KALIX KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING. Kalix kommuns. styr- och ledningssystem

Transkript

1 Kalix kommuns styr- och ledningssystem 1

2 Innehållsförteckning 1. ALLMÄN INLEDNING 3 1. ALLMÄN INLEDNING VIKTIGA GRUNDFÖRUTSÄTTNINGAR BEGREPP I STYR- OCH LEDNINGSSYSTEMET POLITIKER- OCH TJÄNSTEMANNAROLLEN POLITIKERROLLEN TJÄNSTEMANNAROLLEN DE KOMMUNALA BOLAGEN 8 4. MEDBORGARDIALOGEN Medborgarförslag Allmänhetens frågestund i fullmäktige Öppna nämndssammanträden Årliga möten mellan medborgare, politiker och ledande tjänstemän KUND/BRUKARDIALOGEN Kund/Brukardialogen esamhället LEDAR- OCH MEDARBETARDIALOGEN GEMENSAM VÄRDEGRUND LEDARDIALOGEN MEDARBETARDIALOGEN ARBETSRÄTTSLIG LAGSTIFTNING STYR- OCH LEDNINGSSYSTEMET I DET DAGLIGA ARBETET MÅLSTYRNING EKONOMISTYRNING, PLANERING OCH UPPFÖLJNING Planering Uppföljning av ekonomi och verksamhet UPPFÖLJNING AV INTERN KONTROLL ANSVAR OCH BEFOGENHETER STYRANDE OCH STÖDJANDE DOKUMENT Styrande dokument fastställda av kommunfullmäktige Styrande dokument fastställda av kommunstyrelsen Styrande dokument fastställda av nämnd Stödjande dokument fastställda av verksamheten LEVANDE DOKUMENT

3 1. Allmän inledning Kalix kommuns styr- och ledningssystem utgår från en långtgående målstyrning av verksamheten och en strävan efter decentralisering. Detta innebär att vi arbetar med tydliga och mätbara mål. Framgångsfaktorer/målbeskrivningen formuleras mot bakgrund av de strategiska områdena inom de fyra perspektiven och den kommunala visionen. För att styrningen skall kunna anses vara meningsfull måste den grundas dels på vad som åstadkommits, dels vilka resurser man tagit i anspråk. Decentraliseringen innebär att de förtroendevaldas uppgifter skall handla om strategiska frågor. Det finns en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän där politikerna fokuserar på frågeställningarna vad och när och tjänstemännen på hur och av vem. Kalix kommuns styr- och ledningssystem skall kännetecknas av att: Styr- och ledningssystemet är känt och dokumenterat. Kommunens vision och strategiska områden är kända och bildar utgångspunkt för nämndernas målbeskrivning och förvaltningarnas utvecklingsaktiviteter. De fyra perspektiven som skapar målstyrning. Framgångsfaktorer/målbeskrivning och utvecklingsaktiviteter med mätbara indikatorer (nyckeltal) finns på olika nivåer. Fördelningen av resurser mellan kommunens verksamheter upplevs rättvis, är stabil över tiden och tar hänsyn till lokala förutsättningar. Det finns tydligt samband mellan finansiella mål, nämndernas målbeskrivning och verksamheternas aktiviteter. Det finns en god rapporterings- och uppföljningsstruktur. Det skall finns en röd tråd från vision, strategiska områden, nämndsmål och aktiviteter på förvaltningsnivå och arbetsplatsnivå. 1.1 Viktiga grundförutsättningar Vi har identifierat det tillstånd som är önskvärt och vad som krävs för att vi skall få en styrning och ledning i kommunen som fungerar tillfredsställande. Dessa punkter redovisas nedan. Tydlig målkedja Det är grundläggande för en välfungerande målstyrning är att man kan följa ett ställningstagande i t ex kommunfullmäktige om en viss inriktning i en fråga. I KS och nämndernas framgångsfaktorer/målbeskrivningen anges vad som på nämndsnivå skall åstadkommas för att man skall uppnå vad kommunfullmäktige beslutat. För att vidare i målstyrning- och utvecklingsplaner samt verksamhetsplaner beskriva hur man åstadkommer det i verksamheterna. Anpassning av verksamheten Planeringsprocessen måste vara en integrerad del av uppföljningsarbetet där fokus hela tiden ligger på att anpassa verksamheten mot bakgrund av medborgarnas behov och de förändringar som sker i omvärlden. 3

4 Helhetsperspektiv Vi måste se både delarna och helheten. Det är visserligen så, att ju högre, dvs ju närmare kommunfullmäktige man kommer i planeringshierarkin, desto större ansvar för helheten förväntas och skall man ta. Alla planeringsnivåer måste dock ha en insikt om helheten för att vi skall kunna åstadkomma optimala beslut. Att se till både delarna och helheten gäller både den politiska organisationen och verksamhetsorganisationen där den politiska organisationen föregår med gott exempel och skapar trovärdighet. Levande styrdokument Alla styrdokument måste vara levande, så att alla delar i planerings- och uppföljningsprocessen är kända av alla medarbetare. Vi skall ta fasta på modellen och försäkra oss om att styrande dokument efterlevs och vid behov förändras eller avvecklas. Kunskap om verksamheternas förutsättningar och behov Förvaltningarna skall bistå den politiska ledningen med en omvärldsanalys på lokal, regional, nationell och internationell nivå. Det är önskvärt med tidig information om aktuella förutsättningar och antagna eller önskade förändringar inom verksamheterna så att det finns möjlighet att ta hänsyn till detta redan när budget ramarna upprättas. En större kunskap i alla led, och då inte minst på central nivå, om verksamheternas förutsättningar och behov, ger bättre förutsättningar för omprövning och flexibilitet. Samma information till alla beslutsnivåer Motiv och underlag för beslut måste förmedlas för att dels ge förankring i alla led och dels förmedla kunskap om när förändrade planeringsförutsättningar har inträffat. 1.2 Begrepp i styr- och ledningssystemet Det är viktigt att vi är noga med vilka begrepp vi använder i olika sammanhang. Vår ambition måste vara att alla i organisationen känner till våra begrepp och vet vem som beslutar om vad. Följande begrepp skall användas: Omvärldsanalys inför en ny mandatperiod görs en grundläggande och omfattande omvärldsanalys som skall utgöra underlag för det fortsatta målarbetet. Omvärldsanalysen skall svara på frågan: Vad är det som händer och hur påverkar det våra möjligheter att nå målen? Kommunchefen har samordningsansvaret för verksamheternas omvärldsanalys. Vision är något man vill uppnå. En vision uttrycks oftast som ett framtida tillstånd som man vill uppnå, och behöver inte uppfylla formella krav på realism, tidsbundenhet eller mätbarhet. Inför varje ny mandatperiod skall man se över eller omformulera kommunens vision. Visionen är Kommunfullmäktiges ansvar. Perspektiv kommunen har fyra perspektiv: Tillväxt- och utvecklingsperspektiv, medborgar- och brukarperspektiv, medarbetarperspektiv och det ekonomiska perspektivet. Dessa perspektiv skapar innebörden av målstyrning. Perspektiven är kommunfullmäktiges ansvar. Strategiska områden inom varje perspektiv skall politikerna beskriva vilka strategiska områden som gäller under mandatperioden. Strategiska områden är kommunfullmäktiges ansvar. Framgångsfaktorer/målbeskrivning kommunstyrelsen/nämnden formulerar och beslutar om dessa vilka baseras på de strategiska områdena. Formuleringarna beskriver vad 4

5 som skall uppnås och när målet skall vara uppnått. Kommunstyrelsen har samordningsansvaret. Målstyrning- och utvecklingsplan utifrån de framgångsfaktorer/målbeskrivning som nämnderna/styrelsen beslutar om skall förvaltningschefen utarbeta en övergripande plan som beskriver vilka utvecklingsmetoder som förvaltningen skall arbeta med för att uppnå nämndens målbeskrivning. Kommunchefen har samordningsansvaret. Indikator till varje framgångsfaktor/målbeskrivning kopplas en eller flera mätbara indikatorer. Indikatorerna ska vara utvecklingsdrivande och visa att verksamheten utvecklas mot antagna framgångsfaktorer/målbeskrivning. Respektive verksamhet utarbetar mätbara indikatorer. Omvärldsbevakning under pågående mandatperiod och verksamhetsår skall förvaltningarna bistå politikerna med omvärldsbevakning som bland annat svara på frågan: Är det nya händelser i vår omvärld eller inom förvaltningen som påverkar vår verksamhet? Omvärldsbevakningen påbörjas direkt efter att budgeten beslutats i juni och resultatet av bevakningen ingår som en parameter till nästa budgetprocess. Omvärldsbevakning är förvaltningschefens ansvar. Politikerrollen innebär att politikerna skall arbeta med frågeställningen VAD man vill ha utfört och NÄR i tiden det skall ske. Tjänstemannarollen innebär att tjänstemännen skall arbeta med HUR det skall uppnås och av VEM. Medborgardialog är politikernas arena och berör kommunens invånare. Kund-/brukardialog är förvaltningens arena och berör verksamhetens möte med kunderna/brukarna. Kommunfullmäktiges arbetsordning - utöver det som föreskrivs om kommunfullmäktige i lag eller annan författning utformar Kommunfullmäktige bestämmelserna i denna arbetsordning. Styr- och ledningssystemet (KSL) Kalix kommuns styr- och ledningssystem utgår från en långtgående målbeskrivning av verksamheten och en strävan efter decentralisering. KSL beslutas av kommunfullmäktige. Översiktplan enligt plan- och bygglagen ska alla kommuner ha en aktuell översiktsplan som omfattar hela kommunens yta. Översiktsplanen ska bland annat ange inriktningen för hur mark- och vattenområden och den byggda miljön i kommunen långsiktigt ska användas. Budget och flerårsplan beslutas av Kommunfullmäktige. Vision, perspektiv och strategiska områden Fastställs av kommunfull-mäktige inför varje ny mandatperiod. Reglemente beslutas av Kommunfullmäktige och är ett grunddokument för nämnds eller styrelses verksamhet och anger bland annat organisation, ansvarsområde, arbetsformer och beslutskompetens. 5

6 Ägardirektiv beslutas av Kommunfullmäktige. Av ägardirektivet framgår ägarens förväntningar och krav på bolaget. Ägardirektivet fungerar som ett komplement till bolagsordningen. Bolagsordning beslutas av Kommunfullmäktige. Bolagsordningen är aktiebolagens regelverk, som tillsammans med lagstiftning anger ramarna för verksamheten. Policy - beslutas av Kommunfullmäktige och anger politiska ställningstaganden som berör hela organisationen En policy skall stödja personalen i deras verksamhetsutövning, vilket är särskilt viktigt om den inte har tydligt stöd i redan beslutade riktlinjer, förordningar eller lagar, t.ex. Drog- och alkoholpolicy Riktlinjer beslutas av kommunfullmäktige och initieras av verksamheten för att beskriva aktiviteter som är kommunövergripande som t.ex. hur vi hanterar sociala medier. Riktlinjer är konkreta och tydliga. Lokala förordningar beslutas av kommunfullmäktige med stöd av Ordningslagen. T.ex Lokala ordningsföreskrifter, Renhållningsordning. Taxor och avgifter beslutas av kommunfullmäktige. Direktiv för budget och målbeskrivning beslutas av kommunfullmäktige. Bestämmelser Kommunstyrelsen utarbetar olika bestämmelser, dessa kan liknas vid en samling paragrafer som sätter exakta gränser för vårt handlande. Program Program är nämndsövergripande och beslutas av Kommunstyrelsen, t.ex. Kostpolitiskt program Framgångsfaktorer/målbeskrivning Kommunstyrelsen samordnar sina och nämndernas framgångsfaktorer/målbeskrivning Planer nämnder utarbetar och beslutar om planer man har för sin verksamhet, t.ex. detaljplan, avfallsplan Delegation - är överlämnande av beslutsrätt. Detta kallas att beslutet delegeras. Styrelsen och nämnder utarbetar en delegationsordning inom det ansvarsområde som kommunfullmäktige beslutat om genom reglementet. För delegering måste det finnas en delegationsordning, där framgår vilka typer av beslut den/de delegerade kan fatta självständigt. Beslut som fattats med stöd av delegering skall återrapporteras till den som givit delegeringen. Framgångsfaktorer/målbeskrivning nämnderna utarbetar sina framgångsfaktorer/målbeskrivning. Målstyrning- och utvecklingsplan utifrån de framgångsfaktorer/målbeskrivning som nämnderna/styrelsen beslutar om skall förvaltningschefen utarbeta en övergripande plan som beskriver vilka utvecklingsmetoder som förvaltningen skall arbeta med för att uppnå nämndens målbeskrivning. Verksamhetsplan respektive chef i verksamheterna utarbetar en detaljerad plan för de utvecklingsaktiviteter som verksamheten blir berörd av enligt 6

7 Målstyrning- och utvecklingsplanen, samt verksamhetens egna årliga planer för att utveckla och förbättra arbetsprocesserna som ingår i det specifika uppdrag verksamheten har. Handbok - detaljerad och omfattande beskrivning av processer/arbetsrutiner som tas fram av verksamheten. Instruktioner instruktion tas fram av verksamheten för att beskriva en aktivitet som inte är lika omfattande som en handbok. Anvisningar kortare instruktion tas fram av verksamheten för att beskriva en aktivitet. Handbok, instruktioner och anvisningar kan vara både verksamhetsspecifika som verksamhetsövergripande. Verksamhetsspecifika dokument beslutas av respektive chef, verksamhetsövergripande dokument beslutas av kommunens gemensamma ledningsgrupp. 7

8 2. Politiker- och tjänstemannarollen En viktig nyckel för att styrningen och uppföljningen skall fungera optimalt i kommunen är en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän, d.v.s. vem som ansvarar för vad/när och vem som ansvarar för hur/vem. Genom att beskriva vem som äger frågeställningarna vad/när och hur/vem skapas tydlighet om ansvar och befogenheter. Politiker ansvarar för att upprätta målbeskrivning som anger vad och när. Förvaltningschefen beslutar och ansvarar för hur de uppsatta målen skall nås och vem som skall utföra uppdraget. 2.1 Politikerrollen Inom den kommunala organisationen finns det två nivåer, dels den politiska nivån och dels verksamhetsnivån. På den politiska nivån skall man arbeta utifrån frågeställningarna om vad det är man vill ha utfört och när i tiden detta skall ske. Frågeställningarna vad och när kan t.ex. vara att skapa förutsättningar för att Kalix kommun har invånare år Tjänstemannarollen Verksamheten erhåller sitt uppdrag genom målbeskrivningen som talar om vad det är politikerna vill ha utfört. Verksamheten svarar upp mot målbeskrivningen genom verksamhetsplanen som beskriver hur uppdraget kommer att utföras och av vem. Frågeställningen hur kan t.ex. vara att man upprättar en bostadsförsörjningsplan som avsätter småhustomter/flerfamiljstomter för byggande. Frågeställningen vem kan t.ex. vara att samhällsbyggnadsförvaltningen får i uppdrag att upprättar en bostadsförsörjningsplan. 3. De kommunala bolagen En del av den kommunala verksamheten drivs i olika bolagsformer. Stora ekonomiska värden är samlade i bolagen och bolagens ekonomiska utveckling har kommit att få en allt större betydelse för framför allt primärkommunernas samlade ekonomi. Verksamhetsmässigt representerar också bolagen väsentliga och avsevärda värden för medborgarna. Det är därför av betydelse att den verksamhet som drivs i bolagsform innehållsmässigt samordnas med kommunens övriga ambitioner att ge medborgarna en god livssituation. 8

9 För alla kommunala bolag finns det bolagsordning och ägardirektiv som är antagna av kommunfullmäktige. Bolagsordningen är aktiebolagens regelverk, som tillsammans med lagstiftning anger ramarna för verksamheten. Ägardirektivet fungerar som ett komplement till bolagsordningen. Av ägardirektivet framgår ägarens förväntningar och krav på bolaget. Principerna för styrning av kommunens bolag syftar till att lyfta fram betydelsen av bolagsstyrning för legitimitet, ändamålsenlighet och effektivitet i den kommunala bolagssektorn. De kommunala bolagen ska följa de styrdokument som fastställs av kommunfullmäktige som berör bolagen, ex Finanspolicy. Övergripande utgångspunkter: Medborgarna och samhället skall känna förtroende för att styrningen av kommunens företagssektor sker ändamålsenligt och effektivt. Kommunen skall vara aktiv ägare som tar ansvar för sitt ägande. Kommunens roll för att skapa klara och tydliga ägaridéer, god bolagsstyrning och aktiv dialog mellan ägare och bolag skall sättas i fokus. Tydlig och väl avvägd rollfördelning skall råda mellan kommunen, bolagsstämman, bolagsstyrelsen, bolagsledningen, revisorerna och lekmannarevisorerna. När kommunen väljer att ha verksamhet i bolagsform måste två regelsystem beaktas kommunallagen som gäller för kommunen och den lagstiftning som gäller för bolaget. Kommunfullmäktige fastställer det kommunala ändamålet för bolaget genom sitt ägardirektiv, som skall finnas återgivet i bolagsordningen. Kommunen skall i ägardirektivet utveckla hur ändamålet med verksamheten skall uppnås vilket omfattar både verksamhetsmålbeskrivning och ekonomiska målbeskrivning. 9

10 Syftet med verksamheten och verksamhetsföremålet så som det kommer till uttryck i ägardirektiv och bolagsstämma skall vara en ledstjärna för bolagsstyrelsen och företagsledningen. 4. Medborgardialogen Medborgarna i Kalix kommun har höga krav på information, kvalitet, delaktighet och insyn. För att möta dessa krav skall kommunen fortlöpande utveckla nya former för information, insyn och dialog. Medborgardialogen är politikernas arena och berör politikernas möte med invånarna i kommunen. De senaste åren har det skett ökad fokusering på medborgarna utifrån deras krav på information, kvalitet, delaktighet och inflytande i den offentligt finansierade verksamheten. Denna utveckling ställer nya krav på kommunen. Krav som i ökad utsträckning fokuserar på en ökad dialog med medborgarna, ett förändringsarbete och en hög kvalitet på offentligt finansierade tjänster. Sammantaget innebär detta att kommunen ska: Informera om rättigheter och skyldigheter för den enskilde, Informera om de kommunala tjänsternas innehåll, kvalitet och kostnader, Följa upp och utvärdera målbeskrivning, kostnadseffektivitet och kvalitet. Utifrån medborgardialogen används följande verktyg för att behålla och förbättra information, dialog och inflytande för medborgarna: Medborgarförslag Allmänhetens frågestund i fullmäktige Öppna nämndssammanträden Årliga möten mellan medborgare, politiker och ledande tjänstemän. 4.1 Medborgarförslag Alla som är folkbokförda i Kalix kommun har rätt att skicka in förslag, så kallade medborgarförslag, till kommunfullmäktige i Kalix. Förslaget skall skrivas enkelt och det skall tydligt framgå vad förslaget gäller och vem förslagsställaren är. Förslagsställare får möjlighet att berätta om sitt förslag i kommunfullmäktige. Fullmäktiges ledamöter får även möjlighet att ställa frågor till förslagsställare. Fullmäktige beslutar om vem som skall bereda och besluta om medborgarförslaget. 4.2 Allmänhetens frågestund i fullmäktige Kommunmedlemmarna skall beredas tillfälle att ställa frågor vid de sammanträden då fullmäktige behandlar årsredovisningen. I kungörelsen till dessa sammanträden skall anges att frågestund skall förekomma. Årsredovisningen skall före fullmäktigesammanträde hållas tillgänglig för kommunmedlemmar. Frågor får ställas i muntlig eller skriftlig form. Under frågestund får någon överläggning inte förekomma. Kommunmedlemmarnas frågestund skall hållas innan fullmäktige behandlar årsredovisningen. Ordföranden bestämmer efter samråd med vice 10

11 ordförandena hur frågestunden skall genomföras och låter kalla de förtroendevalda eller anställda hos kommunen, som behövs för att lämna upplysningar. 4.3 Öppna nämndssammanträden Styrelserna och nämnderna har möjlighet att besluta om att ha öppna nämndssammanträden för allmänheten. Nämnderna beslutar vilka delar av sammanträdet som är öppet för allmänheten. 4.4 Årliga möten mellan medborgare, politiker och ledande tjänstemän Politiker och ledande tjänstemän genomför ett antal möten årligen och diskuterar frågor som kommuninvånarna vill lyfta fram. 5. Kund/Brukardialogen 5.1 Kund/Brukardialogen Till skillnad från medborgardialogen som berör samtliga kommuninvånare tar kund/brukardialogen sin utgångspunkt utifrån mötet mellan verksamhet och berörd invånare. Berörd invånare är t.ex. föräldrar till barn i förskolan eller brukare/anhörig vid särskilt boende esamhället Allt fler människor tar för givet att ärenden ska kunna utföras enkelt och säkert via internet. För stat, kommuner, landsting och regioner innebär det en stor utmaning. esamhället handlar om att använda informationsteknik i ett socialt, samhällsekonomiskt och legalt perspektiv. Det förenklar för privatpersoner och företag, stödjer effektivitet, kvalitet och samverkan, det bidrar till att utveckla organisationer och arbetssätt genom e-förvaltning. E-förvaltning innebär verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik, kombinerad med organisatoriska förändringar, nya kompetenser och utvecklade processer. 6. Ledar- och medarbetardialogen Medarbetare som utvecklas i sin yrkesroll och är stolta över sitt uppdrag och sitt bidrag till verksamhetens resultat är goda ambassadörer, som marknadsför Kalix kommun som en attraktiv arbetsplats. För att möta förändringar i omvärlden är det viktigt att arbeta med analyser och handlingsplaner som säkerställer att nuvarande och kommande medarbetare har rätt kompetens gentemot uppdraget. Ett bra ledarskap är en förutsättning för att utveckla verksamheten. Chefer skall ges förutsättningar att utveckla ett bra ledarskap med hög kompetens. 6.1 Gemensam värdegrund För att motsvara kommunmedborgarnas förväntningar på service och tjänster är arbetet med kvalitet viktigt. Välutbildade medarbetare med en god brukardialog ger en bra grund för att utveckla verksamheterna. Att arbeta med grundläggande värderingar och att stärka medarbetarna är en viktig del i att utveckla Kalix kommun som en bra arbetsplats. 6.2 Ledardialogen En förutsättning för ett framgångsrikt utvecklingsarbete är att kommunens ledare visar ett synligt, aktivt och kommunikativt ledarskap med personligt engagemang. Detta innebär bl.a. att ledarna skall vara tillgängliga för medarbetarna och initiera och skapa förutsättningar för dialog. Ledningen måste starta och driva utvecklingsarbetet i hela verksamheten. Ledarskapets viktigaste uppgift är att arbeta mot de mål som nämnderna sätter och skapa förutsättningar för medarbetarna att nå målbeskrivningen. Uppföljningen inom detta område handlar om hur ledarskapet fungerar och skapar förutsättningar för medarbetarna. 11

12 Kalix kommuns ledare skall visa ett tydligt ledarskap som lever upp till överenskomna beslut samt stödjer medarbetaren till att självständigt ta ansvar, arbeta mot uppsatta målbeskrivning och åstadkomma resultat med högsta kvalitet. Ledare i Kalix kommun ansvarar för verksamheten, för medarbetarna och för sig själv. Chefsrollen kräver att vi gemensamt och engagerat leder vår enhet/område mot de gemensamt uppställda mål. 6.3 Medarbetardialogen Medarbetarna skall arbeta med att tillgodose medborgarnas behov av service och tjänster utifrån politiska beslut och riktlinjer och medverka till att uppnå målen. Medarbetarna skall tillsammans med ledningen arbeta och ta ansvar för att kontinuerligt utvärdera och utveckla sin verksamhet. Medarbetarna skall känna till Kalix kommun styr- och ledningssystem och de mål som politikerna sätter upp för verksamheten. 6.4 Arbetsrättslig lagstiftning Arbetsmiljölagen och arbetsrätten fastställer de grundläggande reglerna för hur relationen mellan ledare och medarbetare inom organisationen skall vara. Alla i organisationen skall ha en tydlig bild av vad anställningsavtalet innebär och att man skall arbeta för att skapa bästa möjliga arbetsmiljö för alla. Det är ledningens ansvar att tydliggöra vad som ingår i anställningsavtalet, särskilt vid introduktion av nyanställda. Både ledare och medarbetare skall lägga stor vikt vid det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ledaren har ett särskilt ansvar att leda det systematiska arbetsmiljöarbetet. 6.5 Styr- och ledningssystemet i det dagliga arbetet Styr- och ledningssystemet skall vara ett levande dokument och skall användas såväl i det dagliga arbetet som i det långsiktiga planerings- och uppföljningsarbetet inom förvaltningarna. De framgångsfaktorer/målbeskrivning som politikerna sätter upp för verksamheten skall vara kända av alla medarbetare. Ledarna har ett särskilt uppdrag att förmedla detta till medarbetarna, följa upp, rapportera och diskutera åtgärder och avvikelser mot överenskomna målbeskrivning minst en gång per år. Ledarna skall göra styr- och ledningssystemet och målbeskrivningen känt och använda det vid: Arbetsplatsträffar Planerings- och utvecklingsdagar Chef- och arbetsledarträffar Resultat- och utvecklingssamtal Vid introduktion av nyanställda. 12

13 7. Målstyrning Ekonomistyrning Verksamhetsstyrning Process som syftar till att säkerställa att alla resurser fördelas och används effektivt för att uppnå organisationens mål. Process som inriktar sig på att försörja den operativa nivån med information för beslutsfattande, lärande och verksamhetsutveckling. Skall säkerställa fungerande värdekedjor med fokus på brukarnytta. Ekonomi- och verksamhetsstyrning kan definieras enligt följande: En målmedveten process som syftar till att påverka organisationens beslut och beteende i riktning mot önskat resultat, effektivitet och ekonomisk ställning. 13

14 I alla former av målstyrning är det viktigt att man skapar en tydlig målkedja, den röda tråden - från vision och strategiska områden i kommunfullmäktige via framgångsfaktorer/målbeskrivning i kommunstyrelsen och nämnder, till indikatorer och utvecklingsaktiviteter i verksamheterna. För att kunna formulera strategiska områden i kommunfullmäktige samt framgångsfaktorer i nämnderna krävs kunskaper om kommunens förutsättningar, samt var kommunen befinner sig inom de olika områdena/perspektiven. Det krävs också kunskap om vad kommuninvånarna värderar som betydelsefulla egenskaper i en verksamhet. 14

15 Inför varje ny mandatperiod görs en grundläggande och omfattande omvärldsanalys som skall ligga som underlag för det fortsatta målarbetet. Omvärldsanalysen skall svara på frågan: Vad är det som händer och hur påverkar det möjligheterna att nå våra mål? När vision och strategiska områden i respektive perspektiv är beslutade av kommunfullmäktige påbörjar styrelsen och nämnderna sitt arbete med att formulera sina framgångsfaktorer/målbeskrivning. Målbeskrivningen skall vara inriktad mot de strategiska områden som är beslutade av kommunfullmäktige. Målarbetet sker i samverkan med verksamheterna. Kommunstyrelsen har samordningsansvaret av arbetet med sina och nämndernas framgångsfaktorer/målbeskrivning. Verksamheten skall formulera de utvecklingsaktiviteter som skall genomföras för att uppnå styrelsens och nämndernas framgångsfaktorer/målbeskrivning. Utvecklingsaktiviteterna kopplas sedan till mätbara indikatorer. Kommunchefen har ansvaret för att samordna verksamheternas utvecklingsaktiviteter. Målstyrning- och utvecklingsplan utarbetas av respektive förvaltningschef under hösten med utvecklingsdrivande indikatorer och utvecklingsmetoder som svarar mot de av nämnden uppsatta framgångsfaktorerna/målbeskrivningen. 15

16 Indikatorerna beskrivs enligt begreppet SMARTA: S = specifikt och tydligt M = mätbart A = accepterat R = realistiskt T = tidsbestämt A = Ansvar Verksamhetsplan respektive chef i verksamheterna utarbetar en detaljerad plan för de utvecklingsaktiviteter som verksamheten blir berörd av enligt Målstyrning- och utvecklingsplanen, samt verksamhetens egna årliga planer för att utveckla och förbättra arbetsprocesserna som ingår i det specifika uppdrag verksamheten har. 16

17 7.1 Ekonomistyrning, planering och uppföljning Planering Kommunfullmäktige skall fastställa dels de finansiella målen och dels målbeskrivning och riktlinjer för verksamheten, med inriktning för god ekonomisk hushållning. De finansiella och verksamhetsanknutna målen skall följas upp och utvärderas i årsredovisningen och delårsrapporterna. God ekonomisk hushållning ur ett verksamhetsperspektiv är när verksamhetsmålen uppnås inom ramen för de finansiella målen och beslutade verksamhetsplaner. Varje nämnd ansvarar för att beslutade verksamhetsmål uppnås inom ramen för anvisade anslag. Om en nämnd anser att det finns konflikt mellan anvisade anslag och uppsatta mål eller att de inte kan genomföra sina besparingar på utsatt tid är nämnden skyldig att tydligt ange åtgärder för att klara budgetens ramar för verksamheten. Anslaget före mål skall gälla till dess att kommunfullmäktige tagit upp frågan och godkänt förändringen av målen. Under mandatperioden genomförs årliga omvärldsbevakningar för att bedöma om det finns händelser som kan påverka de fastställda strategiska områdena eller målbeskrivningen. Omvärldsbevakningen genomförs i samband med det årliga budgetarbetet. Budgeten är ett verktyg för planering, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. I budgeten fastställs, på den politiska nivån, verksamhetens inriktning och vilken ambitionsnivå kommunens invånare skall erbjudas. Budget består av flera olika delar såsom bland annat resultatbudget, investeringsbudget, finansieringsbudget och balansbudget. Kalix 17

18 kommun använder ansvar som begrepp för anslagsbindning både vad gäller drift och mindre investeringar. Respektive nämnd fördelar sin driftsbudget utifrån de av fullmäktige fastställda budgetramar på respektive delverksamhet inom sitt verksamhetsområde, utom i de fall fullmäktige gett tydliga anvisningar om hur anslaget skall användas. I den mån förutsättningarna ändras under löpande budgetår ansvarar nämnden för att anpassa verksamheten inom ram. Nämnderna får omdisponera medel för innevarande budgetår, vad gäller både drift och mindre investeringar, mellan de verksamheter som nämnden ansvarar för, under förutsättning att de av kommunfullmäktige fastställda målbeskrivningen inte påverkas. Eventuella budget över/underskott flyttas ej till nästkommande år. Respektive förvaltningschef har det operativa ansvaret för budgeten. Kommunstyrelsen kan förändra omslutningen av driftsbudgeten i de fall kommunens nettokostnader inte ökar. Budgetberedning består av kommunstyrelsens arbetsutskott - pågår t.o.m. mars månad för planering av nästkommande budgetår och flerårsplan. Omvärldsanalys/omvärldsbevakning pågår under hösten året innan för att ingå som en del i budgetberedningen. Omvärldsbevakningen för nästkommande år avslutas även den i mars månad. Skattesatsen fastställs i juni månad av kommunfullmäktige. Utgiftstaket fastställs i juni månad av kommunfullmäktige. Direktiv för budget med flerårsplan fastställs i juni månad av kommunfullmäktige Uppföljning av ekonomi och verksamhet Det finns tydliga kopplingar mellan planerings- och uppföljningsprocessen. Uppföljning och rapportering sker löpande under året i form av månadsrapporter, delårsrapporter samt årsredovisning. Utgångspunkten för den ekonomiska analysen skall ha sin grund i den helårsprognos nämnden anger i delårsrapporterna. Förutom att beskriva om det finns avvikelser när gäller de ekonomiska resurserna är det också viktigt att redogöra för om nämnden klarar av sitt uppdrag att tillgodose kommuninvånarna utlovad service och måluppfyllelse. Analysen görs vid delårsrapporterna samt vid årsredovisning för såväl ekonomi som verksamhet. Varje nämnd skall arbeta och klara sitt uppdrag utifrån den ekonomiska ram som tilldelats. Nämnden är skyldig att till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige lämna ekonomiska redovisningar under budgetåret så att det är möjligt att bedöma nämndens läge dvs. utifrån både ett negativt eller ett positivt resultat. Visar nämndens resultat på ett underskott skall nämnden till kommunstyrelsen redovisa hur man avser att åtgärda underskottet. Medarbetarna är en av kommunens viktigaste resurser. I årsredovisningen och delårsboksluten görs uppföljning av bl.a. sjuktal, frisknärvaro samt antal tillsvidareanställda årsarbetare. Årsredovisning skall fastställas av kommunfullmäktige i april månad. Uppföljning av nämndsmålen redovisas på ett gemensamt sätt. Delårsrapport skall lämnas per den sista april och sista augusti till kommunfullmäktige innehållande periodens drift och investeringsresultat, resultatkommentarer samt 18

19 helårsprognos mot årsbudget och uppföljning av alla nämndsmål inom samtliga perspektiv. Uppföljning av nämndsmål redovisas på ett gemensamt sätt. Månadsrapport med helårsprognos skall lämnas in till kommunstyrelsens arbetsutskott enligt fastställd tidsplan. Planeringen underlättas av den löpande månadsuppföljningen. Månadsuppföljningen utförs med verktyget Budget och prognos enligt fastställd tidsplan. Genom uppföljningen ges signaler som kan innebära att man vidtar åtgärder under innevarande år samt förändringar i den kommande budgeten. Det är viktigt att både politiker och tjänstemän tar till sig informationen från månadsuppföljningen och inte upprättar kommande budgetar med enbart föregående budget som grund. Uppföljning skall ske på alla nivåer som tilldelats ansvar för ekonomi och för verksamhetsutveckling mot uppsatt målbeskrivning. Uppföljning skall ske kontinuerligt månadsvis, enligt fastställd tidplan, så att korrigerande åtgärder snabbt kan vidtas. Ett led är en löpande dialog mellan politiker och tjänstemän. 7.2 Uppföljning av intern kontroll Kommunfullmäktige anger mål, riktlinjer och ramar för nämndernas verksamhet. Kommunstyrelsen, som har ett övergripande ansvar, utarbetar gemensamma regler och riktlinjer i förvaltningsövergripande frågor. Kommunstyrelsen bär ansvaret att se över och besluta vilka kommunövergripande internkontrollområden som skall gälla. Kommunstyrelsen skall vid sammanträde sista kvartalet ange vilken internkontroll som skall gälla för kommunen sammantaget. De områden som beslutats skall följas upp vid delårsredovisningar och slutligen i samband med årsredovisningen. Utöver de kommunövergripande internkontrollområdena som gäller för alla nämnder skall respektive facknämnd ta fram en nämndsspecifik internkontroll plan. 7.3 Ansvar och befogenheter Ansvar och befogenheter omfattar såväl erhållna resurser som verksamhet, prestation och kvalitet. Ansvaret innebär ett åtagande att inom en ekonomisk ram utföra en viss bestämd verksamhet. Den ekonomiska ramen utgörs av en medelsanvisning för verksamhetens bedrivande eller intäkter utifrån levererade/överenskomna prestationer. Att medel erhålls med ett visst belopp innebär ett ansvar men också befogenhet att bedriva verksamheten på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Ansvarsfördelningen inom varje förvaltning avseende budgetansvaret skall vara klarlagd. Det skall tydligt framgå vilket ansvar och vilka befogenheter respektive chef har för budget, verksamhet, prestation och kvalitet och vilka eventuella belöningar/sanktioner som det finns inom förvaltningen. Alla förvaltningar skall ha klart uttalade rutiner för hur uppföljningen skall ske i hela organisationen från enhetsnivå till förvaltningsnivå samt vad som skall ske när budget överträds. 8. Styrande och stödjande dokument Kommunal verksamhet styrs av många lagar och författningar. Kommunallagen och förvaltningslagen reglerar politiska verksamheter, och olika speciallagstiftningar styr verksamheternas uppgifter. Utöver dessa finns olika kommunala styrande dokument. 19

20 All uppföljning och planering skall ske mot styrdokumenten. Det finns tre nivåer i modellen för de styrande dokumenten. För att vi skall säkerställa att våra olika styrdokument får en bred förankring bland politiker och tjänstemän finns det ett par grundregler som gäller vid utformning/upprättande av styrdokument. Dokumenten skall präglas av: enkelhet, tydlighet, och spårbarhet en tydlig uppdelning mellan politisk nivå och verksamhetsnivå att de är förenliga med överordnade dokument att de är operativa genom årlig översyn att de ger ett effektivt beslutsfattande genom decentralisering 8.1 Styrande dokument fastställda av kommunfullmäktige Kommunfullmäktige fastställer Arbetsordning för kommunfullmäktige och beredningar, samt kommunstyrelsens och facknämndernas uppdrag i Reglementen. Reglementet är, utöver vad som anges i lag och författning, grunddokumentet för en nämnds eller styrelses verksamhet och anger bland annat organisation, ansvarsområde, arbetsformer och beslutskompetens. Kommunfullmäktige antar Översiktsplanen samt ägardirektiv till de kommunala bolagen. Kalix kommuns styr- och ledningssystem fastställs av kommunfullmäktige. Budget- och målplan fastställs av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige fastställer vision, perspektiv och strategiska områden för mandatperioden. En policy skall stödja personalen i deras verksamhetsutövning, vilket är särskilt viktigt om den inte har tydligt stöd i redan beslutade riktlinjer, förordningar eller lagar. Policyn blir ett 20

21 slags formellt förhållningssätt som informerar och reglerar inom hela den kommunala verksamheten. Ett exempel kan vara drog- och alkoholpolicy. Riktlinjer har mera en specifik verksamhetsanknytning och som också avser samtliga verksamheter, exempelvis riktlinjer för sociala medier. Lokala förordningar Kommunfullmäktige kan besluta om lokala föreskrifter enligt Ordningslagen (1993:1617), samt beslutar om taxor och avgifter. 8.2 Styrande dokument fastställda av kommunstyrelsen Kommunstyrelsen utformar sin delegationsordning för utskott, samt chefer. Där anges inom vilka områden de får fatta beslut självständigt. Kommunala bestämmelser beslutas av kommunstyrelsen, exempelvis Avyttring av inventarier. Program är till formen nämndsövergripande och beslutas av Kommunstyrelsen i deras egenskap av samordnade funktion gentemot nämnderna, exempelvis Kostpolitiskt program. Kommunstyrelsen samordnar sina och nämndernas framgångsfaktorer/målbeskrivning. 8.3 Styrande dokument fastställda av nämnd Nämnderna utarbetar sin delegationsordning inom det ansvarområde som anges i reglementet från kommunfullmäktige. Nämnderna fattar beslut om planer som man har för sin verksamhet, exempelvis avfallsplan. Nämnderna utarbetar sina framgångsfaktorer/målbeskrivning. 8.4 Stödjande dokument fastställda av verksamheten Målstyrning- och utvecklingsplan. utarbetas av respektive förvaltningschef under hösten med utvecklingsdrivande indikatorer och utvecklingsmetoder som svarar mot de av nämnden uppsatta framgångsfaktorerna/målbeskrivningen. Verksamhetsplan respektive chef i verksamheterna utarbetar en detaljerad plan för de utvecklingsaktiviteter som verksamheten blir berörd av enligt Målstyrning- och utvecklingsplanen, samt verksamhetens egna årliga planer för att utveckla och förbättra arbetsprocesserna som ingår i det specifika uppdrag verksamheten har. Handbok som är en detaljerad och omfattande beskrivning av en arbetsrutin/process som tas fram av verksamheten. Instruktioner är att beskriva aktiviteter som inte är lika omfattande som en handbok. Anvisningar är översiktlig information. Handbok, instruktioner och anvisningar kan vara både verksamhetsspecifika som verksamhetsövergripande. Verksamhetsspecifika dokument beslutas av respektive chef, verksamhetsövergripande dokument beslutas av kommunens gemensamma ledningsgrupp. 8.5 Levande dokument Alla styrande och stödjande dokument skall årligen granskas och vid behov revideras inom respektive nivåer, både den politiska nivån och verksamhetsnivån. Kommunens vision och strategiska områden samt översiktsplan och ägardirektiv till bolagen granskas inför varje ny mandatperiod. Revideringsöversikt Åtgärd Datum och paragraf Beslutat av Antagande av Styr- och , 88 Kommunfullmäktige Ledningssystem Antaget , 53 Kommunfullmäktige 21

22 22