Stadshuset, sammanträdesrum 3, kl 08:30-11:45

Transkript

1 SAMl'vfANT RÄDESPROTOKOLL 1(10) Hässleholms kommun Personalutskottet Plats och tid Beslutande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Stadshuset, sammanträdesrum 3, kl 08:30-11:45 Pär Palmgren (NI) ordförande Lars-Göran Wiberg (C) Lena Wallentheim (S) Personalchef Per-Olof Drottler Förhandlingssekreterare Lotta Carlsson Omsorgschef Annika Andersson 2 Personalspecialist Jörgen Hultman 2 Kulturchef Anders Rosengren 3 Socialchef Bodil Sundlöf 4 Arbetsmiljöcontroller Folke Lindgren 7 Utses att justera Lars-Göran Wiberg Justeringens plats, tid Justerade paragrafer Underskrift sekreterare Ordförande Justerare PH~~~~- ~~~

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(10) Hässleholms kommun Personalutskottet Anslag l Bevis Protokollet är justerat Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdag Hässleholms kommun, Personalutskottet Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret, personalavdelningen Underskrift Lotta Carlsson Datum då anslaget togs ned Signatur

3 SAMMANTRÄD ESPROTOKOLL 3(10) Hässleholms kommun Sammanträdesdatum Diarienummer D IARJENU:rvt:MER Personalutskottet 1 Val av justerare Beslut Personalutskottet beslutar att välja Lars-Göran Wiberg till justerare. Personalutskottet Justering Utdraget bestyrkes

4 ~~~~~ ~ Hässleholms kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer DIARIENUMMER 4(10) Personalutskottet 2 Överläggningar med omsorgsförvaltningen angående lönaöversyn 2014 Beskrivning av ärendet Vid dagens överläggning sker en dialog mellan personalutskottet och omsorgsförvaltningens företrädare Annika Andersson och Jörgen Hultman angående löneprocessen för löneöversyn Personalutskottet Justering Utdraget bestyrkes

5 l ~!!!~ Hässleholms kommun S.AlvrMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer DIARIENUMMER 5(10) Personalutskottet 3 Överläggningar med kulturförvaltningen angående lönaöversyn 2014 Beskrivning av ärendet Vid dagens överläggning sker en dialog mellan personalutskottet och kulturförvaltningens företrädare Anders Rosengren angående löneprocessen för löneöversyn Personalutskottet Justering Utdraget bestyrkes

6 l "'!!!"' Hässleholms kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer D IARJENU11MER 6(10) Personalutskottet 4 Överläggningar med socialförvaltningen angående lönaöversyn 2014 Beskrivning av ärendet Vid dagens överläggning sker en dialog mellan personalutskottet och socialförvaltningens företrädare Bodil Sundlöf angående löneprocessen för löneöversyn Personalutskottet Justering Utdraget bestyrkes

7 ~~~~~ ~ Hässleholms kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer DIAruENUMMER 7(10) Personalutskottet 5 Revisionens granskning av arvoden och pensioner till förtroendevalda Beslut Personalutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen att anta personalavdelningens skrivelse som svar på revisionens granskning av arvoden och pensioner till förtroendevalda. Beskrivning av ärendet Ernst &Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Hässleholms kommun granskat utbetalda arvoden till förtroendevalda under perioden januariaugusti Syftet med granskningen har varit att bedöma om det fmns ändamålsenliga och tillräckliga rutiner samt kontroller som säkerställer att en korrekt utbetald ersättning till förtroendevalda politiker sker i enlighet med av kommunfullmäktige fastställt reglemente. Bilaga: Skrivelse från personalavdelningen daterad Skrivelse och granskningsrapport från revisorerna daterad Personalutskottet Justering Utdraget bestyrkes

8 ~.!!.!!!l~ ~ Hässleholms kommun Datum (2) Handläggare Personalchef Per-Olof Drottler Kommunledningskontoret Personalavdelningen per-o/of. drott/er@hass/eholm. se Kommunstyrelsen Svar på revisionens granskning av arvoden och pensioner till förtroendevalda Förslag till beslut Att personalutskottet föreslår kommunstyrelsen anta personalavdelningens skrivelse som svar på revisionens granskning av arvoden och pensioner till förtroendevalda. Bakgrund Ernst & Y o ung har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Hässleholms kommun granskat utbetalda arvoden till förtroendevalda under perioden januariaugusti Syftet med granskningen har varit att bedöma om det finns ändamålsenliga och tillräckliga rutiner samt kontroller som säkerställer att en korrekt utbetald ersättning till förtroendevalda politiker sker i enlighet med av kommunfullmäktige fastställt reglemente. Revisionen har bland annat gjort följande iakttagelser: Man bedömer att arvodesreglementet tillräckligt tydligt anger hur arvoden till förtroendevalda skall beräknas. Vid eventuella tvister anges att kommunstyrelsens personalutskott gör tolkning. Samtliga under perioden utbetalda månadsarvoden har skett i enlighet med reglementet. Man har stickprovsvis granskat att utbetalningar av sammanträdesarvoden och timarvoden liksom ersättning för förlorad arbetsinkomst har skett med aktuella belopp och utifrån godkända underlag och i enlighet med anvisningarna i reglementet. Utöver att vissa intyg för förlorad arbetsinkomst är äldre än ett år finns inga anmärkningar på ersättningarna eller hanteringen. Generellt är det revisionens bedömning att arvoden till förtroendevalda utgått i enlighet med av kommunfullmäktige fastställt reglemente. Kommunledningskontoret l Personalavdelningen Postadress: stadshuset, Hässleholm Besöksadress: s tadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: \\Unikom.se\HEMKATALOGER\personai_02\perodro\Svar på revisionens granskning av arvoden och pensioner till förtroendevalda

9 2(2) Revisionen rekommenderar att en genomgång sker av godkännandefunktionen mellan nämndsekreterare och vem som skall attestera och behovet av att reglera i attestreglementet och eventuellt i delegationsordningen. Man tror även att en skriftlig instruktion om hur kontroll och godkännande skall ske skulle skapa en enhetlig hantering och styrka den interna konrollen. Revisionen menar att personalutskottet bör överväga att införa rutiner för att säkerställa att intyg för förlorad arbetsinkomst inte får vara äldre än ett år vid utbetalningstillfället Personalavdelningen konstaterar följande: Att den genomlysning som genomförts av revisionen har på ett bra sätt visat att kommunens rutiner följer det av kommunfullmäktige fastställda reglemente. Revisionen pekar på några förbättringsområden där en översyn bör göras. E n översyn av godkännandefunktionen kommer att göras med reglering i attestreglementet och eventuellt även i delegationsordningen. För att skapa en enhetlig hantering kommer behovet av en skriftlig instruktion för nämndsekreterare och attestant även att ses över. Personalutskottet kommer även att se över rutinen för säkerställande av att intyg om förlorad arbetsinkomst inte är äldre än ett år vid utbetalningstillfållet. KommU;.n1e gskontoret Per-~ Drotder - Persona/chef Kommunledningskontoret/ Personalavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: stadshuset, Nytorgel 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: \\Unikom.se\HEMKATALOGER\personai_02\perodro\Svar på revisionens granskning av arvoden och pensioner till förtroendevalda

10 m HÄ SSLEHOLMS ~ KOMMUN REVISORERNA Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av arvoden och pensioner till de förtroendevalda EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Hässleholms kommun granskat utbetalda arvoden till förtroendevalda under januari- augusti Syftet med granskningen har varit att bedöma om det finns ändamålsenliga och tillräckliga rutiner samt kontroller som säkerställer att en korrekt utbetald ersättning till förtroendevalda politiker sker i enlighet med av kommunfullmäktige fastställt reglemente. Vi har bl. a. gjort följande iakttagelser: Vi bedömer att arvodesreglementet från tillräckligt tydligt anger hur arvoden till förtroendevalda skall beräknas. Vid eventuella tvister anges att kommunstyrelsens personalutskott gör tolkning. Samtliga under perioden utbetalda månadsarvoden har skett i enlighet med aktuellt reglemente. Vi har stickprovsvis granskat att utbetalningar av sammanträdesarvoden och timarvoden liksom ersättning för förlorad arbetsinkomst har skett med aktuella belopp och utifrån godkända tmderlag och i enlighet med anvisningarna i reglementet. Utöver att vissa intyg för förlorad arbetsinkomst är äldre än ett år har vi inga anmärkningar på ersättningarna eller hanteringen. Generellt är det vår bedömning att arvoden till de förtroendevalda utgått i enlighet med av fullmäktige godkänt reglemente. Vi rekommenderar att en genomgång sker av om godkännandefunktionen mellan nämndssekreterare och vem som skall attestera behöver regleras i attestreglementet och eventuellt i delegationsordningen. Vi tror även att en skriftlig instruktion av hur kontroll och godkännande skall gå till skapar en enhetlig hantering och styrker den interna kontrollen. Vi anser att personalutskottet bör överväga att införa rutiner för att säkerställa att intyg för förlorad arbetsinkomst aldrig får vara äldre än ett år vid utbetalningstillfället Revisorerna önskar skriftliga svar på de iakttagelser som framförts senast För Hässleholms revisorer Grupp 1 Britta Arvidsson \lut--- Rolf ~rsson

11 Revisionsrapport Genomförd på uppdrag av revisorerna November 2013 Hässleholms kommun Granskning av arvoden och pensioner till de förtroendevalda l,. Building a better working world

12 . ' Butldin1J a bett~,. I'IOf"kinq world Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Revisionsfrågor Revisionskriterier Metod Regelverk Kommunallagen Arvodesreglementet Sammanställning över de viktigaste ersättningsgrunderna i reglementet Ersättning för styrelsearbete i kommunala bolag Arvoden och ersättningar Månadsarvoden för förtroendevald som fullgör sitt uppdrag på heltid eller betydande del av heltid Månadsarvoden övriga Sammanträdesarvode och förrättningsarvode Ersättning för förlorad arbetsinkomst Ersättning för förlorad pensionsförmån Ersättning för förlorad semesterförmån Ersättning för resekostnader Ersättning för vissa andra kostnader... 1 O 4.9. Pensionsförmåner O 5. Granskningsnoteringar Månadsarvoden Ersättningar vid sammanträden och förrättningar Förlorad arbetsinkomst övriga noteringar Bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågorna Identifierade förbättringsområden/rekommendationer Bilagor: Bilaga 1 Källförteckning 1

13 Bulldinq a better workinq world 1. Sammanfattning EY (tidigare Ernst & Young) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Hässleholms kommun granskat utbetalda arvoden till förtroendevalda under januari - augusti Syftet med granskningen har varit att bedöma om det finns ändamålsenliga och tillräckliga rutiner samt kontroller som säkerställer att en korrekt utbetald ersättning till förtroendevalda politiker sker i enlighet med av kommunfullmäktige fastställt reglemente. Vi bedömer att arvodesreglementet från tillräckligt tydligt anger hur arvoden till förtroendevalda skall beräknas. Vid eventuella tvister anges att kommunstyrelsens personalutskott gör tolkning. Samtliga under perioden utbetalda månadsarvoden har skett i enlighet med aktuellt reglemente. Vi har stickprovsvis granskat att utbetalningar av sammanträdesarvoden och timarvoden liksom ersättning för förlorad arbetsinkomst har skett med aktuella belopp och utifrån godkända underlag och i enlighet med anvisningarna i reglementet. Utöver att vissa intyg för förlorad arbetsinkomst är äldre än ett år har vi inga anmärkningar på ersättningarna eller hanteringen. Generellt är det vår bedömning att arvoden till de förtroendevalda utgått i enlighet med av fullmäktige godkänt reglemente. Vi rekommenderar att en genomgång sker av om godkännandefunktionen mellan nämndssekreterare och vem som skall attestera behöver regleras i attestreglementet och eventuellt i delegationsordningen. Vi tror även att en skriftlig instruktion av hur kontroll och godkännande skall gå till skapar en enhetlig hantering och styrker den interna kontrollen. Vi anser att personalutskottet bör överväga att införa rutiner för att säkerställa att intyg för förlorad arbetsinkomst aldrig får vara äldre än ett år vid utbetalningstillfället 2

14 6uildinq a better work in q world 2. Inledning 2.1. Bakgrund l kommunrevisionens uppdrag ingår bl. a. att granska om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig. Utbetalningar av arvoden och ersättningar till förtroendevalda politiker är en känslig del av kommunens verksamhet. Felaktiga utbetalningar kan innebära förtroendeskada. Revisorerna har utifrån sin väsentlighets- och riskbedömning beslutat att granska kommunens hantering av arvodesersättning till de förtroendevalda politikerna Syfte och avgränsning Syftet med granskningen har varit att bedöma om det finns ändamålsenliga och tillräckliga rutiner samt kontroller som säkerställer en korrekt utbetald ersättning till förtroendevalda politiker. Granskningen omfattar arvoden till förtroendevalda utbetalda från Hässleholms kommun, men berör även styrelsearvoden från kommunala bolag. Granskningen omfattar arvoden utbetalda under januari- augusti Revisionsfrågor Utifrån syftet med granskningen besvaras bl. a. följande revisionsfrågor: 1. Finns det tydliga riktlinjer/ett tydligt reglemente som anger hur arvodet till förtroendevalda politiker ska beräknas? 2. Finns det tillräckliga rutiner och kontroller som säkerställer att rätt ersättning betalas ut till förtroendevalda politiker? 3. Hur fastställs och kontrolleras belopp för förlorad arbetsinkomst? 4. Vad innebär attest av underlag för ersättning? Vilka krav ställs på attestanten? 5. Hur hanteras arvoden från de kommunala bolagen i förhållande till arvoden från kommunen t ex för kommunalråden? Dvs anses uppdraget som styrelseledamot i bolag ligga utanför eller ingå i det beviljade årsarvodet? 6. Finns det ytterligare ersättningar utöver vad som medges i reglementet t ex semestersättning, vilket inte anses kunna utgå till andra än anställda? 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. l denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: ~ Kommunallagen (SFS 1991 :900) 4 kap ~ Av kommunfullmäktige antagna arvodesreglemente och pensionsreglemente 3

15 Building a better working world 2.5. Metod Granskningen har baserats på intervjuer med tjänstemän på personalavdelningen. Utdrag ur kommunens lönesystem har erhållits i fil för samtliga förtroendevalda politiker avseende utbetalningar under januari- augusti 2013 och omfattar samtliga lönearter som använts under denna period. Ett urval av utbetalningar har granskats mot aktuellt regelverk, fastställda blanketter för sammanträden och förrättningar, underlag till utbetalning av arvodesersättning m.m. Blanketter har samlats in från de olika nämnderna från i första hand april och maj Kontroll av arvoden har skett mot erhållna fil. Vi har också följt hur inrapportering i förtroendemannarutinen i lönesystemet går till. Filer har också erhållits från bolagen. Personalchefen, lönechefen och ansvarig löne- och pensionshandläggare samt kanslichefen har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 4

16 Bu ~ldinq a better workir1q world 3. Regelverk 3.1. Kommunallagen De grundläggande reglerna kring ersättning till förtroendevalda politiker finns i Kommunallagen. Enligt 4 kap 12 har förtroendevalda rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. Detta gäller dock inte förtroendevalda som fullgör uppdragen på heltid eller en betydande del av heltid (ansetts gälla minst 40% av heltid). Det är kommunfullmäktige som beslutar om vilka grunder som gäller för att ersättning skall utgå. Kommentar: l Hässleholm gäller enligt reglementet att förtroendevalda som uppbär månadsarvode med 25 procent eller mer av grundbeloppet skall anses fullgöra sitt uppdrag på minst 40% av heltid. Fullmäktige får besluta att förtroendevalda i skälig omfattning skall få ersättning för resekostnader och andra utgifter som föranleds av uppdraget, arvode för det arbete som är förenat med uppdraget, pension samt andra ekonomiska förmåner. Om fullmäktige beslutar att arvode skall betalas så skall det bestämmas till lika belopp för lika uppdrag. Även detta gäller inte för politiker som fullgör sitt uppdrag på heltid eller betydande del av heltid Arvodesreglementet Nuvarande arvodesreglemente "Bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda" är ursprungligen antaget av fullmäktige och ändrat senast i kommunstyrelsens arbetsutskott Grundbeloppet har fastställts i reglementet för 2002 till kr och uppräknas årligen av kommunstyrelsens arbetsutskott. För 2013 är grundbeloppet kr. Uppräkningen baseras på den genomsnittliga löneutvecklingen i kommunen. För 2013 fastställdes inte uppräkningen förrän i mars 2013 pga utdragen lönerörelse, varför retroaktiva arvoden betalts i efterhand. l reglementet anges fasta månadsarvoden till ordförande, 1 :e och 2:e vice ordförande i fullmäktige, kommunstyrelse och övriga nämnder och styrelser för de kommunala bolagen som en procentsats av grundbeloppet. För ordföranden i kommunstyrelsen anges arvodet till 100% varför övriga arvoden därmed kommer att utgöra en angiven procentsats av detta arvode. Där både 1 :e och 2:e vice ordförande finns (ej i bolagen) är dessa arvoden lika Sammanställning över de viktigaste ersättningsgrunderna i reglementet Enligt nuvarande arvodesreglemente "Bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda" utgörs de viktigaste ersättningsgrunderna följande: 5

17 Building a better worki11g world Tabell 1: Sammanställning över de viktigaste rättigheterna till arvoden och ersättningar enligt arvodesreglementet (förenklat): Förtroendevalda Förtroendevalda Förtroendevalda Ovriga förtroenmed månadsar- med månadsar- med begränsat d evaida vode- vode- månadsarvode - Kommunalråd och Fullgör uppdrag Fullgör uppdrag oppositionsråd. på betydande del på mindre än 25% Fullgör uppdrag av heltid, minst på heltid 25% Omfattar ordf, 1 :e o 2:e v ordf Byggnads- Ordf, 1 :e och 2:e övriga ledamöter ordf Kommunsty- nämnden, ordf, vice ordf i övr och ersättare och re Isen 1:e o 2:e v ordf i fasta nämnder insynsplatser (3 pers) Barn- och utbild- och Fullmäktige, samt ordf och v ningsnämnden, ordf + v ordf Bo- ordf i utskott och Socialnämnden lagen tillf nämnder (valoch Omsorgs- nämnd, krislednämnden + över- ningsnämnd, valförmyndare beredning mm) (11 pers)_ Regler Reglementet Reglementet Reglementet Reglementet utom utom Fast arvode, 5 (pro- Månadsarvode Månadsarvode Månadsarvode Nej cent av grundbelopp) tabell (90-100%) tabell (25-45%) tabell (<25%) Sammantradesarvode, Nej Ua med KF Nej i eget organ, Nej i eget organ, Ja 6 enl 2a och i bolag) Ua med annat Ua med annat 1 :a tim motsv 5 tim 935 organ eller KF) organ eller KF) kr, sedan 187 kr/påb tim Förrättningsarvode enl Nej Nej, enbart om Nej, enbart om Ja (187 kr per 2 övr, 6, 8 Olika Kurs, konf >1 d Kurs, konf >1 d berättigad tim), regler för beräkning av ibland dubbelt berättigande timmar första tim etc Särskilda regler vid Ja Ja Nej Nej sjukdom mm Ersättning för förlorad Nej Nej Ja Ja arbetsinkomst, inkl semester 13 Ersättning för förlorad Nej Nej Ja, {4,5% på ut- Ja, (4,5% på utpensionsförmån, 14 betald förlorad betald förlorad arbetsinkomst, till arbetsinkomst, till KPA) KPA) Pensionsförmåner av- Enligt det kom- Enligt det kom- Nej Nej seende arvodet, 1 O munala pensions- munala pensionsreglementet, PBF reglementet, PBF Ersättning för resekost- Ja, enligt rese- Ja, enligt rese- Ja, enligt rese- Ja, enligt resenader, 11 bestämmelserna bestämmelserna bestämmelserna bestämmelserna för kommunens för kommunens för kommunens för kommunens arbetstagare arbetstagare arbetstagare arbetstagare 6

18 Building a better working world Tabell 2: Sammanställning över av fullmäktige beslutade månadsarvoden för 2013 enligt reglementet: Månadsarvoden 2013 Grundbelopp 2013 (GB) Ordf 1:e v 2:e v Ordf 1 :e v ordf 2:e v ordf ordf ordf %av % av %av Kr Kr Kr GB GB GB Kommunfullmäktige 15% 7% 7% Kommunstyrelse 100% 90% 90% Kommunrevision 13% 10% 10% Byggnadsnämnd 25% 15% 15% Fritidsnämnd 15% 10% 10% Miljönämnd 15% 10% 10% Kulturnämnd 15% 10% 10% Barn- och omsorgsnämnd 45% 27% 27% Socialnämnd 40% 30% 30% Omsorgsnämnd 40% 25% 25% Ö-..erförmyndare 40% Övriga revisorer 7,0% styrelse j helägda bolag (!;ist) 15% 7% Lekm.rev;sorer i bolag,(års...;s) 5,6% Uppdrag som anses utförda på heltid eller betydande del av heltid markeras med fetstil (minst 25 %). Ingen förtroendevald har flera uppdrag som tillsammans gör att man överstiger 25%. För Socialnämnden ingår 10 procentenheter som kompensation för s. k. social jour Den årliga uppräkningen av grundbeloppet fastställs av kommunstyrelsens personal utskott. Tabell 3: sammanställning utbetalda arvoden och ersättningar jan-aug 2013 enligt erhållen fil: Arvodestyp Månadsar\()de Sammanträdesar.,()de 2a Ar.,()de övr förrättningar Övriga ar.,()den Ers förlorad arbetsinkomst Km-ersättning Övriga reskostnadsersättningar mm Summa Belopp Ersättning för styrelsearbete i kommunala bolag Reglementet reglerar även arvoden för styrelseledamöter och lekmannarevisorer i de kommunala bolagen. Det anges att ordförande och vice ordförande i kommunstyrelsen även är berättigade ti ll månads- och sammanträdesarvode för styrelseuppdrag i kommunalt bolag. De helägda bolagen tillämpar därmed kommunens regler. 7

19 Bufldinq a better workinq world 4. Arvoden och ersättningar 4.1. Månadsarvoden för förtroendevald som fullgör sitt uppdrag på heltid eller betydande del av heltid Ordföranden och vice ordförandena i kommunstyrelsen (kommunalråd och oppositionsråd) anses fullgöra sina uppdrag på heltid och har månadsarvode med 100% respektive 90% av grundbeloppet. De är inte berättigade till arvode utöver månadsarvodet, förutom arvode för sammanträde med fullmäktige samt månadsarvode respektive sammanträdes arvode för styrelseuppdrag i kommunalt bolag. Kommentar: l det förslag till reglemente som SKL tog fram 1991 görs en uppdelning i regelverket mellan förtroendevalda som utför sitt uppdrag på heltid eller betydande del av heltid (minst 40%) och övriga förtroendevalda ("fritidspolitiker''). Arvodena till den första kategorin benämns där årsarvode medan årsarvodena till övriga benämns begränsade årsarvoden. l Hässleholms reglemente fastställs att förtroendevald som uppbär månadsarvode med 25 procent eller mer av grundbeloppet skall anses fullgöra sitt uppdrag på minst 40% av heltid. Enligt tabell 2 avser detta sammanlagt 14 befattningar och konsekvenserna i regelverket framgår av kolumn 1 och 2 i tabell 1. Detta gäller t ex pensionsförmåner. Arvodena anges som månadsarvoden i stället för årsarvoden Månadsarvoden övriga övriga ni~jtät.l~arvoden utbetalas som manadsarvode till de ordföranden samt 1 :e och 2:e vice ordförandena som fullgör sitt uppdrag på mindre än 25% av heltid (erhåller <25% av grundbeloppet). Här anges även övriga revisorer, och ordförande och vice ordförande i bolagens styrelser, samt lekmannarevisorer i bolagen Sammanträdesarvode och förrättningsarvode Ersättningsberättigade sammanträden och förrättningar finns angivna i reglementets 2. Vem som har rätt till ersättning framgår av 6. Hur ersättningen skall beräknas framgår av 8. Förtroendevalda som inte har månadsarvode har rätt till arvode för förrättning. Timersättningen är 187 kr per timme {0,3 procent av grundbeloppet för 2013). Sammanträdesarvode enligt 2a utgår för första timmen motsvarande 5 timmar (935 kr) och för varje därefter påbörjad timme utgår ersättning för hel timme (187 kr). Häri ingår ersättning för inläsning, förberedelse och restid mm. Arvode utbetalas för högst 8 timmar per dygn (max kr). För justering av protokoll utgår arvode för 2 timmar. Specificerade regler finns för övriga typer av förrättningar. För förtroendevalda med månadsarvoden utgår inte arvode för sammanträde eller förrättning som avser den nämnd för vilken månadsarvodet utgår (med undantag för vissa kurser och konferenser som omfattar mer än en dag). Dock utgår sammanträdesarvode vid sammanträde med fullmäktige eller om befattning innehas i kommunalt bolags styrelse. Uppräkningen här är inte heltäckande men beskriver de viktigaste förekomsterna. 8

20 1. J. Buildinq <l better workinq world 4.4. Ersättning för förlorad arbetsinkomst Förtroendevald, som kan visa att arbetsinkomst förlorats, har enligt 13 rätt till ersättning för faktiskt förlorad arbetsinkomst. Detta gäller inte förtroendevald som fullgör sitt uppdrag på heltid eller betydande del av heltid (>25%). Ersättningen beräknas per timme. Ersättningen utgår maximalt för det antal timmar som förrättningen varat med tillägg av två timmar, varvid påbörjad timme räknas som hel timme. Ersättningen innefattar även ersättning för förlorad semesterförmån. Enligt 15 omfattar rätten till ersättning även nödvändig ledighet för förtroendevalda med speciella arbetstider eller särskilda arbetsförhållanden i övrigt när det inte kan anses skäligt att de förtroendevalda fullgör sina ordinarie arbetsuppgifter i direkt anslutning till förrättningen. Detta kan t ex avse fall där vikarie kallats in och ledighet måste tas för full dag även om sammanträdet endast omfattat del av dagen. För anställd grundas ersättningen på intyg från arbetsgivaren om den anställdes inkomst. Detta skall ske genom att den förtroendevalde årligen till kommunens kommunledningskontor inlämnar ett av arbetsgivaren styrkt intyg om arbetsinkomstens storlek beräknad per timme in kl semesterersättning. Kommunen har tagit fram en standardformulering på intyg men även av arbetsgivaren upprättade intyg kan användas om rätt uppgifter finns angivna. För förtroendevald som inte har något anställningsförhållande skall ersättningen grundas på en schablonberäknad timersättning om 90:90 kronor/timme. För ersättning över schablonnivån krävs att den förtroendevalde styrker förlusten Ersättning för förlorad pensionsförmån Förtroendevalda har rätt till ersättning för förlorad pensionsförmån om sådan kan styrkas. För att ersättning skall utgå krävs att fullgörandet av det kommunala förtroendeuppdraget medfört minskade tjänstepensionsavgifter. Notering: l praktiken innebär det stora problem att visa att pensionsförmån förlorats på grund av uppdraget. Enligt praxis anses att om den förtroendevalde har rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst har man också rätt till ersättning för förlorad pensionsförmån på motsvarande inkomst. Ett belopp motsvarande 4,5 % av den sammanlagda ersättningen för förlorad arbetsinkomst som under året utbetalts från kommunen, betalas in som pensionspremie till KPA. Detta gäller oavsett om den förlorade inkomsten avser anställd eller näringsidkare. Detta är ett normalt förfaringssätt i frågan Ersättning för förlorad semesterförmån Förtroendevalda har rätt till ersättning för förlorad semesterförmån om sådan kan styrkas. Notering: Ersättning härför anses ske genom att semester inräknas i timersättningen för förlorad arbetsinkomst. Någon annan utbetalning härför sker inte och har inte heller yrkats Ersättning för resekostnader Ersättning för resekostnader föranlett av förtroendeuppdraget ersätts enligt de grunder som fastställs för kommunens arbetstagare i det kommunala reseavtalet För förrättning inom 9

21 Building a better workin q world kommunen utgår ersättning dock endast om avståndet mellan den förtroendevaldes bostad och sammanträdesstället överstiger tre kilometer. För ordförande och vice ordförandena i kommunstyrelsen skall stadshuset i Hässleholm anses utgöra tjänsteställe Ersättning för vissa andra kostnader Rätt till ersättning föreligger enligt 12 för vissa kostnader i speciella situationer, såsom merkostnader för barntillsyn, eller ersättning till funktionshindrad förtroendevald för vissa merkostnader. Någon ersättning härför har enligt uppgift sällan eller aldrig yrkats Pensionsförmåner Förtroendevalda som fullgör sitt uppdrag på heltid eller betydande del av heltid (här månadsarvode minst 25 % av grundbeloppet) omfattas av pensionsavtalet PBF ("Bestämmelser om pension och avgångsersättning för förtroendevalda") från Tidigare PR F-KL kan i viss mån gälla för kommunalråd etc som innehaft uppdrag före 2003 men återges inte här. Pensionsförmåner enligt PBF är egenpension (ålderspension, sjukpension och visstidspension), efterlevandepension och livränta. För hel pension krävs att den pensionsgrundande tiden är minst 12 år. De viktigaste förändringarna med införandet av PBF var: lika villkor för heltids- och deltidssysselsatta fyllda 50 år för rätt till visstidspension nya bestämmelser om avgångsvederlag om ej fyllda 50 år Alderspension enligt PBF beräknas som en bruttopension beroende av hur många år uppdraget pågått samt årsarvoden under vissa år. Samordning sker enligt bestämmelserna med socialförsäkringsförmåner. Detta innebär att den framräknade bruttopensionen minskas med den allmänna pensionen (folkpension och ATP). Kvar blir en kompletteringspension som KPA betalar ut för kommunens räkning. l och med att kommunen anmält till KPA att dessa förtroendemän omfattas av PBF l PRF-KL samordnas pensionen via KPA enligt det regelverk som gäller. 10

22 Building a biltter wofkinq world 5. Granskningsnoteringar 5.1. Månadsarvoden Månadsarvoden registreras i lönesystemet Personec P och utbetalas månadsvis automatiskt. Förtroendevalda är upplagda med särskild kod och med särskilda lönearter. För granskningen har vi erhållit en fil med samtliga utbetalda ersättningar till de förtroendevalda under januari- augusti 2013 i Hässleholms kommun. Filen innehåller samtliga aktuella lönearter. Utifrån reglementet som varit gällande under 2013 har vi granskat att utbetalningar av månadsarvoden skett korrekt i förhållande till en uppställning över vad som beviljats utifrån reglementet till respektive funktionär i berättigade organ. Notering: Granskningen visar att samtliga utbetalningar av fasta månadsarvoden under perioden januari- augusti 2013 till förtroendevalda med månadsarvode har skett i överensstämmelse med gällande reglemente. Några andra typer av arvoden (t ex semesterersättning eller liknande) utanför reglementet har inte förekommit. Uppföljning har skett mot protokollsbeslut i de fall uppdrag förändrats under perioden Ersättningar vid sammanträden och förrättningar l samband med sammanträden ifylls blanketten "Sammanträde/Förrättning". Blanketten, som handhas av nämndssekretera ren, utgörs av en mall med förinlagda uppgifter om ledamöternas namn, personnummer, uppdrag och avstånd för km-ersättning. sekreteraren anger datum och tid för sammanträdets start och slut samt närvaro och om någon ledamot har avvikande närvarotid. På blanketten finns även en hänvisning till vilken paragraf i reglementet som ersättningen avser. sekreteraren ansvarar för att personuppgifterna är uppdaterade i mallen och signerar på blanketten att uppgifterna från sammanträdet är korrekta och därmed ersättningsgrundande enligt reglementet. Efter attest (beslutsattest) av kontoansvarig t ex förvaltnings-/avdelningschef, registrerar nämndssekreteraren (för kommunledningskontoret assistent till nämndssekreteraren för att uppnå hantering av två personer) in uppgifterna i en särskild modul i löneprogrammet, kallad "Förtroendemannarutinen". För sammanträdesarvode enligt 2a registreras mellan vilka klockslag sammanträdet varat, varvid programmet själv räknar ut antal berättigade timmar med förinlagd timersättning. Avvikande närvaro registreras. Systemet håller koll på att ersättning totalt utbetalas för max 8 timmar per dag genom att i så fall göra ett maskinellt avdrag med särskild löneart. För övriga förrättningsformer registrerar nämndssekreteraren manuellt i förtroendemannarutinen antal berättigade timmar och aktuell timersättning utifrån en lathund som personalavdelningen upprättar årsvis. Registrerade transaktioner tillsammans med fasta ersättningar per månad blir sedan utbetalda genom löneprogrammet Personec P månadsvis utifrån de rutiner som gäller för kommunens lönehantering. l förtroendemannarutinen finns inlagt vilka förtroendevalda som ingår i vilket organ. När nämndssekreteraren anger vilken nämnd som avses kommer det upp en lista över aktuella namn som kan klickas på för att välja aktuell person som skall registreras för ett visst arvode. Detta underlättar för att rätt arvode skall ges till rätt person. Blanketten Sammanträde/förrättning ses normalt aldrig av någon av de förtroendevalda utan hanteras helt av tjänstemän. Blanketten utgör grund för sammanträdes-/förrättningsarvode och km-ersättning. 11

23 Building a better workinq world För reseräkningar och utlägg mm används blanketten "Körrappo'rt" som ifylls av respektive förtroendevald och lämnas efter egen underskrift till nämndssekreteraren för kontroll och attest enligt ovan och därefter registrering i förtroendemannarutinen som sedan via lönerutinen leder till utbetalning Förlorad arbetsinkomst På samma sätt hanteras blanketten "Begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst" med angivande av förrättningens art, datum och yrkade antal timmar förlorad arbetsinkomst. Ersättning utgår i normalfallet med maximalt det antal timmar förrättningen varat, med ett tillägg av två timmar. Enligt 15 kan dock ersättning utökas vid nödvändig ledighet för förtroendevalda med speciella arbetstider eller särskilda arbetsförhållande i övrigt när det inte kan anses skäligt att de förtroendevalda fullgör sina ordinarie arbetsuppgifter i direkt anslutning till förrättningen, t ex då vikarie fått sättas in för hel dag. Nämndssekreteraren bestyrker på blanketten antalet yrkade sammanträdestimmar och registrerar dessa i förtroendemannarutinen med antal och löneart. Uppgift om ersättning per timme läggs in på personalavdelningen i löneprogrammet som en fast uppgift om timersättning utifrån inlämnade intyg. Intygen finns samlade på personalavdelningen hos lönehandläggaren. Den förtroendevalde som begär ersättning intygar utifrån angiven text på blanketten "Härmed intygas att jag har förlorat arbetsinkomst med det antal timmar som angetts ovan samt att övriga uppgifter är fullständiga och korrekta". Därmed tydliggörs vid varje tillfälle att ansvaret för att styrka förlusten med korrekta uppgifter ligger helt på den förtroendevalde. Granskning har skett stickprovsvis att sammanträdesarvoden och förrättningsarvoden samt ersättning för förlorad arbetsförtjänst betalts ut till belopp i enlighet med reglementet och baserat på attesterade underlag från sammanträde eller förrättning. Utifrån erhållen fil har vi selekterat ut de 1 O personer som under perioden januari - augusti erhållit högst ersättning för förlorad arbetsinkomst. För dessa har ersättningen legat på mellan 1 O tkr och 90 tkr. Vi har granskat att underlag finns för dessa plus för ytterligare 4 personer i form av intyg eller beslut från personalutskottet som motiverar timersättningen. l fyra fall har intyget varit mer än ett år gammalt. Två personer saknar anställningsförhållande och får ersättning utifrån schablonbeloppet för egenföretagare 90:90 kr/tim. l ett fall har utbetalning under perioden skett utifrån tidigare uppgifter med 270 kr/tim, men i en skrivelse av kanslichefen i september 2013 konstateras att mottagaren anses bedriva egen verksamhet och, trots påstötningar, inte styrkt inkomst därifrån, varför ersättning därefter utgår enbart efter schablonbeloppet 90:90 kr/timme. l övriga åtta fall finns aktuella intyg från arbetsgivare Övriga noteringar Nämndssekreterarna samlar blanketterna och andra underlag för ersättningarna hos sig efter inregistrering i förtroendemannarutinen i löneprogrammet. De finns således inte samlade t ex på personalavdelningen efter inregistrering. Vid granskning av underlag måste detta således ske hos varje nämndssekreterare eller att dessa scannar och skickar in kopia på begärda uppgifter. Detta kan vara en styrka t ex när nämndssekreteraren måste ta ställning till om en yrkad ersättning för en förrättning redan ersatts tidigare. 12

24 ,. EhJtldinq a br.tter workinq world 6. Bedömning 6.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Finns det tydliga riktlinjerlett tydligt reglemente som anger hur arvodet till förtroendevalda politiker ska beräknas? Vår bedömning är att reglementet är tillräckligt tydligt formulerat. Reglementet har en gång upprättats utifrån det förslag ("underlag för bedömning") som tagits fram av SKL 1991 (cirkulär 1991:144). Den övergripande strukturen är snarlik medan vissa uppgifter har lagts till och andra har tagits bort eller modifierats efter hand. När det gäller skrivningen om förlorad arbetsinkomst tycker vi att det är viktigt att det poängteras att ansvaret för att aktuella och korrekta uppgifter finns som styrker den förtroendevaldes förlorade inkomst ligger på den förtroendevalde och inte på kommunens personalavdelning eller nämndssekreteraren. Enligt uppgift har schablonbeloppet för egenföretagares förlorade arbetsinkomst 90:90 kr/tim inte räknats upp sedan reglementet infördes. Jämfört med vad vi sett i andra kommuner anser vi att detta schablonbelopp är lågt. Se nedan. Att alla månadsarvoden, liksom timarvodet, relaterats i procent till ett uppräknat grundbelopp ger en tydlighet och förenklad tillämpning vid fastställande av arvoden framöver. Det finns anvisning att tolkning av tillämpning skall göras av kommunstyrelsen (personalutskottet). Vi bedömer inte att reglementet innehåller några större tveksamheter om hur arvodena till de förtroendevalda skall beräknas. Enligt uppgift har personalutskottet endast haft ett fåtal fall som behöver tolkas, vilket måste bedömas som tillfredsställande för reglementet och hanteringen av arvodena Finns det tillräckliga rutiner och kontroller som säkerställer att rätt ersättning betalas ut till förtroendevalda politiker? Fasta månadsarvoden hanteras direkt i lönesystemet. Underlag till förändringar i form av beslut från fullmäktige eller nämnd etc samlas av handläggaren i en pärm. Någon kontroll av annan än handläggaren att korrekta månadsarvoden lagts in i systemet sker inte. Vid vår granskning hade samtliga förtroendevalda fått korrekta månadsarvoden för perioden januari - augusti. l några fall hade dock mindre rättningar skett av uppräkningar mellan 2011 och 2012 som missats under Dessa mindre fel hade inte upptäckts av respektive förtroendevald på erhållen lönespecifikation. Detta fungerar ofta som en kontrollfunktion. Rörliga ersättningar rapporteras via nämndssekreteraren som ansvarar för kontroll av rimligheten i inlämnade uppgifter om närvaro, yrkade timmar, att sammanträdet respektive förrättningen är ersättningsberättigad etc. Attest sker sedan av kontoansvarig (t ex förvaltningschefen eller ibland nämndssekreteraren) som gör en övergripande kontroll och ger klartecken för inrapportering i systemet, som sedan leder till utbetalning. En mängd kontroller och assistans på vägen i form av förinlagda uppgifter finns i förtroendemannarutinen till lönesystemet. Personalavdelningen lämnar varje år ut en lathund för beräkning av timmar och timarvode till nämndssekretera rna. Uppdatering i löneregistret av aktuellt timpris för ersättning för förlorad 13

25 Bu il d in g a b-etter workinq world arbetsinkomst utifrån inlämnade intyg hanteras av lönehandläggaren på personalavdelningen. Bortsett från att intygen inte alltid är tillräckligt aktuella har vår granskning inte visat annat än att kontrollen fungerar tillfredsställande. Generellt anser vi använda blanketter är väl utformade med hänvisning till motsvarande paragraf i reglementet och med tydliga instruktioner till dem som skall hantera blanketten. Hässleholms kommun använder ett system för registerhållning av uppgifter om de förtroendevaldas uppdrag mm som kallas 'Troman" Hur fastställs och kontrolleras belopp för förlorad arbetsinkomst? Enligt reglementets 13 har förtroendevald, som kan visa att arbetsinkomst förlorats, rätt till ersättning för faktiskt förlorad arbetsinkomst. Enligt 17 grundas för anställd ersättning för förlorad arbetsinkomst på intyg från arbetsgivaren om den anställdes inkomst. Detta skall ske genom att den förtroendevalde årligen inlämnar ett av arbetsgivaren styrkt intyg om arbetsinkomstens storlek beräknad per timme, inklusive semesterersättning. För förtroendevald som inte har något anställningsförhållande skall ersättningen grundas på en schablonberäknad timersättning om 90:90 kr/timme om inte den förtroendevalda kan styrka högre förlust. Vid vår granskning noterade vi i vårt urval inte någon egenföretagare som beviljats ersättning utöver schablonersättningen. Som jämförelse noterar vi en kommentar från en motsvarande granskning i en annan kommun: "För förtroendevald egenföretagare ersätts förlorad arbetsinkomst med ett schablonbelopp av 160 kr/tim för Beloppet kan härledas utifrån timarvodet för sammanträde 145 kr uppräknat med semesterersättning. Den som anser sig berättigad till högre ersättning får motivera detta för arbetsgivarutskottet, varefter särskilt beslut fattas. Underlaget kan bestå av intyg från revisor eller motsvarande eller kopia på deklaration. Därefter hanteras detta på samma sätt som intyget för arbetstagare." Ett förslag att överväga skulle kunna vara att koppla schablonbeloppet till timarvodet ( 187 kr) eller viss procent härav. Vid vår granskning var genomsnittlig timersättning, för de i vårt urval som hade anställning, 191 kr/tim. Vid faktakontrollen av vår rapport framkom att nivån vid olika tillfällen diskuterats men att kommunen följer Regions Skånes bestämmelser. Där anges grunden för schablonersättning till motsvarande en månadslön på kr, vilket delat med 165 timmar blir 90,90 kr/tim. Kommunen har tagit fram mall på intyg som kan användas för anställda, men det förekommer också att arbetsgivare upprättar egna intyg med motsvarande uppgifter i. Någon kontroll från kommunen på att inkomna intyg alltid är max ett år gamla vid utbetalning sker inte. Det anses ligga på den förtroendevalda att själv ansvara för att inlämnade uppgifter är aktuella vid anspråk på ersättning. Någon maximering av ersättning finns inte angivet i reglementet, varken per timme eller totalt per dag. Vi skulle rekommendera att t ex lönechefen eller personalchefen någon gång om året gör en genomgång av befintliga intyg och sätter ett signum på dessa för att inte lägga hela ansvaret för kontroll att underlagen bedöms aktuella och korrekta på lönehandläggaren. Därmed ingår även detta underlag i det totala attestförfarandet Eftersom intyget kan avse ersättningar för flera politiska enheter är det korrekt att detta hanteras på central nivå. Vi rekommenderar 14

26 Building a better working world även att personalavdelningen stickprovsvis gör någon kontroll av aktuell inkomst och arbetssituation direkt mot arbetsgivare. Någon kontroll av verkligt löneavdrag från arbetsgivaren i samband med utbetalningstillfället görs inte. Detta skulle kräva en relativt omfattande administrativ insats vid varje utbetalningstillfälle och frågan är om den absoluta rättvisan är värd denna extra kontroll. Kommunen har hittills bedömt att man uppfyller kraven på en rimlig nivå genom att årsinkomsten verifieras och att graden av korrekthet i tillämpningen får ligga på den förtroendevaldes eget politiska ansvar. Andra kommuner vi känner till gör på motsvarande sätt och det ligger i linje med i SKLs förslag till reglemente Vad innebär attest av underlag för ersättning? Vilka krav ställs på attestanten? l Hässleholm får man anse att godkännandefunktionen är uppdelad på nämndssekreteraren eller motsvarande som har den huvudsakliga kontrollen samt den formella attestfunktionen som bedöms ligga hos kontoansvarig enligt attestreglementet, t ex förvaltningschef. Kommunalrådens ersättningar attesteras av kanslichefen. Viss kontroll sker också på personalavdelningen, t ex belopp för förlorad arbetsinkomst. Vi bedömer att nämndssekreteraren eller motsvarande ansvarar för kontrollen över att sammanträdet eller förrättningen är ersättningsgrundande enligt reglementet, att personen varit närvarande och att yrkade uppgifter i övrigt är korrekta/rimliga och att därmed blanketterna är korrekt ifyllda. Vad gäller yrkad ersättning för förlorad arbetsinkomst gäller nämndssekreterarens intygande att personen varit närvarande och hur länge. Efter attest sköter nämndssekreteraren inregistrering av ersättningsgrundande uppgifter in i förtroendemannarutinen i lönesystemet. Underlag samlas hos nämndssekreteraren som därmed kan kontrollera t ex att inte ersättning för samma tillfälle yrkats tidigare. Genom att registrering sker med datum för förrättningen kontrollerar systemet att inte ersättning medges för mer än 8 timmar per dag från olika organ. Vi bedömer att blanketterna är tydligt utformade med klart angivande av vad som skall fyllas i, hur godkännande skall ske och vad detta innebär. Det finns också en utmärkt hänvisning till vilken paragraf i reglementet som ersättningen grundas. Dock har inte blanketterna ett standardiserat utseende utan mallen varierar från nämnd till nämnd. Vi bedömer dock att de uppgifter som behövs finns med. För varje nämnd finns en mall med förifyllda personuppgifter och namn liksom normalt köravstånd för de förtroendevalda som ingår i nämnden eller annat organ. Detta underlättar för registreringen och säkerställer att rätt uppgifter används. Avvikelser noteras. Attesten innebär att ersättningen är godkänd för utbetalning och får belasta enhetens konto. Vi rekommenderar att en genomgång sker av om godkännandefunktionen mellan nämndssekreterare och vem som skall attestera behöver regleras i attestreglementet och eventuellt i delegationsordningen. Generellt ligger det alltid ur beroendesynpunkt en risk att tjänstemän attesterar ersättningar till sina respektive politiker. Det är därför extra viktigt att reglementen och instruktioner görs så tydliga att den som skall godkänna en ersättning i stort bara har att ta ställning till om den är förenlig med det reglemente som beslutats av fullmäktige och att man vet hur man skall hantera eventuella tveksamheter. Därmed uppnås (i alla fall i teorin) målet att ersättningar till politiker skall bestämmas och godkännas inom det politiska systemet. Här får tjänstemännen fungera som verktyget som verkställer och kontrollerar en korrekt tillämpning. slutansvaret 15

27 Buildin<J a better working world ligger ändå på respektive förtroendevald att yrkade ersättningar bygger på korrekta förutsättningar Hur hanteras arvoden från de kommunala bolagen i förhållande till arvoden från kommunen t ex för kommunalråden? Dvs anses uppdraget som styrelseledamot i bolag ligga utanför eller ingå i det beviljade års arvodet? Ersättning till styrelseledamöter i de kommunala bolagen följer kommunens bestämmelser. Dock anses dessa uppdrag ligga utanför uppdragen inom kommunen. Således ger dessa uppdrag rätt till fasta arvoden för ordförande och vice ordförande oaktat att de i vissa fall avser kommunalråd med fulltidsarvode. Detta är normalt för de kommuner vi granskat. Kommunens regler tillämpas även för förlorad arbetsinkomst. l de fall detta är aktuellt sker samordning från kommunens Iönekontor om tillåtet belopp för utbetalning Finns det ytterligare ersättningar utöver vad som medges i reglementet t ex semestersättning, vilket inte anses kunna utgå till andra än anställda? Vid vår granskning har vi inte funnit några andra utbetalningar av arvoden utöver de som regleras i reglementet Identifierade förbättringsområden/rekommendationer Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande:.,. Vi tror att reglementet kan förtydligas med vissa beräkningsgrunder och att särskilt avsnittet om förlorad arbetsinkomst kan förtydligas och kompletteras. Ibland ser vi att det anges hur omräkning skall ske från årslön eller månadslön till aktuellt timarvode, vilket kan underlätta för arbetsgivare när intyg skall upprättas. Detta kan alternativt fastställas av personalutskottet och anges som upplysning på intygsmallen. Vi anser också att det är viktigt att poängtera den förtroendevaldes eget ansvar för att lämna in aktuell och korrekt information för beräkning av förlorad arbetsinkomst. Det kan också ge stöd till personalavdelningen när man behöver kräva in aktuella uppgifter. Man bör bedöma om t ex maximal ersättning skall fastställas per timme. tj t>- Enligt reglementet 17 skall förtroendevald som yrkar ersättning för förlorad arbetsinkomst årligen lämna ett av arbetsgivaren styrkt intyg om arbetsinkomstens storlek beräknad per timme. Vi tolkar detta så att utbetalning inte får ske grundat på intyg som är äldre än ett år. Någon kontroll av att intyg lämnas årligen sker inte. Vid vår granskning framkom att intyg ibland är flera år gamla. Detta kan dels medföra att förtroendevalda får för låg ersättning men kan också innebära att förtroendevalda får ersättning i situationer där man inte längre är berättigad, t ex vid arbetslöshet, pensionering eller byte av anställning. Vi rekommenderar att personalutskottet tar upp frågan och överväger om kommunen skall ta initiativ till att begära in intyg årligen från berörda och om utbetalning av ersättning skall vägras om inte aktuellt intyg finns. Vi har sett kommuner som i samband med varje årsskifte begär in nya aktuella intyg. Genomgång av inlämnade intygs aktualitet och rimlighet och samtidigt attest bör göras någon gång om året, t ex av lönechefen eller personalchefen. ~ Vi rekommenderar att personalavdelningen stickprovsvis gör någon kontroll av aktuell inkomst och arbetssituation direkt mot arbetsgivare. 16