Förstudie. Arkiveringsprojektet

Transkript

1 Förstudie Arkiveringsprojektet

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Förstudien arkiveringsprojektet Målbild Långtidslagring av digitalt material behov och problem Arkivering av digital handlingar - lagkrav Konsekvensanalys Omvärldsanalys alternativa lösningar för digital arkivering Projekt för digital arkivering Akademiskt digitalt arkiv (AGDA) Regionalt digitalt arkiv (REDA) System för digital arkivering som nyttjas idag E arkiv (Stockholm läns landsting) ,2,2 Är detta en lösning för Umeå universitet? Navet (Stockholm stad) Är detta en lösning för Umeå universitet? Organisationer som arbetar med digitalt bevarande och tillgänglighet LDB Centrum SND Svensk nationell datatjänst Umeå universitets arbete med forskningsdatabaser DORUM Forskningsdatabasen vid Umeå universitet Förslag till lösning för långtidslagring av forskningsmaterial Vilka ekonomiska konsekvenser får ett införande? Bilaga Offentlighetsprincipen Arkivlagen (SFS 1990:782) Bokföringslagen Riksarkivets författningssamling RA FS RA FS 1999:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet RA FS 2008:4 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter RA FS 2009:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) RA FS 2009:2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)... 16

3 Personuppgiftslagen (1998:204) Forskningsetiska krav Ändrad SFS 2008: God forskningssed Bilaga 2 18 Bevarande och gallringsplan för forskningsmaterialet..18 Bilaga 3 22 Utdrag ur SOU 1999:4 22 Vetenskapsrådets vetenskapsserie 11:2010 kort sammanfattning.22

4 Sid 4 (26) Sammanfattning Som myndighet är Umeå universitet skyldig att bevara allmänna handlingar och andra handlingar från myndighetens verksamhet och av dessa skapa arkiv. Bland dessa handlingar utgör forskningsmaterialet en stor andel. Syftet med arkiven är att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen samt förvaltningens och forskningens behov. Bevarandet skall ske på sådant sätt att handlingarna finns tillgängliga. Den information som vi skapar på myndigheten utgör en del av det nationella kulturarvet. Forskningen har även egna behov av enkel och snabbt omhändertagande av forskningsmaterial. Ett fungerande omhändertagande av forskningsmaterial ger möjlighet för andra forskare att kontrollera forskningsresultat. Vidare ger det möjlighet att nyttja det många gånger värdefulla primärmaterialet för annan forskning. En ur forskningshänseende smidig digital arkivering kan även vara en konkurrensfördel för Umeå universitet. Tillgång till open access - öppna digital arkivytor för publiceringar som kan ge ökad citering av forskningsinformationen. De ökande informationsmängder ställer krav på digital arkivering för att nedbringa lokalbehov och kostnader för arkivering. Idag kan vi inte garantera att en digital handling bevaras för all framtid eftersom den digitala tekniken utvecklas snabbt och dagens teknik snabbt blir föråldrad. För många administrativa system vid myndigheten skriver man ut på papper de handlingar som skall bevaras men inom forskningen med stora mängder digitalt material är detta omöjligt. Om vi producerar handlingarna digitalt skall de också bevaras digitalt enligt vår lagstiftning. Sammantaget behöver Umeå universitet finna en lösning som tillgodoser såväl kraven som lagar och förordningar uppställer samt verksamhetens behov. Denna förstudie tar upp lagstiftningen, etikregler samt en lösning för digitalt arkiv. Förstudien föreslår en lösning som innebär ett deltagande och samverkan med andra universitet och högskolor för att gemensamt utveckla en prototyp för digital slutarkivering. Det förslag som denna förstudie rekommenderar tillgodoser såväl de krav som lagar och förordningar uppställer för forskningsmaterial som forskningens särskilda behov. Lösningen som förordas är även anpassad för att kunna användas för digitala system som bildas i övriga verksamheter vid universitetet. 1. Förstudien arkiveringsprojektet Projektet inleddes med ett seminarium om Informationssäkerhet och bevarande av digitalt material. Vi hade bjudit in Adam Hidestål, universitetsarkivarie på Lund universitet, den 1 juni Det blev en stor uppslutning - cirka 40 personer kom och lyssnade och ställde frågor.

5 Sid 5 (26) Adam Hidestål pratade om System långtidslagring. Han pratade om back-up, arkivering och digital långtidslagring samt presenterade ett förslag till högskolesamverkan och en teknisk prototyp för slutarkivering som han erbjöd Umeå universitet att ansluta sig till. 2. Målbild Den vision som finns är att Umeå universitet skall kunna erbjuda forskare en enkel och smidig lösning för långtidslagring av digitalt forskningsmaterial som samtidigt gör det tillgängligt att söka i. Tillgången till öppna digitala arkivytor open acess som kan ge forskaren/forskningen publicering samt ökad citering av forskningsinformationen. Att även andra forskare skall kunna använda redan insamlat material skulle göra forskningen effektivare. Självklart skall allt forskningsmaterial vara dokumenterat på ett sådant sätt att lagens krav kan uppfyllas. Genom att kunna erbjuda våra forskare en smidig lösning på detta problem kan intresset för att forska vid Umeå universitet öka lösningen skulle kunna ses som en konkurrensfördel. 3. Långtidslagring av digitalt material behov och problem Vårt kulturarv har genom historien bevarats på många olika typer av media sten, trä, tyg, papper med mera. Ett pappersarkiv kan lämnas osorterat under lång tid men man kan rekonstruera och i efterhand sortera och ordna detta arkiv. Digital information som ligger på digitalt media med bristfällig eller ingen dokumentation blir oanvändbar på mycket kort tid. Problemet med att lagra digitalt forskningsmaterial är att tekniken utvecklas väldigt snabbt så både programvara och den tekniska utrustningen hela tiden måste bevakas och ses över. Problemen är: Fil - Bakåtkompabilitet är inte garanterat inom samma programvara Program - ingen garanti att samma programvara kommer att finnas för evigt. Även om filerna är lagrade kan de eventuellt inte användas. Operativsystem - operativsystem byts vilket gör att program eventuellt inte kan köras. Hårdvara - Operativsystem kan vara beroende av viss hårdvara. Metadata - Backuptagning inkluderar inte hanterande av metadata - därför försvinner kunskapen om informationen i takt med att de ansvariga glömmer eller slutar. Licenser - Backuptagning förlitar sig på äldre programvara och låser fast oss i licenser till föråldrade programvaror.

6 Sid 6 (26) Om vi producerar handlingarna digitalt skall de också bevaras digitalt enligt vår lagstiftning. De traditionella pappersarkiven kommer därför på sikt att ersättas av elektroniska arkiv. Detta innebär både ett förändrat förhållningssätt rörande bevarandefrågor samt även en större sårbarhet som måste beaktas av myndigheten. Hittills har vi löst problemen med att köpa fler och fler hårddiskar, som visserligen är billiga men som fortfarande inte innebär en lösning av problemet med långtidslagring. För att man skall kunna hitta bland dessa hårddiskar måste även dessa dokumenteras så man vet vad de innehåller och hittar i dem. Hårddisklagring blir i förlängningen ett dyrare alternativ. Forskarnas primärmaterial/källmaterial omfattas av Arkivlagens krav på bevarande, ordnande och vårdande. När ett forskningsprojekt är avslutat måste det därför finnas rutiner för omhändertagande av det material som producerats i projektet så man vid behov skall kunna hitta i materialet och titta på och läsa forskningsdatat. Det är även av andra skäl viktigt att primärmaterialet arkiveras på ett sådant sätt att det kan göras tillgängliga för andra forskare än de som samlat in materialet. Forskningsverksamheten skall dokumenteras så att det är möjligt för utomstående granskare att följa hela forskningsprocessen. Resultat som publiceras skall kunna kontrolleras i efterhand, t. ex. för att spåra felkällor eller kunna göra det möjligt att bemöta anklagelser om forskningsfusk. Vidare kan en opponent vid en disputation behöva granska materialet. När nyckelpersoner, som kan materialet slutar sin anställning krävs dokumentation så att nya personer kan ta över dessa arbetsuppgifter. Inom forskningen går utvecklingen väldigt snabbt. Longitudinella forskningsprojekt inom områden alltifrån medicin till klimatforskning ställer krav på att forskningsinformation ska vara tillgänglig inte bara på kort utan även på lång sikt. Värdet av insamlad rådata blir inte lägre med tiden tvärtom - värdet av material av detta slag kan också vara mycket stort, också för senare generationer, och kanske av skäl som nu inte förutses. Denna problematik är gemensam för samtliga myndigheter men trots det så finns endast ett litet antal lösningar i drift. Inget av landets lärosäten har infört ett system för att kunna lagra myndighetens informationsresurs över tid. Sammantaget kräver detta att rutiner finns för arkivering och dokumentation av forskningsprojekt. Tillgången till ett digitalt arkiv skulle vara en lösning för forskarna men även för prefekter/chefer som har ansvaret för att denna typ av material hanteras i enlighet med lagens krav. Forskningens behov kan sammanfattas till följande; Snabb och enkel tillgång till forskningsmaterialet

7 Sid 7 (26) Tillgång till ett digitalt arkiv som den enskilde forskaren lätt skall kunna använda med en förhållandevis liten arbetsinsats. Tillgång till forskningsmaterialet även när projektet slutförts medför direkt nytta för forskaren som forskningen. Möjlighet till vetenskaplig kontroll i samband med exempelvis disputation. Vidareanvändning av forskningsmaterialet för annan forskning Uppfylla lagkraven på tillgänglighet Arkivering och dokumentation av forskningsprojektet. Öppna digitala arkivytor - open acess ger ökad tillgänglighet till forskningsinformationen genom publiceringar samt kan ge tillgång till ökade citeringar. 4. Arkivering av digitala handlingar - lagkrav Lagstiftningen har blivit strängare under de senaste åren. Såväl personuppgiftslagen som arkivföreskrifterna ställer nu skarpare krav. Myndigheten måste både kunna bevara information digitalt och vid införande av nya system planera dessa för digital långtidslagring. Som myndighet är Umeå universitet skyldig att bevara allmänna handlingar och andra handlingar från myndighetens verksamhet och av dessa skapa arkiv. Bland dessa handlingar utgör forskningsmaterialet en stor andel. Syftet med arkiven är att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen samt förvaltningens och forskningens behov. Bevarandet skall ske på sådant sätt att handlingarna finns tillgängliga. Den information som vi skapar på myndigheten utgör en del av det nationella kulturarvet. Sammanfattningsvis gäller att forskningsmaterial skall vara tillgängligt och läsbart i minst 10 år men många typer av forskningsmaterial skall bevaras för all framtid. I bilaga 1 återfinnes en översikt över tillämplig lagstiftning inom området. I bilaga 2 återfinnes de tillämpningsföreskrifter som gäller vid Umeå universitet, "Bevarande och gallring av forskningsmaterial". Utifrån dessa krav måste Umeå universitet: upprätta strategi för digital långtidslagring upprätta strategi för kravställande vid inköp av system upprätta register och dokumentation över de system som förekommer vid universitetet bevara digital informationen uppfylla personuppgiftslagens krav på säker hantering av personuppgifter säkerställa informationssäkerhet för lagrad information

8 Sid 8 (26) 5. Konsekvensanalys De långsiktliga kostnaderna för införande av ett system för digital långtidslagring är svårutredda och nationella jämförelser är inte möjliga att göra då det saknas relevanta parter att jämföra med. Om Umeå universitet inte inför någon central lösning för digital arkivering så kommer myndigheten inte att kunna uppfylla lagens krav på dokumentation och tillgänglighet av forskningsmaterialet.. Även allmänhetens förtroende för myndigheten kan skadas om insynen försvåras. Risken finns att forskarna inte får finansiering till forskningsprojekten eftersom forskningsfinansiärerna kan kommer att kräva att forskaren har tillgång till ett digitalt arkiv för att få sökt finansiering (Vetenskapsrådets rapportserie 2010). Forskningsprojekt som har digitalt material kan gå förlorade om de inte löpande bevakas så att materialet fortfarande kan läsas och tittas på. Om primärmaterial inte går att kontrollera försvåras försvar av t ex avhandling och risken ökar för misstanke om ohederlighet eller forskningsfusk. En gemensam lösning för hela universitetet är att föredra. Att alla institutioner skall lägga tid och pengar på egna lösningar är inte ekonomiskt försvarbart. Detta gör att kvalitén på olika lösningar blir varierande om ingen helhetslösning finns. Nackdelen med att universitetet köper något av de färdiga system som finns på marknaden (ex. Acando eller Ida-infront)är att dessa inte är anpassade efter våra behov. Förutom kostnaden för själva systemet för 3 4 miljoner så tillkommer kostnader för anpassningar och utvecklingen av systemet. Risken med detta kan bli att kostnaderna skenar iväg så man börjar tumma på lagkraven, säkerheten, tillgängligheten med mera. Att open access lösningar inte prioriteras på grund av kostnaderna. Att samarbeta med andra universitet och högskolor för att hitta lösningar för ett digitalt arkiv rekommenderas. Dels delar vi på kostnaderna och dessutom har vi samma typ av verksamhet med samma typ av behov. Vi kan utbyta erfarenheter och kompetens inom området. Viktigt att beakta är att ingen lösning kommer att vara beständig - alla lösningar kräver kontinuerlig utveckling och långsiktlighet. Även om universitetet köper ett färdigt system kommer kostnader för anpassningar och utveckling av systemet att tillkomma. Arbetet med kostnaderna för detta torde minska genom ett samarbete med andra universitet och högskolor.

9 Sid 9 (26) 6.Omvärldsanalys alternativa lösningar för digital arkivering 6.1 Projekt som arbetat hitta lösningar för digital arkivering Akademiskt digitalt arkiv (AGDA) Samverkansprojekt bedrivet på uppdrag av SUHF:s förvaltningschefsgrupp med inriktning på långtidslagring av data från forskningsverksamheten. AGDA utvecklades med grund i OAIS (ISO 14721) och baserades på D-space. 250 organisationer runt om i världen använder idag D-space, inklusive universitet som Cambridge, Columbia och MIT. Syftet med AGDA var arkivering och tillgängliggörande av forskningsarkiv. AGDA kom med en slutrapport den 11 mars AGDA-projektet ledde inte något samarbete mellan universiteten och högskolorna. Erfarenheterna av projektet nyttjades i REDA-projektet Regionalt digitalt arkiv (REDA) Samverkansprojekt bedrivet av Lunds universitet, Region Skåne, Landsarkivet i Lund och Lunds kommun. REDA utvecklas med grund i OAIS (ISO 14721). Syfte med REDA är skapande av slutarkiv för alla former av system och filer. Tillgång till filer kommer att vara strängt kontrollerad. Migrering och konvertering ligger i centrum för system. REDA-projektet upphör och övergår till SYLL (System långtidslagring). SYLL kompletterar E-arkiv, Stockholms läns landstings lösning med att ta emot verksamhetsstödda system System för digital arkivering som nyttjas idag E-arkiv (Stockholm läns landsting) Stockholms läns landsting har haft arkivlösning i drift sedan Lösningen är utvecklats av Acando. Totalt finns där 19 avställda system omfattande totalt ca 1 TB data inklusive bl.a diarieföringssystem, ekonomisystem och personalsystem. Systemet är dimensionerat för 60 TB. Det finns ett specifikt mellanarkiv för journalhandlingar där det finns högt tryck på efterfrågningarna. Godkända filformat: PDF/A, XML, TIFF, MPEG, MP3 Kostnader för SLL: Utvecklingskostnader mellan 15 och 20 miljoner. Driftkostnader /år Underhållskostnader /år Personalkostnader 3 IT-arkivarier

10 Sid 10 (26) Ägandefrågor: SLL äger e-arkivet inklusive all källkod. Slutarkivdelen får ca 1500 förfrågningar/dygn Är detta en lösning för Umeå universitet? Källkoden är inte till salu så universitetet kan inte köpa och vidareutveckla den. För att komma åt källkoden måste man ingå i det konsortium som kommer att bildas. Den lösning som E-arkiv har kommer att kompletteras med SYLL för att kunna ta emot digitala system från verksamhetsstödda verksamheter. Det är denna lösning som föreslås i förstudien Navet (Stockholm stad) Stockholm stad har utvecklat arkivlösning sedan Systemet planeras tas i drift i september Initialt ska systemet stödja två processer men kommer på sikt att byggas ut till att täcka hela förvaltningens verksamhet. Systemet baseras på E-packs Archive, leverantör Ida-infront. Drift kommer att skötas av Tieto Enator. Godkända filformat: PDF/A, XML, TIFF, andra SI-certifierade filformat skall implementeras. Kostnad för Stockholms stad: Utvecklingskostnader 28 miljoner Driftkostnader kr/år Underhållskostnader kr/år Personalkostnad 3 IT-arkivarier Ägandefrågor: Systemet ägs av Ida-infront Navet Stockholm stad - är fortfarande inte färdiga med sin lösning av arkivfunktionen Är detta en lösning för Umeå universitet? Umeå universitet kan köpa leverantören Ida-infronts arkivlösning som kostar ca 3 miljoner. Sedan tillkommer utvecklingsarbetet och anpassningen som Ida-infronts konsulter utför för de funktioner som myndigheten beställer. Denna kostnadsbild är omöjlig att uppskatta både i tid och pengar. 7. Organisationer som arbetar med digitalt bevarande och tillgänglighet 7.1 LDB-Centrum LDB-Centrum (Centrum för långsiktigt digitalt bevarande) är en centrumbildning vid Luleå tekniska universitet. Det är ett samverkansprojekt mellan bland annat Riksarkivet, Luleå tekniska universitet, Bodens kommun och Kungliga biblioteket. LDB-centrum är inte ett system för skapande av digitala arkiv utan utvecklar metoder och teknik för digitalt bevarande och bevarandesystem.

11 Sid 11 (26) 7,2 SND Svensk nationell datatjänst Del av vetenskapsrådets satsning på vetenskapsinfrastruktur. Projekt för tillgängliggörande av forskningsresultat från humanistisk och samhällsvetenskaplig forskning. SND inriktar sig på publisering och open access för forskningsmaterialet. Viktigt att beakta är att detta inte är ett digitalt arkiv. 8.Umeå universitets arbete med forskningsdatabaser 8.1 DORUM Är ett projekt inom Umeå universitet, Demografiska databasen, för att höja kvalitén och hanteringen av forskningsdatabaser samt samarbete mellan forskare från olika institutioner. Målet är att skapa ett register över de forskningsdatabaser som finns inom Umeå universitet med information om innehåll, ansvarig, forskningsområde med mera. 8.2 Forskningsdatabasen vid Umeå universitet Information läggs in i forskningsdatabasen för att göra forskningsprojekt synliga och sökbara på vår webb. Syftet är att allmänheten skall få information om den forskning som bedrivs vid myndigheten. Forskningsdatabasen innehåller pågående och avslutade forskningsprojekt. 9. Förslag till lösning för långtidslagring av digitalt material inom forskningen Umeå Universitet behöver tillgång till ett system som ger oss möjlighet att långtidslagra forskningsmaterial och andra digitala system i verksamhetsstödda verksamheter vid universitetet. De 4 alternativ som förstudien tittat på är: 1. AGDA projektet är avslutat utan att leda till något fortsatt samarbete mellan högskolorna. D-space som testades är inte en färdig lösning utan det krävs arbete att utveckla och anpassa D-space efter de behov som myndigheterna har. Eftersom projektet är avslutat så är denna lösning inte aktuella idag. 2. REDA-projektet som avslutas och övergår till SYLL. Denna prototyplösning kommer att ingå i E-arkiv lösningen. Den finns inte att köpa som egen lösning utan kräver deltagande i samarbetsprojektet. 3. E-arkiv är den lösning som föreslås. Den bygger på ett samarbete mellan universiteten och högskolorna. Fördelen blir att man delar på kostnaderna och

12 Sid 12 (26) kan därför utveckla tillgängligheten till informationen, open access med mera. Kostnadsbilden för denna lösning har vi inte i dagsläget. Det vi vet är att projektgenomförandet kommer att kosta Umeå universitet ca 1 miljon kronor. Hur mycket det skarpa systemet kommer att kosta i drift är något som skall utredas och undersökas under projektgenomförandet. Även många styrfrågor skall lösas när samarbetet påbörjas De pengar som hittills är lagt ned på prototypen betalar vi inget för utan kostnaderna kommer när organisationen för samarbetet bildats och vidareutvecklingen påbörjats. 4. Navet s lösning med Ida-infronts som leverantör kosta ca 3 miljoner för ett grundsystem sedan tillkommer anpassning samt utveckling av lösningen som leverantörens konsulter utför för de funktioner som myndigheten beställer. Denna kostnadsbild är omöjlig att uppskatta både i tid och pengar. Utifrån den kunskap vi idag har och de erfarenheter som vi fått av de få aktörer som infört ett digitalt arkiv och som beskrivits ovan förordar denna förstudie att Umeå universitet ansluter sig för samverkan med andra universitet och högskolor för att utveckla den prototyp som finns för långtidsbevarande. Detta gäller den lösning som Stockholms läns landsting utvecklat E-arkiv - och genom det samarbete och avtal som de har med Lunds universitet via REDAsamverkan. REDA-projektet avslutas och övergår till SYLL (System långtidslagring) som införlivas med E-arkiv. Källkoden kommer att samägas av det konsortium som kommer att bidas våren All vidare utveckling av den gemensamma programvaran görs antingen via fri källkod eller genom att part köper källkod på ett sådant sätt att den blir fritt tillgänglig för samtliga parter i samverkan. I och med denna lösning så kommer den färdiga tekniska lösningen att bli fri från löpande licenskostnader. Denna lösning innehåller mottagande, förvaring och presentation men saknar migrering och antiviruskontroller. Denna lösning gör att vi inte är beroende av en leverantör. I mitten av januari kommer Umeå universitet samt alla andra lärosäten inom SUHF få ett informationspaket. I detta paket ingår Avtalsförslag, Förslag till projektplan (inklusive tids- och aktivitetsplan), Systembeskrivning och Testprotokoll. Vilka ekonomiska konsekvenser får ett införande? Införande av system för digital långtidslagring utgör nytt ekonomiskt åtagande då denna funktion tidigare saknats. Dessa kostnader kommer också att bestå över tid. Finansiering för utredning och grundinvestering måste bekostas gemensamt. Driften föreslås bäras av forskningsprojekten.

13 Sid 13 (26) Det vi vet i dagläget är att projektgenomförandet kommer att kosta myndigheten ca 1 miljon kronor. Hur mycket det skarpa systemet kommer att kosta i drift är något som skall utredas och undersökas under projektgenomförandet. Samordning av drift, om tjänster kan köpas in är några av de styrfrågor som vi inte har svaret på utan de kommer att utredas och utvecklas i konsortiet. Med den föreslagna lösningen, E-arkiv, kommer forskare/forskningen att: få en lösning på digitalt arkiv för forskningsmaterialet. Tillgång till forskningsmaterialet under den tid som det skall bevaras. open access öppna digitala arkivytor - som ger större användbarhet och tillgänglighet till forskningsinformationen. open access kan ge ökad citering av forskningsmaterialet möjlighet till vetenskaplig kontroll vidareanvändning av forskningsmaterialet för annan forskning digtialt arkiv stöder longitudinell forskning uppfylla lagkraven på tillgänglighet dokumentation och arkivering av forskningsprojektet.

14 Sid 14 (26) Bilaga 1 Nedan följer en sammanfattning av relevant lagstiftnings samt god forskningssed. Offentlighetsprincipen Myndighetens hantering av allmänna handlingar utgår från Offentlighetsprincipen som är lagfäst i Tryckfrihetsförordningen och regleras genom olika lagar främst Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) Arkivlagen (SFS 1990:782) I Arkivlagen 3 och 4 står varför vi skall bevara centrala delar av myndighetens arkiv och vilka som ansvarar för att detta sker. I 6 framgår att i arkivvården ingår att myndigheten skall organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Myndighetens arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndighetens arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: 1. rätten att ta del av allmänna handlingar 2. behovet av information för rättsskipning och förvaltning, och 3. forskningens behov. Vid framställning av handlingar skall myndigheten använda material och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet (5 2). Bokföringslagen Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget. Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat skall bevaras i det skick materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes. (7 kap 2 ) Riksarkivets författningssamling RA-FS Redovisar kortfattat vad de olika RA-FS:arna innehåller. RA-FS 1999:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet. Denna föreskrift tar upp hur de olika forskningshandlingarna skall hanteras vid universitetet. Umeå universitets tillämpningsbeslut Bevarande och gallringsplan för forskningsmaterial bifogas som bilaga 2.

15 Sid 15 (26) RA-FS 2008:4 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter. Myndigheten ska upprätta en arkivredovisning som gör det möjligt att förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, överblicka handlingsbeståndet, söka och ta fram handlingar, och hantera och förvalta handlingar. Arkivredovisningen ska bestå av uppgifter som kan presenteras som - en arkivbeskrivning, - en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, och - en arkivförteckning. Denna föreskrift skall vara införd på myndigheten RA-FS 2009:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Myndigheten skall upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar. Åtgärder i denna strategi skall vara dokumenterade, fortlöpande kompletteras och hållas aktuell. Strategi för bevarande och gallring skall planeras och dokumenteras för varje system innan systemen tas i drift. Krav ställs på att varje nytt system ska innehålla rutiner för att kunna överföras till godkända arkivformat. Bevarande av information skall vara i ursprungligt skick det vill säga att digitalt uppkomna handlingar skall också bevaras i digital form. Myndigheten skall planera för hur elektroniska handlingar som skall gallras eller rensas skall skiljas från de elektroniska handlingar som skall bevaras. Även hur de handlingar som omfattas av sekretess ska kunna skiljas från elektroniska handlingar som är offentliga. De elektroniska handlingarna ska fortlöpande framställas, överföras, dokumenteras, hanteras, förvaras och vårdas så att de kan presenteras upprepat under den tid som de ska bevaras. Myndigheten skall ha ett ständigt aktuellt register över vilka digitala system som används vid eller lagras vid myndigheten. Detta register skall knytas till eller integreras med myndighetens samlade arkivredovisning. Informationssäkerhetsdirektivet tar bland annat upp: att myndigheten ska (för varje system) upprätta en plan för hur de elektroniska handlingarna ska skyddas och dokumentera de åtgärder som ska vidtas. att en riskanalys av informationssäkerheten måste genomföras innan driftssättning för att bedöma behov av säkerhetsrutiner.

16 Sid 16 (26) att de elektroniska handlingarna skall skyddas, säkerhetskopior tas samt hantering och förvaring. I förvaring ingår att planering, utförande och drift av arkivlokaler. RA-FS 2009:2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tar upp de tekniska kraven. Personuppgiftslagen (1998:204) Syftet med denna lag är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter ( 1). Personuppgiftslagen hindrar inte att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet (8 ). Personuppgiftslagen anger att alla rimliga åtgärder vidtas för att rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Uppgifter får bevaras för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål. (9 ). Personuppgiftslagen innebär i sig inte något hinder mot att information ur ett system för digital långtidslagring skall kunna gallras. Personuppgiftslagen ( 9) ställer krav på att personuppgifter inte skall bevaras längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen för vilka personuppgifterna samlades in. Tryckfrihetsförordningen och arkivlagen gäller dock före personuppgiftslagen vilket för myndigheten innebär att kraven på bevarande av allmänna handlingar enligt ovan går före personuppgiftslagens bestämmelser. Forskningsetiska krav Lag ( 2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor. Ändrad SFS 2008:192 Denna lag innehåller bestämmelser om etikprövning av forskning som avser människor och biologiskt material från människor. Den innehåller också bestämmelser om samtycke till sådan forskning. Syftet med lagen är att skydda den enskilda människan och respekten för människovärdet vid forskning ( 1)

17 Sid 17 (26) God forskningssed Till god forskningssed hör att forskningsunderlaget redovisas inom alla vetenskapliga discipliner även om forskningsmetoderna varierar. Detta innebär att primärmaterial som t ex enkäter, videoinspelningar, intervjuutskrifter, laboratorieprov och dagböcker måste dokumenteras och bevaras så att man kan se att de slutsatser forskaren drar verkligen följer av det forskningsunderlag man utgår ifrån. I de internationella riktlinjerna för god laboratoriesed och god klinisk sed ställs också krav på att man skall kunna följa dataunderlaget genom hela forskningsprocessen. God forskningssed innebär därför god ordning och praktiska förutsättningar för dokumentation och arkivering av forskningsmaterial. När det gäller bevarandet av forskningsmaterial har dock den enskilde forskaren, forskningsinstitutionerna och samhället i stort olika intressen vilka inte alltid är så lätta att förena. Klart är dock att för den forskning som bedrivs av myndigheter gäller offentlighetsprincipen och därmed kravet på arkivering av forskningshandlingar. Tänk på detta redan vid planeringen av ett forskningsprojekt. Kostnader för arkivering bör tas upp i projektansökan.

18 Sid 18 (26) Bilaga 2 Enl. Rektors beslut Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial Regler och anvisningar för bevarande och gallring av forskningsmaterial Forskningsprojekt och forskningsverksamhet Med forskningsprojekt menas här en i tiden och till syftet avgränsbar forskningsverksamhet, ofta knuten till visst uppdrag och/eller vissa personer. Denna omfattar grundforskning, tillämpad forskning och utvecklingsarbete, och är oberoende av hur finansiering sker. Offentlighetsprincipen För myndigheters forskningsverksamhet gäller offentlighetsprincipen. Det innebär att tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingar skall tillämpas. Enligt tryckfrihetsförordningen 2 kap. 3 är en handling allmän om den förvaras hos myndighet, och är att anses som inkommen till, eller upprättad hos myndighet. Myndighetens arkiv består av dessa allmänna handlingar och vissa andra handlingar som myndigheten har beslutat att arkivera. I Arkivlagen står att myndighetens arkiv är en del av det nationella kulturarvet, och att det även skall spegla den verksamhet som bedrivs. Myndighetens arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: Rätten att ta del av allmänna handlingar Behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen Forskningens behov Gallring och rensning Gallring får ske, men bara om det bestånd som blir kvar kan tillgodose ovan angivna

19 Sid 19 (26) ändamål. Gallring innebär att allmänna handlingar förstörs och det får därför inte ske utan stöd i författningar eller beslut av riksdag, regering eller riksarkivet. Rensning innebär däremot att man avlägsnar och förstör handlingar som inte är allmänna och därför inte skall arkiveras. Undantag från gallring Primärmaterialet får i princip gallras, men först skall en kvalitativ bedömning av dess värde göras. Det skall ske enligt följande bedömningskriterier: Fortsatt inomvetenskapligt värde Värde för annat forskningsområde Vetenskapshistoriskt värde Kulturhistoriskt värde Personhistoriskt värde Stort allmänt intresse Har materialet något av dessa värden eller är av stort allmänt intresse skall det undantas från gallring och således bevaras. Medier och databärare Bevarande- och gallringsplanen gäller oberoende av det medium eller den databärare handlingarna är upprättade på (exempelvis papper, optiska skivor, kassettband och videoband). Det är viktigt att handlingarna är framställda så att de kan läsas, förstås och överföras till annan databärare under hela den tid de skall bevaras. Ansvar Forskningsmaterialet skall ingå i respektive institutions arkiv. Huvudansvaret för detta arkiv åvilar prefekten. Prefekten ansvarar för att handlingarna inom institutionens forskningsprojekt blir arkiverade och därmed också författningsenligt gallrade Beslut om gallring och om undantag från gallring skall fattas av prefekten eller delegeras till någon lämplig person som prefekten utser. Sådant beslut skall om möjligt fattas i samråd med berörd ledare för forskningsprojektet.

20 Sid 20 (26) Praktisk hantering av forskningsmaterialet Den forskningsansvarige skall se till att det material som produceras i samband med forskningsverksamheten hålls väl ordnat. Det innebär framför allt att materialet märks på ett sådant sätt att det utan vidare går att identifiera vad som skall bevaras, gallras eller rensas. För ytterligare information om regelverk för och hantering av forskningsmaterial hänvisas till Handbok för hantering av forskningsmaterial på Internet under adressen Bevarande- och gallringsplan De handlingar som är upptagna i planen skall ses som exempel på typer av handlingar som kan förekomma i forskningsprojekt. Samtliga handlingar finns inte i alla projekt. Med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet (RA:FS 1999:1) gäller bifogade Bevarande- och gallringsplan i Umeå universitetets forskningsverksamhet.

21 Sid 21 (26) Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial Handlingar Åtgärd Anmärkning Administration, Planering/Ekonomi Bevaras Anslagsansökningar Bevaras Diarieförs Beslut om beviljade medel/kontrakt Bevaras Diarieförs (även avslagen) Projektbeskrivning/Projektplaner Bevaras Metodbeskrivning/Metodanvisning Bevaras Separat beskrivning av metoder endast om de är av grundläggande karaktär Enkätformulär Bevaras Korrespondens med finansiärer/ Bevaras uppdragsgivare Ekonomiska slutrapporter Bevaras Tillståndsansökningar för projekt Bevaras och beslut om tillstånd (etiska kommittéer, datainspektionen, miljöprövande instanser, etcetera.) Protokoll eller motsv. anteckningar Bevaras från styrgrupps- och /eller referensgruppsmöten Projektdiarium (projektdagböcker) Bevaras

22 Sid 22 (26) Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial Handlingar som skall undantas från gallring är de som bedöms ha ett: Fortsatt inomvetenskapligt värde Värde för annat forskningsområde Vetenskapshistoriskt värde Kulturhistoriskt värde Personhistoriskt värde Stort allmänt intresse Handlingar Åtgärd Anmärkning Primärmaterial Gallras Gallras efter 10 år under förutsättning att: Enkäter Gallras : Ljud- och/eller bildupptagningar Gallras : Röntgenbilder Gallras : Datafiler från datoriserade Gallras : analysinstrument Mät- och testresultat Gallras : Protokoll från undersökningar/försök Gallras : Kodlistor Gallras : Journalutdrag Gallras : Laboratoriedagböcker Gallras : Annat primärmaterial Gallras : Publicering av resultat från materialet är avslutad Sista avhandling som är kopplad till materialet har försvarats Blod- vävnads- och organprover Bevarande regleras på annat sätt

23 Sid 23 (26) Läkemedelsprövning I fråga om läkemedelsprövning gäller särskilda regler enligt läkemedelsverkets föreskrifter. Patientjournaler Tillhör annat arkiv Bevaras enligt andra bestämmelser

24 Sid 24 (26) Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial Handlingar Åtgärd Anmärkning Bearbetningsmaterial Är i de flesta fall ej allmänna handlingar och rensas därför vid inaktualitet eller när projektet är avslutat Utkast : Koncept : Kladdar som skall omarbetas : Sammanställningar : Om de har karaktär av delrapport skall de Bevaras Beräkningar : Excerpter : Datafiler som är osjälvständiga led : i pågående bearbetning av data Redovisningsmaterial Bevaras Delrapporter Bevaras Artiklar Bevaras Konferensrapporter Bevaras Hit räknas opublicerade konferensrapporter av redovisningskaraktär men ej posters. Avhandlingar Bevaras Vetenskapliga slutrapporter Bevaras

25 Sid 25 (26) Bilaga 3 Referenser SOU 1999:4 God sed i forskningen Vikten av ett förebyggande arbete för att minska förekomsten av oredlighet i forskningen torde ej kunna överskattas. Kommittén betonar behovet av utbildning samt goda ordningar och praktiska förutsättningar för dokumentation och arkivering av forskningsmaterial. Forskningsverksamhet skall dokumenteras så att det är möjligt för utomstående granskare att följa hela forskningsprocessen. Dokumentation skall ske i enlighet med de regler som gäller för ägande- och förfoganderätten till forskningsmaterial samt utifrån gällande sekretessbestämmelser. Material som ej är vetenskapligt motiverat att spara skall dokumenteras av forskaren. Denna skriftliga dokumentation skall vidimeras av prefekt eller motsvarande forskningschef. Dokumentation av forskningsprocessen utifrån dessa riktlinjer skall bevaras i minst 10 år. Vetenskapsrådets rapportserie 11:2010 Rättsliga förutsättningar för en databasinfrastruktur för forskning Denna rapport tar upp behovet för forskarna att få tillgång till datakällor för sin forskning. Ett problem är att få kunskap om var dom finns. Vetenskapsrådet har pekat på att orsaken är bland annat att källorna är spridda över ett sort antal aktörer och att forskarna inte insett registrens potiental. Som myndighet har man enligt lagstiftningen krav på sig underlätta sökande efter allmänna handlingar. Därför har myndigheten skyldighet att förteckna materialet. För att komma tillrätta med detta problem föreslås någon typ av skyldighet för dem som förvaltar datakällor att föra informationen vidare till en central aktör. Här föreslås Svenska nationell datatjänst (SND) som påbörjat ett sådant arbete. Enligt rapporten har Sverige och de nordiska länderna en lång tradition av insamling av registerdata som används i offentlig statistik och man anser att Sverige har unika förutsättningar att bli världsledande på en rad forskningsområden. Personbunden data som förs longitudinellt över tid på hela befolkningen ger möjligheter att både prospektivt och retrospektivt forska på frågeställningar på ett sätt som är omöjligt i länder som inte har dessa grundförutsättningar. Inom epidemiologin kan man visa att detta har lett till en produktivitet inom forskningen som saknar motstycke.

26 Sid 26 (26) Vetenskapsrådet har en expertgrupp som arbetar med databasinfrastruktur som heter Database Infrastructure Committee (DISC). Vetenskapsrådet vill få till stånd en uppbyggnad av stora dataresurser för breda forskargrupper och att tillgängliggöra befintliga resurser för forskningen. Målet är att skapa en gemensam databasinfrastruktur för forskare och att i möjligaste mån undvika dubbelarbete och mångdubbel finansiering när det gäller att bygga data för forskningen. Rapporten föreslår att det ur databashänseende skulle underlätta om det fanns ett gemensamt och samordnat system för etikprövning och sekretessprövning och vidare ett datatekniskt system som säkerställer skyddet oavsett forskningsinrättningens tekniska, juridiska och personella resurser. Enligt DISC:bedömning bör register kunna upprättas med forskningens behov som huvudmotiv och sådana register bör kunna föras vid universitet, högskolor och andra forskningsinrättningar. Enligt DISC:s bedömning bör arkivering av data ske på ett sådant sätt att de är lätt tillgängliga för forskningen. Vetenskapsrådet finansierar även Svensk nationell datatjänst (SND). SND:s uppdrag omfattar arkivering, kvalitetssäkring samt dokumentation av existerande forskningsdatabaser samt insatser för att dessa ska hållas lättåtkomliga för forskning inom områdena humaniora, samhällsveteskap och medicin. De fungerar också som en koordineringsfunktion för data som är arkiverade på skilda institutioner och erbjuder även forskarservice med rådgivning och information. Myndigheten är skyldig att upprätta en beskrivning som ger information om register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar. För att på ett effektivt sätt kunna få tillgång till data så är det viktigt att dokumentation och arkivering sker på ett likformigt sätt.