Lär dig använda e-posten effektivt

Transkript

1 E-POSTSKOLAN Det här kan du lära dig Följ med i alla avsnitt av PC-tidningens e-postskola. Du får lära dig Outlook Express och det mesta som har med e-post att göra. Vi går igenom programmet och skickar det första e-brevet. Du lär dig ställa in Outlook Express. Skicka e-brev till flera mottagare, vidarebefordra. Bifoga ett dokument och lär dig prioritera. Håll ordning på alla e-postadresser. Skapa en kontakt och lär dig använda adressboken. Radera, och organisera din e-post med hjälp av mappar och postregler. Hitta gammal e-post. Lär dig ställa in flera e-postkonton. Skapa ett e-postkonto på Hotmail. I det sista avsnittet visar vi hur du kan snygga till din e-post med teckensnitt och färger. Ännu fler skolor på PC-tidningens CD På CD hittar du en rad skolor från tidigare nummer, och de program som hör till dem. Men inte när det gäller Outlook Express eftersom det installeras tillsammans med Internet Explorer. Lär dig använda e-posten effektivt E-post är mer än att bara skicka och ta emot elektroniska brev. Du behöver också veta vad en kontaktperson, en adressbok och en signatur är, och hur du ställer upp postregler. Detta och mycket annat lär du dig i det här och de fem kommande avsnitten av e-postskolan. Det kommer bara fler och fler e-brev alltså och det beror naturligtvis på att det går blixtsnabbt att skicka e-post till vänner och bekanta, samt att man ofta kan få svar efter bara några minuter. Du skickar och tar emot e- post genom att trycka på en knapp, och både avsändare och mottagare kan befinna sig var som helst och ändå få fatt i sin elektroniska post. I PC-tidningens e-postskola visar vi hur du skickar elektronisk post och alla kan vara med. Med hjälp av Outlook Express får du lära dig skicka och svara på e-brev, sortera och radera. Dessutom går vi igenom adresskartoteket i postprogrammet och visar hur du ska göra för att skapa kontakter både enstaka och grupper. Dessutom får du lära dig säkerhetskopiera din adressbok så att du till exempel kan använda den i flera datorer eller föra över den till en ny pc. Skräppost (spam) är tyvärr en av e-postens svaga punkter, men vi visar hur du gör för att blockera en del av den flod som ibland forsar in på din e-postadress. Du kan också använda postprogrammet för att styra post till och från flera postkonton, och vi visar hur du använder Outlook Express för att hämta post från ett Hotmail-konto. Dessutom får du lära dig hur man snyggar till sina e- brev med teckensnitt, färger och bakgrunder. Du får också se hur Outlook automatiskt hjälper dig lägga in upplysningar om namn, telefonnummer och liknande i dina e-brev. Slutligen tar vi en titt på vad din e-post-operatör har att erbjuda i form av webbmail, autosvar, nyhetsgrupper och SMSmeddelanden om inkommande post. Starta Outlook Express Outlook Express är ett gratis e-postprogram som passar bra för att presentera de vanligaste grundläggande begreppen. Du startar Outlook Express genom att klicka på Start, Alla program och Outlook Express. Om du har ändrat i menyn Start kan programmet ligga någon annanstans. När du startar Outlook Express första gången får du frågan om du vill att Outlook Express ska vara ditt standardprogram för e-post (det program som skickar och tar emot din e-post). Du kan lugnt klicka Ja. Det går alltid att ändra om du vill. PC-TIDNINGEN /00

2 Bli kompis med Outlook Express När du har startat Outlook Express är det här den första skärmbilden som kommer upp. Om du använder något annat e-postprogram kommer uppbyggnaden att påminna mycket om Outlook Express. 0 Programrad Skicka/ta emot alla: Skickar Visar programmets namn. iväg alla meddelanden från alla Menyrad konton som ligger i Utkorgen. Här finns samma funktioner som för knapparna i verktygsraden, plus många andra inställningsmöjligheter. Adress: Öppnar Adressboken i Outlook Express. Sök: Öppnar ett fönster för sökning bland e-postmeddelandena Verktygsrad i Outlook Express. Normalt visar verktygsraden Mappar knappar med både bilder och text. Verktygsraden kan anpassas men första gången du startar programmet ser Här kan du se all post du har fått, vad som ligger klart att skicka iväg, vad du har skickat och vad du vill radera. innehållet alltid ut på det här Kontakter viset: Skapa meddelande: Öppnar en ruta där du kan skriva in ditt e-postmeddelande. När du startar programmet för första gången saknar du givetvis dina egna kontaktpersoner. I del tre av skolan får du lära dig allt du behöver veta om kontakter. E-postfunktioner Genvägar till inkorgen för att skapa nya e-brev och för att läsa post. Funktioner för nyhetsgrupper Funktioner för Kontakter Gå direkt till Inkommande post Om du inte vill se den här skärmbilden utan i stället vill komma direkt till den mapp där din e-post ligger markerar du det här fältet. 0 Dagens tips för Outlook Express Klicka på Nästa för att få se ytterligare tips. Om du inte är intresserad av tipsen stänger du av dem genom att klicka på krysset. Den första gången du startar Outlook Express ligger det en hälsning från Microsoft och väntar i din inkorg. Här kan du bland annat se var och hur du får mer hjälp. Observera att storleken på översikten över Mappar och Kontakter går att ändra med musen genom att dra lodrätt i den linje som skiljer de två delarna åt och i sida genom att dra i den lodräta linjen.

3 E-POSTSKOLAN Så skickar du e-post i Outlook Express Nu har du fått överblick över hur skärmbilden är uppbyggd i ett e-postprogram så att du kan börja skicka e-brev. Begrepp som Nytt och Skicka (eller New Messages och Send) används också i andra e-postprogram. Om du inte har använt ditt program tidigare för att hämta eller ta emot e-post måste det först ställas in. Läs hur man gör på nästa sida i rutan Så ställer du in ditt e-postprogram. På startsidan i Outlook Express kan du klicka på Skapa ett nytt e-postmeddelande eller klicka på knappen Skapa e-p i verktygsraden. Den här knappen ser du också när du går vidare från startsidan till Inkorgen. När du har klickat i meddelandefältet öppnas formateringsraden där du kan välja teckensnitt och storlek på bokstäverna, precis som på motsvarande rad i ditt ordbehandlingsprogram. I en senare lektion tittar vi närmare på hur du gör för att snitsa till dina e-brev med diverse färger och teckensnitt. När du har skrivit ditt e-postmeddelande klickar du på knappen Skicka. Eller också använder du tangentbordsgenvägen Ctrl + S. Om du inte vill visa mottagaren att du skickar en kopia av brevet till andra kan du använda funktionen Bcc. Den hittar du under Visa 0 och rubriken Alla meddelandehuvuden. 0 Nu har du öppnat ett fönster med rubriken Nytt meddelande. I fältet Till ska du nu skriva in mottagarens e-postadress. Om ditt e-brev ska skickas till flera mottagare, eller om någon behöver en kopia för kännedom skriver du in aktuella e- postadresser i fältet Kopia. I fältet Ämne skriver du in en rubrik för ditt brev, och slutligen skriver du in själva texten i det stora meddelandefältet. Nu öppnas fältet Hemlig kopia. Skriv in e-postadressen till den som ska ha den hemliga kopian och klicka på Skicka. PC-TIDNINGEN /00

4 Ställ in Outlook Express första gången Så ställer du in ditt e-postprogram Först måste ditt e-postprogram installeras i din dator. När du öppnar Outlook Express första gången klickar du på Ja, för att göra det till ditt standardprogram. Det vill säga det program som du tänker använda för att skicka och ta emot e-post. Men det går alltid att ändra på. Du ska också bestämma dina e-postadresser och vilka adresser som ska användas för att hämta och skicka e-post. Du kan få samtliga upplysningar från din internetoperatör. Ditt e-postprogram installeras lokalt i din dator. Innan du kan skicka eller ta emot elektronisk post måste du skapa och upprätta anslutning mellan din dator och internetoperatörens server. En sådan anslutning kallas ett konto. Klicka på Verktyg och välj Konton. I nästa fönster ska du skriva den e-postadress som du har fått från din internetoperatör, klicka sedan på Nästa. 0 I dialogrutan klickar du på Lägg till och väljer E-post i den meny som nu öppnas. I kommande dialogrutor skriver du in upplysningarna om ditt konto (hos din internetoperatör) och det namn som ska finnas som avsändare på dina e-brev. Börja med att skriv det namn som ska stå som avsändare och klicka sedan på Nästa. När du skapar ett konto hos en internetoperatör får du förutom en e-postadress ytterligare två adresser som du behöver för att komma i kontakt med de datorer som din operatör använder för postbefordran. Du får också veta att operatörens postserver är en POP-server. POP betyder Post Office Protocol, det standarformat som används för att skicka och ta emot e-post. Skriv in namnet på den ingående e-poststervern och namnet på den utgående servern 0. Klicka på Nästa. Din operatör har också försett dig med ett användarnamn och ett lösenord. Skriv in dem vid Kontonamn respektive Lösenord. Du kan också låta Outlook Express komma ihåg ditt lösenord genom att markera rutan Kom ihåg lösenordet. Klicka sedan på Nästa. Nu är ditt e-postkonto i Outlook Express inställt. Klicka på Slutför för att avsluta anslutningen till ditt e-postkonto. Efter det är Outlook Express klart att skicka och ta emot din elektroniska post.

5 E-POSTSKOLAN Det här kan du lära dig Följ med i alla avsnitt av PC-tidningens e-postskola. Du får lära dig Outlook Express och det mesta som har med e-post att göra. Vi går igenom programmet och skickar det första e-brevet. Du lär dig ställa in Outlook Express. Skicka e-brev till flera mottagare, vidarebefordra. Bifoga ett dokument och lär dig prioritera. Håll ordning på alla e-postadresser. Skapa en kontakt och lär dig använda adressboken. Radera och organisera din e-post med hjälp av mappar och e-postregler. Hitta gammal e-post. Lär dig ställa in flera e-postkonton. Skapa ett e-postkonto på Hotmail. I det sista avsnittet visar vi hur du kan snygga till din e-post med teckensnitt och färger. Ännu fler skolor på PC-tidningens CD På CD hittar du en rad skolor från tidigare nummer, och de program som hör till dem. Men inte när det gäller Outlook Express eftersom det installeras tillsammans med Internet Explorer. Svar på e-brev, bifogade filer och kvittering Med Outlook Express är det lätt att svara på eller vidarebefordra e-brev både till en och flera mottagare. Med ett par musklick kan du bifoga bilder eller dokument till ditt brev, du får veta att det har kommit fram, och kan visa att det är viktigt. Många av de e-brev som dimper ned i din inkorg kan sparas eller raderas så snart du har läst dem, eftersom de inte kräver något svar. Det kan till exempel vara ett nyhetsbrev, en lärare som skickar ut veckans uppgifter till sina elever eller kanske en kallelse till ett möte i idrottsföreningen. Men ibland måste du svara direkt även om det bara blir ett preliminärt svar men med Ta emot e-post löfte om att komma igen senare. Kanske kan du också behöva skicka ett e-brev vidare till andra mottagare, till exempel till föräldrar i ditt barns skolklass. Om du behöver skicka samma e-brev till många mottagare det kan exempelvis röra sig om en inbjudan till fest slipper du besväret att göra en hel bunt kopior, skriva kuvert, och köpa frimärken till alla breven. Det räcker med bara några musklick. För att försäkra dig om att mottagaren fått ditt brev och har läst det kan du be om ett kvitto. Mottagaren kvitterar när han/hon öppnar brevet. Med Outlook Express kan du således göra många rutinmässiga uppgifter lättare framför allt om du jämför med hur samma uppgifter på papper skulle ha sett ut. För att kunna skicka och ta emot e-post måste du öppna Outlook Express. När du får ett e-brev kommer det via e-postservern hos din internetoperatör, där du hämtar det till din pc. När du startar Outlook Express kontrollerar programmet automatiskt om servern hos din internetoperatör innehåller några nya e-brev. I så fall hämtas de till din dator där de placeras i Inkorgen. Det kan ta sin tid innan programmet på nytt letar efter nya e-brev, så om du väntar på något viktigt kan du alltid klicka på knappen Skicka/ta, så letar Outlook Express genast efter ny e-post. Samtidigt skickas all post som finns i din Utkorg. Att slippa ta omvägen över startskärmen i Outlook Express och i stället gå direkt till Inkorgen är lätt. Bocka bara av längst ned i startskärmen vid texten Gå direkt till inkorgen när Outlook Express startas. PC-TIDNINGEN /00

6 Svara på ett e-brev Du behöver inte skapa ett nytt e-brev för att skicka ett svar, använd brevet du fick i stället. När du har öppnat och läst ett e-brev räcker det med att klicka på knappen Svara i verktygsraden högst upp i Outlook Express inkorg. Nu öppnas ett nytt textfönster där fälten Till och Ämne redan är ifyllda med den ursprunglige avsändarens namn och ämnestext. För att visa att det rör sig om ett svar kan du se texten Re: eller Sv: som automatiskt har kopierats in framför det ursprungliga ämnet. Markören står dessutom redan och blinkar längst fram i textfältet. Lite längre ned hittar du upplysningar om vem e-brevet var till och från, när det skickades och en kopia av den ursprungliga texten. Du måste inte skicka med kopian av den ursprungliga texten, för faktum är att det oftast blir lättare för mottagaren att läsa ditt svar om du tar bort överflödig text. Men du kan också göra ditt svar lättare att överblicka om du skriver det vid respektive avsnitt eller vid en speciell fråga. Skicka ditt e-brev vidare Du kan också vidarebefordra e-brev som du har fått till en eller flera mottagare. I praktiken betyder det att du skickar en kopia av det ursprungliga brevet vidare till en eller flera mottagare. När du har läst e-brevet klickar du på knappen Vidarebefordra. Det kan du göra antingen på knappen i själva e-brevet eller med motsvarande knapp i programmet efter att du har markerat meddelandet i din Utkorg. Nu öppnas ett nytt meddelandefönster där ämnesfältet automatiskt har fått den ursprungliga texten. För att visa att det handlar om ett vidarebefordrat e-brev har texten Fw: automatiskt satts in före den ursprungliga ämnestexten. I fältet Till skriver du e-postadressen till den eller de adressater som du vill skicka meddelandet till. Om du skickar till flera ska du sätta ett semikolon mellan adresserna. Annars kan Outlook Express inte särskilja texten som separata adresser. Du kan vid behov ändra ämnestexten innan du skickar brevet vidare. Skriv eventuellt ett eget meddelande till de nya mottagarna i textfältet. Observera att det ursprungliga meddelandet är markerat med en skiljelinje och upplysningar om bland annat avsändare och vilken dag och tid e-brevet ursprungligen skickades.

7 E-POSTSKOLAN Prioritering av ett e-brev Du kan skicka ditt e-brev med låg, normal eller hög prioritet. Prioriteten har inget att göra med meddelandets hastighet, eftersom internet vidarebefordra alla e-brev lika fort. Däremot är det en markering av hur viktigt du som avsändare anser att meddelandet är. Meningen med att prioritera är alltså att du gör mottagaren uppmärksam på att det är ett viktigt brev som bör läsas omgående eller om prioriteringen är låg och brevet därför kan vänta. Innan du skickar ett e-brev får det automatiskt normal prioritet. Om du vill ändra den till hög eller låg måste du klicka på knappen Prioritet i meddelandefönstrets verktygsrad och sedan välja önskad prioritet. I mottagarens inkorg visas prioriteten med ett rött utropstecken för hög prioritet och en blå pil som pekar nedåt för låg prioritet. Det saknas markering (blank markering) för e- post med normal prioritet. Inställningar i e-postprogrammet När du har skrivit ett e-postmeddelande och klickar på Skicka hamnar brevet till att börja med i din Utkorg. Därifrån skickas det vidare till e-postservern hos din internetoperatör. Som avsändare har du i hög grad kontroll över under vilka förutsättningar försändelsen ska skickas. Du välja mellan en hel rad möjligheter och kan bland annat få en kopia av senast skickade e-brev eller välja att de till exempel ska sändas omgående. I Outlook Express kan du ändra inställningarna för hur dina brev ska skickas. Klicka på Verktyg och välj fliken Alternativ. Klicka på fliken Skicka. Ta bort eller bocka för i rutorna för respektive rubriker. Inställningsmöjligheter: När du skickar e-post sparas en kopia i mappen Skickat, och det är en bra idé. Glöm bara inte att kasta gamla meddelanden med jämna mellanrum. Skicka meddelanden omedelbart är bra om du alltid är på nätet, till exempel med ADSL. Använder du modem är det bättre att själv bestämma när posten ska skickas. När du svarar på ett e-brev sparas mottagarens adress automatiskt i din adressbok. Så slipper du spara gammal post bara för att komma ihåg adressen. Outlook Express hjälpfunktion för att komma ihåg e-postadresser från tidigare skickade meddelanden. Om du till exempel skriver ett N i adressfältet kommer programmet att visa alla e-postadresser som du har använt och som börjar på N. Om du tar med det ursprungliga meddelandet i ditt svar så går det att läsa hela brevväxlingen. Outlook Express kan skriva, skicka och ta emot e-postmeddelanden i både text- och HTML-format. En bock här ser alltid till att ditt svar skickas i samma format som det kom. PC-TIDNINGEN /00

8 Skicka en bilaga med e-post När du skickar vanliga brev med posten kan du också bifoga bilagor i kuvertet. Det kan till exempel vara ett kontrakt eller betyg för en jobbansökning. I Outlook Express går det givetvis också att bifoga bilagor till e-brev, och det finns flera sätt att göra det på. Så här skickar du ett e-brev med flera bilagor/filer. Skapa ett nytt meddelande, klicka på knappen Bifoga och öppna sedan dialogrutan Bifoga fil. Leta rätt på det dokument du vill bifoga i ditt e-brev, markera och bifoga det genom att klicka på knappen Bifoga eller genom att dubbelklicka på filen. Om du vill skicka flera filer samtidigt klickar du på Bifoga fil, och i dialogrutan Bifoga fil klickar du sedan på pilen vid Visa-menyn för att ändra visningen till det mer överskådliga Lista. Klicka på den första filen som ska bifogas i ditt e-brev. Håll sedan ned Skift- tangenten och klicka på den sista filen som ska bifogas. Klicka på Bifoga för att lägga till alla filer på en gång. Om de filer som ska bifogas inte ligger i ordning klickar du på den första filen, håller ned tangenten Ctrl och klickar sedan med musen på de övriga filerna. Klicka sedan på Bifoga för att lägga till alla filer på en gång. Du kan bifoga filer i alla format, både textdokument, kalkylblad, zip-filer och andra. Men tänk på att e-postprogrammets inställning hos den som tar emot ditt e-brev kan förhindra läsning av vissa typer av dokument. Det gäller till exempel.exe-filer och dokument som kan innehålla skadliga makro-koder, till exempel i Word-, Excel- och Powerpointfiler. Därför bör du i rubrikfältet på ditt e-brev också tala om vilken typ av fil du bifogar. På så sätt får mottagaren veta vad det är som har ramlat ned i inkorgen. Använd kvitto Normalt har du inga möjligheter att se om den som får ditt e-brev verkligen läser det. Men det kan du ändra på genom att be om ett kvitto som visar att ett eller alla e-postmeddelanden blivit lästa. Innan du skickar ditt e-brev kan du göra en inställning så att mottagaren automatiskt skickar tillbaka ett kvitto när han eller hon har läst det. För att få Outlook Express att be om ett kvitto måste programmet ställas in för det. I brevets menyrad väljer du Verktyg och därefter klickar du på rubriken Begär läskvitto. Kvittofunktionen i Outlook Express kan ställas in för att gälla alla e-brev som du skickar eller tar emot. I Outlook väljer du Verktyg, Alternativ och klickar på Kvitton. Nu har du följande möjligheter: Begär läskvitto på alla skickade meddelanden Om du bockar av rutan får du ett kvitto varje gång mottagaren öppnar något av dina e-brev. Men observera att kvittot också kommer i form av ett e-brev, så det kan hända att dina kvitton kommer att ta en hel del plats i din inkorg. Skicka aldrig ett läskvitto En bock här gör att avsändarna av de e-brev som du tar emot aldrig kommer att få kvitto på att du läst dem. Meddela mig vid varje begäran om läskvitto Med den här rutan markerad får du en ny förfrågan en extra gång innan Outlook Express skickar ett kvitto till avsändaren om att du har läst meddelandet. Skicka alltid ett läskvitto Om du och övriga alltid skickar ett läskvitto, finns risken att inkorgen hos avsändaren ganska snart blir fylld av bara kvitton. Vi rekommenderar därför att du bara skickar ett kvitto när avsändaren uttryckligen ber om det.

9 E-POSTSKOLAN Det här kan du lära dig Följ med i alla avsnitt av PC-tidningens e-postskola. Du får lära dig Outlook Express och det mesta som har med e-post att göra. Vi går igenom programmet och skickar det första e-brevet. Du lär dig ställa in Outlook Express. Skicka e-brev till flera mottagare, vidarebefordra. Bifoga ett dokument och lär dig prioritera. Håll ordning på alla e-postadresser. Skapa en kontakt och lär dig använda adressboken. Radera och organisera din e-post med hjälp av mappar och e-postregler. Sätt dina e-postadresser i system Adressboken ger dig både överblick och enkel tillgång till dina e-postadresser. Läs här hur du lägger till nya uppgifter och grupper, samt gör en kopia av adressboken. Alla har givetvis en gräns för hur många e-postadresser det går att hålla i minnet, precis som man bara kan komma ihåg ett visst antal vanliga adresser och framför allt postnummer. I samtliga fall kommer man utan problem ihåg de allra viktigaste och så naturligtvis dem man använder dagligen, resten Skapa en ny kontakt får man slå upp i sin adressbok eller kalender. Outlook Express har bra funktioner som hjälper dig att spara och hålla styr på dina e-postadresser. Förutom att bidra med systematisk registrering av e- postadresserna kan du via kartoteket samla uppgifter om privatadresser, makar, vänner, väninnor, arbete och mycket annat som hör ihop med dem du ofta har kontakt med. Dessutom kan du skapa grupper för att snabbt och enkelt skicka ett e-brev till flera personer samtidigt. Programmet använder den gemensamma beteckningen kontakter för både personer och företag. Det är lätt att lägga in namn och e-postadress för en person eller ett företag i adressboken. 0 Hitta gammal e-post. Lär dig ställa in flera e-postkonton. Skapa ett e-postkonto på Hotmail. I det sista avsnittet visar vi hur du kan snygga till din e-post med teckensnitt och färger. 0 Klicka på Kontakter och sedan på Ny kontakt. I verktygsraden kan du dessutom klicka på Adresser. Nu öppnas fönstret Adressbok Huvudidentitet. Klicka på Nytt och Ny kontakt. Nu öppnas fönstret Egenskaper för. Fyll i fälten med upplysningar om namn och e-postadress. När du är klar läggs namnet automatiskt till på rubrikraden 0. Och det är faktiskt allt du behöver skriva in. Om du vill lägga till ytterligare upplysningar som exempelvis privatadress, webbplats och telefonnummer i textfältet. bestämmer du själv. När du är färdig klickar du på OK. Nu är de inskrivna uppgifterna sparade, och namnet visas i inkorgens översikt under Kontakter. PC-TIDNINGEN /00

10 Skapa en kontakt med hjälp av ett e-brev När du har fått ett e-brev från någon som du vill komma ihåg eller vars e-postadress du vill spara, kan du med några få klick lagra upplysningarna i din adressbok. Högerklicka på det aktuella e- brevet i Inkorgen. Klicka på Lägg till avsändaren i adressboken i menyn. Skicka brev till en kontakt i adressboken Den största fördelen med att använda adressboken är att det är så lätt att skicka e-post till de personer du har registrerat. På så sätt slipper du skriva långa och krångliga e-postadresser, och slipper få tillbaka felmeddelanden när du har försökt skicka till en adress som på grund av skrivfel inte existerar. När du vill skicka ett e-brev till en av dina bekanta behöver du bara dubbelklicka på namnet i rutan Kontakter längst ut till vänster i din Inkorg. Då öppnas ett nytt e-brev där namnet på den du vill skicka meddelandet till redan ligger inlagt i fältet Till. Du kan även skapa ett nytt e-brev på vanligt sätt, och från det formuläret kan du hämta en e-postadress från adressboken. Klicka på Till eller Cc-knappen som öppnar dialogrutan Välj mottagare. Markera den kontaktperson som du vill skicka e-post till. Håll ner tangenten Ctrl och klicka på flera namn om du vill ha fler mottagare. Klicka på Till: för att lägga till den/de markerade. När du har klickat på OK kommer du tillbaka till ditt e-postmeddelande. Här kan du kontrollera namnet på den du vill skicka e-post till men inte hans e-postadress som finns i adressfältet. Det beror på att namnet är en länk som anknyter till upplysningarna om e-postadressen. När meddelandet skickas använder programmet givetvis e-postadressen för att se till att brevet hamnar hos rätt mottagare.

11 E-POSTSKOLAN Bunta ihop dina kontaktpersoner Om du ofta skickar e-post till samma personer exempelvis andra medlemmar i en styrelse som du är med i, eller kanske till spelare i ett fotbollslag, kan du slippa skriva alla de enskilda mottagarna i adressfältet varje gång. Genom att samla kontakterna i en grupp behöver du inte satsa mer än ett klick för att skicka ett e-brev till alla samtidigt. Klicka på knappen Adresser i verktygsraden. Då öppnas fönstret Adressbok Huvudidentitet. Klicka på Nytt och sedan Ny grupp. I fönstret Egenskaper skriver du in namnet på gruppen. Sedan klickar du på Välj medlemmar. I fönstret Välj gruppmedlemmar markerar du de mottagare som ska finnas med i gruppen. Klicka på det första namnet. Håll sedan ner Ctrl-tangenten medan du klickar på de övriga namnen. Lägg till gruppmedlemmar genom att klicka på Välj 0 och sedan OK. I dialogrutan Egenskaper har du nu lagt till de upplysningar som krävs för att skapa gruppen. Om du vill lägga till e-postadresser på nya kontaktpersoner som inte finns som enstaka kontakter, kan du göra det genom att skriva in namnet och e-postadressen. Klicka sedan på Välj. Tänk på att du inte kommer att kunna skicka e-post till bara någon av de här personerna. Deras adresser är bara registrerade som medlemmar i gruppen. Om du vill skicka e-post direkt till sådana medlemmar måste du först lägga till dem som nya enskilda kontakter. Avsluta registreringen av gruppen genom att klicka på OK. Nu har du skapat en grupp mottagare som visas både i Adressbok och fönstret Kontakter i Inkorgen. Observera att grupper av mottagare visas med en gruppikon. När du sedan vill skicka ett e-brev till gruppen räcker det med att dubbelklicka på ikonen. 0 Gör en säkerhetskopia av adressboken I samma takt som antalet adresser i din adressbok växer, ökar också risken för stora problem om något skulle hända med den. Tänk om adressboken skulle bli förstörd! Det en bra idé att med jämna mellanrum säkerhetskopiera adresserna för att kunna återskapa dem om Windows exempelvis skulle behöva ominstalleras. Eller att du köper en ny pc och behöver flytta över hela adressboken. Klicka på knappen Adresser i verktygsraden. Då öppnas fönstret Adressbok Huvudidentitet. Välj Arkiv, Exportera och därefter Adressbok (WAB). I fönstret Välj adressboksfil som du vill exportera till väljer du var din säkerhetskopia ska placeras. Ge den ett namn. Välj först en placering på hårddisken, och kontrollera eventuellt storleken på filen innan du lägger den på en diskett (eller en cd). Avsluta med att klicka på Spara. PC-TIDNINGEN /00

12 Återskapa din adressbok från säkerhetskopian Om din adressbok skulle bli förstörd, till exempel om du nyinstallerar Outlook Express eller råkar ut för virus, går det lätt att återskapa adresserna från din säkerhetskopia. Säkerhetskopian kan dessutom användas för att flytta adressboken till andra datorer. Klicka på knappen Adresser i verktygsraden. Då öppnas fönstret Adressbok Huvudidentitet. Välj Arkiv Importera och Adressbok (WAB). I fönstret Välj adressboksfil som du vill importera från markerar du den fil som är din säkerhetskopia. Klicka sedan på Öppna för att hämta in adressboken i Outlook Express igen. Skicka ett visitkort tillsammans med dina e-brev Om du bifogar ett visitkort tillsammans med dina e-brev blir det mycket lättare för dina mottagare att komma ihåg din e-postadress. Principen är densamma som när du tar emot eller delar ut ett vanligt visitkort. Skapa en kontakt i din adressbok och lägg in de upplysningar om dig själv som du vill att mottagarna ska få läsa. Markera dig sedan själv i adressboken. I Inkorgen väljer du nu rubriken Verktyg och Alternativ i menyraden. Klicka sedan på fliken Skriva. Bocka för rutan E-post och klicka sedan på den lilla pilen vid rullmenyn. Markera dig själv och klicka sedan på OK. Skapa ett nytt e-brev och välj menyn Infoga Klicka sedan på Visitkort i menyn, om Visitkort inte redan är förbockat. Nu visas ett litet visitkort längst ut till höger om Till-fältet på dina e-brev.

13 E-POSTSKOLAN Det här kan du lära dig Följ med i alla avsnitt av PC-tidningens e-postskola. Du får lära dig Outlook Express och det mesta som har med e-post att göra. Vi går igenom programmet och skickar det första e-brevet. Du lär dig ställa in Outlook Express. Skicka e-brev till flera mottagare, vidarebefordra. Bifoga ett dokument och lär dig prioritera. Håll ordning på alla e-postadresser. Skapa en kontakt och lär dig använda adressboken. Radera och organisera din e-post med hjälp av mappar och e-postregler. Hitta gammal e-post. Lär dig ställa in flera e-postkonton. Skapa ett e-postkonto på Hotmail. I det sista avsnittet visar vi hur du kan snygga till din e-post med teckensnitt och färger. Ordning och reda e-post i rätta mappar För att spara kontoutdrag, protokoll från föreningen och annat, använder du säkert pärmar och registerblad. På samma sätt kan du hålla ordning på dina e-brev med hjälp av mappar i Outlook Express. I takt med att e-posten dunsar ner i din virtuella brevlåda blir det svårare och svårare att behålla överblicken över postflödet, och då kan det vara skönt att få lite hjälp med att sortera breven efter till exempel ämne eller avsändare. Outlook Express har en rad möjligheter för att hålla styr på inkommande brev. Faktum är Skapa nya mappar att programmet kan sortera din post och lägga viktiga e-brev i mappar redan när du får posten. En mapp för nyheter, en annan för e-brev från familjen och dessutom mappar för alla dina viktiga kontakter. Du kan skapa precis så många mappar du behöver, och du kan dessutom göra systemet ännu mer exakt med undermappar. På så sätt kan till exempel dina nyhetsbrev placeras i nyhetsmappen med undermappar för allmänna nyheter, datanyheter och annat. Dessutom kan programmet hjälpa dig att slippa se det mesta av den skräppost som du kan råka ut för, så att du bara behöver öppna det intressanta. När du installerar Outlook Express innehåller programmet bara ett litet antal mappar. Men det går lätt att skapa nya för att spara din e-post som det passar dig bäst. Gå in under rubriken Mappar för att skapa en eller flera nya mappar till dina e-brev. Högerklicka på undermappen Lokala mappar. I den genvägsmeny som nu öppnas klickar du på Ny mapp Nu öppnas dialogrutan Skapa mapp. Skriv in namnet på den nya mappen i fältet Mappnamn. Klicka sedan på den mapp där du vill placera den nya mappen som undermapp, till exempel Lokala mappar. Klicka på OK för att skapa den. Ännu fler skolor på PC-tidningens CD På CD hittar du en rad skolor från tidigare nummer, och de program som hör till dem. Men inte Outlook Express eftersom det installeras tillsammans med Internet Explorer. När du har skapa dina nya mappar kan du flytta din e-post till dem. Markera eventuellt flera e-brev samtidigt. Högerklicka på ett eller flera av de markade breven och välj Flytta till mapp. 0 I dialogrutan Flytta klickar du på den mapp 0 som breven ska flyttas till. Klicka på OK för att flytta dem. PC-TIDNINGEN /00

14 Radera en mapp När du inte längre har användning för en mapp kan du givetvis radera den igen. Det är lite lättare att bevara överblicken över dina e-brev om du inte har alltför många mappar. Klicka på Lokala mappar. I det stora fönstret till höger kan du nu se alla de mappar och undermappar som redan finns i Outlook Express. Högerklicka på den mapp eller undermapp som ska raderas och välj Ta bort. Observera att översikten i de två kolumnerna till höger visar hur många e-brev som finns i varje mapp, och hur många av dem som är olästa Skapa regler för dina meddelanden Du behöver inte flytta dina e-brev till mappar själv. Låt i stället Outlook Express sköta jobbet med att placera dem i rätta mappar redan när de kommer. Genom att skapa meddelanderegler (kallas även för postregler) kan programmet automatiskt placera inkommande e-post i andra mappar än Inkorgen. Du kan dessutom ordna så att en del e-brev vidarebefordras till andra. Nu öppnas dialogrutan Välj personer. I det översta fältet skriver du avsändarens 0 namn 0 Om e-breven kommer från en grupp skriver du namnet på gruppen. Klicka på knappen Lägg till, och avsluta genom att klicka på OK. Öppna menyn Verktyg och välj Regler för meddelande. I den undermeny som nu öppnas klickar du på E-post. I fönstret Ny e-postregel ska du nu ange de regler som programmet ska använda när det kommer nya e- brev i din inkorg. I det första fältet ska du välja när regeln ska användas, och i nästa vad den exakt ska göra. Det finns flera valmöjligheter som du kan se med hjälp av pilarna längst ut till höger. Vi börjar med att skapa en regel där all e-post från en viss person flyttas till en mapp som du har skapat för det ändamålet. I takt med att du ställer upp villkoren för e-postregeln kommer det upp nya rader i ett tredje fält. I det översta fältet markerar du rutan vid texten Där raden Från innehåller personer. Sedan klickar du på den blå länken med texten innehåller personer i det tredje fältet. Slutligen ska du tala om i vilken mapp dina e-brev ska placeras. Det gör du genom att först markera fältet Flytta det till angiven mapp i fält två. Sedan klickar du på den blå länken Flytta det till angiven mapp. Nu öppnas dialogrutan Flytta, där du ska klicka på den mapp där e-brevet ska läggas och till sist klickar du på OK för att avsluta. I det nedersta fältet kan du ge din nya meddelanderegel ett namn. Klicka på OK för att skapa regeln. Genom att klicka på Använd nu kan du låta programmet leta i inkorgen efter e-brev som kan flyttas enligt den nya regeln. Sedan klickar du bara på OK 0 för att få programmet att använda regeln när det kommer nya e-brev i framtiden från aktuella avsändare. 0

15 E-POSTSKOLAN Radera e-postmeddelanden Sortera efter avsändare och ämne Även om du har skapat mappar och därmed delat upp dina e-brev så att du lätt kan hitta dem igen bör du då och då städa upp i mapparna och radera gamla meddelanden. Det gäller inte minst mapparna Inkorgen och Skickat. Även om du har sorterat dina e-brev i mappar efter ämne, avsändare eller andra kriterier, kan det ändå vara svårt att skapa sig överblick. Men det finns element i skärmbilden som hjälper dig sortera innehållet i en postmapp. I inkorgen är översikten över alla e-brev indelad i kolumner. Om du klickar på en kolumnrubrik med musmarkören sorteras innehållet. Första gången du klickar sorteras innehållet i stigande ordning (A Ö). Andra gången sorteras den i fallande ordning. I fönstret Mappar klickar du på den mapp som du vill städa upp i. Markera de meddelanden som du vill ta bort. För att ta bort flera samtidigt trycker du ner Ctrl-tangenten och klickar på dem du vill radera. Klicka sedan på knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort. Därmed flyttas de markerade e-breven till mappen Borttaget. Om du har tagit bort ett meddelande av misstag kan du flytta det tillbaka till Inkorgen genom att markera det med musen och flytta det från mappen Borttaget till en annan mapp. Öppna menyn Verktyg och välj Regler för meddelanden Klicka sedan på Lista med spärrade avsändare. I dialogrutan Regler för meddelande kan du nu se fliken Spärrade avsändare. Klicka på Lägg till för att lägga till en avsändare i blockeringsöversikten. I dialogrutan Lägg till avsändare skriver du nu in e-postadressen. Du kan även nöja dig med domännamnet (det som kommer i Adressfältet. Klicka på OK för att spara.. I dialogrutan visas nu den nya blockeringen 0 och i framtiden kommer alla meddelanden från den här avsändaren att hamna i mappen Borttaget med en gång. Bilaga : I den här kolumnen visas ett gem om brevet har en bilaga (bifogad fil). Sorteringen lägger brev med bilaga högst upp eller längst ner. Ämne : Ämnesfältet visar den rubrik som avsändaren har gett sitt e-brev. Vid sortering efter reglerna i den här kolumnen bortser Outlook Express automatiskt från tillägg följt av kolon, till exempel Re: eller Fw: i starten av ämnesfältet. Uppföljning : Den här kolumnen visar om du har satt en kom-ihåg-lapp på brevet, till exempel om du ska komma ihåg att ringa någon eller göra något ett visst datum. Klicka vid ett e-brev för att lägga till en liten röd flagga som anger uppföljning. Mottaget : Om du använder den här kolumnen för att sortera dina e-postmeddelanden kommer innehållet att visas i kronologisk ordning, stigande eller fallande. I dialogrutan Kolumner rullar du med pilarna ända ner i botten av menyn. Sätt en markering i de nya fält, till exempel Storlek, som du vill använda i översikten över dina e-brev. Med hjälp av Flytta upp och Flytta ned kan du också ändra ordningen på kolumnerna i översikten. Sätt färg på dina e-brev Normalt visas alla e-brev med svart text på vit bakgrund. Om du vill framhäva e-brev från någon speciell person kan du skapa postregler som visar meddelandena i översikten med speciella färger. Skapa en postregel för en person. Under Markera åtgärder för din regel rullar du ner och bockar för Markera det med färg. Under Regelbeskrivning klickar du på den blå länken i Markera det med färg. Från : Avsändarens namn eller e-postadress visas i den här kolumnen. E-breven sorteras i alfabetisk ordning. Översikten över dina e-brev kan utvecklas med ytterligare upplysningar. Öppna menyn Visa och välj Kolumner. Risken för att du ganska snart kommer att få skräppost, reklam och annan oönskad information i din inkorg är ganska stor. Sådana meddelanden tar bara plats och är irriterande, speciellt när de kommer i stora mängder. Outlook Express har verktyg som automatiskt skickar skräppost direkt ner i papperskorgen. Prioritet : Sortering med hjälp av den här kolumnen gör att e-brev med hög prioritet hamnar högst upp eller längst ner. Blockera för skräp i din post 0 PC-TIDNINGEN /00 I dialogrutan Markera färg väljer du den färg som du vill använda för meddelanden från aktuell person. Klicka på OK två gånger och sedan på Använd nu för att den nya regeln ska börja gälla med en gång. Avsluta med OK.

16 E-POSTSKOLAN Radera e-postmeddelanden Sortera efter avsändare och ämne Även om du har skapat mappar och därmed delat upp dina e-brev så att du lätt kan hitta dem igen bör du då och då städa upp i mapparna och radera gamla meddelanden. Det gäller inte minst mapparna Inkorgen och Skickat. Även om du har sorterat dina e-brev i mappar efter ämne, avsändare eller andra kriterier, kan det ändå vara svårt att skapa sig överblick. Men det finns element i skärmbilden som hjälper dig sortera innehållet i en postmapp. I inkorgen är översikten över alla e-brev indelad i kolumner. Om du klickar på en kolumnrubrik med musmarkören sorteras innehållet. Första gången du klickar sorteras innehållet i stigande ordning (A Ö). Andra gången sorteras den i fallande ordning. I fönstret Mappar klickar du på den mapp som du vill städa upp i. Markera de meddelanden som du vill ta bort. För att ta bort flera samtidigt trycker du ner Ctrl-tangenten och klickar på dem du vill radera. Klicka sedan på knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort. Därmed flyttas de markerade e-breven till mappen Borttaget. Om du har tagit bort ett meddelande av misstag kan du flytta det tillbaka till Inkorgen genom att markera det med musen och flytta det från mappen Borttaget till en annan mapp. Öppna menyn Verktyg och välj Regler för meddelanden Klicka sedan på Lista med spärrade avsändare. I dialogrutan Regler för meddelande kan du nu se fliken Spärrade avsändare. Klicka på Lägg till för att lägga till en avsändare i blockeringsöversikten. I dialogrutan Lägg till avsändare skriver du nu in e-postadressen. Du kan även nöja dig med domännamnet (det som kommer i Adressfältet. Klicka på OK för att spara.. I dialogrutan visas nu den nya blockeringen 0 och i framtiden kommer alla meddelanden från den här avsändaren att hamna i mappen Borttaget med en gång. Bilaga : I den här kolumnen visas ett gem om brevet har en bilaga (bifogad fil). Sorteringen lägger brev med bilaga högst upp eller längst ner. Ämne : Ämnesfältet visar den rubrik som avsändaren har gett sitt e-brev. Vid sortering efter reglerna i den här kolumnen bortser Outlook Express automatiskt från tillägg följt av kolon, till exempel Re: eller Fw: i starten av ämnesfältet. Uppföljning : Den här kolumnen visar om du har satt en kom-ihåg-lapp på brevet, till exempel om du ska komma ihåg att ringa någon eller göra något ett visst datum. Klicka vid ett e-brev för att lägga till en liten röd flagga som anger uppföljning. Mottaget : Om du använder den här kolumnen för att sortera dina e-postmeddelanden kommer innehållet att visas i kronologisk ordning, stigande eller fallande. I dialogrutan Kolumner rullar du med pilarna ända ner i botten av menyn. Sätt en markering i de nya fält, till exempel Storlek, som du vill använda i översikten över dina e-brev. Med hjälp av Flytta upp och Flytta ned kan du också ändra ordningen på kolumnerna i översikten. Sätt färg på dina e-brev Normalt visas alla e-brev med svart text på vit bakgrund. Om du vill framhäva e-brev från någon speciell person kan du skapa postregler som visar meddelandena i översikten med speciella färger. Skapa en postregel för en person. Under Markera åtgärder för din regel rullar du ner och bockar för Markera det med färg. Under Regelbeskrivning klickar du på den blå länken i Markera det med färg. Från : Avsändarens namn eller e-postadress visas i den här kolumnen. E-breven sorteras i alfabetisk ordning. Översikten över dina e-brev kan utvecklas med ytterligare upplysningar. Öppna menyn Visa och välj Kolumner. Risken för att du ganska snart kommer att få skräppost, reklam och annan oönskad information i din inkorg är ganska stor. Sådana meddelanden tar bara plats och är irriterande, speciellt när de kommer i stora mängder. Outlook Express har verktyg som automatiskt skickar skräppost direkt ner i papperskorgen. Prioritet : Sortering med hjälp av den här kolumnen gör att e-brev med hög prioritet hamnar högst upp eller längst ner. Blockera för skräp i din post 0 PC-TIDNINGEN /00 I dialogrutan Markera färg väljer du den färg som du vill använda för meddelanden från aktuell person. Klicka på OK två gånger och sedan på Använd nu för att den nya regeln ska börja gälla med en gång. Avsluta med OK.

17 E-POSTSKOLAN Det här kan du lära dig Följ med i alla avsnitt av PC-tidningens e-postskola. Du får lära dig Outlook Express och det mesta som har med e-post att göra. Vi går igenom programmet och skickar det första e-brevet. Du lär dig ställa in Outlook Express. Skicka e-brev till flera mottagare, vidarebefordra. Bifoga ett dokument och lär dig prioritera. Håll ordning på alla e-postadresser. Skapa en kontakt och lär dig använda adressboken. Radera och organisera din e-post med hjälp av mappar och e-postregler. Hitta gammal e-post. Lär dig ställa in flera e-postkonton. Skapa ett e-postkonto på Hotmail. I det sista avsnittet visar vi hur du kan snygga till din e-post med teckensnitt och färger. Hitta gammal e-post hämta post på flera konton Även om du har ordning på dina mappar kan det ibland vara svårt att hitta ett e-brev. Det finns flera sätt att låta Outlook Express hitta det du letar efter. Alla har väl någon gång saknat ett e-brev som man plötsligt måste hitta, till exempel ett protokoll från idrottsföreningen eller nästa års program för amatörteatern inne i stan. Och vilket telefonnummer hade nu Sök efter en kontaktperson Efter hand som du har byggt upp ett omfattande personregister blir det svårare och svårare att komma ihåg alla e-postadresser. Som tur är har Outlook Express funktioner som gör att du snabbt kan leta dig fram till en kontaktperson. moster Elsa, efter att hon flyttade till Eslöv? I Outlook Express hittar du flera funktioner som hjälper dig leta fram önskad information i e-posthögen. Dessutom ordnar programmet lättöverskådliga och läsvänliga utskrifter av både din e-post och av adressboken. Sist men inte minst kan du använda programmet för att skicka och ta emot e-post på flera adresser. Ännu fler skolor på PC-tidningens CD På CD hittar du en rad skolor från tidigare nummer, och de program som hör till dem. Men inte Outlook Express eftersom det installeras tillsammans med Internet Explorer. Klicka på Adresser i verktygsfältet. Det öppnar dialogrutan Adressbok - Huvudidentitet. Klicka sedan på Sök efter personer. På skärmen öppnas nu fönstret Sök efter personer där du kan skriva in det som du kommer ihåg om kontaktpersonen. Klicka sedan på Sök nu. Nu kan du se resultatet av sökningen längst ner i dialogrutan.

18 Det behövs bara få uppgifter för att söka efter ett e-brev När du letar efter ett e-brev vet du för det mesta vem som skickade det och i huvudsak vad det handlade om. Med utgångspunkt i dessa något sparsamma upplysningar kan Outlook Express hjälpa dig hitta de e-brev du letar efter. I verktygsfältet klickar du på den lilla pilen till höger I Lokala mappar om knappen Sök. klickar du på I menyn väljer du rubriken Meddelande i den här mappen eller använder tangentbordsgenvägen Inkorgen. Skift+F. Nu öppnas dialogrutan Sök. I fältet Sök efter skriver du in det eller de ord som du tror finns i det e-brev som du letar efter. Klicka sedan på Sök nästa. Nu kommer programmet att leta efter det första e-brevet som innehåller ordet eller orden i din Inkorg. Om det inte är det e-brev som du letar efter kan du trycka F för att leta efter nästa brev med de aktuella sökorden. Skulle Outlook Express däremot inte hitta något brev med de sökord du angivit får du veta att sökningen inte gett något resultat. Du kan också göra en mer avancerad sökning. I verktygsfältet klickar du åter på den lilla pilen till höger om knappen Sök. I menyn väljer du Meddelande. Men du kan också välja tangentbordsgenvägen Ctrl+Skift+F. Nu öppnas Sök efter meddelande 0 med följande möjligheter: Från: I det här fältet söker du på avsändarens namn och e-postadress. Till: Här kan du söka på mottagarens namn och e-postadress. Om det finns flera användare som använder samma inställning av programmet kan det vara praktiskt att hitta e-post till respektive användare. Ämne: Du behöver bara skriva ett ord som du vet finns i ämnesraden på det e-brev du letar efter. Ju mer exakt du kan ange innehållet i ämnesfältet, desto färre svar får du upp. Meddelande: Här skriver du in ord från innehållet i de mottagna e-breven. Mottaget: I det här fältet kan du skriva in vilket datum du tog emot meddelandet. I praktiken betyder ditt val av datum att sökningen letar efter e-brev som du har tagit emot fram till angivet datum. 0 Mottaget efter: Här kan du välja från vilket datum sökningen ska leta efter e-postmeddelanen. Du behöver inte skriva bägge datumen. Bifogade filer: Om du markerer det här fältet kommer sökningen bara att leta i meddelanden som har bifogade filer. Markerat med flagga: Om du markerar här kommer sökningen bara att leta efter e-postmeddelanden som du har markerat med flagga. Skriv ut från adressboken I först hand använder du adressboken tillsammans med datorn. Men du kan skriva ut adresserna om du exempelvis behöver en telefonlista till din kalender, att ge andra familjemedlemmar, eller att lägga vid sidan av telefonen. I Inkorgens verktygsrad klickar du på Adresser. Nu öppnas dialogrutan Adressbok Huvudidentitet. Markera en eller flera kontaktpersoner vars upplysningar du vill skriva ut, och klicka på Skriv ut i verktygsfältet. I dialogrutan Skriv ut hittar du nu tre valmöjligheter i Utskriftslayout : PM ger dig en A-sida med upplysningar om en person. Visitkort ger dig bara namn och e-postadress, medan Telefonlista Adressboksdokument Pelle Pellesson ger en samlad översikt Fullständigt namn: Pelle Pellesson i listform över din adresslista. När du har valt Ut- Adress (hem): Storgatan B Småstad Sverige Telefon (hem): 0- skriftslayout klickar du på E-post: pelle@pellesson.se Skriv ut 0. 0

19 E-POSTSKOLAN Inställning av verktygsfältet När du installerar Outlook Express ställs verktygsfältet in med standardvärden som täcker alla grundläggande funktioner. Men du kan ändra både utseende och vilka funktioner som ska visas på verktygsfältet. Hämta e-post på andra konton Normalt har du angivit ett e-postkonto som standardkonto i din Outlook Express kopplat till din internetanslutning. Men du kan också använda programmet för att hämta e-postmeddelanden från ditt online-konto på Hotmail. Högerklicka på verktygsfältet och välj Anpassa. Öppna menyn Funktioner, välj Konton. I dialogrutan Internetkonton väljer du fliken E-post, Lägg till och E-post. Nu öppnas dialogrutan Anpassa verktygsfältet. Normalt står textinställningarna på Visa textetiketter och ikonerna på Stora ikoner. Experimentera med inställningarna till dess du gillar både utseende och storlek. I översikten Tillgängliga knappar hittar du de funktioner som går att lägga till på verktygsfältet, och i översikten Knappar i verktygsfältet ser du de funktioner som du har valt. Skriv in det avsändarnamn som ska användas med Hotmail-kontot i fältet Namn och klicka på Nästa. I fältet E-postadress skriver du in hela din Hotmailadress. Klicka sedan på Nästa. För att lägga till nya knappar måste du markera önskad funktion i Tillgängliga knappar innan du klickar på Lägg till. Nu läggs funktionen till i kolumnen Knappar i verktygsfältet. Du kan alltid ångra genom att markera funktionen du lagt till och klicka på Ta bort 0. När du har lagt till eller tagit bort alla knappar klickar du på Stäng. Om verktygsfältet tar för mycket plats på skärmen och du inte behöver text under ikonerna, kan du ställa in textinställningen till Inga textetiketter och ikonstorleken till Små ikoner. 0 0 Se till att Server för ingående post står på HTTP och Min http-e-postoperatör är på Hotmail. Nu får du frågan om du vill hämta mappar från den postserver som du just har lagt till. Svara Ja. På nästa sida ska du ange din hotmailadress och ditt lösenord. När det är klart klickar du på Nästa. I det sista fönstret klickar du på Utför och Stäng för att stänga Guiden Internet-anslutning. När mapparna är hämtade kommer du att se att mappöversikten i Outlook Express har utökats med den nya mappen Hotmail.

20 Arbeta med flera identiteter Om du lägger till flera e-postkonton till samma inställning av Outlook Express kan alla faktiskt läsa varandras e-post-meddelanden. Som tur är kan programmet också separera åtkomsten till enskilda e-postkonton så att de blir skyddade mot obehöriga ögon. Det gör du med hjälp av identiteter och genom att installera programmet skapas det samtidigt en användare som kallas Huvudidentitet. OBSERVERA! I Windows XP kan du skapa speciella profiler eventuell med lösenord för varje användare. Därefter blir mappar och e-postmeddelanden i Outlook Express skyddade av den dominerande huvudkoden utan att du behöver skapa ytterligare, speciella identiteter. Öppna menyn Arkiv och välj Identiteter. Klicka sedan på Lägg till en ny identitet. I dialogrutan Ny identitet skriver du in namnet på din nya identitet, till exempel ett namn. Om du vill skydda åtkomsten av dina e-postmeddelanden kan du markera fältet Kräv lösenord. Klicka sedan på OK. Om du väljer att använda ett lösenord ska du skriva in din kod i fönstret Skriv lösenord två gånger. Klicka sedan på OK. Klicka också på OK i Ny identitet. Till sist får du frågan också frågan om du vill byta till din nya identitet. Svara Nej den här gången. Om du skapar en ny identitet med lösenord är det viktigt att du samtidigt sätter ett lösenord på den huvudidentiteten, och på de identiteter som läggs till efter det. Öppna menyn Arkiv. Klicka på Identiteter. Klicka på Hantera identiteter 0. 0 I dialogrutan Hantera identiteter markerar du Huvudidentitet och väljer Egenskaper. Klicka på Outlook Express högst upp i kolumnen Mappar för att komma till programmets första sida. Klicka på länken Identiteter uppe till höger i fönstret, och sedan på Logga ut huvudidentitet. Därmed stängs din Outlook Express av. Samtidigt kan du eventuellt ändra namnet på huvudidentiteten, till exempel ditt eget namn i fältet Skriv ditt namn. Bocka för Kräv lösenord och skriv ditt lösenord två gånger i nästa fönster. Klicka därefter OK två gånger och Stäng för att avsluta inställningen. Nästa gång du startar Outlook Express ska du i markera din identitet 0 i Identitetslogin, skriva kodordet 0 och sedan klicka OK. Nu kan du komma åt din e-post. Om någon av de andra användarna vill läsa sin e-post väljer de sin identitet och får sedan tillgång via sitt eget lösenord.