E-bok: Buyers Guide till HR-system. Allt du behöver veta om du ska investera i HR-programvara. CatalystOne Solutions - Buyers guide

Transkript

1 E-bok: Buyers Guide till HR-system Allt du behöver veta om du ska investera i HR-programvara 2017 CatalystOne Solutions - Buyers guide

2 Innehåll Förord Sid 3 Vad är Human Capital Management? Sid 4 Vad är Talent Management? Hur införs ett HR-system på bästa sätt? Sid 5 Sid 6 Vilka HR-programvaror anses vara bäst? Sid 7 Hur ska man förhålla sig till Big Data och HR Analytics? Sid 7 Hur övertygar man ledningsgruppen om en satsning på HRsystem? Hur utformar man en plan för företagets HR-system? Vad är viktigt vid planeringen av ett nytt HR-system? Sid 8 Sid 9 Sid 10 GDPR: dataskydd och HR-system Att tänka på Sid 11 Urvalsprocessen val av leverantör Sammanfattning Sid 12 Sid 14 Om CatalystOne Sid 15 CatalystOne Solutions - Buyers guide 2

3 Förord Syftet med Buyer's Guide Du har beslutat dig för att investera i ett HRsystem eftersom det skulle gagna verksamheten, men du är inte säker på hur du ska gå tillväga. Du vet att det är mycket som ska beaktas vid valet av programvara den ska tillgodose företagets behov, lösa ett reellt problem och investeringen ska löna sig. Programmet ska dessutom användas under lång tid framöver. Det är därför inte en investering man kan överlåta åt slumpen. Du har med stor sannolikhet många frågor. I denna guide svarar vi på några av dem. Berit Bjerknes HCM Specialist CatalystOne Solutions CatalystOne Solutions - Buyers guide 3

4 Vad är Human Capital Management? I begreppet Human Capital Management (HCM) inbegrips alla rutiner och processer som används för att hantera medarbetare i en organisation. Cheferna ansvarar för att tydligt peka ut riktningen, tydliggöra ansvarsområden, följa upp, ge återkoppling och stödja medarbetarna så att de utvecklas och når sina affärsmål. En organisation kan inte fungera utan någon form av HR-system som stödjer och effektiviserar lednings- och HR-processerna samt annat som omfattas av HCM. Det finns många sammanställningar över vilka processer som ingår i de olika områdena. Här är en grov översikt. I Human Capital Management ingår: Rekrytering Anställningar och uppsägningar HR-masterdata Talent Management Kursadministration Frånvarohantering Medarbetarundersökningar HR-analys Compensation Management Andra processer som kan ingå i detta område är bemanningsplanering, resursplanering, tidsregistrering, reseräkningar, lönehantering mm. CatalystOne Solutions - Buyers guide 4

5 Vad är Talent Management? Talent Management (TM) är en uppsättning integrerade organisatoriska processer riktade mot individen dvs. att attrahera, utveckla, motivera och behålla duktiga medarbetare. Syftet med Talent Management-programmet är att forma en dynamisk, välfungerande och prestationsorienterad personalstyrka som uppnår företagets mål. Hur lockar man till sig, utvecklar och behåller rätt medarbetare? Alla har någon talang. Talent Management omfattar alla processer och aktiviteter som syftar till att rätt person ska vara på rätt plats vid rätt tidpunkt så att företagets mål kan uppnås. Talang är i detta sammanhang ett annat ord för "rätt medarbetare". En organisation fungerar som bäst om processerna stöds av en programvara för Talent Management. Talent Management består av: Performance Management Medarbetarsamtal 360-feedback Kompetens Lärande Planering av efterträdare Lönerevision Talent Management ett verktyg för att attrahera, utveckla och behålla rätt medarbetare CatalystOne Solutions - Buyers guide 5

6 Hur införs ett HR-system på bästa sätt? Formulera först mål och syfte och vad behovet är. Med ett HR-system kan företaget fatta smarta, databaserade beslut under hela anställningscykeln. Det kan hjälpa små och medelstora företag att bli konkurrenskraftiga och större företag att genom professionell rekrytering hitta de bästa samt planera karriärvägar, utbildningar och kompetensutveckling. Syftet med ett modernt HR-system kan även vara att effektivisera, utveckla en prestationskultur eller att skapa gemensamma rutiner och processer. Ett HR-system bidrar till att skapa engagemang, hjälper medarbetarna att prestera maximalt och är därmed en katalysator för resultattillväxten. Behöver ni hjälp? Ring +46 (0) CatalystOne Solutions - Buyers guide 6

7 Vilka HR-programvaror anses vara bäst? Fram till nyligen licensierade man IT-system som installerades på en server antingen hos kunden eller hos leverantören. Sådana system, ofta kallade "on-premise", kunde i ofta anpassas efter företagets behov så länge man var villig att betala för det. Uppgraderingar gjordes vartannat eller vart tredje år. De kunde ta flera månader och kostnaden kunde bli betydande. Moderna molnbaserade system (cloud) köps in som en tjänst, Software-as-a-Service (SaaS) som levereras och sköts från "molnet", dvs. i ett datacenter. Leverantörerna släpper 3-4 versioner per år, uppgraderingarna tar några minuter och kunden kan alltid vara säker på att ha den senaste versionen. Hur ska man förhålla sig till Big Data och HR Analytics? En relativt ny trend är ett ökat fokus på HR-data och rapportering. Teknikleverantörer bygger in sådan funktionalitet för att HR och andra chefer ska kunna fatta beslut utifrån korrekta data. Många HR-avdelningar lägger mycket tid på att skapa rapporter. Med funktioner för HR-analys och rapportering är det också enklare att övertyga ledningen om de ekonomiska fördelarna med ett HR-system. CatalystOne Solutions - Buyers guide 7

8 Hur övertygar man ledningen om en satsning på HR-system? Skapa ett business case: Det är i huvudsak åtta områden man bör beakta för att få ledningens stöd. Professionella chefer kommer oavsett vad investeringsförslaget handlar om att koppla det till dessa faktorer. Ju tydligare det framgår hur förslaget påverkar dessa faktorer, desto mer sannolikt är det att du får deras stöd. Åtta frågor du måste ha svar på för att övertyga ledningsgruppen Professionella chefer kommer oavsett vad investeringsförslaget handlar om relatera det till nedanstående faktorer. Ju tydligare dessa frågor besvaras, desto mer sannolikt är det att förslaget tas emot positivt: 1. Översta raden De flesta chefer fokuserar på att säkra eller öka försäljningen av företagets produkter och tjänster. Din uppgift: Visa hur processförbättringar och det HR-system du föreslår kommer att leda till bruttotillväxt. 2. Nedersta raden Chefer är naturligtvis även fokuserade på företagets resultat, dvs. intäkter minus kostnader. Din uppgift: Visa hur det initiativ du föreslår kommer att minska olika kostnadsposter. 3. Marknadsandel Om du jobbar på ett ungt företag med tillväxtambitioner är det troligare att cheferna prioriterar att öka marknadsandelarna framför att minska kostnaderna. Din uppgift: Visa hur den lösning du föreslår ska göra det enklare att värva nya kunder och öka försäljningen. 4. Kontanter I osäkra tider kan företag ibland vilja bygga upp en kassareserv. Din uppgift: Visa hur ditt initiativ skulle få en liten kassareserv att växa. 7. Risk Företagsledningar är mycket måna om företagets rykte, som t.ex. påverkas av negativ publicitet och rättsliga åtgärder. Din uppgift: Visa hur verksamheten lättare kan efterleva lagar och bestämmelser och undvika straffpåföljder. 8. Karriär Ledningsgruppen består av enskilda individer. Varje medlem kommer naturligtvis att fundera på hur ett investeringsförslag skulle påverka deras egen situation. Din uppgift: Förklara hur ditt förslag skulle vara karriärbefrämjande. 5. Kvalitet Dålig kvalitet på produkter och tjänster leder till stora kostnader i form av omleveranser, övertid, avvikelsehantering etc. Dessutom riskerar man att tappa kunder och få dåliga referenser. Din uppgift: Visa hur ditt initiativ kan leda till färre kvalitetsbrister. 6. Leveransförmåga Många gånger läggs det alltför stora resurser på att leverera i rätt tid enligt avtal. Din uppgift: Visa hur den lösning du föreslår kan minska de problem och kostnader som är kopplade till krishantering, omprioriteringar, krismöten med kunder mm. CatalystOne Solutions - Buyers guide 8

9 Hur utformar man en plan för företagets HR-system? För att valet av HR-system ska bli lyckat krävs en bra planering. Verksamheten, implikationerna och konsekvenserna är minst lika viktiga som valet av själva tekniken. I nedanstående tabell anges några frågor som kan läggas till grund för en urvalsprocess. Strategiska frågor Vilka är företagets affärsmål? Hur bör HR arbeta nu och framöver för att affärsmålen ska nås? Vilka nya data- och tekniklösningar behövs för att HR-arbetet ska kunna bedrivas så att affärsmålen nås? Hur vill vi att chefer och medarbetare ska arbeta med sina delar av HR-processerna? Taktiska frågor Fungerar dagens arbetssätt? Hur kan HR-arbetet effektiviseras ytterligare? Vilka moment som eventuellt görs manuellt i dag kan tas bort och vilken effekt skulle det få? Vilka system är integrerade i dag? Vart går dataflödet och varför? HRIS- eller ERP-system? Vilka behöver involveras tidigt för att de viktigaste prioriteringarna ska kunna formuleras? (intressenter) Vilka framgångskriterier ska gälla för både programmet och slutresultatet? Var bör huvuddata lagras så att det finns en huvudkälla för information? Vem använder rapporter och data i dag och varifrån hämtas data? Källa: Bersin by Deloitte, 2014 CatalystOne Solutions - Buyers guide 9

10 Vad är viktigt vid planeringen av ett nytt HR-system? Om du svarat på fråga 1 ovan bör svaret beskriva målet, syftet och visionen, vad du vill uppnå för organisationens del samt vilka problem som ska lösas. Se till att leverantören kan stödja din vision. Det kan ta 3-6 månader från att ett företag börjar titta på olika HR-system tills att avtalet undertecknats. Anledningen är att det tar tid att definiera urvalskriterier, behov och krav. Olika organisationer arbetar på olika sätt, vissa väljer en snabb och enkel process medan andra måste gå grundligare tillväga. Offentliga verksamheter måste exempelvis följa EU:s upphandlingsregler. Även vissa privata företag kan ägna tid och resurser åt detta i ett eller två år utan att det tillför något av större värde. Det rekommenderade tillvägagångssättet är att endast göra det som är nödvändigt för att inom en rimlig tid få fram ett beslutsunderlag. Gör en lista över behoven, beskriv de framtida HRprocesserna och dokumentera dem på en övergripande nivå. Välj ut max 2-4 leverantörer och begär in referenser. Allt detta kan göras inom loppet av tre månader. Tänk långsiktigt och se till helheten, men börja gärna i en ände och gå sedan vidare därifrån. En enkel början kan exempelvis vara en modul som stödjer en av HR-processerna eller ett begränsat antal användare (eller både och). Beskriv en HR-årscykel och bedöm var och när det kan vara naturligt att börja. Om det exempelvis snart är dags för medarbetarundersökningar kan det vara en mjukstart att börja använda programvara för sådana från en leverantör som erbjuder medarbetarundersökningar som del av en större HR-programserie. Andra börjar med 360- feedback eller medarbetarsamtal. Om ni inte har ett system för HR Masterdata kan det vara en lämplig start. Tilläggsmoduler kan enkelt läggas till senare. Kontrollera att leverantörens gränssnitt är detsamma för alla moduler så att användarna känner igen det och uppfattar det som enhetligt. CatalystOne Solutions - Buyers guide 10

11 GDPR: dataskydd och HRsystem att tänka på I maj 2018 träder en ny dataskyddsförordning, GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft vilket innebär ökade krav om dataskydd för alla verksamheter i EU/EES som hanterar personuppgifter i någon grad. Den nya förordningen ställer inte bara högre krav på din verksamhet, IT och HR. Även leverantörer av HR-system påverkas av de förhöjda dataskyddskraven och behöver till olika grad vidta åtgärder för att själva kunna svara upp mot GDPR. Att systemleverantörer ytterligare stärker sin datasäkerhet är förstås positivt ur ett dataskyddsperspektiv och inte minst för dig som tänkt investera i ett HRsystem. Det finns samtidigt några viktiga aspekter att tänka på när det kommer till dataskydd och HRsystem med hänsyn till GDPR: Att tänka på: Olika leverantörer är olika väl rustade för att kunna svara upp mot GDPR och garantera tillräcklig säkerhet för din verksamhets känsliga data. För dig som inte redan har ett HR-system men har planer på en investering bör utvärdering av leverantörer ske med särskild hänsyn till dess förmåga att tillhandahålla tillräckliga garantier och rutiner för datasäkerhet. Du som anlitar en HR-systemleverantör är alltid personuppgiftsansvarig vilket innebär att du som kund till en systemleverantör behöver bedöma vilka säkerhetsåtgärder som måste vidtas för att skydda de personuppgifter som behandlas. En HR-systemleverantör och alla dess underleverantörer som anlitas för databehandling, är den personuppgiftsansvariges personuppgiftsbiträden. Den personuppgiftsansvarige måste i regel se till att det finns ett personuppgifts biträdesavtal som lever upp till kraven i GDPR. I samband med GDPR förändras och utökas kraven för utformning av personuppgiftsbiträdesavtal. Detta gör att de flesta personuppgiftsbiträdesavtal som tidigare tecknats under de gamla reglerna behöver skrivas om för att uppfylla de nya kraven i GDPR. Om man anlitar eller använder en (SaaS) HRsystemleverantör med säte utanför Europa är det inte omöjligt att din verksamhets personuppgifter kan komma att behandlas utanför EU/EES. I sådant fall måste den personuppgiftsansvarige se till att något av undantagen från GDPRs förbud mot överföring till tredje land kan tillämpas. Med hänsyn till GDPRs krav om fullständig datakontroll (Privacy by design, ändringshistorik, exporter, radera migfunktionalitet etc.) kan en verksamhet komma långt genom att minska på mängden system där personuppgifter lagras och behandlas. Genom att nyttja ett HR-system där flertalet processer kan hanteras och masterdata i tillägg kan lagras och behandlas, undgår verksamheten att sprida lagringen av personuppgifter i för många olika system. CatalystOne Solutions - Buyers guide 10

12 Urvalsprocessen val av leverantör (del 1) Undersök noga och jämför kostnaderna när ni väljer leverantör av on-premise eller SaaS. Vad är de initiala kostnaderna, vad kostar implementering, anpassning, IT-drift, underhåll, support? I nedanstående tabell görs en jämförelse. Software-as-a-Service väljs allt oftare eftersom det är mindre kostsamt och risken är lägre. Det minskar företagets drifts-/investeringskostnader, effektiviserar verksamheten och frigör resurser för kärnverksamheten. Moderna molnbaserade HR-system är en tjänst som alltid är tillgänglig. Du kan logga in var som helst, när som helst. Allt du behöver är internetuppkoppling. Du har tillgång till lösningen dygnet runt, året runt var du än befinner dig. De är säkra och fungerar bra på alla sorters enheter, är enkla att integrera och går snabbt att implementera. On-premise Hög initial investeringskostnad och årligt underhåll. Hög kostnad för applikationer, underhåll, infrastruktur och IT-resurser. Kräver mycket tid för installation och konfiguration av programvara. Mindre kontroll och styrning från leverantören efter köp. Högre risk: Kunden ansvarar själv för driften av programvaran. Olika kunder kan ha olika versioner av programvaran. SaaS Låg initial kostnad abonnemang. Abonnemangskostnaden styrs av antalet användare. Låg kostnad för årsabonnemang och minimala IT-/resurskostnader. Snabb implementering och snabbt synliga resultat. Regelbunden kontakt med leverantören (anledning: leverantören vill att kunden ska förnya abonnemanget när avtalet löper ut). Låg risk: Leverantören ansvarar för uppdateringar och drift. Kunderna har samma version och har alltid uppdaterats till den senaste versionen. CatalystOne Solutions - Buyers guide 11

13 Urvalsprocessen val av leverantör (del 2) Vad bör man fråga en leverantör av HRprogramvara om? Finns systemet tillgängligt som SaaS (Software as a Service)? Kan du beskriva implementerings- och utrullningsplanen? Är systemet molnbaserat, tillgängligt 24/7 och vad har det för prestanda? Hur är skalbarheten när det gäller antal användare, datakapacitet, utbyggnadsmöjligheter? Hur stödjer systemet era HR-processer? Är det användarvänligt? Be att få testa själv eller kontrollera referenser Hur flexibelt är systemet? Kan det konfigureras och anpassas för ert företag? Beskriv möjligheten till åtkomstkontroll, insyn och rättighetsbegränsning Hur flexibelt är systemet när det gäller språk och lokala förhållanden? Be om en "road-map", dvs. framtida produktutvecklingsplaner Hur ofta kommer nya programversioner och hur görs uppgraderingarna? Kan ni själva göra ändringar i systemet utan leverantörens inblandning? Hur skyddas datasäkerheten och integriteten? Hur är systemet anpassat för integration till andra system? Pris, driftskostnader Vad är licenskostnaden och vad ingår? (drift, nya versioner, support) Leverantören Be om kompetensprofil för de konsulter som ansvarar för implementeringen Vad säger referenserna? Om hur det är att vara kund, produkten, support och service? Passar leverantörens kultur bra ihop med företagets egen kultur? Stämmer kemin med leverantören? Är det en leverantör du kan lita på och samarbeta med i många år? Be om en översikt över produkterna så att du slipper anlita flera leverantörer för att era behov ska täckas. CatalystOne Solutions - Buyers guide 12

14 Sammanfattning Utgå alltid från vilka utmaningar HR-systemet är tänkta att lösa. Det är viktigt att komma ihåg att programvara bara är ett medel för att nå ett överordnat mål, och inte ett mål i sig. Utforma ett business case där du beskriver en utmaning eller ett problem som ledningen vill lösa. Välj leverantör med omsorg. Det är inte sannolikt att ni snart kommer att byta HR-system igen. Välj en leverantör som är flexibel och som passar er egen kultur. Se din leverantör som en partner och som en del av ett långsiktigt förhållande Läs mer Vad är Human Capital Management? Vad är egentligen prestationsstyrning? Mall för medarbetarsamtal 10 tips när du ska välja leverantör av HR-system Hur hantera motstånd mot nya initiativ Varför tala om Big Data om du inte har kontroll över de små? All rights reserved - CatalystOne Solutions 2016 Unauthorised copy of any of this e-books content, logos and images are strictly prohibited by law. CatalystOne Solutions - Buyers guide 13

15 CatalystOne Ledande i Norden på HCM-program CatalystOne Solutions levererar molnlösningar inom Human Capital Management som inkluderar Core HR, kompetensutveckling, Performance Management, Talent Management och kompensation. Vi är marknadsledande i segmentet mellanstora företag och vi har verksamhet i Sverige, Norge, Danmark och Indien. Vi motiveras av att hjälpa våra kunder att uppnå mätbara resultat med hjälp av vår programvara. Det som kännetecknar oss är vår förmåga att se till kundernas behov och överträffa deras förväntningar med en programvara som är lätt att använda och implementera. Den familjära stämningen bland våra anställda och kunder vittnar om CatalystOnes värderingar. Performance Management Uppnå konkreta affärsmässiga resultat genom att involvera och utveckla samt sätt upp individuella mål som är direkt kopplade till företagets mål. Competence & Learning Påverka tillväxten och konkurrenskraften genom att utveckla dina medarbetare. Rätt kompetens är avgörande för att företagets övergripande mål ska nås. Core HR Management Förbättra ledarskapet med hjälp av ett HR-system för effektiva HR-processer. All information samlas på ett ställe och beslut fattas på basis av HRanalyser. Tel. +46 (0) E-post: info@catalystone.se CatalystOne Solutions - Buyers guide 14