REAL-Portal Öppet dygnet runt!

Transkript

1 Spar tid med REAL Fastighetssystemets REAL-Portal Öppet dygnet runt! Med REAL-portalen kan medlemmar/hyresgäster och styrelse/ägare enkelt hämta och redigera infor- mation kring den egna bostadsrättsföreningen och den egna lägenheten alla tider på dygnet. Exempel på möjligheter i portalen: Snabbt och enkelt att ge information till samtliga föreningar/företag i förvaltningen. Medlemsinformation till respektive förening/företag, redigeras av förvaltaren eller styrelsen/ägaren Medlem/hyresgäst skriver enkelt ut en ny avi Medlems- och hyresgäst info kring det egna boendet: - andelstal - fondinformation - avgifter/hyror inklusive tillägg Styrelse- och ägarinformation: - Medlems- hyresgästlista - Lägenhetsregister - Reskontra (har alla betalt?) - Överlåtelser (genomförda försäljningar) Publiceringsverktyg för styrelseledamöter/ägare: - Skapa egen information till medlemmar/hyresgäster. Förutsättningarna att påverka utvecklingen av REAL är stora. Via årliga användarträffar förbättras systemet ständigt. Förutom detta är det alltid väldigt trevligt att träffa andra användare och ventilera systemets alla möjligheter. Elin Tobiasson Ernst & Young i Umeå REAL-portalen är det senaste lyckade exemplet på sådan utveckling där initiativet kommit från användarna. REAL är ett helt webbaserat fastighetssystem för ekonomisk fastighetsförvaltning. REAL har kunder över hela landet och hanterar all typ av för- valtning. Hyresrätt, BRF, lokal eller samfällighet. Hör av dig så får du testa REAL helt gratis under en månad, helt utan förpliktelser. REALgood AB, Gärdesvägen 10, Degerfors, , info@realgood.se, Flexibel webbtjänst För serviceanmälan Med Bariums Serviceanmälan får du full kontroll på dina serviceärenden - via alla dina enheter. Bariums Serviceanmälan är en skräddarsydd tjänst för registrering och utförande av serviceärenden via webb, mobil och surfplatta. Tjänsten gör det enkelt att ta varje ärende från start till mål - med full flexibilitet att utföra arbetsuppgifter där du är. Läs mer om tjänsten på och kontakta oss för en kostnadsfri demonstration 44 Fastighetstidningen nr 4 maj 2013

2 TemA FASTIGHETS- SYSTEM IT TEmA: 22 extra sidor med nyttig läsning FÖr FastighetsÄgare 6 BÄSTA TIPSEN få ut mer av fastighetssystemet häng med när tv FlYttar Ut PÅ Webben mer tid åt boende efter it revolutionen innehåll: plock och nyheter läs om nya eu regler kring bredband Bortglömda funktionerna maximera nyttan Ta in it i erbjudandet Kan det vara en ny möjlig inkomstkälla?...57 Tv i framtiden Kraven på kapacitet i näten ökar...58 Bättre relationer med it aefab gick från manuellt till fullt it-stöd...62 Forskar med bolagets app KTH tar hjälp av Humlegården

3 Bli husets kung. Så blir du husets kung 1. Inse att fastighetsadministration är en ledningsfråga. 2. Skaffa dig en helhetssyn över företagets fastigheter. 3. Styr arbetsflöden så att människor och system samverkar på bästa sätt. 4. Njut av en bättre lönsamhet, medarbetare som trivs och känslan av att allt flyter. 5. Eftersom du inte har möjlighet att göra allting själv, ta kontakt med oss på L.E.B System och låt oss göra jobbet i stället. 6. Koncentrera dig på punkt 4.

4 Fastighetssystem & it TemA Med Humlegårdens app Green Fingerprint kan hyresgästerna enkelt följa sin klimatpåverkan. Humlegårdens app i forskningens tjänst Forskaren marko granroth ska med hjälp av Humlegårdens app green Fingerprint undersöka hur hyresgästerna ska kunna påverka innemiljön i större utsträckning. ALLTFöR ofta missar man användarna när byggnaders energiprestanda ska utvärderas. Marko Granroth, forskare på KTH i Stockholm, vill ge fastighetsägaren en helt ny typ av nyckeltal att jobba med för att optimera driften av en byggnad. Idag fokuserar vi oftast på mängden köpt energi, driftkostnader och miljöaspekter. Man underskattar i regel vikten av att utvärdera hur användaren upplever produkten. Idag är det svårt att sätta en skälig prislapp på bra inomhusklimat och effektiv byggnadsdrift, säger Marko Granroth. Med förvaltningsbolaget Humlegårdens app Green Fingerprint kan hyresgästerna följa sin klimatpåverkan i realtid. Marko Granroth vill utveckla appen ytterligare ett steg för att samla in information om hur personalen upplever sin innemiljö. Genom hyresgästernas svar kan vi få bättre förståelse för vad som är rimliga värden och få fram nya nyckeltal som tar hänsyn till olika kundgrupper. Dessa nya nyckeltal kan hjälpa att skapa en drift- och förvaltning med hög kvalitet, hög kundnöjdhet och god lönsamhet. De kan också bidra i omställningen till en hållbar byggd miljö och att uppfylla de nationella- och av EU antagna miljömålen. Det kommer att vara en interaktiv process där hyresgästerna exempelvis via sina mobiler ska kunna rösta om bibehållen temperatur eller sänkt temperatur. En hypotes är att om hyresgästen själv får påverka sitt inneklimat så är hyresgästen mer nöjd än annars. Marko Granroth kommer att följa utvecklingen i en av Humlegårdens fastig heter under tre år. Målsättningen under denna period är att analysera och utvärdera energiprestanda i förhållande till hur byggnaden drivs och förvaltas. Resultaten ska leda till i helt nya rekommendationer till branschen. erik HörnKVist bredbandsinstallation kan bli ett eu-krav BReDBAnDSinSTALLATion blir obligatoriskt vid all ny- och ombyggnad. Detta om EU-kommissionen får igenom sitt förslag till ny förordning. Eftersom det handlar om en förordning finns det inget utrymme för nationell anpassning om förslaget går igenom, vilket får Rikard Silverfur, näringspolitisk expert på Fastighets ägarna Sverige att höja på ögonbrynen. Bredbandsutbyggnad är bra och Sverige ligger redan långt fram. I de allra flesta fall är det en självklarhet att dra in fiber. Vi ställer oss dock tveksamma till att ta till kraftmedel som tvingande ingrepp i befintliga fastigheter. Rikard Silverfur anser att det finns en hel del obesvarade frågor, som exempelvis: Vilken nivå avses och vem ska ta kostnaden? Är kravet relevant när städer börjat erbjuda gratis wi-fi? Detta är något som bör baseras på marknadskrafter och valfrihet och inte tvång. Men mest frågande är jag inför varför fastighetsbranschen inte har blivit konsulterade i framtagandet av EU-förslaget. 18,2 TimmAR i VecKAn AnVÄnDeR SVenSKen i genomsnitt internet. KÄlla: internetstatistik.se enklare att välja miljörätt en ny FUnKTion i det webbaserade systemet SundaHus Miljödata gör det enklare att direkt se om byggvaran uppfyller miljö krav. Vi har utvecklat en unik funktion med en varningssignal för produkter med farliga ämnen och egen skaper. Eftersom signalsystemet kan anpassas efter fastighetsägarens egna miljökrav ger det maximal trygghet, säger Arvid Jannert som är vd för SundaHus. Exempelvis kan man välja att bara använda sig av de kriterier som gäller enligt certifieringssystemet Miljöbyggnad. TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj

5 TemA Fastighetssystem & it mimer skapar nya digitala möten Bostads AB mimers nya digitala mötesplats grannnet ska sätta fokus på de sociala relationerna i bostadsområdet. De hyresgäster som nu flyttar in i kvarteret Råseglets 160 nyproducerade lägenheter blir först ut med att prova den nya tjänsten. Vi VeT ATT människor som bor i hus där grannarna hejar på varandra både trivs bättre och känner sig tryggare. Därför ställde vi oss frågan vad vi som stor fastighetsägare kan göra för att förbättra grannrelationer och det ledde till att vi skapade GrannNet, säger Eva Favaro, marknadschef på Bostads AB Mimer i Västerås. Förhoppningen är att man ska utveckla dialogen med kunderna och samtidigt stärka sitt varumärke. I det arbetet har de digitala kanalerna kommit att bli en allt viktigare del av kommunikationen. Att Facebook är en konkurrent är vi mycket medvetna om, men där finns inte de funktioner vi önskar och heller inte någon möjlighet att påverka innehållet för vårt ändamål, säger Eva Favaro. På GrannNet finns möjlighet att bjuda in till aktiviteter, både som hyresgäst och som hyresvärd. Här hittar hyresgästerna också en anslagstavla för köp och sälj, receptbank och mycket annat. erik HörnKVist Äntligen i iphone och Android! Momentums app för teknisk förvaltning finns nu även för iphone, Android och Windows Phone 8. Boka en demovisning på momentum.se så hjälper vi dig att spara både tid och pengar. momentum.se 48 TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj 2013

6 Vågar du chansa? Rätt affärssystemlösning gör valen enklare UNIT4 Agresso är Sveriges ledande affärssystemleverantör för den svenska fastighetsbranschen. Med våra system FastNet och Agresso Business World kan vi erbjuda kompletta lösningar för såväl fastighetsägare, uppdragsförvaltare som för hyresgäster som hyr in sitt bestånd. Nyfiken på hur vi kan hjälpa Er tveka inte att kontakta oss för en förutsättningslös diskussion.

7 TemA Fastighetssystem & it Så får du ut mer av ditt fastighetssystem Dagens fastighetssystem är fyllda med smarta funktioner, men det är sällan deras fulla potential utnyttjas. Det krävs utbildning för att lära sig systemet fullt ut. Här tipsar vi om smarta men ofta bortglömda funktioner. TExT: björn åslund ILLUSTRATION: Kjell thorsson TT en FASTigHeTSÄgARe med lite snurr på verksamheten har ett modernt fastighetssystem får numera anses som en självklarhet. Det ger ett stöd för hantera hyresavtal och hyresdebitering, och för att ha koll på underhåll, drift och felanmälan av lägenheter och lokaler. Det finns förvaltare som använder ett vanligt ekonomisystem för fastighetsadministrationen, säger Björn Reimers vid Realgood System. Det kan ju fungera hjälpligt för hyresaviseringar. I övrigt har det inte mycket att erbjuda i jämförelse med ett specialiserat system, som klarar felanmälan, kontrakt och allt annat som hör till förvaltningen. Man kan spara åtskilligt med tid med ett riktigt fastighetssystem jämfört med ett ekonomisystem, säger Björn Reimers. Efter ett tag klarar man de flesta vardagsrutiner rätt bra i sitt nyinköpta fastighetssystem. Därmed kanske man nöjer sig. Det är synd. Dels har man redan betalat för det, dels finns där en hel del smarta funktioner som underlättar i en stressad vardag. Att användare missar en del finesser kan såklart bero på ett svårtillgängligt system. Men i de flesta fall handlar det nog mer om att man inte avsatt den tid det tar att lära känna sitt system på djupet. DAgS FöR Dig och medarbetare att ta plats i skolbänken med andra ord. Bara procent av våra nya kunder köper utbildning. De flesta väljer att ringa supporten, där de snabbt kan få svar, säger Björn Reimers. Men supporten via telefon ger bara svar på den specifika fråga man fastnat på, inte hur man rent generellt kan jobba smartare. Så via supporten kommer man inte på djupet. Många lär sig på egen hand, och lyckas säkert hyfsat om de redan är insatta i förvaltningens vardagsfrågor. Den som kan fastighetsadministration kan komma rätt långt då fastighetssystemen inte är 50 TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj 2013

8 fakta/ här lär ni Er SYStEMEtS FinESSEr: Kurser arrangerade av systemleverantören. Kan hållas hos kunden. Kortare utbildningar, bara några timmar, över internet. Användare och utbildare delar skärmbild och kan prata med varandra. Användarträffar hos systemleverantören. En grupp användare möts och kan diskutera hur vanliga arbetsuppgifter utförs enklast och smartast. Här kan nybörjaren få tips av mer erfarna användare. Användareföreningar finns för en del mer avancerade system, bland annat för att erbjuda erfarenhetsutbyte, men även för att bidra till utveckling av systemet. Sådana föreningar finns för bland annat FastNet, L.E.B System och Incit. så krångliga, säger Björn Reimers. Sedan får man kanske en del tips och stöd från arbetskamrater. Men man kanske inte kommer till de riktigt arbetsbesparande funktionerna. Utbildning hos IT leverantören då, varför lockar inte det? Antagligen avskräcker tidsåtgången och kostnaderna. Om vi ska erbjuda utbildning på plats, i en annan stad, måste vi ta ut minst kr. Det blir en dyr dag samtidigt som användarna tröttnar efter 3 4 timmar, säger Björn Kidmark vid Dina Fastigheter. HogiA FASTigHeTSSYSTem tar ett fastare grepp om kunderna för att försäkra sig om att de åtminstone förstår grunderna. Inga nya system säljs utan utbildning: Tillsammans med kunden tar vi fram en anpassad utbildning. Det kan vara allt från en timme komma igång utbildning via webben till utbildning hos kund några dagar, uppger Karl Rehnberg vid Hogia. De bortglömda funktionerna... Fastighetsbranschens it system är fulla med smarta finesser. Här är systemleverantörernas bästa tips på arbetsbesparande men bortglömda funktioner. 1 LÅT SöKFUnKTionen göra jobbet Att söka manuellt i systemet efter en betalning eller ett kontrakt kan ta tid. Låt istället sökfunktionerna leta. Vad är problemet? Sök på avi nummer, ocr nummer, hyresgästens namn, eller något annat. Upp kommer en lista med poster, sannolikt också just vad du behövde. Märkligt nog tycks sökfunktioner inte användas så mycket, trots att vi är så vana vid att googla och låta datorerna leta ute på nätet. TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj

9 TemA Fastighetssystem & it fortsättning från sidan 51. De bortglömda funktionerna... Fastighetsbranschens it system är fulla med smarta finesser. Här är systemleverantörernas bästa tips på arbetsbesparande men bortglömda funktioner. 2ge insyn FöR HYReSgÄSTeR och entreprenörer Genom systemens funktioner för kommunikation, som webb, kan man öppna för insyn och information även utanför fastighetsföretaget, exempelvis mot hyresgäster och underleverantörer. Det utnyttjas dock inte så mycket ännu. En extern entreprenör kan få arbetsorder och avrapportera via webbportal, eller via app för mobil. Hyresgäster kan via webben, SMS eller e post, följa hur felanmälan hanteras och reparationen fortskrider. 3KöRA SYSTem PÅ PLATTA eller mobilen? De webbaserade systemen har blivit allt mer anpassade för läsplattor och smarta mobiler. Plattor och smarta telefoner är inte idealiska på kontoret, men är till stor nytta för medarbetare som rör sig ute mycket. Trots att smarta telefoner och läsplattor är utbredda, är det ändå ganska få som kör fastighetssystem på mobila enheter, uppger leverantörerna. De tidiga mobila IT system funkade inte särskilt bra. Men IT tekniken utvecklas, och nu dyker det upp fungerande appar för fastighetssystem. Även webbtekniken uppges fungera bättre mobilt. Men testa tekniken ordentligt innan ni tar steget. FASTIGHETSSYSTEMET FLYTTADE Hos Hallstahem skrotade man de gamla handdatorerna för lägenhetsbesiktningar. numera används smarta telefoner eller surfplattor, en modern it miljö som gör det lättare för bovärdarna att nyttja systemets alla funktioner för besiktningar. Berit vester andersson när nu SmARTA telefoner och surfplattor blivit var mans egendom, så börjar de också användas för arbete i fastighetssystemen. Hos Hallstahem i västmanländska Hallstahammar har man valt att nyttja mobiliteten för att göra flyttningsbesiktningar. Hallstahem har fastighetssystemet Fast2, som kan nås via webben. Företagets sex bovärdar, som gör avflyttningsbesiktningarna, har då kunnat välja rätt fritt om de vill ha smartphone eller läsplatta som arbetsredskap. Nyttan vi får är att besiktningarna är klara när bovärden lämnar lägenheten, säger Berit Vester Andersson, som är IT ansvarig vid Hallsta hem. Det gör att nya hyresgäster snabbare kan få protokollet som visar det dokumenterade skicket på bostaden. Företag hade tidigare äldre handdatorer. Bytet till surfplattor och webbmiljö har underlättat vid besiktningarna. De moderna IT verktygen är mycket enklare att hantera och används mycket mer vid besiktningarna, understryker hon. 52 TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj 2013

10 4 SnABB överföring TiLL ekonomisystem En del missar möjligheten att länka kundreskontran i fastighetssystemet med företagets ekonomisystem. Därmed blir det en del dubbelarbete, där man först knappar in hyresbetalningar i fastighetssystemet, för att sedan skriva in dem än en gång i ekonomisystemet. Dubbelarbetet slipper man genom att överföra de registrerade hyresinbetalningarna i så kallade SIE filer från fastighetssystemet till ekonomisystemet. Det handlar om enkel export och import av filer, vilket går på några ögonblick. I en del fall går det även att upprätta kopplingar mot webbaserade ekonomisystem. fler tips på sidan 55 IN I SURFPLATTORNA En del använder systemet fullt ut nu, men inte alla ännu. Det tar lite tid att komma in i det nya arbetssättet, menar Berit Vester Andersson. För att lära sig grunderna i de webbbaserade besiktningarna krävdes en halv dag intern utbildning. DRiFTSTARTen AV systemet krävde förstås en del förarbeten. Hallstahem fick kolla att systemet var rätt upplagt. Man gjorde en del tester för att stämma av att rätt rapporter kom ut. Driftsmässigt har det varit stabilt för användarna, upplever Berit Vester Andersson. Systemet kring besiktningar används inte fullt ut ännu. Man siktar på att även inkludera arbetsordrar som uppstått vid besiktningar, så att hantverkare kan få sina uppdrag via telefon eller platta. Det var för mycket att köra in allt med en gång. Men efter sommaren bygger vi nog vidare. Man ska även uppgradera systemet snart, så att man direkt i plattan eller telefonen ska kunna ta bilder som kan inkluderas i besiktningsprotokollen. Med avflyttningsbesiktning i surfplattan går jobbet snabbare för Günther Rauch, som är bovärd. Han är klar när han lämnar lägenheten. Foto: Kjell eriksson TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj

11 Unik tidsbesparande helhetslösning för fastighetsägare och bostadsrättsföreningar. Fastighetssystem Teknisk förvaltning Bostadsrätt ÄNTLIGEN KAN DU FÅ BOXER I DIN FASTIGHET Om du bor i en förening med utgående eller löpande TV-avtal är det bara att gratulera. Det är nu ni har chansen att digitalisera TV-nätet, sänka kostnaderna och samtidigt ge dig och dina grannar en rad fördelar som flexiblare kanalval och möjlighet att ta med TV-abonnemanget till sommarstuga, båt eller husvagn. Kontakta fastighet@boxer.se eller Erik Ekdahl på Lämna dina uppgifter på Boxer.se, så återkommer vi med ett erbjudande inom 48 timmar. Felanmälan via internet Intresseanmälan via internet Portal styrelse & hyresgäst dinafastigheter i Molnet Koppling till Visma Administration & Visma Business Mobil info Nyhet! All information från fastighetssystemet direkt i mobilen. Boka en presentation via internet/personligt besök! Fastighet & IT Kompetens Sverige AB Boråsvägen 5, Mölnlycke Förmånsleverantör till: 54 TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj 2013

12 Fastighetssystem & it TemA fortsättning från sidan 53. Felanmälan Handläggare skickar vidare till rätt person 6 LÅT SYSTem BeVAKA VAD Som ÄR PÅ gång Många fastighetssystem har funktioner som bevakar kommande tidpunkter. Det kan handla om datum i avtal, som kan vara på väg att gå ut, eller måste omförhandlas. Dra nytta av systemets inställningar, så att du får en varning eller avisering i god tid innan avtalet går ut. System kan också se till att bevaka övriga arbetsuppgifter som är på gång för en handläggare, genom att systemet tar fram att göra listor. Dessa kan visas i handläggarens personliga kalender i systemet. Återrapportering 5 FeLAnmÄLAn ViA WeBBen Felanmälan via telefon tar tid att hantera och har inte öppet dygnet runt. Med en sådan tjänst på webben, som många system erbjuder, kan servicen mot hyresgästen förbättras. Felanmälan skrivs in i ett formulär, och mottagande hand läggare kan direkt skicka den vidare till fastighetsskötare eller annan servicepersonal, som sedan kan återrapportera. I en del system kan hyresgästen följa hanteringen av felanmälan. Gick i skola för att hitta genvägarna Utbildning i fastighetssystemet hos leverantören kostar, men det är en effektiv väg att lära sig systemet och smarta arbetssätt. Väl använda pengar, tycker mikaela Hultin. BRF ekonomen är ett Stockholmsföretag som sköter ekonomisk förvaltning åt främst bostadsrättsföreningar. Delägaren Mikaela Hultin tillhör den minoritet av användare som valt leverantörens utbildning för att lära sig fastighetssystemet. Hon började med en skräddarsydd heldagskurs hos Realgood System just efter att hon skaffat Realsystemet till företaget. Det finns många funktioner som kan vara svåra att hitta själv. Kanske har jag behövt ta fem steg för att lösa uppgiften, men på utbildningen får man lära sig att klara det i två steg. Framför allt i fortsättningsutbildningen fick Mikaela Hultin hon inblick i de smarta genvägarna i systemet. Sammanlagt tre dagar har hon lagt på utbildning. Det har varit bra utdelning av den tid och de pengar vi lagt på kurser. Man får svar på frågor, får bra tips på hur man använder programmet och blir effektivare i vardagen. Man slipper göra fel som tar tid att räta upp. En anmärkning har hon dock. Det kan vara väldigt olika kunskapsnivå hos deltagarna, och det leder till att kursledaren måste anpassa sig till de med lägre kunskap. Mikaela Hultin anser att hennes företag gjorde ett bra val som tog en skräddarsydd utbildning anpassad efter deras behov och nivå. När jag kom till första utbildningen förstod jag inte riktigt hur systemet hängde ihop. Men det fick jag lära mig, och det har effektiviserat arbetet till hundra procent. Det har besparat oss mycket tid och pengar. TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj

13 incit Xpand Ett enda system för fastighetsförvaltning och ekonomi Få ut mer av dina fastigheter med marknadens vassaste fastighets- och ekonomisystem Ekonomi Incit Xpand innehåller ett fullständigt ekonomisystem som anpassas efter företagets behov. Ekonomi upplåtelser underhåll Få full kontroll över ditt underhållsarbete och dina kostnader med Incit Xpand. upplåtelser Hantera boendeinformation och avtal smidigt. Incit Xpand hanterar alla typer av upplåtelser som exempelvis hyror, bostadsrätter, arrenden och tomträtter. DriFt Få bättre kontroll över fastighetsskötseln. dina kunder kan registrera felanmälan på webben och ärenden distribueras snabbt. underhåll DriFt Spara tid & pengar med incit Xpand! Över 45 års erfarenhet av ekonomi- & fastighetssystem incit AB Flöjelbergsgatan 10, Mölndal tel:

14 Fastighetssystem & it TemA TJÄNA PÅ FÄRDIG UPPKOPPLING Ta in it som en del i erbjudandet till hyresgästen. jahn Wahlbäck, på fastighetskonsulten Fasticon, menar att många fastighetsägare har missat en möjlig inkomstkälla. BÅDe FASTigHeTSÄgARe och kommersiella hyresgäster har mycket att tjäna på om de olika stödfunktionerna kan effektiviseras. I en kontorsfastighet sitter flera företag som får hitta egna lösningar på kringtjänsterna som behövs för att affären ska fungera, säger Jahn Wahlbäck. Han tänker sig en modell där fastighetsägaren förhandlar fram bra avtal med leverantörer av allt från städning, kaffe till just IT infrastruktur. Den ökade kundnyttan kan givetvis fastighetsägaren ta betalt för. Modellen finns i flera europeiska länder, men Jahn Wahlbäck konstaterar att få svenska fastighetsägare hittills nappat. Utvecklingen av dagens molntjänster är förklaringen till att det rent tekniskt är möjligt. Där man tidigare var tvungen att investera i servrar och mjukvarulicenser köper man idag ett abonnemang av motsvarande tjänster på nätet. Det handlar alltså om allt från grundläggande tjänster som e post och serverinfrastruktur till mer avancerade lösningar såsom affärssystem och direkta branschlösningar. En stor fördel är att man som kund hela tiden kan bygga på med tjänster efter behov. Det gör det möjligt att växa eller minska sin verksamhet utan att behöva ta stora investeringar, säger Lennart Johannson, affärsutvecklare på SineQra, ett företag som levererar denna typ av IT tjänster i molnet. naturligtvis KAn hyresgästen göra affär direkt med IT tjänsteleverantören. Men Lennart Johansson tror att många ser en fördel i att allt är på plats bara att flytta in och plugga in datorerna. Det är dock viktigt att poängtera att tjänsterna måste vara avsedda för företagsbruk. Att använda sig av it tjänster i molnet, som är avsedda för konsumenter i företagsammanhang, kan få förödande konsekvenser. Jag tror att det här är en möjlighet för många fastighetsägare att höja värdet i sin leverans, utan att för den sakens skull åta sig ett större engagemang, säger Lennart Johansson. erik HörnKVist FoTnoT: Molntjänster är olika form av programvara på nätet. Till fördelarna brukar räknas att användaren själv inte behöver ha den tekniska kunskapen eller kontrollen över infrastrukturen, man behöver inte uppdatera, installera och så vidare. jag tror att det här är en möjlighet för många fastighetsägare att höja värdet i sin leverans. lennart johansson lanserar ett nytt webbaserat bokningssystem easybook ÄR ett nytt bokningssystem som tagits fram av Fastighets ägarna Stockholm. Tack vare att bokningen är helt webbaserad är detta en relativt billig lösning. Tvärtemot många av de hårdvarubaserade system som idag finns på marknaden, där webbokning är ett tillval. Att kunna boka och debitera utrymmen på ett smidigt och enkelt sätt har varit målsättningen med EasyBook. Jag tycker att vi har lyckats och detta till en rimlig kostnad. Tillgängligheten ökar för dem som har tillgång till en uppkopplad enhet, säger Göran Klippa på Fastighetsägarna Service. Med EasyBook bokar man via sin smarta telefon, surfplatta eller persondator. I paketet ingår även en bokningspanel. Bokningarna i systemet är, om man så vill, debiteringsbara. TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj

15 TemA Fastighetssystem & it KIM MADELEY I ÄLVSJÖ, STOCKHOLM så ser tv-vanorna ut i vår familj Vi TiTTAR mest på vanlig tv. Ibland på SVT Play, med datorn kopplad till tv:n. Filmer kollar vi på Voddler. När yngsta tjejen Engla kollar på exempelvis Halvåtta hos mig, sitter jag och jobbar med mobilen, spelar ordspel eller Facebookar. Maken Anders gör detsamma och läser mest sociala sidor. Stora tjejen Tindra chattar mest med sina kompisar eller spelar onlinespel. nya tv vanor ställer krav på uppkoppling Succén för de internetbaserade tv-tjänsterna banar väg för ett nytt tv-landskap. Räkna med att hyres gästernas krav på ordentlig bandbredd ökar i takt med att efter frågan på tablålagda tv-kanaler minskar. TExT: erik HörnKVist FOTO: johan bergmark 58 TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj 2013

16 man behöver prioritera ett verkligt snabbt bredband på ett helt annat sätt än vad man gör idag. joakim jardenberg till exempel Netflix, HBO och Filmnet tog upp kampen med redan etablerade företag som Viaplay och Voddler. Enligt medieanalysföretaget Mediavision hade svenska hushåll någon form av abonnemang eller prenumeration på en streamingtjänst i början av året. Detta är en konsumtion som växer parallellt med de traditionella tv tjänsterna som än så länge ligger kvar på en relativt stabil nivå, säger Ingrid Salomonsson, projektledare och analytiker på Mediavision. PoPcoRnen ÄR PoPPADe och i skenet från tv:n sitter familjen uppkrupen i soffan. Jo då, så kommer det att se ut i de flesta svenska hem även i framtiden. Ändå menar många att vanlig tablå tv kommer förtvina snabbt. Internetdebattören Joakim Jardenberg är en av dem. Visst, allting kommer fortfarande att ha ett första sändningstillfälle. Sportsändningar kommer man att vilja se när de händer, och vi kommer säkert att samlas kring melodifestivalen. Men det jag menar med att tablå tv kommer att dö ut är att det inte längre kommer att finnas kanaler som hela tiden ska fyllas med program 24 timmar om dygnet. De befintliga jättarna på den svenska tv marknaden kommer att få svårt att stå sig i konkurrensen när tvtjänsterna i allt snabbare takt flyttar till nätet. Vi vill kunna se vad vi vill, när vi vill och på vad vi vill (som tv, surfplatta eller mobiltelefon). Vi har sedan länge haft gratistjänster från till exempel Youtube och SVT Play. I höstas lanserades flera nya abonnemangstjänster, där STeFAn BoRgQViST, erbjudandeansvarig för tv tjänster på Telia, berättar att de ändrade vanorna ännu inte lett till minskad efterfrågan på olika kanalpaket. Dock ser vi en tydlig trend mot att det går mot tv på dina villkor, sex av tio kunder använder playfunktionen i våra paket med möjlighet att titta när man vill. Mer av allt om man ska sammanfatta. Och det ställer krav på fastighetsägarna. Man behöver prioritera ett verkligt snabbt bredband på ett helt annat sätt än vad man gör idag. Jag skulle vilja påstå att för framtidens fastighetsägare är det ungefär lika viktigt som att det finns tak på huset, säger Joakim Jardenberg. Man har länge sagt att den gamla ång tv:n är på väg att försvinna. Men det är först nu det faktiskt sker, säger Torbjörn Sandberg, vd för telekomkonsultföretaget Vicicom. Att då rent slentrianmässigt betala kollektivt för en fast analog kanalplan via kabelnätet är ingen bra idé, menar han. I stället för ett stort utbud av olika kanalpaket är det obegränsad tillgång till ettor och nollor som kommer att efterfrågas. Eller som Joakim Jardenbergs kravspecifikation lyder: en så högkvalitativ, enkel och obearbetad internetaccess som möjligt där tjänsterna ligger ute på nätet och inte hos operatörerna. om HÄLFTen AV Sveriges hushåll skaffar sig abonnemang på streamade tjänster kommer nätet med största sannolikhet att bli överbelastat. Men det är skillnad mellan olika operatörer. Med en öppen internetlösning kan hyresgästen själv byta om operatören inte håller måttet. Väljer man att ge en enskild operatör exklusivitet i fastigheten måste fastighetsägaren bli bättre på att ställa krav, menar Torbjörn Sandberg. Leverantörerna säger ofta att avtal om kapacitet är en sak mellan dem och hyresgästerna. Men som fastighetsägare sitter man på en viss konsumentmakt. Själva fastighetsnäten byggs för att klara megabit per sekund, men behöver vi verkligen den kapaciteteten idag? TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj

17 TemA Fastighetssystem & it fortsättning från sidan 59. Nej, hårddiskarna klarar inte av att tanka mer är 200 till 300 megabit per sekund i dagsläget. Men ska man ta en sådan här investering med avskrivnings tider på år så bör man inte utgå från dagens kapacitetsbehov utan snarare morgondagens. Idag vet vi inte vad som kommer att driva på utveck lingen, men genom att titta på hur kapacitetsbehovet har ökat historiskt, med en ökning på 100 procent vartannat år, så har vi ett kapacitetsbehov år 2020 på drygt megabit per sekund. nu HAR Vi HD TV och snart både super HD och ultra HD, och runt hörnet väntar hologram tv. Med pixlar i tre dimensioner går det åt en del bandbredd. Det som idag ställer högst krav på bandbredd är onlinespel. I exempelvis ett skjutspel är spelaren körd om det hela tiden är några hundradelars fördröjning. Det många tror verkligen kommer att driva på bandbreddskraven är när vården flyttar in i hemmet. Så kallade samhällstjänster är fortfarande i utveck lingsstadiet. Tanken är att pulsmätare och EKG mätare ska kopplas upp på nätet, och att patienten kan kommunicera direkt med läkare via video. Då blir bredbandet helt avgörande för om man kan bo kvar hemma eller inte. 60 Book 1.indb 60 bostadsbolaget i GöteborG släcker ner Det analoga i januari 2014 släcker Bostadsbolaget (Göteborgs stads bostadsaktiebolag) ner de analoga sändningarna i sitt gamla kabel-tv-nät. Hyresgästerna kan i stället välja bland olika konkurrerande tjänsteleverantörer i det nybyggda fibernätet. Vi ser att detta stärker oss som en attraktiv hyresvärd, då exempelvis streamade tjänster kräver hög kapacitet, säger Inger-Lena Bennman, kommunikationschef. Förändringen bör ses i perspektivet att det analoga nätet stängdes ner i hela Sverige redan 2008 och att alla villaägare fick köpa digitalbox. Men i många flerfamiljshus har man dock kunnat fortsätta se på analog tv (digitala sändningar som omvandlats till analogt). I Bostadsbolagets digitala nät finns ett gratis grundutbud av tv-kanaler, men hyresgästerna får själva bekosta digitalboxen (som subventioneras om man håller sig till baspaketet). Inger-Lena Bennman tror att det är ett teknikskifte som kommer att få ett blandat mottagande. Förut har man bara behövt stoppa in en sladd i väggen, nu måste man göra ett aktivt val. Vi kommer att bistå med telefonsupport och hjälpa till med installationen där det behövs, säger Inger-Lena Bennman. TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj :07

18 i varje lägenhet installeras en mediabox. Sen är det fritt fram att beställa de tv- och bredbandstjänster som önskas. Foto: sofia sabel FRÅN ANALOGT TILL DIGITALT. TÄNK PÅ DETTA: ATT gå över TiLL enbart fiber är inte alltid självklart. Rent tekniskt kan man alltid behålla det analoga kabelnätet parallellt, men det innebär mindre efterfrågan på tjänster i det nya fibernätet. I stället för att fortsätta betala kollektivt för det analoga utbudet bör man kanske överväga att lägga den kollektiva pengen på bredbandsuppkoppling via det nya nätet. Eller kanske ännu hellre låta var och en välja vad man vill lägga sina pengar på. Torbjörn Sandberg, vd för IT-konsultföretaget Vicicom föreslår följande strategi: AnALYSeRA BeHoVen. Gå ut med en enkät och fråga hur många som nyttjar den gamla infrastrukturen. Ofta bjuder operatören på boxen mot att man väljer att teckna långa avtal på månader. Då kan inlåsningstiden ställa till problem. Därför bör man vara tidigt ute med information till de boende. Avtala med kabel-tv-operatören att de inte får sälja abonnemang som sträcker sig över avtalstiden. jämför. Vilka olika typer av tjänster får vi via de olika näten? Vad kostar tjänsterna via de olika näten? Förhandla om villkoren med operatörerna. Om det finns tjänster som man fortsatt vill komma åt, eller om priserna är lägre så kan man tjäna på att ha kvar båda infrastrukturerna ett tag till. glöm inte BoRT att räkna med eventuella drift- och underhållskostnader som kan tillkomma. TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj

19 TemA Fastighetssystem & it När bolaget blev mer digitalt fick Kristina Lundman (t.h), uthyrare på aefab, mer tid över till kundvård. med it fick de tid över till fler hyresgäster På två år har Aefab revolutionerat sin it användning. idag har de ett fastighetssystem som sköter allt från lediga lägenheter och uthyrningar till felanmälningar. Tack vare satsningen på it har bolaget nu inte bara fler hyresgäster utan också tid över till de befintliga. TExT: Victoria GillberG FOTO: maria G nilsson FöR TVÅ ÅR sedan började Mikael Reijer som vd på kommunala bostadsbolaget Aefab i Ovanåkers kommun. Då låg Aefab långt efter vad det gäller datorer och IT. Men nu har vi tagit steget och satsat, säger Mikael Reijer. Och satsningen har varit värd både pengarna och energin. Från att ha haft mellan 70 och 80 lediga lägenheter för två år sedan har de idag endast två vakanser i hela beståndet. Med hjälp av företaget Momentum har man nu implementerat ett fastighetssystem som sköter hantering av nya hyresgäster, felanmälningar och en portal där hyresgästerna har egna sidor och får information om sina lägenheter, hyresutveckling och renoveringar. I samband med de här förändringarna har vi också satsat rejält på marknadsföring. Vi har till exempel en informations ansvarig som bland annat jobbar med sociala medier för att synliggöra bolaget. Tidigare nådde vi bara en lokal målgrupp men nu når vi hela Sverige. TiDigARe SKöTTeS det Mikael Reijer mesta i bolaget manuellt och det blev oändliga pappers högar för uthyrarna. Det var personliga möten och många telefonsamtal. Men nu har man med enkla verktyg förenklat arbetet för uthyrare och andra medarbetare inom företaget. Nu när man letar lägenhet går man in på internet och fyller i alla sina uppgifter och preferenser. Man kan säga att vi har lagt över det administrativa arbetet på hyresgästerna. Även fastighetsskötarna har fått en minskad arbetsbörda. Felanmälningar kommer direkt i telefonen och när en åtgärd är genomförd registrerar de det direkt i systemet och slipper därmed att åka in till kontoret. Vi arbetar effektivare och det gör att vi kan fokusera och har mer energi till det vi vill. Vi har många hyresgäster som är äldre och inte använder dator och nu har vi möjlighet att ge dem den tid de behöver. mikael ReijeR är väldigt positiv till satsningen på IT. Men han medger också att det har varit en stor omgörning. För Aefab har tid varit avgörande. Ska man göra något sådant här måste det få ta tid. Det viktigaste är att man avsätter tid till utbildning och planerar in det från början. Personalen måste få tid att lära sig de nya systemen, säger Mikael Reijer. Och avslutar skrattande: Till och med Hyresgästföreningen tycker att vi gör ett bra jobb. 62 TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj 2013

20 Leverantörsfakta Fastighetssystemet DiNaFastigheteR Boråsv 5, Mölnlycke tel , fax dinafastigheter.se Hyresadministration Affärs-/ekonomisystem Fastighetsanalys/ beslutsstödssystem Ärendehantering/Processtöd Styrning&övervakning Lånehantering Teknisk förvaltning/underhåll Driftuppföljning Nyckelhantering Ritningshantering Marknadssystem/CRM Kalkyl/budget Internetlösning Handdatorlösning Verksamhetskonsultation Övrigt: Intresseanmälan & felanmälan via internet samt mobil Info Fastighetssystemet dinafastigheter är framtaget av Fastighet & IT Kompetens Sverige AB med egen fastighetsförvaltning och många års erfarenhet av att utveckla flera fastighetssystem. Vi är förmånsleverantör till Fastighetsägarnas samtliga regioner. Fastighetssystemet dinafastigheter är integrerat till affärssystemen Visma Business och Visma Administration samt till Fastighetsägarna Dokument. FUNKtiONs-/PRODUKtBesKRiVNiNg: Fastighetssystemet dinafastigheter erbjuder fastighetsbolag och bostadsrättsföreningar en heltäckande och komplett fastighetssystemlösning inklusive tilläggsmodulerna; Teknisk förvaltning, Bostadsrätt, Portal för hyresgäst & styrelse, Felanmälan via internet, Intresseanmälan via internet, Mobil & Mobil info, Integrationsmodul samt Inläsning förbrukningsdata. Samtliga delar i dinafastigheter är utvecklade i.net och ger därmed förbättrade integrationsmöjligheter till webbapplikationer och mobila enheter samt till partners produkter. dinafastigheter kan antingen användas genom en lokal installation på server/arbetsstation eller via internet (i molnet). Systemlösningen är funktions och modulbaserad i två storlekar; dinafastigheter 1 för mindre fastighetsförvaltare samt dinafastigheter 2 som är anpassat för stora fastighetsbolags krav och önskemål. Programlösningen ger stöd för verksamhetsprocesser, integrationer och roller. DatORteKNiK: Fastighetssystemet dinafastigheter är utvecklat i Microsoft.NET. Microsoft Access eller SQL server 2005 eller senare. Operativsystem XP, Vista eller Windows 7. Programvaran är utvecklad i ny teknik vilken ger våra kunder fördelar och förbättrade möjligheter. KUNDUPPgiFteR: Fastighetssystemet dinafastigheter har idag 540 st kundföretag. Kundintervallet sträcker sig från kunder med ett fåtal avtal till kunder med upp till totalt st avtal och 50 st användare. ReFeReNsKUNDeR: Se vår hemsida: PRiseR: Enligt offert. Priset är beroende av antalet uthyrningsbara objekt, antal användare, val av moduler samt databas. fast2 Ab Hyresadministration Affärs-/ekonomisystem Fastighetsanalys/ beslutsstödssystem Ärendehantering/Processtöd Styrning&övervakning Lånehantering Teknisk förvaltning/underhåll Driftuppföljning Nyckelhantering Ritningshantering Marknadssystem/CRM Kalkyl/budget Internetlösning Handdatorlösning Verksamhetskonsultation Övrigt: Plattformsoberoende system Produktbeskrivning: FAST2 är ett komplett system för fastighetsförvaltning och det enda som idag kan driftsättas på en helt licensfri plattform om kunden så önskar. Systemet är känt för sin användarvänlighet och översikt och har haft stora framgångar inom både SABO-världen och den privata sektorn de senaste åren. FAST2 kombinerar standardsystemets styrka med anpassningsbarhetens fördelar och kan därigenom stödja kunders vitt skilda verksamhetsprocesser och behov. Systemet är specialiserat på förvaltning av hyresbostäder och lokaler. Dess modulstruktur möjliggör att det kan skalas upp eller ner för att passa olika bolags behov och storlek. Till systemet finns ett stort utbud av olika användargränssnitt såsom portaler, mobila appar och funtionsanpassade webbgränssnitt. Ett stort antal standardiserade integrationer finns att tillgå till populära kringsystem och tjänster. FAST2 har en hög utvecklingstakt, då flera av Sveriges största fastighetsbolag använder systemet. Samtidigt finns systemet tillgängligt för mindre kunder i form av standardkonfigurationer. datorteknik: Programeringsspråk: Java Valfri databashanterare: MySQL, MS SQL Server 2000, 2005, 2008, 2012, Oracle. OS klient: Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Mac OS X, Ubuntu Linux, Suse Linux m.fl. Valfritt serveroperativsystem: Windows 2003, 2008, Ubuntu Linux, Suse Linux m.fl. Mobila tekniker: HTML5, ios, Android. Körsbärsvägen 5, Stockholm tel Priser: Offert lämnas på begäran. Licensmodellen baserar sig på antalet lägenheter/lokalarea som förvaltas samt vilka funktionsmoduler som används. Licensen gäller för obegränsat antal användare. kontaktuppgifter: FAST2 AB har kontor i Stockholm, Göteborg, Linköping, Västerås & Vellinge. Postadress: FAST2 AB, Körsbärsvägen 5, Stockholm Vxl , IncIt AB Hyresadministration Affärs-/ekonomisystem Fastighetsanalys/ beslutsstödssystem Ärendehantering/Processtöd Styrning&övervakning Lånehantering Teknisk förvaltning/underhåll Driftuppföljning Nyckelhantering Ritningshantering Marknadssystem/CRM Kalkyl/budget Internetlösning Handdatorlösning Verksamhetskonsultation Övrigt IncIt hjälper fastighetsorganisationer att öka kundfokus och lönsamhet. Det gör vi med stöd av fastighets- och ekonomisystemet Incit Xpand. Incit grundades Vi är det företag som har längst erfarenhet av utveckling av fastighets- och ekonomisystem. Vi är marknadsledande inom fastighetssystem. Incit erbjuder både erfarenhet och nytänkande inom fastighetsförvaltning. Vi satsar stora resurser på utveckling och support Incit Xpand utvecklas för morgondagens behov. Incit finns i flera nordiska länder och expanderar i övriga Europa. Vi har kontor i Mölndal, Stockholm, Ronneby, Lund, Luleå, Piteå, Norrtälje, Oslo och Nederländerna. FUnKtIOnS-/PRODUKtBESKRIVnInG: Med Incit Xpand får du ett enda system för ekonomi och fastighetsförvaltning. Du får heltäckande funktionalitet inom förvaltning, drift, underhåll och ekonomi. Systemet skräddarsys efter verksamhetens behov Incit Xpand växer med dig. Det intuitiva användargränssnittet gör startsträckan kort för användaren. Via intranät kan du ha tillgång till kontoret överallt, du kan även ge kunder tillgång till era tjänster via Internet. Systemet går även att använda via smartphones, vilket effektiviserar arbetet för personal ute på fältet. Våra erfarna verksamhetskonsulter förstår kundens behov och gör implementeringen smidig. Incit Xpand finns översatt till flera olika språk och kan integreras med andra system. Löjelbergsgatan 10, Mölndal tel info@incit.se DAtORtEKnIK: Incit Xpand har ett processorienterat gränssnitt med användarupplevelsen i centrum tack vare användning av senaste tekniker inom Microsoft.NET, såsom WPF och WCF. Systemet är objektorienterat och utvecklas enligt flerlagersprincipen och kan på så sätt stödja flertalet plattformar såsom traditionell client/ serverstruktur, webblösningar för olika miljöer samt integration via web services. Webblösningar finns idag för traditionella webbläsare, smartphones och tablets, typ ipad. Som databas används SQL Server. KUnDUPPGIFtER: Incit Xpand används hos drygt 400 kunder varav cirka 70 använder Incit Xpand som totalsystem med alla kategorierna: ekonomi, upplåtelser, underhåll och drift. REFEREnSKUnDER: Riksbyggen, Gavlegårdarna, Göteborgs Stad, Malmö Stad. PRISER: Enligt offert. Pris baseras på antalet licenser och val av programmoduler. TEmA: FASTIGHETSSYSTEm & IT Fastighetstidningen nr 4 maj