Praktikrapport. - En redogörelse för praktikperioden på Ernst & Young.

Transkript

1 Praktikrapport. - En redogörelse för praktikperioden på Ernst & Young. Klara Löwenberg Handledare: Monica Andersson Stockholms Universitet Yrkesförberedande praktik VT-2012

2 Innehållförteckning 1. Allmän information om praktikplatsen 2. Ernst & Young 3. Min position inom Ernst & Young 4. En sammanfattning av mina erfarenheter 5. Reflektioner kring praktiken ur ett statsvetenskapligt perspektiv 5.1 Syfte 5.2 Frågeställning 5.3 Metod 5.4 Hur styrs kommunal revision? 5.5 Hur arbetar Ernst & Young för att säkerställa objektiva bedömningar?

3 1. Allmän information om praktikplatsen Arbetsgivare: Ernst & Young Praktikperiod: 30 januari juni 2012, heltid Handledare: Anna Eklöf Adress: Jakobsbergsgatan 24 Mail: Telefon: Ernst & Young Ernst & Young är en global aktör inom revision, skatt, transanktioner, rådgivning och redovisning. Ernst & Young har anställda. Organisationen kan liknas vid en triangel, där företaget anställer många nyexaminerade studenter som sedan utbildas inom företaget. De som arbetar länge inom företaget kan förväntas höga positioner inom företaget. Organisationen har alltså en tydlig intern hierarki där det finns möjlighet att bli befordrad. Ernst & Youngs kontor i Stockholm är indelat i olika grupper som arbetar med revision, skatt, transanktioner, rådgivning och redovisning. Inom gruppen revision ingår verksamhetsrevisorerna. På Ernst & Young arbetar endast ca 10 personer med verksamhetsrevision. 3. Min position inom Ernst & Young Min position har varit inom verksamhetsförvaltningen. Jag har praktiserat i gruppen bestående av verksamhetsrevisorer men även finansiella revisorer. Samtliga arbetar mot kommuner, landsting, och statliga företag. Mina arbetsuppgifter har mestadels bestått av att bistå verksamhetsrevisorerna i olika granskningar av främst kommuner, men även av landstinget. Jag har också deltagit i mindre arbeten, där jag exempelvis gjort research inför kommande granskning eller gjort en research för någon av förvaltningsrevisorerna.

4 Jag har även deltagit i förvaltningsrevisorernas arbete ute hos kunder då de har haft konsultativa uppdrag. Exempelvis har jag deltagit i en insperationsdag för Upplands-väsbys kommun där förvaltningsrevisor hjälpt tjänstemännen och politikerna i de olika nämnderna som deltog under dagen med att skapa mål utifrån Kommunstyrelsens mål. Inför dagen fick jag ta fram material och göra en del research som användes i en power-point. Min största uppgift har under praktiken varit att delta i två granskningar inom utbildningsområdet. Dessa två granskningar syftade till att se hur tre nämnder i Huddinge kommun hade anpassat sin verksamhet inför den nya skollagen, den andra syftade till att se hur två nämnder förberett sin verksamhet inför införandet av lärarlegitimation. Inom ramarna för dessa granskningar har jag varit med från planeringsfasen till själva slutförandet i form av att skriva en rapport. Inom ramen för granskningen gällande anpassningen till skollagen var jag med i utformandet av en enkät som skickades till samtliga rektorer och biträdande rektorer på Huddinges kommunala skolor. Enkäten syftade till att se om rektorerna omsatt förvaltningens krav i praktiken. Efter granskningarna inom utbildningsområdet fick jag följa med på intervjuer på en skola i Västerås som låg inom ramarna för en granskning om skolans arbete för att motverka mobbing samt likabehandlingsplanen. Under en dag intervjuade vi rektor, lärare, elever och föräldrar. Jag har även deltagit i liten utsträckning i en granskning gällande intern kontroll utifrån ett teoretiskt ramverk kallat COSO. 4. En sammanfattning av mina erfarenheter Efter min tid på Ernst & Young har jag lärt mig mycket rent kunskapsmässigt, exempelvis hur svenska kommuner är organiserade, hur olika förvaltningar arbetar, vilka dokument som styr verksamheterna. Jag har även fått god kunskap i hur kommunal revision fungerar. Jag har utvecklat mitt skrivande då det ofta handlar om att skriva kort, kärnfullt och enkelt. Jag har även deltagit i flera intervjuer och har insett vikten av intervjuteknik då det vid tillfället är avgörande att få tillgång till relevant information.

5 En annan viktig erfarenhet är vikten av planering, från granskningens inledningsskede till rapporten ska skickas på faktagranskning. Här är det viktigt att ha en tidplan med god marginal. 5. Reflektioner kring praktiken ur ett statsvetenskapligt perspektiv Ernst & Young är sakkunniga och utför verksamhetsrevision på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna. I allmänhet sker detta genom att tjänsten upphandlas från marknaden. Ernst & Young gör alltid en bedömning utifrån resultaten av granskningen samt tar fram riktlinjer för hur verksamheten ska förbättras. Av kommunallagen framgår att revisorerna i sin granskning ska biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att fullgöra uppdraget. Ernst & Young arbetar som tidigare nämnt med verksamhetsrevision och arbetar efter upphandling som sakkunniga biträdanden och som på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskar kommunal verksamhet. Att vara revisor är ett kommunalt förtroendeuppdrag som ska utföras på ett oberoende sätt. Detta måste Ernst & Young säkerställa i sin roll som biträdande sakkunnig. Av skriften God revisionssed i kommunal verksamhet, framtagen av revisionsdelegationen inom Sveriges kommuner och Landsting framgår att formen för relationen mellan beställare och utförare bör vara tydligt utformad gällande uppdragets inriktning, rollfördelning samt oberoendet, för att säkerställa att oberoende granskningar görs. 5.1 Syfte Det övergripande syftet är att studera hur Ernst & Youngs verksamhetsrevisorer arbetar för att göra oberoende granskningar. 5.2 Frågeställning Hur styrs kommunal revision?

6 Hur arbetar Ernst & Young för att säkerställa objektiva bedömningar? 5.3 Metod I rapporten kommer rollanalys som framgår i Gorpes text Ny organisation? Metoder och arbetsformer vid organisationsutredningar att användas som metod. Genom att tillämpa rollanalysen på kommunal revision och de förtroendevalda revisorerna som bistås av sakkunniga framgår att revisorernas roll är dubbel, och att det finns risk för att rollkonflikt föreligger. De förtroendevalda revisorerna ska dels granska verksamheten men också förbättra den och till det tar hjälp av sakkunniga. Jag kommer att studera hur Ernst & Youngs verksamhetsrevisorer arbetar med oberoendefrågor, då även de har en granskande såväl som konsulterande roll. Detta kommer att göras genom att studera skrifter och policys som styr kommunal revision samt en intervju med gruppchefen från Ernst & Young Hur styrs kommunal revision? Enligt Sveriges kommuner och Landsting ska den kommunala revisionen fungera som ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument som en del av den kommunala självstyrelsen. Den ska bidra till att värna och utveckla demokrati, rättsäkerhet och effektivitet. Den kommunala revisionen uppges vara oberoende och ska granska på fullmäktiges uppdrag. 2 De kommunala revisorerna tar hjälp av sakkunniga och granskar, bedömer och uttalar sig i ansvarsfrågan. Fullmäktige avgör slutligt om ansvarsfrihet ska beviljas eller inte. Det är de förtroendevaldas ansvar som granskas, bedöms och prövas. Revisionen i kommuner och landsting ska ske enligt god revisionssed. God revisionssed Vad som anses vara god revisionssed är inte närmare preciserat i lagtexten, utan utvecklas successivt genom teori, praktik och lagstiftning. Skriften God revisionssed i kommunal verksamhet är framtagen av revisionsdelegationen inom Sveriges kommuner och Landsting och ska fungera som ett redskap för den kommunala revisionen. Revisionsdelegationen består av förtroendevalda revisorer från kommun och landsting. God revisionssed är inte reglerad i 1 Gorpe, Peter, God revisionssed i kommunal verksamhet 2010

7 författning eller föreskrift eller på annat sätt fasställd av en myndighet. Av skriften God revisionssed framgår att förhållandet mellan revisorer och sakkunniga och samspelet dem emellan påverkar sedens innehåll och utveckling. De sakkunnigas förhållningssätt, metoder och verktyg ska ha stöd i god revisionssed i kommunal verksamhet. De sakkunniga påverkar också innehåll och utveckling i god revisionssed med sitt arbete. 3 SKYREV Föreningen Sveriges Kommunala Yrkesrevisorer (SKYREV) lägger fast grundläggande principer för de sakkunniga i form av vägledningar och rekommendationer. I denna skrift beskrivs formerna för det praktiska revisionsarbetet. Som tidigare nämnt ska revisorerna i sin granskning biträdas av sakkunniga i den omfattning som revisorerna bedömer behövs. Revisorerna väljer själva de sakkunniga som externt anlitade uppdragstagare efter upphandling. Det är revisorerna som definierar och reglerar de sakkunnigas uppdrag vilket sker i upphandlingsunderlag och avtal, vid anställning, i planeringsprocessen och i en löpande dialog och kommunikation. För att tydligt säkra oberoendet reglerar revisorerna också frågan om och i så fall hur de sakkunniga kan anlitas av andra än revisorerna i kommunen. Revisorerna tydliggör för det biträdande sakkunniga: Uppdragets omfattning och inriktning, Rollfördelning mellan sig och de sakkunniga, Kompetenskraven på de sakkunniga, Krav på genomförande, organisation och tillgänglighet, kvalitetssäkring, och oberoendeprövning, Krav på kommunikation, löpande kontakter, avstämningar samt rapportering, Vidare framgår av skriften God revisionssed att de sakkunniga ska ha tillräcklig insikt och kunskap om och erfarenhet av kommunal verksamhet och revision. 4 3 God revisionssed i kommunal verksamhet Vägledning i verksamhetsrevision, 2010

8 5.5 Hur arbetar Ernst & Young för att säkerställa objektiva bedömningar? Enligt den intervjuade efterföljer verksamhetsrevisorerna God revisionssed i kommunal verksamhet och SKYREV:s grundläggande principer för att se till att revisionen utförs korrekt, vilket inbegriper den objektiva aspekten. Utöver dessa riktlinjer och principer har Ernst & Young en person som är anställd för att arbeta med oberoendefrågor och kvalitet. Personen är ansvarig för att det inte finns kopplingar mellan Ernst & Young och kunden i form av konsult uppdrag samtidigt som revision sker inom samma företag. Ernst & Young arbetar utifrån ett antal principer gällande kvalité och risk. Exempelvis ska en revisor alltid pröva frågan om opartiskhet och självständighet innan denne accepterar ett revisionsuppdrag. Vidare ska revisorn inför varje revisionsuppdrag pröva hot mot oberoendet. Enligt den intervjuade läggs stor vikt vid att revisorn själv är uppmärksam gällande egenintresse, självgranskning och vänskap eller familj. Av den intervjuade framgår att en anställd meddelade att denne inte kunde göra granskningar inom en kommun i Stockholmsområdet då en familjemedlem till den anställde arbetade inom en av förvaltningarna. Den oberoendeprövning som framgår av SKYREV:s principer görs i samband med att Ernst & Young har ett nytt revisionsuppdrag. Oberoendeprövningen går till på så sätt att Ernst & Young har en databas som kartlägger revisions- och konsultuppdrag. På så sätt kan Ernst & Young kontrollera att revision och konsultation inte förekommer inom samma företag och på så sätt undvika oberoendekonflikt. Detta för att det finns risk för rollkonflikt, som nämndes i metodavsnittet, då Ernst & Young potentiellt kan ha en granskande- och konsulterande roll i samma kommun. Enligt den intervjuade är det upp till Ernst & Youngs kund, det vill säga de förtroendevalda revisorerna, att avgöra om det är lämpligt att göra revision och konsultation inom samma kommun. Dock menar man att det finns riktlinjer i form av skriften God revisionssed i kommunal verksamhet och SKYREV samt Ernst & Youngs egna utarbetade policys för att alltid göra oberoende granskningar. Vidare menar den intervjuade att vara oberoende revisor är ett yrke, vilket gör att man alltid sätter oberoendet i första rummet, vilket kan resultera i att Ernst & Young inte utför ett konsulterande uppdrag i en kommun där de även gör en granskning.

9 Ernst & Young har ett starkt incitament att förhålla sig oberoende i alla lägen då de idag har en stark position inom revision. Skulle företaget inte arbeta aktivt med dessa frågor föreligger risk att förtroendet skadas vilket skulle resultera i att potentiella kunder skulle välja andra revisionsbyråer. Källförteckning God revisionssed i kommunal verksamhet 2010, Sveriges kommuner och landsting, ISBN: Gorpe, Peter Organisationsanalys ur Gorpe, Peter, Ny organisation? Metoder och arbetsformer vid organisationsutredningar, Statskontoret, Liber Förlag/Allmänna förlaget, Stockholm 1980, s Vägledning i verksamdhetsrevision, SKYREV, 2010 Informant, Avdelningschef på avdelning inom Ernst & Young, Maj 2012