksamhet till ett privatägt bolag eller till enskild person. En övergång till alternativa driftformer innebär med detta synsätt ingen privatisering. När det gäller ansvaret för offentlig service inom den obligatoriska sektorn, vård och omsorg, skola och förskola, är privatisering av verksamheten inte möjlig så länge kommunen är skyldig att se till att uppgifterna utförs. Privatisering i sin egentliga betydelse är möjlig endast ifråga om verksamheter inom den frivilliga sektorn. 7

18 2.9 Gränsdragningsproblem kommunal eller enskild verksamhet Det är viktigt att kommunen gör klart vilken verksamhet som ska drivas egen kommunal verksamhet med annan utförare än kommunen eller bidragsfinansierad verksamhet med enskild utförare. Om kommunen beslutar att låta enskild huvudman driva verksamheten med bidrag så ska den enskilde huvudmannen också ha det avgörande inflytandet över hur verksamheten utformas. I annat fall kan verksamheten ändå komma att betraktas som egen kommunal verksamhet med annan utförare. Det kan vara svårt att avgöra om en verksamhet är kommunal eller enskild. Om det sammantaget föreligger ett uppdragsförhållande där kommunen kan sägas köpa tjänster med en sammanhållande funktion, är det en kommunal verksamhet i förhållande till de som använder utförarens tjänster. Kommunala driftentreprenader inom kommunens kärnverksamhet och stöd- eller supporttjänster till sådan verksamhet är kommunal verksamhet med kommunen som huvudman. Detsamma gäller entreprenörer inom ramen för kundvalssystem med enskilda utförare, om kommunen och entreprenören avtalat om att entreprenören ska utföra tjänster åt kommunen mot ersättning. Föreningar och kooperativ inom bidragsfinansierad enskild verksamhet och företag som driver enskilda institutioner är själva huvudmän för verksamheten och den är att betrakta som enskild verksamhet. Ett av kriterierna vid bedömning av om en verksamhet är kommunal eller enskild är hur verksamheten finansieras. Om verksamheten uteslutande finansieras med skattemedel och om finansieringen och villkoren bestäms i ett avtal mellan parterna talar det för att det är kommunal verksamhet. Kommunens styrning och kontroll av verksamheten är andra kriterier vid bedömningen hur verksamheten ska betraktas. 3 Utmaningsrätt i Varberg 3.1 Utmaning I Varberg kommun gäller utmaningsrätt, vilket innebär att den som vill överta driften av en kommunal verksamhet kan utmana kommunen med ett önskemål att en verksamhet ska upphandlas. En utmaning är inte någon rättsligt reglerad rätt, men alla berörda nämnder är skyldiga att pröva sådana framställningar. När en utmaning kommer in ska frågan om verksamheten kan och är lämplig att upphandlas enligt utmaningen prövas. Om nämnden beslutar att anta utmaningen ska upphandling påbörjas enligt LOU. All verksamhet får utmanas med undantag av myndighetsutövning, strategiska ledningsfunktioner, verksamhet som drivs enligt kundvalsmodellen, det som enligt lag eller förordning inte kan läggas ut på entreprenad eller det som kommunen beslutat inte får konkurrensutsättas. Följande gäller för utmaningar i Varberg kommun. Det kan även användas som en checklista. 3.2 Checklista vid utmaning Nämndens prövning När en utmaning kommer in ska berörd nämnd pröva om det är tillåtet och lämpligt att upphandla verksamheten, om utmaningen ska antas och leda till upphandling, om den ska avslås eller om någon annan åtgärd behöver göras. Utredningar enligt nedanstående checklista ska göras. Beroende på utfallet av dessa kan nämnden gå vidare med beslut. Av utmaningen ska framgå vilken verksamhet i kommunen som utmanas om hela eller delar av verksamheten utmanas 8

19 en beskrivning av utmanaren som är tillräcklig för att dennes trovärdighet ska kunna bedömas på samma sätt som sker enligt LOU:s så kallade seriositetsprövning. Utredningen ska besvara frågor om Drift av befintlig verksamhet Hur drivs befintlig verksamhet och är den möjlig att konkurrenspröva vid tidpunkten för utmaningen? Om den redan drivs på entreprenad eller intraprenad lämnas det beskedet till utmanaren med information om kvarvarande avtalstid och en bedömning av när arbetet med nästa upphandling kommer att påbörjas. Plan för konkurrensprövning Finns verksamheten som utmanas med i nämndens plan för konkurrensprövning? Om verksamheten finns med i planen lämnas det beskedet till utmanaren med en bedömning av när arbetet med upphandling kommer att påbörjas. Seriositetsprövning enligt LOU Nämnden ska göra en prövning av utmanaren, så kallad seriositetsprövning, som motsvarar den som sker vid upphandling. Upphandlingsavdelningen har rutiner för hur det går till och gör den för den utmanande nämndens räkning. Om en utmanare inte klarar seriositetsprövningen ska utmaningen avslås. Organisationsfrågor Utredning och bedömning ska göras av om det krävs större omorganisationer eller om en konkurrensprövning får andra konsekvenser för kommunens organisation. Verksamhetsdelar som inte omfattas av utmaningen Utredning och bedömning ska göras av effekter för mindre lönsamma verksamhetsdelar som inte omfattas av utmaningen. Ekonomisk effekt för kommunen Den totala ekonomiska effekten av utmaningen ska utredas och bedömas för att säkerställa att utmaningen inte medför ökade kostnader för kommunen. Verksamhet som läggs ut på extern utförare innebär att särkostnaden för den verksamheten försvinner. Gemensamma kostnader blir kvar men med en mindre verksamhet att fördela dessa på Nämndens beslut Beslut om konkurrensutsättning samt utmaningsärenden ska anmälas till kommunstyrelsen som informationsärende. Vid tveksamhet om konsekvenserna för kommunen som helhet, överlämnar nämnden frågan till kommunstyrelsen för prövning. Nämnden redovisar beslut om konkurrensutsättning samt utmaningsärenden i årsredovisningen Utmaningen antas När utmaningen har antagits ska upphandling påbörjas så snart som möjligt med hänsyn till behovet av förberedelsetid Utmaningen antas inte Om en nämnd anser att en utmaning inte ska antas en utmaning inte antas ska nämnden lämna över ärendet till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen prövar nämndens skäl för ställningstagandet i förhållande till kommunfullmäktiges konkurrenspolicy och kommunstyrelsens riktlinjer. Om kommunstyrelsen anser att nämndens motivering inte följer de intentioner som redovisas i policy och 9

20 riktlinjer ska kommunstyrelsen ta fram ett ärende till kommunfullmäktige som besluta om utmaningen ska antas. Nämndens beslut att inte anta en utmaning ska ha stöd av ett eller flera av följande skäl: 1. Utmaningen avser myndighetsutövning. 2. Utmaningen avser en grundskola. 3. Utmaningen avser en redan konkurrensutsatt verksamhet under den löpande avtalsperioden. 4. Utmaningen avser egenregiverksamhet som ingår i en kundvalsmodell. 5. Utmaningen avser en strategisk ledningsfunktion (avgränsning och motiv ska anges). 6. Utmaningen avser inte en verksamhet som är så avgränsad att villkoren för en verksamhetsövergång uppfylls. 7. Utmanaren uppfyller inte de generella krav som gäller för en utmaning. 8. Nämnden har redan beslutat att verksamheten ska konkurrensutsättas inom det närmaste året. 9. Utmaningen avser en verksamhet som bedrivs i projektform. 10. Utmaningen är av andra skäl inte lämplig. 4 Förberedelse för konkurrensprövning 4.1 När konkurrensprövar vi Kommunal verksamhet är i ständig förändring och utveckling. Nämnderna bör i sin omvärldsbevakning uppmärksamma olika driftsformer för att uppnå vision och mål enligt policyn. Konkurrensprövning kan påbörjas i nämnderna på olika sätt. Nämnderna bör planera för alternativa driftsformer samt ta ställning till de initiativ till alternativa driftsformer som kan uppkommer. Konkurrensprövning kan till exempel aktualiseras genom respektive nämnds konkurrensplan, genom en utmaning från näringslivet eller genom ett initiativ från personal Plan för konkurrensprövning Nämnderna ska gå igenom sina verksamheter och bedöma lämpligheten för olika driftsformer. Genomgången bör resultera i en plan över vilka verksamheter som kan konkurrensprövas. Konsekvenser som kan uppstå för kommunens övriga nämnder ska uppmärksammas och redovisas särskilt i planen. Beslut kan innebära att det uppstår omställningskostnader till exempel för utnyttjandet av kommunens egna eller inhyrda lokaler, städ- eller kostverksamhet och administrativ service. Omställningskostnaderna ska i första hand belasta den nämnd som beslutar om annan driftsform. Samråd mellan nämnderna är obligatoriskt innan beslut om annan driftsform sker. Praxis är att beställande nämnd, efter samråd med utförande nämnd, har att avgöra om konkurrensutsättning eller utmaning ska ske. Nämnderna ska kontinuerligt pröva och ta ställning till i vilken form deras verksamhet ska bedrivas. Nämnderna bör dels planera för olika alternativa driftsformer, dels ta ställning till de initiativ till alternativa driftsformer som uppkommer i verksamheten. Beslut om konkurrensutsättning ska, innan beslut fattas i nämnd, anmälas till kommunstyrelsen som informationsärende. Om flera nämndens verksamhet berörs av en konkurrensprövning ska kommunstyrelsen fatta beslutet. Vid tveksamhet om konsekvenserna för kommunen totalt, överlämnar nämnden frågan till kommunstyrelsen för prövning. Nämnden bör i sin genomgång och sitt beslut om plan göra samma överväganden som sker om en verksamhet utmanas (3.2), analysera marknaden (4.2), göra riskanalys (4.3), gå igenom vilken beställar- och uppföljningskompetens som krävs (4.5 och 6.1) samt överväga kvalitetsfrågor (4.6). 10

21 4.1.2 Utmaning från näringslivet Utmaningsrätt i Varberg redovisas särskilt under tredje kapitlet. Kapitlet innehåller även en checklista vid utmaning Initiativ från personalen Anställda kan anmäla intresse att ta över och själv driva verksamhet som de utför som anställda. I andra kapitlet redovisas förutsättningar för så kallad avknoppning efter rubriken entreprenad. Kommunen ser positivt på personals initiativ. Beslut om att personal får ta över viss verksamhet måste dock ske på samma villkor som när näringslivet tar över. 4.2 Marknadsanalys vid förberedelse för konkurrensprövning Inför en konkurrensprövning ska nämnden göra en marknadsanalys för att bedöma vilka möjliga aktörer som finns. Analysen har stora likheter med den som görs av upphandlingsavdelningen inför en upphandling och det är därför en fördel att använda upphandlingsavdelningen i analysarbetet. Syftet med marknadsanalysen i förberedelsefasen är att ge underlag till nämnden för beslutet om konkurrensprövning ska ske eller inte. Frågor som bör analyseras är följande Finns endast få och stora aktörer, med risk för monopol eller oligopol? Kan den verksamhet som konkurrensprövas delas upp eller på annat sätt utformas så att även mindre aktörer kan delta? Hur ser efterfrågan på marknaden ut för tillfället? Syftet med analysen är att utreda möjligheten till bra priser och att anpassa konkurrensutsättning till det, för att till exempel få längre avtal vid lågkonjunktur. Det ger möjlighet till förmånliga priser för kommunen samtidigt som det ger utförare uppdrag i kärva tider. 4.3 Riskanalys vid förberedelse för konkurrensprövning Inför en konkurrensprövning ska nämnden göra en riskanalys för att bedöma risk och konsekvenser av att en vald utförare inte klarar av sina åtaganden. Konkurrensutsättning får inte medföra att kommunen inte klarar av att uppfylla sina åtaganden särskilt inom områden där kommunen har lagstadgat ansvar. En viktig fråga är hur nämnden kan garantera brukarna god kvalitet på tjänster som någon annan utför. Riskbedömningen är därför starkt kopplad till marknadsanalysen. Stabilitet och långsiktighet hos aktörerna på marknaden ska bedömas, särskilt inom de områden där kontinuitet är viktigt för brukarna till exempel inom omsorgerna. Riskanalysen ska inte göras isolerat för det aktuella objektet utan nämnden måste informera sig om övriga nämnders verksamhet. Om konkurrensprövning av liknande verksamhet sker hos annan nämnd bör effekterna av det analyseras. Frågor om samordning och risk att tappa för mycket kompetens bör ingå. Upphandlingsavdelningen kan och bör användas när analysen görs, inte bara när det gäller upphandling utan även när andra driftsformer är aktuella. Även personalkontoret har en central roll när riskanalysen ska göras. Frågor som bör analyseras Hur ser risken ut på personalsidan? Kommer ett stort antal av den berörda personalen att stanna kvar i kommunen med övertalighet som följd? Vilken risk är det att många återvänder när eventuell tjänstledighet går ut? Förlorar kommunen mycket kompetens? Kan kommunen ta tillbaka verksamheten? Hur ser risken ut för utföraren? Följer tillräckligt mycket personal med till utföraren för att denne på lång sikt ska kunna driva en verksamhet med bra kvalitet? 11

22 Har nämnden och förvaltningen tillräckligt med kunskap när det gäller kvalitet och omfattning för att göra en bra beställning och teckna avtal? Vad händer med personalen som väljer att gå över? Kommer de att få goda arbetsförhållanden och därmed göra en bra insats? Finns risk för att samordningen mellan nämnderna försvinner när det kommer andra aktörer? Är de aktörer som finns på marknaden stabila och långsiktiga? 4.4 Personalfrågor som ska beaktas vid förberedelse för konkurrensprövning Ett antal viktiga frågor måste hanteras som informations- och förhandlingsskyldighet, vem som är arbetstagare, så kallad verksamhetsövergång och anställningsskyddet samt omställningskostnader Informations- och förhandlingsskyldighet Beslut om att viss verksamhet ska konkurrensprövas oavsett om det är upphandling, föreningsdrift, övergång till ett kommunalt företag etc, är en verksamhetsförändring som faller under arbetsgivarens primära förhandlingsskyldighet enligt 11 medbestämmandelagen (MBL). Innan beslut fattas om att anlita någon som entreprenör som inte är anställd hos kommunen har arbetsgivaren vidare en särskild form av primär förhandlingsskyldighet enligt 38 MBL. Vid verksamhetsövergångar bör så kallade övergångsförhandlingar äga rum. En övergångsförhandling är en förhandling mellan den fackliga organisationen och den tillträdande entreprenören om den praktiska hanteringen av de arbetstagare som går över från kommunen till entreprenören. Ofta är det av värde om kommunen på något sätt deltar i övergångsförhandlingarna. Sådana trepartsförhandlingar kan även påverka kommunens möjligheter att lösa den egna övertaligheten. Det är viktigt att ta fram en plan för information med tidsangivelser. Det är också viktigt att ge personal, fack och brukare rejält med tid för diskussion och information Vem är arbetstagare Frågan om vem anses som arbetstagare hos kommunen har stor betydelse både när arbetstagare hos kommunen startar eget och när entreprenörer anlitas. Om någon anses som arbetstagare faller denne inom den arbetsrättsliga lagstiftningens tillämpningsområde med medföljande rättigheter för arbetstagaren och motsvarande i vissa fall långtgående skyldigheter för arbetsgivaren. Frågan om vem som ska anses som arbetstagare är av tvingande natur. Det innebär att det inte går att med rättsligt bindande verkan träffa avtal om att ett visst avtal (rättsförhållande) alltid ska vara entreprenad och entreprenören vara uppdragstagare och inte arbetstagare. Syftet med dessa regler är bland annat att personer som är arbetstagare inte genom juridiska konstruktioner ska ges en svagare ställning när det gäller trygghet än om de vore anställda. Vid en rättslig prövning om ett visst avtalsförhållande ska ses som en anställning eller inte, görs en helhetsbedömning av samtliga omständigheter i det enskilda fallet. Nämnden ska i konkurrensprövningen se till att reglera villkoren för entreprenören så att rättigheter och skyldigheter fördelas mellan två jämbördiga avtalsparter och att klart och tydligt ange att kommunen betraktar entreprenören som arbetsgivare med ansvar för arbetstider, verksamhetens exakta innehåll, sättet för genomförande av arbetsuppgifterna m.m Verksamhetsövergång och anställningsskydd När en konkurrensprövning sker och det blir en verksamhetsövergång, så övergår anställningsavtalen automatiskt till den nye utföraren enligt 6 b lagen om anställningsskydd (LAS). En anställd kan motsätta sig att följa med till en ny arbetsgivare och då använda sin rätt att stanna kvar hos kommunen. Om en arbetstagare väljer att stanna kvar hos kommunen kan följden bli att arbetsbrist uppstår. Det får då lösas enligt gällande arbetsrättsliga regler. För att reglerna i 6 b LAS ska vara tillämpliga ska identitet föreligga mellan den verksamhet som överlåtaren bedrev och den verksamhet som förvärvaren övertagit och bedriver. EG-domstolen har ställt upp följande kriterier för bedömning av om identitet föreligger: 12

23 Arten av företag eller verksamhet Om företagets materiella tillgångar som byggnader och lösöre har övertagits eller inte. Värdet av överlåtna immateriella tillgångar vid överlåtelsetidpunkten. Om majoriteten av de anställda har övertagits eller inte. Om kunderna har övertagits eller inte. Graden av likhet mellan verksamheten före och efter överlåtelsen. I förekommande fall den tidsperiod som verksamheten legat nere. Omständigheterna ska inte ses isolerade, utan en samlad bedömning ska göras av alla förhållanden kring övergången. Det ska vara en stabilt organiserad ekonomisk enhet som går över till ny arbetsgivare. En ekonomisk enhet är således inte enbart den verksamhet som bedrivs. Identiteten följer även av andra omständigheter som dess personal, arbetsledning, organisation av arbetet, driftmetoder och, i förekommande fall, det driftkapital som enheten förfogar över. Enbart den omständigheten att arbetsuppgiften gått över till ny utförare innebär inte att det är fråga om övergång av verksamhet. Reglerna om verksamhetsövergångar kan i vissa fall ge upphov till osäkerhet om det ekonomiska och kvalitativa utfallet av en planerad upphandling av driften. Om alltför många väljer att inte gå över till ny arbetsgivare kan det leda till höga avvecklingskostnader för kommunen. Osäkerheten bör kunna begränsas om kommunen ser till att samverka med personal och fack på ett sådant sätt att de får möjlighet att delta i och påverka villkoren i samband med beslut om att konkurrensutsätta verksamheten. Ett exempel är möjligheten att bevilja tjänstledighet för arbete hos privat övertagare enligt samma regler som för att pröva annat arbete i 6 månader eller, om särskilda skäl föreligger, i högst 1 år. En särskild fråga är när upphandlingar sker i en andra omgång efter att den första avtalstiden gått ut. Anställda riskerar vid sådana tillfällen att inte bli erbjudna fortsatt anställning om inte identitet föreligger mellan den första och andra utförarens verksamhet. Det är möjligt att under vissa förutsättningar kräva i förfrågningsunderlaget att anbudsgivarna ska vara beredda att överta berörd personal, oavsett om verksamhetsidentitet föreligger eller inte. Förutsättningen är att villkoret inte strider mot upphandlingsregler. Det bör därför endast användas om kommunen anser att personalkontinuiteten är av särskild vikt. Så kan vara fallet när verksamheten berör vård- och omsorgstagare. Kommunen måste i varje särskilt fall kunna motivera behovet av personalkontinuitet. Varje nämnd måste bedöma om risk för övertalighet finns och planera för detta. I samband med beslut om att konkurrensutsätta viss verksamhet kan nämnden besluta om tjänstledigheter ska beviljas Omställningskostnader Om en verksamhet övergår från kommunal drift till entreprenad kan omställningskostnader för personal uppstå hos kommunen. Det gäller framför allt om anställda begär att få stanna kvar i kommunen och det inte omedelbart finns lediga arbeten som räcker. Även i de fallen att anställda följer med till entreprenören och sedan blir uppsagda på grund av arbetsbrist inom fem år från övergången kan kommunen få kostnader för avgångsersättning eller andra insatser (enligt AGF-KL, avgångsförmåner för kommuner och landsting). I det enskilda fallet är kostnaderna nästan omöjliga att uppskatta i förväg. Nämnden ska vid bedömningen av vilken verksamhet som ska konkurrensutsättas väga in riskerna för omställningskostnader. Kommunens omställningskostnader för personal får bekostas ur respektive nämnders anslag. Vid upphandling får de dock inte tas med i jämförelsen mellan olika alternativ i upphandlingen. 13

24 4.5 Beställarkompetens vid förberedelse för konkurrensprövning Konkurrensprövning förutsätter en utvecklad beställarkompetens i kommunen. Utbildning krävs för de som är beställare inom förvaltningarna och nämnderna. Beställarkompetensen hör ihop med de kvalitetskrav som måste finnas på den verksamhet som konkurrensprövas. I förberedelsen för konkurrensprövning ska ingå genomgång av om beställarkompetens finns inom verksamhetens område och, om så inte är fallet, de som är beställare utbildas. Nämnden bör redan vid denna kontroll överväga och förbereda förvaltningens organisation för genomförande av konkurrensprövning, Nämnden ska utse den tjänsteman inom förvaltningen som ansvarar för konkurrensprövningen. Den utsedda tjänstemannen ansvarar för att den kompetens som krävs i form av kunskap om verksamheten tillförs och att upphandlingsavdelningen, personalkontoret m fl blir involverade. Tjänstemannens uppdrag innefattar inte enbart konkurrensprövningen/upphandlingen utan även övergång till den alternativa driftsformen och uppföljningen. Tjänstemannen måste ha beställarkompetens och uppföljningskompetens. Utbildning krävs i allmän juridik, upphandlingsjuridik, kommersiella frågor, ekonomi samt i frågor som är nämndspecifika Allmän juridisk kompetens Aktuell lagstiftning som bör ingå i utbildning är Förvaltningslagen Tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen Delegering enligt kommunallagen och delegeringsförteckningar för respektive nämnd Avtalslagen Köplagen Speciallagstiftning Exempel på frågor som bör behandlas är vem som har rätt att förhandla, träffa avtal, göra beställningar, justera beställningar under pågående avtalstid, säga upp avtal etc Upphandlingsjuridisk kompetens Utbildning bör innefatta att ge en övergripande information om regelverket i LOU samt vilka krav som får och inte får ställas i upphandling. De berörda ska få en övergripande insyn och förståelse för de regelverk som måste följas när kommunen beställer en tjänst Allmän affärsmässig kompetens Beställarna bör få kunskap om hur de på ett affärsmässigt sätt ska förhålla sig till leverantörerna. Det innefattar: vikten av ett korrekt förhållningssätt mot alla parter trovärdighet som kund vikten av dokumenterade beställningar vikten av dokumenterade ordererkännande vikten av dokumenterade reklamationer hur ska utebliven leverans hanteras eventuell avbeställning eventuella vite och andra medel eventuell hävning av avtal hur hantera leverantör som lovar och inget händer vikten av god kännedom av avtalens innehåll både avseende varor/tjänster och villkor vikten av att inte gå med på avsteg från villkoren vikten av att inte ta till sig problem som leverantören försöker skjuta över eller komma ifrån god kännedom om aktuell marknad, till exempel likvärdiga produkter på marknaden. konsten att hantera uppkomna kärva situationer utan att själv tappa fattningen 14

25 4.5.4 Ekonomi Beställare bör ha kunskap om kommunens ekonomisystem och övriga system för uppföljning i kommunen. Mervärdesskattefrågor och hur de påverkar verksamheten bör ingå i utbildning Nämndspecifik kompetens Beställare bör ha god kunskap om vad som ska tillhandahållas i form av volym, kvalitet etc. Det gäller dessutom att vara tydlig, så att både beställare och leverantör har samma utgångspunkt. Vid otydlighet finns risk att leverantören får sälja mer och utöver vad avtalet säger. Utbildningen får här anpassas till varje beställande enhets behov. 4.6 Kvalitetsfrågor vid förberedelse för konkurrensprövning Alternativa driftformer får inte medföra att kvaliteten i kommunens verksamheter äventyras. Mätbara kvalitetskrav ska ställas i samband med förberedelse till konkurrensprövning. Nämnden ska utifrån kvalitetsfaktorerna kräva beskrivning av hur kvaliteten ska säkerställas på de tjänster som erbjuds oavsett om det är ett privat företag eller en kommunal utförare. Det är viktigt att kommunens egen verksamhet utsätts för samma kvalitetskrav och kontroll som externa utförare. Det är viktigt att nämnderna formulerar kvalitetskraven i form av mål och inte arbetsmetoder. Kvalitetskraven ska formuleras i mätbara termer för att en saklig uppföljning och utvärdering ska kunna ske. 4.7 Informationsfrågor vid förberedelse för konkurrensprövning Nämnden ansvarar enligt konkurrenspolicyn för att informationskravet beaktas. I förberedelserna ingår en plan för information som omfattar information om beslutet att konkurrensutsätta en viss verksamhet, om förfarandet och tidpunkten för konkurrensutsättningen samt inför genomförandet av den alternativa driften. 4.8 Checklista vid förberedelse för konkurrensprövning Nämnden beslutar Plan för konkurrensprövning Andra initiativ för prövning Egenregi Organisation inför konkurrensprövning Förvaltningen ansvarar för Förhandling MBL Information till brukare, anställda och fackliga organisationer Samverkan med andra nämnder som berörs Marknadsanalys Riskanalys Personalfrågor Kvalitetskrav Utbildningsfrågor Kompetens om upphandling Att Upphandlingsavdelningen ingår i arbetet 15

26 5 Genomförande av konkurrensutsättning 5.1 Allmänt Genomförande av konkurrensutsättning sker ofta genom upphandling, vilket är relativt strikt reglerat i lag. Även andra former av övergång till alternativ drift sker genom upphandlingsliknande förfarande. Det kan vara förmånligt för kommunen att, även när upphandling enligt lag inte krävs, använda sig av ett upphandlingsliknande förfarande. Detta kapitel kommer därför att använda sig av uttrycket upphandling. Kommunfullmäktige antog en policy för upphandling ( 151 ). Kommunens gemensamma upphandlingsresurs är upphandlingsavdelningen. Samordning av upphandling ska se så långt som möjligt, det vill säga att samma verksamheter i olika förvaltningar ska upphandlas samtidigt. Det innebär mindre administration samtidigt som privata entreprenörer upplever kommunen som en seriös upphandlare. Om flera nämnder berörs ansvarar respektive nämnd för sin kravspecifikation. All upphandling omfattas av absolut sekretess från det att anbudsförfrågan går ut till dess ärendet är avslutat, när tilldelningsbeslut fattas eller upphandlingsförfarandet avbryts. Inför nämndens beslut att konkurrensutsätta en verksamhet har förberedelser och utredning skett som underlag för beslutet enligt tidigare avsnitt, Förberedelse för prövning av konkurrens. Nämndens ställningstagande beträffande de olika frågeställningarna ska vara underlag för konkurrensutsättningen särskilt när det gäller syftet och målet med verksamheten. Uppföljning och utvärdering ska kunna ske. För att uppföljning ska kunna ske ska mätbara mål i kvalitetskraven formuleras. Nämnden bör också ta ställning till hur och när uppföljning ska redovisas under avtalsperioden. Det är viktigt att uppföljningen före och efter upphandlingen är jämförbar så att utvärdering av intern eller extern utförare är möjlig. Dessutom ska nämnden ta ställning till hur insyn kan garanteras om en privat entreprenör vinner anbudstävlan. Det är viktigt att ovanstående noggrant övervägs och formuleras samt återspeglas i förfrågningsunderlag och det avtal som träffas på grundval av förfrågningsunderlag och antaget anbud. Kommunens möjligheter att kräva rättelse och andra påföljder vid bristande uppfyllelse av till exempel avtalets kvalitetskrav är beroende av hur väl genomarbetade och formulerade målen och uppföljningsmetoderna är. 5.2 Checklista för genomförande av konkurrensutsättning Organisation Utsedd tjänsteman ska sätta samman en organisation med ändamålsenlig kompetens för att ta fram en kravspecifikation. I organisationen kan behövas allmän juridisk kompetens, upphandlingsjuridisk kompetens, allmän kommersiell kompetens, ekonomisk kompetens samt god kunskap om verksamheten. Om kompetens saknas inom kommunen, kan konsulthjälp köpas. I konkurrensutsättningen måste även frågor om övergång och uppföljning finnas med i planen. Projektorganisationen ska ha ändamålsenlig kompetens för att kunna planera övergången till ny utförare och för uppföljningen Diskussionspunkter för organisationen Ansvarsfördelning mellan nämnd, förvaltning och upphandlingsavdelningen. Tidsplan Informationsplan Marknadsanalys och Riskanalys. I riskanalysen bör även ingå övervägande om övergången till ny utförare. Verksamhetens innehåll, omfattning och kvalitet. Personal o Behovet av personalkontinuitet 16

27 o Registerkontroll av personal Innehåll i kravspecifikationen Utvärderingskriterier enligt lagen om offentlig upphandling Kommunens insyn i verksamheten efter upphandling, hur kommer det att se ut Utvärdering/uppföljning och hur det ska gå till Avtalstider Beslutsgång Miljöaspekter Tillstånd och anmälningar till myndigheter Ekonomi o Avvecklingskostnader o Betalning av avgifter o Hyreskostnader Lokaler o Moms vid andrahandsuthyrning, o Godkännande till andrahandsuthyrning från hyresvärd. Godkännande ska finnas innan förfrågningsunderlaget skickas ut. o Besittningsskydd ska avtalas bort för att inte hindra nästa konkurrensutsättning. o Inventarier - hyra, ägande, återanskaffningsskyldighet Regler för sekretess inom verksamheten. Plan för övergång av verksamheten till alternativ drift. Ny utförares beskrivning av hur verksamhetsövergång ska ske Faktaunderlag som behövs för genomförande Verksamhetsbeskrivning Beskrivning av befintlig personal antal, kompetens, arbetstid, lönekostnader med mera Kartor respektive ritningar på ingående objekt Uppgifter om lokaler, inventarier och hyreskostnader Uppgift om avgifter som fastställts av kommunfullmäktige Lagar och regler som styr verksamheten Genomförande Utarbeta kravspecifikation - Utsedd tjänsteman och organisation i samarbete med Upphandlingsavdelningen. Information om innehåll - Information i förvaltningens samverkansgrupp om omfattning och inriktning av innehållet i kravspecifikationen. Om handlingar i ärendet skickas ut i förväg ska de sekretessbeläggas. Godkännande av kravspecifikation - Kravspecifikationen ska godkännas innan upphandling påbörjas. Nämnden fattar beslut om hela nämnden ska godkänna kravspecifikationen eller om det räcker med nämndens presidium. Handlingarna är sekretessbelagda. Upphandlingsförfarandet inleds - Upphandlingsavdelningen ansvarar för den formella hanteringen av upphandlingen. Utvärdering av anbuden - Utsedd organisation och upphandlingsavdelningen i samarbete. Det bud som bäst uppfyller utvärderingskriterierna som beskrivits i upphandlingsunderlaget ska antas. I utvärderingen ingår o Granskning för att se om de formella kraven uppfylls. o Nollställning av anbuden. o Bedömning av anbuden ur verksamhetssynpunkt avseende innehåll, kvalitet och miljökrav samt anbudsgivarens finansiella styrka och företagarkompetens. o Granskning av egenregianbud genom genomförda uppföljningar och utvärderingar. Beslutsförslag - Beslutsförslag skrivs av utsedd ansvarig tjänsteman tillsammans med upphandlingsavdelning. Sekretess gäller för handlingar som skickas ut till nämnd. Nämnden kan delegera beslut om val av leverantör till presidiet. 17

28 Beslut i nämnden - Innan beslut fattas i nämnd om att anlita någon som entreprenör som inte är anställd hos kommunen har arbetsgivaren vidare en särskild form av primär förhandlingsskyldighet enligt 38 MBL. Upphandlingen avslutas - Upphandlingsavdelningen avslutar upphandlingen efter nämndens beslut. Upphandlingsavdelningen ansvarar även för att informera anbudsgivare som förlorar i anbudsgivningen. Upphandlingsarbetet avslutas med en avtalsgenomgång Upphandlingsavdelningen står för information om avtalet. Verksamhetsövergång - Arbete med förberedelse av verksamhetsövergång ska påbörjas i god tid före avtalsstart. Inför verksamhetsövergång ska utsedd ansvarig tjänsteman och förvaltningschef verka för att berörda fackliga organisationer och tillträdande entreprenör förhandlar om den praktiska hanteringen av de arbetstagare vars anställningsavtal övergår till entreprenören, så kallad övergångsförhandling. Det är ofta till fördel om kommunen deltar i förhandlingen. 6 Uppföljning 6.1 Uppföljningskompetens Liksom när det gäller beställarkompetens förutsätter konkurrensutsättning en utvecklad uppföljningskompetens i kommunen. Utbildning krävs för de i nämnden eller förvaltningen som ska följa upp konkurrensutsättning.uppföljningen hänger nära samman med beställningen. Beställarkompetensen bör ligga till grund även för uppföljningskompetensen. Det som bör tillföras är en fördjupning av kompetensen i avtalstolkning. Utbildning bör inriktas på hur avvikelser hanteras. Hantering av kreditfakturor, anmärkning mot fakturor, avräkningar samt betalning av ostridigt belopp bör ingå. Uppföljning har i likhet med revision en granskande funktion. Syftet är bland annat att upptäcka avvikelser från avtal eller hur kvaliteten mäts utifrån avtal och beställningar. För att kunna fullgöra uppföljningsuppdraget krävs kunskap om kommunens ekonomisystem och övriga system för uppföljning. Mervärdesskattefrågor och hur de påverkar verksamheten bör ingå i kompetensen. 6.2 Checklista för uppföljning Övergång mellan utförare - Utsedd ansvarig tjänsteman ansvarar för arbetet med övergång. Nämnden ska följa upp och utvärdera övergången. Den alternativa driften ska följas upp och utvärderas utifrån kraven i anbudsunderlaget. Om verksamheten inte utvecklas på ett sätt som överensstämmer med upphandlingen och övriga förutsättningar ska åtgärder omedelbart vidtas. 7 Särskilt om egenregianbud I Varbergs kommun kan egenregianbud inte lämnas. 18

29 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) 7. Måluppföljning Varberg direkt Dnr: SVN 2017/0064 Handläggare: John Nilsson Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 28 Dnr SVN 2017/0064 Måluppföljning Varberg direkt Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. anta förvaltningens förslag till nyckeltal för uppföljning av Varberg direkt enligt bifogad rapport. Beskrivning av ärendet Under flera år har mätningen Kommunkompassen som SKL genomför visat att Varbergs kommun har lägre resultat än många andra kommuner vad gäller brukarorientering och tillgänglighet. Mätningen Kommunens kvalitet i korthet har också under flera år visat att endast en tredjedel av de personer som ringer till kommunen direkt får svar på sin fråga samt att 80 % av de som skickar e-post får svar inom två arbetsdagar. Syftet med Varberg direkt är att öka tillgängligheten till kommunens verksamhet genom den kanal som invånarna väljer. Kommunen vill öka kundnöjdheten, frigöra tid på fackförvaltningarna så att de kan fokusera på sitt huvuduppdrag, skapa öppenhet och enkelhet, ha ett gemensamt förhållningssätt och ökad rättssäkerhet för alla brukare samt få en ökad kommunikation och återkoppling i de ärenden som hanteras. I projektplanen för införandet av den kommungemensamma kundservicen, angavs effektmål (nyckeltal) för att följa verksamheten och säkerställa att syftet med verksamheten uppnås. Dessa nyckeltal behöver i viss mån revideras och förtydligas. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 6 april 13, Rapport Projektplan 1.6

30 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) Övervägande De effektmål med nyckeltal som sattes upp för Varberg direkt i projektplanen behöver revideras då de är diffusa och svåra att avgöra när de är uppnådda. Förslag på förtydligade nyckeltal att uppnå för att uppfylla syftet med Varberg direkt är följande: - Besvara 80% av inkomna samtal år ett, 85% år två och 90% år tre - Lösa 50% av inkomna ärenden i Varberg direkt under år ett, 60% år två och 70% år tre. - En kundnöjdhet (NKI) på 65 år ett med strävan att nå NKI 70 inom en tvåårsperiod. - Genomsnittlig kötid för ärenden på telefon skall vara max 2 minuter inom en treårsperiod. Protokollsutdrag: Enhetschef Varberg direkt

31 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) Dnr: SVN 2017/ Handläggare: John Nilsson Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Måluppföljning Varberg direkt Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. anta förvaltningens förslag till nyckeltal för uppföljning av Varberg direkt enligt bifogad rapport. Beskrivning av ärendet Under flera år har mätningen Kommunkompassen som SKL genomför visat att Varbergs kommun har lägre resultat än många andra kommuner vad gäller brukarorientering och tillgänglighet. Mätningen Kommunens kvalitet i korthet har också under flera år visat att endast en tredjedel av de personer som ringer till kommunen direkt får svar på sin fråga samt att 80 % av de som skickar e-post får svar inom två arbetsdagar. Syftet med Varberg direkt är att öka tillgängligheten till kommunens verksamhet genom den kanal som invånarna väljer. Kommunen vill öka kundnöjdheten, frigöra tid på fackförvaltningarna så att de kan fokusera på sitt huvuduppdrag, skapa öppenhet och enkelhet, ha ett gemensamt förhållningssätt och ökad rättssäkerhet för alla brukare samt få en ökad kommunikation och återkoppling i de ärenden som hanteras. I projektplanen för införandet av den kommungemensamma kundservicen, angavs effektmål (nyckeltal) för att följa verksamheten och säkerställa att syftet med verksamheten uppnås. Dessa nyckeltal behöver i viss mån revideras och förtydligas. Beslutsunderlag Rapport arbetsutskottet Projektplan 1.6 Övervägande De effektmål med nyckeltal som sattes upp för Varberg direkt i projektplanen behöver revideras då de är diffusa och svåra att avgöra när de är uppnådda. Förslag på förtydligade nyckeltal att uppnå för att uppfylla syftet med Varberg direkt är följande: - Besvara 80% av inkomna samtal år ett, 85% år två och 90% år tre - Lösa 50% av inkomna ärenden i Varberg direkt under år ett, 60% år två och 70% år tre.

32 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) - En kundnöjdhet (NKI) på 65 år ett med strävan att nå NKI 70 inom en tvåårsperiod. - Genomsnittlig kötid för ärenden på telefon skall vara max 2 minuter inom en treårsperiod. Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Daniel Leon Enhetschef Protokollsutdrag

33 PM 1 (5) Dnr: Serviceförvaltning Daniel Leon, Företagsnamn Kontaktperson Adress PostnrOrt Rapport Varberg direkt de två första månaderna 1. Bakgrund och syfte Vision 2025 säger att Varberg skall utvecklas till Västkustens kreativa mittpunkt. Verksamhetsidén säger att Vi skall förenkla människors vardag och inspirera dem att nå sina drömmar. Kommunikation och återkoppling med invånare, besökare och näringsidkare i Varbergs kommun kan förenklas och utvecklas. Ett sätt är att erbjuda en väg in i kommunen genom en kommungemensam kundservice. Under flera år har mätningen Kommunkompassen som SKL genomför visat att Varbergs kommun har lägre resultat än många andra kommuner vad gäller brukarorientering och tillgänglighet. Mätningen Kommunens kvalitet i korthet har också under flera år visat att endast en tredjedel av de personer som ringer till kommunen direkt får svar på sin fråga samt att 80 % av de som skickar e- post får svar inom två arbetsdagar. En förstudie för en kommungemensam kundservice genomfördes under Slutsatsen i förstudien är att förutsättningarna för ett lyckat införandeprojekt kring en kommungemensam kundservice är goda. Det finns mycket erfarenhet från andra kommuner som togs in i projektet. Varberg har dessutom infört många e-tjänster, vilket är en styrka. Det finns mycket kompetens på förvaltningarna att ta tillvara. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER. E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan svn@varberg.se Serviceförvaltning TELEFAX WEBBPLATS Varberg

34 2 (5) Dnr: 2. Syfte Syftet med Varberg direkt är att öka tillgängligheten till kommunens verksamhet genom den kanal som invånarna väljer. Kommunen vill genom Varberg direkt öka kundnöjdheten, frigöra tid på fackförvaltningarna så att de kan fokusera på sitt huvuduppdrag, skapa öppenhet och enkelhet, ha ett gemensamt förhållningssätt och ökad rättssäkerhet för alla brukare samt få en ökad kommunikation och återkoppling i de ärenden som hanteras. 3. Mål 3.1. Effektmål Effektmål och nytta Efter genomfört projekt har vi skapat förutsättningar för: Invånarnytta Förenklat människors vardag. Det är enkelt att ta kontakt med kommunen oavsett kontaktväg och oavsett tid på dygnet. En ingång till kommunens samtliga verksamheter med samma öppettider. Snabbare och enklare handläggning av enkla ärenden. Hantering av flera typer av ärenden vid samma kontakt. Varbergs kommun är öppen, tillgänglig och ger snabba svar. Bemötandet är professionellt, korrekt och rättssäkert oavsett fråga En kulturförändring för ett ökat värdskap Ett kundorienterat förhållningssätt som fokuserar på att tänka utifrån och in. Ett paradigmskifte med ett kundorienterat förhållningssätt som fokuserar på att tänka utifrån och in. En mötesplats som inspirerar till kreativa möten. Verksamhetsnytta Minskade samtal direkt till förvaltningarna sparar tid. Avlasta handläggare/specialister så att de får möjlighet att jobba effektivt. Frigöra tid på förvaltningarna för verksamhetsutveckling. Alla ärenden loggas, följs upp och återrapporteras till förvaltningarna och utgör grund för nya förbättringsförslag, exempelvis utveckling av befintliga och nya e-tjänster. En samlad plats för service och rådgivning för nyttjande av e-tjänster.

35 3 (5) Dnr: 3.2. Mätbara mål Besvara 80% av inkomna samtal år ett, 85% år två och 90% år tre Lösa 50% av de ärenden som kommer in till Varberg direkt under år ett, 60% år två och 70% år tre. En kundnöjdhet (NKI) på 65 år ett med strävan att nå NKI 70 inom en tvåårsperiod. Genomsnittlig kötid för ärenden på telefon skall vara max 2 minuter inom en treårsperiod.

36 4 (5) Dnr: 4. De två första månaderna 4.1. Utfall Sedan starten den 1 februari till och med den 31 mars har Varberg direkt mottagit inkommande samtal. Av de så har vi tappat 397st samtal (2,6%). Vi har haft en genomsnittlig kötid på 25 sekunder under våra två första månader. Vi har själva hanterat 3 997st samtal (24%) och kopplat vidare st samtal (73%). Av de samtal som vi kopplat vidare till förvaltningarna är de flesta där kunden önskar prata med namngiven person eller enhet. Enheten kan vara specifik skola, bygglovsgruppen SBK, biståndshandläggare Socialförvaltningen mm. Vi har även ett stort antal medarbetare inom kommunen som kontaktar oss för att bli kopplade till personer eller olika avdelningar. Fördelningen per knappval är enligt följande: Allmänna 4 628st (29%) Barn och utbildning 2 327st (15%) Bygga, bo, miljö och gata 3 275st (20%) Kultur och fritid 920st (6%) Social och omsorg 4 870st (30%) 5. Analys När det gäller tillgänglighet på Varberg direkt under de två första månaderna ligger vi i dagsläget mycket väl till. Det som bidrar till detta är främst att vi har ärvt det gamla växeltelefonnumret vilket innebär att vi har även ärvt samma kundkrets som kontaktar kommunen för att bli vidarekopplad. Vi har även en stor del samtal från medarbetare i kommunen som använder oss som använder oss som växel. Den här typen av samtal är relativt korta vilket gör att vi har stor kapacitet att ta emot nya samtal. Skillnaden mellan antal ärenden per svarsgrupp förutom att vi ärvt kommunens växelnummer består i dels hur förvaltningarna valt att kommunicera kontaktuppgifter på varberg.se, vilka uppgifter som förts över till Varberg direkt samt kontaktuppgifter i utskick till kunder. Orsaken till att många ärende kommer in till Social och omsorg är för att vi hanterar en stormängd samtal från kunder som önskar bli kopplade till namngiven handläggare eller någon typ av biståndshandläggare. Dessa samtal hanterades tidigare av kommunens växel. Kultur och Fritids låga inflöde beror bland annat på att denna kundkrets ej är vana att ringa kommunens växel i ärenden kring exempelvis att boka en idrottshall eller frågor till biblioteken. Vi har även valt att vänta med att ändra kontaktuppgifterna på varberg.se till Varberg direkt. Anledningen är att de

37 5 (5) Dnr: flesta anläggningarna och biblioteken har längre öppettider än Varberg direkt och vi har idag inte en teknisk lösning på att styra samtalen utefter klockslag. Vi genomför just nu ett test med biblioteken där vi svarar på deras samtal de tider som Varberg direkt har öppet medan biblioteken är stängda. Lösningsgraden där kunder får hjälp av Varberg direkt i första kontakten ligger lägre än målet. Detta beror även detta främst på att vi har ärvt kommunens gamla växelnummer och valt att ej göra en stor marknadsföringsinsats för att informera om vad Varberg direkt är för något och vad vi kan utföra. Kundens förväntan är fortsatt att vi är en växel vilket karaktäriseras av ärende där kunden vill bli kopplad vidare till person eller enhet. Förutom marknadsföring behöver vi fastställa leveransöverenskommelserna mellan förvaltningar och Varberg direkt. Leveransöverenskommelserna kommer tydliggöra vad vi i Varberg direkt kommer kunna hjälpa till med och hur vi ska göra detta. Kundnöjdheten går i dagsläget ej att fastställa då vi inte mäter den ännu. En process har startats för att köpa in ett system som möjliggör mätning av kundens upplevelse av kontakten med Varberg direkt. Vår egna upplevelse är att när vi väl kan hjälpa kunderna så blir de även generellt nöjda då det överträffar kundens förväntan. Vår ambition är att implementera kundundersökningen så snart som möjligt dock senast efter sommarsemestern. Serviceförvaltningen Daniel Leon

38 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version Startdatum: Beställare: Kommundirektör, förvaltningschefer Beställarombud: Henrik Lundahl, kanslichef Projektledare: Kajsa Jeppsson, Serviceförvaltningen Projektplan Kommungemensam kundservice Innehållsförteckning 1. Bakgrund och syfte... 3 Syfte Mål Projektmål Effektmål Avgränsningar Förutsättningar - sammanfattning Tidsram Ram för personella resurser Total budget Finansiering Organisatoriska förutsättningar Övriga förutsättningar Prioritetstriangeln Översiktlig aktivitetsplan Projektorganisation Beställare Projektledare Styrgrupp Projektgrupp Referensgrupp Kommunikation (20)

39 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version 8.1. Kontaktpersoner Mötesrutiner Projektdokumentation Kommunikationsplan Leverans och överlämning vid projektslut Leverans till beställaren Överlämning till ordinarie verksamhet Tidsplan Grindar och beslutspunkter Resursplanering Projektbudget Personella resurser Övriga resurser Riskanalys Sammanfattning Riskanalys Möjlighetsanalys Övrigt Bilagor Fastställande (20)

40 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version 1. Bakgrund och syfte Vision 2025 säger att Varberg skall utvecklas till Västkustens kreativa mittpunkt. Verksamhetsidén säger att Vi skall förenkla människors vardag och inspirera dem att nå sina drömmar. Kommunikation och återkoppling med invånare, besökare och näringsidkare i Varbergs kommun kan förenklas och utvecklas. Ett sätt är att erbjuda en väg in i kommunen genom en kommungemensam kundservice. Kommunkompassen, SKLs verktyg för utvärdering och analys av kommunens sätt att arbete visar att Varbergs kommun får lägre poäng när det gäller brukarorientering och tillgänglighet än flera andra kommuner. Kommunens Kvalitet i Korthet visar att drygt en tredjedel av de personer som ringer får direkt svar på sin fråga samt att 80 % av de som skickar en e-post får svar inom två arbetsdagar. Genom etablering av en kommungemensam kundservice förbättras denna siffra avsevärt. En förstudie för en kommungemensam kundservice genomfördes under Slutsatsen i förstudien är att förutsättningarna för ett lyckat införandeprojekt kring en kommungemensam kundservice är goda. Det finns mycket erfarenhet från andra kommuner att ta in i projektet. Varberg har dessutom infört många e-tjänster, vilket är en styrka. Det finns mycket kompetens på förvaltningarna att ta tillvara. Samtliga nämnder har fått lämna synpunkter och kommunfullmäktige fattade beslut i september 2015 att fortsätta med att i första hand göra ett Projektdirektiv och därefter en projektplan. I projektplanen besvaras frågor och synpunkter från remissrundan. Syfte Det vi vill uppnå genom att förvekliga en kommungemensam kundservice är att: Förenkla vardagen för dom vi finns till för invånare, företag, organisationer, besökare och media. Service skall ske på lika villkor. Öka tillgängligheten för kommunens verksamhet genom den kanal som invånarna väljer. Öka kundnöjdheten 3 (20)

41 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version Frigöra tid på förvaltningarna så att de kan fokusera på sitt huvuduppdrag. Öppenhet och enkelhet - en väg in i kommunen oavsett kontaktväg. Ett gemensamt förhållningssätt och ökad rättssäkerhet. En ökad kommunikation och återkoppling. En kreativ mötesplats för utveckling i Varbergs kommun. Förstärka Varberg kommuns varumärke 2. Mål 2.1. Projektmål Varbergs kommuns kundservice slår upp portarna för en väg in i kommunen. Projekttiden är uppskattad till cirka ett år. Lansering kommer att ske då verksamheten är på plats och kundservice har bemannats med personal som kan hantera ärenden som förvaltningarna har lagt i Kundservice och som kunderna behöver hjälp med. Detta torde bli under den första halvan av Det innebär: Ändamålsenlig och tillgänglig lokal som bemannas på dagtid. Personal med rätt kompetens som är organiserade optimalt och som har stöd i rutiner för hur de skall arbeta. Teknik och systemstöd på plats, exempelvis ett nytt ärendehanteringssystem och checklistor. Leveransöverenskommelser/avtal med förvaltningarna. Utgår från ROSA-metoden. Fastställa budget och finansieringsmodell för driften av kundservice, både på kort och lång sikt. En extern lansering av kundservice 2.2. Effektmål Effektmål och nytta Efter genomfört projekt har vi skapat förutsättningar för: 4 (20)

42 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version Invånarnytta Förenklat människors vardag. Det är enkelt att ta kontakt med kommunen oavsett kontaktväg och oavsett tid på dygnet. En ingång till kommunens samtliga verksamheter med samma öppettider. Snabbare och enklare handläggning av enkla ärenden. Hantering av flera typer av ärenden vid samma kontakt. Varbergs kommun är öppen, tillgänglig och ger snabba svar. Bemötandet är professionellt, korrekt och rättssäkert oavsett fråga En kulturförändring för ett ökat värdskap Ett kundorienterat förhållningssätt som fokuserar på att tänka utifrån och in. Ett paradigmskifte med ett kundorienterat förhållningssätt som fokuserar på att tänka utifrån och in. En mötesplats som inspirerar till kreativa möten. Verksamhetsnytta Minskade samtal direkt till förvaltningarna sparar tid. Avlasta handläggare/specialister så att de får möjlighet att jobba effektivt. Frigöra tid på förvaltningarna för verksamhetsutveckling. Alla ärenden loggas, följs upp och återrapporteras till förvaltningarna och utgör grund för nya förbättringsförslag, exempelvis utveckling av befintliga och nya e-tjänster. En samlad plats för service och rådgivning för nyttjande av e-tjänster. Mätbart mål Besvara % av inkomna samtal. Lösa 70 % av avtalade ärenden direkt i Kundservice. En kundnöjdhet (NKI) på 65 direkt år ett med strävan att nå NKI 70 inom en tvåårsperiod. Kötid skall vara max 2 minuter Antalet inkomna samtal skall minska med 20 % på två år 3. Avgränsningar Verksamhetsutbildning per ärende tas fram av respektive förvaltning som även ansvara för att genomföra utbildningen. 5 (20)

43 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version Förvaltningarna ansvarar för förändring av förvaltningarnas processer och anpassning av egen organisation. Projektet avser inte att lösa eller ge förslag till lösning gällande organisatoriska konsekvenser av förändringen som kan uppstå på förvaltningarna, ex eventuell övertalighet pga. införande av en kommungemensam kundservice. Förvaltningarna ansvarar för information, kommunikation och förankring i den egna organisationen. Kommunala bolag ingår inte i en kommungemensam kundservice. 4. Förutsättningar - sammanfattning 4.1. Tidsram Projekttid för införandeprojektet beräknas till ett år Ram för personella resurser Beställare är samtliga förvaltningschefer samt kommundirektör. Beställarombud är kanslichefen, KLF, Henrik Lundahl. Projektgrupp och projektledare Styrgrupp Referensgrupp Externa resurser 4.3. Total budget Projektbudgeten för införandeprojektet är beräknad till 5,5 miljoner. Budgeten inkluderar personal, systemstöd, utbildning och lokaler. Detaljer specificeras i bilaga 2. Det finns en estimerad driftsbudget. Budgeten är baserad på 13 medarbetare samt en chef. Antalet medarbetare kan komma att justeras beroende på vad leveransöverenskommelserna med förvaltningarna fastställer. Erfarenheter från andra kommuner i Varbergs storlek visar att en kommungemensam kundservice varierar mellan medarbetare. En driftbudget för en kundservice är beräknad till mellan 8-11 miljoner per år. 6 (20)

44 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version 4.4. Finansiering Att införa en kommungemensam kundservice innebär förändrat arbetssätt, kvalitetshöjning och ambitionshöjning på den service som ges. Det innebär att det inledningsvis kommer att krävas resurser för att förbereda och starta upp verksamheten. Uppstartskostnaderna för kundservice som innefattar bland annat projektledning, upphandling av systemstöd, rekrytering och utbildning av medarbetare samt utrustning finansieras genom kommunstyrelsens ofördelade medel. Ombyggnation och iordningställande av lokal finansieras av medel från servicenämnden. Förvaltningarna bidrar med resurser i form av tid genom följande aktiviteter: Deltar aktivt i projektgrupp och styrgrupp. Genomför och dokumenterar med hjälp av ROSA-metoden samtliga ärenden som är aktuella för kundservice. Planerar och genomför verksamhetsutbildning för relevant personal på kundservice. Uppdatera kunskapsbanken med information och checklistor utifrån leveransöverenskommelsen. Ansvara för kommunikation och information mellan förvaltningen och kundservice. Ansvarar för eventuell omställning av egen personal. En kommungemensam kundservice är prioriterad och därför avsätts en rambudget för att centralt finansiera verksamheten i drift de första tre åren. Ramen kan finansieras både genom nya pengar och att nämnderna bidrar utifrån en viss procentsats. Vilken fördelningsmodell som blir aktuell utreds i projektet Organisatoriska förutsättningar För att lyckas med uppdraget förutsätts följande: Kommunledningens ansvar Starkt stöd från politik och kommunledning. Styrgruppen har regelbundna möten med projektledaren så att projektet utvecklas i önskvärd takt. Tid för möten måste vara prioriterat. Styrgruppen har beslutsrätt. 7 (20)

45 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version Projektet ska förses med den information, den kompetens och de resurser som behövs för att nå projektets mål. Förvaltningarnas ansvar Samtliga förvaltningar ingår i en kommungemensam kundservice. Vilka ärenden inom respektive förvaltning som skall ingå med större eller mindre del avgörs genom den så kallade ROSA-metoden. Projektet ska vara prioriterat i verksamheterna. Det innebär att förvaltningarna finns representerade med resurspersoner i projektgrupper och i projektaktiviteter under införandefasen. Personerna skall ha mandat och möjlighet att företräda sin förvaltning utifrån de frågor som kommer upp. Samtliga verksamheter inom Varbergs kommun ser över och dokumenterar sina rutiner, processer och leveranser för att möjliggöra en smidig överlämning av arbetsuppgifter enl. ROSA-metoden. Förvaltningarna ansvar dessutom för att informationen på är aktuell och relevant. ROSA-metoden ROSA (Rationell Organisering av ServiceAdministrationen) är en metod för att kartlägga, analysera och utveckla organisationens medborgarorienterade dialog och tjänster. ROSA används för att beskriva innehållet i ett ärende och vilka delar av ett ärende som kan flyttas till en kundservice. Metoden är ett verktyg i förändringsarbete som syftar till att förbättra och öka tillgängligheten till servicen, kvalitetssäkra processer och effektivisera administrationen. I ROSA-metoden lyfts kundperspektivet fram. Kundens frågor och ärenden analyseras. Tillgänglighet, kundnytta och nytta för organisationen värderas över funktionella gränser. Metoden är utvecklad för att definiera och utveckla den information och de tjänster som allmänheten ska kunna erbjudas i kundservice. Modellen utgår ifrån att alla frågor och/eller ärenden som kommer in till en kommun, går att klassa inom följande grupper: 1. Information/upplysning 2. Vägledning/rådgivning 3. Administrativa förberedelser 4. Rutin- och regelstyrda beslut 5. Verksamhetsspecifika förberedelser (utredningar) 6. Värderande handläggning 8 (20)

46 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version 7. Ledning 8. Politisk styrning Erfarenheterna visar att upp till 80 procent av alla inkommande frågor, går att klassa grupperna 1-4. De kan med fördel hanteras i en kundservice. Denna typ av tjänster passar också oftast bra att digitalisera. Information och kommunikation Projektet kommuniceras löpande internt för att säkra förankring. Detta ansvar ligger både på kommunledningen och på förvaltningarna. Förvaltningarna ansvarar för information och kommunikation om mål och effekter för den egna förvaltningen. Kommunikation i projektet beskrivs utförligare under kapitel 8. Organisationstillhörighet En kommungemensam kundservice är organiserad under serviceförvaltningen Övriga förutsättningar Lokaler och fysiskt hemvist Den tilltänkta lokalen är serviceförvaltningens kundservice samt omkringliggande ytor. Lokalen är väl känd av invånarna och har en central placering nära allmänna kommunikationer. Utrustning Utrustning som krävs avhandlas i delprojekt teknik samt i delprojekt lokal. Externa resurser Externa resurser kommer att tillkallas vid behov och utifrån de finansiella ramar som är uppsatta. 9 (20)

47 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version 5. Prioritetstriangeln Placera den svarta cirkeln på rätt plats i prioritetstriangeln. Cirkelns placering visar vad som är mest styrande i projektet, resultat, kalendertid eller resurser. Kalendertid Resurser pengar, antal, arbetstid Resultat funktion, kvalitet 6. Översiktlig aktivitetsplan Införandeprojektets aktiviteter Analys av befintliga ingångar till Varbergs kommun: Målet är en ingång till Varbergs kommun. Idag finns flera ingångar till olika verksamheter. Dessa ska identifieras, analyseras och utvärderas. Projektet kommer att ge förslag hur dessa ingångar ska hanteras i framtiden. Exempel på nuvarande ingångar är Marknad Varberg och socialförvaltningens samt stadsbyggnadskontorets kundtjänst. Fastställande av startdatum Lanseringsdatum kommer att fastställas. Organisation av projektarbetets olika delar och grupper. Resurspersoner och delprojektledare ska utses. Projektet kommer omgående att fastställa en tidplan med mötestider för styrgrupp, projektgrupp och referensgrupp. Möten med förvaltningarna skall också genomföras tidigt i projektet. 10 (20)

48 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version Processkartläggning för överlämnande av ärenden till kundservice Beskrivning av arbetssätt, organisation och styrning av kontakter till kundservice skall göras. Definiera och fastställa finansieringsmodell En finansieringsmodell som bygger på projektdirektivet definieras och tydliggörs i projektet. Styrgruppen/politiken fattar beslutet. Kommunikation Kommunikationsplan för intern och extern kommunikation tas fram. En analys av extern och intern webb för att säkra att kommunikationen är ändamålsenlig. En uppdatering av ska också göras. Detta för att informationen från kommunen skall vara likvärdig oavsett kanal. Riskanalys Riskanalysen från förstudien kommer att uppdateras och revideras med förslag på åtgärder. Rättslig analys Vissa arbetsuppgifter i kundservice innebär att personal måste kunna bereda sig tillgång till andra myndigheters (nämnders) verksamhetssystem. Beroende på arbetsuppgifternas art kan även sekretessbehandlade uppgifter/handlingar behöva hanteras av personal på kundservice. ROSA-metoden avgör nivån på arbetsuppgifterna. En juridisk och rättslig analys behöver säkra att detta sker på ett rättssäkert sätt. Erfarenheter från andra kommuner kommer att tillvaratas. Prioritering av aktiviteter Identifiering och prioritering av aktiviteter som kan genomföras utan att förvaltningarna behöver ta till resurser. Exempel: benchmarking med andra kommuner, framtagande av mallar, upphandlingsunderlag för ärendehanteringssystem, underlag för leveransöverenskommelser mm. Verksamhetsplanering i drift En verksamhetsplan för en kundservice i drift skall tas fram och överlämnas vid projektavslut. 11 (20)

49 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version Externa resurser Extern kompetens kan komma att köpas in. Det kan gälla samtliga delprojekt och huvudprojekt. Erfarenhetsutbyte med andra kommuner som har genomfört en liknande process för att effektivisera införandeprojektet kommer att nyttjas. Inom de olika delprojekten: Delprojekt verksamhet ROSA-metoden Genomförande av ROSA-metoden på samtliga förvaltningar för att klargöra och fastställa vilka ärenden som skall flyttas över helt eller delvis från förvaltningarna till kundservice. ROSA-metoden genomförs av en utbildad processledare. Resurser från förvaltningarna kommer att nyttjas. Avtal Leveransöverenskommelse mellan förvaltningarna och kundservice skall tas fram, beslutas och skrivas under. I dessa ingår tidplan, vilka ärenden som skall ingå och vad som är kundservice uppdrag. Här tydliggörs också vilka verksamhetssystem som skall finnas tillgängliga i kundservice samt hur utbildningar skall genomföras. Identifiera potentiella nya e-tjänster utifrån ROSA-analysen I samband med ROSA-analysen är det möjligt att identifera lämpliga e- tjänster. Dessa förslag lämnas över till förvaltningarna för ev utveckling. Upphandling av mätsystem För att kunna mäta effektmålen så behöver ett mätsystem upphandlas. Flera kommuner använder sig av Bright generator. Projektet beslutar om lämplig metod. Delprojekt teknik Fastställa teknikbehov I en kommungemensam kundservice krävs omfattande teknik. Medarbetarna kommer att ha tillgång till många verksamhetssystem för att kunna lösa invånarnas behov. Utöver detta tillkommer ett ärendehanteringssystem, samt ett telefonisystem. Projektet får utvisa vilka tekniska behov som finns för att klara kraven i leveransöverenskommelserna. 12 (20)

50 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version Kommunikationsytan kommer också att utrustas med teknik för att erbjuda invånarna en möjlighet till självbetjäning. Upphandling av ärendehanteringssystem Ett ärendehanteringssystem är nödvändigt för att klara av att nå effektmålen samt lösa leveransöverenkommelserna. Vilka krav som bör ställas kan vi ta hjälp av genom andra kommuner som upphandlat likvärdiga produkter. Upphandling görs genom upphandlingsenheten. Tillgängliggörande av verksamhetssystem De verksamhetssystem som krävs från respektive förvaltning skall tillgängliggöras för kundservice. Förvaltningarna ansvarar för att medarbetarna i kundservice utbildas i systemen. Alla system, utbildning och fysisk utrustning skall vara på plats vid uppstart. Delprojekt personal Rekrytering av ledning Ledningsfunktion skall rekryteras utifrån en kravspecifikation som tas fram under projekttiden. Ledningsfunktionen blir sedan delaktig i projektet och är med och formar organisationsstruktur och deltar i rekrytering av medarbetarna. Rekrytering av medarbetare Rätt personal med rätt kompetens och förmågor är en förutsättning för att kundservice skall nå sina mål. Kravprofil och kompetenskrav utgår från de leveransöverenskommelser som upprättas samt erfarenheter från andra kommuner. Rekrytering sker i första hand internt men om inte kraven uppfylls så sker rekryteringen även externt. Facklig samverkan är en självklar del i detta. Utbildning Medarbetarna på kundservice skall utbildas för att klara kraven i leveransöverenskommelserna. En individuell utbildningsplan görs. Utbildningen är av både central och förvaltningsmässig karaktär. Förvaltningarna ansvarar för att utbilda i sina delar avseende sakkunskap, lagkrav och egna verksamhetssystem. De centrala delarna är t.ex. värdskap, säkerhet, sekretess, det centrala ärendehanteringssystemet samt kommunens telefonisystem. En grundutbildning skall vara genomförd innan uppstart. 13 (20)

51 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version Delprojekt lokal Den tilltänkta lokalen är serviceförvaltningens kundservice samt omkringliggande ytor. Lokalen är väl känd av invånarna och har en central placering nära allmänna kommunikationer. Lokalen behöver därefter anpassas efter en kommungemensam kundservice. Anpassningen görs utifrån de målgrupper som blir aktuella. Anpassningen ska ta hänsyn till säkerhet, hot och våld samt de tillgänglighetsregler som finns. 7. Projektorganisation Beställare: kommundirektör o förvaltningschefer. Beställarombud (Kanslichef KLF) Styrgrupp Facklig samverkan Externt projektstöd Kvalitetssäkring Projektledare Projektgrupp ( personer från delprojekten) Stödfunktioner Strategisk HR Ekonomi Kommunikation Juridik Administrativt stöd till PL Referensgrupp/er (externa grupper som berörs av KS) Delprojekt verksamhet Delprojekt teknik Delprojekt personal Delprojekt lokal 14 (20)

52 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version 7.1. Beställare Kommundirektör och samtliga förvaltningschefer är beställare. Beställarombud: Kanslichef KLF, Henrik Lundahl 7.2. Projektledare Kajsa Jeppsson, serviceförvaltningen 7.3. Styrgrupp Henrik Lundahl Lotta Olanya Lena Brosché Anette Johansson Jonas da Silva Jens Otterdahl Holm Jan Hellkvist Martin Andersson Exempel på beslut som fattas här är val av ärendehanteringssystem, tidsavvikelser m m Projektgrupp Kajsa Jeppsson delprojekt verksamhet Linnea Malmkvist delprojekt teknik/systemlösning TBD delprojekt personal Annika Millegård delprojekt lokal Kommunikatör extern resurs Referensgrupp Representanter från potentiella målgrupper och intressenter ex. näringsliv, besökare, handikappråd, pensionärsråd, migrationsverket, kommunala bolagen. Denna grupp kan komma att träffas vid behov antingen som grupp eller individuellt. 15 (20)

53 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version 8. Kommunikation Kommunikationen är central för att skapa delaktighet, legitimitet och visa på progress för de intressenter som en kommungemensam kundservice har Kontaktpersoner Se under projektorganisation samt styrgrupp, projektgrupp och referensgrupp Mötesrutiner Se under respektive grupp. Styrgrupp, projektgrupp och referensgrupp 8.3. Projektdokumentation All dokumentation för projektet finns samlad i det elektroniska projektrummet. En administrativ resurs behöver kopplas till projektet Kommunikationsplan En övergripande intern och extern kommunikationsplan med FAQ skall upprättas. Planen kommer att följa Varbergs kommuns övergripande kommunikationsstrategi. En kommunikationsresurs kopplas till projektet. Leverans och överlämning vid projektslut 8.5. Leverans till beställaren En driftsatt kommungemensam kundservice enligt projektplan samt en slutrapport som redovisar projektets olika faser Överlämning till ordinarie verksamhet Efter införandeprojektet skall till beställaren leverera till serviceförvaltningen: En ändamålsenlig och tillgänglig lokal som bemannas på dagtid. En personalgrupp med rätt grundkompetens som är organiserade optimalt och som har stöd i rutiner för hur de skall arbeta. Teknik och systemstöd är på plats, exempelvis ett nytt ärendehanteringssystem. 16 (20)

54 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version Leveransöverenskommelser/avtal med samtliga förvaltningar är upprättade och påskrivna. Budget och finansieringsmodell för driften av kundservice både på kort och lång sikt är fastställd. 9. Tidsplan Tidplanen finns bifogad som bilaga nr Grindar och beslutspunkter G1 G2 G3 G4 G5 G6 Projektdirektiv Budget och finansiering Rekrytering av chef Projektplan Startdatum 10. Resursplanering Projektbudget Projekt Drift år 1-3 Kommentar Personal och rekrytering personer inkl ledning Utbildning Kvalitetshöjning 2000 Systemstöd Nytt verksamhetssystem 17 (20)

55 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version Teknisk utrustning Lokal Projektpengar övergång År 1 o 2: ev omställningar, dubbelarbete etc Övrigt Lansering, externt stöd, projektledning. Summa En fullständig budget finns i bilaga Personella resurser Se under projektorganisation samt organisatoriska förutsättningar Övriga resurser Externa resurser i form av expertkompetens och externa lokaler kan komma att nyttjas. Resurser för detta finns i budget. 11. Riskanalys Sammanfattning En riskanalys är gjord i samband med förstudien sommaren Den behöver uppdateras och revideras. Det har i remissvaren från förvaltningarna kommit in flera invändningar på riskanalysen och det tar vi på allvar. En uppdaterad riskanalys uppdelad på de olika delprojekten kommer att tas fram. I den kommer även åtgärdsförslag att finnas. I den befintliga riskanalysen så finner vi störst risk för att: Brist på samstämmighet/stöd politiskt: Detta är ej aktuellt då starkt stöd finns. Byte av nämndordförande: Ej aktuellt. Bemanning rekrytering/överflytt (kan bli fel personer): Aktuell. Brist på personella resurser i förvaltningarna: Aktuell 18 (20)

56 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version Omfördelning av medel i ramarna: Ej aktuellt Projekt Miljösmart kommunikation kommer inte igång i tid: Ej aktuell Belastning av befintlig, central kommunikationsenhet påverkar kommunikationen kring projektet negativt: Aktuellt Riskanalys Riskanalysen från förstudien biläggs för kännedom, se bilaga Möjlighetsanalys En kommungemensam kundservice förenklar för invånare, företag och organisationer. Det blir en ingång till Varbergs kommun där de kan få information, utföra ärenden och få service. Genom en kommungemensam kundservice blir Varbergs kommun enklare och effektivare i kontakten med omvärlden. Den bidrar också till att bilden av Varberg blir tydligare. För förvaltningarna och för hela organisationen i Varbergs kommun blir möjligheterna större att uppfylla sitt uppdrag att ge god service oavsett vilken ingång invånarna väljer, telefoni, besök eller webb. En kommungemensam kundservice som hanterar generella frågor och vägledning samt rutinstödd handledning (nivå 1-4 i ROSA-metoden) avlastar de kommunala verksamheterna som istället kan ägna sig åt specialistuppgifter. 13. Övrigt På grund av den rådande flyktingsituationen så påverkas resursfördelningen i Varbergs kommun. Vissa förvaltningar påverkas mer än andra, vilket kan påverka resursfördelningen i projektets olika delar. Det blir då extra viktigt att effektivisera införandeprocessen genom att prioritera aktiviteter. 14. Bilagor Bilaga 1: Befintlig riskanalys Bilaga 2: Budget Bilaga 3: Tidplan 19 (20)

57 Projektplan Datum Kommungemensam kundservice Version 15. Fastställande Undertecknas av beställare och projektledare. Varberg Beställarombud Henrik Lundahl Kanslichef KLF Varbergs kommun Projektledare Kajsa Jeppsson Projektledare Serviceförvaltningen Varbergs kommun 20 (20)

58 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) 8. Från fejknyheter till krypteringsvirus - så skyddar vi vår information i Varbergs kommun Dnr: SVN 2017/0071 Handläggare: Håkan Axelsson Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 29 Dnr SVN 2017/0071 Från fejknyheter till krypteringsvirus - så skyddar vi vår information i Varbergs kommun Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. uppmärksamma kommunstyrelsen på behovet att utbilda personal och politiker i källkritik och informationssäkerhet 2. utbilda personal och politiker i servicenämnden i källkritik och informationssäkerhet. Vissa insatser ska dessutom inriktas mot att höja kompetensen bland kommuninvånarna. 3. kostnaden finansieras av servicenämnden (resultatfond) till en sammanlagd beräknad kostnad av max 150 tkr. Beskrivning av ärendet IT-avdelningen fick på nämndssammanträdet den 25 januari 2018, 4 i uppdrag att återkomma med ett förslag kring vilka åtgärder som ska vidtas för att IT-driften i Varbergs kommun ska vara så säker som möjligt och i ett nationellt perspektiv tillhöra toppskiktet av landets kommuner. Normalt sett kan man dela in säkerhetsarbetet i två delar Informationssäkerhet Innebär att man fokuserar på var informationen lagras och hur man säkerställer att den är riktig och tillgänglig när man behöver den. IT-säkerhet Fysiskt skydd som innebär att rätt personer har åtkomst, att virus inte kan spridas och att säkerhetskopiering sker, osv. Inom Varbergs kommun drivs ett omfattande och strukturerat säkerhetsarbete. De händelser som inträffade förra sommaren på Transportstyrelsen har verkligen satt

59 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) fokus på frågan och den tas på största allvar i alla delar av kommunen inte minst den politiska. Tack vare att den nya dataskyddslagen från EU, allmänt kallad GDPR, träder i kraft den 25 maj i år, genomförs omfattande klassningsarbeten av kommunens system så att medvetandenivån kring vilken information systemet innehåller tillsammans med dokumentationen uppdateras. I Varbergs kommun insåg ledningen tidigt hur viktigt det var att arbeta strukturerat med frågeställningarna. Tack vare detta ligger kommunen bra till när det gäller GDPR-arbetet och klassning av befintliga system samt att ta fram dokument och planer som ska understödja och reglera detta. Detta arbete kommer att leda till att det blir tydligt vilken information som ska lagras lokalt i Varberg och vilken information som är möjlig att hantera i externa molnlösningar där detta är ekonomiskt fördelaktigt. Därutöver sker kontinuerliga tester av IT-säkerheten i form av jämförelser mot internationella ramverk samt praktiska tester av säkerhetssystemen. Däremot sker det ganska lite arbete kring att utbilda personalen i kritisk källgranskning och i att motstå så kallad Social Engineering. Detta är ett prioriterat område i ljuset av de risker man ser när det gäller påverkan i samband med höstens val men även i mer vardagliga situationer. För att bli bättre bör anpassade utbildningar erbjudas anställda, chefer och politiker inom sina respektive områden så att medvetenheten kring hot och desinformation på ett tydligt sätt medvetandegörs och att alla berörda på ett förnuftigt och kritiskt sätt kan värdera information och i möjligaste mån förutse konsekvenser av sina handlingar. Följande insatser är några exempel på vad som skulle kunna genomföras: Nanolearning för alla anställda i källkritik Föreläsning för politiker och chefer Utbildning av allmänheten på biblioteket Öppen föreläsning i källkritik och informationssäkerhet Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 5 april Servicenämnden den 25 januari 2018, 4. Övervägande Ingen av kommunerna i Halland eller i vår del av landet har haft huvudfokus på de mjuka värdena i sitt säkerhetsarbete. Alla jobbar med att uppfylla kraven kring GDPR och NIS.

60 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) Varbergs kommun kan i och med att vi kraftsamlar inom ytterligare ett område nå längre än många andra i arbetet mot att hålla en så hög säkerhetsnivå som möjligt. Protokollsutdrag: It-avd Kommunstyrelsen

61 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) Dnr: SVN 2017/ Handläggare: Håkan Axelsson Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Från fejknyheter till krypteringsvirus - så skyddar vi vår information i Varbergs kommun Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. utbilda personal och politiker i Varbergs kommun i källkritik och informationssäkerhet. Vissa insatser ska dessutom inriktas mot att höja kompetensen bland kommuninvånarna. 2. kostnaden finansieras av servicenämnden (resultatfond) till en sammanlagd beräknad kostnad av 150 tkr Beskrivning av ärendet IT-avdelningen fick på nämndssammanträdet den 25 januari 2018, 4 i uppdrag att återkomma med ett förslag kring vilka åtgärder som ska vidtas för att IT-driften i Varbergs kommun ska vara så säker som möjligt och i ett nationellt perspektiv tillhöra toppskiktet av landets kommuner. Normalt sett kan man dela in säkerhetsarbetet i två delar Informationssäkerhet Innebär att man fokuserar på var informationen lagras och hur man säkerställer att den är riktig och tillgänglig när man behöver den. IT-säkerhet Fysiskt skydd som innebär att rätt personer har åtkomst, att virus inte kan spridas och att säkerhetskopiering sker, osv. Inom Varbergs kommun drivs ett omfattande och strukturerat säkerhetsarbete. De händelser som inträffade förra sommaren på Transportstyrelsen har verkligen satt fokus på frågan och den tas på största allvar i alla delar av kommunen inte minst den politiska. Tack vare att den nya dataskyddslagen från EU, allmänt kallad GDPR, träder i kraft den 25 maj i år, genomförs omfattande klassningsarbeten av kommunens system så att medvetandenivån kring vilken information systemet innehåller tillsammans med dokumentationen uppdateras. I Varbergs kommun insåg ledningen tidigt hur viktigt det var att arbeta strukturerat med frågeställningarna. Tack vare detta ligger kommunen bra till när det gäller GDPR-arbetet och klassning av befintliga system samt att ta fram dokument och planer som ska understödja och reglera detta. Detta arbete kommer att leda till att det blir tydligt vilken information som ska lagras lokalt i Varberg och vilken information som är möjlig att hantera i externa molnlösningar där detta är ekonomiskt fördelaktigt. Därutöver sker kontinuerliga tester av IT-säkerheten i form av jämförelser mot internationella ramverk samt praktiska tester av säkerhetssystemen.

62 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) Däremot sker det ganska lite arbete kring att utbilda personalen i kritisk källgranskning och i att motstå så kallad Social Engineering. Detta är ett prioriterat område i ljuset av de risker man ser när det gäller påverkan i samband med höstens val men även i mer vardagliga situationer. För att bli bättre bör anpassade utbildningar erbjudas anställda, chefer och politiker inom sina respektive områden så att medvetenheten kring hot och desinformation på ett tydligt sätt medvetandegörs och att alla berörda på ett förnuftigt och kritiskt sätt kan värdera information och i möjligaste mån förutse konsekvenser av sina handlingar. Följande insatser är några exempel på vad som skulle kunna genomföras: Nanolearning för alla anställda i källkritik Föreläsning för politiker och chefer Utbildning av allmänheten på biblioteket Öppen föreläsning i källkritik och informationssäkerhet Beslutsunderlag Servicenämnden den 25 januari 2018, 4. Övervägande Ingen av kommunerna i Halland eller i vår del av landet har haft huvudfokus på de mjuka värdena i sitt säkerhetsarbete. Alla jobbar med att uppfylla kraven kring GDPR och NIS. Varbergs kommun kan i och med att vi kraftsamlar inom ytterligare ett område nå längre än många andra i arbetet mot att hålla en så hög säkerhetsnivå som möjligt. Ekonomi och verksamhet Detta är ett område där man kan göra nästan hur mycket insatser som helst. Man får helt enkelt bestämma sig för en rimlig ambitionsnivå och utifrån detta uppskatta kostnaderna. IT-avdelningen bedömer att 150 tkr skulle ge möjlighet att genomföra en hel del insatser inom flera områden. Samråd Inget samråd har skett. Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Håkan Axelsson Avd chef it-avd Protokollsutdrag

63 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) 9. Lokalanpassning Veddige simhall Dnr: SVN 2018/0029 Handläggare: Katarina Lindh Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 30 Dnr SVN 2018/0029 Lokalanpassning Veddige simhall Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. anvisa 800 tkr från investeringskonto myndighetskrav fastighet avseende lokalanpassningar på Veddige simhall. Beskrivning av ärendet Håstens simhall kommer stänga för gott sommaren Verksamheten kommer att evakueras under sommaren, först till simstadion och fr o m vecka 37 till Veddige simhall. Hela personalgruppen inom enhet badanläggning kommer att ha sin hemvist i Veddige simhall och all administration sker där. Idag finns i anläggningen enbart omklädningsrum, lärarrum, ett mindre pentry, en gymlokal och en reception in till simhallen. Entrén in till simhall och idrottshallar är gemensam och idag ett stort, öppet rum med tillfällig möblering. De lokaler som personal i simhall samt idrottslärare i Vidhögeskolan nyttjar är slitna och i stort behov av anpassning och uppfräschning för att kunna möta ett ökat antal besökande som kommer att använda Veddige simhall under evakueringsperioden fram till kvartal 1, Simhallen är i första hand utpekad för föreningslivet. Det finns idag en yta på ca 90 kvm som tidigare var en idrottslokal för bl a kampsport men som under senare år iordningsställts som en mindre gymlokal. Lokalen används enbart av en mindre grupp Veddige-bor. Denna yta ses nu som möjlig att utveckla till lokaler för personalgruppen. Ytan är tänkt att samnyttjas mellan personalen inom enhet bad, fritidsavdelningen och idrottslärarna som tillhör Vidhögeskolan. Entrén in till anläggningen är idag inte särskilt välkomnande eller orienterande. Det finns ett behov av att skapa en mer välkomnande miljö besökare och med en mindre serveringsdel. Arbetsmiljön i en reception, kök och servering behöver vara så pass god så den klarar Miljö och Hälsas krav.

64 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 10 april Kultur- och fritidsförvaltningens beslutsförslag den 22 mars Åtgärdsval lokalanpassning Veddige simhall. Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto myndighetskrav fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot kultur- och fritidsnämnden. Investeringen redovisas som komponent 9 med en avskrivningstid 10 år. Protokollsutdrag: Kultur- och fritidsnämnden Avd chef fastighet

65 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Katarina Lindh Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Lokalanpassning Veddige simhall Förslag till beslut Servicenämnden beslutar 1. anvisa 800 tkr från investeringskonto från myndighetskrav fastighet avseende lokalanpassningar på Veddige simhall Beskrivning av ärendet Håstens simhall kommer stänga för gott sommaren Verksamheten kommer att evakueras under sommaren, först till simstadion och fr o m vecka 37 till Veddige simhall. Hela personalgruppen inom enhet badanläggning kommer att ha sin hemvist i Veddige simhall och all administration sker där. Idag finns i anläggningen enbart omklädningsrum, lärarrum, ett mindre pentry, en gymlokal och en reception in till simhallen. Entrén in till simhall och idrottshallar är gemensam och idag ett stort, öppet rum med tillfällig möblering. De lokaler som personal i simhall samt idrottslärare i Vidhögeskolan nyttjar är slitna och i stort behov av anpassning och uppfräschning för att kunna möta ett ökat antal besökande som kommer att använda Veddige simhall under evakueringsperioden fram till kvartal 1, Simhallen är i första hand utpekad för föreningslivet. Det finns idag en yta på ca 90 kvm som tidigare var en idrottslokal för bl a kampsport men som under senare år iordningsställts som en mindre gymlokal. Lokalen används enbart av en mindre grupp Veddige-bor. Denna yta ses nu som möjlig att utveckla till lokaler för personalgruppen. Ytan är tänkt att samnyttjas mellan personalen inom enhet bad, fritidsavdelningen och idrottslärarna som tillhör Vidhögeskolan. Entrén in till anläggningen är idag inte särskilt välkomnande eller orienterande. Det finns ett behov av att skapa en mer välkomnande miljö besökare och med en mindre serveringsdel. Arbetsmiljön i en reception, kök och servering behöver vara så pass god så den klarar Miljö och Hälsas krav. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens beslutsförslag den 22 mars Åtgärdsval lokalanpassning Veddige simhall Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto myndighetskrav fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot kultur- och

66 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) fritidsnämnden. Investeringen redovisas som komponent 9 med en avskrivningstid 10 år. Ekonomi och verksamhet Investeringskonto myndighetskrav fastighet har för år 2018 ett totalt investeringsbelopp på tkr. Beloppsgränsen för enskilt anpassningsärende är tkr. Reserverat belopp fram till detta ärende är 200 tkr. Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Katarina Lindh Avd chef fastighet Protokollsutdrag Kultur- och fritidsnämnden Avd chef fastighet

67 Beslutsförslag 1 (3) Dnr: KFN 2018/ Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Mia Svedjeblad, Lokalanpassning Veddige simhall Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kultur- och fritidsnämnden att - godkänna åtgärdsvalsstudien - hemställa hos servicenämnden att avsätt max 800 tkr ur servicenämndens investeringskonto myndighetskrav fastighet avseende lokalanpassningar i Veddige simhall Beskrivning av ärendet Håstens simhall kommer stänga för gott sommaren Verksamheten kommer att evakueras under sommaren, först till simstadion och fr o m vecka 37 till Veddige simhall. Hela personalgruppen inom enhet badanläggning kommer att ha sin hemvist i Veddige simhall och all administration sker där. Idag finns i anläggningen enbart omklädningsrum, lärarrum, ett mindre pentry, en gymlokal och en reception in till simhallen. Entrén in till simhall och idrottshallar är gemensam och idag ett stort, öppet rum med tillfällig möblering. De lokaler som personal i simhall samt idrottslärare i Vidhögeskolan nyttjar är slitna och i stort behov av anpassning och uppfräschning för att kunna möta ett ökat antal besökande som kommer att använda Veddige simhall under evakueringsperioden fram till kvartal 1, Simhallen är i första hand utpekad för föreningslivet. Det finns idag en yta på ca 90 kvm som tidigare var en idrottslokal för bl a kampsport men som under senare år iordningsställts som en mindre gymlokal. Lokalen används enbart av en mindre grupp Veddige-bor. Denna yta ses nu som möjlig att utveckla till lokaler för personalgruppen. Ytan är tänkt att samnyttjas mellan personalen inom enhet bad, fritidsavdelningen och idrottslärarna som tillhör Vidhögeskolan. Entrén in till anläggningen är idag inte särskilt välkomnande eller orienterande. Det finns ett behov av att skapa en mer välkomnande miljö besökare och med en mindre serveringsdel. Arbetsmiljön i en reception, kök och servering behöver vara så pass god så den klarar Miljö och Hälsas krav. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun TELEFAX WEBBPLATS Varberg

68 2 (3) Dnr: KFN 2018/ Beslutsunderlag Åtgärdsvalsstudie för lokalanpassning av Veddige simhall. Övervägande Ovan beskriven insats ses som en bra lösning som möter de krav på bra arbetsmiljö för den personal som kommer att ha sin hemvist i Veddige simhall samt för Vidhögeskolans personal. Det möjliggör en acceptabel miljö för att klara miljö- och hälsokrav för mindre serveringsyta. Jämställdhetsbedömning De verksamheter som bedrivs i de kommunala simanläggningarna är mer eller mindre helt jämställt representerade. Under 2017 är utfallet 48 % pojkar/män och 52 % flickor/kvinnor. För simskolans verksamhet fördelas statistiken % flickor och 51 % pojkar. En satsning för lokalanpassning av Veddige simhall ses som en insats som gynnar kommuninvånarna i lika hög utsträckning oavsett kön. Nollalternativ Görs ingen anpassning kan inte god arbetsmiljö för personalen säkerställas i närheten av verksamheten utan andra lokaler får då nyttjas och anpassas, exempelvis i Varbergs ishall, under evakueringstiden. Det ökar kostnader för verksamheten genom ställtider mellan Varberg och Veddige och det ger även effekter att ytor i ishallen låses upp för administrativa funktioner istället för verksamhetslokaler för ishallen. Ev behöver ytterligare personal anställas för att klara bemanning då det blir ett geografiskt avstånd att förflytta sig mellan. Det kommer heller inte att kunna erbjudas någon service för besökare till Veddige simhall förutom att köpa entrébiljett. Entréhallen blir enbart ett väntrum för besökare. Detta resulterar i ett intäktsbortfall för verksamheten och kan ge negativ publicitet för kommunen då evakuering sker under 2,5 års tid. Ekonomi och verksamhet Effekten av anpassningen beräknas till max 800 tkr. Då den skrivs av på tio år kommer årshyra att öka med 80 tkr/år. Idag är hyran 306 tkr för 2018 och inkluderar drift och underhåll samt media. I budget 2018 finns en ökad internhyra på 50 tkr per redan beslutad för anpassning. Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd investering ryms inom regelverket för investeringskonto myndighetskrav fastighet avseende lokalanpassningar i Veddige simhall och att avskrivningstiden sätts till högst 10 år.

69 3 (3) Dnr: KFN 2018/ Samråd Samråd har skett med rektor och personal på Vidhögeskolan, enhet för badanläggningar inom avdelning fritid och serviceförvaltningens fastighetsavdelning. Kultur- och fritidsförvaltningen Christina Josefsson Förvaltningschef Mia Svedjeblad Lokalstrateg Protokollsutdrag Servicenämnden

70 Åtgärdsval gällande lokalanpassning Veddige simhall Initiering Behov, problem, krav: Håstens simhall kommer stänga för gott sommaren Verksamheten kommer att evakueras under sommaren, först till simstadion och fr o m vecka 37 till Veddige simhall. Hela personalgruppen inom enhet badanläggning kommer att ha sin hemvist i Veddige simhall och all administration sker där. Idag finns i anläggningen enbart omklädningsrum, lärarrum, ett mindre pentry, en enklare gymlokal och en reception in till simhallen. Entrén in till simhall och idrottshallar är gemensam och idag ett stort, öppet rum med tillfällig möblering. Simhallen är i första hand utpekad för föreningslivet. Utbyggnation av tekniska utrymmen och utbyte och uppgradering av filter för vattenrening kommer att samordnas med det planerade arbetet för utökad ventilation. När anläggningen öppnas efter sommaren så kommer även allmänheten kunna erbjudas simning vissa tider. Simskola erbjuds som tidigare och skolasimning kommer även till viss del att rymmas. Förstå situationen Preciserade problem: De lokaler som simhallspersonal och idrottslärare i Vidhögeskolan idag nyttjar är slitna och i stort behov av anpassning och uppfräschning för att kunna möta ett ökat antal besökande och aktiviteter. Det finns idag en yta på ca 90 vm, tidigare en idrottslokal för bl a kampsport men som under senare år iordningsställts till en mindre, enklare gymlokal, vilken inte nyttjas inte i full utsträckning utan enbart av mindre grupperingar. Entrén in till anläggningen är idag inte mer än en öppen yta och korridor. Det finns behov av att skapa en mer välkomnande och orienterande entréyta med en reception för besökare och en mindre beredning- och serveringsdel. Pröva tänkbara åtgärder För att kunna utveckla dessa möjliga lösningar föreslås gymverksamheten avvecklas. Ett antal omlokaliseringar av funktionen har diskuterats. En möjlighet kunde vara att flytta över gymutrustning till Idrottshuset på Veddige IP och fortsätta att upplåta yta för träning i mindre skala. En annan och mycket dyrare lösning är att etablera en paviljong för funktionen men finansiering för detta alternativ finns inte. Det alternativ som varit mest lämpligt är att starta ett samarbete med redan befintligt, externt gym i Veddige (4Shape). De som idag använder gymlokalen i Veddige simhall kan istället framöver träna hos dem. Enhetschefen för badanläggningar har tillsammans med förvaltaren på fastighetsavdelningen och idrottslärare och rektor på Vidhögeskolan, utrett vilka möjligheter som finns inom befintlig byggnad. Ytan för befintligt gym, ca 90 m² ses möjlig att utveckla till personallokaler och ytan kan samnyttjas mellan personalen inom enhet bad, fritidsavdelningen och Vidhögeskolans idrottslärare. Den ritade layouten visar på möjliga arbetsplatser, pentry och sittplatser för måltid och paus.

71 Placering av olika funktioner har gjorts utifrån redan befintliga installationer och möjliggör för personalgrupperna att samnyttja funktioner och ytor. Det finns idag ett befintligt personalrum vid entrén. Om denna ytan anpassas för beredning och servering och för att klara miljö- och hälsokrav och närhet till reception blir det en kostnadseffektiv anpassning. En reception byggs i entrén för att bättre kunna möta besökare till anläggningen med receptionsdisk som utrustas med jalusi som kan dras ned när positionen är obemannad. Betalning av entré till simhall sker här och även ett visst serveringutbud kommer kunna erbjudas. Tanken är att anläggningen ska ses som en bra ersättningslokal för Håstens simhall under evakueringsperioden. Arbetsmiljön i reception, kök och servering behöver vara god för att klara Miljö och Hälsas krav på hur den ska vara utformade. Förutsättningar för god ergonomi, logistik och närhet mellan funktioner finns. Ytskikt i lokalerna behöver fräschas upp och i entréytan behöver det kompletteras med ljudabsorbenter i någon form för att klara en acceptabel ljudnivå då det kommer ca 50 elever var 45:e minut. Ytan vid vändkorset eller utanför befintlig reception iordningsställs med några sittplatser för väntande föräldrar då det härifrån ges viss inblick till simhallen. Förråden i anläggningen kommer att omfördelas så plats skapas för omklädningsskåp samt det material som behövs för de olika verksamheterna. Bedömd måluppfyllelse: Insatsen strävar primärt mot kommunens målområde Hälsa och social sammanhållning och kultur- och fritidsnämndens mål att genom våra verksamheter erbjuda mötesplatser och aktiviteter som ger människor möjlighet att stärka sin fysiska och psykiska hälsa och stärka individens möjlighet till delaktighet och inflytande. Samlad bedömning av effekter och kostnader: Hyreskostnad 2018 för Veddige simhall är kr och inkluderar drift och underhåll samt media. Lokalanpassning beräknas till max kr vilket innebär en ökning av internhyran med kr per år under tio års tid. I budget 2018 finns beslutade medel för ökad internhyra med per år. Detta baserades på en grov schabloniserad uppskattning gjord inför budgetarbetet. Insatsen för uppgradering av vattenrening finansieras vid genomförandet av serviceförvaltningen men kommer att läggas som ett tillägg på internhyran med komponentens avskrivningstid. Inför budget beräknades detta belopp till kr per år i ökad hyra. Kostnaden för lokalanpassningen har beräknats av serviceförvaltningen. Kostnaden för entreprenad för ombyggnation beräknas till ca kr och med en post på oförutsett på ca 15 % summeras insatsen till max kr. Detta belopp ansöks via servicenämnden som en lokalanpassning utifrån myndighetskrav, då arbetsmiljön är i fokus.

72 Synergieffekter: Om medel för lokalanpassning beviljas kommer ett ökat samarbete att påbörjas med Vidhögeskolan och dess personal då ytor kommer att samnyttjas. Arbetet samordnas dessutom med de insatser serviceförvaltningen planerar för utbyggnation av nya tekniska ytor, ökad vattenrening och utbyte av ventilation i simhallen. Dessutom kommer viss teknisk utrustning att flyttas över från Håstens simhall och installeras i Veddige för bl a bättre vattenrening vilket möjliggör för fler badgäster per timme. När ny bad- och simanläggningen i Varberg står klar i början av 2021 kan de insatser som gjorts för lokalanpassning öka kvaliteten för föreningar och verksamheten även efter evakueringen. Receptionen och servering ökar värdskapet i anläggningen och möjliggör för föreningar att kunna ha en mindre serveringsyta vid tävlingar mm och den administrativa ytan möjliggör en föreningslokal/ möteslokal för föreningsliv, skolans verksamhet och för enhet bad inom fritidsavdelningen som fortsatt även har verksamhet i Veddige simhall. Nollalternativ Veddige simhall kommer att bli en av de två evakueringsplatser som beslutats för badverksamhet i Varberg, i och med rivning av Håstens simhall. Behovet av en anläggning höst, vinter och vår är stort, framförallt för föreningslivet. Görs ingen anpassning kan inte god arbetsmiljö för personalen säkerställas i närheten av verksamheten utan andra lokaler får då nyttjas och anpassas, exempelvis i Varbergs ishall, under evakueringstiden. Det ökar kostnader för verksamheten genom ställtider mellan Varberg och Veddige och det ger även effekter att ytor i ishallen låses upp för administrativa funktioner istället för verksamhetslokaler för ishallen. Ev behöver ytterligare personal anställas för att klara bemanning då det blir ett geografiskt avstånd att förflytta sig mellan. Det kommer heller inte att kunna erbjudas någon service för besökare till Veddige simhall förutom att köpa entrébiljett. Entréhallen blir enbart ett väntrum för besökare. Detta resulterar i ett intäktsbortfall för verksamheten och kan ge negativ publicitet för kommunen då evakuering sker under 2,5 års tid. Forma inriktning och rekommendera åtgärder Förslag till lösning är att göra anpassningar i lokalerna interiört för att klara de arbetsmiljökrav som finns för personalytorna och miljö- och hälsokrav för serveringsdelen. Serviceförvaltningen har tagit fram en kalkyl på insatserna som beräknas till maximalt 800 tkr inkl oförutsett. Medel för insatsen äskas via servicenämndens anpassningskonto för myndighetskrav och belastar internhyran för lokalen under följande 10 år med 80 tkr per år. I nämndens budget för 2018 finns ett belopp för ökad internhyra upptaget med 50 tkr då den schabloniserade uppskattningen för anpassningen beräknades vid tillfället till tkr. När layouten fastställdes och kalkyl gjordes visade den dock en ökning mot ursprunglig, grov uppskattning.

73 Översiktlig ritning, befintliga lokaler:

74 Översiktlig ritning, lokalerna med inritade, föreslagna anpassningar:

75 En mer detaljerad ritning över samnyttjade administrativa ytor Mer detaljerad receptionsskiss: Mia Svedjeblad och Olof Johansson, kultur- och fritidsförvaltningen.

76 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) 10. Lokalanpassning Societetsscenen Dnr: SVN 2018/0028 Handläggare: Katarina Lindh Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 31 Dnr SVN 2018/0028 Lokalanpassning Societetsscenen Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. anvisa 300 tkr från investeringskonto anpassning fastighet avseende lokalanpassningar i Societetsscenen. Beskrivning av ärendet Societetsparkens scen används idag inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. Scenen är i nuvarande skick inte optimal. För att kunna utföra olika typer av arrangemang och evenemang så behöver scenutrymmet anpassas på olika sätt så verksamhet kan bedrivas och erbjuda möjlighet till olika arrangemang och evenemang. Ljud- och ljussättning är viktiga parametrar för scenframträdande och en mer permanent lösning för att enkelt kunna hantera detta behövs. Alla scenframträdande har olika krav men med fasta installationer är det lättare att göra de justeringar som behövs. Idag placeras högtalare på scengolvet vilket minskar scenytan och dessutom kan placerade föremål orsaka fler olyckor. Det tar tid för bygge av olika scenutformning vid olika akter. I dag kan inte belysning i scenens tak erbjudas, då det inte finns något att fästa belysningen i och detta är negativt utifrån artisternas behov och krav på ljussättning. Det löses då genom att på ytan längst fram på scenen placeras golvbaserade stativ för ljud och ljus vilket tar onödig plats för arrangemangen. Installation av tre s.k. trossar i taket möjliggör för att kunna hänga ljud- och ljussättning på ett bra sätt. Dessa är utrustade med kedjemotorer som gör att de kan tas upp och ned för att kunna arbeta med installation av ljud och ljud i rätt arbetshöjd och minimera riskarbete på stegar. Det kortar ner tiden för olika scenbyggen men skapar framförallt en bättre arbetsmiljö för de tekniker som utför dessa moment. Det ger en större scenyta vid framträdande och en mer säker miljö att vistas i. Fästen för högtalare installeras på utsidan.

77 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 10 april Kultur- och fritidsförvaltningens beslutsförslag den 22 mars Åtgärdsval lokalanpassning av Societetsscenen Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto anpassning fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot kultur- och fritidsnämnden. Investeringen redovisas som komponent 9 med en avskrivningstid 10 år. Protokollsutdrag: Kultur- och fritidsnämnden Avd chef fastighet

78 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Katarina Lindh Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Lokalanpassning Societetsscenen Förslag till beslut Servicenämnden beslutar 1. anvisa 300 tkr från investeringskonto från anpassning fastighet avseende lokalanpassningar i Societetsscenen Beskrivning av ärendet Societetsparkens scen används idag inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. Scenen är i nuvarande skick inte optimal. För att kunna utföra olika typer av arrangemang och evenemang så behöver scenutrymmet anpassas på olika sätt så verksamhet kan bedrivas och erbjuda möjlighet till olika arrangemang och evenemang. Ljud- och ljussättning är viktiga parametrar för scenframträdande och en mer permanent lösning för att enkelt kunna hantera detta behövs. Alla scenframträdande har olika krav men med fasta installationer är det lättare att göra de justeringar som behövs. Idag placeras högtalare på scengolvet vilket minskar scenytan och dessutom kan placerade föremål orsaka fler olyckor. Det tar tid för bygge av olika scenutformning vid olika akter. I dag kan inte belysning i scenens tak erbjudas, då det inte finns något att fästa belysningen i och detta är negativt utifrån artisternas behov och krav på ljussättning. Det löses då genom att på ytan längst fram på scenen placeras golvbaserade stativ för ljud och ljus vilket tar onödig plats för arrangemangen. Installation av tre s.k. trossar i taket möjliggör för att kunna hänga ljud- och ljussättning på ett bra sätt. Dessa är utrustade med kedjemotorer som gör att de kan tas upp och ned för att kunna arbeta med installation av ljud och ljud i rätt arbetshöjd och minimera riskarbete på stegar. Det kortar ner tiden för olika scenbyggen men skapar framförallt en bättre arbetsmiljö för de tekniker som utför dessa moment. Det ger en större scenyta vid framträdande och en mer säker miljö att vistas i. Fästen för högtalare installeras på utsidan. Beslutsunderlag Beslutsförslag kultur- och fritidsförvaltningen den 22 mars Åtgärdsval lokalanpassning av Societetsscenen Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto anpassning fastighet. Kapitalisering av

79 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot kultur- och fritidsnämnden. Investeringen redovisas som komponent 9 med en avskrivningstid 10 år. Ekonomi och verksamhet Investeringskonto anpassning fastighet har för år 2018 ett totalt investeringsbelopp på tkr. Beloppsgränsen för enskilt anpassningsärende är tkr. Reserverat belopp fram till detta ärende är 0 tkr. Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Katarina Lindh Avd chef fastighet Protokollsutdrag Kultur- och fritidsnämnden Avd chef fastighet

80 Beslutsförslag 1 (2) Dnr: KFN 2018/ Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Mia Svedjeblad, Lokalanpassning societetsscenen Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kultur- och fritidsnämnden att - godkänna åtgärdsvalsstudien - hemställa hos servicenämnden att få ta i anspråk max 300 tkr ur servicenämndens investeringskonto myndighetskrav fastighet avseende lokalanpassningar i Societetsscenen Beskrivning av ärendet Societetsparkens scen används idag inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. Scenen är i nuvarande skick inte optimal. För att kunna utföra olika typer av arrangemang och evenemang så behöver scenutrymmet anpassas på olika sätt så verksamhet kan bedrivas och erbjuda möjlighet till olika arrangemang och evenemang. Ljud- och ljussättning är viktiga parametrar för scenframträdande och en mer permanent lösning för att enkelt kunna hantera detta behövs. Alla scenframträdande har olika krav men med fasta installationer är det lättare att göra de justeringar som behövs. Idag placeras högtalare på scengolvet vilket minskar scenytan och dessutom kan placerade föremål orsaka fler olyckor. Det tar tid för bygge av olika scenutformning vid olika akter. I dag kan inte belysning i scenens tak erbjudas, då det inte finns något att fästa belysningen i och detta är negativt utifrån artisternas behov och krav på ljussättning. Det löses då genom att på ytan längst fram på scenen placeras golvbaserade stativ för ljud och ljus vilket tar onödig plats för arrangemangen. Installation av tre s.k. trossar i taket möjliggör för att kunna hänga ljud- och ljussättning på ett bra sätt. Dessa är utrustade med kedjemotorer som gör att de kan tas upp och ned för att kunna arbeta med installation av ljud och ljud i rätt arbetshöjd och minimera riskarbete på stegar. Det kortar ner tiden för olika scenbyggen men skapar framförallt en bättre arbetsmiljö för de tekniker som utför dessa moment. Det ger en större scenyta vid framträdande och en mer säker miljö att vistas i. Fästen för högtalare installeras på utsidan. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun TELEFAX WEBBPLATS Varberg

81 2 (2) Dnr: KFN 2018/ Beslutsunderlag Åtgärdsvalsstudie för lokalanpassning av Societetsscenen. Övervägande Ovan beskriven insats ses som en bra lösning som möter de krav på bra arbetsmiljö för den personal som arbetar i scenen innan och vid arrangemang. Det skapar dessutom en bättre miljö för artisternas framträdanden. Nollalternativ: Om medel inte beviljas kommer scenen och ytor backstage vara kvar i befintligt skick. Det innebär att det fortsatt kommer läggas mycket resurser på ljud- och ljussättning av scenen vid de olika arrangemangen och scenyta tas i anspråk för placering av högtalare mm. Riskarbete på stegar finns fortsatt och risk för skador när utrustning på scen står i vägen vid arrangemang. Ingen ljussättning av scen kan ske på det sätt artister/arrangörer önskar utan via ställningar i scenframkant eller nedanför scen. Ekonomi och verksamhet Effekten av anpassningen beräknas till max 300 tkr. Då den skrivs av på tio år kommer årshyra att öka med 30 tkr/år. Idag är hyran 64 tkr för Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd investering ryms inom regelverket för investeringskonto myndighetskrav fastighet avseende lokalanpassningar i Societetsscenen och att avskrivningstiden sätts till högst 10 år. Samråd Samråd har skett med kulturavdelningen och serviceförvaltningens fastighetsavdelning. Kultur- och fritidsförvaltningen Christina Josefsson Förvaltningschef Mia Svedjeblad Lokalstrateg Protokollsutdrag Servicenämnden

82 Åtgärdsval för lokalanpassning av Societetsscenen Initiering Behov, problem, krav: Nuvarande scen i Societetsparken har funnit i parken sedan sekelskiftet. Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för ett antal aktiviteter som bl.a. Parkmusiken och nationaldagsfirandet. Övergripande syfte: Det övergripande syfte är för att skapa god och säker arbetsmiljö för verksamheten som ställer om scenen mellan olika arrangemang men även för de artister som använder scenen. Förstå situationen Preciserade problem: Societetsparkens scen används idag inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. Scenen är i nuvarande skick inte optimal. Scenen som sådan är inte tillräcklig för de externa hyresgästernas sommarkonserter och ofta har de artisterna med sig egen scenutrustning. Ytor som ligger backstage innehåller en mindre loge, WC och en passage in till scenen. Behov av uppfräschning är stort. Även tillgänglighet till och i lokalerna har behov för viss anpassning. I samband med att Varbergs fastighets AB byggde nya toaletter i Societetshuset finns nu ett tillgängligt HWC för de som behöver. För att kunna utföra olika typer av arrangemang och evenemang så behöver scenutrymmet anpassas på olika sätt. Antal besökare till arrangemangen på scenen har under perioden 1 juli juni 2017 fördelats enligt nedan: Evenemang Besökare Ökning från 2016 Nationaldagen Parkmusiken Change Music Festival Övriga arrangemang/evenemang Totalt Krav (teknik, ekonomi, miljö, trafik mm): Krav som ställs är att lokalen upplevs flexibel, välkomnande och attraktiv. Då kan verksamheten bedriva och erbjuda möjlighet till olika arrangemang och evenemang. Ljudoch ljussättning är viktiga parametrar för scenframträdande och en mer permanent lösning för att enkelt kunna hantera detta behövs. Alla scenframträdande har olika krav men med fasta installationer är det lättare att göra de justeringar som behövs. Idag placeras högtalare på scengolvet vilket minskar scenytan och dessutom kan placerade föremål orsaka fler olyckor. Det tar dessutom tid för bygge av olika scenutformning vid olika akter. I dag kan inte belysning på scenen erbjudas, då det inte finns något att fästa belysningen i och detta är negativt utifrån artisternas behov och krav på ljussättning. Det löses då genom att på ytan

83 längst fram på scenen placeras golvbaserade stativ för ljud och ljus vilket tar onödig plats för arrangemanget. Mål för åtgärder: Att skapa en lokal som möter verksamheten och kunders behov i en mer attraktiv, omställbar och säker lokal vilket möjliggör för bättre och fler arrangemang. Pröva tänkbara åtgärder Åtgärder som studerats: Installation av tre s.k. trossar i taket möjliggör för att kunna hänga ljud- och ljussättning på ett bra sätt. Dessa är utrustade med kedjemotorer som gör att de kan tas upp och ned för att kunna arbeta med installation av ljud och ljud i rätt arbetshöjd och minimera riskarbete på stegar. Det kortar ner tiden för olika scenbyggen men skapar framförallt en bättre arbetsmiljö för de tekniker som utför dessa moment. Det ger en större scenyta vid framträdande och en mer säker miljö att vistas i för samtliga som befinner sig i och omkring den. Fästen för högtalare installeras på utsidan. Utformning har gjorts i samråd med HireSound som är den part kulturavdelningen samarbetar med vid scenbygge vid olika arrangemang. Placering av trossar föreslås enligt nedan layout:

84 Bedömd måluppfyllelse: Insatsen strävar primärt mot kommunens målområde Hälsa och social sammanhållning och kultur- och fritidsnämndens mål att genom våra verksamheter erbjuda mötesplatser och aktiviteter som ger människor möjlighet att stärka sin fysiska och psykiska hälsa och stärka individens möjlighet till delaktighet och inflytande Samlad bedömning av effekter och kostnader: Hyreskostnad 2018 för Societetsscenen är kr och inkluderar drift och underhåll samt media. Ytan som ingår i avtalet är ca 63 kvm Lokalanpassning beräknas till max kr vilket innebär en ökning av internhyran med kr per år under tio års tid. Kostnaden har beräknats av serviceförvaltningen. Upphandling av utrustning samt installation beräknas till ca kr och med en post på oförutsett på 15 % summeras insatsen till max kr. Detta belopp ansöks via servicenämnden som en lokalanpassning utifrån myndighetskrav, då arbetsmiljön är i fokus. Synergieffekter: Om medel för lokalanpassning beviljas kommer serviceförvaltningen att ombesörja uppfräschning av ytor backstage så de är klara parallellt med övriga insatser, vilket sker genom finansiering av deras underhållsbudget. Som ytterligare planerat underhåll ligger utbyte av scenportar men den insatsen sker inför säsongstart Nollalternativ: Om medel inte beviljas kommer scenen och ytor backstage vara kvar i befintligt skick. Det innebär att det fortsatt kommer läggas mycket resurser på ljud- och ljussättning av scenen vid de olika arrangemangen och scenyta tas i anspråk för placering av högtalare mm. Ingen ljussättning av scen kan ske på det sätt artister/arrangörer önskar utan via ställningar i scenframkant eller nedanför scen. Forma inriktning och rekommendera åtgärder Den gemensamma bilden är att för att kunna erbjuda så bra arrangemang som möjligt på Societetsscenen framöver behöver insatsen göras innan sommarsäsongen Fattas beslut om finansiering kan upphandling göras för installation av den fasta utrustningen och momenten för uppfräschning av ytskikt planeras in och hela insatsen samordnas av serviceförvaltningen. Mer flexibla och attraktiva lokaler som möter flera behov kan erbjudas. Planerad tidsåtgång för installation av trossar beräknas till en vecka och maj månad är disponibel för samtliga insatser så scenen kan stå klar till nationaldagsfirandet. Förslag till rekommendation är att hemställa hos servicenämnden att tilldela medel för lokalanpassning utifrån myndighetskrav uppskattat till max kr. Samverkan har skett med kulturavdelningen och serviceförvaltningen. Mia Svedjeblad, lokalstrateg kultur- och fritidsförvaltningen,

85 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) 11. Förvaltningen informerar Dnr: SVN 2018/0002 Handläggare: Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 32 Dnr SVN 2018/0002 Förvaltningen informerar Fastighetsförvaltare Magnus Karman svarar på frågor som ställdes på nämndssammanträdet i mars angående Varbergs direkts lokaler, bland annat isolering av samtalsrum, golvbeläggning, ventilation, beställningen samt kostnader. Information om anpassad matsedel.

86 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (29) 12. Månadsrapport mars Dnr: SVN 2018/0003 Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 33 Dnr SVN 2018/0003 Månadsrapport mars Beslut Arbetsutskottet tar del av månadsrapport för mars och beslutar 1. delge servicenämnden densamma. Beskrivning av ärendet Servicenämnden redovisar per mars ett resultat som avviker negativt med 1,0 mkr. Intäkterna avviker positivt med 3,4 mkr mot budget vilket till största delen beror på anpassningsärenden som fastighetsavdelningen har debiterat kund. Verksamhetskostnaderna ökar i samma grad. Mediakostnader, snöröjning och årsförsäkring för fastigheterna belastar verksamhetskostnaderna negativt med ca 4,9 mkr. Övriga verksamheter avviker positivt. Avskrivningar och ränta avviker positivt med 2,2 mkr beroende på att projekt och investeringsavslut blivit försenade. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året och serviceförvaltningen blir då debiterade avskrivningar och ränta efter hand och inte förrän nästkommande år. Beslutsunderlag Månadsrapport mars.

87 SERVICENÄMNDEN Månadsrapport Mars 2018 Jenny Lindborg

88 Kommentar till utfall Servicenämnden redovisar per mars ett resultat som avviker negativt med 1,0 mkr. Intäkterna avviker positivt med 3,4 mkr mot budget vilket till största delen beror på anpassningsärenden som fastighetsavdelningen har debiterat kund. Verksamhetskostnaderna ökar i samma grad. Mediakostnader, snöröjning och årsförsäkring för fastigheterna belastar verksamhetskostnaderna negativt med ca 4,9 mkr. Övriga verksamheter avviker positivt. Avskrivningar och ränta avviker positivt med 2,2 mkr beroende på att projekt och investeringsavslut blivit försenade. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året och serviceförvaltningen blir då debiterade avskrivningar och ränta efter hand och inte förrän nästkommande år. Ev. åtgärder Prognos Investeringar Se bilaga, sid 12 1

89 Kommentar till utfall Enligt plan. Ev. åtgärder 2

90 Kommentar till utfall Resultatet avviker positivt med 0,8 mkr. Ev. åtgärder 3

91 Kommentar till utfall Kundservice visar ett positivt resultat för perioden på 0,7 mkr vilket i huvudsak beror på lägre personalkostnader då några medarbetare är delvis föräldralediga samt att AC ej är ersatt fullt ut. De lägre verksamhetskostnaderna balanserar till viss del den något lägre intäkten men beror också på generell återhållsamhet. Kostnaderna för Varberg direkt avviker positivt med ca 0,1 mkr. Ev. åtgärder Investeringar Inga investeringar under

92 Kommentar till utfall Fastighetsavdelningen avviker negativt 3,1 mkr totalt för perioden. Detta beror framför allt på mediakostnader som ej är periodiserade, förhöjd kostnad i samband med snöröjning samt försäkringspremien för helåret som är debiterad i januari. Ev. åtgärder Prognos Investeringar - 5

93 Kommentar till utfall Intäkterna avviker positivt med 3,6 mkr mot budget och detta beror till stor del på anpassningsärenden som serviceförvaltningen har debiterat kund. Verksamhetskostnaderna ökar i motsvarande grad. Kostnaderna avviker negativt med 8,8 mkr mot budget och detta beror framför allt på mediakostnader som är högre under vintertid (2,4), försäkringspremier för helåret (0,9), anpassningar där som debiterats vidare kund (3,6 + 0,3) samt förhöjd kostnad för snöröjning (1,6). Avskrivningar och ränta avviker positivt med 2,2 mkr och det beror på kapitalkostnader som ekonomikontoret inte debiterat ut pga investeringar som blivit försenade. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året och blir då debiterade kapitalkostnader och ränta omgående och inte nästkommande år. 6

94 Kommentar till utfall Några tillkommande inhyrda lokaler för kommunens verksamheter har skett som ökar intäkterna och kostnaderna mot budget. 7

95 Kommentar till utfall Intäkten är något högre än budgeterat beroende på att fler befintliga kommunala verksamhetslokaler har tagits i bruk. Kostnaden för anpassning av dessa lokaler belastades som driftkostnader Verksamhetskostnaderna är lägre än budgeterade pga mindre driftkostnader under de tre första månaderna. 8

96 Reinvesteringar över 3 mkr Investeringsobjekt Fastighet Startdatum Projekt Budget Utfall-slutfört Ej påbörjad Furubergskolan 2018 Ventilation Påskbergsskolan 2018 Tak, fasad, fönster Ej påbörjad Vidhögeskolan 2018 Underhåll i samband med ombyggnation Rosenfredskolan 2018 Tak, fasad, fönster Ej påbörjad Kungsängen servicehus 2018 Byte pelletspanna och varmvattensystem Limagården 2018 Ventilation Renen montessori 2018 Fasad och fönster Bolmen 1 och X 2018 Lokaler från verkstad till kontor Vidhögehallen 2018 Ökad kapacitet Gymnastiken 2018 Fasad

97 Kommentar till utfall Kost och städ redovisar ett resultat som avviker 0,3 mkr positivt mot budget. Intäkterna avviker negativt med 1,0 mkr, främst beroende på lägre portionsförsäljning gentemot periodiserad budget. Den negativa avvikelsen på intäktssidan kompenseras av lägre verksamhetskostnader om 1,3 mkr. Detta beror främst på lägre kostnader för transporter och tillsynsavgifter till Miljö och hälsa. Under inledningen av året har enheterna också varit återhållsamma med materialinköp och liknande. Ev. åtgärder Följa upp och analysera utvecklingen av portionsförsäljningen gentemot budget. Investeringar Enligt plan.

98 Kommentar till utfall IT-avdelningen redovisar ett resultat för året som är 0,3 mkr bättre än budget. I budgeten har vi räknat med en tjänst under en del av året som ännu inte är besatt. Lönekostnaden inklusive sociala avgifter motsvarar i huvuddelen av överskottet på personalkostnader. Överskott på verksamhetskostnader beror på lägre användning av konsulter än budgeterat hittills i år. EMM-verktyg (1,5 mkr ur resultatfond) Kostnader för EMM-verktyg har ännu inte belastat verksamheten. Investeringar Investeringskostnaderna följer plan. 11

99 12