FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG med bilagor

Transkript

1 BOTKYRKABYGGEN AB FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG med bilagor Affärsutveckling; Upphandling Förvaltning & Utveckling av EPI/Sharepoint miljö, Dnr: Sista anbudsdag: Anbudsmärkning: Upphandling Förvaltning & Utveckling av EPI/SharePoint miljö, Dnr:

2 Innehåll 1 INFORMATION OM UPPHANDLINGEN UPPHANDLANDE MYNDIGHET UPPHANDLINGENS SYFTE OCH OMFATTNING INFORMATION OM BOTKYRKABYGGEN KONTAKTUPPGIFTER UPPHANDLINGSFÖRFARANDE ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL ADRESSERING/ANBUDSMÄRKNING UPPLYSNINGAR UNDER UPPHANDLING ANBUDSTIDENS UTGÅNG OCH ANBUDETS GILTIGHETSTID AVTALSTID MEDDELANDE OM BESLUT AV VALT ANBUD, TILLDELNINGSBESLUT SEKRETESS AVTAL KOMMERSIELLA VILLKOR KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN UTESLUTNING AV ANBUDSGIVARE UNDERLEVERANTÖR SKATTER OCH SOCIALA AVGIFTER MM REGISTRERINGSBEVIS EKONOMISK OCH FINANSIELL STÄLLNING KOMPETENSKRAV PRODUKTUTBUD SUPPORT- OCH SERVICEAVTAL Felanmälan - och supportfunktion KRAV PÅ TJÄNSTEN ALLMÄNNA KRAV ANSVARSFÖRDELNING BOTKYRKABYGGENS IT-ORGANISATION STATISTIK BOTKYRKABYGGENS IT-MILJÖ Datorutrustning och programvara Allmänt om utrustning IMPLEMENTATIONS- OCH DRIFTFÖRESKRIFTER Omfattning Implementationsprojekt ÖVERGRIPANDE KRAV PÅ TJÄNSTEN Introduktion Säkerhet Support KUNDANSVARIG AVSTÄMNINGSMÖTEN PRIS KVALIFICERING OCH ANBUDSUTVÄRDERING ANBUDSUTVÄRDERING REFERENSFRÅGOR Pris och viktning KOMMERSIELLA VILLKOR AVTAL... 22

3 1 INFORMATION OM UPPHANDLINGEN 1.1 Upphandlande myndighet AB Botkyrkabyggen Box TUMBA Organisationsnummer: Här nedan kallat Botkyrkabyggen 1.2 Upphandlingens syfte och omfattning Syftet är att upphandla ett Förvaltnings- & utvecklingsavtal för vårt Intranät (EPI server) och tillhörande dokumentbibliotek (SharePoint 2007) inklusive några mindre integrationslösningar som hämtar nyckeltal från 3 olika system samt koppling till Active Directory för att hämta användare. Uppdraget omfattar förvaltning, underhåll och support. Uppskattad förvaltningstid ca 10h/månad. Systemen ligger i dag gemensamt på 1 applikationsserver med lagring på 1 databasserver SQL 2005 instans. Servermiljön driftas av IT-part med fysisk placering i Bahnhofs serverhall (centrala Stockholm) och remoteaccess till servern kommer att tillhandahållas. Upphandlingen omfattar även en option på avrop av utvecklingstjänster avseende Intranät och Sharepoint miljön, värde uppskattat till ca kr per år detta är dock inte ett garanterat belopp utan kunden väljer att avropa ev. option om behov uppstår. 1.3 Information om Botkyrkabyggen Botkyrkabyggen är ett kommunägt bostadsföretag, ägt av Botkyrka kommuns förvaltningsaktiebolag. Botkyrkabyggen, vars huvuduppgift är att främja bostadsförsörjningen i Botkyrka kommun, bedriver kärnverksamhet i företagets bostadsområden. Botkyrkabyggen förvaltar cirka hyresbostäder och 730 kommersiella lokaler. Företagets bostäder är spridda över hela Botkyrka. I Botkyrkabyggen finns ca 130 personer anställda fördelat på 11 kontor. På områdeskontoren är våra 3 kundcenter placerade där vi dagligen möter nya och befintliga kunder och hanterar kundärenden. Samtliga kontor är sammanlänkade via ett WAN (stadsnät 100Mbp/s) Botkyrkabyggen utkontrakterar sin IT-drift till en IT-partner som svarar för bland annat serverdrift.

4 1.4 Kontaktuppgifter AB Botkyrkabyggen IT-ansvarig Box Tumba E-post: upphandling@botkyrkabyggen.se E-postmeddelanden som skickas till Botkyrkabyggen skall vara märkt: Upphandling Förvaltning & Utveckling av EPI/Sharepoint miljö Dnr: UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.5 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen (2007:1 091) om offentlig upphandling (LOU). Denna upphandling består av detta förfrågningsunderlag med tillhörande anbudsformulär och bilagor. I anbudsformuläret finns samtliga skallkrav specificerade och där skall leverantören fylla i om kravet uppfylls eller inte. Anbudsgivaren skall till sitt anbud bifoga ifyllt anbudsformulär. Förfrågningsunderlag (denna handling) infattar följande bilagor: Bilaga 1, Avtal Kommersiella villkor Bilaga 2, Anbudsformulär pris Bilaga 3, Tjänste & Systemspecifikation Bilaga 4, Anbudsformulär 1.6 Anbudets form och innehåll Samtliga svar på krav som ställs i detta förfrågningsunderlag skall, för att kunna beaktas vid kvalificering och utvärdering, betyda att kraven är uppfyllda vid anbudstidens utgång. Detta innebär att Botkyrkabyggen inte kommer att beakta lämnade svar som betyder att förutsättningarna för uppfyllande av kraven föreligger först efter anbudstidens utgång. Anbud skall lämnas i bifogat anbudsformulär, Bilaga 4, och skall vara undertecknat av behörig firmatecknare. Om dennes firmateckningsrätt inte framgår av registreringsbevis skall annat bevis lämnas. Leverantören skall i anbudet lämna samtliga i förfrågningsunderlaget efterfrågade uppgifter på sådant sätt att det framgår att samtliga krav och förutsättningar i förfrågningsunderlaget är uppfyllda.

5 Anbud skall lämnas på hela uppdraget. Anbud kan således inte lämnas på delar av det efterfrågade uppdraget. Anbudet skall vara avfattat på svenska. Intyg eller behörighetshandlingar vilka avser bolag vilket är registrerat i annat land än Sverige behöver emellertid inte översättas. Priser skall lämnas i enlighet med Bilaga 2, anbudsformulär priser, enligt detta förfrågningsunderlag. Samtliga delar som specificeras i prisbilagan måste erbjudas och skall prissättas. Anbudsformulär priser skall undertecknas av behörig firmatecknare. Om dennes behörighet inte framgår av registreringsbevis, eller motsvarande handling, skall annat bevis lämnas. Anbud skall lämnas i ett undertecknat original och en fullständig scannad kopia av det undertecknade originalet i pdf, eller liknande format. Kopian skall lagras på en CDskiva eller ett USB-minne som bifogas anbudet. Vid eventuella avvikelser mellan anbudet i original och scannad kopia gäller innehållet i originalet. Första sidan i anbudet skall förtecknas i anbudsformuläret och märkas med upphandlingens beteckning och diarienummer Upphandling Förvaltning & Utveckling av EPI/Sharepoint miljö Dnr: samt Leverantörens namn. Det är inte tillåtet att lämna anbud per fax eller e-post, detta på grund av att sekretessen då inte kan säkerställas. Anbudet skall vara placerat i en sluten försändelse märkt med diarienummer och upphandlingens beteckning: Upphandling Förvaltning & Utveckling av EPI/Sharepoint miljö Dnr: Någon ersättning för nedlagt arbete i samband med anbudsgivning utgår inte. Om anbudshandlingarna inte överensstämmer med ovanstående kan anbudet komma att förkastas. Oavsett mängden utkontrakterade tjänster förbehåller sig Beställaren rätten att bryta ut vissa delar av åtagandet. Utbrutna system kan av Beställaren upphandlas separat och

6 endera mot ersättning läggas under den anbudsgivare som tilldelats avtalet eller läggas ut till underleverantör. Anledning kan vara att Beställaren önskar annan teknik än den som offereras eller att omfördelning i budget medför att vissa delar måste senareläggas Leverantören skall bemanna med Projektledare/kundansvarig avseende leverantörens åtaganden. Botkyrkabyggen tillsätter en beställarroll med ett beställaransvar. Anbudet skall vara beräknat så att samtliga kostnader för förutsägbara situationer ingår. Prisuppgiften skall lämnas på samtliga delar i offerten och reservationer skall i möjligaste mån vara prissatta i anbudet. I annat fall riskerar leverantören att reservationer i offertbedömningen prissätts till ett högre belopp än vad anbudsgivaren avsett eller att offerten förkastas. Kostnader för support skall ingå i det fasta priset. Inga förändringar av anbuden kommer att accepteras under utvärderingen. Den information som vi får in i anbudet är det vi kommer att utvärdera. 1.7 Adressering/Anbudsmärkning Första sidan i anbudet skall märkas med Upphandling Förvaltning & Utveckling av EPI/Sharepoint miljö Dnr: Anbud kan inlämnas på följande sätt: Via post med adress som anges nedan Genom bud eller personlig överlämning på företagets huvudkontor Besöksadress Tumba torg 101 i Tumba. Om anbud lämna till företagets huvudkontor vill vi göra er uppmärksamma på att vi ej kan garantera att personal finns på plats. Det är anbudsgivarens ansvar att ta reda på att personal finns på huvudkontoret för att ta emot anbud. Anbudet skickas till nedanstående adress. Vänligen observera att reception saknas för att ta emot anbud samt att Botkyrkabyggen inte har någon postlåda för inlämning av anbud.

7 Anbudet skall adresseras till: AB Botkyrkabyggen Märkning: Anbud Affärsutveckling; Upphandling Förvaltning & Utveckling av EPI/Sharepoint miljö Dnr: Box Tumba 1.8 Upplysningar under upphandling Frågor om förtydliganden skall vara Botkyrkabyggen tillhanda senast för att svar ska kunna erhållas. Avidentifierade frågor och svar, information samt förtydliganden kommer att publiceras löpande på Opics webbplats, snarast möjligt och senast All korrespondens skall ske på svenska, såväl i anbudsskedet som i produktionsskedet. Eventuella frågor om detta underlag skall skickas via e-post till följande adress: upphandling@botkyrkabyggen.se. E-postmeddelande skall vara märkt: Affärsutveckling; Upphandling Förvaltning & Utveckling av EPI/Sharepoint miljö Dnr: Avidentifierade frågor och svar, som är av förtydligande karaktär rörande annonsen och detta förfrågningsunderlag, samt information om och förtydliganden av denna upphandling, kommer löpande att publiceras på Opics webbplats, och kommer genom Opics försorg även att skickas ut till de anbudsgivare som har anmält sig hos Opic. Information om, och del av, dessa tillkommande dokument sker genom registrering avseende upphandlingen på Opic. Botkyrkabyggen kommer dock inte att på egen hand skicka ut information, förtydliganden etc. eller frågor och svar rörande denna upphandling, utan det åligger anbudsgivarna själva att löpande bevaka frågor och svar samt information, förtydliganden etc. rörande denna upphandling. Enklast sker detta genom en anmälan till Opic.

8 1.9 Anbudstidens utgång och anbudets giltighetstid Anbud skall vara Botkyrkabyggen tillhanda senast Förlängning av anbudstiden kan ej medges. Anbud som inkommer till Botkyrkabyggen efter den angivna sista anbudsdagen kommer inte att tas med vid bedömningen. Anbudet skall vara bindande t.o.m Avtalstid Avtalstiden skall vara 1 (1) år med möjlighet till förlängning 4 x 1 år dock längst t.o.m Förlängning kan endast initieras på Botkyrkabyggens begäran Meddelande om beslut av valt anbud, tilldelningsbeslut När Botkyrkabyggen fattat beslut om vem som avses tilldelas kontrakt och skälen till det kommer upplysningar härom att per e-post och sedvanlig post tillställas samtliga leverantörer. Vinnande leverantör tilldelas upphandlingskontrakt. Med upphandlingskontrakt avses ett skriftligt avtal som undertecknas av parterna. Avtalet kommer att undertecknas av företrädare för Botkyrkabyggen efter lagstadgad spärrtid om 15 dagar efter meddelande om tilldelningsbeslut. Antagen Leverantör skall vara beredd att underteckna avtalet i direkt anslutning till att tilldelningsbeslutet vunnit laga kraft Sekretess Upphandlingen omfattas av så kallad absolut sekretess enligt 19 kap. 3 andra stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) fram till dess att tilldelningsbeslut har fattats. För tid därefter kan delar av ansökningar eller anbud omfattas av sekretess enligt andra bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen. Huvudregeln är dock att alla handlingar efter fattat tilldelningsbeslut blir att betrakta som allmänna offentliga handlingar. Leverantör som begär att delar av anbudet skall omfattas av sekretess, anmodas ange vilka delar som avses samt skälen till varför sekretess skall gälla för de delarna. Botkyrkabyggen gör sedan en självständig bedömning utifrån reglerna i offentlighets- och sekretesslagen Avtal Kommersiella villkor Kommersiella villkor för denna upphandling framgår av Botkyrkabyggens Avtal kommersiella villkor, Bilaga 1. Dessa skall accepteras i sin helhet av Leverantören och undertecknas av behörig firmatecknare. Observera att inga reservationer avseende de kommersiella villkoren är tillåtna, eventuella reservationer innebär att anbudet i fråga kommer att betraktas som orent och förkastas.

9

10 2 Krav på Anbudsgivaren Nedan anges de krav som ställs på den Anbudsgivare som skall utföra uppdraget. Botkyrkabyggen kan komma att kontrollera de av Anbudsgivaren lämnade uppgifterna. 2.1 Uteslutning av Anbudsgivare Anbudsgivare kommer att uteslutas om grund för detta föreligger enligt 10 kap. 1 LOU, och detta kommer till Botkyrkabyggens kännedom. Vidare kan Anbudsgivare komma att uteslutas om grunder för detta enligt 10 kap. 2 LOU föreligger. Anbudsgivare skall i sitt anbud upplysa om något eller några sådana förhållanden som avses i 10 kap. 1-2 LOU föreligger. 2.2 Underleverantör Anbudsgivaren får anlita underleverantör för att utföra hela, eller delar av uppdraget. För det fall underleverantör avses användas skall Anbudsgivaren i sitt anbud redovisa vilka delar av uppdraget som denne avser lägga ut på underleverantör, samt i vilken utsträckning utföraren avser att anlita underleverantör. Anbudsgivaren skall vidare i sådant fall presentera vilka underleverantörer som avses användas. För det fall Anbudsgivaren åberopar annans kapacitet (ekonomisk, teknisk, yrkesmässig etc.) för att uppfylla de krav som ställs i upphandlingen skall Anbudsgivaren i sitt anbud visa på vilket sätt denne förfogar över resurserna. Detta kan ske genom ett bifogat åtagande från de åberopade företagen, som i sådant fall skall vara undertecknat av behörig firmatecknare. Antagen Anbudsgivare ansvarar för underleverantörens arbete som för eget arbete. Detta innebär att priser och övriga villkor skall gälla oförändrade. Nya tillkommande, eller byte av, underleverantörer som anlitas under avtalsperioden skall skriftligen godkännas av Botkyrkabyggen. Bryter Anbudsgivaren mot detta krav har Botkyrkabyggen rätt till förtida uppsägning. Botkyrkabyggen har rätt att förelägga att viss/vissa underleverantörer ej får användas, om någon av omständigheterna i punkt 2.1 föreligger. Nedan framgår vilka intyg och uppgifter Anbudsgivaren skall inge för eventuell underleverantör.

11 2.3 Skatter och sociala avgifter mm. Anbudsgivaren skall ha fullgjort lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter. Botkyrkabyggen kommer att begära in uppgifter i enlighet med skatteverkets blankett SKV Kravet är att anbudsgivaren inte har obetalda skatter samt är registrerad för F-skatt och registrerad som arbetsgivare. I det fall Anbudsgivaren avser att använda underleverantör för att utföra uppgifter som utgör en väsentlig del av den efterfrågade tjänsten skall även detta företag uppfylla kraven enligt denna punkt. 2.4 Registreringsbevis Anbudsgivaren skall skicka in kopia på gällande registreringsbevis från Bolagsverket 2.5 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas. Anbudsgivaren skall vid inhämtande av kreditupplysning från kreditupplysningsföretag lägst erhålla omdöme A från Dun & Bradstreet ( eller motsvarande omdöme från annat på marknaden förekommande kreditupplysningsinstitut. I det fall lägre kreditvärdering redovisas skall Anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om Anbudsgivaren i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att Anbudsgivaren, själv eller genom åberopande av annans kapacitet, innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Botkyrkabyggen skall ha möjlighet att kontrollera Anbudsgivarens uppgifter. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga: En kreditupplysning från Dun & Bradstreet eller motsvarande omdöme från annat på marknaden förekommande kreditupplysningsinstitut. Upplysningen får högst vara en (1) månad gammal räknat från sista anbudsdag. I det fall omdömet från Dun & Bradstreet inte utgör minst A, eller motsvarande från annat kreditupplysningsinstitut, skall en tydlig förklaring från Anbudsgivarens revisor att Anbudsgivaren, som visar att Anbudsgivaren ändå uppfyller dessa krav, bifogas. För det fall Anbudsgivaren åberopar annans kapacitet skall Anbudsgivaren till anbudet bifoga en handling som utvisar hur denne förfogar över de åberopade resurserna, se vidare punkt 2.1 ovan.

12 För utländsk Anbudsgivare ställs motsvarande krav. Denna skall till sitt anbud bifoga intyg från behöriga myndigheter i det egna landet som visar att:: Uteslutningsgrund enligt 10 kap. 1 eller 2 LOU inte föreligger Registrering i yrkes- eller handelsregister föreligger Föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda 2.6 Kompetenskrav Anbudsgivare skall ha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att organisera och utföra uppdraget enligt förfrågningsunderlagets ställda krav. Anbudsgivare skall ha utfört ett flertal uppdrag, av det slag som avses i detta förfrågningsunderlag. Uppdragen, som skall ha sträckt sig över minst ett år, skall avse extern kund och vara av liknande karaktär som avses i detta förfrågningsunderlag. Uppdragen skall ha tillhandahållits under de senaste tre åren räknat från sista anbudsdag. Anbudsgivaren skall i sitt anbud lämna en beskrivning av två uppdrag samt skall vidare ange namn på uppdragsgivare, kontaktperson hos uppdragsgivare och dennes e-postadress samt telefonnummer. För genomförandet av uppdraget i denna upphandling skall anbudsgivaren kunna tillhandahålla följande kompetenser: Kundansvarig System Utvecklare (programmering) Teknisk personal Användbarhetsdesigner Webbdesigner System Arkitekt Projektledning Kundansvarig skall inneha minst två års erfarenhet av att ha varit kundansvarig för förvaltnings och utvecklingsuppdrag utfört hos en extern kund. Anbudsgivaren skall tillse att det finns kompetens som täcker följande specifika områden: Tekniskt underhåll Support av EPI server och Sharepoint Utvecklare med EPI server (CMS5) och SharePoint 2007/2010 samt asp. Net kompetens

13 Installation/konfiguration Design och Layout, GUI Användbarhetsdesign Systemarkitektur Projektledning Tekniker skall ha minst 2 års erfarenhet av att utföra Installation och underhåll av EPI och Sharepointmiljö. Supportpersonal skall ha kompetens samt dokumenterad erfarenhet av support för kunder som använder EPI och SharePoint. Övrig personal som anbudsgivaren erbjuder för att fullgöra installation, underhåll, utveckling samt service och supportåtagandet skall inneha adekvat utbildning och erfarenhet omfattande de komponenter och arbetsuppgifter som ingår i uppdraget. Samtlig erbjuden personal skall behärska svenska språket i sådan utsträckning att samtliga kontakter, muntliga och skriftliga, med uppdragsgivaren skall kunna äga rum på svenska, detta gäller även supportfunktionen. För ovan redovisade nyckelfunktioner skall anbudsgivaren kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Anbudsgivaren skall kunna tillhandahålla erforderligt antal personer för att kunna genomföra efterfrågat uppdrag så att uppsatta mål kan nås. 2.7 Produktutbud Leverantören skall erbjuda kompetens inom ramen för kundens befintliga version av EPI server och Sharepoint samt på samtliga senare versioner som vid var tid är aktuell på marknaden. 2.8 Support- och Serviceavtal

14 2.8.1 Felanmälan - och supportfunktion Anbudsgivaren skall inneha en uppbyggd och etablerad felanmälan och supportenhet riktad till externa uppdragsgivare. Leverantören skall tillhandahålla support på svenska språket, helgfri måndag-fredag kl där hjälp och instruktioner till problemlösning kan erhållas och/eller eventuella serviceåtgärder initieras. Felanmälan kan inkomma dels via kontrakterad IT-part alternativt från kundens systemansvarige eller IT-ansvarig. Supportärenden skall kunna anmälas via: e-post Webbportal Telefon Ärenden skall kunna följas via en webbaserad kundportal innehållande: Ärendetyp Anmält datum/tid Anmält av Status Åtgärd: text med förklaring på åtgärd/problemlösning Anbudsgivare skall till anbudet bifoga: En beskrivning av den befintliga helpdeskenheten och dess funktionalitet 3 Krav på tjänsten 3.1 Allmänna krav Anbudsgivaren skall överta förvaltningen av befintlig miljö. Anbudsgivaren skall vara EPI server Partner. Anbudsgivare skall vara Microsoft Partner med certifiering i SharePoint. Anbudsgivaren skall hålla uppdaterad kompetens avseende nya releaser av EPI och SharePoint programvara. Botkyrkabyggen skall äga exklusiv rätt till all kod avseende kundspecifik utveckling. 4 Ansvarsfördelning

15 4.1 Botkyrkabyggens IT-organisation Botkyrkabyggen har i dagsläget ingen renodlad IT-avdelning utan IT utgör en strategisk roll i verksamheten och tillhör enheten Affärsutveckling. IT-ansvarig innehar en beställarroll och hanterar avtal och löpande kontakt med Leverantören. Botkyrkabyggen har valt att arbeta med IT-partners som driftar, förvaltar och supporterar hela IT-systemet. IT-partnern svarar för grundinstallation av Server och operativ medans Leverantören svarar för installation och patchning av applikationsspecifika produkter på respektive server. Botkyrkabyggen har en lokalt systemansvariga för Intranät lösningen med uppdrag att felanmäla, beställa utveckling samt anpassning av funktioner och layout, mm. Systemansvarig har till sin hjälp ett flertal redaktörer som kontinuerligt arbetar med publicering på Intranätet. 4.2 Statistik Anbudsgivaren skall i anslutning till avstämningsmöten, 1 gång per kvartal, till Botkyrkabyggen lämna skriftlig statistik enligt nedan. Antal öppna ärenden Antal stängda ärenden Nedlagd tid för support/förvaltningsärenden per månad, specificerat per ärende med förklarande text avseende åtgärd/lösning 4.3 Botkyrkabyggens IT-miljö Datorutrustning och programvara IT-miljön består av Windows servrar och klienter. Servrarna som är installerade använder Windows 2008/2003 som operativsystem. Samtliga arbetsstationer är installerade med Win7 Enterprise 32bit. Användarnas rättigheter på arbetsstationer och i nätverket är begränsade och styrs centralt via group policys och profiler Allmänt om utrustning Botkyrkabyggen äger merparten av den IT-utrustning som används, det vill säga servrar, arbetsstationer och licenser för programvara. Vi har standardiserat på HP servrar samt Dell för PC och bärbart. EPI och Sharepoint miljön ligger i dag i en fysisk server, med databas på en

16 delad instans/ms Sql 2005 men är planerad att under förvaltningsperioden flyttas över till en virtuell miljö. För tekniska specifikationer se bilaga 3 tjänste & systemspecifikation. Leverantör erbjuds möjlighet att remote koppla upp sig till aktuell server via en OTP skyddad VPN ingång. 4.4 Implementations- och driftföreskrifter Omfattning Avtalet skall omfatta förvaltning, underhåll och utveckling av den befintliga EPI/Sharepoint miljön. Hosting ingår inte då den fysiska servern hosas av befintlig ITpartner (placering Bahnhofs driftshall, centrala Stockholm). Löpande i samråd med Botkyrkabyggen uppdatera EPI version. Löpande uppdatera servern med applikationsspecifika patchar och säkerhetsuppdateringar. Via dialog med befintlig IT-partner säkerställa att grundservermiljön håller korrekt patchnivå (avseende Microsoft operativsystem, Ms SQL, IIS etc.). Implementera nya EPI moduler vid behov Design och layout vid ändringar och tillägg. Support av funktionalitet i funktioner och applikationer avseende EPI och Sharepoint Felsökning och åtgärd av fel i systemen Stödja Kunden i administration av behörighet i systemen Stödja kunden i administration av sharepoint (listhanteringar etc.) Löpande dokumentering av tillkommande kod/ändringar och systemuppdateringar Tillhandahålla statistik specificerade i punkt Implementationsprojekt Ett överlämningsmöte med befintlig förvaltningsleverantör kommer att erbjudas innan övertagandet träder i kraft. Applikationer i EPI och Sharepoint är till del bristfälligt dokumenterade och förvaltningsleverantören skall löpande arbeta med att förbättra den dokumentation som finns allt eftersom man arbetar i systemet. Befintlig förvaltare har uppdaterat/kompletterat dokumentationen avseende delar av miljön. Befintlig dokumentation samt kopia på källkod för kundspecifika anpassningar överlämnas till ny förvaltningsleverantör vid överlämningsmötet Projektplan för övertagande

17 Anbudsgivare skall i anbudet redovisa en projektplan, inklusive tidplan för övertagandet. Denna projekt- och tidplan kommer att utgöra en del av avtalet Färdigställandetid Övertagandet skall ske senast Specifik driftsättningsdag överenskommes mellan Leverantören och Botkyrkabyggen. 4.5 Övergripande krav på tjänsten Introduktion Anbudsgivarens och Botkyrkabyggens respektive kontaktperson skall före uppdragets påbörjande gemensamt göra en genomgång av de för uppdraget aktuella förutsättningarna. Innan en person påbörjar arbete inom ramen för detta uppdrag skall anbudsgivaren genomföra en introduktion. Introduktionen skall omfatta en genomgång av samtliga relevanta rutiner och regler som anknyter till arbetets fullgörande. Därutöver skall personen presenteras för Botkyrkabyggens kontaktperson och vid behov även för annan personal. Anbudsgivaren skall ansvara för att introduktion genomförs. Tid och kostnader för introduktion ingår i anbudsgivarens ersättning för tjänsten. Anbudsgivaren skall på Botkyrkabyggens begäran bekräfta att sådan introduktion har genomförts Säkerhet Leverantören skall vid alla tillfällen iaktta Botkyrkabyggens/IT-partners säkerhetsintruktioner som finns för uppkoppling och arbete i driftsmiljön. Endast behörig personal får ansluta till och ta del av information i botkyrkabyggens miljö. Etablerade metoder för att framställa säker kod skall användas vid utveckling av nya funktioner i miljön. Kundspecifik källkod skall förvaras på ett säkert sätt Support Support skall omfatta följande arbetsuppgifter: Ta emot och registrera samtliga inkommande ärenden. Ansvara för ärenden fram till avrapporterat slutförande.

18 I den mån det är möjligt lösa inkommande problem omgående och där det inte är möjligt eskalera ärendet till teknisk kompetens eller utvecklarkompetens. Ärenden skall kunna rapporteras in via någon av följande kanaler: Telefon e-post webbapplikation Leverantören skall ha ett ärendehanteringssystem för support I ärendehanteringssystemet skall gå att: Spåra åtgärdstid (tid från registrering till avslutande av ärende) i ärendehanteringssystemet. Söka historik avseende åtgärder i syfte att kunskapsöverföra information och återanvända lösningar vid återkommande fel. 4.6 Kundansvarig En kundansvarig skall utses av anbudsgivaren. Denna person har bland annat följande ansvarsområden: Vara huvudkontaktperson för Botkyrkabyggen. Samordning av egna resurser. Kalla till och delta på möten med beställaren. Sammanställa och redovisa ärendestatistik enligt överenskomna former. Ta emot beställningar på tjänster eller inköp. Faktureringsansvarig. 4.7 Avstämningsmöten Kundansvarig skall avsätta tid för uppföljningsmöten vilka skall hållas i den omfattning som arbetet kräver, dock minst en gång per kvartal. Sammankallande till dessa möten är Kundansvarig. Dessa möten skall äga rum i Botkyrkabyggens lokaler men kan efter

19 överenskommelse ske på distans (telefonmöte). Båda parter skall representeras av personal med erforderlig kunskap om arbetsläget samt befogenheter att fatta beslut. Fasta punkter på dagordningen är: Genomgång av aktuella förvaltningsärenden Genomgång av beställda utvecklingsärenden fakturering Förutom ovanstående punkt skall Leverantören i förekommande fall föreslå förändringar som syftar till effektivare lösningar, funktionshöjande lösningar samt kostnadsbesparingar. 4.8 Pris För offererade priser skall Bilaga 2, Anbudsformulär priser, användas. Samtliga delar av uppdraget som specificeras i prisbilagan måste erbjudas av Leverantören. Offererade priser skall anges i SEK exklusive moms. I angivna priser skall ingå samtliga kostnader för uppdragets utförande såsom: Förvaltning av EPI server och Ms SharePoint miljö 10h support och förvaltning inkl felsökning och åtgärd per månad Uppföljningsmöten med kund 1 ggn per kvartal Eventuella ändrings- och tilläggsuppdrag skall offereras särskilt. Dessa uppdrag ersätts mot löpande räkning endast efter särskild skriftlig överenskommelse. Leverantören skall kunna leverera de optioner/tilläggsuppdrag som har offererats i anbudet. Botkyrkabyggen förbinder sig dock inte att köpa tilläggsuppdrag, utan har endast en rätt att köpa dessa tjänster enligt angivna villkor. 5 Kvalificering och anbudsutvärdering Anbudsutvärderingen kommer att genomföras i tre på varandra följande steg: I första steget är syftet att klarlägga att anbudsgivaren uppfyller de ställda skall-kraven på anbudsgivaren (Krav på leverantören, avsnitt 3). I steg 2 kommer endast anbud lämnade av anbudsgivare som uppfyllt kraven i steg 1 att ingå. Steget syftar till att klarlägga att anbudsgivaren uppfyller kraven i kravspecifikationen (Krav på tjänsten, avsnitt 3) inklusive uppställda avtalsvillkor (bilaga 1, Avtal Kommersiella

20 villkor). I det tredje och sista steget kommer Botkyrkabyggen att, bland de anbud som därefter kvarstår, anta det mest ekonomiskt fördelaktiga utifrån nedan beskrivna kriterier. 5.1 Anbudsutvärdering De anbud som inkommit i rätt tid och som uppfyllt samtliga i upphandlingen ställda skallkrav kommer att utvärderas. Utvärderingen kommer att ske enligt nedan. I de fall beskrivningar efterfrågas är det viktigt att anbudsgivaren lämnar ett uttömmande svar. Anbudsgivarens beskrivningar i anbudet och de referenser som kommer att inhämtas kommer att utgöra grunden för Botkyrkabyggens utvärdering av anbuden. Det är viktigt att anbudsgivarnas anbud är kompletta då Botkyrkabyggens möjlighet till kompletteringar och förtydliganden är begränsade och strängt reglerade i LOU. Botkyrkabyggen kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till följande kriterier (vikt angiven i procent): Pris 50 % Kvalitet - 50 % Utvärderingen av kriteriet pris sker utifrån en priskorg. De produkter/tjänster som ingår i priskorgen är angivna i Bilaga 2, Anbudsformulär Priser. Priserna ingående i priskorgen summeras och bildar ett totalpris. Totalpriset utgör kriteriet för Pris 50 %. Utvärderingen av kriteriet Kvalitet sker utifrån en poängbedömning av inskickade referenser. Maximal poäng för kriteriet kvalitet uppgår till 50 poäng och utgör kriteriet för kvalitet 50%. 5.2 Referensfrågor Referensföretagen 2 stycken referenser per referensföretag kommer att kontaktas Vardera referensen kommer att få poängsätta följande kriterier på en poängskala från 1-10, där 1 är lägsta betyg och 10 högsta betyg. Max 10 poäng Hur väl uppfyllde anbudsgivaren (tillsammans med eventuella underleverantörer) uppdraget? Max 10 poäng Har företaget den kompetens inom sin organisation (tillsammans med eventuella

21 24 (24) underleverantörer) som behövs för att förvalta och utveckla i EPI server och SharePoint miljö? Max 10 poäng Har företaget levererat önskat funktionalitet i systemen? Max 10 poäng Har företaget levererat en webbdesign som överensstämmer med kundens önskemål? Max 10 poäng Har företaget hållit sina leveranslöften? Botkyrkabyggen kommer att jämföra anbuden i förhållande till de krav Botkyrkabyggen har ställt upp i detta förfrågningsunderlag samt de referenser anbudsgivarna lämnat med avseende på anbudsgivarens förmåga att utföra efterfrågande tjänster. De frågor som Botkyrkabyggen avser att skriftligen inhämta från anbudsgivarnas åberopade referenser framgår nedan. Botkyrkabyggen avser att inhämta dessa referenser under vecka år Anbudsgivarna skall upplysa åberopade referensföretag samt referens om att dessa kommer att bli kontaktade av Botkyrkabyggen under denna period. Botkyrkabyggen förbehåller sig rätten att muntligen kontakta angivna referenser och referensföretag för eventuella förtydliganden utifrån lämnade uppgifter i referenserna. Botkyrkabyggen väljer själva vilka som kontaktas hos referensföretagen Pris och viktning Pris skall lämnas i prisbilagan enlig upplägget som presenteras där. Priser enligt Bilaga 2, Anbudsformulär Priser, används för utvärdering. Utvärderingen av kriteriet pris sker utifrån en priskorg. De produkter/tjänster som ingår i priskorgen är angivna i Bilaga 2, Anbudsformulär Priser. Det är således endast ett antal priser som ligger till grund för utvärderingen, dock skall pris för samtliga delar av uppdraget, så som dessa framgår av prisbilagan, lämnas. Priserna ingående i priskorgen summeras och bildar ett totalpris. Lägsta totalpris kommer att tilldelas 100 poäng. Övriga priser kommer att tilldelas poäng enligt följande. (Lägsta pris (delas med)anbudsgivarens pris)) x 100 = tilldelad poäng. Den tilldelade prispoängen, maximalt 100 poäng, kommer sedan att viktas, varvid maximal viktad poäng i prisutvärderingen kommer att uppgå till 50. Total maximal poäng i utvärderingen uppgår således till 100 (Kvalitet 50 poäng + Pris 50poäng)

22 6 Kommersiella villkor Avtal Anbudsgivare skall acceptera bifogade Avtal, se bilaga 1, i sin helhet. Som bevis på detta skall anbudsgivaren till sitt anbud bifoga ett av behörig person undertecknat Avtal.