Rutin för säkerhet vid datorproblem

Transkript

1 Utarbetad för enhet/område/förvaltning Eskilstuna kommun Vuxenförvaltningen Dokumentnamn Rutin för säkerhet vid datorproblem Process Tillgodose behovet av vård och sociala tjänster Revideras av Version Giltig fr.o.m. Diarienummer Angelique Carlsson VN 2012:10 Godkänd av (Processägare) Datum för revidering Evidens, lagstiftning, m.m. Sara Schelin SOSFS 2008:14,2005:12 Rutin för säkerhet vid datorproblem Allmänt I våra verksamheter används olika datasystem, dessa är redskap för att säkerställa utförandet av god vård- och omsorg. Verksamheterna har ibland datorproblem. Problemen kan bestå i att det inte går att logga in i systemet eller att servrar ligger nere. Detta medför att personalen inte kan komma åt uppgifter som ligger i dokumentationssystemet VIVA, eller uppgifter som ligger i planeringssystemet Laps Care, alternativt att personal inte kan skriva i systemen. I dessa system finns personuppgifter och adresser till brukare, anhöriguppgifter och uppgifter om vilka insatser som ska utföras hos brukarna, när de ska utföras samt aktuellt hälsostatus. För att säkerställa utförandet av vård och omsorg har en säkerhetsrutin tagits fram. Rutinen beskriver vad som ska göras i förebyggande syfte samt vilka åtgärder som ska vidtas då IT - systemen ej är åtkomliga. Tillämpningsområde Rutinen gäller för anställda inom vuxenförvaltningens utförarverksamhet. Ansvarsfördelning Enhetschefen ansvarar för att rutinen är känd och följs på enheten. 1/6

2 Förebyggande åtgärder För att säkerställa att brukaren får vård och omsorg även om IT - systemen ej är åtkomliga gäller följande: Personuppgifter, samt anhöriguppgifter Alla enheter ska ha brukarkort på alla brukare. På dessa kort finns brukarens namn, personnummer, adress, telefonnummer samt uppgifter om anhöriga. Brukarkort skrivs ut från Viva. Kontaktpersonalen ansvarar för att brukarkort dras ut och att de är aktuella. Hälso- och sjukvård I brukarens pappersjournal ska aktuell läkemedelslista finnas dvs. grön läkemedelslista och dosrecept. På grön läkemedelslista ska eventuell överkänslighet vara angiven, information om eventuell ansvarsövertagande av läkemedelshantering, samt ordinerade hälso- och sjukvårdsinsatser av vikt exempelvis behandlingar, omläggningar med mera. Insatser som ska utföras hos brukarna Enheter som använder Laps Care Alla enheter som använder Laps Care som planeringssystem ska varje eftermiddag skriva ut morgondagens planeringsöversikt. Planeringsöversikten beskriver vilka brukare som ska ha hjälp under en nästkommande dag. Alla insatsschema ska sparas för 14 dagar åt gången. Insatsschemat beskriver vad brukarna ska ha hjälp med och när hjälpen ska utföras. Inför lördag och söndag samt helgdag ska alla insatsschema för hela helgen skrivas ut. Enheter som inte använder Laps Care Enheter som ej använder Laps Care, ska skriva ut genomförandeplanerna från VIVA. Genomförandeplanerna beskriver vilka insatser brukarna ska ha, när och hur de ska utföras. Åtgärder som ska vidtas när datorproblem uppstår Datorn startar ej normalt Om du inte kan logga in, men andra på enheten kan logga in med sina lösenord är det troligen ett lösenordsproblem. Vid problem med lösenord kontakta Konsult och Uppdrag- IT kundtjänst, på telefonnummer Om datorn inte startar pröva annan dator på enheten. Finns PC på enheten så pröva den. Om PC finns tillgänglig på enheten framgår av bilagan. Felanmäl de datorer som inte fungerar till Konsult och Uppdrag- IT kundtjänst på telefonnummer Avvikelserapport Personal som upptäcker datorproblem ska göra en avvikelserapport på avsedd blankett, se bilaga. En beskrivning av händelsen, samt vilka åtgärder som vidtagits på enheten ska noteras. Ansvarig chef undertecknar rapporten och skickar den vidare till Utvecklare IT på Strategi och Planering. Denne ansvarar för att informera verksamheten om vilka åtgärder som vidtagits med anledning av avvikelsen, samt ansvarar för att sammanställa statistik över inrapporterade avvikelser. 2/6

3 Åtgärder Om ingen dator fungerar på enheten får åtgärder skrivas för hand på rapportblad så att informationsöverföring kan ske på enheten. Dessa åtgärder ska snarast skrivas in i Tekla när driftstoppet är över. Åtgärdsanteckningarna ska om möjligt föras in av den som gjort anteckningarna i rapportbladet alternativt av kontaktpersonalen. Det ska tydligt framgå händelsedatum och tid, namn och titel på den som är ansvarig för den ursprungliga anteckningen samt att anteckningen är inför i efterhand. Rapportbladet är en journalhandling och ska sparas tillsammans med journalens övriga pappersdokument. Den enhet som inte kan skriva in åtgärdsanteckningarna i VIVA måste säkerställa att information som har avgörande betydelse för brukarnas vård och omsorg även når berörd personal utanför den egna enheten. Informationsöverföring ska ske över telefon mellan dagpersonal omvårdnadspatrull sjuksköterskepatrull - larmgruppen. Varje brukare ska identifieras med personnummer vid informationsöverföring så att förväxling av brukare inte sker. Sekretess Material som innehåller personuppgifter samt uppgifter om vård- och omvårdnadsbehov ska förvaras och hanteras på sådant sätt att sekretessbelagda uppgifter inte sprids. Dokumentationen ska förvars så att inte obehöriga kan komma åt den. Bilagor Kontaktlista vid dataproblem Avvikelserapport IT-system 3/6

4 Bilaga Kontaktlista vid datorproblem Enhet: Vid dataproblem samt lösenord Konsult och Uppdrag- IT kundtjänst dagtid telefon: 5588 Om PC finns på enheten ange var den finns tillgänglig Överlämnande av information Telefonnummer till personal kan behöva kontaktas för överlämnande av information vid dataproblem. Omvårdnadspatrull natt telefon: Sjuksköterskepatrull natt telefon: Larmpatrull telefon: Enhetschefen ansvarar för att fylla i aktuella telefonnummer och komplettera listan efter behov. 4/6

5 Bilaga Avvikelserapport IT system Start för avvikelsen (ange datum, veckodag och klockslag):.. Avvikelsen pågick tom (ange datum, veckodag och klockslag):.... Uppgiftslämnare:... Arbetsplats/ adress: Telefon: Avvikelsen avser:... Beskrivning av händelsen. Vidtagna åtgärder på enhet. Felanmält till: Ärendenummer vid anmälan till Konsult och Uppdrag-IT: Personal som upptäcker dataproblem fyller i avvikelserapport. Lämnas till enhetschef. Enhetschef skickar avvikelserapporten till vuxenförvaltningens Utvecklare IT på Strategi och Planering. Kopia sparas på enhet. Ansvarig enhetschef Datum. 5/6

6 Genomförda åtgärder med anledning av avvikelsen Analys av avvikelsen, vidtagna åtgärder och resultat skall återkopplas till enhetschef på den inrapporterade enheten via denna blankett. Ansvarig för återföringen är Utvecklare IT på Strategi och Planering. Återkoppling av genomförda åtgärder Ansvarig för återföring Datum. 6/6