Allmänt. Beskrivning av upphandlingen. Beställarens kontaktperson. Omfattning

Transkript

1 Allmänt Beskrivning av upphandlingen inbjuder till anbudsgivning av. Avsikten är att ett konsultföretag ska anlitas till samtliga uppdrag. Upphandlande Myndighet Upphandlingsenheten Kramfors Org. nr Deltagande part: Räddningstjänsten Höga Kusten-Ådalen Beställarens kontaktperson Beställarens kontaktperson under upphandlingstiden är: Handläggare Upphandling: Gudrun Abrahamsson Tel: Fax: E-post: Handläggare revisionen: Bertil Wiklund Tel: Mobil: E-post: Omfattning Omfattningen av denna upphandling beräknas till ca kronor årligen. Den angivna omfattningen baseras på föregående års statistik och kan över- eller underskridas och innebär ingen förpliktelse. Sakkunniga biträden till kommunens förtroendevalda revisorer för revision av kommunens nämnder och styrelser enligt kravspecifikation (Se bilaga 1.1), revisorer eller sakkunniga biträden för projekt inom kommunen; t ex EU-projekt med krav ställda av Tillväxtverket och gällande regelverk för strukturfondsfinansiering. Sakkunniga biträden till lekmannarevisorerna i kommunens bolag, innefattande delårsrapporter och bokslut. Se bilaga 9. 1

2 Eventuellt kommer AB Kramfors Energiverk och Kramfors Energitjänster AB att övergå till annan ägare våren På begäran skickas årsredovisningar för dessa bolag. Revisorer eller sakkunniga biträden för andra uppdrag som granskning av de av kommunstyrelsen förvaltade donationsstiftelser/fonder (se bilaga 1.2) Sakkunniga biträden till kommunalförbundets revisorer - Räddningstjänsten Höga Kusten- Ådalen. (Se bilaga 1.3 ) Avtal- och avtalstid Avtalstiden är 2 år ( ), med en förlängningsklausul för beställaren på 1+1 år. Förlängningsklausulen träder i kraft med 1 år under förutsättning att beställaren inte meddelat annat senast 3 månader före ikraftträdandet av respektive förlängningsår. Avtalet SKALL gälla under räkenskapsåren , med möjlighet till förlängning. Oaktat ovanstående avtalstid äger köparen rätt att förlänga avtalstiden i lämplig omfattning, dock högst sex månader, i det fall en överprövning enligt Lag om offentlig upphandling, föranleder försening vid kommande upphandling. Kontrakt tecknas genom ramavtal med en leverantör. Uppdrag till fast pris beställs i samband med tecknande av ramavtal och för uppdrag med timpris i tilläggsarbeten avropas och beställs detta separat skriftligt i varje enskilt fall. Tilläggsarbeten kan beställas löpande, eller mot budgetpris eller takpris där leverantören lämnar uppgift om beräknad tid för genomförande av uppdrag. Alternativa anbud Accepteras ej. Anbud skall utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Reservationer accepteras inte. Tidplan Anbuden SKALL lämnas in senast Anbuden öppnas under september månad. Sammanställning och utvärdering under oktober-november månad. Tilldelningsbeslut planeras skickas ut mitten av november. Avtal tecknas under december månad Förfrågningsunderlagets handlingar Förfrågningsunderlaget består av detta dokument samt följande bilagor: Bil 1.1 Kravspecifikation Bil 1.2 Kravspecifikation Stiftelser/fonder Bil 1.3 Kravspecifikation Räddningstjänsten Höga Kusten-Ådalen Bil 1.4 Ratingbeskrivning Bil 2.1 Utvärderingsmodell, samtliga utom företagen Bil 3.1 Prisbilaga samtliga utom företagen Bil 4.1 Årsredovisning, 2011 Bil 4.2 Budget 2012 för, med flerårsplan

3 Bil 4.3 Reglemente för Kramfors revisorer Bil 4.4 Arbetsordning för Kramfors revisorer Bil 4.5 Revisionsprojekt 2012 Bil 4.6 Revisionsberättelse 2011 Bil 4.7 Årsredovisning stiftelser/fonder Bil 4.8 Revisionsberättelse, stiftelser/fonder Bil 4.9 Riktlinjer för hantering av finanser och medelsförvaltning Bil 4.10 Årsredovisning Räddningstjänsten Höga Kusten-Ådalen Bil 4.11 Handlingsprogram/Verksamhetsplan 2012, Räddningstjänsten Höga Kusten-Ådalen Bil 5 Avtalsförslag Bil 6 Information om utvärderingen Bil 7 Leverantörsförsäkran Bil 8 Uppdragsformulär, Referenser Bil 9 Årsredovisningar, kommunala bolag Kompletterande uppgifter Kommunen får inte under pågående upphandling behandla kompletteringar till inkommet anbud i form av nya tjänster och priser från enskilda anbudsgivare, annat än uppenbara rättningar och förtydliganden, vilka skall begränsas av kommunen. Det är således av avgörande betydelse att anbuden är slutgiltiga och kompletta vid inlämnandet. Under anbudstiden kommer kommunen inte att genomföra studie- eller företagsbesök eller mottaga presumtiva anbudsgivare som vill presentera sitt företag. I den mån sådana kontakter blir aktuella kommer detta att ske efter kvalificeringsfasen i utvärderingen. Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som begärts skriftligt av kommunens kontaktperson. Endast skriftliga svar är bindande. Administrativa föreskrifter Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som Öppen upphandling enligt LOU, Lagen om Offentlig Upphandling (2007:1091). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. Det är således av avgörande betydelse att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor. Komplettering av anbud kan endast ske i form av förtydligande för att underlätta jämförelse av anbud och genom rättelse av uppenbar felskrivning, på begäran från. Anbudstidens utgång Anbud SKALL vara kommunen tillhanda senast Anbuds form och innehåll Anbud SKALL skrivas på svenska. Med anbud bifogas: 3

4 Bilaga 7 Leverantörsförsäkran Bilaga 8 Uppdragsformulär Bilaga 3.1 Prisbilaga Efterfrågade bevis Beställaren förbehåller sig rätten att i samband med upphandlingen och under avtalets giltighetstid inhämta bevis som styrker uppfyllandet av ställda krav på anbudsgivaren /leverantören samt tjänsten. Helt eller delat anbud Anbud SKALL endast lämnas på hela det redovisade behovet. Sekretess Inkomna anbud omfattas av absolut sekretess till dess tilldelningsbeslut har fattats. Därefter behandlas inkomna anbud i enlighet med offentlighetsprincipen. Efter det att ramavtal har slutits är anbudsgivarens möjligheter att erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud begränsade. Önskar anbudsgivare sekretessbelägga hela eller delar av sitt anbud, precisera i anbudet vilka delar av anbudet ni vill sekretessbelägga samt på vilket sätt ni anser er lida särskild skada om uppgifterna offentliggörs. Inlämnande av anbud För att effektivisera hanteringen av ert anbud (spara arbetstid och miljö) vill vi att ni lämnar anbud i elektroniskt format (s.k. e-anbud). Detta sker enkelt via vårt upphandlingssystem e- avrop på Ett inlämningsbevis genereras av systemet då anbud lämnas in. Detta SKALL kunna uppvisas på begäran underskrivet av behörig företrädare. Om anbud inte kan lämnas enligt ovan, kontakta Intern Service, Upphandling. Klicka på länken nedan för mer information om hur du lämnar elektroniskt anbud: Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren SKALL vara bunden av sitt anbud t o m avtalsstart. Om denna upphandling överprövas SKALL anbudet från leverantörerna vara bindande till dess frågan om överprövning är slutgiltigt avgjord eller leverantörerna och kommunen kommer överens om annat. Frågor under anbudstiden Vid tveksamhet kring förutsättningarna i förfrågningsunderlaget SKALL anbudsgivaren begära förtydligande i första hand genom att ställa en fråga via upphandlingens annons på för att den upphandlande myndigheten skall kunna delge, samtliga registrerade intressenter, uppgifter enligt likabehandlingsprincipen. Anbudsgivare respektive anbudssökande ansvarar för bevakning och hämtning av eventuella frågor och svar, förtydliganden, uppdateringar gällande upphandlingen och dess underlag. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt övriga som redan hämtat ut underlaget från Alla frågor och svar publiceras i upphandlingens annons i e-avrop. Klicka på länken nedan för mer information om funktionen frågor och svar: Telefaxanbud eller anbud via e-post accepteras ej. 4

5 För sent inkommet anbud beaktas ej. Upplysningar kan i övrigt lämnas av: Revisor: Anne-Marie Sohlén Tfn: , E-post: annemarie.sohlen@kramnet.se Anbudsutvärdering Inkomna anbud kommer att utvärderas i två steg enligt följande. Kvalificering Utvärdering Kvalificering Krav på anbudsgivaren/leverantören I detta steg bedöms om alla SKALL-krav på anbudsgivaren/leverantören uppfylls samt att anbudet är komplett. Dessa SKALL-krav måste uppfyllas för att anbudet skall kvalificeras till nästa steg. Anbudsgivaren kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de grunder för uteslutning som anges i LOU (2007:1091) 10 Kap. 1-2 föreligger (se Konkurrensverkets hemsida) Anbudsgivaren/leverantören SKALL vara registrerad i föreskriven ordning för betalning av mervärdesskatt innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. kontrollerar detta genom att inhämta erforderliga uppgifter från behörig myndighet. Anbudsgivaren SKALL ha erforderlig ekonomisk ställning för att leverera enligt detta avtal. Rating som lägst 5, enligt bifogad bilaga 1.4. Anbudsgivaren SKALL som kontraktsvillkor vid tidpunkten för avtalets tecknande ha en ansvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp på minst 10 miljoner SEK för varje skada. Bifoga kopia av försäkringsbrev. Anbudsgivaren SKALL ha erforderlig teknisk och yrkesmässig kapacitet för att leverera enligt avtal. Bifoga en förteckning över de viktigaste tjänsterna (minst tre) som utförts under de tre senaste åren med uppgift om värde och tidpunkt samt huruvida det varit fråga om privata eller offentliga mottagare. Anbudsgivaren SKALL uppfylla och acceptera alla SKALL-krav som ställts i denna anbudsförfrågan inklusive alla bilagor. Krav på tjänst I detta steg kontrolleras om den efterfrågade tjänsten uppfyller de SKALL-krav som kvalificerar för nästa steg, utvärdering av anbudet. SKALL-kraven är ett resultat av våra behov och är inte förhandlingsbara. Se bilaga kravspecifikation för respektive uppdrag. Bilagor Om anbudsgivaren glömmer bort eller avstår från att svara på ett SKALL-krav kommer anbudet att diskvalificeras/förkastas. Krav på kompetens för sakkunnigt biträde till kommunens förtroendevalda revisorer för granskning av kommunens nämnder och styrelser (samt eventuella beredningar), till kommunens förtroendevalda revisorer för revision av s samförvaltade stiftelser/fonder, till kommunernas förtroendevalda revisorer för granskning av Räddningstjänstförbundet Höga Kusten-Ådalen samt till 5

6 lekmannarevisorerna i kommunens företag. De sakkunniga SKALL ha insikt i och erfarenhet av kommuners förutsättningar, verksamhet och ekonomi. Erfarenhet av/från kommuner som liknar är av särskilt värde. Stor vikt läggs vid förmåga att göra analys och utvärdering av verksamheternas ändamålsenlighet och effektivitet och att göra ekonomiska analyser. Uppdragsledaren SKALL ha högskoleexamen i offentligförvaltning och/eller ekonomi eller annan likvärdig/lämplig utbildning samt ha en dokumenterad erfarenhet av kvalificerade revisionsuppgifter (t ex som projektledare) och uppdragsledning eller annan jämförbar erfarenhet från liknande verksamhet. Av erbjuden bemanning SKALL minst uppdragsledaren uppfylla de kompetenskrav som krävs för certifiering eller ha likvärdig kompetens. Vid certifiering SKALL kopia på intyget bifogas anbudet. Inom den bemanning som erbjuds SKALL det finnas bred och djup kompetens inom kommunens större verksamheter. Utöver erbjuden bemanning bör leverantören också ha tillgång till följande specialistkompetenser: juridisk kompetens och beskattningskompetens. För stöd till revisorernas administration krävs god administrativ förmåga, noggrannhet och erfarenhet av liknande uppgifter. Bifoga personliga meritförteckningar (CV) som ett förslag till erbjuden bemanning i enlighet med angivna krav. Krav på kompetens för lagstadgad revision av de kommunala företagen Ansvarig revisor samt suppleant för ansvarig revisor SKALL vara godkänd eller auktoriserad revisor. Granskningsledare och granskare SKALL inneha akademisk examen samt båda erfarenhet och kompetens som bedöms lämplig för uppdraget. Inom den bemanning som erbjuds SKALL finnas erfarenhet av revisionsuppdrag i den/de branscher som svarar mot företagens verksamhet samt erfarenhet från granskningar i kommunala företag under den senaste 5-årsperioden. Bifoga personliga meritförteckningar (CV) som ett förslag till erbjuden bemanning i enlighet med angivna krav. Avtalad leverantör SKALL åta sig att: Leverera i enlighet med gällande lagar, föreskrifter, normer och regler. Utföra alla delar i avropade uppdrag på ett fackmannamässigt sätt, det vill säga med den skicklighet, snabbhet, noggrannhet och omsorg som är sedvanlig inom branschen. Utföra alla delar i avropade uppdrag så att bästa tekniska och ekonomiska resultat uppnås för köparen Vid utförande av alla delar i avropade uppdrag använda personal med erforderlig kompetens och vara skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal vilken av beställaren anses sakna erforderlig kompetens eller med vilken beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. Utvärdering I detta steg utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringen. I utvärderingsfasen kommer prövning att ske enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga. Utvärdering kommer att ske enligt bifogad utvärderingsmodell. bilaga

7 För bedömning av anbuden tillämpas en modell med mervärden. Beställaren antar det anbud som får lägst jämförpris på helheten. Bilaga 6 beskriver utvärderingen närmare. Utvärderingskriterier Vid utvärderingen kommer högst 4 poäng att delas ut för respektive underkriterium. Beroende på kriteriets värde och hur stor andel av möjlig poäng som inte uppnås för kriteriet erhåller anbudet ett påslag i SEK. Poängskalan: 4 poäng: Anbudet ger mycket mervärde för beställaren. 3 poäng: Anbudet ger ett klart mervärde för beställaren. 2 poäng: Anbudet ger visst mervärde för beställaren. 1 poäng: Anbudet ger begränsat mervärde för beställaren. 0 poäng: Anbudet ger inget mervärde för beställaren. I bilaga Utvärderingsmodeller framgår viktning, värden och poäng. Utvärdering pris Anbudsområde: kommunen stiftelser/fonder och räddningstjänsten Fasta uppdragsdelar med summa fast pris i anbudsområde, adderas med anbudsgivarens snitttimpris för extra insatser resp. projektarbeten. Anbudsgivarens snitt-timpris, beräknas med av anbudsgivarens föreslagen fördelning av kategorier med deras respektive timpriser i bilaga 3.1 x 100 timmar (uppskattat antal timmar). Timpris för specialister ingår inte i snitt-timpriset. Tilldelningsbeslut När beslut om leverantör och anbud fattats sänds information om detta till samtliga anbudsgivare genom e-post. Upphandlingen avslutas genom skriftligt upphandlingskontrakt som träder ikraft tidigast då 10 dagar gått från den dag då information om tilldelningsbeslut lämnats. Kommersiella villkor Anbudspriser Anbudspriser SKALL anges netto, i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdesskatt och lämnas i prisbilagan 3.1. Priserna SKALL vara fasta i 2 år till och med Anbudspriserna SKALL inkludera samtliga kostnader som revisionskonsulten har för att fullgöra uppdraget innefattande resor som är hänförliga till uppdraget. För andra resor, som föranletts av uppdraget, och beordrats av beställaren, har revisionskonsulten rätt till resekostnadsersättning enligt beställarens resebestämmelser med Kramfors som utgångspunkt vid beräkning. Totalt fast pris Revision enligt kravspecifikationen s insats högst 800 timmar/år, prisbilaga 3.1, pos 10. Stiftelser/fonder, prisbilaga 3.1, pos 20 Räddningstjänstförbundets insats högst 45 timmar/år, prisbilaga 3.1, pos 30. Ange utifrån er erfarenhet vilka kategorier ni normalt använder för granskning av kommunal verksamhet samt den procentuella andelen för respektive kategori, se bilaga

8 Timpris anges med fasta timpriser för olika kategorier i erbjuden bemanning. PRIS FÖR TILLÄGGSARBETEN UTÖVER OVANSTÅENDE ENLIGT TIMPRIS FÖR FÖLJANDE KOMPETENSER Uppdragsledare/ansvarig revisor Projektledare/granskningsledare Övrig sakkunnig/granskare Administratör Specialist I övrigt se kravspecifikation bilagorna Tilläggsarbeten godkänns endast efter skriftlig beställning och bekräftelse. Tilläggsarbeten benämns även extra insatser resp. projektarbeten i andra delar av dokumentationen. Prisreglering Efter fastprisperioden kan indexreglering ske enligt SCB s Arbetskostnadsindex för arbetare och tjänstemän inom privat sektor med April månad 2014 som basmånad. Prisreglering sker med 90% av framräknad indexförändring. Vid eventuell indexreglering regleras priserna årsvis enligt nedanstående tidsintervaller: 1:a gången med April 2014 som basmånad. 2:a gången med April 2015 som basmånad. Krav på prisjustering efter fastprisperioden SKALL skriftligen tillställas kommunrevisionens ordförande senast 30 dagar före den dag prisjusteringen avses träda i kraft. Leveransvillkor Leveransort Kramfors. Faktura/följesedel Specifikation över utfört arbete SKALL sändas med fakturan. På faktura och följehandlingar SKALL alltid beställarens namn, ev referensnummer, leveransadress och beställningsnummer anges. Dessutom SKALL leverantörens F-skattebevisnummer, plus-/bankgironummer, organisationsnummer, faktura- och i förekommande fall OCR-nummer, fakturadatum, fakturabelopp samt momsbelopp, anges på faktura. För gäller i första hand att faktura skickas som svefaktura. I andra hand skickas pappersfaktura till: Kommunrevisionen Kramfors Fakturan sänds till ovanstående adress snarast efter utförd tjänst, dock senast en månad efter att tjänsten utförts. Fakturerings- och expeditionsavgifter får ej debiteras. 8

9 Dröjsmålsränta får påföras i enlighet med svensk räntelag, dvs. först från och med den 30:e dagen från fakturans ankomstdag till kommunen. Betalning Betalning erläggs senast 30 dagar efter erhållen faktura med specifikation och godkänd utförd tjänst. Statistik Anlitad leverantör SKALL tillställa statistikuppgifter på tjänster vid anmodan. Avtalshandlingar För kommande avtal gäller nedanstående handlingar. Förekommer i handlingarna motstridiga uppgifter gäller de i följande ordning. Skriftliga ändringar och tillägg Avtalet Köparens förfrågningsunderlag med bilagor Säljarens anbud samt eventuella kompletteringar Uppsägning/Tvist Part SKALL äga rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten inte uppfyller avtalsenliga åtaganden och åsidosättandet inte är av ringa betydelse. Om leverantören eller av denne anlitad underleverantör, under avtalets löptid häftar i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelse inte sker, eller bristerna avseende betalning upprepas, har kommunen rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Tvist på grund av avtalet SKALL, om parterna inte kommer överens om annat, avgöras av svensk domstol på köparens hemort, med tillämpning av svensk rätt. 9