Förfrågningsunderlag; Upphandling av lokalvård för Lotteriinspektionen

Transkript

1 Förfrågningsunderlag; Upphandling av lokalvård för Lotteriinspektionen 1 Upphandlande myndighet Lotteriinspektionen Organisationsnummer: Box Strängnäs 2 Beskrivning av myndigheten Lotteriinspektionen är den myndighet som ska säkerställa att den svenska spelmarknaden är laglig, säker och tillförlitlig. Vi bevakar konsumenternas intressen och ska även medverka till att minska riskerna för de sociala skadeverkningar som spelande kan medföra. Vi verkar för en sund och säker spelmarknad. Vi ska bidra till ett minskat utbud av illegal spel- och lotteriverksamhet. Lotteriinspektionens uppgifter är bl.a. att ge tillstånd till rikslotterier, automatspel och restaurangkasinospel, ge typgodkännande för lottsedlar samt för kontroll- och dragningsutrustningar, ha det övergripande ansvaret för kontroll och tillsyn av speloch lotteriverksamheten, utbilda och informera om spel- och lotterilagstiftningen, samt informera regeringen om utvecklingen på spelmarknaden i Sverige och övriga världen. Lotteriinspektionen finns i Strängnäs och har idag ca 45 anställda. Inspektionen leds av en styrelse med fullt ansvar, som utses av regeringen. Generaldirektören ingår i styrelsen. 1(27)

2 3 Upphandlingen Upphandlingen genomförs genom ett s.k. förenklat upphandlingsförfarande enligt 15 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingen avser inköp av lokalvård i Lotteriinspektionens lokaler på Finningevägen 54 B i Strängnäs för 1. Plan 1, 2, 3 och 5, samt plan 4, block 3 (se bilaga 4) 2. Eventuellt tillkommer ett halvt våningsplan, plan 4, block 4 (se bilaga 4). Avtalsperioden för inköp av lokalvård ska gälla fr.o.m och för en period om två (2) år med möjlighet för Lotteriinspektionen att förlänga ytterligare ett (1) + ett (1) år, dvs. som längst t.o.m Lotteriinspektionen kan komma att avbryta upphandlingen om oförutsedda händelser inträffar. 3.1 Mål Målet med upphandlingen är att teckna ett leveransavtal med en leverantör avseende löpande lokalvård i Lotteriinspektionens lokaler på Finningevägen 54 B i Strängnäs. 3.2 Behov och volymer Den fastighet i vilken Lotteriinspektionen bedriver sin verksamhet ligger på Finningevägen 54 B i Strängnäs. Fastigheten delas med annan hyresgäst. Fastigheten består av fem plan och Lotteriinspektionen disponerar en yta om ca kvadratmeter. I dagsläget används ej block 4 av Lotteriinspektionen, varför lokalvård utförs enligt specifikation i punkt 4. Eventuellt kommer block 4 att tas i bruk som kontors- och konferensrum under avtalsperioden. Lokalvården kommer i så fall att utföras liknande den för block 1, 2 och 3. Ritningar bifogas över fastigheten (bilaga 2-5). Plan 1; rum som börjar med 1. Plan 2; endast entré Plan 3; rum som börjar med 3. 2(27)

3 Plan 4; rum som börjar med 4. Plan 5; rum som börjar med Golvytor - Golven i utrymme 101, 102, 104, 105, 106 och 107 består av massagolv. - Golven i utrymme 201 består av klinkers. - Golven i utrymme 345 består av sten. - Golven i utrymme 338, 339, 504, 505, 506, 507, 508, 513 består av plastgolv. - Golven i utrymme 314, 315, 340, 342, 343, 413, 414, 445, 446, 503, 509, 510, 511 och 517 består av klinkers. Samtliga dessa utrymmen utgör toaletter. - Golven i övriga utrymmen består av Kährs Ek Verona mattlackad (ekparkett) Disposition av ytor - Rum nr 106 är arkiv. - Rum nr 327 är reception. - Rum nr 322, 328, 348, 350, 421 och 433 är sammanträdesrum. - Rum nr 312, 329, 347, 349, 411, 432 och 502 är korridorer. - Rum nr 321, 326 och 420 är kopieringsrum samt materialförråd. - Rum nr 323 är närarkiv. - Rum nr 318, 319, 341, 346, 417, 418, 514 och 515 är förråd. - Rum nr 317, 416 och 512 är städutrymme. - Rum nr 339 är serverrum och rum 338 är förrum till serverrum. - Rum nr 520 är kök/matsal. - Rum nr 313, 360 och 412 är små kök/pentryn. Mellan rum nr 412 och 313 går en intern trappa. - Rum 505 och 507 är duschutrymmen. - Rum nr 506 är solarium. - Rum nr 513 är motionsrum. - Rum nr 504 och 508 är omklädningsrum. - Rum nr 518 är utbildningslokal i spelmiljö (kasino- och roulettebord samt spelautomater). - Rum nr 519 är representationsmatsal. - Rum nr 516 är vilrum. - Rum nr 316, 344 och 415 är kapprum. - Övriga rum är kontorsarbetsplatser. 3(27)

4 3.2.3 Övrigt Vägg in till kontor och konferensrum består av fönster och hel trädörr. Källsortering tillämpas i samtliga kök/pentryn för hushållsavfall, tidningspapper, batterier, metallförpackningar, ofärgade och färgade glasförpackningar, pappförpackningar samt plastförpackningar som vägs och registreras av lokalvårdsleverantören. Miljörum finns på plan 1. Det finns ingen hiss mellan plan 3 och plan Visning av lokalerna Om anbudsgivaren för att kunna lämna anbud behöver se lokalerna ska en tid för detta avtalas med Marie Lindholm, tel , senast Beskrivning av uppdraget Lotteriinspektionen presenterar nedan hur lokalvården ska utföras. Den löpande lokalvården ska genomföras varje vardag. Lokalvården ska utföras enligt upplagt schema så att intervallen inte varierar. Lokalvården ska utföras på dagtid under inspektionens öppettider kl Om behov skulle uppstå kan lokalvård accepteras även kl vid enstaka tillfällen. Så långt det är möjligt ska den dagliga lokalvården utföras av samma person ur säkerhetsperspektiv och för att uppnå kontinuitet. Leverantören ska använda miljövänliga medel. Leverantören står för nödvändig utrustning och förbrukningsmaterial. Lotteriinspektionen står för hygienmaterial (tvål och papper). Lotteriinspektionen står för lokalvårdsutrymme. Utrymme finns på varje våningsplan i rum nr 317, 416 och 512. Avrapportering ska ske till Lotteriinspektionen en gång per månad, där protokoll ska föras. Kontaktpersoner ska utses för den löpande kontakten hos Lotteriinspektionen och hos leverantören. 4.1 Tidplan Nedanstående löpande lokalvård ska ske med specificerad periodicitet. 4(27)

5 4.1.1 Daglig; - Toaletter - fuktsvabbning, tömning av papperskorg, avtorkning av utsatta vägg- och dörrpartier, avtorkning av speglar, rengöring av sanitära enheter, påfyllning av hygienmaterial (tvål och papper). - Matsal/kök - fuktmoppning, tömning av papperskorgar, avtorkning av bord och stolar, avtorkning av bänkar i köksdelen inkl. diskho, avtorkning av mikrovågsugnar invändigt och utvändigt, avtorkning av dörr. Påfyllning av servetter och hushållspapper. Urplockning och igångsättning av diskmaskiner - Tillsyn av utrymme 519 med avtorkning vid behov. - Reception - fuktmoppning av utrymme 327, 344, 347, avtorkning av entrédörrar, varannan dag fuktmoppning och varannan dag torrmoppning med fläckborttagning Måndag, onsdag, fredag - Matsal/kök - avtorkning av diskmaskin utvändigt, avtorkning av kyl och frys utvändigt, avtorkning av spis, avtorkning av utsatta väggpartier och skåpluckor. - Små kök/pentryn - fuktmoppning, tömning av papperskorg, avtorkning av bord och stolar, avtorkning av bänkar i köksdelen inkl. diskho, avtorkning av dörr, avtorkning av ev. diskmaskin utvändigt, avtorkning av ev. kyl och frys utvändigt, avtorkning av utsatta väggpartier och skåpluckor. - Trapp - fuktmoppning av trappor från entréplan till plan 5 inkl. hiss - Kopieringsrum - tömning av papperskorg Veckovis - Toaletter - damma fria vågräta ytor, damma element och rör, avtorkning av fönsterbänk. - Matsal/kök - damma fria vågräta ytor, damma element och rör, avtorkning fönsterbänkar, tömning och registrering av källsortering. - Altaner - avtorkning av utemöbler under den tid borden är uppställda - Kontorsrum i block 1, 2 och 3 - fuktmoppning, dammsugning av mattor, damma fria vågräta ytor, damma element och rör samt kabelränna på vägg, avtorkning fönsterbänkar. Tömning av papperskorg två gånger per vecka. 5(27)

6 - Konferensrum i block 1, 2 och 3 - fuktmoppning, damma fria vågräta ytor, tömning av papperskorg, avtorkning dörrar och utsatta väggpartier, damma element och rör samt kabelränna på vägg, avtorkning av fönsterbänkar. - Kopieringsrum - fuktmoppning, damma fria vågräta ytor, avtorkning dörrar och utsatta väggpartier, damma element och rör samt kabelränna på vägg, avtorkning av fönsterbänkar. Tömning av returpapper och återvinning till miljöstation i källaren. - Korridorer - fuktmoppning samt fläckborttagning - Solarium - fuktmoppning, dammsugning av mattor, damma fria vågräta ytor, damma element och rör samt kabelränna på golv, tömma papperskorgar, avtorkning av dörr och utsatta väggpartier. - Motionsrum - fuktmoppning, dammsugning av mattor, damma fria vågräta ytor, damma element och rör samt kabelränna på golv, tömma papperskorgar, avtorkning av dörr och utsatta väggpartier. - Duschutrymmen och omklädningsrum - fuktsvabbning, tömning av papperskorg, avtorkning av utsatta vägg- och dörrpartier, avtorkning av speglar, rengöring av sanitära enheter, påfyllning av hygienmaterial (tvål och papper). - Kontors- och konferensrum i block 4 - fuktmoppning och damning (varannan vecka) - Toaletter block 4 - fuktsvabbning, tömning av papperskorg, avtorkning av utsatta vägg- och dörrpartier, avtorkning av speglar, rengöring av sanitära enheter, påfyllning av hygienmaterial (tvål och papper). Damma fria vågräta ytor, damma element och rör, avtorkning av fönsterbänk. (Varannan vecka) Månadsvis - Toaletter, matsal/kök, kontorsrum, konferensrum, korridorer, trappor och förråd - damma fönster, lister och golvsocklar. - Matsal/kök - avtorkning av kylskåp invändigt (vid behov efter överenskommelse), avtorkning av ugn invändigt (vid behov efter överenskommelse) - Korridorer - avtorkning av speglar, hatthyllor, skohyllor och sittgrupper. - Hiss - fuktmoppning, avtorkning av spegel. - Plan 1 - fuktmoppning. - Serverrum - fuktmoppning, tömning av papperskorg (tillträde via behörig personal). - Arkiv - fuktmoppning (tillträde via behörig personal). 6(27)

7 - Miljörummet - fuktmoppning och avtorkning av utsatta väggpartier - Förråd/närarkiv fuktmoppning och dammtorkning 4.2 Skötsel av kaffeautomater Dagligt underhåll av kaffemaskinerna (5 st) vid behov, t.ex. avtorkning, påfyllning av kaffe samt eventuell genomkörning av reningsprogram. 4.3 Entremattor Byte av entrémattor ska ske en gång i månaden. 5 Anbud 5.1 Anbudets giltighet m.m. Anbudet och övrig kommunikation rörande denna upphandling (med undantag för certifikat, intyg, bevis m.m. som kan vara på engelska) ska vara på svenska. Anbudet ska vara bindande t.o.m. den 28 februari Anbudets giltighet bekräftas? Ja 5.2 Uppgifter om anbudsgivaren Anbudsgivaren ombeds att fylla i uppgifter om företaget och kontaktpersoner. Företagsnamn Organisationsnummer Adress Telefon Behörig företrädare Kontaktperson Kontaktpersonens telefonnummer och e-post 5.3 Alternativa anbud Alternativa anbud är inte tillåtet i denna upphandling. I de fall en anbudsgivare inkommer med flera anbud kommer Lotteriinspektionen anse det senast inkomna som det giltiga anbudet. 7(27)

8 5.4 Undertecknande av anbud Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare. Behörigheten kan komma att kontrolleras. Anbudsgivaren ska även i anbudet bekräfta att de bifogade kommersiella villkoren (bilaga 1) accepteras. Ett undertecknat anbud innebär att anbudgivaren intygar att denne har tagit del av och baserar sitt anbud på det kompletta förfrågningsunderlaget, dvs. inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar, de bifogade kommersiella villkoren accepteras utan reservationer, och att de uppgifter som lämnats i anbudet är sanningsenliga. Ort Datum Underskrift av behörig företrädare Namnförtydligande Anbudsgivaren uppmanas att noggrant gå igenom sitt anbud innan det lämnas in för att kontrollera att den efterfrågade informationen verkligen finns med i anbudet samt kontrollera att samtliga bilagor som efterfrågas bifogats anbudet. 5.5 Inlämnande av anbud Anbudet ska vara Lotteriinspektionen tillhanda senast till: Lotteriinspektionen Box Strängnäs alternativt lämnas personligen eller genom bud till: Lotteriinspektionen Finningevägen 54B Strängnäs eller via e-post: anbud@lotteriinspektionen.se 8(27)

9 Öppettider är måndag fredag (lunchstängt ). Lotteriinspektionen önskar att anbudet lämnas i slutet anonymt kuvert/paket eller via e-post anbud@lotteriinspektionen.se för att anbudssekretessen ska kunna upprätthållas. Observera att svar på förfrågningsunderlaget via fax inte accepteras på grund av att sekretessen då ej kan säkerställas. Lotteriinspektionen önskar att anbudet är märkt med Upphandling av lokalvård för Lotteriinspektionen 16Li Frågor och svar Önskar leverantör att förfrågningsunderlaget i något avseende ska förtydligas eller kompletteras kan sådan förfrågan ställas skriftligt eller per e-post till följande e-postadress: registrator@lotteriinspektionen.se. Sådan förfrågan bör ske i god tid, dock senast Svar på eventuella frågor publiceras sista gången senast Rättelse av fel och kompletteringar av anbud Anbudsgivaren kan inte på eget initiativ vidta ändringar i eller kompletteringar till anbud efter sista anbudsdag. Däremot kan anbudsgivare, på begäran av Lotteriinspektionen, få förtydliga samt rätta uppenbara felskrivningar, om det inte finns risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbudsgivaren har ingen motsvarande rätt att få ett förtydligande eller rättning till stånd. 5.8 Avslutande av upphandling Så snart Lotteriinspektionen fattat beslut om tilldelning kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare. Lotteriinspektionen kommer att tillämpa en tiodagarsfrist (avtalsspärr) innan avtal skrivs med den leverantör vars anbud antagits. 5.9 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av absolut sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden enligt huvudprincipen i 2 kap. 9(27)

10 tryckfrihetsförordningen (1949:105) offentliga allmänna handlingar. Delar av anbuden kan dock omfattas av sekretess. För sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivare lider skada om uppgifterna röjs. För det fall anbudsgivare anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som krävs för sekretess, kan anbudsgivare skriftligen inkomma med begäran om att uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas. Sådan begäran bör innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle uppkomma om anbudsgivares uppgifter röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Lotteriinspektionen kommer inte på förhand att ge besked om en viss uppgift kommer att omfattas av sekretess utan sekretessprövning sker först i samband med att en uppgift begärs ut. Slutlig prövning kan komma att ske i domstol. 6 Kravspecifikation 6.1 Krav på anbudsgivaren Nedan anges de krav som ställs på anbudsgivaren som ska utföra efterfrågat uppdrag. Uppfylls inte kvalificeringskraven, kommer anbudet att förkastas. Syftet med kraven är att säkerställa att inga uteslutningsgrunder föreligger samt verifiera att den anbudsgivare som erhåller avtal har nödvändig ekonomisk, teknisk och yrkesmässig kapacitet för att fullgöra de åtaganden som följer av avtalet Uteslutningsgrunder Lotteriinspektionen erinrar om omständigheterna som kommer att medföra uteslutning av leverantör enligt 10 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) samt om omständigheterna som kan komma att medföra uteslutning av leverantör enligt 10 kap. 2 LOU. Anbudsgivaren ska bekräfta att ingen av uteslutningsgrunderna ovan föreligger avseende det egna företaget och eventuella underleverantörer. Bekräftar ni detta? Ja Nej Lotteriinspektionen kan komma att kontrollera att leverantör och eventuella underleverantörer uppfyller kravet avseende 10(27)

11 registreringsskyldighet, socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter om detta Ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska ha god ekonomisk ställning och inneha ett kreditomdöme om lägst ratingklass 40 (kreditvärdig) enligt affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe. Lotteriinspektionen kan komma att kontrollera kravet på god ekonomisk ställning genom att inhämta uppgifter från Creditsafe i samband med kvalificering. Anbudsgivare bör själv kontrollera sin riskklassificering hos Creditsafe innan anbud lämnas, för att undersöka om uppfyllelse av krav på ekonomisk stabilitet behöver visas på annat sätt. Uppnår inte anbudsgivaren riskklassificeringen enligt Creditsafe, kan annat kreditvärderingsföretags intyg, som bevisar att kravet uppfylls på motsvarande sätt, bifogas till anbudet. Utländska företag kan komma att kontrolleras i Creditsafe på samma sätt som svenska företag. Detta går dock inte alltid, varför utländska anbudsgivare kan komma att behöva styrka att företaget uppfyller kravet på ekonomisk ställning genom att bifoga handling som visar att kravet uppfylls på motsvarande sätt. Denna handling får inte vara äldre än en månad från sista anbudsdag, och ska insändas, samt översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk. Ja Nej Uppfyller ni detta? Bifogar dokument Alternativa sätt att styrka ekonomisk ställning Om anbudsgivaren inte uppnår den miniminivå på riskklassificering som krävs, ska kravet avseende den ekonomiska ställningen ändå anses vara uppfyllt om 1 och 2 eller 1 och 3 nedan är uppfyllda. 1. Anbudsgivaren lämnar sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. 2. Garanti lämnas gällande anbudsgivarens ekonomiska stabilitet av moderbolag eller annan garant. Sådant intyg ska bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Av intyget ska det klart och tydligt framgå att garanten träder i anbudsgivarens ställe så som för eget åtagande i händelse av att anbudsgivaren inte längre kan 11(27)

12 fullgöra sina förpliktelser mot Lotteriinspektionen. Dessa förpliktelser avser såväl finansiellt ansvar som fullgörande av åtagandet i avtalet. Efterfrågad riskklassificering samt kraven enligt ovan ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten. 3. Nystartade företag ska redovisa antingen dokumentation enligt punkt 2 ovan, eller visa att de har tillräcklig ekonomisk ställning genom bankgaranti, koncerngaranti eller motsvarande och revisorsintyg. Anbudsgivare som inte uppfyller kraven om lägst ratingklass 40 (kreditvärdig) och som åberopar omständigheter enligt punkt 1 och 2 ovan, alternativt punkt 1 och 3, ska till sitt anbud bifoga sådan förklaring som anges i punkt 1 tillsammans med garanti eller intyg enligt punkt 2 alternativt 3. Förklaring enligt punkt 1 bifogas i särskilt dokument Garanti enligt punkt 2 bifogas i särskilt dokument. Dokumentation eller garanti enligt punkt 3 bifogas i särskilt dokument Miljömärkning Anbudsgivaren ska vara miljömedveten och ha ett gediget miljöarbete. Anbudsgivaren ska bifoga bevis på certifiering enligt ISO eller likvärdigt, eller inkomma med beskrivning som är så utförlig att det framgår att Lotteriinspektionens krav på miljöarbete är uppfyllda. Ja Nej Uppfyller ni detta krav? Dokument bifogas Beskrivning av företaget Anbudsgivaren ska bifoga en beskrivning av företaget, som bl.a. innehåller antal anställda, vilka tjänster företaget erbjuder samt vilken typ av material företaget använder. Ja Nej Uppfyller ni detta krav? Dokument bifogas Dokument bifogas Personal Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens, vilket säkerställer att uppdraget sker på ett sådant sätt att överens- 12(27)

13 kommen tidplan, omfattning och kvalitet upprätthålls. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Ja Nej Uppfyller ni detta krav? Dokument bifogas 13(27)

14 6.2 Krav på tjänsten Löpande lokalvård Den löpande lokalvården ska utföras enligt punkt 4.1 Tidplan Uppfyller ni detta krav? Ja Nej Skötsel av kaffeautomater Skötsel av kaffeautomater ska utföras enligt punkt 4.2 Skötsel av kaffeautomater. Uppfyller ni detta krav? Ja Nej Entrémattor Entrémattor ska bytas enligt punkt 4.3 Entrémattor. Uppfyller ni detta krav? Ja Nej Personal Så långt det är möjligt ska samma personal utföra lokalvården, d.v.s. flera olika anställda hos leverantören ska inte dela på samma tjänst. Uppfyller ni detta krav? Ja Nej Miljö Anbudsgivaren ska använda miljövänliga och oparfymerade produkter. Uppfyller ni detta krav? Ja Nej Utrustning och förbrukningsmaterial Anbudsgivaren står för nödvändig utrustning och förbrukningsmaterial. Uppfyller ni detta krav? Ja Nej Avrapportering Avrapportering ska ske till Lotteriinspektionen en gång per månad, där protokoll ska föras. Uppfyller ni detta krav? Ja Nej 14(27)

15 6.2.8 Kontaktperson Kontaktpersoner ska utses för den löpande kontakten hos Lotteriinspektionen och hos anbudsgivaren. Kontaktpersonen hos anbudsgivaren ska ha till uppgift att leda och kontrollera arbetet som utförs hos Lotteriinspektionen. Kontaktpersonen ska behärska det svenska språket. Uppfyller ni detta krav? Ja Nej 6.3 Pris Anbudet ska innehålla ett totalpris per månad. Anbudet ska även redovisa anbudsgivarens pris för andra kostnader såsom traktamente, resor m.m Pris per månad för lokalvård enligt avsnitt 3 punkt 1 Pris per månad SEK Pris per månad för lokalvård enligt avsnitt 3 punkt 2 Pris per månad Tillkommande kostnader SEK Ange eventuella tillkommande kostnader. Är inget belopp angivet anser Lotteriinspektionen att beloppet är noll. Traktamente: Restidsersättning: Reseersättning: Övrigt: 7 Kriterier för anbudsutvärdering Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Om anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i upphandlingsunderlaget, kan anbudet komma att förkastas. Anbudsgivaren uppmanas undvika att lämna information som inte efterfrågats. Prövning av inkomna anbud sker i tre steg. 15(27)

16 1. Först prövas att det i anbuden är visat att anbudsgivaren uppfyller de obligatoriska krav som ställts på leverantören. 2. De anbud som visat sig uppfylla dessa krav genomgår därefter en prövning av att de ställda kraven på tjänsten inklusive kommersiella villkor är uppfyllda. Att samtliga krav är uppfyllda är en förutsättning för att anbudet går vidare till anbudsutvärdering (steg 3). 3. Därefter kommer Lotteriinspektionen att utvärdera de anbud som kvarstår. Lotteriinspektionen kommer att anta anbudet med lägst pris. Utvärderingen sker genom en sammanräkning av månadskostnad samt eventuella tillkommande kostnader enligt följande: 7.1 Beräkning Utvärderingen sker genom en sammanräkning av kostnad för ursprunglig avtalsperiod, dvs. två (2) år enligt avsnitt 3 punkt 1 inklusive eventuella tillkommande kostnader samt ett (1) års kostnad enligt avsnitt 3 punkt 2. 16(27)

17 8 Bilaga 1, Kommersiella villkor m.m. Avrop/uppdrag Uppdraget påbörjas den 1 februari Lokalvård ska ske enligt schema som godkänts av inspektionen. Leverantören får inte utan skriftligt medgivande av Lotteriinspektionen publicera eller på annat sätt nyttja Lotteriinspektionens namn, logotyp eller dylikt i marknadsföringssyfte. Priser Debitering baseras på faktiska förhållanden. Endast utförda arbetsuppgifter utgör grund för debitering. Priset för lokalvården är fast till och med den 31 januari Därefter får uppräkning ske efter SCB konsumentprisindex för januari innevarande år. Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. Arbetsformer Arbetstider planerar leverantören tillsammans med inspektionen. Företrädesvis ska arbete ske på förmiddagar kl Om behov skulle uppstå kan lokalvård ske även kl Personal Lotteriinspektionen ska informeras om förändring av personal. Förändring av personal berättigar inte leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut den personal (lokalvårdare och arbetsledare) som inspektionen anser sakna nödvändig kompetens eller med vilken inspektionen anser sig ha samarbetssvårigheter. Leverantören ska utan dröjsmål skriftligen anmäla till Lotteriinspektionen om det finns någon omständighet som kan medföra intressekonflikter, jäv eller liknande. 17(27)

18 Underleverantör Leverantören äger inte rätt att byta underleverantör om detta inte skriftligen godkänts av Lotteriinspektionen. Leverantören ansvarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av leverantören vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till eventuell av leverantören anlitad underleverantör. Leverantören ska på Lotteriinspektionens begäran kunna uppvisa ett samarbetsavtal eller liknande som visar att anbudsgivaren kan nyttja underleverantörens kapacitet. Leveranskontroll Leverantören ska utföra alla delar av uppdraget med den skicklighet, snabbhet och omsorg som inspektionen har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag verksamt inom branschen. Lokalvården ska utföras enligt överenskommelse. Om lokalvården är under förväntan enligt uppdragsbeskrivningen har inspektionen rätt att hålla inne betalning för en månad. Lotteriinspektionen har rätt att efter eget val låta avhjälpa brist på leverantörens bekostnad eller kräva prisavdrag motsvarande värdet om leverantören efter skriftligt påpekande inte avhjälper brist inom föreskriven tid. Leverantören ska ersätta Lotteriinspektionen för direkta skador som Lotteriinspektionen åsamkats genom fel från leverantörens sida. Vite vid försenad leverans Försening som beror på leverantören eller något förhållande på leverantörens sida berättigar Lotteriinspektionen till vite. Vite kan utgå med ett belopp motsvarande 2 % av vitesgrundande belopp per påbörjad försenad vecka, med maximalt vite om 12 % av vitesgrundande belopp. I det fall Lotteriinspektionen lidit skada till följd av förseningen har inspektionen även rätt till skadestånd, inom de ansvarsbegränsningar som framgår av uppdragsbeskrivningen och med avräkning för erlagt vite. I det fall maximalt vite uppnåtts, maximalt vite kommer att uppnås eller förseningen annars är av väsentlig betydelse för Lotteriinspektionen, har inspektionen rätt att skriftligen säga upp avtalet till omedelbart 18(27)

19 upphörande. Försening som varar i mer än sex kalenderveckor ska alltid anses vara av väsentlig betydelse för Lotteriinspektionen. Leverantören ska ersätta Lotteriinspektionen för direkta skador som Lotteriinspektionen åsamkats genom försening från leverantörens sida. Förlängning Har Lotteriinspektionen inte sagt upp avtalet senast tre månader före utgången av den innevarande avtalsperioden förlängs avtalet med tolv (12) månader, dock längst till och med 31 januari Uppsägningen ska ske skriftligen för att vara giltig. Hävning av avtalet Båda parter äger rätt att med omedelbar verkan helt eller delvis säga upp avtalet avseende ännu ej genomförda delar om motparten i väsentlig mån brister i förpliktelser enligt avtalet och inte vidtar rättelse inom 14 dagar efter skriftlig anmodan därom. Lotteriinspektionen äger rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande i det fall leverantören, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för leverantören, är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap. 1 och 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Lotteriinspektionen äger rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande i det fall företrädare för leverantören blir dömd för olaga diskriminering eller om leverantören tvingas betala skadestånd enligt diskrimineringslagen (2008:567). Lotteriinspektionen äger rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att leverantören lämnat oriktiga uppgifter i sitt anbud. Uppsägning av avtal ska ske skriftligen och uppsägningen träder i kraft omedelbart. Betalningsvillkor Fakturering sker till Lotteriinspektionen Ref: KATAND FE (27)

20 Frösön Fakturering ska ske kvartalsvis i förskott med vardera tre månader enligt ovanstående ersättning samt mervärdesskatt. Eventuella prisavdrag sker i efterskott. För de fall leverantören erbjuder elektroniska fakturor kan Lotteriinspektionen endast ta emot elektroniska fakturor av standarden Svefaktura (VERVAFS 2007:1). Fakturorna ska vara specificerade enligt överenskommelse mellan Lotteriinspektionen och leverantören. Betalningsvillkor är 30 dagar efter erhållen korrekt faktura. Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Vid försenad betalning äger leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för Lotteriinspektionen. Särskilda villkor Sekretess Leverantören åtar sig att inte utan Lotteriinspektionens skriftliga medgivande ge tredje man tillgång till konfidentiell information, som leverantören erhållit från inspektionen eller annars i samband med fullgörandet av avtal. Med konfidentiell information avses Lotteriinspektionens information, information av teknisk, kommersiell eller annan art som till sin natur skäligen bör anses utgöra konfidentiell information eller av inspektionen särskilt angetts vara detta, samt information som är sekretessbelagd enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:100) eller annan tillämplig lag. Konfidentiell information som erhållits från Lotteriinspektionen får endast användas av leverantören i syfte att tillhandahålla tjänst enligt avtal. Sekretesskyldigheten gäller inte för sådan information som leverantören kan visa har blivit känd för denne på annat sätt än genom avtals fullgörande eller som är allmänt känd. Sekretesskyldigheten gäller inte heller när leverantören är skyldig enligt lag, myndighetsbeslut eller tillämpliga börsregler att lämna ut uppgifter. Leverantören är skyldig att se till att dess anställda, konsult, underleverantör och andra som genom denne kan få tillgång till Lotteriinspektionens konfidentiella information iakttar motsvarande 20(27)

21 sekretess genom ingående av skriftlig sekretessförbindelse till förmån för inspektionen. När det gäller uppgifter som är sekretessbelagda enligt lag gäller sekretessen under den tid som anges i lagen. Leverantören äger inte rätt att använda Lotteriinspektionens namn eller det faktum att leverantören är leverantör åt Lotteriinspektionen i reklam- eller marknadsföringssammanhang utan att i förväg ha inhämtat skriftligt medgivande från inspektionen. Leverantören är införstådd med att Lotteriinspektionen i egenskap av offentligrättsligt organ är skyldig att följa tillämpliga lagregler om handlingars offentlighet och sekretess. Leverantören äger rätt att begära att information som tillhandahålls av leverantören i samband med avtal ska anses utgöra leverantörens konfidentiella information. Lotteriinspektionen kommer att ta hänsyn till sådan begäran vid eventuell begäran från tredje part om att få del av informationen. Leverantören är dock medveten om att vid sådan eventuell begäran kommer en sedvanlig sekretessbedömning att ske i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen, och att Lotteriinspektionen inte kan garantera sekretess. Leverantören tillhandahåller således all information på egen risk. I det fall Lotteriinspektionen enligt särskilda villkor ger tredje part rätt att nyttja kontraktsföremål för Lotteriinspektionens räkning ska Lotteriinspektionen om leverantören så begär ansvara för att tredje parts nyttjande ska förenas med sekretessåtagande gentemot Lotteriinspektionen. Rättsintrång Leverantören ansvarar för att av leverantören levererat uppdragsmaterial inte kränker annans rätt (patent, varumärke, mönster, upphovsrätt etc). Leverantören ansvarar för skadestånd och andra kostnader som Lotteriinspektionen åsamkas på grund av anspråk från tredje part. Framställs anspråk gentemot inspektionen ska inspektionen utan onödigt dröjsmål underrätta leverantören om anspråket. Denna bestämmelse gäller även efter det att avtalet upphört att gälla. Force majeure Part befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav förhindras på grund av omständighet utanför hans kontroll som denne skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder 21(27)

22 denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Såsom sådan omständighet ska anses krig, krigsliknande tillstånd, avtalsenlig arbetskonflikt, eldsvåda, beslut av regeringen eller annan myndighet än Lotteriinspektionen. Den part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligen underrätta motparten därom. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Oavsett vad som ovan anges som skäl för befrielse från avtalade förpliktelser äger motparten rätt att häva avtalet om detta medfört försening av avtalad prestation med mer än tre månader. Ansvar Leverantören ansvarar för skada som orsakats genom fel eller försummelse av leverantören, leverantörens anställda eller i övrigt av leverantören anlitade. Ersättningen ska motsvara skadans verkliga värde dock maximalt avtalat pris för uppdraget. Leverantörens personal ska utan dröjsmål underrätta om skador som upptäcks på material och ytskikt m.m. När Lotteriinspektionen så begär ska brister i avtalat åtagande orsakad genom avvikelser från avtalade förutsättningar åtgärdas av leverantören. Sådant arbete ska av leverantören utföras utan oskäligt uppehåll och utan tillkommande kostnader för inspektionen. Överlåtelse av avtal Leverantören får inte - vare sig helt eller delvis - överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal utan Lotteriinspektionens skriftliga godkännande. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter. Tillämplig lag Lotteriinspektionens och leverantörens rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal bestäms i sin helhet av svensk rätt. 22(27)

23 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av svensk allmän domstol. 23(27)

24 Bilaga 2 24(27)

25 Bilaga 3 25(27)

26 Bilaga 4 26(27)

27 Bilaga 5 27(27)