Tärna folkhögskola - serviceverksamhet

Transkript

1 Tärna folkhögskola - serviceverksamhet

2 2 (10) INNEHÅLL 1 Bakgrund Verksamhet vid Tärna Utbildningsverksamhet Långa kurser Korta kurser SMF Etableringskurs Uppdragsutbildningar Internat Konferenser Serviceverksamheten Byggnad kök och matsal Funktionsbeskrivning Kock/kokerska Funktionsbeskrivning Internatföreståndare/husmor Bemötande och socialt ansvar Kost Analys...9 Källor: 10

3 3 (10) 1 BAKGRUND Landstingsstyrelsen beslutade 2014 om ett uppdrag till utskottet för Tärna folkhögskola att genomföra en utredning om skolan. I utredningen föreslogs ett uppdrag att en utredning genomförs med syfte att skolans kostverksamhet läggs samman med landstingets övriga kostverksamhet. Tärna folkhögskola är en av landets äldsta internatfolkhögskolor och ligger i Kumla kyrkby ca 8 km söder om Sala. Verksamheten startades redan I huvudsak bedrivs all verksamhet vid Tärna i Kumla kyrkby. Vissa kurser (SMF och etableringskurser) sker delvis i lokaler inne i Sala. Detta uppdrag fokuserar på serviceverksamheten och främst köksverksamheten. Redogörelsen baseras på besök på Tärna och samtal med skol- och serviceledning, samt styrande- och redovisande dokument för Tärnas verksamhet. 2 VERKSAMHET VID TÄRNA Tärnas uppdrag är folkbildning, att aktivt medverka i samhällsutvecklingen och bidra till hållbar regional utveckling. Tärnas verksamhet består av långa och korta kurser. För år 2016 planerade Tärna för ca 5000 deltagarveckor där 85% ska utgöra långa kurser och 15% korta kurser. Minst 40 stycken av långkursernas elever ska bo på skolans internat. Tärna är en mötesplats i form av utbildnings- och konferensresurs. Tärnas verksamhet är öppen under ca 44 veckor per år. Folkhögskolan är stängd under ca 8 veckor under sommar- och jullov. För år 2016 gick verksamheten med ett positivt resultat på ungefär kr och för år 2017 budgeterar verksamheten ett +/- nollresultat, vilket är det resultat verksamheten normalt brukar ligga på över åren. 2.1 Utbildningsverksamhet Långa kurser Allmän kurs 1-3 år (läser in gymnasiekompetens), förutom formell behörighet även filmprofil Hälsovägledare 1år Massör (påbyggnad på hälsovägledare) 1 termin Kostrådgivare/personlig tränare (påbyggnad på hälsovägledare) 11 veckor under sommar IT-pedagog 1år Filmarbetare 1år

4 4 (10) Bild: Elev som studerar vid Tärna. Källa: Tärna Korta kurser Korta kurser erbjuds inom exempelvis hälsa, konst, IT, skrivande såsom kvälls- och helgkurser, samt sommarkurser. Kan exempelvis vara kurser i yoga, akvarellmålning, att skriva, löpträning, vattengymnastik, mindfulness, sorgebearbetning, foto mm SMF Studiemotiverande folkhögskolesatsning (SMF) i samverkan med Arbetsförmedlingen. En inspirationskurs där målet är att elever går vidare till studier eller arbete. Löpande intagning av elever varje måndag Etableringskurs Etableringskurs på 6 månader sker på uppdrag av regeringen och är ett samarbete mellan Folkbildningsrådet och Arbetsförmedlingen. Etableringskurs på folkhögskola finns till för personer som är nyanlända till Sverige. Personen måste vara inskriven på Arbetsförmedlingen och omfattas av etableringsuppdraget. Kursen innehåller bl a studier i svenska språket samt orienterande och arbetsförberedande insatser. Tärna Folkhögskola har löpande intag varje måndag. Eleverna har praktik inom serviceområdet i fyra veckor i kök, städ och vaktmästeri. Tärna planerar för ca 30 stycken deltagare totalt under ett år Uppdragsutbildningar Tärna erbjuder skräddarsydda uppdragsutbildningar (fortbildningskurser och arbetsmarknadsinsatser) där omfattning och innehåll anpassas efter uppdragsgivarens önskemål. Ett exempel som även konkret involverar kökspersonal är en nyetablerad köksbiträdeskurs i samarbete med Heby kommun och arbetsförmedlingen i Sala/Heby. Inom kommunen är köksbiträden ett bristyrke. Kursen riktar sig till analfabeter där de får lära sig svenska språket och utbildas till köksbiträden. Tärnas kökspersonal kommer vara utbildare. Tärna planerar att 8-10 deltagare går kursen och eleverna praktiserar dels hos Tärna i köket och dels i olika kök i Heby.

5 5 (10) 2.2 Internat Bild: Internatflygeln Västergård. Källa: Tärna Tärna erbjuder 46 internatplatser. Internatet återfinns i två flyglar (Östergård och Västergård) i skolans park. Här bor elever i enkelrum och på internatet finns också tvättmöjligheter. Skolans servicepersonal städar gemensamma korridorer och trapphus. Eleverna ansvarar gemensamt för städning och ordning i kök/pentry, dagrum och tvättstuga och ser till att sopor töms regelbundet. I priset för internatboendet ingår frukost, förmiddagskaffe, lunch och middag måndag till fredag (fredag ej middag) under terminerna. På helgerna har eleverna självhushållning. I internatbyggnaderna finns elevpentryn där de kan laga sin egen mat under helger. Närmsta butik finns i Sala. Denna nås genom att gå ungefär 0,8 kilometer på landsväg till busshållplatsen som sedan går in till Sala. 2.3 Konferenser Tärna är en mötesplats och erbjuder både dagkonferenser och konferenser med övernattningsmöjligheter till kommuner, landsting/regioner och andra ideella verksamheter. Tärna har ett 20-tal enkel- och dubbelrum och det finns stor valmöjlighet med flera olika lokaler för både mindre och större grupper (5-50 personer). Vid konferenser är mat-, fika- och dryckesupplevelsen viktig. Frukost, lunch, middag och fika kan bli aktuellt för köket att hantera och receptionisten är värdinna. Vid Tärna råder alkoholförbud både för studerande och konferensdeltagande. Måltider och aktiviteter såsom fem-kamp eller nyttjande av bassäng och bastu erbjuds kvällstid. Bokningar av dagkonferenser i veckorna hanterar servicepersonal inom ordinarie schema. Vid större konferenser eller konferenser med övernattning eller på helg/under lov behöver extra pass planeras in.

6 6 (10) Under 2016 hade Tärna 70 dagar med konferenser. Under 2016 genomfördes 20 konferenser med ca 550 deltagare och totalt 100 övernattningar. Även 40 stycken kortkurser genomfördes med ca 600 deltagare och totalt 450 övernattningar. 3 SERVICEVERKSAMHETEN Serviceorganisationen består av servicechef/biträdande rektor (Tommy Karlsson), internatföreståndare/husmor (Cristine Ogemar), fyra kökspersonal, en vaktmästare, två städpersonal, en receptionist, samt en IT-tekniker. Köksverksamheten ingår som en integrerad del i serviceverksamheten men uppdraget i denna genomlysning fokuserar på kökspersonal. Tärna har ett eget kök och egen anställd kökspersonal. Det är en säsongsvarierande kost som erbjuds och man försöker köpa in närproducerade livsmedel. Köket nyttjar livsmedelsavtal upphandlade av Inköp. Kökstjänsterna uppgår till 3,8 tjänster. I köket arbetar två personer med 100 % tjänst, två personer med 80 % tjänst, samt husmor förlägger ca 20 % av sin arbetstid på kökstjänst. Dock är internatföreståndare/husmor anställd som internatföreståndare på 100 %. Personalen har tillsvidareanställning och omfattas av samma avtal, regelverk och förmåner som övrig personal inom Region Västmanland. Personalen får kompetensutveckling inom skolan och även ibland genom externa kurser. Utvecklingen inom livsmedelsområdet bevakas även via kontakter med tillsynsmyndigheten. Flexibilitet i serviceverksamheten är viktig då verksamheten varierar i antalet besökare, varierar i tid över dygnet och veckans dagar. Servicepersonalens arbetstider följer terminernas svängningar och lärarnas avtal. När kökspersonalen behöver tillhandahålla förtäring kvällstid och på helger täcker i första hand de två personer med 80 % tjänst upp. Denna extra tid som servicepersonalen samlar på sig tas ut vid skollov då skolans övriga verksamhet stänger ner. 3.1 Byggnad kök och matsal Matsalsbyggnaden på Tärna består av en större matsal, diskutrymme och ett kök på andra våningen. På den nedre våningen finns förvaringsutrymmen och varuintaget med en äldre lastkaj. I matsalen serveras ca 150 portioner per dag (lunch och middag). Köket är funktionellt för Tärnas nuvarande verksamhet men är av äldre snitt. Köket har klarat de senaste inspektionerna utan anmärkning, en eventuell renovering planeras tidigast 2020.

7 7 (10) Bild: Elever i matsal. Källa: Tärna 3.2 Funktionsbeskrivning Kock/kokerska I kocktjänsten ingår förutom matberedning, även disk, tvätt och serviceaktiviteter. Tärna erbjuder varm mat till elever både vid lunch och middag samt konferensmiddagar på två eller tre rätter. Även beredning av kall mat i form av frukostoch salladsbuffé, förrätter och efterrätter ingår. Fikabröd och matbröd bakas på plats. I tjänsten ingår även att vara aktiv angående bokningar, t ex att bevaka om uppgifter i en bokning saknas. Övriga arbetsuppgifter är t ex duka och duka av för konferenser, utföra egenkontroller och meddela behov av beställningar till husmor. Även diskhantering, tvätt av personalkläder och textilier till matsalen, samt städning ingår i tjänsten. Kökspersonal städar allmänutrymmen i anslutning till köket såsom matsal och trapphus, samt är städpersonalen behjälplig vid storstädningar. Internatet storstädas under två veckor efter skolavslutningen och då deltar kökspersonalen. 3.3 Funktionsbeskrivning Internatföreståndare/husmor Internatföreståndare/husmor arbetsleder kök- och städpersonal, ansvarar för schemaläggning och bemanning, genomför APT, samt rekryterar personal. I tjänsten ingår meny och matsedelsplanering, att beställa råvaror, förbrukningsvaror, kemikalier samt textilier till städ och kök. Funktionen är på plats Som arbetsledare för kök- och städpersonal läggs en stor del av tiden på att vara en servicekoordinator mellan medarbetare, skolledning och olika projektgrupper. Hon är ansvarig för matsalens miljö och är värdinna vid måltider och även delaktig i service till gäster och besökare under deras vistelse. I rollen som internatföreståndare ingår att ansvara för internatboendets utrustning och utsmyckning, fördela skolans uthyrningsrum, genomföra besiktning av uthyrningsrum vid utflyttning, leda den sociala verksamheten på internatet, samt ansvara för och leda internatmöten. Som internatföreståndare hanterar man även särskilda elevärenden, exempelvis om elev ska drogtestas med regelbundenhet eller om elev missköter sig själv eller sitt rum. I rollen ingår att fungerar som mentor och kurator för elever.

8 8 (10) 3.4 Bemötande och socialt ansvar All personal vid Tärnas folkhögskola har ett socialt ansvar, i tjänsten ingår som för alla medarbetare i region Västmanland, att följa regionens värdegrund. Alla människor är lika mycket värda, de ska bemötas med respekt och ges förutsättningar för en god livskvalitet och möjlighet till samverkan. Utifrån värdegrunden har Tärna utarbetat ett gemensamt förhållningssätt där alla jobbar för ett positivt bemötande. Matsalen och köket står för hemkänslan för många elever och särskilt för de elever som bor på internatet under terminerna. Kökspersonalen är den i tid mest tillgängliga yrkeskategorin vid Tärna. Efter klockan på vardagar och på vissa helger är det endast kökspersonal på plats på Tärna. Köket och matsalen står för en familjär atmosfär och kökspersonalen får ofta vara ett socialt stöd genom samtal med elever. Köket är en del av hela personalgruppen på Tärna och en viktig del i verksamheten. Kökspersonalen kan fånga upp hur elever fungerar och mår. Nästan varje termin förekommer någon elev med problematiskt förhållningssätt till mat som kan behöva extra stöd. En bra kost är en förutsättning för att eleverna ska klara av studierna under sin tid på Tärna. 4 KOST Verksamheten Kost kan leverera lösningar till Tärna, både genom att leverera färdiglagad mat motsvarande den som serveras i personalrestaurangen Höjdpunkten vid Västerås sjukhus och att erbjuda matlådor enligt det nya flexibla patientmatssystemet. Kost kan även bemanna med personal på plats som bl a kan ordnar med särskilt komponerad meny och tillagning av mat mm för konferensgäster. Ett avtal mellan Tärna och Kost skulle kunna upprättas och personal schemaläggas från Kost efter kundens önskemål om tider. Personalen arbetsleds då från Kost och kan då även komma att utföra andra arbetsmoment i Kosts storköksprocesser utifrån att effektivisera livsmedelsproduktionen inom regionen. Kost erbjuder en standardiserad meny på 45 rätter (35 varma, 2 kalla och 8 sallader). Maten tillagas vid Sveaköket i Västerås enligt cook chill metodik. Menyn är konstruerad för att erbjuda ett brett sortiment av rätter samt vara logistiskt effektiv. De flesta patienter som äter patientmat är inlagda bara under några dagar och då täcker menyn behovet av variation väl. Maten transporteras kall och värms upp på plats i matvagnar eller i mottagningskök.

9 9 (10) 5 ANALYS I de 3,8 kökstjänster som idag finns inom Tärna ingår arbetsuppgifter som är utöver normal tjänst för kock/kokerska. Både fin- och grovdisk, tvätt av personalkläder och matsalstextilier, regelmässig städning av matsal och trapphus, samt storstädning ingår. I kökspersonalens tjänst ingår, precis som för övrig personal, ett socialt ansvar gentemot folkhögskolans verksamhet och elever. Kökspersonalen fyller en viktig funktion och matsalen och köket står för hemkänslan för många elever och särskilt för de 40-tal elever som bor på internatet under terminerna. Kökspersonalen får ofta vara ett stöd genom samtal med elever. I vissa utbildningar ingår kökspersonalen i lärandet. Praktikplatser erhålls i köket för elever som går etableringskurs. Kökspersonal är starkt involverade i den nyetablerade köksbiträdeskursen som genomförs i samarbete med Sala kommun. Tärnas kökspersonal kommer att vara utbildare och elever praktiserar i Tärnas kök. Tjänsten som internatföreståndare/husmor är fristående från kökstjänst och den behöver Tärna ha kvar i sin verksamhet oavsett kökstjänstlösning. Tärna är en liten verksamhet där medarbetare måste vara flexibla, ta ett helhetsansvar och ha olika roller för att verksamheten ska fungera. För Tärna som mötesplats, via konferenser och kortkurser, är maten en viktig del i verksamheten. Den standardiserade meny Kost erbjuder med 35 varma rätter är väl anpassad och tilltagen för besökare och patienter som har relativt korta vistelser på regionens sjukhus. Men menyn är inte anpassad för att under en längre tid erbjuda en variation av rätter både till lunch och middag. Verksamheten på Tärna löper över hela terminer och idag erbjuds besökare och elever en varmrätt och ett vegetariskt alternativ, både till lunch och middag. Kökspersonalen på Tärna ingår som en integrerad del i Tärnas utbildningsverksamhet. I dagsläget utvecklas och effektiviseras Tärnas köksverksamhet tillsammans med Tärnas utbildningsverksamhet. Att lyfta ut köksfunktionen skulle inverka klart negativt på folkhögskolans möjlighet att lyckas med sitt uppdrag.

10 10 (10) KÄLLOR: Samtal med: Rektor Margareta Wistrand Servicechef Tommy Karlsson Internatföreståndare/husmor Cristine Ogemar Fastighetsförvaltare Kristina Bohlström Ekonomichef Claes Becker Verksamhetschef Kost Marcus Jonasson Dokument: Utredning Tärna folkhögskola, Nämndinitiativ, Serviceverksamheten vid Tärna folkhögskola, LTV Strategi för Tärna folkhögskolas framtida inriktning Verksamhetsplan 2017 Regional utveckling Verksamhetsplan 2016 CRU Styrkort 2016 CRU Kultur Tärna Årsredovisning 2016 Verksamhet CRU Kultur Tärna Funktionsbeskrivning för Internatföreståndare/husmor Funktionsbeskrivning för Kock/kokerska Statsbidrag till folkhögskolor Villkor och fördelningskriterier Förordning om statsbidrag till folkbildningen (SFS 2015:218) Kosts februarirapport 2017 Kosts årsredovisning 2016 Webbplatser: Tärna folkhögskolas webbsida, Folkbildningsrådets webbsida, Kosts webbsida,