1. Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Eskilstuna kommun Upphandling Kopieringspapper och kuvert Mahabad Minozada MM Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag 1.1 Allmänt Omfattning Upphandlingen omfattar kopierings- och offsetpapper samt kuvert, vitt och färgat. Med kopieringspapper avses papper för utskrift, kopiering samt laserutskrifter. Upphandlingen omfattar inte kuvert med tryck Kort beskrivning om Eskilstuna kommun Eskilstuna har ett strategiskt läge och en integrerad arbetsmarknad mitt i den expansiva Stockholm-Mälarregionen. Befolkningen ökar och Eskilstunas folkmängd är över invånare. Kommunen har drygt anställda, organiserade i tio förvaltningar och en bolagskoncern. Läs gärna mer på kommunens hemsida: eskilstuna.se Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet i denna upphandling är Eskilstuna kommun, Kommunstyrelsen Avropsberättigade Upphandlingen omfattar verksamheterna inom Eskilstuna kommun Avtalstid Avtalstiden är 2 år med möjlighet att förlänga avtalet i ytterligare år med oförändrade villkor. Beräknat tidigast startdatum för detta avtal är Volym Uppskattad inköpsvolym per år beräknas till ca 1,2 miljoner SEK. Beloppet grundar sig på statistik från år Dessa summor ska endast ses om ett riktmärke och inte som någon garanterad årsvolym, summorna kan komma att variera under avtalstiden.tecknat avtal innebär inte några garantier från kommunen avseende inköpsvolymer Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som Öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling Utskrivet: :45 Sida 1 av 24

2 (2007:1091), LOU. Förhandling är inte tillåten vid denna upphandlingsform varför det är viktigt att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på hela uppdraget Frågor under anbudstiden Kommunen avser med förfrågningsunderlaget att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. I förfrågningsunderlaget anges de krav som kommunen ställer på anbudsgivaren och på anbudet samt hur kommunen kommer att utvärdera anbuden. Det är därför angeläget att anbudsgivaren kontaktar Eskilstuna kommun om något är oklart. Frågor ställs via frågor- och svarsfunktionen i TendSign. Svar och eventuella kompletteringar kommer att delges via tendsign.com till samtliga kända underlagshämtare. Om underlaget hämtas anonymt är det anbudsgivarens skyldighet att själv hålla sig informerad om eventuella kompletteringar. Eventuella frågor efter sista datum för frågor har löpt ut besvaras ej. Tekniska frågor om systemet ställs till Visma TendSigns support via telefon: eller per e-post: tendsignsupport@visma.com. Observera att TendSigns support har öppet vardagar Sista dag för frågor är Formella krav på anbudet Sista anbudsdag Anbud som inkommer efter sista anbudsdag kommer inte att prövas. Sista anbudsdag är Anbudets lämnande Anbud ska lämnas på det svenska språket elektroniskt i TendSign. Tekniska specifikationer och intyg om certifiering får lämnas på engelska/andra språk. Ofullständiga eller orena anbud kommer inte att prövas. För det fall leverantören bifogar egna villkor är dessa inte giltiga. Bifogade dokument ska vara i Word, Excel eller PDF-format Elektronisk signering Eskilstuna kommun har infört elektronisk signering av avtal i TendSign. För att signera elektroniskt i TendSign behöver leverantören ha konto hos ChamberSigns signeringstjänst CSign som är integrerad i TendSign. Konton och elektronisk signering med Eskilstuna kommun genom TendSign/CSign är kostnadsfritt för leverantören. Kontot skapas hos ChamberSign Sverige AB med e-legitimation. ChamberSign rekommenderar att den som skapar kontot använder sin personliga e-legitimation som utfärdas av bankerna och Telia. Det är enklast att använda Mobilt BankID som beställs kostnadsfritt hos banken, läs mer om Mobilt BankID vid Registrera kontot vid CSign klicka på knappen Registrera konto eller gå direkt till välj Baskonto och fyll i uppgifterna. Vid kontoregistrering kontrollerar CSign automatiskt firmateckningsrätter med Bolagsverket genom Soliditet. Är den som registrerar kontot firmatecknare är kontot klart att användas direkt. Saknas firmateckningsrätt meddelas detta vid bekräftelsen av Utskrivet: :45 Sida 2 av 24

3 kontoregistreringen och kontoinnehavaren ombeds att skicka in en fullmakt till ChamberSign. Fullmaktsmall kan laddas ner vid Fullmakten kan faxas alternativt skickas per post till ChamberSign. Avtal signeras i TendSign efter att leverantören fått en inbjudan per e-post, därefter arkiveras dessa hos TendSign. Support för tjänsten ges av ChamberSign Sverige AB, via e-post support@csign.se och Är ni ett utländskt företag, saknar du en svensk e-legitimation eller saknar du som person firmateckningsrätt, behöver du tidsmässigt planera och ha framförhållning: 1. Skaffa en svensk e-legitimation. 2. Använda en alternativ signeringsmetod, ex köpa en Yubikey från ChamberSign AB 3. Utfärda en fullmakt till en person som redan har någon av metoderna ovan 4. Du som har en giltig e-legitimation men saknar firmateckningsrätt, få en fullmakt utställd från ditt företags firmatecknare och faxa in den till ChamberSign Offentlig handling Anbud och anbudsansökningar som lämnas till kommunen blir i och med tilldelningsbeslutet en allmän handling enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande t.o.m Är anbudet bindande till det datum som framgår av texten? (/ svar) Rättelse, förtydligande och komplettering Kommunen kan tillåta anbudsgivare att rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Endast kommunen kan begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning Avbrytande av upphandling Om inget anbud motsvarar ställda krav, om offererade priser inte ryms inom budgetramen eller om politiska beslut fattas som väsentligen förändrar förutsättningarna för upphandlingen kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga som erhållit förfrågningsunderlaget att underrättas om detta. Ersättning för kostnader i samband med anbudslämnande kommer inte i något fall att betalas ut. 1.3 Krav på anbudsgivaren Anbudsgivarens ekonomiska status Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk kapacitet som möjliggör att denne kan fullfölja sina åtaganden under avtalstiden. Eskilstuna kommun kommer att kontrollera detta och som utgångspunkt kommer Business Check i Sverige AB kreditupplysning att användas. Anbudsgivaren ska ha en rating om minst 5 på den 10-gradiga skalan. Om anbudsgivaren inte endast tillfälligt under de senaste 2 åren har haft en rating under 5, eller om dennes verksamhet är av sådan art att riskklassificering ej kan erhållas, ska denne Utskrivet: :45 Sida 3 av 24

4 ändå anses uppfylla dessa krav om en godtagbar förklaring kan lämnas som bevisar att anbudsgivaren innehar en stabil ekonomi. Kommunen kan komma att begära in till exempel en koncerngaranti eller bankgaranti från anbudsgivaren som bevis på leverantörens ekonomiska stabilitet. Uppfyller anbudsgivaren de ekonomiska kraven? (/ svar) Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska, i Sverige eller i hemlandet, uppfylla lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Eskilstuna kommun kommer med hjälp av Skatteverket att ta fram information om anbudsgivare och underleverantör för att se att företagen: är registrerade för moms, är registrerade som arbetsgivare, har arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt eller likvärdigt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten. Med underleverantörer menas sådan leverantör som kommer att utföra hela eller delar av uppdraget/leveransen till kommunen i leverantörens ställe. Med underleverantör menas inte de företag som levererar varor och tjänster till leverantören. Uppfyller anbudsgivaren kraven gällande registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter? (/ svar) Är företaget registrerat för moms? (/ svar) Är företaget registrerat för arbetsgivaravgifter? (/ svar) Innehar företaget F-skatt, FA-skatt, S-skatt eller SA-skatt? (/ svar) Kommer underleverantörer att anlitas? Om ja, ange företagsnamn, organisationsnummer samt omfattning (/ svar) Har anbudsgivaren svarat på alla frågor gällande registreringsskyldigheter, betalningar av skatter och avgifter? (/ svar) Leverantörsuppgifter Anbudsgivaren ska besvara nedanstående frågor gällande sitt företag. Anbudsgivaren behöver kontrollera att de uppgifter som företaget har registrerat i TendSign-systemet, som t.ex. företagsnamn, organisationsnummer och adress, är korrekt, eftersom det är dessa uppgifter som kommunen kommer att använda. Tänk på att eventuella frågor och svar, kompletteringar samt informationsmeddelanden kommer att skickas till den Utskrivet: :45 Sida 4 av 24

5 e-postadress som anbudsgivaren har registrerat i TendSign. Är de leverantörsuppgifter (t.ex. företagsnamn, organisationsnummer och adress) som finns registrerade i TendSign-systemet korrekta? (/ svar) Ange Bankgiro/Plusgiro (Fritextsvar) Ange behörig firmatecknare (Fritextsvar) Ange antal anställda (Fritextsvar) Ange kontaktperson för antaget uppdrag med namn, titel, telefon, e-post (Fritextsvar) Bedrivs arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:1 "Systematiskt arbetsmiljöarbete"? Om, ange varför? (/ svar) Finns jämställdhetsplan? Om ange varför? (/ svar) Bedrivs aktivt arbete för att säkerställa att diskriminering inte förekommer hos leverantören? Om ange varför? (/ svar) Har anbudsgivaren fyllt i alla leverantörsuppgifter? (/ svar) Teknisk förmåga och kapacitet Med teknisk förmåga och kapacitet menas anbudsgivarens förutsättningar att klara uppdraget. Anbudet ska innehålla en kort allmän presentation av företaget där t.ex. kunskap inom området, erfarenhet av liknande uppdrag samt organisation kan framgå. Beskriv alternativt bifoga en kort allmän presentation av företaget (Fritextsvar) Har anbudsgivaren beskrivit sitt företag? (/ svar) Referenser Anbudsgivaren ska vara verksam inom efterfrågat område och ha erfarenhet av liknande uppdrag. Som bevis ska anbudsgivaren ange 2 referenser, av liknande uppdrag under de 3 senaste åren. Referenterna ska vara svensktalande. Kommunens egna erfarenheter av anbudsgivaren jämställs med referenser. Nystartade företag kan istället ange tidigare erfarenheter för ägaren eller anställda hos leverantören. Även pågående, icke avslutade, referensuppdrag accepteras under förutsättning att övervägande del av avtalsperioden för uppdraget är fullgjort. Referens 1. Ange företag, namn, telefonnummer, när uppdraget genomfördes samt en beskrivning av uppdraget (Fritextsvar) Utskrivet: :45 Sida 5 av 24

6 Referens 2. Ange företag, namn, telefonnummer, när uppdraget genomfördes samt en beskrivning av uppdraget (Fritextsvar) Har anbudsgivaren angett referenser? (/ svar) Miljökrav Enligt kommunens riktlinjer ska upphandling främja hållbar utveckling som leder till en god miljö för nuvarande och kommande generationer. Kommunen ska göra miljömässiga hänsynstaganden bland annat genom att; handla med leverantörer som bedriver ett aktivt miljöarbete, ställa miljökrav på varor, tjänster och entreprenader, prioritera miljöanpassade varor, tjänster och entreprenader och på så sätt stimulera en produktion som påverkar miljön så lite som möjligt. Policyn finns att hämta på eskilstuna.se Leverantören ska arbeta systematiskt med miljö, t.ex. i ett miljöledningssystem. Leverantören ska bifoga antingen intyg om certifiering eller en beskrivning av leverantörens egna dokumenterade rutiner. Dokumentationen ska minst innehålla: Aktuella rutiner för: Utbildning av personal i miljöfrågor. Mål och handlingsplaner för de viktigaste miljöaspekterna. Rutiner för inköp. Miljökrav på underleverantörer. Kommunen ska ges möjlighet att kontrollera att ställda krav följs. Råvaran i offererade produkter ska härröra från skogsbruk som uppfyller alla villkor nedan: - Har legal ägande/nyttjanderätt. - Följer nationella och lokala lagar och bestämmelser beträffande brukande, miljö, arbete och välfärd, hälsa och säkerhet, samt andra parters nyttjanderätt. - Betalar relevanta skatter och avgifter som är kopplade till brukandet. Fyll i bifogade dokument: Bilaga Självdeklaration Bifoga er miljöcertifiering eller egna dokumenterade rutiner (Bifogat dokument) Har anbudsgivaren bifogat sin miljöcertifiering eller egna dokumenterade rutiner? (/ svar) Ange kontaktperson med ansvar för miljöfrågor (Fritextsvar) Har anbudsgivaren angett kontaktperson med ansvar för miljöfrågor? (/ svar) Bifoga ifyllt bilaga Självdeklaration (Bifogat dokument) Sociala krav Utskrivet: :45 Sida 6 av 24

7 Eskilstuna kommun tar i upphandling och inköp hänsyn till sociala och etiska aspekter bland annat genom att ställa krav på arbetsförhållanden och mänskliga rättigheter. Se bifogad bilaga Uppförandekod för leverantörer Kvalitetsarbete Anbudsgivaren ska arbeta systematiskt med kvalitetsfrågor. Anbudsgivaren ska bifoga antingen certifikat från sitt kvalitetsledningssystem eller en beskrivning av anbudsgivarens egna dokumenterade rutiner. Anbudsgivaren ska ange en kontaktperson med ansvar för kvalitetsfrågor. I dokumentet ska följande rutiner ingå: - Rutiner som säkerställer att avtalad produktkvalitet upprätthålls under avtalstiden. - Rutiner för leverantörsbedömning för att säkerställa att råvaror och insatsvaror inte försämras under avtalstiden. - Rutiner för inköp för att säkerställa att varornas kvalitet upprätthålls under avtalstiden. Kommunen ska ges möjlighet att kontrollera att ställda krav följs. Bifoga er kvalitetscertifiering/kvalitetspolicy (Bifogat dokument) Har anbudsgivaren bifogat sin kvalitetscertifiering/kvalitetspolicy? (/ svar) Ange kontaktperson med ansvar för kvalitetsfrågor (Fritextsvar) Har anbudsgivaren angett kontaktperson med ansvar för kvalitetsfrågor? (/ svar) Anbudsprover I samband med anbudsinlämningen ska anbudsgivaren skicka anbudsprover på papper för testkörning inom respektive produktgrupp enligt prisbilagan. Kommunen kommer att testköra anbudsproverna och dessa ska uppfylla i denna förfrågan ställda krav. Begärda anbudsprover ska erhållas kostnadsfritt för kommunen. Prover lämnas ej tillbaka efter utvärdering. En bilaga med specifikation på varuproverna ska bifogas. Varuproverna ska skickas till Kommunen märkt med Anbudsgivarens namn och artikelnummer. Adress: Eskilstuna kommun Konsult och uppdrag Stadshuset att: Mahabad Minozada Eskilstuna Bifoga en bilaga med specifikation av varuprovet. (Bifogat dokument) Uppfylls kraven under rubriken Anbudsprover? (/ svar) Utskrivet: :45 Sida 7 av 24

8 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran Det elektroniska anbudet bestyrks genom att behörig företrädare för anbudsgivaren fyller i och undertecknar Bilaga Undertecknande och sanningsförsäkran och bifogar den tillsammans med anbudet som en pdf-fil. I det fall anbudet undertecknas av person som är behörig att företräda anbudsgivaren utan att vara behörig firmatecknare kan dokument för styrkande av rätten att underteckna anbudet komma att inhämtas i efterhand. Bifoga bilaga Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran ifylld (Bifogat dokument) Har anbudsgivaren bifogat och undertecknat bilaga Undertecknande och sanningsförsäkran? (/ svar) 1.4 Utvärdering Anbudsprövning Steg 1, Uteslutning kontroll av att anbudsgivaren uppfyller de formella krav som lagstiftningen ställer på bolagsregistrering, betalning av skatter och avgifter m.m. och att det inte finns några omständigheter som ska eller får medföra uteslutning. Steg 2, Kvalificering kontroll av anbudsgivarens lämplighet i form av kompetens, resurser och förmåga att leverera erbjudna produkter samt att alla uppgifter och dokument som efterfrågats har lämnats. De anbudsgivare som uppfyller kraven i uteslutningsfasen och kvalificeringsfasen kommer att vara med i den fortsatta bedömningen. Steg 3, Anbudsutvärdering anbud som uppfyller samtliga ställda krav enligt steg 1 och 2 utvärderas i enlighet med nedan angivna utvärderingskriterier. Kommunen kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som har lägst pris Anbudsutvärdering Anbuden utvärderas utifrån lägst pris. Minst 90% av angivna produkter i nettoprislistan ska offereras och uppfylla ställda krav. De produkter, utöver de 90%, som inte offereras eller inte uppfyller ställda krav kommer vid prisutvärderingen att få ett belastningspris vilket anges i kolumn "Belastningspris" i Prisbilagan. Offererade nettopriser (alt. belastningspris) multipliceras med angiven "Ca årsvolym". Om någon av produkterna inte finns hos anbudsgivaren eller inte uppfyller ställda krav kommer den vid prisutvärderingen få ett belastningspris vilket anges i kolumn "Belastningspris" i prisbilagan. Summan av detta blir leverantörens offererade totalpris/utvärderingspris. Om två (2) eller fler anbud får samma jämförelsetal kommer lottning att ske Tilldelningsbeslut Efter anbudsprövningen kommer kommunen att fatta ett tilldelningsbeslut som visar hur utvärderingen har gått till samt vilken anbudsgivare som har lämnat Lägst pris. Tilldelningsbeslutet utgör inte en accept, utan Eskilstuna kommun blir bunden av vinnande anbud först i och med att avtal har undertecknats. Avtal mellan leverantör och kommun tecknas under förutsättning att eventuell ansökan om överprövning avslagits av förvaltningsdomstol. Avtalsspärr om 10 dagar gäller. Utskrivet: :45 Sida 8 av 24

9 Utskrivet: :45 Sida 9 av 24

10 2. Kravspecifikation produkter 2.1 Krav på produkterna Kvalitet För att beskriva produkten har nuvarande leverantörs (Papyrus) artikelnummer angetts, vilket enbart ska ses som en vägledning för leverantören. Offererade produkter ska minst motsvara de angivna vad gäller kvalitet. Kommunen förbehåller sig rätten att bedöma om offererade produkter motsvarar de i Prisbilagan angivna. Produkterna kommer att användas och löpande kvalitetstestas av användare i professionell funktion Sortiment För att kunna tillgodose kommunens behov ska leverantören ha ett brett sortiment av papper utöver i Prisbilagan angivna. Prisbilagan visar ett urval av de mest frekventa artiklarna från föregående avtalsperiod. Beställaren ska kunna köpa andra artiklar under avtalsperioden Sortimentsförändringar Om en artikel utgår ur sortimentet ska ersättningsartikel erbjudas. Priset på ersättningsartikeln får inte överstiga det i avtalet angivna priset. Ersättningsartikeln ska minst uppfylla de krav som ställts i förfrågningsunderlaget. Ersättningsartikeln ska godkännas av Kommunen innan den får tas in i avtalat sortiment. Löpande under hela avtalsperioden ska utöver ovannämnda sortimentförändringar även andra artiklar kunna tillföras som avtalsartiklar. Kommunen ska i samråd med antagen leverantör under avtalsperioden kunna göra kvalitetsförändringar i antaget standardsortiment. Dessutom ska standardsortimentet kunna revideras och anpassas till kommunens faktiska behov Tillgänglighet Leverantören ska finnas tillgänglig på telefon, e-post och webb helgfri måndag t.o.m. fredag mellan kl.08:00-16:00. Leverantören ska ge personlig support kring frågor angående exempelvis sortiment, beställningar, priser och reklamation. Personalen i kundtjänst ska kunna kommunicerar på svenska språket i både tal och skrift Miljökrav produkt Massa som ingår i pappersprodukter ska vara blekt utan klorgas, d.v.s. enligt ECF- eller TCF-metoden. AOX-utsläppen från tillverkning av varje enskild massa ska inte överskrida 0,20 kg/ton massa (med 90 % TS). Från 1 april 2013 ska AOX-utsläppen från varje enskild massa inte överskrida 0,17 kg/ton massa (med 90 % TS) Leveransvillkor Kommunen har en samordnad varudistribution, vilket innebär att leveranser till största delen sker till en omlastningscentral istället för till varje beställande enhet. Undantag är skolorna, där leverans sker direkt till skolorna istället för omlastningscentralen. Leverans ska ske senast en arbetsdag efter bekräftad beställning. Leverans till skolor ska ske efter överenskommelse. Beställning ska bekräftas samma dag eller inom 24 timmar från det beställning sker. Övriga leveransvillkor enligt Bilaga Omlastningscentral (OLC). Utskrivet: :45 Sida 10 av 24

11 2.1.7 Emballage Emballage ska ingå i förekommande fall. Lånepallar ska återtas av leverantören utan kostnad för kommunen Beställningar Beställningar sker av Omlastningscentralen Beställningar till kommunens skolor sker direkt från respektive skola. Beställningar ska kunna göras per kartong (5 frp x 500 ark) och på hel-/halvpall. För färgat papper ska även beställningar kunna göras per förpackning. Vid beställningar av olika sorters papper (Ex. arkivbeständigt papper, färgat papper eller papper i A3.) ska leverans ske på samma pall, under förutsättning att antalet kartonger inte överstiger en hel pall (48 kartonger A4 papper eller 24 kartonger A3 papper). 2.2 Pris Pris ska lämnas inklusive leverans till OLC. Pris ska lämnas i SEK exklusive mervärdesskatt på bifogad Prisbilaga. Tillkommande kostnader accepteras ej. För varje position får endast ett pris/en produkt offereras. Minst 90% av angivna produkter ska offereras och uppfylla ställda krav. De produkter, utöver 90% som inte offererats eller uppfyllt ställda krav, kommer vid prisutvärderingen att får ett belastningspris vilket anges i kolumn "belastningspris". Ange påslag i % om kommunen väljer att leverantören ska leverera fritt till respektive enhet. Ange påslag i % för leverans direkt till respektive enhet. (Fritextsvar) Rabatter För produkter utöver angivet standardsortiment ska en rabattsats per produktgrupp offereras. Offererad rabattsats ska vara fast samt gälla på hela produktgruppen under avtalsperioden. S.k. differentierade rabatter eller andra villkor accepteras ej. Rabattsatsen ska utgå från leverantörens produktkatalog/bruttoprislista enligt punkten Bruttoprislista nedan. I anbudet angivna rabattsatser på övrigt sortiment gäller som lägsta rabattsats under hela avtalsperioden. Ange rabattsatser på övrigt sortiment? (Fritextsvar) Bruttoprislista Prislistor som är aktuella och officiellt giltiga för hela marknaden på anbudsinlämningsdagen ska bifogas. Accepteras kraven under rubriken Bruttoprislista? (/ svar) Utskrivet: :45 Sida 11 av 24

12 3. Avtalsvillkor 3.1 Allmänt Definitioner Mellan Eskilstuna kommun, med organisationsnummer (härefter Kommunen ) och Leverantör med organisationsnummer xxxxxx-xxxx (härefter Leverantören ) och gemensamt benämnda Parterna har följande upphandlingskontrakt härefter Avtalet träffats Omfattning Avtalet omfattar vitt och färgat kopieringspapper och kuvert. Med kopieringspapper avses papper för utskrift, kopiering samt laserutskrifter Volym Tecknat Avtal innebär inte några garantier från Kommunen avseende inköpsvolymer. Dock förbinder sig Kommunen att under avtalstiden inköpa sitt behov av kopierings- och offsetpapper i enlighet med detta avtal Avropsberättigade Avtalet omfattar verksamheterna inom Eskilstuna kommun Avtalstid Avtalstiden är på 2 år med möjlighet att förlänga Avtalet i ytterligare år med oförändrade villkor. En uppsägning ska ha aviserats motparten senast 6 månader innan Avtalets utgång, i annat fall förlängs Avtalet automatiskt på oförändrade villkor, dock som längst till och med 20XX-XX-XX. En uppsägning ska göras skriftligen och undertecknas av båda Parter. Avtalet upphör alltid automatiskt att gälla efter avtalsperiodens slut Kontaktpersoner Kompletteras med i anbudet angivna uppgifter Underleverantör Leverantören får inte anlita underleverantör utan Kommunens medgivande såvida det inte är fråga om arbetsuppgifter av rutinmässig art eller av mindre betydelse. Leverantören svarar för underleverantörens arbete som för eget arbete. Detsamma gäller det arbete som utförts av andra personer som Leverantören anlitat Avtalshandlingar För Avtalet gäller nedanstående handlingar. Om det i kontraktshandlingarna förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, inbördes i följande ordning: - Skriftliga ändringar och tillägg till Avtalet - Avtalet med bilagor och kompletteringar - Förfrågningsunderlag inklusive frågor och svar med dnr: MM Leverantörens anbud inklusive bilagor Utskrivet: :45 Sida 12 av 24

13 Observera att beställning och/eller bekräftelse inte får innehålla uppgifter/överenskommelser i strid med dessa avtalshandlingar. 3.2 Utförande Ansvar Leverantören svarar för att uppdraget genomförs fackmannamässigt och i enlighet med god sed. Leverantören har att tillse och ansvara för att dennes personal har erforderlig kompetens och att kapacitet löpande finns att tillgå hos Leverantören under hela avtalsperioden. Eskilstuna kommunkoncern har rökfri arbetstid. Det omfattar alla som är anställda, uppdragstagare eller förtroendevalda i Eskilstuna kommunkoncern Tomma lastbärare Tomma lastbärare hämtas vid nästkommande leverans eller efter överenskommelse med distributören. 3.3 Beställning och leverans Beställning Beställningar sker av Omlastningscentralen Beställningar till kommunens skolor sker direkt från respektive skola. Beställningar ska kunna göras per kartong (5 frp x 500 ark) och på hel-/halvpall. För färgat papper ska även beställningar kunna göras per förpackning. Vid beställningar av olika sorters papper (Ex. arkivbeständigt papper, färgat papper eller papper i A3.) ska leverans ske på samma pall, under förutsättning att antalet kartonger inte överstiger en hel pall (48 kartonger A4 papper eller 24 kartonger A3 papper) Elektronisk handel Leverantören förbinder sig att inom 3 månader efter att Avtalet har ingåtts, infört e-handel gentemot Kommunen enligt något av alternativen i Bilaga Elektronisk handel. Leverantören kommer att få en enkät, som ska besvaras inom 30 dagar. I enkäten ska Leverantören ange hur e-handel kan genomföras. Leverantören blir sedan kontaktad av Kommunen för ytterligare dialog kring hur anslutningen till e-handelsprocessen kommer att gå till. Därefter kommer anslutningen att genomföras. Ange kontaktperson med telefonnummer och e-postadress för frågor gällande införande av elektronisk handel (Fritextsvar) Har anbudsgivaren angett kontaktperson med telefonnummer och e-postadress för frågor gällande införande av elektronisk handel? (/ svar) Leverans Kommunen har en samordnad varudistribution, vilket innebär att leveranser till största delen sker till en omlastningscentral istället för till varje beställande enhet. Undantag är skolorna, där leverans sker direkt till skolorna istället för omlastningscentralen. Leverans ska ske senast en arbetsdag efter bekräftad beställning. Leverans till skolor ska ske efter överenskommelse. Beställning ska bekräftas samma dag eller inom 24 timmar från det beställning sker. Övriga leveransvillkor enligt Bilaga Omlastningscentral (OLC). Utskrivet: :45 Sida 13 av 24

14 Leveranser till distributören sker helgfri vardag kl. 07:00-16:00 eller enligt överenskommelse. Leverantören svarar för lossning och eventuell lastning av returnerat gods på, av distributören, anvisad plats Sortimentsförändringar Om en artikel utgår ur sortimentet ska ersättningsartikel erbjudas. Priset på ersättningsartikeln får inte överstiga det i avtalet angivna priset. Ersättningsartikeln ska minst uppfylla de krav som ställts i förfrågningsunderlaget. Ersättningsartikeln ska godkännas av Kommunen innan den får tas in i avtalat sortiment. Löpande under hela avtalsperioden ska utöver ovannämnda sortimentförändringar även andra artiklar kunna tillföras som avtalsartiklar. Kommunen ska i samråd med antagen leverantör under avtalsperioden kunna göra kvalitetsförändringar i antaget standardsortiment. Dessutom ska standardsortimentet kunna revideras och anpassas till kommunens faktiska behov Returer /Reklamationer Vid felaktigheter på varor ska leverantören snarast rätta till felet. Varorna ska, fritt, återtas av leverantören och hela kostnaden krediteras beställaren. Beställaren ska, kostnadsfritt, kunna skicka retur direkt mot leverantören, oavsett vad returen avser Felaktig leverans Vid felaktiga leveranser, orsakade av Leverantören, svarar Leverantören för samtliga kostnader Fraktsedel Leverantören ska bifoga fraktsedel med uppgifter om; Leverantörens/godsavsändarens namn och adress Distributörens/godsmottagarens namn och adress Beställande enhets namn och GLN-kod (5 sista siffror) Beställningsnummer Leveranstyp vid akut eller extra leverans Eventuella temperaturkrav +/- Antal kolli Antal lastbärare som ingår i leveransen. Vikt Fraktsedels utskrivningsdatum Leveransdatum 3.4 Pris och fakturering Pris Nettopriser och rabatter enligt bilaga Mervärdesskatt Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande skattelagstiftning Rabatter Offererade rabattsatser ska vara fasta samt gälla på hela produktgruppen under Utskrivet: :45 Sida 14 av 24

15 avtalsperioden. Offererade rabattsatser ska även gälla leverantörens s.k. nettoprissatta produkter. S.k. differentierade rabatter eller andra villkor accepteras ej. Rabattsatserna ska utgå från leverantörens produktkatalog/bruttoprislista Prisjustering nettoprislista och bruttoprislista En gång per år äger parterna rätt att begära prisjustering. Första tillfället för nettoprislistan är och bruttoprislistan Vid begäran om prisändring ska gällande pris användas som underlag och ändringen ska vara väl motiverad från tidigare led. Överenskommen prisändring ska gälla minst 12 månader. Prisjusteringar får endast ske vid prisförändringar på minst + eller - 2 %. De nya priserna ska träda i kraft 30 dagar efter det att överenskommelse om nya priser träffats. Om parterna inte kan komma överens om prisjusteringen äger part rätt att säga upp avtalet med tre månaders varsel. Under uppsägningstiden ska närmast föregående priser gälla. Retroaktiva prishöjningar godkänns ej Kampanjpris Vid eventuell kampanjpris på avtalsvara ska det lägre priset gälla. Det är leverantören som ser till att detta sker Betalningsvillkor Betalning sker efter fullföljt uppdrag och leverans och efter specificerad och godkänd faktura. En faktura som saknar obligatoriska uppgifter anses inte vara specificerad och kommer inte att betalas förrän den är fullständig. Betalningsvillkor är 30 dagar netto efter mottagen faktura. Faktureringsavgift eller andra avgifter får ej uttagas. Fakturering får inte överlåtas på tredje part utan skriftligt godkännande av Kommunen. Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen. Dröjsmålsränta betalas inte för ofullständiga eller felaktigt adresserade fakturor. Fakturor ställda till Kommunen ska innehålla korrekt fakturareferens (2 siffror och 6 bokstäver i rak följd utan mellanslag, punkt eller andra tecken) alternativt GLN-kod. Utbetalningar från Kommunen görs endast till plusgiro eller bankgiro (ej bankkonto). Kommunen har rätt att avvisa felaktiga fakturor samt pappersfakturor Elektronisk fakturahantering Leverantören ska skicka elektroniska fakturor till Kommunen. En elektronisk faktura ställs till Kommunen via Leverantörsportalen eller som en Svefaktura via Inexchange. På fakturan ska i första hand alltid ordernummer anges, vid orderlös faktura ska fakturareferens anges. Samlingsfakturor accepteras ej. 3.5 Vite Leverantören ska leverera avtalade produkter enligt Avtalet. Brist eller försening föreligger om de nivåer som definieras i Avtalet inte uppnås. Föreligger brist eller försening i leverans eller avtalad kvalitet ska Leverantören omedelbart avhjälpa detta. Kommunen har också rätt till vite för den tid som felet eller förseningen varat. Föreligger varaktig och väsentlig brist har Kommunen rätt att säga upp Avtalet enligt förtida upphörande. Har Leverantören orsakat felet genom vårdslöshet eller försummelse är Leverantören också skadeståndsskyldig för de skador som uppkommer på grund av bristen. Utskrivet: :45 Sida 15 av 24

16 3.5.1 Vite vid försenad leverans Om leverans inte kan ske på överenskommen tidpunkt föreligger försening. Vid försening har Kommunen rätt till vite jämte 500 SEK per utebliven leverans, dessutom kommer en avgift på 500 SEK per påbörjad vecka tas ut så länge förseningen kvarstår. För det fall införandet försenas mer än 5 dagar har Kommunen rätt att säga upp Avtalet i förtid enligt Förtida upphörande Ej ersatt avtalsartikel I det fall avtalsartikel utgått ur sortimentet och inte ersatts med likvärdig artikel enligt kraven i punkt Sortimentförändringar har beställaren rätt att utkräva vite med med 500 SEK per vecka till dess att avtalsartikeln är ersatt Vite elektronisk handel För de fall Leverantören inte har infört elektronisk handel i enlighet med punkt Elektronisk handel och de inte beror på Kommunen eller någon på dennes sida, har Kommunen rätt till vite på SEK per vecka Felfakturering Vid felfakturering har beställaren rätt att utkräva vite med 500 SEK per felaktig faktura. Vitet ska dras av på nästkommande faktura, på beställning gjord av samma beställare eller justeras enligt överenskommelse mellan beställare och leverantör Vite elektronisk fakturahantering För de fall Leverantören inte skickar elektroniska fakturor i enlighet med punkt Elektronisk fakturahantering har Kommunen rätt till vite på 30 % av beloppet på varje felaktig faktura. 3.6 Övriga avtalsvillkor Viljeinriktning Parterna är medvetna om att Avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna ska sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan Parterna Dokumentation Kommunen har rätt att från Leverantören begära ut dokumentation och/eller rapporter i syfte att säkerställa att leverans sker i enlighet med Avtalet. Om Kommunen önskar ska Leverantören leverera definierade rapporter med visst intervall. Leverantören ska också inför Avtalets upphörande på Kommunens begäran överlämna den information som krävs för att Kommunen eller annan leverantör ska kunna överta leveranserna Försäkring Leverantören ska under hela avtalstiden teckna och vidmakthålla för uppdraget lämplig ansvarsförsäkring. Kopia av försäkringsbeviset kan komma att begäras in Statistik Leverantören ska kostnadsfritt lämna statistik över Kommunens gjorda inköp per år. Statistiken ska lämnas digitalt i format Excel eller annat format som är läsbart i Excel. Av statistiken ska framgå: - Köpt antal per produkt och kundnummer Utskrivet: :45 Sida 16 av 24

17 - Köpt antal per produkt inkluderande alla kundnummer - Total köpesumma per kundnummer - Total köpesumma inkluderande alla kundnummer Begränsning av marknadsföringsrätt Hänvisning till uppdraget eller i övrigt till Kommunen i reklam eller marknadsföring får ej göras av Leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Kommunens skriftliga godkännande. Denna begränsning gäller även efter uppdragets upphörande Miljö Leverantören garanterar att i anbudet lämnade uppgifter avseende miljö efterföljs. Kommunen äger rätt att under avtalsperioden genomföra kontroller genom stickprov och/eller revision Befrielsegrund Leverantören är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll, som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med när Avtalet slöts och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. För att Leverantören ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Leverantören ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. Leverantören är emellertid alltid skyldig att vita skäliga åtgärder för att minimera Kommunens skada. Leverantören är ersättningsskyldig för sådana skador som denne inte förhindrat eller begränsat, men som denne genom rimliga och skäliga åtgärder kunnat begränsa eller förhindra Förtida upphörande Kommunen har rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet, det vill säga förtida upphörande, vid följande situationer: - Leverantören väsentligen brister i någon förpliktelse enligt Avtalet och inte inom 30 dagar efter skriftlig anmodan inte vidtagit rättelse. - Leverantören utför sina åtaganden så bristfälligt att maximalt vite utfaller tre månader i följd alternativt fem gånger under en 12 månadersperiod. - Leverantören åsidosätter sina åtaganden enligt Sekretess. - Leverantören åsidosätter sina åtaganden enligt Antidiskriminering. - Leverantören åsidosätter sina åtaganden enligt Kollektivavtal. - Det framkommer att Leverantören har lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa har varit av icke-väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Avtalet. - Leverantören inte längre uppfyller de i upphandlingen ställda ska-kraven. - Leverantören inte fullgör sina skyldigheter avseende svenska skatter och sociala avgifter, trots påpekande från Kommunen. - Någon omständighet föreligger som skulle kunna utesluta Leverantören från upphandling enligt 10 kap 1-2 LOU. Vid förtida upphörande av Avtalet väljer Kommunen fritt om hela Avtalet eller delar därav sägs upp Sekretess Leverantören förbinder sig enligt Avtalet att iaktta sekretess och tystnadsplikt enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), lag om skydd för företagshemligheter (1990:409) och Brottsbalken (1962:700). Utskrivet: :45 Sida 17 av 24

18 Antidiskrimineringsklausul Leverantören ska vid utförande av den avtalade tjänsten följa vid varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Leverantören eller underleverantör som denna anlitar, får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Brister leverantören i fullgörandet av detta åtagande äger Kommunen rätt att häva Avtalet Kollektivavtal Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal åsidosätts. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som Leverantören anlitar för att fullgöra Avtalet. Brister Leverantören i fullgörandet av detta åtagande äger Kommunen rätt att häva Avtalet Revision Kommunen har rätt att, själv eller genom tredje part, genomföra revision i syfte att kontrollera att Leverantören följer Avtalet. Rätten till revision omfattar även eventuella underleverantörer. För det fall inga brister påträffas vid sådan revision står Kommunen kostnaden för revisionen, i annat fall står Leverantören kostnaden. Leverantören är skyldig att överlämna sådan dokumentation och ge tillgång till de lokaler som krävs för att Kommunen ska kunna genomföra en tillfredställande revision. För de fall Kommunen vid en revision finner någon brist åligger det Leverantören att inom skälig tid, dock högst 5 arbetsdagar, överlämna en åtgärdsplan till Kommunen för hur bristen ska avhjälpas. Bristen ska vara avhjälpt med den skyndsamhet som omständigheterna kräver, dock högst 30 dagar. Upptäcks en väsentlig brist vid en revision har Kommunen att säga upp Avtalet i förtid enligt xx. För varje brist som upptäcks har Kommunen rätt till ett vite om 10 % av föregående års fakturering. Om Avtalet inte löpt så länge får värdet av ett års fakturering beräknas schablonmässigt Skadestånd Om Avtalet upphör på grund av avtalsbrott utgår ersättning jämlikt det positiva kontraktsintresset till den skadelidande. Reklamation och meddelande om hävning ska ske skriftligen till ovan angiven adress Överlåtelse av avtal Leverantören äger inte rätt att överlåta Avtalet på tredje man utan skriftligt godkännande från Kommunen Ändringar och tillägg till avtal Ändringar eller tillägg till Avtalet ska för att vara gällande göras skriftligen och behörigen undertecknas av Parterna Tvist Om tvist uppstår inom ramen för Avtalet ska den i första hand lösas av Parterna. I andra hand ska tvist hänskjutas till svensk allmän domstol på Kommunens hemort och avgöras enligt svensk rätt. 3.7 Godkännande av avtalsvillkoren Utskrivet: :45 Sida 18 av 24

19 Anbudsgivaren ska ange om avtalsvillkoren godkänns. Godkänner anbudsgivaren avtalsvillkoren? (/ svar) Utskrivet: :45 Sida 19 av 24

20 4. Bilaga Omlastningscentral (OLC) 4.1 Leveranstid Leverans till OLC ska ske måndag till fredag kl. 07:00-16:00 eller enligt överenskommelse. I samband med helgdagar kan avvikelse från dessa tider förekomma, varvid överenskommelse om när leverans ska ske träffas vid varje tillfälle. Om leverantören misstänker att leverans kommer att ske med en avvikelse mot normala leveranstidpunkten med mer än 30 minuter, ska OLC aviseras via telefon omgående. Härvid står leverantören för eventuella merkostnader. Kommunen kan komma att med en månads varsel justera leveranstidpunkt. 4.2 Lastbärare Lastbärare Nedanstående lastbärare får förekomma men om det är möjligt bör lastbärare som ingår i pantsystem undvikas. Rullcontainer Lastpall engångspall Lastpall EUR Pallkragar EUR Backar Kartong Paket Lastbärare ska i första hand vara europapall, utom för livsmedel. Maximal höjd vid leverans på europapall eller engångspall är 1250 mm inklusive pallen. Maxvikten är 500 kg per pall. Returemballage ska återtas av leverantören vid nästkommande lämpliga tillfälle. Samtliga pallar förses med ett omslag bestående av polyeten plast eller annat godtagbart material. Produkter förpackas så att emballaget skyddar innehållet från skador vid normal hantering. Produkter som är känsliga för stötar, väta, värme eller frost märks med information om detta. Leverantören ska förvara och transportera gods så att det inte utsätts för de förhållanden som märkningen varnar för. 4.3 Märkning Varorna ska levereras särpaketerade och tydligt uppmärkta per slutkund Märkning av gods Leverantören ska märka kolli/lastbärare med kollietikett med uppgifter om; Leverantörens/godsavsändarens namn och adress Distributörens/godsmottagarens namn och adress Beställande enhets namn och GLN-kod (5 sista siffror) Beställningsnummer Antal kolli/lastbärare Vikt per kolli/lastbärare Totalt antal kolli/lastbärare Omfattar en lastbärare leveranser till flera enheter måste denna märkas med Bland-/plockpall. Omfattar en leverans till en enhet flera kolli/lastbärare ska varje kolli/lastbärare vara adresserad, numrerad och ha uppgift med antalet kolli/lastbärare som ingår i leveransen. Utskrivet: :45 Sida 20 av 24

21 Lastbärare tillhörande leverantören ska vara märkta med leverantörens företags-namn/logotype eller motsvarande. 4.4 Kontroll Mottagaren ska ges tillräckligt med tid vid leverans för att kontrollera godset innan fraktsedel signeras. 4.5 Leveransavisering Leveransavisering via EDI ska implementeras under avtalsperioden. Utskrivet: :45 Sida 21 av 24

22 5. Bilaga Elektronisk handel 5.1 Bakgrund Eskilstuna kommun stödjer e-handel mot alla typer av leverantörer, vilket innebär att Eskilstuna kommun ställer krav på e-handel i alla upphandlingar och avtal som tecknas. Kommunen kan erbjuda leverantörerna olika tekniska lösningar för att etablera e-handel, antingen via kommunens Leverantörsportal eller genom egen EDI lösning enligt SFTI standard. I vissa fall kan beställning ske via mejlorder, leverantören måste då ha en bevakad e-postlåda. Denna lösning passar vid få produkter samt vid tjänstebeställningar Specifik dialog kring innehåll i prislista För att öka kvaliteten för beställare kommer Eskilstuna kommun att föra en specifik dialog kring innehåll i prislistan. Det kan vara stöd av UNSPSC koder, bildlänkar, miljömärkning, extra text för att beskriva förpackningsstorlekar, jämförelsepriser (kg), nettopris, prislistans giltighet och tillämpning, vilket är viktigt då fakturerat pris ska vara det pris som var gällande vid beställning. Andra viktiga parametrar i prislistan är måttenhet och minsta beställningsantal. 5.2 Leverantörsportal Eskilstuna kommun kan erbjuda alla leverantörer en kostnadsfri tjänst för e-handel. Det innebär att alla leverantörer som inte har egen lösning för e-handel, kan använda kommunens Leverantörsportal Användningsområde Portalen kan användas för att: - Skapa en katalog med avtalade produkter/tjänster och priser via en Excel mall. - Ta emot order. - Bekräfta order. - Fakturera en order. Om leverantören t.ex. redan har en lösning för att skicka en elektronisk faktura i Svefaktura format så kan man fortsätta att göra det, med det tillägget att kommunens ordernummer alltid ska presenteras i fakturan och enligt Svefaktura standard. 5.3 EDI-lösning Affärsscenarior Kommunen stödjer två olika affärsscenarior enligt SFTI: Avrop mot produktkatalog enligt SFTI standard eller avrop vid webbhandel och hämtköp Avrop mot produktkatalog enligt SFTI standard Scenario 6 Avrop mot ramavtal syftar till att ha ett helt elektroniskt flöde för e-handel. Allt informationsutbyte är elektroniskt pris- och artikelinformation, avrop, avropssvar, leveransavisering och faktura. Denna process eftersträvar att nå långt i automatisering för båda parter. Då affärsprocessen reglerar användning på ett strikt sätt kan köparen får stora möjligheter att styra inköpsmönster och avtalsanvändning Användningsområde Denna affärsprocess passar bra då köparen har frekvent handel i större volymer (många avrop med varje enskild leverantör). Artiklar och priser måste kunna utbytas på ett strukturerat sätt. Scenario 6 är vanligt vid inköp av livsmedel, kemisktekniskt material, sjukvård och dentalartiklar, data och tillbehör m.m. Utskrivet: :45 Sida 22 av 24

23 Skiss affärsprocess enligt SFTI Avrop vid webbhandel och hämtköp Det finns några varianter av scenario 6 Avrop mot ramavtal för att stödja webbhandel och hämtköp eller motsvarande lösningar där leverantören inte överför produktkatalog till köparens e-handelssystem. Scenario 6 Avrop mot ramavtal syftar till att ha ett helt elektroniskt flöde för e-handel. Dessa lösningar ger möjlighet till en automatiserad lösning för de avslutande stegen, även om beställningar görs direkt i butik, över telefon eller via leverantörens webbshop. Det finns två varianter som Eskilstuna kommun förordar: - Scenario Avrop mot ramavtal med orderöverenskommelse. - Scenario Avrop mot ramavtal med varukorg Användningsområde Dessa affärsprocesser passar bra då köparen har frekvent handel i större volymer (många avrop med varje enskild leverantör). Artiklar och priser måste utbytas på ett strukturerat sätt. Orderöverenskommelse kan användas både vid webbhandel, vid hämtköp och vid telefonbeställningar eller motsvarande. Det innebär att leverantören skickar ett meddelande till köparens e-handelssystem innehållande en redan genomförd beställning. Varukorg kallas ibland för punch-out. Det kan enbart användas vid webbhandel och innebär att e-handelssystem och webbshop integreras med varandra så att beställaren går från e-handelssystemet till webbshopen med en automatisk inloggning (single sign on, SSO) och där hämtar hem en varukorg innehållande produkter. Åter i e-handelssystemet skapas en beställning som därmed också kan attesteras före den skickas till leverantören. Genom lösningen underlättas också jämförelser mellan liknande produkter Format som stödjs av Eskilstuna kommun Med utgångspunkt från ovanstående beskrivna affärsscenarior kan olika teknik avvändas för Utskrivet: :45 Sida 23 av 24

24 att stödja tänkta flöden. Om vi delar upp de olika meddelandetyperna var för sig så stödjer Eskilstuna kommun nedanstående format Elektroniska kataloger - Pricat baserad på EDIFACT D96A med en rekommendation att stödja någon av de två senaste versionerna - SFTI Svekatalog - Pro XML V6 - Visma Proceedo PRO FF v Punch-out En anslutning av leverantörens webbshop i integration mot Proceedo. - OCI OCI cxml "Egenhanterad katalog Excelbaserad katalog enligt specifik mall som tillhandahålls av Eskilstuna kommun. Denna katalog är särskilt lämplig för leverantörer som kommer att använda kommunens Leverantörsportal, se ovan Order - EDIFACT D96 Orders (SFTI) med en rekommendation att stödja någon av de två senaste versionerna - SFTI Sveorder - cxml - xcbl Orderbekräftelse - EDIFACT D96 Orderrespons (SFTI) med en rekommendation att stödja någon av de två senaste versionerna - xcbl Orderöverenskommelse EDIFACT D96A Orderöverenskommelse (SFTI) finns endast i en version Leveransavisering EDIFACT D96 DESADV (SFTI) Fakturor Nedanstående olika standards kan kombineras oberoende av grundformat. - EDIFACT D96 Invoice med en rekommendation att stödja någon av de två senaste versionerna. Kommunen ser gärna att man använder SFTI Fulltextfaktura. - SFTI Svefaktura. - Sedan finns stöd för ett antal andra format som inte prioriteras av kommunen Kommunikation All kommunikation sker antingen via Visma Proceedo Connect eller när det gäller Svefaktura sker kommunikation via Inexchange. Olika kommunikationer kan kombineras. Utskrivet: :45 Sida 24 av 24