Viktig information från styrelsen om det förändringsarbete vi just nu står inför.

Transkript

1 INFORMATIONSBREV

2 INFORMATION Organisationsutredningen Viktig information från styrelsen om det förändringsarbete vi just nu står inför. I den nya styrelsekonstellationen, efter avhopp, var styrelsen överens om att det finns mycket som vi behöver ta tag i, förändra och förbättra. De mest akuta frågorna som styrelsen haft framför sig, har varit organisationsfrågan och stadgar samt att inleda arbetet med att sätta upp tydliga och långsiktiga mål och visioner. Som ett led i detta har styrelsen delat in sig i olika arbetsgrupper för att ta nödvändiga steg i denna riktning och skapa förutsättningar för svensk Taekwondos framtid och Svenska Taekwondoförbundets utveckling. En grundförutsättning för detta arbete enligt styrelsen, är att det krävs transparenta, öppna och demokratiska processer både vad gäller styrelse beslut som generellt i verksamheten. Det är viktigt att detta nya arbetssätt genomsyrar alla delar av förbundets verksamhet. Styrelsen har beslutat att dela upp detta arbete i två etapper. Etapp 1, organisationsfrågan och stadgar samt utvecklingskommitté Etapp 2, långsiktiga mål och visioner. Svenska Taekwondoförbundets styrelse beslutade att tillsätta en arbetsgrupp i fråga om svenska Taekwondoförbundets framtida vision, värdegrund, långsiktiga strategier och organisation för att finna den mest lämpliga formen för förbundets uppbyggnad. Arbetsgruppen har sammanfattat sitt arbete i en skriftlig rapport med förslag till styrelsen för beslut. Parallellt med detta har styrelsen även tillsatt en utvecklingskommitté vars syfte är att utveckla förbundets operativa organ som organiseras idag i kommittéer mot visionen att skapa en högpresterande organisation med stor delaktighet, hög tillgänglighet och god serviceanda. Styrelsen har beslutat att fastställa arbetsgruppernas förslag i sin helhet genom att anta föreslagna handlingsplaner för den fortsatta organisationsutredningen och utvecklingskommitténs arbete. Handlingsplanen för Etapp 1 bifogas som bilaga till detta informationsbrev. För Svenska Taekwondoförbundets styrelse Emir Dizdarevic Förbundssekreterare

3 BESLUT Organisationsutredningen Etapp Beslut av styrelsen gällande Stadgeförändringar och utvecklingsarbete i Svenska Taekwondoförbundet Bakgrund Under årsmötet tidigare i år beslutades att styrelsen under verksamhetsåret 2014 ska göra en översyn av stadgarna, som avses inledas efter årsmötet enligt protokollet från årsmötet. Med hänvisning till förbundsstyrelsens ambitioner om en översyn av stadgarna 2014 avslogs ett antal motioner med önskemål om stadgeförändringar. Svenska Taekwondoförbundets styrelse beslutade att tillsätta en arbetsgrupp i fråga om Svenska Taekwondoförbundets framtida vision, värdegrund, långsiktig strategi och organisation för att finna den mest lämpliga formen för organisationens uppbyggnad. I ett brev från European Taekwondo Union (27 maj 2014) påpekar generalsekreteraren att ETU har noterat att förbundet genom sin struktur med WTF och ITF inte följer ETU:s och WTF:s stadgar. I brevet förklarar generalsekreteraren, att Svenska Taekwondoförbundet riskerar att bli uteslutet ur ETU (WTF), om förbundet inom två månader inte har rapporterat om vilka åtgärder förbundet avser att vidta. Detta förlängdes senare till sista september 2014 av WTF. Detta betyder, att Svenska Taekwondoförbundet behöver komma igång med en snabb stadgeöversyn, där den internationella frågan är akut. En stadgeöversyn betyder i en demokratisk organisation, att förslag till nya stadgar bör remissbehandlas. Beslut om nya stadgar, inkl. den internationella frågan, måste fattas med absolut majoritet (minst två tredjedelar av avgivna röster) på ett årsmöte. Den tidplan som ETU har gett är omöjlig att klara av. En förutsättning för två tredjedels majoritet är självfallet en bred dialog före förbundsmötet. Arbete med stadgar På grund av förbundsmötets beslut om en översyn av stadgarna 2014 kan arbetet med att utveckla förbundet inte ske på det sätt och i den ordning som beskrivs i inledningen. Förbundsstyrelsen har därför beslutat om följande ordning och handlingsplan: 1. Remissarbete om stadgarna under hösten/vintern För att ge alla föreningar möjlighet att delta i arbetet skall en kort inbjudan skickas ut till alla föreningar om att lämna in synpunkter på de nuvarande stadgarna. Stadgarna skickas naturligtvis med som bilaga. På det sättet får alla chansen att vara med från början. Det är väl rimligt, att de motionärer, som fick sina motioner avslagna med hänvisning till översynen, kommer att återkomma i denna nya dialog.

4 BESLUT Organisationsutredningen Etapp Vi ber också föreningarna att komma med förslag på hur vi inom svensk Taekwondo kan lösa den internationella frågan, genom nya stadgar och samtidigt hålla ihop Svenska Taekwondo Förbundet. Denna remisstid kommer att vara 16 september 31 oktober. 2. Förslag till nya stadgar utarbetas Efter remissen utarbetas förslag till nya stadgar, inkl. en lösning på den fråga som ETU har aktualiserat. Det arbetet sker under november december. 3. Förslag om den internationella frågan Under remisstiden september oktober utarbetas olika alternativ till hur den internationella frågan kan hanteras. Det sker i samråd med bl.a. Riksidrottsförbundet och Sveriges olympiska kommitté. En dialog med de internationella förbunden om olika alternativ kommer också ske, så att det slutliga förslaget kan accepteras av WTF och ETU. 4. Ny remiss med färdigt stadgeförslag Under november december utarbetas förslag till nya stadgar med impulser från den första remissen. Här finns också ett eller flera konkreta förslag till hur den internationella frågan ska lösas. Remisstiden för detta förslag sätts till 1 januari 15 februari. 5. Färdigt förslag till förbundsmötet Ett väl förankrat förslag om ny stadgar lämnas till årsmötet Om stadgarna betyder val till nya organ m.m. som inte regleras i nuvarande stadgar, måste förbundsstyrelsen och valberedningen samverka, så att valberedningen kan lämna förslag i enlighet med de nya stadgarna. Valberedningen måste också förbereda ett alternativ, om förslaget till nya stadgar inte antas. Formellt ska då de nya stadgarna antas först. Därefter ska förbundsmötet förklara stadgepunkten för omedelbart justerad. Därefter kan val enligt nya stadgar ske.

5 BESLUT Organisationsutredningen Etapp Stöd utifrån Förbundsstyrelsen har bedömt att det vore värdefullt med stöd utifrån, om de här besluten ska genomföras. Extern konsult och projektledare Förbundsstyrelsen har beslutat på det senaste styrelsemötet att Lars Liljegren, för närvarande ordförande i Svenska Fäktförbundet, i Idrottsalliansen och i Sport Campus Sweden, skall påbörja arbetet med omedelbar verkan. Lars Liljegren har också bl.a. varit ordförande i Stockholms Idrottsförbund under tiden och ledamot i Riksidrottsstyrelsen Tidslinje 16 September - 31 Oktober 1 November - 31 December 1 Januari - 15 Februari 12 April 2015 Remisstid Utarbeta förslag Remisstid Förslag Årsmöte 2015 För Svenska Taekwondoförbundets styrelse Emir Dizdarevic Förbundssekreterare

6 KANSLI INFORMATION Stadgeändring Uppdaterade stadgar och ny tidsperiod gällande föreningsrapporten Bakgrund Uppföljning Beslut från årsmötet 2014 Punkt 13. Behandling av ärenden, som av förbundsstyrelsen hänskjuts till förbundsmötet a) Föreningsrapport Årsmötet beslutade att styrelsen skulle kontrollera med RF om optimal tidsperiod gällande föreningsrapport då detta påverkar anslagen till förbundet. Efter samtal med RF fastställdes rapporteringstiden till 1 oktober 31 december. För rösträtt gäller att rapport ska ha inkommit under tiden 1 oktober till senast 30 november! Rapporter inkomna under tiden 1 december -31 december ska klassas som sent inkomna rapporter och därvidlag ska förening inte kunna utöva rösträtt på nästa årsmöte. Beslut: 1. Styrelsen beslutar att stadgarna skall uppdateras enligt årsmötets beslut genom ändring av 42 gällande åligganden för förening och att utöka texten under 13 gällande rösträtten för att förtydliga denna punkt. 2. Samtliga föreningar skall informeras om denna ändring, kansliet ombesörjer detta. Uppdatering av stadgar 13 Rösträtt Rösträtt vid Förbundsårsmöte utövas av till Förbundet anslutna föreningar. För rösträtt skall förening ha uppfyllt sina åligganden enligt 42 som bl.a. föreskriver att årsavgift skall vara inbetalt senast den 31 januari under mötesåret samt förenings/årsrapport ska ha redovisats via IdrottOnline mellan tiden 1 oktober 30 november före mötesåret. (För nyinvalda föreningar gäller att de ska ha betalt föreskrivna avgifter senast den 31 januari mötesåret.) 42 Åligganden Det åligger förening att: 1. Följa RF:s och dessa stadgar samt Förbundets tävlingsreglementen och övriga bestämmelser 2. Till Förbundet under januari dock senast den 31 januari - varje år erlägga av förbundsmötet fastställd årsavgift. Årsavgift för förening invald före 31 december innan mötesåret är 4000 kr. Ny förening betalar 1000 kr oavsett när inval sker första året till förbundet. Väljs förening in under januari på mötesåret och betalar innan 31 januari har förening rösträtt. Ev. tidigare obetalda årsavgifter skall vara betalda. 3. Varje år insända förenings/årsrapport via IdrottOnline mellan 1 oktober 30 november.

7 KANSLI INFORMATION Föreningsrapport Föreningsrapporten ska lämnas senast Bakgrund Senaste årsmötet uppdrog till styrelsen att på bästa sätt fastställa rapporteringsperiod för förenings/årsrapporter via IdrottOnline. Efter samtal med RF:s ekonomiavdelning har vi kommit fram till att fönstret för föreningarna rapportering kommer vara öppet mellan 1:a oktober 31 december varje år. Det är av oerhörd vikt att våra föreningar varje år avlämnar föreningsrapporten via IdrottOnline då Riksidrottsförbundet vid sina beräkningar av de anslag som ska gå till Specialidrottsförbunden kommer att tanka ner respektive idrotts förenings/årsrapporter. Dessa förenings /årsrapporter utgör en viktig del av det årliga anslaget som RF delar ut till förbunden. Ju fler medlemmar Taekwondoförbundet har registrerade via förenings/årsrapporter på IdrottOnline - desto mer pengar får vi.!!! Viktigt Röstlängden till kommande årsmöte kommer att beräknas enligt följande. (Stadgarna är ändrade på denna punkt enl. sista årsmötet!) Varje förening har 1 röst om följande 2 hårda kriterier är uppfyllda: a) Föreningen har lämnat förenings/årsrapport via IdrottOnline mellan tiden: 1:a oktober - 30 november året innan årsmötet. För rösträtten använder föreningarna rapporteringsperioden men rapporten ska som nämnts lämnas senast ! För att kunna ha rösträtt 2015 ska förenings/årsrapport lämnas mellan tiden ) b) Förening ska betala årsavgiften mellan 1 januari - 31 januari under mötesåret! Sammanfattat inför 2015 års årsmöte ska förening ha avlämnat via IdrottOnline förening/årsrapport under oktober eller november i år (2014) och ha betalat årsavgiften senast 31 januari OBS!! Förenings/årsrapporter accepteras endast via IdrottOnline!!

8 Protokoll Styrelsemöte Mötesdatum: Tid: Kl Plats: Göteborg, Angered Arena Närvarande: Emir Dizdarevic, Sammi Kaidi, Patrick Karlsson, Robert Andersson, Ferenc Böö (adjungerad) Anmält förhinder: Jonas Sjöström, Brousk Saleh, Mimmi Oskarsson 1. Mötets öppnande Patric Karlsson öppnade mötet och hälsade alla välkomna till dagens styrelsemöte. 2. Val av ordförande, sekreterare och justerare för mötet Till mötesordförande valdes Patric Karlsson tillika justeringsman att tillsammans med Sammi Kaidi justera protokollet. Till protokollförare valdes Emir Dizdarevic. 3. Godkännande av dagordning Dagordningen kompletterades med 5 övriga frågor. Dagordningen godkändes. 4. Föregående protokoll Styrelsen konstaterar att nuvarande numrering av samtliga protokoll är felaktiga samt att ett protokoll saknas (Protokoll (3) från styrelsemötet den 11 april 2014.) Beslut: Kansliet tar kontakt med protokollförare för mötet den 11 april Pågående ärenden/ projekt/ åtgärdslista Konstaterades att samtliga öppna ärenden och projekt pågår för fullt. Rapporter presenteras nästa styrelsemöte i oktober. Ny åtgärdslista skapades 6. Ekonomirapporter augusti Förbundskassören redogör för de ekonomiska rapporterna. Styrelsen konstaterar att förbundet följer fastställd budget. 7. Förbundsrepresentation gällande satsning idrottsgymnasiet i Skellefteå Sammi Kaidi har representerat förbundet vid invigningen av Soo Shim Performance Center i Skellefteå. Förbundet önskar lycka till med föreningens nya satsning. 8. Introduktionsträff för nya ordföranden och ledamöter i SF-, DF- och SISU-styrelser Beslut: Styrelsen beslutar att förbundsordföranden och förbundssekreteraren bör närvara på detta möte den 9 oktober Även övriga ledamöter är välkomna att anmäla sitt

9 Protokoll Styrelsemöte intresse. 9. Bekräftelse av inval enligt rekommendationer från kansliet Beslut: Styrelsen beslutar att välja in följande föreningar i förbundet. Bromma Taekwon-do Klubb Wemmenhögs Taekwon-do Klubb Marks Taekwondoklubb och Soo Shim Taekwondo Klubb Ö-vik 10. Fighterhjälpen Då Jonas Sjöström inte var med på mötet bordlades frågan. 11. Organisationsutredningen - Rapport samt förslag till beslut Bakgrund Svenska Taekwondoförbundets styrelse beslutade att tillsätta en arbetsgrupp i fråga om svenska Taekwondoförbundets framtida vision, värdegrund, långsiktiga strategier och organisation för att finna den mest lämpliga formen för förbundets uppbyggnad. Arbetsgruppen har nu sammanfattat sitt arbete i en skriftlig rapport med förslag till styrelsen för beslut. Rapporten fastställdes och lades till handlingarna. Beslut: Styrelsen beslutade att fastställa arbetsgruppens förslag i sin helhet genom att: Anta föreslagen handlingsplan för den fortsatta organisationsutredningen. Anta förslaget om att anlita Lars Liljegren som extern konsult att fungera som projektledare för det fortsatta arbetet. Rapporten skall publiceras samt delges samtliga medlemsföreningar. Lars Liljegren ska påbörja sitt arbete omgående. Denna punkt ansågs omedelbart justerad. 12. Arbetsrapport samt tillsättande av ny kommitté Bakgrund Styrelsen beslutade att tillsätta en arbetsgrupp gällande tävlingsverksamheten inom förbundet. Arbetsgruppen har redogjort för sitt pågående arbete och en handlingsplan för sitt fortsatta arbete. Beslut: Styrelsen beslutar att tillsätta en utvecklingskommitté utifrån arbetsgruppens

10 Protokoll Styrelsemöte rapport och handlingsplan för att kunna bredda sitt arbete inom hela organisationen. 13. Coach Camp Styrelsen vill hitta en gemensam mötesplats för förbundets coacher att diskutera landslagsvision, mål och förankring, som kan skapa delaktighet och öka viljan av engagemang. Ett forum att förmedla och medvetet skapa en önskvärd, en god och effektiv tävlingskultur. Här kan förbundet bjuda in till dialog för att öka förståelse och minimera missuppfattningar, presentera löpande resultat och uppföljningar utifrån fastställda avtal och planeringar. Beslut: Styrelsen beslutar att ge landslagsledningen uppdraget att ta fram ett förslag och genomförandeplan gällande Coach Camp med målsättningen att genomföra detta 2 gånger per år med start i början av Ansökan om att arrangera tävling - Skandinaviska wtf taekwondo klubb Styrelsen konstaterar att föreningen inte är medlem i förbundet då de tidigare ansökningshandlingarna Ej varit kompletta. Beslut: Ärendet lämnas utan åtgärd och uppmanar föreningen att komplettera sin tidigare ansökan. 15. Flytt av Svenska Poomsae Cuper 2 och 3 Peter Malmberg har i en skrivelse till styrelsen begärt att man skall flytta Svenska Poomsae cupen 2 och 3 med motiveringen är att man inte kan arrangera Sv. cuper på samma helger som det uttagna landslaget åker på VM. Cuperna är till för att samla poäng inför nästa års uttagning. Styrelsen gör den bedömningen att poomsae tillhör samma elitserie som kamp och att de fastställda cuperna ska gälla. Beslut: Styrelsen beslutar avslag. 16. Administrationsportal Bakgrund Styrelsen beslutade att tillsätta en arbetsgrupp gällande ärendehantering protokoll, beslut och uppföljning av dessa. Arbetsgruppen har utarbetat nya mallar och formulär samt skapat en administrationsportal för att förenkla kommunikationen. Beslut: Styrelsen beslutar att anta arbetsgruppens förslag och att man ska jobba vidare med dessa för att vidareutveckla ärendehanteringen genom den nya administrationsportalen. 17. Inkommande ärende Rahel Azad För att WTF ska kunna godkänna Rahel Azads licens behövs ett godkännande från Svenska Taekwondoförbundet och underskrift av ordföranden. Beslut: Styrelsen uppdrar till kansliet samt ordförande att lösa detta.

11 Protokoll Styrelsemöte Inkommande ärende Arto Ala- Häivälä Arto vill trappa ner i sin tjänst från 50% till 25%. Beslut: Styrelsen beslutar att Arto s tjänst kommer vara 25% from Styrelsen skall se över nuvarande utbildningskoncept och dess behov. 19. Poomsae kommitténs budget Förfrågan från Poomsaekommitténs ordförande gällande budget enligt förfrågan per brev. Styrelsen konstaterar att fastslagen budget från årsmötet gäller. Kassören informerar kommittén i vidare dialog. 20. Datum för elitserien 2015 Frågan hänskjuts till nästa styrelsemöte i oktober för att få fram mer underlag för beslut. 21. Para-olympics instruktörskurs Beslut: Styrelsen beslutar att informationen skall publiceras på förbundets hemsida. 22. Marknadsföringsstrategi Frågan bordläggs. 23. Hitta.se Representanter från Hitta.se har besökt styrelsen och presenterat förslag på samarbete. Beslut: Styrelsen beslutar att fortsätta dialogen och inväntar ett konkret förslag från Hitta.se 24. Övriga frågor 1. Inkomna sanktioner Följande sanktioner konfirmerades. Malmö Open [25 april 2015] Stockholm Cup [29 november 2014] Svenska Cupen 1 [27 september 2014] 2. Styrelsens personalrepresentant Beslut: Styrelsen beslutar att förbundssekreteraren Emir Dizdarevic är förbundets personalrepresentant i samtliga personalfrågor. 3. Honorar VM, EM Beslut: Styrelsen beslutade att se över systemet gällande honorering, ärendet utreds av utvecklingskommittén. 4. Förbundsstyrelsen Att vara anträffbara

12 Protokoll Styrelsemöte Beslut: Styrelsen beslutade att Sammi Kaidi representerar styrelsen under Koreanska Ambassadörens svenska cupen Uppföljning Beslut från årsmötet 2014 Punkt 13. Behandling av ärenden, som av förbundsstyrelsen hänskjuts till förbundsmötet a) Föreningsrapport Årsmötet beslutade att styrelsen skulle kontrollera med RF om optimal tidsperiod gällande föreningsrapport då detta påverkar anslagen till förbundet. Efter samtal med RF fastställdes tiden till 1 oktober 31 november. Beslut: 1. Styrelsen beslutar att stadgarna skall uppdateras enligt årsmötets beslut genom ändring av 42 gällande åligganden för förening och att utöka texten under 13 gällande rösträtten för att förtydliga denna punkt. 2. Samtliga föreningar skall informeras om denna ändring, kansliet ombesörjer detta. 25. Nästa styrelsemöte Styrelsens sammanträdesplan uppdaterades. Nästa möte blir i Göteborg, Angered Arena, den 8 oktober Beslut: Styrelsens sammanträdesplan fastställdes, förbundssekreteraren uppdaterar administrationsportalen. 26. Mötets avslutande Mötesordföranden Patrick Karlsson tackade alla för visat engagemang och avslutade mötet. Vid protokollet Emir Dizdarevic Justeras Patrick Karlsson Sammi Kaidi

13

14

15