Utgåva Daedalos IT-stöd för säkerhet. Dokumentintegration. Klostergatan LUND

Transkript

1 Daedalos IT-stöd för säkerhet

2 Daedalos kan samverka med MS Word och OpenOffice Writer på så sätt att data från Daedalos automatiskt läggs in i dokument som produceras av något av de två systemen. Detta dokument redovisar vilka koder som skall användas för att förse producerade dokument med data från Daedalos. Microsoft Word I MS Word är det möjligt att i den löpande texten i ett dokument lägga till dokumentvariabler ( DOCVARIABLE ). Varje dokumentvariabel skall ha ett namn som hämtas från detta dokument. MS Word har en väl utbyggd apparat för att användaren med programmeringsteknik skall kunna styra innehållet i ett dokument. En dokumentvariabel läggs till enligt följande: {DOCVARIABLE Ver_Adress} När dokumentet skrivs ut (eller presenteras på skärmen) kommer dokumentvariabeln att ersättas av aktuell verksamhets adress. I MS Word är det också möjligt att använda en villkorlig konstruktion, till exempel enligt: {IF {DOCVARIABLE Ver_Adress} = } Adress okänd {DOCVARIABLE Ver_Adress} Konstruktionen ovan betyder följande. Om det inte finns någon angiven adress (adressfältet består av ett blanktecken) skall texjen Adress okänd skrivas ut, annars skall adressen skrivas ut. Observera att tomma (blanka) dokumentvariabler inte förekommer. Om ett datafält är tomt lägger Daedalos in ett enda blanktecken. OpenOffice Writer OpenOffice Writer är namnet på ordbehandlingsprogrammet som ingår i OpenOffice-paketet. Det kan anses vara motsvarigheten till MS Word. I OpenOffice Writer finns möjligheten att lägga in användarfält (USER FIELDs) i texten, som motsvarar MS Words dokumentvariabler. Ett användarfält läggs till enligt följande: USER FIELD Ver_Adress = När dokumentet skrivs ut (eller presenteras på skärmen) kommer användarfältet att ersättas av aktuell verksamhets adress. Observera att tomma (blanka) dokumentvariabler inte förekommer. Om ett datafält är tomt lägger Daedalos in ett enda blanktecken.

3 Mallar Interaktionen med MS Word och OpenOffice Writer bygger på att användaren skapar eller på annat sätt får tillgång till Word-mallar eller Writer-mallar, vilket är dokumentfiler med ändelsen.dot eller.ott, som ordbehandlingsprogrammen nyttjar för att skapa dokument med visst föutbestämt innehåll. Det är inte ovanligt att en användare låter organisationens logotyp, adressuppgifter etc ingå i mallen. Till varje typ av ärendeåtgärd kan en dokumentmall kopplas. När ett ärende av den aktuella typen registreras, kan ett dokument som bygger på mallen skapas. När ärendet har registrerats hör till ärendet en viss verksamhet, en viss fastighet etc. Det är data från dessa som kan föras över till dokumentet. Dokumentvariabler och användarfält Dokumentmallar kopplade till Daedalos kan nyttja följande dokumentvariabler. Variabel Dokumentvariabler som börjar med Ver_ äger giltighet då aktuellt ärendes primära koppling gäller en verksamhet. Ver_Nummer Ver_Benämning Ver_SRV-kod Ver_Adress Ver_Alternativadress Ver_Postadress Ver_Fastighet Ver_Fnr Ver_Kommunkod Ver_Kommun Ver_Nord Ver_Ost Ver_Stationsområde Ver_Nyko Textinnehåll Verksamhetsnummer Verksamhetens benämning Verksamhetens primära SRV-kod Verksamhetens adress Verksamhetens alternativadress Verksamhetens postadress Verksamhetens primära fastighetsbeteckning Verksamhetens primära fastighetsnyckel Verksamhetens kommunkod Verksamhetens kommun Verksamhetens nord-koordinat Verksamhetens ost-koordinat Verksamhetens stationsområde Verksamhetens nyckelkodsområde

4 Dokumentvariabler som börjar med Fst_ äger giltighet då aktuellt ärendes primära koppling gäller en fastighet. Fst_Fastighetsbeteckning Fst_Adress Fst_Fastighetsnyckel Fst_Länskod Fst_Kommunkod Fst_Kommun Fst_Nyko Fst_Postnr Fst_Postort Fst_Nord Fst_Ost Fastighetens fastighetsbeteckning Fastighetens primära adress Fastighetens fastighetsnyckel Fastighetens länskod Fastighetens kommunkod Fastighetens kommun Fastighetens nyckelkodsområde Fastighetens postnummer Fastighetens postort Fastighetens nord-koordinat Fastighetens ost-koordinat Dokumentvariabler som börjar med Adr_ och Dok_ äger alltid giltighet. Adr_Sändlista (flerradig) Denna variabel innehåller ärendets sändlista. Varje mottagare står på en egen rad, med efterföljande radbrytning. Texten i variabeln kan alltså innehålla flera rader. Adr_FakturaAdress Adr_TillAdress (flerradig) Denna variabel innehåller adress till fakturamottagaren. Texten i variabeln innehåller flera rader. (flerradig) Denna variabel innehåller adress till ärendemottagaren. Texten i variabeln innehåller flera rader. Dok_DagensDatum Dok_PåbörjatDatum Dok_ÅtgärdDatum Dok_GenomfDatum Dok_UppfDatum Dok_Registernr Dagens datum, dvs datum då handlingen skapas. Datum då ärendet påbörjades Datum för enskild åtgärd Datum för åtgärdens genomförande Datum för uppföljning Diarienummer ( Registernummer )

5 Dok_Ombud Närvarande ombud 1 Dok_OmbudTel Närvarande ombuds telefonnummer 1 Dok_Ombud2 Närvarande ombud 2 Dok_Ombud2Tel Närvarande ombuds telefonnummer 2 Dok_Anm Dok_ÄrendeKlass Dok_ÄrendeKodKod Dok_ÄrendeKodKlartext Dok_ÅtgärdKodKod Dok_ÅtgärdKodKlartext Dok_ÅtgärdBKod Dok_ÅtgärdUppfkod Dok_Kopia Dok_HandlSign Dok_HandlNamn Dok_HandlTel Dok_HandlMobil Dok_HandlEpost Ärendeanmärkning Ärendeklassbeteckning Ärendekodens kodbeteckning Ärendekodens klarttextbeteckning Åtgärdskodens kodbeteckning Åtgärdskodens klartextbeteckning Beslutskod Uppföljningskod Innehåller texten KOPIA om den aktuella handlingen är en kopia. Om det är ett original innehåller variabeln tomma strängen (dvs inget text alls). Handläggarens signatur Handläggarens namn Handläggarens telefonnummer Handläggarens mobiltelefonnummer Handläggarens e-postadress

6 Protokoll Till ett ärende i Daedalos kan kopplas ett protokoll. Ett protokoll är en lista som omfattar en eller flera aktiviteter (protokollsposter). Ett protokoll kan till exempel utgöras av ett tillsyneprotokoll, och protokollsposterna omfattar de kontroller som har gjort. Ett protokoll består således av ett protokollshuvud samt en eller flera protokollsposter ( rader ). Eftersom antaler rader på protokollet kan variera behövs en mekanism för att skilja de olika raderna från varandra. Protokollshanteringens dokumentvariabler är uppbyggda enligt <prefix>.<variabelnamn>.<radnummer> Variabler från protokollshuvudet heter PtkMain.<variabelnamn>.<radnummer> och protokollsposterna heter PtkPost.<variabelnamn>.<radnummer>. Radnumreringen börjar på noll. För varje prefix finns också en specialvariabel som heter.recordcount, som innehåller antalet rader för varje prefix. Antalet rader i protokollshuvudet är alltid en, medan antalet protokollsposter kan variera. Följande är exempel på giltiga variabelnamn: PtkMain.TextForklaring.0 PtkMain.ResultatKod.0 Protokollshuvudets förklarande text Protokollshuvudets resultatkod PtkMain.RecordCount Antalet protokollshuvuden (alltid 1) PtkPost.ResultatKod.0 PtkPost.ResultatKod.1 PtkPost.ResultatKod.2 (etc ) Första protokollspostens resultatkod Andra protokollspostens resultatkod och så vidare PtkPost.MallTxtA.1 PtkPost.TxtA.1 Andra protokollspostens fasta text Andra protokollspostens variabla text

7 Dokumentvariabler för prefix PtkMain.RecordCount.ResultatKod.Comment.TextForklaring.TextInledning.TextAvslutning Antal protokollshuvud (alltid ett) Protokollets övergripande resultatkod Intern kommentar Protokollets förklaringstext (fritext) Protokollets inledningstext (fritext) Protokollets avslutningstext (fritext) Dokumentvariabler för prefix PtkPost.RecordCount.AvdelningKod.PunktKod.ResultatKod.Comment.Grupprubrik.Avser.MallTxtA.TxtA.ExpAtgard.FristAtgard Antalet rader på protokollet Numrering, första siffran Numrering, andra siffran Resultat för aktuell protokollsrad Intern kommentar Grupprubrik Text från fältet Avser Den fasta texten Den manuellt inskrivna texten Förväntad åtgärd (e j tillgänglig i alla installationer) Åtgärd förväntas senast den (ej tillgänglig i alla installationer)

8 Exempel Det är i Word möjligt att göra villkorliga rader, till exempel av typen: {IF 2 < {DOCVARIABLE PtkPost.RecordCount} valfri text } Den valfria texten kan vara en eller flera andra dokumentvariabler. Som nedan: {IF 2 < {DOCVARIABLE PtkPost.RecordCount} {DOCVARIABLE PtkPost.ResultatKod.2} } Ovanstående konstruktion gör att resultatkoden för rad tre skrivs ut endast om det finns fler än två protokollsrader.