Kallelse till årsmöte för Sverok Gävle-Dala

Transkript

1 Kallelse till årsmöte för Sverok Gävle-Dala kl. 14 ABF Vasagatan Borlänge Lokalen ligger bakom framtidsmuseet, på gångavstånd från resecentrum och det finns en rymlig parkering framför byggnaden. Reseersättning utgår och vi bjuder på mat efter mötet.

2 Välkomna till årsmötet för Sverok Gävle-Dala! Sverok Gävle-Dala är ett distrikt inom Sverok och täcker Dalarna, Gästrikland och Hälsingland. Årsmötet äger rum den 22 februari klockan 14 på ABF i Borlänge. Adressen dit är Vasagatan 27. Lokalen ligger bakom Framtidsmuseet, på gångavstånd från resecentrum och det finns en rymlig parkering framför byggnaden. Alla föreningar som har säte i distriktet kallas till årsmötet och får vara med och bestämma vad distriktet ska göra under nästa år. Kallelsen går ut till föreningarnas postmottagare, inte till alla medlemmar i föreningarna, så det är väldigt bra om postmottagarna berättar för de andra i föreningarna om detta. I det här utskicket hittar ni merparten av möteshandlingarna. Möteshandlingar är ett förslag som styrelsen lägger fram för årsmötet, och de som röstar på årsmötet kan bestämma att de ska ändras. Man kan lägga till eller dra ifrån eller ändra precis som man vill, så länge majoriteten av de röstberättigade tycker att det ska vara så. En del papper kommer heller inte vara färdiga innan kallelsen ska gå ut. Vi vet till exempel inte hur stor budget vi kommer ha under nästa år innan vi fått besked av landstingen, vilket vi inte kan styra över men som beräknas vara klart till mötesdatum. Därför blir det vissa ändringar i de papper som skickas ut här. Motioner är välkomna. Om ni har idéer eller förslag om hur distriktet borde arbeta eller vad distriktet borde göra går det bra att skriva ner det och skicka in till årsmötet som en motion. Om merparten av de röstberättigade också tycker att det är en bra idé och röstar för blir det så. En motion kan skrivas väldigt formellt, men det är inte ett måste. Vill du ha lite hjälp med hur man kan skriva så hör av dig till styrelsen (tel. och mail nedan) så hjälps vi åt. Vi tycker om motioner och samarbetar självklart gärna med föreningarna, så skriv hellre en motion för mycket än en för lite. Vi kan också skriva in ditt förslag i styrelsens verksamhetsplan, om det passar och du vill det. Föreningar får skicka olika många representanter beroende på hur många medlemmar man har. Stora föreningar får skicka fler representanter än små, enligt tabellen: 1 ombud för upp till och med 25 medlemmar 2 ombud för medlemmar 3 ombud för medlemmar 4 ombud för medlemmar 5 ombud för 101 medlemmar och därutöver Anmäl gärna i förväg att ni kommer, så kan vi beräkna fika och matåtgång. Distriktet bjuder på fika under mötet och vi bjuder mötesfunktionärer och röstberättigande på middag efter mötet. Reseersättning utgår. Vi följer skatteverkets rekommendationer vad gäller milersättning för bilresor och miljövänliga resor med kollektivtrafik får du pengarna tillbaka för om du lämnar in biljetter. Anmälningar och frågor är välkomna och ni når oss på telefon eller vår mejl info@gd.sverok.se.

3 Innehållsförteckning Kallelse till årsmöte för Sverok Gävle-Dala... 1 Välkomna till årsmötet för Sverok Gävle-Dala!... 2 Dagordning för mötet... 4 Verksamhetsberättelse Sverok Gävle-Dala Ekonomisk berättelse Motion: Namnändring Verksamhetsplan för Sverok Gävle-Dala Budgetförslag Valberedningens förslag till styrelse Stadgar för Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbund GävleDaladistriktet... 12

4 Dagordning för mötet 1. Mötets öppnande 2. Mötets behörighet 3. Fastställande av röstlängd 4. Fastställande av dagordning 5. Val av mötesordförande 6. Val av mötessekreterare 7. Val av två justeringsmän och tillika rösträknare 8. Verksamhetsberättelse 9. Ekonomisk berättelse med resultat och balansräkning 10. Revisionsberättelse 11. Frågan om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen 12. Motioner 12.1 Namnändring. 13. Fastställande av verksamhetsplan 14. Fastställande av budget 15. Stadgemässiga val 16. Övriga frågor 17. Mötets avslutande

5 Verksamhetsberättelse Sverok Gävle-Dala 2014 Verksamheten för Sverok Gävle-Dala har under 2014 framförallt bedrivits kring tre centrala teman, föreningsstöd, nätverkande och intern verksamhet. Vad gäller resursfördelning har föreningsstödet prioriterats. Särskilt har större delen av budgeten lagts på detta i olika former. Nätverkandet har varit prioritet två och då kännetecknas detta arbete mestadels av kontakter med andra organisationer i distriktet som på olika sätt är intressanta för spelare eller i spelsammanhang. Exempelvis kan kontakter med kommunernas föreningsstödshandläggare, marknadsföring på orter där det saknas organiserade spelare och besök på skolor för att informera om Sverok räknas hit. Intern utveckling kännetecknas av arbete för att stärka den egna organisationen. Det rör sig om att exempelvis delta på Sverok Riks distriktskonferenser ( slag ), styrelsevård och föreningsbesök. Exempel på vad vi gjort under året, fördelat på de tre centrala temana: Föreningsstöd Gällande projektbidrag har det beviljats 9 stycken ansökningar, totalt har kr delats ut till föreningar som vill utveckla sin ordinarie verksamhet. För mer info se årets protokoll. Under året så har det betalats tillbaka kr från projektbidrag som delades ut under Ytterliggare så har vi fått förvalta 6896kr från föreningen Silverdolken som lades ner under årets gång. Inköp av spelutrustning som lånas ut till föreningar och utlåning av detta. - Uppföljning lajvområde Ludvika: Distriktet ansökte å den lokala föreningens vägnar ett stort bidrag från Landstingets kulturnämnd, vilket också beviljades. Tyvärr beviljades föreningen inte förnyat hyresavtal av markägaren, så projektet avbröts och medlen betalades tillbaka till landstinget. Nätverkande: Löpande kontakter med Studiefrämjandet, som Sverok har samarbete med, men även med andra studieförbund. Sverokföreningar är fria att välja om de vill samarbeta med studieförbunden, och om de så vill står de fria att välja vilket studieförbund de vill. Vi har under året jobbat vidare på kommunkontakter för att få länka vår hemsida till distriktets kommuners hemsidor, vid deras föreningskontakter. Punkten har dock erhållit låg prioritet under hela verksamhetsåret. Styrelsen har medverkat på konferenser om landsbygdsutveckling hållna av Dalarnas läns landsting.

6 Styrelsen har medverkat samt hyrt in föreläsare som pratat om jämställdhet i spelkulturen vid 8:e mars-firande på Arenan, Falun. Styrelse har medverkat på Falu Pride Styrelsen har arrangerat en utställning i samarbete med lokala föreningar på Faluns stadsbibliotek Landstingsbidrag har sökts och erhållits från Dalarnas län. Bidrag har inte sökts från Gävleborgs län, då vi inte uppfyller deras kriterier. Styrelsen försökte arrangera ett minikonvent i samband med Spellovet. P.g.a. svalt intresse skalades ambitionen ned till en turnering i M:tG, i samarbete med en förening i Gävleborgs län. Tyvärr misslyckades turnerningen då beställd utrustning inte levererades i tid. Intern utveckling: Distriktsstyrelsen har haft 8 ordinarie styrelsemöten under året, samt även löpande mejlkontakt och något arbetsmöte. Styrelsen har utrett möjligheten att anställa en distriktskonsulent i regionen Gävle. Vi saknar ekonomiska medel att själva ta över finansieringen efter förbundet initiala finansiering, men ansökte likväl med dessa förutsättningar. Ansökningen beviljades ej. Profilmaterial har tagits fram i form av en rollup(!). Föreningsutskick har gått ut till föreningarna via e-post. De har innehållit information om vad som pågår i distriktet och vad distriktsstyrelsen kan hjälpa till med. En person har deltagit på ett av Sverok Riks distriktsutredningar och en person har deltagit på Riksmötet i egenskap av distriktsrepresentant. En person har medverkat i Sveroks Kulturråd. Årsmöte för verksamhetsåret har arrangerats. Övrigt: Vi har inte arrangerat en kvaltävling i svenska E-sportscupen i samarbete med (en eller fler av) distriktets LAN-föreningar, Inga ansökningar om medel för marknadsföring har kommit in under året.

7 Ekonomisk berättelse 2014 Året som gått Under året har ekonomin varit god. De beräknande intäkterna har vi fått in till 100 % samtidigt uppgår våra utgifter till ca 75 % av budgeterade belopp, samma resultat har vi även haft de senaste två åren. Ser vi till budgeten har posten för föreningsstöd gått över dock med hänsyn till att vi fick tillbaka outnytjade bidrag så drar det över med endast ca 800 kr, även posten för styrelsemöten har gått över med ca 100 kr detta anser vi är acceptabelt. Vi har fått in ett bidrag på kr då föreningen Silverdolken avslutade sin verksamhet och beslutade att deras överskott skulle gå till distriktet. Styrelsens önskemål är att detta bidrag ska ingå i budgetposten för föreningsstöd. Intäkter Vi fick kr av Landstinget Dalarna samt kr från Silverdolken. Kostnader Större utgifter vi har haft är projektbidrag på kr samt lokalhyra på kr, kostnaden för lokal är mindre än planerad och beror på att vi sagt upp vårt avtal med Valla efter juli Balansposter Distriktet har fortarande ett projektbidrag som inte har betalats ut under året, tanken är att pengarna ska betalas ut så snart som föreningen uppnår de krav som har ställts. Årets resultat slutar på minus ,69 kr enligt budget skulle resultatet sluta på minus ,23 kr. Mats Weingård Kassör Sverok GävleDala Falun den 14 januari 2015.

8 Motion: Namnändring 2015 Vid föregående årsmöte rostades denna motion igenom. Eftersom det är en stadgeändring behöver beslutet bekräftas på följande årsmöte, varför styrelsen lägger fram det igen. Om mötet röstar för även denna gång går beslutet igenom och distriktet byter namn. Motion - Ändring av distriktnamn 2014 Styrelsen lägger fram ett förslag på att man ska byta namn på distriktet. Bytet ska då vara från Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbund GävleDala distriktet till Sverok GävleDala. I samband med detta byte så bör då detta bytas i alla texter inklusive stadgarna. Detta på grund av att Sverok Riks nu heter Sverok och att vi i distrikten då borde ta efter så att vi inte har ett gammalt namn. Så att alla distrikt i heter som moderförbundet,för att skapa minimal förvirring i organisationen.

9 Verksamhetsplan för Sverok Gävle-Dala 2015 Sverok Gävle-Dalas distriktsstyrelse ska under 2015: Anordna en kvaltävling i Svenska E-sportcupen i samarbete med de lokala LAN-föreningarna, och undersöka möjligheten att streama detta på nätet. Satsningen ska syfta till att stärka Gävle- Dalaområdet inom e-sportvärlden. Arbeta aktivt för att skapa en relation med RFSL. Vi ser ett behov av att göra spelhobbyn mer inkluderande och tänker att RFSL kan bli en viktig part i det arbetet. Stödja arbetet med att starta upp konventet DalCon igen. Konventet var tidigare en viktig samlingspunkt och ett bekant namn bland hobbyspelare i distriktet. När nu försök till nystart görs ska distriktet stötta arbetet. Fortsätta ha kontakt med kommunerna i Dalarna och Gävleborg och se över möjligheterna till att ha information om oss på deras hemsidor. Fortsätta bygga på resursbanken med saker som föreningar ofta vill låna, och fortsätta låna ut dessa. Styrelsen ska där prioritera saker som LAN-föreningarna ofta efterfrågar. Söka landstingsbidrag från Landstinget Dalarna och Gävleborgs läns landsting. Ha löpande föreningskontakter, exempelvis göra utskick med mail, och vara tillgängliga kvällstid för föreningarna på distriktets mobiltelefon. Förmedla kontaktuppgifter och stödja projekt föreningar vill driva, utifrån föreningarnas behov och önskemål. Projektbidraget är här en viktig stödform och föreningsstöd är distriktets kärnverksamhet. Lämna ekonomiskt bidrag till föreningar som vill marknadsföra sig på lokal nivå, exempelvis marknandsföringsmaterial, skolbesök och täcka mindre utgifter i samband med marknadsföringstillfället. Kontakta studieförbunden i distriktet igen och prata om deras möjligheter att stötta spelhobbyn. Informationen om detta saknas på distriktsnivå och vi ser goda möjligheter att Göra det möjligt för intresserade föreningar att samordna sig kring ett gemensamt evenemang under spellovet*. Undersöka hur det ser ut med intresset för hobbygrenen cosplay i distriktet. *Spellovet sammanfaller med höstlovet och är en återkommande rikstäckade kampanj annordnad av Sverok som syftar till att öka intresset för organiserad spelverksamhet.

10 Budgetförslag för Sverok Gävle-Dala 2015 Obeservera att utöver denna årsbudget har distriktet kr på konto som sparas för år med låga eller inga bidrag. Tanken är att denna buffert ska göra det möjligt att driva verksamheten utan att kvalitén påverkas under ett år, då styrelsen jobbar med fokus att åter få kontinuitet i ekonomin. Självklart hoppas vi att det i praktiken inte ska behöva användas.

11 Valberedningens förslag till styrelse 2015 Valberedningens förslag presenteras på mötet. Kontakta gärna valberedningens sammankallande Ulrika Wiborgh för frågor eller för att nominera dig själv eller någon annan. Ulrika nås på

12 Stadgar för Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbund GävleDaladistriktet Antagna Reviderade Fundament 1. Sveriges Roll- och Konflikspelsförbund GävleDala (Sverok GävleDala) är ett av Sveriges Roll och Konfliktspelsförbunds (Sverok) distrikt. 2. Distriktets verksamhetsområde är Gävleborgs och Dalarnas län. 3. Distriktets syfte är att genom organiserad fritidsverksamhet främja intresset för sällskapsspel inom verksamhetsområdet. 4. Distriktet är religiöst och politiskt obundet. 5. Distriktet har sitt säte i Falun. 6. Distriktets verksamhetsår är från 1 januari till 31 december. Årsmötet 7. Årsmötet är distriktets högsta beslutande organ. 8. Årsmötet ska hållas en gång per år i februari. 9. Vid årsmötet har alla distriktets medlemmar, distriktsstyrelsen, revisorerna och valberedningen rätt att närvara, yttra sig och ställa förslag. 10. Till årsmötet får varje förening sända ombud beroende på hur många medlemmar som rapporterades till förbundet vid föregående års utgång: 1 ombud för upp till och med 25 medlemmar 2 ombud för medlemmar 3 ombud för medlemmar 4 ombud för medlemmar 5 ombud för 101 medlemmar och därutöver 11. Valbar till föreningsombud är inte distriktets styrelse, distriktets revisorer och distriktetsvalberedning. 12. Endast ombud är röstberättigade vid årsmötet. 13. Årsmötet är beslutsmässigt om skriftlig kallelse är sända till föreningarna senast fyra veckor före årsmötet. 14. Beslut i ärenden ej angivna i möteshandlingarna kräver tre fjärdedelars majoritet för att

13 godkännas. 15. På årsmötet måste följande punkter tas upp. Mötets öppnande Mötets behörighet Fastställande av röstlängd Fastställande av dagordning Val av mötesordförande Val av mötessekreterare Val av två justeringsmän och tillika rösträknare Verksamhetsberättelse Ekonomisk berättelse med resultat och balansräkning Revisionsberättelse Frågan om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen Motioner Fastställande av verksamhetsplan Fastställande av budget Stadgemässiga val Mötets avslutande 16. Årsmötet väljer en ordförande och en styrelse med mellan 4 till 8 ledamöter. 17. Årsmötet väljer två revisorer jämte personliga suppleanter. 18. Valbar till revisor är myndig person, bosatt i Sverige och som ej uppburit styrelseuppdrag under föregående verksamhetsår och ej kommer uppbära styrelseuppdrag under kommande verksamhetsår. 19. Årsmötet väljer tre valberedare varav en sammankallande. 20. Distriktets medlemmar och föreningar har rätt att lämna in motioner. För att tas upp på årsmötet ska motion ha inkommit senast 3 veckor innan årsmötet. 21. Ändring av stadgarna kräver likalydande beslut på två årsmöten, skilda i tiden av minst fyra veckor. 22. Extra årsmöten ska kallas av styrelsen närhelst denna finner så befogat, eller om tio föreningar