kallas till sammanträde tisdagen den 21 november kl i föreningen Laurins lokaler i Lysekil.

Transkript

1 Kommunstyrelseförvaltningen KALLELSE/FÖREDRAGNINSLISTA Utbildningsnämnden kallas till sammanträde tisdagen den 21 november kl i föreningen Laurins lokaler i Lysekil. Öppet sammanträde utom i de punkter som markerats med (sluten del) eller där ordförande så beslutar. ÄRENDE 1. Mötets öppnande och val av justerare Förslag, dagens justerare: Monica Andersson 2. Fastställande av dagordningen 3. Beslut intern kontroll Beslut av reviderade riktlinjer för tillsyn av fristående förskolor, fritidshem och enskild pedagogisk omsorg 5. Information ekonomisk uppföljning 6. Beslut om avgifter inom Gullmarsborg omedelbar justering 7. Beslut om hyresavtal gentemot Lysekils ryttarförening - omedelbar justering 8. Sammanträdeskalender Förvaltningschefen och ordförande informerar 10. Anmälan av delegationsbeslut 11. Anmälningsärenden Anmälan till försäkringskassan skadad elev på Gullmarsgymnasiet (UBN ) Anmälan till arbetsmiljöverket om skada allvarligt tillbud , vid Dolmöya, Norge (UBN ) Anmälan till Försäkringskassan om arbetsolycka under resa till Knutshaug Fiskeferie (UBN ) Anmälan till Försäkringskassan om arbetsolycka fall i trapp (UBN ) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige , 121 Vision Lysekil 2030 (UBN ) Lysekils kommun, Lysekil Tel: madelene.johansson@lysekil.se

2 Kommunstyrelseförvaltningen KALLELSE/FÖREDRAGNINSLISTA 12. Övrigt Polisanmälan skadegörelse Gymnasievägen 4, , krossade rutor Kronbergshallen (UBN ) Protokollsutdrag kommunfullmäktige , 128 Riktlinjer för intern kontroll (UBN ) Lysekil KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Kent Olsson / ordförande Madelene Johansson sekreterare Lysekils kommun, Lysekil Tel: madelene.johansson@lysekil.se

3 Tjänsteskrivelse Sid 1/2 Datum Dnr UBN Utbildningsförvaltningen Lena Garberg, Intern kontroll 2018 Sammanfattning De två kontrollområden som föreslås för 2018 är: Att rutiner för anmälan om kränkande behandling, trakasserier och diskriminering följs och efterlevs på alla nivåer i utbildningsförvaltningen samt att rapportering sker till Utbildningsnämnden samt Att det finns system och rutiner för elevers frånvaro på alla nivåer i utbildningsförvaltningen Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att anta de två föreslagna kontrollområdena för Ärendet Kommunstyrelsen har beslutat om ett delvis nytt förfarande vid framtagandet av nämndernas interna kontrollområden vilket innebär att den interna kontrollen delas upp i tre beslutssteg. Detta ärende är det första i de tre stegen vilket innebär att, efter en risk- och konsekvensanalys, besluta om kontrollområden för De två kontrollområden som föreslås för 2018 är: Att rutiner för anmälan om kränkande behandling, trakasserier och diskriminering följs och efterlevs på alla nivåer i utbildningsförvaltningen samt att rapportering sker till Utbildningsnämnden samt Att det finns system och rutiner för elevers frånvaro på alla nivåer i utbildningsförvaltningen. Förvaltningens synpunkter Utbildningsnämnden har vid flera tillfällen varit undrande till varför det anmäls så få ärenden till nämnden om kränkande behandling, trakasserier och diskriminering. Uppfattningen har varit att en kommun av Lysekils storlek borde ha fler anmälningsärenden. Det finns i dag rutiner för hur anmälan ska ske men det är osäkert om rutinerna efterföljs på ett likvärdigt sätt på alla skolor. Förvaltningen ser allvaret i om dessa rutiner inte följs och menar att kontrollområdet är högst relevant. Elever som har hög skolfrånvaro får sämre betyg än elever med hög närvaro. Det finns idag troligen rutiner på alla skolenheter om hur elevers frånvaro hanteras och hur statiskt om frånvaro förs. System att följa upp frånvaro på en förvaltningsövergripande nivå finns inte. Att det finns system och rutiner för elevers frånvaro på alla nivåer hos huvudmannen är av största vikt så att inga elever riskerar att inte klara sin skolgång på bästa möjliga sätt på grund av frånvaro. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

4 TJÄNSTESKRIVELSE 2(2) Datum Vår beteckning UBN nr Lennart Olsson Förvaltningschef Lena Garberg Handläggare Beslutet skickas till Ekonomiavdelningen Ing-Marie Tjulander, utvecklingsledare Förvaltningschef

5 Tjänsteskrivelse Sid 1/2 Datum Dnr UBN Utbildningsförvaltningen Lena Garberg, Riktlinjer för tillsyn av fristående förskolor, fritidshem och enskild pedagogisk omsorg Sammanfattning Lysekils kommun godkänner fristående förskolor och fritidshem, beslutar om rätt till bidrag för enskild pedagogisk omsorg samt är tillsynsmyndighet för de fristående förskolor, fritidshem samt enskild pedagogisk omsorg som kommunen har godkänt och gett rätt till bidrag i enlighet med 2 kap 5 och 25 kap 10 skollagen (2010:800). Tillsyn är myndighetsutövning och ska vara en självständig granskning som utgår från lagar och förordningar. De tidigare Rutiner vid tillsyn av fristående förskola i Lysekils kommun (BIN 2012:37) ersätts nu med mer ändamålsenliga Riktlinjer för tillsyn av fristående förskolor, fritidshem och enskild pedagogisk omsorg. Förslag till beslut Utbildningsnämnden antar riktlinjerna för tillsyn av fristående förskolor, fritidshem och enskild pedagogisk omsorg. Ärendet Lysekils kommun godkänner fristående förskolor och fritidshem samt beslutar om rätt till bidrag för enskild pedagogisk omsorg som har sin verksamhet inom kommungränsen i enlighet med 2 kap 5 och 25 kap 10 skollagen (2010:800). Kommunen är genom utbildningsnämnden också tillsynsmyndighet för de fristående förskolor, fritidshem samt enskild pedagogisk omsorg som kommunen har godkänt och gett rätt till bidrag. Tillsyn är myndighetsutövning och ska vara en självständig granskning som utgår från lagar och förordningar. Vidare ska tillsyn leda till beslut om åtgärder vid konstaterade brister. De tidigare Rutiner vid tillsyn av fristående förskola i Lysekils kommun (BIN 2012:37) ersätts nu med mer ändamålsenliga Riktlinjer för tillsyn av fristående förskolor, fritidshem och enskild pedagogisk omsorg. Förvaltningens synpunkter Rutiner vid tillsyn av fristående förskola i Lysekils kommun (BIN 2012:37) innehåller felaktigheter. Dokumentet har nu arbetats om till att bli en riktlinje som stämmer överens med vad kommunstyrelsen beslutat om riktlinjers utseende och innehåll (LKS ). De nya riktlinjerna skiljer sig på två punkter mot tidigare rutiner, 1) tidsintervallet för kommunens tillsyn anges till tre år mot tidigare varje år, 2) kommunens möjlighet till råd och vägledning lyfts fram. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

6 TJÄNSTESKRIVELSE 2(2) Datum Vår beteckning UBN nr Lennart Olsson Förvaltningschef Lena Garberg Kvalitets- och utvecklingschef Bilaga Riktlinjer för tillsyn av fristående förskolor, fritidshem och enskild pedagogisk omsorg. Beslutet inklusive handlingar skickas till Lena Garberg, kvalitets- och utvecklingschef

7 Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Lysekils kommuns Riktlinjer för tillsyn av fristående förskolor, fritidshem och enskild pedagogisk omsorg

8 Fastställt av: Utbildningsnämnden Datum: För revidering ansvarar: Dokumentet gäller för: Dokumentet gäller till och med: Dokumentansvarig: Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden och utbildningsförvaltningen 2020 Utbildningsnämnden har rätt att göra revideringar i riktlinjerna under löptiden. Dokumentet ersätter UBN Rutiner vid tillsyn av fristående förskola i Lysekils kommun. Förvaltningschef Dnr: UBN Sida 2 av 8

9 Riktlinjer för tillsyn av fristående förskolor, fritidshem och enskild pedagogisk omsorg Innehåll Inledning och syfte... 4 Tillvägagångssätt... 4 Tillsynsprocess... 4 Olika typer av tillsyn... 5 Etableringskontroll... 5 Förstagångstillsyn... 5 Regelbunden tillsyn... 5 Riktad tillsyn... 5 Tillsyn på förekommen anledning (akuttillsyn)... 5 Underlag vid tillsyn... 5 Befogenheter vid tillsyn... 5 Förebyggande åtgärder... 6 Beslut och sanktioner... 6 Föreläggande... 6 Anmärkning... 6 Återkallelse... 6 Tillfälligt verksamhetsförbud... 6 Uppföljning av tillsynsbeslut... 7 Sida 3 av 8

10 Inledning och syfte Lysekils kommun godkänner fristående förskolor och fritidshem samt beslutar om rätt till bidrag för enskild pedagogisk omsorg som har sin verksamhet inom kommungränsen i enlighet med 2 kap 5 och 25 kap 10 skollagen (2010:800). Kommunen är genom utbildningsnämnden också tillsynsmyndighet för de fristående förskolor, fritidshem samt enskild pedagogisk omsorg som kommunen har godkänt och gett rätt till bidrag Syftet med tillsynen av fristående förskolor är att garantera att barn erbjuds en utvecklande, lärande och stimulerande verksamhet i enlighet med skollag och läroplan. Tillsyn är myndighetsutövning och den ska vara en självständig granskning som utgår från lagar och förordningar. Vidare ska tillsyn leda till beslut om åtgärder vid konstaterade brister. Om brister framkommer kan utbildningsnämnden ingripa mot huvudmannen med sanktioner. Huvudmannen är den som är ytterst ansvarig för att verksamheten lever upp till de mål och krav som framgår av författningarna. En huvudman kan vara aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, enskild firma, ekonomisk förening, ideell förening, registrerat trossamfund eller stiftelse. I tillsynen ingår att fatta de beslut om åtgärder som kan behövas för att den huvudman som bedriver verksamheten ska rätta till fel som upptäcks vid granskningen. Tillvägagångssätt Kommunen ska vid tillsynen bland annat bedöma personalens utbildning eller erfarenhet, förskolechefens ansvar, barngruppernas sammansättning, lokaler och miljö samt att verksamheten arbetar enligt läroplan och andra styrdokument. Även huvudmannens och enhetens systematiska kvalitetsarbete granskas så att skollagens krav uppfylls. Redovisning av genomförd tillsyn och eventuella sanktioner sker senast ett halvt år efter genomförd tillsyn till utbildningsnämnden. Tillsyn genomförs med hjälp av besök i verksamheten, intervjuer och spontana samtal. Huvudmannen får några veckor före tillsynsbesöket en skriftlig information om besöket tillsammans med ett frågeunderlag om verksamhetens förutsättningar och innehåll. Utbildningsförvaltningen kan också genomföra oanmälda tillsynsbesök. Tillsynsprocess Sida 4 av 8

11 Olika typer av tillsyn Etableringskontroll Etableringskontrollen ska ske innan verksamheten får starta. Den innebär att utbildningsförvaltningen inom ramen för tillsynsprocessen granskar att huvudmannen kan bedriva verksamheten i enlighet med de riktlinjer för godkännande och rätt till bidrag som finns för utbildningsförvaltningen. Förstagångstillsyn Normalt genomförs förstagångstillsyn 4-6 månader efter verksamhetsstarten. Vid tillsynen granskas verksamheten utifrån vad som här angetts i avsnitten Inledning och syfte samt Etableringskontroll. Regelbunden tillsyn Regelbunden tillsyn genomförs minst vart tredje år. Den regelbundna tillsynen kan utifrån en risk- och väsentlighetsanalys av den aktuella verksamheten sådan analys komma att ske oftare. Riktad tillsyn En riktad tillsyn kan inriktas mot en specifik sakfråga, t.ex. regler för kö till verksamheten. Vid en riktad tillsyn kan bedömningarna grundas på vad som framkommit i skriftliga underlag som utbildningsförvaltningen begärt in från huvudmännen. Tillsyn på förekommen anledning (akuttillsyn) Tillsyn på förekommen anledning genomförs i en verksamhet när det till utbildningsnämnden framkommit uppgifter om allvarliga brister som behöver granskas omedelbart. Tillsynen fokuserar på de signalerade bristerna. Om huvudmannen inte har fått ta del av klagomålet och bedöms ha förutsättningar att rätta till de brister som anmälts, kan anmälan överlämnas till huvudmannen för utredning och åtgärder. Anmälningar som innehåller uppgifter av allvarlig karaktär utreds alltid av utbildningsförvaltningen. Underlag vid tillsyn Inför tillsynen (inte etableringskontroll och akut tillsyn) skickar utbildningsförvaltningen ut ett formulär som huvudmannen ska fylla i och sända tillbaka till förvaltningen före tillsynsbesöket. Formuläret berör olika perspektiv på verksamheten som barnsäkerheten; systematiskt kvalitetsarbete; vårdnadshavares inflytande; öppettider och avgifter. Aktuella lagstadgade handlingsplaner ska också bifogas underlaget. Befogenheter vid tillsyn Huvudmän för fristående förskolor, fritidshem och enskild pedagogisk omsorg som står under Lysekils kommuns tillsyn är enligt 26 kapitlet 7 skollagen skyldig att på utbildningsförvaltningens begäran lämna upplysningar samt tillhandahålla handlingar och annat material som behövs för tillsynen. Det kan handla om dokument som förskolan, fritidshemmet eller den enskilda pedagogiska omsorgen redan har men också sammanställningar som utbildningsförvaltningen ber huvudmannen ta fram. Utbildningsförvaltningen har rätt att på plats granska verksamheten. Det betyder att tjänstemännen ska få komma in i verksamhetens lokaler så mycket som behövs för tillsynen. Om huvudmannen inte skulle lämna de uppgifter som Sida 5 av 8

12 utbildningsförvaltningen behöver för sin tillsyn kan huvudmannen enligt 8 samma kapitel föreläggas med vite att lämna ut uppgifterna. Förebyggande åtgärder Utbildningsnämnden ska inom ramen för sin tillsyn lämna råd och vägledning enligt 26 kap. 9 skollagen. Vid tillsynsbesöket och i kommuniceringen kring tillsynsbeslutet finns också utrymme för råd och vägledning. Beslut och sanktioner Om brister har framkommit vid tillsynen är det utbildningsnämnden som fattar beslut om de åtgärder som huvudmannen ska vidta för att avhjälpa bristerna. Utbildningsnämnden beslutar om återkallelse av godkännande, vite vid föreläggande samt verksamhetsförbud. Efter tillsynsbesöket skriver tjänstemännen en rapport som beskriver eventuella brister i verksamheten. Huvudmannen får rapporten för sakgranskning. Huvudmannen kan i detta skede korrigera och komplettera de beskrivna sakförhållandena men kan inte i övrigt påverka bedömningarna. Om utbildningsförvaltningen bedömer att en huvudmans verksamhet i något avseende inte lever upp till kraven i författningarna kan utbildningsnämnden, enligt 26 kap , 18 och 27 skollagen, rikta sanktioner mot huvudmannen. Följande sanktioner/ingripanden kan då komma i fråga. Föreläggande Om en huvudman inte uppfyller kraven som gäller för verksamheten föreläggs huvudmannen att fullgöra sina skyldigheter. Detta gäller också om huvudmannen inte följer de villkor som gäller enligt beslutet om godkännande eller beslutet om bidrag. Utbildningsnämnden anger i föreläggandet de åtgärder som behövs för att avhjälpa de påtalade bristerna. Föreläggande förenat med vite Föreläggande med vite kan beslutas direkt eller som ett ekonomiskt påtryckningsmedel för att förmå huvudmannen att följa ett tidigare beslutat föreläggande. Utbildningsnämndens beslut om föreläggande med vite går att överklaga hos allmän förvaltningsdomstol. Ett vitesföreläggande gäller omedelbart även om huvudmannen överklagar det. Förvaltningsrätten kan därefter utdöma vitet. Ett sådant beslut är också överklagbart. Anmärkning Om bristen inte är allvarlig får utbildningsnämnden ge huvudmannen en anmärkning i stället för ett föreläggande. Avstående från ingripande Utbildningsnämnden behöver inte alltid ingripa mot en huvudman som inte följer lagen t.ex. om överträdelsen är ringa och inte lett till några negativa konsekvenser för någon enskild. Återkallelse Utbildningsnämnden kan återkalla ett beslut om godkännande för fristående förskola liksom ett beslut om bidrag (gäller enskild pedagogisk omsorg). Det kan hända om huvudmannen inte följt ett föreläggande och om överträdelsen är allvarlig. Ett beslut om återkallelse är överklagbart till förvaltningsrätten. Tillfälligt verksamhetsförbud I mycket allvarliga fall kan utbildningsnämnden förbjuda en viss verksamhet med omedelbar verkan. Det handlar om situationer där det är sannolikt att utredningen i ett tillsynsärende kommer att leda till att utbildningsnämnden drar in huvudmannens godkännande/rätt till bidrag. För att beslutet ska gälla omedelbart måste det vara omöjligt att vänta med hänsyn till barnens hälsa eller något annat särskilt skäl. Beslutet Sida 6 av 8

13 får gälla i högst sex månader. Beslut om tillfälligt verksamhetsförbud kan överklagas av huvudmannen till förvaltningsrätten. Uppföljning av tillsynsbeslut Ett beslut om föreläggande gäller omedelbart men huvudmannen får, beroende på typen av brist och allvaret i bristen, en rimlig tid på sig innan vidtagna åtgärder ska redovisas. Normalt handlar det om två månader men kortare och längre redovisningstid förekommer, vid t.ex. säkerhetsbrister brukar redovisningstiden bli kortare. Uppföljande tillsynsbesök kan också förekomma för att följa att de brister som framkommit åtgärdas. Sida 7 av 8

14 Postadress: LYSEKIL Besöksadress Stadshuset, Kungsgatan 44 Tel: E-post Webbplats: lysekil.se Tänk på miljön innan du skriver ut Sida 8 av 8

15 Tjänsteskrivelse Datum Dnr UBN Utbildningsförvaltningen/Fritidsavdelningen Torgny Jansson Avgifter inom Gullmarsborg Ärendet Utbildningsförvaltningen beslutade att inom enheten fritid höja hyrestaxorna för anläggningar med 10 %. Höjningen på 10 % skulle även göras inom enheten Gullmarsborg efter ärendeframställan från enheten. Den del av fritidssektorn som nedan redovisas är föreningstaxor, privattaxor samt företagstaxor inom fritidssektorn. En höjning med 10 % skulle innebära följande taxenivåer/timma för Gullmarsborgs område: Föreningstaxa per ungdom simhall/ishall 45 kr 50 kr Vuxentaxa A förening simhall/ishall 180 kr 200 kr Vuxentaxa B privat/företag simhall/ishall 350 kr 380 kr Hyresgäst annan kommun simhall 400 kr 450 kr Hyresgäst annan kommun ishall 600 kr 660 kr Match kommunförening ishall senior 1500 kr 1650 kr Till dessa huvudtaxor tillkommer taxor för delar av anläggningar och mindre anläggning som dans och spinningsal. Dessa nivåer redovisas inte men påverkas också av den 10 % höjningen. Förslag till beslut Utbildningsnämnden föreslår att kommunfullmäktige fastställer ny taxa fr.o.m för avgifter inom Gullmarsborg i enlighet med fritidsavdelningens förslag. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

16 Tjänsteskrivelse Lennart Olsson Förvaltningschef Torgny Jansson Fritidschef Beslut inklusive handling skickas till Fritidschef Kommunstyrelsen Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax:

17 Tjänsteskrivelse Sid 1/1 Datum Dnr UBN Utbildningsförvaltningen Lennart Olsson, Hyresavtal gentemot Lysekils Ryttarförening Lysekils ryttarförening och Lysekils kommun tecknar ett hyresavtal gällande anläggningen del av Ulseröd 2:158, 2:153. Avtalet gäller i tio år med början Förslag till beslut Utbildningsnämnden föreslår kommunstyrelsen att teckna nytt hyresavtal med Lysekils Ryttarförening i enlighet med bifogat förslag. Ärendet Lysekils Ryttarförening sade upp avtal gällande hyra av ridsportsanläggning. Denna uppsägning har vid ett antal tillfällen förlängts via överenskommelser. Den senaste överenskommelsen reglerar att avtalet är gällande t.o.m Intensionen har varit att teckna ett nytt avtal som löper tio år. Denna tidsrymd krävs för att föreningen ska kunna ansöka om bidrag och stipendier från olika stiftelser och fonder. Inför detta avtal har föreningen och utbildningsnämnden tydliggjort villkor och gränsdragningslistor. Avtalsförslaget följer tidigare avtal med gjorda förtydliganden enligt ovan. Lennart Olsson Förvaltningschef Beslutet inklusive handling skickas till Kommunstyrelsen Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

18 Tjänsteskrivelse Sid 1/2 Datum Dnr UBN Avdelningen för verksamhetsstöd Madelene Johansson, Utbildningsnämndens sammanträdeskalender 2018 Sammanfattning Utbildningsförvaltningen har utarbetat förslag till sammanträdeskalender för utbildningsnämnden 2018 enligt nedan. Datum Sammanträdet börjar kl (om inget annat anges kallelsen) 24 januari Borgmästaren 1 mars Kl 13.00, Borgmästaren (torsdag) 27 mars (U1) KF-salen (tisdag) 25 april Borgmästaren 29 maj (U2) KF-salen (tisdag) 19 juni Borgmästaren (tisdag) 29 augusti Borgmästaren 2 oktober (U3) KF-salen (tisdag) 14 november Borgmästaren 12 december Borgmästaren Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att godkänna den reviderade sammanträdeskalendern för utbildningsnämnden år Ärendet Varje höst tar kommunstyrelseförvaltningen fram förslag till sammanträdeskalender så att nämnderna kan fatta beslut gällande sammanträdeskalender för nästkommande år. I förslaget har hänsyn tagit till ekonomienhetens planering för ekonomiska uppföljningar samt för budgetarbetet i övrigt Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

19 TJÄNSTESKRIVELSE 2(2) Datum Vår beteckning UBN nr Lennart Olsson Förvaltningschef Madelene Johansson Handläggare Beslut inklusive handlingar skickas till Utbildningsnämndens ledamöter och ersättare Utbildningsförvaltningen

20 ... Anmälnings datum :29:08 Typ av anmälan Arbetsolycka Den skadade Du har nu gjort en anmälan till Försäkringskassan. Tänk på att arbetsgivare, skyddsombud och den drabbade ska ha en kopia av anmälan/kvittot. Personnummer: XXXXXX-XXXX Namn: XXXXXXXXX Arbetsplats LYSEKILS KOMMUN Organisationsnummer: GULLMARSGYMNASIET RINKENÄSGATAN 2 LYSEKIL Den skadades yrke / sysselsättning Yrke: XXXXXXXX Arbetsuppgift: Anställningsform: XXXXXXXX Var, när och hur inträffade olyckan? Sida 1 av 2 LYSEKILS KOMMUN Utµ Registraturen , Dnr (}(XJ: Händelseplats GULLMARSGYMNASIET RINKENÄSGATAN 2 LYSEKIL Händelsedatum :25 Händelsetext Jag kom från lektion och skulle gå ner för trappan i skolan. Vätska låg på golvet ovanför trappan där jag halkade i detta och for utför trappan, 12 trappsteg och hamnade längst ner på trappan. Skador ömmande vänster arm samt ömmande vänster ben. Har olyckan inneburit sjukfrånvaro? Nej Vad var orsaken till olyckan? Fall från höjd - t ex nedåt i trappa eller avstigning från lastbil Precisera den faktor som orsakade olyckan Hur uppkom kroppskadan? Vilken är den huvudsakliga kroppskadan? Stukning och sträckning Övriga kroppsskador Vilken kroppsdel skadades huvudsakligen? Ben, inklusive knä Övriga skadade kroppsdelar Åtgärder Åtgärder som förhindrar upprepandet av skada Ett samarbete mellan Arbetsmiljöverket och Försäkringkassan

21 la Rlnllcrlngska.ssan Du har nu gjort en anmälan till Försäkringskassan. Tänk på att arbetsgivare, skydsombud och den drabbade ska ha en kopia av anmälan/kvittot. Sida2 av 2 Hålla renffrån liätska I trappan Har åtgärd genomföl1$? Ja, '; ' Har skyddsombud deltagit i utredning? NEJ Namn samt befattning p(,.de som,iu- varit med oeh gjort arunälan Befattning Arbetsgivare och skyddsombud Namn XXXXXX XXXXXX Ett samarbete mellan Arbetsmilj.överket och Försäkringkassan.

22 I RB!fS.,ILJi) f8 VERHT Du har nu gjort en anmälan till Arbetsmiljöverket. Sida 1 av 2 Anmälningsdatum 19 oktober 2017, 11 :40 Typ av skada Allvarligt tillbud Arbetsplats LYSEKILS KOMMUN GULLMARSGYMNASIET RINKENÄSGATAN 2 LYSEKIL Var inträffade tillbudet? Händelseplats Dolmöya Norge När inträffade tillbudet? 18 oktober 2017, 16:05 Vad orsakade tillbudet? Annan orsak Vad hände? En elev vid Gullmarsgymnasiet som har dykcertifikat gör ett nöjesdyk under ledning av en utbildad divemaster. Dyket genomförs till 12 meters djup och 24 minuter in på dyket tappar eleven kontroll på sin flytkraft och flyter snabbt upp mot ytan. Efter dyket informeras eleven om att det kan finnas risk för tryckfallssjuka eller lungbristning beroende på den snabba uppstigningen. Om hon känner några som helst symptom får hon absolut inte ignorera detta utan måste meddela detta till dykledningen. Cirka sex timmar efter dyket meddelar eleven att hon upplever huvudvärk, smärtor i leder, stickningar i fingertopparna och bröstsmärtor. Detta är tydliga symptom på tryckfallssjuka eller lungbristning. Eleven i fråga sätts då genast på syrgas och uppmanas dricka mycket vätska. Ungefär en timme efter att syrgasen satts in och tre liter vatten druckits upp kvarstår bekymren. Då larmas larmcentralen klockan Ambulansen dyker sedan upp ca 30 minuter senare och eleven i fråga transporteras då till tryckkammare i Bergen. Anmälarens kontaktuppgifter XXXXXXXX Ett samarbete mellan Arbetsmiljöverket och Försäkringkassan

23 FÖ!"Slkrlngskan«1 Du har nu gjort en anmälan till Försäkringskassan. Tänk på att arbetsgivare, skyddsombud och den drabbade ska ha en kopia av anmälan/kvittot. Sida 1 av 2 Anmälnings datum :35:30 Typ av anmälan Arbetsolycka Den skadade Personnummer: XXXXXX-XXXX Namn: XXXXXX Arbetsplats Campus Väst Organisationsnummer: Lysekils Kommun Rinkenäsgatan 2 Lysekil I i I ' Jr( UBN 2017,om- 2 s rinr, ". 2..0/7-0002/ I Den skadades yrke / sysselsättning Yrke: XXXXXX Arbetsuppgift: XXXXXXXXX Anställningsform: XXXXXXXX Var, när och hur inträffade olyckan? Händelseplats Knutshaug Fiskeferie Hitra Händelsedatum :30 Händelsetext Eleven rensar fisk och skär sig i vänster pekfingertopp. Två lärare tar hand om eleven, tvättar såret under rinnande kallt vatten och lägger förband. Kontaktar sjukvårdskunnig personal som finns med på resan. Vi har eleven under uppsikt under kvällen och natten han får också värktabletter. Eleven mår bättre följande dag och deltar i våra övningar med hänsyn till skadan. Kontaktar sjukvårdsupplysningen och sjukvården i Lysekil under hemresan ( ). Bokar tid och följer eleven till vårdcentralen i Lysekil på lördagen (21/10-17) där eleven får skadan kontrollerad av läkare. Har olyckan inneburit sjukfrånvaro? Ja, 1-3 dagar Vad var orsaken till olyckan? Annan orsak Precisera den faktor som orsakade olyckan Knivskada Hur uppkom kroppskadan? Vasst föremål t.ex., kniv, vass plåt Vilken är den huvudsakliga kroppskadan? Annan typ av sår eller ytlig skada Övriga kroppsskador Vilken kroppsdel skadades huvudsakligen? Finger, fingrar Övriga skadade kroppsdelar Ett samarbete mellan Arbetsmiljöverket och Försäkringkassan

24 F&-siUlrlngskan.an Du har nu gjort en anmälan 1111 Försäkringskassan. Tänk på att arbetsgivare, skyddsombud och den drabbade ska ha en kopia av anmälan/kvittot. Sida 2 av 2 Åtgärder Åtgärder som förhindrar upprepandet av skada Försiktighet med vassa knivar. Avliva fisk ordentligt före rensning. Har åtgärd genomförts? Ja Har skyddsombud deltagit i utredning? NEJ Natnn samt befattning pä de som har varit med och gjort anmälan Befattning Annan/den skadade Namn XXXXXXXXXXXX fil sam;,1rbp.tc mellan ArhotsmiljövP.rket och Försåkringk:tssan

25 (a Rlrsllkrtnoakanan Du har nu gjort en anmälan till Försäkringskassan. Tänk på att arbetsgivare, skyddsombud och den drabbade ska ha en kopia av anmälan/kvittot. Sida 1 av 2 Anmälnings datum :59:00 Typ av anmälan Arbetsolycka Den skadade Personnummer: XXXXXX-XXXX Namn: XXXXXXXX UBN Dill.i z (L Arbetsplats LYSEKILS KOMMUN Organisationsnummer: GULLMARSGYMNASIET RINKENÄSGATAN 2 LYSEKIL Den skadades yrke / sysselsättning Yrke: XXXXXXXX Arbetsuppgift: XXXXXXX Anställningsform: XXXXXX Var, när och hur inträffade olyckan? Händelseplats GULLMARSGYMNASIET RINKENÅSGATAN 2 LYSEKIL Händelsedatum :20 Händelsetext Halkade i inomhustrappa och skadade vänster knä. Har olyckan inneburit sjukfrånvaro? Ja, 1-3 dagar Vad var orsaken till olyckan? övrigt, inte angivet ovan Precisera den faktor som orsakade olyckan Fall i trappa Hur uppkom kroppskadan? Annan Orsak Vilken är den huvudsakliga kroppskadan? Förskjutning, vriden ur led Övriga kroppsskador Vilken kroppsdel skadades huvudsakligen? Ben, inklusive knä Övriga skadade kroppsdelar Åtgärder Åtgärder som förhindrar upprepandet av skada Ett samarbete mellan Arbetsmiljöverket och Försäkringkassan

26 (a Förslkrlog.skatsan Du har nu gjort en anmälan till Försäkringskassan. Tänk på att arbetsgivare, skyddsombud och den drabbade ska ha en kopia av anmälan/kvittot. Sida 2 av 2 Har åtgärd genomförts? Ej relevant Har skyddsombud deltagit i utredning? NEJ Namn samt befottning,på de son,i hat varit med 0:eh gjort anmälaj:l Befattning Annan/den skadade Namn XXXXXXX XXXXXXX Ett samarbete mellan Arbetsmiljöverket och Försäkringkassan.

27 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige (43) 121 Vision Lysekil 2030 Dnr: LKS Enligt Lysekils kommuns styrmodell utgör visionen och värdegrunden tillsammans med kommunala och statliga styrdokument grunden för verksamhetens uppdrag (grunduppdraget). Visionen ska ange ett framtida önskvärt tillstånd och resultat på lång sikt (10 år eller mer). Den ska ge inriktning och energi för utvecklingsarbetet och visa vägen till en bättre verksamhet och ett bättre Lysekil. Visionen har arbetats fram i workshops med politiker och tjänstemän i kommunen med svaren från enkäten Lysekil 2030 som ett viktigt underlag. Efter återremiss från kommunstyrelsen i maj 2017 har förslaget till vision varit publicerat på kommunens hemsida med möjlighet till att lämna synpunkter. Förvaltningen har även informerat om förslaget i samband med seglingsveckan i augusti. Med tanke på visionens syfte, att ge en övergripande inriktning för kommunens utveckling, bör kommunfullmäktige besluta att den ska gälla för hela kommunkoncernen, dvs. de av kommunen helägda bolagen inom Lysekils Stadshus AB. Beslutsunderlag Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse , med bilaga. Protokoll från kommunstyrelsen , 138 Yrkande Ronald Rombrant (LP): Bifall till kommunstyrelsens förslag. Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige fastställer Vision Lysekil 2030 samt att denna ska gälla även för de av kommunen helägda bolagen. Beslutet skickas till Samtliga nämnder och bolag Justerare: Utdragsbestyrkande:

28 Vision Lysekil 2030

29 Vision Lysekil 2030 Lysekil är en hållbar och attraktiv kommun året runt som kännetecknas av kreativitet och framtidstro. Lysekil är en självklar mötesplats och ledande inom maritima näringar. F att kunna styra en segelbåt dit man vill måste man först veta vart man vill. På samma sätt är det med en kommun och därför har vi arbetat fram en vision som beskriver vad vi vill ska känneteckna Lysekils kommun i framtiden. Vi är kommunens politiker och tjänstemän som tagit hjälp av svar från enkäten Lysekil 2030 som genomfördes under Circa 350 intresserade personer ur alla led unga och gamla, män och kvinnor, kommunens personal, aktiva inom näringslivet har bidragit med synpunkter på hur man vill se sitt Lysekil utvecklas. Visionens roll är att inspirera och ta ut riktningen den ska vara ambitiös men inte omöjlig att nå. Fokus ligger på det som är viktigast, det vi kan påverka, det som är unikt och det som utmanar. Visionen blir ett viktigt verktyg, en ständig ledstjärna, när vi i kommunen fattar beslut om hur vi satsar våra gemensamma resurser. Men den avgörande faktorn för om vi ska nå visionens önskade läge är vi själva: du och jag och alla andra som bor och verkar i Lysekil. Tar vi gemensamt ut kursen och arbetar tillsammans finns det inga gränser för vad som är möjligt. Lysekil har fantastiska resurser för att möta framtidens utmaningar!

30 Lysekil det hållbara samhället! Vi ställer om till ett hållbart samhälle där det lokala och förnyelsebara är vårt förstahandsval vi vågar satsa på vågorna, vinden, solen och jorden som ger oss energi och tillgångar. Vi värnar det unika i vår natur och står upp för kulturen vi vågar uppskatta dess värden och möjligheter. Lysekil det attraktiva samhället året runt! Lysekil är en attraktiv plats som erbjuder livskvalitet. Vi tar till vara vårt unika läge med havet ständigt närvarande. Vi har balans i tillvaron men bejakar samtidigt kontraster vi väger in kustsamhällets årsrytmer, olika miljöer och möjligheter. Lysekil kreativitet och framtidstro! Vi känner stolthet över vår kommun, vår historia och tror på framtiden vi gör vågen för människors och företags kreativa initiativ. Vi är en kommun med växtkraft, såväl i stadskärnan som i de mindre samhällena och ute på landsbygden. Lysekil den självklara mötesplatsen! Vi är öppna för nya intryck och nya människor. Tillit och tolerans är honnörsord vi vågar se varandra, mötas och utvecklas. Lysekil är känt för sitt goda värdskap, spännande aktiviteter och evenemang som lockar besökare året runt. Lysekil ledande inom maritima näringar! Vi satsar på det som finns i, vid och på havet vågor inspirerar oss. Ledande aktörer inom forskning, utveckling, utbildning och företagande inom den maritima sektorn ser det som en självklarhet att finnas i Lysekil.

31 Vision och värdegrund för Lysekils kommun en del av styrmodellen Enligt Lysekils kommuns styrmodell utgör visionen och värdegrunden tillsammans med kommunala och statliga styrdokument grunden för verksamheternas uppdrag. Visionen ska vara en ledstjärna som hjälper oss att gå åt samma håll. Den ska ge inriktning och energi för utvecklingsarbetet och visa vägen till en bättre verksamhet och ett bättre Lysekil. Vår värdegrund Öppet, Enkelt och Värdigt anger de önskvärda förhållningssätt som ska genomsyra verksamheten. Tyck till: Vad säger du själv om ditt Lysekil 2030? Det är aldrig försent att vara med att påverka. Hör gärna av dig med dina tankar och idéer till Besöksadress: Kunsgatan Lysekils Kommun Lysekil

32 Polismyndigheten Polisregion Väst Box Goteborg A N M Ä L A N Målsägandes ex Kl Sida: 2 MÅLSÄGANDE JURIDISK PERSON LYSEKILS KOMMUN LYSEKIL, SVERIGE Utl. jur. person: N Säte: LYSEKIL, VÄSTRA GÖTALANDS LÄN Telefon: Orgnr/pnr: Vatnummer: E-post: registrator@lysekil.se Forsäkringsbolag: Utländsk postadr: SVERIGE Arbetsställe: LYSEKILS KOMMUN Verksamhetsadr: KUNGSGATAN, LYSEKIL Postadress: E-post: Telefon: Utl. pos tadr: Övriga anteckningar: LYSEKILS 1-<0MMUN Registraturen V/3N Dnr. o2,c>/?--c>ooc2,/ j Ltnna,,,,-J 0/gson 1:::,cpia. I or9n 'f Jat1.SSDN, Jo,:;Jk,n. fl.a1e,lo/f VITTNE XXXXXXXXXXXXXXX Kon: X VITTNE XXXXXXXXXXXXXXXX Kon: X Lämnade uppgifter databehandlas. Syftet med databehandlingen är att effektivisera utredningen av brott / händelse. Upptäcker uppgiftslämnaren felaktigheter i lämnade uppgifter äger denne rätt att påkalla rättelse av polismyndigheten. Uppgifter om handläggande polismyndighet och enhet, handläggare, brottsrubricering, brottsplats samt vidhängande kodifiering kan forändras av polismyndigheten **** GÄLLER EJ SOM LEGITIMATION **** S L U T LPO V Fyrbodal Box UDDEVALLA Tfn: E-post: Besoksadress: Lagerbergsgatan 35 Handl. enhet: LPO V Fyrbodal

33 Polismyndigheten Polisregion Väst Box Göteborg A N M Ä L A N Målsägandes ex Kl Sida: 1 Anm.upptagande p-mynd: POLISMYNDIGHETEN Dnr: 5000-Kl Enhet: IG5 Myndighetskod: 5000 Dnr annan p-mynd: Arur\äln.iri_g _gatum :_ _Q_J,. 7 <Hl_.:- _2_J _l :_n_. 4 O Aru!\älningssä_t_t_: Telefon Upptagen av: Inskriven av: Polisass. Sofia Ringström Polisass. Sofia Ringström Inskriven: kl: Handl. p-mynd: POLISMYNDIGHETEN Enhet: IG5 SAMMANDRAG MÅLSÄGANDE: LYSEKILS KOMMUN ANMÄLARE: VITTNE: XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX MISSTÄNKT: Misstänkta personer presenteras ej ÖVRIGT: Fritext UTPEKAD JURIDISK PERSON: BILAGOR: BROTT/HÄNDELSE Skadegörelse GYMNASIEVÄGEN 4, LYSEKIL Söndag kl t.o.m. Söndag kl LYSEKILS KOMMUN HOSSEINI, FARHAD SAKHIZADEH, NASER FRITEXT 1.20 Brotts kod 1205 Målsägande juridisk Vittne Vittne INLEDNING Patrull bestående av C.Rehn och S.Ringström blev beordrade av RLC till Kronbergshallen med anledning av en skadegörelse. BROTTET Skadegörelse- Misstänkt har krossat två rutor i innedörren på hallen. OMSTÄNDIGHETER Ett verbalt bråk utbröt när det spelades volleyboll. Misstänkt blev väldigt arg och tog veven som man rullar upp volleybollnätet på och slog sönder rutorna på dörren. SKADOR 2 rutor ca lx2 meter (se bilder i FILIP) LPO V Fyrbodal Box UDDEVALLA Tfn: E-post: Besöksadress: Lagerbergsgatan 35 Handl. enhet: LPO v Fyrbodal

34 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige (43) 128 Riktlinjer för intern kontroll Dnr: LKS Nya riktlinjer gällande intern kontroll för samtliga nämnder och bolagsstyrelser i Lysekils kommun har utarbetats. Riktlinjerna syftar till att det upprätthålls en tillfredsställande intern kontroll. Avsikten är att nämndernas och bolagsstyrelsernas interna kontroll ska bli mer enhetlig och överskådlig samt att arbetsprocessen blir kvalitetssäkrad. Riktlinjerna innefattar rutiner för hur den interna kontrollen ska bedrivas och dokumenteras så att det som ska göras blir gjort på det sätt som det är tänkt. Dokumentationen sker i ett gemensamt digitalt system. Beslutsunderlag Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse , med bilaga. Protokoll från kommunstyrelsen , 127 Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att godkänna förvaltningens förslag till riktlinjer för intern kontroll som ska gälla från 1 januari Riktlinjerna ersätter tidigare Reglemente och anvisningar för intern kontroll, diarienummer LKS Kommunfullmäktige beslutar att samtliga nämnder och bolagsstyrelser antar de gemensamma riktlinjerna. Beslutet skickas till Samtliga nämnder och bolag Justerare: Utdragsbestyrkande:

35 Tjänsteskrivelse Datum Dnr LKS Kommunstyrelseförvaltningen, Avdelningen för verksamhetsstöd Ing-Marie Tjulander, Riktlinjer för intern kontroll Sammanfattning Nya riktlinjer gällande intern kontroll för samtliga nämnder och bolagsstyrelser i Lysekils kommun har utarbetats. Riktlinjerna syftar till att det upprätthålls en tillfredsställande intern kontroll. Avsikten är att nämndernas och bolagsstyrelsernas interna kontroll ska bli mer enhetlig och överskådlig samt att arbetsprocessen blir kvalitetssäkrad. Riktlinjerna innefattar rutiner för hur den intern kontrollen ska bedrivas och dokumenteras så att det som ska göras blir gjort på det sätt som det är tänkt. Dokumentationen sker i ett gemensamt digitalt system. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna förvaltningens förslag till riktlinjer för intern kontroll som ska gälla från 1 januari Riktlinjerna ersätter tidigare Reglemente och anvisningar för intern kontroll, diarienummer LKS Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att samtliga nämnder och bolagsstyrelser antar de gemensamma riktlinjerna. Kommunstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att upprätta en organisation för den interna kontrollen. Ärendet I samband med kommunstyrelsen svar på PwC:s granskning av kommunens interna kontrollarbete för år 2016 fattades beslut om att revidera tidigare Reglemente och anvisningar (LKS ) för hur det interna kontrollarbetet ska bedrivas i Lysekils kommun. Avsikten är att nämndernas och bolagsstyrelsernas interna kontroll ska bli mer enhetlig och överskådlig samt att arbetsprocessen blir kvalitetssäkrad. De nya riktlinjerna för intern kontroll innefattar även kommunens bolagsstyrelser. Avsikten med riktlinjer för intern kontroll är att säkerställa att nämndernas och bolagens styrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll i enlighet med kommunallagen 6 kap. 7. Intern kontroll syftar till att säkerställa kvaliteten och uppmärksamma olika risker som kan förekomma i verksamheten. Strategiska risker hanteras inom ramen för kritiska kvalitetsfaktorer och indikatorer i styrmodellen. Verksamhetscheferna Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

36 Tjänsteskrivelse ansvar för att kritiska kvalitetsfaktorer med indikatorer tas fram som säkerställer de olika verksamheternas grunduppdrag. De operativa riskerna säkerställs genom en god intern kontroll samt upprättande av interna kontrollplaner. Dokumentationen av den interna kontrollen kommer att ske i Stratsys vilket gör att arbetet blir mer överskådligt och anvisningarna om hur den interna kontrollen ska hanteras finns tydligt till hands. Utifrån en riskanalys ges varje nämnd/bolagsstyrelse ett tydligt underlag att ta ställning till vid beslut om granskningsområde. Förvaltningens utredning Förvaltningen har tagit fram nya riktlinjer gällande intern kontroll för samtliga nämnder och bolagsstyrelser i Lysekils kommun enligt bilaga. Riktlinjerna anger hur den interna kontrollen ska bedrivas och syftar till att säkerställa att det upprätthålls en tillfredsställande intern kontroll. Leif Schöndell Kommunchef Ing-Marie Tjulander Utvecklingsledare Bilaga/bilagor Riktlinjer för intern kontroll i Lysekils kommun Beslutet skickas till Samtliga nämnder och bolagsstyrelser Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

37 Strategi Program Plan Policy >>Riktlinjer Regler Lysekils kommuns Riktlinjer för intern kontroll

38 Fastställt av: Datum: För revidering ansvarar: För ev. uppföljning och tidplan för denna ansvarar: Dokumentet gäller för: Kommunstyrelsen , xx Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Samtliga nämnder och bolagsstyrelser Dokumentet gäller till och med: 2020 Dokumentansvarig: Dnr: Administrativ chef LKS Sida 2 av 9

39 Riktlinjer för intern kontroll Lysekils kommun Innehåll Riktlinjer för intern kontroll Lysekils kommun... 3 Inledning och syfte... 4 Inledning... 4 Syfte... 4 Kommunstyrelsen... 5 Nämnder och bolagsstyrelser... 5 Förvaltningschefen eller motsvarande... 5 Verksamhetsansvariga... 6 Medarbetare... 6 Arbetssätt i Lysekils kommun... 7 Exempel på granskningsområden... 8 Sida 3 av 9

40 Inledning och syfte Inledning En kommun är till största delen en offentlig verksamhet vilket innebär att kommunen har ett helhetsansvar gentemot medarbetare och invånare. Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda. Det handlar om att säkerställa att det som ska göras blir gjort på det sätt som det är tänkt. Utifrån en samlad riskbild ska nämnder och bolagsstyrelser varje år besluta om de processer och rutiner som särskilt ska granskas, för att se om de fungerar på ett tillfredsställande sätt. Intern kontroll är en del i kommunens kvalitetsarbete som kontrollerar att verksamheten bedrivs så effektivt och ändamålsenligt som möjligt. Intern kontroll är en revisionsliknande process men ska inte blandas ihop med extern revision. Riktlinjerna anger hur granskningen ska bedrivas. När det i texten anges nämnd menas även kommunstyrelsen. Syfte Riktlinjerna syftar till att säkerställa att nämndernas och bolagens styrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Sida 4 av 9

41 Nämndernas ansvar beskrivs i kommunallagen 6 kap. 7 : Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt det föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Intern kontroll definieras som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen och övriga medarbetare samverkar. Processen är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger att ansvara för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen och att riktlinjer och tillämpningsanvisningar upprättas och revideras. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och, i de fall förbättringar behövs, vidta åtgärder. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Nämnder och bolagsstyrelser Nämnder och bolagsstyrelser har ansvar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Varje enskild nämnd och bolagsstyrelse ska upprätta en organisation för den interna kontrollen samt se till att regler och riktlinjer antas för den interna kontrollen. Nämnder och bolagsstyrelser ska varje år, utifrån en riskanalys, besluta om vilka kontrollmoment som ska granskas. Nämnder och bolagsstyrelser ska varje år godkänna en särskild plan för den interna kontrollen. Resultatet av utförd granskning ska rapporteras till nämnder och bolagsstyrelser och åtgärder beslutas. Nämnder och bolagsstyrelser ska rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Förvaltningschefen eller motsvarande Förvaltningschef eller motsvarande ansvarar för att riktlinjerna följs så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Detta innebär att utse ansvariga för arbetet samt säkerställa planering och utförande av intern kontroll. Förvaltningschefen svarar för att det årligen upprättas en plan och en uppföljningsrapport för intern kontroll vilka beslutas i nämnd. Brister i den interna kontrollen rapporteras omedelbart till nämnden eller bolagsstyrelsen. Sida 5 av 9

42 Verksamhetsansvariga Intern kontroll är en del i kommunens ständiga förbättringsarbete. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen ska se till att de antagna reglerna och riktlinjerna följs samt informera övriga medarbetare om dess innebörd. Vidare ska de arbeta för att nå uppställda mål och att de arbetsmetoder som används bidrar till god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmaste överordnad eller den som nämnden eller bolagsstyrelsen har utsett. Medarbetare Övriga anställda är skyldiga att följa antagna riktlinjer i sitt arbete. Brister i den interna kontrollen rapporteras omedelbart till närmaste överordnad eller den som nämnden eller bolagsstyrelsen har utsett. Sida 6 av 9

43 Arbetssätt i Lysekils kommun Ett gemensamt arbetssätt och gemensamma rutiner är en förutsättning för att säkerställa en god intern kontroll. Ytterligare förutsättningar är kunskap, förståelse och acceptans samt en tydlig ansvars- och befogenhetsfördelning så att det skapas en helhetssyn kring intern kontroll. Intern kontroll görs på ordinarie processer eller rutiner som förekommer i verksamheten. Lysekils kommuns interna kontroll utförs och dokumenteras i Stratsys enligt följande: 1. Dokumentera processer eller rutiner som anses som ett riskområde och definiera de väsentliga processerna eller rutinerna. 2. Genomför riskanalys på de olika riskområden som tagits fram. En bedömning görs av risken utifrån sannolikheten att den inträffar och konsekvensen om så sker. Detta genererar ett riskvärde som man sedan kan sortera och prioritera alla risker utifrån. Av de risker som framkommit fattas beslut om vilka man ska arbeta vidare med. Parallellt dokumenteras även åtgärder som behövs för att förbättra och säkerställa kritiska processer eller rutiner som inte hanteras i intern kontroll samt åtgärder om det upptäcks att kontrollmoment saknas. 3. Dokumentera kontrollmoment beträffande de risker man väljer att hantera. Kontrollmoment tas fram för att säkerställa att identifierade risker inte faller ut. Ett kontrollmoment avser en aktiv handling eller aktivitet som genomförs löpande inom en process för att hantera en specifik risk, vilket också skapar en spårbarhet som kan ligga till grund för en senare granskning. Notera att ett kontrollmoment alltså är en del av den dagliga och reguljära processen och inte något som genomförs i den interna granskningen eller av revisionen. Kontrollmomentet är facit för hur verksamheten borde arbeta för att hantera en viss risk till vardags. 4. Prioritera eller välj ut några kontrollmoment som ska granskas under kommande år. Valda kontrollmoment redovisas för nämnden eller bolagsstyrelsen för beslut sista nämndsmötet eller bolagsstyrelsemötet innevarande år. 5. Intern kontrollplan med granskningsaktiviteter redovisas till nämnden eller bolagsstyrelsen i början av varje år. Granskning kan ske för att säkerställa att kontrollmoment genomförs som förväntat i verksamheten, att processer eller rutiner är förstådda och följs i verksamheten eller något annat specifikt som efterfrågas av nämnden eller bolagsstyrelsen. Granskning är en revisionsliknande process för att granska att den ordinarie verksamheten fungerar som förväntat. Sida 7 av 9

44 6. Utför granskning enligt plan. 7. Redovisa genomförd granskning och resultat med förslag till åtgärd till nämnden eller bolagsstyrelsen. Redovisningsrapporten ska godkännas och beslutas i nämnden eller bolagsstyrelsen. Uppföljningsrapport angående den genomförda interna kontrollen samt nämndens eller bolagsstyrelsens beslut ska skickas till kommunstyrelsen senast en månad innan årets sista kommunstyrelsemöte. 8. Kontinuerlig uppföljning av bestämda åtgärder dokumenteras och redovisas till nämnden eller bolagsstyrelsen när de slutförts. Alla rapporter som dokumenteras i Stratsys kompletteras med en tjänsteskrivelse. Inloggning sker via kommunens intranät, på första sidan under viktiga länkar. Inloggningsuppgifter rekvireras på ekonomienheten. I Stratsys finns mer detaljerade instruktioner och hjälptexter om hur man ska gå till väga. Exempel på granskningsområden Som vägledning för nämnderna eller bolagsstyrelserna exemplifieras nedanstående områden som kan vara föremål för granskning: Styr- och uppföljningssystem (policydokument etc) Efterlevnad av gällande lagstiftningar Ekonomisystemets in- och utdatarapporteringssystem Fakturahantering och attestrutiner Intäktsredovisning Inventarieredovisning Lönerapportering och personal redovisning Inkassorutiner Betalkortsanvändning Medelshantering Hantering och redovisning av bidrag Reglementen Delegationsordningar Avtalsvillkor Funktionsbeskrivningar med dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning Rutin- och systembeskrivningar Posthantering och registrering Sida 8 av 9