Se nästa sida ANSLAG / BEVIS. Samhällsbyggnadsnämnden Samhällsbyggnadsförvaltningen. Sammanträdesprotokoll 1 (34) Samhällsbyggnadsnämnden

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll 1 (34) Plats och tid Onsdagen den 14 december 2011 Möckelngymnasiet, Mårbackavägen 7, klockan Beslutande Sven-Olov Axelsson (S), ordförande Liselotte Eriksson (S), 1:e vice ordförande Hans Muth (M), 2:e vice ordförande Bo Kjällberg (S) Carola Sandberg (S) Tobias Isaksson (V) Jan-Erik Averås (M) Lars-Erik Berglöf (C) Bengt-Åke Johansson (MP) Övriga deltagande Se nästa sida Utses att justera Carola Sandberg (S) Ersättare Tobias Isaksson (V) Justeringens plats och tid Samhällsbyggnadsförvaltningen, den 21 december 2011 Under- skrifter Sekreterare... Paragrafer Anna-Karin Davidsson Ordförande... Sven-Olov Axelsson (S)... Carola Sandberg (S) ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Samhällsbyggnadsförvaltningen Underskrift... Anna-Karin Davidsson

2 Sammanträdesprotokoll 2 Ej tjänstgörande ersättare Övriga deltagare Olov Karlsson (S) Stefan Larsson, förvaltningschef Anna-Karin Davidsson, förvaltningssekreterare Izabel Majoros, sekreterare (ersättare) Tobias Filipsson, projektledare (WSP) 143 Gunilla Eriksson, förvaltningschef (gymnasieförvaltningen) 143 Ulrika Lundgren, förvaltningschef (folkhälsoförvaltningen) 143 Jenny Johrin, KEMAB Teresé Riddersand, miljöinspektör Johan Ljung, mark- och exploateringschef Stig Rengman, teknik- och fastighetschef Kristin Södergren, verksamhetsutvecklare Ulla Lindqvist, förvaltningsekonom Bosse Björk, planchef Boo Thuvander, revisor 164 Marie Johansson Gadde, revisor 164 Anette Ståhl, revisor 164 Lennart Eliasson, revisor 164 Hans-Inge Nilsson, revisor 164 Leif Gustafsson, revisor 164 Leif Fredriksson (SPI)

3 Sammanträdesprotokoll 3 Innehållsförteckning SBN 143 Information - Möckelngymnasiet... 4 SBN 144 SBN Försäljningslista fastigheter... 5 SBN 145 SBN Prisförändring av renhållningstaxa SBN 146 SBN Ekonomisk rapport... 7 SBN 147 SBN Internbudget och attestlista SBN 148 SBN Internkontroll SBN 149 SBN Internkontroll SBN 150 SBN Dokumenthanteringsplan SBN 151 SBN Hedrande namnsättning SBN 152 SBN Nya parknamn SBN 153 SBN Tomtpriser Storängsudden SBN 154 SBN Linnebäck - Utredning av försäljning av kommunens mark SBN 155 SBN Mosserud biogasanläggning - (del av Högåsen 2:194) SBN 156 SBN Storängstorp - kv Jätten m fl förnyat och utvidgat uppdrag att upprätta detaljplan SBN 157 SBN Remiss - Medborgarförslag angående cykelled Lunedet - Karlskoga SBN 158 SBN Remiss - Medborgarförslag beträffande önskemål om flera boulebanor vid Näset SBN 159 SBN Remiss - Medborgarförslag för tillbyggnad av hiss till Rävåsskolan27 SBN 160 SBN Remiss - Motion om olaga affischering SBN 161 SBN Delegationsärenden SBN 162 Inkomna handlingar SBN 163 Samhällsbyggnadsinformation SBN 164 Rapport från kommunrevisorerna... 34

4 Sammanträdesprotokoll 4 SBN 143 Information - Möckelngymnasiet Sammanfattning Projektledaren Tobias Filipsson (WSP) för Möckelngymnasiet och förvaltningschefen för samhällsbyggnadsförvaltningen, gymnasieförvaltningen och folkhälsoförvaltningen informerar om arbetet med nya gymnasieskolan. De första skollokalerna är nu klara och det innebär att de första eleverna kan börja i de nya lokalerna när vårterminen startar upp. Projektet löper enligt tidsplan och budgeten bedöms att kunna hållas om än med knapp marginal.

5 Sammanträdesprotokoll 5 SBN 144 SBN Försäljningslista fastigheter Sammanfattning Kommunfullmäktige har efterfrågat en lista på fastigheter som går att sälja. Samhällsbyggnadsförvaltningen arbetar kontinuerligt med uppdraget att förvalta Karlskoga kommuns mark på bästa sätt och där ingår bland annat att avveckla fastigheter som kommunen inte behöver. I bilaga 1 redovisas de fastigheter som för kommunens del går att sälja. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut punkt 4, kommunfullmäktiges uppdrag om en redovisning av vilka fastigheter som går att sälja, Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 december 2011, rev den 14 december 2011 s beslut godkänner rapporten enligt bilaga 1. Expedieras till: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

6 Sammanträdesprotokoll 6 SBN 145 SBN Prisförändring av renhållningstaxa 2012 Sammanfattning Karlskoga Energi och Miljö AB (KEMAB) har kommit in med en begäran om att få höja renhållningstaxan från och med 2012 med 3,4 procent, vilket är halva renhållningsindex 77:1, som är 7,9 procent för perioden augusti 2008 till augusti Höjningen är tänkt att ske från och med 1 mars Höjningen har inget samband med införande av matavfallshämtning utan beror på kostnadsökningar för bränsle och personal. Nuvarande taxa har varit oförändrad sedan I samband med denna förändring har KEMAB även tagit med två andra förändringar, nämligen införandet av taxa för 240-liters kärl (ny produkt), samt tydligare konstruktion av taxan när det gäller hämtning av hushållsavfall mer än en gång per vecka. Samhällsbyggnadsförvaltningen har granskat förslaget och anser att höjningen är rimlig utifrån att taxan har legat still sedan Beträffande förändringen i taxan vad gäller hämtning mer än en gång per vecka så anser samhällsbyggnadsförvaltningen att det är bra att kunderna tydligt kan se vad varje tillkommande hämtning kostar. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 2 december 2011 Förslag från Karlskoga Energi och Miljö AB den 1 december 2011 s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att anta ny avfallstaxa enligt bilaga 1 till och med 6. Expedieras till: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

7 Sammanträdesprotokoll 7 SBN 146 SBN Ekonomisk rapport Sammanfattning Förvaltningsekonom Ulla Lindqvist redovisade den ekonomiska rapporten för november Beslutsunderlag Ekonomisk rapport för november 2011 s beslut beslutar att godkänna den ekonomiska rapporten för november 2011.

8 Sammanträdesprotokoll 8 SBN 147 SBN Internbudget och attestlista 2012 Sammanfattning Kommunfullmäktige har beslutat om mål och budget 2012 och tilldelat samhällsbyggnadsnämnden en driftbudget om tkr för 2012 samt en investeringsbudget om tkr. (KF ) Driftbudgeten är reducerad jämfört med tidigare år med anledning av den skatteväxlingen som kommer att ske med början 2012 då landstinget blir ny trafikhuvudman. En uppjustering av ram har också gjorts med anledning av beslutad skattehöjning. har tidigare beslutat om mål och styrmått för 2012 (SBN ) men kommer att behöva komplettera med mål och styrmått avseende kostnadseffektivitet och verksamheter som berörs av Stockholm Business Alliance undersökning. Attesträtt inom samhällsbyggnadsnämnden Kommunfullmäktige har antagit reglemente för attest, utanordning och utbetalning i Karlskoga kommun. Reglementet omfattar samtliga externa och interna transaktioner inklusive omföringar och rättelser av felaktigt bokförda transaktioner. Reglementet omfattar även medel som kommunen åtagit sig att förvalta eller förmedla. Varje nämnd skall inom sitt ansvarsområde utse granskningsattestanter, beslutsattestanter och ersättare till dessa. Beslut avseende förändringar under löpande år kan delegeras. Beslutet gäller även godkännande av elektroniska attestanter. Det åligger varje attestant att ha god kännedom om reglementets innehåll. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 december 2011, rev den 14 december s protokoll den 7 september 2011 Kommunfullmäktiges protokoll den 15 november 2011 s beslut 1. fastställer internbudget 2012 och attestlista för samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområde enligt samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 december 2011, rev 14 december 2011.

9 Sammanträdesprotokoll 9 Forts. SBN 147 SBN beslutar att ge ordförande Sven-Olof Axelsson och förvaltningschef Stefan Larsson generell attesträtt för samhällsbyggnadsförvaltningens samtliga ansvarskoder. 3. beslutar att vid förvaltningschefens frånvaro ge ställföreträdande förvaltningschefen Stig Rengman generell attesträtt för samhällsbyggnadsförvaltningens samtliga kontoslag. Expedieras till: Samhällsbyggnadsförvaltningen

10 Sammanträdesprotokoll 10 SBN 148 SBN Internkontroll 2011 Sammanfattning beslutade att de två internkontrollpunkterna för 2011 som respektive nämnd beslutar om skulle vara förekomsten av bisysslor samt otillåten påverkan. Syftet med internkontroll är att säkerställa att ansvarig nämnd har den insyn den behöver för att på ett fullgott sätt kunna leda och styra i olika frågor. Vidare beslutade nämnden att en återrapportering från förvaltningen skulle ske innan utgången av (SBN ) Kontrollpunkten bisyssla har följts upp genom att ansvarig chef har ställt en direkt fråga till medarbetaren under medarbetarsamtalet. En medarbetare har en godkänd bisyssla och en annan medarbetare har fått begränsa sin i övrigt godkända bisyssla. Någon form av fakturering från dessa medarbetare till kommunen har inte förekommit såvitt förvaltning har kunnat kontrollera. Den andra kontrollpunkten otillåten påverkan har följts upp genom löpande rapportering av tre händelser till nämnden. Den sista händelsen har lett till att en medarbetare har avböjt att delta i ett evenemang som en leverantör anordnat. Avseende utrikes tjänsteresor har förvaltningen som policy att få dessa godkända av nämnden och de tre resor som föreslagits har också godkänts och beslutats av nämnden i laga ordning. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 december 2011 s protokoll s beslut beslutar att godkänna samhällsbyggnadsförvaltningens rapport om genomförd internkontroll Expedieras till: Samhällsbyggnadsförvaltningen

11 Sammanträdesprotokoll 11 SBN 149 SBN Internkontroll 2012 Sammanfattning Kommunfullmäktige har beslutat att tre kommunövergripande områden ska granskas årligen. Dessutom ska två förvaltningsspecifika områden granskas som respektive nämnd beslutar om. Syftet med internkontroll är att säkerställa att ansvarig nämnd har den insyn den behöver för att på ett fullgott sätt kunna leda och styra i olika frågor. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att följande två områden bör bli föremål för internkontroll 2012: - Riskhantering i samband med anläggnings- och parkarbeten - Aktualitetsgransking av den information som förvaltningen ansvarar för på kommunens hemsida. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 december 2011 s beslut 1. beslutar att riskhantering i samband med anläggnings- och parkarbeten samt aktualitetsgransking av den information som förvaltningen ansvarar för på kommunens hemsida skall granskas under 2012 års internkontroll. 2. uppdrar till samhällsbyggnadsförvaltning att genomföra beslutad interkontroll under 2012 och återrapportera resultatet av denna granskning före utgången av Expedieras till: Samhällsbyggnadsförvaltningen

12 Sammanträdesprotokoll 12 SBN 150 SBN Dokumenthanteringsplan Sammanfattning fastställde den 15 december 2010, SBN 147, dokumenthanteringsplan för samhällsbyggnadsförvaltningen. I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/ ) skall varje myndighet upprätta en plan som redovisar myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Vidare anges att planen skall uppdateras minst en gång per år samt revideras vid behov. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut. Dokumenthanteringsplanen är ett - hjälpmedel vid gallring - hjälpmedel för kontoret - styrmedel för kontoret - kontrollmedel för kommunarkivet Förändringar som skett inom samhällsbyggnadsförvaltningen är bland annat att gatu / parkavdelningen och fastighetskontoret har bildat teknik- och fastighetsavdelningen. MBK- och lantmäteriavdelningen har tillsammans med plan- och byggavdelningen bildat ett stadsbyggnadskontor. Miljökontoret har till följd av ändrade arbetsrutiner vid arkivering anpassat indelningen av ärenden i dokumenthanteringsplanen till den nya arbetsrutinen. Mark- och exploateringsavdelningens revideringar i dokumenthanteringsplanen innefattar bland annat att man har tagit bort beslut om förköp då den kommunala förköpsrätten avskaffats. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 30 november 2011 Riksarkivets gallringsråd. s beslut fastställer reviderad dokumenthanteringsplan för 2012.

13 Sammanträdesprotokoll 13 Forts. SBN 150 SBN Expedieras till: Samhällsbyggnadsförvaltningen

14 Sammanträdesprotokoll 14 SBN 151 SBN Hedrande namnsättning Sammanfattning Kultur- och föreningsförvaltningen har fått en fråga genom Tyck om Karlskoga, synpunkt nr1131, om hur Karlskoga uppmärksammar sin vänort i USA. Det är en utlandssvensk bosatt i Wheaton Illinois, Karlskogas vänort som skriver att där är man stolta över att ha Karlskoga som vänort och har hedrat det genom att uppkalla en gata till Karlskoga Avenue. Skrivande undrar hur Karlskoga återgäldar deras vänlighet? Frågan har besvarats och lämnats vidare till namnberedningen för handläggning. Samhällsbyggnadsförvaltningen har varit i kontakt med statliga lantmäteriet där de rekommenderar att man generellt ska vara ytterst försiktig med att hedra genom offentlig namnsättning. Utländska namnelement är inte heller förenliga med god ortnamnssed, men det är en avvägning som kommunen får göra. Karlskoga kommun saknar idag tydliga riktlinjer för hantering av utländska namn i namnsättning och hedrande namnsättning av någon eller något. Karlskoga kommun jobbar dock efter god ortnamnssed och därmed bör kommunen generellt sett, avhållas från utländska element vid namngivning.(god ortnamnssed, Ortnamnsrådets handledning i namnvård, ISSN ). Alternativa sätt, enligt statliga lantmäteriet, att uppmärksamma exempelvis vänorter och liknande är att ordna en samlingsplats liknande den Karlskoga har på torget där varje vänort får en egen skylt. En annan fin gest är att anlägga en vänortspark, en samlingsplats för samtliga vänorter. Då namnges parken till namnet Vänortsparken. Där kan exempelvis gångstigar eller liknande uppkallas efter vänortsstäder och blommor kan planteras så att flaggor bildas mm. Det finns flera bra möjligheter att hedra våra vänorter utan att hantera dem i offentlig namnsättning. Namnberedningen föreslår därmed samhällsbyggnadsnämnden att uppdra till namnberedningen och samhällsbyggnadsförvaltningen att komplettera riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Karlskoga kommun eftersom det idag saknas riktlinjer för hur utländska namnelement hanteras och hur vi hedrar någon eller något genom offentlig namnsättning. Beslutsunderlag Synpunkt nr.1131, Tyck om Karlskoga Muntlig kontakt med Annette Torensjö, sektionschef för Ortnamn vid lantmäteriet

15 Sammanträdesprotokoll 15 Forts. SBN 151 SBN Riktlinjer för ortnamnsverksamhet i Karlskoga kommun. s beslut uppdrar till namnberedningen och samhällsbyggnadsförvaltningen att komplettera riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Karlskoga kommun. Expedieras till: Samhällsbyggnadsförvaltningen Namnberedningen

16 Sammanträdesprotokoll 16 SBN 152 SBN Nya parknamn Sammanfattning Kommunen har ett omfattande ansvar för namngivning och namnvård även om det inte är lagreglerat. Det omfattar namngivning av bl.a. namn på gator, vägar och offentliga platser. De föreslagna namnen grundar sig på väletablerade ortnamn i områdena, namn som är kända och anknyter väl till platsen. Tre nya detaljplaner har vunnit laga kraft, Grönfeltsviken del av Bregården 2:77, Immetorp Klaven 7 mfl. samt Dammängen Norr. I samtliga planer finns parker m.m. som ska namnges. Vid Immetorp finns ett naturområde och en park som saknar namn. Förslaget är att namnge parken till Hyttparken och naturområdet till Hyttskogen. Teknik- och fastighetsavdelningen och namnberedningen är tveksamma till namnet Hyttparken på grund av avståndet till hyttans område. De föreslår istället Österbroparken, ett namn som de anser vara mera lokalt förankrat till området. Vid Dammängen har sträckningen av två lokalgator ändrats. Förslaget är att låta den södra gatan heta Passagevägen, den sträcker sig från Dammängsvägen till Dressyrvägen. Den norra gatan, som sträcker sig från Passagevägen till Dressyrvägen, föreslås heta Piruettvägen. Beslutsunderlag Namnberedningens protokoll den 16 november 2011 Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 18 oktober 2011 med plankartor Namnberedningens protokoll den 22 november Samråd med teknik- och fastighetsavdelningen Yrkande Liselotte Eriksson (S) yrkar bifall till namnberedningens förslag. Propositionsordning Ordförande finner att det finns två stycken namnförslag namnberedningens förslag Österbroparken och förvaltningens förslag Hyttparken.

17 Sammanträdesprotokoll 17 Forts. SBN 152 SBN Ordförande ställer proposition på de båda förslagen och finner att nämnden bifaller namnberedningens förslag. s beslut beslutar namnge: parken vid Immetorp till Österbroparken enligt bilaga 1. naturområdet vid Immetorp till Hyttskogen enligt bilaga 1. vägen mellan Dammängsvägen och Dressyrvägen till Passagevägen enligt bilaga 2. vägen mellan föreslagna Passagevägen och Dressyrvägen till Piruettvägen enligt bilaga 2. Expedieras till: Namnberedningen Samhällsbyggnadsförvaltningen

18 Sammanträdesprotokoll 18 SBN 153 SBN Tomtpriser Storängsudden Sammanfattning Arbetet med en exploatering vid Storängsudden har pågått sedan fullmäktige fattade sitt beslut om att godkänna programmet för Västra Möckelnstranden. Detaljplanen för Storängsudden är antagen av och för att kunna sälja tomterna inom planen behöver ett tomtpris fastställas. Samhällsbyggnadsförvaltningen har låtit värdera tomterna och värderingen ligger till grund för försäljningen av redan arrenderade tomter men tomter som ska förmedlas till tomtkön föreslås få ett något högre värde än värderingen. Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges beslut den 28 september och den 6 april s beslut den 5 december , 2 mars och 16 november Värderingsinstitutet A Sundqvist AB: Värdeutlåtande, 25 st tomter vid Storängsudden den 27 september 2011 Detaljplan Storängsudden (del av Aggerud 2:67) Antagandehandling Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 december 2011, reviderad den 14 december s beslut 1. fastställer tomtpriser vid Storängsudden enligt karta (bilaga 1) och förteckning (bilaga 2). Tomtpriserna inkluderar inkopplingsavgift för vatten och avlopp. 2. bemyndigar förvaltningschefen att försälja tomter på Storängsudden enligt fastställda tomtpriser enligt punkt 1 ovan. 3. Förvaltningschefen ges rätt att vid avvikelser på ytan av tomterna överstigande 10 % av i förteckningen angivna ytor reglera priserna. Vid regleringen ska i förteckningen enligt bilaga 2. angivna kvadratmeterpriser användas för hela förändringen i kvadratmeter. Expedieras till: Samhällsbyggnadsförvaltningen

19 Sammanträdesprotokoll 19 SBN 154 SBN Linnebäck - Utredning av försäljning av kommunens mark Sammanfattning En utredning om etablering av områden för industri och handel i anslutning till E18 i Linnebäck har utförts. Utredningen har studerat hela det område som i översiktplanen är utlagt som blivande industriområde vid ny anslutning av E18 i Linnebäck. Delar av området är möjligt att exploatera som industrimark och enligt deras förslag i tre etapper med etapp 1 närmast Karlskoga tätort norr om E18 och etapp 3 norr om gamla E18 närmast Linnebäck. Det finns dock ett antal begränsande faktorer som gör att det finns en stor osäkerhet om när en exploatering kommer till stånd. Karlskoga kommuns mark i Linnebäck borde därför gå att sälja. Beslutsunderlag Översiktsplan för Karlskoga kommun Detaljplan 1883-P05/1 Linnebäck Östra inklusive detaljplaneprogram för del av Linnebäck Kommunstyrelsens beslut den 15 februari punkt 4 s beslut den 17 november Utredning Fysiska förutsättningar för etablering av områden för industri och handel i anslutning till E18 vid Linnebäck Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 28 november s beslut ger samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att sälja fastigheterna Stråbergsmyren 2:33, 2:46-48 och 2:52 och försäljningen ska ske via mäklare eller anbud. Expedieras till: Samhällsbyggnadsförvaltningen

20 Sammanträdesprotokoll 20 SBN 155 SBN Mosserud biogasanläggning - (del av Högåsen 2:194) Sammanfattning Karlskoga Biogas AB har för avsikt att uppföra en anläggning för tillverkning av biogas vid avfallsdeponin i Mosserud. Avfallsdeponin och fastigheten där den är belägen ägs och drivs av Karlskoga Miljö AB, ett dotterbolag till Karlskoga Energi & Miljö AB, ett helägt kommunalt bolag som genom flera dotterbolag hanterar va- och elförsörjning, avfallshantering, fjärrvärmeförsörjning, mm. Anläggningen kommer att ligga centralt placerad inom depiniområdet. Mosserud är beläget omedelbart söder om E18, ca 1 km väster om Karlskoga tätort. Förutom deponi finns här ytor och anläggningar för att ta emot olika typer av sorterade fraktioner. Här finns även en biomalanläggning som omvandlar animalt bioavfall till bränsle vilket används vid kraftvärmeverket i Karlskoga. Det nu aktuella området är inte tidigare planlagt. Planläggningen syftar till att skapa ett användningsområde och en byggrätt för energiproduktion, t ex framställning av biogas. Detaljplanen handläggs med enkelt planförfarande enligt nya PBL (2010:900) där tillståndsprocess enligt miljöbalken har samordnats med planprocessen. Eftersom planen handläggs med enkelt planförfarande har en behovsbedömning enligt PBL 5 kap 18 inte gjorts. Oaktat detta har en miljökonsekvensbeskrivning upprättats som ett led i tillståndsprövningen enligt miljöbalken för verksamheten. Miljökonsekvensbeskrivningen följer planförslaget och har funnits tillgänglig under granskningsperioden. Granskning har genomförts under perioden november Kungörelse har dels skett i lokalpressen, dels genom att kungörelse sänts med post till berörda sakägare. Parallellt med granskningen har en kompletterande remiss gått ut till kommunala instanser. Inga yttranden har inkommit från privata sakägare under granskningsperioden. Länsstyrelsen och två kommunala instanser har inkommit med yttranden. Dessa har dock inte medfört några förändringar i planförslaget som därmed föreslås antas. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 1 december 2011 Granskningsutlåtandeden 1 december 2011 Planhandlingar, upprättade 26 oktober 2011

21 Sammanträdesprotokoll 21 Forts. SBN 155 SBN s beslut antar förslag till detaljplan för Mosserud biogasanläggning (del av Högåsen 2:194). Expedieras till: Samhällsbyggnadsförvaltningen Karlskoga Energi & Miljö AB

22 Sammanträdesprotokoll 22 SBN 156 SBN Storängstorp - kv Jätten m fl förnyat och utvidgat uppdrag att upprätta detaljplan Sammanfattning Storängstorp är en del av stadsdelen Storängen längs Degerforsvägen, i södra Karlskoga. Storängstorp är ett av Karlskogas nyare bostadsområden och innehåller villabebyggelse som började uppföras i slutet av 1980-talet och här finns fortfarande någon enstaka obebyggd tomt. En handfull villor fanns i området redan innan det började byggas ut. Trots att detaljplanerna endast är drygt 20 år uppstår då och då problem i samband med bygglovgivning där ordinära villor från hustillverkare eller tämligen små tillbyggnader kommer i konflikt med nuvarande bestämmelser. Det gäller dels hur stora hus som ytmässigt får byggas, dels att nuvarande detaljplaner endast medger villor i en våning. De tomter som skapades var i flera fall små och sammanslagning av två tomter har förekommit för göra dem attraktivare för försäljning. 16 tomter ligger ut mot ett grönområde och flera förfrågningar om att köpa till mark för att utöka tomterna finns. Det är vanligt att äldre planer inte medger den ytstandard som efterfrågas idag. Att dagens bostadshus tar större plats beror inte bara på önskemål om större rum, mm från den som ska bo. Skärpta bestämmelser vad gäller energieffektivitet leder till tjockare väggar som tar mer plats och skärpta bestämmelser avseende tillgänglighet leder till att fler villor byggs eller byggs om i ett plan, vilket är mer ytkrävande på tomten. Ett arbete med att ersätta dessa detaljplaner pågår, dels som enskilda detaljplaner med detta som huvudsyfte, dels i samband med planläggning där även andra frågor regleras. En annan fråga i området som kräver reglering är Bamsestigen och Mullestigen samt kvarteret Jätten. Detta kvarter byggdes ursprungligen som en bostadsrättsförening där respektive villa var en bostadsrätt och gator och närmast omgivande grönområde utgjorde en del av föreningens gemensamma mark och ansvar. Efter ekonomiska problem, för den här likaväl som många andra nya bostadsrättsföreningar i Sverige i början på 1990-talet, avvecklades föreningen och husen styckades av som enskilda fastigheter. Gator och grönområde kom dock att ligga kvar som gemensamhetsanläggningar, till skillnad från övriga gator i Storängenområdet som var och är kommunala. Kommunen avtalade med samfällighetsföreningen att från ta över gator och grönområde vilket också skulle regleras i en ny detaljplan. Beslut om ett tillägg till planuppdraget för den då pågående detaljplanen för Storängens handelsområde finns. Utöver regleringen av gator och grönområde ingick även att utöka befintliga tomter och byggrätter där så var

23 Sammanträdesprotokoll 23 Forts. SBN 156 SBN möjligt, dessutom kunde en ny villatomt skapas i änden av Bamsestigen. Eftersom dessa hus byggdes som en sammanhållen arkitektonisk enhet har ambitionen varit att i större utsträckning styra om- och tillbyggnader så att helhetsintrycket behålls. I samband med samrådsförfarandet framkom behov av att utvidga planområdet ytterligare med anledning av de önskemål som beskrivits i stycket ovanför. Planläggningen har därför bedömts bli så omfattande och de enskilda frågeställningarna så många att de bör hanteras i en separat detaljplan, d v s inte inom ramen för Storängens handelsområde. Syftet med planläggningen är således att utöka utnyttjandegraden och byggrätten inom kvarteren i Storängstorpsområdet, att där det är möjligt utöka kvartersmarken så att fastighetsägare kan köpa till mark för att utöka tomterna samt att omvandla gatorna Bamsestigen och Mullestigen samt en del grönområde till kommunala gator respektive naturmark. Därutöver skapas en ny villatomt vid Bamsestigen och tomten för den befintliga förskolan i kv Trollet utökas. Planen omfattar även andra frågor, t ex justeringar av gator och annan allmän platsmark. Detta förnyade och utvidgade planuppdrag ersätter tidigare beslut att kv Jätten m fl ska handläggas som en del av detaljplanen för Storängens handelsområde. Förändringar av planområdet och dess innehåll jämfört med vad som redovisats i samband med uppdraget och som inte är av principiell art får göras inom ramen för handläggningen. Eftersom planen handläggs med normalt planförfarande har en behovsbedömning enligt PBL 5 kap 18 gjorts. Slutsatsen är att det planen väntas medge inte kommer innebära betydande miljöpåverkan och att en miljökonsekvensbeskrivning därför inte upprättas. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 29 november 2011 Behovsbedömning 29 november 2011 s beslut 1. uppdrar åt samhällsbyggnadsförvaltningen att upprätta förslag till detaljplan för Storängstorp - kv Jätten m fl och att detta beslut ersätter beslut från SBN 38 att kv Jätten ska handläggas som en del av detaljplanen för Storängens handelsområde.

24 Sammanträdesprotokoll 24 Forts. SBN 156 SBN beslutar att en miljöbedömning enligt 5 kap 18 PBL inte behöver göras eftersom det planen medger inte antas kommer att innebära betydande miljöpåverkan. Expedieras till: Samhällsbyggnadsförvaltningen

25 Sammanträdesprotokoll 25 SBN 157 SBN Remiss - Medborgarförslag angående cykelled Lunedet - Karlskoga Sammanfattning har beretts tillfälle att svara på en remiss angående ett medborgarförslag om satsningar på en cykelled mellan Karlskoga och Lunedet för att cyklister ska undvika de trafikerade vägarna 205 och 237. Karlskoga kommun har gjort satsningar på att bygga ut och bygga ihop cykelbanor/leder och idag finns ett väl utbyggt cykelnät framför allt inom tätorten. Målsättningen är att cykelnätet ska bli mer lättillgängligt, tryggt och säkert. Kommunen arbetar med att bl a förbättra belysning, siktröjning och skyltning på olika sträckor. När det gäller cykelled mellan Karlskoga och Lunedet så finns det en led som är fullt möjlig att cykla via flygfältet Forsby Lunedet. Samhällsbyggnadsförvaltningen har i dagsläget inga inplanerade åtgärder för sträckan men har fått information om att kultur och föreningsförvaltningen planerar att göra insatser under Insatserna handlar om att förbättra skyltningen av cykelleden samt förtydliga informationen om den samma. Ny skyltning kommer att uppföras mellan Karlskoga centrum via Karlberg, flygfältet, Forsby och Lunedet. Informationen på kommunens hemsida kommer också att ses över för att förtydligas med karta och information. föreslår att medborgarförslaget bifalls. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 4 december 2011 Remiss Medborgarförslag angående cykelled Lunedet Karlskoga inkommen den 5 april 2011 s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att bifalla medborgarförslaget om satsningar på cykelled mellan Karlskoga och Lunedet. Expedieras till: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

26 Sammanträdesprotokoll 26 SBN 158 SBN Remiss - Medborgarförslag beträffande önskemål om flera boulebanor vid Näset Sammanfattning har beretts tillfälle att svara på en remiss angående medborgarförslag med önskemål om fler boulebanor vid Näset. Efter det att medborgarförslaget inkommit har fler banor anlagts vid Näset och där med har medborgarförslaget redan genomförts. föreslås därför besluta att anse medborgarförslaget besvarat. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 5 december 2011 Remiss - Medborgarförslag beträffande önskemål om flera boulebanor vid Näset, den 22 mars 2011 s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att anse medborgarförslaget besvarat. Expedieras till: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

27 Sammanträdesprotokoll 27 SBN 159 SBN Remiss - Medborgarförslag för tillbyggnad av hiss till Rävåsskolan Sammanfattning har beretts tillfälle att svara på en remiss med medborgarförslag om tillbyggnad av hiss vid Rävåsskolan. Karlskoga kommun har genomfört ett omfattande arbete med en lokalutredning med syfte att minska på ett stort antal kvadratmeter lokalyta och satsa på färre men väl fungerande enheter inom bl a skolan. Samhällsbyggnadsförvaltningen har varit delaktig i det arbetet. Lokalutredningen har resulterat i en rapport Lokalutredningen, delrapport 1, augusti 2011 där det framgår att Rävåsskolan föreslås förblir en F-3 skola. Det framgår också att det har gjorts besiktningar av skolan och att samhällsbyggnadsförvaltningen utifrån analyser av besiktningsresultatet bedömt att det är rimligt att vidta åtgärder för att rusta upp Rävåsskolan. Upprustningen handlar bl a om nya ytskikt, byte av avloppsstammar, totalrenovering av värme- och ventilationssystem, brandcellsindelning samt en hiss. Den totala kostnaden för upprustning bedöms uppgå till 7-10 mkr. Kommunfullmäktige beslutade i november 2011 i enlighet med lokalutrednings förslag bl a att Rävåsskolan ska förbli en F-3 skola och upprustningen ska påbörjas Samhällsbyggnadsförvaltningen anser att medborgarförslagets fråga om ny hiss i Rävåsskolan kommer att tas om hand genom fullmäktiges beslut om att bevara och rusta upp Rävåsskolan. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 5 december 2011 Kommunfullmäktiges protokoll den 15 november 2011, 230 Lokalutredningen, delrapport 1, augusti 2011 Remiss Medborgarförslag om tillbyggnad av hiss vid Rävåsskolan den 20 maj 2011 s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att besluta att frågan om hiss vid Rävåsskolan tas om

28 Sammanträdesprotokoll 28 Forts. SBN 159 SBN hand vid den kommande upprustningen av Rävåsskolan och där med anse medborgarförslaget besvarat. Expedieras till: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

29 Sammanträdesprotokoll 29 SBN 160 SBN Remiss - Motion om olaga affischering Sammanfattning har beretts tillfälle att yttra sig över en motion från Fredrik Molin (SD) angående olaga affischering. I motionen föreslås följande: Att kommunen antar som policy att alltid polisanmäla olaga affischering. Att en arbetsuppgift för parkförvaltningen är att sanera olaga affischering och samtidigt notera arbetade timmar så att skadeståndsanspråk kan medfölja polisanmälan. Att kommunen ser över möjligheterna att erbjuda alternativ till den olagliga affischeringen. Det vill säga finns tillräckligt med fria anslagstavlor och finns hårdare styrda anslagstavlor på kommunala väl frekventa anläggningar. Samhällsbyggnadsförvaltningen anser att problemet med olaga affischering inte är omfattande. Parkenheten inom förvaltningen har som ansvar att städa bort olaga affischering och gör detta i mån av tid. Förvaltningen polisanmäler alltid all form av skadegörelse. När det kommer till olaga affischering så försöker förvaltningen arbeta förebyggande genom att föra dialog med de som affischerar på fel ställen och informera dessa om vad som gäller samt hänvisa till vart affischering får förekomma. Karlskoga kommuns lokala ordningsföreskrifter (fastställda av fullmäktige) reglerar i 10 vart affischering får ske och att tillstånd i vissa fall behövs från polismyndigheten. De lokala ordningsföreskrifterna finns lättillgängliga på Karlskoga kommuns hemsida. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att motionen avslås. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 5 december 2011 Remiss- Motion angående olaga affischering, inkommen 22 mars 2011 Allmänna lokala ordningsföreskrifter för Karlskoga kommun, s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att motionen avslås.

30 Sammanträdesprotokoll 30 Forts. SBN 160 SBN Expedieras till: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

31 Sammanträdesprotokoll 31 SBN 161 SBN Delegationsärenden Följande delegationsbeslut har anmälts: Mark- och exploatering - delegationsbeslut för novmber s beslut Anmälan godkänns.

32 Sammanträdesprotokoll 32 SBN 162 Inkomna handlingar Namnteckning för attestanter Förvaltningsrätten i Karlstad, Beslut Mål nr E - Laglighetsprövning enligt kommunallagen; ej sakprövning - Förvaltningsrätten avslår överklagandet. Miljödepartementet - Regiringsbeslut Överklagande i fråga detaljplan för Mallen 12-18, Karlskoga kommun - Regiringen avslår överklagandet Återrapportering från fikamöte den 16 november 2011 mellan ungdomar och politiker Protokollsutdrag KF Motion om avgiftsfri parkering i Karlskoga Protokollsutdrag KF Motion om tematiskt tillägg för vattenskoteråkning Protokollsutdrag KF Lokalutredningen Protokollsutdrag KF Gemensam löneadministration östra Värmland Protokollsutdrag KF Medborgarförslag om tematiskt tillägg till översiktsplanen gällande vindkraft Protokollsutdrag KF Medborgarförslag om tematiskt tillägg till översiktsplanen om vindkraft och speciell bedömning för Granåsens ljudbild Protokollsutdrag KF Revidering av taxa för livsmedelstillsyn Protokollsutdrag KF Medborgarförslag gällande den framtida vindkraftsetableringen i Karlskoga kommun Protokollsutdrag KF Mål och budget , skattesats Protokollsutdrag KF Mål och budget Protokollsutdrag KF Vattenskyddsföreskrifter gällande Gälleråsens och Timsälvens vattenskyddsområde Protokollsutdrag BUN Barn och utbildningsnämndens sammanträdesdagar2012 Återrapportering från fikamöte den 19 oktober 2011 mellan ungdomar och politiker

33 Sammanträdesprotokoll 33 SBN 163 Samhällsbyggnadsinformation Samhällsbyggnadsförvaltningen informerade nämnden i följande ärenden: - Upprättad skriftlig rapportsammanfattning daterad den 6 december 2011 presenterades av Stefan Larsson - Personalfrågor och övriga ärenden presenterades muntligt av Stefan Larsson - Teknik- och fastighetsavdelningens projektplan redovisades muntligt av Stig Rengman och Stefan Larsson - Kvalitetsåtagande för miljökontoret presenterades muntligt av Stefan Larsson - Aktuella personalfrågor samt övriga frågor. Stefan orienterade nämnden i följande inkomna beslut: Förvaltningsrätten i Karlstad beslut Mål nr E - Laglighetsprövning enligt kommunallagen; ej sakprövning - Förvaltningsrätten avslår överklagandet. Miljödepartementet - Regeringsbeslut Överklagande i fråga detaljplan för Mallen 12-18, Karlskoga kommun - Regeringen avslår överklagandet.

34 Sammanträdesprotokoll 34 SBN 164 Rapport från kommunrevisorerna Sammanfattning Kommunrevisionen redogör för den årliga enkätundersökningen som nämndens ledamöter svarat på om revisionens övergripande granskning s beslut godkänner informationen

35 Sammanträdesprotokoll 2 Ej tjänstgörande ersättare Övriga deltagare Olov Karlsson (S) Stefan Larsson, förvaltningschef Anna-Karin Davidsson, förvaltningssekreterare Izabel Majoros, sekreterare (ersättare) Tobias Filipsson, projektledare (WSP) 143 Gunilla Eriksson, förvaltningschef (gymnasieförvaltningen) 143 Ulrika Lundgren, förvaltningschef (folkhälsoförvaltningen) 143 Jenny Johrin, KEMAB Teresé Riddersand, miljöinspektör Johan Ljung, mark- och exploateringschef Stig Rengman, teknik- och fastighetschef Kristin Södergren, verksamhetsutvecklare Ulla Lindqvist, förvaltningsekonom Bosse Björk, planchef Boo Thuvander, revisor 164 Marie Johansson Gadde, revisor 164 Anette Ståhl, revisor 164 Lennart Eliasson, revisor 164 Hans-Inge Nilsson, revisor 164 Leif Gustafsson, revisor 164 Leif Fredriksson (SPI)

36 Sammanträdesprotokoll 3 Innehållsförteckning SBN 143 Information - Möckelngymnasiet... 4 SBN 144 SBN Försäljningslista fastigheter... 5 SBN 145 SBN Prisförändring av renhållningstaxa SBN 146 SBN Ekonomisk rapport... 7 SBN 147 SBN Internbudget och attestlista SBN 148 SBN Internkontroll SBN 149 SBN Internkontroll SBN 150 SBN Dokumenthanteringsplan SBN 151 SBN Hedrande namnsättning SBN 152 SBN Nya parknamn SBN 153 SBN Tomtpriser Storängsudden SBN 154 SBN Linnebäck - Utredning av försäljning av kommunens mark SBN 155 SBN Mosserud biogasanläggning - (del av Högåsen 2:194) SBN 156 SBN Storängstorp - kv Jätten m fl förnyat och utvidgat uppdrag att upprätta detaljplan SBN 157 SBN Remiss - Medborgarförslag angående cykelled Lunedet - Karlskoga SBN 158 SBN Remiss - Medborgarförslag beträffande önskemål om flera boulebanor vid Näset SBN 159 SBN Remiss - Medborgarförslag för tillbyggnad av hiss till Rävåsskolan27 SBN 160 SBN Remiss - Motion om olaga affischering SBN 161 SBN Delegationsärenden SBN 162 Inkomna handlingar SBN 163 Samhällsbyggnadsinformation SBN 164 Rapport från kommunrevisorerna... 34

37 Sammanträdesprotokoll 4 SBN 143 Information - Möckelngymnasiet Sammanfattning Projektledaren Tobias Filipsson (WSP) för Möckelngymnasiet och förvaltningschefen för samhällsbyggnadsförvaltningen, gymnasieförvaltningen och folkhälsoförvaltningen informerar om arbetet med nya gymnasieskolan. De första skollokalerna är nu klara och det innebär att de första eleverna kan börja i de nya lokalerna när vårterminen startar upp. Projektet löper enligt tidsplan och budgeten bedöms att kunna hållas om än med knapp marginal.

38 Sammanträdesprotokoll 5 SBN 144 SBN Försäljningslista fastigheter Sammanfattning Kommunfullmäktige har efterfrågat en lista på fastigheter som går att sälja. Samhällsbyggnadsförvaltningen arbetar kontinuerligt med uppdraget att förvalta Karlskoga kommuns mark på bästa sätt och där ingår bland annat att avveckla fastigheter som kommunen inte behöver. I bilaga 1 redovisas de fastigheter som för kommunens del går att sälja. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut punkt 4, kommunfullmäktiges uppdrag om en redovisning av vilka fastigheter som går att sälja, Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 december 2011, rev den 14 december 2011 s beslut godkänner rapporten enligt bilaga 1. Expedieras till: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

39 Sammanträdesprotokoll 6 SBN 145 SBN Prisförändring av renhållningstaxa 2012 Sammanfattning Karlskoga Energi och Miljö AB (KEMAB) har kommit in med en begäran om att få höja renhållningstaxan från och med 2012 med 3,4 procent, vilket är halva renhållningsindex 77:1, som är 7,9 procent för perioden augusti 2008 till augusti Höjningen är tänkt att ske från och med 1 mars Höjningen har inget samband med införande av matavfallshämtning utan beror på kostnadsökningar för bränsle och personal. Nuvarande taxa har varit oförändrad sedan I samband med denna förändring har KEMAB även tagit med två andra förändringar, nämligen införandet av taxa för 240-liters kärl (ny produkt), samt tydligare konstruktion av taxan när det gäller hämtning av hushållsavfall mer än en gång per vecka. Samhällsbyggnadsförvaltningen har granskat förslaget och anser att höjningen är rimlig utifrån att taxan har legat still sedan Beträffande förändringen i taxan vad gäller hämtning mer än en gång per vecka så anser samhällsbyggnadsförvaltningen att det är bra att kunderna tydligt kan se vad varje tillkommande hämtning kostar. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 2 december 2011 Förslag från Karlskoga Energi och Miljö AB den 1 december 2011 s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att anta ny avfallstaxa enligt bilaga 1 till och med 6. Expedieras till: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

40 Sammanträdesprotokoll 7 SBN 146 SBN Ekonomisk rapport Sammanfattning Förvaltningsekonom Ulla Lindqvist redovisade den ekonomiska rapporten för november Beslutsunderlag Ekonomisk rapport för november 2011 s beslut beslutar att godkänna den ekonomiska rapporten för november 2011.

41 Sammanträdesprotokoll 8 SBN 147 SBN Internbudget och attestlista 2012 Sammanfattning Kommunfullmäktige har beslutat om mål och budget 2012 och tilldelat samhällsbyggnadsnämnden en driftbudget om tkr för 2012 samt en investeringsbudget om tkr. (KF ) Driftbudgeten är reducerad jämfört med tidigare år med anledning av den skatteväxlingen som kommer att ske med början 2012 då landstinget blir ny trafikhuvudman. En uppjustering av ram har också gjorts med anledning av beslutad skattehöjning. har tidigare beslutat om mål och styrmått för 2012 (SBN ) men kommer att behöva komplettera med mål och styrmått avseende kostnadseffektivitet och verksamheter som berörs av Stockholm Business Alliance undersökning. Attesträtt inom samhällsbyggnadsnämnden Kommunfullmäktige har antagit reglemente för attest, utanordning och utbetalning i Karlskoga kommun. Reglementet omfattar samtliga externa och interna transaktioner inklusive omföringar och rättelser av felaktigt bokförda transaktioner. Reglementet omfattar även medel som kommunen åtagit sig att förvalta eller förmedla. Varje nämnd skall inom sitt ansvarsområde utse granskningsattestanter, beslutsattestanter och ersättare till dessa. Beslut avseende förändringar under löpande år kan delegeras. Beslutet gäller även godkännande av elektroniska attestanter. Det åligger varje attestant att ha god kännedom om reglementets innehåll. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 december 2011, rev den 14 december s protokoll den 7 september 2011 Kommunfullmäktiges protokoll den 15 november 2011 s beslut 1. fastställer internbudget 2012 och attestlista för samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområde enligt samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 december 2011, rev 14 december 2011.

42 Sammanträdesprotokoll 9 Forts. SBN 147 SBN beslutar att ge ordförande Sven-Olof Axelsson och förvaltningschef Stefan Larsson generell attesträtt för samhällsbyggnadsförvaltningens samtliga ansvarskoder. 3. beslutar att vid förvaltningschefens frånvaro ge ställföreträdande förvaltningschefen Stig Rengman generell attesträtt för samhällsbyggnadsförvaltningens samtliga kontoslag. Expedieras till: Samhällsbyggnadsförvaltningen

43 Sammanträdesprotokoll 10 SBN 148 SBN Internkontroll 2011 Sammanfattning beslutade att de två internkontrollpunkterna för 2011 som respektive nämnd beslutar om skulle vara förekomsten av bisysslor samt otillåten påverkan. Syftet med internkontroll är att säkerställa att ansvarig nämnd har den insyn den behöver för att på ett fullgott sätt kunna leda och styra i olika frågor. Vidare beslutade nämnden att en återrapportering från förvaltningen skulle ske innan utgången av (SBN ) Kontrollpunkten bisyssla har följts upp genom att ansvarig chef har ställt en direkt fråga till medarbetaren under medarbetarsamtalet. En medarbetare har en godkänd bisyssla och en annan medarbetare har fått begränsa sin i övrigt godkända bisyssla. Någon form av fakturering från dessa medarbetare till kommunen har inte förekommit såvitt förvaltning har kunnat kontrollera. Den andra kontrollpunkten otillåten påverkan har följts upp genom löpande rapportering av tre händelser till nämnden. Den sista händelsen har lett till att en medarbetare har avböjt att delta i ett evenemang som en leverantör anordnat. Avseende utrikes tjänsteresor har förvaltningen som policy att få dessa godkända av nämnden och de tre resor som föreslagits har också godkänts och beslutats av nämnden i laga ordning. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 december 2011 s protokoll s beslut beslutar att godkänna samhällsbyggnadsförvaltningens rapport om genomförd internkontroll Expedieras till: Samhällsbyggnadsförvaltningen

44 Sammanträdesprotokoll 11 SBN 149 SBN Internkontroll 2012 Sammanfattning Kommunfullmäktige har beslutat att tre kommunövergripande områden ska granskas årligen. Dessutom ska två förvaltningsspecifika områden granskas som respektive nämnd beslutar om. Syftet med internkontroll är att säkerställa att ansvarig nämnd har den insyn den behöver för att på ett fullgott sätt kunna leda och styra i olika frågor. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att följande två områden bör bli föremål för internkontroll 2012: - Riskhantering i samband med anläggnings- och parkarbeten - Aktualitetsgransking av den information som förvaltningen ansvarar för på kommunens hemsida. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 december 2011 s beslut 1. beslutar att riskhantering i samband med anläggnings- och parkarbeten samt aktualitetsgransking av den information som förvaltningen ansvarar för på kommunens hemsida skall granskas under 2012 års internkontroll. 2. uppdrar till samhällsbyggnadsförvaltning att genomföra beslutad interkontroll under 2012 och återrapportera resultatet av denna granskning före utgången av Expedieras till: Samhällsbyggnadsförvaltningen

45 Sammanträdesprotokoll 12 SBN 150 SBN Dokumenthanteringsplan Sammanfattning fastställde den 15 december 2010, SBN 147, dokumenthanteringsplan för samhällsbyggnadsförvaltningen. I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/ ) skall varje myndighet upprätta en plan som redovisar myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Vidare anges att planen skall uppdateras minst en gång per år samt revideras vid behov. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut. Dokumenthanteringsplanen är ett - hjälpmedel vid gallring - hjälpmedel för kontoret - styrmedel för kontoret - kontrollmedel för kommunarkivet Förändringar som skett inom samhällsbyggnadsförvaltningen är bland annat att gatu / parkavdelningen och fastighetskontoret har bildat teknik- och fastighetsavdelningen. MBK- och lantmäteriavdelningen har tillsammans med plan- och byggavdelningen bildat ett stadsbyggnadskontor. Miljökontoret har till följd av ändrade arbetsrutiner vid arkivering anpassat indelningen av ärenden i dokumenthanteringsplanen till den nya arbetsrutinen. Mark- och exploateringsavdelningens revideringar i dokumenthanteringsplanen innefattar bland annat att man har tagit bort beslut om förköp då den kommunala förköpsrätten avskaffats. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 30 november 2011 Riksarkivets gallringsråd. s beslut fastställer reviderad dokumenthanteringsplan för 2012.

46 Sammanträdesprotokoll 13 Forts. SBN 150 SBN Expedieras till: Samhällsbyggnadsförvaltningen

47 Sammanträdesprotokoll 14 SBN 151 SBN Hedrande namnsättning Sammanfattning Kultur- och föreningsförvaltningen har fått en fråga genom Tyck om Karlskoga, synpunkt nr1131, om hur Karlskoga uppmärksammar sin vänort i USA. Det är en utlandssvensk bosatt i Wheaton Illinois, Karlskogas vänort som skriver att där är man stolta över att ha Karlskoga som vänort och har hedrat det genom att uppkalla en gata till Karlskoga Avenue. Skrivande undrar hur Karlskoga återgäldar deras vänlighet? Frågan har besvarats och lämnats vidare till namnberedningen för handläggning. Samhällsbyggnadsförvaltningen har varit i kontakt med statliga lantmäteriet där de rekommenderar att man generellt ska vara ytterst försiktig med att hedra genom offentlig namnsättning. Utländska namnelement är inte heller förenliga med god ortnamnssed, men det är en avvägning som kommunen får göra. Karlskoga kommun saknar idag tydliga riktlinjer för hantering av utländska namn i namnsättning och hedrande namnsättning av någon eller något. Karlskoga kommun jobbar dock efter god ortnamnssed och därmed bör kommunen generellt sett, avhållas från utländska element vid namngivning.(god ortnamnssed, Ortnamnsrådets handledning i namnvård, ISSN ). Alternativa sätt, enligt statliga lantmäteriet, att uppmärksamma exempelvis vänorter och liknande är att ordna en samlingsplats liknande den Karlskoga har på torget där varje vänort får en egen skylt. En annan fin gest är att anlägga en vänortspark, en samlingsplats för samtliga vänorter. Då namnges parken till namnet Vänortsparken. Där kan exempelvis gångstigar eller liknande uppkallas efter vänortsstäder och blommor kan planteras så att flaggor bildas mm. Det finns flera bra möjligheter att hedra våra vänorter utan att hantera dem i offentlig namnsättning. Namnberedningen föreslår därmed samhällsbyggnadsnämnden att uppdra till namnberedningen och samhällsbyggnadsförvaltningen att komplettera riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Karlskoga kommun eftersom det idag saknas riktlinjer för hur utländska namnelement hanteras och hur vi hedrar någon eller något genom offentlig namnsättning. Beslutsunderlag Synpunkt nr.1131, Tyck om Karlskoga Muntlig kontakt med Annette Torensjö, sektionschef för Ortnamn vid lantmäteriet