Finlands skogscentrals system för skoglig information

Transkript

1 Registerbeskrivning 1 (6) Finlands skogscentrals system för skoglig information Registerbeskrivning som avses i 10 i personuppgiftslagen (523/1999) Registeransvarig Finlands skogscentral, Offentliga tjänster FO-nummer Aleksanterinkatu 18 A, PB Lahtis Kontaktperson i registerärenden skogsdirektör Anna Rakemaa näringsdirektör Anssi Niskanen Växel kirjaamo@metsakeskus.fi Registrets namn Finlands skogscentrals system för skoglig information Ändamålet med behandlingen av personuppgifter Om systemet för skoglig information föreskrivs i lagen om Finlands system för skoglig information (419/2011). På systemet tillämpas även personuppgiftslagen (523/1999) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Personuppgifterna i systemet bildar ett personregister. Registret används av enheten Offentliga tjänster vid Finlands skogscentral. Personuppgifterna används för hanteringen av de offentliga förvaltningsuppgifter som föreskrivs om i lagen om Finlands skogscentral (418/2011). Sådana uppgifter är att uppdatera informationen om skogstillgångarna, att tillhandahålla rådgivning, utbildning och information för privata markägare, att sköta de förvaltningsuppgifter som kommer an på Skogscentralen och att svara för planerings- och utredningsuppgifter samt för olika uppgifter i anslutning till främjandet av skogsbaserade näringar, bevarandet av skogarnas mångfald och annat miljöskydd. Uppgifter som knyter an till förvaltningsfrågor får också behandlas för statistiska ändamål och av uppgifterna får annat informationsmaterial produceras där enskilda personer inte kan identifieras. Registrets informationsinnehåll Registret består av information som upprätthålls med hjälp av automatisk behandling och av ett dokumentarkiv i pappersformat. Systemet för skoglig information ska enligt lagen bestå av följande information: 1) information om förvaltningsärenden i anslutning till de offentliga förvaltningsuppgifter som anges i 8 i lagen om Finlands skogscentral, 2) information om skogstillgångar som gäller fysiska personer, 3) information om ägande och besittning av fastigheter som gäller fysiska personer, och 4) kundinformation som gäller fysiska personer.

2 Registerbeskrivning 2 (6) Förutom personuppgifter registreras även andra för uppgifter som behövs med hänsyn till informationssystemets ändamål. Strukturen i informationssystemets (adb-)register Skogscentralens system för skoglig information består av sinsemellan kopplade databaser och gränssnitt. Den skogliga informationen upprätthålls i skogsdatabasen och i kundrelationsdatabasen AHJO. Publikationsbasen MinSkog.fi använder uppgifterna i skogsdatabasen och kundrelationsdatabasen. Beskrivning av registrets informationsinnehåll Systemet för skoglig information innehåller information om anmälningar, ansökningar, planer och beslut i anslutning till verkställandet och övervakningen av skogslagen (34/2015), den temporära lagen om finansiering av hållbart skogsbruk 34/2015) och viltskadelagen (105/2009, hjortdjursskador) samt information som skogstillgångar som uppdateras kontinuerligt. En anmälan om användning av skog innehåller skogsägarens namn och kontaktuppgifter, fastighetsuppgifter, namn- och kontaktuppgifter om en innehavare av avverkningsrätt, person som har fullmakt att göra anmälan, personen som avfattat anmälan liksom uppgifter om var ett objekt är beläget. Dessutom eventuella andra handlingar som knyter an till verkställandet och övervakningen av skogslagen. Uppgifter som ska ingå i anmälan föreskrivs i jord- och skogsministeriets förordning om anmälan om användning av skog (1320/2013). Dokument som gäller finansieringslagen innehåller namn- och kontaktuppgifter om skogsägaren, ombudet och ansvariga personer, fastighetsuppgifter och stöd-, lån- eller ersättningsmottagarens namn och bankkonto samt uppgifter om var ett objekt är beläget. Dessutom övriga dokument som knyter an till övervakningen av finansieringslagen. Uppgifter som ska ingå i dokumenten föreskrivs i 22 i den temporära lagen om finansiering av hållbart skogbruk och i jord- och skogsbruksministeriets förordning om kraven på innehållet i de handlingar som gäller finansieringen av hållbart skogsbruk (622/2015). Dokument som knyter an till viltskadelagen innehåller uppgifter om ansökningar om ersättning för hjortdjursskador och utbetalning av ersättningar. Vid terränggranskningar insamlade uppgifter om projekt enligt finansieringslagen, avverkningsavsikter och genomförda avverkningar, drivningsresultatet och fullgörandet av förnyelseskyldigheten samt hjortdjursskador. Informationen om skogstillgångarna omfattar figurvis, på terränginventering och laserskanning baserad information om jordmånen och beståndet, åtgärdsförslag och mångfald (bl.a. livsmiljöer enligt skogslagen och andra naturobjekt). På laserskannat material baserad information om ståndort och bestånd finns också som rasterbaserad information (rasterrutor på 16 x16 m). Information om skogstillgångar kan kopplas till fastigheten och skogsägaren. Information om kundrelationer (Ahjo) Informationen om ägande och besittning av fastighet omfattar uppgifter om fastighetens ägare, vid en samägd fastighet ägarna och den som hanterar den samägda fastighetens ärenden, ägarandel, när ägandet har startat och slutat samt övriga uppgifter om ägande och besittning av fastighet som behövs för skötseln av de offentliga förvaltningsuppgifterna. Kunduppgifter om fysiska personer är namn, adress och övriga kontaktuppgifter, personbeteckning, företags- och organisationsnummer, modersmål, bankförbindelse, kundens förhållande till fastigheten, förbud mot och samtycken till utlämnande av personuppgifter samt andra kunduppgifter som behövs för skötseln av de offentliga förvaltningsuppgifterna. Uppgifter om begränsningar som gäller fastigheten.

3 Registerbeskrivning 3 (6) Ahjo-systemet är också kundregister för nyhetsbrev och för tjänsten MinSkog.fi. Kundregistret för nyhetsbrevet innehåller kundens namn, e- postadress, valt språk (finska, svenska) samt grupperingsuppgifter (skogsägare, annars intresserad av skogsfrågor). Kundregistret för tjänsten MinSkog.fi innehåller uppgifter om beställningen av tjänsten samt samtycken och förbud som gäller behandlingen av personuppgifter. E-tjänst (MinSkog.fi) Tjänsten MinSkog.fi bygger på databaserna för de övriga systemen för skoglig information och uppdaterar informationen om kundrelationen. Dessutom kan anmälningar och ansökningar lämnas in via tjänsten MinSkog.fi. Tjänstens databas innehåller information som skogsägaren har registrerat, såsom skatteanteckningar och allmänna anteckningar. Gränssnitt för dataöverföring av information om skogstillgångar Via gränssnittet överförs information om skogstillgångar till aktörer. Överföring förutsätter skogsägarens samtycke. Gränssnittet för logg över information som överförs. System för utskick av e-postbrev (Postiviidakko) Postiviidakko-systemet används för förmedlingen av nyhetsbrev och liknande till kunderna per e-post. Sändlistorna bildas i Ahjo-systemet. En lista på mottagarnas e-postadresser registreras i Postiviidakkosystemet. Regelrätta informationskällor Information om kundrelationer (Ahjo) Registret underhålls genom regelbundna massuppdateringar med uppgifter från befolkningsdatasystemet och fastighetsdatasystemet. Vid massuppdateringar uppdateras kundens namn, adress, språk och en uppgift om en kund har avlidit samt uppgifter om fastigheternas giltighet, areal och lagfart. Uppgifterna lämnas ut från befolkningsdatasystemet och fastighetsdatasystemet till Skogscentralen för främjandet av skogsbruket och särskilt stadgade myndighetsuppgifter. Information som gäller kundhändelser uppdateras för hand eller som en automatisk överföring från andra system som ingår i systemet för skoglig information. Uppgifterna i kundregistret för nyhetsbrev fås av kunderna när de beställer sådana via Finlands skogscentrals webbplats eller ger sina beställningsuppgifter till någon av personalen vid Skogscentralen. Uppgifter fås också när kunderna uppdaterar sina beställningsuppgifter och från uppdateringarna i Skogscentralens Ahjo-kundregister. På e-tjänsten MinSkog.fi loggar man in elektroniskt och en uppgift om att tjänsten har beställts registreras i Ahjo-kundregistret. Tillstånd att hantera ärenden, samtycken till och förbud mot att behandla kontaktuppgifter och skoglig information som innehåller personuppgifter kan ges elektroniskt i tjänsten MinSkog.fi eller registreras från formulär på papper. Information som gäller skogslagen (Kanto) och det motsvarande pappersarkivet Anmälningar enligt skogslagen som lämnats in till Skogscentralen. Övriga dokument och uppgifter som gäller tillsynen över efterlevnaden av skogslagen. Information om lagen av finansiering av hållbart skogsbruk (Riihi) och det motsvarande pappersarkivet Till Skogscentralen inlämnade finansieringsansökningar, projektplaner och anmälningar om verkställande enligt lagen om finansiering av hållbart skogsbruk Dokument och uppgifter som gäller användningen av statligt understöd eller lån Dokument och uppgifter som gäller tillsynen över efterlevnaden av

4 Registerbeskrivning 4 (6) finansieringslagen. Information om skogstillgångar Informationen om skogstillgångar uppdateras med laserskannat material som samlas in enligt inventeringsintervallen och med information om terrängen och beståndet som har härletts från materialet. Informationen om skogstillgångar uppdateras också utifrån anmälningar om användning av skog och uppgifter om åtgärder som grundar sig på projekt enligt finansieringslagen samt begäranden om uppdatering som inkommit via tjänsten MinSkog.fi. Informationen uppdateras kontinuerligt. Information från andra organisationer Lantmäteriverket: terrängdatakarta (grundkarta) och material om fastighetsgränser (fastighetsregisterkarta). Uppdatering efter behov några gånger om året. Finlands miljöcentral: Natura- och miljöskyddsområden, uppgifter om förekomster av hotade organismer och växter, grundvattenområden. Uppdatering allteftersom informationskällan uppdateras. NTM-centraler: observerade föröknings- och rastplatser för flygekorrar. Uppdatering allteftersom informationskällan uppdateras. Museiverket: geografisk information om fornlämningar. Uppdatering allteftersom informationskällan uppdateras. KATSO-identifieringstjänsten: Personuppgifter som behövs vid den elektroniska identifieringen av organisationer som loggar in i tjänsten MinSkog.fi. Regelrätt utlämnande av uppgifter, överföring av uppgifter utanför EU eller ETA Från systemet för skoglig information kan fysiska personers (markägares) kontaktuppgifter lämnas ut för skogsbruksrelaterad direktmarknadsföring och för opinions- och marknadsundersökningar eller för därmed jämförbara adresserade försändelser om markägaren inte har förbjudit detta. Från systemet för skoglig information kan dessutom lämnas ut information om skogstillgångar och lägesuppgifter för skogsbruksrelaterad direktmarknadsföring om markägaren har gett separat samtycke till detta. Formulär för förbud och samtycken finns på Skogscentralens webbplats ( Från systemet för skoglig information kan offentlig information om fysiska personer lämnas ut då förutsättningarna för utlämnande enligt 16 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet uppfylls. Utlämnande av uppgifter om fysiska personer till utomstående förutsätter att mottagaren kan behandla uppgifterna med stöd av de grunder som nämns i personuppgiftslagen eller i lagen om Finlands skogscentrals system för skoglig information. Utlämnande av information förutsätter en specificerad ansökan. Om varje utlämnande av information fattar Skogscentralen ett förvaltningsbeslut med specifikation av vilka uppgifter som ska lämnas ut och för vilket syfte; eventuellt utlämnande vidare på villkor som fastställts i personuppgiftslagen; förfarandet för utlämnandet; ifall informationen ska sammanföras med annan information definieras detta; hänvisning till skyldigheterna i personuppgiftslagen; till beslutet bifogas en utredning om eventuella fel i informationen samt besvärsanvisning. Andra uppgifter än offentlig skoglig information om fysiska personer kan lämnas ut från informationssystemet med stöd av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. När Skogscentralen sköter sina uppgifter görs olika anmälningar från systemet för skoglig information till skattemyndigheten, Lantmäteriverket, Statskontoret och NTM-centralerna. Övrig information som ingår i systemet för skoglig information lämnas ut till Landsbygdsverket samt i form av rapporter och statistik till jord- och

5 Registerbeskrivning 5 (6) skogsbruksministeriet och till Skogsbrukets utvecklingscentral Tapio. Via en teknisk anslutning kan offentliga uppgifter lämnas ut till en myndighet eller en instans som hanterar myndighetsuppgifter för hanteringen av en uppgift eller en skyldighet som föreskrivits i lag. Nedan nämnda uppgifter lämnas i huvudsak ut från Kanto- och Riihidatabaserna. Namn- och adressuppgifterna grundar sig på de uppgifter som finns i Ahjo-systemet när informationen lämnas ut. Anmälan till skattemyndigheten om utbetalning av stöd enligt finansieringslagen (temporär lag om finansiering av hållbart skogsbruk 34/2015). Jord- och skogsbruksministeriet och Landsbygdsverket har rätt att för sin tillsynsuppgift få uppgifter om de som ansöker om och de som erhållit stöd (44 45 i den temporära lagen om finansiering av hållbart skogsbruk). Anmälan om miljöstödsavtal förs in i fastighetsdatasystemet (33 i den temporära lagen om finansiering av hållbart skogsbruk) Framställningar och dokument i anslutning till verkställandet av skogslagen (1093/1996), finansieringslagen (34/2015) samt lagen om bekämpning av skogsskador (1087/2013) (bl.a. förbud mot behandling av uppgifter, fullgörande av skyldighet att förnya skog, vite, återindrivning av stöd, hävning och uppsägning av miljöstödsavtal) till Landsbygdsverket och relaterade meddelanden till Lantmäteriverket (gäller även viteslagen (1113/1990)). Resultaten av inspektioner i anslutning till tillsynen av efterlevnaden av nämnda lagar till jord- och skogsbruksministeriet. Uppgifter om ansökningar om ersättning för skogsskador som orsakats av hjortdjur för att införas i viltskaderegistret som upprätthålls av jord- och skogsbruksministeriet och Landsbygdsverket (35 i viltskadelagen 105/2009) Enligt 36 i viltskadelagen (105/2009) har Skogscentralen trots sekretessbestämmelserna rätt att till andra myndigheter eller till Europeiska gemenskapens organ lämna ut sådana uppgifter om ersättningstagaren som erhållits vid skötseln av uppgifter enligt denna lag, och som behövs för fullgörande av den inspektionsuppgift som föreskrivs för myndigheten eller organet eller för att se till att Europeiska gemenskapens lagstiftning har följts. Gäller den anmälan om användning av skog som kommit in till skogscentralen en sådan plats på vilken flygekorrar förökar sig och rastar och som nämns i en handling som den regionala miljöcentralen tillställt skogscentralen, ska skogscentralen omedelbart göra en anmälan om detta till NTM-centralen och markägaren samt till den representant för markägaren och den innehavare av avverkningsrätten som skogscentralen känner till (14 b i skogslagen). Meddelande till markägaren, markägarens representant eller innehavaren av avverkningsrätten om sådan särskilt viktig livsmiljö eller skyddsobjekt som Skogscentralen känner till att finns i det område som ska behandlas enligt anmälan om användning av skog. Om en anmälan om användning av skog som knyter an till ett skyddsobjekt ska Skogscentralen även informera NTM-centralen (7 a i skogslagen). Anmälan om den lagstadgade panträtten enligt 21 i skogslagen för inskrivning i lagfarts- och inteckningsregistret samt anmälan om avlägsnande av inskrivningen (20 kap. 2 och 6 i jordabalken 540/1995). Principer för skydd av registret, material som behandlas manuellt respektive automatiskt Skogscentralens arkiv skapas och underhålls utifrån gällande principer i planen för arkivering och informationsstyrning. Enligt lagen om systemet för skoglig information (419/2011) fattar den registeransvarige beslut i frågor som gäller rätten att använda informationssystemet.

6 Registerbeskrivning 6 (6) Rätt att använda systemet för skoglig information beviljas anställda vid enheten för offentliga tjänster vid Skogscentralen i den omfattning som uppgiften kräver och i enlighet med Skogscentralens behörighetspolicy. Varje användare förbinder sig personligen att iaktta användnings- och sekretessavtalet. Omfattningen av beviljade användarrättigheter och tjänstemännens uppgiftsbeskrivningar följs upp regelbundet. För andra tjänstemän än de som behöver registret för sina arbetsuppgifter och för utomstående har åtkomsten till registret förhindrats på tillbörligt sätt. Skogscentralens informationssystem som en helhet har auditerats utifrån den allmänna nivån på informationssäkerhet enligt statsrådets förordning om informationssäkerheten inom statsförvaltningen (681/2010).