Stadshuset - En del i framtidens Kungälv

Transkript

1 Stadshuset - En del i framtidens Kungälv

2 Vilka är vi? o Patrik Skog Enhetschef - Kommunledningssektorn o Jonas Arngården Sektorchef Arbetsliv och stöd o Mattias Carlsson Projektledare

3 Nämndhuset Centrala Kungälv o Byggt i 3 etapper o Huvudbyggnad 1968 o Innehöll då bank, apotek, försäkringskassa o Tillbyggnad 1974 o Tillbyggnad 1989

4

5 Fastighetens historia o HSB äger och förvaltar huset från 1968 fram till 1998 o 1998 köps fastigheten av Kungälvs kommun o utreddes olika underhållsåtgärder o 2010 arbetsplats för 266 medarbetare o Arbetsmiljöverket beslutar i april 2010 att stänga del av fastigheten from 1 september 2010

6 Miljöproblem

7 Politiska beslut kring investeringen KF beslut 14 juni 2012 Steg 4 1. Nämndhuset byggs om och på enligt alternativ 1 med 460 arbetsplatser inom en budgetram på maximalt 179 mkr. 2. Förvaltningen får i uppdrag att genomföra projektering samt rivning och sanering av den bakre byggnaden till stomrent. 3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att fatta det slutliga investeringsbeslutet KS beslut 18 september 2013 Steg 5 1. Förvaltningen får i uppdrag att slutföra investeringen av om- och tillbyggnad av Stadshuset för maximalt 179 miljoner kronor. 2. Finansieringen sker inom befintlig investeringsram

8 Tidplan upphandling, projektering, utförande o Projektering nov 2012 juni 2013 o Rivning mars juli 2013 o Ekonomisk avstämning maj 2013 o KS information augusti 2013 o KS beslut september 2013 o Ombyggnad bakre delen nov 2013 okt 2014 o Inflyttning påbörjas okt/nov 2014 o Ombyggnad Vingen nov 2014 april 2015

9 Lokalplanering

10 Lokalplanering o Konsultledd planering o Traditionell kontorsutformning med egen arbetsplats o % fördelning cellkontor och kontorslandskap

11 Lokalplanering o Interna arbetsgrupper lämnade kravspecifikationer för lokalutformning våren 2011 utifrån: o o o o Medborgarmöten Sekretess och myndighetsutövning IT stöd Arkivhantering

12 Kravspecifikation Sekretess och myndighetsutövning Arbetssätt Arbetsmiljö

13 Arbetssätt Medborgarperspektiv Teknik och rutiner för effektiv och säker informationsöverföring Helhetsperspektiv på medborgarens behov genom samarbete/team Medarbetarperspektiv Informationsöverföring internt / externt, teknik och rutiner Info till medarbetare genom olika mötesforum och digital, sökbar, interaktiv information Miljöer som underlättar kontakt och samarbete/team mellan olika kompetenser Lugn och ro, ostördhet i handläggning/utredning och beslut (ljud, avskildhet) Flexibilitet och utveckling av nya arbetssätt/samarbete Organisering av uppdrag

14 Anpassningsbar miljö Medborgarperspektiv Miljöer som stödjer helhetsperspektivet för medborgaren Medarbetarperspektiv Miljöer för enskilt respektive teamarbete Flexibilitet i ytor för olika behov

15

16 Förvaltningsledningen tar över styrningen Upprättar styrgrupp Omvärldsanalys Studieresa

17 Studieresa Nacka & Värmdö - Deltagande representeras av styrgrupp och facklig referensgrupp

18

19 En förvaltning 2007 Kärnvärden -Medborgarfokus -Helhetssyn -Lärande Värdskapsutbildning Värdsklass 2015 (2011) Struktur Kultur Ledarskap Paradigmskifte Från ledningsgrupp till kulturbärare Från stuprörsorganisation till gemensamt etablerade processer Från sektorförsvarare till gemensamma prioriteringar Från detaljregler till värderingsstyrt Från fokus på input till fokus på output Från linjeorganisation till process/projekt Från internt fokus till externt Från tjänstebeskrivning till brukarbeskrivning Arbetsliv och stöd, 2012 Ny organisation Stödja samarbete genom utveckling av teamarbete, metodik och processmodell Stödja en gemensam brukarprocess Gemensam genomförandeplan Begränsa antalet handläggare kring brukaren

20 John P Kotter En framgångsrik förändringsprocess 1. Att få en gemensam känsla av angelägenhet Metoder för att höja angelägenhetsnivån Avlägsna självgodheten Identifiera och diskutera kriser, potentiella kriser eller större tillfällen 2. Att skapa starka koalitioner Sätta samman en grupp med tillräckliga befogenheter för att leda förändringen Få gruppen att fungera som ett lag Tina upp de rådande förhållandena 3. Att utveckla en vision och en strategi Skapa en vision som hjälper till att ge förändringsinsatsen en inriktning Utveckla strategier för att uppnå denna nivå 4. Att förmedla och kommunicera vision och strategier Använd alla kommunikationsmöjligheter för att ständigt förmedla den nya visionen. förändringskommunikation Se till att den vägledande koalitionen uppvisar det beteende som förväntas av medarbetarna, föregå med gott exempel

21 Beslut i Förvaltningsledningen Det nya stadshusets lokalplanering ska bygga på kommunens kärnvärden och visionen för det nya Stadshuset. Lokalplaneringen ska främja ett förändrat arbetssätt och ge möjligheter för effektiva arbetsprocesser, främja samverkan och samarbete. Aktivitetsbaserat flexkontor stödjer många olika behov och erbjuder zoner för olika typer av aktiviteter. Arbetsplatserna kompletteras med aktivitetsytor för möte, sekretess, avskildhet, projekt, samt öppna och informella mötesytor.

22 Styrande principer för flexkontor Arbetsplatsen är en gemensam resurs Innebär att medarbetare väljer arbetsplats varje arbetspass. Arbetspass är en arbetsdag eller del av arbetsdag. Val av arbetsplats sker utifrån aktuell arbetsprocess. Val av arbetsplats sker vanligtvis inom den egna hemvisten, men det ska också vara naturligt att välja en plats i en annan hemvist. Begränsningar utformas när det gäller tillgång till hemvister med sekretess. Arbetsplatserna utformas i första hand utifrån begreppen generalitet och flexibilitet Spelregler och tydlighet är viktiga faktorer.

23 Stadshuset katalysator för verksamhetsutveckling Arbetssätt IT Arkiv Dokumenthantering

24 Vad vill vi uppnå med förändrat arbetssätt?

25 Målsättningar aktivitetsbaserat kontor Stimulera samverkan - Ökad effektivitet och innovation med fokus på medborgarna En ny generation arbetstagare en ny generation arbetsgivare Attraktiv mötesplats för ALLA medarbetare Arbetssätt som stödjer vår vision och värdegrund

26 Nytt arbetssätt: Arbeta var och när det passar mig bäst så länge det överenskomna resultat uppnås i tid Arbetet är något vi gör inte ett ställe vi går till Prestation/resultat och inte närvaro Relationer är förtroende Beteende/ kultur IT Miljö

27 Sektorernas - arbetsgrupper Kundcenter Internservice Arbetssätt Arbetsprocesser Stöd för medarbetare och ledare IT Plattform Dokumenthantering Inredningsplanering Projektledare Styrgrupp FL

28 John P Kotter En framgångsrik förändringsprocess 5. Att ge befogenheter för handlande på bred bas Avlägsna hinder Förändra system eller strukturer som underminerar förändringsvisionen Uppmuntra risktagande och icke-traditionella idéer, aktiviteter som stödjer den nya visionen 6. Att skapa resultat på kort sikt Planering för märkbara förändringar och vinster Skapa vinster Ge erkänsla och belöning till de som gjort vinsterna möjligt Introducerar det nya förfaringssättet 7. Att befästa vad som uppnåtts och förstärka processen Utnyttja ökad trovärdighet för att förändra alla system, strukturer och policies som inte passar ihop och inte passar in i förändringsvisionen Anställ, befordra och utveckla människor som kan genomgöra förändringsvisionen Förstärk processen med nya projekt, teman och förändringsfaktorer

29 Visningskontor Jan

30

31 Utgångspunkter Min enhets resa Mina vägval utifrån min ledarplattform och syn på ledarskap den jag är/har blivit Min tes Det handlar inte om väggarna Det handlar om att fokusera på det som går att påverka Det handlar om struktur - utveckla Det handlar om kultur - utveckla Det handlar om ledarskap - utveckla

32 Hur tänkte jag - utgångspunkter TYDLIG, FÖREBILDLIG, TILLIT, KONSEKVENT Farhågor och oro måste tas om hand liksom möjligheterna Se det som normal verksamhetsutveckling Systematiskt arbetsmiljöarbete Spelregler och överenskommelser arbetsprocesser Prioritera processen kollektivt ansvar inte enbart en ledarfråga

33 Hur tänkte jag i förhållande till medarbetarna Möta eventuell oro/konflikter tidigt Ingen kan stå utanför sin egen arbetsplats och sin organisation Är jag en del av problemet eller en del av lösningen? Varje enskild medarbetare och chef har ansvar för sin del i helheten Informera även om det inte finns någon information Vi vet inte resultatet i förväg.. Extremt stora öron

34 Hur möta farhågor min hypotes Ingenting är omöjligt - farhågor kan mötas - Förändrade arbetssätt - Förändrade arbetsprocesser - Förändrat beteende - Förändrad organisation - Medveten om att någon kanske slutar

35 Resan börjar Bilden av oss själva i vår profession Hur vill vi att andra ska uppfatta vår arbetsplats Hur märks/speglar/kommunicerar vi det För att nå dit krävs det: Struktur (Vision, spelregler, verksamhetsutveckling, processer, arbetsmiljö) Kultur (värderingar, medarbetarskap, grupputveckling, tillit) Utvecklande, aktivt ledarskap

36 Vad ville jag veta? Förväntningar Viktigast Farhågor Vad behöver jag själv förändra i mitt arbetssätt

37 Inte bara ord

38 Tidsperspektivet Vi har haft 7 mötestillfällen mellan den 20 september 13 december Alla på enheten har blivit kallade och vid de flesta mötena har det varit hög närvaro Enskilda avstämningar kolla läget Väldigt rolig och uppskattad process Fokus på grupputveckling, ergonomi, arbetsmiljö, IT-teknik

39 Enkät efter 4 månader Enkät till 18 medarbetare utifrån bl.a: Fysisk arbetsmiljö Psykosocial arbetsmiljö Ergonomi Hemvisten i stort Ledarskap Spelregler

40 Hur blev det?

41 Hur blev det?

42 Resan fortsätter

43 Vad ser vi idag? Vad är poängen? Hålla i, håll fast, var konsekvent Stödja ledarskapet Förebildlig ledning John P Kotter En framgångsrik förändringsprocess 8. Att förankra de nya i företagskulturen Skapa bättre prestationer genom kund- och produktivitetsorienterat beteenden mer och bättre ledarskap och mer effektiv ledning Betona sambandet mellan det nya beteendet och framgången Förankra det nya förfaringssättet

44 På måndag öppnar vi Kundcenter

45

46

47 Aktivitets- och Fokusprofil Kungälvs Kommun Low (1) Medium (2) High (3) Socialising, relaxing Consultation and alignment Individual work and do not mind Collaborating with more than 3 5% 4% 9% 22% Knowledge sharing with more 10% Collaborating with 1 or 2 people Consultation and alignment 3% Phone/video calls, virtual 9% 30% Individual work and do not want 8% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

48 Zonindelning