Välkomna till Stora Redovisningsdagen Naiem Rab Ulrica Sandstedt

Transkript

1 Välkomna till Stora Redovisningsdagen 2018 Naiem Rab Ulrica Sandstedt

2 Aktuellt inför bokslut och nytt år Anne-Marie Ögren och Carina Franzén, ESV

3

4 Agenda Regeländringar som påverkar årsredovisningen Tips om handledningar inför bokslutet Representation alltid aktuellt EA-värderingen pågår Budgetunderlaget investeringar

5 Avsättningar för avhjälpande av miljöskador Avsättningar för framtida kostnader för utredning, efterbehandling och andra åtgärder för att avhjälpa en föroreningsskada eller allvarlig miljöskada enligt miljöbalken. Rapportera på egen S-kod, S2230, och redovisa på egen post i balansräkningen från och med årsredovisningen för Ska inte redovisas mot anslag vid avsättningstidpunkten. Lämna tilläggsupplysningar om miljöskadeobjekten och totalt belopp av avsättningen som ännu inte redovisats mot anslag.

6 Inomstatliga valutakonton Transaktioner och behållningar på inomstatliga valutakonton ska redovisas till den kurs som Riksgäldskontoret har fastställt. Nya och ändrade S-koder för valutakonto i Riksgäldskontoret S1925 för behållning S1934 för valutakursförändringar S2550 för negativ behållning Betalningsförmedlare = RGKV

7 Övriga ändrade S-koder Nya S-koder för garantier. Att redovisa garantier och utlåning, ESV 2017:74 Förtydligande om att Kemikalieskatt ska rapporteras på Skatter, S5321. Förtydligande om att det särskilda periodiseringskontot S5899 även kan används vid aktivering av exempelvis skatter som ska ingå i anskaffningsvärdet.

8 Övriga ändrade S-koder, fortsättning Förtydligat att Datatjänster, S5362 ska användas för avgifter för nyttjande av databaser för sökningar eller andra bearbetningar inte för e-böcker eller e-tidskrifter. Dessa rapporteras på Övriga tjänster, S5368. Förtydligat texten om bidrag till och från statliga bolag, om bidrag till och från övriga statliga enheter samt om lämnade bidrag till övriga organisationer och ideella föreningar. De nya S-koderna träder i kraft den 1 december 2018 och går att rapportera på vid novemberutfallet.

9 Äldre beställningsbemyndiganden Myndigheter behöver beställningsbemyndigande för att ingå åtaganden som orsakar framtida behov av anslag. Ramen bestämmer storlek och längd på åtagandena. Myndigheten kan ha utestående åtaganden som gjorts på tidigare års ram men där ramen inte längre finns kvar. Ny tabell i årsredovisningen för 2018.

10 Resultatredovisningen 2018 Individbaserad statistik ska vara uppdelad efter kön om inte särskilda skäl mot detta finns ESV förtydligar i föreskrifter: Individbaserad statistik = statistik som direkt eller indirekt rör fysiska personer Särskilda skäl kan vara av tre slag: 1. Underlag saknas som möjliggör uppdelning efter kön. 2. Riskerar att röja individers identitet. 3. Kräver hantering av personuppgifter som myndigheten inte har rätt att behandla.

11 Resultatredovisningen 2019 Förordningsändringar innebär i huvudsak: Att myndigheter som handlägger många ärenden ska redovisa antal och styckkostnader. Myndigheter som har mål beslutade av regeringen ska redovisa, analysera och bedöma verksamhetens resultat i förhållande till dessa mål. ESV har beslutat om föreskrifter och allmänna råd, bland annat om resultatredovisningens innehåll och att myndigheten själv bedömer vilka ärendeslag som omfattar ett stort antal ärenden. ESV kommer ge ut en handledning om de nya reglerna i början av 2019.

12 Periodiseringar under räkenskapsåret Regler om kvartalsrapportering har lyfts upp från allmänna råd till föreskrifter från och med Återföring av periodiseringar ( vändning ) måste göras så att utfallet i nästa period inte blir missvisande. Periodiseringar under räkenskapsåret ESV 2018:17

13 Vad är väsentligt per kvartal? Lägre krav än vid årsskifte. Beror på verksamhetens art och omfattning. Varierar för olika myndigheter. Myndigheterna kan ha olika beloppsgränser eller andra kriterier. Belopp upp till kronor är inte väsentligt vid rapportering per kvartal (alltså även om det skulle vara väsentligt för myndigheten). Lämnade och erhållna kontanta bidrag behöver inte periodiseras per kvartal. 13

14 Att vända periodiseringar Om man vänder stora periodiseringar på fel sätt, kan nästa års eller kvartals utfall förstöras. Titta alltid på om utfallet för en månad eller ett kvartal är rimligt när ni rapporterar åtminstone per rad i resultaträkningen. Återkommande periodiseringar vänds inte alls bokför mellanskillnaden nästa gång. Stora periodiseringar av engångskaraktär måste vändas, men det måste göras samma månad som den när utgiften bokförs.

15 Periodisering vid årsskifte Fram till brytdagen (4 januari): gamla året. Efter brytdagen: nya året. ESV reglerar inte beloppsgränser. Förutsättningarna varierar alltför mycket mellan olika myndigheter och verksamheter. Anslagen får inte påverkas så att de påverkar överskridanden och sparande på ett systematiskt eller väsentligt sätt. Kostnader och intäkter i allmänhet får inte bli missvisande.

16 Rapportera och lämna in årsredovisningen Alla inrapporteringstidpunkter är reglerade i föreskrifterna till 21 FBF. Årsredovisningen lämnas elektroniskt och får inte ändras efter den 22 februari. Årsredovisningen ska stämma överens med rapporteringen i Hermes. Checklista för bokslut ESV 2015:57

17 Momskompensation vid representation All kompensationsrätt för ingående mervärdesskatt vid representation och liknande förpliktelser slopades den 1 juli Kompensationsförbudet gäller sådana kostnader som BOKFÖRS som representation. Här uppstår en begreppsförvirring när det handlar om intern representation.

18 Vad BOKFÖRS som intern representation? Måltider och kringkostnader i samband med personalfester. Måltider i samband med informationsmöten.

19 Vad bokförs INTE som intern representation? Måltider i samband med interna kurser och konferenser Bokförs som utbildningskostnader och driftskostnader. Förfriskningar och annan enklare förtäring av mindre värde Ses oftast som personalvårdsförmån och bokförs som övrig personalkostnad. Julgåva, jubileumsgåva, minnesgåva/nor-gåva till personalen Är en skattefri personalvårdsförmån och bokförs som övrig personalkostnad.

20 Förfriskningar och annan enklare förtäring av mindre värde Om personalen bjuds så med vissa kriterier ses detta som en skattefri personalvårdsförmån övriga personalkostnader. Om externa deltagare bjuds, vad är det då? I ett möte där inget representationssyfte finns så är det inte extern representation. ESV har uttalat: Ett rent arbetsmöte - inget representationssyfte. Kostnader för förfriskningar i ett arbetsmöte med externa deltagare - Bokförs som inköp av övriga varor alternativt inköp av en övrig tjänst.

21 Måltider i samband med ett arbetsmöte Alla måltider i samband med arbetsmöten, till exempel projektmöten, ledningsgruppsmöten, styrelsemöten är förmånsskattepliktiga för deltagarna. Med måltid avses en kall eller varm tillredd måltid. Alltså även en sallad. Eftersom den ska förmånsbeskattas ej verksamhetskostnad i mervärdesskattelagens mening så finns ingen kompensationsrätt för den ingående momsen.

22 EA-värdering Årets EA-värdering är i full gång. Perioden för att svara på myndighetsvärdesfrågorna i Hermes är öppen fram till den 4 december. ESV har förtydligat delfrågan om Anläggningstillgångar, där ni ska svara på om ni rapporterar anläggningstillgångarna i Hermes på alla tillämpliga S-koder.

23 Budgetunderlaget År -1 Utfall År 0 Prognos År 1 Beräkn. År 2 Beräkn. År 3 Beräkn. x År 4 Beräkn. Budgetunderlaget i PDF ska innehålla allt. Tabellerna om investeringar ska även rapporteras i Hermes. Hur? hermessupporten@esv.se Vad? Investeringar i budgetunderlaget ESV 2015:61 eller red@esv.se

24 Anne-Marie Ögren Carina Franzén

25 Information från Finansdepartementet Kristina Padrón och Karl Gutberg, Budgetavdelningen

26 Övergångsbudgeten Finansdepartementet 26

27 Övergångsregeringens budgetproposition för 2019 saknar partipolitisk inriktning. bygger på tidigare budgetbeslut i riksdagen. styrs av ett litet antal principer som inte är politiskt kontroversiella. ger en nytillträdd regering förutsättningar att forma sin egen ekonomiska politik. Finansdepartementet 27

28 Justeringar utifrån 6 principer Pris- och löneomräkning samt makro- och volymförändringar. Beslutade lagar och förordningar, internationella avtal, civilrättsligt bindande avtal eller EUrättsakter. Beslutade flyttar av ändamål och verksamheter mellan utgiftsområden. Finansdepartementet 28

29 Forts. Justeringar utifrån 6 principer Krävs för att nödvändiga samhällsfunktioner ska kunna upprätthållas. Beräknade infrianden av ekonomiska åtagandena 2019 har påverkat anslagsnivån även 2020 och Lagförslag som är politiskt okontroversiella, och som inte kan genomföras under pågående budgetår, i de fall det råder politisk samsyn. Finansdepartementet 29

30 Konsekvenser för förslagen om anslag Alla budgeterade förändringar för 2019 jämfört med 2018 har gåtts igenom och bedömts utifrån principerna. Förändringar har tagits bort om de inte följer av någon princip, vilket innebär oförändrad nivå jämfört med Förändringar är kvar om de följer av någon princip, vilket innebär förändrad nivå jämfört med Finansdepartementet 30

31 Utgångspunkt: budgeten för 2018 Tidigare aviserade anslagsökningar om 18 mdkr 2019 ingår inte. Tidigare aviserade anslagsminskningar om 10 mdkr 2019 ingår inte. I de allra flesta fall kan den statliga verksamheten genomföras i samma omfattning som Finansdepartementet 31

32 Finansdepartementet 32

33 Budgetunderlagen Vissa finansiella befogenheter ska rapporteras i Hermes Finansdepartementet 33

34 Varför då? Samlad investeringsplan för staten Kvalitetshöjning: verksamhetsinvesteringar och deras finansiering Lättare att göra rätt Potential för förenklingar genom hela kedjan Finansdepartementet 34

35 Hur används informationen? Alla finansiella befogenheter hanteras i: ramberedningen i Regeringskansliet budgetpropositionen regleringsbreven årsredovisningen för staten Hela kedjan kan effektiviseras Finansdepartementet 35

36 Regelförändringar Finansdepartementet 36

37 Viktiga regelförändringar vid årsskiftet Intern styrning och kontroll Resultatredovisning Avgiftssamråd Finansdepartementet 37

38 Finansdepartementet 38

39 Rapportering i Hermes och andra systemtips Jessica Lundberg och Christina Bergström, ESV

40 Behörighet Ansök om behörighet i Hermes, blankett

41 Inrapporteringsperiod 2019 Rapportera in ditt Budgetunderlag 1 Rapportera i tabellerna Myndigheterna jobbar i egna system BU i Hermes 2 3 Kontrollera Godkänn och skicka in RK 41

42 Status och frågor

43 Hitta hit

44 Tabellerna

45

46 Inrapportering 2019 för helår januari 17 januari 24 januari 31 januari Brytdag 2018 Motpartsavstämning ska vara klar Prel. decemberutfall (+ ev. anslagsfördelning) (12a) Nytt prel. decemberutfall samt rättelser och anslagsfördelning (12c) Underlag för PLO

47 Inrapportering forts 15 februari 22 februari 23 februari 1 mars Slutligt utfall/ Utfall enligt Särskild dokumentation (12d) Särskild info Ev. sena korrigeringar i årsredovisningen ska ha gjorts i Hermes Årsredovisningen (12e) till regeringen Betalningsavstämning kvartal 4

48 Information på ESV:s hemsida Viktiga datum vid bokslut Stöd för inrapportering Fakturor och OCR-underlag vid bokslutet från SPV Datum för inrapportering (månadsutfall 2019) Kalendern

49 Kontaktuppgifter och Behörigheter

50 Påminnelser

51 Kommentarer till anslagsredovisningen Väsentliga avvikelser från tilldelade belopp Överskridande av det belopp som disponeras Noten ska sammanfatta de viktigaste orsakerna till avvikelserna ESV:s föreskrifter till 6 kap. 1 Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

52 Exempel på kommentar Avvikelsen mellan anslagsutfall och tilldelade medel är 89 miljoner kronor, vilket motsvarar en avvikelse på 35 procent. Avvikelsen mellan anslagsutfall och tilldelade medel beror främst på överskattningen av antalet ärenden som rör utbyten av hörselteknisk utrustning. Antalet sådana ärenden blev lägre än beräknat.

53 Jessica Lundberg Christina Bergström

54 Vad innebär de ändrade reglerna för avgiftssamråd? Victoria Nüth och Maria Ingelsson, ESV

55 7 avgiftsförordningen Upphör att gälla: Myndigheten skall varje år samråda med Ekonomistyrningsverket om de avgifter som myndigheten tar ut eller avser att ta ut. Ekonomistyrningsverket får medge undantag från samrådsskyldigheten. Träder i kraft: Myndigheten ska vart tredje år samråda med Ekonomistyrningsverket om de avgifter som myndigheten tar ut. Samråd ska även genomföras om myndigheten avser att väsentligt förändra en avgift eller ta ut en ny avgift. Om det finns särskilda skäl får Ekonomistyrningsverket medge undantag från samrådsskyldigheten.

56 Samråd vart tredje år

57 Samråd om väsentligt förändrad eller ny avgift

58 Underlag för avgiftssamråd Anvisningar om samrådsunderlag Samrådsformulär

59 Maria Ingelsson Victoria Nüth

60 Förordningen om intern styrning och kontroll förebygga korruption Karolina Larfors, ESV

61 Ändrat regelverk från 1 januari 2019 Gäller internrevisionsmyndigheter Ändringar Förordningen om intern styrning och kontroll Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (2:8 FÅB) Internrevisionsförordningen Föreskrifter och allmänna råd Se för regeländringar

62 Korruption, otillbörlig påverkan, bedrägeri och andra oegentligheter Processen för intern styrning och kontroll ska även förebygga att verksamheten utsätts för korruption, otillbörlig påverkan, bedrägeri och andra oegentligheter. 2 förordningen om intern styrning och kontroll

63 Regelns sammanhang Myndighetsledningen ansvarar för att det finns en process för intern styrning och kontroll vid myndigheten som fungerar på ett betryggande sätt. Denna process ska säkerställa att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sina uppgifter, uppnår verksamhetens mål och uppfyller kraven i 3 myndighetsförordningen (2007:515). Processen för intern styrning och kontroll ska även förebygga att verksamheten utsätts för korruption, otillbörlig påverkan, bedrägeri och andra oegentligheter. Myndighetsledningen ska säkerställa att det inom myndigheten finns en god intern miljö som skapar förutsättningar för en väl fungerande process för intern styrning och kontroll.

64 Vad innebär regeländringen? Från allmänt råd till förordningskrav förebygga Fyra begrepp: Korruption Otillbörlig påverkan Bedrägeri Andra oegentligheter

65 Varför ändras reglerna? Vässad intern styrning och kontroll En fråga om förtroende Skattemedel EU

66 Stöd i tillämpningen ESV ser över sitt stöd till myndigheterna Se Vägledning, Oegentligheter och intern styrning och kontroll (ESV 2016:24) Webbtexter från årsskiftet Rättelseblad

67 Karolina Larfors

68 Information från Riksrevisionen Björn Sande, Riksrevisionen

69 ESV STORA REDOVISNINGSDAGEN Revisionsberättelser för årsredovisningar revisionsberättelser lämnades under våren myndigheter eller andra organisationer fick en modifierad revisionsberättelse (föregående år 16) 11 revisionsberättelser innehöll en upplysning (föregående år 13)

70 ESV STORA REDOVISNINGSDAGEN Modifierade revisionsberättelser Redovisning I årsredovisningen saknas en fördelning av myndighetens totala intäkter och kostnader I årsredovisningen saknas ett antal obligatoriska noter I årsredovisningen saknas återrapportering av ett återrapporteringskrav Bemyndiganden och anslag Bemyndiganderamen har överskridits Disponibelt anslag inklusive anslagskredit har överskridits (3 myndigheter) Övrigt Arvoden har, under del av året, utbetalats utan stöd i lag Årsredovisningen har inlämnats för sent (2 myndigheter)

71 ESV STORA REDOVISNINGSDAGEN Modifierade revisionsberättelser Kapitalförsörjningsförordningen Myndighet har haft ett hyresavtal med fullt risktagande för framtida förluster. Följer inte kapitalförsörjningsförordningen och lokalförsörjningsförordningen. Anskaffning av anläggningstillgångar utöver utnyttjad låneram. Avgifte r Stora över- respektive underskott i avgiftsfinansierad verksamhet strid mot regeringens krav på full kostnadstäckning. Avgiftsbelagd verksamhet har bedrivits utan stöd i förordning

72 ESV STORA REDOVISNINGSDAGEN Att tänka på saker vi noterat tidigare år Risk för fel i bokslutstransaktioner, sådana som bara görs 1 gång per år P oste r inom linje n Återbetalning av indragning Bemyndiganderedovisning Anslagsredovisning Händelser efter årets utgång, behöver information lämnas i årsredovisningen? Är årsredovisningen som lämnats till regeringen komplett? Är styrelseledamöterna som anges i årsredovisningen de rätta? Finns en fördelning av kostnader och intäkter? Återrapporteringskrav saknas

73 ESV STORA REDOVISNINGSDAGEN Att tänka på inför revisionen Revisonen sker under kort tidsperiod Revisionsinsatsen planeras utifrån myndigheternas tidplaner Hör av er i god tid om problem uppstår Vi har inte möjlighet att granska alla årsredovisningar innan 22 februari, men vi är tillgängliga för frågor Analysera posterna i resultaträkning och balansräkning. Förklara stora förändringar Kvalitetssäkra innan revisionen, dokumentera gjord kvalitetssäkring Underlag utöver de som finns till balans- och resultaträkningen Personuppgifter och sekretess finns i underlagen Boka rum till revisorerna, gärna i närhet till ekonomiavdelningen Förbered gärna gästinloggning och passerkort

74 ESV STORA REDOVISNINGSDAGEN Att tänka på vid re vis ionen Kontaktpersoner finns tillgängliga i samband med granskningen Ofta lämpligt att planera in ett antal avstämningsmöten Avstämningsrutin för bokslutsarbetet, vem har gjort vad? En brygga mellan huvudbok och årsredovisning behövs ofta Tydliga bokslutsspecifikationer, både för resultat- och balansräkningen I bokslutsspecifikationen ange jämförelse med föregående år Tydliga hänvisningar till underliggande dokumentation När vi besöker er önskar vi att ni i möjligaste mån tänker på vår arbetsmiljö, t.ex. stolar och belysning

75 ESV STORA REDOVISNINGSDAGEN Oegentligheter Vad är oegentligheter ur en årlig revisors perspektiv? Hur kommer oegentligheter till vår kännedom? Vad gör vi när vi ser oegentligheter? Vårt primära ansvar omfattar risker för väsentliga felaktigheter i årsredovisningen därför planerar vi inte för ytterligare granskningsåtgärder när det inte finns risk för väsentligt fel

76 ESV STORA REDOVISNINGSDAGEN Oegentligheter Revisorn skaffar sig en förståelse vid informationsinsamling och riskbedömning Res ulta te t a v informationsinsa mlingen ka n le da till olika re s ulta t: Skyddet mot oegentligheter är bra och ingen risk för stora fel i årsredovisningen Skyddet mot oegentligheter har brister, men bristerna bedöms inte leda till stora fel Skyddet mot oegentligheter har brister och bristerna kan medföra stora fel i årsredovisningen När vi identifierar risker för väsentliga fel som inkluderar oegentligheter ska vi alltid planera ytterligare granskningsåtgärder eller utöka omfattningen av vår granskning

77 ESV STORA REDOVISNINGSDAGEN Om oegentlighet uppmärksammas Frågor kanaliseras till Riksrevisionens stödgrupp för oegentligheter Revisorn kan då få stöd i bedömningen Mervärden att lyfta frågan till stödgruppen är: möjliggör en systematisk hantering skapar förutsättningar för likformig hantering en objektiv bedömning Stödgruppen kan stämma av med åklagare när så bedöms lämpligt Riksrevisionen återrapporterar normalt till myndighetens ledning Sedan Riksrevisionen bildades 2003 har ett tjugotal fall slussats till rättsväsendet

78 Ställ din fråga till panelen! Robert Engstedt, Åklagarmyndigheten Johan Mörck, Statskontoret Björn Sande, Riksrevisionen

79 Vanliga frågor till ESV Anna Kindberg och Sara Lundmark Edelstam, ESV

80 Hur minskar vi risken för motpartsdifferenser med Skatteverket i bokslutet?

81 Svar: S-koderna för moms, källskatt, arbetsgivaravgifter med mera ska inte avslutas mot S1533 innan årsskiftet. (se S-kodsförteckningen) December 2018 Debet: Löner etc. för december S4XXX Kredit: Arbetsgivaravg. S2562 Källskatt S2591

82 Svar: Anställningsstöd som Skatteverket krediterar myndighetens skattekonto ska myndigheten rapportera med Övriga myndigheter som motpart. Om det ändå finns ett saldo som man vet avser skattekontot vid motpartsavstämningen kan myndigheten skriva Avser skattekontot" som motpartskommentar. Skatteverket brukar skriva "Skatteverket motpartsredovisar inte skattekontot".

83 Måste vi alltid spara papperskvitton?

84 Utgångspunkt Räkenskapsinformation ska bevaras i sin ursprungliga form

85 Svar: Nej, inte för alla transaktioner, enligt Digital kvittohantering förstudie Esam Är betalningen för den anställdes egen skull? myndighetens räkning? Exempel: Friskvårdsbidrag Läkemedel (enligt kollektivavtal) Utlandsresor Bensin- och kreditkortsfakturor Inskanningen räcker! Papperskvitto behövs

86 Hur får vi göra oss av med saker som vi inte behöver längre i vår verksamhet?

87 Svar: Förordning (1996:1191) om överlåtelse av statens lösa egendom Lös egendom som inte längre behövs för statens verksamhet eller blivit obrukbar Affärsmässig försäljning Marknadsvärdering Skänka om mer ekonomiskt fördelaktigt än att sälja Ingen moms Sälja till anställda - förmånsbeskattning eller pris med hänsyn till moms

88 Vad avgör när vi ska börja skriva av en anläggningstillgång?

89 Svar: Att det går att börja använda den, till det ni ska ha den till! - då ska ni börja skriva av den. Det avgörs inte av om ni faktiskt börjar använda den då när ni aktiverar anläggningstillgången, alltså redovisar den i balansräkningen Okej att redovisningen är lite ungefärlig så länge redovisningen av kostnaderna är rättvisande.

90 När får vi redovisa tillgångar av mindre värde som en anläggningstillgång?

91 Svar: Tillgångar som består av flera separata enheter med ett naturligt samband bör bara anses vara av mindre värde om det sammanlagda värdet är under gränsen för mindre värde. Vad avgör? Användas tillsammans under hela nyttjandeperioden Större anskaffningar av likartade tillgångar bör oftast redovisas som anläggningstillgångar även om respektive tillgång är av mindre värde. Vad avgör? Välj det som ger en jämn kostnadsbild över tid

92

93 ESV:s rådgivning Pia Heyman, ESV

94

95 esv.se

96 Effektiv rådgivning God tillgänglighet Kunskapsåtervinning Digitala verktyg

97

98 Pia Heyman

99 Tack för i dag! Välkomna åter 2019