1 Introduktion av Novell Om denna bok, läsarna & författarna 13

Transkript

1 Innehållsförteckning 1 Introduktion av Novell 11 2 Om denna bok, läsarna & författarna 13 3 GroupWise ett seriöst affärsverktyg En allmän brevlåda bevakad av ett arbetslag Automatisk registrering Få saker gjorda Atgärda Få saker gjorda återkoppla Automatisk informationsleverans Katapult 23 4 Designa ditt eget GroupWise skrivbord Panelvyn, navigeringsfältet och färgscheman Nya funktioner i huvudmenyn i GroupWise Nytt i mapplistan: Favoriter + Kalender + Kontaktlistor Hemvyn - mer än bara ett nytt välkomstfönster Ta full kontroll över panelvyn Lägg till webbsidor till dina GroupWise paneler Lägg till RSS-flöden till dina GroupWise Paneler Fler panelalternativ - dela, förhandsgranska och olästa försändelser Att sammanfatta allt i din hemkatalog Skifta från klassiska visning till paneler (eller tvärtom om så skulle behövas) Skapa en bättre överblick med gruppetiketter Ny sökfunktion kombinerar filtrering & sök Det är värt att klicka, men ännu bättre att högerklicka Vill du se alla dina mappar hela tiden? Hur man flyttar objekt till mappar som är dolda Visa inte fullständig mapplista, visa bara mitt mappskåp Förbättra din brevlådevy 44 5 Hur mappar kan göra livet mycket enklare Nytt i mapplistan: Favoriter + Kalender + Kontaktlistor Klicka för att lägga till en kategori eller visa diskussionstrådar Att ge nytt liv åt Snabbgranska Få en bättre överblick med en klibbande snabbgranskare Lägg uppgiftslista i din inkorg Mer om gruppetiketter för en bättre överblick Lägg till eller dölj kolumner i en mappvy Visa sammanfattning: ett annat utseende på brevlådan Snabb överblick med förhandsgranska aktiverat Diskussionstrådar Skriv ut en mapps innehåll Hemligheterna bakom skapandet av personliga mappar 58 5

2 6 30. Ge GroupWise mappar det utseende du önskar anpassa inställningarna Spara visa mappinställningar för återanvändning Dela med dig av dina mapp- och panelinställningar i en XML-fil Du kan del ut dina mappar över hela världen, om det behövs! Acceptera utdelade mappar på rätt sätt Dela undermappar fungerar inte, men Dela mappar på bästa sätt Tre sätt att hitta objekt - jämför sökresultat Tre sätt att hitta försändelser - Jämförelse av sök funktionalitet Mappar för sökresultat en snabb tillgång till din information Skapa en Sök resultatmapp utifrån en tidigare sökning Skapa en sökresultatsmapp från början Använd RSS-flöden för att alltid veta det senaste Kombinera GroupWise RSS med din favorit webb läsare Kombinera styrkan i Teaming med GroupWise Användning av IMAP mappar för att komma åt externa konton Använd NNTP mappar för att få tillgång till en uppsjö av information Hur systemmappar hjälper dig att vara organiserad Skickade försändelser är återigen en Systemmapp som i GW4.x Till din tjänst: Räknare Sortera mappar manuellt eller automatiskt Flytta mappar med höger musknapp Tredjeparts produkter för att förbättra mappadministration 86 6 En närmare titt på egenskaper till försändelser, E-post, bokningar & uppgifter Nya alternativ för försändelser i GroupWise Två andra häftiga funktioner: Mitt ärende & Kategorier Standardåtgärder i GroupWise Flera nya standardåtgärder i GroupWise Ändra formatering på dina svar Skillnaden mellan intern och extern e-post Aktivera fullständig statusspårning och kvittens Visa försändelsens status med hjälp av Egenskaper Standard för kvittens för interna meddelanden Få ett meddelande när bokningar avslås Spårning av meddelanden som har skickats till externa brevlådor Skapa en standardinställning för status spårning Hitta eller filtrera Internet försändelser Skapa en sökresultat mapp från grunden Skillnaderna mellan oformaterad text och HTML-meddelanden Utmaningar och risker med HTML-meddelanden Skapa eller läsa rena textmeddelanden Bästa sättet att skapa HTML-meddelanden Infoga bilder i ditt HTML meddelande GroupWise dolda resurser - visa system bilagor Se alla detaljerna i ditt brevlådeobjekt Hantering av e-post mallar att använda skicka om Hantering av e-postmallar - använda GroupWise vyer Rundsändningsalternativ i GroupWise Ett enkelt arbetsflöde Använda stavningskontrollen för att förbättra ditt meddelande 114

3 78. S nabbrättning - Ett annat viktigt redskap Snabbrättning en djupare inblick Automatisk stavningskontroll när du sänder ett meddelande Använda infogad stavningskontroll stavningskontroll när du skriver Ändra snabbt mellan stavningskontrollspråk Använd din favorit textredigerare, stavningskontrollprogram & visningsprogram Spara meddelanden tillfälligt medan du skriver dem Ingenting går förlorat längre med spara automatiskt Bilagor - ändrad kopia av Spara objekt som TXT, RTF och EML filer eller GWI genvägar Lösningar från tredje part för att skapa nya meddelanden Underteckna dina meddelanden för att identifiera dig själv Skapa din egen signatur och elektroniska visitkort Skapa och hantera din signatur - en översikt Skapa en HTML-signatur Skapa och lagra flera signaturer Använda dina definierade signaturer Lägga till ett elektroniskt visitkort (vcard) Ett exempel på ett vcard från en GroupWise adressbok Hur du skapar ditt eget vcard Använda personlig adressboksinformation som vcard Lösningar från tredje part för att lägga till signaturer & undantag Organisera ditt liv genom att använda din kalender Häftiga kalenderalternativ heldagsaktivitet & mer Underkalendrar skapar en mycket bättre överblick! Nya mötesfunktioner i GroupWise Automatiskt godkännande av gruppbokningar Dela kalendermappar - en imponerande funktion! Underkalendrar i en kombinerad vy En ny vy över dina kalendrar panelvyn Dag, vecka, månad, års och mer Gillar du inte månadsvyn? Expandera bara veckan! Mindre grått - Fler färger och funktioner i din kalender En helt annan vy för din kalender Visa din kalender som "Text" eller "Grafik" Tidsintervallet i kalendervyn Visa veckonummer & andra användbara Kalenderalternativ Visa ytterligare tidszoner i kalendern Markera som privat de riktigt privata mötena Mer kontroll över din tid visa bokningen som upptagen Importera ICS eller bokningsfiler till din kalender Använda skicka om för att ändra en befintlig gruppbokning Ändra deltagare i en befintlig bokning Anpassa och bifoga bilagor till bokningar Sök efter ledig tiden titt in i andra människors liv! Ännu ett sätt att använda fleranvändarkalendern Ännu ett sätt att använda fleranvändarkalendern 164 7

4 123. Prenumerera på kalendrar publicerade på Internet Publicera din egen kalender på Internet Öppna din publicerade kalender på Internet Söka ledig / upptagen över Internet Behövs återkommande bokningar? - Upprepa dem bara! Återkommande bokningar - med exempel Återkommande bokningar med formel Återkommande bokningar på det enkla sättet! Återkommande bokningar - en ansluten till alla varningar Kalenderutskrift Förbättra din kalender ytterligare med tredje parts verktyg Hantera din arbetsbörda Använd uppgiftshantering Uppgiftshantering i GroupWise 8 - checklista = uppgiftslista Skapa och lägg till uppgifter till uppgiftslistan Sortera objekt i uppgiftslistan Tilldela en förfallodag och status till en uppgift Markera som slutförd och dölja objekt i uppgiftslistan Använda underobjekt för att organisera din uppgiftslista Håll kontakten hantera dina kontakter Nya funktioner för kontakthantering i GroupWise Hitta dina kontakter Adressväljaren ditt första val för kontakter Kontakter - mer än bara en enkel adressbok Kontakter - visar mycket historik Den gamla stilen på adressboken står sig fortfarande! Namnkomplettering - vilken välsignelse! Favoritadresser - en välsignelse eller en förbannelse Skapa och underhålla distributionslistor Gör kontaktpanelen till en del av din hemvy Använda kontaktmappar effektivt - snabbnavigering Utforska det nya adresskortet - anteckningar & historik Kontaktinformation - namn, E-post & telefonnummer Kontaktinformation - Kontor & Personal - Födelsedag & Internet Kontaktdetaljer - flera adresser & visa karta Kontaktinformation - avancerade & användardefinierade fält Spara kontakt och stäng - spara visitkort - skicka kontakt Dina kontakter på arbetsplatsen - kopiera & klistra in Importera och exportera - Stöd för NAB och VCF Importera / exportera kontakter - export till CSV - import från CSV Skriv ut etiketter och listor för kontakter Bästa sättet att använda adressboken Lösningar från tredje part för att förbättra din adressbok Fullmakt få tillgång till mer Tillåt andra att komma åt din brevlåda - ge fullmaktsbehörighet Bästa praxis vid tilldelning fullmaktsbehörigheter Kalendrar för flera användare användbar på grund av fullmaktsrättigheter 218 8

5 166. Tredjepartsverktyg hjälper dig att få ut mesta möjliga av fullmaktsbehörigheter Regler: Låt GroupWise göra jobbet åt dig Förhindra regel loopar Den ultimata semester- eller inte-på-kontoret regeln Inte på kontoret? Använd regler! Automatiskt acceptera mötesförfrågningar Skilj mellan intern och extern post i regler Flytta utförda uppgifter med hjälp av regler Automatisera informationsleveransen Kombinera flytta till mapp med delad mapp Vidarebefordra & delegera Använda regler för att ange kategorier automatiskt Lösningar från tredje part för att förbättra dina regler Dokumenthanteringssystem Säkerhet i dokumenthantering Arbeta med DMS mappar i GroupWise Ändra egenskaperna för standardbiblioteketet och mappen författade Skapa dokument i GroupWise Använd ett program för att skapa dokument i DMS Ytterligare funktioner med "Spara som" Fältet dokumentegenskaper eller dokumentprofil Dokumentprofilen - dokumentegenskaperna Dokumentprofil version, delning & aktivitetslogg Visa och ändra status för ett dokument Skapa olika versioner av ditt dokument Skapa nya dokumentversioner Använda versionslistan till dina dokument Kontrollera tillgång till dokumenten - vem ser vad? Dela dokument med andra i din organisation Standarddelningsrättigheter för dokument Hitta dokument i GroupWise Kontrollera uthämtade dokument Lämna in ditt dokument Importera dokument till ett GroupWise-bibliotek Skicka dokument som lagrats i DMS Hantera grupper av dokument - kopiera & flytta Hantera grupper av dokument ändra egenskaperna Hantera grupper av dokument - ändring av delning Hantera din storlek på brevlådan & arkiv Skillnaden mellan radera och ta bort Hantering av brevlådans storleksbegränsning Använda informationen om brevlådans lagringsstorlek Överskrida lagringsutrymme för din brevlåda GroupWise WebAccess och brevlådans storleksbegränsning Begränsa storleken på bilagor Radera eller rensa borttagna meddelanden manuellt 274 9

6 209. Arkivera meddelanden det är verkligen ditt personliga postkontor Få tillgång till ditt GroupWise arkiv för att läsa att återställa från arkivet Automatisk arkivering eller radering av meddelanden GWCheck reparerar ditt arkiv också! Att ta bort bilagor från meddelanden kan spara utrymme Bästa sättet att arkivera Tredjeparts verktyg för att öka och förbättra arkiveringen Slut dina kommentarer uppskattas! Hjälp, om GroupWise, utbildning och guider 286 A Sight Seeing Tour through Your GroupWise Environment 287 A.1 Adding Structure to an Unstructured World - Take a Look at the Real Strength of GroupWise 288 A.2 Open Your GroupWise Mailbox and What Do You See? 289 A.3 Introducing the User Database 290 A.4 Retrieving Content from the Message Database 291 A.5 No Valuable Space Wasted with Overflow Directories 292 A.6 Communicating with the Outside World 293 A.7 Combining Everything in One Smart GroupWise System 294 A.8 The Past, Present and Future of GroupWise 295 B GroupWise Powerguides lista över artiklar 296 C Snabbtangenter 303 D Ikoner bredvid objekten 307 Index