Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni Eslövs kommun. Granskning av arvoden till förtroendevalda 2011

Transkript

1 Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2012 Eslövs kommun Granskning av arvoden till förtroendevalda 2011

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Revisionsfrågor Revisionskriterier Metod Regelverk Kommunallagen Nytt arvodesreglemente Sammanställning över de viktigaste ersättningsgrunderna i reglementet Ersättning för styrelsearbete i kommunala bolag Arvoden och ersättningar Årsarvoden kommunalråd Årsarvoden övriga Sammanträdesarvode Ersättning för förlorad arbetsinkomst Ersättning för förlorad pensionsförmån Ersättning för förlorad semesterförmån Ersättning för resekostnader Ersättning för vissa andra kostnader Ersättning för vissa andra kostnader vid särskilda skäl Pensionsförmåner Granskningsnoteringar Årsarvoden Ersättningar vid sammanträden och förrättningar Förlorad arbetsinkomst Övriga noteringar Bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågorna Identifierade förbättringsområden/rekommendationer Bilagor: Bilaga 1 Källförteckning 1

3 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Eslövs kommun granskat utbetalda arvoden till förtroendevalda under Syftet med granskningen har varit att bedöma om det finns ändamålsenliga och tillräckliga rutiner samt kontroller som säkerställer att en korrekt utbetald ersättning till förtroendevalda politiker sker i enlighet med av kommunfullmäktige fastställt reglemente. Vi bedömer att arvodesreglementet från i huvudsak tillräckligt tydligt anger hur arvoden till förtroendevalda skall beräknas. Vid eventuella tvister anges att kommunstyrelsens arbetsgivarutskott gör tolkning. Samtliga (med ett fåtal undantag) under 2011 utbetalda årsarvoden har skett i enlighet med aktuellt reglemente. Vi har stickprovsvis granskat att utbetalningar av sammanträdesarvoden och timarvoden liksom ersättning för förlorad arbetsinkomst har skett med aktuella belopp och utifrån godkända underlag. Vi anser att det finns ett behov av att se över rutinerna och klarlägga instruktioner av hur och av vem kontroll och attest skall ske. Det är speciellt lämpligt när nu löneenheten samlats och därför ges större möjlighet att arbeta enhetligt i detta avseende. Därvid bör en översyn ske av hur detta skall tas in och beaktas i attestreglemente och delegationsordning. Generellt är det vår bedömning att arvoden till de förtroendevalda utgått i enlighet med av fullmäktige godkänt reglemente. 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund I kommunrevisionens uppdrag ingår bl.a. att granska om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig. Utbetalningar av arvoden och ersättningar till förtroendevalda politiker är en känslig del av kommunens verksamhet. Felaktiga utbetalningar kan innebära förtroendeskada. Revisorerna har utifrån sin väsentlighets- och riskbedömning beslutat att granska kommunens hantering av arvodesersättning till de förtroendevalda politikerna Syfte och avgränsning Syftet med granskningen har varit att bedöma om det finns ändamålsenliga och tillräckliga rutiner samt kontroller som säkerställer en korrekt utbetald ersättning till förtroendevalda politiker. Granskningen omfattar arvoden till förtroendevalda utbetalda från Eslövs kommun, men berör även styrelsearvoden från kommunala bolag. Granskningen omfattar arvoden utbetalda under 2011 eftersom ny mandatperiod inletts då med nya politiska villkor. Samma regelverk gäller även 2012 varför slutsatser från granskningen bör vara tillämpliga även för innevarande år Revisionsfrågor Utifrån syftet med granskningen besvaras bl.a. följande revisionsfrågor: 1. Finns det tydliga riktlinjer/ett tydligt reglemente som anger hur arvodet till förtroendevalda politiker ska beräknas? 2. Finns det tillräckliga rutiner och kontroller som säkerställer att rätt ersättning betalas ut till förtroendevalda politiker? 3. Hur fastställs och kontrolleras belopp för förlorad arbetsinkomst? 4. Vad innebär attest av underlag för ersättning? Vilka krav ställs på attestanten? 5. Hur hanteras arvoden från de kommunala bolagen i förhållande till arvoden från kommunen t ex för kommunalråden? Dvs anses uppdraget som styrelseledamot i bolag ligga utanför eller ingå i det beviljade årsarvodet? 6. Finns det ytterligare ersättningar utöver vad som medges i reglementet t ex semestersättning, vilket inte anses kunna utgå till andra än anställda? 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen (SFS 1991:900) 4 kap

5 Av kommunfullmäktige antagna arvodesreglemente och pensionsreglemente 2.5. Metod Granskningen har baserats på intervjuer med tjänstemän på personalavdelningen och juridiska avdelningen. Utdrag ur kommunens lönesystem har erhållits i fil för samtliga förtroendevalda politiker avseende utbetalningar under 2011 och omfattar samtliga lönearter som använts under denna period. Ett urval av utbetalningar har granskats mot aktuellt regelverk, fastställda blanketter, underlag till utbetalning av arvodesersättning m.m. Förhandlingschefen och löneadministrativa chefen samt chefen för juridiska avdelningen har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 4

6 3. Regelverk 3.1. Kommunallagen De grundläggande reglerna kring ersättning till förtroendevalda politiker finns i Kommunallagen. Enligt 4 kap 12 har förtroendevalda rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. Detta gäller dock inte förtroendevalda som fullgör uppdragen på heltid eller en betydande del av heltid (ansetts gälla minst 40% av heltid). Det är kommunfullmäktige som beslutar om vilka grunder som gäller för att ersättning skall utgå. Fullmäktige får besluta att förtroendevalda i skälig omfattning skall få ersättning för resekostnader och andra utgifter som föranleds av uppdraget, arvode för det arbete som är förenat med uppdraget, pension samt andra ekonomiska förmåner. Om fullmäktige beslutar att arvode skall betalas så skall det bestämmas till lika belopp för lika uppdrag. Även detta gäller inte för politiker som fullgör sitt uppdrag på heltid eller betydande del av heltid Nytt arvodesreglemente Med anledning av ny mandatperiod har fullmäktige antagit ett nytt arvodesreglemente Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Eslövs kommun gällande från Den viktigaste förändringen gentemot tidigare reglemente har från personalavdelningen uppgetts vara att, beroende på förändrad politisk situation efter valet, även en 2:e vice ordförande har utsetts i de politiska organen och getts rätt till arvode motsvarande 1:e vice ordförande. Båda får generellt 50% av respektive ordförandes arvode (med undantag för revisionens 100%). För respektive organs ordförande är arvodet relaterat i % till arvodet för kommunstyrelsens ordförande Sammanställning över de viktigaste ersättningsgrunderna i reglementet Med anledning av ny mandatperiod har fullmäktige antagit ett nytt arvodesreglemente Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Eslövs kommun gällande från

7 Tabell 1: Sammanställning över de viktigaste rättigheterna till arvoden och ersättningar enligt arvodesreglementet från (förenklat): Omfattar Regler Fast arvode, 7 Sammanträdesarvode, förrättningsarvode, 8 Fast för KF 725 kr, övr 145 kr/tim, +1 tim Ersättning för förlorad arbetsinkomst, 3 Ersättning för förlorad semesterförmån, 5 Ersättning för förlorad pensionsförmån, 4 Pensionsförmåner avseende arvodet, 9 Ersättning för resekostnader, 10 Förtroendevalda med årsarvode kommunalråd Fullgör uppdrag på heltid 2 kommunalråd, samtidigt ordf och 1:e vice ordf KS Reglementet 7 samt Årsarvode enligt bilaga (månadsvis), separat arvode för 2 kommunalråd Nej (undantag om påbörjas efter kl 17) Förtroendevalda med årsarvode övriga Fullgör uppdrag på mindre än 40% av heltid Ordf, 1:e och 2:e vice ordf övr nämnd, överförm.nämnden Reglementet 3-18, ej 9 Årsarvode enligt bilaga (månadsvis) Ja (Ej i eget organ fram till kl 17, vissa undantag förrättningar) Övriga förtroendevalda Övriga ledamöter och ersättare och insynsplatser Reglementet 3-18, ej 7,9 Nej Nej Ja Ja Nej Beräknas ingå i förlorad arbetsinkomst, betalas ej separat Nej Ja, (utbetalas 4,5% på utbetald förlorad arbetsinkomst, till den förtroendevalde) Enligt det kommunala pensionsreglementet, PBF Ja, enligt resebestämmelserna för kommunens arbetstagare Nej Ja, enligt resebestämmelserna för kommunens arbetstagare Ja Beräknas ingå i förlorad arbetsinkomst, betalas ej separat Ja, (utbetalas 4,5% på utbetald förlorad arbetsinkomst, till den förtroendevalde) Nej Ja, enligt resebestämmelserna för kommunens arbetstagare 6

8 I reglementet med bilagor finns specificerade årsarvoden för: 1. Kommunalråd De båda kommunalråden uppbär ett separat årsarvode. Härutöver har Cecilia Lind arvode som kommunstyrelsens ordförande och Henrik Wöhlecke arvode som dess 1:e vice ordförande. Kommunalråd, som är ordförande eller 1:e vice ordförande i nämnd, styrelse, utskott eller dylikt erhåller enbart årsarvode som kommunalråd enligt bilagan med undantag för ordförande- och 1:e vice ordförandeskapet i kommunstyrelsen som arvoderas separat. De har inte rätt till sammanträdesarvode eller förrättningsarvode (med vissa undantag på kvällstid) eller ersättning för förlorad arbetsinkomst. Ersättning för resekostnader utgår enligt kommunens resereglemente för arbetstagare. De har rätt till pensionsförmåner enligt kommunens pensionsreglemente PBF. 2. Övriga förtroendevalda med årsarvode: Ordförande samt 1:e och 2:e vice ordförande i övriga nämnder, fullmäktige, revisorer mm samt överförmyndarnämndens ledamöter. Samtliga dessa ordförandearvoden anges i procent av arvodet till KS ordförande. Arvodena till de båda vice ordförandena är 50 % vardera av ordförandes arvode (i revisionen 100%). Tabell 2: Sammanställning över av fullmäktige beslutade årsarvoden för 2011 enligt bilaga till reglementet: Årsarvoden 2011 Kommunalråd inkl uppr april Ordf 1:e v ordf 2:e v ordf Ordf 1:e v ordf 2:e v ordf % av ks % av % av Kr Kr Kr ordf ordf ordf Kommunstyrelse 100% 50% 50% Barn- och familjenämnd 70% 50% 50% komp Gymnasie- och vuxenutbnämnd 70% 50% 50% Miljö- och samhbyggnnämnd 70% 50% 50% Vård- och omsorgsnämnd 70% 50% 50% komp Kommunfullmäktige 50% 50% 50% Kommunrevision 50% 100% 100% :e vice fr juni Kultur- och fritidsnämnd 50% 50% 50% Utskott för arbete o försörjning 35% 50% ingen 2:e v ordf Servicenämnd 35% 50% 50% Valnämnd 17,5% 50% 50% om valår Överförmyndarnämnd 17,5% 50% 50% Utöver årsarvodet utgår ett arvode till ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande i Barn- och familjenämnden med kr respektive i Vård- och omsorgsnämnden med kr per år som kompensation för att periodvis vara tillgänglig dygnet runt i myndighetsutövningsfall. 7

9 I kommunrevisionen infördes 2:e vice ordförande från och med juni 2011, varför arvodet började utgå då. Beloppet har i tabellen angetts på helårsbasis. Arvodet till kommunalråden uppräknas per 1 april utifrån medellöneökningen för kommunens förvaltningschefer. Beloppet i tabellen avser det jämkade för Till valnämnden har inget arvode utgått för 2011 eftersom det inte varit valår. De årliga uppräknade arvodena fastställs av arbetsgivarutskottet. Uppräkning sker för kommunalrådsarvodena per 1 april och för övriga per 1 januari. Tabell 3: sammanställning utbetalda arvoden och ersättningar 2011 enligt erhållen fil: Arvodestyp Belopp Årsarvode kommunalråd Årsarvode ordf Årsarvode vice ordf Sammanträdesarvode (timarvode) Sammanträdesarvode (KF) Ers förlorad arbetsinkomst Ers förlorad pensionsförmån Km-ersättning Övriga reskostnadsersättningar mm Summa Ersättning för styrelsearbete i kommunala bolag Uppdrag som styrelseledamöter i de kommunala bolagen anses ligga utanför uppdragen inom kommunen. Reglementet anger inte att det omfattar arvoden till styrelser i de kommunala bolagen och därmed inte heller arvodesnivåer härför. För helägda bolag tillämpas motsvarande kommunens regler och för gemensamägda bolag gäller att värdkommunens bestämmelser gäller. Dock beslutas inte styrelsearvoden av fullmäktige utan en uppräkning sker i bolagen i samråd med kommunens arbetsgivarutskott. Således ger dessa uppdrag rätt till årsarvoden för ordförande och vice ordförande oaktat att de i vissa fall avser kommunalråd. 8

10 4. Arvoden och ersättningar 4.1. Årsarvoden kommunalråd De både kommunalråden uppbär ett årsarvode som för 2011 uppgår till kr. Härutöver har Cecilia Lind arvode som kommunstyrelsens ordförande med kr och Henrik Wöhlecke arvode som dess 1:e vice ordförande med 50% härav, kr. Kommunalråd, som är ordförande eller 1:e vice ordförande i nämnd, styrelse, utskott eller dylikt erhåller enbart årsarvode som kommunalråd enligt bilagan med undantag för ordförande- och 1:e vice ordförandeskapet i kommunstyrelsen som arvoderas separat. Kommentar: I det förslag till reglemente som SKL tog fram 1991 görs en uppdelning i regelverket mellan förtroendevalda som utför sitt uppdrag på heltid eller betydande del av heltid (minst 40%) och övriga förtroendevalda ( fritidspolitiker ). Arvodena till den första kategorin benämns där årsarvode medan årsarvodena till övriga benämns begränsade årsarvoden. I Eslövs reglemente görs indelningen mellan kommunalråd (heltid) och övriga. Alla arvoden benämns årsarvoden. Vi uppfattar att uppdelningen har motsvarande grund. Således torde de regler som idag tillämpas för kommunalråden också gälla för förtroendevalda som framöver kan utses att fullgöra uppdrag på minst 40% av heltid. Detta gäller t ex pensionsförmåner Årsarvoden övriga Övriga årsarvoden utbetalas som månadsarvode till ordföranden samt 1:e och 2:e vice ordföranden (som fullgör sitt uppdrag på mindre än 40% av heltid). I reglementets bilaga finns förtecknat samtliga funktioner som avses. Här ingår kommunfullmäktige, nämnder, valnämnd, revision, överförmyndarnämnd samt utskottet för arbete och försörjning Sammanträdesarvode Ersättningsberättigade sammanträden och förrättningar finns angivna i reglementets 2. Förtroendevalda som deltar i sammanträde eller förrättning har rätt till sammanträdesarvode (fullmäktige 725 kr oavsett längd) eller timarvode med 145 kr per timme (2011). Timarvode beräknas per påbörjad halvtimme utifrån sammanträdets längd med ett tillägg av 1 timme för inläsning och praktiska förberedelser inför sammanträde eller förrättning. Arvode utbetalas för högst 8 timmar per dygn. Arvode utbetalas till kommunalråd enbart om sammanträde/förrättning påbörjas efter kl 17. Arvode betalas inte till ordförande och vice ordförande i eget organ under dagtid (fram till kl 17) med undantag för deltagande i utbildningar, konferenser och studiedagar Ersättning för förlorad arbetsinkomst Förtroendevald har rätt till ersättning för förlorad styrkt arbetsinkomst. Denna beräknas per timme. Den förtroendevalde skall varje år lämna in ett av kommunen formulerat intyg där arbetsgivaren intygar aktuell inkomst per timme inklusive semesterersättning. Intyg från arbetsgivaren skall lämnas till personalavdelningen årligen respektive vid byte av arbetsgivare eller vid förändrade inkomstförhållanden. Kommunen skickar årligen ut information om skyldigheten att lämna in intyg. Finns inte aktuellt intyg betalas ingen ersättning ut. 9

11 Det finns inte i reglementet intaget någon bestämmelse om maximal ersättning per timme eller timmar per dag. Likaså borde det i reglementet förtydligas den förtroendevaldes eget ansvar att självmant lämna in uppgifter om aktuella och förändrade förhållanden. Generellt anser vi att skrivningen om ersättning för förlorad arbetsinkomst borde utvecklas och förtydligas gällande regler för tillämpning både avseende ansvaret för den förtroendevalde att lämna korrekta uppgifter och avseende tillämpningen. Till den som driver aktiv näringsverksamhet som ger arbetsinkomst skall ersättningen i första hand erläggas med en schablonberäknad ersättning med 160 kr/tim. (Ersättningen motsvarar en årsinkomst på ca kr.) Beloppet fastställs årligen och kan härledas utifrån aktuellt sammanträdesarvode 145 kr/tim uppräknat för semestertillägg. För ersättning över schablonnivån krävs ansökan och beslut av arbetsgivarutskottet Ersättning för förlorad pensionsförmån Förtroendevalda har rätt till ersättning för förlorad pensionsförmån om sådan kan styrkas. För att ersättning skall utgå krävs att fullgörandet av det kommunala förtroendeuppdraget medfört minskade tjänstepensionsavgifter. Notering: I praktiken innebär det stora problem att visa att pensionsförmån förlorats på grund av uppdraget. Därför tolkar kommunen det så att om den förtroendevalde anses ha rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst har man också rätt till ersättning för förlorad pensionsförmån på motsvarande inkomst. Ett belopp motsvarande 4,5%, av den sammanlagda ersättningen för förlorad arbetsinkomst som under året utbetalts från kommunen, betalas ut till den förtroendevalde som själv får disponera beloppet för eventuell pensionspremie. Detta gäller oavsett om den förlorade inkomsten avser anställd eller näringsidkare. Beslut härom togs i fullmäktige Ersättning för förlorad semesterförmån Förtroendevalda har rätt till ersättning för förlorad semesterförmån om sådan kan styrkas. Notering: Ersättning härför anses ske genom att semester inräknas i timersättningen för förlorad arbetsinkomst. Någon annan utbetalning härför sker inte och har inte heller yrkats Ersättning för resekostnader Ersättning för resekostnader föranlett av förtroendeuppdraget ersätts enligt de grunder som fastställs för kommunens arbetstagare i det kommunala reseavtalet Ersättning för vissa andra kostnader Rätt till ersättning föreligger enligt för vissa kostnader i speciella situationer, såsom merkostnader för barntillsyn, kostnader för vård och tillsyn av funktionshindrad eller svårt sjuk person i samband med sammanträde, eller ersättning till funktionshindrad förtroendevald för vissa merkostnader. Någon ersättning härför har enligt uppgift sällan eller aldrig yrkats. 10

12 4.9. Ersättning för vissa andra kostnader vid särskilda skäl Rätt till ersättning föreligger enligt 14 för andra kostnader än som avses i om den förtroendevalde kan visa att särskilda skäl föreligger för dessa kostnader. Ersättning betalas ej om den förtroendevalde haft rimliga möjligheter att förhindra att kostnaden uppkom. Någon ersättning härför har hittills inte yrkats men kan ge möjlighet till en friare tolkning i speciella fall Pensionsförmåner Förtroendevalda som fullgör sitt uppdrag på heltid eller minst 40% av heltid omfattas av pensionsavtalet PBF ( Bestämmelser om pension och avgångsersättning för förtroendevalda ) från Tidigare PRF-KL kan i viss mån gälla för kommunalråd etc som innehaft uppdrag före 2003 men återges inte här. Pensionsförmåner enligt PBF är egenpension (ålderspension, sjukpension och visstidspension), efterlevandepension och livränta. För hel pension krävs att den pensionsgrundande tiden är minst 12 år. De viktigaste förändringarna med införandet av PBF var: lika villkor för heltids- och deltidssysselsatta fyllda 50 år för rätt till visstidspension nya bestämmelser om avgångsvederlag om ej fyllda 50 år Ålderspension enligt PBF beräknas som en bruttopension beroende av hur många år uppdraget pågått samt årsarvoden under vissa år. Samordning sker enligt bestämmelserna med socialförsäkringsförmåner. Detta innebär att den framräknade bruttopensionen minskas med den allmänna pensionen (folkpension och ATP). Kvar blir en kompletteringspension som KPA betalar ut för kommunens räkning. I och med att kommunen anmält till KPA att dessa förtroendemän omfattas av PBF / PRF-KL samordnas pensionen via KPA enligt det regelverk som gäller. 11

13 5. Granskningsnoteringar 5.1. Årsarvoden Årsarvoden i form av månadsarvoden registreras i lönesystemet ecompanion och utbetalas månadsvis automatiskt. Förtroendevalda är upplagda med särskild kod och med särskilda lönearter. För granskningen har vi erhållit en fil med samtliga utbetalda ersättningar till de förtroendevalda under 2011 i Eslövs kommun. Filen innehåller samtliga aktuella lönearter. Utifrån reglementet som varit gällande under 2011 har vi granskat att utbetalningar av årsarvoden skett korrekt i förhållande till en uppställning över vad som beviljats utifrån reglementet till respektive funktionär i berättigade organ. Notering: Granskningen visar att samtliga utbetalningar av fasta månadsarvoden under 2011 till förtroendevalda med årsarvode har skett i överensstämmelse med gällande reglemente med undantag av nedanstående fall. Några andra typer av arvoden (t ex semesterersättning eller liknande) utanför reglementet har inte förekommit. Iakttagelse: 1. Årsarvoden till fullmäktiges ordförande, 1:e och 2:e vice ordförande har inte uppräknats till 2011 års nivå utan ligger kvar på 2010 års nivå. Skillnaden uppgår till kr 2. Per 1 juni 2011 beslutades av fullmäktige att en 2:e vice ordförande skulle utses för kommunrevisionen. Arvode skall enligt bilagan 2011 utgå för vice ordförande med 100 % av ordförandens arvode. Denna var skriven innan beslutet togs. I bilagan för 2012 framgår det att arvode skall utgå till både 1:e och 2:e vice ordförande i revisionen med 100 % av ordförandens arvode. Utbetalning har skett med 100 % till 1:e vice ordföranden men till 2:e vice ordföranden med 50 % för perioden juni-december 2011 (motsvarande nivån för vice ordförandena i andra organ). Enligt uppgift togs frågan upp av den berörde, varvid personalavdelningen då gjorde tolkningen att 50 % skulle gälla Vi har vid granskningen bedömt att 100 % borde gällt redan från början, vilket nu tillstyrkts av personalavdelningen. Detta berör även I samband med att 2:e vice ordförande i Gymnasie- och Vuxenutbildningsnämnden avgick har arvode för oktober felaktigt utbetalts samtigit som arvode för oktober betalts till efterträdaren. Således har 13 månadsarvoden totalt betalts för befattningen under Summa Felaktiga årsarvoden kr kr kr kr Dessa fel vi hittat i utbetalda arvoden har bekräftats av personalavdelningen och kommer att rättas till i vederbörlig ordning. 12

14 5.2. Ersättningar vid sammanträden och förrättningar I samband med sammanträden ifylls blanketten Tjänstgöringsrapport för förtroendevalda. Blanketten, som handhas av nämndssekreteraren, utgörs av en excelmall med förinlagda uppgifter om ledamöternas namn, personnummer, uppdrag och avstånd för km-ersättning. Sekreteraren anger datum och tid för sammanträdets start och slut samt närvaro och om någon ledamot har avvikande närvarotid. Sekreteraren ansvarar för att personuppgifterna är uppdaterade i mallen och signerar på blanketten att uppgifterna från sammanträdet är korrekta och därmed ersättningsgrundande enligt reglementet. Efter attest (bestyrkande) av kontoansvarig t ex förvaltningschef (ej alltid enhetligt), lämnas blanketten till personalavdelningen för registrering och utbetalning. Denna blankett ses aldrig av någon av de förtroendevalda utan hanteras helt av tjänstemän. Blanketten utgör grund för sammanträdesarvode och km-ersättning. För ersättning för förrättningsarvode, reseräkningar och utlägg mm används blanketten Tjänstgöringsrapport förrättning förtroendevald som ifylls av respektive förtroendevald och lämnas efter egen underskrift till nämndssekreteraren för kontroll och sedan attest av kontoansvarig enligt ovan Förlorad arbetsinkomst På samma sätt hanteras blanketten Ersättning förlorad arbetsinkomst förtroendevald med angivande av förrättningens art, datum och yrkade antal timmar förlorad arbetsinkomst. Om en förtroendevald yrkar ersättning för förlorad arbetsinkomst anges det på blanketten med ett timantal i avsedd kolumn. I en särskild för lönekonsulterna gemensam pärm samlas alla intyg som grund för förlorad arbetsinkomst per år och i bokstavsordning. I samband med registrering av yrkande om ersättning för förlorad arbetsinkomst tar lönekonsulten fram pärmen med intyg, kontrollerar att intyget är aktuellt och lägger in den av intyget motiverade timersättningen i löneprogrammet tillsammans med de antal timmar som yrkats av blanketten m fl uppgifter. Om intyg eller motsvarande saknas sker ingen utbetalning. Information härom lämnas till den förtroendevalde med begäran att komma in med aktuella uppgifter. Ersättning måste yrkas inom sex månader. Någon uppgift finns inte i reglementet om denna tidsgräns också gäller för att berättigade uppgifter för att styrka ersättningsanspråket också skall vara inlämnade för att medge utbetalning, men så torde vara fallet i praktiken. Någon uppgift finns inte i reglementet om när intyg skall lämnas in. Normal är att intyg skall lämnas för förhållandena vid årsskifte och när förhållandena därefter förändras. Här sker en bedömning att erhållna uppgifter inte får vara mer än ca ett år gamla. Därefter begärs nya intyg in. Viktigt är dock att klarlägga att ansvaret för att uppgifterna är korrekta inte ligger på personalavdelningen utan på de förtroendevalda själva. Granskning har skett stickprovsvis att sammanträdesarvoden och förrättningsarvoden samt ersättning för förlorad arbetsförtjänst betalts ut till belopp i enlighet med reglementet och baserat på attesterade underlag från sammanträde eller förrättning. Utifrån erhållen fil har vi selekterat ut de 10 personer som erhållit högst ersättning för förlorad arbetsinkomst. Vår granskning visar att 9 förtroendevalda haft ersättning på över 20 tkr för 13

15 2011. Vi har granskat att underlag finns i form av intyg eller beslut från arbetsgivarutskottet som motiverar timersättningen. Högst ersättning har utgått med ca 208 tkr motsvarande 792 timmar för organ inom kommunen (exklusive bolag). Ingen annan har nått över 75 tkr. Enligt uppgift gör personalavdelningen uppföljningar av nivåerna för de som erhåller de högsta ersättningarna Övriga noteringar Nämndssekreteraren samlar blanketterna och lämnar dem en gång i månaden till personalavdelningen för vidare handläggning och utbetalning. Sekreteraren behåller ofta en kopia på blankett för att kunna kontrollera mot kommande yrkanden. Rapporterna finns samlade i pärmar månadsvis hos respektive lönekonsult på personalkontoret. Det är sammanlagt sex lönekonsulter (av totalt åtta) som hanterar de förtroendevalda. Detta har sin grund i att lönefunktionen i kommunen tidigare varit utspridd på tre förvaltningar och först 2011 samlats till en enhet. Det kan medföra att rutiner inte alltid är gemensamma för alla enheter. 14

16 6. Bedömning 6.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Finns det tydliga riktlinjer/ett tydligt reglemente som anger hur arvodet till förtroendevalda politiker ska beräknas? Vår bedömning är att reglementet från i huvudsak är tillräckligt tydligt formulerat. Reglementet har en gång upprättats utifrån det förslag ( underlag för bedömning ) som tagits fram av SKL 1991 (cirkulär 1991:144). Den övergripande strukturen är snarlik medan vissa uppgifter lagts till och andra har tagits bort eller modifierats efter hand. Eslöv har ersatt kategorin förtroendevalda som fullgör sitt uppdrag på heltid eller en betydande del av heltid (minst 40%) och i stället infört beteckningen kommunalråd i reglementet. Detta får påverkan på vissa följdbegrepp som gör att reglementet på några ställen inte upplevs alldeles stringent och konsekvent i skrivningar och hänvisningar. När man dock läser reglementet med SKLs skrivning som grund bedömer vi ändå att det till största delen ger stöd för de tolkningar som behövs. Dock anser vi att skrivningen om förlorad arbetsinkomst behöver utvecklas för att på ett tydligare sätt ge stöd för den hantering som vi ändå bedömer fungerar tillfredsställande idag. Det är viktigt att det klarläggs att ansvaret för att aktuella och korrekta uppgifter finns som styrker den förtroendevaldes förlorade inkomst ligger på den förtroendevalde och inte på kommunens personalavdelning eller nämndssekreteraren. Att alla årsarvoden relaterats i procent till arvodet för kommunstyrelsens ordförande ger en tydlighet och förenklad tillämpning vid fastställande av arvoden framöver. Det finns anvisning att tolkning av tillämpning skall göras av kommunstyrelsens arbetsgivarutskott. Vi bedömer inte att reglementet innehåller några större tveksamheter om hur arvodena till de förtroendevalda skall beräknas. Enligt uppgift har arbetsgivarutskottet ca ett fall per år som behöver tolkas, vilket måste bedömas som tillfredsställande för reglementet och hanteringen av arvodena. Finns det tillräckliga rutiner och kontroller som säkerställer att rätt ersättning betalas ut till förtroendevalda politiker? Fasta månadsarvoden hanteras direkt i lönesystemet. Någon kontroll att korrekta månadsarvoden lagts in i systemet sker inte. Vår granskning visar att några fel uppkommit och att dessa inte heller upptäckts av respektive förtroendevald på erhållen lönespecifikation (med undantag för revisionens andre vice ordförande). Detta fungerar ofta som en kontrollfunktion. Rörliga ersättningar rapporteras via nämndssekreteraren som ansvarar för kontroll av rimligheten i inlämnade uppgifter om närvaro, yrkade timmar, att sammanträdet respektive förrättningen är ersättningsberättigad etc. Attest sker sedan av kontoansvarig (t ex förvaltningschefen eller ibland nämndssekreteraren) som gör en övergripande kontroll och ger klartecken för utbetalning. Kontroll av att aktuella och korrekta uppgifter finns för belopp avseende förlorad arbetsinkomst hanteras på personalavdelningen av lönekonsult inför registreringen av uppgifter i lönesystemet. Om nämndssekreteraren är osäker kontaktas t ex nämndsordföranden och vid tolkningsproblem förhandlingschefen. Vår granskning har inte visat annat än att kontrollen fungerar tillfredsställande. All hantering innan inmatning i lönesystemet sker manuellt. Eslövs kommun använder idag ett system för registerhållning av uppgifter om de förtroendevaldas uppdrag mm som kallas Troman. Samma system kan kompletteras med modul för 15

17 registrering av rörliga uppgifter om närvaro, antal timmar mm som efter ihopkoppling kan generera automatiska filer till lönesystemet. Detta innebär att i stort sett all kontroll och hantering sker hos den som matar in uppgifterna (t ex nämndssekreteraren eller motsvarande som utses för inrapportering) och minskad manuell hantering för löneenheten. I systemet görs då automatiskt kontroll att inte ersättning yrkas dubbelt eller flera gånger samma dag etc. Kommunen tittar på möjligheterna att införa detta system, vilket idag används i en närliggande kommun. Hur fastställs och kontrolleras belopp för förlorad arbetsinkomst? Enligt reglementets 3 har förtroendevalda rätt till ersättning för styrkt förlorad arbetsinkomst per timme. När det gäller förtroendevalda som inte är egenföretagare står inget mer i reglementet. Varje år skickar kommunen ut begäran till de förtroendevalda att i fall man anser sig berättigad till ersättning för förlorad arbetsinkomst årligen lämna in ett av kommunen formulerat intyg som avser att visa aktuell förlorad ersättning per timme inklusive eventuell semesterersättning. För förtroendevald egenföretagare ersätts förlorad arbetsinkomst med ett schablonbelopp av 160 kr/tim för Beloppet kan härledas utifrån timarvodet för sammanträde 145 kr uppräknat med semesterersättning. Den som anser sig berättigad till högre ersättning får motivera detta för arbetsgivarutskottet, varefter särskilt beslut fattas. Därefter hanteras detta på samma sätt som intyget för arbetstagare. Inför varje utbetalning kontrollerar aktuell lönekonsult att det i en gemensam pärm på lönekontoret finns ett aktuellt intyg eller motsvarande, varifrån ersättningen per timme hämtas och matas in i lönesystemet tillsammans med de antal yrkade timmar som finns i det attesterade rapportunderlaget från sammanträde eller förrättning. Finns inte tillfredsställande underlag sker ingen utbetalning och meddelande härom ges till den förtroendevalde. Någon maximering av ersättning finns inte angivet i reglementet, varken per timme eller totalt per dag. Vi efterlyser även att i reglementet intas exempel på hur beräkningen av ersättningen per timme skall ske t ex då årsinkomst anges. Vi skulle rekommendera att t ex löneadministrativa chefen någon gång om året gör en genomgång av befintliga intyg och sätter ett signum på dessa för att inte lägga hela ansvaret för kontroll att underlagen bedöms aktuella och korrekta på lönekonsulten. Därmed ingår även detta underlag i det totala attestförfarandet. Eftersom intyget kan avse ersättningar för flera politiska enheter är det korrekt att detta hanteras på central nivå. Någon kontroll av verkligt löneavdrag från arbetsgivaren i samband med utbetalningstillfället görs inte. Detta skulle kräva en relativt omfattande administrativ insats vid varje utbetalningstillfälle och frågan är om den absoluta rättvisan är värd denna extra kontroll. Kommunen har hittills bedömt att man uppfyller kraven på en rimlig nivå genom att årsinkomsten verifieras och att graden av korrekthet i tillämpningen får ligga på den förtroendevaldes eget politiska ansvar. Andra kommuner vi känner till gör på motsvarande sätt och det ligger i linje med i SKLs förslag till reglemente. Vad innebär attest av underlag för ersättning? Vilka krav ställs på attestanten? I Eslöv får man anse att godkännandefunktionen är uppdelad på nämndssekreteraren eller motsvarande som har den huvudsakliga kontrollen samt den formella attestfunktionen som bedöms ligga hos kontoansvarig enligt attestreglementet, t ex förvaltningschef. Kommunalrådens ersättningar attesteras av kommunchefen. Viss kontroll sker också på löneavdelningen, t ex belopp för förlorad arbetsinkomst. Vi bedömer att nämndssekreteraren eller motsvarande ansvarar för kontrollen över att sammanträdet eller förrättningen är ersättningsgrundande enligt reglementet, att personen varit 16

18 närvarande och att yrkade uppgifter i övrigt är korrekta/rimliga och att därmed blanketterna är korrekt ifyllda. För att kunna kontrollera att inte ersättning för samma tillfälle yrkats tidigare behåller ofta nämndssekreteraren kopia på tidigare rapporter. Vid osäkerhet kontaktas nämndens ordförande och vid tolkningsfråga kontaktas förhandlingschefen i enlighet med en muntlig tradition. Attesten innebär att ersättningen är godkänd för utbetalning och belasta enhetens konto. Dock noterar vi att det är enbart på sammanträdesrapporten som upprättas av nämndssekreteraren som dennes namn finns signerat. På rapporterna för förrättning och förlorad arbetsinkomst syns inte om nämndssekreteraren gjort någon kontroll inför den som skall attestera. Här finns i stället underskrift av den förtroendevalde som upprättat blanketten och därmed intygar riktigheten i uppgifterna. Vid genomgång av hanteringen noterar vi att olika enheter har olika rutiner när det gäller attest. Ibland sker attest av förvaltningschef och ibland sker det av nämndssekreteraren själv. Vad attestanten intygar med sin attest kan behöva förtydligas. Denna attesträtt finns inte heller omnämnd i kommunens attestreglemente eller delegationsordning. Det finns muntliga instruktioner som gått i arv från kommunens förre förhandlingschef att det en nämndssekreterare ansvarar för är att kontrollera, och med sin attest intyga, att det är rimligt att personen är förtroendevald för perioden, att händelsen rimligtvis kan ha inträffat och att den förtroendevaldas uppdrag stämmer överens med förrättningen. Vi rekommenderar att godkännandefunktionen mellan nämndssekreterare och vem som skall attestera gås igenom och regleras i attestreglementet och eventuellt i delegationsordningen. Detta kan nu vara extra lämpligt efter att lönefunktionen centraliserats. Generellt ligger det alltid ur beroendesynpunkt en risk att tjänstemän attesterar ersättningar till sina respektive politiker. Det är därför extra viktigt att reglementen och instruktioner görs så tydliga att den som skall godkänna en ersättning i stort bara har att ta ställning till om den är förenlig med det reglemente som beslutats av fullmäktige och att man vet hur man skall hantera eventuella tveksamheter. Därmed uppnås (i alla fall i teorin) målet att ersättningar till politiker skall bestämmas och godkännas inom det politiska systemet. Här får tjänstemännen fungera som verktyget som verkställer och kontrollerar en korrekt tillämpning. Slutansvaret ligger ändå på respektive förtroendevald att yrkade ersättningar bygger på korrekta förutsättningar. Hur hanteras arvoden från de kommunala bolagen i förhållande till arvoden från kommunen t ex för kommunalråden? Dvs anses uppdraget som styrelseledamot i bolag ligga utanför eller ingå i det beviljade årsarvodet? Ersättning till styrelseledamöter i de kommunala bolagen följer kommunens bestämmelser. Gemensamägda bolag följer värdkommunens bestämmelser. Dock anses dessa uppdrag ligga utanför uppdragen inom kommunen. Således ger dessa uppdrag rätt till fasta arvoden för ordförande och vice ordförande oaktat att de i vissa fall avser kommunalråd med årsarvode. Kommunens regler tillämpas även för förlorad arbetsinkomst. I de fall detta är aktuellt sker dock ingen samordning mot kommunens lönekontor om tillåtet belopp för utbetalning. Finns det ytterligare ersättningar utöver vad som medges i reglementet t ex semestersättning, vilket inte anses kunna utgå till andra än anställda? Vid vår granskning har vi inte funnit några andra utbetalningar av arvoden utöver de som regleras i reglementet. 17

19 6.2. Identifierade förbättringsområden/rekommendationer Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Inför kommande omskrivning av reglementet rekommenderar vi att en genomgång görs där vi på vissa håll ser att en både språklig och strukturell uppdatering kan ske. Härvid kan med fördel en jämförelse göras med utgångspunkten i SKLs reglementsförslag i cirkulär 1991:144. Vi tror att reglementet kan förtydligas med vissa beräkningsgrunder och att särskilt avsnittet om förlorad arbetsinkomst kan förtydligas och kompletteras. T ex anser vi att det är viktigt att poängtera den förtroendevaldes eget ansvar för att lämna in aktuell och korrekt information för beräkning av förlorad arbetsinkomst. Det kan också ge stöd till personalavdelningen när man behöver kräva in aktuella uppgifter. Man bör bedöma om t ex maximal ersättning skall fastställas per timme och per dag. Vi rekommenderar att godkännandefunktionen mellan nämndssekreterare och vem som skall attestera gås igenom och regleras i attestreglementet och eventuellt i delegationsordningen. Vi tror även att en skriftlig instruktion av hur kontroll och godkännande skall gå till skapar en enhetlig hantering och styrker den interna kontrollen. Härvid bör också blanketterna ses över så att det klart framgår vem som har gjort vilken kontroll och ansvarar för vilka uppgifter. Vi rekommenderar att löneenheten stickprovsvis gör någon kontroll av aktuell inkomst och arbetssituation direkt mot arbetsgivare. Genomgång av inlämnade intygs aktualitet och rimlighet och samtidigt attest bör göras någon gång om året, t ex av löneadministrative chefen. Eslöv den 13 juni 2012 Anders Löfgren Auktoriserad revisor och certifierad kommunal revisor 18

20 Källförteckning.. Dokument Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Eslövs kommun, Bilaga ersättningsbestämmelserna fr o m Bilaga ersättningsbestämmelserna fr o m Bilaga ersättningsbestämmelserna fr o m Bilaga ersättningsbestämmelserna fr o m Utdrag på fil från kommunens lönesystem avseende samtliga under 2011 utbetalda arvoden till förtroendevalda Förteckning ur förtroendemannaregistret Troman över politiska uppdrag per förtroendeman Kommunens pensionsreglemente för förtroendevalda, PBF mm Kommunens reseavtal för anställda Inlämnade underlag till arvodesutbetalningar från sammanträden och förrättningar mm Intyg om arbetsinkomster som grund för ersättning för förlorad arbetsinkomst Specifikationer över arvoden till styrelseledamöter i kommunala bolag mm SKL cirkulär 1991:144 Underlag till bestämmelser om ekonomiska förmåner för förtroendevalda Intervjuade personer Johan Andersson bitr personalchef/förhandlingschef Anna Nordén löneadministrativ chef Ann-Britt Nilsson m fl lönekonsulter Anette Persson avdelningschef Juridiska avdelningen och nämndssekreterare 19