Att förbereda en TTS-utställning

Transkript

1 Att förbereda en TTS-utställning 1. Lämna i god tid in en skriftlig ansökan till styrelsen med ort och datum. Utlys domarval på hemsida och TTS Facebook. Röstning via mejl av respektive krets är tillåten. Det är ni inom kretsen som föreslår domare. Styrelsen vill ej påverka valet men ställer vissa krav. Domare till våra rasspecialer skall vara auktoriserad domare med god kännedom om rasen, eller uppfödare av tibetansk terrier med minst tio års erfarenhet. Styrelsen ser gärna att fler uppfödare dömer på utställningarna. Vidare också att nyexaminerade och domare under utbildning bjuds in att närvara på våra Guldtibbeutställningar. Detta för att erbjuda intresserade domare en bredare inblick av vår ras. När domare är utsedd av kretsen skickas dess förslag in till styrelsen tillsammans med en preliminär kostnadskalkyl, se bilaga som näst sista sida av detta dokument. 2. Invänta besked från styrelsen på att allt är ok. TTS sekreterare skickar domarinbjudan med kopia till kretsen. Sekreteraren skicka även kopia till kretsen när domaren bekräftat inbjudan. Boka ev. färdbiljetter, hotell i samråd med domare o TTS sekreterare. 3. Informera domaren att vi endast tillämpar konkurrensbedömning på våra guldtibbeutställningar. HP delas ut till de hundar som förtjänar den kvalitetsbedömningen. Det finns hos sekreteraren en beskrivning på engelska av vårt bedömningssystem för TTSutställningar. Den skickas till utländska domare när de tackat ja. Domaren får lov att ge obegränsat med HP. 4. Skaffa lokal eller utomhusplats, helst skriftligt. Begär alltid skriftligt svar med uppgift om hyra, brandförsäkring samt uppgift om vem som skall stå för städningen efter utställningen. 5. Kontrollera inkvarteringsmöjligheter, kommunikationer, parkeringsmöjligheter, utspisning och glöm ej den viktiga sanitära delen. 6. Annonsera i god tid i TTS-nytt och på TSS hemsida samt Facebook. Med annonsen skickar ni en anmälningsblankett med sedvanlig information om klasser, glöm ej att vi har årsindelning på våra utställningar. Kontrollera med redaktören när annonsen för din utställning måste vara inne. 7. Försök skaffa sponsorer (ni kan erbjuda dem annons i katalogen) och tigg priser. Att förbereda när det börjar närma sig 1. Se över inkvarteringen av domaren/domarna. Om de ankommer med flyg eller tåg, checka ankomsttid etc och bestäm vem som möter upp på flygplatsen/tågstationen. Glöm ej att vi går efter SKK regler vad gäller inkvarteringen av domaren/domarna. INKVARTERING: Hotellrum med dusch, toalett, tv och telefon. Om det inte finns hotell på utställningsorten, eller standarden på de hotell som finns är låg, ska domaren kontaktas före utställningen och tillfrågas om den förläggning som arrangören kan erbjuda är acceptabel. Domaren ska aldrig erbjudas boende hos en utställare. MÅLTIDER: Informera domaren i förväg om vad som gäller för middag kvällen innan utställningen. Om domaren anländer sent ska hon/han ha möjlighet att få en lättare förtäring vid ankomst. Se till att det finns mat eller annan förtäring på utställningsplatsen. 2. Hör gärna om domaren kan tänka sig att skriva en domarberättelse till tidningen.

2 3. Skaffa ringsekreterare, två per ring (en skrivande och en inkallande). 4. Utse någon som skriver katalogen och se till att den blir tryckt och klar i god tid. 5. Beställ rosetter hos den som är ansvarig för rosetter i klubben. 6. Glöm inte inköp av gåva till domare och ringsekreterarna. Observera att TTS har som policy att varken ge som gåva eller under aktivitet servera alkoholhaltiga drycker. Klubben ersätter inte detta. 7. Köp priser. Vi har 15 kr per anmäld hund från klubben. Dessa pengar får användas till deltagarpriser, placeringsvinster samt BIR och BIM, dock EJ till lotterivinster. 8. Komplettera ringmaterial såsom kritiklappar, nummerlappar, ringband, klubbcertifikatsdiplom, klubbchampionatdiplom etc (diplomen finns hos rosettansvarig). Ha alltid med pennor, sax, häftstift, snöre, bajspåsar, sopsäckar, tejp, hushållspapper etc. På kritiklapparna skall det stå angiven TTSutställning och datum. 9. Kontakta innehavaren av vandringspriser. Ni kan alltid försöka ordna nya vandringspriser då de är mycket uppskattade, kanske ett vandringspris från just er krets. 10. Ordna med skyltar så att folk lättare hittar till utställningsplatsen. 11. Ombesörj att det finns mat och dryck till domaren och ringsekreterarna. 12. Fixa en sjukvårdslåda med plåster, huvudvärkstabletter, första förband osv. 13. Fixa stolar och bord, två bord till respektive ring, ett till sekretariatet, ett för försäljning av TTS förlagsartiklar. 14. Trimbord och eventuellt tält, om det är utomhus. Att ta emot anmälningar 1. Om inte någon i kretsen har möjlighet att ta emot anmälningar och göra katalog, kontakta TTS med förfrågan om hjälp. Tänk på SKK:s regler som säger att domaren inte bör döma mer än 80 hundar/dag. 2. När du får in anmälan kontrollera att alla uppgifter är med och att allt är läsbart. 3. Kretsen väljer själv när det är anmälningsstopp, om ni själva inte skriver katalogen, stäm alltid av med den som skriver. 4. Skriv katalogen. Försök att få den korrekturläst av annan person innan den går för tryck. Övrigt som bör ingå är information om hur en utställning går till. 5. Antal deltagande hundar läggs ut i gästbok på TTS hemsida. Ekonomi 1. En ansvarig person inom kretsen gör en ekonomisk sammanställning med utgifter och

3 inkomster (särskild blankett). Inbetalning av eventuellt överskott samt redovisning ska vara kassören tillhanda senast 14 dagar efter avslutad utställning. 2. Pricka av mot anmälningarna att alla har betalt samt att rätt summa är insatt på TTS Plusgiro. Medlemskap i TTS är obligatoriskt. Listor på inbetalningar får du från TTSkassör. Kassören hjälper dig också med att kontrollera att alla är medlemmar. 3. Vi tillämpar SKK-regler för ersättning till domare och ringsekreterare om ingen annan överenskommelse är uppgjord. 4. Tag med växelkassa, kvittensblock och pengar till utställningen samt miniräknare och kurs på eventuella valutor, om vi har utländska domare, så att de kan få pengar för eventuella utlägg. De ekonomiska transaktionerna sker efter överenskommelse mellan arrangerande krets och TTS kassör. 5. Se till att alla som ska ha får betalt. Gör lämpligtvis upp en lista i förhand så går det smidigare. Utställningsdagen 1. Kontrollera att alla med arbetsuppgifter är på plats samt domare och ringsekreterare. 2. Se till att vägbeskrivningsskyltarna finns uppsatt (bör kollas kvällen innan) 3. Att ringen/ringarna är byggda och klara med bord trimbord, stolar etc. Tänk på hur solen går om utställningen är utomhus för uppsättning av domartält. 4. Se till att ringlådan med diplom, kataloger, kritiker etc finns samt kokarder och priser. Be gärna domaren börja skriva under kritikerna innan utställningen börjar. Se till att kritiklapparna har datum samt utställningsplats skriven och att diplomen för klubbcert är underskrivna av ordförande från styrelsen och domaren. Var beredd att få ev. klubbchampionat påskrivet efter utställningen om det blir någon. 5. Sätt upp sopsäckar, rikligt antal. Öppna utställningen 1. Hälsa alla välkomna och berätta om dagens program samt om cafeteria, toaletter etc. Informera om gällande regler för anläggningen och omkringliggande service. 2. Se till att domaren, ringsekreteraren får förtäring (kaffe, the smörgås frukt, godis). Efter utställningen 1. Städa platsen/lokalen. 2. Fullfölj överenskommelsen med hyresvärden innan ni lämnar utställningsplatsen. 3. Glöm ej att skicka in ekonomisk rapport till TTS-kassör. Finns sist i detta dokument. Uppdaterad vid arbetsmöte

4 Preliminär kostnadskalkyl för kretsens utställning. Den BERÄKNADE UTGIFTER: Arvode domare:. Boende/Mat domare:.. Resa domare:... Arvode ringsekreterare:.. Resa ringsekreterare :. Mat ringsekreterare: Katalogtryckning:. Plan/Hallhyra: Övrigt:. TOTALT:.. SUMMA UTGIFTER:. REDOVISNING AV UTSTÄLLNING Krets: Datum:. INKOMSTER Anmälda hundar summa i kr Förskott från TTS... Katalogförsäljning... Lotterier... Caféverkasamhet... Övrigt... TOTALA INKOMSTER...

5 UTGIFTER Domare (enl.kvitto)... Ringsekr. (enl.kvitto)... Priser inkl. domargåva (enl.kvitton)... Katalogtryckning... Inköp till cafeverkasamheter... Plan/Hallhyra. Övrigt... TOTALA UTGIFTER... Rest som insättes på pg