Förfrågningsunderlag. Upphandling av vendingtjänster avseende kaffeautomater. Riksgäldskontoret Diarienummer 2011/

Transkript

1 Dnr 2011/579 Förfrågningsunderlag Upphandling av vendingtjänster avseende kaffeautomater Riksgäldskontoret Diarienummer 2011/579

2 RIKSGÄLDSKONTORET INBJUDER TILL ANBUDSGIVNING avseende Upphandling av vendingtjänster avseende kaffeautomater Beskrivning av upphandlingen Upphandlingen omfattar leverans och installation av kaffeautomater serviceavtal samt leverans av råvaror. Sista datum för mottagande av frågor i upphandlingen Sista datum som Riksgälden lämnar svar på frågor i upphandlingen Sista datum för mottagande av anbud Diarienummer 2011/579 Handläggare och kontaktperson Anette Svensson; anette.svensson@riksgalden.se All kommunikation rörande denna upphandling ska ske med angiven kontaktperson. Avtalsperiod/beräknad leveranstid Två års avtalstid från och med till och med , med option för Riksgälden att förlänga avtalet två (2) gånger med tolv (12) månader åt gången. Upphandlingsförfarande Öppet förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU Detta förfrågningsunderlag innehåller samtliga villkor och krav som gäller för anbudsgivningen. 2 (25)

3 Innehållsförteckning 1 Inbjudan att lämna anbud Presentation av myndigheten Om upphandlingen Uppdraget Upphandlingsform Allmänna anbudsförutsättningar Prövningsförfarandet Offentlighet och sekretess Administrativa bestämmelser och krav; skall-krav Anbudets form Angående anbudets innehåll Undertecknande Sista anbudsdag Anbudets giltighetstid Märkning av anbudet Adress Anbudsöppning Meddelande om tilldelningsbeslut Förfrågningsunderlag, frågor och information Kostnader för lämnande av anbud Kontaktperson för avtalet Avtal, avtalstid och villkor Kvalificeringskrav; skall-krav Krav på leverantören Krav avseende registrering, skatter m.m Ekonomisk stabilitet Anbudsgivarens miljöledningsrutiner Anbudsgivarens producentansvar för elektriska och elektroniska produkter Anbudsgivarens rutiner för omhändertagande av köldmedier Sekretessförbindelse Krav på tjänsten Automaterna Automaternas energiförbrukning Energisparfunktion (25)

4 5.2.4 Installation Service Krav på råvaror Kvalitet Fakturering Pris Anbudsutvärdering Kvalitet Pris Övriga bör-krav Krav på råvaror Krav på automater (25)

5 1 Inbjudan att lämna anbud Riksgäldskontoret (nedan Riksgälden) inbjuder till att lämna anbud avseende vendingtjänster avseende kaffeautomater såsom beskrivet nedan. Upphandlingens omfattning och Riksgäldens krav framgår av detta förfrågningsunderlag. En leverantör kommer att antas. Anbudet bör inte innehålla annan information eller andra tjänster än de som anges i detta förfrågningsunderlag. 2 Presentation av myndigheten Riksgälden är en statlig myndighet som ansvarar för statens finansförvaltning. Riksgälden förvaltar statsskulden och sköter statens upplåning, utfärdar garantier och ger lån för statens räkning. Riksgälden är vidare de statliga myndigheternas internbank, bevakar statens kassahållning och gör prognoser över lånebehovet. Riksgäldens verksamhet regleras av svenska lagar och förordningar. För ytterligare information om Riksgälden och dess verksamhet hänvisas till myndighetens hemsida: 3 Om upphandlingen 3.1 Uppdraget Riksgäldens upphandling av vendingtjänster avseende kaffeautomater omfattar leverans, installation och hyra av kaffeautomater, daglig service samt leverans av råvaror. Riksgälden har cirka 170 anställda och i genomsnitt besökare per dag. Riksgälden avser att träffa avtal om en löptid om två år med rätt att förlänga avtalet högst två (2) gånger och med tolv (12) månader i taget. Riksgälden kan inte garantera någon avropsvolym. 3.2 Upphandlingsform Eftersom värdet av de tjänster som upphandlas beräknas överstiga tröskelvärdet genomförs upphandlingen som en öppen upphandling enligt bestämmelserna i 4 kap lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 5 (25)

6 Vid öppen upphandling har myndigheten inte möjlighet att uppta förhandling. Anbudsgivaren skall lämna sitt anbud med detta som utgångspunkt. 3.3 Allmänna anbudsförutsättningar Förfaranden vid offentliga upphandlingar är till stora delar reglerat i lag och förordningar. Anbudsgivaren kan uteslutas från upphandlingen om inte samtliga i förfrågningsunderlaget efterfrågade uppgifter redovisas eller om anbudet innehåller reservationer. Innan anbudet skickas in bör anbudsgivaren därför försäkra sig om att anbudet innehåller alla de uppgifter som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag och att några reservationer inte har gjorts. Observera att upphandlande myndighet inte har någon skyldighet att ge anbudsgivare möjlighet att komplettera eller förtydliga anbud. Oklarheter i anbud kommer att tolkas till nackdel för anbudsgivaren. 3.4 Prövningsförfarandet Den anbudsgivare som utifrån utvärderingskriterierna (avsnitt 6) har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att tilldelas avtal. Prövningsförfarandet kommer att gå till enligt följande. Anbudsprövningen kommer att inledas med en genomgång av uppfyllelsen av de kvalificeringskrav som formulerats med skall i avsnitt 4 och 5 enligt Beskrivning av kravuppfyllelse (Bilaga 1). Krav betecknade med skall i fetstil är oeftergivliga. Anbud som innebär att inte samtliga skall-krav är uppfyllda kommer inte att ingå i myndighetens anbudsutvärdering. Därefter görs en utvärdering i enlighet med utvärderingskriterierna i avsnitt 6 av de anbud som har kvalificerat sig. Avsnitt 6 innehåller bör-krav kopplade till utvärderingskriteriet. Uppfyllelsen av bör-krav kommer att användas vid värderingen av anbuden. Det är inte ett oavvisligt krav för leverantören att uppfylla, men ett bör-krav ger anbudet ett mervärde. För det fall ett bör-krav inte är besvarat i anbudet kommer Riksgälden att tolka anbudet så att bör-kravet inte uppfylls. 3.5 Offentlighet och sekretess Riksgälden är en statlig myndighet och verksamheten omfattas av den svenska offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär bland annat 6 (25)

7 att alla allmänna handlingar normalt skall vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med Riksgälden. Under den tid som upphandlingen pågår är samtliga uppgifter som berör anbud emellertid sekretessbelagda. När tilldelningsbeslutet har skickats ut är anbudsgivarens möjligheter att med stöd av sekretesslagen (1980:100) få sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud allmänt sett begränsade. Skulle behov av sekretess föreligga för uppgift i anbud bör det, för att underlätta myndighetens prövning, i anbudet anges vad i handlingen som är skyddsvärt och vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgifterna blir offentliga. Riksgälden gör en prövning i varje enskilt fall och kan inte garantera att en viss uppgift omfattas av sekretess. Om Riksgälden beslutar att avslå en begäran om utlämnande av allmän handling kan beslutet överklagas till kammarrätt. 4 Administrativa bestämmelser och krav; skallkrav I detta avsnitt anges de administrativa bestämmelser och krav, s.k. skall-krav, som ställs på anbudet. Samtliga dessa skall-krav måste vara uppfyllda för att anbudet ska vara godkänt. Av anbudet skall framgå att samtliga krav i förfrågningsunderlagets administrativa bestämmelser och krav är uppfyllda genom att anbudsgivaren fyller i aktuell punkt i bifogad Beskrivning av kravuppfyllelse (Bilaga 1). 4.1 Anbudets form Anbud skall vara skriftligt och skall vara skrivet på svenska. Anbudsgivaren ska ange namn, telefonnummer och e-postadress till den som är kontaktperson för frågor som rör anbudsgivarens anbud. Anbudsgivaren ska även ange e-post för mottagande av tilldelningsbesked. Anbudet skall lämnas i ett original och en kopia. Lämna gärna kopian på lösa A4-blad utan inbindning för att underlätta kopiering. Alla sidor får gärna vara numrerade. Samtliga bilagor ska vara förtecknade i anbudet och märkta med Riksgäldens diarienummer och anbudsgivarens namn. 7 (25)

8 4.2 Angående anbudets innehåll Anbudsgivare skall lämna anbud på hela upphandlingen. Anbudsgivaren får gärna begränsa sitt anbud till att endast innehålla sådan information som begärs i förfrågningsunderlaget. Anbud skall innehålla pris i enlighet med förfrågningsunderlag. 4.3 Undertecknande Anbud skall vara egenhändigt undertecknat av behörig firmatecknare eller annan person med särskild behörighet som äger rätt att företräda anbudsgivaren. Om personen har rätt att företräda anbudsgivaren genom fullmakt behöver fullmakten inte avse denna upphandling specifikt men skall innebära att personen äger företräda det anbudsgivande företaget i de frågor som anbudet avser. Bevis: Anbudsgivaren skall till anbudet foga handlingar som utvisar personens behörighet att lämna bindande anbud för anbudsgivarens räkning, såsom registreringsbevis från Bolagsverket, fullmakt, delegationsordning eller motsvarande handlingar. 4.4 Sista anbudsdag Anbud skall vara inlämnat till Riksgälden senast det datum som anges i sammanställningen på sida 2 i detta förfrågningsunderlag. Den som lämnar anbud ansvarar för att det kommer in i rätt tid. Anbud som kommit in för sent är ogiltigt och får inte tas upp till prövning. 4.5 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt 90 dagar efter sista anbudsdagen. 4.6 Märkning av anbudet Anbud skall lämnas i sluten försändelse. Försändelsen ska vara neutral, det vill säga ingen företagsbeteckning, logotyp eller liknande får anges på försändelsen. Kuvertet märks utvändigt: Anbud Diarienummer: 4.7 Adress Riksgäldens postadress är: 8 (25)

9 Riksgälden Registrator Stockholm Anbud kan lämnas personligen eller med bud till Riksgäldens reception på Jakobsbergsgatan 13, plan 7 i Stockholm. Riksgäldens reception är bemannad vardag kl (dag före röd dag ). Riksgälden har ingen brevlåda utanför sina lokaler där anbud kan lämnas efter kontorstid. Anbud via e-post eller fax accepteras inte eftersom anbudssekretessen då inte kan garanteras. 4.8 Anbudsöppning Anbud öppnas i Riksgäldens lokaler två vardagar efter sista anbudsdagen. 4.9 Meddelande om tilldelningsbeslut Då beslut om val av leverantör har fattats, kommer samtliga anbudsgivare att meddelas skriftligen, via e-post baserat på de kontaktuppgifter som anbudsgivaren lämnat. Tilldelningsbeslutet är inte en accept av anbudet. Bindande avtal kommer till stånd först när skriftligt kontrakt undertecknats Förfrågningsunderlag, frågor och information Anbudsgivare hämtar själv förfrågningsunderlaget från Riksgäldens hemsida, Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om något av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att Riksgälden kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt i syfte att undvika missförstånd. Frågor gällande upphandlingen ställs skriftligt till Riksgälden, Anette Svensson, anette.svensson@riksgalden.se. Frågorna ska vara Riksgälden tillhanda senast det datum som anges på sida 2 i detta förfrågningsunderlag. Vid frågor ska diarienumret alltid anges. Svaren på samtliga inkomna frågor och övrig information som myndigheten kan komma att lämna avseende upphandlingen kommer att publiceras på Riksgäldens hemsida, Riksgalden/Upphandling/, senast det datum som anges i sammanställning på sida 2 i detta förfrågningsunderlag. Frågorna kommer att återges i anonymiserad form. Endast skriftliga svar är bindande för Riksgälden. 9 (25)

10 4.11 Kostnader för lämnande av anbud Varje anbudsgivare bär själv alla kostnader för lämnande av anbud Kontaktperson för avtalet Anbudsgivaren bör ha en kontaktperson för avtalet, allmänna frågor samt avropsförfrågningar från Riksgälden Avtal, avtalstid och villkor Förhållandena mellan Riksgälden och den vinnande anbudsgivaren skall regleras genom skriftligt avtal under förutsättning att domstol inte innan avtalets tecknande i interimistiskt beslut förklarar att upphandlingen tills vidare inte får avslutas, eller att upphandlande myndighet efter överprövning åläggs att vidta rättelse eller att göra om upphandlingen. Avtalet skall gälla två (2) år från och med avtalets undertecknande (avtalsdagen). Riksgälden har därefter rätt, men är inte skyldig, att förlänga avtalet på oförändrade villkor med tolv (12) månader i taget. Den sammanlagda avtalstiden skall inte sträcka sig längre än fyra (4) år från och med avtalsdagen. Anbudsgivaren skall acceptera villkoren i Avtalet med tillhörande bilagor, (Bilaga 2). Avtalsbilagan är endast ett utkast och kan komma ändras. Avtalet innehåller en antidiskrimineringsklausul i enlighet med förordningen (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt. 5 Kvalificeringskrav; skall-krav I detta avsnitt anges de kvalifikationskrav, s.k. skall-krav, som ställs på den leverantör som ska tillhandahålla tjänsten. Samtliga dessa skall-krav måste vara uppfyllda för att anbudsgivaren skall vara godkänd som leverantör. Om alla skall-krav inte är uppfyllda utesluts anbudsgivaren från upphandlingen och kommer inte att beaktas i den fortsatta prövningen. Av anbudet skall framgå att samtliga kvalificeringskrav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda genom att anbudsgivaren fyller i aktuell punkt i bifogad Beskrivning av kravuppfyllelse (Bilaga 1). Anbudsgivaren får åberopa annat företag (till exempel en underleverantör) för att uppfylla kraven i detta avsnitt, under de förutsättningar som anges i punkterna 1-2 nedan: 1. Anbudsgivaren skall tydligt ange för vilka delar av anbudet som företaget åberopas. 10 (25)

11 2. Anbudsgivaren skall visa att han kommer att ha tillgång till företagets resurser vid fullgörande av sitt åtagande genom att inge kopia av samarbetsavtal, skriftligt åtagande eller dylik handling. Handlingen skall vara undertecknad av behörig firmatecknare eller motsvarande för företaget. 5.1 Krav på leverantören Krav avseende registrering, skatter m.m. Anbudsgivaren och eventuell underleverantör skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. En anbudsgivare kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om denne eller eventuell åberopad underleverantör är föremål för någon av punkterna i bifogad Sanningsförsäkran ( Bilaga 3). Bevis: Anbudsgivaren skall underteckna och återsända Sanningsförsäkran, bilaga 3. För svensk anbudsgivare och eventuell underleverantör innebär kravet att Riksgälden kommer att kontrollera följande uppgifter. Utländska anbudsgivare skall till anbudet foga intyg med motsvarande innehåll: Gällande registreringsbevis hos Bolagsverket. Uppgifter från Skatteverket, blankett SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga upplysningar och i förekommande fall kronofogdemyndigheten. Riksgälden kan vid behov komma att begära att anbudsgivaren kommer in med ytterligare utredning. Riksgälden kan komma att verifiera företagsuppgifter hos kreditvärderingsföretag. Om det vid sådan kontroll framkommer att någon av situationerna ovan är för handen kommer anbudsgivaren att uteslutas från upphandlingen Ekonomisk stabilitet Anbudsgivare skall inneha rating A eller högre enligt Solidites (AAA Soliditet AB) ratingmodell eller likvärdig riskklass i annat motsvarande instituts kreditomdöme. I de fall Soliditet eller annat motsvarande institut inte har de uppgifter som krävs för en bedömning eller av annat skäl inte kan lämna ett kreditomdöme avseende en anbudsgivare skall anbudsgivaren inge de ekonomiska uppgifter 11 (25)

12 som myndigheten begär. Vid sämre kreditvärdighet kan godtagbar förklaring accepteras. Bevis: Anbudsgivaren skall till sitt anbud bifoga ett högst tre månader gammalt utdrag från Soliditet eller annat motsvarande institut. Anbudsgivare kan skriftligt begära att Riksgälden tar fram denna information. Om Soliditet eller annat motsvarande institut inte har de uppgifter som behövs skall anbudsgivaren acceptera att skicka in de ekonomiska uppgifter myndigheten begär Anbudsgivarens miljöledningsrutiner Anbudsgivaren skall redovisa sitt systematiska miljöarbete, det vill säga sina miljöledningsrutiner som kopplar till utförandet av verksamhet knuten till tjänsten. Dessa skall omfatta nedanstående punkter: Miljöpolicy för verksamheten. - Skriftligt dokumenterat åtagande om att ständigt förbättra sitt miljöarbete och minska sin miljöpåverkan samt förebyggande av föroreningar Utbildning för personalen som omfattar betydelsen av miljöpolicyn och miljöledningsrutinerna, miljöaspekterna, roller och ansvar i miljöledningsarbetet, konsekvenser av avvikelser Identifiering av betydande miljöaspekter Rutiner för internrevision eller egenkontroll Resurser och ansvarsfördelning inom företaget för miljöarbetet Övervakning och mätning av betydande miljöpåverkan Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa Rutiner för kontinuerlig redovisning av fordonsflottans miljöprestanda Bevis: ISO certifiering 1 eller EMAS-registrering 2 eller genom att anbudsgivaren redovisar följande: Anbudsgivarens miljöpolicy för verksamheten Utbildningsplan för personalen, där utbildning omfattar betydelsen av miljöpolicyn och miljöledningsrutinerna, miljöaspekterna, roller och ansvar i miljöledningsarbetet, konsekvenser av avvikelser 1 ISO är ett verktyg för systematiskt miljöarbete, för mer information se 2 EMAS är ett verktyg för systematiskt miljöarbete, med skillnaden från ISO att den innehåller krav på offentlig redovisning. För mer information se 12 (25)

13 Verksamhetens identifierade betydande miljöaspekter Rutiner för internrevision eller egenkontroll och redovisning av erforderliga tillstånd Resurser och ansvarsfördelning inom företaget för miljöarbetet Rutiner för övervakning och mätning av betydande miljöpåverkan Rutiner för hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa Anbudsgivarens producentansvar för elektriska och elektroniska produkter Av anbudet skall framgå att anbudsgivaren senast vid avtalsstart uppfyller kraven enligt förordning (2005:209) om producentansvar för offererade elektriska och elektroniska produkter 3. Bevis: Anslutningsavtal till kollektivt system (till exempel El-kretsen) alternativt beskrivning av eget system som visar hur alla förpliktelser enligt producentansvaret uppfylls. Uppfyllnad av registreringskravet i förordning om producentansvar bevisas genom intyg om registrering i Naturvårdsverket EE-register. Om anbudsgivaren eller leverantör i tidigare led inte är etablerad på den svenska marknaden skall en beskrivning av hur producentansvaret är löst för de offererade produkterna finnas tillgänglig hos anbudsgivaren alternativt att anbudsgivaren uppvisar intyg från ansvarig myndighet i dess land inom EU om att företaget uppfyller producentansvaret för elektriska och elektroniska produkter Anbudsgivarens rutiner för omhändertagande av köldmedier Rutinbeskrivning beträffande återvinning, enligt artikel 4 i förordningen (EG) nr 842/2006 4, av köldmedier skall finnas. Med detta krav menas att operatörer av vendingautomater skall ha ansvaret för att vidta åtgärder för att tillfredsställande återvinning av köldmedier genomförs av personal med gällande ackreditering för att säkerställa deras återanvändning, regenerering eller destruktion. 3 Förordningen baseras på Europaparlamentets och Rådets direktiv 2002/96/EG av den 27 januari 2003 om avfall som utgörs av eller innehåller elektriska eller elektroniska produkter (WEEE). 4 Förordningen omfattar endast fluorerade växthusgaser 13 (25)

14 Bevis: Rutin som beskriver att återvinning av köldmedier sker enligt artikel 4 i förordningen (EG) nr 842/ Sekretessförbindelse Anbudsgivaren skall acceptera villkoren i Sekretessförbindelse, Bilaga 4 till avtalet. Bevis: Anbudsgivaren skall ange huruvida kravet kommer att kunna uppfyllas. 5.2 Krav på tjänsten Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska skallkrav på tjänsten. Förutsättning för att ett anbud skall kunna vara med i utvärderingen är att dessa krav är uppfyllda Automaterna Bevis: Samtliga krav under denna punkt kan bevisas med produktblad, teknisk specifikation, mätrapport, leverantörens intygande eller motsvarande Samtliga automater: Skall levereras med svensk instruktionsbok. All elektrisk apparatur skall vara CE-märkt eller motsvarande. Skall kunna anslutas till jordat uttag. Skall kunna anslutas till det svenska elnätet. Skall kunna anslutas till befintligt vattenledningsnät med kranvatten. Skall ha en vattentemperatur mellan grader Celsius för bryggautomater och mellan grader Celsius för espressoapparater. Mätpunkten är där vattnet möter insatsvaran. Skall kunna producera varierande storlek på kaffemängd. Skall inte bereda dryck om kopp saknas på avsedd plats. Skall vara utrustade med filter av stål eller annat likvärdigt material för flergångsbruk. Skall ha en sumptunna med en kapacitet som är större än vad som produceras av det kaffe som finns i påfyllningsbehållaren. Skall ha ett system som tar hand om vätskespill. 14 (25)

15 Skall vara av bänkmodell med maximalt djup på 60 cm Automat nummer 1: Skall kunna leverera färskbryggt kaffe, Espresso, Cappuccino, Caffe latte, samt chokladdryck. Skall kunna leverera 300 koppar kaffe per dag. Skall kunna producera varierande styrka på kaffe. Normal, starkare än normal, svagare än normal. Skall endast använda färsk mjölk. Mjölkkyl skall ingå. Skall ha automatisk mjölkskummare. Skall kunna kopplas till befintligt eluttag för 400V (3-fas) eller 240V (1-fas) Automat nummer 2 och 3: Skall kunna leverera färskbryggt kaffe, 300 koppar per timme. Skall kunna brygga kaffe direkt i termos/kanna eller kopp. Skall kunna leverera hetvatten, grader, i separat rör. Skall kunna kopplas till befintligt eluttag för 400V (3-fas) eller 240V (1-fas) Automat nummer 4-8: Skall kunna leverera färskbryggt kaffe i kopp. Skall kunna producera varierande styrka på kaffe. Normal, starkare än normal, svagare än normal. Skall ha en kaffebehållare för minst 200 koppar kaffe. Skall kunna leverera hetvatten, grader, i separat rör. Skall kunna kopplas till befintligt eluttag för 240 V (1-fas). Skall vara maximalt 50 cm bred. 15 (25)

16 5.2.2 Automaternas energiförbrukning Kaffeautomaterna skall ha maximalt följande energiförbrukningsnivåer (mätningar skall göras enligt EVA-EMP version 2.0, The European Vending Association Energy Measurement Protocol 5 ): Bänkmodell 80 Wh/h Idle Phase, (stand-by) 12b Vattentankstemperaturen skall vara minst 94 grader vid mätning för automaterna. Bevis: Testrapport enligt EVA-EMP version 2.0, eller likvärdigt. Med likvärdigt menas en testrapport där tester har gjorts på samma sätt som EVA- EMP-protokollet beskriver, samt att resultaten redovisas på samma sätt som i Appendix B i EVA-EMP-protokollet för respektive automattyp Energisparfunktion Automaten skall vara utrustad med funktion för att sänka vattentemperaturen under vissa tider. Energisparfunktionen skall vara aktiverad vid leverans av automaten. Bevis: Produktblad med teknisk specifikation som visar att kravet är uppfyllt samt företagsintyg om att automaterna levereras med aktiverad energisparfunktion Installation Leverantören skall installera apparaterna i överenskomna lokaler, på en av kunden med vatten- och elanslutning förberedd plats, i enlighet med allmänt gällande svenska föreskrifter. Leverantören skall ansvara för och bekosta allt material och den installation som behövs avseende både elektricitet och vatten. Installation av samtliga maskiner skall vara färdigställd senast klockan dagen före avtalsstart Service Daglig service Daglig service skall omfatta följande: 5 Protokollet kan hämtas på 16 (25)

17 Daglig service av automaterna, inklusive mjölkkyl, vilket utan begränsning inkluderar in- och utvändig rengöring, påfyllning av råvaror, tömning av sumpbehållare samt kontroll av status och funktion. Månadsvis hygienisk service av automaterna, inklusive mjölkkyl, vilket utan begränsning inkluderar in- och utvändigt rengöringsprogram av mekanik, metallfilter och delar som kommer i kontakt med vatten och livsmedel. Månadsvis teknisk förebyggande service vilket utan begränsning inkluderar besiktning av automatens, inklusive mjölkkylens, status och funktion samt justering och byte av slitagedelar. Rengjord kylfunktion skall säkerställas och läckagekontroll skall utföras. Rengöring av dammfilter skall ingå. Reparationer vilket utan begränsning inkluderar kostnader för arbetstid, restid, resa, logi samt reservdelar. Allt förbrukningsmaterial, exklusive råvaror. Teknisk support under kontorstid via telefon eller e-post. Leverans av råvaror efter åtgång. Dokumentation av avhjälpande och förebyggande service, som vid begäran överlämnas till Riksgälden Felanmälan Vid felanmälan skall fel vara åtgärdat alternativt låneutrustning vara tillhandahållen inom sex timmar från felanmälan under kontorstid helgfria vardagar Kemisk-tekniska produkter Alla offererade kemisk-tekniska produkter som används tillsammans med eller för rengöring eller löpande underhåll (dvs. ej rekonditionering) av automaterna skall uppfylla nedanstående krav om att inte vara hälsofarliga, miljöfarliga eller allergiframkallande: Hälsofarliga produkter: Ingående ämnen 6 skall inte vara klassificerade som giftiga, mycket giftiga, cancerframkallande, mutagena eller reproduktionstoxiska med riskfraserna R23, R24, R25, R26, R27, R28, R39, R40, R45, R46, R48, R49, R60, R61, 6 Som ingående ämnen räknas alla ämnen i en produkt, inklusive föroreningar i ämnena eller råvarorna. Som förorening, dvs. ingående ämne, räknas reaktions-/biprodukter och nedbrytningsprodukter i halter över 0,01 % (motsvarar 100 ppm). Som ingående ämnen räknas även, oavsett halt, additiv som tillsatts avsiktligt för att uppnå en viss funktion, t ex, konservering eller stabilisering av ämnena eller råvarorna. 17 (25)

18 R62, R63 samt R68, enligt Kemikalieinspektionens föreskrifter om klassificering och märkning (KIFS 2005:7 med ändringar) eller EG:s ämnesdirektiv (67/548/EEG med ändringar). Dokumentation, som styrker detta, ska finnas tillgänglig hos leverantören/tillverkaren. Sådan dokumentation kan vara råvaruspecifikationer/certifikat och råvaruleverantörernas säkerhetsdatablad som omfattar offererad produkt. Miljöfarliga produkter: Produkten skall inte klassificeras som miljöfarlig enligt Kemikalieinspektionens föreskrifter (KIFS 2005:7 med ändringar) och EG:s preparatdirektiv (1999/45/EG med ändringar). Dokumentation, som styrker detta, ska finnas tillgänglig hos leverantören/tillverkaren. Sådan dokumentation kan vara råvaruleverantörens säkerhetsdatablad som omfattar offererad produkt. Allergiframkallande produkter: Produkten skall inte klassificeras som allergiframkallande enligt bestämmelser och kriterier i Kemikalieinspektionens föreskrifter (KIFS 2005:7 med ändringar) och EG:s preparatdirektiv (1999/45/EG med ändringar). Dokumentation, som styrker detta, ska finnas tillgänglig hos leverantören/tillverkaren. Sådan dokumentation kan vara råvaruleverantörens säkerhetsdatablad som omfattar offererad produkt. Bevis: Företagsintyg enligt svarsformulär, Bilaga 4, alternativt intyg om miljömärkning enligt Svanen eller Bra Miljöval Krav på råvaror Kaffe Kaffekvalitet skall vara 100% Arabica eller en blandning av Arabica och Robusta till automat nummer 1. Kaffekvalitet skall vara 100 % Arabica till automat nummer 2-8. Produkter som ingår i det offererade sortimentet av kaffe skall uppfylla ett av IFOAM certifierat program, vara kontrollerat av ett kontrollorgan inom EU eller av ett kontrollorgan som godkänts som likvärdigt EU:s kontroll enligt förordning 834/2007/EG om ekologisk produktion. Produkter som ingår i det offererade sortimentet av kaffe skall dessutom uppfylla produktionsregler enligt de åtta kärnkonventioner som identifierats av ILO, International Labour Organisation. Bevis: Certifikat eller motsvarande som visar att varan är godkänd av KRAV eller av ett enligt förordningen 834/2007/EG godkänt kontrollorgan inom EU eller likvärdigt. 18 (25)

19 Certifikat eller motsvarande som visar att reglerna enligt Rainforest Alliance, Utz Certified, Fairtrade eller likvärdiga produktions- eller kontrollsystem uppfylls Kaffeförpackningar Förpackningar till produkter som ingår i det offererade sortimentet av kaffe skall om det är metalliserade förpackningar kunna fraktionssorteras och återvinnas som mjukplast. Bevis: Anbudsgivarens egenförsäkran om att enbart förpackningar som kan fraktionssorteras som mjukplast kommer att levereras inom ramen för det aktuella uppdraget. Sorteringsanvisning skall framgå på förpackningen Mjölk Mjölkprodukter till automat 1 (enligt ) skall vara färsk mellanmjölk. Mjölkprodukter till automat 1 (enligt ) skall uppfylla ett av IFOAM certifierat program, vara kontrollerat av ett kontrollorgan inom EU eller av ett kontrollorgan som godkänts som likvärdigt EU:s kontroll enligt förordning 834/2007/EG om ekologisk produktion. Bevis: Certifikat eller motsvarande som visar att varan är godkänd av KRAV eller av ett enligt förordningen 834/2007/EG godkänt kontrollorgan inom EU eller likvärdigt. Anbudsgivaren skall kunna erbjuda mjölkprodukt som är portionsförpackad. Portionsförpackad mjölk skall kunna förvaras i rumstemperatur. Portionsförpackad mjölk skall uppfylla ett av IFOAM certifierat program, vara kontrollerat av ett kontrollorgan inom EU eller av ett kontrollorgan som godkänts som likvärdigt EU:s kontroll enligt förordning 834/2007/EG om ekologisk produktion. Bevis: Certifikat eller motsvarande som visar att varan är godkänd av KRAV eller av ett enligt förordningen 834/2007/EG godkänt kontrollorgan inom EU eller likvärdigt Te Anbudsgivaren skall kunna erbjuda ett tesortiment av tepåsar bestående av minst tre olika sorter; svart te, Rooibos och grönt te. De tre sorterna skall innefatta minst åtta olika smaksättningar totalt, bland de svarta teerna skall Earl Grey ingå. 19 (25)

20 Socker Anbudsgivaren skall kunna erbjuda råsocker och vitt socker, i form av strösocker och bitsocker Kvalitet Provsmakning kommer att genomföras i anslutning till Riksgäldens lokaler under vecka 38 och vecka Anbudsgivare skall då, på en av Riksgälden tilldelad dag, installera offererade kaffeapparater i anvisad lokal, där anslutningar för el och vatten finns tillgängliga. Automaterna skall avinstalleras och avlägsnas från Riksgäldens lokaler samma dag som provsmakningen ägt rum. Anbudsgivaren skall i anbudet ange vilka el- och vattenanslutningar som krävs för installation Fakturering Fakturering av myndigheter ska som huvudregel ske med e-faktura i Svefakturaformat. Information om Svefaktura finns på Faktura till Riksgälden skall levereras som e-faktura i svefakturaformat (för närvarande används SFTI Basic Invoice version 1.0) till den mottagningspunkt Riksgälden väljer. Pappersfaktura skall kunna levereras till Riksgälden vid behov som reservrutin. Betalningsvillkor skall vara 30 dagar netto Pris Priser skall lämnas enligt Bilaga 5. Pris för automathyra skall anges som fast avgift per månad under hela avtalsperioden. Pris för daglig service skall anges som fast avgift per månad under hela avtalsperioden. I pris för daglig service skall ingå utbildning vid ett tillfälle, i samband med installation av apparaterna, för cirka tre personer av Riksgäldens personal. Pris för samtliga råvaror, exklusive kaffe, skall vara fast under det första avtalsåret. Därefter regleras priset årsvis med konsumentprisindex, KPI. 20 (25)

21 Pris för kaffe skall vara fast tre månader efter avtalsstart. Därefter får marknadsmässig prisförändring (höjning respektive sänkning) ske efter anmälan till Riksgälden. Anmälan skall ske minst 14 dagar i förväg. 6 Anbudsutvärdering Vid anbudsutvärderingen kommer det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till nedan angivna urvalskriterier att antas. Endast de anbud som uppfyller samtliga skall-krav i förfrågningsunderlaget kommer att beaktas i anbudsutvärderingen. Urvalskriteriernas prioritering och vikt anges genom den procentsats som anges efter urvalskriteriet. Vid anbudsutvärderingen kommer följande urvalskriterier att beaktas: Kvalitet 70% Pris 20% Övriga urvalskriterier 10% Uppfyllelsen av kriterierna kvalitet, pris och övriga urvalskriterier kommer att poängsättas. Poäng för respektive bör-krav anges vid respektive krav. Anbudsgivarens beskrivning av hur dessa bör-krav uppfylls samt de priser som har angivits i anbudet är den information som kommer att användas vid anbudsutvärderingen. Om två anbud får samma slutsumma enligt nedanstående modell kommer det anbud som fått högst poäng för kvalitet att ha företräde. Om två eller flera anbudsgivare erhåller samma viktade totalpoäng ska följande gälla, i fallande ordning, för att avgöra vilken anbudsgivare som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet: 1. Högst poäng avseende kvalitet 2. Högst poäng avseende pris 3. Högst poäng avseende övriga urvalskriterier 4. Slutligen, lottning. 6.1 Kvalitet Kaffets kvalitet kommer att bedömas genom en provsmakning av följande: 21 (25)

22 Färskbryggt kaffe från automat enligt punkt Espresso från automat enligt punkt Cappuccino från automat enligt punkt Färskbryggt kaffe från automat enligt punkt Färskbryggt kaffe från automat enligt punkt Anbudsgivare får tillgång till lokalen dagen för provsmakning klockan 09.00, provsmakningen påbörjas klockan Provsmakningen kommer att genomföras av en testpanel bestående av fem deltagare. I panelen kommer även en reservdeltagare att ingå. Reservdeltagarens resultat kommer till fullo att ersätta en ordinarie deltagares resultat i det fall deltagaren uteblir på grund av synnerliga skäl, till exempel sjukdom. Panelens medlemmar kommer inte att känna till vem som är ordinarie deltagare respektive reservdeltagare. Provsmakningen genomförs anonymt, det vill säga provsmakningspanelen kommer inte att veta från vilken anbudsgivare det kaffe man provsmakar kommer. För att provningen skall kunna genomföras anonymt får inga märken, logotyper eller liknande förekomma på kaffeautomater eller på personalens kläder, accessoarer och dylikt. Smaken på varje kopp kaffe kommer att poängsättas enligt bifogat protokoll (Bilaga 6). Därefter kommer en medelpoäng att räknas ut för anbudsgivarens samtliga provsmakade kaffesorter. Noggrannheten i poängberäkningen kommer att vara tiondels poäng. Kaffe med en medelpoäng för smak under tre (3) kommer att erhålla en slutpoäng för smak på noll (0)poäng. Kaffe med en medelpoäng lika med eller över tre (3) kommer att erhålla en slutpoäng för smak som är densamma som medelpoängen. Högsta möjliga poäng för kvalitet är fem (5) poäng. Anbudsgivarens erhållna slutpoäng för kvalitet kommer att viktas till 70 procent. 6.2 Pris Inga ersättningar eller kostnader utöver vad som specificeras i anbudet får uttas av anbudsgivaren. De priser som anges i Bilaga 6, Pris, kommer att beaktas i utvärderingen. Priserna angivna i Bilaga 6 kommer att vägas samman enligt nedanstående beskrivning för att få fram ett utvärderingspris. 22 (25)

23 Utvärderingspriset kommer att beräknas dels utifrån en fast månadskostnad för hyra och service, dels utifrån en beräknad månadsförbrukning av råvaror enlig följande: Automat 1: 30 kg kaffe Automat 2 och 3: 45 kg kaffe Automat 4-8: 35 kg kaffe Månadskostnad färskmjölk (220 liter) Om pris har angetts i intervall kommer det högsta angivna priset att beaktas i utvärderingen. Poäng för pris kommer att erhållas utifrån en av Riksgälden beslutad poängskala för sammanräknat månadspris, där lägsta möjliga poäng är noll (0) poäng och högsta möjliga poäng är fem (5) poäng. Noggrannheten i poängberäkningen kommer att vara tiondels poäng. Anbudsgivarens totala utvärderingspris kommer att summeras, erhållen poäng för pris kommer att viktas till 20 procent. 6.3 Övriga bör-krav Övriga krav omfattar krav på råvaror och krav på automater. För krav på råvaror kommer ett (1) poäng att ges för varje uppfyllt krav. För krav på automater kommer ett halvt (0,5) poäng att ges för varje uppfyllt krav. Kraven ska vara fullständigt uppfyllda för att poäng skall erhållas, inga delpoäng kommer att ges. Högsta möjliga poäng för övriga krav är fem (5) poäng. Anbudsgivarens totala erhållna poäng för övriga bör-krav kommer att summeras och viktas till 10 procent Krav på råvaror Hållbar ekologisk produktion av te Minst 50 % av produkterna som ingår i det offererade sortimentet av te bör uppfylla ett av IFOAM certifierat program, vara kontrollerat av ett kontrollorgan inom EU eller av ett kontrollorgan som godkänts som likvärdigt EU:s kontroll enligt förordning 834/2007/EG om ekologisk produktion. Bevis: Certifikat eller motsvarande som visar att varan är godkänd av KRAV eller av ett enligt förordningen 834/2007/EG godkänt kontrollorgan inom EU eller likvärdigt. 23 (25)

24 Hållbar etisk produktion av te Minst 50 % av produkterna som ingår i det offererade sortimentet av te bör uppfylla produktionsregler enligt de åtta kärnkonventioner som identifierats av ILO, International Labour Organisation. Bevis: Certifiering eller motsvarande som visar att reglerna enligt Rainforest Alliance, Utz Certified, Ethical Tea Partnership, Fairtrade eller likvärdiga produktions- eller kontrollsystem uppfylls Hållbar ekologisk produktion av chokladdryck Produkterna kakaopulver och socker som ingår i det offererade sortimentet av chokladdryck bör uppfylla ett av IFOAM certifierat program, vara kontrollerat av ett kontrollorgan inom EU eller av ett kontrollorgan som godkänts som likvärdigt EU:s kontroll enligt förordning 834/2007/EG om ekologisk produktion. Bevis: Certifikat eller motsvarande som visar att varan är godkänd av KRAV eller av ett enligt förordningen 834/2007/EG godkänt kontrollorgan inom EU eller likvärdigt Hållbar etisk produktion av chokladdryck Produkterna kakaopulver och socker som ingår i det offererade sortimentet av chokladdryck bör uppfylla produktionsregler enligt de åtta kärnkonventioner som identifierats av ILO, International Labour Organisation. Bevis: Certifiering eller motsvarande som visar att reglerna enligt Rainforest Alliance, Utz Certified, Fairtrade eller likvärdiga produktions- eller kontrollsystem uppfylls Krav på automater Automat 1 och bör kunna leverera följande: Latte macchiato Espresso macchiato Bilagor: 1. Beskrivning av kravuppfyllelse 2. Avtal 24 (25)

25 3. Sanningsförsäkran 4. Företagsintyg avseende kemisk-tekniska produkter 5. Pris 6. Protokoll för provsmakning 25 (25)