1. Administrativa föreskrifter

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Eskilstuna kommun Upphandling Trä- och metallslöjdsmaterial Anna-Sara Karlsson ASK Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Administrativa föreskrifter 1.1 Allmänt Omfattning Upphandlingen omfattar avtal för träslöjdsmaterial (slöjdvirke och slöjdmaterial) för elever i Eskilstuna kommuns skolor. Kommunen har ca 20 slöjdsalar. Avtalet kan i mindre omfattning komma att nyttjas av andra enheter inom Eskilstuna kommun Kort beskrivning om Eskilstuna kommun Eskilstuna har ett strategiskt läge och en integrerad arbetsmarknad mitt i den expansiva Stockholm-Mälarregionen. Befolkningen ökar och Eskilstunas folkmängd är över invånare. Kommunen har drygt anställda, organiserade i tio förvaltningar och en bolagskoncern. Läs gärna mer på kommunens hemsida: eskilstuna.se Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet i denna upphandling är Eskilstuna kommun, Kommunstyrelsen Avropsberättigade Upphandlingen omfattar verksamheterna inom Eskilstuna kommun Avtalstid Avtalstiden är 2 år med möjlighet att förlänga avtalet i ytterligare år med oförändrade villkor. Beräknat tidigast startdatum för detta avtal är Avropssätt Upphandlingen avser ett ramavtal. Ramavtal kommer att tecknas med en leverantör per del, under förutsättning att så många lämpliga anbud kommer in Volym Uppskattad inköpsvolym totalt per år beräknas till ca SEK. Tecknat avtal innebär inte några garantier från kommunen avseende inköpsvolymer. Dock förbinder sig Utskrivet: :55 Sida 1 av 22

2 kommunen att under avtalstiden inköpa sitt behov av träslöjdsmaterial i enlighet med denna förfrågan Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som Förenklat förfarande enligt lagen om offentlig upphandling (2007:1091), LOU. Anbud antas vanligtvis utan övergång till förhandlat förfarande. Det är således av avgörande betydelse att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas på hela eller del av uppdraget. Med del menas: Del 1: Slöjdvirke Del 2: Slöjdmaterial Anbudsgivaren ska ange om anbud lämnas på hela uppdraget alternativ del 1 eller del 2. Ange om anbud lämnas på hela uppdraget alternativt vilken del. (Fritextsvar) Frågor under anbudstiden Kommunen avser med förfrågningsunderlaget att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. I förfrågningsunderlaget anges de krav som kommunen ställer på anbudsgivaren och på anbudet samt hur kommunen kommer att utvärdera anbuden. Det är därför angeläget att anbudsgivaren kontaktar Eskilstuna kommun om något är oklart. Frågor ställs via frågor- och svarsfunktionen i TendSign. Svar och eventuella kompletteringar kommer att delges via tendsign.com till samtliga kända underlagshämtare. Om underlaget hämtas anonymt är det anbudsgivarens skyldighet att själv hålla sig informerad om eventuella kompletteringar. Eventuella frågor efter sista datum för frågor har löpt ut besvaras ej. Tekniska frågor om systemet ställs till Visma TendSigns support via telefon: eller per e-post: tendsignsupport@visma.com. Observera att TendSigns support har öppet vardagar Sista dag för frågor är Formella krav på anbudet Sista anbudsdag Anbud som inkommer efter sista anbudsdag kommer inte att prövas. Sista anbudsdag är Anbudets lämnande Anbud ska lämnas på det svenska språket elektroniskt i TendSign. Tekniska specifikationer och intyg om certifiering får lämnas på engelska/andra språk. Ofullständiga eller orena anbud kommer inte att prövas. För det fall leverantören bifogar egna villkor är dessa inte giltiga. Bifogade dokument ska vara i Word, Excel eller PDF-format Elektronisk signering Eskilstuna kommun har infört elektronisk signering av avtal i TendSign. Utskrivet: :55 Sida 2 av 22

3 För att signera elektroniskt i TendSign behöver leverantören ha konto hos ChamberSigns signeringstjänst CSign som är integrerad i TendSign. Konton och elektronisk signering med Eskilstuna kommun genom TendSign/CSign är kostnadsfritt för leverantören. Kontot skapas hos ChamberSign Sverige AB med e-legitimation. ChamberSign rekommenderar att den som skapar kontot använder sin personliga e-legitimation som utfärdas av bankerna och Telia. Det är enklast att använda Mobilt BankID som beställs kostnadsfritt hos banken, läs mer om Mobilt BankID vid Registrera kontot vid CSign klicka på knappen Registrera konto eller gå direkt till välj Baskonto och fyll i uppgifterna. Vid kontoregistrering kontrollerar CSign automatiskt firmateckningsrätter med Bolagsverket genom Soliditet. Är den som registrerar kontot firmatecknare är kontot klart att användas direkt. Saknas firmateckningsrätt meddelas detta vid bekräftelsen av kontoregistreringen och kontoinnehavaren ombeds att skicka in en fullmakt till ChamberSign. Fullmaktsmall kan laddas ner vid Fullmakten kan faxas alternativt skickas per post till ChamberSign. Avtal signeras i TendSign efter att leverantören fått en inbjudan per e-post, därefter arkiveras dessa hos TendSign. Support för tjänsten ges av ChamberSign Sverige AB, via e-post support@csign.se och Är ni ett utländskt företag, saknar du en svensk e-legitimation eller saknar du som person firmateckningsrätt, behöver du tidsmässigt planera och ha framförhållning: 1. Skaffa en svensk e-legitimation. 2. Använda en alternativ signeringsmetod, ex köpa en Yubikey från ChamberSign AB 3. Utfärda en fullmakt till en person som redan har någon av metoderna ovan 4. Du som har en giltig e-legitimation men saknar firmateckningsrätt, få en fullmakt utställd från ditt företags firmatecknare och faxa in den till ChamberSign Offentlig handling Anbud och anbudsansökningar som lämnas till kommunen blir i och med tilldelningsbeslutet en allmän handling enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande t.o.m Är anbudet bindande till det datum som framgår av texten? (/ svar) Kravgräns Rättelse, förtydligande och komplettering Kommunen kan tillåta anbudsgivare att rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Endast kommunen kan begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning Avbrytande av upphandling Om inget anbud motsvarar ställda krav, om offererade priser inte ryms inom budgetramen eller om politiska beslut fattas som väsentligen förändrar förutsättningarna för upphandlingen kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen Utskrivet: :55 Sida 3 av 22

4 avbryts kommer samtliga som erhållit förfrågningsunderlaget att underrättas om detta. Ersättning för kostnader i samband med anbudslämnande kommer inte i något fall att betalas ut. 1.3 Krav på anbudsgivaren Anbudsgivarens ekonomiska status Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk kapacitet som möjliggör att denne kan fullfölja sina åtaganden under avtalstiden. Eskilstuna kommun kommer att kontrollera detta och som utgångspunkt kommer Business Check i Sverige AB kreditupplysning att användas. Anbudsgivaren ska ha en rating om minst 5 på den 10-gradiga skalan. Om anbudsgivaren inte endast tillfälligt under de senaste 2 åren har haft en rating under 5, eller om dennes verksamhet är av sådan art att riskklassificering ej kan erhållas, ska denne ändå anses uppfylla dessa krav om en godtagbar förklaring kan lämnas som bevisar att anbudsgivaren innehar en stabil ekonomi. Kommunen kan komma att begära in till exempel en koncerngaranti eller bankgaranti från anbudsgivaren som bevis på leverantörens ekonomiska stabilitet. Uppfyller anbudsgivaren de ekonomiska kraven? (/ svar) Kravgräns Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska, i Sverige eller i hemlandet, uppfylla lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Eskilstuna kommun kommer med hjälp av Skatteverket att ta fram information om anbudsgivare och underleverantör för att se att företagen: är registrerade för moms, är registrerade som arbetsgivare, har arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt eller likvärdigt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten. Med underleverantörer menas sådan leverantör som kommer att utföra hela eller delar av uppdraget till kommunen i leverantörens ställe. Med underleverantör menas inte de företag som levererar varor och tjänster till leverantören. Uppfyller anbudsgivaren kraven gällande registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter? (/ svar) Kravgräns Är företaget registrerat för moms? (/ svar) Är företaget registrerat för arbetsgivaravgifter? (/ svar) Innehar företaget F-skatt, FA-skatt, S-skatt eller SA-skatt? (/ svar) Kravgräns Kommer underleverantörer att anlitas? Om ja, ange företagsnamn, organisationsnummer samt omfattning (/ svar) Utskrivet: :55 Sida 4 av 22

5 1.3.3 Leverantörsuppgifter Anbudsgivaren ska besvara nedanstående frågor gällande sitt företag. Anbudsgivaren behöver kontrollera att de uppgifter som företaget har registrerat i TendSign-systemet, som t.ex. företagsnamn, organisationsnummer och adress, är korrekt, eftersom det är dessa uppgifter som kommunen kommer att använda. Tänk på att eventuella frågor och svar, kompletteringar samt informationsmeddelanden kommer att skickas till den e-postadress som anbudsgivaren har registrerat i TendSign. Är de leverantörsuppgifter (t.ex. företagsnamn, organisationsnummer och adress) som finns registrerade i TendSign-systemet korrekta? (/ svar) Kravgräns Ange Bankgiro/Plusgiro (Fritextsvar) Ange behörig firmatecknare (Fritextsvar) Ange antal anställda (Fritextsvar) Ange kontaktperson för antaget uppdrag med namn, titel, telefon, e-post (Fritextsvar) Bedrivs arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:1 "Systematiskt arbetsmiljöarbete"? Om, ange varför? (/ svar) Finns jämställdhetsplan? Om ange varför? (/ svar) Bedrivs aktivt arbete för att säkerställa att diskriminering inte förekommer hos leverantören? Om ange varför? (/ svar) Teknisk förmåga och kapacitet Med teknisk förmåga och kapacitet menas anbudsgivarens förutsättningar att klara uppdraget. Anbudet ska innehålla en kort allmän presentation av företaget. Beskriv alternativt bifoga en kort allmän presentation av företaget (Fritextsvar) Referenser Anbudsgivaren ska vara verksam inom efterfrågat område och ha erfarenhet av liknande uppdrag. Som bevis ska anbudsgivaren ange 2 referenser, av liknande uppdrag under de 3 senaste åren. Referenterna ska vara svensktalande. Nystartade företag kan istället ange tidigare erfarenheter för ägaren eller anställda hos leverantören. Även pågående, icke avslutade, referensuppdrag accepteras under förutsättning att övervägande del av avtalsperioden för uppdraget är fullgjort. Referens 1. Ange företag, namn och telefonnummer. (Fritextsvar) Referens 2. Ange företag, namn och telefonnummer. (Fritextsvar) Utskrivet: :55 Sida 5 av 22

6 1.3.6 Miljökrav Enligt kommunens riktlinjer ska upphandling främja hållbar utveckling som leder till en god miljö för nuvarande och kommande generationer. Kommunen ska göra miljömässiga hänsynstaganden bland annat genom att; handla med leverantörer som bedriver ett aktivt miljöarbete, ställa miljökrav på varor, tjänster och entreprenader, prioritera miljöanpassade varor, tjänster och entreprenader och på så sätt stimulera en produktion som påverkar miljön så lite som möjligt. Policyn finns att hämta på eskilstuna.se Anbudsgivaren ska arbeta systematiskt med miljö. Anbudsgivaren ska bifoga antingen certifikat från sitt miljöledningssystem eller en beskrivning av anbudsgivarens egna dokumenterade rutiner. I dokumentet ska följande rutiner ingå: - Utbildning av personal i miljöfrågor. - Mål och handlingsplaner för de viktigaste miljöaspekterna. Anbudsgivaren ska ange en namngiven kontaktperson med ansvar för miljöfrågor. Bifoga er miljöcertifiering eller egna dokumenterade rutiner. (Fritextsvar) Ange kontaktperson med ansvar för miljöfrågor (Fritextsvar) Sociala krav Eskilstuna kommun tar i upphandling och inköp hänsyn till sociala och etiska aspekter bland annat genom att ställa krav på arbetsförhållanden och mänskliga rättigheter. Se bifogad bilaga Uppförandekod för leverantörer Kvalitetsarbete Anbudsgivaren ska arbeta med kvalitetsfrågor. Anbudsgivaren ska bifoga sin kvalitetspolicy alternativt en beskrivning av anbudsgivarens egna dokumenterade rutiner. Anbudsgivaren ska ange en kontaktperson med ansvar för kvalitetsfrågor. Bifoga er kvalitetspolicy eller egna dokumenterade rutiner. (Fritextsvar) Ange kontaktperson med ansvar för kvalitetsfrågor. (Fritextsvar) Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran Det elektroniska anbudet bestyrks genom att behörig företrädare för anbudsgivaren fyller i och undertecknar Bilaga Undertecknande och sanningsförsäkran och bifogar den tillsammans med anbudet som en pdf-fil. I det fall anbudet undertecknas av person som är behörig att företräda anbudsgivaren utan att vara behörig firmatecknare kan dokument för styrkande av rätten att underteckna anbudet komma att inhämtas i efterhand. Bifoga bilaga Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran ifylld (Bifogat dokument) 1.4 Utvärdering Anbudsprövning Steg 1, Uteslutning kontroll av att anbudsgivaren uppfyller de formella krav som lagstiftningen ställer på bolagsregistrering, betalning av skatter och avgifter m.m. och att det inte finns några omständigheter som ska eller får medföra uteslutning. Steg 2, Kvalificering kontroll av anbudsgivarens lämplighet i form av kompetens, resurser Utskrivet: :55 Sida 6 av 22

7 och förmåga att leverera erbjudna produkter samt att alla uppgifter och dokument som efterfrågats har lämnats. De anbudsgivare som uppfyller kraven i uteslutningsfasen och kvalificeringsfasen kommer att vara med i den fortsatta bedömningen. Steg 3, Anbudsutvärdering anbud som uppfyller samtliga ställda krav enligt steg 1 och 2 utvärderas i enlighet med nedan angivna utvärderingskriterier. Kommunen kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som har lägst pris Anbudsutvärdering Anbuden utvärderas utifrån lägst pris. Minst 95% av angivna produkter i nettoprislistan ska offereras och uppfylla ställda krav. De produkter, utöver de 95%, som inte offereras eller inte uppfyller ställda krav kommer vid prisutvärderingen att får ett belastningspris vilket anges i kolumn "Belastningspris" i Prisbilagan. Offererade nettopriser (alt. belastningspris) multipliceras med angiven "Uppskattad årsvolym". Utvärdering av rabattsatser kommer att ske på en varukorg med de produkter som finns angivna i Prisbilaga flik Rabattlista. Om någon av produkterna inte finns hos anbudsgivaren eller inte uppfyller ställda krav kommer den vid prisutvärderingen få ett belastningspris vilket anges i kolum "Belastningspris per enhet". Bruttopriset (alt. belastningspriset) minus angiven rabattsats multipliceras med angiven "Fiktiv kvantitet". Summan från utvärderingen av offererade nettopriser adderas med summan från utvärdering av rabattsatser. Summan av detta blir leverantörens offererade totalpris/utvärderingspris Tilldelningsbeslut Efter anbudsprövningen kommer kommunen att fatta ett tilldelningsbeslut som visar hur utvärderingen har gått till samt vilken anbudsgivare som har lämnat lägst pris. Tilldelningsbeslutet utgör inte en accept, utan Eskilstuna kommun blir bunden av vinnande anbud först i och med att avtal har undertecknats. Avtal mellan leverantör och kommun tecknas under förutsättning att eventuell ansökan om överprövning avslagits av förvaltningsdomstol. Avtalsspärr om 10 dagar gäller. Utskrivet: :55 Sida 7 av 22

8 2. Kravspecifikation 2.1 Krav på produkterna Sortiment Anbudsgivaren ska tillhandahålla ett brett sortiment som täcker behovet av träslöjdsmaterial för elever i år 2-9 enligt denna förfrågan. Offererade produkter ska ingå i anbudsgivarens standardsortiment vilket innebär att produkterna ska finnas i leverantörens produktkatalog/webbkatalog Kvalitet Slöjdvirke Allt virke ska vara väl torkat och ha en kvalitet som är lämplig för slöjdvirke. Fuktkvoten på virket får ej överstiga 10% Anbudsprover Kommunen kan komma att begära in varuprover, i begränsad omfattning, på offererade produkter för att kontrollera att dessa minst motsvarar efterfrågad kvalitet. Varuproverna ska tillhandahållas utan kostnad. Kommunen meddelar när och vilka produkter som ska skickas. Samtliga produkter ska märkas med positionsnummer (enligt prisbilagan) samt leverantörens artikelnummer. Anbudsproverna kommer inte att skickas tillbaka efter utvärderingen Produktinformation Leverantören ska i anbudet lämna en tydlig beskrivning av samtliga offererade produkter (genom exempelvis produktkatalog/webbkatalog) d.v.s. mått, vikt, förpackningsstorlek etc. som kan ha betydelse vid kontroll av produkterna Tillgänglighet Anbudsgivaren ska finnas tillgänglig på telefon vardagar 08:00-12:00 samt 13:00-16: Beställning Beställning sker direkt från respektive skola/enhet. Beställning sker främst två gånger per år, i samband med terminsslut eller terminsstart. Mindre beställningar sker löpande under året Miljökrav produkt Produkter som offereras får inte innehålla ämnen som kan vara cancerogena, mutagena eller reproduktionsstörande. Anbudsgivaren ska leverera virke och trävaror från ansvarsfullt och miljövänligt skogsbruk i enlighet med EU:s timmerförordning Leveransvillkor Slöjdvirke Leverans ska ske fritt till beställande enhet vid ordervärde över 800 SEK exkl moms, restleverans levereras fritt oavsett ordervärde. Virket ska levereras så nära beställande enhets slöjdsal som möjligt. Leveransen ska Leverans ska ske inom 10 arbetsdagar eller enligt överenskommelse. Ange fraktkostnad vid ordervärde under 800 SEK. Ange om anbudsgivaren erbjuder kommunen att få leveransen inburen i beställande enhets slöjdsals virkesförråd och till vilken kostnad. Ange fraktkostnad vid ordervärde under 800 SEK (Fritextsvar) Erbjuds kommunen att få leveransen inburen i slöjdsalens virkesförråd? Om ja, ange kostnad för detta. (Fritextsvar) Leveransvillkor Slöjdmaterial Utskrivet: :55 Sida 8 av 22

9 Kommunen har infört en samordnad varudistribution, vilket innebär att leveranser sker till en omlastningscentral istället för till varje beställande enhet. Leverans ska ske fritt till kommunens omlastningscentral (OLC) vid ordervärde över 300 SEK exkl moms, restleverans levereras fritt oavsett ordervärde. Leverans ska ske inom 5 arbetsdagar eller enligt överenskommelse. Övriga leveransvillkor enligt Bilaga Omlastningscentral (OLC). Ange fraktkostnad vid ordervärde under 300 SEK. Fraktsedel ska innehålla information om beställarens ordernummer eller, om sådant inte finns beställarens referens, enhetens adress och GLN-kod, samt antal kolli, vikt och volym per enhet. Kommunen förbehåller sig alltid rätten att istället välja att leverans ska ske fritt till varje beställande enhet. Ange påslag i % om kommunen väljer att leverantören ska leverera fritt till respektive enhet. Ange fraktkostnad vid ordervärde under 300 SEK. (Fritextsvar) Ange påslag i % för leverans direkt till respektive enhet. (Fritextsvar) Reklamationer Anbudsgivaren ska beskriva sina rutiner för reklamationer. Beskriv rutiner för reklamation. (Fritextsvar) Returvillkor Vid retur av felaktig produkt eller felleverans, orsakad av leverantören, svarar leverantören för samtliga kostnader Garantvillkor Vid fel på produkten som beror på bristfälligheter i material eller att produkten inte uppfyller avtalade egenskaper, ska avhjälpas utan kostnad för kommunen. Ange garantivillkor för offererade produkter. Ange garantivillkor för offererade produkter. (Fritextsvar) Ersättningsprodukt Eventuell ersättningsprodukt får inte ges ett högre pris eller ha lägre kvalitet än den i anbudet offererade produkten. Om levererade produkter inte motsvarar den avtalade har kommunen rätt att returnera leveransen på leverantörens bekostnad samt rätt att anskaffa dessa från en annan leverantör Sortimentsförändringar Kommunen ska i samråd med antagen leverantör under avtalsperioden kunna revidera standardsortimentet och anpassa detta till beställarens faktiska behov. Utbytta produkter ska prissättas enligt samma principer som tillämpades vid anbudslämnandet Katalog i PDF/excel Leverantören ska efter avtalstecknande tillhandahålla en katalog i PDF-format alt. excel med upphandlat nettosortiment. Katalogen ska innehålla bilder och beskrivning av produkterna med angivna priser. Katalogen ska även innehålla angivna rabattsatser på produkter utöver upphandlat nettosortiment. 2.2 Pris Pris ska lämnas i SEK exklusive mervärdesskatt. Tillkommande kostnader accepteras ej. Utskrivet: :55 Sida 9 av 22

10 Uppfylls kraven under rubriken Pris? (/ svar) Kravgräns Rabatter För produkter utöver angivet standardsortiment (nettoprislistan) ska en lägsta rabattsats per produktområde offereras vilka ska anges på Prisbilagan, flik Rabattlista. Offererade rabattsatser ska vara fasta samt gälla på hela produktområdet under avtalsperioden. S.k. differentierade rabatter eller andra villkor accepteras ej. Rabattsatsen ska utgå från leverantörens produktkatalog/bruttoprislista enligt punkten Bruttoprislista nedan Bruttoprislista Produktkatalog med angivna priser, alternativt bruttoprislista gällande , som gäller vid köp av övriga produkter utöver nettoprissatta produkter ska bifogas. I anbudet ska anges till vilken marknad bruttoprislistan gäller för, ex. geografiskt område eller annan relevant avgränsning. Bruttoprislista där Eskilstuna kommun utgör mer än 50 % av leverantörens potentiella försäljning godtas ej. Om bruttoprislista/katalog inte kan bifogas digitalt kan den skickas till: Eskilstuna kommun, Konsult och uppdrag, Upphandling, Anna-Sara Karlsson, Eskilstuna. Utskrivet: :55 Sida 10 av 22

11 3. Avtalsvillkor 3.1 Allmänt Definitioner Mellan Eskilstuna kommun, med organisationsnummer (härefter Kommunen ) och Leverantör med organisationsnummer xxxxxx-xxxx (härefter Leverantören ) och gemensamt benämnda Parterna har följande upphandlingskontrakt härefter Avtalet träffats Omfattning Avtalet omfattar avtal för träslöjdsmaterial (slöjdvirke och slöjdmaterial) för elever i Eskilstuna kommuns skolor. Avtalet kan i mindre omfattning komma att nyttjas av andra enheter inom Eskilstuna kommun Volym Tecknat Avtal innebär inte några garantier från Kommunen avseende inköpsvolymer. Dock förbinder sig Kommunen att under avtalstiden inköpa sitt behov av träslöjdsmaterial i enlighet med detta avtal Avropsberättigade Avtalet omfattar verksamheterna inom Eskilstuna kommun Avtalstid Avtalstiden är två år, med beräknad avtalsstart , med möjlighet att förlänga Avtalet i ytterligare år med oförändrade villkor. En uppsägning ska ha aviserats motparten senast 3 månader innan Avtalets utgång, i annat fall förlängs Avtalet automatiskt på oförändrade villkor, dock som längst till och med En uppsägning ska göras skriftligen och undertecknas av båda Parter. Avtalet upphör alltid automatiskt att gälla efter avtalsperiodens slut Kontaktpersoner Kompletteras med i anbudet angivna uppgifter Underleverantör Leverantören får inte anlita underleverantör utan Kommunens medgivande såvida det inte är fråga om arbetsuppgifter av rutinmässig art eller av mindre betydelse. Leverantören svarar för underleverantörens arbete som för eget arbete. Detsamma gäller det arbete som utförts av andra personer som Leverantören anlitat Avtalshandlingar För Avtalet gäller nedanstående handlingar. Om det i kontraktshandlingarna förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, inbördes i följande ordning: - Skriftliga ändringar och tillägg till Avtalet - Avtalet med bilagor och kompletteringar - Förfrågningsunderlag inklusive frågor och svar med dnr: ASK Utskrivet: :55 Sida 11 av 22

12 - Leverantörens anbud inklusive bilagor Observera att beställning och/eller bekräftelse inte får innehålla uppgifter/överenskommelser i strid med dessa avtalshandlingar. 3.2 Utförande Ansvar Leverantören svarar för att uppdraget genomförs fackmannamässigt och i enlighet med god sed. Leverantören har att tillse och ansvara för att dennes personal har erforderlig kompetens och att kapacitet löpande finns att tillgå hos Leverantören under hela avtalsperioden Sortimentsförändringar Kommunen ska i samråd med antagen leverantör under avtalsperioden kunna revidera sortimentet och anpassa detta till Kommunens faktiska behov. Utbytta produkter ska prissättas enligt samma principer som tillämpades vid ursprungsanbudet. 3.3 Beställning och leverans Beställning Beställning sker via Kommunens elektroniska beställningssystem. Ordererkännande ska ske elektroniskt, kan ske via e-post Elektronisk handel Leverantören förbinder sig att inom 3 månader efter att Avtalet har ingåtts, infört e-handel gentemot Kommunen enligt något av alternativen i Bilaga Elektronisk handel. Leverantören kommer att få en enkät, som ska besvaras inom 30 dagar. I enkäten ska Leverantören ange hur e-handel kan genomföras. Leverantören blir sedan kontaktad av Kommunen för ytterligare dialog kring hur anslutningen till e-handelsprocessen kommer att gå till. Därefter kommer anslutningen att genomföras. Ange kontaktperson med telefonnummer och e-postadress för frågor gällande införande av elektronisk handel (Fritextsvar) Har anbudsgivaren angett kontaktperson med telefonnummer och e-postadress för frågor gällande införande av elektronisk handel? (/ svar) Kravgräns Övriga krav elektronisk handel Leverantören ska ansvara för att: - Ny prislista med förändringar kommer till Kommunen för godkännande i rimlig tid (ca 30 dagar) före den ska börja gälla. Den gamla prislistan ska vara gällande tills Kommunen har godkänt den nya prislistan. - Det förutom pris och artikelnummer finns en bild/länk till varje produkt. - Prislistan endast omfattar överenskommet sortiment. Prislista över hela sortimentet kommer att avvisas. - Det tydligt framgår förpackningsstorlek. - Restnoterade produkter rutinmässigt skickas när de finns i lager igen, utan att Kommunen behöver lägga en ny order. Utskrivet: :55 Sida 12 av 22

13 - Leveransdagar/leveranstid framgår - Sökord finns - Följande miljö- och rättvisemärkningar (så kallad z-kod) framgår där det är relevant: Bra miljöval/falken (Z01) Svanen (Z02) FSC (Z51) Fair Trade (Z15) Kommunen förbehåller sig rätten att fritt lägga till eller ta bort en z-kod från ovanstående lista. Kommunen åtar sig att meddela Leverantören om en sådan förändring minst 30 dagar innan förändringen träder i kraft Felaktig leverans Vid felaktiga leveranser, orsakade av Leverantören, svarar Leverantören för samtliga kostnader Följesedel Följesedel med uppgift om beställande enhet samt information om levererade produkter (artikelnr, antal etc.) ska medfölja varje leverans. 3.4 Pris och fakturering Pris Priser och rabatter enligt bilaga. Vid leverans direkt till beställande enhet istället för till Omlastningscentralen (OLC) tillkommer ett påslag på priset med x % Rabatter Offererad rabattsats ska vara fast samt gälla på hela produktområdet under avtalsperioden. S.k. differentierade rabatter eller andra villkor accepteras ej. Rabattsatsen ska utgå från Leverantörens produktkatalog/bruttoprislista Prisjustering Efter första avtalsåret äger Parterna rätt att begära prisjustering.vid begäran om prisändring ska gällande pris användas som underlag och ändringen ska vara väl motiverad från tidigare led. Överenskommen prisändring ska gälla minst 12 månader. Prisjusteringar får endast ske vid prisförändringar på minst + eller - 3%. De nya priserna ska träda i kraft 30 dagar efter det att överenskommelse om nya priser träffats. Om Parterna inte kan komma överens om prisjusteringen äger part rätt att säga upp Avtalet med tre månaders varsel. Under uppsägningstiden ska närmast föregående priser gälla. Retroaktiva prishöjningar godkänns ej Prisjustering bruttoprislista När förändringar av priser sker i bruttoprislistan ska den nya prislistan skickas till Kommunen. Prisförändringar får dock ske max 2 gånger/år Mervärdesskatt Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande skattelagstiftning Betalningsvillkor Betalning sker efter fullföljt uppdrag och leverans och efter specificerad och godkänd faktura. En faktura som saknar obligatoriska uppgifter anses inte vara specificerad och kommer inte att betalas förrän den är fullständig. Betalningsvillkor är 30 dagar netto efter mottagen Utskrivet: :55 Sida 13 av 22

14 faktura. Faktureringsavgift eller andra avgifter får ej uttagas. Fakturering får inte överlåtas på tredje part utan skriftligt godkännande av Kommunen. Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen. Dröjsmålsränta betalas inte för ofullständiga eller felaktigt adresserade fakturor. Fakturor ställda till Kommunen ska innehålla korrekt fakturareferens (2 siffror och 6 bokstäver i rak följd utan mellanslag, punkt eller andra tecken) alternativt GLN-kod. Utbetalningar från Kommunen görs endast till plusgiro eller bankgiro (ej bankkonto). Kommunen har rätt att avvisa felaktiga fakturor samt pappersfakturor Elektronisk fakturahantering Leverantören ska skicka elektroniska fakturor till Kommunen. En elektronisk faktura ställs till Kommunen via Leverantörsportalen eller som en Svefaktura via Inexchange. På fakturan ska i första hand alltid ordernummer anges, vid orderlös faktura ska fakturareferens anges. Samlingsfakturor accepteras ej. 3.5 Vite Leverantören ska leverera avtalade tjänster/produkter enligt Avtalet. Brist eller försening föreligger om de nivåer som definieras i Avtalet inte uppnås. Föreligger brist eller försening i leverans eller avtalad kvalitet ska Leverantören omedelbart avhjälpa detta. Kommunen har också rätt till vite för den tid som felet eller förseningen varat. Föreligger varaktig och väsentlig brist har Kommunen rätt att säga upp Avtalet enligt förtida upphörande. Har Leverantören orsakat felet genom vårdslöshet eller försummelse är Leverantören också skadeståndsskyldig för de skador som uppkommer på grund av bristen Vite elektronisk handel För de fall Leverantören inte har infört elektronisk handel i enlighet med punkt eller och de inte beror på Kommunen eller någon på dennes sida, har Kommunen rätt till vite på SEK per vecka Vite elektronisk fakturahantering För de fall Leverantören inte skickar elektroniska fakturor i enlighet med punkt har Kommunen rätt till vite på 30 % av beloppet på varje felaktig faktura. 3.6 Övriga avtalsvillkor Viljeinriktning Parterna är medvetna om att Avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna ska sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan Parterna Försäkring Leverantören ska under hela avtalstiden teckna och vidmakthålla för uppdraget lämplig ansvarsförsäkring. Kopia av försäkringsbeviset kan komma att begäras in Statistik Leverantören ska kostnadsfritt lämna statistik över Kommunens gjorda inköp per år. Statistiken ska lämnas digitalt i format Excel eller annat format som är läsbart i Excel. Av statistiken ska framgå: Utskrivet: :55 Sida 14 av 22

15 - Köpt antal per produkt och kundnummer - Köpt antal per produkt inkluderande alla kundnummer - Total köpesumma per kundnummer - Total köpesumma inkluderande alla kundnummer Begränsning av marknadsföringsrätt Hänvisning till uppdraget eller i övrigt till Kommunen i reklam eller marknadsföring får ej göras av Leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Kommunens skriftliga godkännande. Denna begränsning gäller även efter uppdragets upphörande Miljö Leverantören garanterar att i anbudet lämnade uppgifter avseende miljö efterföljs Befrielsegrund Leverantören är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll, som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med när Avtalet slöts och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. För att Leverantören ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Leverantören ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. Leverantören är emellertid alltid skyldig att vita skäliga åtgärder för att minimera Kommunens skada. Leverantören är ersättningsskyldig för sådana skador som denne inte förhindrat eller begränsat, men som denne genom rimliga och skäliga åtgärder kunnat begränsa eller förhindra Förtida upphörande Kommunen har rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet, det vill säga förtida upphörande, vid följande situationer: - Leverantören väsentligen brister i någon förpliktelse enligt Avtalet och inte inom 30 dagar efter skriftlig anmodan inte vidtagit rättelse. - Leverantören utför sina åtaganden så bristfälligt att maximalt vite utfaller tre månader i följd alternativt fem gånger under en 12 månadersperiod. - Leverantören åsidosätter sina åtaganden enligt Sekretess. - Leverantören åsidosätter sina åtaganden enligt Antidiskriminering. - Leverantören åsidosätter sina åtaganden enligt Kollektivavtal. - Det framkommer att Leverantören har lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa har varit av icke-väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Avtalet. - Leverantören inte längre uppfyller de i upphandlingen ställda ska-kraven. - Leverantören inte fullgör sina skyldigheter avseende svenska skatter och sociala avgifter, trots påpekande från Kommunen. - Någon omständighet föreligger som skulle kunna utesluta Leverantören från upphandling enligt 10 kap 1-2 LOU. Vid förtida upphörande av Avtalet väljer Kommunen fritt om hela Avtalet eller delar därav sägs upp Sekretess Leverantören förbinder sig enligt Avtalet att iaktta sekretess och tystnadsplikt enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), lag om skydd för företagshemligheter (1990:409) och Brottsbalken (1962:700). Utskrivet: :55 Sida 15 av 22

16 3.6.9 Antidiskrimineringsklausul Leverantören ska vid utförande av den avtalade tjänsten följa vid varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Leverantören eller underleverantör som denna anlitar, får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Brister leverantören i fullgörandet av detta åtagande äger Kommunen rätt att häva Avtalet Kollektivavtal Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal åsidosätts. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som Leverantören anlitar för att fullgöra Avtalet. Brister Leverantören i fullgörandet av detta åtagande äger Kommunen rätt att häva Avtalet Skadestånd Om Avtalet upphör på grund av avtalsbrott utgår ersättning jämlikt det positiva kontraktsintresset till den skadelidande. Reklamation och meddelande om hävning ska ske skriftligen till ovan angiven adress Överlåtelse av avtal Leverantören äger inte rätt att överlåta Avtalet på tredje man utan skriftligt godkännande från Kommunen Ändringar och tillägg till avtal Ändringar eller tillägg till Avtalet ska för att vara gällande göras skriftligen och behörigen undertecknas av Parterna Tvist Om tvist uppstår inom ramen för Avtalet ska den i första hand lösas av Parterna. I andra hand ska tvist hänskjutas till svensk allmän domstol på Kommunens hemort och avgöras enligt svensk rätt. 3.7 Godkännande av avtalsvillkoren Anbudsgivaren ska ange om avtalsvillkoren godkänns. Godkänner anbudsgivaren avtalsvillkoren? (/ svar) Kravgräns Utskrivet: :55 Sida 16 av 22

17 4. Bilaga Elektronisk handel 4.1 Bakgrund Eskilstuna kommun stödjer e-handel mot alla typer av leverantörer, vilket innebär att Eskilstuna kommun ställer krav på e-handel i alla upphandlingar och avtal som tecknas. Kommunen kan erbjuda leverantörerna olika tekniska lösningar för att etablera e-handel, antingen via kommunens Leverantörsportal eller genom egen EDI lösning enligt SFTI standard. I vissa fall kan beställning ske via mejlorder, leverantören måste då ha en bevakad e-postlåda. Denna lösning passar vid få produkter samt vid tjänstebeställningar Specifik dialog kring innehåll i prislista För att öka kvaliteten för beställare kommer Eskilstuna kommun att föra en specifik dialog kring innehåll i prislistan. Det kan vara stöd av UNSPSC koder, bildlänkar, miljömärkning, extra text för att beskriva förpackningsstorlekar, jämförelsepriser (kg), nettopris, prislistans giltighet och tillämpning, vilket är viktigt då fakturerat pris ska vara det pris som var gällande vid beställning. Andra viktiga parametrar i prislistan är måttenhet och minsta beställningsantal. 4.2 Leverantörsportal Eskilstuna kommun kan erbjuda alla leverantörer en kostnadsfri tjänst för e-handel. Det innebär att alla leverantörer som inte har egen lösning för e-handel, kan använda kommunens Leverantörsportal Användningsområde Portalen kan användas för att: - Skapa en katalog med avtalade produkter/tjänster och priser via en Excel mall. - Ta emot order. - Bekräfta order. - Fakturera en order. Om leverantören t.ex. redan har en lösning för att skicka en elektronisk faktura i Svefaktura format så kan man fortsätta att göra det, med det tillägget att kommunens ordernummer alltid ska presenteras i fakturan och enligt Svefaktura standard. 4.3 EDI-lösning Affärsscenarior Kommunen stödjer två olika affärsscenarior enligt SFTI: Avrop mot produktkatalog enligt SFTI standard eller avrop vid webbhandel och hämtköp Avrop mot produktkatalog enligt SFTI standard Scenario 6 Avrop mot ramavtal syftar till att ha ett helt elektroniskt flöde för e-handel. Allt informationsutbyte är elektroniskt pris- och artikelinformation, avrop, avropssvar, leveransavisering och faktura. Denna process eftersträvar att nå långt i automatisering för båda parter. Då affärsprocessen reglerar användning på ett strikt sätt kan köparen får stora möjligheter att styra inköpsmönster och avtalsanvändning Användningsområde Denna affärsprocess passar bra då köparen har frekvent handel i större volymer (många avrop med varje enskild leverantör). Artiklar och priser måste kunna utbytas på ett strukturerat sätt. Scenario 6 är vanligt vid inköp av livsmedel, kemisktekniskt material, sjukvård och dentalartiklar, data och tillbehör m.m. Utskrivet: :55 Sida 17 av 22

18 Skiss affärsprocess enligt SFTI Avrop vid webbhandel och hämtköp Det finns några varianter av scenario 6 Avrop mot ramavtal för att stödja webbhandel och hämtköp eller motsvarande lösningar där leverantören inte överför produktkatalog till köparens e-handelssystem. Scenario 6 Avrop mot ramavtal syftar till att ha ett helt elektroniskt flöde för e-handel. Dessa lösningar ger möjlighet till en automatiserad lösning för de avslutande stegen, även om beställningar görs direkt i butik, över telefon eller via leverantörens webbshop. Det finns två varianter som Eskilstuna kommun förordar: - Scenario Avrop mot ramavtal med orderöverenskommelse. - Scenario Avrop mot ramavtal med varukorg Användningsområde Dessa affärsprocesser passar bra då köparen har frekvent handel i större volymer (många avrop med varje enskild leverantör). Artiklar och priser måste utbytas på ett strukturerat sätt. Orderöverenskommelse kan användas både vid webbhandel, vid hämtköp och vid telefonbeställningar eller motsvarande. Det innebär att leverantören skickar ett meddelande till köparens e-handelssystem innehållande en redan genomförd beställning. Varukorg kallas ibland för punch-out. Det kan enbart användas vid webbhandel och innebär att e-handelssystem och webbshop integreras med varandra så att beställaren går från e-handelssystemet till webbshopen med en automatisk inloggning (single sign on, SSO) och där hämtar hem en varukorg innehållande produkter. Åter i e-handelssystemet skapas en beställning som därmed också kan attesteras före den skickas till leverantören. Genom lösningen underlättas också jämförelser mellan liknande produkter Format som stödjs av Eskilstuna kommun Med utgångspunkt från ovanstående beskrivna affärsscenarior kan olika teknik avvändas för Utskrivet: :55 Sida 18 av 22

19 att stödja tänkta flöden. Om vi delar upp de olika meddelandetyperna var för sig så stödjer Eskilstuna kommun nedanstående format Elektroniska kataloger - Pricat baserad på EDIFACT D96A med en rekommendation att stödja någon av de två senaste versionerna - SFTI Svekatalog - Pro XML V6 - Visma Proceedo PRO FF v Punch-out En anslutning av leverantörens webbshop i integration mot Proceedo. - OCI OCI cxml "Egenhanterad katalog Excelbaserad katalog enligt specifik mall som tillhandahålls av Eskilstuna kommun. Denna katalog är särskilt lämplig för leverantörer som kommer att använda kommunens Leverantörsportal, se ovan Order - EDIFACT D96 Orders (SFTI) med en rekommendation att stödja någon av de två senaste versionerna - SFTI Sveorder - cxml - xcbl Orderbekräftelse - EDIFACT D96 Orderrespons (SFTI) med en rekommendation att stödja någon av de två senaste versionerna - xcbl Orderöverenskommelse EDIFACT D96A Orderöverenskommelse (SFTI) finns endast i en version Leveransavisering EDIFACT D96 DESADV (SFTI) Fakturor Nedanstående olika standards kan kombineras oberoende av grundformat. - EDIFACT D96 Invoice med en rekommendation att stödja någon av de två senaste versionerna. Kommunen ser gärna att man använder SFTI Fulltextfaktura. - SFTI Svefaktura. - Sedan finns stöd för ett antal andra format som inte prioriteras av kommunen Kommunikation All kommunikation sker antingen via Visma Proceedo Connect eller när det gäller Svefaktura sker kommunikation via Inexchange. Olika kommunikationer kan kombineras. Utskrivet: :55 Sida 19 av 22

20 5. Bilaga Omlastningscentral (OLC) 5.1 Leveranstid Leverans till OLC ska ske torsdag eller fredag kl. 06:00-12:00 eller annan dag enligt överenskommelse. I samband med helgdagar kan avvikelse från dessa tider förekomma, varvid överenskommelse om när leverans ska ske träffas vid varje tillfälle. Om leverantören misstänker att leverans kommer att ske med en avvikelse mot normala leveranstidpunkten med mer än 30 minuter, ska OLC aviseras via telefon omgående. Härvid står leverantören för eventuella merkostnader. Kommunen kan komma att med en månads varsel justera leveranstidpunkt. 5.2 Lastbärare Lastbärare ska i första hand vara europapall.maximal höjd vid leverans på europapall eller engångspall är 1250 mm inklusive pallen. Maxvikten är 500 kg per pall. Returemballage ska återtas av leverantören vid nästkommande lämpliga tillfälle. 5.3 Märkning Varorna ska levereras särpaketerade och tydligt uppmärkta per slutkund. 5.4 Kontroll Mottagaren ska ges tillräckligt med tid vid leverans för att kontrollera godset innan fraktsedel signeras. 5.5 Leveransavisering Leveransavisering via EDI ska implementeras under avtalsperioden. Utskrivet: :55 Sida 20 av 22

21 6. Bilaga Uppförandekod 6.1 Uppförandekod för leverantörer Leverantörer till kommunen ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter (såväl varor som tjänster) som levereras till Eskilstuna kommun ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: ILO:s konventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182. FN:s barnkonvention, artikel 32. Arbetarskydd och arbetsmiljölagar som gäller i det tillverkande landet. Arbetsrätt, inklusive lag om minimilön, och socialförsäkringsskydd som gäller i det tillverkande landet Mänskliga rättigheter Leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt europeisk och internationell konventionsrätt Principer och anställdas rättigheter Lag i de länder där leverantören är verksam/produkten tillverkas ska efterlevas och utgör alltid miniminivå för de anställdas villkor. Ställer nationell lag högre krav än ILO:s konventioner, eller FN:s förklaring om mänskliga rättigheter, ska alltid de högre kraven ha företräde. Barnarbete, enligt ILO 138 och 182, får inte förekomma. Företaget har ansvar för att utveckla socialt och ekonomiskt hållbara alternativ till barnarbete i de fall det förekommer. Ingen form av tvångs- eller straffarbete kommer att accepteras, ILO 29 och 105. Diskriminering på grundval av etnisk tillhörighet, kön, religion, socialt ursprung, handikapp, politiska åsikter eller sexuell orientering får inte förekomma, ILO 100 och 111. Lön ska betalas direkt till den anställde på överenskommen tid och till fullo. Den nationellt lagstadgade minimilönen är lägsta accepterade lönenivå. Om lagstadgad miniminivå saknas ska skälig levnadslön utbetalas. Veckoarbetstiden får inte överstiga den lagliga gränsen och övertid ska vara betald. I länder där föreningsrätten är begränsad ska leverantören medverka till att an-ställda får möta företagsledningen för att diskutera lönevillkor och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser, ILO 87 och Miljö Leverantören ska sträva efter att minska sin resursförbrukning. Leverantören ska också arbeta för att minska sina utsläpp av föroreningar till mark, luft och vatten Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen Anställda ska informeras om risker som arbetsmoment medför och om övriga risker på arbetsplatsen. Leverantören ska tillhandahålla lämplig skyddsutrustning och se till att de anställda använder den korrekt. Kemikalier som används ska bytas ut mot mindre skadliga när så är möjligt Inspektioner Eskilstuna kommun har rätt att inspektera, själv eller genom ombud, att leverantören lever upp till ställda krav. Utskrivet: :55 Sida 21 av 22

22 6.1.6 Garanti Genom att behörig företrädare för Leverantören undertecknar inlämnat anbud intygas att leveran-tören är införstådd med och följer de krav som uppförandekoden anger. Samma krav ska gälla för anlitade underleverantörer. Utskrivet: :55 Sida 22 av 22