ANKOMSTPROGRAM KRSTINEHAMN 7 JULI Konferencier hälsar publiken välkomna

Transkript

1 ANKOMSTPROGRAM KRSTINEHAMN 7 JULI :30 Gäster börjar anlända till platsen Konferencier hälsar publiken välkomna (MC) Musikunderhållning på kajen. 13:00 Skeppet nu synligt från kajen (tid som till allmänheten marknadsförts som ankomsttid) Konferencier berättar om Vänern Tour 2015 (MC) Intervju med SOIC representant Intervju med kapten via UHF/Mobiltelefon (MC) (MC+Kapten) Musikunderhållning på kajen 13:10 SALUT Konferencier får 1 min till salut via radio Konferencier varnar publiken 4+4 skott från Ostindiefararen Götheborg Eventuellt svarssalut från kajen (MC) (MC) 13:15 Skeppet närmar sig kajplatsen 13:20 Fartyget nära kaj Förtöjning påbörjas

2 13:30 Fartyget förtöjt Besättning på plats i riggen för släpp av vepor 13:35 Landgången på plats 3x skeppsklockan slår och vepor släpps ifrån masterna Besättningen radar upp vid relingen 13:36 Kapten går ner för landgången 13:37 Besättningen utropar 8 x Hurra! för kapten 13:38 Kapten välkomnas vid landgången Kapten välkomnas av X och de beger sig sedan till scenen. 13:40 Välkomsttal (MC) Gåvoöverlämning 13:45 Svarsanförande kapten (MC) Gåvoöverlämning till staden 13:48 Intervju av kapten (MC) Konferencier intervjuar kapten 13:50 Shantysång (Crew) Besättningen sjunger shanty från relingen och riggen 13:55 Avrundning (MC) Konferencier rundar av, tackar publiken och informerar om kommande dagars öppettider. 14:00 CEREMONI SLUT

3 AVGÅNGSPROGRAM Kristinehamn 9 juli :30 Allmänheten börjar anlända till platsen för avgångsceremonin Konferencier hälsar publiken välkomna. 20:45 Eventuell musikunderhållning på kajen 21:00 START CEREMONI (tid som till allmänheten marknadsförts som avgångstid) 21:00 Allmänheten hälsas välkomna av konferencier 21:00 Besättning går iland och radar upp längs med skeppet 21:05 Tacktal av stadens representant 21:10 Tacktal av kapten Carsten Hedlund 21:15 Handskakning Under ledsagning av kapten, skakar stadens representant hand med samtliga ur Götheborgs besättning. 21:20 Besättningen går ombord Besättningen går ombord, kapten går ombord sist. 21:24 Hurra för staden! Götheborgs besättning hurrar 8 hurrarop för staden 21:25 Shantysång Delar av Götheborgs besättning sjunger en shanty. 21:30 Avgång, förtöjningarna släpps 21:35 Salut från Götheborg (8 skott)

4 Ostindiefararen Götheborgs besök i Kristinehamn 7-9 juli. Frågor och svar! ( När befinner sig skeppet i Kristinehamn? Svar: Under perioden 7-9 juli 2. Vilka tider är skeppet på plats? Svar: Skeppet anländer Vänerhamns kaj ca den 7 juli och avgår ca den 9 juli. 3. Vad kostar det att gå ombord på skeppet? Svar: 120 kronor för vuxna, 60 kr barn 7-16 år och övriga gratis. Familjebiljett 2 vuxna och max 3 barn 280 kronor. 4. Vilka tider är skeppet öppet för allmänheten? Svar: Skeppet är öppet enligt följande: 7 juli mellan , 8 juli mellan och 9 juli mellan Vilka tider är evenemangsområdet öppet? Svar: Evenemangsområdet är öppet enligt följande: 7 juli , 8 juli mellan och 9 juli Kostar det något att gå in på området? Svar: Nej det är fri entré 7. Vart kommer jag att kunna köpa biljetter till skeppet? Svar: Du kommer att kunna köpa biljetter online och på plats via specifika biljettstationer. Biljettställena i området hålls öppna fram till Risk för köbildning så köp gärna din biljett i förväg. 8. Vart kan jag hitta mer information om själva besöker och skeppets Vänerturné? Svar: Mer information finns på och

5 9. Kommer det att serveras några alkoholhaltiga drycker i området? Svar: Detta är ett prioriterat familjeevenemang där det inte kommer att serveras mer alkoholhaltiga drycker än öl 3,5 %. 10. Kommer det att finnas någon form av servering i området? Svar: Ja det kommer att finnas olika serveringar. Förutom det stora evenemangstältet med 700 sittplatser kommer vi att placera ut flertalet sittöar i området. 11. Vilka tider förbinder sig alla utställare att ha öppet? Svar: De aktörer som serverar lagat mat skall ha öppet mellan De som har monter i området skall vara på plats mellan Kommer det att vara svårt att hitta P-plats för personbil och buss? Svar: Det går att parkera i närområdet följa skyltning. Pris 20 kr. Bussar kommer att kunna släppa av besökare utanför stora entrén och parkera i närområdet. 13. Vad finns det mer att uppleva och se i området intill skeppet? Svar: Ett antal utställare kommer att finnas i området med anslutning till skeppet. Dessa kommer löpande att presenteras på Skeppet har en egen utställning med sig med en större monter om fartyget och ett antal hantverkare 14. Kommer det att bli någon form av underhållning i området? Svar: I området kommer det att finnas ett stort tält med scen, ca 700 sittplatser och stort utrymme för fler som önskar stå. Livebandet Skeppsbandet, Kristinehamns dragsspelsklubb, Linden Drumline, medeltida dans, föreläsningar av kapten och styrman, olika intervjuer, Sjöräddningen, patrullerande Karoliner m.m. kommer att uppträda på scenen vid olika tidpunkter. Exakt program kommer under maj/juni att finnas på Var kan jag som utställare vända mig om jag vill hyra tält och/eller annan mässutrustning. Tillika om jag har några frågor kring mässplats i området? Svar: Gällande att få vara med i mässområdet kontakta Mats Öhman, mats.ohman@kristinehamn.se. Att hyra tält m.m. kontakta vår partner Patrik Ekman, Ekman Event och Media, patrik@ekmanevent.se Kommer det att vara en specifik utställning för mathantverkare i området? Svar: Omtänksamma Kristinehamn tillsammans med konceptet Matmarknad i Kvarteret Vågen kommer att bygga upp ett utställningsfält med 15 platser. Kontaktperson för detta är Susanne Forsberg, susanne.forsberg@naringslivssamverkan.se Mats Öhman Turistchef Kristinehamns kommun Mats.ohman@kristinehamn.se

6 Marknadsplan Ostindiefararen Götheborg Vänern Tour 2015 Kristinehamn 7-9 juli 1. Annons Kristinehamns turistguide 2. Kristinehamns evenemangsaffisch (en av flera aktiviteter) 3. Marknadsföra inlägg via olika sociala media - Facebook: Visit Kristinehamn, Gästhamnar i Vänern, Värmlands Bergslag, Visit Värmland och via skeppets egna sida kr 4. Nyhet på webben visitkristinehamn.se, kristinehamn.se, visitvarmland.se, varmlandsbergslag.com m.m. 5. Reklamfilm 20 sek via SOIC att sprida via sociala media 6. Egen kampanjwebb via SOIC 7. Övergripande affischer och programblad via SOIC 8. Via NWT och NKP redaktionellt material och via NWT TV (NWT är mediapartner on Tour ) 9. Via alla våra partners, Regionerna, VIP-utställare, Omtänksamma Kristinehamn, NÄRSAM m.m. 10. Reklaminslag TV 4 ( kr samverkan kulturförvaltningen) 11. Redaktionell text tågtidningen Hit & Dit 12. Redaktionell text i ett flertal regionala och nationella magasin. 13. Olika blänkare i de sommartidningar vi har valt att annonsera i 14. Infartstavlor E18 och RV kr 15. KLTV reklamfilm; Kristinehamn, Karlskoga, Karlstad och Hammarö. Tidsperiod 6 juni-6 juli kr 16. Framtagning av affischer, programblad m.m kr 17. Annons i NWT s bilaga Ostindiefararen kr 18. APP Aftonbladet slutet juni/början juli kr Avslutningsvis sker/kommer det att ske marknadsföring från mun till mun, vilket mångt och mycket är den bästa formen av marknadsföring som finns. Summa: kronor Mats Öhman Turistchef Kristinehamns kommun

7 Ostindiefararen Götheborg - Vänern Tour 2015 Kristinehamn 7-9 juli, 2015 Nyhetsbrev III, Mindre än två månader kvar tills att världens största seglande träskepp angör Kristinehamn. Vi har nu kommit långt i planeringen och allt fler pusselbitar börjar komma på plats. Intresset kring besöket är enormt och besöksantalet beräknas bli mellan Klart är att Kristinehamns matmarknad planerar en extra marknad i det evenemangsområde som ska byggas upp i anslutning till skeppet. Det kommer även att bli en hel del andra utställare som ska servera mat, visa upp hantverk och bjuda på underhållning. Maten som kommer att serveras i området skall vara närproducerad med lokal eller Värmländsk touch. Ett större evenemangstält med sittplatser för cirka 700 personer kommer att sättas upp. Här blir det underhållning av Skeppsbandet från Göteborg, 1700-tals dans, dragspelsunderhållning, Lindén Drumline, patrullerande Caroliner från Skåne, intervjuer med skeppare och styrman m.m. Även skeppet kommer att ha med sig en utställning som visar upp dess historia m.m. Det är sedan tidigare bestämt att det inte kommer att tas ut någon entré till evenemangsområdet. Den entré som gäller är om du vill gå ombord på skeppet. Som VIP-utställare erhåller du 15 fribiljetter samt den fria entré som gäller under VIPkvällen. Ett programblad med hålltider, praktisk information och vilka aktörer som kommer att befinna sig i området kommer att tryckas upp några veckor före evenemanget. Boka plats för monter/utställningsyta Klart är att Patrik Ekman, Ekman Event AB, ansvarar för evenemangsområdet samt att planera upp vart alla utställare ska befinna sig i området. Har ni intresse av en plats så vore det bra om ni omgående kontaktade Patrik. Ni når honom enklast på , eller via e: post info@ekmanevent.se Boka plats senast 7 juni.

8 Öppettider för publik och utställare 7-8 juli (området stänger 22.30) 9 juli (området stänger 22.00) Alla aktörer som ska servera mat i området skall befinna sig på plats enligt ovan tider förutom att de kan välja att öppna Följande aktörer har ingått ett partnerskap som lokal hamnsponsor tillsammans med Kristinehamns kommun, till en kostnad av kr per aktör: Kristinehamnsbostäder AB, Kristinehamns Energi AB, Kristinehamn Turbin AB, Nya Wermlands- Tidningen/Nya Kristinehamns-Posten, ICA Maxi, Casco Adhesives AB, KLTV, Värmlands Bil, Broströmska Stiftelsen och Kristinehamns kommun/kommunledningskontoret. Region Värmland kommer att gå in som en regional partner och med ett högre belopp (formellt beslut har ej tagits) VIP-kväll En av Värmlands tre bästa restauranter, Ölme Prästgård, numera också med i White Guide, kommer under VIP-kvällen att servera en matupplevelse utöver det vanliga. En bar kommer att hållas öppen på skeppet för er som vill handla lite extra. Varje partner har 15 platser till förfogande och vi skulle uppskatta om ni kunde skicka oss en namnlista på alla som kommer att delta denna kväll. Detta pga den lagstiftning som gäller kring alkohollagen. Namnen kommer inte på något sätt att florera runt på annat sätt än att vara med på en lista som skall visa att detta är ett särskilt sällskap och exklusivt arrangemang som ej är öppet för allmänheten. Fribiljetter I vår uppgörelse ingår både fribiljetter till skeppet och till sommarens konstutställning Picasso, Nesjar, Jacqueline på Kristinehamns konstmuseum. Biljetter och information till det sistnämnda får ni redan nu med tanke på att utställningen precis har invigts. Faktura Istället för att skriva formella avtal med er som partners så skickar vi redan nu ut en faktura på överenskommet belopp av kronor. Hoppas att detta är okej för er? Om inte vänligen kontakta undertecknad. Se bifogat kuvert. För vidare information om utställningen, program, deltagande m.m. vänligen kontakta: mats.ohman@kristinehamn.se, Mer information hittar ni även på och via vår Facebook Kristinehamns turistbyrå - håll dig uppdaterad. Ännu en gång stort tack för att ni är med och göra denna tillställning möjlig! Mats Öhman Turistchef Kristinehamns kommun

9 Program Ostindiefararen Götheborg 7-9 juli Kristinehamn Utkast 1 ( ) 7 juli Evenemangsområdet öppnar Linden Drumline möter publiken vid grinden och marscher in i området Kristinehamns Dragspelsklubb (45 min scen) Linden Drumline (20 min scen) Ankomstceremoni Ostindiefararen Götheborg anländer Kristinehamns hamn Skeppet öppet för allmänheten (området öppet till 22.30) Intervju på stora scen med kapten och överstyrman musik från tältet VIP mottagning sponsorer Området stänger 8 juli Evenemangsområdet öppnar Skånes Caroliner beväpnade med musköter öppnar grindarna och marscherar till skeppet Skeppet öppet för allmänheten Kristinehamns Dragspelsklubb (45 min scen) Intervju med kapten och överstyrman Skånes Caroliner Svensk historia (30 min scen) Kristinehamns Dragspelsklubb (45 min scen) Apertins dansare 1700 tals dans i tidstypiska kläder (30 min scen) Broströmskoncernen 150 år och rederiets roll i Kristinehamn (30 min scen) Apertins dansare 1700 tals dans i tidstypiska kläder (30 min scen) Skeppsbandet (45 min scen) Skeppsbandet (45 min scen) Området stänger 9 juli Evenemangsområdet öppnar Kristinehamns Dragspelsklubb (45 min scen) Kristinehamns Dragspelsklubb (45 min scen) Skeppet öppet för allmänheten Intervju med kapten och överstyrman Ingela Öhman Trio (45 min scen) Ingela Öhman Trio (45 min scen) Avgångsceremoni Ostindiefararen Götheborg lämnar Kristinehamns hamn Området stänger Förutom ovan programpunkter kommer det att äga rum olika spontanjippon i området som tal och intervjuer från scen, tillställningar från olika utställare, patrullerande Caroliner, se hur olika hantverkare jobbar i sina montrar m.m. Mat serveras i området mellan Matmarknaden är öppen Alla utställare finns på plats från 10.00

10 Tänk på att sortera ditt skräp vi eftersträvar ett hållbart evenemang med god källsortering! Evenemanget förväntas dra mycket publik så vi rekommenderar dig att gå, cykla eller åka kommunalt till hamnen eller för att se skeppet anlända genom Vålösundet. Broströmska Stiftelsen fyller 150 år. Öppen utställning på Kristinehamns Hembygdsgård. Mer info om utställningen finns att läsa på För mer information FB QR kod se filmen Välkommen till Kristinehamn Logotyper

11 Sida 1(4) Kommunledningsförvaltningen Mats Öhman Datum Rapport nuläge: Ostindiefararen Götheborgs besök i Kristinehamn 7-9 juli När Kristinehamns kommun fick frågan om att vara värd för världens idag största seglande skepp lyftes ärendet till både KSAU och KS. Samtliga partier ställde sig bakom denna satsning och max kronor anslogs av KS. Ansvarig enhet för detta evenemang är Kristinehamns kommun, Kansliavdelningen genom Turismenheten. Projektinnehåll I samband med skeppets besök kommer det att genomföras en hel del aktiviteter i området. Beslut har också tagits att ingen entré kommer att tas ut till besökare utan tillgängligheten och öppenheten skall vara för alla. Den entré som tas ut är för de personer som skall gå ombord på skeppet. Intäkterna för detta tillfaller SOIC (Svenska Ostindiska Companiet) Det som i skrivande stund är klart och kommer att genomföras i området är att ett större evenemangstält med sitt- och ståplatser för ca personer kommer att sättas upp i skeppets närhet. Här bjuds det på underhållning i olika former. Allt från livemusik av Skeppsbandet Göteborg, till 1700-tals dans, intervjuer med kapen och styrman, uppvisning av Skånes Caroliner, Linden Drumline, intervjuer med kommande kaptener m.m. I anslutning till evenemangstältet kommer ett annat stort tält att sättas upp och där Matmarknad Kristinehamn kommer att befinna sig med tio till femton utställare/försäljare. Fokus på dessa och övriga aktörer som kommer att befinna sig i området och bedriva försäljning är att de säljer produkter från Kristinehamn och Värmland. Genom en sådan prioritering så gynnas vårt lokala och regionala näringsliv. Inbjudan att delta har även skickats ut till Värmlandsmat genom NÄRSAM och Omtänksamma Kristinehamn. I området kommer även cirka 10 aktörer som har köpt ett specifikt VIP-paket att få möjligheten att visa upp sig. De som har köpt VIP-paket är; Värmlands Bil, NWT/NKP, ICA Maxi Kristinehamn, Akzo Nobel, KTAB, Kristinehamns Lokal TV, Kristinehamnsbostäder, Kristinehamns Energi, Broströmska stiftelsen, Region Värmland och Kristinehamns kommun. Utöver dessa aktörer c:\users\vala8605\appdata\local\microsoft\windows\inetcache\ie\bizof278\rapport ksau 9 juni ostindiefararen till kristinehamn 7-9 juli 2015.docx Kristinehamns kommun Postadress 1. Kommunledningsförvaltningen Kristinehamn E-post kommunen@kristinehamn.se Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon vx Fax Bankgiro Organisationsnr

12 2 kommer ett antal lokala hantverkare att finnas i området för att skapa en stämning med sina unika hantverk. Området kommer att vara öppet 7-9 juli, Då området är en del av Vänerhamns industriområde har vi inhägnat en specifik plats i området. Evenemanget skall vara ett öppet och ses som en familjevänlig tillställning. Ingen alkohol över 3,5 % kommer att serveras i området. Ett programblad kommer att tryckas cirka 2-3 veckor före skeppets ankomst. En affisch kommer att lanseras 1 juni. Vi kommer även att marknadsföra evenemanget via olika media, om möjligt i viss samverkan med Karlstad kommun. Det positiva med detta evenemang är att tillställningen har mycket stort medialt intresse och många olika media skriver om detta utan att vi behöver annonsera. NWT är tillika SOIC s mediapartner och kommer att ge ut en specifik bilaga som kommer att spridas runt Vänern. Evenemanget skulle kunna blir Kristinehamns mest publik i modern tid med uppskattningsvis besökare. Horisontella mål Jämställdhet I såväl arbetsgrupper som besökare till evenemanget hoppas vi att fördelningen uppgår till cirka 50 % män och 50 % kvinnor. Män attraheras säkerligen mer av skepp, föra dialog med en manlig kapten medan kvinnor kanske generellt attraheras av att besöka matmarknaden i området. Genom att både intressena uppfylls hoppas vi att det traditionella tänkandet delvis kan suddas ut och att både män och kvinnor känner sig hemma i området och uppskattar vårt upplägg kombinerat Kultur med Mat & måltidstema. Under dagarna kommer vi att intervjua en kvinnlig kommande kapten som just nu är mitt i sin utbildning. Ett intressant inslag då det genom åren har varit och säkert även är ett mycket mansdominerat yrke. Kvinnan i fråga kommer att vara med att köra dagliga turer med fartyget Christine af Bro i samband med Ostindiefararens besök. Kvinnan bor i Kristinehamn och har även erhållit ett lokalt stipendium. I det programblad som kommer att tas fram för evenemanget i Kristinehamn skall vi beakta jämställdhetsperspektivet. Kommunens Jämställdhet- och demokratistrateg Annelie Wiker, är med i kommande arbetsgrupp och kommer att involveras i flertalet frågor. Mycket handlar också om att få alla grupperingar i samhället att känna sig välkomna till detta arrangemang området är öppet för alla oavsett kön, ålder eller ursprung. Integration Dialog har förts och förs med kommunens Integrationsstrateg, Karin Eriksson, gällande hur vi kan göra detta stora publika evenemang öppet för alla. Exempelvis så tar större delen av nyanlända inte del av lokal media eller följer de sociala media där olika budskap sprids. Till stor del beror detta på bristen av språkliga kunskaper i svenska. För att nå ut till dessa individer kommer vi konkret att möta upp större grupper vid Kyrkans språkcafé och under SFI s undervisning. Datum för information är inbokade. Vid presentationen kommer vi att använda mer bilder än text samt berätta om storheten av detta besök. Även berätta om att alla som besöker

13 3 området kommer att ta del av Svensk kulturhistoria i olika former, få tips och idéer om vad du kan hitta på i Kristinehamn under resterande del av året. Miljö Besöket kommer att attrahera ett stort antal människor, kanske närmare Vi har tagit fasta på ett antal aktiviteter som skall främja det hållbara evenemanget. Det ena är att tydligt i förväg gå ut till allmänheten att gå, cykla eller åka kommunalt till arrangemanget. Andra värden är att alla besökare och utställare kommer att informeras om den källsortering som råder i området. Vi kommer även att skriva in i avtalet med alla de aktörer som serverar någon form av mat att de skall källsortera sina sopor. Dialog har förts med den lokala renhållningsavdelningen vilka numera är en naturlig partner i besöket. Flera olika kärl kommer att ställas ut i området där vi sorterar glas, plåt, plast, papper och brännbart. Alla som ställer ut och skall sälja färdigpaketerade varor eller servera på området skall uppfylla vissa krav. Bl.a. skall deras produkter vara lokal- eller närproducerade från Värmland. Det kommer att bli underhållning i området och med tanke på att vi har valt att stänga klockan kommer vi inte att större övernattande gäster i gästhamnen och vid den närliggande campingplatsen. Vi har även valt att profilera evenemanget som öppet för alla och att det har en familjär approach. Ingen alkohol över 3,5 % kommer att serveras vilket innebär en lugnare och för många mer trivsam miljö. Övriga förväntade resultat När arrangemang av denna dignitet äger rum gäller det att samverka och inhämta idéer från många olika håll för att uppnå ett maximalt resultat. Vi hoppas att vi genom detta projekt i framtiden öppnar upp för ett än bättre samarbete med enheter som traditionellt sätt inte involveras exempelvis Integration, SFI, Jämställdhet m.fl. När ett evenemang sägs vara öppet för alla så gäller det att nå ut till flera kanaler och inte bara via de traditionella som oftast används. En annan koppling som vi önskar stärka är att vi samkör ett kulturhistoriskt evenemang som kopplas till temat mat & måltid. Besökare som närvarar den 7-9 juli skall känna att de får en dubbel upplevelse i kombination kultur och mat. En aktör som nyligen vann upphandlingen i att servera mat under VIP kvällen den 7 juli är från Kristinehamn och har precis blivit omnämnd i White Guide. Aktören, Ölme Prästgård, kommer att med sina professionella kunskaper i form av servering och matlagning att på skeppet betjäna cirka 150 personer och genom denna tillställning stärka sin position som en av Värmlands bästa restauranger. Ansökningar och anmälan Ansökan om regionalt stöd har skickats till Region Värmland. Förhoppningen är ett stöd på kronor. Möten med polisen har ägt rum och anmälan om evenemanget är inlämnat.

14 4 Marknadsföring Evenemanget kommer att få stor dragkraft av SOIC (Svenska Ostindiska Companiet) och dess egen marknadsföring kring Vänern Tour En specifik webbportal har tagits fram (lanseras inom kort) NWT är mediasponsor och kommer att göra en egen bilaga som kommer att spridas runt Vänern och i de distrikt där NWT delas ut. NWT kommer även att sända en hel del tv före, under och efter skeppets besök i Vänern. För Kristinehamns del har vi gjort en specifik marknadsplan som är budgeterad till kr. Här ingår marknadsföring och information via sociala media, regional tidningsmedia och TV. Vi har även inspirerat ett antal turistmagasin att skriva om det specifika besöket i Kristinehamn. Se bilaga. Avstämningar På uppdrag av kommunchefen har undertecknad kallat till ett internt övergripande avstämningsmöte den 1 juni. Här skall vi stämma av olika ansvarsområden som berör allt från marknad, information, tillstånd, parkering, skyltning till vad som kommer att hända under dagarna tre. Ekonomi (budgetarbetet pågår) Intäkter Kommunal finansiering VIP-paket näringslivet VIP-paket kommunala bolag VIP-paket stiftelser/kommunen Stöd Region Värmland Tälthyra matmarknad Turismenheten (marknadsföring, monter m.m.) Utställare Summa: kr Utgifter SOIC Tält, scen, ljud, toaletter, el, projektledning på plats, bänkar, vakter m.m. VIP-kväll (åter sponsorer) Marknadsföring Artister, underhållning, el uppkoppling Övrigt Summa: kr Mats Öhman Turistchef Kristinehamns kommun