Plats och tid: Nämndhuset Nynäshamn, lokal: Örngrund kl

Transkript

1 UTSKRIFTSDATUM KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Plats och tid: Nämndhuset Nynäshamn, lokal: Örngrund kl Ärenden: Enligt föredragningslistan Översänder kallelse, tid och plats för kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde 3 februari Dagordning/sammanträdeshandlingarna finns nu i emeeting och politikerportalen. Frågor om innehållet i dagordning besvaras av Eva Ryman, e-post eva.ryman@nynashamn.se Frågor om emeeting besvaras av Yvonne Persson, e-post yvonne.a.persson@nynashamn.se Frågor om åtkomst till politikerportalen, åtkomst till dokument via politikerportalen, synkroniseringstjänsten mellan portalen och läsplattan besvaras av webbsamordnare via e-post kommunen@nynashamn.se Frågor om funktioner i läsplattan kontakta Telefonisupport telefonisupport@nynashamn.se

2 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Innehållsförteckning Sida 1 Information - Köp av Mejseln 11 och 12 i Nynäshamn 4 2 Information - Folkhälsostrategi Nynäshamns kommun e-strategi för Nynäshamns kommun 6 4 Tjänsteutlåtande - Utvärdering av Nynäshamns kommuns internhyresavtal 8 5 Ombudsdirektiv AB Nynäshamnsbostäder Ombudsdirektiv SRV Återvinning Ombudsdirektiv Nynäshamns Mark AB Ombudsdirektiv Alkärrsplans Utvecklings AB 13 9 Uppdatering av arbetsordning för kommunfullmäktige och reglemente för kommunstyrelsen 10 Upphävande av reglemente för medlare inom miljö- och byggfrågor för Nynäshamns kommun Tjänsteutlåtande - Mottagande av nyanlända flyktingar i Nynäshamn Tjänsteutlåtande - Antal asylsökande ensamkommande barn till Nynäshamn Tjänsteutlåtande - Yttrande över remiss - Förslag till inriktning för havsplanering med avgränsning av miljöbedömningen 14 Tjänsteutlåtande - Yttrande över remiss - Förslag att ansöka om Regionbildning i Stockholms län 15 Svar på remiss SOU 2015:74, Skydd för vuxna i internationella situationer års Haagkonvention Svar på remiss - slutbetänkande av yrkesprogramsutredningen (SOU 2015:97) Tjänsteutlåtande - Uppdrag som vigselförrättare Undertecknande av handlingar Tecknande av kommunens bankkonton samt undertecknande av checkar och växlar Tjänsteutlåtande - Ändrad sammanträdesdag för kommunstyrelsens arbetsutskott 29 Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

3 PROTOKOLL Sida 3 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Införande av den så kallade Solnamodellen för stärkt integration och arbetslinje Ändring av delegationsordning avseende beslut om förtroendevaldas ersättning enligt PBF samt avvisande av medborgarförslag 23 Informationsärende - Revisorernas rapport - Granskning av styrning och ledning av grund- och gymnasieskolan Informationsärende - Revisorernas rapport - Granskning av verkställighet av kommunfullmäktiges beslut Motion om inrättande av en så kallad whistleblowing-funktion inom Nynäshamns kommun Motion beträffande revidering av policy för representation Rekryteringspolicy Informationsärende - Personalfrågor 34 Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

4 PROTOKOLL Sida 4 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum /16 Dnr KS/2015/0267/252-5 Information - Köp av Mejseln 11 och 12 i Nynäshamn Information lämnas vid sammanträdet. Kopia: Akten Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

5 PROTOKOLL Sida 5 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum /16 Dnr KS/2015/0165/ Information - Folkhälsostrategi Nynäshamns kommun Information lämnas vid sammanträdet. Kopia: Akten Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

6 PROTOKOLL Sida 6 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum /16 Dnr KS/2011/0262/ e-strategi för Nynäshamns kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna föreslagen e-strategi för Nynäshamns kommun. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslöt , 59, att anta en IT-vision för Nynäshamns kommun. Syftet med att formulera denna första IT-vision var då att utifrån kommunfullmäktiges vision om framtiden ge kommunen förutsättningar för ett effektivt utnyttjande av informationsteknik: Att internt och externt redovisa kommunens mål och ambitioner beträffande informationsteknik Att ange och beskriva strategiskt viktiga utvecklingsområden inom området IT-visionen skulle vara ett dokument som kompletteras kontinuerligt. Visionen och kommande revideringar skulle fastställas av kommunfullmäktige. Dokumentet har sedan det antogs 1997 reviderats vid två tillfällen: samt Mot bakgrund av den snabba utvecklingen inom IT-området och dess tillämpningar har det bedömts viktigt att återigen revidera e-visionen och e-strategin. I samband med revideringen framkom behov av att dela upp det tidigare dokumentet utifrån vad som är strategidokument och vad som är riktlinjer och handlingsplaner. Som exempel på riktlinjer som har tagits fram är dokument om systemförvaltning och riktlinjer för molntjänster. Den nu framtagna e-strategin är framtagen med stöd av den nationella satsning med tydliga utvecklingsområden i Handlingsplan för e-samhället som har tagits fram av Sveriges kommuner och Landsting. I arbetet med att ta fram den föreslagna e-strategin har synpunkter inhämtats med samtliga förvaltningar. Kommunfullmäktige beslutade den 21 maj 2014 att återremittera den föreslagna e-strategin för att grunderna för strategin skulle konkretiseras samt införa delmål, effektmål och en tidplan i e- strategin. E-strategin anger en vision för kommunens e-förvaltning 2025, och utgår från tre av Mål och budgets övergripande mål. De sex prioriterade fokusområdena anger vilka strategiska val och effekter kommunen bör uppnå för att bidra till de tre övergripande målen i Mål och budget, samt för att nå visionen i strategin. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

7 PROTOKOLL Sida 7 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum /16 En komplettering av e-strategin har genomförts genom att kommunens samtliga förvaltningar har tagit fram IT-utvecklingsplaner. Dessa planer beskriver vad som krävs för att IT-utvecklingen ska kunna drivas framåt på ett effektivt sätt utifrån strategin. IT-utvecklingsplanerna, ska som anges i strategin tas fram och revideras årligen av respektive förvaltning. Förvaltningarnas ITutvecklingsplaner bifogas som information Kopia: Akten Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

8 1),SH Kommunstyrelseforvaltningen se IT-avdelningen Sid 1 (2) Arendenummen Handlaggare: Per Osterberg Kommunstyrelse NYNASHAMNS KOMMUN Kommunstyrelsen // 0,a, 005- // e-strategi for Nynashamns kommun Forslag till beslut Kommunstyrelsen foreslar kommunfullmdktige att godkdnna foreslagen e-strategi for Nyndshamns kommun. Arendebeskrivning Kommunfullmdktige beslot , 59, aft anta en IT-vision for Nyndshamns kommun. Syftet med aft formulera denna forsta IT-vision var da aft utifran kommunfullmaktiges vision om framtiden ge kommunen forutsdttningar for ett effektivt utnyttjande av informationsteknik: Att internt och externt redovisa kommunens mal och ambitioner betrdffande informationsteknik Aft ange och beskriva strategiskt viktiga utvecklingsomraden mom omradet IT-visionen skulle vara ett dokument som kompletteras kontinuerligt. Visionen och kommande revideringar skulle faststdllas av kommunfullmdktige. Dokumentet har sedan det antogs 1997 reviderats vid tva tillfdllen: samt Mot bakgrund av den snabba utvecklingen inom IT-omradet och dess tillampningar har det bedomts viktigt aft aterigen revidera e-visionen och e- strategin. I samband med revideringen framkom behov av aft dela upp det tidigare dokumentet utifran vad som är strategidokument och vad som är riktlinjer och handlingsplaner. Som exempel pa riktlinjer som har tagits fram är dokument om systemforvaltning och riktlinjer for molntjdnster. Den nu framtagna e-strategin är framtagen med stod av den nationella satsning med tydliga utvecklingsomraden i "Handlingsplan for e-samhdllet " som har tagits fram av Sveriges kommuner och Landsting. Postadress BesOksadress Leveransadress Telefon Telefax Bankgiro PlusGiro Receptionen NYNASHAMN Stadshusplatsen 1 Floravagen vx

9 2(2) I arbetet med att ta fram den fbreslagna e-strategin bar synpunkter inhamtats med samtliga fdrvaltningar. Kommunfullmaktige beslutade den 21 maj 2014 att aterremittera den foreslagna e-strategin for att grunderna for strategin skulle konkretiseras samt infora delmal, effektmal och en tidplan i e-strategin. E-strategin anger en vision for kommunens e-forvaltning 2025, och utgar fran tre av Mal och budgets overgripande mal. De sex prioriterade fokusomradena anger vilka strategiska val och effekter kommunen bor uppna for att bidra till de tre overgripande malen i Mal och budget, samt for att na visionen i strategin. En komplettering av e-strategin bar genomforts genom att kommunens samtliga forvaltningar har tagit fram IT-utvecklingsplaner. Dessa planer beskriver vad som hays for att IT-utvecklingen ska kunna drivas framat ph eft effektivt sätt utifran strategin. IT-utvecklingsplanerna, ska som anges i strategin tas fram och revideras arligen av respektive forvaltning. Forvaltningarnas IT-utvecklingsplaner bifogas som information Birgitta Elvas kommunchef Rolf Lindkvist it-chef Bilagor: e-strategi Miljo- och samhallsbyggnadsfdrvaltningens IT-utvecklingsplan IT-utvecklinsplan for Barn- och utbildningsforvaltningen IT-UT VECKLINGSPLAN Kommunstyrelsefdrvaltningen IT-UTVECKLINGSPLAN SocialfOrvaltningen Beslutet expedieras: Kommunchef IT-chef Samtliga namnder

10 PROTOKOLL Sida 8 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum /16 Dnr KS/2015/0030/206-4 Utvärdering av Nynäshamns kommuns internhyresavtal Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att 1. Godkänna utväderingen av internhyresavtalet 2. Uppdra till miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att med utvärderingen som underlag utarbeta ett nytt förslag till internhyresavtal. Kopia: Akten Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

11 TJANSTEUTLATAN DE Datum Var beteckning KS/2015/0030/008-2 Sida 1 Tjanstestalle/handlaggare Ekonomiavdelningen Johan Westin E-post: Johan.Westin@nynashamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen NYNASHAMNS KOMMUN Ko m m u nstyrel se n D'Ac?0/j70036/da Utvardering av Nynashamns kommuns internhyresavtal Forslag till beslut Kommunstyrelsen fdreslar kommunfullmaktige aft: 1. godkanna utvarderingen av internhyresavtalet 2. uppdra till miljo- och samhallsbyggnadsnamnden aft med utvarderingen som underlag utarbeta ett nytt forslag till internhyresavtal. Arendet I Nynashamns kommun forvaltar fastighets- och serviceavdelningen kommunens verksamhetsfastigheter. Forhallandet mellan hyresgasten och fastighetsvarden regleras genom ett s6 kallat internhyresavtal. Kommunfullmaktige antog nuvarande internhyresavtal 2013, 146. I samband med beslutet fick kommunstyrelsen i uppdrag all utvardera internhyresavtalet inom 18 manader. Avtalet har utvarderats av en arbetsgrupp med representanter fran de olika forvaltningarna. Arbetsgruppen har systematiskt gall igenom avtalet och samtliga bilagor i gallande internhyresavtal. Darutover har ekonomiavdelningen beretts mojlighet till inspel i de fall dar det ansetts relevant. Aven konnmunens sakerhetschef har kommit med synpunkter utifran sill kompetensomrade. Resultatet av utvarderingen visar all avtalet i alit vasentligt är andamalsenligt. De fiesta forandringar som Wes& är sprakliga korrigeringar och fortydliganden eller aft onodiga stycken/meningar stryks. TvA bilagor foreslas helt utga ur avtalet. Ett alltfor langt avtal uppfattas som tungt och sv6rtillganglighet. En av fragorna som identifieras som svarast all hantera är de fall nar hyresvarden och hyresgasten inte ar overens och nagon form av tvist uppstar. Det finns en process beskriven for hur dessa situationer ska hanteras men den har inte tillampats. Vissa fortydliganden kring detta foreslas. Slutligen noterar utredningen aft problem kopplade till okunskap (om framst avtalet och dess innebord)och dalig kommunikation uppstar. Manga problem kan forebyggas genom battre kommunikation och en odmjukhet infor varandras situation och roller. Birgitta Elvas kommunchef Johan Westin ekonomichef

12 TJANSTEUTLATANDE Sida 2 Datum Var beteckning KS/2015/0030/008-2 Beslutsunderlag Utredningsrapport, Utvardering av Nynashamns kommuns internhyresavtal Skickas till Akten Fastighetschefen, miljd- och samhallsbyggnadsforvaltningen

13 PROTOKOLL Sida 9 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum /16 Dnr KS/2016/0052/109-2 Direktiv till Nynäshamns kommuns ombud i AB Nynäshamnsbostäder vid 2016 års bolagsstämma Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. ombud har att se till att ombudsersättare får del av underlag inför stämman i god tid innan stämman, 2. ombudet får i uppdrag att vid AB Nynäshamnsbostäders årsstämma år 2016 rösta i enlighet med av bolagets revisor tillstyrkt förslag beträffande fastställande av resultat- och balansräkning, dispositioner av bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör för 2015 års förvaltning, 3. ombudet får i uppdrag att vid årsstämman 2016 rösta för arvoden och sammanträdesersättningar till sysslomän i bolaget enligt vad som föreslås av bolaget styrelse. Innan stämman ska förslaget gemensamt beredas av ombudet och bolagets verkställande direktör, 4. i ärende om val av revisor vid årsstämma 2016 i AB Nynäshamnsbostäder får ombudet i uppdrag att i förekommande fall rösta för att PWC ska vara ansvarigt revisionsbolag för AB Nynäshamnsbostäder. Sammanfattning Aktieägares rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämma. Som aktieägare i ett bolag måste kommunen företrädas av ett ombud. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. De beslut som ska förekomma på AB Nynäshamnsbostäders årsstämma framgår av bolagsordningen. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar ge ombudet uppdrag att på årsstämman rösta i enlighet med punkterna 2 4 i ovanstående förslag. Kopia:Akten Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

14 Si Ärendenummer: Handläggare: id 1 (3) Direktiv till Nynäshamns kommuns ombud i AB Nynäshamnsbostäder vid 2016 års bolagsstämma Förslag till beslut Kommunstyrelsenn beslutar att 1. ombud har att se till att ombudsersättare får del av underlag inför stämman i god tid innan stämman, 2. ombudet får i uppdrag att vid AB Nynäshamnsbostäderss årsstämma år 2016 rösta i enlighet med av bolagets revisor tillstyrkt förslag beträffande fastställande av resultat- och balansräkning, dispositioner av bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör för 2015 års förvaltning, 3. ombudet får i uppdrag att vid årsstämman 2016 rösta för arvoden och sammanträdesersättningar till sysslomän i bolaget enligt vad som föreslås av bolaget styrelse. Innan stämman ska förslaget gemensamt beredas av ombudet och bolagets verkställande direktör, 4. i ärende om val av revisor vid årsstämma 2016 i AB Nynäshamnsbostäder får ombudet i uppdrag att i förekommande fall rösta för att PWC ska vara ansvarigt revisionsbolag för AB Nynäshamnsbostäder. Sammanfattning Aktieägares rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämma. Som aktieägare i ett bolag måste kommunen företrädas av ett ombud. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. Postadress Besöksadress Leveransadress Telefon Telefax Bankgiro PlusGiro Receptionen NYNÄSHAMN Stadshusplatsen 1 Floravägen vx

15 2(3) De beslut som ska förekomma på AB Nynäshamnsbostäders årsstämma framgår av bolagsordningen. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar ge ombudet uppdrag att på årsstämman rösta i enlighet med punkterna 2 4 i ovanstående förslag. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade vid sammanträde den 9 december 2014 att i AB Nynäshamnsbostäder utse Anna Ljungdéll (S) till ombud och Georgios Tsiouras (M) till ersättare för ombudet från och med ordinarie årsstämma 2015 till och med ordinarie årsstämma Nynäshamns kommun äger samtliga aktier i AB Nynäshamnsbostäder. Inför ordinarie bolagsstämma måste kommunen ha ett ombud. Ordinarie bolagsstämma hålls en gång om året senast under juni månad. På årsstämma i AB Nynäshamnsbostäder ska enligt bolagsordningen följande ärenden behandlas: 1. Stämmans öppnande; 2. Val av ordförande och sekreterare vid stämman; 3. Upprättande och godkännande av röstlängd; 4. Val av en eller två justeringsmän; 5. Godkännande av dagordning; 6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad; 7. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisorernas granskningsrapport; 8. Beslut om a) fastställande av resultat- och balansräkning b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören; 9. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn med suppleant och lekmannarevisorerna; 10. Anmälan av Nynäshamns kommunfullmäktiges val av styrelseledamöter och suppleanter när så ska ske; 11. Anmälan av Nynäshamns kommunfullmäktiges val av lekmannarevisorer när så ska ske; 12. Val av auktoriserad revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall); 13. Övriga ärenden som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. Kommunstyrelseförvaltningens synpunkter Enligt 7 kap. 3 aktiebolagslagen får en aktieägare som inte är personligen närvarande vid bolagsstämman utöva sin rätt vid stämman genom ett ombud. Val

16 3(3) av ombud på en bolagsstämma i ett bolag, som kommunen äger aktier i, sker enligt kommunallagens regler. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. När det gäller följande beslut får lämpligen det som bolagets revisor föreslår utgöra tillräckligt underlag för ombudets ställningstagande: beslut om fastställelse av resultat- och balansräkningen, beslut om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, samt beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör. Beträffande frågan om arvoden till styrelse, revisor och lekmannarevisorerna med suppleanter fattade AB Nynäshamnsbostäder vid stämman 2014 beslut om arvoden motsvarande de av kommunfullmäktige beslutade arvodena för fullmäktigeledamöter. För ordförande och vice ordförande fattades beslut om årsarvoden istället för sammanträdesarvoden. Enligt uppgift från AB Nynäshamnsbostäder är förslaget att kopplingen till de av kommunfullmäktige beslutade arvodena ska kvarstå. Kommunens ombud vid AB Nynäshamnsbostäders årsstämma bör få i uppdrag att rösta för att föreslaget fastställs. Enligt bolagsordningen förutsätts även att val av revisor och revisorssuppleant ska tas upp på den ordinarie bolagsstämman. PWC är ansvarigt revisionsbolag. Uppdraget grundas på en upphandling. Birgitta Elvås kommunchef Annika Fri kanslichef Kopia till: Nynäshamns kommuns ombud och ersättare för ombudet i AB Nynäshamnsbostäder

17 PROTOKOLL Sida 10 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum /16 Dnr KS/2016/0052/109-3 Direktiv till Nynäshamns kommuns ombud i SRV återvinning AB vid 2015 års bolagsstämma Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att 1. ombud har att tillse att ombudsersättare erhåller underlag inför stämma i god tid innan stämman, 2. ombudet får i uppdrag att vid SRV återvinning AB:s årsstämma år 2015 rösta i enlighet med av bolagets revisor tillstyrkt förslag beträffande fastställelse av resultat- och balansräkning, disposition av bolagets fria kapital enligt fastställd balansräkning, ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören för 2014 års förvaltning, 3. ombudet får i uppdrag att vid årsstämman 2015 rösta för de arvoden och sammanträdesersättningar till sysslomän i bolaget som föreslås av bolagets styrelse, 4. i ärende om val av revisor vid årsstämma 2015 i SRV återvinning AB får ombudet i uppdrag att i förekommande fall rösta för att Mazar SET revisionsbyrå AB ska vara ansvarigt revisionsbolag för SRV återvinning AB, 5. det uppdras åt ombudet att rösta för följande uppdrag vid bolagsstämma: Styrelsen i SRV återvinning AB ska i varje årsredovisning på bolagets vägnar uttala sig om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna, som i förekommande fall är tillämpliga för bolaget 6. det uppdras åt ombudet att vid bolagsstämma rösta för att de av ägarkommunerna utsedda lekmannarevisorerna i SRV återvinning AB får i särskilt uppdrag att göra en kontroll av om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de för bolaget i förekommande fall gällande kommunala befogenheterna 7. det beträffande utseende av ordförande och vice ordföranden i styrelsen för SRV återvinning AB för tiden från årsstämman år 2015 till och med ordinarie bolagsstämma år 2016 uppdras åt ombudet att rösta för att en representant i styrelsen för Botkyrka kommun utses som ordförande, att en representant i styrelsen för Haninge kommun utses som 1:e vice ordförande och att en representant i styrelsen för Huddinge kommun utses som 2:e vice ordförande. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

18 PROTOKOLL Sida 11 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum /16 Sammanfattning Aktieägares rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämma. Som aktieägare i ett bolag måste kommunen företrädas av ett ombud. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. De beslut som ska förekomma på SRV återvinning AB:s årsstämma framgår av bolagsordningen. Härutöver behöver ombudet rösta i övriga ärenden som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen (2005:551) eller bolagsordningen eller av annat skäl. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att kommunstyrelsens arbetsutskott fattar beslut att ge ombudet uppdrag att på årsstämman rösta i enlighet med punkterna 2 7 i ovanstående förslag. Punkterna 6 och 7 har tagits med för att ge ett underlag för ett beslut enligt 6 kap. 1 a kommunallagen beslut huruvida den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

19 Si Ärendenummer: Handläggare: id 1 (4) Kommunstyrelsenss arbetsutskott Direktiv till Nynäshamns kommuns ombud i SRV återvinning AB vid 2015 års bolagsstämma Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att 1. ombud har att tillse att ombudsersättare erhåller underlag inför stämma i god tid innan stämman, 2. ombudet får i uppdrag att vid SRV återvinning AB:s årsstämma år 2015 rösta i enlighet med av bolagets revisor tillstyrkt förslag beträffande fastställelse av resultat- och balansräkning, disposition av bolagets fria kapital enligt fastställd balansräkning, ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören för 2014 års förvaltning, 3. ombudet får i uppdrag att vid årsstämman 2015 rösta för de arvoden och sammanträdesersättningar till sysslomän i bolaget som föreslås av bolagets styrelse, 4. i ärende om val av revisor vid årsstämma 2015 i SRV återvinning AB får ombudet i uppdrag att i förekommande fall rösta för att Mazar SET revisionsbyrå AB ska vara ansvarigt revisionsbolag för SRV återvinning AB, 5. det uppdras åt ombudet att rösta för följande uppdrag vid bolagsstämma: Styrelsen i SRV återvinning AB ska i varje årsredovisning på bolagets vägnar uttala sig om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregåendee kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna, som i förekommande fall är tillämpliga för bolaget 6. det uppdras åt ombudet att vid bolagsstämma rösta för att de av ägarkommunerna utsedda lekmannarevisorerna i SRV återvinning AB får i särskilt uppdrag att göra en kontroll av om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det Postadress Besöksadress Leveransadress Telefon Telefax Bankgiro PlusGiro Receptionen NYNÄSHAMN Stadshusplatsen 1 Floravägen vx

20 2(4) fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de för bolaget i förekommande fall gällande kommunala befogenheterna 7. det beträffande utseende av ordförande och vice ordföranden i styrelsen för SRV återvinning AB för tiden från årsstämman år 2015 till och med ordinarie bolagsstämma år 2016 uppdras åt ombudet att rösta för att en representant i styrelsen för Botkyrka kommun utses som ordförande, att en representant i styrelsen för Haninge kommun utses som 1:e vice ordförande och att en representant i styrelsen för Huddinge kommun utses som 2:e vice ordförande. Sammanfattning Aktieägares rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämma. Som aktieägare i ett bolag måste kommunen företrädas av ett ombud. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. De beslut som ska förekomma på SRV återvinning AB:s årsstämma framgår av bolagsordningen. Härutöver behöver ombudet rösta i övriga ärenden som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen (2005:551) eller bolagsordningen eller av annat skäl. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att kommunstyrelsens arbetsutskott fattar beslut att ge ombudet uppdrag att på årsstämman rösta i enlighet med punkterna 2 7 i ovanstående förslag. Punkterna 6 och 7 har tagits med för att ge ett underlag för ett beslut enligt 6 kap. 1 a kommunallagen beslut huruvida den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade vid sammanträde den 9 december 2014 att i SRV Återvinning AB utse Tommy Söderblom (S) till ombud och Rolf Gradin (M) till ersättare för ombudet från och med ordinarie årsstämma 2015 till och med ordinarie årsstämma Nynäshamns kommun äger 2,75 % av samtliga aktier i SRV återvinning AB. Inför ordinarie bolagsstämma måste kommunen ha ett ombud. Ordinarie bolagsstämma hålls en gång om året senast under juni månad. På ordinarie bolagsstämma i SRV återvinning AB ska enligt bolagsordningen för bolaget följande ärenden förekomma till behandling: Beslut om a) fastställande av resultaträkning och balansräkning,

21 3(4) b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, c) ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktör, d) fastställande av arvoden åt styrelsen och revisorerna, e) redovisning av kommunfullmäktige valda styrelseledamöter och revisorer samt ersättare för dessa, f) val av revisor och revisorsersättare, g) val av ordförande och vice ordförande i styrelsen, h) annat ärende, som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen (1975:1385) eller bolagsordningen. Kommunstyrelseförvaltningens synpunkter Enligt 7 kap. 3 aktiebolagslagen får en aktieägare som inte är personligen närvarande vid bolagsstämman utöva sin rätt vid stämman genom ett ombud med skriftlig, av aktieägaren undertecknad och daterad fullmakt. Val av ombud på en bolagsstämma i ett bolag, som kommunen äger aktier i, sker enligt kommunallagens regler. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. När det gäller följande beslut får lämpligen det som bolagets revisor föreslår utgöra tillräckligt underlag för ombudets ställningstagande: beslut om fastställelse av resultat- och balansräkningen, beslut om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, samt beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och den verkställande direktören. Beträffande frågan om arvoden till styrelse, till revisor och till lekmannarevisorerna med suppleanter har kommunfullmäktige inte fattat något vägledande beslut i kommunens arvodesreglemente. År 2011 beslöts att följande arvoden skulle gälla till ordinarie bolagsstämma år 2015: Ordförande kr 1:e vice ordförande kr 2:e vice ordförande kr Övrig ledamot kr Suppleant kr Lekmannarevisor kr. Dessutom beslöt bolagsstämman om följande sammanträdesersättningar till sysslomän i SRV återvinning AB: För de första 2 timmarna 630 kr Därefter påbörjad timme 250 kr Vid kurser och konferenser förlagda utanför kommunen kr Ledamot har rätt till ersättning motsvarande styrkt löneavdrag om det överstiger sammanträdes- och konferensersättningar ovan

22 4(4) Samma beslut togs av bolagsstämman den 27 maj Enligt det förslag som kommunstyrelseförvaltningen fått från SRV återvinning AB ska ovan nämnda arvoden räknas upp med 10 % för tiden från årsstämman Kommunens ombud vid SRV återvinning AB:s årsstämma bör få i uppdrag att rösta för att ovan angivna arvoden inklusive föreslagen uppräkning fastställs. Enligt bolagsordningen förutsätts även att val av revisor och revisorssuppleant ska tas upp på den ordinarie bolagsstämman. Enligt protokollet från årsstämman 2014 antecknas, att Mazars SET Revisionsbyrå valts som ansvarigt revisionsbolag. Uppdraget grundas på en upphandling. Uppdraget gäller till och med räkenskapsår SRV återvinning AB:s styrelse föreslår att årsstämman att förlänga befintligt avtal med revisionsfirman Mazars att omfatta även räkenskapsår Förslaget enligt punkterna 5 och 6 motiveras med att kommunen ska få underlag för ett beslut enligt 6 kap. 1 a kommunallagen huruvida verksamheten som bolaget bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Uppdragen som ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande i styrelsen ska enligt gällande bolagsordning växla mellan Huddinge, Haninge och Botkyrka kommuner. Ordförande i styrelsen är för närvarande Bengt Säberg representerande Huddinge kommun. Förste vice ordförande är Birgitta Mörk, som representerar Botkyrka kommun, och andre vice ordförande är Sven Gustafsson som representerar Haninge kommun. Mot denna bakgrund föreslås att kommunens ombud röstar för att representant i styrelsen för Botkyrka kommun utses som ordförande, att en representant i styrelsen för Haninge kommun utses som 1:e vice ordförande och att en representant i styrelsen för Huddinge kommun ska utses som 2:e vice ordförande. Birgitta Elvås kommunchef Annika Fri kanslichef Kopia till: Nynäshamns kommuns ombud samt ersättare på SRV återvinning AB:s bolagsstämma SRV återvinning AB Botkyrka kommun Haninge kommun Huddinge kommun Salems kommun

23 PROTOKOLL Sida 12 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum /16 Dnr KS/2016/0052/109-4 Direktiv till Nynäshamns kommuns ombud i Nynäshamns Mark AB vid 2016 års bolagsstämma Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. ombud ska se till att ombudsersättare får del av underlag inför stämman i god tid innan stämman, 2. ombudet får i uppdrag att vid Nynäshamns Mark AB:s årsstämma år 2016 rösta i enlighet med av bolagets revisor tillstyrkt förslag beträffande fastställande av resultat- och balansräkning, dispositioner av bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör för 2015 års förvaltning, 3. ombudet får i uppdrag att vid årsstämman 2016 rösta för arvoden och sammanträdesersättningar till sysslomän i bolaget enligt vad som föreslås av bolaget styrelse. 4. i ärende om val av revisor vid årsstämma 2016 i Nynäshamns Mark AB får ombudet i uppdrag att i förekommande fall rösta för att Ernst & Young ska vara ansvarigt revisionsbolag för Nynäshamns Mark AB. Sammanfattning Aktieägares rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämma. Som aktieägare i ett bolag måste kommunen företrädas av ett ombud. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. De beslut som ska förekomma på Nynäshamns Mark AB framgår av bolagsordningen. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar ge ombudet uppdrag att på årsstämman rösta i enlighet med punkterna 2 4 i ovanstående förslag. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

24 Si Ärendenummer: Handläggare: id 1 (3) Direktiv till Nynäshamns kommuns ombud i Nynäshamns Mark AB vid 2016 års bolagsstämma Förslag till beslut Kommunstyrelsenn beslutar att 1. ombud ska se till att ombudsersättare får del av underlag inför stämman i god tid innan stämman, 2. ombudet får i uppdrag att vid Nynäshamns Mark AB:s årsstämma år 2016 rösta i enlighet med av bolagets revisor tillstyrkt förslag beträffande fastställande av resultat- och balansräkning, dispositioner av bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör för 2015 års förvaltning, 3. ombudet får i uppdrag att vid årsstämman 2016 rösta för arvoden och sammanträdesersättningar till sysslomän i bolaget enligt vad som föreslås av bolaget styrelse. 4. i ärende om val av revisor vid årsstämma 2016 i Nynäshamns Mark AB får ombudet i uppdrag att i förekommande fall rösta för att Ernst & Young ska vara ansvarigt revisionsbolag för Nynäshamns Mark AB. Sammanfattning Aktieägares rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämma. Som aktieägare i ett bolag måste kommunen företrädas av ett ombud. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. De beslut som ska förekomma på Nynäshamns Mark AB framgår av bolagsordningen. Postadress Besöksadress Leveransadress Telefon Telefax Bankgiro PlusGiro Receptionen NYNÄSHAMN Stadshusplatsen 1 Floravägen vx

25 2(3) Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar ge ombudet uppdrag att på årsstämman rösta i enlighet med punkterna 2 4 i ovanstående förslag. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade vid sammanträde den 9 december 2014 att i Nynäshamns Mark AB utse Tommy Söderblom (S) till ombud och Leif Öbrink (L) till ersättare för ombudet från och med ordinarie årsstämma 2015 till och med ordinarie årsstämma Nynäshamns kommun äger hälften av aktierna i Nynäshamns Mark AB. Inför ordinarie bolagsstämma måste kommunen ha ett ombud. Årsstämma hålls en gång om året under april eller maj månad. På årsstämma i Nynäshamns Mark AB ska enligt bolagsordningen för bolaget följande ärenden förekomma till behandling: 1. Val av ordförande vid stämman samt utseende av protokollförare 2. Upprättande och godkännande av röstlängd. 3. Val av justeringsmän. 4. Godkännande av dagordningen. 5. Fråga om stämman blivit behörigen sammankallad. 6. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen. 7. Beslut om fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen. 8. Beslut om dispositioner av bolagets vinst eller förlust (fria kapital) enligt den fastställda balansräkningen. 9. Beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören. 10. Anteckning om Nynäshamns kommunfullmäktiges och Stockholms Hamn AB:s val av styrelseledamöter och suppleanter. 11. Val av revisorer och revisorssuppleanter. 12. Fastställande av arvoden åt styrelsen och revisorerna. 13. Övriga ärenden som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen eller av annat skäl. Kommunstyrelseförvaltningens synpunkter Enligt 7 kap. 3 aktiebolagslagen får en aktieägare som inte är personligen närvarande vid bolagsstämman utöva sin rätt vid stämman genom ett ombud. Val av ombud på en bolagsstämma i ett bolag, som kommunen äger aktier i, sker enligt kommunallagens regler. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. När det gäller följande beslut får lämpligen det som bolagets revisor föreslår utgöra tillräckligt underlag för ombudets ställningstagande: beslut om fastställelse av resultat- och balansräkningen,

26 3(3) beslut om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, samt beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör. Beträffande frågan om arvoden till styrelse, revisor och lekmannarevisorerna med suppleanter har det inte tidigare utgått några arvoden. Enligt uppgift är förslaget att så ska gälla även fortsättningsvis. Kommunens ombud vid Nynäshamns Mark AB:s årsstämma 2016 bör få i uppdrag att rösta för att förslaget om att inget arvode utgår fastställs. Enligt bolagsordningen förutsätts även att val av revisor och revisorssuppleant ska tas upp på den ordinarie bolagsstämman. Ernst & Young är ansvarigt revisionsbolag för Nynäshamns Mark AB. Birgitta Elvås kommunchef Annika Fri kanslichef Kopia till: Nynäshamns kommuns ombud och ersättare för ombudet i Nynäshamns Mark AB

27 PROTOKOLL Sida 13 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum /16 Dnr KS/2016/0052/109-1 Direktiv till Nynäshamns kommuns ombud i Alkärrsplans Utvecklings AB vid 2016 års bolagsstämma Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. ombudet ska se till att ombudsersättare får del av underlag inför stämman i god tid innan stämman, 2. ombudet får i uppdrag att vid Alkärrsplans Utvecklings AB:s årsstämma år 2016 rösta i enlighet med av bolagets revisor tillstyrkt förslag beträffande fastställande av resultat- och balansräkning, dispositioner av bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör för 2015 års förvaltning, 3. ombudet får i uppdrag att vid årsstämman 2016 rösta för arvoden och sammanträdesersättningar till sysslomän i bolaget enligt vad som föreslås av bolaget styrelse. 4. i ärende om val av revisor vid årsstämma 2016 i Alkärrsplans Utvecklings AB får ombudet i uppdrag att i förekommande fall rösta för att PWC ska vara ansvarigt revisionsbolag för bolaget. Sammanfattning Aktieägares rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämma. Som aktieägare i ett bolag måste kommunen företrädas av ett ombud. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. De beslut som ska förekomma på Alkärrsplans Utvecklings AB framgår av bolagsordningen. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar ge ombudet uppdrag att på årsstämman rösta i enlighet med punkterna 2 4 i ovanstående förslag. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

28 Si Ärendenummer: Handläggare: id 1 (3) Direktiv till Nynäshamns kommuns ombud i Alkärrsplans Utvecklings AB vid 2016 års bolagsstämma Förslag till beslut Kommunstyrelsenn beslutar att 1. ombudet ska se till att ombudsersättare får del av underlag inför stämman i god tid innan stämman, 2. ombudet får i uppdrag att vid Alkärrsplans Utvecklings AB:s årsstämma år 2016 rösta i enlighet med av bolagets revisor tillstyrkt förslag beträffande fastställande av resultat- och balansräkning, dispositioner av bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör för 2015 års förvaltning, 3. ombudet får i uppdrag att vid årsstämman 2016 rösta för arvoden och sammanträdesersättningar till sysslomän i bolaget enligt vad som föreslås av bolaget styrelse. 4. i ärende om val av revisor vid årsstämma 2016 i Alkärrsplans Utvecklings AB får ombudet i uppdrag att i förekommande fall rösta för att PWC ska vara ansvarigt revisionsbolag för bolaget. Sammanfattning Aktieägares rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämma. Som aktieägare i ett bolag måste kommunen företrädas av ett ombud. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. De beslut som ska förekomma på Alkärrsplans Utvecklings AB framgår av bolagsordningen. Postadress Besöksadress Leveransadress Telefon Telefax Bankgiro PlusGiro Receptionen NYNÄSHAMN Stadshusplatsen 1 Floravägen vx

29 2(3) Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar ge ombudet uppdrag att på årsstämman rösta i enlighet med punkterna 2 4 i ovanstående förslag. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade vid sammanträde den 9 december 2014 att i Alkärrsplans Utvecklings AB utse Daniel Adborn (L) till ombud och Ralf Kullman (M) till ersättare för ombudet från och med ordinarie årsstämma 2015 till och med ordinarie årsstämma Nynäshamns kommun äger 19 % av aktierna i Alkärrsplans Utvecklings AB. Inför ordinarie bolagsstämma måste kommunen ha ett ombud. På ordinarie årsstämma i Alkärrsplans Utvecklings AB ska enligt bolagsordningen för bolaget följande ärenden förekomma till behandling: 1. Val av ordförande på stämman; 2. Upprättande och godkännande av röstlängd; 3. Godkännande av dagordning; 4. Val av en eller två justeringsmän; 5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad; 6. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisorernas granskningsrapport; 7. Beslut om: a) fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen. b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören; 8. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorer och lekmannarevisorerna med suppleanter på förslag av ägarnas ombud; 9. Val av revisor och revisorssuppleant; 10. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. Kommunstyrelseförvaltningens synpunkter Enligt 7 kap. 3 aktiebolagslagen får en aktieägare som inte är personligen närvarande vid bolagsstämman utöva sin rätt vid stämman genom ett ombud. Val av ombud på en bolagsstämma i ett bolag, som kommunen äger aktier i, sker enligt kommunallagens regler. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. När det gäller följande beslut får lämpligen det som bolagets revisor föreslår utgöra tillräckligt underlag för ombudets ställningstagande: beslut om fastställelse av resultat- och balansräkningen,

30 3(3) beslut om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, samt beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör. Beträffande frågan om arvoden till styrelsen har det inte tidigare utgått några arvoden. Enligt uppgift från Alkärrsplans Utvecklings AB är förslaget att så ska gälla även fortsättningsvis. Kommunens ombud bör få i uppdrag att rösta för att förslaget om att inget arvode utgår fastställs vid Alkärrsplans Utvecklings AB:s årsstämma Enligt bolagsordningen förutsätts även att val av revisor och revisorssuppleant ska tas upp på den ordinarie bolagsstämman. PWC är ansvarigt revisionsbolag för Alkärrsplan Utvecklings AB. Birgitta Elvås kommunchef Annika Fri kanslichef Kopia till: Nynäshamns kommuns ombud och ersättare för ombudet i Alkärrsplans Utvecklings AB

31 PROTOKOLL Sida 14 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum /16 Dnr KS/2015/0202/101-6 Uppdatering av arbetsordning för kommunfullmäktige och reglemente för kommunstyrelsen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att anta föreslagna ändringar enligt bilaga 1 och 2 av: b i arbetsordning för kommunfullmäktige och 2. 20, punkt 14 i reglemente för kommunstyrelsen. Sammanfattning Det har uppmärksammats att arbetsordning för kommunfullmäktige i Nynäshamns kommun behöver justeras då det blivit fel i en paragrafhänvisning i 30 b. Det finns även behov av att uppdatera reglementet för kommunstyrelsen då det innehåller fel paragrafhänvisning till arbetsordningen. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att paragrafhänvisningen korrigeras enligt bilaga 1 och 2 av 30 b i arbetsordning för kommunfullmäktige och 20, punkt 14 i reglemente för kommunstyrelsen. Ärendet Det har uppmärksammats att arbetsordning för kommunfullmäktige i Nynäshamns kommun, som antogs av kommunfullmäktige 17 november , behöver justeras. Anledningen är att det blivit fel i en paragrafhänvisning i 30 b. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att paragrafhänvisningen korrigeras från 30 a till 30 som anger krav som ska uppfyllas för att ett medborgarförslag ska behandlas i kommunfullmäktige. Se bilaga 1. Det föranleder ett behov av även att uppdatera reglemente för kommunstyrelsen som antogs av kommunfullmäktige 11 mars 2015, 17 och 18. Ändringarna avser paragrafhänvisningar i 20, punkt 14 som hänvisar till bestämmelser om medborgarförslag i arbetsordning för kommunfullmäktige. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att paragrafhänvisningarna i punkt 14 i reglementet stryks och istället föreslås en hänvisning till arbetsordning för kommunfullmäktige utan angivelse av paragrafer. Anledningen till det är att undvika framtida uppdatering av paragrafer till följd av ändringar i arbetsordningen. Se bilaga 2. Kopia: Akten Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

32 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår beteckning KS/2015/0202/101-6 Sida 1 Tjänsteställe/handläggaree Kansliavdelningen Susanne Wallgren Beslutsinstans Kommunstyrelsen Uppdatering av arbetsordning för kommunfullmäktige och reglemente för kommunstyrelsen Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att anta föreslagna ändringar enligt bilaga 1 och 2 av: b i arbetsordning för kommunfullmäktige och 2. 20, punkt 14 i reglemente för kommunstyrelsen. Sammanfattning Det har uppmärksammats att arbetsordning för kommunfullmäktige i Nynäshamns kommun behöver justeras då det blivit fel i en paragrafhänvisning i 30 b. Det finns även behov av att uppdatera reglementet för kommunstyrelsen då det innehåller fel paragrafhänvisning till arbetsordningen. Kommunstyrelseförvaltningenn föreslår att paragrafhänvisningen korrigeras enligt bilaga 1 och 2 av 30 b i arbetsordning för kommunfullmäktige och 20, punkt 14 i reglemente för kommunstyrelsen. Ärendet Det har uppmärksammats att arbetsordning för kommunfullmäktige i Nynäshamns kommun, som antogs av kommunfullmäktige 17 november , behöver justeras. Anledningen är att det blivit fel i en paragrafhänvisning i 30 b. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att paragrafhänvisningen korrigeras från 30 a till 30 som anger krav som ska uppfyllas för att ett medborgarförslag ska behandlas i kommunfullmäktige. Se bilaga 1. Det föranleder ett behov av även att uppdatera reglemente för kommunstyrelsen som antogs av kommunfullmäktige 11 mars 2015, 17 och 18. Ändringarna avser paragrafhänvisningar i 20, punkt 14 som hänvisar till bestämmelser om medborgarförslag i arbetsordning för kommunfullmäktige. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att paragrafhänvisningarna i punkt 14 i reglementet stryks och istället föreslås en hänvisning till arbetsordning för kommunfullmäktige utan angivelse av paragrafer. Anledningen till det är att undvika framtida uppdatering av paragrafer till följd av ändringar i arbetsordningen. Se bilaga 2. Birgitta Elvås kommunchef Susanne Wallgren utredare

33 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår beteckning KS/2015/0202/101-6 Sida 2 Bilagor Bilaga 1 Förslag till ändring av 30 b i arbetsordning för kommunfullmäktige i Nynäshamns kommun Bilaga 2 Förslag till ändring av 20, punkt 14 i reglemente för kommunstyrelsen Skickas till Akten arbetsordning för kommunfullmäktige Akten reglemente för kommunstyrelsen

34 PROTOKOLL Sida 15 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum /16 Dnr KS/2015/0256/003-2 Upphävande av reglemente för medlare inom miljö- och byggfrågor för Nynäshamns kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att upphäva reglemente för medlare inom miljöoch byggfrågor i Nynäshamns kommun. Bakgrund Den 5 mars beslutade kommunfullmäktige att inrätta en medlarfunktion inom miljö och byggområdet. Funktionen placerades under bygglovsenheten. Till funktionen antogs ett reglemente för medlare inom miljö- och byggfrågor i Nynäshamns kommun som reglerar funktionens roll och befogenhet. 1 Syftet med medlarfunktionen var att erbjuda parter, exempelvis grannar som hamnat i tvist i ett byggärende, en hjälp för att klargöra och lösa frågor. Målsättningen med funktionen var att medlingen skulle medföra en avlastning för kommunens hantering av klagomål och minska antalet överklaganden. Medlaren skulle samtala med parterna för att tillsammans finna en lösning på problemet. Funktionen skulle inte fatta några beslut och samtalen skulle inte dokumenteras. Medlingen fick heller inte innebära någon myndighetsutövning. Kopia: Akten Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

35 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår beteckning KS/2015/0256/003-2 Sida 1 Tjänsteställe/handläggaree Kommunstyrelseförvaltningenn Yvonne Persson Beslutsinstans Kommunfullmäktige Upphävande av reglemente för medlare inom miljö- och byggfrågor för Nynäshamns kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att upphäva reglemente för medlare inom miljöoch byggfrågor i Nynäshamnss kommun. Bakgrund Den 5 mars beslutade kommunfullmäktige att inrätta en medlarfunktion inom miljö och byggområdet. Funktionen placerades under bygglovsenheten. Till funktionen antogs ett reglemente för medlare inom miljö- och byggfrågor i Nynäshamns kommun som reglerar funktionens roll och befogenhet. 1 Syftet med medlarfunktionen var att erbjuda parter, exempelvis grannar som hamnat i tvist i ett byggärende, en hjälp för att klargöra och lösa frågor. Målsättningen med funktionen var att medlingen skulle medföra en avlastning för kommunens hantering av klagomål och minska antalet överklaganden. Medlaren skulle samtala med parterna för att tillsammans finna en lösning på problemet. Funktionen skulle inte fatta några beslut och samtalen skulle inte dokumenteras. Medlingen fick heller inte innebära någon myndighetsutövning. Enligt gällande reglemente för medlare inom miljö- och byggfrågor kan kommunfullmäktige utse förtroendevald, god man eller tidigare tjänsteman hos kommunen till medlare. Medlaren får arvode i enlighet med gällande arvodesbestämmelser för förtroendevalda. 2 Ärendet Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har vid två tillfällen utvärderat medlarfunktionen. Den första utvärderingen genomfördes i juli Vid utvärderingen hade tjänsten endast använts vid tre tillfällen med varierande resultat. 3 Kommunfullmäktige valde dock att ha kvar medlarfunktionen med motiveringen att den utgjorde ett bra komplement till den vanliga handläggningen. 1 Se Reglemente för medlare inom miljö- och byggfrågor i Nynäshamns kommun, Dnr KS/2007/ / Se reglemente för ersättning till förtroendevalda i Nynäshamns kommun, antagen av kf 14 januari Se Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens skrivelse Utvärdering av tjänsten medlare/granneombud dnr MSN/