Sonera Bill. Bruksanvisning

Transkript

1 Sonera Bill Bruksanvisning 1/9 Sonera Bill Bruksanvisning 06/2011

2 Sonera Bill är en mobilapplikation för iphone- och ipad-telefoner. Den synkroniseras automatiskt med Sonera Fakturera-tjänsten vid uppkoppling till Tjänsten kan också användas i offline-läge. Applikationen kräver internetanslutning endast vid synkronisering. Du kan synkronisera applikationen varje gång du är inne på någon annan sida än första sidan genom att trycka på synkroniseringssymbolen nere i vänstra hörnet. I Sonera Bill-mobilapplikationen har användarna tillgång till precis samma uppgifter som i den webbaserade tjänsten Sonera Fakturera. Kund- och produktregister samt alla fakturor och Min information är desamma för båda gränssnitten. Informationen kan uppdateras och fakturor sändas från båda dessa. Som en extra funktion erbjuder Sonera Bill funktionen Tid för registrering eller inspelning av tidsåtgång som sedan enkelt går att överföra till fakturorna som fakturerbar information. Logg in i tjänsten Logga in i tjänsten med applikationen genom att ge Sonera Fakturera-tjänstens användarnamn och lösenord. Min information Mitt företag Här kan du ange och redigera ditt företags basinformation. Adressinformation Namn: Företagets namn Ytterligare namn: Om du vill kan du här ange en precisering om företaget som kommer att stå efter ditt företags namn, t.ex. avdelning. Adressinformation: Ge ditt företags officiella kontaktinformation som står på fakturan. Kontaktinformation Telefonnummer och faxnummer: Ge ditt företags officiella kontaktinformation som står på fakturan. E-postadress: Denna står också i företagsinformationen på fakturan och som avsändare på e-postfakturor. Webbadress: Ange ditt företags eventuella webbadress som också kommer att stå på fakturan. ID-uppgifter FO-nummer: E-faktura-ID: Ge eventuellt FO-nummer Skriv in eventuell EDI- eller e-fakturakod. Bankkonton Här ser du de bankkonton som du använder i tjänsten. Du kan välja vilket som helst av de konton som används i tjänsten. Som standardkonto används det första kontonumret i listan. Du kan lägga till ett nytt kontonummer genom att trycka på + och skriva in IBANkontonumret och bankens BIC-kod. Det går att redigera och ta bort redan sparade kontonummer. 2/9 Sonera Bill Bruksanvisning 06/2011

3 Ta bort kontonummer Tryck på Ändra när du har framme listan över kontonummer. Framför kontonumren syns nu röda symboler, och när du trycker på en sådan får du fram knappen Radera. Tryck på den för att ta bort ett kontonummer från listan. Du kan ta bort ett aktiverat kontonummer med tillhörande information genom att trycka på symbolen för papperskorg och välja Radera. Mina inställningar Här kan du ange namnet på den person som använder användarkontot genom att trycka på Ändra. Här syns det användarnamn som är i bruk. Du kan byta lösenord genom att trycka på Ändra och först skriva ditt nuvarande lösenord i fältet Nuvarande lösenord och därefter skriva det nya lösenordet i båda fälten "Nytt lösenord" och trycka på Spara. Här ser du också versionsnumret på den applikation du använder. Här finns användarinstruktioner och användarvillkor. Användarkonto Här ser du status för ditt användarkonto när betalningssättet är Laddningsbart användarkonto: Kontot upphör: Datum fram till vilket serviceavgiften är betald Saldo: Disponibelt bruksavgiftskonto Fakturering på faktura: Kontot upphör: Aldrig Saldo: Det upplupna bruksavgiftssaldot på följande faktura (eftersom beloppet faktureras på fakturan i efterskott anges det med ett minustecken) I bokföringsposter listas dina kontotransaktioner, dvs. laddade och debiterade avgifter. Datumet anger när transaktionen har utförts. Debitering: Transaktionsbeloppet Inbetalning på konto: Belopp som laddats på kontot Meddelande: Specifikation av debiteringen eller laddningen. Typ: Serviceavgifterna är månadsbaserade användarkontoavgifter. Bruksavgifter är avgifter som hänför sig till sändning av fakturor. Logga ut Logga ut och stäng programmet: Tryck här för att logga ut. Produkt-, kund- och faktureringsinformation sparas inte i telefonens minne; följande gång du loggar in synkroniseras den uppdaterade informationen från servern till applikationen. Stäng applikationen efter utloggningen. Kontrollera att applikationen har stängts (apparater som stödjer multikörning): 1. Gå till Hem-menyn. 2. Tryck snabbt två gånger på Hem-knappen, så ser du alla öppna program nere på skärmen. 3. Tryck på Sonera Fakturera så länge att ikonerna börjar vibrera och en röd symbol syns uppe till vänster på ikonen. 4. Tryck på den röda symbolen så stängs applikationen. 3/9 Sonera Bill Bruksanvisning 06/2011

4 Kunder Skapa kund Skapa kund genom att trycka på +. Fyll i information om kunden: Faktureringsadress Namn: Företagets namn Ytterligare namn: Om du vill kan du här ange en precisering om företaget som kommer att stå efter företagets namn, t.ex. avdelning. Kundnummer: Om du vill kan du ange ett kundnummer som kundidentifieringsuppgift. Adressinformation: Ange kundens adressuppgifter. Pappersfakturor går till den här adressen. Kontaktinformation Telefonnummer och faxnummer: Ange företagets kontaktinformation. E-postadress: Om du sänder kunden e-postfakturor går de till den här adressen. Identifierare FO-nummer: E-faktura-ID: Ge eventuellt FO-nummer Skriv in eventuell EDI- eller e-fakturakod Redigera kunder Välj först den kund som ska redigeras. Tryck därefter på Ändra. Klicka på önskat fält för att kunna redigera informationen i fältet. Spara ändringarna genom att trycka på Spara. Om du vill ångra ändringarna trycker du på Avbryt. Ta bort kund Tryck på knappen Ändrä när du har listan med kunder öppen. Framför kunderna syns nu röda symboler, och när du trycker på en sådan får du fram knappen Radera. Tryck på den för att ta bort en kund från registret. Du kan också ta bort kunder när du är i redigeringsläge. Tryck på symbolen för papperskorg och välj Radera". Lägga till kunder bland favoriter För att lägga till kunder på applikationens första sida, tryck på symbolen som föreställer en bok och välj Spara som bokmärke. Produkter Skapa produkt Skapa produkt genom att trycka på +. Fyll i produktinformationen: Ge produkten ett namn. Om du vill kan du dessutom ge produkten ett ID som står på fakturan. Välj enhet. Ange pris utan mervärdesskatt och välj mervärdesskattesats så fyller tjänsten i pris med skatt. 4/9 Sonera Bill Bruksanvisning 06/2011

5 Spara ändringarna genom att trycka på Spara. Om du vill ångra ändringarna trycker du på Avbryt. Redigera produkter Välj först den produkt som ska redigeras. Tryck därefter på Ändra. Klicka på önskat fält för att kunna redigera informationen i fältet. Spara ändringarna genom att trycka på Spara. Om du vill ångra ändringarna trycker du på Avbryt. Radera produkt Tryck på knappen Ändra när du har listan med produkter öppen. Framför produkterna syns nu röda symboler, och när du trycker på en sådan får du fram knappen Radera. Tryck på den för att ta bort en produkt från registret. Du kan också ta bort produkter när du är i redigeringsläge. Tryck på symbolen för papperskorg och välj Radera". Lägga till produkter bland favoriter För att lägga till produkter på applikationens första sida, tryck på symbolen som föreställer en bok och välj Spara som bokmärke. Fakturor Skapa faktura Skapa faktura genom att trycka på + när du har listan med fakturor öppen. Köpare: I kundregistret väljer du den kund som ska faktureras. Beställningsreferens (max. 40 tecken): Ange beställningsreferens, om du så vill kan du skriva bl.a. beställningsnummer eller kostnadsställe. Fakturarader Lägg till produkt på fakturan genom att trycka på Lägg till ny rad. Välj därefter produkt i produktregistret genom att trycka "välj". Ange sedan det styckeantal som faktureras. Tjänsten räknar ut priset på raden och moms utifrån prisuppgifterna. Om du vill göra en krediteringsfaktura ska du ange styckeantalet som negativt. Då är rubriken på fakturan Krediteringsfaktura. På raden Totalt anges totalsumman för alla fakturarader med och utan moms. Ändra datum och dröjsmålsränta om du vill. Som standardränta gäller dröjsmålsränta enligt räntelagen. Om du tillämpar en annan ränta än 8 % ska du särskilt avtala om detta med din kund. Fakturans språk: Välj önskat språk finska, svenska eller engelska. Bankkonto: Välj mottagarens kontonummer som står på fakturan. Referensnummer: Du kan ange önskat referensnummer på fakturan (minst tre siffror). Kontrollsiffran läggs till när du trycker på Lägg till kontrollsumma. Om du lämnar referensnumret oifyllt kommer referensnumret att bildas utifrån fakturanumret, som genereras när fakturan sänds. Betalningsvillkor/förfallodag: Ändra betalningsvillkor eller förfallodag om du så önskar. 5/9 Sonera Bill Bruksanvisning 06/2011

6 Utkast Fritext (max. 40 tecken) Här kan du skriva en valfri text till kunden, t.ex. ett meddelande eller en reklamtext. På fakturan står texten under produktraderna. Utseende: Du kan välja en fakturamall med eller utan gireringsdel. Numrering av faktura: Servern ger fakturan ett löpande nummer i enlighet med de inställningar du gjort i webbtjänsten. Fakturan får ett fakturanummer när fakturan sänds. I det här läget är fakturorna fortfarande utkast, dvs. de har inte sänts iväg. Du kan göra ändringar i ett utkast genom att först välja det och därefter trycka på Ändra. Spara ändringarna genom att trycka på Spara. Om du vill ångra ändringarna trycker du på Avbryt. Förhandsvisning av faktura: Du kan förhandsgranska hur ett fakturautkast ser ut i sin slutliga fakturaform. Välj önskad faktura, trycka på pilsymbolen och välj Förhandsvisning. Vattenstämplen som syns vid förhandsvisningen finns inte på den slutliga fakturan. Stäng förhandsvisningen genom att trycka på Stäng. Obs. Förhandsvisning är möjligt efter att en faktura skapats först när fakturautkastet har synkroniserats med servern och det under pilsymbolen står Förhandsvisning. Radera fakturautkast: Tryck på knappen Ändra när du har listan med fakturor öppen. Framför fakturautkasten syns nu röda symboler, och när du trycker på en sådan får du fram knappen Radera. Tryck på den för att ta bort ett utkast. Du kan också ta bort ett utkast när du är i redigeringsläge. Tryck på symbolen för papperskorg och välj Radera". Sända faktura Sänd iväg en nyskapad faktura eller en faktura du hämtat från fakturautkasten genom att trycka på pilsymbolen i fakturavyn. Välj önskat sändningssätt: Skicka som e-post Mottagarens e-postadress måste finnas i kundinformationen Skicka som vanlig post Skicka som e-faktura Mottagarens EDI- eller e-fakturakod måste finnas i kundinformationen Under behandling Här syns de fakturor som godkänts för att skickas per post och väntar på leverans. Även fakturor som eventuellt befinner sig i felstatus syns här. När du öppnar en faktura i Status-kolumnen ser du aktuell sändstatus. Du ser också om en faktura inte har nått mottagaren. Vid eventuella problemsituationer kan du kontakta oss via Kundsupport på adressen Pappersfakturor flyttas över från Under behandling-fliken till Öppna-fliken när fakturorna har skrivits ut och gått till distributionscentralen. Fakturor som anges som avsända före kl. 11 på vardagar går vidare till utskrift och Itella Abp:s (Posten Finland) distribution samma dag. Fakturorna skickas som första klassens post. Det är Itella Abp (Posten Finland) som ansvarar för utdelningen enligt normal postningspraxis. Första klassens brev delas ut till mottagarna i regel följande arbetsdag efter postningen. 6/9 Sonera Bill Bruksanvisning 06/2011

7 Öppna Som öppna fakturor som fakturor som sänts till kunderna men som inte har markerats som betalda. När du öppnar en faktura ser du i Status-fältet fakturans sändningssätt och fakturans nummer (som genereras vid sändning). PDF-visning: Du kan se den slutliga fakturan genom att trycka på pilsymbolen och välja "PDF". Stäng visningen genom att trycka på Stäng. Markera faktura som stängd: När du vill markera en faktura som betald och flytta över den till stängda fakturor, tryck på Markera som stängd. Stängda Titta på skickade fakturor. Tryck på aktuell faktura för att kunna se fakturainformationen. PDF-visning: Du kan se den slutliga fakturan genom att trycka på pilsymbolen och välja "PDF". Stäng visningen genom att trycka på Stäng. Lägga till fakturor bland favoriter För att lägga till fakturor på applikationens första sida, tryck på symbolen som föreställer en bok och välj Spara som bokmärke. En faktura kan läggas till bland favoriter i alla fakturalistevyer och i samband med att man skapar en ny faktura. De fakturor som finns bland favoriter har en stjärna i slutet av raden. Ta bort fakturor från favoriterna genom att på nytt trycka på boksymbolen och välja Ta bort från bokmärken" Tid Skapa tidsregistrering Skapa en ny tidsregistrering genom att trycka på +. Du kan bokföra tid antingen genom att föra in uppgifterna manuellt eller genom att spela in registreringens längd. Använd tid; manuell registrering: Ge startdag och starttid genom att välja önskad tid. Ge avslutningsdag och avslutningstid genom att välja önskad tid. På raden Totalt syns tiden mellan start och avslutning i timmar, minuter och sekunder. Spela in tid: Tryck på Starta inspelningen för att börja tidsinspelningen. Tryck på Stoppa inspelningen för att avsluta tidsinspelningen. Tidsåtgången och inspelningens längd efter att inspelningen avslutats visas uppe på raden Totalt som timmar, minuter och sekunder. Du kan ta en paus i inspelningen (tryck Stoppa inspelningen) och fortsätta senare (välj Fortsätt inspelningen). Avbryt-knappen i övre del återställer alla ändringar. Du kan föra över tidsuppgiften på fakturan när den är avslutad och en produkt har valts för den. Tidsinpelningen hålls aktiverad även om du då och går bort från applikationen. Du kan också gå till Sonera Bill -applikationens andra delar medan inspelning pågår och återgå till inspelningsläget senare; för att avlägsna dig från inspelningsläget trycker du på Spara. 7/9 Sonera Bill Bruksanvisning 06/2011

8 Inspelningen registreras som ett tidsuppgiftsutkast och timern jobbar i bakgrunden för att spela in tiden. När du återgår till det redigerbara inspelningsläget från utkastlistan ska du trycka på Ändra för att stoppa inspelningen eller ändra uppgifterna. Stoppa timern om det behövs och spara ändringarna genom att trycka på Spara. Du kan också låta inspelningen fortsätta och avlägsna dig från ändringsläget genom att trycka på Spara. Då sparas också eventuella ändringar som gjort i andra uppgifter. För en registreringsuppgift väljer du: Produkt; du kan välja sådana produkter i produktregistret vars enhet är tid (minuter, timmar, dagar) Kund; väljs i kundregistret Tidsuppgifter kan också sparas utan denna information. De kan ändras senare i tidsuppgiftsutkasten tills de har överförts till fakturan. Spara en avslutad tidsinspelning genom att trycka Spara eller avlägsna dig utan att spara genom att trycka på Avbryt. Du kan ångra hela tidsinspelningen genom att trycka på Avbryt inspelningen. Obs. Avbryt-knappen i övre del återställer alla ändringar som gjorts och återgår sedan till läget före ändringen. Obs. Det kan bara pågå en tidsinspelning åt gången. Lägga till tidsuppgift på faktura: När tidregistrering är valt lägger du till den på en faktura genom att trycka på pilsymbolen och välja "Tilldela till en faktura. Du kommer nu till de fakturautkast till vilka uppgiften kan läggas. Om kundinformation har valts för tidsuppgiften kan du lägga till den till något av den aktuella kundens fakturautkast Om ingen kundinformation har valts för tidsuppgiften kan du lägga till den till vilket som helst fakturautkast Utkast Obs. För att lägga till tidsuppgifter på fakturor måste produktinformation vara vald. Om du i produktregistret inte har produkter med tidbaserade enheter (minuter, timmar eller dagar) måste du först skapa en tidsprodukt under Produkter. Tidsuppgifter syns på egen fakturarad, där tiden ändras för att motsvara enheten för vald produkt (t.ex. om tidsuppgiften är 50 minuter och enheten för den valda produkten är timbaserad àpå fakturaraden kommer det att stå 0,833 timmar). I det här läget är tidsuppgifterna fortfarande utkast, dvs. de har inte lagts till en faktura. Du kan ändra uppgifterna i ett utkast genom att först välja utkast och därefter trycka på Ändra. Spara ändringarna genom att trycka på Spara. Om du vill ångra ändringarna trycker du på Avbryt (beakta anvisningarna om hur man fortsätter en inspelning). Lägg till en tidsuppgift i utkasten genom att välja önskad tidsuppgift. Tryck på pilsymbolen och välj "Tilldela till faktura (se avsnittet Lägga till tidsuppgift på faktura") Radera tidsuppgiftsutkast: När du är i Tidsuppgift-listan trycker du på Ändra. Framför tidsuppgiftsutkasten syns nu röda symboler, och när du trycker på en sådan får du fram knappen Radera. Tryck på den för att ta bort en tidsuppgift. 8/9 Sonera Bill Bruksanvisning 06/2011

9 Du kan också ta bort tidsuppgifter när du är i redigeringsläge. Tryck på symbolen för papperskorg och välj Radera". Tillagt Här ser du de tidsuppgifter som har lagts till en faktura som fakturarad. Välj registrering för att se för vilken kund och vilket datum tidsuppgiften har lagts till. Sökfunktion Med funktionen Sök kan du söka och filtrera information i tjänsten med hjälp av sökord. I sökfältet skriver du in ett ord, namn eller delar av dem, så får du en lista på de uppgifter som uppfyller sökkriterierna i respektive avdelning. Sökfunktionen fungerar för avdelningarna Fakturor, Produkter, Kunder och Tid. Synkronisering av uppgifter Applikationen synkroniseras automatiskt med Sonera Fakturera-tjänsten vid uppkoppling till Synkronisering sker när uppgifterna har ändrats. Nertill ser man om synkroniseringen lyckats/misslyckats samt tiden för senaste synkronisering. I Sonera Bill-mobilapplikationen har användarna tillgång till precis samma uppgifter som i den webbaserade tjänsten Sonera Fakturera. Kund- och produktregister samt alla fakturor och Min information är desamma för båda gränssnitten. Informationen kan uppdateras och fakturor sändas från båda dessa. Tjänsten kan också användas i offline-läge. Applikationen kräver internetanslutning endast vid synkronisering, förhandsvisning och PDF-vy. Du kan använda alla funktioner utan att vara uppkopplad, och synkroniseringen sker automatiskt vid uppkoppling. Du kan också synkronisera applikationen manuellt varje gång du är inne på någon annan sida än första sidan genom att trycka på synkroniseringssymbolen nere i vänstra hörnet. Kundsupport Du kan skicka åsikter och kommentarer, reklamationer, felanmälningar och annat via webbtjänsten på adressen 9/9 Sonera Bill Bruksanvisning 06/2011