Kommunstyrelsen föreslår kommunfuumäktige besluta.

Transkript

1

2 I~ I OSBY ~KOMMUN Kom m unstyreisen SAMMANTRÄOESPROTOKOLL SammantrAdesdatum Sida 26(43) 89 Erbjudande- förvärv av aktier i lnera AB KS/2017: Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfuumäktige besluta. l. Fem (s) aktier i lnera AB rorvärvas av SKL Företag AB ror en sammanlagd köpeskilling om kronor, i enlighet med aktieöverlåtelseavtalet. 2. Redovisat aktieägaravtal godkänns och kommunen inträder som part i detsamma genom redovisat anslutningsavtal 3. Finansiering av aktieförvärvet kronor sker genom anvisning från kommunstyrelsens anslag till :förfogande verksamhet Kommunstyrelsens ordförande Marika Bjerstedt Hansen (s) och ekonomichefpia Lindvall Bengtsson tär i uppdrag att underteckna ak:tieöverlåtelseavtal, aktieägaravtal, anslutningsavtal till aktieägaravtal, samt i övriga handlingar i ärendet. Sammanfattning av ärendet Osby kommun har f'att ett erbjudande från Sveriges Kommuners och landstings styrelse om förvärv av aktier i Inera AB. Företaget Inera AB bildades 1999 och har hittills ägts gemensamt av alla landsting och regioner och verksamheten har varit inriktad på utveckling av e-hälsa. Verksamheten riktar sig till både invånare och medarbetare inom vård och omsorg. Genom bolaget sker samverkan kring gemensamma lösningar, gemensam infrastruktur och stöd for digitalisering. Bland de gemensamt utvecklade tjänsterna finns till exempel1177 Vårdguiden, UMO (ungdomsmottagning på nätet) och Journal via nätet. Efter ett omfattande förankrings- och beslutsprocess beslutade styrelsen för SKL den 7 oktober 2016 att godkänna att SKL Företag AB förvärvar merparten av aktierna i Inera AB. Samtliga landsting och regioner har sedan dess fattat beslut om att sälja 145 av sina 150 aktier i Inera AB. Efterden formella tillträdesdagen 16 mars 20 l 7 kan nu landets kommuner erbjudas att köpa fem aktier vardera och bli delägare på samma villkor som landsting och regioner. Den ändrade inriktningen för bolaget finns formulerad i aktieägaravtal, bolagsordning och ägardirektiv. Styrningen över bolaget sker genom ägarråd och bolagsstämma. I bolagsstyrelsen fmns 15 ledamöter, med politiska före~ trädare - sex från kommunsidan) sex från landsting/regioner samt tre tjänstemän. Justerandes sign ~// l l Expedierat l Utdragsbestyrilande

3 I~ I OSBY ~KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantr.J.desdatum Sida 27{43) Hittills har Ineras verksamhet alltså varit inriktad på hälso- och sjukvårdsområdet, men genom det breddade ägandet ska bolaget kunna verka inom betydligt fler verksamhetsområden, till exempel skola, omsorg och samhällsbyggnad. Genom att kommunen blir delägare i företaget, blir det möjligt att köpa tjänster från Inera AB, utan föregående upphandling (genom det så kallade Teckal-undantaget i upphandlingslagstiftningen). Som delägare kan kommunen också vara med och påverka utvecklingen av digitalisering inom offentlig sektor. Ett breddat ägande ligger också i linje med SKL:s uppdrag är att främja och stödja samverkan mellan medlemmarna i verksamhetsutveckling genom digitala lösningar. Kommunens ledningsgrupp är överens om att Osby kommun bör ingå som delägare i lnera AB, då kommunen redan idag köper tjänster av bolaget. Kommande tjänster kan köpas utan föregående upphandling utifrån reglerna om det så kallade Teckal-undantaget i upphandlingslagstiftningen. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningsutskott beslut , 53. Tjänsteskrivelse "Erbjudande-f'örvärv av aktier i Inera AB'\ daterad den 12 april2017, från kommunchefpetra Gummeson och ekonomichefpia Lindvall Bengtsson. Skrivelse "Erbjudande-förvärv av aktier i Inera AB", daterad den24mars 2017, från Sveriges Kommuners och Landstings styrelse. "Förvärv av aktier i Inera AB". '' Aktieöverlåtelseavtal" bilaga l. "Anslutningsavtal'' bilaga 2. "Aktieägaravtal" bilaga 3. "Bolagsordning" bilaga 4. "Ägardirektiv för Inera AB" bilaga 5. "Årsredovisning 2015 för Inera AB" bilaga 6. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Justerandes sign Expedierat l

4 Kommunstyrelsens redningsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 10(20) 53 Erbjudande -förvärv av aktier i lnera AB KS/2017: Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunstyrelsen toreslå kommunfullmäktige besluta. Av SK.L Företag AB förvärva 5 (fem) aktier i Inera AB för en köpeskilling om kronor, i enlighet med aktieöverlåtelseavtalet Godkänna i ärendet redovisat aktieägaravtal och att inträda som part i aktieägaravtalet genom redovisat anslutningsavtal Finansiering av aktieköpet kronor genom anvisning från kommunstyrelsens anslag till forfogande verksamhet Uppdra åt kommunstyrelsens ordförande Marik:a Bjerstedt Hansen och ekonomichef Pia Lindvall Bengtsson att underteckna ak:tieöverlåtelseavtal> aktieägaravtal, anslutningsavtal till aktieägaravtal, samt i övriga handlingar i ärendet. Sammanfattning av ärendet Osby kommun har fått ett erbjudande från Sveriges Kommuners och landstings styrelse om forvärv av aktier i Inera AB. Företaget Inera AB bildades 1999 och har hittills ägts gemensamt av alla landsting och regioner och verksamheten har varit inriktad på utveckling av e-hälsa. Verksamheten riktar sig till både invånare och medarbetare inom vård och omsorg. Genom bolaget sker samverkan kring gemensamma lösningar, gemensam infrast:rul'tur och stöd för digitalisering. Bland de gemensamt utvecklade tjänsterna finns till exempel1177 Vårdguiden, UMO (ungdomsmottagning på nätet) och Journal via nätet. Efter ett omfattande förankrings- och beslutsprocess beslutade styrelsen for SKL den 7 oktober 2016 att godkänna att SKL Företag AB förvärvar merparten av aktierna i Inera AB. Samtliga landsting och regioner har sedan dess fattat beslut om att sälja 145 av sina 150 aktier i lnera AB. Efter den formella tillträdesdagen16mars 2017 kan nu landets kommuner erbjudas att köpa fem aktier vardera och bli delägare på samma villkor som landsting och regioner. Den ändrade inriktningen for bolaget finns fonnulen~d i aktieägaravtal. bolagsordning och ägardirektiv. Styrningen över bolaget sker genom ägarråd och bolagsstämma. I bolagsstyrelsen fmns 15 ledamöter, med politiska fore- Expedierat l l Utdragsbestyrl<ande

5 rvlosby \(y KOMMUN Kom m unstyreisens ledningsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantrldesdatum Sida 11(20) trädare - sex från kommunsidan, sex från landsting/regioner samt tre tjänstemän. Hittills har Ineras verksamhet alltså varit inriktad på hälso- och sjukvårdsområdet, men genom det breddade ägandet ska bolaget kunna verka inom betydligt fler verksamhetsområden, till exempel skola, omsorg och samhällsbyggnad. Genom att kommunen blir delägare i iliretaget, blir det möjligt att köpa tjänster från Inera AB, utan toregående upphandling {genom det så kallade Teckal-undantaget i upphandlingslagstiftningen ). Som delägare kan kommunen också vara med och påverka utvecklingen av digitalisering inom offentlig sektor. Ett breddat ägande ligger ocksåi linje med SKL:s uppdrag är att främja och stödja samverkan mellan medlemmarna i verksamhetsutveckling genom digitala lösningar. Kommunens ledningsgrupp är överens om att Os by kommun bör ingå som delägare i Inera AB, då kommunen redan idag köper tjänster av bolaget. Kommande tjänster kan köpas utan föregående upphandling utifrån reglerna om det så kallade Teckal-undantaget i upphandlingslagstiftningen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse "Erbjudande- förvärv av aktier i Inera AB" daterad den 12 april2017 från kommunchefpetra Gununeson och ekonomicheffia Lindvall Bengtsson. Skrivelse ''Erbjudande- ilirvärv av aktier i lnera AB" från Sveriges Kommuners och landstings styrelse daterad "Förvärva av aktier i lnera AB". "Aktieöverlåtelseavtal" bilaga l. "Anslutningsavtal~' bilaga 2. "Aktieägaravtal" bilaga 3. "Bolagsordning" bilaga 4. "Ågardirektiv för Inera AB" bilaga 5. "Årsredovisning 2015 för Inera AB" bilaga 6. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Ekonomiavde.hlingen l Expedierat l Utdragsbe~tyrkande

6 ~ g ~X Kommunledningsförvaltningen Pia Undvall Be ngtsson pia.lindvall@osby.se T JÄNSTESKRIVELSE Datum Slda 1 (3) Erbjudande - förvärv av aktier i lnera AB D nr KS/20 l 7: Kommunledningsförvaltningens förslag till Kommunstyrelsen ledningsutskott Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att l. A v SKL Företag AB ffirvärva 5 (fem) aktier i Inera AB för en köpeskilling om kronor, i enlighet med aktieöverlåtelseavtalet 2. Godkänna i ärendet redovisat aktieägaravtal och att inträda som pat1 i aktieägaravtalet genom redovisat anslutningsavtal 3. Finansiering av aktieköpet kronor genom anvisning från kommunstyrelsens anslag till förfogande verksamhet Uppdra åt kommunstyrelsens ordförande Marika Bjerstedt Hansen och ekonomichef Pia Lindvall Bengtsson att underteckna aktieöverlåtelseavtal, aktieägaravtal, anslutningsavtal till aktieägaravtal, samt i övriga handlingar i ärendet. Sammanfattning av ärendet Osby kommun har fått ett erbjudande från Sveriges Kommuners och landstings styrelse om förvärv av aktier i Inera AB. Företaget Inera AB bildades 1999 och har hittills ägts gemensamt av alla landsting och regioner och verksamheten har varit inriktad på utveckling av e-hälsa. Verksamheten riktar sig till både invånare och medarbetare inom vård och omsorg. Genom bolaget sker samverkan k.ting gemensamma lösningar, gemensam infrastruktur och stöd for digitalisering. Bland de gemensamt utvecklade tjänsterna finns till exempel 1177 Vårdguiden, UMO ( ungdomsmottagning på nätet) och Journal via nätet. Efter ett omfattande förankrings- och beslutsprocess beslutade styrelsen för SKL den 7 oktober 2016 att godkänna att SKL Företag AB förvärvar merparten av aktierna i Inera AB. Samtliga landsting och regioner har sedan dess fattat beslut om att sälja 145 av sina 150 aktier i Inera AB. Efter den fonnej la tillträdesdagen 16 mars 2017 kan nu landets Besköksadress Briogatan 1 Postadress Kommunledningsförvaltningen sby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida PlusGiro Organisationsnr Bankgiro

7 Sida 2(3) kommuner erbjudas att köpa fem aktier vardera och bli delägare på samma villkor som landsting och regioner. Den ändrade inriktningen för bolaget finns fonnulerad i aktieägaravtal, bolagsordning och ägardirektiv. Styrningen över bolaget sker genom ägarråd och bolagsstämma. I bolagsstyrelsen finns 15 ledamöter, med politiska företrädare - sex från kommunsidan, sex från landsting/regioner samt tre tjänstemän. Hittills har Ineras verksamhet alltså varit inriktad på hälso- och sjukvårdsområdet, men genom det breddade ägandet ska bolaget kunna verka inom betydligt fler verksamhetsområden, till exempel skola, omsorg och samhällsbyggnad. Genom att kommunen blir delägare i företaget, blir det möjligt att köpa tjänster fi ån In.era AB, utan föregående upphandling (genom det så kallade Teckal-undantaget i upphandlingslagstiftningen). Som delägare kan kommunen också vara med och påverka utvecklingen av digitalisering inom offentlig sektor. Ett breddat ägande ligger också i linje med SKL:s uppdrag är att främja och stödja samverkan mellan medlemmarna i verksamhetsutveckling genom digitala lösningar. Kommunens ledningsgrupp är överens om att Osby kommun bör ingå som delägare i Tnera AB, då kommunen redan idag köper tjänster av bolagel Kommande tjänster kan köpas utan föregående upphandling utifrån reglerna om det så kallade Teckal-undantaget i upphandlingslagstiftningen. Beslutsunderlag Skrivelse från Sveriges Kommuners och landstings styrelse daterad Aktieöverlåtelseavtal Anslutningsavtal Aktieägaravtal Bolagsordning Ägardirektiv Årsredovisning för Inera AB

8 Sida 3(3) Petra Gummeson Kommunchef Pia Lindvall Bengtsson Ekonomichef Beslutet skickas till Ekonomiavdelningen

9 Sveriges Kommuner och Landsting MISSIV Vårt d nr: Verkstallande direktoren Till kommundirektören Erbjudande- förvärv av aktier i lnera AB Sedan styrelsen för SKL den 7 oktober 2016 beslutade att godkänna att SKL Företag AB förvärvar Inera AB, har nu samtliga landsting och regioner tagit beslut om att sälja merparten av sina aktier i företaget till SKL Företag AB. Förvärvet trädde i kraft den 16 mars Därmed kan nu samtliga kommuner erbjudas att förvärva fem aktier vardera i Jnera AB och på så sätt bli delägare i företaget och enklare kunna använda sig av fljretagets tjänster. Bifogat finner ni underlag for kommunens fullmäktigebeslut om förvärv av aktier i lnera AB. Beslutssatserna är tänkta som underlag och kan självklart ändras utifrån egna rutiner. Samtliga handlingar finns också på skl.se/inera. Ert beslut meddelas SKL Företag AB via mejl till inera@skl.se. Det finns idag ingen bortre tidsgräns då ni måste ha tagit beslut, men vi hoppas naturligtvis på att ni vill bli delägare och tar beslut så snart det är möjligt for att tidigt kunna fä de fordelar som ett delägarskap innebär. Så snart vi registrerat ert beslut, kommer vi att översända handlingarna AktietJverlåtel.seavtal samt Anslutningsavtal på nytt till er, för underslcrift. Som aktieägare kommer ni sedan att bjudas in till ägarråd och bolagsstämma. För :frågor hänvisas till inera@skl.se Med vänlig hälsning LenaDahl Tillförordnad VD Bifogade dokument: Kommunens beslutsunderlag fhr fullmäktiges beslut, samt bilagorna: o Aktieöverlåtelseavtal (bilaga l) o Anslutningsavtal (bilaga 2) o Aktieägaravtal (bilaga 3) o Bolagsordning (bilaga 4) o Ägardirektiv (bilaga S) o Arsredovisning 2015 for Inera AB (bilaga 6) Sveriges Kommuner och Landsting Post: Stockholm, BestJk: Hornsgatan 20 Tfn: vaxet , Fax: Org nr: , info@skl.se,

10 Kommunens beslutsundertag 1(6) Förvärv av aktier i lnera AB Sammanfattning Företaget Inera AB bildades 1999 och har hittills ägts gemensamt av alla Landsting och regioner och verksamheten har varit inriktad på utveckling av e-hälsa. Verksamheten riktar sig till både invånare och medarbetare inom vård och omsorg. Genom bolaget sker samverkan kring gemensamma lösningar, gemensam infrastruktur och stöd för digitalisering. Bland de gemensamt utvecklade tjänsterna finns till exempelll77 Vårdguiden, UMO (Ungdomsmottagning på nätet) och Journal via nätet. Frågan om ändrat ägande och ändrad verksamhetsinriktning för Inera AB har diskuterats under många år. Inte minst har företrädare for landsting och regioner uttalat sitt stöd för en förändring som innebär att verksamheten breddas och även omfattar kommunerna samt ger en närmare anknytning till SKL:s arbete med verksamhetsutveckling. Efter en omfattande förankrings- och beslutsprocess beslutade styrelsen för SKL den 7 oktober 2016 att godkänna att SK.L Företag AB förvärvar merparten av aktierna i Inera AB. Samtliga landsting och regioner har sedan dess fattat beslut om att sälja 145 av sina 150 aktier i Inera AB. Efter den formella tillträdesdagen16mars 2017 kan nu landets kommuner erbjudas att köpa fem aktier vardera och bli delägare på samma villkor som landsting och regioner. Den ändrade inriktningen för bolaget fmns formulerad i aktieägaravtal, bolagsordning och ägardirektiv. Styrningen över bolaget sker genom ägarråd och bolagsstämma. I bolagsstyrelsen finns 15 ledamöter, med politiska företrädare - sex från kommunsidan, sex från landsting/regioner samt tre 1jänstemän. Hittills har Ineras verksamhet alltså varit imiktad på hälso- och sjukvårdsområdet, men genom det breddade ägandet ska bolaget kunna verka inom betydligt fler verksamhetsområden, till exempej skola, omsorg och samhällsbyggnad. Genom att kommunen blir delägare i företaget, blir det möjligt att köpa tjänster från Inera AB, utan föregående upphandling (genom det så kallade Teckal-undantaget i upphandlingslagstiftningen). Som delägare kan kommunen också vara med och påverka utveckjingen av digitalisering i offentlig sektor. Ett breddat ägande ligger också i linje med SKL:s uppdrag är att främja och stödja samverkan mellan medlemmarna i verksamhetsutveckling genom digitala lösningar. Förslag till beslut Styrelsen foreslår fullmäktige besluta att l. Av SKL Företag AB förvärva 5 (fem) aktier i Inera AB för en köpeskilling om laonor, i enlighet med aktieöverlåtelseavtal et.

11 2(6) 2. Godkänna i ärendet redovisat aktieägaravtal och att inträda som part i aktieägaravtalet genom redovisat anslutningsavtal Bilagor: Ak.'tieöverlåtelseavtal, bilaga l Anslutningsavtal, bilaga 2 Aktieägaravtal, bilaga 3 Bolagsordning, bilaga 4 Ägardirekti v, bilaga 5 Årsredovisning Inera AB 2015, bilaga 6 Bakgrund lnera AB Sveriges landsting och regioner har sedan många år samverkat kring gemensamma lösningar, gemensam mjuk infrastruktur och stöd för digitalisering, genom det gemensamma aktiebolaget Inera. Bolaget bildades redan 1999, då under namnet lnfomedica, med syfte att utveckla e-hälsotjänster för invånarna. År 2000 grundade LandstingsförbWldet, Svenska KommWlförbundet, Vårdföretagarna och Apoteket bolaget Carelink med ändamålet att utveckla och samordna infrastrukturtjänster. ÅI 2007 förvärvades Carelink av dåvarande sjukvårdsrådgivningen SVR AB (tidigare Infomedica). År 2010 bytte bolaget namn till lnera AB. Sedan starten 1999 har Inera utvecklats, genom företagsförvärv och utökade uppdrag, till att idag ansvara för ett 40-tallandstingsgemensamma tjänster och projekt. Inera AB ägs i dag av SKL Företag AB och landets samtliga 21landsting och regioner. Bolaget har en omsättning på drygt 600 miljoner kronor (2016). Verksamheten riktar sig gentemot både invånare och medarbetare i vård och omsorg. Beredning på nationell nivå Frågan om en överlåtelse av lnera AB till SKL-koncernen har diskuterats under ett antal år. Inom ramen för SKL:s arbete med gemensamma digitala lösningar för kommuner, landsting och regioner lyftes denna fråga fram som ett sätt för SKL att på bästa möjliga sätt stödja och hantera samspelet mellan kommuner, landsting och regioner, och möjliggöra att även kommwler kan arbeta med och erbjudas gemensamma tjänster och lösningar från Inera AB.

12 3(6) Flera utredningar har gjorts för att säkra beslutsunderlaget. Hösten utfördes en forstudie (McKinsey) "DELA: Samverkan for digitalisering i kommuner, landsting och regioner - Beslutsunderlag för ett eventuellt förvärv av Inera". Hösten gjordes en juridisk utredning (Delphi) samt en revisionsutredning (Deloitte) kring In era med syfte att finna en juridiskt och finansiellt hållbar forvärvslösning. Våren 2015 inrättades en styrgrupp för förändringsarbetet. Nätverken för landstingsdirektörer och kommundirektörer har fortlöpande informerats. Under våren och sommaren 2016 har förslag till bolagsordning, aktieägaravtal, ägardirektiv och aktieöverlåtelseavtal successivt utarbetats av kansliet med stöd av Cederquists advokatbyrå. Till kansliet har knutits en referensgrupp bestående av jurister från de tre största landstingen/regionerna (Stockholms läns landsting, Västra Götalandsregionen samt Region Skåne) och de fyra största kommunerna (Stockholms stad, Göteborgs stad, Malmö stad samt Uppsala kommun). Kommunal juridiska, upphandlingsjuridiska och konkurrensrättsliga frågor har särskilt belysts, och en seeond-opinion på de upphandlingsrättsliga övervägandena har inhämtats. Gemensamt digitaliseringsarbete i offentlig sektor Digitaliseringen anses vara den enskilt starkaste förändringsfaktorn i samhället fram till år Digitaliseringen är också en av de främsta möjliggörarna för att höja kvaliteten, forbättra effektiviteten och möta invånarnas forväntningar på välfärden. Att använda digitaliseringens möjligheter är nödvändigt för att möta de utmaningar som kommuner, landsting och regioner står inför, och ett viktigt verktyg för att skapa en vassare och smartare välfärd. SKL lät under våren 2016 göra en SIFO-undersökning om hur invånarna ser på digitalisering i välfärden. Undersökningen visar att tre av fyra tillfrågade är positiva till att kommuner, landsting och regioner kommunicerar och erbjuder service digitalt. Nästan lika många, sju av tio, ställer sig positiva till att digitala pedagogiska verktyg används i skolundervisningen. Sju av tio är också positiva till vård, konsultation och behandling med digital teknik. Betydligt färre, bara två av tio, anser att kommuner, landsting och regioner lever upp till deras förväntningar. Det är hög tid att förbättra den digitala servicen, anser två av tre. Ur ett internationellt perspektiv tappar digitaliseringen i det offentliga Sverige fart. Denna trend går hand i hand med avsaknad av nationella initiativ, samordning och grwtdläggande rorutsättningar såsom standarder för informationsutbyte. Med syfte att öka den digitala förnyelsen av det offentliga Sverige antog regeringen och SKL hösten 2015 en avsiktsförklaring-digitalt först. Digitalt först innebär att digitala tjänster ska, när det är möjligt och relevant, vara förstahandsval i den offentliga sektoms kontakter med dem som bor i Sverige, med organisationer och med företag. Digitalt

13 4(6) forst innebär också att myndigheter, kommuner, landsting och regioner ska sätta invånaren och företagaren i centrum när nya tjänster tas fram. Kommuner, landsting och regioner uttrycker en önskan om och ser behov av och möjligheter med ökad samverkan och kraftsamling inom digitalisetingen. Att göra Inera AB till ett SKL-fdretag syftar samlat till att skynda på, stödja och möjliggöra en effektiv digitalisering i kommuner, landsting och regioner, som bidrar till att möta människors och verksamheters behov och förväntningar samt klara kvaliteten och effektiviteten i välfärden. Rätt använd kan digitaliseringen leda till bättre hälsa och lärande, högre tillväxt, fler jobb och en hållbar utveckling. SKL:s digitaliseringsarbete Centrala områden for kraftsamling och samverkan, som bidrar till att öka hastigheten, kvaliteten och effektiviteten i kommuners, landstings och regioners digitalisering är: Medlemsgemensamma digitala lösningar. Stärka medlemmarnas förmåga vid upphandling och gemensam kravställning. Stöd till förändringsledning och nya arbetssätt i medlemmamas verksamheter. Medlemsgemensamma digitala lösningar I takt med tiden har det blivit tydligt att SKL:s och Ineras arbete i större utsträckning behöver hanteras i mer samordnat för att undvika suboptimerade insatser och öka nyttan ror landsting och regioner. Genom Inera har landsting och regioner haft en gemensam plattfonn för den digitala utvecklingen, något som saknats för kommwiema. SKL har fått tydliga indikationer från kommunerna om att SKL bör agera ilir att ge liknande möjligheter tör kommunerna, som for regioner och landsting. I gnmden finns likartade behov av digitala tjänster for att stödja verksamheter, invånare och företag. Med samordnade och gemensamma digitala lösningar undviks också en alltror spretig flora av digitala tjänster som inte hänger ihop och som blir svåra for invånare och företag att överblicka och nyttja. Dessutom kan sarnarbete innebära sänkta utvecklings- och förvaltningskostnader, och utvecklingstakten kan höjas. Genom att forvärva Inera och därefter bredda ägandet, ökar forutsättningar tor SKL att ta en stön-e koordinerande roll och långsiktigt ansvar för gemensamma digitala lösningar inom alla verksamhetsområden, utan att.sjä]v behöva bygga upp all kompetens och de fdm1ågor som detta kräver. Ineras infrastruktur och kompetens kan återanvändas till andra verksamhetsområden som medlemmarna ansvarar för och utgör därmed en viktig och unik strategisk resurs. Samtidigt är det viktigt att det är kommunernas, landstingens och regionernas behov som ska styra det som ska göras.

14 5(6) Stärkt förmåga vid upphandling och gemensam kravställning Kommuner, landsting och regioner uttrycker en önskan om bättre samordning och ökad kompetens inom digitalisering för att bli starkare i beställarrollen. Här efterlyses tydliga och genomarbetade standarder, gemensamma kravspecifikationer och gemensanuna upphandlingar att ansluta sig till. SKL Kommentus stödjer idag SKL:s medlemmar med upphandlingskompetens och genom att samordna upphandlingar. Upphandlingaravit-stöd och digitala lösningar har till viss del skett genom åren, men bedömningen är att det finns ökade behov här. SKL Kommentus, SKL och lnera kommer därfor att ha en nännare samverkan for att stärka medlemmarnas roll som beställare genom att arbeta gemensamt kring standarder, krav och upphandlingar. SKL Kommentus upphandlingskompetens kan bidra till gemensanuna insatser där SKL eller Inera är ansvariga, eller där kommuner väljer att själva upphandla. Stöd till förändringsledning och nya arbetssätt Regeringens Digitaliseringskonunission beskriver i sitt betänkande "Digitaliseringens transformerande kraft- vägval for framtiden, SOU 2015:9P' att digitaliseringen innebär en omvälvande t:ransfotmering av samhället. För offentlig sektor kan vi idag se exempel på i tbnn av flippade klassrum, läkarbesök på nätet och digital deklaration. Att ställa om och transfonnera verksamheter utifrån principen om digitalt forst kräver ledning och stöd. Kommuner, landsting och regioner har visat stort intresse av att få stöd i sin forändringsresa och i arbetet med verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering. Det handlar om vägledning och stöd kring de nya arbetssätt som kan leda till större nytta både for den enskilde invånaren och foretaget~ men också för den egna förvaltningen och medarbetare. SKL behöver driva på och bidra till sektoms digitala transformation och nya arbetssätt, genom att stödja medlemmama på denna forändringsresa. Genomförande Genomförandet av affären sker i flera steg. I ett forsta steg förvärvade SKL -genom SKL Företag AB - majoriteten av aktiema i Inera. Detta genom att samtliga landsting och regioner sålde merparten av sina aktier i Inera AB och nu äger fem aktier vardera. l ett andra steg erbjuds nu Sveriges alla kommuner att köpa aktier från SKL for att bli delägare i bolaget. Parallellt pågår ett tydligare utvecklingsarbete där SKL, Inera och SKL Konunentus samverkar inbördes och med kommuner, landsting och regioner for att kravställa, upphandla, utveckla och tillhandahålla gemensamma lösningar och tjänster, inklusive stöd i den forändringsresa som konuner att behövas.

15 6(6) Finansiering Inera AB har varit helägt av landsting och regioner, som vardera ägt 150 aktier i bolaget (totalt aktier). SKL Företag AB har köpt 145 aktier från respektive landsting/region (totalt aktier). Förvärvet har skett till bokfort värde, vilket per den 31 december 2015 var kronor per aktie (totalt 25,9 omkr). Detta värde har varit ororändrat fram till överlåtelsedagen, 16mars Nu äger SKL Företag AB 97 procent av aktierna, och landsting och regioner resterande 3 procent. Nu erbjuder SKL Företag AB respektive kommun att köpa 5 aktier, till bokfort värde kronor per aktie ( kronor). Om samtliga kommuner investerar i bolaget, kommer SKL Företag AB att fä en återbetalning på 12,3 mnkr. Nettoinvesteringen för SKL Företag AB blir dänned 13,6 mnkr, motsvarande drygt 50 procent av det totala aktiekapitalet. Som ett led i överlåtelsen åtar sig SKL Företag att ge en forlustgaranti om 35mn.kr. I övrigt gör parterna inte några särskilda ekonomiska åtaganden i samband med affären. När det gäller bolagets fmansiering, är projekten redan i dag i huvudsak självfinansierade. Det är innebörden av den affärsmodell som tillämpas och som avses tillämpas även i fortsättningen. Om ett projekt inte kan bära sina kostnader kommer konsekvensen ytterst att bli att projektet får läggas ned. I överlåtelseavtalet, som landsting och regioner skrivit under, ingår att de övergångsvis ställer ut vissa ekonomiska garantier att köpa tjänster for minst den summa som man köpt for i genomsnitt de tre senaste åren (år ). Detta ligger i linje med det åtagande landsting och regioner har i nuvarande aktieägaravtal for Inera AB, och är ett sätt att säkerställa att bolaget inte omgående ska hanma i ekonomiska svårigheter. Ett annat skäl är att Ineras modell for finansiering går från anslagsfinansiering till en ny finansieringsmodell ( tjänstebaserad affiirsmodell) som är under införande och har ännu inte införts fullt ut. SKL Företag AB tar genom den :fflreslagna ägar-och styrmodellen den ekonomiska risken for bolaget samtidigt som man genom aktieägaravtalet inte har ett dominerande inflytande över bolaget. Affären inkluderar också förändringar i övrigt när det gäller bolagets verksamhet och ägarstyming. Vid den extra bolagsstämman den16mars 2017 antogs forslaget till ändrad bolagsordning. Nytt aktieägaravtal har utarbetats och godkänts av samtliga landsting och regioner, och kommunerna ska i samband med köp av aktier ansluta sig till detta (enligt anslutningsavtalet). Förslag till nytt ägardirektiv har tagits fram och beslutas vid ägarråd 21 april2017, infor ordinarie bolagsstämma 7 juni 2017 (se bilagor).

16 Bilaga 1 AKTIEÖVERLÅTELSEAVTAL mellan SKL Företag AB och [KOMMUN] rörande INERAAB

17 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. BAKGRUND ÖVERLÅTELSE OCH TillTRÄDE... l 3. KÖPESKILLING VILLKOR FÖR TILLTRÄDET AV AKTIERNA... l 5. KÖPARENS GARANTIER SÄUARNAS GARANTI ER BEGRÄNSNING AV SÄUARNAS ANSVAR ÖVRIGT... 2

18 Detta aktieöverlåtelseavtal ("Avtalet") har denna dag ("Avtalsdagen") ingåtts av och mellan: A) SKL Företag AB, organisationsnummer ("Säljaren"); B) [KOMMUN] ("Köparen"). Envar av Säljarna och Köparen benämns i det följande var för sig som "Part" och gemensamt som "Parterna". 1. BAKGRUND 1.1 Säljaren äger aktier i lnera AB, organisationsnummer ("Bolaget") i vilket bolag samtliga landsting och Regioner samt- efter tillkommande köp- ett antal kommuner äger aktier. 1.2 Säljaren är villig att till Köparen överlåta 5 (fem) aktier ("Aktierna") i Bolaget och Köparen önskar förvärva Aktierna från Säljaren. Aktiebrev avseende Aktierna har ej utfärdats. 1.3 Mellan befintliga aktieägare i Bolaget gäller ett aktieägaravtal {"Aktieägaravtalet") vilket Köparen genom särskilt anslutningsavtal ska biträda. 1.4 Mot ovanstående bakgrund har Parterna nu ingått detta Avtal. 2. ÖVERLÅTELSE OCH TILLTRÄDE 2.1 Tillträdet av Aktierna enligt detta Avtal ("Tillträdet") ska ske den dag som Parterna gemensamt bestämmer ("Tillträdesdagen"). 2.2 På Tillträdesdagen ska Säljaren överlåta Aktierna till Köparen och Köparen förvärva från Säljaren Aktierna mot att Köparen erlägger Köpeskillingen. 2.3 Aktierna överlåts med alla därtill hörande rättigheter och fria från alla belastningar, med undantag för belastningar som framgår av Bolagets bolagsordning respektive Aktieägaravtalet. 3. KÖPESKILLING 3.1 Köpeskilling 3.1 Köpeskillingen för Aktierna ska uppgå till kronor ("Köpeskillingen"). 4. VILLKOR FÖR TILLTRÄDET AV AKTIERNA 4.1 Tillträdet av Aktierna är villkorat av att Köparen senast vid Tillträdet biträtt Aktieägaravtalet enligt punkt 1.3 ovan.

19 2 5. KÖPARENS GARANTIER Köparen garanterar att Köparen är behörig att ingå och fullfölja sina åtaganden enligt Avtalet och Aktieägaravtalet såväl per Avtalsdagen som per Tillträdesdagen. 6. SÄUARNAS GARANTIER 6.1 Säljaren lämnar följande garantier till Köparen ( 11 Garantierna") vilka lämnas per Avtalsdagen och per Tillträdesdagen: (a) (b) Bolaget är ett svenskt aktiebolag som är vederbörligen registrerat i enlighet med gällande svensk lagstiftning; Aktierna är fullt betalda och Säljaren är ägare till Aktierna. 7. BEGRÄNSNING AV SÄUARNAS ANSVAR 7.1 Vid brott mot någon av Säljarens Garantier ellervid annat brott av Säljaren mot detta Avtal har Köparen ersättning med ett belopp som motsvarar den Skada (krona för krona) som Köparen lidit på grund av brottet. 7.2 Detta avtal är den fullständiga och enda regleringen av Köparens förvärv av Aktierna och Köparen bekräftar att Köparen avstår från att göra gällande varje slag av anspråk till följd av förvärvet på annan grund än som anges i detta Avtal. 7.3 Vid brott mot någon av Säljarens Garantier eller vid annat brott av Säljaren mot detta Avtal har Köparen ersättning med ett belopp som motsvarar den Skada (krona för krona) som Köparen lidit på grund av brottet. 8. ÖVRIGT 8.1 Överl~telse Part får inte överlåta, delegera, vidareavtala eller på annat sätt överföra eller pantsätta eller skapa någon belastning över några av sina rättigheter eller skyldigheter hänförliga till detta Avtal, utan att dessförinnan ha erhållit de andra Partens skriftliga medgivande. 8.2 Kostnader Utöver vad som uttryckligen överenskommits enligt detta Avtal, ska a Ila kostnader och utgifter som uppkommit i samband med förhandlingen, förberedelsen och ingåendet av detta Avtal betalas av den Part som ådragit sig sådana kostnader och utgifter. Inga kostnader avseende transaktionen ska bäras av Bolaget. 8.3 Fullständig reglering Detta Avtal utgör Parternas fullständiga reglering av samtliga de frågor som Avtalet berör och

20 3 detta Avtal ersätter samtliga tidigare skriftliga eller muntliga förhandlingar, avtal och överenskommelser rörande samtliga de frågor som Avtalet berör. 8.4 Ändringar Ändringar av och tillägg till detta Avtal ska endast betraktas som giltiga om de gjorts skriftligen och vederbörligen undertecknats av Parterna. Detta Avtal har upprättats och undertecknats i två likalydande exemplar av vilka Säljaren och Köparen tagit var sitt ett exemplar. DATUM: DATUM: [KOMMUN) SKL Företag AB

21 Bilaga 2 ANsLUTNINGSAVTAL TILL AKT l EÄGARAVTAL avseende IN ERA AB

22 1 l. BAKGRUND 1.1 SKL Företag AB, nedan benämnt "SKL Företag", äger aktier i lnera AB, org. nr , nedan kallat "Bolaget", i vilket bolag samtliga Landsting och Regioner samt - efter tillkommande förvärv- ett antal kommuner också äger aktier. 1.2 SKL Företag har genom köp från Landsting och Regioner förvärvat de aktier SKl Företag äger i Bolaget i syfte att bland annat kunna vidareöverlåta aktier i Bolaget till kommuner som ännu inte är aktieägare i Bolaget. 1.3 Mellan SKL Företag, Landstingen och Regionerna samt de kommuner som har förvärvat aktier i Bolaget gäller ett aktieägaravtal, nedan benämnt "Aktieägaravtalet", vilket fogats till denna Förbindelse, Bilaga Undertecknad kommun har genom särskilt avtal förvärvat aktier i Bolaget från SKL Företag. 1.5 Denna Förbindelse omfattar samtliga parts vid var tid innehavda aktier. 2. ANSLUTNINGSÅTAGANDE 2.1 Genom undertecknande av detta anslutningsavtal inträder undertecknade kommun som part i Aktieägaravtalet och ikläder sig samtliga rättigheter och skyldigheter i förhållande till övriga parter i Aktieägaravtalet. 2.2 Bestämmelserna i Aktieägaravtalets punkter 15 om meddelanden och 18 om överlåtelse ska tillämpas på motsvarande sätt avseende denna Förbindelse. Detta anslutningsavtal har upprättats i två exemplar, varav SKL Företag respektive undertecknade kommun erhållit var sitt. DATUM: DATUM: [KOMMUN) SKL FÖRETAG AB

23 Bilaga 3 AKTIEÄGARAVTAL avseende INERA AB CEDERQUIST

24 Bilaga 3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Avsnitt Sida 1. PARTER BAKGRUND PARTERNAS MÅLSÄTTNING med bolaget FINANSIERING OCH VINSTUTDELNING PARTERNA$ INFlYTANDE ÖVER BOLAGET... z 6. ÄGARRÅD BOLAGET$ STYRELSE STYRELSENS ARBETSFORMER VERKSTÄLLANDE Dl REKTÖR REVISOR VALBEREDNING aktiebrev RÄTIFÖR FÖRVÄRVARE ATI TILLTRÄDA AVTALET FÖRKÖP MEDDELANDEN handlingsoffentlighet ÄNDRING av BOLAGSORDNING OVERLÅTELSE AV AVTALET AVTALSTID ÖVRIGT... 6

25 1 1. PARTER 1.1 Detta aktieägaravtal ("Avtalet") har ingåtts mellan nedan angivna parter och de parter som enligt vad som anges i Avtalet kan komma att tillträda avtalet; 1.2 SKL Företag AB ( ), (nedan benämnt "SKL Företag") 1.3 Samtliga landsting och regioner, enligt Bliaga 1.1 till Aktieöverlåtelseavtal. Samtliga ovan nämnda parter, samt eventuellt tillkommande parter, benämns nedan gemensamt 1 'Parterna " och var och en för sig "Part", "Parten" eller, i förekommande fall "Tillträdande Part". 2. BAKGRUND 2.1 SKL Företag och de Parter som anges i punkt 1.2 och 1.3 äger sammantaget samtliga aktier i lnera AB, org. nr , nedan kallat "Bolaget". SKL Företag har genom köp från ett antal av Parterna enligt förvärvat de aktier SKL Företag äger i Bolaget. 2.2 Genom detta Avtal avser Parterna reglera sina mellanhavanden avseende ägandet av Bolaget och bedrivandet av Bolagets verksamhet. Vid bristande överensstämmelse mellan innehå llet i bolagsordning och detta Avtal, ska Avtalets bestämmelser, Parterna emellan, äga företräde. Den bolagsordning som Parterna enats om har den lydelse som framgår av Bolagsordningen. 2.3 Detta Avtal omfattar samtliga Parts vid va r tid innehavda aktier. 3. PARTERNAS MÅLSÄTTNING MED BOLAGET 3.1 Bolaget är efter SKL Företags förvärv av majoriteten av aktierna i Bolaget ett dotterbolag till SKL Företag. Syftet med att övriga Parter givits tillfälle att vara (eller i förekommande fall, bli) aktieägare är att, genom detta Avtal, tillförsäkra deltagande Regioner, Landsting och Kommuner ett avgörande inflytande över Bolagets strategiska mål och viktiga beslut. 3.2 l detta Avtal har införts bestämmelser om ett ägarråd ("Ägarråd 11 ) som ska utgöra det beslutsorgan i vilket samtliga Parter äger delta och som beslutar om ändring av bolagsordning, övergripande strategiska frågor och bolagsstyrning. Bolagets verksamhet ska bedrivas på ett såda nt sätt att aktieägande kommuner och landsting kan utöva kontroll över bolaget m otsvarande den som myndigheten utövar över sin egen förvaltning. Bolaget ska i huvudsak utföra verksamhet för ägarnas (eller andra enheter som ägarna utövar kontroll över) räkning. 3.3 Bolaget ska bedriva sin verksamhet i enlighet med dess bolagsordning samt i enlighet med från tid till annan antagna ägardirektiv, vilka ska gälla till dess beslut fattats om annat. 3.4 Bolaget ska så långt möjligt nyttja marknaden och föreliggande konkurrensförhållanden. 3.5 Bolaget ska inom ramen för självkostnadsprincipen enligt 8 kap. 3c kommunallagen agera affärsmässigt. Bolagets olika delverksamheter ska långsiktigt vara självfinansierade.

26 2 4. FINANSIERING OCH VINSTUTDELNING 4.1 Bolaget ska finansieras genom i Bolagets verksamhet genererade medel samt, vid behov, genom extern upplåning. Part är inte skyldig att tillskjuta medel till Bolaget, ställa säkerhet eller pant eller på annat sätt bidra till Bolagets finansiering på annat sätt eller i större omfattning än vad som uttryckligen anges i detta Avtal. 4.2 Parterna har enats om verksamhetsföremål och att Bolaget inte ska drivas i syfte att bereda vinst åt aktieägarna på sätt som anges i bolagsordningen, Bilaga SKL Företag avser som ett led i förvärvet av aktierna i bolaget att ställa ut en förlustgaranti gentemot Bolaget på ett belopp om maximalt 35 MSEK. Till undvikande av tvivelsmål noteras att SKL Företag samma sätt som övriga Parter, och enlighet med punkt 4.1 ovan, inte har något åtagande att därutöver tillskjuta medel eller att annars bidra till Bolagets finansiering. 5. PARTERNASINFLYTANDE ÖVER BOLAGET 5.1 Parterna ska utöva sitt inflytande över Bolaget vid Ägarråd och bolagsstämma på sätt som anges i detta Avtal. 5.2 Parterna förbinder sig att vid bolagsstämma i Bolaget rösta i enlighet med de beslut och val som sker vid Ägarråd enligt detta Avtal. 5.3 Parterna är överens om att Bolagets verksamhet ska ledas av Bolagets styrelse som har att verkställa vad Parterna från tid till annan fastställer i ägardirektiv och genom beslutvid Ägarråd respektive bo lagsstä m ma. 6. ÄGARRÅD 6.1 Parterna ska tidigast åtta och senast fem veckor före årsstämma i Bolaget sammanträffa vid ordinarie Ägarråd. Vid ordinarie Ägarråd ska beslut fattas om fastställelse av ägardirektiv med strategiska mål för Bolaget avseende nästkommande räkenskapsår; övriga vid årsstämma i Bolaget förekommande ärenden; val av ledamöter till valberedningeni samt annat ärende som Part initierat enligt punkt 6.2.

27 Envar Part äger att hos SKL Företag hemställa att ärende rörande bolaget ska behandlas vid Ägarråd. Sådan hemställan ska ha inkommit i så god tid att SKl Företag kan inta ärendet i kallelse till Ägarråd. 6.3 Annat Ägarråd än inför årsstämma får sammankallas av SKL Företag. SKl Företag är skyldigt att kalla till sådant Ägarråd om minst en tiondel (1/10) av samtliga Parter så begär. 6.4 SKl Företag kallar till Ägarråd och ska, om möjligt, tillse att deltagande vid Ägarråd ska kunna ske på distans. 6.5 För kallelse till Ägarråd ska följande gälla Kallelse till Ägarråd ska ske med brev på posten eller e-post till samtliga Parter ej senare än tre veckor före Ägarråd. Sådan kallelse ska innefatta förslag till dagordning. Förslag till beslut ska ange förslagets huvudsakliga innehåll, även förslag till ägardirektiv enligt Vid Ägarråd har Part så många röster som motsvarar antalet av sådan Part ägda aktier i Bolaget, dock att SKL Företag har lika många röster som samtliga övriga Parter tillsammans minskat med ett (1). 6.7 För giltigt beslut vid Ägarråd krävs att minst hälften (1/2) av de vid Ägarrådet företrädda rösterna röstar för beslutet samt att beslutet biträds av mer än en tredjedel (1/3) av de Landsting som är företrädda vid Ägarrådet samt mer än en tredjedel (1/3) av de kommuner som är företrädda vid Ägarrådet. 7. BOLAGETS STYRELSE 7.1 Bolagets styrelse ska bestå av lägst sex (6) och högst femton (15) ledamöter inklusive ordföranden. Suppleanter ska ej utses. 7.2 Minst 2./3 av ledamöterna i styrelsen ska utses bland representanter för aktieägande regioner, landsting och kommuner. Parterna är överens om att dessa ska representera samtliga delägande kommuner, landsting och regioner. 8. STYRELSENS ARBETSFORMER 8.1 styrelsens arbetsformer ska fastställas i arbetsordningen för styrelsen vilken ska beslutas av styrelsen. 9. VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR 9.1 Tillsättande och avsättande av Bolagets verkställande direktör beslutas av Bolagets styrelse.

28 4 10. REVISOR 10.1 Revisor i Bolaget ska vara samma revisor som i SKL Företag. Därutöver ska två lekmannarevisorer utses. Som lekmannarevisor ska utses revisor som valts för granskning av styrelsens och övriga nämnders verksamhet hos aktieägande kommuner, landsting eller regioner. 11. VALBEREDNING 11.1 Bolaget ska ha en valberedning bestående av högst sju (7) ledamöter valda vid Ägarråd Valberedningens uppdrag ska vara att till Ägarråd lägga fram förslag till styrelse, styrelseordförande, revisorer och lekmannarevisorer samt arvoden till dessa. Valberedningen ska eftersträva att styrelsen får en med hänsyn till Bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bakgrund i övrigt. Valberedningen ska härvid särskilt beakta styrelsens sammansättning med avseende på kön och etnicitet samt representativitet för aktieägande regioner, landsting och kommuner. 12. AKTIEBREV 12.1 Aktiebrev ska ej utfärdas. 13. RÄTIFÖR FÖRVÄRVARE ATI TILLTRÄDA AVTALET 13.1 Parterna är överens om att, oaktat vad som i övrigt anges i detta Avtal, samtliga regioner, landsting och kommuner i Sverige som inte redan är aktieägare, ska ges tillfälle att från SKL Företag förvärva aktie i Bolaget samt att sådan Tillträdande Part äger rätt att ansluta sig till detta Avtal utan övriga Parters särskilda medgivande Tillträdande Part ska tillträda detta Avtal genom särskilt anslutningsavtal som ska undertecknas av den Tillträdande Parten och av SKL Företag. 14. FÖRKÖP 14.1 Part (nedan kallad "Erbjudande Part") äger inte, helt eller delvis, överlåta sina aktier i Bolaget till tredje man utan att först skriftligen erbjuda SKL företag att lösa av Erbjudande Part sålunda erbjudna aktier. Erbjudandet ska innehålla uppgift om antalet aktier som erbjuds till inlösen för en köpeskilling motsvarande akties l<votvärde SKL Företag ska inom sextio {60) dagar ("Acceptfristen"} från erbjudandet meddela Erbjudande Part om förköpserbjudandet accepteras eller inte. Erbjudandet måste accepteras i sin helhet och inte endast delvis Har inte SKL Företag accepterat förköpserbjudandet innan utgången av Acceptfristen ska detta i sin helhet anses förkastat.

29 s 14.4 Accepteras förköpserbjudandet på sätt som ovan anges ska SKL Företag erlägga köpeskillingen för de erbjudna aktierna kontant senast trettio (30) dagar efter utgången av Acceptfristen. Äganderätten till förköpta aktier övergår den dag då köpeskillingen erlagts, varvid Erbjudande Part ska överlämna eventuellt utfärdade aktiebrev avseende de förköpta aktierna, vederbörligen endosserade, till SKL Företag Om förköpserbjudandet inte accepteras, eller om köpeskilling inte erläggs inom den tid som anges i punkten 14.4 ovan, ska Erbjudande Part ha rätt att överlåta förköpserbjudna aktier till tredje man under förutsättning att villkoren vid sådan överlåtelse ej är mer förmånliga för köparen än vad som hade gällt vid förköp enligt denna punkt 13. Såsom ytterligare förutsättningar gäller dels att sådan överlåtelse kommer till stånd inom sextio (60) dagar från utgången av Acceptfristen, dels att köparen i samband med sitt förvärv av aktierna skriftligen förklarar sig tillträda detta Avtal som part i Erbjudande Parts ställe. Utträdande Parts ansvar enligt detta avtal upphör ej dessförinnan. Inträde i detta Avtal förutsätter godkännande härtill av övriga Parter. 15. MEDDELANDEN 15.1 Meddelanden som enligt Avtalet ska lämnas skriftligen ska sändas med rekommenderat brev eller e-post till respektive Parts officiella adress Meddelandet ska anses vara motpart till handa: tre (3) arbetsdagar efter avsändandet, om avsänt med rekommenderat brev, den dag mottagaren bevisligen erhållit meddelandet, om detsamma översänts med e-post. 16. HANDLINGSOFFENTLIGHET 16.1 Bolaget ska tillämpa den s. k. offentlighetsprincipen i enlighet med vad som föreskrivs i lag och bolagsordning. 17. ÄNDRING AV BOLAGSORDNING Punkterna 3-4, 7-9, 12 och 14 i bolagsordningen får inte ändras utan godkännande av fullmäktige i minst 2/3 av de aktieägande regionerna, landstingen och kommunerna. 18. ÖVERLÅTELSE AV AVTALET 18.1 Part äger inte rätt att annat än då så följer av uttrycklig bestämmelse häri, utan skriftligt medgivande från behörig företrädare för övriga Parter, överlåta Avtalet eller sina rättigheter eller skyldigheter enligt Avtalet till annan.

30 6 19. AVTALSTID 19.1 Detta avtal gä ller från och med dagen för Parts undertecknande och intill dess sådan Part inte längre är aktieägare i Bolaget. 20. ÖVRIGT 20.1 Detta Avtal reglerar med uteslutande av lag (1980:1102) om handelsbolag och enkla bolag uttömmande alla frågor som Avtalet berör. Detta Avtal har upprättats i 2 exemplar, varav Parterna erhållit var sitt. DATUM: DATUM: [KOMMUN) SKL Företag AB

31 j Bilaga4 BOLAGSORDNING (beslutad vid extra bolagsstämma ) 1. BOLAGETS FIRMA Bolagets firma är lnera AB. 2. SÄTE styrelsen ska ha sitt säte i Stockholm. 3. FÖREMALET FÖR BOLAGETS VERKSAMHET Bolaget ska samordna, tillhandahålla och utveckla gemensamma tjänster och lösningar till stöd för digitalisering och verksamhetsutveckling i kommuner, landsting, regioner, samt bolag och organisationer som de utövar ett rättsligt bestämmande inflytande över, inom deras verksamhetsområden och ansvar. Bolaget ska inom ramen för de kommunalrättsliga principerna i 2 kap. 1-2 och 7-8 kommunallagen och självkostnadsprincipen enligt 8 kap. 3c kommunallagen agera affärsmässigt. Bolaget får bara när det är förenligt med den kommunala kompetensen och aldrig till större omfattning än tjugo (20) procent av bolagets omsättning tillhandahålla tjänster till andra än direkta eller indirekta aktieägare. 4. BOLAGETS SYFTE Bolagets syfte är inte att bereda vinst åt aktieägarna utan att bidra till en effektivisering och utveckling av landstingens, regionernas och kommunernas verksamhet genom samordnade lösningar med optimalt resursutnyttjande och hög kvalitet. l händelse av bolagetslikvidation ska vinst och bolagets behållning, efter det att bolagets förpliktelser fullgjorts, fördelas mellan aktieägarna i förhållande till deras andel i aktiekapitalet. 5. AKTIEKAPITALET Aktiekapitalet ska utgöra lägst och högst kronor. Sid 113

32 l Bilaga 4 6. ANTAL AKTIER Antal aktier ska vara lägst och högst stycken. 7. STYRELSE styrelsen ska bestå av lägst sex och högst femton ledamöter. 8. REVISORER Bolaget ska ha lägst en och högst två revisor( er) med högst två ersättare. 9. LEKMANNAREVIsORER Bolaget ska ha två lekmannarevisor(er) med högst två ersättare. 1 O. KALLELSE TILL BOLAGSST ÄMMA Kallelse till bolagsstämma ska ske genom e-post eller brev med posten till aktieägarna tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman. 11. ÄRENDEN PA ORDINARIE STÄMMA (ARSSTÄMMA) På årsstämman ska följande ärenden förekomma till behandling: 1) val av ordförande vid stämman 2) upprättande och godkännande av röstlängd 3) val av sekreterare och en eller två justeringsmän 4) prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad 5) godkännande av förslag till dagordning för stämman 6) framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen 7) beslut a. om fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen, b. om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, c. om ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktör, 8) bestämmande av antalet styrelseledamöter samt i förekommande fall antalet revisorer, lekmannarevisorer och ersättare, 9) fastställande av arvoden åt styrelsen och i förekommande fall för revisorerna 1 O) val av styrelseledamöter samt i förekommande fall, revisorer, lekmannarevisorer och ersättare 11) val av styrelseordförande 12) annat ärende, som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. Sid 213

33 l Bilaga4 12. BOLAGSST ÄMMANS KOMPETENS Beslut i följande frågor ska alltid fattas av bolagsstämman. 1) Årligt fastställande av verksamhetsinriktning med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren 2) Fastställande av rambudget för verksamheten 3) Ram för upptagande av krediter 4) Köp och försäljning av fast egendom 5) Bildande av bolag 6) Köp eller försäljning av bolag eller andel i sådant 7) ställande av säkerhet 8) Beslut i annat ärende av principiell betydelse eller annars av större vikt för bolaget 13. BOLAGETS RÄKENSKAPSAR Bolagets räkenskapsår ska vara kalenderår. 14. OFFENTLIGHET Allmänheten ska ha rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap. tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Om bolaget överlämnar verksamhet till privat utförare ska bolaget genom avtalet med utföraren tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över. Sld 313

34 BILAGA 5 1(4) Lena Dahl Ägardirektiv för lnera AB -förslag inför ägarråd och bolagsstämma Ägare SKL Företag AB äger 97 procent av aktierna i bolaget. Övriga aktier ägs av landsting och regioner. Samtliga kommuner ska ges tillflille att köpa aktier i bolaget. Vid full anslutning från kommuner, landsting och regioner kommer det innebära att SKL Företag AB äger 50,8 procent av aktierna. Sveriges Kommuner och Landsting äger samtliga aktier i SKL Företag AB. SKL Företag AB är moderbolag i SKL:s bolagskoncem. Bolagets verksamhet Bolaget ska samordna, tillhandahålla och utveckla tjänster och lösningar till stöd för digitalisering och verksamhetsutveckling i kommuner, landsting, regioner, samt bolag och organisationer som de utövar ett rättsligt bestämmande inflytande över, inom deras verksamhetsområden och ansvar. Föremålet för verksamheten är angivet i bolagsordningen ror bolaget. Bolaget f'ar ej bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget f'ar ej heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen. Bolaget ska i första hand ta fram gemensamma tjänster och lösningar till stöd för digitalisering och verksamhetsutveckling inom områden där marknaden inte bedöms kunna tillgodose ägarnas behov och intressen. Bolaget ska så längt möjligt nyttja marknaden och föreliggande konkurrensförhållanden. Beslut som fattats av ägarrådet återfinns i bilaga. Bolagets styrning Bolaget är efter SKL Företags förvärv av majoriteten av aktierna i bolaget ett intressebolag till SKL Företag. Syftet med att övriga parter givits tillfålle att vara (eller i förekommande fall, bli) aktieägare är att tillförsäkra deltagande kommuner, landsting och regioner ett avgörande inflytande över bolagets strategiska mål och viktiga beslut. I aktieägaravtal har iniorts bestämmelser om ett ägarråd som ska utgöra det beslutsorgan i vilket samtliga parter äger delta och som beslutar om övergripande strategiska frågor och bolagsstyrning. Bolagets verksamhet ska bedrivas på ett sådant sätt att aktieägande kommuner, SKL Företag AB Postadress: Stockholm, Besök: Hornsgatan 20, Tfn: , Fax: Epost: iafo@sklforetag.skl.se, Postgiro: , Bankgiro: , Org nr:

35 2 (4) landsting och regioner kan utöva kontroll över bolaget motsvarande den som myndigheten utövar över sin egen förvaltning. Bolaget ska i huvudsak utföra verksamhet for ägarnas (eller andra enheter som ägarna utövar kontroll över) räkning. Verksamhetens tinansiering Bolaget ska inom ramen for de kommunalrättsliga principerna i 2 kap. 1-2 och 7-8 kommunallagen och självkostnadsprincipen enligt 8 kap. 3c kommunallagen agera affarsmässigt. Bolagets olika delverksamheter ska långsiktigt vara självfmansierade. Bolaget f'ar bara när det är förenligt med den kommilllala kompetensen och aldrig till större omfattning än tjugo (20) procent av bolagets omsättning tillhandahålla tjänster till andra än direkta eller indirekta aktieägare. Bolagets syfte är inte att bereda vinst åt aktieägarna utan bidra till en effektivisering och utveckling av kommunernas, landstingens och regionernas verksamhet genom samordnade lösningar med optimalt resursutnyttjande och hög kvalitet. strategier för koncernen Bolagen inom SKL-företagskoncemen ska skapa värde för SKL och dess medlemmar genom att stödja SKL:s verksamhetside: En fråga om demokrati. SKL är en medlemsorganisation för kommuner} landsting och regioner. Som arbets givar- och intresseorganisation driver vi deras frågor och erbjuder stöd och service. Vi väcker frågor, agerar kraftfullt och bildar opinion. Vårt uppdrag är att ge kommuner, landsting och regioner bättreförutsiittningar för lokalt och regionalt självstyre. Målet är att utveckla välfärden. Det är en fråga om demokrati. SKL:s verksamhet styrs ytterst av kongressens inriktningsdokument som innehåller ett antal inriktningsmål for respektive kongressperiod. Varje år beslutar styrelsen i SKL om en verksamhetsplan och budget. Koncernens bolag ska bidra till forbundets inriktning och målsättningar.

36 3 (4) Koncerngemensamma riktlinjer Riktlinjer för Sveriges Kommuner och Landsting ska i möjligaste mån tillämpas i dotterbolagen. FBljande riktlinjer ska ingå i ägardirektiv: SKL:s alkoholpolicy SKL:s policy om rökfri arbetstid. Ledande befattningshavare i dotterbolagen ska ha en uppsägningstid om minst 3 månader. Styrelse- och vd-utvärdering ska genomforas vartannat år och resultatet ska rapporteras till styrelsen i SKL Företag AB. Dotterbolagen ska genomfora medarbetarundersökningar vartannat år. Vid nominering av styrelseledamöter samt ledande befattningshavare i bolagen, bör en jämn könsfordelning eftersträvas så att andelen män respektive kvinnor blir minst 40 procent. Bolagen inom koncernen ska aktivt arbeta med hållbarhetsfrågor. Varje bolag ska ha en hållbarhetsredovisning. Styrelsen Styrelsen ska bestå av lägst 6 och högst 15 ledamöter inklusive ordföranden. Styrelseledamöterna föreslås av en valberedning vilken ska bestå av högst 7 ledamöter. Valberedningens uppdrag är att till ägannöte lägga fram förslag till styrelse, styrelseordforande samt arvoden till dessa. Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Styrelsen ska se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen ska se till att SKL Företag AB:s tidplaner för ekonomisk- och verksamhetsmässig rapportering kan foljas. Styrelsen ska årligen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. l arbetsordningen ska det bl.a. anges hur ofta styrelsen ska sammanträda. Styrelsen ska i skriftlig instruktion ange arbetsfordelningen mellan styrelsen och den verkställande direktören.

37 4 (4) Verkställande direktör Styrelsen utser, i samråd med SKL Företag AB: s vd, en verkställande direktör för bolaget. Lön och övriga anställningsvillkor fastställs, i samråd med SK.L Företag AB:s vd, av styrelsen. Styrelsen ska i en skriftlig vd-instmktion ange ansvar och befogenheter för vd. Om vd ska skiljas från sina uppgifter, ska samråd ske med SK.L Företag AB:s vd. Bolagets utveckling styrelsen ska uppmärksamma bolagets långsiktiga utveckling och anpassningsförmåga till nya krav och förutsättningar. Detta ska beskrivas i bolagets affårsplan. Investeringar Bolagets behov av investeringar ska framgå av investeringsbudgeten. Beslut om större investeringar ska ske i samråd med SKL Företag AB:s vd. Ekonomiska krav Verksamheten i bolaget ska bedrivas på affärsmässiga grunder och bidra till medlemsnytta. Som ekonomiska mål gäller följande: Lönsamhetsmål- nettomarginal Nettomarginalen beräknas som resultatet efter finansiella poster i procent av rörelsens intäkter. Nettomarginalen ska under perioden uppgå till minst 3 procent. Kapitalstrukturmål- soliditet Soliditet beräknas som eget kapital, inklusive obeskattade reserver exkl. skatt, dividerat med balansomslutningen soliditeten ska långsiktigt uppgå till minst 15 procent. Utdelning Bolaget ska inte lämna utdelning. Uppkommen vinst ska återinvesteras i bolaget och långsiktigt förbättra bolagets soliditet.

38

39 Innehåll 8 lnera i korthet o styrelseordförande och vd har ordet G Delaktiga patienter förändrar och förbättrar vården 8 Nationell patientöversikt G) 1177 Vårdguiden och UMO- i allmänhetens tjänst 8 Nu kan alla hålla koll på hur sjuka vi är (9 Lyckat byte av SITHS-certifikat G lneras tjänster öppna för kommersiella företag G Vården i siffror O Nytt projekt för nöjdare kunder 4D lneras kärn kompetens, styrning och ledning G) Tjänster och projekt fl) Flerårsöversikt styrelse och ledningsgrupp e Revisionsberättelse

40 l n era i korthet lnera koordinerar landstingens och regionernas gemensamma e-hälsoarbete. Våra tjänster används av medarbetare inom vård och omsorg, invånare och beslutsfattare. Exempel på nationella tjänster som landstingen och regionerna har valt att samverka kring är 1177 Vårdguiden, Vårdhand boken, UMO, e-tjänsten Journalen och Nationell patientöversikt Samverkan gäller även olika läkemedelstjänster och säkerhetslösningar. lnera ansvarar också för den tekniska infrastruktur och arkitektur som är förutsättningen för de nationella e-hälsotjänsterna. lnera är ett aktiebolag som ägs av landsting och regioner. Bolaget leds av en styrelse med två politiker från respektive hälso- och sjukvårdsregion. Vd ansvarar för verksamheten. Vi har ett nära samarbete med ehälsomyndigheten, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Socialdepartementet Socialstyrelsen, journalsystemsleverantörer och övriga aktörer inom e-hälsoområdet. Under 2015 var lneras omsättning drygt 626 mkr och hade vid årets slut 121 anställda.

41 Från vänster: Johan Assarsson, vd Anders Henriksson, styrelseordförande

42 STYRELSEORDFÖRANDE & VD: ett fantastiskt e-hälsoår! U tvecklingen inom e-hälsoområdet är verkligen en aktuell fråga för h!uso- och sjukvården. Allt fler e-hälsolösningar är sammankopplade via Ineras tjänsteplattfor m. Allt fler digitala lösningar för hälsooch sjukvården planeras och införs. Detta kommer att ge patienter, värd- och omsorgspersonal och beslutsfattare bättre tjänster och verktyg för att nå och dela information mellan vårdgivare. Vi har under året utvecklat vår koordinerande roll och framför allt drivit frågan om samordnad arkitektur och ny teknik. Den gemensamma IT-arkitekturen prövades med stor framgång när en ny version av Nationell patientöversikt utvecklades och infördes under All information till patientöversikten går via Ineras tjänstcplattform. Samma anslutningar används även för e-tjänsten Journalen. Journalen med patientens tillgång till sin egenjournalinformation, breddinförs nu över hela landet och vi är övertygade om att det är en viktig del för patientmedverkan på riktigt. Besökssiffrorna för UMO och 1177 Vårdguiden blev högre än någonsin. Och konkret och lyckad samordning ser vi när alla värdgivare via plattformen för stöd och behandling nu kan etbjuda internetbaserat stöd och behandling på ett slikert sätt, som ett komplement till traditionell kontakt. För att även kommunerna ska kunna dra nytta av våra ~änster fortsätter processen för att Inera ska bli ett bolag som ägs av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), landsting, regjoner och kommuner gemensam. På så sätt kan ännu bättre prioriteringar göras gemensamt för hela e-hälsoarbetet och lösningarna hänga ihop över vårdgivargränserna. Vi har tagit nästa steg i e-hälsoarbetet och fattade beslut under året att kunna erbjuda våra tjänster till kommersiella företag med vårdavtal på öppna marknaden. Tanken är att på så sätt kunna knyta ihop så stora delar som möjligt av hals o- och sjukvården i Sverige digitalt och att bidra till innovation och utveckling. Det vi ser är att tillsammans med andra skapar vi förutsättningarna och grunden till utveckling och rätt prioriteringar inom e-hälsa. Vårt uppdrag är engagerande och spännande. Vi ser optimistiskt fram emot JOHAN ASSARSSON, VD ANDERS HENRIKSSON, ORDFÖRANDE e

43 Delaktiga patienter förändrar och förbättrar vården Snart finns Journalen i hela landet och forskningen visar att en mer informerad och delaktig patient är bra för vården. Som patient kommer man till en början att nå helt olika information i Journalen beroende på var i landet man har fått vård. Målet framåt är att vårdgivare enas kring vad patienten kan läsa. FAKTA: Man når Journalen via 1177 Värdguidens e-tjänster Anvåndare loggar in med e-legitimation Över personer har ett konto Under 2015 är den införd hos: -Uppsala - Skåne - Västmanland - Jönköping - Kalmar - Östergötland - Halland -Kronoberg - Västerbotten Under 2016 kommer alla landsting och regioner erbjuda Journalen DOME är ett VIN NOVA-finansierat samarbetsprojekt mellan Lunds Universitet, Högskolan i Skövde, Örebro Universitet och Uppsala universitet. nf'örande som ger patienter tillgång till sinjournal via nätet har pågått hela året över hela landet. Under 2016 kommer alla landsting och regioner att göra det möjligt för patienter att läsa sinjouxnal via nätet. Studier av införandet visar an en mer informerad och delaktig patient i förlängningen är bra för vården och ökar vårdkvaliteten. En av DOMEs projektledare, Rose-Mharie Åhlfeldt, som är docent i Informationsteknologi inom området informationssäkerhet på Högskolan, i Skövde berättar om arbetet i DOMEprojektet och om hur hon började arbeta med dessa frågor. Patientens perspektiv Redan tidigt i karriären blev Rose-Mharie intresserad av patienterna och deras perspektiv i vården. Hon noterade hur informationsflödet inte följer patienten i vårdkedjan och hur patienten inte har tillgång till sin egen information. Patienten vet inte mycket om sin egen vård. Undermålig information leder till brister i patientsäkerhet och respektfullhel Patienten kommer i kläm, informationen faller bort och patienten får vänta. När man skapar systemen behöver man tänka i processer utifrån patientens perspektiv. Svårt få helhetsbild Nu pågår införande nationellt av möjligheten att läsa journalen via nätet, men fortfarande kommer det vara svårt för patienten att få en helhetsbild av sin information då olika regler gäller för olika landsting och regioner. Det som visas eller inte visas i Journalen beror på var vården ägt rum, vilket innebär att den information patienten ser kan skilja sig mellan olika vårdgivare och landsting. - Det är med andra ord inte patientens behov av information som är i fokus utan var patienten bor som bestämmervilken information patienten kan ta del av. Det är väldigt långt kvar innan vi har patientens behov i fokus, anser Rose-Mharie Åhlfeldt. Patienten känner trygghet av möjligheten När journalen via nätet infördes i Uppsala var farhågorna att patienten skulle ställa många frågor till vården mellan mötena, men så har det inte blivit enligt patienterna. l en studie riktad specifikt till cancerpatienter läser de snarare på i lugn och ro, samlar sina frågor och bearbetar dem inför det planerade mötet.

44 Förstår innehållet i informationen Det furskarna även tagit upp i studien var den forväntade oro som fanns frän värden om att patienten inte skulle förstå innehållet i sin journal, men det upplever de att de gör i stor utsträckning. Patienten har ju ofta först fått informationen muntligt och när de sedan läser och upptäcker något uttryck/ord de inte förstår, tar de reda på det själva. I studierna har man inte sett att patienter skulle lida av att ta del av information. Aktivt val att läsa eller inte Patienterna vet att vårdpersonalen är stressad och har ont om tid, så de avvaktar och tar med sig sina frågor till nästa besök. Vissa väljer aktivt att inte läsa, eller väntar med att läsa. Men de gör det som en aktiv handling och tycker inte att möjligheten att läsa borde tas bort, utan är nöjda med att kunna välja. Förväntar sig hög säkerhetsnivå När det gäller integritet och säkerhet rörväntar sig patienterna att det är säkert och att systemet håller en hög säkerhetsnivå. Dessutom använder inte patienterna ofta möjligheten att dela sin journal med någon man utsett till ombud. Däremot kan de läsa ellervisa journalen tillsammans med någon närstående. Murbräcka till något större Landsting och regioner som erbjuder tjänsten Journalen har gjort olika bedömningar för hur och når patienten kan ta del av journalinformationen. Daniel Forslund, är innovationslandstingsråd i Stockholms läns landsting och ledamot i Ineras styrelse, berättar om sin syn på möjligheterna med journalen via nätet ooh regel verket. -Möjligheten att läsa sin journal via nätet kommer att påverka hälso- och sjukvården mycket mer än vi tror. Just att fä tillgång till sinjournal via nätet kan kännas smalt, men det är en murbräcka till något mycket större. Det öppnar upp för dialog, ger praktiska verktyg för en mer informerad patient och driver fram en mer personcentrerad vård. En ny användning av information om vård och halsa kommer leda till förändringar som vi inte ens kan överblicka idag, säger Daniel Forslund. I december beslutade Stockhobnslänslandsting att påbörja införandet av e-tjänsten Journalen och det kommer bli obligatoriskt att ansluta sig f'ör alla vårdgivare med landstings avtal. Nu pågår arbete med att ta fram regelverket och göra tekniska anpassningar. Detta ska vara klart direkt efter sommaren så att tjänsten kan lanseras under hösten Daniel Forslund Regelverket måste bygga på nationell kunskap -Vi kommer så klart att diskutera regelverk och införande med professionen, men det är ett politiskt beslut i botten. Det finns mycket erfarenhet från andra landsting och regioner som underlättar vårt införande. Idag kan en patient nå helt olika information i Journalen-beroende på var i landet man har fått vård. Vad är viktigast att ta tag i kring regelverk tycker du? - Jag tycker man som patient har rätt att kräva lika behandling i alla landsting och regioner. Det är en märklig ordning när landsting och regioner ger helt olika möjligheter för sina invånare att nå sin information. Det finns ingen logik i det. Skyddsvärdet för en patient kan inte vara större hos ett landsting eller region än hos något annat. Gränser är bara streck på kartan - vi måste enas om regelverket Läkarförbundet, Vårdförbundet och sjukvårdshuvudmännen behöver samla sig och komma överens. Det finns ingen medicinsk anledning att ha olika. Gränser mellan landsting och regioner är ju bara streck på kartan! Det är inte rimligt att man som patient kan nå helt olika innehåll vid helt olika tillfällen, beroende på var man har fått vård. Målet är att nå full enhetlighet, men som ett första steg borde vi komma överens om en gemensam lägstanivå för vilken information som alltid ska finnas tillgänglig. Oet måste vi kunna enas om! Under2016 pågår ett arbete för att ta fram ett nytt nationeut regelverk.

45 Nationell patientöversikt en av de viktigaste nationella e-tjänsterna Den 8 december 2015, genomfördes en lyckad driftsättning av en ny version av Nationell patientöversikt (NPÖ). Den nya versionen bygger på modern teknik och därför f1nns det goda möjligheter till en fortsatt utveckhng av innehåll och funktionahtet. FAKTA: Det är nu möjligt ta del av vaccinationer inpö All information till NPÖ går via lneras tjänsteplattform Antalet användare öka r stadigt Alla,landsting och regioner och lo kommuner visar sin information Cir1ca 230 kommuner kan läsa journalinformation Den 8 december 2015, genomfördes en lyckad driftsättning av en ny version av Nationell patientöversikt (NPÖ). Den nya versionen bygger på modern teknik och det finns därfor goda möjligheter till en fortsatt utveckling av innehåll och funktionalitet. Den stora förbättringen av NPÖ har skett i tekniken även om utseendet och användarvänligbeten också har utvecklats. -Den nya versionen innehåller en hel del förbättringar som gör att användarna på ett enklare sätt kan hitta rätt information i NPÖ. Med den nya versionen kommer också möjligheten att redan nu ta del av ny information, som exempelvis genomförda vaccinationer, säger Inge la Jägerstedt-Larsson, ordförande i förvaltningsgruppen för NPÖ. Nationell patientöversikt gör det möjligt för behörig vårdpersonal att med patientens samtycke ta del av journalinformation som registrerats hos andra landsting, kommuner eller privata vårdgivare. Att få tillgång till en heltäckaode bild av tidigare dokumentation är viktigt för att personal i vård och omsorg ska kunna fatta rätt beslut och utöva en god vård. statistiken j den här artikeln, visar hur många användare NPÖ har haft nationellt över hela landet och hur stort antal patienter de sökt information om per månad. Under 2009 började Örebro med NPÖ och de var först. Redan från start var verksamheterna med i diskussionerna och päverkade innehållet och prioriteringar för vad NPÖ skulle innehålla. -En av.fördelarna med att vara först var just det att kunna påverka innehållet. Vi tänkte säkert på självklara saker, men det var bra au. verksamheterna fick vara med i diskussionerna och prioriteringarna. Samtidigt var det ju lite svårt också eftersom systemet var så tomt, vi var de enda på plats. Som att vara först med telefon, det fanns ingen att ringa till, berättar Karin Rydberg, tjänsteansvarig. Användningen är hög i Örebro och NPÖ är en självklar del av arbetet och ger stor nytta just för att tjänsten har så mycket information som behövs för att göra en bra planering och bedömning med patienterna. Kommunerna är de största användarna och använder tjänsten o

46 ~ Anv!lndare Patienter ] [l l - <f)... Il) '!! z ""... :!... "'...: ~ f f--, ~ r i111tl~ t:j ~ ,., U> V'> "' "" "' "" '!! "' ~ il!. _J z 1.7 Q : w > u :z: J ~ ::>.lo! UJ Vl o o z o!f; <( :;E <t framför allt för att ta del av dokumentation från sjukvården, förpatienter i omsorg och hemsjukvård. - I mitt yrke som sjuksköterska kan jag hämta värdefull information som jag behöver för att göra rätt bedömning och jag kan snabbt komma åt den. Det gör att jag kan planera bättre. Vi var tidiga med att använda NPÖ och det beror nog på att vi är lite framåt men ocksa. på att vi har haft en chefsom tidigt förstod nyttan. Det gäller att komma över tröskeln och våga förändra sitt arbetssätt, säger Annalena Lönnqvist, sjuksköterska, Askerund hemsjukvård. NPÖ har funnits sedan länge och är en av de viktigaste nationella e-hälsotjänsterna. Den nya versionen bygger på lneras tjänsteplattform, som integrerar Sveriges vårdsystem och hanterar journalinformationen på ett strukturerat och enhetligt sätt Nu när den nya versionen är lanserad finns goda förutsättningar att fortsätta arbetet med att fylla NPÖ med innehåll och öka kännedomen, användningen och nyttan av tjänsten. o

47 1177 Vårdguiden och UMO i allmänhetens tjänst 1177 Vårdguiden och UMO (ungdomsmottagningen på nätet) har en positiv utveckling i såväl kännedom och antal besök som nöjdhet landstingen och regionernas gemensamma satsningar ligger bakom framgången, liksom tillkomsten av nya uppmärksammade e tjänster. SAMMAN FATTNING NKI2015: TJÄNST N Kl Klamydiaprovtagningstjänsten i 1177 Vårdguidens e-tjänster Vårdguiden på telefon 84 UMO.se 81 l177.se so 1177 Vårdguidens e-tjänster 72 NKI = Nöjd Kund Index Riktmärken för N Kl <55 Inte nöjd Nöjd >74 Mycket nöjd Käfla: SCB Medborgarundersökning 2014 Det är Stockholms läns landsting som har det nationella utföraruppdraget för 1177 Vårdguiden ochumo. U nder året har ett första steg tagits f<sr att koppla ihop de öppna och inloggade tjänsterna genom au lyfta in e-tjänsterna som en tydlig del av ll77 Vårdguiden och ta bort namnet och varumärket Mina vårdkontakter, något som också syns i ökat antal besök. -Särskilt positivt för hela 1177 Vårdguiden 2015 är den 30-procentiga ökningen av ärenden inom e-tjänsterna. 88 procent uppger att de följer råden när dc ringt 1177 Vårdguiden på telefon och förbättringen av driftsäkerheten för telefoni plattformen, säger Kim Nordlander, chefför 1177 Vårdguiden och UMO inom Stockholms läns landsting som har det nationella utföraruppdraget. Införandet av Journal på nätet runt om i landet har gett uppmärksamhet åt e-tjänsterna bland annat genom medier, och säkert bidragit till ökat antal inloggningar. Även den nya plattfonneo Stöd och behandling, som är ett verktyg för vårdgivare att erbjuda stöd, utbildnings- och behandlingsprogram över nätet, förväntas öka intresset för e-tjänsterna på ett liknande sätt. Användningen har kommit igång och väntas öka kraftigt under de närmaste åren se utökades också med flera nya teman- Patientlagen och Våga berätta, med information för barn om psykisk hälsa. Våga berätta innehåller även information om barns rättigheter enligt Barnkonventionen, Patientlagen och rättigheter när någon i familjen är sjuk. Även ett nytt tema för vårdpersonal har tagits fram för att ge råd om hur 1177 Vårdguiden kan användas i kontakten med invånarna. l februari driftsattes en helt ny version av UMO.se med ny form och mobilanpassning som möjliggör att an information är tillgänglig i alla typer av enheter på samma sätt. Den nya funnen bottnar i UMO:s verksamhetside om att vara en aktuell, levande och trovärdig digital kontaktyta för unga som söker information och dialog om sex, hälsa och relationer. - Att lyfta ungas egna erfarenheter är en trovärdighetsfaktor. Ungas perspektiv har, som alltid i arbetet med UMO.se, tagits till vara i utvecklingen av den nya formen. Användartester har genomförts med unga i olika åldrar och med olika förutsättningar att ta till sig information. Vi har även gjort enkäter och följt upp trender i ungas webbanvändning. Allt för att skapa en lättanvänd och

48 lockande webbplats för de allra viktigaste frågorna, säger Asa Sandler, produktionsledare på UMO:s redaktion. starka varumärken och ökad användning satsningarna som landsting och regioner gör i att bygga erbjudanden till invånare via välkända varumärken är mycket framgångsrik. Varumärkesundersökningarna visar att kännedomen om UMO ligger på 79 procent i målgruppen. Och kännedomen om 1177 Vårdguiden ligger på hela 89 procent. Tjänsterna har haft en positiv utveckling vad gäller kännedom, användning och nöjdhet under de senaste åren: Invånarnas användning av 1177 Vårdguidens e-tjänster har ökat både i antal individer, inloggningar och ärenden. Drygt nya användare har tillkommit under året. Antalet anslutna vårdenheter har också ökat med omkring 9 procent. Antalet besök på 1177.se samt umo.se fortsätter öka Vårdguiden på telefon ligger på en stabil nivå. Införandet av Stöd och behandling En av de större händelserna under året är att 1177 Vårdguiden i mars utökades med en helt ny nationell tjänst och plattform, Stöd och behandling. Exempel på användning via nätet är behandling mot ångest och depression, smärta, tinnitus och screening vid alkohol- ANVÄNDNING Värdsuiden om UMO har tiusammans ca 100 miljoner kontakler :ned 1nvånarn1 om året o "'" C f' E::: _.. o.,.e~ "' och drogproblem. Tjänsten kan också användas för att bygga program och utbildningar som stöd ror patientens egen vård och omsorg, men även program som stöder vårdprocesserna för bättre interaktion mellan vård och patienter för att främja delaktighet och öka tillgängligheten. Utvecklar strategier för införanden och utbildning Arbetet med att ta fram en ny generell införandestrategi och modell för införandeprogram som stödjer breddinföranden blev klart under första kvartalet Den strategin och modellen tillämpar vi nu i införandet av Stöd och behandling och det upplever vi som en stort steg framåt, berättar Eva Lindholm, ansvarig för införande av e-tjänster inom 1177 Vårdguiden. - Införandeprogrammet ror Stöd och behandling riktar sig till projektledare, kommunikatörer, vårdgivaradministratörcr, designers, utgivare, behandlare och verksamhetsutveciclare, fortsätter hon. Programmet erbjuder bland annat utbildning i Designerverktyget, utbyte av gemensam information om erfarenheter landstingen emellan-och genomgång av juridiska frågeställningar, såsom upphovsrätt, upphandling, riskanalys och avvikelsehantering med utgångspunkt i att Stöd och behandling är ett Nationellt Medicinskt Informationssystem (NMI). FÖRÄNDRING 2015 l JÄMFÖRELSE MED 2014 De mätmngar som gennmfo.--s visar <JU invånarna ~r myck.<!l nöjda med ltär..sterna. 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% lo%.,.. v.41,-: c r-.2 ~"' ~~ "' G tf!"' E~!~] ~ ~ x ~ ~... c:~ c:... '''"" c: c: E:=.BE ~] S::-1> o- o~....te> C.x<= c- _.., O"'..., -E "'"" :c: :z-.. t;~ Cl> -. ~å;.e ~... c o ;;; "' UNDER ARET HAR WEBBPLATSERNA VUNNIT ETT ANTAL PRISER: Web Service Award till 1177 Vårdguid~n på webben, priset som Sveriges bästa responsiva webbplats Motivering; "1177 V.dr4 t)uidenlyckas leverera all den information somo/mindaren lctm lånkos bellövrj i sin mobil. Det ör e~t ottl>iha rätt och onvö!!dorno lol' enkelt del ov den ifl{otiti(jticn som eftersöks. Man har arbetat hårtmedo~'!jheten, vilket vcrlcligen hor lönat sig.~ Web Service Award till UMO, priset som bästa sajt för samhällsinformation - med högsta betyg i tivllngens historia! Motivering: Monil01 lydrots m~d det sw.o upptkoget otl nå en l:riisen mdjgrupp genom att l11111öftda rätt toi!ciiitef och tilltal Me4 smorla junktionu hor m<~ n uppn6tt fantostism betyg i an'jii~ighetoch design. Svenska publishing priset till UMO i kategorin digitala läromedel. MotMring: "'for e11 sajf mt!d perfei:l orrjåndar perspet!iy och uttömmande. sofdigo svar. Servicedesk forum awards 2015, branschpriset för "Årets Servicedeslc Manager 2015" gick till Camilla Widmark. Supportansvarig pi lnviinar- tjlnster. Motivering: "Hon såg tidigt helhetsbhden och VfJt noga med att både vuktyg och pr~ implementerad~ s parollelit fix ott projektet skuue bli sd lyckat som möjligt*.

49 Nu kan alla hålla koll på hur sjuka vi är statistiktjänsten har sedan två år gett möjlighet för landsting och regioner att följa utvecklingen av sjukskrivningsmönster för sina vårdverksamheter. Under 2015 öppnades en publik del av tjänsten, där även allmänheten kan få en bild över sjukskrivningsmönster i landet. -l statistiktjänsten kan alla invånare i Sverige DU följa bland annat hur många kvinnor respektive män som är sjuksicrivna och hur andelen är fördelad per landsting/region. Det finns även fakta får fordelning av sjukskrivningar bland åldrar, hur länge de är sjukskrivna och for vad. Fortfarande saknas statistik i statistiktjänsten frän några landsting, men de kommer att anslutas under 2016, säger Anders Glennhage, tjänsteansvarig för Statistiktjänsten på Inera. Målet med statistiktjänsten är att göra uppföljning av sjukskrivning på lokal, regional och nationell nivå möjlig. Tjänsten ger möjlighet att se hur hälso- och sjukvården arbetar med sjukskrivning, bland annat avseende könsuppdelad statistik. Målgruppen är bred, potentiella användare är bland andra verksamhetschefer, processledare och verksamhetsutvecldare. statistik på vårdgivar-och vårdenhetsnivå är endast nåbar via kommunikationsnätet Sjunet, för hälsooch sjukvårdspersonal med särskild behörighet och SITHS-kort. -Landstingen har behov av att följa upp egna vårdenheter, men även privata enheter som ingår i respektive landsting via avtal. Eftersom det idag inte finns någon nationell källa. ÖVer avtal har Inera valt att under 2015 utveckla en lösning som innebär att landstingen själva rapporterar in vilka enheter som ingår i landstinget och som man vill följa upp, berättar Anders Glennhage. Lösningen har utformats så att sekretessreglerad information inte utlämnas från de privata enheterna till landstingen, all statistik presenteras med tröskelvärden för att undvika att identiteter röj s. FÖRDELNINGEN MELLAN KÖN: f

50 Lyckat byte av SIT s-certifikat Under 2015 har SITHS Förvaltningsgrupp tillsammans med 51THS-anslutna organisationer arbetat hårt med att byta ut gamla certifikat på SITHS-kort. Gamla certifikat, som utfärdats med SITHS CA v3, upphörde att gälla den 28 november 2015 och behövde därför ersättas med SITHS CA vl Konsekvensen - om utbytet inte skedde i tid-skulle bli att personer med gam la certifikat inte skulle kunna använda sitt SITHS-kort för elektronisk identifiering efter den 28 novt..mber. Totalt var det ungefär kort och certifikat som skulle bytas ut. Drygt användare skulle byta sitt certifikat och resten behövde få ett helt nytt SITHS-kort. Förberedelser och planering Hösten 2013 påbörjades förberedelserna inför bytet av kort och certifikat Samtliga SITHS-anslutna organisationer informerades, ny funktionalitet för att underlätta utbytet planerades, och många organisationer började planera för hur deras eget utbyte skulle gå till. Trots att förberedelserna startade i god tid, var det inte förrän vid halvårsskiftet 2015 som arbetet kom igång på allvar. Ny funktionalitet som underlättade För att underlätta utbytet av kort och certifikat lanserade SITHS Förvaltningsgrupp i november 2014 ny funktionalitet i SITHS Admin. som gjorde det möjligt att ta reda på vilka kort och certifikat som behövde bytas inom respektive organisation. l maj 2015 kom ytterligare funktionalitet som gjorde det möjligt att utfilrda nya certifikat till befintliga kort till många personer samtidigt. -Den nya funktionaliteten uppskattades mycket av verksamheterna som skulle arbeta med utbytet, berättar Kerstin Arvedson, tjänsteansvarig för SITHS. De upplevde att verktyget var enkelt att använda och underlättade arbetet med utbytet. Utbyte av certifikat -tillhör också en vardag Trots att det var enormt många kort och certifikat som skulle bytas på en gång, så tillhör utbyte av kort certifikat den vanliga rutinen, som ar ett löpande arbete f'dr SlTHS. Ett SJTHS-kort och SlTHS-certifikat är som regel giltigt i fem år, och ska av säkerhet- och kvalitetsskäl alltid bytas efter denna tid. Det som krånglade till det denna gång, var att själva korten var giltiga längre än själva SITHS CA v3 certifikaten, som hade en kortare livslängd än normalt. Detta medförde att hanteringen av antal byten blev större och mer komplex än vad det vanligtvis är. -Att något sådant händer igen måste vi undvika, säger Kerstin Arvedson. Det var en stor påfrestning för alla berörda- anslutna organisationer, SITHS Förvaltning och Nationell kundservice. Resultat över förväntan Trots att de flesta organisationerna kom igång relativt sent med sitt utbyte, blev resultatet över förväntan. Efter "den stora dagen" var det hur lugnt som helst. l stort sett fungerade allt som vanligt för användarna. Fantastiskt roligt! Och vi vill återigen tacka alla 81THS-anslutna organisationer för ett mycket bra arbete. - Gott samarbete, anpassat!t-stöd, samt tydlig och kontinuerlig kommunikation, gjorde att vi nådde ett lyckat resultat, sliger Kerstin Arvedson. Det är vijätteglada för!

51 lneras tjänster öppna för kommersiella företag l ner a har tagit nästa steg i e-hälsoarbetet och erbjuder sina tjänster till kommersiella företag på öppna marknaden. Avsikten är att bidra till innovation och utveckling. Möjligheten kommer göralnera till ett nav för hela Sveriges vårdinformation, och leda till en positiv utveckling för både patienter och vårdpersonal. H ittills har i stort sett bara Tneras ägare, landsting och regioner, haft möjlighet att köpa ~änster från lnera. Men efter en juridisk utredning fattadeineras styrelse beslutet att anslutning till exempelvis tjänsteplattformen, eller andra av Ineras tjänster, också ska kunna erbjudas direkt ti Il kommersiella företag. Syftet är att stimulera utvecklingen inom e-hälsa, så att marknadsaktörer kan använda Ineras tjänster för att ta fram nya, innovativa applikationer och funktioner för patienter och invånare eller medarbetare i vård och omsorg. Förhoppningen är att marknaden ska bidra till att utbudet av tjänster ökar snabbare, sä att patienter får större möjligheter till självservice och delaktighet i värden, och värdpersonal tår effektiva verktyg. Ingen information kommer att släppas ut från vårdsystemen via tjänsteplattformen om inte de vårdgivare som äger informationen har avtalat om detta. Inera kommer dessutom att kräva att få certifiera tjänster som ansluts till plattformen. Allt för att hålla en hög säkerhet och kvalitet i hanteringen av känslig information. flera leverantörer erbjuder tjänster till Inera och manga av dem ligger långt fram niir det gäller innovativa lösningar för vård och omsorg, och både värdgivare och patienter har stor nytta av att deras tjänster kan utbyta information med alla vårdsystem som anslutits till ~änsteplattformen. De möjligheter som tjänsteplattformen ger är en mycket viktig pusselbit för att öka samverkan mellan det offentliga och privata aktörer på området. INERAS MARKNAD ENLIGT NY POLICY Hälso- odl sjukvlrd

52 Vården i siffror Vården i siffror är en webbplats som visar en mängd olika mått och resultat inom svensk hälso- och sjukvård. Det kan till exempel handla om utfallet av en viss typ av behandling, hur lång väntetiden är för att få en viss typ av vård, eller hur många som fått en viss typ av behandling. l nformationcn som visas i Vården i siffror hämtas från nationella kvalitetsregister och andra register och databaser som innehåller kvalitativa mått av olika slag. Vården i siffror har sitt ursprung i den tryckta upplagan "Öppna jämförelser Hälso- och sjukvård", som nu gjorts om och istället visar all data i digital form. HÄLSA OCH SJUKVÅRO l sve~rce OPPNAJÄMFÖRELSER l VÅROEN l st j:~roj:t ~ ~-_,....,.,._... _ \o"'l_... _..._.., _..., '"._.. ~.. \,la L-~, ----~ ,.... _, c C#: \ Nu öppen för alla Under 2015 bar Vården i siffror utökats med ny data, som till exempel hjärtsjukvård, intensivvård, psykiatrisk vård, habilitering, reumatisk sjukvård, väntetider i vården,. patientsäkerhet, överlevnad vid cancersjuk.domar, minskning av övervikt efter obesitaskirurgi, med mera. Dessutom har ett arbete pågått med att visualisera indikatorer i nationella rapporter som skapar överblick över olika sjukdomsområden. Ett stort arbete har också gjorts med att öppna upp webbplatsen för allmänheten. Scdan december 2015!r Vården i siffror tillgänglig för alla som är intresserade av hur svensk hälso- och sjukvård utförs och dess resultat. Tidigare krävdes inloggning med SITHS-kort. Viktig källa som förbättrar vården Syftet med Vården i siffror är att skapa dialog om resultat och kvalitet mellan och inom olika ledningsnivåer hos vårdgivare. Ökad kvalitet genom förbättringsarbete och mer jämlik värd är önskvärda effekter. Syftet är också att göra hälso- och sjukvårdsstatistik tillgänglig för både invånare och vårdpersonalen, för att ge inspiration och skapa nya kontaktytor för erfarenhetsutbyte. Målet med Vården i siffror, är att webbplatsen ska vara samlingsplatsen :for all statistik av mått och resultat i vården.

53 Nytt projekt för nöjdare kunder lnera driver internt ett projekt som syftar till att vi ska bli en mer kundanpassad och professionell leverantör av nationella tjänster, projektet Kundfokuserade processer och stödsystem. S yfte med detta projekt är att ta ett större grepp kring alla led i Ineras affär, och skapa bättre förutsättningar för en effelctivare leverans. Målet med projektet är att Inera ska uppfattas som en professionell organisation, som på ett effektivt sätt levererar efterfrågade tjänster. l slutändan ska detta resultera i nöjdare kunder. - Det är härligt att se ah den energi och kreativitet som finns bland alla medarhetare som deltar i projektet, säger Rolf Åström som är projektledare. Utgångspunkten för hela projektet är alla synpunkter vid fått vid landstingsbesök, via ärenden som Nationell kundservice hanterat, och vid andra kontakter vi haft med kund. D etta har gett oss en hyfsat bra bild över vad kunder förvåntar sig av oss, och det vill vi leva upp till. Förhoppningen är att Inera ska bli en ännu bättre samarbetspartner, som förenklar vardagen för alla som vill använda, förstä och hantera våra tjänster. Vi konuner inte att vara nöjda, förrän våra kunder är nöjda, lovar Rolf. Sömlös hantering mellan delområden Inom projektet Kundfokuserade processer och stödsystem ingår tio delområden, vars uppgifter ska samordnas och koordineras med varandra. Gemensamt för alla delområden lir att de styrs mot samma mål -kundens nytta och behov. Delområden De delområden projektet omfattar är; En ny version av lnera.se. Kund, som ska ta fram interna processer för ett bättre kundmöte. Affär, som ska skapa tydlighet kring avtal och prismodeller. Processer och roller, där dessa ska beskrivas övergripande. Planer, som ska identifiera vilka planer lnera och kunder behöver använda och ta fram. Systemintegration, ansvarar för att alla tekniska kopplingar mellan system fungerar. Leverans, ska ta fram en leveransprocess som fungerar för våra kunder. Support, arbetar med att ta hem all support tilllnera och skapa en nationell kundservice. Uppföljning, ska se över intern och externl behov av statistik och annan uppföljning. Ekonomi, tar fram stödsystem och ska införa e-fakturering.

54 SVERIGES LANDSTING OCH REGIONER STYRELSE PRESIDIU M l IN ERA l BER DNINGSGRUPP PROGRA!\.1RÅD JÖRVAI.TNING5- foi!valtnihg5- FÖRVAlTNINGS- FiHNAI.TNIHGS- Pli~ PROEICT PROJaCT l'tloje.i(t GRI.JPI'U GltUPI'Vt GIIUI'I'U GRUI't'flt SJYRGIIUI'I'EII SlYRGIIUPI'Il! STYRGRUPPER ~ lneras kärnkompetens, styrning och ledning lneras kärnkompetens utgörs av styrning, ledning och koordinering, samt kravställning och förankring i samverkan med våra ägare och kunder. Viktiga funktioner är även strategisk arkitekturstyrning, kundservice och kommunikationsverksamhet Beredningsprocessen av ärenden och nya uppdrag via programråd, beredningsgrupp och styrelse är etablerad och fungerar bra. Styrelsen består av två politiker från respektive hälso- och sjuk'vårdsregion, en från den styrande majoriteten och en från oppositionen. Dc beslutar om övergripande planer och strategi för verksamheten. I deras ansvar är att bereda ärenden och få rekommendationer från sina respektive huvudmän i viktiga frågor. Beredningsgruppen bereder ärenden till styrelsen. De har ansvar för att berätta för och stämma av med sina huvudmän om de prioriteringar som lnera gör. Programrådet är Ineras kanal mot landsting och regioner för förankring, dialog och samverkan kring de gemensamma, nationella 1jänsterna inom e-hälsa. Programrådet deltar i beredningen av de ärenden och uppdragsförslag som kommer in tilllnera och medverkar till att ta fram en verksamhetsplan. Det är sammanhållande för landsting och regioners planer för anslutning till tjänster. De medverkar till att säkerställa deltagande med strategisk verksamhets-, kommunikations- och it-kompetens i förvaltning- och projektstyrgrupper. RAdet ansvarar för att samverkan sker med ledningsnätverken, det vill säga hälso- och sjukvårdsdirektörer (HSD), informationsdirektörer (ID), TT- direktörer (SLIT), samt ekonomidirektörer och de kommunala chefsnätverkcn. Programrådet är också rådgivande till beredningsgruppen. Det är Vd som ansvarar för att Ineras verksamhet sker enligt styrelsens riktlinjer. Till sitt stöd har vd en ledningsgrupp som bestär av avdelningschefer och enhetschefer. DET FINNS CIRKA 25 FÖRVALTNINGS GRUPPERmed representanter från landsting, regioner, kommuner och privata vårdgivare för tjänster na hos In era.

55 Tjänster och projekt 1177 Vårdguidens e-tjänster Genom att logga in på 1177 Vårdguidens e-tjänster kan invånare i hela landet kontakta vården, utföra vårdärenden och läsa personlig information om sin vård på ett säkert sätt. Det kan till exempel handla om att boka tid, förnya recept, ta del av provsvar eller annan vårddokumentation och på andra sätt få stöd i sin vårdprocess. Under 2015 har utförda Arenden ökat med 30 procent inom 1177 Vårdguidens e-tjl!nster Vårdguiden på telefon 1177 Vårdguiden på telefon är en nationell tjänst Om man behöver sjukvårdsrådgivning kan man ringa Il n dygnet runt, året om, var man än befinner sig i Sverige. 88 procent uppger att de följer råden när de ringer 1177 Vårdguiden på telefon. Rådgivningsstödet webb Rådgivningsstödet webb är ett stöd för legitimerad vårdpersonal, framför allt sjuksköterskor, att bedöma vårdbehov. Merparten av landstingen och regionerna använder Rådgivningsstödet webb inom primär- och öppenvården Vårdguiden på webben 1177 Vårdguiden på webben är landstingens och regionernas gemensamma tjänst till allmänheten för råd om vård på webb. W ebbplatsens innehäll produceras av vårdpersonal och bearbetas både av en nationell redaktion och av regionala redaktioner/redaktörer se anpassas automatiskt beroende på var man bor och man kan få nyheter, information och länkar till de e-tjänster som är aktuella i det egna landstinget eller regionen. En av de större händelserna under året är att ll77 Vårdguiden utökades med en helt ny nationell tjänst och plattform, Stöd och behandling Vårdguiden har under året tätt ett flertal utmärkelser. Hjälplinjen Nationella hjälplinjen erbjuder kostnadsfri psykologisk hjlllp och vänder sig till människor som är i psykisk kris eller i andra svåra livssituationer. Man kan kontakta Nationella hjälplinjen for egen del eller om man är orolig för någon närstående. Både den som kontaktar Hjälplinjen och den som svarar år helt anonyma. Hjälplinjen besvarar cirlca samtal per år. De vanligaste orsakerna till kontakt är i nämnd ordning; relationsproblem, oro för närstående, ångest, depression samt kris och självmord. Journalen Serlan 2015 är det Inera som förvaltar och utvecklar Journalen. Tjänsten gör det möjligt for invånarna att läsa journalinformation från hälso- och sjukvården via nätet. I november genomförde Inera en nationell konferens för att diskutera Journalen via nätet ur olika perspektiv. Omkring 120 personer deltog och deltagarna var forettädare för landsting, region.er och kommuner, vårdprofessioner, myddigheter och leverantörer. Utvärderingen visade att konferensen om Journalen via nätet var mycket uppskattad, men att man gärna vill ha mer tid fl>r fortsatta diskussioner och lnera planerar därilir rur fler konferenser under Vårdens intyg 20 landsting/regioner har infört Läkarintyg som gör det möjligt för läkare och handläggare att skicka läkarintyg och meddelande elektroniskt mellan hälso- och sjukvården och Försäkringskassan. 20 landsting/regioner har anslutit till nya tjänstekontrakt som gör det möjligt för invånare att själva hantera sina intyg via Mina intyg en e-tjänst som man når via 1177 Vårdguidens e-tjänster. Den riktar sig till invånare där de kan hantera sina läkarintyg. Nu finns möjlighet att hantera två av Transportstyreisens läkarintyg for högre körkortsbehörighet {Läkarintyg och Läkarintyg diabetes). I de fall fråga/svar inte stöds av jouroalsysteme1 finns tilläggsapplikationen Webcert Fråga/Svar och nu stödjer Webcert även av Transportstyretsens läkarintyg för högre körkortsbehörighet (Läkarintyg och Läkarintyg diabetes). Arbete pågår för att ge privata vårdgivare möjlighet att hantera intyg i We beer t. Under året har statistiktjänsten för ordinerad sjukskrivning lanserats. Det är en webbtjänst som gör det möjligt att följa upp och se samlad statistik för den i läkarintygen ordinerade sjukskrivningen.

56 Födelseanmälan gör det möjligt för fllrlossningskliniker att skicka födelseanmälan elektroniskt till Skatteverket och direkt få tillbaka ett personnummer till det nyfödda barnet. Tjugo landsting har infört tjänsten. Projektet Intygstjänster har under 2015 fortsatt vidareutveckla intygstjänsterna. Inera AB fick i uppdrag från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) att fortsätta det nationella utvecklingsarbete som på böjjades i projektet Intygstjänster 2013 genom att under åren uppfylla samtliga delmål under sjukskrivningsmiljardens villkor 5 "Utökat elektroniskt informationsbyte" samt tilläggsuppdraget "Fördjupade medicinska utredningar. STÖD OCH BEHANDLING Tjänsten Stöd och behandling är en av 1177 Värdguidens e-tjänster som möjliggör flir landsting, regioner, kommuner och privata vårdgivare med vårdavtal att erbjuda invånare stöd- och behandlingsprogram via nätet. Några olika tillstånd som det finns program for är exempelvis ångest, depression och smärta. I ~j än sten Stöd och behandling fmns också ett elektroniskt verktyg för att kunna specialdesigna olika typer av stöd- och behandlingsprogram utifrån de behov den aktuella målgruppen har. Införandet pågår för fullt och i början av mars var 150 vårdenheter anslutna. UMO UMO.se är en nationell ungdomsmottagning på nätet där unga melliul 13 och 25 år kan hitta relevant, aktuell och kvalitetssakrad information om sex, balsa och relationer. På U MO.se finns texter, filmer, IUlimationer, tester och illustrationer som ger unga kunskap och möjlighet att reflektera kring olika frågor som rör sex, hälsa och relationer. F~rhoppningen är att unga på så vis får verktyg för att fatta egna viil grundade beslut som rör viktiga frågor i deras liv. Kännedomen i målgruppen är 79 procent och under året bar webben helt anpassats för mobilen. E-blankettjänsten E-blankettj!!nsten är anpassade blanketter som berör olika verksamhetsområden, framför allt inom kommunal förvaltning. Under 2015 påbörjades arbetet med att modernisera e-blankettjänsten. Formulären f'ar nytt modernt utseende, men med samma innehåll som de nuvarande PDF-blanketterna, dc får ett nytt tillgänglighetsanpassat format, kommer att kunna fyllas i på skärmen och sedan skrivas ut. Alla blanketter kommer även som PDF-er. Samtliga gränssnitt är responsiva och anpassar utseendet utefter besökarens typ av enhet. Det innebär exempelvis att formulären fungerar lika bra i mobiltelefon eller läsplatta som i dator. Eira och Socialtjänstbiblioteket Via landstingssamarbetet Eira, får vårdens personal tillgång till internationella forskningsresultat via ett stort antal e-tidskrifter. De gemensamma licensavtalen omfattar all vårdpersonal i landets 21 landsting och regioner men ger även privata värdgivare med landstingavtal rätt till åtkomst. Under året infördes bland annat proxy åtkomst till Eira Discovery för privata vårdfliretag. Från årsskiftet 2015/2016 erbjuder Inera inte längre Socialtjänstbiblioteket och från och med januari 2016 släcktes ned. ekiient En viktig del av arbetet med eklient är att tillsammans med landsting och regioner ta fram standarder och sätta livscykelplaner för hur länge viktiga!t-komponenter ska användas. Detta underlättar både för till exempelvis landstingen och för samarbetsparter, som får en norm att förhålla sig till vid utveckling och framtagning av nya system och tjänster. Det underlättar också för andra nationella projekt, som får en samlad bild över hur till exempellandstingens IT-miljöer utvecklas över tid. Elektronisk remiss Elektronisk remiss skapar grunden för elektroniskt utbyte av remisser mellan vårdgivare inom det egna landstinget/ regionen samt utanför det egna landstinget/regionen. Det finns ännu ingen som använder Elektronisk remiss via den nationella tjänsteplattformen, men planering pågår inför det första införandet. Man har under äret tagit fram en lösning för hantering av bilagor samt en informationsspecifikation :llir utbud.

57 Hjälpmedelstjänsten Under 2015 togs all funktionalitet i drift för Hj!i.lpmedelstjänsten. Hjälpmedelsleverantörer registrerar sina produkter, och infonnation om dessa i tjänsten som hanterar en del av det totala utbudet i Nationell katalog Wr produkter och avtal som omfattar artiklar, varav är ISO-klassificerade hjälpmedel. En planerad uppdatering i slutet av 2015 med förbättringar Wr tjänsten är framflyttad till början av Infektionsverktyget Syftet med Infektionsverktyget är att förebygga vårdrelaterade infektioner, förbättra följsamhet till behandlingsrekommendationer samt att minska bruket av bredspektrumantibiotika. Via Infektionsverhygets rapportverktyg kan man ta fram rapporter över vårdrelaterade infektioner, antibiotikaordinationer, koppling till riskfaktorer etc. inom enskilda organisationer. Denna återkoppling hjälper verksaml1eten att ~j älv identifiera problem, och ger ett bra underlag att använda i det lokala förbättringsarbetet. Under året har förbättringar gjorts i systemet san1t anpassningar påbörjats av Infektionsverktyget till Primärvården. Flytt har skett av!t-driften tillloera. Nationell patientöversikt Nationell patientöversurt gör det möjligt för behörig värdpersonal att med patientens samtycke ta del av journalinformation som registrerats hos andra landsting, konununer eller privata vårdgivare. Nationell patientöversikt fick i december etl nytt utseende och några nya funktioner som en vy för kalendern, möjlighet att sortera informationen samt möjlighet att ta del av läkemedelsinformation och vaccinationer. Den stora utvecklingen under året skedde i den teknik for hur information frånjournalerna hämtas till Nationell patientöversikt och möjligbeterna för vårdgivare att dela med sig av vardsystem. Nitha Nitha är ett nationellt IT -stöd Wr händelseanal.ys. Nitha består av en operativ del där analysledare och experter registrerar och utför analyser av skador inom vården enligt en systematiserad metod. Nitha bestär också av en kunskapsbank, där vårdpersonal kan ta del av avslutade analysrapporter och ta lärdorn av dessa erfarenheter. En händelseanalys är en systematisk metod som ska ge svar på frågan vad som hände, variör det hände och hur vården ska arbeta för att händelsen inte ska upprepas igen. Några ta vårdgivare står för en stor del av överförda arlalyser till Nitba. Totalt överförda analyser till Nitha Kunskapsbank var i slutet av 2015 cirka 800 stycken. Pascal Pascal är en applikation får vårdpersonal att förskriva och beställa läkemedel och handelsvaror för patienter som far sina mediciner fordelade i påsar (dospatienter). Vid årets uppdatering infördes nya funktioner som sammantaget ger en bättre tjänst. Valet av funktioner har tagits fram tillsammans med, och utifrän de behov som, vård och omsorg har. Möjligheten att kunna se vilka läkemedel som ändrats mr patienten är extra viktig för sjuksköterskor inom den kommunala vården. Tidigare har sjuksköterskan behövt kontrollera utifrån dosreceptet och jämföra datum och tider för att upptäcka om en ffirändring skett. En annan viktig funktion är att användarna av Pascal har möjlighet att nå läkemedelsförteckningen för alla patienter, inte bara dospatienter. Rikshandboken i bamhälsovård Rikshandboken är en webbplatll som innebåller aktuell och kvalitetssäkrad kunskap om små barns hälsa och utveckling samt metoder och rihlinjer ror barnhälsovårdens verksamhet. En viktig förutsättning fflr att nå jämlik och rättvis barnhälsovård är att barnhälsovårdsprogrammet följs och att Riksbandboken används. Årsskiftet 2015/2016 flyttade förvaltningsuppdraget av Riksbar1dboken i barnhälsovård tillbaka till lnera efter några år hos Stockholrns läns landsting. Svenska informationstjänster för läkemedel (Sil) Sil är en tjänst med kvalitetssäkrad läkemedelsinformation. Information om dosering och iordning!lställandet av läkemedel till barn har inkluderat!! från eped som tas fram på Astrid Lindgrens Barnsjukhus, Karolinska Universitetssjukhuset i Solna. Via Sil tillhandahålls lllkemedelsinstruktioner och tjänster för rimlighetskontroller för barndoseringar. Svenska biobanksregistret Genom att samla översiktlig information om prover i ett gemensamt system, blir det enklare att genomföra samtyckesbegränsningar och söka efter prover som kan vara till nytta för forskning. I skrivande stund är det 17 av 26 vårdgivare som har anslutit sina patologisystem till Svenska biobanksregistret, SBR. Sedan starten har 1,3 miljoner prov blivit överförda till registret. Under året har tjänsten genomfört en uppdatering av säkerheten i systemet, nytt granssnitt har kommit på plats och en verksamhetsanalys har tagits fram.

58 Svevac Vissa landsting använder Svevac som en journalhandling medan andra landsting använder e-tjänsten som ett kvalitetsregister. Svevac har cirka lo 000 användare, det flnns cirka 2,3 miljoner personer/patienter som är inlagda i systemet och sammantaget finns cirka lo miljoner vaccinationer registrerade. Video- och distansmöten Video- och distansmöte fyller en viktig funktion när det gäller att effektivisera och underlätta arbetet inom vård- och omsorg. Tack vare den snabba tekniska utvecklingen ökar användningsområdena allt mer. Några av alla dessa användningsområden är ambulanssjulcvård, arbetsterapi, barnbjärtoperationer och psykiatri på distans. Videotjänsten genomförde en upphandling som fick för få anmälda och godkända leverantörer. Ett nytt forsök kommer genomföras Vårdhandboken Vårdhandboken är ett oumbärligt verktyg för den som snabbt vill få tillgång till uppdaterad kunskap i t1llämpad hälso- och sjukvård. Den ger praktiska råd och tillförlitliga meroder. Fler och fler väljer att använda Vårdhandboken som hade drygt 2,6 miljoner besök under Årsskiftet flyttade förvaltningsuppdraget av Vårdhandboken tillbaka till Inera efter några år hos Stockholms läns landsting. Easy Tjänsten innehåller funktioner för att hantera verksamheters olika roller, regelverk, självdeklarationer samt avvikelser från en given standard/regelverk. Easy visar svart på vitt när ett regelverk inte efterföljs, och förenklar processen att utföra granskningar på ett strukturerat och effektivt sätt. Identifieringstjänsten SITHS SITHS är en tjänstelegitimation för både fysisk och elektronisk identifiering. Ett ordinarie SITHS-kort innehåller ett personligt Telia e-leg som visar vem du är, och ett SITHS-certifikat som visar identiteten i din yrkesroll. SITHS-kortet har många användningsområden och är en av de viktigaste grundtjänsterna inom nationell e-hälsa. Under året genomfordes ett stort byte av STTHS-certifikat, som går att läsa mer om i årsrapporten. Katalogtjänst HSA HSA är en elektronisk katalog som innehåller kvalitetssäkrade uppgifter om personer, funktioner och enheter i Sveriges kommuner, landsting och privata vårdgivare. Innehållsuppdateringar har genomförts under året, bland annat schemaupp datering. Förberedelser pågår för upphandling av ny teknisk plattform under Sjunet Sjunct är ett kvalitetssäkrat kommunikationsnät framtaget och anpassat för vård och omsorg. Sjunet har en garanterad tillgänglighet och ställs ofta som krav för att sprida verksamhetskritisk information. Under året genomfördes en upphandling för en ny driftleverantör som blev överklagad. Flytt av driftsleverantör har inte kunnat ske under året. säkerhetstjänster Slikerh.etstjllnstcr är viktiga för att tillgodose lag1iga krav och för att patienter ska känna förtroende för vårdens sätt att hantera patientinformation. Under året har man flyttat driften till ny driftleverantör, etableratsambi-attribut förvaltning, samt genomfört en förstudie om kontexhantering, SSO och mobil autentisering. Ett nytt gränssnitt har tagits fram för spän och logg. Arbeter med att ta fram en nationell PU-tjänstpågår fortsatt även under Planerad upphandling planeras om och genomförs inom ramavtalsupphandling av applikationsförvaltning. Tjänsteplattform Tjänsteplattformen underlättar integrationer genom att vara navet mellan system oc.h tjänster. Hela den!t-arkitektur som utgår från den nationella tjänsteplattformen prövades med stor framgång när en ny version av Nationell patientöversikt utvecklades under All information till patientöversikten gårvia Ineras tjänsteplattform. Samma anslutningar används även för e-tjänsten Journalen, som visar upp samlad journalinformation till patienter. En enda anslutning kan alltså användas för flera ändamål. Varje vecka gör lnera cirka 60 nya anslutningar till tjänsteplattfonnen. Behovet från vårdgivare att ansluta sina vårdsystem ökar stadigt och totalt rör det sig om tusentals vårdenheter som kommunicerar med varandra via tjänsteplattformen varje dag.

59 Flerårsöversikt 2015 Intäkter (tkr) Nettoomsättning Övriga intäkter Summa o Rörelsens kostnader (tkr) Material och tjänster Övriga externa kostnader Personalkostnader Avskrivningar och övriga kostnader Summa Rörelseresultat 144 Räntor, bokslutsdisposition och skatt (tkr) Ränteintäkt och kostnad Pe.riodiseringsfond Skatt Summa Arets resultat 258 Balansomslutning (tkr) SoHdit et Antal anställda sjukfrånvaro % 121 3,1%

60 o o n71s o o % 10 o/o 12% 14 o/o 100 st 92 st 153 st 135.st 2,6% 1,7% 2,1% 1.8%

61 styrelse lnera leds av en styrelse som består av två politiker från respektive hätso- och sjukvårdsregion. Anders Henriksson (S) Landstinget i Kalmar län, ordförande M arie Morell (M) Region ÖstergötJand Martin Andreasson (M) Västra Göta'landsregionen Jim Aleberg ($) Västra Götatandsregionen Anna Fransson (S) Region Kronoberg Carl Johan Sonesson (M) Region Skåne Daniel Forslund (L) Stockholms läns landsting Leif Dahl by (S) Region Gottand Fredrik Larsson (M) landstinget i Värmland Marie-Louise Forsberg-Fransson (S) Örebro läns landsting Per Wahlberg (M) landstinget Västernorrland Peter Olofsson (S) Västerbottens läns landsting

62 aevisionsberättelse TilllitSstlmm n.i ~nerw A..B Org.nr 556SS Rapport om lr'$redovi5nirgeo J. bilr ullfbrt CJt ~visio!n,,. 6medovi$~tln!(tl Rw fnc-ra AB 1br rtkco$kapslret 201~- Styftluns 41Ck w:~irimult dlrdft~rmt lmmzr ftr drs~lattn ~., Sl)ftbm och vertstillnie dim.1eten ~ hlr.,.,~ ror upptacia eo mre6oviwrtj som aer en~ blid cnlijl Anm!ovisninpiiJCn odllbr den.iclttma ~l $9111 $1.ytd$CI\ och vert;sltllande din:ktlllt~~ bedoimr ar J'lödvandig f(!f att uj!pt~ cft :s.rc4oviwng som in~~; inncb~het' ~acadiga fc:lsltl.i~lcr. vare sig bcfqi" på oc:mtli&hdct eller p6 fel. Ret>I$Orllt l#l$wif Mi(lllll$\'flf llr ;all uiuiia mij MI mr~isnm_gcn P' JrUil(olval,,. rnin I'C\'iStCIII. J" "- utrttt revili~ enlip tnrem..ional Stllndards on Auditing och god revisiolmcd i Svai~. De1.s.ll standarder kra~r en jng ~ )'riiescti~ kra\' ~ plade1ar och utrjr ~isiofletl ll)r an uppnli rm.tlt saj.;nhd IH tnm!ovianiniera inte innch!ller lla5eftlli8ll rtf.s.ii~. F.n ttvisioo imcfaum at g~.'t!oft\ olika tl&lrdcr illhamta m-iskii!jbcvis om bdapp odl ama'l informatkwl i llrsrcdovisnl~. Revisorn dilj«vilu llglrdct som ska ullbm. bland aonll ~ 111 kd.'lnll riska11a f.'jr 'l:aset~tlip felal.1~ i ~visrtinfe4. \'*C sig de$sa~p6~1ich*'t'll~p6 rel. Vid dema ristbedomninj beaktar revisorn.de ddw ~ den lntc:ma ~onuo~~ som ar K-l~'llllta ~bur boij&ct \tllfltii!m ~~tsniop:n ~an &C Cfl '*"'~bild i S}1\e.n ll(fqnna pn$kninpl!pdcr $011\llr.. ~lip med ~!lins) D till omstwiabetel'flll. ~inte i syfte 11:11 ~«~. UlaSIIndoc Qll\ cffd\th11clen i boltgcts ii!wiiikonwil. En revision inneflitar ~en umircsefm& av :ancs-nt~nlilhctm i 4e fcdo, i~niojsijfifti;iper S001 h:ar *"V.tlnl$ om l\' flrlllighctciii ~lyrelscrt.s.och llerl.;suiiiande ~ird>tilttl1$lipp!1au:ninp i n:dovisnijl&cn, lib)m en ut\'lnlerillg av den 0\'cr&fipande presentadonen i truedcwisninp. 11JC an~ 1111 do rtnsioosbe~i jl8 hu iehimtill * timrtcklip or:b ~lipsompnclf;lfmina~. llllaltrndtn Enligl min upp(*uiint!w ~isnlnjcii UPI)rSWS i cnli~ me4 wcd~>mning:slagcn och p en i alf v15cll!liga avseendtji tfiuv~ bild nv loera ASs firtansidla 51lllninc per eko 20H odl av des:$ r~iella rdult oc:h l.:11$.ia~ tbrtrct enligt 6rstedo\'Mingslagcn. F~ninpberaiefseft t.r lbtenli! med ~$1liiiJCIIS 0\TiJI de~. Rapport om andn ii ra\' ~nligt lagar och an dn ~rfatming r UIO\'cr mln ft:visjoll av il$redovisniji&c'llw jll@ h'<rt ullbrt en rcv.gioll ~ ~ lill dii~iooer ~R'IIIde b(ji._els vinst ~l«fl:lriiisi $;11\1 ~~$ens och vc;ri:~l'*'<kcj~klomis ~alt.niltg tbr lncta AB lbr lli;tnsklpsalei201s. $1)'~MM CJd ~lfm6f/ttllfk tfil'fkt'""l lmswll' OCt ar st)'msm ~ har ansvud: fllr mma,et lid dispositi<lllcr ~tnfl'ancle boitetls vin~t eller~ och del ar stytel1e11 ocl1..-crbtlllillltk dird;1omuom har lfi$~wet fl)r ~t111i~ r:nhg1 llldieoo(api&jen. RIYIUrns JIMWir Mitl ans\ lllrllr 811 med rim! i' :*>crllel ulaiii mig Oflll~ llill disi)()siti.ofter ~ffan& bolaicu vinst clkr Rli11.1$t odl om R!f' altnij~gen ~ g_nmdval 'l' min rnision ar GtRin ~nioocn enligt &04 ~-isi<lllsscd i S~aes.>m ll'*da! för rnilt llti.jaode 1)111 Sl)'telsells jbrsll$ titl dispositioftcr bc1rtfl"ande bo!jecu vilul eller Alrlllsl har jlg "~~ (llr1 ibrsf~t~c~. f'omll~gl med aktlcbol~llfc'l $001 u.ndc:rtq ~min ~e 01r1.-Jsvusfnllel!w jji8 1110\'(:r.min ~isiml..., bedo~$\i-t~ ~.,~ip bcslo\... ~och flldlillamm i bobfr:t lllt att kun.llll beclllma om nijon st)tc!se~ dk:r ~lllndc din:\.~ Jlf' er.;lltnin~sslt)14iz moc ~. Jqhlr ~-m ~ omn~con SI}Tdsdtdamot'dkr,~de dit'l.'!t~ pt atiiim Sll;l har h~ i $!rid Jmd aldiebol~ irsmdovisni~elltt lloltrpji'iiiiin{lj:n. ng MSCf III ck ra-~ioftsbf\'is jq h1tr i~ t.r tiurlddip ocll ~malknlip $Om pund t«mim!~- (J'ttalcuad~ Je till$~)~ m ~1'1111\di~ vin:ifqiq'lliss ~i RHVa1!ftin$S~ octt bewiljllf$1}'te~ ~och ~'tfkstlllall«d itckigrm 81Ji> mfribet IM ~ka~skapsiret. SIOCKhOim den 12 apl'il2016 Jll! ltllst)å:~ dbfbc an år$l.t~nmi:i.a (l!stllt~tt r~:suhau~jell och ballll~ningett

63 Till årsstämman 1 lnera AB Organisationsnummer Granskningsrapport för år 2015 Jag, av årsstamman utsedd Jekmannarevisor. har granskat Incra AB:s verksamhet. Styrelse och VD ansvarar f(lr att verksamheten bedrivs enligt gällande bolagsordning, ägardirektiv Ot;h beslut samt dc lagar och föreskrifter som giller ror verksamheten. Lekmannarevisom ansvarar R)r att granska verksamhet och intern kontroll samt pröva om verksamheten bedrivits enligt årsstämmans uppdrag och mål samt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Granskningen har utfcirts enligt aktiebolagslagen och kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet samt utifrån bolagsordning <>Ch av årsstämman fastställda ägardirektiv. Granskningen har genomforts med den inriktning och omfattning som behövs for att ge rimlig b'l'wld ror bedömning och prö"ning. Jag bedömer sam mantaget att bolagets verksamhet har skötts pa ett ändam~usenligt oeh frän ekonomisk synpu.nkt tillfredsställa» de sätt. Jag bedömer att bolagets id.terna kontrou bar varit tillricklig. Växjö 12 april2016 /! 4/7= - ~ ~.-,...Y:--- ) Ro1and Gustbee

64

65

66

67 l'vlosby \(y KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 29{43) 91 Svar på motion, "Räddningst;änsten i Osby kommun" från Carl Bejvel (SD) KS/2017: Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta. l. Motionen ''Räddningstjänsten i Osby kommun" bifalls. 2. Kommunchefen får i uppdrag att under år 2018, när det nya handlingsprogranunet enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor är antaget och implementerat, påbörja utredning av räddningstjänsten i kommunen. Sammanfattning av ärendet I en motion inkommen den I 9 januari 20 I 7 föreslår Carl Bejvel (SD) att räddningstjänsten i Osby kommun ska vara effektiv, kvalitativ, tillgänglig och ändamålsenlig och att det är bra tillfålle nu att titta över organisationen for räddningstjänsten inför ett eventuellt nytt "blåljushus". Motionären Carl Bejvel yrkar for Sverigedemokraterna att en utredning och genomlysning av Osby kommuns räddningstjänst ska göras och att detta ska göras med särskild fokus på räddningstjänstens organisation, Lagstadgade krav samt den ekonomiska utvecklingen. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningsutskott beslut O, 55. Tjänsteskrivelse ''Yttrande gällande Sverigedemokraternas motion till Kommunfullmäktige om räddningstjänsten i Osby kommun" daterad den 5 april 2017 från räddningschef Jimmy Ask. Kommunfullmäktiges beslut den 13 februari 2017, 6. Motion - "Räddningstjänsten Osby Kommun,,, inkommen den 19 januari 2017, från Carl Bejvel (SD). Beslutet skickas till Kommunfullmäktige l Expedierat Utdragsbestyrkande l

68 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanlrldesdatum Sida 13(20) Kommunstyrelsens ledningsutskott 55 Motion Räddningstjänsten i Osby kommun KS/2017: Beslut Kommunstyrelsen ledningsutskott foreslår kommunstyrelsen besluta. Motionen bifalls. Kommunchefen tar i uppdrag att under 2018, när det nya handlingsprogrammet enligt LSO är antaget och implementerat, påbörja utredning av Räddnings~änsten i Osby kommun. Sammanfattning av ärendet I motion inkommen den 19 januari 2017 anser Sverigedemokraterna att räddningstjänsten i Osby kommun ska vara effektiv~ kvalitativ, tillgänglig och ändamålsenlig och att det är bra tillfålle nu att titta över organisationen för räddningstjänsten infor ett eventuellt nytt "blåljushus". Motionären Carl Bejvel yrkar för Sverigedemokraterna att en utredning och genomlysning av Osby kommuns räddningstjänst ska gö'ras och att detta ska göras med särskild fokus på räddningstjänstens organisation, lagstadgade krav samt den ekonomiska utvecklingen. Kommunfullmäktige remitterar motionen for yttrande till kommunstyrelsen enligt beslut 13 februari Beslutsunderlag ''Yttrande gällande Sverigedemokraternas motion till Kommunfullmäktige om räddningstjänsten i Osby kommun" daterad den 5 april2017 från räddningschef Jimmy Ask. Kommunfullmäktiges beslut den 13 februari 2017, 6. Motion -Räddningstjänsten Osby Kommun, inkommen den 19 januari 2017, från Carl Bejvel (SD). Beslutet skickas till Kommunstyrelsen ~111(/1 l Expediet'at Utdragabestyrkande l

69 - OSBY KOMMUN Kommun ledningshsrvaltningen, Räddningstjänsten Jlmmie Ask, jimmie. YnRANDE Datl.ll'l Osby k001mun Kommunstyrelsen ledningsutskottet Refe-& Er refotoii KSJ2017: Sida 1(2) Yttrande gällande Sverigedemokraternas motion till Kommunfullmäktige om räddningstjänsten i Osby kommun Sammanfattning Trots att räddningstjänsten ställer sig positiv till att bli granskad och utredd toreslår vi att detta tär vänta till dess att de nya arbetsuppgifterna har ~ satt sig'' fullt ut i organisationen och att det nya handlingsprogrammet blivit antaget och impleme.nterat. BakgRind Yttrandet skrivs mot bakgrund av att en motion från Sverigedemokraterna till Kommunfullmäktige blivit remitterad till räddningschefen för yttrande och för att lämna förslag till beslut. Räddningstjänstens yttrande och förslag till beslut ställs till kommunstyrelsens ledningsutskott. Sverigedemokraterna yrkar i sin motion på att en utredning och genomlysning ska göras av räddningstjänsten i Osby kommun med avseende på: Räddningstjänstens organisation Lagstadgade krav Ekonomisk utveckling Som bakgrund till yrkandet anges bland annat att räddningstjänstens kostnader ökat och att det finns planer på att bygga en ny brandstation. Yttrande Räddningstjänsten ställer sig generellt positiv till att genomlysas och utredas med avseende på de punkter som anges i motionen. Att vara effektiva, professionella och att uppfyija lagstadgade krav är grundbultar i vårt f<irhåhningssätt och genomsyrar det utvecklings- och forändringsarbete som just nu bedrivs på räddningstjänsten. Genom att vara transparanta och öppna så att granskning och kontroll kan ske av vår verksamhet kan vi fä feed-back på vad vi gör bra. och vad som kan f5rbättras. Detta är viktigt R5r oss. Ä ven vi själ v a jobbar med att bli bättre på an granska och utvärdera vårt arbete. Vad avgör hur räddningstjänsten organiseras? Räddningstjänsten dimensioneras utifrån olika faktorer. En av de viktigaste är ett politiskt BesökUdrHa Nooa Infartsgatan 23 Telefon vx Hltmsldl Orpn&satlonsnr Q902 Po.tad~M& Kommunle4Aingsforballnlngen Fax E-post raddnlngsljansten@osby.se Bankgiro RaddringstJansten, Osby

70 Osbykommun Dall.llll Referen& () Si:la 2(2) antaget handlingsprogram som grundar sig i krav som ställs på kommunen i lag (2003:778) om skydd mot olyckor (lso). I detta handlingsprogram ska man bland annat redovisa vilka mål och fönnågor man har och avser skaffa sig under mandatperioden g!uiande både förebyggande åtgärder som räddningstjänst (skadeavhjälpande verksamhet). l LSO anges även att det är räddningschefen som ansvarar för att räddningstjänsten är ändamålsenligt utformad. HandBogsprogrammet dikterar dänned, tillsammans med budgeten. villkoren for vilken organisation kommunen behöver ha for att klara av sina åtaganden enligt LSO. Handlingsprogrammet ska antas av kommunfullmäktige en gång per mandatperiod. l Osby kommun har arbetet med det nya handlingsprogrammet blivit tbrdröjt på grund av personalbrist och rorväntas bli färdigt under En annan faktor som dimensionerar räddningstjänsten i Osby kommun är vilka övriga uppgifter som läggs på enheten och som går utanför LSO. l vårt fall så har vi uppgifter kopplat till det kommunala risk- och säkerhetsarbetet, trygghet samt kris och beredskap. Kommunens ftsnnåga gällande krisberedskap och civilt rorsvar styrs i stort av lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inftsr och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH). Detta ska redovisas i en plan som ska grunda sig på genomlord risk- och sårbarhetsanalyser. Planen ska antas av fullmäktige varje mandatperiod. Delar av dessa uppgifter finansieras för rutrvarande av statsbidrag. l Osby kommun är dessa arbetsuppgifter och ansvarområden tillförda räddningstjänsten sedan årsskiftet Både när det gäller LSO- och LEH-frågor har vi i Osby kommun ett väl utvecklat samarbete och samverkan med andra kommuner. framforallt inom Skåne nordost, gällande både förebyggande, planering och operativa resurser. Detta innebär bland annat att vi inte behöver ha all kompetens e<:h fflnnåga själva utan kan vid behov få hjälp av våra grannar. Detsamma gäller även tvärtom, vi är beredda att rycka in och hjälpa andra vid behov. Förslag till bestut Trots att vi är mycket positivt ställda till att man vill utreda och genomlysa vår organisation och ser fflrdelar med att göra detta förslår räddningstjänsten att man istället avvaktar och inväntar att dels det nya handlingsprogrammet enligt LSO är antaget och implementerat samt att de nya uppgifterna och ansvarsområdena kopplade till säkerhet, beredskap och krishantering ska hinna sätta sig i organisationen. När detta väl har skett föreslår vi att man istället gör en revision på räddningstjänstens verksamhet for att se om vi uppfyller lagkraven och de mål och ambitioner som de politiskt beslutade handlingsprogrammen och andra dimensionerande faktorer anger. JimmieAsk Räddningschef

71 V OSBY A KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL S8mmanlrad8$datum Slda 10(25) 6 Motion om "Räddningstjänsten Osby kommun", från Carl Bejvel (SD) Dnr KS/2017: Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige remitterar motionen tor yttrande till kommunstyrelsen. A v yttrandet ska det tramgå om motionen bitalls eller avslås. Yttrandet ska lämnas till kommunfullmäktige Sammanfattning av ärendet l motion inkommen den 19 januari 2017 anser Sverigedemokraterna att räddningstjänsten i Osby kommun ska vara effektiv, kvalitativ. tillgänglig och ändamålsenlig och an det är bra tilltalie nu att titta över organisationen for räddnings~änsten inför ett eventuellt nytt.. blåljushus... Motionären Carl Bejvel yrkar torsverigedemokraterna att en utredning och genomlysning av Osby knmmuns räddningstjänst ska göras och att detta ska göras med särskild fokus på räddningstjänstens organisation. lagstadgade krav samt den ekonomiska utvecklingen. Beslutsunderlag Motion- Räddningstjänsten Osby Kommun, inkommen den 19 januari från Carl Bejvel (SD). Be.slutel skickas till Kommunstyrelsen IJu&temndes :sogn Expedierat lp -~1?-f,,,...

72 Dlarienr. f!sj~rt-: '13 Ärendetyp Visseltofta o 1-15 o~ Motion Kommunfullmäktige i Osby Kommun Räddningstjänsten Osby Kommun Sedan en tid har räddningstjänsten aviserat att de nuvarande lokalerna inte uppfyller rimligt ställda krav på arbetsmiljö. miljöanpassning och ekonomi. Vidare sägs det att om inte ett nybygge skulle komma till stånd så skulle omfattande renoveringar och ombyggnationer behöva genomföras. Enligt beslut sa gjordes därför en förstudie med avsikt att kunna samlokalisera räddningstjänsten, driftenheten och delar av arbetsmafi<nadsenheten i nya lokaler. Man kan ta del av denna rapport i en PM daterat Dar man gått igenom tänkta och möjliga områden inom Osby tätort där ett nytt sk "blåljushus" skulle kunna byggas och placeras. Sverigedemokraterna anser att Osby kommun skall ha en effektiv, kvalitativ, tillgänglig och ändamålsenlig räddningstjänst. Med det sagt så ar det aven vår mening att den skall vara en kostnadseffektiv och uppfylla dom legala kraven som ställs på en räddningstjänst. Det ar en självklarhet anser vi att tryggheten för vara medborgare ska vara hög samtidigt som man även tar ett ansvar för de skattemedel man använder. Vi Sverigedemokrater anser att detta är ett bra tillfälle nu att genomlysa och titta över den organisation räddningstjänsten i Osby kommun har inför ett eventuellt framtida nytt ~blåljushus. Hur ar Osby räddningstjänst organiserad i jämförelse med ett antal andra kommuner med likvärdig storlek och infrastruktur organiserad. Vi kan även konstatera att räddningstjänstens kostnadsutveckling sedan 2011 till2016 har ökat med 21% vilket delvis aven belyser behovet av den översyn vi önskar. Därför yrkar vi Sverigedemokrater på att en utredning och genomlysning av Osby kommuns räddningstjänst görs med avseende på: Räddningstjänstens organisation Lagstadgade krav Ekonomisk utveckling Detta skall ställas emot ett antallikvärdiga kommuner av både stonek och infrastruktur. 2i.P Sverigedemokraterna

73

74 Kommunstyrelsen 92 SAMMANTRÄOESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 30(43} Kommunalförbundet Sydarkivera, antagande av reviderad förbundsordning KS/20 17: Beslut Konununstyrelsen föreslår kommun:fullmäktige besluta. l. Förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera, inklusive bilaga 1-2, daterad den l apri12017, fastställs. 2. Ekonomisk budget , med plan for , daterad den 19 mars 2017, godkänns. 3. storleken på kommunens medlemsavgift för år 2018, kronor, godkänns, och ska finansieras i kommunens budget för år Sammanfattning av ärendet Kommunalförbundet Sydarkivera bildades år 2015 och är inne i en etableringsfas. En gnmdläggande bevarandeplattform finns på plats och tas i bruk efter att förvaltningen i juni månad flyttar in i nya säkrare lokaler i Alvesta kommun. Kommunalförbundet Sydarki.veras förbundsfullmäktige antog den 31 mars 2017, 4, sju (7) nya förbundsmedlemmar, Borgholms, Eslövs, Hässleholms, Hörby, Vadstena, V eliinge och Åtvidabergs kommun. Beslutet baserades på inkomna avsiktsförklaringar från respektive kommunstyrelser..a.ntalet förbundsmedlemmar i sydarkivera kommer från och med den l januari 2018 att uppgå till tjugofem (25). sydarkiveras förbundsfullmäktige antog den 31 mars 2017, 5, en reviderad förbunds-ordning att gälla från och med den l april Enligt den tidigare gällande förbundsordningen måste ändringar i eller tillägg till förbundsordningen antas av sydarkiveras förbundsfulllmäktige och fastställas av forhundsmedlemmarnas kommunfullmäktige. Förändringarna i den av Sydarkiveras förbundsfullmäktige antagna förbundsordningen innebär bland annat att../ förbundsstyrelsen kan bestå av 7-11 ledamöter och 7-11 ersättare,../ förbundsstyrelsen kan ta beslut om höjd anslutningsavgift ror nya förbundsmedlemmar,../ antagande av ny förbundsordningen i anledning av antagande av nya förbundsmedlemmar ska inte längre tas av befintliga medlemmars respektive kommunfullmäktige utan ska beslutas av kommunalförbundet sydarkiveras förbundsfullmäktige. Justerandes sign ~ l l Expedierat Utdragsbestyrkande l

75 OSBY KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 31(43) Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningsutskott beslut , 56. Tjänsteslaivelse 'Xommuoalförbondet Sydarldvera, antagande av reviderad förbundsordning", daterad den 21 april från kommunchef Petra Gununeson och rorvaltningschef servicerorvaltningen Benny Nilsson. "Förbundsordning SYDARKIVERA" inklusive bilaga 1-2, daterad den 1 april2017. "Ekonomisk budget 201~ ll-31 med plan för " daterad 19 mars från Sydarkivera dokumentansvarig Mats Porsklev. ''Verksamhetsplaa 2017" daterad den 5 december 2016 från Sydarkivera. Kommunforbundet Sydarkivera, forhundsfullmäktiges beslut , 4-5. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige [~ l Expedierat Utdragsbe$tyrkande l

76 lv losby ~ KOMMUN Sarnmanträdesdatum Kommunstyrelsens ledningsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Slcla 14(20) 56 Kommunalförbundet Sydarkivera, antagande av reviderad förbundsordning KS/2017: Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kornmunstyrelsen föreslå kommunfulhnäktige besluta. Förbundsordning for kommunalforbundet Sydarkivera, inklusive bilaga 1 2, daterad den l april2017~ fastställs. Ekonomisk budget , med plan for , daterad den19mars 2017, godkänns. storleken på kommunens medlemsavgift for år 2018, lcronor, godkänns, och ska finansieras i kommunens budget for år Sammanfattning av ärendet Kommunalforbundet Sydarkivera bildades år 2015 och är inne i en etableringsfas. En grundläggande bevarandeplattform finns på plats och tas i bruk efter att förvaltningen i juni månad flyttar in i nya säkrare lokaler i Alvesta kommun. KommunalfOrbundet Sydarkiveras forbundsfullmäktige antog den 31 mars 2017, 4, sju (7) nya förbundsmedlemmar, Borgholms, Eslövs, Hässleholms, Hörby, Vadstena, V eliinge och Åtvidabergs kommun. Beslutet baserades på inkomna avsiktsforldaringar från respektive kommunstyrelser. Antalet förbundsmedlemmar i sydarkivera kommer från och med den l januari 2018 att uppgå till tjugofem (25). sydarkiveras rorbunds:fullmäktige antog den31mars 2017, 5, en reviderad forhundsordning att gälla från och med den l april Enligt den tidigare gällande forhundsord-ningen måste ändringar i eller tillägg till forhundsordningen antas av sydarkiveras rorbundsfulllmäktige och fastställas av förbundsmedlemmarnas kommunfullmäktige. Förändringarna i den av Sydarkiveras förbundsfullmäktige antagna förbundsordningen innebär bland annat att l. forhundsstyrelsen kan bestå av 7 -l l ledamöter och 7-11 ersättare, 2. förbundsstyrelsen kan ta beslut om höjd anslutningsavgift för nya forbundsmedlemmar, 3. antagande av ny forhundsordningen i anledning av antagande av nya forhundsmedlemmar ska inte längre tas av befintliga medlenunars l Expedierat Utdragsbestyrkande l

77 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum ~10 Slda 15(20) Kommunstyrelsens ledningsutskott respektive kommunfullmäktige utan ska beslutas av kommunalförbundet sydarkiveras förbundsfullmäktige. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse "KommunalforbWldet Sydarkivera., antagande av reviderad förbwldsordning", daterad den 21 april 2017 från kommwlchef Petra Gummeson och förvaltningschef serviceforvaltningen Benny Nilsson. "Förbundsordning SYDARKIVERA" inklusive bilaga 1-2, daterad den l april2017. "Ekonomisk budget 2018~ med plan för " daterad 19 mars 2017 frän Sydarkivera dokumentansvarig Mats Porsklev. "Verksamhetsplan 20 17" daterad den 5 december 2016 från Sydarkivera. Kommun!orblUldet Sydarkivera, förbundsfulhnäktiges beslut ~ 31, 4. KommunfOrbundet Sydarkivera, förbundsfullmäktiges beslut 2017~03-31, 5. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Expedierat l Utdragsbestyrkande l

78 ~g ~X Serviceförvaltningen Benny Nilsson T JÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Kommunalförbundet Sydarkivera, antagande av reviderad förbundsord ni ng Dnr KS/20 17: Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kornmunfullmäktige besluta. l. Förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera, inklusive bilaga 1-2, daterad den l april 2017, fastställs. 2. Ekonomisk budget , med plan för , daterad den 19mars 2017, godkänns. 3. storleken på kommunens medlemsavgift for år 2018, kronor, godkänns, och ska finansieras i kommunens budget för år Sammanfattning av ärendet Kommunalforbundet Sydarkivera budades år 2015 och är inne i en etableringsfas. En grundläggande bevarandeplattform finns på plats och tas i bruk efter att förvaltningen i juni månad flyttar in i nya säkrare lokaler i Alvesta kommun. Kommunalförbundet Sydarkiveras forhundsfullmäktige antog den 31 mars 2017, 4, sju (7) nya forbundsmedlemmar, Borgholms, Eslövs, Hässleholms, Hörby, Vadstena, V eliinge och Åtvidabergs kommun. Beslutet baserades på inkomna avsiktsförklaringar från respektive kommunstyrelser. Antalet förbundsmedlemmar i sydarkivera kommer från och med den l januari 2018 att uppgå till tjugofem (25). S ydarkiveras torbundsfullmäktige antog den 31 mars 20 17, 5, en reviderad forhundsordning att gälla från och med den l april Enligt den tidigare gällande förbundsordningen måste ändringar i eller tijlägg till förbundsordningen antas av sydarkiveras förbundsfulllmäktige och fastställas av förbundsmedlemmarnas kommunfullmäktige. Förändringarna i den av sydarkiveras forhundsfullmäktige antagna förbundsordningen innebär bland annat att../ förbundsstyrelsen kan bestå av 7 -Il ledamöter och 7-11 ersättare,../ förbundsstyrelsen kan ta beslut om höjd anslutningsavgift för nya fårbundsmedlenunar,../ antagande av ny förbundsordningen i anledning av antagande av nya forhundsmedlemmar ska inte längre tas av befintliga medlemmars respektive kommunfullmäktige utan ska beslutas av kommunalforbundet sydarkiveras förbundsfullmäktige. Besköksadress Briogatan 1 Postadi'G6S Serviceförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida PlusGiro Organislltionsnr Bankgiro 281~809

79 Sida 2(2) Petra Gommeson Kommunchef Benoy Nilsson Förvaltningschef serviceforvnltningen

80 Förbundsordning SYDARKIVERA ~01 Antaget av törblindsfullmäktige den31mars 2017 Förbundsordning för kommunalfårbundet SYnARKIVERA som sköter arkivläggning åt förbundsmedlemmar avseende IT -baserade verksamhets system, förvaltning av gemensamt arkivsystem, råd och stöd när det gäller dokumenthantering och arkiv samt arkivmyndighetsfunktioner.

81 Antagen av samtliga medlemskommuners kommunfullmäktige. lnnehållsiörteckning 1 Namn och säte Medlemmar Ändamål Organisation Förbundsfullrnäktige FörbWldsstyrelsen Revisorer Anslag av kungörelse och andra tillkännagivanden Andel i tillgångar och skulder... 7 l O Kostnadsfördelning, m. m Styrning, insyn, samråd m.rn Budgetprocessen m. m Utträde m. m Likvidation och upplösning Tvister... 1 O 16 Arvoden... lo l 7 Ändringar i förbundsordningen... l O 18 Särskilda bestämmelser... l O 2

82 Förbundsordning SVDARKIVERA Förbundsordning for Kommunalförbundet SYllARKIVERA Förbundsordningen gäller från och med l. l Namn och säte 1.1 Kommunalrorbundets namn är "SYDARKIVERA". 1.2 Kommunalförbundet har sitt säte i Alvesta. 2 Medlemmar 2.1 Medlemmar i kommunalrorbundet framgår av bilaga l. 3 Ändamål 3.1 Kommunalrorbundet ska i rorbundsmedlemmamas ställe fullgöra de skyldigheter enligt arkivlagen och därtill anslutande författningar som forhundsmedlemmarna överlämnar till kommunalförbundet. Kommunalforbundet ska särskilt skapa och forvalta en digital bevarandeplattform för digital information för slutarkivering och forvalta överlämnad digital information, härefter gemensamt kallat Uppdraget. Uppdraget ska fullgöras med ia"k'ttagande av vad som i kommunallagen (1991 :900) stadgas om kommunalforhund med de ändringar och tillägg som framgår av denna förbundsordning. Förbundet ska fullgöra de myndighetsutövningsuppgifter enligt arkivlagen som överlämnas innefattande bland annat meddela riktlinjer och utöva tillsyn samt handhavande av slutarkiv för förbundsmedlemmarna i den omfattning som regleras i särskild ordning i medlemsorganisationens arkivreglemente. Bastjänster 3.2 Uppdraget utgörs i huvudsak av arkiveringsuppdrag, innebärande konvertering av dokument och andra uppgifter i!t-baserade verksamhetssystem till en digital bevarandeplattform samt informations- och utbildningsuppgifter i verksamheten, samverkan med torhundsmedlemmarna och med externa parter samt myndighetsutövningsuppgifter härefter kallat Bastjänster. 3.3 Inom ramen för Bastjänsterna ska kommunalförbundet, genom information, rådgivning och annat stöd underlätta förbundsmedlemmarnas överlämnande av digital arkivinformation. Kommunalforbundet ska vidare vara fårhundsmedlemmarna behjälpliga i arbetet med framtagande av infurmationshanteringsplaner, arkivbeskrivningar och systematiska arkivforteckningar. 3

83 3.4 Inom ramen får Bastjänsterna åligger det också kommunaltorbundet att biträda förbundsmedlemmarna med specialistkompetens inom området arkivering samt att genomföra utbildningsinsatser inom arkivområdet 3.5 Kommunalförbundet ska inom ramen ror Bastjänsterna efter samråd med samtliga medlemmar faststälja ett handlingsprogram och en verksamhetsplan för arkivering av förbundsmedlemmarnas information. Handlingsprogrammet ska övergripande beskriva de strategiska målen får kommunalförbundets verksamhet. Handlingsprogrammet ska bland annat fastställa prioriteringsprinciper mellan förbundsmedlemmarna och for de förekommande verksamhetssystemen. 3.6 Kommunalförbundet ska inom ramen for Bastjänsterna årligen i samband med budget fastställa en verksamhetsplan bland annat för förbundsmedlemrnamas överlämnande av information från!t-baserade verksarnhetssystem. Verksamhetsplanen ska fastställa vilka verksamhetssystern som ska prioriteras för leverans och avställning. Verksamhetsplanen är kommunalförbundets konkretisering av de i handlingsprogrammet uppställda målen. 3.7 I Bastjänsterna ingår att biträda torbundsmedlemmarna med kompetens beträffande långsiktigt bevarande vid upphandling av IT -baserade verksamhetssystem Bastjänsterna ingår inte sådant internt arbete med forberedelser får arkivläggning som varje torbundsmedlem inom den egna organisationen har att samordna och hantera, exempelvis rensning och gallring. 3.9 De uppgifter som överlämnas utöver bastjänsterna regleras och fmansieras i enlighet med bestämmelserna i Anslutande tjänster 3.10 Förbundsmedlem!ar överlänrna uppgifter som inte ingår i Bastjänsterna till KommunalfOrbundet. Sådana särskilt överlämnade uppgifter ska ansluta till Bastjänsterna och ligga inom ramen för kommunalförbundets ändamål och kan t. ex. innebära helt eller delat övertagande av analogt arkivmaterial Skriftligt avtal ska upprättas beträffande villkoren för utilirande av sådana särskilt överlämnade uppgifter, eftersom denna anslutande tjänst dänned blir uppgifter for konnnunalforbundet. Ersättning för särskilt överlämnade uppgifter enligt denna punkt 3.10 utgår i enlighet med punkt 10.5 nedan. 4 Organisation 4.1 Förbundet är ett kommunalforhund med förbundsfullmäktige och forbundsstyrelse. 4.2 För förbundsstyrelsen gäller reglemente som beslutas av förbundsfullrnäktige. 4.3 Förbundsstyrelsen får tillsätta de organ den anser behövs for fullgörande av förbundsstyrelsens uppgifter. Interimsorgan får inrättas. Delegation kan beslutas i enlighet med kommunallagens bestämmelser. 5 Förbundsfullmäktige 4

84 5.1 Antalet ledamöter i förbundsfulbnäktige ska vara lika med antalet medlemmar i förbundet. För varje ledamot ska en ersättare utses. 5.2 Varje förbundsmedlem ska utse en ordinarie ledamot och en ersättare. 5.3 Ordinarie fullmäktige sarrunankallas två gånger per år. Extra fullmäktige kan sanunankallas vid behov. 5.4 Val av ledamot och ersättare ska ske i förbundsmedlems fullmäktige. 5.5 Vid förfall för ledamot ska ersättare från samma kornmw inträda. 5.6 Förbundsfullmäktige väljer för vatje mandatperiod bland sina ledamöter ordforande och två vice ordförande. Innehavare av posterna ska komma från olika kommuner. 5.7 Förbundsfullmäktiges ledamöter och ersättare väljs for en mandattid om fyra år räknat fi.o.m. den l januari året efter det att val till kommunalfullmäktige ägt rum i hela landet. 5.8 När val sker :första gången ska mandattiden, om så är påkallat med hänsyn till vad som anges i punkt 5.7 ovan, vara tiden intiii slutet av det år då val till kommunfullmäktige i hela landet ägt rum. 5.9 I fråga om valbarhet och sättet att utse ledamöter och ersättare i Förbundsfullmäktige ska 3 kap 23 och 4 kap 23a l st. kommunallagen tillämpas F<irbundsfullmäktige äger rätt att uppdra åt rorhundsstyrelsen att besluta i ärenden som det annars enligt 3 kap 9 kommunallagen ankommer på fullmäktige att besluta om och därigenom vara ställföreträdare för fullmäktige Rätt att väcka ärenden till fullmäktige har: förbundsmedlem genom respektive fullmäktige forhundsstyrelsen ledamot i förbundsfullmäktige 5.12 F ör hundsfullmäktigesammanträden är offent Ii ga Beslut i förbwidsfullmäktige fattas med enkel majoritet. Ordforanden har utslagsröst. 6 Förbundsstyrelsen 6.1 Förbundsstyrelsen utses av forhundsfullmäktige och ska bestå av minst sju ledamöter med minst sju ersättare och maximak 11 ledamöter och Il ersättare. Medlemskommun som vid tidpunkten for val till kommunfullmäktige i hela landet har över invånare ska alltid ha en ledamot som fast representation i styrelsen. Förbundsstyrelsen bör ha så bred representation som möjligt. 6.2 Förbundsstyrelsens ledamöter och ersättare väljs for fyra år med en mandattid som gäller från och med den tidpunkt då de väljs av forhundsfullmäktige och till och med tidpunkten tor 5

85 :llirbundsfullmäktiges nästkommande ordinarie val till förbundsstyrelse efter det val då styrelseledamoten eller ersättaren utsågs. 6.3 Förbundsmedlem som inträder under pågående mandatperiod kan få representation i förbundsstyrelsen tidigast efter nästkommande val till kommunfullmäktige i samtliga medlemskommuner. 6.4 Förbundsfullmäktige utser för varje mandatperiod bland sina ledamöter en ordförande och en vice ordförande i rorbundsstyrelsen. Innehavare av dessa uppdrag ska komma från olika korrununer. l fråga om valbarhet och sättet att utse övriga ledamöter och ersättare i förbundsstyrelsen ska 3 kap 23 och 4 kap 23a l st. kommunallagen tillämpas. 6.5 Ersättarna inträder i den turordning förbtmdsfullmäktige bestämt vid valet. Om ersättarna har utsetts vid proportionellt val inträder i stället ersättare enligt den ordning som beskrivs i lagen (1992:339) om proportionellt valsätt. 6.6 Ärenden i förbundsstyrelsen får väckas av ledamot i rorhundsstyrelsen rorhundsmedlem genom framställan av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen organ under förbundsstyrelsen om förbundsstyrelsen har medgivit sådan rätt 6.7 Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande eller ansvarigt kommunalråd hos förbundsmedlemmarna har alltid rätt att närvara och yttra sig vid sammanträde med förbtmdsstyrelsen. 6.8 Förbundsstyrelsen avgör i övrigt själv i vilka fall någon som inte är ledamot eller ersättare i förbundsstyrelsen har rätt att närvara och yttra sig vid torhundsstyrelsens sammanträden. 6.9 FörbWldsstyrelsen får besluta att sammanträde med rorhundsstyrelsen ska vara offentligt. 6.1 O Förbundsstyrelsen utgör gemensam arkivmyndighet avseende den information och de uppgifter som förbundsmedlemmarna överlämnat till kommunalllirbundet. Arkivmyndigheten ansvarar för tillsyn i enlighet med föreskrifterna i arkivlagen och av förbundsfullmäktige fastställt styrdokument Förbundsstyrelsen är arkivmyndighet åt förbundet. 7 Revisorer 7.l Kommunalförbundet ska ha tre revisorer. Gäller från och med mandatperioden För revisorerna gäller föreskrifter i reglemente som beslutas av förbundsfullmäk.tige. 7.3 Förbtmdsfullmäktige utser revisorer från förbundsmedlemmarna. 7.4 Revisorerna väljs för samma mandatperiod som ledamöterna och ersättarna i 6

86 torbundsstyrelsen. 7.5 Revision sker i enlighet med bestämmelserna om revision i kommunallagen. Revisionsberättelse ska tillsammans med årsredovisningen överlänmas till förbundsmedlemmarnas respektive fullmäktige, som var och en beslutar om ansvarsfrihet för förbundet i dess helhet. 7.6 Revisorerna i kommunalförbund är skyldiga att på begäran lämna upplysningar till de förtroendevalda revisorerna i varje kommun eller landsting som är medlem i kommunalförbundet. 8 Anslag av kungörelse och andra tillkännagivanden 8.1 Kommunalilirbundets kungörelser, tillkännagivanden av protokollsjustering och övriga tillkännagivanden ska anslås på kommunalförbundets officiella anslagstavla och på förbundets hemsida. 8.2 Kungörelse om sammanträde vid vilket budgeten ska fastställas ska anslås på förbundets officiella anslagstavla och på förbundets hemsida. 9 Andel i tillgångar och skulder 9.1 Förbundsmedlemmarna har vid varje tidpunkt andel i kommunalforbundets tillgångar och skulder. Andelen utgörs av den andel av de totala avgifter som lämnats enligt paragraf lo som respektive förbundsmedlem erlagt under kommunalforbundets tre senaste verksamhetsår. 9.2 Förbundsmedlemmarna ansvarar får täckande av eventuell uppkommande brist i enlighet med i 9.1 ovan angiven fördelningsgrund. Samma fördelningsgrund tillämpas vid skifte av kommunalforbundets behållna tillgångar om kommunalförbundet skulle komma att upplösas. 10 Kostnadsfördelning, m.m. l 0.1 Kostnaderna för kommunalforbundets verksamhet ska, i den mån de inte täcks på annat sätt, täckas genom bidrag från forbundsmedlemmarna i enlighet med vad som nedan anges beträffande kostnader för bastjänster och ersättning for särskilt överlämnade uppgifter. l 0.2 Kostnaderna for bastjänsterna ska fordelas mellan förbundsmedlemmarna med de summor som anges i bilaga 2 till denna forbundsordning. Förbundsmedlemmarna faktureras kvartalsvis i forskott Förbundsfullmäktige ska årligen ta ställning till medlemsavgiftens storlek med beaktande av de erfarenheter som vunnits av forbundets verksamhet avseende kostnaderna for bastjänster och arkivläggning av information från olika verksamhetssystem samt dess storlek och innehåll. Denna fråga ska hanteras i samband med överläggningar mellan forbundsmedlemmama om kommunalförbundets budgetrorutsättningar. Vid behov får fordelningsfrågan föras till beslut i samtliga förbundsmedlemmarnas fullmäktigeförsamlingar. 7

87 10.4 Den i punkterna 10.2 och 10.3 ovan bestämda kostnadsfordelningen mellan forhundsmedlemmarna ska bli föremål för justering om det inträder ny medlem i förbundet. För ny llirbundsmedlem kommer en särskild engångsavgift, baserad på den inträdande kommunens invånarantal, tas ut i samband med inträde (se bilaga 2) När kommunalförbundet på begäran utför särskilt överlämnade uppgifter enligt punkt 3.9 ovan (Anslutande tjänster) till någon eller några av forhundsmedlemmarna ska sådana särskilda uppgifter ersättas med full kostnadstäckning (enligt självkostnadsprincipen). l 0.6 Kommunalforbundet får uppta lån i enlighet med fastställd budget eller enligt vad rorbundsmedlemmarna särskilt har godkänt. Förbundet mr inte ingå borgen eller andra ansvarsförbindelser utan torhundsmedlemmarnas godkännande. Om godkänd borgen ingås gäller, i fråga om förbundsmedlemrnamas inbördes ansvar, fordelningsregeln i punkt 10.1 ovan Kommunalförbundet får inte bilda ekonomisk förening, aktie-, handels- eller kommanditbolag eller förvärva aktier eller andelar i företag utan förbundsmedlemmarnas godkännande. 11 Styrning, insyn, samråd m.m Innan beslut fattas om avtal av väsentlig betydelse eller i andra frågor av större vikt eller väsentlig betydelse för förbundet ska samråd ske mellan förbundet och samtliga medlemskommuner Förbundet ska fortlöpande tillställa förbundsmedlemmarna rapporter beträffande verksamhetens ekonomi och utveckling Förbundet ska sträva efter att aktivt hålla förbundsmedlemmarna informerade om utvecklingslinjerna inom förbundets verksamhetsområde och frågor som har betydelse for förbundsmedlemmarnas samverkan i förbundet. Sådan information kan lämnas vid t.ex. årlig temadag då kommunstyrelsernas presidier och andra förtroendevalda hos förbundsmedlemmarna, samt ledande tjänstemän, ges tillflhle ta del av verksamheten hos förbundet Förbundsstyrelsen ska på begäran lämna ilirbundsmedlemmarnas respektive kommunstyrelse erforderligt underlag i fonn av yttranden och upplysningar. 12 Budgetprocessen m.m Förbundsfullmäktige ska årligen fastställa budget för kommunalforbundet inom de ekonomiska ramar och i enlighet med de riktlinjer i övrigt som gäller enligt vad som förbundsmedlemmarna anger som budgetforutsättningar Budgeten for nästkommande år ska fastställas av forhundsfullmäktige innan juni månads utgång Budgetarbetet ska samordnas med ilirbundsmedlemmarnas budgetarbete. Under budgetprocessen ska samråd ske med samtliga förbundsmedlemmar. 8

88 12.4 Budgeten ska hmehålla en plan for verksamheten och ekonomin under budgetåret och en ekonomisk plan för den kommande treårsperioden Budgetförslaget ska vara tillgängligt för allmänheten enligt vad som stadgas i 8 kap. l O i kommunallagen. Sarrunanträde vid vilket budgeten fastställs ska vara offentligt. Kungörelse om sammanträdet ska utfiirdas. 13 Utträde m.m Förbundsmedlem har rätt att utträda ur förbundet. Uppsägningstiden är tre år räknat från den sista dagen i den månad då uppsägning skedde. Uppsägning ska anses ha skett när det fdreligger ett lagakraftvunnet beslut från den utträdande forbundsmedlerrnnens korrnnunfullmäktige angående utträde samt förbundsstyrelsen har erhållit en skrift lig uppsägning från den utträdande förbundsmedlemmen. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan förbundet och den utträdande medlemmen ska regleras i en överenskorrnnelse. Den ekonomiska regleringen ska ske utifrån de andelar i förbundets samlade tillgångar och skulder som gäller vid tiden for utträdet ur förbundet och ska utfåras av kommunalfårbundets vid var tid anlitade auktoriserade revisor. Överenskommelse ska träffas angående de av förbundet övertagna arkivhandlingarna om dessa ska återbördas till avlämnande förbundsmedlem i samband med utträdet eller ej. Denna överenskommelse avseende övertagna arkivhandlingar ska beakta gällande lagstiftning avseende kommuners arkivhandlingar, bl.a. arkivlagen (SFS 1990:782) eller sådan lag som har trätt i nämnda lags ställe. Under utträdestiden är utträdande medlem fullvärdig medlem med de begränsningar som framgår av 12.Utträdande medlem är under uppsägningstiden fortsatt skyldig att erlägga samtliga avgifter i enlighet med 10 och har rätt till alla bastjänster enligt ovan De kvarvarande medlemmarna ska efter medlems utträde vid behov anta de ändringar i forhundsordningen som behövs med anledning av utträdet, se Likvidation och upplösning 14.l Om förbundsmedlemmarna enhälligt beslutar om likvidation ska förbundet likvideras och dess verksamhet upphöra Likvidationen ska verkställas av förbundsstyreisen i egenskap av likvidator Vid skifte av forbundets behållna tillgångar ska ilirdelningsgrunden i paragraf l O ovan tillämpas När förbundet har trätt i likvidation, ska forbundets egendom i den mån det behövs for likvidationen förvandlas till pengar genom försäljning på offentlig auktion eller på annat lämpligt sätt. Förbundets verksamhet far fortsättas, om det behövs for en ändamålsenlig avveckling När fårhundsstyrelsen har fullgjort sitt uppdrag som likvidator, ska torhundsstyrelsen avge slutredovisning får sin förvaltning genom en forvaltningsberättelse över likvidationen i dess helhet. Berättelsen ska också innehålla en redovisning får skiftet av behållna tillgångar. Till slutredovisningen ska fogas redovisningshandlingar for hela likvidationstiden. 9

89 14.6. Av förbundet övertaget arkivmaterial ska återbördas till den förbundsmedlem eller annan arkivmyndighet som förbundsmedlemmens kommunfullmäktige har beslutat. Till slutredovisningen ska fogas rorhundsstyrelsens beslut om vilken av förbundets medle1runar som ska överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv Förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna ska delges var och en av förbundsmedlemmarna. När berättelsen och redovisningshandlingarna delgetts samtliga forbundsmedlemmar, är torbundet upplöst. 15 Tvister 15.l Tvist mellan forbundet och dess medlemmar ska, om partema inte kan nå en frivillig uppgörelse, avgöras genom skiljeförfarande enligt lagen om skiljeförfarande. 16 Arvoden 16.1 Arvoden till ledamöter och ersättare i forbundsfullmäktige, förbundsstyrelsen respektive revisorer och revisorsersättare ska utgå enligt den till invånarantalet största kommunens arvodesbestämmelser, fram till dess förbundet har antagit egna arvodesbestämmelser. 17 Ändringar i förbundsordningen 17.1 Ändring av eller tillägg till torhundsordningen ska antas av förbundsfullmäktige och fastställs av förbundsmedlemmarnas kommunfullmäktige med undantag från det som anges i 17.2 nedan. Förbundsfullmäktige har rätt att delegera frågan om antagande till forhundsstyre Isen Ändringar och tillägg till forhundsordningen som beror på inträde av ny medlem och utträde av medlem ska inte handläggas i den ordning som beskrivs i punkt 17.1 ovan. Förbundsfullmäktige har rätt att ensam fatta beslut om ändringar och tillägg till forhundsordningen som beror på inträde av ny medlem eller utträde av medlell\ t.ex. reglering av medlemmamas respektive andel i tillgångar, skulder och kostnader som blir en direkt foljd av ny medlems inträde eller medlems utträde. 18 Särskilda bestämmelser 18.1 Förbundet är bildat när forbundsmedlemmamas respektive fullmäktige har antagit Förbundsordningen, dock tidigast l januari Förbundsfullmäktige beslutar när forhundsstyrelsen ska tillträda Faktiskt och rättsligt övertar forbundet totalansvaret enligt paragraf 3 ovan från forbundsmedlemmarna den l januari Annat kommunalforhund vars forhundsmedlemmar till minst hälften består av forhundsmedlemmar i SYDARKIVERA har samma rätt som forhundsmedlem att utnyt~a lo

90 forbundets tjänster. För bastjänster utgår ingen ersättning. För övriga tjänster ska ersättning utgå enligt punkt Aktiebolag och annan sammanslutning som till minst hälften ägs av förbundsmedlemmar i SVDARKIVERA har samma rätt som förbundsmedlem att utnyttja forbundets tjänster. För bastjänster utgår ingen ersättning. För övriga tjänster ska ersättning utgå enligt punkt Il

91 Bilaga l MEDLEMMAR I KOMMUNALFÖRBUNDET SVDARKIVERA ÄR: Alvesta kommun Bromölla kommun Hässleholms kommun Höörs Kommun Karlshamns kommun Karlskrona kommun Lessebo kommun Ljungby kommun Markaryds kommun Olofströms kommun Osby Kommun Oskarsh.amns kommun Ronneby kommun Tingsryds kommun Växjö kommun Almhults kommun Östra Göinge Kommun Region Blekinge Vadstena Borgholm V eliinge Eslöv Åtvidaberg Hörby Vimmerby kommun 12

92 Bilaga 2 MEDLEMSAVGIFTER SYDARKIVERA Fördelning av kostnaderna för bastjänsterna ska ske utifrån invånarantalet enligt SCB:s statistik för respektive medlem per 3 l december året innan avgiftsåret Regionförbund betalar samma avgift som minsta kommun. (För landsting gäller följande: Avgiften baseras på antal invånare i området fast justerat till antalet som största kommun inom det Iandstingskommunala geografiska området) Medlemsavgifterna finansierar endast bastjänster. Anslutande tjänster-fmansieras i enlighet med särskilda avtal och beslut. För 2018 är avgifterna enligt nedan och förändras vid ordinarie budgetprocess och efter anslutningsöverenskommelse. Alvesta kommun Borgholm Bromölla Eslöv Hässleholm l Hörby Höör Karlshamns kommun Karlskrona kommun l Lessebo kommun Ljungby kommun Markaryds kommun Olofströms kommun Os by Oskarshamn Region B lekinge Ronneby kommun Tingsryds kommun Vadstena kommun V eliinge Vimmerby Växjö kommun Åtvidaberg Almhults kommun Östra Göinge

93 INTRÄDESAV GIFT FÖR NY MEDLEM VID SENARE TIDPUNKT ÄN l Engångsavgift for ny medlem baseras på invånarantal och antalet år eller del av år efter uppstart av forbundet Fastställande av avgiften och det antal år eller del av år som avgiften ska baseras på delegeras till forbundsstyrelsen. Avgiften rar inte understiga 4 kr x antalet invånare inom kommunens verksamhetsområde (landstings inträdesavgift baseras på antal invånare i området fust justerat till antalet som största kommun inom det Iandstingskommunala geografiska området). Vid beräkning av inträdesavgift används invånarantalet enligt SCB:s statistik per den 31 december året innan ny medlem träder in. 14

94 Dokumentansvarig l Organisation J Telefon Datum Mats Porsklev sydarkivera Ärende Version j Sida Budget 2018 plan l av 6 Ekonomisk budget Med plan för Inledning och vision... 2 God ekonomisk hushållning... 6 Mål Resultatbudget lnvesteringsbudget... 6

95 Kom mu nalförbu n det Syd ark i ve ra 22200Q-3103 Sida 2 av 6 Inledning Kommunalförbundet sydarkivera bildades den 1 januari 2015 med medlemskommunerna Alvesta, Karlshamn, Karlskrona, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö och Älmhult samt Region Blekinge. Bakgrunden till bildandet är ett förslag som tagits fram under en konceptstudie där medlemskommunerna samt Region Blekinge deltog. Resultatet är idag en organisation med en tydlig målsättning att skapa en rationell och långsiktigt hållbar lösning för e-arkiv är att skapa en gemensam arkivorganisation som inför arkivsystem, tillhandahåller specialistkompetens och stödjer deltagande organisationer genom utbildning och gemensamma standarder och riktlinjer. Nya medlemmar inträder kontinuerligt i förbundet och 2018 års budget har upprättats mot bakgrund av att de anslutande kommunerna Hässleholm, Åtvidaberg, Borghol m, Eslöv, V eliinge och Vadstena fullgör intentionerna i de avsiktsförklaringarsom tecknats och inträder i förbundet Vision sydarkivera-ett arkiv värt att lita på. Vi tror på ett papperslöst samhälle som säkerställer rätten att ta del av allmänna handlingar nu och för all framtid till nytta för demokratin, rättssäkerheten, forskningen och för miljön. God ekonomisk hushållning Enligt Kommunallagen ska kommunalförbundet ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. En god ekonomisk hushållning innebär inte enbart att räkenskaperna går ihop, utan innefattar även ett krav på att pengarna används till rätt saker och att de utnyttjas på ett effektivt sätt. Långsiktiga verksamhetsmål De långsiktiga målen baseras på Handlingsprogram som beslutades på sydarkiveras förbundsfullmäktige Följande långsiktiga verksamhetsmål är styrande för kommunalförbundet Sydarkivera: Arbeta för att våra medlemmar ska ha ett helt digitalt flöde avseende informationshantering & arkiv Medverka till samhällets omställning att bli hållbart genom att ställa krav på hållbarhet i all vår utveckling Uppfylla krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet på ett kostnadseffektivt sätt Tillhandahålla information och tjänster för olika må!grupper Utveckla verksamheten för att realisera förväntade nyttorför förbundsmedlemmarna

96 Ko m muna lförbu ndet Syda rkivera Sida 3 av 6 Verksamhetsmål för 2018 Råd ochstöd Beskrivning Medlemmar som har börjat använda mallarna i konceptet VerkSAM Genomföra kompetensutvecklande åtgärder baserat på förbundsmedlemmarnas behov Intensivutbildningar på plats hos förbundsmedlemmar Informationskartläggning för prioriterade verksamhetsprocesser inom samhällsbyggnad samt miljö och hälsoskydd genomförs tillsammans med förbundsmedlemma rna l n formationskartläggning för prioriterade verksamhetsprocesser inom Demokrati och ledning samt Trygghet och säkerhet genomförs tillsammans med förbundsmedlemmarna Stöd i samband med att förbundsmedlemmarna upphandlar nya verksamhetssystem Mål 75 % av förbundsmedlemmarna har börjat använda mallarna 2 temadagar 8 informationsträffar 2-dagars utbildning, minst ett tillfälle Utbildningsfilm, målgrupp arkivansvariga, lanseras Genomförd utbildning hos 75 %av förbundsmedlemmarna 100% Bygg 75 %Miljö 50% Teknik so % Demokrati och ledning 25 % Trygghet och säkerhet Etablera rutiner för att inventera pågående och planerade upphandlingar Arkivleveranser Beskrivning Leveransutredningar Uttag från inaktiva system Webbarkivering Löpande arkivering från verksamhetssystem inom hälsa och socialt stöd Äldre digitalt material Äldre digitalt material Förvaltningsgemensamma specifikationer FGS Mål Påbörja leveransutredningar inom sex månader från att behov identifieras Slutföra leveransutredningar inom två år från uppstart Genomföra S-7 uttag Genomföra en Insamling av externa webbplatser Testa och föreslå rutiner för andra typer av webbsidor {bloggar och sidor på tjänster som Facebook) Ta emot akter som ska slutarkiveras från 50% av förbundsmedlemmarna slutföra påbörjad insamlingsomgång Slutföra inventering hos nya förbundsmedlemmar Utarbeta rutiner för överföring av information till bevarandeplanform Sätta upp arbetsstationer för det äldre digitala materialet slutföra leveransutredning Påbörja insamling Design av informationspaket {JP) baserad på FGS Paketstruktur för tre leveranstyper Bidra med resurser eller delta i tester i samband med 1-3 utvecklingsprojekt

97 Kom mu nalförbu ndet sydarkivera Sida 4 av 6 Arkivsystem Beskrivning Bevarandeplattform Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS} Arkivredovisning Mål starta planering inför eventuella behov av anpassningar eller upphandling inför Implementera 1-2 beslutade FGS:er Etablera rutiner för arkivredovisning Leverera till nationella arkivdatabasen (NAD) Långsiktiga finansiella mål För ekonomin ska även anges finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Följande långsiktiga finansiella mål är styrande för kommunalförbundet Sydarkivera: En balanserad budget och flerårsplan utan höjning av medlemsavgifterna En ekonomi i balans utgår en miniminivå för det ekonomiska resultatet på kort sikt. Resultatet bör vara tillräckligt stort så att motsvarande servicenivå kan garanteras även för nästkommande generation utan att den ska behöva uttaxeras en högre medlemsavgift. Arets resultat av sydarkiveras totala intäkter ska uppgå till minst två (2) procent Ett överskott i verksamheten skapar förutsättningar för att långsiktigt finansiera ny- och reinvesteringar av anläggningstillgångar, långsiktigt finansiera de pensionsåtaganden som redovisas och en beredskap för oförutsedda kostnader. Nettoinvesteringarnas andel av medlemsintäkter och statsbidrag bör Inte överstiga 10 9<. Förbundets likviditet Målet för sydarkivera är att ha en likviditet som motsvarar en månads löneutbetalningar inklusive de förtroendevaldas arvoden och ersättningar. soliditeten ska vara oförändrad sydarkivera har inga egna lån. De skulder som förbundet har består därför av kortfristiga skulder till leverantörer. Det innebär också att investeringar harfinansierats med egna medel. Personalmål Svdarkivera har målsättningen om fortsatt låga sjukskrivningstal och en god personalpolitik. Kommentarer gällande intäkter och kostnader Budgeterade medlemsavgifter för verksamhetsåret 2018 bygger på följande medlemmar i förbundet: Medlem Andeli förbundet Alvesta 3,4% Borgholm 1,9% Bromölla 2,2 o/o Eslöv 5,7% Hässleholm 8,9 o/o Höör 2,8 o/o Karlskrona 11,4 o/o

98 Kommunalförbundet Sydarkivera Sida 5 av Karlshamn 5,5 o/o Lessebo 1,5% Ljungby 4,8% Markaryd 1,7 o/o Olofström 2,3% Os by 2,2 o/o Oskarshamn 4,6% Ronneby Region Blekinge Tingsryd 4,9 o/o 1,5 o/o 2,1 o/o Vadstena 1,3% Vellinge 6,1% Vimmerby 2,7 o/o Växjö 15,3% Älmhult 2,8 o/o.atvidaberg 2,0% östra Göinge 2.4% Utöver medlemsavgiften på 27 kr/kommuninvånare tillkommer anslutningsavgifter (4 kr/kommuninvånare) för de sju nya medlemmarna som tecknat avsiktsförkjaring: Hässleholm, Borghol m, Vellinge, Eslöv, Vadstena och Åtvidaberg. På kostnadssidan är budgeten beräknad utifrån det fortsatta arbetet med arkivleveranser utifrån den plattform för långsiktigt digitalt bevarande som till delar ska vara driftsatt under En personalförstärkning på 2,0 tjänst planeras likväl som teknikrelaterade kostnader relaterade till arkivleveranser. Fortsatta lokalanpassningar för erforderligt skalskydd kommer också att påverka kostnaderna. Totalt budgeteras för 12, 5 tjänster Uppräkning av kostnader för personal 2018, 2019 och 2020 har gjorts enligt nationalräkenskaperna, SKL cirkulär 16:65. Nedan presenteras reviderad resultatbudget för 2018 med plan för 2019 och översikt för 2019 är upprättad utifrån förutsättningarna att Växjö kommun utträder ur förbundet per den 31 oktober. Kostnaderna för personal 2019 och 2020 är uppräknade enligt SKL cirkulär 16:65. Någon generell kostnadsuppräkning vad gäller övriga verksamhetskostnader har emellertid inte gjorts för 2019 och Med anledning av Växjös utträde måste däremot verksamheten utifrån de förutsättningar som är kända idag, planeras utifrån betydande kostnadsreduceringar till 2019 och RESULTATBUDGET, TKR In takter Avgifter fr& n medlemskommuner Inträdesavgifter nya medlemmar 566 o Övriga intäkter o SUMMA INTAKTER u; Kostnader Kostnader för personal (kkl 5) Övriga verksamhetskostnader (kkl 6,7) SUMMA KOSTNADER RESULTAT FORE AVSKRIVNINGAR

99 Kom mu nalfö rbu n det Syda rklvera Sida 6 av 6 Avskrivningar RESULTAT EFTER AVSKRIVNINGAR Finansiella intäkter finansiella kostnader o -2 o -2 o -2 PERIODENS/ARETS RESULTAT l nvesteri ng a r för 2018 planeras nyinvesteringar på totalt 865 tkr. Med l beräkningen ligger en exklusiv fiberförbindelse (svartfiber) på totalt 300 tkr. Det är emellertid i dagsläget oklart om investeringen behöver gå över sydarkiveras balansräkning eller inte, möjligheten att hyra förbindelsen utreds. INVESTERINGSBUDGET (tkr) lokalanpassningar Fiberförbindelse 300 Nät, servrar/lagring Programvara införandeprojekt fr-utrustning Produktlonsmiljö, serverplats Summa inve terlngar 8&

100 VERKSAMHETSPLAN DATUM GS DNR SARK 2016:4 Användare Mals Porsklev ~ SYDARKIVERA. Verksamhetsplan 2017 Antagen av sydarkiveras förbundsfullmäktige 19, UTEN KOMMUN STOR KOMMUN LITIKER SYDARKIVERA.SE l l Båtsmanstorget 2 l Växjö, Sverige SIDAN 1(14)

101 VERKSAMHETSPL.AN DATUM DNR SARK 2016:4 HANDLÄGGARE MATS PORSKUV SYDARKIVERA. Innehåll 1 INLEDNING VISION ÖVERGRIPANDE LÄNGSIKTIGA MÄL ETAPP 2- GRUNDPlATTFORM... S 5 ÖVERSIKT FUNKTIONER OCH TJÄNSTER RÄD OCH STÖD ARKIVLEVERANSER... f 9 8 BEVARANDEPLATTFORM ANSLUTANDE TJÄNSTER... 14

102 Dokumentansvarig l Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Svdarkivera Ärende Diarienummer Version l Sida Budget och verksamhetsplan 2017 SARK Inledning Kommunalförbundet sydarkivera bildades den l januari 2015 och är en gemensam arkivorganisation för de kommuner som bildat förbundet. Enligt sydarkiveras förbundsordning punkten 3.5 ska kommunalförbundet efter samr~d med medlemmarna fastställa en verksamhetsplan för förbundets bastjänster. Verksamhetsplanen ska bland annat fastställa vilka verksamhetssystem som ska prioriteras för avställning. 2 Vision sydarkivera -ett arkiv värt att lita på. Vi tror på ett papperslöst samhälle sam säkerställer rätten att ta del av allmänna handlingar nu och för all framtid till nytta för demokratin, rättssäkerheten, forskningen och för miljön. VAD BRA~ DÅ KAN JA<l= PRIVATPERSONEN forskaren NÄRlN()5LlV J. MYNDIGHET

103 Dokumentansvarig l Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Svdarkivera Ärende Diarienummer Version l Sida Budget och verksamhetsplan 2017 SARK LO 4 3 Övergripande långsiktiga mål M!J/ Arbeta för att v ra medlemmar ska ha ett helt digitalt flöde avseende informationshantering och arkiv hos v~ra medlemmar. Medverka till samhällets omställning att bli h llbart genom att ställa krav p~ h llbarhet i all v r verksamhet. sydarkivera ska vara en föreg ngare mot en h llbar utveckling genom att minska och minimera den egna verksamhetens p verkan p miljön. Mått- indikatorer Lyfta fr~gor där det krävs förändringar i lagstiftningen för att åstadkomma helt digitalt flöde. Bist~ förbundsmedlemmarna vid upphandling av nya verksamhetssystem. Förfr~gningar om r~dgivning ska besvaras inom 30 qagar. sydarkiveras alla upphandlingar ska följa Miljöstyrningsrådets rekommendationer och Sveriges ekokommuners håll barhetskriterier. sydarkivera ska arbeta för att uppnå ett helt digitalt arbetsflöde inom den egna verksamheten. sydarkivera ska vara en jämställd arbetsplats där fr gor om jämställdhet, likabehandling och arbetsmiljö hanteras som en löpande del av verksamheten. sydarkivera ska ha goda och effektiva administrativa rutiner. Kontinuerligt arbete med uppdatering styrdokument avseende jämställdhet, likabehandling och arbetsmiljö som underlag för medarbetarsamtal. Följa upp genom fortlöpande medarbetarsamtal. Antal genomförda medarbetarsamtal Riktlinjer, rutiner, processbeskrivningar

104 Dokumentansvarig l Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Svdarkivera QS Ärende Diarienummer Version J Sida Budqet och verksamhetsplan 2017 SARK Etapp 2 - grundplattform Under uppstart 2015 och 2016 har förbundets verksamhet startats upp med verksamhetsutveckllng, bevarandeplanering och gemensam arkivmyndighet. Inriktningen för den andra etappen är att etablera en grundplattform för långsiktigt digitalt bevarande för att börja ta emot arkivleveranser. Fokus är information som inte längre behövs i den dagliga verksamheten ute hos förbundsmedlemmarna, utan som bevaras främst för allmänhetens rätt till Insyn och för forskningen. Grundplattformen innebär att det finns personal och system för att kunna hantera leveransprojekt, ta emot och kontrollera leveranser, lagra arkiverad information samt erbjuda sökning via enkelt webbg ränssn itt. Iden är att sydarkivera som gemensam arkivmyndighet tar över ansvar för den information som levereras in. Det innebär att förbundsmedlemmarna f~r hjälp även med att pröva utlämnande och hantera förfrågningar om materialet som överlämnats. sydarkivera tar också det fulla ansvaret för att hantera bevarande av informationen över tid ,----,----.,----., l r 2021 'rl.l.j. j" l l l r l Digitalisering och forskal""' l r 2020 : : 2022 : l servi':.--,------(1 l (L-----~ L : l Förbättrat verksamhetsstöd l l ~ ~-----) (~----l~----~-~----~~----~, l, Förbättra~t~gän~lighet _... ~ l Gemensam arkivmyndighet, J...,...,...,

105 Dokumentansvarig l Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Svdarkivera Ärende Diarienummer Version l Sida Budget och verksamhetsplan 2017 SARK Översikt funktioner och tjänster sydarkiveras uppdrag utgörs i huvudsak av arkiveringsuppdrag. Det innebär framförallt konvertering av dokument och andra uppgifter l!t-baserade verksamhetssystem till en digital bevarandeplattform. Förvaltning av gemensam plattform för långsiktigt digitalt bevarande ingår i bastjänsterna. I uppdraget ingår också råd och stöd i arkivfrågor samt att fungera som gemensam arkivmyndighet. Kostnaderna för bastjänsterna finansieras av bidrag fr~n förbundsmedlemmarna (medlemsavgift). Förbundsmedlemmarna har möjlighet att teckna avtal om anslutande tjänster. Anslutande tjänster hanteras i separata skriftliga avtal och ersätts med full kostnadstäckning enligt sj älvkostnadsprincipen. Figuren nedan redovisar översiktligt sydarkiveras tjänster Vad som ingår i de olika tjänsterna redovisas i respektive kapitel. l ~d och stöd Ar1<ivleveranser ~rfarenhets- l ~ verk~:~ets- l J 1, ut_b_y_te_...~. system l ~ VerkSAM ~vredovisning Informations- 1 l._ l Sydarkivera - l l Ar1<ivsystem J l l Administration j... ~~~... -.=J - - l Anslutande tjänster Bevarande-._ Planering och l Analoga arkiv r- ~ askarshamns planering utveckling kommun ~-- l, ~ Ovriga ~ Arkivsök ~ O rganiseri~g och l leveranstyper l bemanmng Leverans- 1.,.. Labbet h I nformations- l 1-~kerhet i arkiv Il specifikationer ~....,~ l l säkerhet l Gemensam ~ Planering och l Bevarandel arkivmyndighet l samordning... plattform... Granskning och l kontroll Webbarkivering Arkivförbund Sydost l

106 Dokumentansvarig l Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Svdarkivera Ärende Diarienummer Version l Sida Budqet och verksamhetsplan 2017 SARK Råd och stöd 6.1 Beskrivning -funktionens verksamhet 2017 Råd- och stödfunktionens arbete syftar till att förbättra informationshantering och säkerställa långsiktigt hållbar informationsförsörjning både ute hos förbundsmedlemmarna och hos Sydarkivera. Från och med 2016 började sydarkivera successivt ta över ansvaret som arkivmyndighet från förbundsmedlemmarna. Detta sker genom att fullmäktige fattar beslut om nytt arkivreglemente där ansvarsfördelningen preciseras. Varje förbundsmedlem beslutar själv i vilken takt och omfattning som arkivmyndighetsfunktioner överlämnas. Den gemensamma arkivmyndighetsfunktionen är en viktig del för att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig organisation för förvaltning av e-arkiv som är hållbar på lång sikt. Under 2017 fortsätter arbetet med att stödja förbundsmedlemmarna i processen med rådgivning och mallar. För att förenkla för förbundsmedlemmarna att förnya dialieplaner och informationshanteringsplaner förvaltar sydarkivera gemensamma verktyg och mallar. VerkSAM Diarium- klassificeringsschema/index över ((_ verksamhetsområden som kan användas som diarieplan i ärende- och dokumenthanteringssystem. VerkSAM Plan- mall för informationshanteringsplan med rekommendation till säkerhetsklassning av informationsmängder och hanteringsanvisningar. Efter beslut om gallring redovisar planen vilka informationsmängder som ska gallras och vad som ska bevaras för framtiden. Utbildningar om informationshantering erbjuds anställda hos förbundsmedlemmarna under 2017 i tre nivåer. DETTA GALLER~ Grund - lagar, roller och ansvar för administratörer, handläggare och chefer Fördjupning- arkivredovisning för arkivfunktioner, arkivansvariga och arkivombud Intensiv - repetition av grunderna om ärende- och dokumenthan te ring Specialist- skräddarsydda utbildningar för arkivarier och andra specialister inom informationshantering.

107 Dokumentansvarig l Organisation Elin Jonsson Svdarkivera Ärende Budget och verksamhetsplan 2017 Telefon Diarienummer SARK Datum version l Sida Under året ordnas workshopar för informationskartläggning med fokus på verksamhetsområdena Samhällsbyggnad samtmiljödoch hälsoskydd. Kartläggningen av verksamhetsområdet intern service kommer också att påbörjas. Resultatet av workshoparna kan användas av förbundsmedlemmarna till kravställningar vid upphandlingar och diskussioner med IT kring driftfrågor. Resultatet ger också underlag för att förbättra VerkSAM Plan. Dataförordningen ställer nya krav på verksamheterna och workshoparna ger mycket av svaren. Riktlinjer utarbetas utefter de behov som framkommer i samband med informationskartläggningen. DAG5 FÖR FÖRÄNDRING l DIN VE~MHET VI HJÄLPER. Dfo: ARKIVER.IN6~? RUT\N[It \ ~ ~ MED KAIID.Å66NINO AV INR)RMATION ~ VID ljppaanolin6&.naa DU~ SAAIVA KRAVSPECifiKMION FÖR NVA SYSTEH ~ ATT SÄKfRSTÄLt.A sr ATI ARKIYERINOEN FUN6ERAR FÖR 5LI1TAW~ET sydarkivera kan ge råd och stöd i olika frågor som rör informationssäkerhet. I synnerhet säkerhetskrav för förbundsmedlemrnamas arkivfunktioner. För att arkiven ska gå att lita på är informationssäkerhetsarbetet viktigt både i den löpande verksamheten, hos centralarkiven och hos Sydarkivera. Tillsyn vad gäller arkivhantering inom verksamheterna Socialt och ekonomiskt stöd samt V~rd och omsorg slutförs under året för de kommuner som beslutat om nytt arkivreglemente. Tillsynsområden för 2017 är Samhällsbyggnad samt MiljöO och hälsoskydd enligt den tillsynsplan som beslutat En översyn av tillsynsplanen planeras under året. 6.2 Mål för 2017 Mätt - indikatorer I nära samverkan med förbundets Skapa mallar, lathundar och rutiner medlemmar skapa förutsättningar för god informationshantering och arkiw~rd gentemot medlemmamas medborgare och förvaltningar. Öka kunskapsgrad/niv~ och kampetens om informationshantering och arkiv hos medlemmarna sydarkivera ska erbjuda upphandlingsstöd i samband med att medlemmarna införskaffar nya verksamhetssystem Medlemmarna ska bli erbjudna kompetenshöjande åtgärder i form av utbildning och workshopar. Antal genomförda utbildningar och workshopar samt antal som genomgått dessa. Antal genomförda stöd~tgärder.

108 Dokumentansvarig l Organisation Telefon Datum Elin Jonsson sydarkivera Ärende Diarienummer Version l Sida Budget och verksamhetsplan 2017 SARK Arkivleveranser 7.1 Beskrivning -funktionens verksamhet 2017 sydarkivera har i uppgift att leda och samordna leveranser av digital information från förbundsmedlemmarnas verksamhetssystem till den gemensamma bevarandeplattformen. Omfattningen är information som ska bevaras för framtida generationer och som inte längre behövs i den dagliga verksamheten (det vill säga slutarkiv). För att på sikt f~ ner kostnaderna förknippade med arkivleveranser från verksamhetssystem behövs övergripande strategisk planering och dokumenterade processer. Målsättningen är att hantera leveranser på ett planerat sätt, men Sydarkivera måste också vara rustat för att hantera oplanerade leveranser. Prioriterade leveranser är uttag från inaktiva journalsystem. Lösning finns framtagen för uttag i form av statiska dokument från Omsorg VO/LSS och Sofia IFO. Under 2017 slutförs utredning av ProCapita 1 Treserva och Viva vad avser HSL, LSS och SoL Det handlar om system i drift med befintlig uttagsfunktion. Piloter genomförs för leverans av information. Lösning utarbetas för att hantera leveranser av strukturerade dokument i befintligt uttagsformat. Det vill säga en implementation av beslutad FGS paketstruktur som hanterar relationer mellan olika typer av filer. Under året etableras tjänst för webbarkivering för att regelbundet skörda förbundsmedlemmars externa webbsidor för bevarande i arkivformat (Warc) påbörjas arbetet med ytterligare en eller flera informationstyper. Vilka det blir beror bland annat på resultat av fördjupad nulägesanalys under hösten 2016 hos anslutande förbundsmedlemmar och beslut om Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). Möjliga informationstyper, som det ser ut i dagsläget, är: ärende- och dokumenthanteringssystem som använd s i n om sa m h ä l lsbyggnad 1 överförmyndarreg ister, gamla bilddatabaser eller ekonomiredovisningssystem. Under året fortsätter arbetet med rekommendationer för format för digitalt bevarande av audio och videoupptagningar och ta fram riktlinjer. Därefter kommer r vi att kunna börja titta på lösning för bevarande av digitala audio- och videoupptagningar.

109 Dokumentansvarig l Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Svdarkivera Ärende Diarienummer Version l Sida Budget och verksamhetsplan 2017 SARK Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) innebär att det finns ett öppet utbytesformat att förhålla sig till för de verksamheter som ska leverera information, mottagande arkivfunktioner samt utvecklare av olika produkter och tjänster för e-arkiv. Riksarkivets FGS-funktion ansvarar för förvaltning av framtagna FGS:er. Utveckling av nya FGS:er sker i separata projekt efter Riksarkivets vägledningar och efter beslut i Förvaltningsrådet för FGS ( Sydarkivera har meddelat intresse av att bidra med resurser i följande utvecklingsprojekt: FGS personakter och patientjournaler - projektet pausat i väntan på utredning av standardiseringsläge och avgränsningar. Erbjudande om att bidra med resurser för samordning och pilot. Färdledare Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) Får jag lov? - utbytesformat för bygglov som utökning till FGS ärendehantering. Förutsatt beslut om samfinansiering och bidrag. Projektansvarig är Boverket. FGS ekonomi - preliminärt, möjlighet att bidra med pi lot för test av uttag och mappning när utvecklingsprojekt startar. Färdledare Ekonomistyrningsverket. 7.2 Mål för 2017 Mil Ta hand om information fr n inaktiva verksamhetssystem och säkerställa J ngsiktigt digitalt bevarande. Genomföra leveransutredningar för att identifiera den mest kostnadseffektiva lösningen beaktat krav p~ kvalitet, säkerhet och h Jibarhet. Skapa rutiner för löpande leveranser fr n aktiva verksamhetssystem inom hälsa och socialt stöd. Etablera rutiner för ~rlig arkivering av förbundsmedlemmars externa webbplatser. Mätt- indikatorer P~börja leveransutredningar inom sex m~nader fr~n att behov identifieras. stutföra leveransutredningar inom tvä ~r från uppstart. Genomföra minst 5-7 uttag frän databaser år Minska konsultkostnader i samband med uttag, genom att bli bättre beställare och bygga upp en verktygslåda för uttag. Omvärldsbevakning för att jämföra kostnader för uttag med andra arkivorgan i sa t i oner. Rutiner i samband med kontroll av leverans tillsammans med förbundsmedlemmar. Dokumentera och utvärdera arbetsflöden samt rutiner. Ta fram koncept och mallar. Genomföra 1-3 piloter när det gäller export och paketering av strukturerade dokument från befintlig uttagsfunktion. Installation och konfiguration av verktyg för webbarl<ivering och visning av arkiverad webb.

110 Dokumentansvarig j Organisation Elin Jonsson Svdarkivera Ärende Budget och verksamhetsplan 2017 Telefon Datum Diarienummer Version l Sida SARK Bidra till utveckling av förvaltningsgemensamma specifikationer FGS Utreda hantering av äldre digitalt material p~ ot;ka typer av fysiska lagringsmedia. Bevarandepolicy äldre digitalt material samt underlag för gallringsbeslut Utarbeta rutiner för att lämna ut arkiverad webb. Utvärdera de pilotinsamlingar som genomfördes Genomföra insamling av samtliga förbundsmedlemmars externa webbsidor. -- Utvärdera användande av beslutad FGS paketstruktur och lämna eventuella synpunkter till Riksarkivets FGS-funktion. Bidra med resurser eller delta i tester l samband med 1-3 utvecklingsprojekt. slutföra inventering hos förbundsmedlemmar, till och med de kommuner som ansluter P~börja Inventering i de kommuner som ansluter Arbetsstationer för vanligt förekommande lagringsmedier och filtyper. Provinsamling från en utvald kommun. Testa och utvärdera programvaror för uttag och migrering. Analys och förslag till fortsatt arbete med det äldre digitala materialet. Ta fram policy och gallringsbeslut

111 Dokumentansvarig l Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Svdarkivera Ärende Diarienummer Version l Sida Budget och verksamhetsplan 2017 SARK Bevarandeplattform 8.1 Beskrivning - funktionens verksamhet 2017 sydarkivera har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer. Verksamheten ska uppfylla krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet. För att bygga upp verksamheten utgår vi från OAIS-modellen som är internationell standard för arkiv. Det vill säga en verksamhet som kan ta emot alla typer av information och säkerställa att den bevaras för framtiden. För att uppn~ detta mål behöver vi en bevarandeplattform som kan växa i takt med förbundsmedlemmarnas behov att överlämna arkiv. Plattformen byggs upp för att i första hand hantera information som inte längre används i den dagliga verksamheten ute hos förbundsmedlemmarna. Under året planerar vi preliminärt att testa följande verktyg i labbet: arkivredovisning, eventuella nya releaser av bevarandeplattform, vanderingsverktyg konvertering Uttag/dokumentation strukturerad information (ADDML) Bevarandeplattformen produktionssätts i december Under 2017 kommer vi att behöva trimma in funktioner och rutiner för att möta ökat antal leveranser. Vi kommer att bygga ut Valvet med två datorhallar (samlokalisering) och säkra nät. Vårt fokusområde 2017 inom digitalt bevarande blir våra leveransprojekt, för att hantera prioriterade avställningar och komma igång med fortlöpande arkivering av strukturerad data. Under görs ett större omtag för att automatisera bevarandeplattformen och öppna upp applikationsgränssnitt.

112 Dokumentansvarig l Organisation Elin Jonsson Sydarkivera Ärende Budget och verksamhetsplan 2017 Telefon Datum Diarienummer Verslon l Slda SARK Mål för 2017 Mil Ta emot planerade arkivleveranser Intrimning av Bevarandeplattform Intrimning av rutiner för bevarande Införande av nya FGS:er, efterhand de beslutas och planeras att användas. Införande av arkivredov;sningssystem Införande av tv~ aktiva lagringsdep~er som speglar sitt inneh~ll över ett geografiskt avst~nd. Dokumentation över processflöden för bevarandetjänsterna Mått - indikatorer Antal mottagna leveranser Antal informationstyper Åtgärdstyper Antal ~tgärder Resultat i form av besparad tid i form av manuellt arbete Resultat i form av ökad kval i te Ätgärdstyper Antal ~tgärder Resultat i form av besparad tid i form av manuellt arbete Resultat i fonn av ökad kvalite Antalet implementerade FGS:er Arkivredovisningssystem infört Lagringsdep~ema är tagna i produktion Kartläggning av informationsflöde och hantering. Kartläggning av roller och behörigheter

113 Dokumentansvarig l Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Svdarkivera Ärende Diarienummer Version l Sida Budqet och verksamhetsrian 2017 SARK Anslutande tjänster De första anslutande tjänsterna införs Handläggningen sker i särskild ordning och finansieras enligt självkostnadsprincip. 9.1 Planerade tjänster Oskarshamns kommun har aviserat önskemål om att avtala om förvaltning av analoga arkiv. Räddningstjänsten Östra Blekinge beslutade hösten 2016 om att överlämna hela arkivmyndighetsfunktionen till Sydarkivera. Flytt planeras till 2018, överenskommelse om anslutande tjänst arbetas fram till dess. Region Blekinge - överenskommelse om förvaltning av analoga arkiv är under u ppa rbetan de. Arkivförbund Sydost - administration av webbplats och digitalt bevarande av we b b. \ l 9.2 Identifierat behov Behov av anslutande tjänster som hittills har identifierats i samband med fördjupade nulägesanalyser och inventeringar: Medierlatabas för registrering och förvaring av digitala foton, filmer och andra mediefiler. Digitalisera arkivförteckningar hos de förbundsmedlemmar som har manuella arkivförteckningar. Delta i samordnad upphandling av material för arkivförvaring. Delta i samordnad upphandling av arkivredovisningssystem. Hantera gallring i verksamhetssystem. Digitalisera analoga ljud- och videoupptagningar För att någon av dessa tjänster ska bli en bastjänst behövs beslut om ny förbundsordning. Ett beslut som fattas av samtliga förbundsmedlemmars fullmäktige efter beslut av sydarkiveras fullmäktige.

114 FÖRBUNDSf'ULLMÄKTIGE SAMMANTRÄDESPROTOKOLL SYDARKIVERA. SAMMANTRÄOESDATUM ~ SIDAN l (14) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesmm Växjö fredagen den 31 mars 2017 kl.lo.od Beslutande och närvarande ersättare Bötje Dovstad (L), Karlskrona, ordf. Annika Stacke (L), Växjö, l:e vice Per Ribacke (S), Al ves ta Annika. Westerlund (S), Karlshamn Ingegerd Lenander (1<0), Markaryd Nils Ingmar Thoreli (L), Ronneby Mikael Andersson (C), tjg ers. Tings1-yd Ingemar Almkvist (S), Älmhult Gunnar Westling (MP), Oskarshamn Otatarina Holmberg {S), Karlskrona Erling Emsfors (M), Östra Göinge Närvarande ej beslutande ersättare Övriga deltagare Mats Porsklev, sekretetare Magdalena N or din, tillsynsarkivarie Sven-Erik Svensson, rev1sor Utses att justera Justeringens plats och tid sydarkiveras kontor, Båtsmanstorget 2, Växjö ()7 k U n d erskritter sekreterare Paragrafer 1-14 Ordförande Justerande ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Förbandsfullmäktige Sammanträdesdatum Datum för anslags' uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Underskrift

115 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL FÖRBUNDSFULLMÄKTIGE SYDARKIVERA. SAMMANTRÄDI!SDATUM SIDAN 3 (14) 4 Dru. Sark Anslutning av nya medlemmar Sammanfattning Under år 2016 har diskussioner skett med ett antal korrummer om medlemsskap i vårt förbund. Dessa diskussioner har utmynnat i att Hässleholm, Hörby, Åtvidaberg, Borgholm, Vellinge, Vadstena och Eslövs kommuner har tagit beslut om att ansluta till vårt förbund och har inlämnat avsiktsförklaring. Ingen av dessa kommuner har ännu tecknat anslutningsöverenskommelse. Beslutsunderlag Avsiktsförklaringar från Hässleholm, Hörby, Åtvidaberg, Borghohn, Vellinge, Vadstena och Eslövs kommuner. Protokoll från förbundsstyrelsen från 3 mars l Fullmäktiges beslut Hässleholm, Hörby, Åtvidaberg, Borgholm, Vellinge, Vadstenas och &lövs kommuner godkärms som medlemmar i Kommunalförbundet sydarkivera och en ny bilaga ett i förbundsordningen godkänns. Expediering Samtliga medlenunar och tillträdande medlemmar Akt l Utdra!l'bestyrkond

116 FÖRBUNDSFULLMÄKTIGE SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL SVDARKIVERA. SA1'4MANTRÄI>ESOATUM SIOA" 1 (14) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Växjö fredagen den 31 mars 2017 kl Beslutande och närvarande ersättare Börje Dovstad (L), Karlskrona, ordf. Annil<a Stacke (L), Växjö, 1:e vice Per Ribacke (S), Alvesta Annika Westerlund (S), Karlshamn Ingegerd Lenander (KD), Markaryd Nils Ingmar Thoreli (L), Ronneby Mikael Andersson (C), tjg ers. Tingsqd Ingemar Almkvist (S), Älmhult Gunnar Westling (MP), Oskarshanm Chatarina Holmberg (S), Karlskrona Erling limsfors (M), Östra Göinge Närvarande ej beslutande ersättare övriga deltagare Mats Porsklev, sekreterare Magdalena Nordin_ tillsynsarkivarie Sven-Erik Svensson, revisor Utses att justera Justeringens plats och tid By darkiveras kontor, Båtsmanstorget 2, Växjö kl.lo.oo U n d erskritter sekreterare Paragrafer 1-14 Ordförande Justerande ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen hax t:i.l.lkä:nnagivits genom anslag Organ Förbundsfullmäktige Sammanträdesdatum Datum för anslags! uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Underskrift

117 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL FÖRBUNDSFULLMÄKTIGE SAMMANTRÄDESOATUM SIDAN 4 (14) SYDARKIVERA. 5 Dnr. Sark Antagande av ny förbundsordning. Sammanfattning Vid anslutning av nya medlemmar i vårt kommunalförbund så måste kommunalförbundets fullmäktige och nuvarande och anslutande medlemmar anta en ny förbw1dsordning. På styrelsemöte den 2016 den 4 mars har förvaltningen fått i uppdrag att göra en översyn av gällande förbundsordning. Förslag till ny förbundsordning har diskuterat på kontaktpersonträff i juni månad där en grupp utsågs att förbereda en eventuell förändring av förbundsordningen. Gruppen bestod av representanter från Växjö, I<arlshamns, Höörs och I<l'istianstads kommuner inkl. administrationen i förbundet. Efter att vissa förändringar har gjorts har kontaktpersongruppen diskuterat förbundsordningen på möte den 23 september. Därefter har förvaltningen varit i kontakt med ett advokatkontor för att erhålla en oberoende juridisk granskning av förbundsordningen. Beslutsunderlag Förslag till ny förbundsordning från den 20 februari 2017 Utdrag ur Prop 1996/97:105 sid 65 och 66 Protokoll från förbundsstyrelsen 2 från den 3 mars Förslag till ny förbundsordning från den 22 september Gällande förbundsordning från den 1 april2016. Protokoll styrelsen 6 från den 4 mars Förbundsstyrelsens beslut 32 från den 7 oktober Yrkanden Per Ribacke (S): Fullmäktige bör ge styrelsen i uppdrag att undersöka om punkt 7.5 i förbu.ndsordningen kan revideras så bokslutet kan godkännas av förbundsfullmäktige och ansvarsfrihet beviljas av fullmäktige. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Per Ribackes yrkande och finner detsamma antaget. l )us~i)~ l Utdragsbestyrkande

118 FÖRBUNDSFULLMÄKTIGE SAMMANTRÄDESPROTOKOLt. SYDARKIVERA. SAMMANTRÄDEsDATUM SJDAN 5 (14) 5, forts. Dm. Sark Antagande av ny förbundsordning. Fullnläktiges beslut FöJslag till ny förbundsordning från den 20 februari 2017 godkänns. Förbtmdsordningen skickas till samtliga nya och gamla förbundsmedlemmar för antagande. Styrelsen får i uppdrag att undersöka om punkt 7.5 i förbtmdsordningen kan revideras så bokslutet kan godkärmas av förbundsfullmäktige och ansvarsfrihet beviljas av fullmäktige. l jus""andes sign. ~( Expediering styrelsen Samtliga medlemmar och tillträdande medlemmar Akt l Utdragsbesty,kande

119

120 Förslag till beslut Kommunstyrelsen uppmanas att genomf<5ra erforderliga forändringar i tillämpningen av regelsystemet. lnf<5rda f<5rändringar återrapporteras till kornmunfullmäktige senast Sammanfattning av ärendet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PwC genomfört en granskning av tillförlitligheten och säkerheten i rutinerna avseende politikers ersättning för förlorad arbetsinkomst. Vid granskningen har det upptäckts brister som visar på au kommunstyrelsen och nämnderna inte säkerställer en ändamålsenlig hantering av utbetalning av forlorad arbetsinkomst till politiker. Revisorerna önskar svar med anledning av genomford granskning före den 31 maj Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 17 maj 2017, 96. Personaldelegationens beslut den l O maj 20 l 7, 9. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

121 I~ I OSBY \(y KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantrådesdatum Sida 38(43} 96 Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker KS/2017: Beslut Nedanstående skrivning, punktema 1-6, antas som svar till revisionen avseende deras PM "Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker''. De brister som bedömningen grundas på listas nedan tillsammans med svar (kursiv stil) om hur dessa brister skall åtgärdas. l. antagna bestämmelser om ekonomiska förmåner till tortroendevalda inte bedöms ändamålsenliga i alla delar. Svar: Punkten beskriver ingen specifik brist utan hänger ihop med nedanstående punktlista. 2. det är en brist att bestämmelserna inte reglerar vilka intyg som rortroendevalda med eget foretag ska lämna till kommunen. Svar: Bestämmelserna kommer au förtydligas i Bilaga A gällande vilka intyg som ska lämnas för att ersättning ska utbetalas. 3. det inte är ändamålsenligt att det är möjligt for fortroendevalda med eget toretag att äska om och få utbetalt ersättning för forlorad arbetsinkomst enligt schablon utan att uppvisa någon form av inkomst. Svar: Schablon föreslås tas bort och ersättas av att ersättning betalas ut i enlighet med de intyg om inkomst som inlämnats. 4. rortroendevalda med anställning har möjlighet att lämna in intyg som styrker sin timlön for att äska om och få utbetalt ersättning for forlorad arbetsinkomst utan att styrka sin frånvaro från sitt ordinarie arbete. Svar: Ersättningfor forlorad arbetsinkomst foreslås ändras så att fortroendevald får inkomma med handling som styrker inkomstbortfall samt att slumpvisa stickprov görs där förtroendevald.f'ar inkomma med intygfrån arbetsgivaren som styrker inkomstbortfall for visst sammanträde/forrättning och/eller viss tidsperiod 5. det saknas dokumenterade rutiner över vilka kontroller som ska genomforas av de fortroendevalda, nämndsekreterare, ordforande och löneadministratörer, forutom de kontroller som anges i Osby kommuns attestreglemente i samband med attest. Svar: Process for hantering av löneunderlagfor fortroendevald kommer att upprättas och distribueras via Intranätet. 6. det är en brist att det inte funnits med några kontrollmoment avseende rorlorad arbetsinkomst i Osby kommuns intern kontrollplan. Svar: Kontrollmoment avseende olika delar av ekonomisl«l förmåner till fortroendevalda utfors årligen. Senast den interna kontrollen granskade forlorad arbetsinkomst var Granskningen kommer att ingå i intern kontroll Justerandes sign ~,ff,// l Sammanfattning av ärendet l Expedierat l Uldragsbestyrtc:ande

122 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantrldesdatum $ida 39(43) Kommunstyrelsen På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PwC genomfört en granskning av tillförlitligheten och säkerheten i rutinerna avseende politikers ersättning för förlorad arbetsinkomst. Vid granskningen har det upptäckts brister som visar på att kommunstyrelsen och nämnderna inte säkerställer en ändamålsenlig hantering av utbetalning av forlorad arbetsinkomst till politiker. Revisorerna önskar svar med anledning av genomfdrd granskningforeden 31 maj Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse "Granskning av forlorad arbetsinkomst avseende politiker" daterad 27 april2017 från kommunchef Peter Gummeson och HR-chef Anna Hesselstedt. Skrivelse "Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker" inkommen den 29 mars 2017 från revisorerna i Osby kommun genom revisionens ordförande Per Johnmark (M). PM, "Graoskniu.g av förlorad arbetsinkomst avseende politiker" daterad 16 mars 2017 från Pwc, uppdragsledare Lena Salomon och projektledare Anna Hilmarsson. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Expedierat l Utdragsbestyrkande l

123 - - OSBY KOMMUN Personardelegation SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 6(9) 9 Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker KS/2017: Beslut Personaldelegationen ffireslår kommunstyrelsen besluta. - Nedanstående skrivning, punktema l-6, som svar till revisionen angående "Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker", godkänns. De brister som bedömningen grundas på listas nedan tillsammans med svar (kursiv stil) om hur dessa brister skal åtgärdas: 1. antagna bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda inte bedöms ändamålsenliga i alla delar. Svar: Punkten beskriver ingen specifik brist utan hänger ihop med nedanstående punktlista. 2. det är en brist att bestänunelsema inte reglerar vilka intyg som förtroendevalda med eget företag ska lämna till kommunen. Svar: Bestämmelserna kommer att fortydligas i Bilaga A gällande vilka intyg som ska lämnas for att ersättning ska utbetalas. 3. det inte är ändamålsenligt att det är möjligt för förtroendevalda med eget företag att äska om och få utbetalt ersättning for förlorad arbetsinkomst enligt schablon utan att uppvisa någon form av inkomst. Svar: Schablon foreslås tas bort och ersättas av att ersättning betalas ut i enlighet med de intyg om inkomst som inlämnats. 4. rortroendevalda med anställning har möjlighet att lämna in intyg som styrker sin timlön för att äska om och få utbetalt ersättning för förlorad arbetsinkomst utan att styrka sin frånvaro från sitt ordinarie arbete. Svar: Ersättningför jorlorad arbetsinkomst foreslås ändras så att fortroendevaldfar inkomma med handling som styrker inkomstbortfall samt att slumpvisa stickprov görs där fortroendevald for inkomma med intygfrån arbetsgivaren som styrker inkomstbortfallfor visst sammanträdeiförrättning och/eller viss tidsperiod Justerande& sign Expedierat ~?l V\~ l l Utdragsbestyrkande

124 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sammantrlldesdatum Sida 7(9) Personaldelegation 5. det saknas dokumenterade rutiner över vilka kontroller som ska genomföras av de förtroendevalda, nämndsekreterare, ordförande och löneadministratörer, förutom de kontroller som anges i Osby kommuns attestreglemente i samband med attest. Svar: Process for hantering av löneunderlagfor fortroendevald kommer att upprättas och distribueras via Intranätet. 6. det är en brist att det inte funnits med några kontrollmoment avseende förlorad arbetsinkomst i Osby kommuns intern kontrollplan. Svar: Kontrollmoment avseende olika delar av elwnomiska förmåner till fortroendevalda utfljrs årligen. Senast den interna kontrollen granskade forlorad arbetsinkomst var Granskningen kommer att ingå i intern kontroll Sammanfattning av ärendet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har P wc genomfört en granskning av tillförlitligheten och säkerheten i rutinerna avseende politikers ersättning för ilirlorad arbetsinkomst. Vid granskningen har det upptäckts brister som visar på att kommunstyrelsen och nämnderna inte säkerställer en ändamålsenlig hantering av utbetalning av ffiriorad arbetsinkomst till politiker. Revisorerna önskar svar med anledning av genomrord granskning före den 31 maj Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse "Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker" daterad 27 april 2017 från kommunchef Peter Oummeson och HR~chef Anna Hesselstedt. "Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker'' inkommen den 29 mars 2017 från revisorerna i Osby kommun, revisionens ordförande Per Johnmark. "Granskning av ilirlorad arbetsinkomst avseende politiker" daterad 16 mars 2017 från PwC, uppdragsledare Lena Salomon och projektledare Anna Hilmarsson. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen HR-chef Anna Hesselstedt Justarandes sign Expedierat l Utdragsbestyrt<.ande l

125 ~ 2 ~X HR Anna Hesselstedt anna.hesselstedt@osby.se T JÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker Dnr KS/20 17: Kommunledningsförvaltningens försrag till personaldelegationen Kommunledningsforvaltningen foreslår personaldelegationen att fdreslå kommunstyrelsen: -Att anta nedanstående skrivning som svar till revisionen gällande granskning av forlorad arbetsinkomst Sammanfattning av ärendet På uppdrag av de fortroendevalda revisorerna har PwC genomfort en granskning av tillforlitligheten och säkerheten i rutinema avseende politikers ersättning for forlorad arbetsinkomst. Vid granskningen har det upptäckts brister som visar på att kommunstyrelsen och nämnderna inte säkerställer en ändamålsenlig hantering av utbetalning av forlorad arbetsinkomst till politiker. Revisorerna önskar svar med anledning av genomford granskning fore den 31 maj De brister som bedömningen grundas på listas nedan tillsammans med svar (kursiv stil) om hur dessa brister ska åtgärdas. antagna bestämmelser om ekonomiska förmåner till fortroendevalda inte bedöms ändamålsenliga i alla delar. -Svar: Punkten beskriver ingen specifik brist utan hänger ihop med nedanstående punktlist a. det är en brist att bestämmelsema inte reglerar vilka intyg som fortroendevalda med eget foretag ska Lämna till kommunen. -Svar: Bestämmelserna kommer att fortydligas i Bilaga A gällande vilka intyg som ska lämnas for att ersättning ska utbetalas. det inte är ändamålsenligt att det är möjligt for fortroendevalda med eget företag att äska om och ta utbetalt ersättning for ffiriorad arbetsinkomst enligt schablon utan att uppvisa någon form av inkomst. -Svar: Schablon föreslås tas bort och ersättas av att ersättning betalas ut i enlighet med de intyg om inkomst som inlämnats. Besköksadress Briogatan 1 Postadre&S HR sby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida ww.v.osby.se PlusGiro Organisationsnr Bankgiro

126 Sida 2(2) rörtroendevalda med anställning har möjlighet att lämna in intyg som styrker sin timlön för att äska om och la utbetalt ersättning for ffiriorad arbetsinkomst utan att styrka sin frånvaro från sitt ordinarie arbete. -Svar: Ersättning for forlorad arbetsinkomst foreslås ändras så att fortroendevald får inkomma med handling som styrker inkomstbortfall samt att slumpvisa stickprov görs där fortroendevald for inkomma med intyg från arbetsgivaren som styrker inlromstbortfall för visst sammanträdeiförrättning och/eller viss tidsperiod. det saknas dokumenterade rutiner över vilka kontroller som ska genomforas av de fotiroendevalda, nämndsekreterare, ordforande och löneadministratörer, forutom de kontroller som anges i Osby kommuns attestreglemente i samband med attest. -Svar: Process for hantering av löneunderlag for fortroendevald kommer att upprättas och distribueras via lntranätet. det är en brist att det inte funnits med några kontrollmoment avseende förlorad arbetsinkomst i Osby kommuns intern kontrollplan. -Svar: Kon{rol/moment avseende olika delar av ekonomiska förmåner till förtroendevalda utfors årligen. Senast den interna kontrollen granskade forlorad arbetsinkomst var Granskningen kommer att ingå i intern kontroll Revisorerna önskar svar med anledning av genomllird granskning före den 31 maj Finansiering Ingen finansiering krävs. Beslutsunderlag Granskning av llirlorad arbetsinkomst avseende politiker - Revisorerna Granskning av forlorad arbetsinkomst avseende politiker - PwC Petra Gummeson Kommunchef Beslutet skickas till Anna Hesselsted t HR-chef Kommunstyrelsen Kommunledningsförvaltningens HR -enhet, Anna Hesselstedt

127 OSBY KOMMUN Kommunstyrelsen Rfllilorena - Diarienr. K..r /Zt.i 1: 2J.f- Ärendetyp 02y Kommunstyrelsen Kommunfullm!ktige i Osbykommun Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker På uppehag av de fortroendevalda revisorerna bar PwC geuommrt. en granskning av tiltf&lit Hgbeten och sakerbeten i rutinerna avseende politikers ersluning fi)r fbrforad arbdsinkomsl Bakgrunden till granskninged ir att en kommunorganisatioos toj1roende bland medborgama och medarbetaroa är ceotralt i en demokrati. Inte sällan har tbruoc:ndemlasiga "kriser"~ statt nar kommunala rqnaeotanter agerat på ett j mcdborg;amas 6gon klandervilt s11t. DJrför ir tydjiga riktlinjci' fbr t. ex. fbrlorad arbetsinkomst viktigt, 1ibom att dessa riktlinjer fbljs. Efter genomjord granskning bediimer vi att kommunalyreisms och nämndernos iiitema kon trou avseende hantering t111 flirlorad arbetsinjwmsz till jörtroenievalda inte iir tillräcklig. V1 grundar var bedömning på att: antagna bcstjmmelser om ekonomiska f5nnmer till mrtroendevalda inte bedöms ändamålbenliga i alla delar det ir en brist att bestlmmelsema inte reglerar vilka intyg som förtroendevalda med eget tbretag ska limna till komnumen det inte är ändamaisen.jigt att det är möjligt RSr lortroendevalda med eget t<iretag att äska om och fl utbetalt ersluning tbr torlorad arbetsinkomst eu1igt schablon utan att uppvisa nigon fonn av inkomst fortroendevalda med anstä1lning bar möjjigbet att Jämna in intyg som styrker sin timlön fi)r att Aska om och fl utbetalt ersättning for förlorad arbetsinkomst utan att styrka sin frånvaro ftan sitt ordinarie atbcte det saknas dokumenterade rutiner över vilka kontrouer som ska genonn-oras av dc för troc:ndevalda, ~. ordföraode och JOoc:administrat&a, flmrt.om de kontroller som anges i Osby kommuns attestreg]aneote i sambaud med attest det är en brist att ckt inte funnits med. nagta kontrollmoment avseende torlorad arbetsinkomst i Osby kommuns intern kontrollplan

128 Dessa brister gör att kommunstyrelsen och nämnderna inte säkerstaller en Andamålaenlig hantering av utbetalning av ~rlorad ari»etsinkomst tilj politi.ker. Revisorerna öaskar svar med anledning av gcoomfmd granskning 10re den 31 maj Revisionens ordffirande

129 OSBY KOMMUN Kommunstyrelsen g PM Olarienr. kj(2ot;j 2).(- Ärendetyp tj2y Projektledare: Anna Hilmarsson Certi.fierad 1.-nn"m" revisor Projektmedarbeta re: EmmaEksten Revisionskonsult Kualitetssäkrare: AlfWahlgren Certifierad kommunal reuisor Mars2017 p wc

130 Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker Innehåll 1. Inlednillg Bakgrund Syfte Kontrollmål Revision.<;kriterier Avgränsning Metod Re.g].ementen Bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda Attestreglemente Gransimingens iakttagelser och bedömningar Ändamålsenliga riktlinjer och tillämpningsanvisningar avseende ersättningar tör förlorad arbetsinkomst finns Iakttagelser Bedömning Gällande regler och riktlinjer tillämpas Iaknagelser Bedömning Rutinerna omfattar tillräckliga kontroller Iakttagelser... 7 :~.3.2. Bedömning Underlag som styrker utfårda utbetalningar fmns iakttagelser Bedömning Sammanfattande bedönming och rekommendationer Revisioneli bedömning... IO 4.2. Rekommendationer Mars2017 Osbykommun PwC 1 av 11

131 Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker 1. Inledning 1.1. Bakgrrund En kommunorganisations fortroende bland medborgarna och medarbetarna är centralt j en demokrati. Inte sällan har fortroendemässiga "kriser" uppstått när kommunala representanter agerat på ett i medborgarnas ögon klandervärt sätt. Därfor är tydliga riktlinjer for lex. fririorad arbetsinkomst viktigt, liksom att dessa riktlinjer följs Syfte Syftet med granskning är att bedöma tillförlitligheten och säkerheten i rutinerna avseende politikers ersättningar for förlorad arbetsinkomst Konb-ollmål Revisionsfrågan besvaras utifrån foljande kontroll mål: Ändamålsenliga riktlinjer och tillämpningsanvisningar avseende ersättningar for forlorad arbetsinkomst finns Gällande.regler och rik-tlinjer tillämpas Rutinerna omfattar tillräckliga kontroller Underlag som styrker utforda utbetalningar finns 1.4. Revisionskriterier De kriterier som berörs är: Fullmäktigebeslut Regelverk Attestreglemente Kommunallagen 1.5. Avgränsning Granskningen avser kommunens samtliga nämnder. Stickprovsgranskni.ng av underlag avseende utbetalning av förlorad arbetsinkomst avgränsas till perioden 2016-o Urvalsmetod for stickproven framgå under avsnitt "3 Granskningens iakttagelser och bedömningar" Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med kanslichef och löneadministratör. Därutöver har dokumentstudier j enlighet med revisionskriterierna samt stickprovskontroller avseende underlag till utbetalning av förlorad arbetsinkomst skett. Rapporten har varit föremål får sakgranskning av berörda tjänstemän. Mars 2017 Osby kommun PwC 2 av 11

132 Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker 2. Reglementen Bestämmelser om ekonomiskajönnåner tillförtroendevalda "Bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda'' antogs av komrounfullmäl"tige och gäller från Det är dessa bestämmelser som stickproverna har granskats mot. Därefter har det kommit ett tillägg till bestämmelserna gällande bland annat förlorad arbetsinkomst som det beslutades om av kommunfullmäktige Reglementet innehåller bland annat bestämmelser om ersättningsberättigade sammanträden, ersättningsområden, fasta arvoden, sammanträdesarvoden, förlorad arbetsfortjänst, resekostnadsersättning och ersättning for barntillsyn. Avseende förlorad arbetsinkomst är det en summa som betalas ut for den tid som den fortroendevalda måste avstå från sitt ordinarie arbete for att delta i ett sammanträde. Rätten till ersättning omfattar nödvändig ledighet for den. fortroendevalde med särskilda arbetstider eller särskilda förhållanden i övrigt, när det inte kan anses skäligt att den förtroendevalde fullgör sina ordinarie arbetsuppgifter i direkt anslutning till sammanträdet eller motsvarande. Yrkande om ersättning for förlorad arbetsinkomst ska framställas snarast möjligt och senast inom tre månader från dagen för sammanträdet eller motsvarande. Den förtroendevalda som fullgör förtroendeuppdrag på heltid eller på minst av heltid, samt för fortroendevald med begränsat arvode gäller dessa bestämmelser endast i begränsad omfattning. I bilaga B förklaras årsarvode till kommunstyrelsens ordforande och viceordfora n de. De förtroendevalda som ej kan styrka löneavdrag, exempelvis egna foretagare, får ett: schahlonbelopp per timme. I bestämmelserna anges även att alla med anställning som erhåller ersättning for forlorad arbetsinkomst, ska lämna in intyg ärligen från sin arbetsgivare Attestreglemente Attestreglementet är av kommunstyrelsen beslutat Reglerna gäller for kommunens samtliga verifikationer. Målsättningen med reglerna for kontroll av verifikationer är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel och därigenom säkerställa att transaktioner som bokfors är korrekta. Attesten ska ske genom mottagningsattest (kontroll av prestation och kvalitet), beställnings-/granskningsattest (samma innebörd som mottagningsattest, används vid elektronisk fakturahantering), beslutsattest (kontroll av pris, villkor, beslut, kontering och formalia), behörighetsattest (kontroll av behörighet). Obligatoriska manuella kontroller som utförts med godkänt resultat skall dokumenteras genom attest. Attest dokumenteras i enlighet med tillämpningsanvisningarna. Huvudregeln är att en verifikation skall attesteras av minst två personer. Undantag från. huvudregeln tilläts beroende på transaktionens art, storlek och praktiska förutsättningar. Mars2017 Osbykommun PwC 3 av 11

133 Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker 3 Granskningens iakttagelser och bedömningar l Osby kommun betalades det ut totalt kr i forlorad arbetsinkomst fordelat på 35 rörtroendevalda under år Därutöver har 9 fortroendevalda äskat om ersättning for förlorad arbetsinkomst där utbetalning ej har skett. Av de 35 fortroendevalda som fatt utbetalt ersättning ror forlorad arbetsinkomst har de 3 ledamöter med högst utbetalt belopp selekterats ut. Då samtliga av dessa 3 har en anställning valdes även en fjärde ledarnot ut som har ett eget företag, för att även få exempel på hur detta hanteras. TabeiJ 1 - Säckprovsw-val ersättning ic:ir ic:irlorad arbetsinkomst år 2016 Ledamot Ersattning för förlorad Stickpro11 arbetsmkomst 2016 Ledamot 1 Ledamot 2 Ledamot3 Ledamot 4 Totalt kr 5 stickprov ,05 kr 5 stickprov kr 7 stickprov ,50 kr 3 stickprov ,84 kr 2ö stickprov Källa: kommunens lönesystem För ledamot 1 och 2 har fem stickprov granskats, for ledamot 3 har sju stickprov granskats och for ledamot 4 hartre stickprov granskats, motsvarande totalt 20 stickprov. Nedan foljer resultatet av vår genomgång. Ändamålsenliga riktlinjer och tillämpningsanvisningar avseende ersättningar för förlorad arbetsinkomstfinns Iakttagelser Det nämns i "Bestämmelserna om ekonomiska förmåner till förtroendevalda" att förtroendevald som fullgör förtroendeuppdrag på heltid eller på minst av heltid, samt för förtroendevald med begränsat arvode gäller dessa bestämmelser endast i begränsad omfattning. I bilaga B forklaras årsarvode till kommunstyrelsens ordförande och viceordförande. Utöver årsarvodena till dessa skall ingen ersättning for förlorad arbetsinkomst utbetalas. Det nämns även i bestämmelserna att rätten till ersättning omfattar nödvändig ledighet for fortroendevalda med särskilda arbet.-;tider (nattskift) eller särskilda forhållanden i övrigt när det inte kan anses skäligt att den förtroendevalde fullgör sina ordinarie arbetsuppgifter i direkt anslutning till sammanträdet eller motsvarande. Om en fortroendevald behöver ta ledigt ett ordinarie arbetspass, for att det inte är rimligt att både delta på sammanträdet och arbeta passet sä kan den fårtroendevalde ha rätt till förlorad arbetsinkomst även om arbetstiden inte överensstämmer med tiden for sammanträdet. Mars 2017 Osbykommun PwC 4 av 11

134 Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker Till bestämmelserna finns en bilaga som beskriver de belopp som gäller enligt beslut från fullmäktige. För att den förtroendevalde ska ha rätt till ersättidog för for1orad arbetsinkomst krävs det att denne har forlorat arbetsinkomst på grund av sammanträd.e eller förrättning som foranletts av uppdraget, samt att förrättningen finns med i forteckningen över ersättningsberättigade sammanträden. Under paragraf 4 i bestämmelserna anges att fortroendevald med anställning har rätt till ersättning för forlorad arbetsinkomst med högst 267 kr per timme (gällande for 2013, beloppet for 2016 uppgår till 268 kr/timme), vilket också är högsta beloppet for samtliga. Därutöver beskriver bilagan att förtroendevald med anställning f3r ersättning enligt en beräkning per timme om 1/165-del av heltidslönen l inklusive semesterersättning. Vidare beslaivs det även i bilagan att uppgift om månadslön ska lämnas in i januari respektive kalenderår. storleken pä ersättningen grundas på i förväg inlämnad löne- eller inkomstförändring. För fortroendevald som inte har något anställningsforhållande, men aktivt driver verksamhet som ger arbetsinkomst, ska ersättningen i forsta hand grundas på en schablonberäknad årsinkomst, 242 ooo kr, vilket ger en maximal ersättning med 121 kr/timme och 968 kr /dag, alltså motsvarande 8 timmar. Enligt bestämmelserna krävs inte att några underlag lämnas for foretagare. Det finns dock en blankett benämnd '"Yrkande om schablonersättning" som den fortroendevalde med eget företag ska fylla i och lämna in en gång per år. För ersättning ti1l företagare for forlorad arbetsinkomst över schablonnivån krävs att den förtroendevalde verifierar forlusten uträknad per timme. Den fortroendevalde är skyldig att lämna de uppgifter om sin rörelse och omständigheter kring inkomstforlusten som behövs för att personaldelegationen ska kunna bedöma skäligbeten i yrkandet. Enligt bestämmelserna är den ersättningsgrundande årsinkomsten maximerad tid 12 gånger för året gällande prisbasbelopp. Ersättning utbetalas per timme. Enligt bestämmelserna anges att prisbasbeloppet for år 2013 var kr och ersättning per timme 267 kr med maximal heldagsersättning på kr. Enligt uppgift är beloppet uträknat enligt en beräkningsmodell utifrån ett avtal från Prisbasbeloppet för år 2016 är kr vilket innebär att ersättningen per timme är 268 kr med maximal heldagsersättning på kr. Till skillnad från 2013 är enligt uppgift timersättningen for närvarande baserad på prisbasbeloppet dividerat med 165 arbetstimmar. För att den fortroendevalde ska fä ersättning för forlorad arbetsinkomst ska denne kunna styrka sina forluster eller kostnader. Förluster eller kostnader ska anmälas till fullmäliiges eller nämndens sekreterare. Vid p.rotokollforda sammanträden och övriga möten åligger det sekreteraren, eller for de tillfåll e sekretcrene saknas, den som leder mötet, att på anmodan av den fortroendevalde och på särskild blankett signera att den förtroendevalde har deltagit i mötet och under vilken tid mötet har pågått. Yrkande om ersät:tping for forlorad arbetsinkomst ska framställas snarast möjligt och senast inom tre månader från dagen får sammanträdet eller motsvarande. 1 MAnaclslon. Mars 2017 Osbykomm un PwC 5 av 11

135 Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker I bestämmelserna nämns att den som är ordforande under sammanträdet är beslutsattestant. Vice ordforande eller motsvarande beslutsattesterar for ordförande. I bestämmelserna nämns även att "Reglementet över kommunens bokföringsposter och attester i Osby kommun" (attestreglemente) ska tillämpas på alla attester som foljer bestämmelser över ekonomiska formäner till förtroendevalda. Vidare nämns även att personalchefen ska attestera intyg om ersättning får förlorad arbetsinkomst för att få en enhetlig bedömning och tillämpning. Bestämmelserna nämner även att kommunen har rätt att kontrollera lämnade uppgifter med försäluingskassan, arbetsgivaren eller på annat lämpligt -vis Bedömning Kontrollmålet bedöms delvis uppfyllt. Vi grundar vår bedömning på att det finns antagna bestämmelser som berör förlorad arbetsinkomst med tillhörande bilaga. Vi ser positivt på att yrkande om ersättning måste inkomma senast tre månader efter att sammanträdet har ägt rum, vilket kan bidra till mer rättvisande räkenskaper. Vi anser däremot inte att det är ändarnålsenligt att fortroendevalda med eget foretag ej behöver lämna något intyg på att de bedriver näringslivsverksamhet från extern part, oavsett att de erhåller schablon. Det är en brist att bestämmelserna inte reglerar vilka intyg som förtroendevalda med eget ffi. retag ska lämna till kommunen. Vidare anser vi att det heller inte är ändamålsenligt att det med nuvarande bestämmelser är möjligt for fortroendevalda med eget foretag att äska om och få utbetalt ersättning for förlorad arbetsinkomst enligt schablon utan att uppvisa någon fonn av inkomst Likaså att fortroendevalda med anställning har möjlighet att lämna in intyg som styrker sin timlön för att äska om och få utbetalt ersättning för förlorad arbetsinkomst utan att st)tka sin frånvaro från sitt ordinarie arbete Gällande regler och riktlinjer tillämpas I akttagelser Enligtgenomford stickprovsgranskning kan vi inte se att någon fortroendevald som har årsarvode el1er uppdrag som omfattar 40 % eller mer får ersättning for förlorad arbetsinkomst. Samtliga stickprover visar även att ersättningen utgår for ersättningsberättigade sammanträden. Vidare visar även stickprovsgranskningen att ingen av dc förtroendevalda med anställning yrkar på belopp över 267 kr/timme som är den maximala ersättningssumman per timme for fortroendevalda med anställning. Intyg för anställda ska enligt bestämmelserna lämnas in i januari varje år. För två av de stickprovsgranskade ledamöterna med anställning är intygen vi fått ta del av från böljan av år 2016 respektive flera intyg från år 2016, d.v.s. ledamoten uppdaterar sin inkomst löpande. Intyget avseende den tredje ledamoten med anställning är daterat i april år Blanketten "Yrkande om schablonersättning" för ledamoten med egetföretag avser år Utifrån genomford stickprovsgranskning noterar...,, att tiden som ersatts for olika förtroendevalda under samma möte kan skilja sig åt, beroende på att den förlorade arbet..o;tiden kan skilja sig åt. Utvalda stickprov visar att de fortroendevalda som inkommit med intyg från arbetsgiv-d re får utbetalt enligt den summa som de ska ersättas for enligt bestämmelserna. I ett fall har, Mars2017 Osby kommun PwC 6 av 11

136 Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker som nämnts ovan, flera intyg Jämnats under år 2016 och utbetalningarna har följt revideringen av lönen. Som nämnts under ska personalchefen underteckna de intyg som lämnas in. stickprovsgranskningen visar att intyg inlämnade under senare delen av år 2016 inte har undertecknats av personalchefen. Ledamoten med eget foretag yrkade på schablon och därmed finns inget intyg frän skatteverket eller liknande i enlighet med bestämmelserna. Blanketten "Yrkandet av schablonersättning" har undertedmats av ledamoten samt den f.d. personalchefen. Enligt uppgift har ingen fortroendevald med eget foretag yrkat om ersättning över schablon, vilket ej mö j tiggör kontroll avseende den delen. Som nämnts under avsnitt anger bestämmelserna att kommunen har rätt att kontrollera länmade uppgifter med försäkringskassan, arbetsgivaren eller på annat lämpligt vis. Enligt uppgift har inga sådana kontroller genomforts under de senaste åren Bedömning Kontronmålet bedöms deh-is uppfyllt. Vi grundar bl. a. bedömningen på att utifrån de stickprovsgranskade fallen, har ersättning utbetalats för ersättningsberättigade sammanträden. Vi anser att det är en brist att det fårekoromer att ersättning för forlorad arbetsinkomst betalas ut baserat på intyg utfärdade innan år Vidare är det även en brist att samtliga intyg inte undertecknats av personalchefen i enlighet med bestämmelserna. 3 3 Rutinerna omfattar tillräckliga kontroller IakNagelse, Underlagen för utbetalningarna utgörs av manuella blanketter. Vid sammanträden upprättas en man.uelj närvaroblankett där den förtroendevalde signerar sin närvaro och fyller i antalet timmar för bland annat förlorad arbetsinkomst. Blanketterna attesteras sedan och lämnas tilllöneavdelningen som enligt uppgift kontrollerar att blanketten är ifylld samt att kontroll av att intyg från arbetsgivare eller yrkande om ersättning får schablonbelopp lämnats in. Vid intervju uppgavs att det inte görs några andra kontrouer än detta. Som nämnts under avsnitt påvisade vår stickprovskontroll brister avseende att utbetalning av ersättning av förlorad arbetsinkomst skett baserat på intyg daterade före år 2016, vilket tyder på otillräckliga kontroller. I de fall den förtroendevalde äskar om ersättning for forlorad arbetsinkomst utanfår ordinarie sammanträden, som t.ex. forrättning, ska en. annan blankett fyllas i. På blanketten ska den förtroendevalde fylla i antal timmar, datum och klockslag samt i vilket avseende förrättningen var. Blanketten ska undertecknas av den förtroendevalde samt att personnummer ska fyllas i. Två rutor för attest finns, en under ersättning för förrättningen och en under rutan for andra utgifter. l bestämmelserna anges att när den fortroendevalde har ansökt om ersättning för fårlorad arbetsinkomst har vederbörande gett kommunen rätt att kontrollera lämnade uppgifter med försäkringskassan, arbetsgivaren eller på annat lämpligt sätt. Återbetalning kan krävas. Enligt uppgift har några sådana kontroller inte skett under de senaste åren. Mars 2017 Osbykommun PwC 7 av 11

137 Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker I kommunens internkontrollplan för år 2016 finns kontrollmoment avseende förmåner/ajvoden2. Enligt uppgift har kontroher skett av underlag for arvodering. Det har inte ingått några kontroller avseende ersättningar får förlorad arbetsinkomst Bedamning Kontrollmålet bedöms vara ej uppfyllt. Vi grundar vår bedömning på att det sa1mas dokumenterade rutiner över vilka kontroller som ska genomfåras av de förtroendevalda, nämndsekreterare, ordfårande och 1öneadministratörer, forutom de kontroller som anges i Osby kommuns attestreglemente i samband med attest. Vi grundar även vår bedömning på att kontroller ej sker i någon större utsträckning. Avsaknad av dokumenterade rutiner för vilka.kontroller som ska genomfåras skapar en otydlighet kring vem som kontrollerar vad och vilka kontroller som ska genomfåras. Likaså. är det en brist att det inte funnits med några kontrollmoment avseende förlorad arbetsinkomst i Os by kommuns intern kon~ trollplan. Däremot ser vi positivt på att det finns kontrollmoment avseende arvodering och förmåner. Underlag som styrker uiförda utbetalningar finns Iakttagelser Dc 20 poster som stickprovsgranskat avser-utbetalda ersättningar får förlorad arbetsinkomst. I samband med stickprovsgranskningen identifierades en post i urvalet där 18 timmar är angivet, där summan inte stämmer överens med antalet utbetalade timmar. Förklaringen är enligt uppgift att detta är en ersättning som betalats ut retroakti\,1 när nytt intyg från arbetsgivare lämnats in i efterhand. Enligt bestämmelserna kan inte retroaktiv justering av inkomstuppgift ske. Nedan följer övriga iakttagelser som särskilt noterades vid stickprovsgranskningen. I nägra fall har ersättning for förlorad arbetsinkomst betalats ut där närvarorapporterna/blanketterna inte attesterats på ett korrekt sätt. I de fall som rör förrättn inga r utanför ordinarie sammanträden finns det enbart en attest på blanketterna trots att två attester krävs. 1 övriga delar är blanketterna attesterade och ifyllda på ett korrekt vis. Av de kopior på blanketter som vi har erhållit saknas del av blanketterna i 2 fall. Nya kopior på blanketterna har begärts och utlovats, men så har ej ske tt, varvid vi ej kunnat granska attesterna i dessa fall. I några fall konstaterar vi att de underlag vi erhållit avseende intyg från arbetsgivare är daterade fore år 2016, trots det har utbetalning skett av ersättning får forlorad arbet.<>inkomst har skett. Om senare intyg inkommit i de fallen har vi inte fått del av dessa. Utifrån genomförda stickprov konstateras att enligt beräkningar får de förtroendevalda utbetalt efter den summa som finns på deras intyg, dock är inte samtliga intyg från år 2016 vilket tidigare nämnts. 2 Kontrollera redovisning av fönnåner och arvoden. Mars 2017 Osbykommun PwC 8 av 11

138 Granskning av f0r1orad arbetsinkomst avseende politiker Bedömning Kontrollmålet bedöms delvis uppfyllt. Vi grundar bedömningen på att det finns underlag i samtliga stickprovsgranskade falj förutom ett (retroaktiv utbetalning). Att utbetalning har skett p.g.a. retroaktiv justering av inkomstuppgift är en brist då det enligt bestämmelserna inte är tillåtet. Likaså är det en brist att utbetalning har skett trots att intyg inte är uppda~ terade for år Därutöver är det även en brist att det endast finns en attest på de blanketter som avser forrättningsuppdrag, trots att två attester krävs. Dessa iakttagelser tyder på bristande intern kontroll samt att kommunens attestreglemente inte alltid efterföljs. Mars2017 Osby kommun PwC 9 av 11

139 Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker 4 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 4.1. Revisioneli bedömning Efter genomförd granslming bedömer vi att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende hantering av forlorad arbetsinkomst ti11 förtroendevalda inte är tillräcklig. Vi grundar vår bedömning bl. a. på att antagna bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda, som inkluderar regler om forlorad arbetsinkomst, inte bedöms ändarnålsenliga i alla delar. Detta utifrån bl.a. att förtroendevalda med egna foretag ej behöver lämna något intyg pä att de bedriver näringslivsverksamhet från extern part. oavsett att de erhåller schablon. Det är även en brist att bestämmelserna inte reglerar vilka intyg som förtroendevalda med eget företag ska lämna till kommunen. Vidare anser vi att det heller inte är ändamålsenligt att det med nuvarande bestämmelser är möjligt för fortroendevalda med eget foretag att äska om och få utbetalt ersättning för förlorad arbetsinkomst enligt schablon utan att uppvisa någon form av inkomst. Likaså att förtroendevalda med anställning har möjlighet att lämna in intyg som styrker sin timlön for att äska om och få utbetalt ersättning for förlorad arbetsinkomst utan att stytka sin frånvaro från sitt ordinarie arbete. Det saknas dokumenterade rutiner övervilka kontroller som ska genomföras av de fortroendeva.lda, nämndsekreterare, ordforande och löneadministratörer, forutom de kontroller som anges i Osby kommuns attestreglemente i samband med attest. Kontroller sker ej heller i någon större utsträckning. Likasä är det en brist att det inte funnits med några kontrollmoment avseende förlorad arbetsinkomst i Osby kommuns intern kontrollplan. Därutöver har det identifierats vissa brister avseende en del underlag där blanketterna inte attesterats på ett korrekt sätt. Av totalt 4 kontrollmål bedöms 3 delvis uppfyllda och 1 ej uppfyllt. Rekomnzendationer Vi rekommenderar attfoljande åtgärder vidtas; Kommunstyrelsen och nämnderna bör tillse att den interna kontrohen avseende arvodering till fortroendevalda är tillräddig och i enlighet med uppställda rij..."tlinjer, samt att kommunallagen efterföljs avseende 6 kap. 1 och 7 kring nämndernas interna kontroll och kommunstyrelsens uppsiktsp1ik1:. Kommunstyrelsen och nämnderna bör även tillse att "Bestämmelserna om ekonomiska formåner till förtroendevalda" efterföljs. Kommunstyrelsen bör föreslå kommunfullmäktige att bestämmelserna ses över utifrån synpunk-terna i denna rapport bla. gällande vilka underlag som ska lämnas in av den fortroendevalde. Mars2017 Osbykommun PwC 10 BV 11

140 Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker Kommunstyrelsen bör tillse att det upprättas dokumenterade rutiner får vt1ka kontroller som ska genomföras av de förtroendevalda, nämndsekreterarna, ordfdrande och Iönespecialister, förutom de kontroller som anges i Osby kommuns attestreglemente. 1 övrigt rekommenderas att kontroller avseende arvodering för förtroendeuppdrag bör ingå i intern kontrollplanen. Kommunstyrelsen, nämnderna och beredningarna bör tillse att närvaroblanketterna for arvodering fylls i och attesteras på ett korrekt sätt for att stärka den interna kontrollen ytterligare samt att kommunens attestreglemente efterfoljs. Kommunstyre1sen bör överväga att införa digital inrapportering a\ utforda fortroendeuppdrag via s.k... självservice"'. Detta mot bakgrund av att en manuell hantering innebär en större risk ~d k~ Uppdragsledare Lena Salomon ~t~if\~-- Projektledare Anna Hilmarsson Mars 2017 Osbykommun PwC 11av11

141

142 Förslag till beslut Kommunstyrelsen uppmanas att genomföra erforderliga ffirändringar i tillämpningen av regelsystemet. Införda forändringar återrapporteras till kommunfullmäktige senast Sammanfattning av ärendet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PwC genomfört en granskning av styrande dokwnent och kommunstyrelsens interna kontroll gällande representation. Efter genomförd granskning bedöms att Osby kommun i allt väsentligt har ändamålsenliga styrande dokument beträffande representationskostnader. PwC har dock några punkter som de rekommenderar kommunstyrelsen se över. Revisorerna önskar svar med anledning av genomförd granskning före den 31 maj Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den l 7 maj 2017, 97. Personaldelegationens beslut den l O maj l O. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

143 IV IOSBY \(y KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Samma~dmatum Sida 40(43) 97 Granskning av kostnader för representation, kurser och konferenser KS/2017: Beslut Nedanstående skrivning, punktema 1-3, antas som svar till revtstonen avseende deras Rapport "Granskning av kostnader för representation, kurser och konferenser". De brister som bedömningen grundas på listas nedan tillsammans med svar (kursiv stil) om hur dessa brister skall åtgärdas. l. De styrande dokumenten avseende representation innehåller inga beloppsgränser. Det innebär att det inte är möjligt att endast utifrån det styrande dokumentet säkerställa en kotrekt hantering av avdrag för representation och gåvor. Svar: Hänvisning till Skatteverlcet avseende gällande belopp läggs som bilaga till styrande dokumentet Riktlinjer för representation, uppvaktning och gåvor. 2. Vi saknar i det styrande dokument beskrivning av hur fördelningen mellan kommunmomssystemet och affärsmomssystemet ska ske. Svar: Anvisningarna till det styrande dokumentet Riktlinjer för representation, uppvaktning och gåvor förtydligas gällande regler för momsredovisning. 3. Vid granskning har framkommit att kommunen inte i vid samtliga tillfållen följt sina styrande dokument fullt ut. Följande brister har identifierats: Delta.garfOrteckning och syfte med representation bevaras inte alltid. Svar: Information om gällande regler kommer att skickas ut till alla chefor. Vid de utbildningar som hålls flera gånger per år till olika professioner gällande ekonom/redovisning, Jas regler for hur syfte och deltagare ska redovisas upp. Underställd personal har beslutsattesterat överordnads kostnader. Svar: Regleras i tillämpningsanvisningarna 4 punkt 3. till Reglementet över kommunens bokforingsposter och attester. Det fel som upptäcktes vid stickprovsundersökningen är åtgärdat. Sammanfattning av ärendet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PwC genomfort en granskning av styrande dokument och kommunstyrelsens interna kontroll gällande representation. Efter genomförd granskning bedöms att Osby kom- Expedierat l l Uld!agsbestyrkanda

144 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL SammantrJo'esdatum Sida 41(43) Kommunstyrelsen mun i allt väsentligt har ändamålsenliga styrande dokument beträffande representationskostnader. PwC har dock några punkter som de rekommenderar kommunstyrelsen att se över. De punkter som PwC noterat listas nedan tillsammans med svar (kursiv stil) om hur dessa ska åtgärdas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse "Granskning av kostnader för representation, kurs ocb konferenser" daterad den 27 april2017 från kommunchefpetra Gununeson och HR-chef Anna Hesselstedt. Skrivelse "Granskning av kostaader tör representation, kurser och konferenser'' inkommen den 29 mars 2017 från revisorerna i Osby kommun, genom revisionens ordrorande Per Johnmark (M). Rapport "Granskning av kostnader för representation, kurser och konferenser" daterad mars 20 17från PwC projektledare Mattias Johansson och uppdragsledare Lena Salomon. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Justerandes sig n ~// l Expedierat l Utdragsbe$tyfi(ande l

145 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantrllde.sdatum Sida 8(9) Personaldelegation 10 Granskning av kostnader för representation, kurser och konferenser KS/2017: Beslut Personaldelegationen föreslår kommunstyrelsen besluta. - Nedanstående skrivning, punkterna 1-3, som svar till revisionen gällande granskning av kostnader för representation, kurser och konferenser, godkänns. De punkter som PwC noterat listas nedan tillsammans med svar (kursiv stil) om hur dessa ska åtgärdas: 1) De styrande dokwnenten avseende representation innehåller inga beloppsgränser. Det innebär att det inte är möjligt att endast utifrån det styrande dokumentet säkerställa en korrekt hantering av avdrag för representation och gåvor. Svar: Hänvisning till Skatteverket avseende gällande belopp läggs som bilaga till styrande dokumentet Riktlinjer for representation, uppvaktning och gåvor. 2) Vi saknar i det styrande dokument beskrivning av hur fl}rdelningen mellan kommunmomssystemet och affårsmomssystemet ska ske. Svar: Anvisningarna till det styrande dokumentet Riktlinjer för representation, uppvaktning och gåvor fortydligas gällande regler för momsredovisning. 3) Vid granskning har framkommit att kommunen inte i vid samtliga tilllallen följt sina styrande dokument fullt ut. Följande brister har identifierats: Deltagarförteckning och syfte med representation bevaras inte alltid. Svar: Information om gällande regler kommer att skickas ut till alla chefer. Vid de utbildningar som hålls flera gånger per år till olika professioner gällande ekonomiredovisning, tas regler for hur syfte och deltagare ska redovisas upp. Expedierat l l Utdral)sbastylltande

146 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantrådesdatum Sida 9(9) Personaldelegation Underställd personal har beslutsattesterat överordnads kostnader. Svar: Regleras i tillämpningsanvisningarna 4 punkt 3. till Reg._ lementet över iwmmunens bokföringsposter och attester. Det fel som upptäcktes vid stickprovsundersökningen är åtgärdat. Sammanfattning av ärendet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PwC genomfort en granskning av styrande dokument och kommunstyrelsens interna kontroll gällande representation. Efter genomford granskning bedöms att Osby kommun i allt väsentligt har ändamålsenliga styrande dokument beträffande representationskostnader. PwC har dock några punkter som de rekommenderar kommunstyrelsen att se över. Revisorerna önskar svar med anledning av genomford granskning fore den 31 maj Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse "Granskning av kostnader för representation, kurs och konferenser" daterad den 27 april 2017 från kommunchef Petra Gummeson och HR-chef Anna Hesselstedt. "Granskning av kostnader for representation, kurser och konferenser" inkommen den 29 mars 2017 från revisorerna i Os by kommun, revisionens ordförande. "Granskning av kostnader för representation, kw'ser och konferenser" daterad mars 2017från PwC projektledare Mattias Johansson och uppdragsledare Lena Salomon. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen HR-chef Anna Hesselstedt Expedierat l

147 ~ 2 ~X HR Anna Hesselstedt anna.hesselstedt@osby.se T JÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Granskning av kostnader för representation, kurser och konferenser Dm KS/2017: Kommunledningsförvaltningens förslag till personaldelegationen Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen: -Att anta nedanstående skrivning som svar till revisionen gällande granskning av kostnader för representation, kurser och konferenser. Sammanfattning av ärendet På uppdrag av de fortroendevalda revisorerna har PwC genomfort en granskning av styrande dokument och kommunstyrelsens interna kontroll gällande representation. Efter genomförd granskning bedöms att Osby kommun i allt väsentligt har ändamålsenliga styrande dokument beträffande representationskostnader. PwC har dock några punkter som de rekommenderar kommunstyrelsen att se över. De punkter som PwC noterat listas nedan tillsammans med svar (kursiv stil) om hur dessa ska åtgärdas. De styrande dokumenten avseende representation innehåller inga beloppsgränser. Det innebär att det inte är möjligt att endast utifrån det styrande dokumentet säkerställa en korrekt hantering av avdrag för representation och gåvor. - Svar: Hänvisning till Skatteverket avseense gällande belopp läggs som bilaga till styrande dokumentet Riktlinjer för representation, uppvaktning och gåvor. Vi saknar i det styrande dokument beskrivning av hur fordelningen mellan kommunmomssystemet och affärsmomssystemet ska ske. - Svar: Anvisningarna till det styrande dokumentet Riktlinjer for representation, uppvaktning och gåvor förtydligas gällande regler for momsredovisning. Besköksadress Briogatan 1 Postadress HR sby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hamsida PlusGiro Organisations nr Sankgiro

148 Sida 2(2) Vid granskning har framkommit att kommunen inte i vid samtliga tillfii.llen följt sina styrande dokument fullt ut. Följande brister har identifierats: - DeltagariOrteckning och syfte med representation bevaras inte alltid. - Svar: Information om gällande regler kommer att skickas ut till alla chefer. Vid de utbildningar som hålls flera gånger per år till olika professioner gällande ekonomiredovisning, tas regler for hur syfte och deltagare ska redovisas upp. - Underställd personal har beslutsattesterat överordnads kostnader. -Svar: Regleras i tillämpningsanvisningarna 4 punkt 3. till Reglementet över kommunens boliföringsposter och attester. Detfel som upptäcktes vid stickprovsundersökningen är åtgärdat. Revisorerna önskar svar med anledning av genomförd granskning fore den 31 maj Finansiering Ingen fmansiering krävs. Beslutsunderlag Granskning av kostnader for representation, kurser och konferenser- Revisorerna Granskning av kostnader för representation, kurser och konferenser - PwC Petra Gummeson Kommunchef Anna Hesselstedt HR-chef Beslutet skickas till Kommunstyrelsen KommunledningsfOrvaltningens HR -enhet, Anna Hesselstedt

149 OSBY KOMMUN Kommunstyrelsen V 'OSBY Ö KOMMUN Revisorerna Dtarienr. Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige i Osbykommun Ärendetyp C Zu Granskning av kostnader för representation, kurser och konferenser På uppdrag av de rortroendevalda revisorerna har PwC genomfört en granskning av styrande dokument och kommunstyrelsens interna kontroll gähande till representation. Efter genomförd granskning bedömer vi an Oshy kommun i allt l'lisentligi har lindamalsenliga styrande dokument beträffande represemation'ilwstnader. Vi har dock noterat toljande som vi rekom~ menderar an kommunstyrelsen ser över: De styrande dokument avseende representation innehåller inga beloppsgränser. Det innebär att det inte är möjligt att endast utifrän det styrande dokumentet säkerställa en korrekt hantering av avdrag fflr representation och gåvor. Vi saknar i det styrande dokument beskrivning av hur furdelningen mellan kommunmomssystemet och afflirsmomssystemet ska ske. Vid granskning har framkommit art kommunen inte i vid samtliga tillflillen t<hjt sina styrande dokument fullt ut. Följande brister har identifierats: DeJtagarfOrteckning och syfte med representation bevaras inte alltid. UnderstäJid personal har beslutsattesterat överordnads kostnader. Revisorerna önskar svar med anledning av genomford granskning före den 31 maj Per Johnmark Revisionens ordforande

150 OSBY KOMMUN Kommunstyrelsen Rapport Diarten r. t s!z~ 17: 256 Ärendetyp C i.?:> Mattias Johans.-;on Cerf'!fierad kommunal revisor Henrik Ivarsson. mom..-;specialist Sofie Ahlberg Revisor Mars2017 p wc

151 Granskning av representation Innehållsförteckning t. 1.:1. U~g... 1 Metod och avgränsning... 1 Resulta.t l Moms... 2 Avdrag for representation Avdrag for representation for 20l Gävor... 3 Reglemente och rik-tlinjer... 3 Representation... 3 Urval för närmare kontroll... 4 I aktagelser och bedömningar... 4 Representation... 4 Resultat detaljtest... 4 Slu'tsats Mars 2017 Osbykommun PwC

152 Granskning av representation 1. Uppdrag På uppdrag av de fortroendevalda revisorerna i Os by kommun har PwC utforten granskning av kostnaderfor representation, kurser och konferenser. Syftet med granskningen är att bedöma styrande dokument och kommunstyrelsens interna kontroll kopplat till representation Metod och avgränsning Vi har erhåjlit foljande styrande dokument a\' kommunen: Reglemente över kommunens bokföringsposter och attester Delegationsordning - kommunstyrelsen Tillämpningsanvisningar Bilaga 1 till Delegationsordningen Rekommendation - Uppvaktning vid pen.'>ionsavgång Riktli7Uer for representation, uppvaktning och gåvor Bilaga: Anvisningar för representation, uppvaktning och gåvor samtför bedömning av muta och bestickning Vi har även erhållit en lista med transaktioner under 2016 på konton för kostnader avseende kurser, konferenser och utbildning, extern representation och personalrepresentation. Informationen har legat till grund for vår granskning. Transaktionerna har analyserat med avseende på stora belopp samt frekvent använda konton. I detta urval har stickprovsgranskning utförts på 23 kostnader. Granskningen bygger på information hämtat från kommunens ekonomisystem. Vi förlitar oss därmed på att systemet genererat fullständig och komplett information och kan inte garantera att information försvunnit eller är felrubricerad. Rapporten har varit forernå l för sakgranskning ekonomichef och HR-chef. Mars2017 Osbykommun PwC 1 av6

153 Granskning av representation 2. Resultat 2.1. Moms Avdragför representation2016 Avdrag för representation får göras om utgiften har ett omedelbart samband med verksamheten. Exempel på begränsningar som finns i avdragsrätten är att: avdrag inte ges for fler än två personalfester per år, avdrag for moms på utgifter som avser lunch, middag eller supe i samband med extern representation får beräknas på ett underlag som uppgår till 300 kronor, dock medges ~i avdrag för kostnader för vin och starksprit. l det fall vin och startesprit ingår i middagen vid extern representation kan kommunen vä\ja att )>Tka momsavdrag på ett underlag som inte överstiger t8o kronor. Om representationen är gentemot de anstä1lda. s.k. intern representation, får avdrag högst göras på underlag om 200 kronor. Om det ingår alkohol i måltiden så gäller att avdrag högst får göras på ett underlag om antingen 200 kronor (om det ingår ö1) e11er 180 kronor (om det ingår v:in ochfeller starksprit). För att en bedömning skall kunna göras om sammankomsten är en representation hör det sparas ett underlag över mötet. Av dokumentationen bör det framgå t ex. deltagarförteckning, inbjudan, program, syfte och innehåll. Om det istället avser excmpehris interna konferenser och liknande är momsavdragsbegränsningen inte nödvändigtvis tillämplig. För kringkostnader vid persona1fest, till exempel hyra av bord och stolar eller utgifter för musikunderhål1ning, tillåts avdrag med högst momsen på ett underlag om 180 kronor exklusive moms per person och tillfålle. Samma momsavdrag gäller får teaterbesök, greenfee och liknande. Under våren 2016 fastställde Kammarrätten i Sundo:;vall att kommuners rätt ti1l ersättning enligt kommunkontosystemet ska tolkas på samma sätt som '>id en direkt tillämpning av momslagen. Kammarrättens dom innebär att de beloppsgränser som gäller enligt momslagen även är tillämpliga vid beräkningen av kommuners ersättning får representation enligt kommunkontosystemet Avdrag för representationför 2017 Den 1 januari 2017 infördes nya regler för representation. Vid inkomstbeskattningen gäller från och med 2017 att utgifter för fortäring inte är avdragsgilla annat än om det är fråga om förfriskningar och annan enklare förtäring som inte kan anses som en måltid och som är av mindre värde. Exempel på enk1are förtäring som inte kan anses som en måltid och som är av mindre värde är läskande Mars 2017 Osbykommun PwC 2 av6

154 Granskning av representation alkoholfri dryck, kaffe, te respektive kakor, bullar, frukt och en enklare smörgås som inte ersätter en måltid. Momsmässigt gäller från och med 1 januari 2017 att momsavdrag för mat och dryck, inklusive alkoholhaltiga drycker, i samband med intern eller extern representation får göras på ett underlag om högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfålle. Om kostnaden for mat och dryck eller enbart dryck är högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle, tår du göra avdrag för hela momsen. Om kostnaden överstiger 300 kronor exklusive moms och gäller både mat och alkoholdrycker, ska den andel av underlaget som gäller mat beräknas genom en proportionering utifrån de faktiska kostnaderna exklusive moms for mat respektive alkohol. J vissa fall kan avdraget beräknas enligt en schablon. Beloppsbegränsningen om 300 kronor gäller också för förtäring i samband med demonstrationer och visningar. Vid annat än mältider t.ex. kringkostnadervid personalfest, gäller samma avdragsbegränsningar som tidigare såväl inkomstskattemässigt som momsmässigt Gå vol' Gåva till personalen är i princip endast skattefri för mottagaren om gåvan avser julgåva, jubileumsgåva eller minnesgåva och under forutsättning att gåvan inte avser pengar eller presentkort som kan bytas mot pengar. För de skattefria gåvorna finns även så kallade gränsvärden. Detta innebär att om gävans värde inklusive moms överstiger gränsvärdet, blir hela gåvan skattepliktig for mottagaren. En julgåva till en anställd får inte kosta mer än 450 kr inklusive moms om gåvan ska vara skattefri för mottagaren. Med jubileumsgåva menas en gåva till en anställd vid firande av 25-, so-, 75- eller 100-årsjubileum. Värdet får inte överstiga kr inklusive moms. En mjnnesgåva får ges när anställningen upphör och därutöver endast vid ett tillfalle under hela anställningen. Vårdet får inte överstiga 15 ooo kr inklusive moms. Om gåvan är skattefri får mottagaren är den också avdragsgill såväl inkomstskattemässigt och momsmässigt. Gåvor tillforetagär endast avdragsgilja om gåvan kan anses utgöra en reklamgåva och om gåvan är av mindre värde. Gåvan bör inkludera kommunens namn och värdet bör inte överstiga 350 kr inklusive moms Reglemente och riktlinjer Representation Kommunens riktlinjer for representation, uppvaktning och gåvor gäller sedan Riktlinjerna omfattar intern och extern representation, gåvor till anställda och externa parter samt mutor och bestickning och överensstämmer med publicerade rekommendationer från skatteverket. Det styrande dokumentet inklusive bilaga omfattar, enligt vår bedömning, dc situationer som.normalt uppstår Mars 2017 Osbykommun PwC 3av6

155 Granskning av representation i den löpande verksamheten. Vad som utgör representation eller ej kan dock medföra gränsdragningsproblematik och en bedömning bör göras från fall till fall. Det styrande dokumentet innehåller dock inga beloppsgränser "ilket innebär att det inte är möjligt att endast utifrån det styrande dokumentet säkerställa en korrekt hantering av avdragen for representation och gåvor. Urvalför närmare kontroll Vi har tagit del av transaktioner på kostnadskonton för Avgifter kurser. konferenser och utbildning, Extern representation och Personalrepresentation (konto , och 71120). Totalt under 2016 är kostnader om 4)6 mnkr hänförliga till dessa konton. Av dessa har ett stickprov om totalt 23 stycken följts upp närmre vilket motsvarar o,s mnkr. Urvalet har baserats på beloppsmässigt större fakturor samt i övrigt anmärkningsvärda transaktioner. Urval har följts upp mot underliggande faktura vilken i sin tur har följts upp mot styrande dokument och hantering både redovisningsmässigt och momsmässigt. Vi kan utifrån den begränsade urvalsstorleken inte göra några generella uttalanden om hela populationen. Jaktagelser och bedömningar Representation Osby kommuns styrande dokument avseende representation innehåller inga beloppsgränser. Det innebär att det inte är möjligt att endast utifrån det styrande dokumentet säkerställa en korrekt hantering av avdrag för representation och gåvor. Vi rekommenderar att Osby kornmun uppdaterar dok"umentet och ange \id varje tidpunkt gällande beloppsbegränsningar alternath-1: hänvisar tydligt till av skatteverket publicerat material. Vi rekommenderar vidare att det styrande dokumentet och bilagan uppdateras årligen for att säkerställa att korrel't belopp anges. Det är också viktigt att dokumentet uppdateras med de nya reglerna som trädde i kraft t januari Av de styrande dokument som legat till grund för vår granskning framgår det inte hur förde1ningen mellan kommunmomssystemet och affårsmomssystemet ser ut. En uppdatering av dok-umenten med hur denna fördelning ser ut rekommenderas också. Resultat detaljtest Vår bedömning är att Osby kommun har ändamålsenliga styrande dokument beträffande representationskostnader utöver kommentar enligt ovan. Vi har vid vår granskning iakttagit att kommunen inte följer dessa dokument fullt ut. Följande brister har identifierats: Deltagarförteckning och syfte med representation bevaras inte al1tid. Understä1Id personal har beslutsattesterat överordnads kostnader. Mars2017 Osbykommun PwC 4av6

156 Granskning av representation Vi har för kostnader enligt vårt urval inte kunnat erhålla varken deltagarförteckning eller syfte med kostnaderna för 8 stycken til1fållen. Vi har erhållit information om att det för enstaka av dessa har forekommit en dellagarförteckning men som inte har bevarats. Vi rekommenderar att kommunen tillsammans med övrigt räkenskapsmaterial bevarar denna information så att den i efterhand går att lokalisera. Avsaknad av fu11ständig information, ex. syfte och deltagare, tyder på att framtagna styrande dokument inte tillämpas fullt ut och att den interna kontron avseende attest av kostnader kurser för konferenser och utbildning, extern representation och internrepresentation har brister. Avsaknaden av syfte och deltagare kan även påverka kommunens avdragsrätt för moms samt efterlevnaden av den kommunala redovisni.ngslagen. Vi har noterat att kornmunchefens utbildningskostnader har attesterats av personalchef vi) k et enligt kommunens organisationsschema innebär att en underställd personal beslutattesterat en ö, erordnandes kostnader. Vi rekommenderar att kommunchefens kostnader attesteras av exempelvis kommunstytelsen ordförande. Övriga stickprov avseende representationskostnader har granskats med tillfredställande resultat. Mars2017 Osbykommun PwC Savs

157 Granskning av representation 3 slutsats Vår bedömning är att Os by kornmun i allt väsentligt har ändamålsenliga styrande dokument beträffande representationskostnader. Vi har dock noterat följande som vi rekommenderar att kommunstyrelsen ser över: De styrande dokument avseende representation innehåller inga beloppsgränser. Det innebär att det inte är möjligt att endast utifrån det styrande dokumentet säkerställa en korrekt hantering av avdrag for representation och gåvor. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen uppdaterar dokumentet och ange vid varje tidpunk-t gällande beloppsbegränsningar alternativt hänvisar tydligt till av Skatteverket publicerat material. Vi rekommenderar vidare att det styrande dokumentet och bilagan uppdateras årligen för att säkerställa att korrekt belopp anges. Det är också v-iktigt att dokumentet uppdateras med de nya reglerna som trädde i kraft 1 januari Vidare saknar vi i det styrande dok"ument beskrivning av hur fordelningen mellan kommunmomssystemet och affårsmomssystemet ska ske. Vid granskning har framkommit att kommunen inte i vid samtliga tillfållen foljt sina styrande dokument fullt ut. Följande brister har identifierats: Deltagarfårteckning och syfte med representation bevaras inte alltid. Underställd personal har beslutsattesterat överordnads.kostnader. Vi rekommenderar att kommunen tillsammans med övrigt räkenskapsmaterial bevarar deltagarförteckning och syfte så att informationen i efterhand går att lokalisera. Avsaknad av fullständig information, ex. syfte och deltagare. tyder på att framtagna styrande dokument inte tillämpas fullt ut och att den interna kontroll avseende attest av kostnader kurser får konferenser och utbildning, exten1 representation och internrepresentation har brister. Avsaknaden av syfte och deltagare kan även påverka kommunens avdragsrätt for moms samt efterlevnaden av den kommunala redovisningslagen. Vi har noterat att kommunchefens utbildningskostnader har attesterats av personalchef \ilket enligt kommunens organi!;ationsschema innebär att en underställd persona) beslutattesterat en överordnandes kostnader. Vi rekommenderar att kommunchefens kostnader attesteras av exempelvis kommunslyteisen ordforandc. \\\~k-- Mattias,Johansson Projektledare Lena Sal(.)mon Uppdragsledare Mars 2017 Osbykommun PwC 6av6

158

159 I~! OSBY.A KOMMUN Kommunstyretsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL S liradada111m Sida 29(4$0) 53 Redovisning av besvarade/obesvarade medborgarförslag-april 2017 KS/2017: Beslut Kommunstyrelsen föreslir kommunfullmiköge besluta. Redovisningen av besvaradelobesvarade medborgarförslag godkänns. Sammanfattning av ärendet Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning samt Osby kommuns reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna ska redovisning av och information om besvaradelobesvarade med borgarforsjag ske två gånger per år till kommunfullmäktige. Medborgarförslagen redovisas i fordiggande förteckning. Tre (2) nya medborgarförslag har lämnats in efter den 22 februari Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningsutskott beslut Tjänsteskrivelse "RedoviSDing av besvaradelobesvarade medborgarfönlag" daterad den 1 mars 2017 från kanslichefi'kommunjurist Benny Nilsson och kommunsekreterare Amra Eljami. Redovisning av besvaradelobesvarade medborgarforslag, daterad Beslutet skickas till Kommunfullmäktige,. ( Expedierat Utdragsbelltyriulnde 17P ~o/ 7 ~ tj'-1"-tk l

160 SAMMANTRÄDESPROTOKOL.l s~ Sicla 23(26) Kommunstyrelsens lednlngautskott 43 Redovisning av besvarade/obesvarade medborgarförslag - april 2017 KS/2017: Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott ffireslår kornmunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta. - Redovisningen av medborga.r'llirslag godkänns. Sammanfattning av ärendet Enligt kommunfuumäktiges arbetsordning samt Osby kommuns reglemente for kommunstyrelsen och nämnderna ska redovisning av och information om besvarade/obesvarade medborgarförslag ske två gånger per år till kommunfullmäktige. Medborgarforslagen redovisas i förejiggande förteckning. Tre nya medborgarförslag bar inkommit sen den 22 februari Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Redovisning av besvaradelobesvarade medborgarforslag' daterad den l mars 2017 från kanslichef7kommunjurist Benny Nilsson och kommunsekreterare Amra Eljami. Redovisning av besvaradelobesvarade medborgarforslag, daterad 20 I Beslutet sidekos till Kommunstyrelsen

161 ~2 ~X Serviceförvaltningen Amra Eljami T JÄN.STESKRJVELSE Datum Sida 1(2) Redovisning av besvarade/obesvarade medborgarförslag Dnr KS/20 17: Serviceförvaltningens förslag till kommunstyrelsens ledningsutskott Förslag till kommunfullmäktige Redovisningen av medborgarforslag godkänns. Sammanfattning av ärendet Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning samt Osby kommuns reglemente for kommunstyrelsen och nämnderna ska redovisning av och information om besvarade/obesvarade medborgarförslag ske två gånger per år till kommunfullmäktige. Medborgarforslagen redovisas i foreliggande forteckning. Fem nya medborgarforslag har inkommit sen den 22 februari Beslutsunderlag Redovisning av besvarade/obesvarade medborgarförs lag, daterad l. Ärende Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning och kommunstyrelsens samt övriga nämnders arbetsformer, fastställda i Reglemente för Osby kommun, ska de medborgarförslag som inte har beretts färdigt och besvarats inom ett år från att förslaget väcktes redovisas ilir kommunfullmäktige. I samband med denna redovisning ska kommunfullmäktige infonneras om anledningen till att medborgarförslaget inte beretts klart för kommunfullmäktiges avgörande och när förslag till beslut kan beräknas att fattas. Medborgarforslag som delegerats till kommunstyrelse/nämnd för handläggning ska också redovisas för kommunfullmäktige. l samband med denna redovisning ska kommunfullmäktige informeras om beslut som f.attats och vilka åtgärder som vidtagits med anledning av medborgarf6rslagen. Ovanstående redovisningar ska ske årligen, på kornmunfullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. Basköksadress Briogatan 1 Postadr8$S Serviceförvaltningen Os by Telefon oo vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida PlusGiro Organlsatlonsnr Bankgiro

162 Slda 2(2) Servicefflrvaltningen redovisar i särskild förteckning samtliga medborgarförslag som har behandlats eller är för beredning efter den senaste redovisningen per den 24 oktober Det finns tre medborgarrorslag som ska behandlas av kommunfullmäktige. Medborgarförslag om att lägga till websida "Flytta till Osby". Medborgarförslag om en säkrare vägkorsning Tranebodavägen - Gränsgatan i Lönsboda. Medborgarförslag om en säkrare vägkorsning Gränsgatan - Tvärgatan - Arenagatan i Lönsboda. Det föreligger två medborgarförslag som överlåtits for beslut till kommunstyrelsen/kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott: Medborgarförslag om inventering och forbättring av trafikmiljön cyklister i Osby tätort. Medborgarförslag om en rondell i korsningen Mossvägen - riksväg 15. Benny Nilsson Kanslichef/Kommunjurist AmraEljami Kommunsekreterare Beslutet skickas till Kommunstyrelsens ledningsutskott

163 Redovisning av obesvarade medborgarförslag som ska avgöras av kommunfullmäktige Med borgarförslag Medborgarförslag om att lägga till websida "Flytta till Osby" {Dnr KS/2017: ) Förslagsställare Göran Hall Inkommen Yttrande från KS Besvarat/obesvarat av Kommentarer senast kommunfullmäktige Har ännu inte behandlats av kommunfullmäktige, kommer eventuellt att behandlas på kommunfullmäktiges sammanträde Medborgarförslag om säkrare vägkorsning Trandebodavägen Gränsgatan i Lönsboda Tommy Johansson ()6-14 Har ännu inte behandlats av KF. Eventuell behandling på KF Medborgarförslag om säkrare vägkorsning Gränsgatan Tvärgatan-Arenagatan i Lönsboda Tommy Johansson ()6-14 Har ännu inte behandlats av KF. Eventuell behandling på KF

164 Redovisning av besvarade/ obesvarade medborgarförslag som ska avgöras av kommunstyrelsen/nämnd Medborgarförslag Medborgarförslag om inventering och förbättring av trafikmiljön för cyklister i Osby tätort (Dnr KS/2016: ) Förslagsställare Per-Arne Persson Inkommen Yttrande från KS Besvarat/obesvarat av Kommentarer senast kommunstyrelsen KF överlämnade ärendet till SHBU för beredning enligt beslut KF , 92. SHBU har ännu inte behandlat ärendet. Medborgarförslag om en rondell l korsningen M ossvägen-riksväg 15 (Dnr KS/2016: ) Bengt-Åke Holmgren KF överlämnade ärendet till SHBU för beredning enligt beslut KF , 72. SHBU har ännu inte behandlat ärendet.

165

166 VOSBY A KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL S8mrnanlrllduda sw. 30(40) 54 Arlig redovisning av motioner som ännu Inte beretts färdigt KS/2017: Beslut Kommunstyrelsen ffireslir kommunfullmiktige besluta. Redovisningen av motioner som inte har beretts filrdigt godkänns. Sammanfattning av ärendet Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning ska kommwlstyrelsen en gång varje år redovisa motioner som inte är färdigbehandlade. Motionerna redovisas i föreliggande rorteckning. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningsutskott beslut Tjänsteskri ve] se, Årlig redovisuiug av motioaer som iddu idle bereus färdigt" daterad den 27 februari 2017 från kanslichef/kommunjurist Benny Nilsson och kommunsekreterare Amra. Eljami. Redovisning av avgjordalej avgjorda motioner. daterad Beslutet skickas till Kommunfullmäktige ~ l. l.,- /"' 1-- /J 'T -ut

167 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL S.mmenlrldelldawm Slda 24(26) KommunstyreiHn& ledningsutakott 44 Arlig redovisning av motioner som ännu inte beretts färdigt KS/201 7: Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott toreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta. - Redovisningen av ej avgjorda motioner godkänns. S.ammanfattning av irendet Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning ska kommunstyrelsen en gång vaije år redovisa motioner som inte är fllrdigbehandlade. Motionerna redovisas i torejiggande ftsrteckning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse "Årlig redovisning av motioner som ännu inte beretts fårdigt" daterad den 27 februari 2017 fu\n kanslichet1kommunjurist Benny Nilsson och kornmunsekreterare Amra Eljami. Skrivelse.. Redovisning av avgjordalej avgjorda motioner", daterad Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

168 ~ Po ~X Serviceförvaltningen Amra Eljami T JÄNSTESKRJVELSE Datum $ida 1(2) Arlig redovisning av motioner som ännu inte beretts färdigt Dnr KS/2017: Serviceförvaltningens förslag till kommunstyrelsens ledningsutskott Förslag till kommunfullmäktige - Redovisningen av ej avgjorda motioner godkänns. Sammanfattning av ärendet Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning ska kommunstyrelsen en gång varje år redovisa motioner som inte är fårdigbehandlade. Motionerna redovisas i foreliggande forteckning. Beslutsunderlag Skrivelse,, Redovisning av avgjordalej avgjorda motioner", daterad Ärende Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning ska kommunstyrelsen, en gång per år, redovisa de motioner som inte beretts färdigt. Redovisningen ska ske senast på kommunfullmäktiges sammanträde i april. En motion bör vara utformad på ett sådant sätt att den kan slutbehandlas inom ett år från det att motionen väckts. Kommunledningskontoret redovisar i särskild förteckning de motioner som inkommit från den 19 februari 2016 fram till den 27 februari 2017 och som inte är avgjorda av kommunfullmäktige. Totalt en (l) motion föreligger som ännu inte slutbehandlats. Denna avses behandlas av kommunfulhnäktige Den oavgjorda motionen har väckts for mindre än ett år sedan. Besköksadress Briogatan 1 Poetadress Serviceförvaltningen sby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsfda PlusGiro Organisationsnr Bankgiro

169 Sida 2(2) Benny Nilsson Kanslichef/Kommunjurist Arnra Eljami Kom munsekreterare Beslutet skickas till Kommunstyrelsens ledningsutskott

170 Redovisning av ej avgjorda motioner Motion Motion om räddningstjänsten i Osby kommun (Dnr KS/2017:43 170} Motionär Carl Bejvel (SD) Inkommen Yttrande senast KS Beräknad behandling av Kommentarer kommunfullmäktige Behandlat i KF , 6 och remitterades till KS Redovisning av avgjorda motioner Motion Motion " Gå före med gott exempel- minska antalet ledamöter i kommunfullmäktige" (Dnr KS/2016: ) Motionär Carl-Magnus Nilsson (M), Dag Ivarsson (M) och Lars-Erik Svensson (M) Inkommen Yttrande senast KS Beräknad behandling av Kommentarer kommunfullmäktige Behandlat i KS , 92 samt , 132. Bifallet av KF , 75. Motion "Kon kurrensutsättning fastighetsskötsel på kommunens fastigheter" (Dnr KS/2016: ) Carl-Magnus Nilsson (M) och Lars-Erik Svensson {M) KS Behandlat i KS , 90 samt , 131. Bifallet av KF , 74. Motion "Konkurrensutsättning Carl-Magnus städning på kommunens Nilsson (M) och fastigheter" {Dnr KS/2016:193 Lars-Erik 280) Svensson (M) KS Behandlat i KS , 91 samt , 130. Bifallet av KF , 73.

171

172 Förslag till beslut Carl-Magnus Nilsson (M) beviljas avsägelse som ledamot i kommunstyrelsen. Efter Carl-Magnus Nilsson (M) utses NN som ledamot i kommunstyrelsen. Efter NN utses NN som ersättare i kommunstyrelsen. Carl-Magnus Nilsson (M) beviljas avsägelse som ledamot i kommunstyrelsens ledningsutskott Carl-Magnus Nilsson (M) beviljas avsägelse som ersättare i kommunstyrelsens personaldelegation. Carl-Magnus Nilsson (M) beviljas avsägelse som ledamot i kommunstyrelsens fastighetsdelegation. Sammanfattning av ärendet Carl-Magnus Nilsson (M) begär avsägelse från hans politiska uppdrag som ledamot i kommunstyrelse, kommunstyrelsens ledningsutskott, kommunstyrelsens fastighetsdelegation samt som ersättare i personaldelegationen. Kommunstyrelsen utser ny ledamot efter Carl-Magnus Nilsson (M) i kommunstyrelsens ledningsutskott och kommunstyrelsens fastighetsdelegation samt ersättare i kommunstyrelsens personaldelegation. Kommunstyrelsens fastighetsdelegation har endast ledamöter och inga ersättare. Beslutsunderlag Skrivelse från Carl-Magnus Nilsson inkommen den 9 maj E-post från Carl-Magnus Nilsson inkommen den 15 maj Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Carl-Magnus Nilsson De övriga valda Löneassistent, Rose-Marie Nilsson Administrativ assistent, Camilla Persson Nämndsekreterare, Marit Lötberg

173 Osby Kommun OSBY KOMMUN Kommunstyreisen o 9 Dlarlenr. -...:.~----- Ärendetyp Avsägelse av politiskt uppdra&. På grund av ändrade arbetsförhållande avsäger jag mig härmed mina uppdrag som ledamot av Kommunstyrelsen ledamot av Kommunstyrelsens ledningsutskott Ersättare i Personaldelegationen. Osby

174 o a Sida l av l Håkan Dahlbeck Re: Avsägelse Fn\n: Carl-Magnus Nilsson <carl-magnus.nilsson@telia.com> Till: Håkan Dahlbeck <hakan.dahlbeck@osby.se> Datum: :09 Ärende: Re: Avsägelse.Finns den kvar så gäller det den också /Carl Magnus Nilsson Skickat från min iphone 12 maj 2017 kl. 08:53 skrev Håkan Dahlbeck <bakan. dahlbeck!qiosbv,se>: Hej! Vi har registrerat din avsägelse från politiska uppdrag, men har en fråga. Gäller det även uppdraget som ledatnot i kommunstyrelsens fastigbet~delegation? Med vänliga hälsningar Häkan Dahlbeck Registrator/ Arkivarie Servicefdrvahningen Osby kommun Osby Tfn: ~79-5::!8:!71 E-post: hakan.dahlbes;k/q usb\.se <Håkan Dahlbeck.vcf.> file:/1/c :IUserslhakdah/ AppData/LocaJ(f emp/xpgrpwise/59197e6ckommunkontore

175

176 Förslag till beslut Johnny Bergman (KD) beviljas avsägelse från uppdraget som ledamot i kommunfullmäktige. Sammanräkning begärs hos Länsstyrelsen Skåne avseende ny ledamot i kommunfullmäktige. Johnny Bergman (KD) beviljas avsägelse från uppdraget som ledamot i vård- och omsorgsnärnnden. Efter Johnny Bergman (KD) utses NN som ledamot i vård- och omsorgsnämnden. Johnny Bergman (KD) beviljas avsägelse från uppdraget som ersättare i vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott. Johnny Bergman (KD) beviljas avsägelse från uppdraget som gruppledare i kommunfullmäktige ror Kristdemokratema. Efter Johnny Bergman (KD) utses NN som gruppledare i kommunfullmäktige for Kristdemokratema. Sammanfattning av ärendet Johnny Bergman (K D) begär avsägelse från hans samtliga politiska uppdrag som är ledamot i kommunfullmäktige och vård- och omsorgsnämnden samt ersättare i vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott. Han begär även avsägelse från hans uppdrag som gruppledare for Kristdemolcratema i kommunfullmäktige. Vård- och omsorgsnämnden väljer ersättare efter Johnny Bergman (KD) i vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott. Beslutsunderlag Skrivelse från Johnny Bergman inkommen den 19 maj Beslutet skickas till Länsstyrelsen Skåne Vård- och omsorgsnämnden De nya valda Johnny Bergman Löneassistent~ Rose-Marie Nilsson Administrativ assistent, Camilla Persson Nänmdsekreterare, Marit Lötberg

177 Kommunkansliet Osbykommun OSBY OSBY KOMMUN Kommunstyrelsen Oiarienr Ärendetyp i:.s/2o l ~ )l:t- OtJ6 Avsägelse från kommunala uppdrag Efter 40 års kommunalt arbete som förtroendevald i Socialnämnd, Vård- och omsorgsnämnd och kommunfullmäktige måste jag tyvärr meddela att jag inte längre kan fortsätta som politiker i kommunen på grund av flyttning från orten. Det gäller uppdragen i Vård- och omsorgsnämnden (ordinarie ledamot), vård- och omsorgsnämndens utskott (ersättare) samt kommunfullmäktige (ordinarie ledamot), där jag även är gruppledare. Det har varit trevliga och intressanta år med mänga kontakter med nya människor genom åren och det är med saknad och tacksamhet jag avsäger mig mina uppdrag. Osby den 18 maj 2017

178

179 Förslag till beslut Nana Bjerg (S) beviljas avsägelse som ersättare i kommunfullmäktige. Sammanräkning begärs hos Länsstyrelsen Skåne avseende ny ersättare i kommunfullmäktige. Sammanfattning av ärendet Nana Bjerg (S) begär avsägelse från hennes uppdrag som ersättare i kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Skrivelse från Nana Bjerg inlmnunen den 19 april2017. Beslutet skickas till Länsstyrelsen Skåne NanaBjerg Löneassistent, Rose-Marie Nilsson Administrativ assistent, Camilla Persson

180 OSBY KOMMUN Kommunstyrelsen f 9 Diarienr. ksj20iy.-3 :;-~ Ärendetyp 006 j,,lj har fot+ ~sb cl,ert~ )"'~ hor bhv,t u t~t>-\.t b Il Oj er.s~:+tt~(-e_ f a,- lpdc1(\otu1 l kornl'l\ia"'fv IIV"'C.Hd ;,e. 3~j h4( t!t"ön '"i. e Mej \i!j "'e t all. T"'- ~ f'y\ij an <*ttq ~ppdtutj-et J u3 t:jp~;.!t dj'r tot M ;t t en t led, fjor'tde