Norrbottens läns landstings. Dokumenthanteringsplan

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Norrbottens läns landstings. Dokumenthanteringsplan"

Transkript

1 Norrbottens läns landstings Dokumenthanteringsplan

2 Arkivhandbok Inledning 2 Arkivorganisation, ansvar och roller 3 Lagar och regelverk 5 Utlämnande av allmän handling 9 Dokumenthanteringsplan Beslut rörande dokumenthanteringsplan för Norrbottens läns landsting 15 Inledning och förklaringar 16 Hur man läser dokumenthanteringsplanen 17 VERKSAMHETSGEMENSAM 18 Ekonomihandlingar 23 IT-system 34 Personalhandlingar 41 VERKSAMHETSSPECIFIKA HANDLINGAR 49 Hälso- och sjukvård 50 Tandvård 65 LSS Råd och Stöd 66 Utbildning 68 Mark och fastighet 71 Upphandling och avtal 77 EGNA MYNDIGHETER 79 Landstingets revisorer 80 Patientnämnden 82 Smittskydd 85

3 Inledning Inom alla verksamheter flyter en ständig ström av information. En organisation behöver hitta i sina handlingar, både för egen del och för att allmänheten ska få insyn. Ju större organisationen är, des to större del ägnas åt att söka efter dokument som man inte hittar. Oftast beror det på att man sparar för många och fel dokument, sortering sker alltför sällan, dokument är på drift, dåliga arkivutrymmen eller att man helt enkelt har valt fel förvaringssätt. Det får inte ta för lång tid att söka fram den information som behövs i verksamheten. Informationen ska vara tillgänglig där den behövs, när den behövs. Arkivhandboken är tänkt att fungera som en läro- och uppslagsbok. Dokumenthanteringsplanen är landstingets eget gallringsbeslut och en intern föreskrift för hur landstingets handlingar ska hanteras. Vid hantering av allmänna handlingar ska informationssäkerheten beaktas. Det innebär att information som vi hör, ser eller på annat sätt får reda på i arbetet kan omfattas av sekretess. Vidare ska informationen hålla hög kvalité, vara väl skyddad från obehörig påverkan och finnas tillgänglig enligt verksamhetens och medborgarnas krav. All information, oberoende av lagringsmedium, omfattas av landstingets riktlinjer för informationssäkerhet (se separat dokument). Dokumenthanterings- och gallringsplanen är en sammanställning över landstingets allmänna handlingar och talar om hur länge en handlingstyp ska sparas. Den är indelad i tre huvudkategorier verksamhetsgemensamma-, verksamhetsspecifika- och egna myndigheters handlingar. Tidigare har det funnits en mängd olika lokala gallringsplaner. Många gallringsplaner är gamla vilket har gjort det är svårt att avgöra huruvida dem är aktuella eller inte. I samband med den nya dokumenthanteringsplanen upphör därför alla andra gallringsplaner inom landstinget att gälla. Ifall det förekommer handlingstyper inom er verksamhet som inte finns med här kan ni vända er till landstingsarkivarien för hjälp. 2 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

4 Arkivorganisation Ansvar och roller Landstingsfullmäktige fastställer arkivreglementet för landstinget. Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet och utövar tillsyn över arkivvården inom hela landstingsområdet. Enligt arkivreglementet ansvarar varje myndighet för vården av sitt arkiv enligt lag. Ansvaret låg tidigare på varje förvaltning/nämnd. Beslut om gallring av allmänna handlingar fattas av landstingsdirektören, på delegation av landstingsstyrelsen. På delegation av landstingsstyrelsen fattar Landstingsdirektören beslut om gallring av allmänna handlingar. Landstingsarkivarien 3 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

5 Landstingsarkivarien biträder arkivmyndigheten i dess tillsyn över all arkivverksamhet inom landstinget. Andra uppgifter som ingår i uppdraget är: Vara funktionsansvarig för arkiv och diarieföring samt ha strategiskt ansvar att leda och aktivt medverka i utveckling av arkiv och dokumenthantering. Samarbeta med arkivansvariga och arkivombud. Bistå arkivombud vid utarbetande av handlingsplaner för bland annat dokumenthantering, sekretessrutiner och arkivleveranser. Stödja verksamheten i det praktiska arbetet med att upprätta och uppdatera dokumenthanteringsplanen. Samverka med huvudregistratorerna och arkivansvariga för att diarieföringen fungerar i enlighet med gällande bestämmelser. Vara informerad och uppdaterad om gällande bestämmelser rörande allmänna handlingar och dokumenthantering. Stödja verksamheten vid utlämnande av allmänna handlingar. Medverka vid planering och projektering för nya digitala system, ändrade administrativa rutiner och andra frågor som har beröringspunkter med dokumenthantering. Informera och utbilda personal i diarieföring, dokumenthantering och arkivvård. Vara kontaktperson gentemot tillsynsmyndigheter i arkivfrågor och ansvara för formella framställningar Bereda dokumenthanteringsfrågor vid organisationsförändringar Stödja verksamheten i arbetet med att vårda, ordna och förteckna arkivmatierial bestående av papper, digitalt material mm Svara på allmänhetens frågor rörande offentlighetsprincipen och forskning. Divisionschefer, platschefer och övriga verksamhetsansvariga Cheferna är de som har tillsynsansvaret och ska se till att arkivhanteringen fungerar och tillämpas på ett korrekt sätt. De har i samarbete med sin kontaktperson uppdraget som arkivansvariga, vilket innebär att de: bevakar resursbehov vid planering och budgetering av arkivkostnader, bevakar arkivfrågorna vid förändringar i organisation och rutiner, avtalar med om kostnader för leveranser, vård och förvaring av arkiv, ansvarar för att berörd personal har tillräckliga kunskaper om gällande bestämmelser, ansvarar för att personalen efterföljer lagen, när det gäller hanteringen av allmänna handlingar, även e-post. För de medicinska divisionscheferna gäller som ovan och här är det viktigt att betona ansvaret för att bevaka resursbehov vid planering och budgetering av arkivkostnader för journaler, röntgenbilder, prover, tester m m. 4 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

6 Varje handläggare ansvarar för att allmänna handlingar, oavsett medium, överlämnas till registrator för eventuell diarieföring samt att alla åtgärder antecknas i ärendet och att samtliga handlingar överlämnas till arkivet efter avslutad handläggning. Arkivansvarig ska: Bevaka arkivfrågorna och informera landstingsarkivarien vid förändringar i organisation och rutiner. Tillse att information i arkivfrågor sprids till berörda befattningshavare Ansvara för att landstingets arkiv är organiserat så att allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar tillgodoses Bevaka diarieföring och tillgodose att det finns rutiner vid utlämnande av allmänna handlingar. Bevaka lokalfrågor som berör arkiv och informera landstingsarkivarien vid förändringar. Ansvara för att landstinget uppfyller gällande bestämmelser rörande dokumenthanteringsfrågor. Övervaka förändringar som påverkar arkivorganisationen, vare det rör sig om frågor av organisatorisk karaktär eller handlar om frågor som påverkar de fysiska arkiven, och meddela landstingsarkivarien. Arkivombud ska: Vara kontaktperson för avdelning/enhet gentemot landstingsarkivarie/arkivansvarig Vara kontaktperson och samordnande i arkivfrågor lokalt Känna till externa och interna krav angående dokumenthantering och arkivvård och informera berörd personal på avdelningen/enheten om dessa Bevaka förändringar av avdelningens/enhetens dokumenthantering och hålla dokumenthanteringsplanen uppdaterad Ordna och förteckna arkiv Tillse att gallring vid avdelningen/enheten utförs enligt gällande bestämmelser Informera landstingsarkivarie och medverka när enhetens arkiv byter fysisk placering Vid behov samråda med huvudregistratorerna och landstingsarkivarien Hålla sig uppdaterad om nya regler och rutiner för diarieföring Lagar och regelverk Det finns olika lagar och bestämmelser som direkt eller indirekt reglerar i vilken omfattning och hur länge dokument ska bevaras. Syftet är att myn- 5 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

7 digheternas arkiv skall bevaras för framtiden och vara tillgängliga för allmänhet, forskare och myndigheter, samtidigt som arkivhanteringen skall vara så rationell som möjligt. Lagstiftningen är till sin form generell och måste kompletteras med regler på praktisk nivå, som bygger på traditioner inom svensk arkivverksamhet. Den ökade användningen av tekniska medier har inneburit att författningarna har snabbt blivit gammalmodiga och måste anpassas för att möta informationssamhällets krav. Begreppet förvaltning/myndighet I författningstexterna är det myndigheten, dvs. den politiska nämnden som ansvarar för att skyldigheter fullgörs. I praktiken är det myndighetens förvaltning som utför det mesta av arbetet. Därför används ofta begreppet förvaltning i stället för myndighet. För kommunalt ägda företag och stiftelser gäller reglerna på samma sätt som för förvaltningar (jämför avsnittet nedan om kommunala företag och stiftelser). Antalet myndigheter i landstinget har minskat sedan omorganisationen Myndigheter idag är landstingsfullmäktige, landstingsstyrelsen, patientnämnden och smittskyddsläkaren. Kommunala företag och stiftelser Riksdagen har beslutat att offentlighets- och arkivlagstiftningen fr.o.m skall gälla även för kommunala företag och stiftelser. I korthet innebär detta att bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen om handlingsoffentlighet, sekretesslagen och arkivlagen har kommit att gälla även dessa företag. Villkoret för att denna lagstiftning skall vara tillämplig är att en eller flera kommuner eller landsting utövar ett rättsligt bestämmande inflytande i företaget. Rättsligt bestämmande inflytande föreligger när kommun eller landsting ensamt eller tillsammans äger aktier med mer än hälften av rösterna eller tillsätter mer än hälften av styrelseledamöterna. För företag där kommuner eller landsting äger mindre än två tredjedelar av aktierna trädde inte bestämmelserna i kraft förrän den 1 januari Om flera kommuner eller landsting är inblandade som ägare skall överenskommelse träffas om vem som skall vara arkivmyndighet. Offentlighetslagstiftningen I Sverige finns sedan 1700-talet en offentlighetsprincip, enligt vilken alla har rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheterna, med undantag av handlingar som omfattas av sekretess. Bestämmelserna finns i en grundlag, tryckfrihetsförordningen (TF). För att principen skall kunna tillämpas måste det finnas regler om bevarande och gallring av allmänna handlingar. Arkivlagstiftningen har därför en nära anknytning till TF. Detta framgår redan av arkivlagens definition av arkiv, enligt vilken ett arkiv består av myndighetens allmänna handlingar. För att de allmänna handlingarna skall kunna återsökas har man också bestämt att myndigheterna skall registrera (diarieföra) inkomna och upprättade handlingar. Vissa undantag från denna regel finns, men på villkor att handlingarna hålls så ordnade att de lätt kan återfinnas. Denna reglering finns i sekretesslagen, se nedan. 6 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

8 Förvaltningslagen (SFS 1986:223) Förvaltningslagen reglerar myndigheternas verksamhet och handläggning av ärenden. Förvaltningslagen betonar att myndigheterna har serviceskyldighet och i likhet med sekretesslagen och arkivlagen vikten av att allmänheten har insyn i verksamheten. Den fastställer på ett mer detaljerat sätt än TF när en handling är inkommen och därmed allmän handling (10 ). Ärenden ska handläggas enkelt, snabbt, korrekt och billigt. Myndigheterna ska dokumentera vad som beslutats och på vilka grunder. Arkivlagen (SFS 1990:782) Arkivlagen trädde i kraft den 1 juli Den gäller arkiv hos statliga och kommunala myndigheter. Lagen ersatte de tidigare gällande bestämmelserna om arkiv i kommunallagen samt den av regeringen utfärdade allmänna arkivstadgan (för statliga myndigheter). I AL 3 stadgas: Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: 1 rätten att ta del av allmänna handlingar. 2 behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och 3 forskningens behov. Av denna portalparagraf framgår den ideologi som ligger bakom lagstiftningen. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas därför att de är en del av det nationella kulturarvet och för att främja offentlighetsintresset, myndigheternas eget behov och forskningens behov av information. Med forskning avses här både vetenskaplig forskning och amatörforskning liksom allmän kulturverksamhet. I arkivlagen finns övergripande bestämmelser om arkiv, bl a att dessa skall vårdas och redovisas (förtecknas). Där behandlas också förutsättningarna för gallring och överlämnande av allmänna handlingar till annan myndighet. I arkivlagen stadgas också att varje kommun skall ha en arkivmyndighet, som skall ha tillsyn över de övriga myndigheternas arkiv och som kan ta emot handlingar från dessa. För landstinget är det landstingsstyrelsen som är arkivmyndighet. Vissa föreskrifter om kommunala arkiv finns också i den av regeringen utfärdade arkivförordningen (1991:446), som dock till sin huvuddel endast avser den statliga arkivhanteringen. Förutom arkivlagsstiftning så regleras arkivverksamheten av ett arkivreglemente (gemensamma regler) som fastställs av landstingsfullmäktige. Sekretesslagen (SFS 1980:100) I Sekretesslagen anges vilka handlingar/uppgifter som inte är offentliga. Det finns särskilda områden där det anses att insynen bör begränsas, som t ex rikets säkerhet, skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållande och intresset att förebygga brott. Sekretess kan omfatta både handlingssekretess (förbud att lämna ut uppgifter) och tystnadsplikt (förbud att muntligen röja uppgifter). När det gäller landstingsverksamhet så är det ofta 7 kapitlet Sekretess med hänsyn främst till skyddet för enskilds personliga förhållanden. Sekretesslagen 7:1 tar speciellt upp hälso- och sjukvårdsområdet och är en para- 7 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

9 graf som ofta hänvisas till vid begäran om allmän handling. 15 kapitlet tar upp bestämmelser om registrering och utlämnande av allmänna handlingar m m. Arkivbestämmelser i andra lagar Det kan finnas bestämmelser om arkiv i andra lagar än arkivlagen. Dessa bestämmelser tar då över arkivlagen. Här skall nämnas några exempel: socialtjänstlagen, patientjournallagen och bokföringslagen. I socialtjänstlagen stadgas att huvudparten av socialtjänstens aktmaterial skall förstöras. Ett annat exempel är patientjournallagen som föreskriver hur journaler ska utformas och hanteras. När det gäller räkenskaper så omfattas stat, kommun och landsting av bokföringsförordningen (SFS 2000:606). Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) Personuppgiftslagen är gemensam för privat och offentlig sektor. Enligt denna lag får personuppgifter bara behandlas om den registrerade har lämnat sitt samtycke eller om behandlingen är nödvändig för vissa ändamål som anges i lagen. Lagen gäller för all automatisk behandling av personuppgifter (databehandling) samt för manuell behandling av personuppgifter, om uppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är sökbara enligt särskilda kriterier (register eller motsvarande). Mer information finns på Insidan under Personuppgiftsombudet. Handlingsbegreppet En handling är allt som vi kan få ut någon information ifrån. Det behöver alltså inte bara handla om traditionella textdokument utan gäller även t ex bilder och ljudband. Allmänna handlingar Enligt tryckfrihetsförordningen är en handling allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Med handling avses framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. (TF 2:3) Anteckningar som görs enbart som stöd för det egna minnet är inte allmänna handlingar. Minnesanteckningar från möten, som ersätter protokoll, är däremot allmänna handlingar. Arbetspapper och reklam är inte allmänna och behöver därför inte lämnas ut eller sekretessbedömas. Alla handlingar som arkiveras blir med automatik allmänna handlingar. Förvarade handlingar Handlingar är förvarade hos en myndighet så snart de kommit in till myndigheten och är tillgängliga för någon form av bearbetning. Handlingar är också förvarade så snart de upprättas. Upprättade handlingar skickas sedan eventuellt till någon utanför landstinget, t ex vid svar på frågor från medborgarna. I det fallet är det en arkivkopia som landstinget förvarar och frågeställaren har fått originalet. Elektroniska handlingar är förvarade så snart de finns tillgängliga för bearbetning. 8 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

10 Om handlingarna finns hemma hos någon tjänsteman eller om de är utlånade till en konsult så är de fortfarande i lagens mening förvarade hos landstinget. Inkomna handlingar En handling är inkommen när den har anlänt till myndigheten eller kommit berörd befattningshavare till handa. Alla handlingar som kommer in till landstinget är allmänna handlingar. Det har ingen betydelse om det är en regeringsskrivelse, en kladd skriven med blyerts eller ett e-postmeddelande. Detta gäller även för koncept och minnesanteckningar som sänds till landstinget för information eller åtgärd. Det har heller ingen betydelse om handlingen har sänts till en handläggares privatadress eller är överlämnad direkt till någon, om det är fråga om ett ärende som påverkar eller kan komma att påverka verksamheten. Upprättade handlingar En handling är upprättad så snart den är expedierad (utskickad) eller färdigställd. Handlingen är expedierad när den skickats någonstans eller hålls tillgänglig så att den kan läsas. Det är den kopia som behålls som blir allmän handling hos landstinget. Samma regler gäller för expedierade handlingar som för inkommande handlingar. Det har inte någon betydelse hur eller vem som har skickat handlingen. Huvudsaken är om det är ett tjänsteärende eller inte. Utkast och annat liknande som skickas för att informera någon eller för att denne ska vidta någon form av åtgärd likställs med en expedierad handling och därmed allmän handling. Skickar man utkast och kladdar för att någon ska yttra sig (konsultation, samråd, överläggning) är detta inte allmän handling. Om utkast och kladdar arkiveras blir det automatiskt allmän handling. Med färdigställd menas att ärendet är avslutat, dvs. brevet är besvarat eller beslutet har fattats. Handlingar som inte skickas någonstans och inte heller kommer in utan enbart produceras för ett ärendes räkning, blir inte allmänna förrän ärendet har avslutats. Det kan gälla interna beslut, utredningar, underlag eller liknande. Offentliga eller hemliga En ytterligare skiljelinje är att dela upp allmänna handlingar i offentliga eller sekretessbelagda handlingar. Många av landstingets handlingar är offentliga och kan lämnas ut. Det finns också handlingar som innehåller känsliga uppgifter som inte får lämnas ut utan särskild prövning. Exempel på sådana handlingar är patientjournaler, pågående anbudshandlingar, rehabiliteringsärende m m. För att kunna neka ett utlämnande av en allmän handling måste det finnas någon lag eller förordning som förhindrar det. Utlämnande av allmän handling Allmänna/offentliga handlingar eller uppgifter ur dessa ska lämnas ut på begäran genast eller så snart det är möjligt till den som begär det. De intressen som ska få företräde framför skyldigheten att lämna ut allmänna handlingar måste väga tungt. Ingen ska behöva vänta onödig tid och man ska få tillgång till handlingen i landstingets offentliga lokaler. 9 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

11 Allmänheten har lagstadgad rätt att få se allmänna handlingar utan att tala om varför eller identifiera sig, men de har aldrig rätt att själva plocka fram handlingar eller få tillträde till arkivet. Allmänheten har också rätt att få ut kopior på handlingarna. Notera att ingen är skyldig att lämna ut handlingar i elektronisk form. skopior kan avgiftsbeläggas enligt avgiftsförordningen. Kopior av landstingets allmänna handlingar är avgiftsfria upp till nio kopior. För kopior av tio sidor är avgiften 50 kr och för varje sida därutöver 2 kr. Avgifterna är inklusive moms. Det måste finnas fastställda regler för hur en förfrågan om utlämnande ska hanteras. Det ska alltid finnas någon tillgänglig som kan lämna ut allmänna handlingar. Den handläggare som ansvarar för ärendet ska alltid pröva först om handlingen eller uppgifterna är hemliga (sekretessbelagda). Om handläggaren är osäker går frågan vidare till divisionschef eller landstingsdirektören, i vissa fall. Den sökande ska alltid informeras om sin möjlighet att överklaga. Det krävs ett skriftligt beslut från landstinget för att frågan ska kunna överklagas till annan instans. Mall för avslagsbeslut på utlämnande av allmän handling finner du på Insidan under Arkiv och registratur. Registrering av allmänna handlingar I sekretesslagens 15 kap. 1 föreskrivs att allmänna handlingar ska registreras och hållas ordnade. När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet ska handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för den egna verksamheten. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registreringen underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats. Registrering är ändå det mest praktiska sättet att uppfylla lagens krav. Diarieföring Diarium är latin och betyder det dagliga. Diariet är ett register över inkommande och upprättade handlingar. Ärenden förtecknas i den ordning de kommer till, dvs. i den ordning som handlingen inkommer eller upprättas. Ärenden får löpande diarienummer och noteringar görs fortlöpande om handläggning och beslut som sker under ärendets gång. När en handling kommer in eller skickas ut kontrollerar registrator om handlingen tillhör ett tidigare ärende eller inte. Finns ärendet sedan tidigare får handlingen samma ärendebeteckning, annars tilldelas den en ny och blir första skrivelsen i ett nytt ärende. Alla handlingar i ett ärende hålls samman och registreras under ett och samma löpnummer. Handlingarna i ärendet bildar en akt. Varje ärende klassas också på ett sakområde/ämne efter en särskilt upprättad saknummerförteckning och tilldelas ett saknummer (diarieplan). Det är ett sätt att ge ytterligare en sökingång, förutom det kronologiska. 10 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

12 Syftet med diarieföring Det är ett bra verktyg för verksamhetsplanering och styrning. Diariet kan ge uppgifter och statistik över hur arbetsbelastningen är fördelad, vilka frågor som hanteras i verksamheten och hur dessa förändras över tid. Man kan också få en samlad bild över de frågor som berör samma ämnen även om de handläggs på olika enheter. Ett annat syfte med diarieföringen är att förenkla för handläggare att söka i olika handlingar, ge en överskådlig bild över vad som handlagts tidigare och kunna hämta erfarenheter från tidigare arbeten. Samtidigt tillgodoses offentlighetsprincipen genom att man underlättar allmänhetens insyn. Norrbottens läns landstings diarium NLL har från och med 2002 ett gemensamt diarium där de flesta enheterna ingår. Patientnämnden och smittskyddsläkaren ligger dock utanför i sin egenskap av myndigheter. De har egna diarium. I landstingshuset finns två huvudregistratorer som diarieför majoriteten av ärendena. Dessutom finns utsedda registratorer på varje sjukhus samt en del av vårdcentralerna. Vad ska diarieföras? Handlingar som ska diarieföras är exempelvis: inkommande och upprättade handlingar som kan föranleda beslut, yttrande eller förslag till landstinget riktade beslut av betydelse för den egna verksamheten, t ex beslut av regeringen eller annan myndighet viktigare projekthandlingar som uppdragsbeskrivning och slutrapport synpunkter och klagomål mot NLL eller mot anställd vid NLL framställningar från fackliga förtroendemän etc. övriga handlingar som är eller kan bli information av sådan vikt för verksamheten att de bör vara sökbara sekretesskyddade handlingar Vad behöver man inte diarieföra? Exempel på handlingar som inte behöver diarieföras: felsända dokument tryck, t ex författningstryck som inte är särskilt riktat till landstinget enklare förfrågningar enkla meddelanden om möten o.d. inkommande cirkulärskrivelser tidningar, broschyrer och reklam kursinbjudningar Detta är exempel på handlingar som inte behöver diarieföras. Det finns egentligen inga begränsningar på vad man kan diarieföra. Det innebär att 11 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

13 även om man inte måste så är det fullt tillåtet, och kan vara praktiskt, att diarieföra även den typ som ingår i exemplen ovan. Andra handlingar som är viktiga registreras på ett annat sätt som t ex verifikationer som registreras i ekonomisystemet och patientjournaler som registreras i VAS (vårdadministrativt system). Personadresserad post Personadresserad post förekommer ofta och får inte öppnas av någon annan person utan ett särskilt samtycke från mottagaren. Det kan göras genom att ge fullmakt lämpligast till registrator eller utsedd ersättare. Blankett för fullmakt finns hos registraturen och även på löpsedeln för arkiv och registratur på intranätet. Handläggare är inte skyldiga att lämna sådant samtycke, men inkommande allmänna handlingar får inte bli liggande någon längre tid. Personadresserad post ska helst undvikas när det gäller tjänsteärenden och externa kontakter bör informeras om detta. Elektronisk post Detsamma gäller för en tjänstemans e-postbrevlåda. Listan i inkorgen är i sig att betrakta som allmän handling och måste hanteras därefter. Därför är det viktigt att hålla ordning i sin inkorg och skilja ut det som är av privat natur och annan information som inte är av allmän natur. Handlingar som ska diarieföras skickas vidare till registrator, som tar ut den på papper. Autosvar ska lämnas efter längre än tre dagars frånvaro, med uppgift om ersättare eller hänvisning till myndighetsbrevlådan. Mall för autosvar vid längre frånvaro finns att hämta på löpsedeln för arkiv och registratur. Röstbrevlåda, SMS De meddelanden som lämnas på telefonsvarare eller via SMS är oftast enkla och rutinartade och behöver alltså inte diarieföras. Skulle meddelanden av vikt förekomma är det handläggarens ansvar att se till att uppgifterna noteras och diarieförs. Internet och Intranät Mycket av organisationens dokument läggs idag ut digitalt på interna och externa nät. Det kan t ex förekomma olika former av diskussionsgrupper och anslagstavlor. Information som läggs in i NLL:s namn eller hämtas hem är allmänna handlingar. Det är handläggarens ansvar att se till att den information som ska diarieföras eller bevaras på annat sätt överlämnas till registrator eller arkivarie för vidare åtgärd. Arkivering och gallring Efter avslutad handläggning ska ärenden som diarieförts arkivläggas för att vara lätt åtkomliga. Ovidkommande anteckningar, kopior, plast och gem ska avlägsnas innan arkivering. Tänk på att även arbetspapper kan vara motiverat att arkivera om de tillför viktig och intressant information. Gallring Med gallra avses en avsiktlig förstöring av allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Om det sker en informationsförlust i samband med 12 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

14 överföring av handlingar till en ny databärare, t ex från papper till mikrofilm, anses en gallring ha ägt rum. Landstinget beslutar i regel själva om vilka handlingar som ska bevaras och gallras. Undantag är patientjournallagen och bokföringsförordningen som har regler om minimibevarande. Riksarkivet ger ut rekommendationer och råd som vi kan välja att följa. Förslag till gallringsbeslut förbereds av landstingsarkivarien. Förslaget skickas sedan ut på remiss till berörda enheter för synpunkter. Gallringsbeslut fastställs av landstingsdirektören på delegation av landstingsstyrelsen. Gallringsfrist Med gallringsfrist avser man den tid som ska ha förflutit innan gallringen verkställs. Om det står i dokumenthanteringsplanen att en handling kan gallras efter tio år innebär det att man kan gallra handlingen först tio kalenderår efter utgången av det kalenderår som handlingen upprättades. En handling som upprättades någon gång under 2000 och har en gallringsfrist på tio år kan tidigast gallras 1 januari, Gallringsfristen för liggare, längder och register, som förs under flera år, räknas från utgången av det år då sista anteckningen gjorts. När det står i NLL:s dokumenthanteringsplan att en handling kan gallras vid inaktualitet. Betyder det att en handling får gallras när den anses ha uppfyllt sin huvudsakliga funktion om inte några andra förbehåll anges. Handlingar som kan gallras Vissa handlingar är av vikt endast under en period. Det gäller ofta räkenskaper, bevakningskopior m m. Dessa handlingar gallras (förstörs) efter en viss tid som fastställts i NLL:s dokumenthanteringsplan. Tidsperioden innan de förstörs kallas för gallringsfrist. Syftet med gallring är att minska pappersmängderna för att frigöra utrymme för den viktiga informationen. Det är endast det material som är väsentligt för verksamheten, rättssäkerheten och forsknings behov som ska finnas kvar. För mycket information blir lätt desinformation genom att det blir svårt att hitta det viktiga i mängden. Handlingar som ska bevaras De handlingar som ska bevaras för alltid måste ordnas och volymförtecknas för att vara sökbara. Handlingarna överförs till arkivkartonger och rensas från plastfickor och gem. Vid leverans till arkivdepå ska alltid en innehållsförteckning och beskrivning av arkivet följa med, dvs. en kort historik över verksamheten, handlingstyper och sökingångar till handlingarna. De gallringsbara handlingarna kan stå kvar i sina ursprungliga pärmar. Huvudsaken är att de står säkert förvarade. Förvaring av sekretessmaterial Sekretesskyddade handlingar ska förvaras på särskilt betryggande sätt. De ska vara uppmärkta speciellt. Finns det stora serier av sekretesshandlingar så bör de vara inlåsta i skåp i arkivlokalen. Ingår de sporadiskt i den generella diarieserien så bör en notering räcka. Sekretesshandlingar i en personakt kan förvaras separat eller ingå i samma akt. 13 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

15 Arkivlokaler Enligt arkivlagen ska myndigheten skydda sina handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Det innebär att handlingarna ska skyddas mot brand, stöld, fukt och andra negativa klimatpåverkningar. Detaljerade rekommendationer finns i Riksarkivets författningssamling, RA-FS 1997:3. Olika typer av databärare kräver olika klimat. Film behöver lägre temperatur än papper och elektroniska material, medan elektroniska material kräver renare luft än papper och film. Arkivlokal får inte användas till annat än arkiv. Det är lätt hänt att vissa lokaler förvandlas till förråd med julpynt och kontorsmateriel. Man får inte heller ha några strömförande maskiner som kopiatorer, datorer eller liknande. Handlingarna ska överföras till arkivlokal så snart som möjligt. Handlingar i pågående ärenden bör förvaras under högst ett år i tjänsterum. Efter det ska de överföras till arkivlokal eller arkivgodkänt dokumentskåp. Handlingarna kan under en period, när de används relativt ofta men inte varje dag, förvaras i s.k. närarkiv/primärarkiv. De ska ha en brandklass motsvarande EI 120, alltså stå emot brand i två timmar. När handlingarna blivit äldre än fem år eller tar för stor plats kan de skickas till arkivdepån Norrbottens minne för slutarkivering. Landstingsarkivet har en egen depå där för avslutade verksamheter inom landstinget samt landstingsfullmäktige och styrelsens handlingar. Norrbottens minne är en intäktsfinansierad resultatenhet under Norrbottens museum som upprättar förslag till avtal om arkivtjänster. Här ryms fyra arkivinstitutioner under samma tak; Folkrörelsernas arkiv i Norrbotten, landstingsarkivet, Norrbottens museums arkiv och Sunderby sjukhus centralarkiv. De avslutade arkiven ingår i det som kallas landstingsarkivet. Här förvaras också en del primärarkiv, såsom Sunderby sjukhus handlingar, administrativ service personal- och ekonomihandlingar och primärvårdens centralarkiv. Vid leverans till arkivdepå ska alltid en innehållsförteckning och beskrivning av arkivet följa med, dvs. en kort historik över verksamheten, handlingstyper och sökingångar. Rutin för arkivleveranser finns att hämta på Insidan under arkiv och registraturs löpsedel. 14 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

16 Beslut rörande dokumenthanteringsplan för Norrbottens läns landsting Dnr En dokumenthanteringsplan är en förteckning över alla handlingstyper som kan förekomma i en verksamhet. Här ingår anvisningar för gallring, bevarande, diarieföring m m. Den nya organisationen 2001 innebär att hela Norrbottens läns landsting utgör en myndighet med undantag av landstingets revisorer, patientnämnden och smittskydd som är egna myndigheter. Beslutsordning Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet och har delegerat till landstingsdirektören att inom fastställda regler besluta om gallring av allmänna handlingar. Beslut Med stöd av Arkivlagen 10 (SFS 1990:782) samt Norrbottens läns landstings arkivreglemente 10 fastställs bifogade dokumenthanteringsplan för Norrbottens läns landsting, landstingets revisorer, patientnämnden och smittskydd. I och med detta beslut upphör tidigare gallrings- och dokumenthanteringsplaner inom Norrbottens läns landsting att gälla Elisabeth Holmgren

17 Inledning och förklaringar Norrbottens läns landsting utgör en myndighet med undantag av landstingets revisorer, patientnämnden och smittskydd som är egna myndigheter. Dokumenthanteringsplanen är en förteckning över alla handlingstyper som kan förekomma i en verksamhet. Den innehåller också anvisningar för gallring, bevarande, diarieföring m m och gäller för hela landstinget. Dokumenthanteringsplanen är indelad i tre huvudkategorier av handlingar: verksamhetsgemensamma-, verksamhetsspecifika- och egna myndigheters handlingar. Under verksamhetsgemensamma återfinner man allmänna handlingstyper som gäller för stora delar av verksamheten. Hit hör protokoll, korrespondens, enkäter, diarier, publikationer, fax, e-post, cookie- och globalfiler osv. Där finns också andra handlingstyper som berör större delen av verksamheten som personalhandlingar, ekonomihandlingar, IT-system m m. Verksamhetsspecifika handlingar innefattar olika handlingstyper från bl a hälso- och sjukvården, tandvården men också från andra verksamheter som skapar handlingstyper som är specifika för dess verksamhet. Exempel på det är mark och fastighet och utbildning. Den sista huvudkategorin är egna myndigheter. Hit hör landstingets revisorer, patientnämnden och smittskydd. Observera Alla tidigare dokumenthanterings- och gallringsplaner som har funnits inom landstinget upphör att gälla i samband med denna dokumenthanteringsplan. Ifall det finns handlingstyper i er verksamhet som inte finns med i dokumenthanteringsplanen kan ni vända er till landstingsarkivarien.

18 Hur man läser dokumenthanteringsplanen Dokumenthanteringsplanen innehåller fyra kolumner handlingstyp, gallringsfrist, media och kommentar. Handlingstyp I kolumnen handlingstyp framgår det vilken sorts handling beslutet rör. Tänk på att handlingsbegreppet är teknikoberoende. Med handling avses en framställning i skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Gallringsfrist Med gallra avses en avsiktlig förstöring av allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Om det sker en informationsförlust i samband med överföring av handlingar till en ny databärare, t ex från papper till mikrofilm, databas m m, anses en gallring ha ägt rum. Ifall sökmöjligheterna i en databas ändras anses en gallring ha ägt rum. Notera att inga allmänna handlingar får gallras utan att ett myndighetsbeslut har tagits. Med gallringsfrist avser man den tid som ska ha förflutit innan gallringen verkställs. Om det står i dokumenthanteringsplanen att en handling kan gallras efter 10 år. Innebär det att man kan gallra handlingen först 10 kalenderår efter utgången av det kalenderår som handlingen upprättades. En handling som upprättades någon gång under 2000 och har en gallringsfrist på 10 år kan tidigast gallras 1 januari, Om det står bevaras i dokumenthanteringsplanen innebär det att handlingstypen ska sparas för all framtid. Gallras vid inaktualitet innebär att man kan gallra handling när den inte längre behövs för verksamheten. Ibland förekommer det ytterligare beskrivning i kolumnen kommentar om vad som avses. Databärare Eftersom handlingsbegreppet är teknikoberoende kan handlingar avse såväl pappershandlingar som handlingar lagrade på data. Kolumnen databärare berättar i vilken form handlingen är sparad. Skrivmateriel som används ska vara godkänd av Sveriges Provnings- och forskningsinstitut som ger ut en förteckning över godkänd skrivmateriel. Med skrivmateriel avses här pennor, färgband, toner, skrivare, telefax, kopiatorer m m. Handlingar som bevaras på papper ska upprättas med papper som är arkivbeständigt eller åldersbeständigt. som har vattenstämpel med den lagskyddade texten "svenskt arkiv" är arkivbeständigt och tål mekanisk nötning bra. Åldersbeständigt papper är känsligare för mekanisk nötning men är billigare än arkivbeständigt papper Kommentar Under kolumnen kommentar kan det finnas förtydliganden, vilka rutiner som gäller för olika handlingstyper, var de ska förvaras m m. 17

19 Verksamhetsgemensam Den 1 januari 2001 infördes en ny förvaltningsorganisation för Norrbottens läns landsting. Genomförandet innebar i korthet att direktioner och primärvårdsnämnder, tandvårdsnämndens kultur och utbildningsnämnden samt försörjningsnämnden upphörde årsskiftet 2000/2001. Det var en genomgripande omstrukturering som hade växt fram ur behovet att samordna verksamheterna inom hälso- och sjukvården. Den nya organisationen innebär att hela Norrbottens läns landsting utgör en myndighet med undantag av landstingets revisorer, patientnämnden och smittskydd som är egna myndigheter. Landstingsfullmäktige Fullmäktige är landstingets högsta beslutande organ. Fullmäktige ska företräda helheten och allmänintresset. I fullmäktige ska även medborgarnas synpunkter komma till tals och diskuteras. Medborgarnas åsikter kommer fullmäktige tillhanda via beredningarnas rapporter. Fullmäktige fastställer även de övergripande målen och ramar som gäller för landstinget. Landstingsstyrelsen Landstingsstyrelsen är driftstyrelse för landstingets samlade verksamhet. Det betyder att styrelsen tillika är hälso- och sjukvårdsnämnd, tandvårdsnämnd, utbildningsnämnd, nämnd för landstingets verksamhet enligt lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) samt krisledningsnämnd. I sin egenskap som driftstyrelse är landstingsstyrelsen ansvarig för landstingets samlade verksamhet i länet. Styrelsen ansvarar för bl a övergripande styrning av verksamheterna, landstingets åtagande inom det regionalpolitiska området och köp och försäljning av fastigheter. Dessutom är styrelsen landstingets personal-, löne- och pensionsmyndighet. Styrelsen har även det yttersta ansvaret för att bereda ärenden till landstings-fullmäktige, med undantag för valärenden som ett särskilt valutskott bereder. Landstingsdirektören Landstingsdirektören är ansvarig för landstingets operativa verksamhet. Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet och har delegerat till landstingsdirektören att inom fastställda regler besluta bl a om gallring av allmänna handlingar och utlämnande av allmänna handlingar. Landstingsdirektören har i sin tur vidaredelegerat beslutsrätten om utlämnande av allmänna handlingar till divisionschefer och funktionschefer inom respektive division/enhet, i de fall prövningen hänskjutits till myndigheten. Divisioner Landstinget är indelat i åtta divisioner varav sex divisioner är inom hälsooch sjukvården: medicinska specialiteter, kultur- och utbildning, opererande specialiteter, primärvård, service och vuxenpsykiatri. Hälso- och sjukvården består av sex divisioner. Varje division har en divisionschef och är indelad i ett antal verksamhetsområden. 18 VERKSAMHETSGEMENSAMMA HANDLINGAR

20 Verksamhetsgemensamma handlingar Handlingstyp Gallringsfrist Databärare Kommentar Anonyma och obegripliga skrivelser 1 år / se anm. Diarieförs. Bevaras i det fall skrivelsen kan ha intresse för framtida forskning. Arbetsplatsträff minnesanteckningar Gallras vid inaktualitet Arkivförteckningar och arkivbeskrivningar Avsägelser och val i Landstingsstyrelsen Bevaras och Landstingsfullmäktige Cirkulär Bevaras Arkivbeskrivningar ska hållas uppdaterade. Gallras vid inaktualitet Delegationsordning Bevaras När det gäller delegering till annan personal till vårdbiträden, arbetsterapibiträden m m se under Verksamhetspecifika handlingar Hälso- och sjukvård. Diarie/dossiéplan Bevaras Diarier - manuella och dataförda. Norrdata Diabas Dokumenthanteringsplanäven kallad gallringsplan eller bevarande- och gallringsplan Bevaras En utskrift årligen bör göras av sök- och sakregister. Viktigt att informationen fortfarande är sökbar om/när uppgifterna överförs till papper. Bevaras Diarieförs. Enkäter - inkomna enkätsvar 3 år / se anm. Undersökningar som är unika och av stort forskningsvärde bör bevaras för framtiden. Enkäter - rapport och frågeformulär, sammanställning av inkomna enkätsvar Bevaras Ersättningsregler för förtroendevalda Bevaras För närvarande finns de i "Gemensamma regler". Fullmakter Gallras 10 år efter fullmakten upphört att gälla Fullmakter avseende rutinärenden Gallras vid inaktualitet T ex fullmakter för öppnande av post. Föredragningslista, dagordningar och kallelser till sammanträden Gallras vid inaktualitet Förteckning över vidaredelegation Bevaras Får tidigast gallras efter att protokollet har vunnit laga kraft. Förteckningar över förtroendemän Bevaras Går att följa via protokoll. Gemensamma regler Bevaras Ett arkivexemplar. Handlingar av mindre betydelse Gallras vid inaktualitet t ex förfrågningar, upplysningar, minnesanteckningar, meddelanden Ifall de innehåller sakuppgifter ska innehållet dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförs övriga handlingar i ärendet. 19 VERKSAMHETSGEMENSAMMA HANDLINGAR

21 Handlingstyp Gallringsfrist Databärare Kommentar Handlingar inkomna för kännedom och som inte föranleder någon åtgärd eller tillför sakuppgift i ett ärende Handlingar rörande förtroendevalda och sammanträden Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefodran t ex kvittensböcker, inlämningskvitton, postliggare Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t ex e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, t ex genom utskrift på papper Handlingar som inkommit till landstinget i icke autenciterad form, t.ex. via fax, e- post eller Internet, om en autenciterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, t ex ADB-upptagningar och mikrofilm som ersatts av nya exemplar Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, upplysningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär Kalendrar, liggare, listor m m använda för tidbokning Kopior och avskrifter av originalhandlingar Kurs- och konferensinbjudningar Gallras vid inaktualitet 2 år Avser underlag för registrering och arvodesutbetalning. 2 år Under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller expedierats från myndigheten. När överföring har skett Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras 1 år efter sista anteckningen Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Data / microfilm Landstingsfullmäktiges reglemente Bevaras Landstingsplan. Bevaras Under förutsättning av överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa krävs att handlingarna inte är autenticerade genom elektroniska signaturer eller motsvarande. En förutsättning är att den ursprungliga handlingen inte påförts några anteckningar av betydelse för handläggning eller beslut. Om den först inkomna handlingen ankomststämplats, bör den bevaras tills dess ärendet avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats i diarium. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild, bör handlingen bevaras. Förutsättningen för gallring är dock att informationens organisation och struktur är densamma som i ursprungsformen och att eventuell autencitet (t ex genom elektroniska signaturer eller sigill) inte går förlorad. En förutsättning är att kopian inte längre behövs och handlingen inte påförts några anteckningar av betydelse för handläggning eller beslut. Landstingsstyrelsens riktlinjer och regler Bevaras Landstingsstyrelsensplan Bevaras Ljudupptagningar från landstingsfullmäktige Bevaras Band 20 VERKSAMHETSGEMENSAMMA HANDLINGAR

22 Handlingstyp Gallringsfrist Databärare Kommentar Loggar för faxar, e-post, cacheminne, cookies, global filer och motsvarande Nyckelkvittenser. Organisationsförändringar utredningar, underlag och beslut Pressklipp som rör Norrbottens läns landsting Protestlistor Gallras vid inaktualitet Bevaras Bevaras Gallras vid inaktualitet Sammanställningen Bevaras Data Under förutsättning att de inte behövs för kontroll av överföringen samt att de inte behövs för återsökning av handlingar som har inkommit eller expedierats från myndigheten. Kan gallras när nyckeln är återlämnad. Gallras när det politiska beslutet i fråga fattas och trätt i kraft eller återkallats, under förutsättning att en sammanställning av protestlistorna gjorts. Protokoll med bilagor Bevaras Diarieförs, inbundna volymer. Protokoll med bilagor från olika samarbetsorgan Bevaras Diarieförs. mellan arbetsgivare och ar- betstagare, t ex MBL-protokoll, skyddsrondsprotokoll Protokoll och handlingar från projekt Bevaras som bedrivs av lednings- eller projektgrupper Provskrift av namnteckning Bevaras Publikationer egenproducerad - trycksaker, informationsblad, broschyr, tidning Register till diarier Bevaras Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel, som tillkommit för att underlätta arbetet Bevaras Ett arkivexemplar till landstingsarkivet på Björksskatan. Gallras vid inaktualitet Under förutsättning att de inte har betydelse för att söka i arkivet. Notera om det rör sig om patientregister eller patientliggare ska dessa bevaras. Se hälsooch sjukvård. Reglementen Bevaras För närvarande finns de i "Gemensamma regler". Reklam Gallras vid inaktualitet Remisser med yttranden Bevaras Råd och riktlinjer Bevaras Ett arkivexemplar. Röstlängder från förrättade val Bevaras Sammanträdesplaner för styrelse och fullmäktige Stadgar för AB och stiftelser Bevaras 5 år Ingår även i respektive protokoll. Statistik egenproducerad av väsentlig betydelse Bevaras 21 VERKSAMHETSGEMENSAMMA HANDLINGAR

23 Handlingstyp Gallringsfrist Databärare Kommentar Systemdokumentation över IT-system Bevaras En systemdokumentation ska upprättas enlighet god offentlighetsstruktur och sekretesslagens krav. Telefonmeddelande, röstbrevlåda, mobilsvarare, SMS och motsvarande Gallras vid inaktualitet Data Ifall de innehåller sakuppgifter ska innehållet dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförs övriga handlingar i ärendet. Uppgiftslämning till myndigheter. 5 år Verksamhetsberättelse Bevaras Ett arkivexemplar. Årsredovisning Bevaras Övriga handlingar som inkommit eller Bevaras upprättats i anslutning till beslut av rättslig betydelse Övriga publikationer egenproducerad Bevaras Ett arkivexemplar. 22 VERKSAMHETSGEMENSAMMA HANDLINGAR

24 Ekonomihandlingar Föreskrifter som berör ekonomihandlingar återfinns i olika lagar, reglementen och särskilda anvisningar såsom: kommunallagen, arkivlagen, bokföringsförordningen, lag om kommunal redovisning, Norrbottens läns landstings arkivreglemente, arkivlagen m m. För myndigheter gäller även tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. Ekonomihandlingar kallas också för räkenskapsinformation. Begreppet räkenskapsinformation är i sig ett omfattande begrepp. Det omfattar den information som behövs för att man ska kunna följa och förstå bokföringen från den enskilda affärshändelsen fram till årsbokslutet eller årsredovisningen. Räkenskapsinformation omfattar faktura, kvitto, bokföringsorder, verifikation, systemdokumentation, behandlingshistorik, årsredovisning eller årsbokslut m m. Men även avtal, viktigare skriftväxling, beslutsprotokoll, pantbrev, aktiebrev, delgivning av ansökan om betalningsföreläggande och skuldbrev kan vara räkenskapsinformation. Här behandlas räkenskapsinformation kortfattat utifrån ett arkivteoretiskt perspektiv. Det är ett perspektiv som även är viktigt ur bokföringshänseende eftersom bevarandet av räkenskapsinformation ligger till grund för att man ska kunna följa och förstå enskilda affärshändelser. Sekretess Handlingar som är allmänna är normalt också offentliga om det inte finns något lagrum som sekretessbelägger handlingen. Nedan visas några exempel ur sekretesslagen som är tillämpliga på ekonomihandlingar: SekrL 6:1, myndighets affärsverksamhet. SekrL 6:2, ärenden angående förvärv, upplåtelse eller annan användning av egendom eller tjänst, exempelvis upphandlingsärenden. SekrL 8:10, uppgift om affärs- eller driftförhållanden för enskild som trätt i förbindelse med myndigheten, exempelvis i ett upphandlingsärende. SekrL 7:1, sekretess inom hälso- och sjukvård för enskilds hälsotillstånd och personliga förhållanden. Räkenskapsinformationen kan innehålla uppgifter som innebär att en patient eller någon närstående lider men. Sekretessförordningen 1 a, privata uppgifter (hemtelefonnummer, hemadress, personnummer) rörande anställda inom hälso- och sjukvård. Tänk på att fakturor och annan räkenskapsinformation kan innehålla uppgifter om enskilda patienter. Uppgifter som rör enskild patients hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden är sekretesskyddad. Det innebär att räkenskapsinformationen som innehåller uppgifter som medför att en patient eller någon närstående lider men är i enlighet med SekrL 7:1 sekretessbelagda. Exempel på sådan räkenskapsinformation är om den t ex röjer patients identitet, vårdinrättning, sjukdomstillstånd m m. Du kan läsa mer om offent- 23 EKONOMI

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

10 OKTOBER Arkivreglemente

10 OKTOBER Arkivreglemente Arkivreglemente Landstingets arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Fastställd 2014-10-21, dnr KS 2014/170 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekologienheten... 2 Gallring...

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149 Arkivreglemente Mandatperioden 2015 2018 Fastställt av landstingsfullmäktige den 29 30 oktober 2014, 149 2014-10-29--30 14LS7147 2(5) ARKIVREGLEMENTE FÖR LANDSTINGET VÄSTERNORRLAND I anslutning till bestämmelserna

Läs mer

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9)

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Arkivreglemente Landstinget Blekinge Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Innehållsförteckning Arkivreglemente för Landstinget Blekinge... 3 1 Tillämpningsområde... 3 2 Ansvar för arkivvården...

Läs mer

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år 1 God revisionssed (tryckt handling) O KS-närarkiv 10 år --------- KS = Kommunstyrelsen Granskningsmaterial, fördjupad O KS-närarkiv 10 år --------- granskning Granskningsmaterial, årlig granskning Konsultrapporter

Läs mer

Arkivreglemente för Köpings kommun

Arkivreglemente för Köpings kommun REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Styrdokument Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Antagen av kommunfullmäktige, 280 Giltighetstid 2008-04-03 2011-12-31 2 (5) Beslutshistorik Gäller från Antagen av kommunfullmäktige,

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Kommunledningskontoret KS 278/12 Carl Henrik Ronge

Kommunledningskontoret KS 278/12 Carl Henrik Ronge MÖLNDALS STAD Bilaga 1(4) Bilaga 1. Förslag till definition av begreppet Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet

Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet 1 (8) BESLUT 2014-11-06 Dnr SU FV 2.6.2-3133-14 Agneta Witte Åström Handläggare Tekniska avdelningen Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

Tjörns kommuns författningssamling

Tjörns kommuns författningssamling Tjörns kommuns författningssamling Verksamhetsområde: Kommunstyrelsen Författning: Arkivreglemente Beslut: KF 9, 2002-02-04 Dnr 01.273-003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING 2008-10-22 ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING Grundläggande information för myndigheter RIKSARKIVET Avdelningen för tillsyn 2 Inledning Syftet med denna information är att hjälpa myndigheter med ändamålsenlig

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Bevara, rensa och gallra

Bevara, rensa och gallra Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Kf 1996-12-17, 225 Blad 1(6) KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och

Läs mer

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun Dnr KK15/773 Arkivreglemente för Nyköpings kommun Antagen 2016 Dnr KK15/773 2/5 Mål och syfte med arkivreglementet Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Stadsledningskontoret ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Dokumenttyp Reglemente Dokumentägare Kommunstyrelsen Dokumentinformation Arkivreglemente för Umeå kommun Dokumentnamn Arkivreglemente Dokumentansvarig

Läs mer

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 6. Gallring Innehållsförteckning Gallring.....2 Gallra, rensa och gallringsfrist... 2 Rensning... 2 Gallring av allmänna handlingar... 3 Gallring vid överföring

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Direktiv för hantering av arkiv i Gotlands kommun Med bra rutiner och en effektiv dokumenthantering får alla mer tid över

Läs mer

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79 Reglemente för hantering av allmänna handlingar Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad 2012-12-17, 79 2 av 9 Innehåll 1 Tillämpningsområde...3 2 Ansvarsfördelning för arkivbildning och arkivvård...3

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län

Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län ÄRENDE 13 2012-03-07 Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län Handlingar i ärendet: Landstingsstyrelsens skrivelse till landstingsfullmäktige Arkivreglemente reviderat Arkivreglemente

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Beredningar, utskott, delegationer och liknande organ, som utses av kommunal nämnd, anses utgöra del av nämnden.

Beredningar, utskott, delegationer och liknande organ, som utses av kommunal nämnd, anses utgöra del av nämnden. Arkivreglemente 1 Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 31 mars 2008 72. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för

Läs mer

Hur gör jag med dokumenten?

Hur gör jag med dokumenten? Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-

Läs mer

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända. Socialnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-04-14 45 Arkivbeskrivning för socialnämnden SN-2016/94 Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta Arkivbeskrivning för socialnämnden.

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Revisionsrapport* Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Nordmalings kommun December 2007 Åsa Adolfsson *connectedthinking Innehållsförteckning 1

Läs mer

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS OFFENTLIGHET OCH Juristprogrammet Termin 6 Vårterminen 2015 Lars Bejstam YTTRANDEFRIHET Information kan finnas lagrad på olika sätt, t.ex. skriftliga dokument upptagningar, t.ex. datalagrad information

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN Lysekils kommun ARKIVREGLEMENTE Utfärdad av: Kommunarkivarien Fastställd av: Kommunfullmäktige Datum: 2007-11-22 ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN 1. Syfte... 2 2. Tillämpningsområde (1 och 2a AL)...

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax: 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Landstingsstyrelsens förslag till beslut

Landstingsstyrelsens förslag till beslut FÖRSLAG 2010:43 1 (9) Landstingsstyrelsens förslag till beslut Nytt reglemente för Stockholms läns landstings dokumentoch arkivhantering Föredragande landstingsråd: Catharina Elmsäter-Svärd Ärendet Landstingsdirektören

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Innehållsförteckning 2 (7)

Innehållsförteckning 2 (7) 2 (7) Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Arkivbeskrivning för barn och utbildningsnämnden... 3 1. Barn och utbildningsnämndens organisation och verksamhet... 3 2. Arkivansvar inom barn och

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun 2016-09-27 1 (7) Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska

Läs mer

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006 2007-08-30 1 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006 Detta dokument är en Bevarande- och gallringsplan för Sjukreseenheten. Från och med den 1 januari 2007 ingår Sjukresor i Färdtjänsten

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95.

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95. LIDNESBERGS KOMMUN Författningssamling KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m 2015-05-14 Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95. Förutom de i

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223

Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen 2016-03-08 KS-2016/223 Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Förslag

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun 2016-09-28 Magnus Nilsson 1 (8) ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring.

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5,

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, 2016-02-15 Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas.

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun 2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 ARKIVREGLEMENTE Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 Innehåll: Inledning 1 Omfattning 2 Syftet med informationsförvaltning 3 Organisation och ansvar 4 Planering och samråd

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställt av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17. 1 INNEHÅLL

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Arkivtillsyn kommunrevisionen

Arkivtillsyn kommunrevisionen Tjänsteskrivelse 2013-11-22 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Henriksson Arkivtillsyn kommunrevisionen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige Dnr KS-2009/852 Arkivreglemente Antaget av kommunfullmäktige 2009-11-19 138 Rev. arkivreglemente för Knivsta kommun (Enligt kommunfullmäktiges beslut den 9 december 2002 och gällande från den 1 januari

Läs mer

STADSLEDNINGSKONTORET JURIDISKA AVDELNINGEN SIDAN 1. och sekretess. September 2012

STADSLEDNINGSKONTORET JURIDISKA AVDELNINGEN SIDAN 1. och sekretess. September 2012 SIDAN 1 Samverkan, informationsutbyte tb t och sekretess Äldrecentrum September 2012 Regeringsformen Tryckfrihets- förordningen Yttrandefrihetsgrundlagen Offentlighet och sekretesslagen EG-RÄTT Hälso-och

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Version 1.0 Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm. Maj 2003 2 Allmänna handlingar och rätten att ta del av dem Offentlighetsprincipen

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv Enköping kommunarkiv Version 1, 20101230 Steg 1. Ska handlingarna bevaras? Kontrollera först att handlingarna verkligen ska bevaras hos kommunarkivet. Det

Läs mer

Arkivregler för Uppsala kommun

Arkivregler för Uppsala kommun KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Hallgren Richard Håkansson Sara Jonsson Sven Datum 2017-01-26 Diarienummer KSN-2016-2175 Kommunstyrelsen Arkivregler för Uppsala kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen

Läs mer

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 5 2010-06-01 LA 2010-3058 Version 2.0 Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Ordförklaringar 2 Bakgrund 3 Projekthandlingar

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer