Dokumentation för ManPlan Schemaläggare v2.1

Transkript

1 Dokumentation för ManPlan Schemaläggare v2.1 Med ManPlan schemalägger du personalens arbetspass och tilldelar personalen till företagets resurser. Resurser definerar du själv och kan vara olika från företag till företag beroende av hur verksamheten ser ut. Det kan tex. var kassorna i en butik eller charken, lagret eller bilar i en budfirma eller taxirörelse. ManPlan kan antingen användas helt fristående eller tillsammans med Internet tjänsten ManPlan.se som ger möjlighet att publicera vakanta arbetspass så att personalen själva kan visa intresse och bli bokade på ett arbetspass. Scheman som du skapar kan du skriva ut, maila och har du konto på ManPlan.se så kan du publicera scheman till användarnas egna konton och skicka SMS. ManPlan.se är en tilläggstjänst som du kan teckna avtal för. Du kan också lägga upp ditt kundregister och dina projekt i manplan så att du kan koppla ihop personalens arbetspass med dessa. 1

2 Registrera ManPlan För att kunna använda den här programvaran krävs att du registrerar den, godkänner licensavtalet och får en licensnyckel. Om du redan har fått en licensnyckel kan du mata in den direkt. Om du inte har kontakt med Internet för tillfället så kan du fortsätta registreringen och får starta och använda programmet tre gånger innan programmet stoppar fortsatt användning. Du kan här direkt välja vilket språk du vill använda, men du kan sen byta språk i inställningar. Om du får problem med registreringen kan du kontakta ManPlan.se och få hjälp med registreringen. 2

3 Inställningar Klicka på iconen i snabbmenyn för att ändra inställningar i ManPlan eller välj inställningar under menyn "Verktyg" Kalenderinställningar Normaltid Den tid som är normal arbetstid under dagen. Den tid som anges här blir extra tydligt markerad i schemaläggaren. Färgmarkera normaltid i kalendern. Markera checkrutan om du vill att normaltiden ska färgmarkeras i schemaläggaren. Visa inforuta vid muspekare över arbetspass i kalendern Markera checkrutan om du vill att en gul inforuta ska visas när du håller muspekaren över ett pass med information om passet. Fäst arbetspass till närmsta kvart Markera checkrutan om du vill att arbetspass som du drar och släpper i schemaläggaren ska fästa mot närmsta kvart för att enklare placera passen. 3

4 Visa endast aktiva användare Om du har anställda som inte är aktuella för jobb men som kanske kommer tillbaka så kan du under anställdes inställningar mara den som ej aktiv och den försvinner då från företagsträdet. För att sen kunna lägga tillbaka personen om han ska vara med i schemaläggningen igen så klicka bort bocken här så visas alla även anställda som är inaktiva och du kan då gå in på den anställde och göra den aktiv igen. Visa anställdes schemafärg i trädstrukturen Här väljer du om du vill att anställdes schemafärg ska visas i företagslistan Epostinställningar Under fliken Epost registrerar du den information som behövs för att snabbt kunna skicka mail med sheman m.m i programmet. Användarinformation Ange ditt namn som ska visas för motagaren av mailet och vilken e-postadress mailet ska komma från. Inloggningsinformation Om du behöver ange användarnamn och lösenord för ditt mailkonto anger du dom här. Serverinformation Ange servernamnet för utgående mail (SMTP) här. Om du har registrerat webbkonto på ManPlan.se så kan du om du vill - välja att skicka mail från ManPlan.se i stället. Licens Här visas den licensnyckel som du automatiskt fick när programmet registrerades första gången. Om du uppgraderar din licens eller om du fått en licensnyckel från ManPlans support så anger du den nyckeln här. Starta sen om programmet. Språkinställningar Programmet har stöd för både svenska och engelska. Välj vilket du vill använda. 4

5 Systeminställningar Radera pass. Om du vill radera alla pass och regler i databasen kan du göra det här. OBS! Raderade pass går inte att återskapa Markera pass eller regler och vilket företag du vill radera passen för och klicka på "utför". Loggning. Om det uppstår fel eller problem med programmet så är vi tacksamma om vi får reda på det så att vi kan åtgärda fel. Du kan meddela fel genom att välja "Skicka epost till ManPlan..." under menyn "Hjälp". Beskriv felet så noga som möjligt och om det är möjligt så skicka gärna med en loggfil så har vi lättare att förstå vad som går fel. För att skapa en loggfil så klickar du i "Loggning på" och en katalog där du vill spara filen. Kör programmet tills felet uppstår igen och skicka sedan filen till support@manplan.se. Slå sedan av loggningen igen. 5

6 Skapa ny anställd Skapa ny anställd gör du i scemaläggaren genom att högerklicka på det företag i trädstrukturen som du vill skapa ny anställd för och välja "Ny anställd" Registrera den anställdes uppgifter i formuläret och tryck spara. Schemafärg är den färg som kommer att användas i kalendern för registrerade arbetspass. Mobiltelefon Om du har licens för att kunna skicka SMS så är det det här numret som används när man skickar SMS till anställd. E-post Den här E-postadressen är det som används om man väljer att skicka ut scheman till anställd. Veckoarbetstid Veckoarbetstiden är antal timmar i genomsnitt som anställd ska arbeta per vecka. Sysselsättningsmätaren i schemaläggaren vias om man lagt för mycket eller för lite tid på användaren i förhållande till det antal timmar som anges här. Timlön Timlönen används för uträkning av kostnad för utlagda arbetspass i schemat. Om man anger nettolön, bruttolön eller annan uträknad kostnad har ingen praktisk betydelse. Frånvaro/Ej tillgänglig Om en anställd inte är tillgänglig under en period så anger man det här med orsak och under vilken period det gäller. Den anställde kommer då inte att finnas med bland personal som ska väljas när man bokar personal till ett behov. 6

7 Användaren har konto på ManPlan.se Anställd som även har konto på ManPlan.se visas med en bock i denna ruta. För att lägga upp användare på webben se Administrera webbanvändare. Aktiv användare Här kan man avmarkera en användare som inte längre jobbar men som kanske kommer tillbaka och som man därför inte vill radera. En användare som inte är aktiv visas inte i applikationen. Om man vill aktivera användaren igen måste man avmarkera kryssrutan "Visa endast aktiva användare" i inställningarna under fliken Kalender. Skicka inloggningsuppgifter Har man ett konto på ManPlan.se och lagt upp ett konto åt en användare via "Administrera webbanvändare" så kan man klicka på "Skicka inloggningsuppgifter" så visas inloggningsuppgifterna och man kan välja att skicka dessa med SMS eller mail. Även användare som tar kontakt och tex glömt sina inloggningsuppgifter kan ni hjälpa genom denna funktion. Tillhör kategorierna Markera dom kategorier som den anställde ska tillhöra. En anställd kan tillhöra flera eller ingen kategori. Kategorierna lägger man upp för varje företag för sig på företagets egenskaper. Standardschema Under fliken Standardschema registrera man personalens ordinarie schema. Man kan registrera så många regler man vill och passen visas automatiskt i både schemaläggaren och vid utskrifter och pulicering via mail eller till webben. För att lägga upp en regel för återkommande arbetspass, väljer man bland sina fördefinerade pass eller anger tiderna separat. Sen väljer man med vilket intervall och vilka dagar passet ska återkomma. OBS! Om man tex har arbetspass som varierar varannan vecka lägger man först upp en regel som 7

8 upprepas var 2:e vecka. Sen lägger man upp nästa regel som också återkommer var 2:e vecka MEN NU ANGER MAN ETT STARTDATUM SOM STARTAR VECKAN FÖRE ELLER VECKAN EFTER så kommer arbetspassen att gå omlott varannan vecka. Dessa ordinarie cheman kan man sedan göra undantag för i shemaläggaren genom att högerklicka på ett pass och välja radera. Denna dialogruta visas och du kan välja om du vill ta bort bara det pass du hörgerlickat på eller alla kommande pass men behålla historiken eller sista alternativet att radera allt som har med denna regel att göra. Avdelningar/enheter Här kan du ange vilken avdelning eller enhet en anställd ska tillhöra. Avdelningar/Enheter skapar du under företagsinställningarna. 8

9 Skapa ny resurs Resurser väljer du själv om du vill använda och vad det ska vara för något. En resurs kan vara en kassa i en affär som ska vara bemannad enligt ett schema, en maskin i en fabrik eller en bil på ett åkeri. En resurs kan man sedan lägga ett schma för och bemanna med personal som man har registrerat. Skapa ny resurs gör du i scemaläggaren genom att högerklicka på ett företag i trädstrukturen och välja "Ny resurs" Registrera information om resursen och tryck spara. Schemafärg är den färg som kommer att användas i kalendern för registrerade arbetspass. Resursen dyker upp under katalogen rsurser för företaget i trädet. När du Klickar på en resurs visas alla pass för den resursen och om någon anställd är bokad. 9

10 Schemaläggaren Schemaläggaren är verktyget du använder för att skapa, ändra och visa scheman. Du kan antingen se schema för en anställd eller beläggning på en resurs eller så väljer du att se situationen för hela företaget på en gång. Total kostnad Visar den timkostnad som är angiven på anställd * faktisk arbetstid Total arbetstid Visar total tid för dom pass som visas i kalendern. Summa raster Visar total tid för alla raster som finns med i kalendern. Faktisk arbetstid Räknar ut total tid minus raster för dom pass som visas i kalendern. Sysselsättningsmätaren Längst ner till vänster visas en mätare som baserat på den anställdes veckoarbetstid visar över eller underbeläggning av den anställde.om man visar tex måndadsvyn så beräknas även här en över eller underbeläggning som ((Veckoarbetstiden / dagar per vecka) * Antal dagar i månaden) 10

11 Verktygsmenyn Verktygen i menyn är snabbknappar för att komma åt dom mest använda funktionerna enkelt. Funktionerna är i ordning: Spara Ångra Upprepa ångra Skriv ut schema Schemavy för en dag i taget (Snabbknapp F1) Schemavy för en vecka i taget (Snabbknapp F2) Schemavy för en månad i taget (Snabbknapp F3) Validera schema Startar valideringsfunktionen som gör att man kan kolla att lagt schema stämmer med den anställdes avtal. Standardpass Används när man vill lägga ut ett arbetspass genom att dra och släppa en användare till kalendern där man vill att passet ska börja. Datumväljaren Bläddra bakåt (Snabbknapp Num -) Om dagvyn är vald backas en dag i taget bakåt, för veckovyn en vecka i taget och för månadsvyn en måndad i taget Bläddra framåt (Snabbknapp Num +) Samma som för Bläddra bakåt Veckoväljaren Bläddra uppåt eller nedåt eller ange veckan manuellt Exact placering Används när man drar och släpper pass och när denna är vald hamnar alltid passet på det klockslag som det fördefinerade passet har registrerat oavsätt var man släpper passet. Fri placering Motsatsten till Exact placering och gör att passet hamnar där man släpper det men använder det fördefinerade passets totala tid och raster för att beräkna sluttid. Visa schemat (Snabbknapp F5) Visar grafiskt alla pass för valt företag, anställd eller resurs. 11

12 Visa egenskaperna (Snabbknapp F4) Visar egenskaperna för företag, anställd eller resurs Visa arbetspass Visa alla personalens arbetspass. Visa uppdrag Använder man sig av funktionen boka uppdrag, visas dessa här och är bara möjligt när man markerat ett företag. Alternativet är Visa arbetspass då bokad personal för ett uppdrag visas med sina arbetspass. Filtrering Om du har registerat personalkategorier och du tilldelat personalen så kan du här filtrera på personalkategori och på så sätt kontrollera att du har tillräckligt med personal med viss kompetens bokad. Nytt pass Visar dialogen för att registrera ett nytt pass för en anställd. Nytt återkommande pass Visar dialogen för att registrera en regel för återkommande pass på en anställd. Nytt uppdrag Visar dialogen för att registrera nytt uppdrag. Ett uppdrag kan vara ett tillfälle då man behöver personal och vill kunna skicka ut förfrågningar via SMS eller publicera behovet på webben så personalen kan registrera sitt intresse att arbeta. Administrera mallar Lägg till, ändra eller ta bort mallar Använd schemamall Välj bland dina färdiga veckomallar. Mallar kan vara generella eller individuella. Generella mallar kan användas för vilken anställd som helst och Individuella är knutna till en eller flera anställda. Företagslistan I företagslistan hittar du företag, anställda, avdelningar/enheter och resurser och genom att högerklicka på en sådan "nod" så hittar du dom flesta funktioner att använda. 12

13 Arbetspasslistan Alla pass som visas i schemat visas också i denna lista och vill man hellre att den ska visas i eget fönster för att synas bättre så klickar man på ikonen som ser ut som som en skärm. Det går bra att med musen dra och flytta på ordningen av kolumnerna och du kan sortera dom genom att klicka på kolumnhuvudet. Med ikonen som har en pil så kan du exportera tiderna till en fil för att kanske ta in dom i excel, word eller löneprogram. Du kan välja att separera kolumnerna med komma, Semikolon eller tab och när du valt en katalog att spara till så klickar du på exportera. Förvalt sparas filerna med dagens datum i filnamnet. Snabbfunktioner Det finns lite snabbfunktioner som kan vara bra att känna till för att det ska gå lättare att arbeta med schemaläggaren. Dra och släpp - Dra och släpp en anställd i kalendern för att lägga ett pass. Kopiera pass - Dra och släpp ett pass i kalender samtidigt som Ctrl hålls ner så kopieras passet. Insert - Markera först en anställd och håll musen över kalender och tryck på Insert så hamnar passet där muspekaren befinner sig. Delete - Markera först en anställd och håll sen musen över ett pass som ska tas bort samtidigt som du trycker Delete så tas passet bort. 13

14 Arbetspass Skapa arbetspass Arbetspass i kalendern kan skapas antingen för en anställd eller för en resurs. Anställd och resurs kan dessutom knytas tillsammans. Ett arbetspass kan läggas till kalendern på flera sätt, anting drar och släpper man man en anställd eller resurs över kalendern eller så högerklickar man på anställd/resurs och väljer "Nytt pass" eller väljer "Nytt pass" från verktygsfältet. När du drar och släpper ett pass i kalender finns det två lägen som bestämmer placeringen av passet - Flytande placering och exakt placering Fri placering : Passet börjar där muspekaren står och sen lägger den på så många timmer och minuter som passet har. Rasternas start och sluttider anpassas inte till den nya starttiden men rasterna räknas bort i totaltiden. Exakt placering betyder att den dag du släpper passet på där hamnar passet och den använder då exakt dom tider som passet skapades med. Ett snabbt sätt att lägga ut pass är att först markera den anställde som du vill skapa pass för och hålla musen över schemat där du fill att passet ska börja och trycka "Insert" på samma sätt kan du trycka "Delete" för att ta bort pass. Så här ser ett pass ut som du skapat. Om det får plats så visas information om passet men för att få reda på mer kan man lägga muspekaren över passet så visas en gul noteringsruta med information eller högerklicka på passet och välja egenskaper så får du mer information. 14

15 Här står passet som Obekräftat och det kan man också se längst ner till höger på passet där det för tillfället visas en grå rund ring. Det här är en möjlighet att låta dom anställda logga in via webben och bekräfta dom arbetspass dom blivit tilldelade om man vill arbeta på det sättet. Bekräftade pass visas då med en grön rund ring i hörnet och får status bekräftade. Läs mer om hur man arbetar med bekräftelse av arbetspass under avsnitttet "bekräfta arbetspass" Med dialogen "Nytt pass" som man hittar när man högerklickar på en anställd eller i verktygsmeny får man fram denna dialog där man kan skapa ett nytt pass och välje att knyta vissa uppgfter till passet. Om man anger flera dagar mellan Från och Till så skapas automatiskt ett pass för varje dag däremellan. Ändra arbetspass Du kan ändra ett arbetspass antingen genom att flytta passet med musen eller högerklicka på passet och välja "ändra" Samma dialogruta som när man skapar nytt pass visas och du kan ändra och spara. Du kan också förkorta eller förlänga passet genom att klicka och dra med musen i början eller slutet på passet. 15

16 Radera arbetspass Högerklicka på ett pass i kalendern och välj "radera" eller klicka för på den anställde i företagsträdet så den blir markerad och tryck sen "Delete" när du har muspekaren över ett pass. Är det många pass som ska tas bort kan du hålla ner muspekaren och dra så får du en markeringsram. Alla pass som du markerat tas bort genom att högerklicka på ett av dom markerade passen och sen välja radera. Kopiera arbetspass Kopiera ett pass gör du enkelt genom att hålla ner knappen CTRL samtidigt som du håller ner vänster musknapp drar passet till den pass dit du vill kopiera passet till. All information som är kopplat till passet som resurs och kundinformation följer med. Flytta arbetspass Flytta arbetspass gör man enkelt med musen genom att hålla ner vänster musknapp över ett pass och dra och släppa passet på en ny plats. 16

17 Knyta resurs till anställd Resurser kan enkelt knytas till ett arbetspass genom att dra och släppa en resurs på en anställds arbetspass eller så gör man tvärtom att man drar en anställd till ett redan skapat pass för en resurs. Vad resurser är och om man har någon nytta av dom bestämmer man själv men det ger en möjlighet att både se scheman för anställda och beläggning av en resurs beroende av vad man väljer i företagsträdet. Att ett pass är knutet till både anställd och resurs syns på dom två ikonerna högst upp i passet och om det får plats så skrivs även informationen ut i passet. 17

18 Schemaregler I ManPlan kan du använda regler för arbetspass. Det innebär att du kan skapa regler som säger att ett arbetspass ska återkomma varje vecka eller varannan eller med något annat intervall. En regel är bunden till en anställd och kan också kopplas till en resurs. Regler kan antingen registreras under den anställdes inställningar och då kan man lägga upp och ha koll på flera regler för den anställde eller så höglickar man på den anställde och väljer "Nytt återkommande pass...". Då har man lite fler möjligheter att koppla kund, behov eller projekt till regeln. Använda regler eller inte Fördelen med regler är att man inte behöver skapa nya pass för kommande perioder utan det sker automatiskt. Nackdelen är att passen visas bara om det finns en regeln säger att dom ska visas och tar man bort hela regeln så försvinner både tidigare och kommande pass. Om man vill avsluta en regel bör man därför välja alternativet "Radera alla kommande pass..." om man vill behålla alla tidigare pass. Pass skapade av regler går idag inte heller att låta anställda bekräfta via webben men dom visas i den anställdes lista över kommande arbetspass. För fast personal med regelbundna scheman fungerar regler bra så kommer passen med utan att man behöver göra något men annars är det antagligen bättre att skapa schemamallar som man återanvänder. 18

19 Du anger om det är ett fördefinerat pass du vill andvända tiderna från eller så sätter du tiderna själv. Du väljer hur ofta och vilka dagar passet ska upprepas och om du vill så kan du sätta startdatum och ett slutdatum eller hur många veckor regeln ska gälla. Pass som är skapade av regler visas i kalendern på detta sätt och går inte att flytta omkring som vanliga pass. Om du vill ändra eller ta bort regeln så högerklickar du på passet och gör ditt val. 19

20 Schemamallar Schemamallar är en grundfunktion i ManPlan för att ska scheman. Mallarna spara information om pass för en vecka. Mallarna kan vara individuella och innehåller då information om vem eller vilka personer som passen tillhör och kan användas för att snabbt lägga ut en veckas pass för hela företaget eller avdelning på en gång. Individuella mallar skapar du genom att högerklicka på ett skapat veckoshema i kalendern och välja "spara som schemamall...". Ge ett namn på mallen som gör det lätt att förstå vad mallen innehåller. Alla pass som du ser i schemat sparas i mallen och kan återanvändas en annan vecka. Har du t.ex markerat en avdelning och valt spara som mall så sparas alla avdelningens pass. Individuella pass använder du genom att högerklicka på företaget och välja använd "Använd schemamall..." Generella mallar skapar du med verktyget Skapa schemamallar som man ser nedan. Här kan du skapa och spara ett veckoschema om du klickar på kanppen... som finns under varje dag så får du fram en lista med dina redan färdiga arbetspass som du kan välja. Generella mallar är inte knuta till någon person från början så därför måste du högerklicka på den anställd som du vill använda mallen på och välja "Använd schemamall..." så visas listan med dina generella malla att väja bland. 20

21 Administrera uppdrag i ManPlan Client ManPlan Client kan användas för att schemalägga och bemanna något vi kalla uppdrag. Ett uppdrag kan vara ett tillfälle då man behöver personal men som inte är ett ordinarie schemalagt pass. Att registrera ett uppdrag är också ett bra sätt om man vill lägga in många personer för ett viss tillfälle. För varje person som är bokad på ett uppdrag visas ett arbetspass när man klickar på den personen. Här beskriver vi hur man kan arbeta med hela flödet från att registrera uppdraget skicka förfrågan till utvald personal till att bekräfta dom som blivit tilldelade passen. Administrera användarkonton på ManPlan.se För att kunna skicka förfrågningar till personalen via SMS eller Mail krävs att personerna är registrerade med ett eget användarkonto på ManPlan.se. När dom har det kontot kan dom dessutom själva logga in sig och se sina kommande arbetspass. När man högerklickar på företaget i schemaläggaren kan man välja "Administrera webbanvändare..." för att lägga upp användarkonton på webben eller för att hämta användare från webben och registrera dom i klienten. Exportera användaren till webben Markera en användare som redan är registrerad i Clienten och klicka på knappen "Exportera användare till webben för att lägga upp en användarkonto åt personen. Vill du skicka ut inloggningsuppgifter till användaren så väljer du egenskaper för användaren i schemaläggaren och klickar på knappen skicka inloggningsuppgifter, men då måste användaren ha antingen ett mobilnummer eller mailadress registrerad. 21

22 Importera användare från webben Markera en användare i listan med ManPlan.se användare och klicka på kanppen "Importera användaren från webben" så registreras användaren i clienten. Synca användare För att clienten ska kunna hålla reda på användarkonton på webben och klienten så krävs att man registrerar en koppling där i mellan. Markera då användaren både i webben och kienten och klicka på "Synca Användare" Ta bort sync Om man vill ta bort kopplingen mellan användarkontot och klienten klickar man på "Ta bort sync" Radera användaren Vill man ta bort anvädarens konto på webben klickar man på Radera användaren Registrera och bemanna uppdrag Nytt/Ändra uppdrag Antingen högerklickar man på företaget i schemaläggaren och väljer nytt uppdrag eller så högerklickar man i kalendern på ett befintligt uppdrag och väljer ändra för att få fram dialogen ovan. Här registrerar du uppgifter för uppdraget och på fliken Registrera behov så väljer du bland dina kategorier för att lägga upp personalbehoven för uppdraget. När behovet är registrerat visas i ordning iconerna: Radera behov Hämta och boka personal Ändra behovet Skicka bekräftelse eller meddelande 22

23 Visa, skicka förfrågan och boka personal När man registrerat ett behov så väljer man iconen Boka personal så visas dialogen nedan. Här finns det flera sätt att visa lista på personal: Visa personal som tackat ja på förfrågan Om man skickat ut förfågan via SMS till personal via kanppen "Skicka förfrågan till vald personal" så visas persoanl som antingen svarat OK via SMS eller genom att logga in sig på webben och bekräftat förfrågan. Visa tillgänglig kvalificerad personal Här visas endast personal som tillhör den kategorin som behovet efterfrågar samt inte är bokade på något annat pass som krockar eller är registrerad med någon frånvarokod. Visa tillgänglig personal Här visas all personal som inte är bokad på något pass som krockar eller är registrerad som frånvarande Visa all personal Här visas alla registrerad pesonal. Nu kan man markera användaren/användarna och antingen välja boka eller bara skicka en förfrågan. Automatboka Kryssar man i rutan automatboka så sköts bokningen automatiskt vilket betyder att när man skickar förfrågan till personal via SMS så får dom som först svarar med blankt meddelande en bekräftelse tillbaka att dom blivit inbokade på passet och när passet är fullbokat skickas i stället ett meddelande som tackar för intresset men talar om att passet redan är fullbokat. Om man dessutom i företagsuppgifterna på webben har angivit ett mobilnummer till administratör/schemaläggare så skickas en SMS bekräftelse automatiskt till det numret när behovet är fullbokat. 23

24 Väljer man boka så läggs användaren till bland bokad personal och man kan därefter klicka på iconen "Skicka bekräftelse eller meddelande" för att skicka ut bekräftelse att dom är bokade. Dessutom kan dom ju logga in sig på webben och se information om uppdraget mm. OBS! om man inte väljer att automatboka passet så måste man själv välja att skicka bekräftelse till dom man bokat in eller på annat sätt meddela att dom är bokade. 24

25 Beläggningsanalys Med verktyget beläggningsanalys får du en överblick över hur många personer som är bokade timme för timme under dagen.väj vilken dag du vill titta på eller bläddra framåt och bakåt med knapparna. Du kan filtrera på kategori för att bara se pass som är registrerad med viss kategori och även pass som tillhör en anställd som har den kategorin registrerad på sig visas. Om du vill t.ex vill kontrollera att du alltid har någon ansvarig på plats så registrerar du en sådan kategori på dom personerna. Är det så att någon annan person tillfälligt ska tillhöra den kategorin under ett pass så väljer man bara att ändra det passet och lägga till den kategorin så dyker den upp i filtreringen. På vänster sida (Y-axeln) visas antal personer i tjänst och nertill (X-axeln) visar timme för timme under dygnet. 25

26 Kundregister I ManPlan finns ett kundregister där du kan lägga upp, underhålla och ta bort kunder. Kunderna använder du i schemaläggaren där du kan koppla ihop ett arbetspass med en kund. Kunderna är bundna till ett företag, så om du har lagt upp flera företag i ManPlan så måste du välja rätt företag idropdownlisten överst innan du lägger till, tar bort eller ändrar en kund. 26

27 Projekt I ManPlan finns ett register för projekt där du kan lägga upp, underhålla och ta bort projekt. Du kan öppna registret genom denna snabbknapp Projekt använder du i schemaläggaren där du kan koppla ihop ett arbetspass med ett projekt och därefter ta ut en projektrapport med registrerade arbetspass för visst projekt. 27

28 Utskrifter och rapporter Du kan få ut rapporter från ManPlan genom att välja "Verktyg" > Rapporter och den rapport du önskar eller du kan också högerklicka i schemaläggaren och välja "skriv ut veckoschema" eller "förhandsgranska utskrift..." Arbetspass Schemalagda pass per anställd eller resurs Personal Personallista Kunder Kundlista Projekt Alla tider och information om visst projekt Tidsredovisning Schmalagda tider med uträkning tider och Ob Arbetad tid per kund Schemalagda tider per kund Arbetatd tid per anställd Om man använder tidsredovisning så redovisas anställds rapporterade tider här Arbetad tid per resurs Schemalagda tider per resurs Frånvaor per anställd Anställdas frånvarotider för peridod 28

29 Skapa nytt webbkonto för företaget på ManPlan.se Med ett webbkonto kopplat till schemaläggaren kan du publicera personalens scheman, lägga ut lediga arbetspass som du vill att personalen bokar in sig på eller skickar svarbara SMS. SMS-funktionen gör att man kan skicka ut förfrågan om lediga arbetspass till enskild eller till en grupp av personalen med rätt kompentens och personalen kan enkelt visa intresse för passet genom att svara med blankt SMS tillbaka. Systemet håller automatiskt reda på vilket pass utgående och inkommande SMS avser utan att behöva tolka innehållet i svaren. Om du redan fått kontouppgifter till ManPlan.se så anger du dom genom att välja egenskaper för företaget och ange dom under "Inloggningsuppgifter till ManPlan.se" Om du inte fått några kontouppgifter eller använder den fria versionen av shemaläggaren så kan du automatiskt skapa ett nytt webbkonto. Webbkontot är gratis men begränsat i hur många användarkonton man kan skapa till anställda och SMS funktionerna är inte aktiverade. Om ni sen vill utöka med fler användare eller SMS funktioner så är det bara att kontakta ManPlan.se och beställa en utökning av webbkontot. Skapa webbkonto för företaget Om du högerklickar på en anställd och väljer "publicera arbetspass" och därefter klickar på knappen "Publicera arbetspass på ManPlan.se..." så kommer om företaget inte har webbkonto en guide med några dialogrutor att visas som hjälper dig att skapa ett konto: Här anger du det användarnamn och lösenord du vill ha på företagskontot. Om du glömmer bort uppgifterna kan du få dom automatiskt mailade om du går in på ManPlan.se och anger den mailadress du angav när du registrerade programmet. Vill du ändra kontouppgifterna i efterhand så loggar du bara in på ManPlan.se med dina kontouppgifterna och ändrar där. Glöm inte att även ändra i schemaläggarens företagsinställningar också annars kommer inte schemaläggaren att kunna ansluta till webbkontontot. 29

30 3. När företagskontot är skapat får du även frågan om du vill skapa ett webbkonto för den anställde som du har valt. Du kan göra det nu genom att välja Skapa konto eller så väljer du att göra det senare. 4. Vi valde att skapa ett konto till den anställde och genom att att klicka på Skicka så får vi se... 30

31 5. det automatiskt skapade användarnamnet och lösenordet och kan även skicka med SMS eller Mail om den tjänsten är aktiv. Kontot till den anställde är nu klart att använda. Användaren kan själv byta användarnamn och lösenord genom att logga in på ManPlan.se och ändra. 31

32 Skicka SMS Om har konto på ManPlan.se med möjlighet att sicka SMS så kan du högerklicka på en anställd eller företag och välja "Skicka SMS" Bocka för dom du vill skicka till och skriv ett meddelande (Max 160 tecken) och tryck skicka. Bara personer som har ett mobilnummer angivet i sina kontaktuppgifter visas. SMS funktionen hanterar hanterar grupp SMS vilket gör att du kan välja många mottagare på en gång att skicka till och varje individuellt svar visas i programmet. Meddelanden - Skickade och mottagna SMS Skickade SMS och svar för den senaste månaden visas om man högerklickar på företaget i schemaläggaren och väljer "meddelanden". Du måste vara uppkopplad mot internet och komma åt ManPlan.se för att kunna använda funktionen. Inställningar för skicka SMS För att du ska kunna välja att skicka SMS så måste du angett riktiga kontouppgifter i företagsuppgfterna som du kommer åt genom att högerklicka på företaget i schemaläggaren och välja inställningar och ha ett konto på ManPlan.se med SMS aktiverat. Kontakta ManPlan.se om du vill ha den tjänsten. Din dator måste också ha kontakt via Interrnet med ManPlan.se. Att du har kontakt ser du längst ner i hörnet i ManPlan där det då är står "Ansluten". Om du inte har någon kontakt med ManPlan s servrar så står det "Frånkopplad" Kostnaden för skickade SMS hittar du i prislistan som finns tillgänglig på 32

33 Maila schema I ManPlan kan du maila schemat till en anställd genom att högerklicka på en anställd och välja "Publicera schema... och klicka på knappen Skicka med Mail. Då visas först en dialog där du väljer vilken period som du vill maila och sedan väljer du "maila..." så visas denna dialog där du kan skriva och ändra som du vill och sedan trycka skicka. Inställningar för mail hittar du under inställningar. 33

34 Publicera arbetspass på ManPlan.se Publicera arbetspass är en funktion där du som schemaläggare kan lägga ut anställdas kommande arbetspass på den anställdes egna konto på ManPlan.se. Här visar vi också hur man gör om man vill att anställda ska bekräfta dom pass som dom har fått. För att kunna publicera pass till ManPlan.se krävs att företaget har registrerat ett webbkonto och att dom anställda som man vill ska kunna logga in också har fått var sitt konto. Hur man skapar konto för företaget står beskrivet under "skapa webbkonto" och hantera användarnas konton gör man genom att välja "administrera webbanvändare" när man högerklickar på företaget. Vilka användare som har konto på ManPlan.se ser man om man väljer egenskaper på en anställd. Och klickar man på knappen Visa/Sicka inloggningsinformation så ser inloggningsuppgifterna för kontot och kan skicka ut dom på nytt om det behövs. Här har vi i schemaläggaren skapat tre nya pass till linda som vi vill att hon ska jobba. Dom är inte bekräftade ännu och det ser man på den gråa runda markeringen nere i högra hörnet på varje pass. Linda har webbkonto så vi högerklickar på henne och väljer "publicera arbetspass..." Nu får vi välja vilken period vi vill publicera och vi ser dom pass som kommer att läggas ut till linda. Vi ser också i nderkant vilken period vi senast publicerade och när vi gjorde det. Nu klickar vi på Publicera schema på ManPlan.se.. och får svaret 3 pass publicerade. 34

35 När man publicerar pass för en period så rensas först alla pass på webbkontot för den perioden så det är schemaläggaren som bestämmer vilka pass som ska visas. Det betyder också att om du publicerar en period utan pass så tar du på så sätt bort alla tidigare publicerade passen på webbkonto för den perioden. Nu loggar Lisa in på med dom kontouppgifter som hon fått (Kanske som ett SMS i mobilen) 35

36 När hon loggat in ser hon dom pass som hon fått. Listan visar bara kommande pass. Hon kan bara jobba dom två första passen så hon bekräftar dom två första och väljer Kan ej på den sista. Det gör att passet hon inte kunde försvinner och nu kan Lisa inte längre avboka sig på dom två första. Lisa kan nu välja skrivar ikonen för att skriva ut en utskriftsvänlig lista på sina kommande arbetspass. I schemaläggaren vill vi nu veta hur det går med bemanningen av våra pass och högerklickar därför på företaget och väljer visa bekräftelsestatus. Förvalt är att bara avbokade pass visas i listan så att vi ska se att vi måste ordna bemanning av dom passen. Men vi kan också klicka bort "Visa inte redan bekräftade pass" så ser vi hur status är för dom pass vi har lagt ut på webben. Vi vill nu uppdatera vår schemaläggare med dom senaste uppgifterna från webben och klickar på Uppdatera klienten och stänger sedan dialogen. 36

37 Det som händer nu är att vi får gröna markeringar i högra hörnet som visar att passen är bekräftade och passet som Lisa inte kunde ta är nu borta och vi får lägga ut ett nytt pass till någon annan i stället eller kanske skicka ut en förfrågan via SMS. Hur man gör det ser du under kapitel "Administrera uppdrag i ManPlan Client" 37

38 Tidrapportering Man kan låta användarna återrapportera tider för dom publicerade arbetspass dom utfört. När använvändarna loggar in på sitt webbkonto på ManPlan.se kan dom välja "Tidsredovisning" i menyn, då visas denna bild. Här väljer användaren vilken period och då visas alla användarens pass i en lista där man för varje pass kan skriva start och sluttid samt en kommentar till passet. I schemaläggaren kan man sedan hämta in rapporterade tider genom att högerklicka på en anställd och välja "Tidrapportering"då visas denna dialog. 38

39 Här väljer man vilken period man vill hämta tider för och klickar sen på "Visa tidsrdovisning från ManPlan.se" så visas redovisade tider. Är det inget ifyllt i kolumnen In eller Ut så har den anställde inte rapporterat några tider. För att läsa in och spara dessa tider i schemaläggaren så klickar man på "Registrera tidsredovisningen" Nu kan man i schemaläggaren ta ut rapporten "Tidsredovisning" så får man ut rapporterade tider på papper eller så exporterar man ut tiderna till ett excelark för vidare bearbetning. Vill man ändra tider som redan är registrerade i klienten så klickar man på knappen "Visa och ändra registrerad tid" - ändrar tiderna och klicka på spara. 39