Anbudet skall vara oss tillhanda senast För sent inkommet anbud kommer inte att prövas.

Transkript

1 HAPARANDA KOMMUN FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 1 (11) Upphandling av symaskiner, tillbehör, Service och reparationer Anbudsinbjudan Haparanda kommun inbjuder Er härmed att lämna anbud på rubricerade för perioden med rätt för kommunen att förlänga avtalet 2 år, med 1 år i taget. Förfrågningsunderlaget innehåller följande delar: Allmän beskrivning Administrativa föreskrifter Kravspecifikation Leverantören Kravspecifikation - Uppdraget Avtalsvillkor Anbudsprövning och utvärdering Anbudet skall vara oss tillhanda senast För sent inkommet anbud kommer inte att prövas. MOBILTELEFON PLUSGIRO E-POSTADRESS

2 HAPARANDA STAD Dnr 2 (11) 1. ALLMÄN BESKRIVNING 1.1Bakgrund och omfattning Haparanda kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen är den upphandlande enheten. Denna upphandling avser symaskiner, tillbehör, service och reparationer. 2. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs med tillämpning av upphandlingsformen förenklad upphandling enligt Lagen om Offentlig upphandling. Endast hela anbud accepteras. Kommunen kan komma att anta anbud utan föregående förhandling. 2.2 Anbudets lämnande Anbudet skall vara skrivet på svenska, undertecknat av behörig firmatecknare och inlämnas i slutet kuvert som tydligt märkts med "Anbud: symaskiner, tillbehör, service och reparationer" och skickas till Haparanda kommun Kommunledningskontoret/Upphandling HAPARANDA OBS! Fax eller e-post godkännes ej som anbud med anledning av att sekretessen ej kan garanteras. Anbudsgivare får inte redigera eller förändra innehållet i bilagorna. 2.3 Sista dag för anbud Anbudet skall vara oss tillhanda senast Anbudets giltighet Anbudet skall vara giltigt t o m Antagande av anbud Barn- och ungdomsnämnden beslutar i ärendet. 2.6 Frågor under anbudstiden Sista dag för frågor är Endast skriftliga frågor besvaras. Frågorna skall vara skrivna på svenska. Anbudsgivare uppmanas att i god tid inkomma med frågor/funderingar angående förfrågningsunderlaget, så att eventuella misstag/otydligheter kan rättas/förtydligas före anbudstidens utgång.

3 HAPARANDA STAD Dnr 3 (11) Frågorna skickas till Monica Perdahl Täikkö via: E-post: monica.taikko@haparanda.se 2.7 Förbehåll Avtalet gäller endast under förutsättning att beställaren inte blir ålagd av domstol, i laga kraft vunnen dom, att vidta rättelse eller göra om upphandlingen. 2.8 Offentlighet och Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen fram till den tidpunkt då tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutas. Anbudsgivare som vill att uppgifter om anbudet bör sekretessbeläggas uppmanas att noggrant specificera vilka uppgifter i anbudet som bör sekretessbeläggas och på vilka grunder anbudsgivaren anser att sekretess skall gälla (vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjs). Observera att staden inte i förväg kan garantera sekretess. KRAVSPECIFIKATION - LEVERANTÖREN 3.1 Intyg från myndigheter Anbudsgivaren skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren skall som bevis på att kraven uppfylls översända följande handlingar: Kopia på företagets registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet (motsvarande Sveriges Bolagsverket), under förutsättning att registreringsskyldighet föreligger. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra uppgifter som ingår i uppdraget skall även denna leverantör uppfylla ovanstående krav. Krav accepteras/uppfylls Bilaga Ja Nej 3.2 Kontaktpersoner Anbudsgivaren skall lämna information om vem som är kontaktperson. Namn, telefonnummer samt e-post skall lämnas på personerna. Krav accepteras/uppfylls Bilaga Ja Nej

4 HAPARANDA STAD Dnr 4 (11) 3.3 Underleverantörer och samarbetspartners I den mån underleverantörer eller samarbetspartners anlitas, skall detta tydligt redovisas i anbudet. Samtliga underleverantörer och/eller samarbetspartners skall redovisas. Krav accepteras/uppfylls Bilaga Ja Nej 4. KRAVSPECIFIKATION TJÄNSTEN/VARAN 4.1 Teknisk specifikation (krav på varan eller tjänsten) Offererade symaskiner ska ha nedanstående tekniska egenskaper: Hushållssymaskinen ska ha dessa funktioner: Nyttosömmar Zick zack sömmar Elastiska sömmar Icke elastiska sömmar Knapp hål Blixt lås fot Rynk fot samt rynk söm Sömnad med tvillingnål zick zack stretch söm Tråckel söm Isättning av spetsar Stoppning Smock sömnad Fållvikning Växla hastighet Kantbands apparat Blise fot Veckbandsapparat Dubbelmatning eller undermatning Verksamhetskrav: Leverantören ska uppfylla följande krav (ska-krav): Allmänt Omfattningen gäller kommunens behov av symaskiner, tillbehör, service/översyn och reparation av symaskiner till skolsysalar och andra kommunens lokaler. I kommunens anläggningar förekommer i huvudsak symaskiner av märkena Bernina och Husqvarna.

5 HAPARANDA STAD Dnr 5 (11) Det är därför viktigt att anbudsgivarna kan reparera dessa typer av maskiner. Beställning sker via successiva avrop som görs från respektive beställande enhet. Krav på varan 1. Levererade maskiner samt tillhörande utrustning skall uppfylla gällande EU-normer och vara CE-märkta. Maskinerna ska vara stabila och slitstarka. 2. Både manuella och datoriserade hushållssymaskiner ska offereras 3. Reservdelar och tillbehör skall vara nya eller begagnade originaldelar. Kravspecifikation Symaskiner 4. Maskiner skall kunna levereras till avtalade priser 12 månader från avtalsstart. 5. Bruksanvisning som medföljer ny maskin skall vara på svenska språket. Krav på tjänsten 1. Service av maskiner Anbudsgivaren skall kunna göra en översyn/service av samtliga maskiner i en skolsysal samt i kommunens övriga lokaler. Följande moment skall ingå i en service/översyn av symaskin: Funktionskontroll av komplett maskin före och efter service Rengöring inuti maskinen samt trådtilldragare Smörjning av rörliga delar Kontroll och justering av nållägen, matare, trådspänning (övre och undre), drivremmar, ev. glapp i drev och länkar och gripare Kontroll av sladd till maskin och vägg, kontroll av stickkontakt Notera ev. behov av reparation och reservdelar per maskin Dokumentation av åtgärder per maskin. Denna specifikation skall signeras av beställaren För Broderi-/designmaskiner skall utöver ovanstående moment även följande ingå: Uppgradering av programvara Sömnadsprov 2. Reparation av maskiner Anbudsgivaren skall kunna göra enkla reparationer på plats i skolan. Då mer övergripande reparation krävs av symaskinen får den tas med till leverantörens verkstad utan extra kostnad. Reparatören skall dokumentera åtgärder per maskin. Samma maskin skall sedan återlämnas till Beställaren som signerar specifikationen.

6 HAPARANDA STAD Dnr 6 (11) Leverantören skall kunna uppge ungefärlig leveranstid till Beställaren. Leveranstiden bör ej övergå 2 veckor. 3. Leveransvillkor Leverans av nya och reparerade maskiner skall ske utan kostnad för Beställaren, dvs. ingen besöks-och eller resekostnad får debiteras. Tillbehör som beställts skall kunna skickas via post eller annat speditionssätt om Beställaren så begär, beskriv rutin i svarsformulär, bilaga 1.??? 4. Leveranstid Anbudsgivaren skall kunna leverera nya maskiner inom 1 månad eller enligt skriftlig överenskommelse till beställaren. Leverans skall ske fritt till anvisade leveransadresser inom kommunen. Tillbehör skall kunna levereras inom 1 vecka. Kan avtalad lev. tid ej innehållas måste leverantören informera beställaren omgående och ge ny leveranstid. 5. Omhändertagande av befintlig utrustning/inbyte av gammal maskin Vid köp av ny maskin skall motsvarande gammal maskin kunna tas tillbaka av leverantören. Leverantören skall prissätta maskinen till ett restvärde och avräkna det på fakturan av nyinköpt maskin till Beställaren. 6. Garantier Garanti på nya maskiner skall lägst vara 2 år. Garantitid på tillbehör och reservdelar skall lägst vara 5 år. Garanti på utförd reparation och service skall lägst vara 6 månader. Ange garantitid. 7. Utbildning och demonstration Anbudgivaren skall kunna tillgodose ev. behov av utbildning och eller demonstration av en viss maskin hos Beställaren utan kostnad. Demo-ex. av en viss maskin skall också kunna tillhandahållas Beställaren under en kortare tid utan kostnad. 8. Säljmaterial Anbudsgivaren skall kunna tillhandahålla broschyrer, kataloger etc. kostnadsfritt för beställaren. 9. Avbeställning Beställaren skall ha rätt att returnera felbeställd vara som är mottagen samt ångra vara som är beställd, men ännu ej levererad. Anbudsgivaren skall beskriva rutin för detta.

7 HAPARANDA STAD Dnr 7 (11) Leverantören accepterar och uppfyller kommunens verksamhetskrav? Krav accepteras/uppfylls Bilaga Ja Nej 4.8 Pris Anbudsgivaren ska ange pris för samtliga modeller som kommer att kunna levereras till kommunen. Pris ska anges i SEK, exklusive mervärdesskatt. Offererade priserna ska vara fasta under det första avtalsåret och inkludera leverans till anvisade adresser i kommunen. Prislista ska bifogas anbudet. Krav accepteras/uppfylls Bilaga Ja Nej 5.0 AVTALSVILLKOR 5.1 Omfattning Uppdraget skall utföras i enlighet med förutsättningarna angivna i förfrågningsunderlaget och detta avtal. Förändringar av huvudmannaskap, ändrade verksamhetsinriktningar, ekonomiska eller organisatoriska förändringar inom kommunen som påverkar avtalet kan medföra att kommunen tvingas omförhandla hela eller delar av avtalet. 5.2 Avtalstid Avtalet gäller från och med till och med Avtalet ger kommunen möjlighet till 2 års förlängning med 1 år i taget. Vid förlängning av avtalet gäller det med oförändrade villkor. Vardera parten har rätt att säga upp avtalet i förtid med en ömsesidig uppsägningstid av 6 månader. Den grundläggande principen skall dock vara att avtalet skall hållas varför starka skäl som grundar sig på omständigheter som inte kunnat förutses vid avtalsslutet, måste föreligga för att avtalet skall få sägas upp. 5.3 Underleverantörer och samarbetspartners Kommunen skall godkänna leverantörens eventuella underleverantörer och samarbetspartners skriftligen. Antagen leverantör svarar gentemot kommunen för underleverantörer/samarbetspartner som för sin egen verksamhet. Under leverantören omfattas av samma krav som leverantören. Leverantören är ansvarig mot kommunen för underleverantör enligt avtalets villkor.

8 HAPARANDA STAD Dnr 8 (11) 5.4 Pris Priset framgår av anbudet och är exklusive moms. Priset skall vara fast under hela avtalstiden. 5.5 Fakturering Om leverantören har möjlighet till elektronisk handel skall fakturering ske så. Pappersfakturan skall skickas till: Haparanda kommun, Fack , R 067, ZH XXXX Stockholm. Fakturan skall innehålla: faktura- och leverans datum, faktura- eller OCR-nummer, i klartext vad fakturan avser, brutto- samt momsbelopp leverantörens juridiska namn, adress, plus- eller bankgiro samt organisations, momsregistrerings-eller VAT-nummer, uppgift om säljaren innehar F-skattsedel kommunens namn samt aktuell förvaltning och avdelning i klartext 5.6 Avgifter Fakturerings-, expeditions-, eller motsvarande avgifter godkännes ej. 5.7 Dröjsmålsränta Eventuell dröjsmålsränta skall debiteras enligt räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsräntor understigande 50 SEK per faktura beaktas ej. 5.8 Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och faktura. 5.9 Meddelandeskyldighet Båda parter är skyldiga att informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande Överlåtelse av avtal Leverantören får inte till någon del överlåta sina rättigheter eller skyldigheter till någon annan utan kommunen föregående skriftliga godkännande Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av avtalet och därmed sammanhängande frågor avgörs i första hand genom förhandling mellan

9 HAPARANDA STAD Dnr 9 (11) parterna. Om parterna inte når uppgörelse skall tvist avgöras av allmän svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuell talan skall väckas i Haparanda tingsrätt. I avvaktan på att tvisten löses har kommunen tolkningsföreträde Bestämmelses ogiltighet Skulle någon bestämmelse i avtalet eller del därav befinnas ogiltig skall detta inte innebära att avtalet i dess helhet är ogiltigt, utan skall i den mån ogiltigheten väsentligt påverkar parts utbyte eller prestation enligt avtalet, skäligen jämkas i avtalet Förtida upphörande Haparanda kommun har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om leverantören: i väsentligt hänseende inte utför sina skyldigheter och rättelser inte sker utan dröjsmål efter skriftligt erinran försätts i konkurs, likvidation eller eljest är på sådant obestånd, att han/hon inte kan förväntas fullgöra sina åligganden inte erlägger skatter eller fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunna domar eller beslut leverantören inte på ett affärsmässigt och etiskt sätt utför sina åtaganden Hävs avtalet på grund av ovanstående är leverantören ersättningsskyldig för den skada eller eventuella kostnadsökningar som avtalsbrottet förorsakar. Endera part äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Leverantören äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan: - om Haparanda kommun i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse Force Majeure Följande omständigheter skall anses utgöra befrielsegrunder, om de inträffar efter det att avtalet trätt i kraft, eller om omständigheter inträffat dessförinnan och om följderna härav inte kunde förutses före tiden för avtalets ingående, och avtalets fullgörande därigenom hindras:

10 HAPARANDA STAD Dnr 10 (11) arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna punkt. För att part skall ha rätt att göra gällande sådan befrielsegrund skall denne omedelbart efter att ha fått kännedom om sådan omständighet, som kan utgöra befrielsegrund, underrätta den andra parten härom Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal skall för att äga giltighet vara skriftligen godkända av båda parterna Förbehåll Avtalet gäller endast under förutsättning att Beställaren inte blir ålagd av domstol, i laga kraft vunnen dom, att vidta rättelse eller göra om upphandlingen Handlingarnas inbördes ordning Kontraktshandlingar kompletterar varandra. Om handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: skriftliga ändringar och tillägg till avtal med bilagor avtal inkl bilagor och hänvisningar förfrågningsunderlag med bilagor och kompletteringar anbud

11 HAPARANDA STAD Dnr 11 (11) 6. ANBUDSPRÖVNING OCH -UTVÄRDERING 6.1 Allmänt Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Prövningen av anbuden sker i tre steg: l. Först prövas att anbuden uppfyller de krav som ställs på leverantören. (avsnitt 3) 2. De anbud som uppfyller dessa krav genomgår därefter en prövning av att de ställda kraven på tjänsten är uppfyllda (avsnitt 4) och att avtalsvillkoren accepterats (avsnitt 5). 3. Kommunen kommer sedan att utvärdera de anbud som kvarstår. 6.2 Utvärdering Anbud med lägsta totalpris enligt prisbilaga, bilaga 1, kommer att antas. Priset viktas enligt nedanstående: A. Hushållssymaskiner Totalpris avseende fem (5) st maskiner kommer att utvärderas. Maskiner enligt varumärke i den vänstra kolumnen ska prissättas, alternativ till dessa återfinns i den högra kolumnen. Viktningen av dessa 5 st hushållsmaskiner utgör 30%. B. Reparation, Service/översyn Reparation; pris per timme samt service/översyn; där Pris/maskin 1-4 st utgör anbudssumman. Dessa två priser utgör 30% av viktningen. C. Reservdelar; summan av angivna reservdelar under Nettopris, dvs. anbudssumman i bägge kolumnerna utgör 40 %. Kommunen kommer att utvärdera anbuden enligt totalt lägsta pris principen. Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud, med hänsyn till uppställda utvärderingskriterier, kommer att antas.