Norrbottens läns landstings. Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Norrbottens läns landstings Dokumenthanteringsplan

2 Arkivhandbok Inledning 2 Arkivorganisation, ansvar och roller 3 Lagar och regelverk 5 Utlämnande av allmän handling 9 Dokumenthanteringsplan Beslut rörande dokumenthanteringsplan för Norrbottens läns landsting 15 Inledning och förklaringar 16 Hur man läser dokumenthanteringsplanen 17 VERKSAMHETSGEMENSAM 18 Ekonomihandlingar 23 IT-system 34 Personalhandlingar 41 VERKSAMHETSSPECIFIKA HANDLINGAR 49 Hälso- och sjukvård 50 Tandvård 65 LSS Råd och Stöd 66 Utbildning 68 Mark och fastighet 71 Upphandling och avtal 77 EGNA MYNDIGHETER 79 Landstingets revisorer 80 Patientnämnden 82 Smittskydd 85

3 Inledning Inom alla verksamheter flyter en ständig ström av information. En organisation behöver hitta i sina handlingar, både för egen del och för att allmänheten ska få insyn. Ju större organisationen är, des to större del ägnas åt att söka efter dokument som man inte hittar. Oftast beror det på att man sparar för många och fel dokument, sortering sker alltför sällan, dokument är på drift, dåliga arkivutrymmen eller att man helt enkelt har valt fel förvaringssätt. Det får inte ta för lång tid att söka fram den information som behövs i verksamheten. Informationen ska vara tillgänglig där den behövs, när den behövs. Arkivhandboken är tänkt att fungera som en läro- och uppslagsbok. Dokumenthanteringsplanen är landstingets eget gallringsbeslut och en intern föreskrift för hur landstingets handlingar ska hanteras. Vid hantering av allmänna handlingar ska informationssäkerheten beaktas. Det innebär att information som vi hör, ser eller på annat sätt får reda på i arbetet kan omfattas av sekretess. Vidare ska informationen hålla hög kvalité, vara väl skyddad från obehörig påverkan och finnas tillgänglig enligt verksamhetens och medborgarnas krav. All information, oberoende av lagringsmedium, omfattas av landstingets riktlinjer för informationssäkerhet (se separat dokument). Dokumenthanterings- och gallringsplanen är en sammanställning över landstingets allmänna handlingar och talar om hur länge en handlingstyp ska sparas. Den är indelad i tre huvudkategorier verksamhetsgemensamma-, verksamhetsspecifika- och egna myndigheters handlingar. Tidigare har det funnits en mängd olika lokala gallringsplaner. Många gallringsplaner är gamla vilket har gjort det är svårt att avgöra huruvida dem är aktuella eller inte. I samband med den nya dokumenthanteringsplanen upphör därför alla andra gallringsplaner inom landstinget att gälla. Ifall det förekommer handlingstyper inom er verksamhet som inte finns med här kan ni vända er till landstingsarkivarien för hjälp. 2 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

4 Arkivorganisation Ansvar och roller Landstingsfullmäktige fastställer arkivreglementet för landstinget. Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet och utövar tillsyn över arkivvården inom hela landstingsområdet. Enligt arkivreglementet ansvarar varje myndighet för vården av sitt arkiv enligt lag. Ansvaret låg tidigare på varje förvaltning/nämnd. Beslut om gallring av allmänna handlingar fattas av landstingsdirektören, på delegation av landstingsstyrelsen. På delegation av landstingsstyrelsen fattar Landstingsdirektören beslut om gallring av allmänna handlingar. Landstingsarkivarien 3 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

5 Landstingsarkivarien biträder arkivmyndigheten i dess tillsyn över all arkivverksamhet inom landstinget. Andra uppgifter som ingår i uppdraget är: Vara funktionsansvarig för arkiv och diarieföring samt ha strategiskt ansvar att leda och aktivt medverka i utveckling av arkiv och dokumenthantering. Samarbeta med arkivansvariga och arkivombud. Bistå arkivombud vid utarbetande av handlingsplaner för bland annat dokumenthantering, sekretessrutiner och arkivleveranser. Stödja verksamheten i det praktiska arbetet med att upprätta och uppdatera dokumenthanteringsplanen. Samverka med huvudregistratorerna och arkivansvariga för att diarieföringen fungerar i enlighet med gällande bestämmelser. Vara informerad och uppdaterad om gällande bestämmelser rörande allmänna handlingar och dokumenthantering. Stödja verksamheten vid utlämnande av allmänna handlingar. Medverka vid planering och projektering för nya digitala system, ändrade administrativa rutiner och andra frågor som har beröringspunkter med dokumenthantering. Informera och utbilda personal i diarieföring, dokumenthantering och arkivvård. Vara kontaktperson gentemot tillsynsmyndigheter i arkivfrågor och ansvara för formella framställningar Bereda dokumenthanteringsfrågor vid organisationsförändringar Stödja verksamheten i arbetet med att vårda, ordna och förteckna arkivmatierial bestående av papper, digitalt material mm Svara på allmänhetens frågor rörande offentlighetsprincipen och forskning. Divisionschefer, platschefer och övriga verksamhetsansvariga Cheferna är de som har tillsynsansvaret och ska se till att arkivhanteringen fungerar och tillämpas på ett korrekt sätt. De har i samarbete med sin kontaktperson uppdraget som arkivansvariga, vilket innebär att de: bevakar resursbehov vid planering och budgetering av arkivkostnader, bevakar arkivfrågorna vid förändringar i organisation och rutiner, avtalar med om kostnader för leveranser, vård och förvaring av arkiv, ansvarar för att berörd personal har tillräckliga kunskaper om gällande bestämmelser, ansvarar för att personalen efterföljer lagen, när det gäller hanteringen av allmänna handlingar, även e-post. För de medicinska divisionscheferna gäller som ovan och här är det viktigt att betona ansvaret för att bevaka resursbehov vid planering och budgetering av arkivkostnader för journaler, röntgenbilder, prover, tester m m. 4 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

6 Varje handläggare ansvarar för att allmänna handlingar, oavsett medium, överlämnas till registrator för eventuell diarieföring samt att alla åtgärder antecknas i ärendet och att samtliga handlingar överlämnas till arkivet efter avslutad handläggning. Arkivansvarig ska: Bevaka arkivfrågorna och informera landstingsarkivarien vid förändringar i organisation och rutiner. Tillse att information i arkivfrågor sprids till berörda befattningshavare Ansvara för att landstingets arkiv är organiserat så att allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar tillgodoses Bevaka diarieföring och tillgodose att det finns rutiner vid utlämnande av allmänna handlingar. Bevaka lokalfrågor som berör arkiv och informera landstingsarkivarien vid förändringar. Ansvara för att landstinget uppfyller gällande bestämmelser rörande dokumenthanteringsfrågor. Övervaka förändringar som påverkar arkivorganisationen, vare det rör sig om frågor av organisatorisk karaktär eller handlar om frågor som påverkar de fysiska arkiven, och meddela landstingsarkivarien. Arkivombud ska: Vara kontaktperson för avdelning/enhet gentemot landstingsarkivarie/arkivansvarig Vara kontaktperson och samordnande i arkivfrågor lokalt Känna till externa och interna krav angående dokumenthantering och arkivvård och informera berörd personal på avdelningen/enheten om dessa Bevaka förändringar av avdelningens/enhetens dokumenthantering och hålla dokumenthanteringsplanen uppdaterad Ordna och förteckna arkiv Tillse att gallring vid avdelningen/enheten utförs enligt gällande bestämmelser Informera landstingsarkivarie och medverka när enhetens arkiv byter fysisk placering Vid behov samråda med huvudregistratorerna och landstingsarkivarien Hålla sig uppdaterad om nya regler och rutiner för diarieföring Lagar och regelverk Det finns olika lagar och bestämmelser som direkt eller indirekt reglerar i vilken omfattning och hur länge dokument ska bevaras. Syftet är att myn- 5 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

7 digheternas arkiv skall bevaras för framtiden och vara tillgängliga för allmänhet, forskare och myndigheter, samtidigt som arkivhanteringen skall vara så rationell som möjligt. Lagstiftningen är till sin form generell och måste kompletteras med regler på praktisk nivå, som bygger på traditioner inom svensk arkivverksamhet. Den ökade användningen av tekniska medier har inneburit att författningarna har snabbt blivit gammalmodiga och måste anpassas för att möta informationssamhällets krav. Begreppet förvaltning/myndighet I författningstexterna är det myndigheten, dvs. den politiska nämnden som ansvarar för att skyldigheter fullgörs. I praktiken är det myndighetens förvaltning som utför det mesta av arbetet. Därför används ofta begreppet förvaltning i stället för myndighet. För kommunalt ägda företag och stiftelser gäller reglerna på samma sätt som för förvaltningar (jämför avsnittet nedan om kommunala företag och stiftelser). Antalet myndigheter i landstinget har minskat sedan omorganisationen Myndigheter idag är landstingsfullmäktige, landstingsstyrelsen, patientnämnden och smittskyddsläkaren. Kommunala företag och stiftelser Riksdagen har beslutat att offentlighets- och arkivlagstiftningen fr.o.m skall gälla även för kommunala företag och stiftelser. I korthet innebär detta att bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen om handlingsoffentlighet, sekretesslagen och arkivlagen har kommit att gälla även dessa företag. Villkoret för att denna lagstiftning skall vara tillämplig är att en eller flera kommuner eller landsting utövar ett rättsligt bestämmande inflytande i företaget. Rättsligt bestämmande inflytande föreligger när kommun eller landsting ensamt eller tillsammans äger aktier med mer än hälften av rösterna eller tillsätter mer än hälften av styrelseledamöterna. För företag där kommuner eller landsting äger mindre än två tredjedelar av aktierna trädde inte bestämmelserna i kraft förrän den 1 januari Om flera kommuner eller landsting är inblandade som ägare skall överenskommelse träffas om vem som skall vara arkivmyndighet. Offentlighetslagstiftningen I Sverige finns sedan 1700-talet en offentlighetsprincip, enligt vilken alla har rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheterna, med undantag av handlingar som omfattas av sekretess. Bestämmelserna finns i en grundlag, tryckfrihetsförordningen (TF). För att principen skall kunna tillämpas måste det finnas regler om bevarande och gallring av allmänna handlingar. Arkivlagstiftningen har därför en nära anknytning till TF. Detta framgår redan av arkivlagens definition av arkiv, enligt vilken ett arkiv består av myndighetens allmänna handlingar. För att de allmänna handlingarna skall kunna återsökas har man också bestämt att myndigheterna skall registrera (diarieföra) inkomna och upprättade handlingar. Vissa undantag från denna regel finns, men på villkor att handlingarna hålls så ordnade att de lätt kan återfinnas. Denna reglering finns i sekretesslagen, se nedan. 6 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

8 Förvaltningslagen (SFS 1986:223) Förvaltningslagen reglerar myndigheternas verksamhet och handläggning av ärenden. Förvaltningslagen betonar att myndigheterna har serviceskyldighet och i likhet med sekretesslagen och arkivlagen vikten av att allmänheten har insyn i verksamheten. Den fastställer på ett mer detaljerat sätt än TF när en handling är inkommen och därmed allmän handling (10 ). Ärenden ska handläggas enkelt, snabbt, korrekt och billigt. Myndigheterna ska dokumentera vad som beslutats och på vilka grunder. Arkivlagen (SFS 1990:782) Arkivlagen trädde i kraft den 1 juli Den gäller arkiv hos statliga och kommunala myndigheter. Lagen ersatte de tidigare gällande bestämmelserna om arkiv i kommunallagen samt den av regeringen utfärdade allmänna arkivstadgan (för statliga myndigheter). I AL 3 stadgas: Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: 1 rätten att ta del av allmänna handlingar. 2 behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och 3 forskningens behov. Av denna portalparagraf framgår den ideologi som ligger bakom lagstiftningen. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas därför att de är en del av det nationella kulturarvet och för att främja offentlighetsintresset, myndigheternas eget behov och forskningens behov av information. Med forskning avses här både vetenskaplig forskning och amatörforskning liksom allmän kulturverksamhet. I arkivlagen finns övergripande bestämmelser om arkiv, bl a att dessa skall vårdas och redovisas (förtecknas). Där behandlas också förutsättningarna för gallring och överlämnande av allmänna handlingar till annan myndighet. I arkivlagen stadgas också att varje kommun skall ha en arkivmyndighet, som skall ha tillsyn över de övriga myndigheternas arkiv och som kan ta emot handlingar från dessa. För landstinget är det landstingsstyrelsen som är arkivmyndighet. Vissa föreskrifter om kommunala arkiv finns också i den av regeringen utfärdade arkivförordningen (1991:446), som dock till sin huvuddel endast avser den statliga arkivhanteringen. Förutom arkivlagsstiftning så regleras arkivverksamheten av ett arkivreglemente (gemensamma regler) som fastställs av landstingsfullmäktige. Sekretesslagen (SFS 1980:100) I Sekretesslagen anges vilka handlingar/uppgifter som inte är offentliga. Det finns särskilda områden där det anses att insynen bör begränsas, som t ex rikets säkerhet, skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållande och intresset att förebygga brott. Sekretess kan omfatta både handlingssekretess (förbud att lämna ut uppgifter) och tystnadsplikt (förbud att muntligen röja uppgifter). När det gäller landstingsverksamhet så är det ofta 7 kapitlet Sekretess med hänsyn främst till skyddet för enskilds personliga förhållanden. Sekretesslagen 7:1 tar speciellt upp hälso- och sjukvårdsområdet och är en para- 7 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

9 graf som ofta hänvisas till vid begäran om allmän handling. 15 kapitlet tar upp bestämmelser om registrering och utlämnande av allmänna handlingar m m. Arkivbestämmelser i andra lagar Det kan finnas bestämmelser om arkiv i andra lagar än arkivlagen. Dessa bestämmelser tar då över arkivlagen. Här skall nämnas några exempel: socialtjänstlagen, patientjournallagen och bokföringslagen. I socialtjänstlagen stadgas att huvudparten av socialtjänstens aktmaterial skall förstöras. Ett annat exempel är patientjournallagen som föreskriver hur journaler ska utformas och hanteras. När det gäller räkenskaper så omfattas stat, kommun och landsting av bokföringsförordningen (SFS 2000:606). Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) Personuppgiftslagen är gemensam för privat och offentlig sektor. Enligt denna lag får personuppgifter bara behandlas om den registrerade har lämnat sitt samtycke eller om behandlingen är nödvändig för vissa ändamål som anges i lagen. Lagen gäller för all automatisk behandling av personuppgifter (databehandling) samt för manuell behandling av personuppgifter, om uppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är sökbara enligt särskilda kriterier (register eller motsvarande). Mer information finns på Insidan under Personuppgiftsombudet. Handlingsbegreppet En handling är allt som vi kan få ut någon information ifrån. Det behöver alltså inte bara handla om traditionella textdokument utan gäller även t ex bilder och ljudband. Allmänna handlingar Enligt tryckfrihetsförordningen är en handling allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Med handling avses framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. (TF 2:3) Anteckningar som görs enbart som stöd för det egna minnet är inte allmänna handlingar. Minnesanteckningar från möten, som ersätter protokoll, är däremot allmänna handlingar. Arbetspapper och reklam är inte allmänna och behöver därför inte lämnas ut eller sekretessbedömas. Alla handlingar som arkiveras blir med automatik allmänna handlingar. Förvarade handlingar Handlingar är förvarade hos en myndighet så snart de kommit in till myndigheten och är tillgängliga för någon form av bearbetning. Handlingar är också förvarade så snart de upprättas. Upprättade handlingar skickas sedan eventuellt till någon utanför landstinget, t ex vid svar på frågor från medborgarna. I det fallet är det en arkivkopia som landstinget förvarar och frågeställaren har fått originalet. Elektroniska handlingar är förvarade så snart de finns tillgängliga för bearbetning. 8 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

10 Om handlingarna finns hemma hos någon tjänsteman eller om de är utlånade till en konsult så är de fortfarande i lagens mening förvarade hos landstinget. Inkomna handlingar En handling är inkommen när den har anlänt till myndigheten eller kommit berörd befattningshavare till handa. Alla handlingar som kommer in till landstinget är allmänna handlingar. Det har ingen betydelse om det är en regeringsskrivelse, en kladd skriven med blyerts eller ett e-postmeddelande. Detta gäller även för koncept och minnesanteckningar som sänds till landstinget för information eller åtgärd. Det har heller ingen betydelse om handlingen har sänts till en handläggares privatadress eller är överlämnad direkt till någon, om det är fråga om ett ärende som påverkar eller kan komma att påverka verksamheten. Upprättade handlingar En handling är upprättad så snart den är expedierad (utskickad) eller färdigställd. Handlingen är expedierad när den skickats någonstans eller hålls tillgänglig så att den kan läsas. Det är den kopia som behålls som blir allmän handling hos landstinget. Samma regler gäller för expedierade handlingar som för inkommande handlingar. Det har inte någon betydelse hur eller vem som har skickat handlingen. Huvudsaken är om det är ett tjänsteärende eller inte. Utkast och annat liknande som skickas för att informera någon eller för att denne ska vidta någon form av åtgärd likställs med en expedierad handling och därmed allmän handling. Skickar man utkast och kladdar för att någon ska yttra sig (konsultation, samråd, överläggning) är detta inte allmän handling. Om utkast och kladdar arkiveras blir det automatiskt allmän handling. Med färdigställd menas att ärendet är avslutat, dvs. brevet är besvarat eller beslutet har fattats. Handlingar som inte skickas någonstans och inte heller kommer in utan enbart produceras för ett ärendes räkning, blir inte allmänna förrän ärendet har avslutats. Det kan gälla interna beslut, utredningar, underlag eller liknande. Offentliga eller hemliga En ytterligare skiljelinje är att dela upp allmänna handlingar i offentliga eller sekretessbelagda handlingar. Många av landstingets handlingar är offentliga och kan lämnas ut. Det finns också handlingar som innehåller känsliga uppgifter som inte får lämnas ut utan särskild prövning. Exempel på sådana handlingar är patientjournaler, pågående anbudshandlingar, rehabiliteringsärende m m. För att kunna neka ett utlämnande av en allmän handling måste det finnas någon lag eller förordning som förhindrar det. Utlämnande av allmän handling Allmänna/offentliga handlingar eller uppgifter ur dessa ska lämnas ut på begäran genast eller så snart det är möjligt till den som begär det. De intressen som ska få företräde framför skyldigheten att lämna ut allmänna handlingar måste väga tungt. Ingen ska behöva vänta onödig tid och man ska få tillgång till handlingen i landstingets offentliga lokaler. 9 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

11 Allmänheten har lagstadgad rätt att få se allmänna handlingar utan att tala om varför eller identifiera sig, men de har aldrig rätt att själva plocka fram handlingar eller få tillträde till arkivet. Allmänheten har också rätt att få ut kopior på handlingarna. Notera att ingen är skyldig att lämna ut handlingar i elektronisk form. skopior kan avgiftsbeläggas enligt avgiftsförordningen. Kopior av landstingets allmänna handlingar är avgiftsfria upp till nio kopior. För kopior av tio sidor är avgiften 50 kr och för varje sida därutöver 2 kr. Avgifterna är inklusive moms. Det måste finnas fastställda regler för hur en förfrågan om utlämnande ska hanteras. Det ska alltid finnas någon tillgänglig som kan lämna ut allmänna handlingar. Den handläggare som ansvarar för ärendet ska alltid pröva först om handlingen eller uppgifterna är hemliga (sekretessbelagda). Om handläggaren är osäker går frågan vidare till divisionschef eller landstingsdirektören, i vissa fall. Den sökande ska alltid informeras om sin möjlighet att överklaga. Det krävs ett skriftligt beslut från landstinget för att frågan ska kunna överklagas till annan instans. Mall för avslagsbeslut på utlämnande av allmän handling finner du på Insidan under Arkiv och registratur. Registrering av allmänna handlingar I sekretesslagens 15 kap. 1 föreskrivs att allmänna handlingar ska registreras och hållas ordnade. När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet ska handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för den egna verksamheten. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registreringen underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats. Registrering är ändå det mest praktiska sättet att uppfylla lagens krav. Diarieföring Diarium är latin och betyder det dagliga. Diariet är ett register över inkommande och upprättade handlingar. Ärenden förtecknas i den ordning de kommer till, dvs. i den ordning som handlingen inkommer eller upprättas. Ärenden får löpande diarienummer och noteringar görs fortlöpande om handläggning och beslut som sker under ärendets gång. När en handling kommer in eller skickas ut kontrollerar registrator om handlingen tillhör ett tidigare ärende eller inte. Finns ärendet sedan tidigare får handlingen samma ärendebeteckning, annars tilldelas den en ny och blir första skrivelsen i ett nytt ärende. Alla handlingar i ett ärende hålls samman och registreras under ett och samma löpnummer. Handlingarna i ärendet bildar en akt. Varje ärende klassas också på ett sakområde/ämne efter en särskilt upprättad saknummerförteckning och tilldelas ett saknummer (diarieplan). Det är ett sätt att ge ytterligare en sökingång, förutom det kronologiska. 10 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

12 Syftet med diarieföring Det är ett bra verktyg för verksamhetsplanering och styrning. Diariet kan ge uppgifter och statistik över hur arbetsbelastningen är fördelad, vilka frågor som hanteras i verksamheten och hur dessa förändras över tid. Man kan också få en samlad bild över de frågor som berör samma ämnen även om de handläggs på olika enheter. Ett annat syfte med diarieföringen är att förenkla för handläggare att söka i olika handlingar, ge en överskådlig bild över vad som handlagts tidigare och kunna hämta erfarenheter från tidigare arbeten. Samtidigt tillgodoses offentlighetsprincipen genom att man underlättar allmänhetens insyn. Norrbottens läns landstings diarium NLL har från och med 2002 ett gemensamt diarium där de flesta enheterna ingår. Patientnämnden och smittskyddsläkaren ligger dock utanför i sin egenskap av myndigheter. De har egna diarium. I landstingshuset finns två huvudregistratorer som diarieför majoriteten av ärendena. Dessutom finns utsedda registratorer på varje sjukhus samt en del av vårdcentralerna. Vad ska diarieföras? Handlingar som ska diarieföras är exempelvis: inkommande och upprättade handlingar som kan föranleda beslut, yttrande eller förslag till landstinget riktade beslut av betydelse för den egna verksamheten, t ex beslut av regeringen eller annan myndighet viktigare projekthandlingar som uppdragsbeskrivning och slutrapport synpunkter och klagomål mot NLL eller mot anställd vid NLL framställningar från fackliga förtroendemän etc. övriga handlingar som är eller kan bli information av sådan vikt för verksamheten att de bör vara sökbara sekretesskyddade handlingar Vad behöver man inte diarieföra? Exempel på handlingar som inte behöver diarieföras: felsända dokument tryck, t ex författningstryck som inte är särskilt riktat till landstinget enklare förfrågningar enkla meddelanden om möten o.d. inkommande cirkulärskrivelser tidningar, broschyrer och reklam kursinbjudningar Detta är exempel på handlingar som inte behöver diarieföras. Det finns egentligen inga begränsningar på vad man kan diarieföra. Det innebär att 11 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

13 även om man inte måste så är det fullt tillåtet, och kan vara praktiskt, att diarieföra även den typ som ingår i exemplen ovan. Andra handlingar som är viktiga registreras på ett annat sätt som t ex verifikationer som registreras i ekonomisystemet och patientjournaler som registreras i VAS (vårdadministrativt system). Personadresserad post Personadresserad post förekommer ofta och får inte öppnas av någon annan person utan ett särskilt samtycke från mottagaren. Det kan göras genom att ge fullmakt lämpligast till registrator eller utsedd ersättare. Blankett för fullmakt finns hos registraturen och även på löpsedeln för arkiv och registratur på intranätet. Handläggare är inte skyldiga att lämna sådant samtycke, men inkommande allmänna handlingar får inte bli liggande någon längre tid. Personadresserad post ska helst undvikas när det gäller tjänsteärenden och externa kontakter bör informeras om detta. Elektronisk post Detsamma gäller för en tjänstemans e-postbrevlåda. Listan i inkorgen är i sig att betrakta som allmän handling och måste hanteras därefter. Därför är det viktigt att hålla ordning i sin inkorg och skilja ut det som är av privat natur och annan information som inte är av allmän natur. Handlingar som ska diarieföras skickas vidare till registrator, som tar ut den på papper. Autosvar ska lämnas efter längre än tre dagars frånvaro, med uppgift om ersättare eller hänvisning till myndighetsbrevlådan. Mall för autosvar vid längre frånvaro finns att hämta på löpsedeln för arkiv och registratur. Röstbrevlåda, SMS De meddelanden som lämnas på telefonsvarare eller via SMS är oftast enkla och rutinartade och behöver alltså inte diarieföras. Skulle meddelanden av vikt förekomma är det handläggarens ansvar att se till att uppgifterna noteras och diarieförs. Internet och Intranät Mycket av organisationens dokument läggs idag ut digitalt på interna och externa nät. Det kan t ex förekomma olika former av diskussionsgrupper och anslagstavlor. Information som läggs in i NLL:s namn eller hämtas hem är allmänna handlingar. Det är handläggarens ansvar att se till att den information som ska diarieföras eller bevaras på annat sätt överlämnas till registrator eller arkivarie för vidare åtgärd. Arkivering och gallring Efter avslutad handläggning ska ärenden som diarieförts arkivläggas för att vara lätt åtkomliga. Ovidkommande anteckningar, kopior, plast och gem ska avlägsnas innan arkivering. Tänk på att även arbetspapper kan vara motiverat att arkivera om de tillför viktig och intressant information. Gallring Med gallra avses en avsiktlig förstöring av allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Om det sker en informationsförlust i samband med 12 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

14 överföring av handlingar till en ny databärare, t ex från papper till mikrofilm, anses en gallring ha ägt rum. Landstinget beslutar i regel själva om vilka handlingar som ska bevaras och gallras. Undantag är patientjournallagen och bokföringsförordningen som har regler om minimibevarande. Riksarkivet ger ut rekommendationer och råd som vi kan välja att följa. Förslag till gallringsbeslut förbereds av landstingsarkivarien. Förslaget skickas sedan ut på remiss till berörda enheter för synpunkter. Gallringsbeslut fastställs av landstingsdirektören på delegation av landstingsstyrelsen. Gallringsfrist Med gallringsfrist avser man den tid som ska ha förflutit innan gallringen verkställs. Om det står i dokumenthanteringsplanen att en handling kan gallras efter tio år innebär det att man kan gallra handlingen först tio kalenderår efter utgången av det kalenderår som handlingen upprättades. En handling som upprättades någon gång under 2000 och har en gallringsfrist på tio år kan tidigast gallras 1 januari, Gallringsfristen för liggare, längder och register, som förs under flera år, räknas från utgången av det år då sista anteckningen gjorts. När det står i NLL:s dokumenthanteringsplan att en handling kan gallras vid inaktualitet. Betyder det att en handling får gallras när den anses ha uppfyllt sin huvudsakliga funktion om inte några andra förbehåll anges. Handlingar som kan gallras Vissa handlingar är av vikt endast under en period. Det gäller ofta räkenskaper, bevakningskopior m m. Dessa handlingar gallras (förstörs) efter en viss tid som fastställts i NLL:s dokumenthanteringsplan. Tidsperioden innan de förstörs kallas för gallringsfrist. Syftet med gallring är att minska pappersmängderna för att frigöra utrymme för den viktiga informationen. Det är endast det material som är väsentligt för verksamheten, rättssäkerheten och forsknings behov som ska finnas kvar. För mycket information blir lätt desinformation genom att det blir svårt att hitta det viktiga i mängden. Handlingar som ska bevaras De handlingar som ska bevaras för alltid måste ordnas och volymförtecknas för att vara sökbara. Handlingarna överförs till arkivkartonger och rensas från plastfickor och gem. Vid leverans till arkivdepå ska alltid en innehållsförteckning och beskrivning av arkivet följa med, dvs. en kort historik över verksamheten, handlingstyper och sökingångar till handlingarna. De gallringsbara handlingarna kan stå kvar i sina ursprungliga pärmar. Huvudsaken är att de står säkert förvarade. Förvaring av sekretessmaterial Sekretesskyddade handlingar ska förvaras på särskilt betryggande sätt. De ska vara uppmärkta speciellt. Finns det stora serier av sekretesshandlingar så bör de vara inlåsta i skåp i arkivlokalen. Ingår de sporadiskt i den generella diarieserien så bör en notering räcka. Sekretesshandlingar i en personakt kan förvaras separat eller ingå i samma akt. 13 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

15 Arkivlokaler Enligt arkivlagen ska myndigheten skydda sina handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Det innebär att handlingarna ska skyddas mot brand, stöld, fukt och andra negativa klimatpåverkningar. Detaljerade rekommendationer finns i Riksarkivets författningssamling, RA-FS 1997:3. Olika typer av databärare kräver olika klimat. Film behöver lägre temperatur än papper och elektroniska material, medan elektroniska material kräver renare luft än papper och film. Arkivlokal får inte användas till annat än arkiv. Det är lätt hänt att vissa lokaler förvandlas till förråd med julpynt och kontorsmateriel. Man får inte heller ha några strömförande maskiner som kopiatorer, datorer eller liknande. Handlingarna ska överföras till arkivlokal så snart som möjligt. Handlingar i pågående ärenden bör förvaras under högst ett år i tjänsterum. Efter det ska de överföras till arkivlokal eller arkivgodkänt dokumentskåp. Handlingarna kan under en period, när de används relativt ofta men inte varje dag, förvaras i s.k. närarkiv/primärarkiv. De ska ha en brandklass motsvarande EI 120, alltså stå emot brand i två timmar. När handlingarna blivit äldre än fem år eller tar för stor plats kan de skickas till arkivdepån Norrbottens minne för slutarkivering. Landstingsarkivet har en egen depå där för avslutade verksamheter inom landstinget samt landstingsfullmäktige och styrelsens handlingar. Norrbottens minne är en intäktsfinansierad resultatenhet under Norrbottens museum som upprättar förslag till avtal om arkivtjänster. Här ryms fyra arkivinstitutioner under samma tak; Folkrörelsernas arkiv i Norrbotten, landstingsarkivet, Norrbottens museums arkiv och Sunderby sjukhus centralarkiv. De avslutade arkiven ingår i det som kallas landstingsarkivet. Här förvaras också en del primärarkiv, såsom Sunderby sjukhus handlingar, administrativ service personal- och ekonomihandlingar och primärvårdens centralarkiv. Vid leverans till arkivdepå ska alltid en innehållsförteckning och beskrivning av arkivet följa med, dvs. en kort historik över verksamheten, handlingstyper och sökingångar. Rutin för arkivleveranser finns att hämta på Insidan under arkiv och registraturs löpsedel. 14 NORRBOTTENS LÄNS LANDSTINGS ARKIVHANDBOK

16 Beslut rörande dokumenthanteringsplan för Norrbottens läns landsting Dnr En dokumenthanteringsplan är en förteckning över alla handlingstyper som kan förekomma i en verksamhet. Här ingår anvisningar för gallring, bevarande, diarieföring m m. Den nya organisationen 2001 innebär att hela Norrbottens läns landsting utgör en myndighet med undantag av landstingets revisorer, patientnämnden och smittskydd som är egna myndigheter. Beslutsordning Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet och har delegerat till landstingsdirektören att inom fastställda regler besluta om gallring av allmänna handlingar. Beslut Med stöd av Arkivlagen 10 (SFS 1990:782) samt Norrbottens läns landstings arkivreglemente 10 fastställs bifogade dokumenthanteringsplan för Norrbottens läns landsting, landstingets revisorer, patientnämnden och smittskydd. I och med detta beslut upphör tidigare gallrings- och dokumenthanteringsplaner inom Norrbottens läns landsting att gälla Elisabeth Holmgren

17 Inledning och förklaringar Norrbottens läns landsting utgör en myndighet med undantag av landstingets revisorer, patientnämnden och smittskydd som är egna myndigheter. Dokumenthanteringsplanen är en förteckning över alla handlingstyper som kan förekomma i en verksamhet. Den innehåller också anvisningar för gallring, bevarande, diarieföring m m och gäller för hela landstinget. Dokumenthanteringsplanen är indelad i tre huvudkategorier av handlingar: verksamhetsgemensamma-, verksamhetsspecifika- och egna myndigheters handlingar. Under verksamhetsgemensamma återfinner man allmänna handlingstyper som gäller för stora delar av verksamheten. Hit hör protokoll, korrespondens, enkäter, diarier, publikationer, fax, e-post, cookie- och globalfiler osv. Där finns också andra handlingstyper som berör större delen av verksamheten som personalhandlingar, ekonomihandlingar, IT-system m m. Verksamhetsspecifika handlingar innefattar olika handlingstyper från bl a hälso- och sjukvården, tandvården men också från andra verksamheter som skapar handlingstyper som är specifika för dess verksamhet. Exempel på det är mark och fastighet och utbildning. Den sista huvudkategorin är egna myndigheter. Hit hör landstingets revisorer, patientnämnden och smittskydd. Observera Alla tidigare dokumenthanterings- och gallringsplaner som har funnits inom landstinget upphör att gälla i samband med denna dokumenthanteringsplan. Ifall det finns handlingstyper i er verksamhet som inte finns med i dokumenthanteringsplanen kan ni vända er till landstingsarkivarien.

18 Hur man läser dokumenthanteringsplanen Dokumenthanteringsplanen innehåller fyra kolumner handlingstyp, gallringsfrist, media och kommentar. Handlingstyp I kolumnen handlingstyp framgår det vilken sorts handling beslutet rör. Tänk på att handlingsbegreppet är teknikoberoende. Med handling avses en framställning i skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Gallringsfrist Med gallra avses en avsiktlig förstöring av allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Om det sker en informationsförlust i samband med överföring av handlingar till en ny databärare, t ex från papper till mikrofilm, databas m m, anses en gallring ha ägt rum. Ifall sökmöjligheterna i en databas ändras anses en gallring ha ägt rum. Notera att inga allmänna handlingar får gallras utan att ett myndighetsbeslut har tagits. Med gallringsfrist avser man den tid som ska ha förflutit innan gallringen verkställs. Om det står i dokumenthanteringsplanen att en handling kan gallras efter 10 år. Innebär det att man kan gallra handlingen först 10 kalenderår efter utgången av det kalenderår som handlingen upprättades. En handling som upprättades någon gång under 2000 och har en gallringsfrist på 10 år kan tidigast gallras 1 januari, Om det står bevaras i dokumenthanteringsplanen innebär det att handlingstypen ska sparas för all framtid. Gallras vid inaktualitet innebär att man kan gallra handling när den inte längre behövs för verksamheten. Ibland förekommer det ytterligare beskrivning i kolumnen kommentar om vad som avses. Databärare Eftersom handlingsbegreppet är teknikoberoende kan handlingar avse såväl pappershandlingar som handlingar lagrade på data. Kolumnen databärare berättar i vilken form handlingen är sparad. Skrivmateriel som används ska vara godkänd av Sveriges Provnings- och forskningsinstitut som ger ut en förteckning över godkänd skrivmateriel. Med skrivmateriel avses här pennor, färgband, toner, skrivare, telefax, kopiatorer m m. Handlingar som bevaras på papper ska upprättas med papper som är arkivbeständigt eller åldersbeständigt. som har vattenstämpel med den lagskyddade texten "svenskt arkiv" är arkivbeständigt och tål mekanisk nötning bra. Åldersbeständigt papper är känsligare för mekanisk nötning men är billigare än arkivbeständigt papper Kommentar Under kolumnen kommentar kan det finnas förtydliganden, vilka rutiner som gäller för olika handlingstyper, var de ska förvaras m m. 17

19 Verksamhetsgemensam Den 1 januari 2001 infördes en ny förvaltningsorganisation för Norrbottens läns landsting. Genomförandet innebar i korthet att direktioner och primärvårdsnämnder, tandvårdsnämndens kultur och utbildningsnämnden samt försörjningsnämnden upphörde årsskiftet 2000/2001. Det var en genomgripande omstrukturering som hade växt fram ur behovet att samordna verksamheterna inom hälso- och sjukvården. Den nya organisationen innebär att hela Norrbottens läns landsting utgör en myndighet med undantag av landstingets revisorer, patientnämnden och smittskydd som är egna myndigheter. Landstingsfullmäktige Fullmäktige är landstingets högsta beslutande organ. Fullmäktige ska företräda helheten och allmänintresset. I fullmäktige ska även medborgarnas synpunkter komma till tals och diskuteras. Medborgarnas åsikter kommer fullmäktige tillhanda via beredningarnas rapporter. Fullmäktige fastställer även de övergripande målen och ramar som gäller för landstinget. Landstingsstyrelsen Landstingsstyrelsen är driftstyrelse för landstingets samlade verksamhet. Det betyder att styrelsen tillika är hälso- och sjukvårdsnämnd, tandvårdsnämnd, utbildningsnämnd, nämnd för landstingets verksamhet enligt lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) samt krisledningsnämnd. I sin egenskap som driftstyrelse är landstingsstyrelsen ansvarig för landstingets samlade verksamhet i länet. Styrelsen ansvarar för bl a övergripande styrning av verksamheterna, landstingets åtagande inom det regionalpolitiska området och köp och försäljning av fastigheter. Dessutom är styrelsen landstingets personal-, löne- och pensionsmyndighet. Styrelsen har även det yttersta ansvaret för att bereda ärenden till landstings-fullmäktige, med undantag för valärenden som ett särskilt valutskott bereder. Landstingsdirektören Landstingsdirektören är ansvarig för landstingets operativa verksamhet. Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet och har delegerat till landstingsdirektören att inom fastställda regler besluta bl a om gallring av allmänna handlingar och utlämnande av allmänna handlingar. Landstingsdirektören har i sin tur vidaredelegerat beslutsrätten om utlämnande av allmänna handlingar till divisionschefer och funktionschefer inom respektive division/enhet, i de fall prövningen hänskjutits till myndigheten. Divisioner Landstinget är indelat i åtta divisioner varav sex divisioner är inom hälsooch sjukvården: medicinska specialiteter, kultur- och utbildning, opererande specialiteter, primärvård, service och vuxenpsykiatri. Hälso- och sjukvården består av sex divisioner. Varje division har en divisionschef och är indelad i ett antal verksamhetsområden. 18 VERKSAMHETSGEMENSAMMA HANDLINGAR

20 Verksamhetsgemensamma handlingar Handlingstyp Gallringsfrist Databärare Kommentar Anonyma och obegripliga skrivelser 1 år / se anm. Diarieförs. Bevaras i det fall skrivelsen kan ha intresse för framtida forskning. Arbetsplatsträff minnesanteckningar Gallras vid inaktualitet Arkivförteckningar och arkivbeskrivningar Avsägelser och val i Landstingsstyrelsen Bevaras och Landstingsfullmäktige Cirkulär Bevaras Arkivbeskrivningar ska hållas uppdaterade. Gallras vid inaktualitet Delegationsordning Bevaras När det gäller delegering till annan personal till vårdbiträden, arbetsterapibiträden m m se under Verksamhetspecifika handlingar Hälso- och sjukvård. Diarie/dossiéplan Bevaras Diarier - manuella och dataförda. Norrdata Diabas Dokumenthanteringsplanäven kallad gallringsplan eller bevarande- och gallringsplan Bevaras En utskrift årligen bör göras av sök- och sakregister. Viktigt att informationen fortfarande är sökbar om/när uppgifterna överförs till papper. Bevaras Diarieförs. Enkäter - inkomna enkätsvar 3 år / se anm. Undersökningar som är unika och av stort forskningsvärde bör bevaras för framtiden. Enkäter - rapport och frågeformulär, sammanställning av inkomna enkätsvar Bevaras Ersättningsregler för förtroendevalda Bevaras För närvarande finns de i "Gemensamma regler". Fullmakter Gallras 10 år efter fullmakten upphört att gälla Fullmakter avseende rutinärenden Gallras vid inaktualitet T ex fullmakter för öppnande av post. Föredragningslista, dagordningar och kallelser till sammanträden Gallras vid inaktualitet Förteckning över vidaredelegation Bevaras Får tidigast gallras efter att protokollet har vunnit laga kraft. Förteckningar över förtroendemän Bevaras Går att följa via protokoll. Gemensamma regler Bevaras Ett arkivexemplar. Handlingar av mindre betydelse Gallras vid inaktualitet t ex förfrågningar, upplysningar, minnesanteckningar, meddelanden Ifall de innehåller sakuppgifter ska innehållet dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförs övriga handlingar i ärendet. 19 VERKSAMHETSGEMENSAMMA HANDLINGAR

21 Handlingstyp Gallringsfrist Databärare Kommentar Handlingar inkomna för kännedom och som inte föranleder någon åtgärd eller tillför sakuppgift i ett ärende Handlingar rörande förtroendevalda och sammanträden Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefodran t ex kvittensböcker, inlämningskvitton, postliggare Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t ex e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, t ex genom utskrift på papper Handlingar som inkommit till landstinget i icke autenciterad form, t.ex. via fax, e- post eller Internet, om en autenciterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, t ex ADB-upptagningar och mikrofilm som ersatts av nya exemplar Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, upplysningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär Kalendrar, liggare, listor m m använda för tidbokning Kopior och avskrifter av originalhandlingar Kurs- och konferensinbjudningar Gallras vid inaktualitet 2 år Avser underlag för registrering och arvodesutbetalning. 2 år Under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller expedierats från myndigheten. När överföring har skett Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras 1 år efter sista anteckningen Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Data / microfilm Landstingsfullmäktiges reglemente Bevaras Landstingsplan. Bevaras Under förutsättning av överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa krävs att handlingarna inte är autenticerade genom elektroniska signaturer eller motsvarande. En förutsättning är att den ursprungliga handlingen inte påförts några anteckningar av betydelse för handläggning eller beslut. Om den först inkomna handlingen ankomststämplats, bör den bevaras tills dess ärendet avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats i diarium. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild, bör handlingen bevaras. Förutsättningen för gallring är dock att informationens organisation och struktur är densamma som i ursprungsformen och att eventuell autencitet (t ex genom elektroniska signaturer eller sigill) inte går förlorad. En förutsättning är att kopian inte längre behövs och handlingen inte påförts några anteckningar av betydelse för handläggning eller beslut. Landstingsstyrelsens riktlinjer och regler Bevaras Landstingsstyrelsensplan Bevaras Ljudupptagningar från landstingsfullmäktige Bevaras Band 20 VERKSAMHETSGEMENSAMMA HANDLINGAR

22 Handlingstyp Gallringsfrist Databärare Kommentar Loggar för faxar, e-post, cacheminne, cookies, global filer och motsvarande Nyckelkvittenser. Organisationsförändringar utredningar, underlag och beslut Pressklipp som rör Norrbottens läns landsting Protestlistor Gallras vid inaktualitet Bevaras Bevaras Gallras vid inaktualitet Sammanställningen Bevaras Data Under förutsättning att de inte behövs för kontroll av överföringen samt att de inte behövs för återsökning av handlingar som har inkommit eller expedierats från myndigheten. Kan gallras när nyckeln är återlämnad. Gallras när det politiska beslutet i fråga fattas och trätt i kraft eller återkallats, under förutsättning att en sammanställning av protestlistorna gjorts. Protokoll med bilagor Bevaras Diarieförs, inbundna volymer. Protokoll med bilagor från olika samarbetsorgan Bevaras Diarieförs. mellan arbetsgivare och ar- betstagare, t ex MBL-protokoll, skyddsrondsprotokoll Protokoll och handlingar från projekt Bevaras som bedrivs av lednings- eller projektgrupper Provskrift av namnteckning Bevaras Publikationer egenproducerad - trycksaker, informationsblad, broschyr, tidning Register till diarier Bevaras Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel, som tillkommit för att underlätta arbetet Bevaras Ett arkivexemplar till landstingsarkivet på Björksskatan. Gallras vid inaktualitet Under förutsättning att de inte har betydelse för att söka i arkivet. Notera om det rör sig om patientregister eller patientliggare ska dessa bevaras. Se hälsooch sjukvård. Reglementen Bevaras För närvarande finns de i "Gemensamma regler". Reklam Gallras vid inaktualitet Remisser med yttranden Bevaras Råd och riktlinjer Bevaras Ett arkivexemplar. Röstlängder från förrättade val Bevaras Sammanträdesplaner för styrelse och fullmäktige Stadgar för AB och stiftelser Bevaras 5 år Ingår även i respektive protokoll. Statistik egenproducerad av väsentlig betydelse Bevaras 21 VERKSAMHETSGEMENSAMMA HANDLINGAR

23 Handlingstyp Gallringsfrist Databärare Kommentar Systemdokumentation över IT-system Bevaras En systemdokumentation ska upprättas enlighet god offentlighetsstruktur och sekretesslagens krav. Telefonmeddelande, röstbrevlåda, mobilsvarare, SMS och motsvarande Gallras vid inaktualitet Data Ifall de innehåller sakuppgifter ska innehållet dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförs övriga handlingar i ärendet. Uppgiftslämning till myndigheter. 5 år Verksamhetsberättelse Bevaras Ett arkivexemplar. Årsredovisning Bevaras Övriga handlingar som inkommit eller Bevaras upprättats i anslutning till beslut av rättslig betydelse Övriga publikationer egenproducerad Bevaras Ett arkivexemplar. 22 VERKSAMHETSGEMENSAMMA HANDLINGAR

24 Ekonomihandlingar Föreskrifter som berör ekonomihandlingar återfinns i olika lagar, reglementen och särskilda anvisningar såsom: kommunallagen, arkivlagen, bokföringsförordningen, lag om kommunal redovisning, Norrbottens läns landstings arkivreglemente, arkivlagen m m. För myndigheter gäller även tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. Ekonomihandlingar kallas också för räkenskapsinformation. Begreppet räkenskapsinformation är i sig ett omfattande begrepp. Det omfattar den information som behövs för att man ska kunna följa och förstå bokföringen från den enskilda affärshändelsen fram till årsbokslutet eller årsredovisningen. Räkenskapsinformation omfattar faktura, kvitto, bokföringsorder, verifikation, systemdokumentation, behandlingshistorik, årsredovisning eller årsbokslut m m. Men även avtal, viktigare skriftväxling, beslutsprotokoll, pantbrev, aktiebrev, delgivning av ansökan om betalningsföreläggande och skuldbrev kan vara räkenskapsinformation. Här behandlas räkenskapsinformation kortfattat utifrån ett arkivteoretiskt perspektiv. Det är ett perspektiv som även är viktigt ur bokföringshänseende eftersom bevarandet av räkenskapsinformation ligger till grund för att man ska kunna följa och förstå enskilda affärshändelser. Sekretess Handlingar som är allmänna är normalt också offentliga om det inte finns något lagrum som sekretessbelägger handlingen. Nedan visas några exempel ur sekretesslagen som är tillämpliga på ekonomihandlingar: SekrL 6:1, myndighets affärsverksamhet. SekrL 6:2, ärenden angående förvärv, upplåtelse eller annan användning av egendom eller tjänst, exempelvis upphandlingsärenden. SekrL 8:10, uppgift om affärs- eller driftförhållanden för enskild som trätt i förbindelse med myndigheten, exempelvis i ett upphandlingsärende. SekrL 7:1, sekretess inom hälso- och sjukvård för enskilds hälsotillstånd och personliga förhållanden. Räkenskapsinformationen kan innehålla uppgifter som innebär att en patient eller någon närstående lider men. Sekretessförordningen 1 a, privata uppgifter (hemtelefonnummer, hemadress, personnummer) rörande anställda inom hälso- och sjukvård. Tänk på att fakturor och annan räkenskapsinformation kan innehålla uppgifter om enskilda patienter. Uppgifter som rör enskild patients hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden är sekretesskyddad. Det innebär att räkenskapsinformationen som innehåller uppgifter som medför att en patient eller någon närstående lider men är i enlighet med SekrL 7:1 sekretessbelagda. Exempel på sådan räkenskapsinformation är om den t ex röjer patients identitet, vårdinrättning, sjukdomstillstånd m m. Du kan läsa mer om offent- 23 EKONOMI