Ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor

Transkript

1 PM 1(11) Tillsynsavdelningen Håkan Lövblad Ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor Ändringen av rubricerade författning har olika utgångspunkter. Rikspolisstyrelsen inkom den 5 juni 2007 med framställning om gallringsföreskrifter för ansökningshandlingar till polisutbildningen. Malmö högskola har den 22 augusti 2007 påpekat att det saknas regler om gallring av provsvar som inte har återlämnats. Riksarkivet informerade den 24 oktober 2007 högskolearkivarier som samlats till nätverksmöte om RA-FS 2007:1 och då inkom synpunkten att bevarandet av ansökningshandlingar till forskarutbildning bör avgränsas. Karolinska institutet påpekade den 16 november 2007 att formuleringen formellt antagen om möjligt borde tydliggöras. Bilagan till högskoleförordningen har ändrats fr.o.m med innebörden att Försvarshögskolan därmed innefattas av tillämpningsområdet för RA-FS 2007:1. Av utgångspunkterna för ärendet framgår att det rör sig om tillämpningsområdet och vissa förtydliganden. Av dessa anledningar anser jag att det inte finns skäl att genomföra en konsekvensutredning. Därför bedömer jag att Riksarkivet enligt 5 förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning, får besluta föreskrifter utan att vidta åtgärder enligt 4 den förordningen. Jag föreslår att Riksarkivet beslutar att ändra rubricerade författning enligt bifogat förslag. 1 Verksamhet och arkivbildning 1.1 Allmänt I högskolelagen (1992:1434) finns bestämmelser om universitet och högskolor under statligt, kommunalt eller landstingskommunalt huvudmannaskap. Staten ska som huvudman anordna högskolor för utbildning som vilar på vetenskaplig eller konstnärlig grund samt på beprövad erfarenhet och forskning och konstnärligt utvecklingsarbete samt annat utvecklingsarbete. Av bilagan till 1 kap. 1 högskoleförordningen (1993:100) framgår de högskolor som staten är huvudman för. I högskoleförordningen finns allmänna bestämmelser, bestämmelser om styrelse och rektor, fakultetsnämnd och övriga organ, lärare, anställning som doktorand m.m., utbildningen, tillträde till utbildningen, disciplinära åtgärder, kommuners och landstings högskoleutbildning och överklagande.

2 PM 2(11) I förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor, regleras förande av bl.a. antagningsregister och studieregister och bevarande och gallring av uppgifter i dessa. RA-FS 2007:1 trädde i kraft och upphävde myndighetsspecifika föreskrifter. Författningen baseras på verksamhet enligt förordningen (2006:1326) om ändring i högskoleförordningen och förordningen (2007:264) om ändring i förordningen om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor. Den senare förordningen har inte ändrats efter den 1 juli Sedan den förra förordningen trädde i kraft har högskoleförordningen ändrats sex gånger. Ändringar har genomförts med förordningarna 2007:129, 2007:151, 2007:638, 2007:644, 2007:666 och 2007:1337. Den enda ändring som påverkar tillämpningen av RA-FS 2007:1 är ändringen av bilagan till 1 kap. 1 högskoleförordningen. I bilagans lydelse fr.om ingår numera även Försvarshögskolan. I samband med att regeringen införde Försvarshögskolan i bilagan till högskoleförordningen har även förordningen (2007:1164) för Försvarshögskolan trätt i kraft Den upphäver förordningen (1996:1476) med instruktion för Försvarshögskolan. I förordningen för Försvarshögskolan hänvisas till de regler i högskoleförordningen som är tillämpliga. Innebörden är att den verksamhet och arkivbildning som omfattas motsvarar den som behandlas i RA-FS 2007:1. Det saknas vidare bestämmelser i förordningen för Försvarshögskolan som talar emot en gemensam tillämpning när det gäller bevarande och gallring av handlingar och uppgifter. Av RA-MS 2005:58 framgår att Försvarsmaktens organisationsenheter ska överlämna studieadministrativa handlingar för perioden till Försvarshögskolan som ska införlivas i dess arkiv. 1.2 Polisutbildning I 1 andra stycket förordningen (1989:773) med instruktion för Rikspolisstyrelsen (RPS) framgår att Polishögskolan hör till RPS. Av 2 polisutbildningsförordningen (1999:740) framgår att RPS bedriver central utbildning och beslutar om antagning till den samt om utbildningsplaner, betyg och examination om inte annat är föreskrivet. I 4 förordningen framgår att grundutbildning till polis omfattar polisprogrammet (motsvarande 80 poäng) och aspirantutbildning om sex månader. Vidare att till polisprogrammet får den som är lämplig antas och att RPS beslutar vilka antagningskrav som ställs. I 6-8 förordningen regleras disciplinpåföljd och avskiljande. Enligt 10 får beslut i ärenden enligt 6-8 överklagas hos Personalansvarsnämnden vid RPS. Andra beslut enligt förordningen får inte överklagas. Däremot torde förvaltningslagen (1986:223) om rättelse av skrivfel och liknande och omprövning av beslut vara tillämpliga.

3 PM 3(11) Enligt 6 kap. 9 första stycket polisförordningen (1998:1558) är den som genomgått polisprogrammet vid Polishögskolan behörig att anställas som polisaspirant. Verksamheten vid Polishögskolan grundas på statsmakternas beslut och mål och det finns en stark strävan från skolans sida att göra verksamheten mer högskolemässig. Polisutbildning bedrivs på tre platser i Sverige, vid Polishögskolan i Sörentorp, norr om Stockholm, och som uppdragsutbildning vid universiteten i Umeå och Växjö samt på distans. Utbildningen berättigar till studiemedelsfinansiering. ( avläst ) Ansökan till polisutbildningen görs numera huvudsakligen via webben och kompletteras av bilagor som betyg från studier och arbetsgivarintyg, personligt brev, simintyg, ev. intyg vid defekt syn/hörsel och övrigt som t.ex. dokumentation av meriter och referenser. Behörighetskraven avser medborgarskap, lämplighet, ålder, körkort, fysisk förmåga och grundläggande behörighet för högskolestudier och särskild behörighet i vissa ämnen eller resultat från högskoleprov eller studier vid universitet/högskola. Urvalsprocessen genomförs i fem steg: behörighetsgranskning, samtal och svenskprov, fysiska prov, tester och intervju samt antagningsnämnd. Under de senaste åren har antalet sökande legat runt 6000 varav ca 10 % tagits ut till polisutbildningen. ( avläst ) 2 Framställningar om ändring av föreskrifterna 2.1 Bevarande och gallring av ansökningshandlingar till polisutbildningen RPS föreslår gallring av följande handlingar: Inskannade ansökningshandlingar med bilagor och bekräftelser gallras efter att skanning har skett. Skriftliga provsvar och uppsatser återlämnas till den sökande eller gallras ett år efter betygsättning under förutsättning att ett exemplar av provformuläret eller motsvarande bevaras. Uppgifter i PolisensAntagningsSystem (PAS) rörande kallelser till fysiska tester och kallelser till Pliktverket gallras vid inaktualitet. Pappershandlingar rörande testresultat gallras vid inaktualitet under förutsättning att resultaten registrerats i PAS. Uppgifter i PAS om ansökan och tester för sökande som inte antagits till utbildningen gallras fem år efter att respektive ansökan senast var aktiverad och under förutsättning att diarieuppgifterna (namn, personnummer, diarienummer och sökomgång) bevaras. Uppgifter i Rekryteringssystemet åren gallras under förutsättning att uppgifter för aktuella ansökningar förts över till PAS och att diarieuppgifter för de år systemet varit i bruk skrivits ut på papper.

4 PM 4(11) RPS motiverar förslaget med att uppgifter och handlingar om studenter som antagits till utbildningen ska bevaras, medan uppgifter och handlingar om personer som inte antagits även i fortsättningen i det nya systemet bör gallras. RPS föreslår dock att gallringsfristen förlängs från den nuvarande fristen om sex månader till fem år pga. att vissa uppgifter som registrerats kan återanvändas vid förnyad ansökan. En konsekvens av det senare är att RPS föreslår att Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2002:26) om återlämnande och gallring hos Rikspolisstyrelsen ersätts av nya föreskrifter med giltighet fr.o.m. våren 2006 då PAS togs i bruk. Riksarkivet remitterade den 16 november 2007 till RPS förslaget att bevarandet och gallringen av handlingar och uppgifter för antagning till polisutbildning ska följa RA-FS 2007:1 i tillämpliga delar (PM ). RPS ställer sig i huvudsak positivt till Riksarkivets förslag. RPS anser dock inte att uppgifter om antagna studenter till polisutbildningen i det numera nedlagda Rekryteringssystemet ska bevaras i digital form. Systemet användes under åren och innehåller registrerade ansökningar, av dessa tillhör 4950 studenter som har antagits till polisutbildningen. RPS motiverar sitt ställningstagande med att: Alla uppgifter om de antagna i Rekryteringssystemet finns arkiverade på papper i ansökningsakterna som är sorterade i personnummerordning per ansökningsomgång och studieort. Rekryteringssystemet innehåller mycket knapphändiga uppgifter om de antagna i jämförelse med uppgifterna i akterna. Diarieuppgifter (namn, personnummer, ansökningsomgång och ansökningsomgångens diarienummer samt om den sökande antagits eller inte) för samtliga sökande har skrivits ut på papper och anges vara tillräckliga för att återsöka akterna: o Lista över samtliga sökande till varje utbildningsomgång. o Lista över de som antagits till respektive omgång. När Rekryteringssystemet användes var ansökningsförfarandet till största delen en manuell och pappersbaserad hantering. Medan det nya systemet PAS bygger på digital hantering av hela ansökningsförfarandet. Uppgifter i Rekryteringssystemet som behövs för polisrekryteringsverksamheten har förts över till PAS i samband med att PAS infördes och Rekryteringssystemet lades ned. Ansökningshandlingar för antagna studenter är ett efterfrågat material. Oftast är det studenten själv eller någon annan person som efterfrågar en viss ansökan, vilket innebär att personnummer och ansökningsomgång i de allra flesta fallen är kända. Därför saknas det behov av att söka i rekryteringssystemet för att få fram ansökningar. Statistik tas fram vid varje ansökningsomgång. Statistiken visar bl.a. de sökandes könsfördelning, etniska bakgrund och antalet antagna. I dagsläget saknas en lösning för digital arkivering av uppgifter från ITsystem inom RPS. Om en digital arkivlösning skulle komma till stånd

5 PM 5(11) inom de närmaste åren, skulle det vara alltför kostnadskrävande och till liten nytta att bevara ett mindre antal uppgifter från ett avvecklat system vars uppgifter redan finns på papper. I första hand bör man koncentrera sig på att bevara digital information från kärnverksamheten samt nya system som har en helt digital hantering. RPS anser sammanfattningsvis att utskrifterna och akterna ger en erforderlig överblickbarhet och tillgänglighet. RPS föreslår att de kvarvarande uppgifterna i Rekryteringssystemet gallras med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrade RA- FS 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. 2.2 Gallring av skriftliga provsvar som inte har återlämnats Swen Sjölin, Malmö högskola, påpekade per telefon den 22 augusti 2007 att bilagan till 7 RA-FS 2007:1 under rubriken Utbildning, Skriftliga provsvar saknar regler om gallring av provsvar som inte har återlämnats och att detta medför orimliga konsekvenser. 2.3 Avgränsning av ansökningshandlingar till forskarutbildning Vid högskolearkivariers nätverksmöte den 24 oktober 2007 ifrågasatte Eva- Lena Wirén, Luleå tekniska universitet, om bilagor till ansökningshandlingar för forskarutbildning behöver bevaras då materialet (uppsatser, betyg, m.m.) i regel redan är arkiverat. För utländska forskarstuderande bör dock bilagorna troligtvis bevaras enligt henne. 2.4 Tydligare formulering av formellt är antagen Anastasia Viktorsson, Karolinska institutet, påpekade per telefon den 16 november 2007 det önskvärda i att rubricerade formulering tydliggörs. 3 Bevarande och gallring 3.1 Bevarande och gallring vid Försvarshögskolan I RA-MS 2003:59 finns föreskrifter om gallring för Försvarshögskolan fr.o.m. år 1997 tills vidare. Författningen reglerar gallringen av ansökningshandlingar, skriftliga prov, kursutvärderingar, rättningsprotokoll och utdatalistor från studieregister efter i princip samma mönster som Riksarkivets tidigare gällande föreskrifter (RA-MS 2000:43, ändrade RA-MS 2001:50) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor. En skillnad är att därutöver regleras gallringen av applikatoriska exempel, egenproducerade läromedel och handlingar rörande fältövningar/tekniska tillämpningar under förutsättningen att en fullständig uppsättning elev- och lärarhandlingar, exemplar av varje egenproducerat läromedel, exemplar av samtliga till varje

6 PM 6(11) övning hörande handlingar samt exemplar där betydelsefulla ändringar införts, bevaras. 3.2 Bevarande och gallring av ansökningshandlingar till polisutbildning Av RA-MS 2002:26 framgår att ansökningshandlingar med bilagor från ej antagna sökande får gallras sex månader efter beslut. Bilagor får återlämnas innan dess till sökande som efterfrågar dem. En förutsättning för gallringen är att uppgifter om ansökan har registrerats. Vidare framgår att svar på provuppgift vid skriftligt prov får återlämnas till den sökande eller gallras ett år efter betygsättning. Förutsättning för det återlämnandet eller gallringen är att betygsättning har skett och att ett exemplar av provformuläret bevaras. I RA-FS 2007:1 regleras gallringen av handlingar vid antagning och utbildning av studenter enligt högskoleförordningen. I föreskrifterna hänvisas till att det i förordningen om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor, finns föreskrifter om bevarande och gallring av uppgifter i antagningsregister respektive studieregister. Vidare regleras i 4 att handlingar som inte får gallras ska bevaras i ursprungligt skick, med det innehåll och den form som de hade när de inkom till eller upprättades hos myndigheten. Av 7 framgår att handlingar som anges i bilaga får gallras eller återlämnas med angivna frister. Enligt bilagan får bl.a. anmälan med bilagor till utbildning gallras 2 år efter beslut om antagning under förutsättning att uppgifter registrerats i antagnings- eller studieregister. I 8 regleras överföring till annat medium med den innebörden att handlingar som får gallras får överföras och konverteras till annat medium under den tid de bevaras. Efter överföring får de ursprungliga handlingarna gallras vid tidpunkt som myndigheten själv fastställer. Enligt 2 kap. 7 första stycket förordningen om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor, gäller för gallringen av studieregister i första hand 10 första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs. I det andra stycket föreskrivs att uppgifter om den utbildning som en student har genomgått med godkänt resultat eller fått tillgodoräkna sig vid högskolan, om studentens betyg i godkända prov och om den eller de examina som studenten har avlagt inte får gallras. I det tredje stycket framgår att uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning vid högskolan eller om en sökande som har antagits men inte påbörjat sina studier ska gallras så snart det kan göras med hänsyn till högskolans eget behov av material för uppföljningar och statistiska bearbetningar, kraven på resultatredovisning och kraven på rapportering för den officiella statistiken. Av 4 kap. 6 första stycket samma förordning framgår för det antagningsregister som förs av Verket för högskoleservice, att för gallring gäller 10 första och andra styckena arkivlagen om inte något annat föreskrivs. I det andra stycket föreskrivs att uppgifter om en student ska gallras fem år efter det att uppgifter senast påförts. 3.3 Gallring av provsvar som inte har återlämnats

7 PM 7(11) Enligt RA-MS 2000:43 fick skriftliga prov återlämnas till studenten eller gallras 1 år efter betygsättningen. Återlämnande eller gallring av skriftliga prov fick ske endast under förutsättning att provresultatet registrerats på vederbörligt sätt. Och ett exemplar av provformuläret skulle bevaras. Av bilagan till 7 RA-FS 2007:1 framgår följande: Handlingar Bevarande/gallring m.m. Allmänna råd Utbildning Skriftliga provsvar Får återlämnas till student efter betygsättning. Ett exemplar av provformulär skall bevaras. Förutsätter registrering i studieregister. Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2 år. I den promemoria (dnr RA /4396, PM ) som remitterades för synpunkter föreslogs att skriftliga provsvar skulle få gallras 24 månader efter att resultatet meddelats och att det reglerade återlämnandet upphörde. Bakgrunden till det var framför allt bedömningen att den tvååriga preskriptionsregeln i lagen (2001:1286) om likabehandling av studenter i högskolan, kunde fordra sådan dokumentation. Det förslaget innebar dock inte att studenten skulle förnekas rätten att få tillgång till sitt provsvar. Bedömningen gjordes att dessa var att anse som ett utbildningsmaterial som genom att återfås som kopia efter rättning ger en återkoppling för studenten för de fortsatta studierna. Samtidigt som de givetvis skulle kunna komma att användas som underlag för att ifrågasätta rättningen, dvs. begära omprövning, eller hävda diskriminering. Remissopinionen var dock starkt kritisk till förslaget framför allt pga. av merkostnader för administration och förvaring. (dnr RA /4396, PM ) I den föredragningspromemoria (dnr RA /4396, PM ) som ligger till grund för RA-FS 2007:1 gjordes bedömningen att högskolornas kvalitetsarbete och Högskoleverkets arbete med rättssäker examination är mer ändamålsenliga åtgärder än arkivregler för att hantera situationen. Därutöver kunde konstateras att inget misstänkt fall av diskriminering i samband med rättning av provsvar hade dokumenterats av diskrimineringsombudsmännen. Av dessa anledningar föreslogs att föreskrifter skulle utformas så att det även fortsättningsvis medgavs att skriftliga provsvar återlämnas till studenten med tillägget i allmänna råd, att i en situation där en student begär omprövning av betyg är det lämpligt att provsvaret bevaras i två år. Riksarkivet beslutade enligt förslaget. 3.4 Avgränsning av ansökningshandlingar till forskarutbildning

8 PM 8(11) Av bilagan till 7 RA-FS 2007:1 framgår följande: Handlingar Bevarande/gallring m.m. Allmänna råd Antagning Anmälan med bilagor till utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå Får gallras 2 år efter beslut om antagning. Anmälan med bilagor för den som är antagen till utbildning på forskarnivå skall bevaras. Förutsätter registrering i antagnings- eller studieregister. I föredragningspromemorian (s. 24) framgår att det av Riksarkivets dåvarande myndighetsspecifika föreskrifter inte framgår om föreskrifterna omfattar antagning till forskarutbildning. En remissinstans påpekade att till forskarutbildning antagnas ansökningshandlingar undantogs från gallring. Eftersom räckvidden av Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter inte kunde klarläggas och medgivandet tillämpades snävt enligt ett yttrande, föreslog föredragande att anmälan med bilagor för den som är antagen till utbildning på forskarnivå ska bevaras. I föredragningspromemorian (s. 8) framskymtar även den kritik regeringen riktat mot den praxis som innebär att doktorander handplockas bland de egna studenterna pga. att den inte bidrar till rörlighet och inflöde utifrån som behövs för en dynamisk miljö. 3.5 Tydligare formulering av formellt är antagen Av bilagan till 7 RA-FS 2007:1 framgår följande: Handlingar Bevarande/gallring m.m. Allmänna råd Antagning Anmälan med bilagor till utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå Får gallras 2 år efter beslut om antagning. Anmälan med bilagor för inresande (utländsk) student skall bevaras om studenten inte formellt är antagen. Förutsätter registrering i antagnings- eller studieregister. Av föredragningspromemorian (s. 8, s. 24) framgår att oklarheten om utländska studenters formella antagning hade berörts i utredningen. I den promemoria som remitterades föreslogs att det torde vara tillräckligt att antagningen registrerats i studieregister som en förutsättning för tillämpningen. Detta mötte inga invändningar i remissen, men i ett yttrande påpekades att rutinerna inte är desamma för antagning av inresande studenter. Mot bakgrund av regeringens kommentar om inresande studenters rättsäkerhet ansåg föredragande det vara lämpligt att handlingar ska bevaras om studenten inte formellt är antagen utan att utveckla innebörden av formuleringen. 4 Överväganden

9 PM 9(11) 4.1 Bevarande och gallring av handlingar vid Försvarshögskolan Av utredningen framgår att det inte har utfärdats avvikande bestämmelser för Försvarshögskolans verksamhet i förhållande till räckvidden av RA-FS 2007:1. Av den anledningen föreslår jag att ändringen av författningen även ska omfatta Försvarshögskolan. En konsekvens av detta är att jag föreslår att RA-MS 2003:59 upphävs, men att den får tillämpas för arkivbildning som uppstått före Denna avgränsning torde inte medföra något problem för tillämpningen eftersom de kortaste gallringsfristerna är ettåriga. Viss arkivbildning som nu regleras i RA-MS 2003:59 har ingen motsvarighet i RA- FS 2007:1, men eftersom regleringen enligt min mening egentligen avser rensning av överflödiga exemplar och vägledning för denna anser jag inte sådana regler behöver överföras till en ändrad författning. 4.2 Bevarande och gallring av ansökningshandlingar till polisutbildning Enligt min mening är det lämpligt att bevarandet och gallringen av allmänna handlingar vid Polishögskolan sammanfaller med det som gäller för övriga universitet och högskolor i landet. Polishögskolans starka strävan att göra utbildningen mer högskolemässig talar för det. För sökande och studenter torde det även vara svårt att motivera varför handlingar och uppgifter hanteras olika i dessa avseenden beroende på huvudmannens status. Jag finner även att den praktiska hanteringen i arkivbildningen vid universiteten i Umeå och Växjö förenklas om reglerna är desamma. Även RPS har i huvudsak tillstyrkt förslaget. Konsekvenserna av min ståndpunkt är även att förslagen till gallring från RPS i huvudsak tillgodoses. För ansökningshandlingar med bilagor råder det överensstämmelse eftersom RPS med stöd av 8 RA-FS 2007:1, efter överföring av handlingar till annat medium, får gallra de ursprungliga handlingarna vid tidpunkt som myndigheten själv fastställer. Till ansökningshandlingar räknar jag i detta fall även skriftliga provsvar eftersom dessa är inlämnade av den sökande i antagningsprocessen. Att provformulär och liknande inte får gallras följer av att gallringen av anmälan med bilagor i RA-FS 2007:1 avser endast från den sökande inkommande handlingar. När det gäller bevarandet och gallringen av registeruppgifter anser jag det vara lämpligt att den vägleds av motsvarande regler i förordningen om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor. Den förordningen omfattar inte polisutbildningen, men den femåriga gallringsfristen av uppgifter i antagningsregister sammanfaller med förslaget från RPS. Av framställningen från RPS framgår inte en uppdelning i antagnings- respektive studieregister, men min bedömning är att de funktioner som dessa register har kan översättas till motsvarande funktioner inom polisutbildningen. Dvs. för antagningen av studenter tillämpas reglerna som gäller för antagningsregister. För de studenter som har antagits till utbildningen och påbörjat denna tillämpas reglerna för studieregister.

10 PM 10(11) Jag tillbakavisar därför framställningen från RPS om gallring av de uppgifter i Rekryteringssystemet som avser sökande som tidigare antagits till utbildningen. Att som föreslås och vidhålls av RPS enbart bevara dessa uppgifter på papper ger för låg länkbarhet, tillgänglighet och överblickbarhet eftersom det rör sig om 4950 studenter fördelade på olika utbildningsorter och antagningsomgångar under en flerårig period. Inte heller kan 7 RA-FS 1991:6 tillämpas för denna gallring som RPS föreslår. Av det andra stycket till den bestämmelsen framgår bl.a. att handlingar vars innehåll har överförts till nya databärare får gallras under förutsättning att gallring kan ske utan eller med endast ringa förlust avseende sammanställnings- och sökmöjligheter. Av allmänna råd till bestämmelsen framgår dessutom att förstöring av de ursprungliga handlingarna efter utskrift av ADB-register på papper normalt kräver särskilda myndighetsspecifika gallringsföreskrifter från Riksarkivet. Jag finner därför att en lämplig ordning är att Riksarkivet föreskriver om ändring av 3 RA-FS 2007:1 med innebörden att författningen även gäller för Rikspolisstyrelsen i tillämpliga delar för den utbildning som avses i 2 polisutbildningsförordningen. Därmed föreslås även tillämpnings- och övergångsbestämmelserna kompletteras med att RA-MS 2002:26 upphävs. I 5 RA-FS 2007:1 hänvisas till förordningen om redovisning av studier vid universitet och högskolor m.m. som trädde i kraft I utredningen ovan framgår att registeruppgifter finns sedan år 1999 i Rekryteringssystemet. Av den anledningen anser jag att hänvisningen till förordningen är tillämpbar även för dessa uppgifter. 4.3 Gallring av provsvar som inte har återlämnats Av utredningen i 3.1 ovan framkommer inte någon motivering till varför den tidigare gällande gallringen för provsvar som inte återlämnats saknas. Det förefaller därför vara ett förbiseende. Jag föreslår därför att bilagan till 7 RA-FS 2007:1 ändras så att gallring av skriftliga provsvar som inte återlämnats även möjliggörs framgent. Tidsfristen för gallring föreslås till två år mot bakgrund av preskriptionsregeln i lagen om likabehandling av studenter i högskolan. 4.4 Avgränsning av ansökningshandlingar till forskarutbildning Frågan gäller som jag uppfattar den att undvika dubbellagring av handlingar som har sitt ursprung vid samma universitet eller högskola. Detta kan hanteras genom tillämpning av 2 RA-FS 2007:1 som hänvisar till RA-FS 1991:6 och anför explicit i allmänna råd att tillämpningen kan omfatta kopior där huvudexemplaret förvaras vid myndigheten. Om det förhåller sig så att en sökande till utbildning på forskarnivå anför meriter som förvärvats vid samma universitet eller högskola och dessa handlingar inte får gallras, så räcker det med en hänvisning till dem. Eftersom det har efterfrågats ett förtydligande angående bevarandet av den antagnes ansökningshandlingar anser jag det

11 PM 11(11) lämpligt att tillmötesgå denna begäran i bilagan med samma innebörd som nyss anförts. I det sammanhanget anser jag det även lämpligt att reglera bevarandet av tryckta eller på annat sätt publicerade skrifter på samma sätt som i RA-MS 2005:31, med innebörden i detta sammanhang att sådana skrifter som saknar bibliografiska referenser bör bevaras. Underförstått innebär detta att tryckta skrifter som har bibliografiska referenser antingen får gallras eller återlämnas om referenserna dokumenterats i handling som bevaras. 4.5 Formuleringen formellt är antagen Formuleringen formellt är antagen ska tolkas så att de regler som finns för antagning har följts vid förfarandet. De regler som styr antagning till utbildning vid universitet och högskola följer av högskolelagen, högskoleförordningen och förordningen om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor, inklusive de eventuella bemyndiganden som finns för myndigheter att fylla ut regleringen. En hänvisning till dessa regler finns i 1 RA-FS 2007:1. För att tydliggöra kopplingen till dessa föreslår jag att undantaget från gallring som i bilagan uttrycks: Anmälan med bilagor för inresande (utländsk) student skall bevaras om studenten inte formellt är antagen, utgår. Istället föreslår jag att undantaget formuleras som ett allmänt råd med innebörden att för antagen som inte registrerats i studieregister, t.ex. inresande (utländsk) student, bör anmälan med bilagor bevaras. En konsekvens av förslaget är att det nuvarande allmänna rådet som formulerats: Förutsätter registrering i antagnings- eller studieregister, omformuleras och förs till kolumnen Bevarande/gallring m.m. Samma konsekvensändringar föreslås i bilagan på ytterligare fyra ställen. 4.6 Övriga ändringar Jag föreslår ett omtryck så att bilagan till författningen hanteras tekniskt enligt praxis för författningssamlingen, dvs. som ett separat ark. Håkan Lövblad