Ansökningsinbjudan Upphandling av hyresavtal avseende Hotell Hallstaberget

Transkript

1 1 (14) Datum Förvaltning, handläggare, telefon Kommunstyrelseförvaltningen Bengt-Åke Biller, Ansökningsinbjudan Upphandling av hyresavtal avseende Hotell Hallstaberget

2 2 (14) 1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Sollefteå kommun ligger i Ångermanland och tillhör Västernorrlands län. Här finns gott om plats för både företag och människor. Sollefteå kommun har drygt invånare. Av dessa bor knappt hälften i tätorten Sollefteå. Därutöver finns flera tätorter där Långsele, Näsåker, Ramsele och Junsele tillhör de största. Kommunens yta är på nästan km² och det finns därför gott om plats för alla. Knappt personer har Sollefteå kommun som sin arbetsplats. Kommunikationerna till och från Sollefteå är goda. 2 UPPHANDLINGENS SYFTE OCH OMFATTNING Sollefteå kommun står i begrepp att upphandla ett hyresavtal med en hyresgäst där hyresgästen ska utföra omfattande ombyggnader och renoveringar av Hotell Hallstaberget för att sedan hyra och driva detta i minst 10 år, med option på friköp av fastigheten. Hotellet är beläget på fastigheten Hallsta 6:16, Sollefteå kommun. Kommunen har köpt fastigheten och den nuvarande verksamheten stängs den 31 mars 2011 för påbörjande av upprustningen. Kommunen finansierar renoveringen av fastigheten men den ska genomföras av entreprenören/hyresgästen. Kommunen förväntar sig att hyresgästen själv är beredd investera i projektet genom att bekosta inredningen av hotellet och eventuella utemiljöer. Ett tänkt koncept är att hotellet ska totalrenoveras och byggas ut för att bli ett attraktivt hotell med matsal, spa och konferensutrymmen och därmed bli en dragare för besöksnäringen i kommunen. 3 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandlingen genomförs som ett förhandlat förfarande med föregående annonsering enligt 4 kap. 2 punkt 2 och 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Det valda upphandlingsförfarandet grundas på att kommunen vill öppna upp för kreativa idéer och eget risktagande varför det inte går att ange något totalpris i förväg. Upphandlingen genomförs i korthet enligt följande stegvisa förfarande. 3.1 Annonsering i EUT samt hos E-avrop av upphandlingen för ansökan om deltagande i upphandlingen I ett första steg har kommunen bjudit in leverantörer som erbjuds att lämna en ansökan om att få delta i upphandlingen. Ansökningsinbjudan har annonserats i Europeiska Unionens Tidskrift (EUT) samt hos E-avrop. I annonsen finns uppgift om hur en anbudssökande kan få tillgång till ett beskrivande dokument (denna ansökningsinbjudan) eftersom alla uppgifter inte ryms i annonsen. 3.2 Ansökan från anbudssökande som vill delta i anbudsgivningen inlämnas till kommunen I ett andra steg ansöker leverantörer om att få delta i upphandlingen. Tidsfristen för att komma in med anbudsansökan är 30 dagar från den dag då annonsen skickades för publicering. Den normala tidsfristen har härvid kortats ned med 7 dagar eftersom annonsen utarbetas med elektroniska medel av E-avrop. När tidsfristen löpt ut kontrollerar kommunen anbudssökandenas seriositet genom att inhämta uppgifter hos behörig myndighet (uteslutningsprövning) och lämplighet genom att granska lämnade uppgifter om ekonomisk ställning och teknisk och yrkesmässig kapacitet (kvalificering). I kvalificeringsfasen kontrolleras referenser, byggentreprenörer och övriga samarbetspartners.

3 3 (14) 3.3 Kommunen gör ett urval av vilka anbudssökande som ska inbjudas till att lämna anbud/delta i förhandling I ett tredje steg väljer kommunen ut minst tre men maximalt fem anbudssökande av de leverantörer som begärt att få lämna anbud och godkänts i steg 1 att få delta i en förhandling utifrån ett lämnat anbud. Urvalet görs utifrån det material som den anbudssökande lämnat i sin ansökan. De godkända leverantörerna erbjuds att lämna anbud och att delta i en förhandling baserat på ett mer detaljerat förfrågningsunderlag. Om antalet anbudssökande, som uppfyller de i annonsen angivna kraven och urvalskriterierna är lägre än tre får kommunen fortsätta förfarandet genom att bjuda in de kvalificerade anbudssökande som har begärt att få delta. En inbjudan att få lämna anbud/delta i förhandlingar kommer att innehålla 1. tidsfristen för att begära kompletterande handlingar, om det är aktuellt. 2. sista dag för att ta emot anbud samt till vilken adress anbudet ska skickas och på vilket eller vilka språk det ska skrivas och uppgift om dag och plats för dialogens början samt om det eller de språk som ska användas, 3. en hänvisning till annonsen om upphandlingen, 4. vilka handlingar som ska bifogas, 5. förfrågningsunderlag, 6. den inbördes viktningen av kriterierna för tilldelning av kontrakt eller kriteriernas prioritetsordning, och 7. övriga uppgifter av betydelse för upphandlingen. 3.4 Utvalda anbudssökande lämnar anbud/begäran om att få delta i förhandling I ett fjärde steg lämnar utvalda anbudssökande anbud/begäran om att få delta i förhandling baserat på ett förfrågningsunderlag som tagits fram av kommunen. Någon tidsfrist är inte föreskriven i lagen men den kommer i detta fall att vara fyra veckor. 3.5 Kommunen förhandlar med utvalda anbudsgivare I ett femte steg förhandlar kommunen med respektive anbudsgivare om de anbud som de har lämnat, för att anpassa anbuden till de krav som kommunen har angett i annonsen om upphandling och i förfrågningsunderlaget samt för att få fram det bästa anbudet. 3.6 Kommunen fattar tilldelningsbeslut I ett sjätte steg fattar kommunen ett tilldelningsbeslut. Kommunen ska snarast möjligt skriftligen underrätta anbudsgivarna om det beslut som har fattats om att tilldela ett kontrakt och om skälen för beslutet. 3.7 Parterna skriver kontrakt I ett sjunde steg skriver parterna kontrakt när avtalsspärren släppt. Om underrättelsen har skickats med elektroniska medel får kommunen ingå avtal när 10 dagar har gått från det att underrättelsen skickades. Om underrättelsen skickats på annat sätt får inte avtal ingås förrän 15 dagar har gått från utskickandet. Om en ansökan om överprövning av upphandlingen gjorts fortsätter avtalsspärren att gälla under handläggningen i förvaltningsrätten.

4 4 (14) 4 TIDPLAN Steg 1 Annonsering har skickats för publicering den 14 februari Steg 2 Ansökan från anbudssökande ska vara inkommen till kommunen senast den 18 mars Steg 3 Kommunen arbetar med anbudsansökningar och gör ett urval innefattande uteslutningsprövning och kvalificering. Godkända leverantörer erbjuds att lämna anbud/delta i förhandling senast den 31 mars Steg 4 Utvalda leverantörer ska lämna in anbud/begäran om att få delta i förhandling senast den 28 april Steg 5 Kommunen förhandlar med utvalda anbudsgivare när kommunen prövat anbuden. Förhandlingen planeras till veckorna 18 och Steg 6 Kommunen fattar tilldelningsbeslut under vecka Steg 7 Parterna skriver kontrakt. Detta får inte ske förrän avtalsspärren om 10 dagar har släppt. Dag för kontraktsskrivning kan vara den 1 juni 2011 om underrättelse om tilldelningsbeslutet skickats med elektroniska medel. 5 INLÄMNING AV ANBUDSANSÖKAN För sent inkommen anbudsansökan får inte bedömas. Anbudsansökan ska skickas till: Sollefteå kommun Kommunstyrelseförvaltningen SOLLEFTEÅ Anbudsansökan kan även lämnas i Sollefteå kommuns reception, adress Djupövägen 3, Sollefteå. Receptionen stänger klockan Anbudsansökan ska lämnas i förseglat kuvert och vara märkt: Anbudsansökan hyra av hotell Hallstaberget KS/37/2011 Anbudsansökan med besvarade svarsformulär och efterfrågade intyg/bevis ska lämnas i form av pappersmedia, undertecknat original samt en kopia samt på CD-rom i ett exemplar. Om ansökan skiljer sig åt mellan dessa media anses materialet i originalet vara det korrekta. Ansökan i pappersmedia ska inlämnas i pärmar eller inbundet/hålat/häftat. Ansökan i elektronisk form ska vara läsbar i MS Word eller i PDF-format. Anbudsansökan ska vara skriftlig och avfattad på svenska språket. Bevis, tryckta broschyrer, tekniska beskrivningar behöver inte ingå i den elektroniska dokumentationen. Anbudsansökan ska vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudssökande.

5 5 (14) 6 SEKRETESS Enligt 19 kap.3 offentlighets och sekretesslagen (2009:400) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut om val av tjänsteleverantör fattats. Därefter blir anbudsansökningar, anbud och andra ingående uppgifter normalt offentlig allmän handling. Anbudsansökningar och anbud eller delar av dessa dokument kan dock omfattas av sekretess på grund av andra bestämmelser i offentlighets och sekretesslagen. Kommunen prövar detta varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Det faktum att anbudssökande/anbudsgivare har begärt sekretess är dock ingen garanti för att uppgiften i fråga, vid prövning kommer att anses omfattas av sekretess. Om anbudssökande leverantör anser att uppgift som lämnas med anbudsansökan uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, bör anbudssökande leverantör skriftligen inkomma med en begäran innehållande precisering av vilka uppgifter som avses och vilken skada som skulle åsamkas anbudssökande leverantör om uppgifterna röjs efter det att tilldelningsbeslutet fattats. 7 KRAV PÅ ANBUDSSÖKANDEN 7.1 Allmänt I avsnitt 7 och 8 anges de krav som ställs på anbudssökande i denna upphandling. Upplysningarna ska ge information om anbudssökanden och om dennes juridiska, ekonomiska ställning samt om teknisk förmåga och kapacitet. Det är obligatoriskt för anbudssökande att lämna svar på samtliga begärda uppgifter. De lämnade uppgifterna kommer att ligga till grund för kommunens urval av vilka anbudssökande som inbjuds att lämna anbud/delta i förhandling. Observera att anbudssökande kan komma att uteslutas från att delta i upphandlingen om denne inte uppfyller samtliga skall-krav. Om fler anbudssökande kvalificerar sig, än det antal som enligt ansökningsinbjudan ska inbjudas att lämna anbud, får enligt gällande regelverk den upphandlande myndigheten på objektiv och saklig grund begränsa antalet leverantörer med beaktandet av principen om icke-diskriminering och likabehandling. En sådan reducering kommer att grundas på de begärda beskrivningarna under svarsformulärets avsnitt 5 och 6. Urvalet kommer att ske utifrån att kriterierna för reducering rangordnas i nämnd ordning. De uppgifter som lämnas i anbudsansökan ska så långt det är möjligt beskriva situationen på ansökandedagen , såvida inte annat uttryckligen angivits. 7.2 Uteslutningsprövning Kommunen kan komma att utesluta anbudssökande från deltagande i upphandlingen om förhållanden enligt 10 kap. 1-2 LOU 1-2 föreligger enligt nedan:

6 6 (14) Omständigheter som ska medföra uteslutning av anbudssökande En upphandlande myndighet ska utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar 1. sådan brottslighet som avses i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/733/RIF av den 21 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott, 2. bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Om det finns grundad anledning anta att en leverantör ska uteslutas med stöd av första stycket, får myndigheten begära att leverantören visar att det inte finns någon grund för uteslutning. Om det finns särskilda skäl, får en upphandlande myndighet avstå från att utesluta en leverantör som dömts för brottslighet enligt första stycket Omständigheter som får medföra uteslutning av anbudssökande En leverantör får uteslutas från att delta i en upphandling, om leverantören 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse.

7 7 (14) Är leverantören en juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4. Myndigheten får begära att en leverantör visar att det inte finns någon grund för att utesluta leverantören med stöd av första stycket 1, 2, 3 eller Ekonomisk ställning Anbudssökande ska ha en stabil ekonomisk ställning. Risken för att anbudssökande företag ska hamna i konkurs, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande ska var mycket låg. De uppgifter som ska lämnas med anbudsansökan framgår av svarsformuläret. 7.4 Krav på teknisk förmåga och kapacitet Anbudssökanden ska vara verksam inom det upphandlingsområde som denna upphandling omfattar samt ha tillräckliga resurser för att utföra uppdraget under avtalsperioden inklusive förlängningsoptioner. Det är således obligatoriskt för anbudssökande att lämna svar på samtliga begärda uppgifter i svarsformuläret. 7.5 Kvalitetssäkringssystem Anbudsgivaren ska kunna påvisa att han har ett aktivt kvalitetsarbete, t ex genom att vara certifierad enl. SS-EN ISO 9002 eller annan likvärdig certifiering, eller ha ett eget utarbetat kvalitetsledningssystem eller liknande. De uppgifter som ska lämnas med anbudsansökan framgår av svarsformuläret. 7.6 Miljöledningssystem Anbudsgivaren ska kunna påvisa att han har ett aktivt miljöarbete, t ex genom att vara certifierad enl. SS-EN ISO eller annan likvärdig certifiering eller ha ett eget utarbetat miljöledningssystem eller liknande. De uppgifter som ska lämnas med anbudsansökan framgår av svarsformuläret. 7.7 Frågor om ansökningsinbjudan Frågor om upphandlingen som är av principiell och allmän karaktär ska ställas via E-avrop. Svar och andra ev. kompletterande uppgifter om upphandlingen, delges registrerade anbudsgivare via den e-postadress anbudsgivaren registrerat i E-avrop. För att frågor ska besvaras ska de ha inkommit senast Sista dag för att besvara frågor är Förtydliganden och kompletteringar Under urvalsförfarandet kan kommunen komma att begära att anbudsansökan förtydligas eller kompletteras under förutsättning att det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Den anbudssökande har ingen motsvarande rätt att få ett förtydligande eller komplettering till stånd, efter det att ansökningstiden gått ut.

8 8 (14) 8 SVARSFORMULÄRET 8.1 Anvisningar för svarsformuläret För att kommunen ska kunna avgöra om ansökan uppfyller ställda krav ska den anbudssökande ge tydliga och fullständiga svar på samtliga krav och frågor i de angivna textfälten. Undantagsvis kan begärda uppgifter redovisas i särskilda bilagor. Om så sker ska bilagenumret anges i textfältet. Svarsformuläret är utformat som ett formulär i MS Word. För att kunna läsa och fylla i dokumentet krävs MS Word 97 eller senare version av denna programvara. Svarsformuläret är låst och endast markerade fält är åtkomliga för ifyllnad. Formuläret får inte låsas upp och dess text och tabeller får inte ändras. Förflyttning i formuläret sker med Page Down (framåt) och Page Up (bakåt) alternativt med piltangenterna eller med hjälp av musen. Tabb ska nyttjas för att stega framåt. Markering och avmarkering i Ja - och Nej -ruta utförs genom att klicka i rutan. Endast ett kryss är tillåtet. Frågorna i dokumentet är utformade som skall-krav och bör-krav. Observera att alla skallkrav måste vara uppfyllda för att en ansökan ska kunna bedömas. Om svar utelämnas avseende skall-krav riskerar den anbudssökande att uteslutas.

9 9 (14) S V A R S F O R M U L Ä R 8.2 Information om anbudssökanden Anbudssökanden ska lämna uppgifter om organisation och kontaktpersoner. Organisationsnamn: Organisationsnummer: Postadress: Postnummer och ort: Telefonnummer: E-post: Webbadress: Kontaktperson 1: Telefonnummer: Faxnummer: E-post: Kontaktperson 2: Telefonnummer: Faxnummer: E-post:

10 10 (14) 8.3 Information om samarbetspartners Anbudssökanden ska lämna uppgifter om organisation och kontaktpersoner. Organisationsnamn: Organisationsnummer: Postadress: Postnummer och ort: Telefonnummer: E-post: Webbadress: Kontaktperson 1: Telefonnummer: Faxnummer: E-post: Kontaktperson 2: Telefonnummer: Faxnummer: E-post: 8.4 Registreringsbevis från Bolagsverket Registreringsbevis från Bolagsverket ska bifogas. Anbudsansökanden som inte bedriver verksamhet i Sverige ska visa att han är registrerad i det land han bedriver verksamhet enligt det landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register. Intyget/n ska inte vara äldre än 60 dagar räknat från sista datum för inlämnande av anbudsansökan. Ja Nej Är detta krav uppfyllt?

11 11 (14) 8.5 Krav på ekonomisk ställning Krav framgår av punkt 7.3 Ekonomisk ställning. Som bevis ska intyg bifogas enligt nedan. Anbudssökanden ska ha en stabil ekonomisk ställning i förhållande till det uppdrag som anbudsansökan omfattar Sollefteå kommun kommer att inhämta uppgifter från affärs- och kreditupplysningsföretag från myndigheter gällande anbudssökande leverantörs ekonomiska och finansiella ställning. Vid genomgång av inhämtade uppgifter kommer stor vikt att läggas för följande nyckeltal; 1. Soliditet 2. Kassalikviditet 3. Räntetäckningsgrad 4. Vinstprocent En jämförelse över åren kommer att göras för att följa upp om företaget har en positiv, neutral eller negativ utveckling av de fyra nyckeltalen. En jämförelse mot branschindex kommer också att göras. Sollefteå kommun kan även komma att på eget initiativ inhämta annan offentlig information för att bedöma anbudssökandes ekonomiska ställning. Ett krav är att anbudssökanden bedöms ha en kreditvärdighet med minst A hos kreditupplysningsföretaget Dun & Bradstreets kreditbedömning eller motsvarande kreditvärdighet hos annat kreditupplysningsföretag. Anbudssökanden ska till anbudsansökan bifoga bevis från kreditupplysningsföretaget som styrker detta. I det fall lägre kreditvärdering redovisas ska anbudssökanden ändå anses uppfylla detta krav om anbudssökande i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudssökande, själv eller genom åberopande av annans kapacitet, innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. I det fall anbudssökande åberopar annans kapacitet ska anbudssökanden till anbudet bifoga en handling som utvisar hur denne förfogar över de åberopade resurserna. Beställaren ska ha möjlighet att kontrollera anbudssökandens uppgifter. Är detta krav uppfyllt? Ja Nej 8.6 Krav på teknisk förmåga och kapacitet Kommunen är angelägen om att ägande och förvaltning sker med ett långsiktigt perspektiv så att verksamhetens behov och inriktning vidmakthålls. Anbudssökanden ska under de fem (5) senaste åren ha dokumenterad erfarenhet av projekt av liknande storlek och komplexitet både vad gäller genomförande och förvaltning. Anbudssökande ska besitta kompetens och förmåga att driva projekt och vana att förvalta fastigheter av liknande storlek och komplexitet.

12 12 (14) Till ansökan bifogas: Redovisning av nuvarande förvaltningsobjekt med motsvarande storlek och komplexitet som förfrågan avser, samt innehavets längd och uppgift om referenspersoner. Redovisning av genomförda byggprojekt av motsvarande storlek och komplexitet och uppgift om referenspersoner Presentation av företagets organisation, projektkompetens och förmåga att tillhandahålla lokaler av den karaktär som efterfrågas av kommunen. Beskrivning av företagets förvaltningsorganisation både geografiskt, lokalt och kompetensmässigt. Beskrivning av byggentreprenörer och övriga samarbetspartners. Är detta krav uppfyllt? Ja Nej 8.7 Kvalitetssäkringssystem Anbudssökande ska ha ett eget utarbetat kvalitetsledningssystem eller liknande, eller vara certifierad enligt SS-EN ISO 9002 eller likvärdigt. Antingen intyg om certifiering eller en komplett beskrivning av det egna kvalitetssystemet ska bifogas Ja Nej Är detta krav uppfyllt? 8.8 Miljöledningssystem Anbudssökande ska ha ett eget utarbetat kvalitetsledningssystem eller liknande, eller vara certifierad enligt SS-EN ISO eller likvärdigt. Antingen intyg om certifiering eller en komplett beskrivning av det egna kvalitetssystemet ska bifogas. Ja Nej Är detta krav uppfyllt?

13 13 (14) 9 UNDERTECKNAD ANSÖKAN Underskrift Namnförtydligande Titel

14 14 (14) Bilaga 1 Mall för uppgifter om referensobjekt Anbudssökande (företagsnamn) Referensföretag (företagsnamn och adress) Kontaktperson (namn och telefonnummer) E-postadress till kontaktpersonen Objektets namn Tidpunkt för objektets utförande Startdatum Slutdatum Objektets värde Objektbeskrivning i korthet