Regler för externt finansierade stipendier vid Umeå universitet

Transkript

1 Regler för externt finansierade stipendier vid Umeå universitet Fastställd av rektor Dnr: FS Typ av dokument: Beslutad av: Giltighetstid: Område: Ansvarig enhet: Regel Rektor Tillsvidare Personal Personalenheten

2 2 Innehåll 1. Inledning Syfte Utgångspunkter Skatteregler Stipendier som administreras av Umeå universitet men som inrättats av andra organ Enskild person som mottagare av stipendium Umeå universitet som mottagare av stipendium Inrättande och finansiering av stipendium Utlysning Mottagare av stipendium Uppehållstillstånd och visum för utländska stipendiater Information till och mottagande av stipendiat Stipendier för postdoktoral meritering Behörighet för postdoktoral meritering Individuell meriteringsplan för postdoktoral meritering Stipendiebelopp Tilläggsstipendium Beslut och utbetalning Omprövning av stipendium Uppföljning... 9 Bilaga 1: Arbetsordning vid inrättande av stipendium... 1 Stipendier som är högst tre månader Stipendier över tre månader... 1 Stipendier för utbytesstudier... 2 Stipendier som administreras av Umeå universitet men som inrättats av andra organ... 2 Bilaga 2: Försäkringar... 1 Personskadeförsäkring för studenter på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå... 1 Student IN - försäkring... 1 Student UT- försäkring... 1 Samlingsförsäkring - Grupp- och individförsäkring... 1

3 3 1. Inledning Reglerna träder i kraft I samband med de nya reglernas ikraftträdande upphör beslut från , dnr att gälla. Samverkan med de fackliga organisationerna har ägt rum Dessa regler omfattar stipendier som inrättas av Umeå universitet med extern finansiering samt stipendier som inrättas av andra organ men administreras av Umeå universitet. Reglerna gäller även i de fall en institution/enhet beslutar att ta emot en stipendiat som får stipendium direkt från extern finansiär, så kallat externt stipendium. I de fallen ska mottagande institution säkerställa att stipendienivåerna minst motsvarar de nivåer som gäller för stipendier som Umeå universitet är utbetalare av. Reglerna i detta dokument reglerar inte stipendier till studenter som ska betala studieavgifter för studier på grundnivå och avancerad nivå. För regler avseende studieavgifter och stipendier till studenter som ska betala studieavgifter på grundnivå och avancerad nivå, se dnr FS Syfte Syftet med reglerna är att säkerställa att Umeå universitet har en enhetlig och korrekt användning av stipendier och att ge en vägledning till institutioner/enheter hur stipendier ska hanteras. Reglerna ska dessutom bidra till, på grund av skatte- och arbetsrättsliga skäl, att öka den interna kontrollen för hur stipendier inrättas och används. Reglerna ska också säkerställa att stipendiater får adekvat information om de villkor och som gäller vid stipendiefinansiering; tydliggöra prefektens/motsvarande ansvar vid mottagande av stipendiater samt tillförsäkra att villkoren för stipendiater är skäliga. 3. Utgångspunkter Stipendier är en nationellt och internationellt etablerad form av finansiering av studenters levnadsomkostnader i samband med utbildning och bidrar till internationalisering. Av 8 kap 5 inkomstskattelagen (1999:1229) framgår att ett absolut krav för ett stipendium ska vara skattefritt är att stipendiet aldrig får vara ersättning för arbete som utförts eller kommer att utföras för universitetet. Av 10 anslagsförordningen (2011:223) framgår att stipendier som betalas ut av Umeå universitet ska vara finansierade av externa bidragsmedel. Det är inte tillåtet att använda anslagsfinansierade medel till stipendier. I Vetenskapsrådets föreskrift VRFS 2013:1 om godkännande av forskningshuvudmän för att ta emot gästforskare framgår storleken på det belopp som en gästforskare minst ska ha tillgång till för sitt uppehälle. Beloppet ska enligt Förordning (2008:353) om godkännande för forskningshuvudmän att ta emot gästforskare motsvara det belopp som en studerande högst kan få i studiemedel per vecka enligt 3 kap. 11 studiestödslagen (1999:1395), det vill säga en summa motsvarande 5,07 procent av prisbasbeloppet, omräknat till ett månadsbelopp. Från och med den 1 april 2014 uppgår detta belopp, i enlighet med VRFS 2014:1, till kronor per månad. Av bilaga 4 till Centrala studiestödsnämndens föreskrifter och allmänna råd (CSNFS 2001:1) om beviljning av studiemedel framgår de högsta belopp för merkostnadslån för en tur- och returresa från Sverige till särskilt angivna länder. En gästforskare ska minst ha tillgång till halva det belopp som anges i föreskrifterna för sin återresa till aktuellt land. Stipendier kan under nedanstående förutsättningar inrättas av Umeå universitet och utbetalas till svenska och utländska studerande. Stipendium får inte utbetalas till någon som innehar anställning vid Umeå universitet och inte heller till doktorander som finansierar sina studier med

4 4 utbildningsbidrag. Utbildningsbidrag är skattepliktiga medan stipendier är skattefria under förutsättning att mottagaren får det för sin utbildning och att inga krav på motprestation föreligger. De så kallade pedagogiska pris som tilldelas lärare med anställning vid Umeå universitet är inte att betrakta som stipendier. Priset som är skattepliktigt ska betalas ut via lönesystemet som lön. 4. Skatteregler Ett stipendium är skattefritt om mottagaren får det för sin utbildning. Stipendier är skattefria under förutsättning att det inte betalas ut periodiskt, det vill säga att det inte betalas ut under längre tid än två år, samt att det inte utgör ersättning för arbete som utförts eller ska utföras för utbetalarens räkning. Ett stipendium är i princip alltid skattepliktigt om det utbetalas av arbetsgivaren till en anställd eller stipendiet förutsätter någon form av motprestation. Det innebär att ett utbildningsstipendium som anses utgöra arbetsersättning därmed blir skattepliktigt. Så kan bli fallet om någon form av motprestation krävs av stipendiaten. Som motprestation räknas inte en redovisning som stipendiaten gör för att visa hur studierna med stipendiet har fullgjorts. Särskild vaksamhet ska iakttas vid inrättande av stipendier för postdoktoral meritering då det kan vara svårt att särskilja postdoktoral meritering från utfört arbete. Skatteverkets bedömning av stipendier sker alltid i efterhand och om de då anser att stipendiet är en lön för utfört arbete leder det till beskattning för stipendiaten och för universitetet. Det är därför aldrig möjligt att en person som finansieras med stipendium nyttjas i undervisning eller i annat arbete vid institutionen. Om stipendiet bedöms som ersättning för utfört arbete kan det ge arbetsrättsliga konsekvenser då det kan hävdas att ett anställningsförhållande har uppstått. Om ett stipendiebeslut leder till att stipendiet anses utgöra en lön enligt Skatteverkets bedömning kommer de ekonomiska konsekvenserna av detta belasta institutionen, dvs både skatt och sociala avgifter. Stipendiaten ska ersättas för uppkommen skatt i form av lön. Forskarstipendium (Marie Curie-stipendium) som betalas ut direkt eller indirekt av EU är alltid skattepliktiga. 5. Stipendier som administreras av Umeå universitet men som inrättats av andra organ 5.1 Enskild person som mottagare av stipendium Huvudprincipen är att stipendium som beviljas enskild person, som inte har annan anknytning till universitetet än att studier bedrivs här, ska utbetalas direkt till stipendiemottagaren och inte tas in i universitetets bokföring. Detta gäller oavsett om medlen avser sådant skattefritt stipendium som syftar till att bekosta mottagarens uppehälle under viss del av studietiden eller om de avser bidrag till en studieresa/konferensresa. Om stipendiet är att betrakta som ett forskningsbidrag kan medel som beviljas doktorand tas in i universitetets redovisning under förutsättning att prefekten ger sitt samtycke. Gällande regler för gemensamma kostnader tillämpas. Observera att datorer och annan utrustning som köps in för dessa medel är som i andra fall universitetets egendom efter avslutade studier. 5.2 Umeå universitet som mottagare av stipendium I de fall ansökan skett i universitetets namn och medel beviljats för att sedan betalas ut till studerande i form av skattefritt stipendium ska medlen tas in i universitetets bokföring. Beviljade medel bokförs

5 5 som intäkt av bidrag eller uppdrag. Som exempel kan nämnas medel från Svenska Institutet. Normalt belastas stipendier inte med gemensamma kostnader då sådana bidrag endast avser en vidareförmedling av bidraget (transferering). Detsamma gäller för så kallade resestipendier som vidareförmedlas. Sökta och beviljade medel som ska finansiera driftkostnader i verksamheten tas in i universitetets bokföring. Oavsett finansiärens benämning på medlen, projektstipendium eller liknande, klassificeras dessa som bidrag till verksamheten. Gällande regler för gemensamma kostnader tillämpas. 6. Inrättande och finansiering av stipendium Beslut om att skattefritt stipendium får användas för finansiering av levnadsomkostnader på grund, avancerad, forskarnivå och för postdoktoral meritering är delegerade till dekan och får inte vidaredelegeras. Stipendier som betalas ut av Umeå universitet ska vara finansierade av externa bidrag till grundutbildning eller forskning. Stipendier får normalt inte betalas ut från uppdragsfinansierad verksamhet eftersom sådana uppdrag kräver en motprestation i form av utfört arbete. Anslagsfinansierade medel får inte användas till stipendiefinansiering. Regler för stipendiefinansiering av utbildning på forskarnivå regleras i antagningsordningen för utbildning på forskarnivå. På sikt ska stipendiefinansiering för utbildning på forskarnivå upphöra vid Umeå universitet. Stipendiefinansiering av utbildning på forskarnivå eller för postdoktoral meritering ger ett sämre socialt skydd än vad anställning ger och bör därför användas restriktivt. Vid kontakter med finansiärer av stipendier ska fördelarna med bidragsfinansiering till anställning påtalas. För att inrätta ett stipendium krävs att det i beslutet/avtalet om bidrag framgår att bidraget får användas till stipendium eller att det finns ett skriftligt medgivande från bidragsgivaren. Kopia av kontrakt eller medgivande ska bifogas det beslutsunderlag som skickas till dekan för respektive fakultet. Om institutionen använder överskott i form av resultatförda externa medel ska det redovisas i underlaget till dekan. 7. Utlysning Stipendier som Umeå universitet inrättar och som överstiger tre månader ska utlysas via universitets webb. Utlysningstiden ska minst omfatta tre veckor om det inte finns särskilda skäl för kortare tid. Innan utlysning ska samråd ske med dekan om utformning av annons samt till dekan redovisa finansiering och finansiärens medgivande att medel används till stipendium. Utlysning av stipendier för utbildning på forskarnivå ska ske i enlighet med de regler som anges i antagningsordningen för utbildning på forskarnivå. Vid utlysning av utbildningsplatser på forskarnivå, där avsikten är att finansiera del av utbildningstiden med stipendium, ska detta framgå i annonsen. Vid utlysning av stipendier för postdoktoral meritering ska det tydligt framgå att det är ett stipendium som utlyses, annonsen får inte utformas så att utlysningen kan förväxlas med en anställning. 8. Mottagare av stipendium På grund av skattereglerna får ett stipendium inte utbetalas till någon som under den närmast föregående tvåårsperioden mottagit lön, arvode eller utbildningsbidrag från Umeå universitet. Från

6 6 denna bestämmelse får undantag göras efter prövning av dekan vid respektive fakultet. Exempel på undantag är när mottagen inkomst under föregående tvåårsperiod avser - Inkomst understigande kr per år - Ersättning till försöksperson i forskningen - Ersättning till studeranderepresentanter i styrelser/nämnder - Ersättning för utfört arbete som varit av helt annan art än utbildning och forskning Maximal stipendietid för studenter på grundnivå och avancerad nivå får sammanlagt vara högst åtta månader under studietiden. Om en stipendiat får anställning efter stipendieperioden innebär det normalt inte att stipendiet blir skattepliktigt. 9. Uppehållstillstånd och visum för utländska stipendiater Innan en utländsk stipendiat tas emot är det nödvändigt att institutionen i god tid informerar om och vid behov av stöd är behjälplig hur uppehållstillstånd/uppehållsrätt söks samt visum om det krävs. För EU och EES-medborgare gäller särskilda regler enligt Schengenavtalet. Information om detta finns på Migrationsverkets webbsida. Stipendiater som kommer från ett land inom EU/EES, Schweiz eller annat konventionsland skall vid ankomst ha med sig ett EHIC (European Health Insurance Card) eller motsvarande från sitt hemland och täcks därmed av EUs samordningsregler när det gäller sjukvårdsförmåner. 10. Information till och mottagande av stipendiat Prefekt/motsvarande ansvarar för att en informationshandling som anger vilka regler som gäller för behörighet, antagning, finansiering och handledning i god tid före ankomsten skickas till stipendiat som ska antas till utbildning på forskarnivå eller ska få stipendium för postdoktoral meritering. Dessutom ska information om försäkring lämnas. Informationen som lämnas ska utformas med hänsyn till vistelsens längd och med hänsyn till det land som personen är medborgare i. I informationen bör även ingå information om övrigt som är av betydelse för personens vistelse, exempelvis information om boende i Sverige. Den inresande stipendiaten ska skriftligen bekräfta mottagandet av informationen i god tid innan ankomsten. Bekräftelsen ska skickas till berörd institution. För att stipendiaten ska känna sig välkommen och få ett bra mottagande ska institutionen ha upprättat rutiner för detta, gärna i form av en checklista. Särskilt viktigt är att en kontaktperson vid institutionen utses som hjälper stipendiaten tillrätta såväl i verksamheten, med praktiska saker, som socialt. Prefekten ansvarar för att stipendiaten erhåller information om vad stipendiefinansiering innebär gällande försäkringar, ledighet, sjukdom. För den som får stipendium för utbildning på forskarnivå eller postdoktoral meritering är det viktigt att det klargörs att frånvaro för sjukdom, vård av sjukt barn eller tid för återhämtning/sommarledighet inte kan nekas och hur information om eventuell frånvaro ska anmälas till institutionen. Den som får stipendium kan inte nekas ledighet då det inte är tillåtet att ha krav på motprestation på stipendiaten i form av arbete. Det innebär att stipendiater ska så långt som möjligt behandlas likvärdigt och ha förhållanden likvärdiga jämfört med studenter/postdoktorer i motsvarande situation men med annan finansiering. Stipendiater inom utbildning på forskarnivå och stipendiater inom postdoktoral meritering omfattas av arbetsmiljölagen och ska därför tillförsäkras en god arbetsmiljö och ska ha tillgång till universitetets företagshälsovård på samma premisser som anställd personal. Stipendiaten ska upplysas om att stipendiet ska redovisas i självdeklarationen. Om så inte sker finns risk för eftertaxering i de fall Skatteverket av någon anledning finner skäl till utredning. Förutom restskatt kan i sådana fall även skattetillägg krävas.

7 7 11. Stipendier för postdoktoral meritering Syftet med stipendier för postdoktoral meritering är att främja internationalisering samt bidra till forskningsmeritering efter doktorsexamen/motsvarande. Utifrån detta syfte kan stipendium för postdoktoral meritering inrättas för svenska forskare som avser meritera sig vid utländskt universitet eller för utländska forskare som förlägger sin meritering i Sverige. Stipendietidens längd får vara längst två år, från detta medges inga undantag. Motiveringen till tidsbegränsningen är dels de sociala villkoren för stipendium och dels att längre tid medför stor risk för att Skatteverket bedömer stipendiet som en ersättning för utfört arbete och att det därmed inte är skattebefriat. Skatteverkets bedömning sker alltid i efterhand och kan medföra skatte- och arbetsrättsliga konsekvenser. När det gäller person som får stipendium för postdoktoral meritering får det inte finnas krav på motprestation, exempelvis undervisning. Däremot kan stipendiaten redovisa studieresultat med stipendiet. Det är av stor vikt att lärare med handledande uppgifter bemödar sig om att inte ställa samma krav på person som får stipendium för postdoktoral meritering som anställd postdoktor. Den som har stipendium för postdoktoral meritering får inte utföra sådant som kan bedömas som arbete. Stipendium utgör inte sjukpenninggrundande och inte pensionsgrundande ersättning Behörighet för postdoktoral meritering För att vara behörig för ett postdoktoralt stipendium ska personen ha avlagt doktorsexamen eller utländsk examen som bedöms motsvara doktorsexamen. I första hand bör den komma ifråga som avlagt examen högst tre år före ansökningstidens utgång. Om det finns särskilda skäl kan den komma ifråga som avlagt doktorsexamen tidigare. Med särskilda skäl avses ledighet på grund av sjukdom, föräldraledighet eller klinisk tjänstgöring, förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer eller andra liknande omständigheter Individuell meriteringsplan för postdoktoral meritering För att det tydligt ska framgå att stipendiet är avsett för meritering, och inte utgör ersättning för någon form av arbetsprestation, ska en individuell meriteringsplan upprättas och en handledare utses. Syftet med planen är dels att säkerställa för stipendiaten att hon/han ska få en vidareutbildning som är av hög kvalitet med tydliggjorda utbildningsmoment och dels visa att stipendiet ges i utbildningssyfte och inte utgör ersättning för utfört arbete. I meriteringsplanen ska framgå vad som ska uppnås under stipendietiden. Meriteringsplanen ska bestå av en projektplan och en tidsplan. I planen ska tydliga inslag av utbildning/forskningsmeritering anges, det är inte tillräckligt med att ange utbyte av tekniker eller metoder. 12. Stipendiebelopp Stipendiebeloppet till studenter på grundnivå eller avancerad nivå beslutas av rektor, dekan eller genom extern stipendiefinansiärs beslut om det är ett vidareförmedlat stipendium. Om stipendiet är avsett att täcka kostnader för uppehälle som mat och husrum ska stipendiebeloppet minst motsvara det belopp som kan erhållas från CSN i form av studielån inklusive bidragsdel för perioden. Nivån på stipendium för finansiering av utbildning på forskarnivå regleras i antagningsordningen för densamma. Stipendiebeloppet för postdoktoral meritering ska minst motsvara 48 % av prisbasbeloppet. Aktuellt prisbasbelopp se Skatteverket. Stipendier på forskarnivå och för postdoktoral meritering ska täcka kostnader för uppehälle som mat och husrum under stipendieperioden. Vid fastställande av stipendiebelopp kan hänsyn tas till eventuella resekostnader för resa till stipendieorten i samband med stipendieperiodens start och hemresa vid stipendieperiodens slut. För eventuella familjemedlemmar utgår inget tilläggsbelopp.

8 8 Stipendium kan inte kombineras med traktamente, kostförmån, bostadsförmån, arvode eller annan löneförmån. För de stipendiater som får stipendiet direkt utbetalt från anslagsgivare (externt stipendium) ska institutionen säkerställa att stipendiebeloppet minst motsvarar de nivåer som gäller för Umeå universitets interna stipendier. Om stipendiebeloppet är lägre än universitets nivåer för stipendier ska institutionen ansvara för att ge tilläggsstipendium. Detta gäller under förutsättning att stipendiet är avsett att täcka kostnader för uppehälle och husrum under stipendieperioden Tilläggsstipendium Tillkommande kostnader som stipendiaten har, och som hänger samman med tiden för utbildning/meritering, kan täckas med tilläggsstipendium. Till stipendiater som har finansiering av sin utbildning på annat sätt än genom Umeå universitet, exempelvis genom stipendium/anställning i hemlandet, kan tilläggsstipendium betalas ut för kostnader för resor, uppehälle och bostad. 13. Beslut och utbetalning Beslut om skattefritt stipendium för finansiering av levnadsomkostnader för student på grundnivå avancerad nivå, forskarnivå och postdoktoral meritering ska beslutas av dekan och får inte vidaredelegeras. I förslaget till beslut om stipendium ska prefekt/motsvarande beskriva hur urvalet av stipendiaten skett. För stipendier som hanteras av Studentcentrum tillämpas fastställda urvalsregler för utbytesplatser för internationalisering och inom vissa utbytesprogram är studenter berättigade till stipendium om de får rätt till utbytesplats. För stipendium för utbildning på grundnivå och avancerad nivå ska det i beslutet framgå om stipendiet ska betalas ut som engångsbelopp, med viss periodicitet eller under en period. Stipendier som inrättas av Umeå universitet för grundnivå eller avancerad nivå får betalas ut högst åtta månader sammanlagt under studietiden. För stipendium för utbildning på forskarnivå eller för stipendium för postdoktoral meritering ska det i beslutet framgå om stipendiet ska betalas ut som engångsbelopp, med viss periodicitet eller under en period om sammanlagt högst två år. I särskilda fall för utbildning på forskarnivå, som t.ex. vid stipendiefinansiering från annat land, kan rektor fatta beslut om undantag från denna tvåårsgräns. I förslaget till beslut ska biläggas studieplan/meriteringsplan, medgivande från finansiär eller beslut om användande av överskott. I beslutet om stipendium ska framgå att som villkor för stipendiet gäller att det kan omprövas om stipendiaten blir förhindrad att utnyttja det för sin utbildning/meritering. Beslutet ska diarieföras. För stipendier som utbetalas direkt till stipendiaten från en stiftelse etc. ansvarar anslagsgivaren helt och hållet för utbetalningsprocessen. Om ett stipendiebeslut leder till att stipendiet anses utgöra lön enligt Skatteverkets bedömning ska de ekonomiska konsekvenserna av detta belasta institutionen/motsvarande, dvs kostnader för både skatt och sociala avgifter. Stipendiaten ska få ersättning för uppkommen skatt i form av lön. Ansvarig för hanteringen är prefekt/motsvarande Omprövning av stipendium Om stipendiaten på grund av sjukdom eller av annat skäl inte bedöms kunna slutföra sin meritering kan stipendiet omprövas av dekan. Förlängning av stipendietiden kan inte medges för sjukfrånvaro eller föräldraledighet.

9 9 14. Uppföljning Respektive fakultet ansvarar för att informera om gällande bestämmelser och kontrollera att bestämmelserna följs.

10 Bilaga 1: Arbetsordning vid inrättande av stipendium Stipendier som är högst tre månader. Prefekt/ motsvarande upprättar förslag till beslut om inrättande av stipendium. I förslaget ska ingå: - förslag på innehavare av stipendiet och beakta krav på jämställdhet och likabehandling - den tidsperiod under vilken stipendiet ska ges - storleken på det totala stipendiebeloppet - vilka medel som finansierar stipendiet, med kopia på skriftligt medgivande eller kontrakt/avtal - prefektens beslut, i fall där användande av överskott av resultatförda medel ska finansiera stipendiet. - Förslag till inrättande av stipendium görs på särskild blankett Stipendium. Efter underskrift av prefekt/motsvarande skickas blanketten tillsammans med övriga handlingar till respektive fakultet för granskning och beslut. Dekan ansvarar för att gällande bestämmelser kring stipendier följs. Efter beslut skickas blanketten Stipendium till löneadministrationen för utbetalning. Stipendier över tre månader Nedan angivna arbetsordning tillämpas även om stipendietiden är kortare än tre månader men stipendiet ska utannonseras via universitetets webb Prefekt/motsvarande upprättar förslag till beslut om inrättande av stipendium. I förslaget ska ingå: - annonsutkast. - under vilken tidsperiod som stipendiet ska ges - den totala summan på stipendiebeloppet samt stipendiesumma per månad - vilka medel som finansierar stipendiet, med kopia på skriftligt medgivande eller kontrakt/avtal. - prefektens beslut, i fall där användande av överskott av resultatförda medel ska finansiera stipendiet. Underlaget skickas till dekan för granskning och beslut om utannonsering. Därefter ansvarar fakulteten för att Print och Media får annonsutkast för utannonsering som ska göras via universitetets webb. I samband med utannonsering av stipendiet ska ärendet diarieföras. Efter utlysningstiden utgång erhåller prefekt/motsvarande ansökningshandlingarna och ansvarar för att: - urval görs i enlighet med de urvalskriterier som angetts vid utlysningen, samt att krav på jämställdhet och likabehandling beaktas. - upprätta förslag till beslut om inrättande av stipendium med förslag på innehavare av stipendiet på särskild blankett Stipendium. - efter underskrift av prefekt/motsvarande blanketten skickas till respektive dekan för granskning och beslut. Dekan ansvarar för - granskning av förslaget utifrån gällande bestämmelser. - beslut. - att blanketten Stipendium skickas till löneadministrationen för utbetalning. - beslutet skickas till registraturen för arkivering.

11 2 Stipendier för utbytesstudier Stipendier på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå som hanteras av Studentcentrum och fakulteterna centralt och som är kopplade till olika utbytesprogram, hanteras i enlighet med de regler som är fastställda för respektive utbytesprogram. Stipendier som administreras av Umeå universitet men som inrättats av andra organ Prefekt/motsvarande upprättar förslag till beslut i enlighet med universitetets bestämmelser för externa finansierade stipendier om inte kontraktet/avtalet innehåller specifika villkor som måste beaktas. Prefekt/motsvarande skickar förslag till beslut tillsammans med kontrakt/avtal till dekan för beslut om utbetalning. Beslut om utbetalning görs på blanketten Stipendium. Efter beslut av rektor eller dekan skickas utbetalningsbeslutet till löneadministrationen.

12 Bilaga 2: Försäkringar Personskadeförsäkring för studenter på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå Studenter på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå omfattas av Kammarkollegiets Personskadeförsäkring för studenter. Den omfattar både studenter som är bosatta i Sverige och studenter som kommer hit från utlandet och studerar. Försäkringen gäller under skoltid och under direkt färd mellan bostaden och den plats där skoltiden tillbringas. Den gäller endast i Sverige och inte i andra länder och den omfattar inte olycksfall på fritiden eller vårdkostnader vid sjukdom. Försäkringen täcker personskador genom olycksfall samt vissa fall av sjukdom genom smitta. Ett exempel är om studenten smittas av något ämne i samband med studier i ett laboratorium. Försäkringen motsvarar arbetsskadeförsäkringens olycksfallsskydd. Försäkringen finansieras av universitetets centrala medel. Eftersom denna försäkring endast gäller under skoltid är det viktigt att stipendiaten också har ett eget personskadeskydd som gäller under fritid då de flesta olyckshändelser inträffar. Student IN - försäkring Student IN-försäkringen är statens försäkring för utländska studenter i Sverige. Den är ett komplement till Personskadeförsäkringen för studenter. Alla studenter, oavsett nationalitet, som studerar eller forskar vid en statlig högskola, omfattas av den vanliga personskadeförsäkringen för studenter. Den gäller i Sverige och omfattar huvudsakligen olycksfall under skoltid och vid resor mellan bostaden och skolan. Däremot omfattar den inte olycksfall på fritiden eller vårdkostnader vid sjukdom. Alla studenter i Sverige omfattas i dag av den personskadeförsäkring (den generella studentförsäkringen) som för universitetens och högskolornas räkning tecknats i det statliga försäkringssystemet av Universitets- och högskolerådet. Den gäller under skoltid och vid direkt färd till och från den plats där skoltiden tillbringas. Många utländska studenter i Sverige har inte möjlighet att teckna en egen försäkring för sjukdom och för olycksfall under fritid. Student IN-försäkringen ger utländska studenter ett skydd för vårdkostnader. Den innehåller även ett visst olycksfallsskydd i form av fasta belopp vid invaliditet eller dödsfall samt ansvars- och rättsskydd. Den gäller dygnet runt i Schengen. Student UT- försäkring Student-UT-försäkringen är statens försäkring för studenter som studerar eller praktiserar på skolor, företag eller andra inrättningar utomlands som högskolan har avtal med. Försäkringsskyddet gäller även när studenten reser till och från studielandet. Personskadeskyddet motsvarar skyddet i den generella studentförsäkringen i Sverige. Försäkringen gäller dygnet runt. Försäkringen finansieras genom universitetets centrala medel. Samlingsförsäkring - Grupp- och individförsäkring Umeå universitet har tecknat en försäkring för utländska stipendiater som innebär att de är försäkrade genom en Grupp- och Individförsäkring via Kammarkollegiet, oavsett om stipendiet utbetalas via

13 2 universitetet eller direkt från anslagsgivaren. Försäkringen gäller under direkt resa mellan hemlandet och Sverige och dygnet runt i Sverige. Om den försäkrade har ett Schengenvisum gäller försäkringen dygnet runt i hela Schengen. För information om innebörden och villkoren för försäkringarna ska kontakt tas med löneadministrationen. Stipendiater som kommer från ett land inom EU/EES, Schweiz eller annat konventionsland skall vid ankomst ha med sig ett EHIC (European Health Insurance Card) eller motsvarande från sitt hemland och täcks därmed av EUs samordningsregler när det gäller sjukvårdsförmåner. Grupp-och individförsäkringen finansieras genom universitetets centrala medel.