Statistik: Kristinehamns bibliotek och bokbuss

Transkript

1

2 Statistik: Kristinehamns bibliotek och bokbuss Utlån Biblioteket Besök Biblioteket Utlån Bokbussen Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Summa Bokbussen har inga turer under juli månad. Hösten 2012: Bokbussen kör inte längre till skolorna i Kärr och Bäckhammar pga nedläggning. Januari 2013: Biblioteket stängt för RFID-installation

3 Statistik: Kristinehamns Konstmuseum Antal besök Statistik: Bildarkivet Antal besök Januari Januari Februari Februari Mars Mars April April Maj Maj Juni Juni Juli Juli Augusti Augusti September September Oktober Oktober November November December December Summa Summa

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52 PM 1(1) Chef kommunledningskontoret Handikappkonsulenten ANDT-samordnaren Samtliga nämnder Polisen Kristinehamn Brottsofferjouren Landstinget i Värmland Friskvården Kristinehamn Näringslivssamverkan Krismottagning för män KRUT2020 Information om ny organisation för Trygghets- och folkhälsorådet 2012 gavs ett uppdrag att se över Trygghets- och folkhälsorådet med syfte att öka effektiviteten i det förebyggande arbetet. Ett förslag skrevs fram som sedan skickades på remiss till Er. Efter att Ni lämnat Era förslag framkom att det att nämnderna önskade att rådet skulle kvarstå som en politisk grupp samt att det var viktigt att inte göra några begränsningar i de aktörer som ingått i rådets tjänstemannagrupp. Det nya förslaget, som kommunstyrelsen och kommunfullmäktige beslutat om under september 2013, innebär att kommunstyrelsens arbetsutskott numera utgör Trygghets- och folkhälsoråd samt att handläggaren för rådet fortsatt ska ha den nuvarande tjänstemannagruppen som sitt stöd. Syftet med förslaget är att trygghets- och folkhälsofrågorna ska lyftas upp på agendan samt att det ska bli en tydligare rollfördelning mellan rådet, dvs arbetsutskottet, och handläggaren. Handläggaren får på detta sätt en friare roll att lägga upp sitt arbete. Det förslag som gått igenom bifogas denna skrivelse. Vad händer nu? Ordförande Bjarne Olsson och handläggaren för trygghets- och folkhälsofrågorna i kommunen, Kenneth Henningsson har satt upp en tidsplan för hur arbetet ska läggas upp framöver, tidsplanen bifogas denna skrivelse. Har ni några funderingar är ni välkomna att kontakta Bjarne Olsson eller Kenneth Henningsson. e.u. Linn Erlandsson Kommunsekreterare

53 Sida 1(7) Kommunledningsförvaltningen Linn Erlandsson, Datum Kommunstyrelsen Förslag till ny organisation av Trygghets- och folkhälsorådet svar återremiss Sammanfattning Kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) gav kommunledningskontoret i uppdrag att se över strukturen för program och policydokument och göra en översyn som syftar till en förbättring av rådsorganisationen som i sin tur syftar till en ökad kvalité i det förebyggande arbetet. Tjänstemannaförslaget som behandlades på KSAU var att rådet ska omvandlas till en grupp bestående av både politiker och tjänstemän, detta för att öka effektiviteten och minska byråkratin. KSAU behandlade förslaget till ny organisation på sitt sammanträde och beslutade då att sända förslaget på remiss till de politiska partierna representerade i fullmäktige, kommunens nämnder, Trygghets- och folkhälsorådet, polisen, landstinget i Värmland och Friskvården i Värmland. Remissvaren har sammanställts vilket har resulterat i ett nytt förslag till organisation för trygghets- och folkhälsofrågorna i Kristinehamns kommun. Förslaget behandlades på KSAU den 21 maj 2013 och återremitterades med anledning av att ärendet inte MBL-förhandlats. Beslutsunderlag Skrivelse från Elisabeth Holmstrand Gustafsson (-) KF Arbetsordning TFR antagen KS KSAU Tjänsteskrivelse inkl bilaga med remissinstansernas synpunkter KSAU Tjänsteskrivelse inkl bilaga med remissinstansernas synpunkter Ärendet Bakgrund Trygghets- och folkhälsorådet instiftades 1999 av kommunfullmäktige efter en motion av Kerstin Andersson (S) och Anne Hölmebakk (V). Syftet var att samordna olika myndigheter och resurser i samhället avseende trygghets- och folkhälsofrågor. Kristinehamns kommun E-post kommunen@kristinehamn.se Postadress 1. Kommunledningsförvaltningen Kristinehamn Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon vx Fax Bankgiro Organisationsnr

54 2 Kommunfullmäktiges beslut löd: Kommunfullmäktige bifaller motion om inrättande av trygghets- och folkhälsoråd i Kristinehamns kommun i så motto, att fullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att inrätta ett trygghets- och folkhälsoråd samt ordna dess arbetsformer. Trygghets- och folkhälsorådet idag Trygghets- och folkhälsorådet upplevs ha ett otydligt uppdrag och används framförallt som en informationskanal. Det framkommer från både medlemmar i rådet, tjänstemän och externa aktörer. I kommunallagens mening har heller råd ingen makt och ingen beslutanderätt. Avsaknaden av mandat innebär att rådet riskerar att bli både handlingsförlamat eller anklagas för att överskrida sina befogenheter. För att arbetet inom dessa två områden ska bli lyckosamt krävs att uppdraget är känt och förankrat inom hela kommunens organisation. Ny organisation I förslaget som togs fram hösten 2012 föreslogs att nuvarande råd skulle omarbetas till att bestå av både politiker och tjänstemän. Att ha en politikergrupp och en tjänstemannagrupp har inte fungerat, med anledning av ovanstående argumentation. Några nämnder har framhållit att rådet borde bestå av politiska representanter som kommunstyrelsen utser, ungefär så som det ser ut idag. Det nya förslaget är att KSAU utgör Trygghets- och folkhälsoråd samt att följande tillägg görs till kommunstyrelsens reglemente: 1 Ordet trygghet läggs till före folkhälsa. Under rubriken I kommunstyrelsens lednings- och styrfunktion ligger att leda och samordna b.la läggs följande punkt till: Det övergripande trygghets- och folkhälsoarbetet. Under 28 läggs följande till: Kommunstyrelsens arbetsutskott utgör Trygghetsoch folkhälsoråd Argumenten för denna ordning är: Ökat mandat att fatta beslut om uppdrag. Även om arbetsutskott inte heller har någon egentlig beslutanderätt, utöver vad som anges i delegeringsordningen, finns här en direktväg till kommunstyrelsen samt möjligheten att ge direkta uppdrag till förvaltningen. Syftet är att renodla och förtydliga verksamheten. Att ha kvar rådet så som det ser ut idag skapar förvirring om vad rådet har för mandat och uppdrag. Genom att göra kommunstyrelsen ansvarig blir det ett tydligare ansvarsutkrävande. Skapa verkstad med mandat och tydlig rollfördelning Genom att låta KSAU utgöra rådet blir det ett led mindre vilket förhoppningsvis leder till att arbetet får mer handlingskraft. Nedan föreslås en årsprocess där KSAU tillsammans med tjänstemän som verkar inom området en gång per år tillsammans kommer fram till en plan. Planen med innehållande åtgärder och mål för det kommande året tas sedan av kommunstyrelsen.

55 3 Handläggarstöd I handläggarens uppdrag ligger bland annat: Vidareutveckla samarbetet inom områdena trygghet och folkhälsa internt och externt Egna initiativ inom området Kartlägga Strukturera och planera arbetet utifrån kartläggningen och uppdrag från kommunstyrelsen Ansvara för att utvärdering och uppföljning sker Till sitt stöd har handläggaren en tjänstemannagrupp, se nedan. Tjänstemannagrupp samt extern representation Hansläggaren ska samarbeta och kontakta de funktioner som hen ser som nyckelfunktioner i arbetet. Det är dock bra om de funktioner som finns representerade idag fortsatt är en del av arbetet, allt utifrån vilka uppdrag som KSAU/kommunstyrelsen ger. Det är även av stor vikt att upparbeta och utveckla kontakter med externa aktörer såsom landstinget, polisen, föreningar, Region Värmland, länsstyrelsen etc. Budget Idag har Trygghets- och folkhälsorådet en budget om ca kronor år, varav är medlemsavgift till Brottsförebyggande centrum i Värmland. Handläggaren bör ges befogenhet att besluta om utdelning av medel till aktiviteter, annonsering etc. Trygghets- och folkhälsoplan för Kristinehamns kommun antog kommunfullmäktige enligt 109 en reviderad Trygghets- och folkhälsoplan för Kristinehamns kommun. Planen innehåller nationella och regionala mål. Gällande de lokala målen anges endast att de nationella och regionala målen ska styra rådets arbete. Planen föreslås nu upphävas. Årsprocess Förslag till årsprocess för rådets arbete Juni 1. KF tar övergripande mål för kommunen i samband med budgeten i juni. Utifrån KF:s mål ska varje nämnd formulera sina egna verksamhetsmål. Början av hösten 2. Tjänstemannagruppen träffas för att förbereda inför en workshop, eller liknande. En av handläggarens första uppgifter blir att göra en kartläggning/omvärldsbevakning. Detta knyter an till socialnämndens kommentarer att en genomlysning måste vara gjord innan så att alla inblandade vet vad som redan sker inom kommunen. Början av hösten 3. KSAU och tjänstemannagruppen, här ska det finnas flexibilitet i vilka som ska kallas, samlas vid en workshop eller liknande, för att

56 4 tillsammans formulera en plan med förslag på åtgärder för det kommande året. Workshopen leds av samordnaren. Planen med de föreslagna åtgärderna ska utgå ifrån: 1) Kommunfullmäktiges mål 2) Kommunstyrelsen mål 3) Övriga styrdokument 4) Samt utgå från den kartläggning/omvärldsbevakning som gjorts. Rekommendationen är att man fokuserar på ett till tre områden per år för att kunna uppnå ett bra resultat. 4. Efter seminariet sammanställer samordnaren en plan utifrån det som kommit fram vid seminariet. Planen med förslag till åtgärder, max ett till tre per år, antas sedan av kommunstyrelsen. Under det följande året 5. Handläggaren ansvarar för att det under året sker kontinuerliga avrapporteringar till kommunstyrelsen/arbetsutskottet. Rapporterna ska innehålla redovisning av uppdraget: genomförande, och på sikt uppföljning och utvärdering samt en redovisning av budgeterade kostnader. Slutord Målsättningen med den nya organisationen för frågorna rörande trygghet och folkhälsa är att skapa verkstad. Att lyfta frågorna till kommunstyrelsenivå och låta arbetsutskottet utgöra rådet innebär ett ökat mandat att fatta beslut om uppdrag samt förhoppningsvis nå ökad förankring. Att kommunstyrelsen antar en plan för kommande år innebär att kommunstyrelsen styr med mål och riktlinjer vad ska uppnås? Handläggaren, samt de förvaltningar och aktörer vars områden planen berör, arbetar sedan med att söka uppnå planen. Handläggaren ställer sedan samman rapporter till kommunstyrelsen/arbetsutskottet. Idag finns en arbetsordning för rådet som kommunstyrelsen beslutat, den föreslås här upphävas. Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att följande tillägg görs till kommunstyrelsens reglemente. 1 Ordet trygghet läggs till före folkhälsa. Under rubriken I kommunstyrelsens lednings- och styrfunktion ligger att leda och samordna b.la läggs följande punkt till: Det övergripande trygghets- och folkhälsoarbetet. Under 28 läggs följande till: Kommunstyrelsens arbetsutskott utgör Trygghetsoch folkhälsoråd Kommunfullmäktige upphäver trygghets- och folkhälsoplanen antagen och ger kommunstyrelsen i uppdrag att återkomma till kommunfullmäktige med en redovisning av hur arbetet fortskrider.

57 5 Kommunstyrelsen beslutar att upphäva arbetsordningen för rådet antagen av kommunstyrelsen enligt Kommunstyrelsen beslutar att anta förslag till årsprocess för arbetet med trygghets- och folkhälsofrågorna. Peter Eskebrink Chef kommunledningskontoret Linn Erlandsson Kommunsekreterare Skickas till Nuvarande Trygghets- och folkhälsoråd Chef kommunledningskontoret Handikappkonsulenten ANDT-samordnaren Kopia Samtliga nämnder Polisen Kristinehamn Brottsofferjouren Landstinget i Värmland Friskvården Kristinehamn Näringslivssamverkan Krismottagning för män KRUT2020

58 6 Remissinstansernas synpunkter Nämnderna: Skolnämnden: positiv till nytt arbetssätt Miljö- och byggnadsnämnden: Rådet utses av kommunstyrelsen och särskild ordförande utses Kulturnämnden: Fasta medlemmarna bör vara representanter från kommunstyrelsen och en av dem är sammankallande Tekniska nämnden: Rådet utses bland kommunstyrelsens medlemmar, dock ej ur presidiet. Viktigt att företrädare från tekniska förvaltningen fungerar som adjungerade i de frågor som berör deras resp. ansvarsområde Kommentar: Utifrån remissvaren och kontakt med andra kommuner är det nya förslaget att kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för trygghet- och folkhälsa och att kommunstyrelsens arbetsutskott utgör Trygghets- och folkhälsoråd. Detta innebär i praktiken att kommunstyrelsen ger uppdrag till tjänstemannaorganisationen att arbeta med de åtgärder som föreslås vid ett gemensamt seminarium med politiker och tjänstemän. Socialnämnden: Viktigt att det görs en grundlig genomlysning av vad som redan görs inom kommunen på dessa områden. Rådet bör även sträva efter att frågorna kan integreras i befintlig verksamhet. Arbetet med frågorna ska ske inom berörd nämnds område, rådets roll är att lyfta och samordna frågorna där det behövs. Viktigt att upparbeta och utveckla kontakter med externa aktörer. Rådets handläggare ett adminstrativt stöd, övrig handläggning ska ske av dem som har kompetens för uppdraget. Två-tre möten är tillräckligt. Kommentar: Tekniska nämnden och socialnämnden poängterar att det är viktigt att representation finns från övriga förvaltningar. Med det nya arbetssättet föreslås kontaktpersoner på varje förvaltning, i likhet med hur det ser ut idag med rådets tjänstemannagrupp. Socialnämnden har flera kloka synpunkter som behöver tas i beaktande: En kartläggning (genomlysning) måste göras för att kommunen ska undvika dubbelarbete. Ansvaret för åtgärder och arbete ska ligga på den nämnd som hanterar ansvaret i vardagen. Övriga remissinstaner Brottsofferjouren Östra Värmland: Rädda för att rådet mister kompetens när det krymps. Fler möten och mandat att ta beslut. Friskvården i Värmland: Vill fortfarande utgöra en del av rådet. Man anser att det är viktigt att representation från Landstinget i Värmland finns med. Samverkansavtal med kommunen finns rådet angivet som en kanal in i kommunen. Kommentar: BOJ trycker på att det är viktigt att inte tappa kompetens när rådet krymps. Därför är förslaget, som tidigare nämnt, att kommunstyrelsens arbetsutskott ska

59 7 utgöra Trygghets- och folkhälsoråd och att tjänstemannaorganisationen ska vara uppbyggd på likartat sätt som idag. Socialdemokraterna: ställer sig bakom och föreslår Anne-Marie Wallouch (V) som ordförande Centerpartiet: Ställer sig bakom förslaget Polisområde Öst: Ställer sig bakom förslaget TFR: ställer sig bakom förslaget KHR: Ställer sig bakom förslaget

60 Sida RUTINER 1(14) Datum Referens Linn Erlandsson Nämndadministrativa rutiner i Kristinehamns kommun E-post Organisationsnr KRISTINEHAMNS KOMMUN Postadress Besöksadress Telefon Fax Bankgiro PlusGiro 1. Kommunstyrelsen Uroxen vx Kristinehamn Kungsgatan 30

61 INLEDNING...3 POSTÖPPNING...3 PERSONADRESSERAD POST...3 FÖRDELNING AV POST...4 E-POST...4 REGISTRERING...5 Vad ska registreras...5 Registrering av handlingar...5 När ska registrering ske...5 Ärendemening...6 Vem registrerar...6 Inskanning av allmänna handlingar...6 FÖRVARING AV HANDLINGAR...6 UTLÄMNANDE AV HANDLINGAR...6 Viktigt att tänka på...6 Om utlämnande inte sker...7 BEREDNING AV ÄRENDEN...7 Beredningsprocessen...7 Steg 1: Genomgång av aktuella ärenden... 8 Steg 2: Beredningssammanträde... 8 Steg 3: Styrelsens/nämndens utskott... 8 Steg 4: Styrelse/nämnd... 8 TJÄNSTESKRIVELSEN - BESLUTSUNDERLAG...8 Sammanfattning, beslutsunderlag, expediering m.m...8 Förslag till beslut...9 Undertecknande m.m....9 KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA...9 SAMMANTRÄDESHANDLINGAR, INLÄMNINGSTIDER OCH UTSKICK...9 SAMMANTRÄDE OCH PROTOKOLL...10 Nämndens behandling...10 När nämndens beslut skiljer sig från det beredande organets förslag...11 Utskottens protokoll...11 Arbetsgrupper...11 Anmälan av delegeringsbeslut...11 Ärenden för kännedom/information...12 Justering...12 Tillkännagivande...13 Publicering på nätet - PUL...13 BESLUTSREGISTRERING OCH EXPEDIERING/SKICKAS TILL...13 ARKIVLÄGGNING/GALLRING

62 3 Inledning För att öka medborgarnas insyn i den kommunala verksamheten, säkerställa rättssäkerheten i ärendehanteringen samt att effektivisera administrationen har detta dokument med nämndadministrativa rutiner upprättats. I dokument finns anvisningar för hur ärendeflödet i kommunens nämnder och förvaltningar i normalfallet ska se ut. Vi finns till för medborgarna i Kristinehamn. Medborgarperspektivet bör därför styra våra val av rutiner. Ärendeflödet som beskrivs är ett led i att utveckla både de anställdas och förtroendevaldas arbetssätt, så att det tekniska stödet kan utnyttjas på bästa sätt. Även principen om allmänna handlingars offentlighet medför krav på bra rutiner. Rutinerna ska tillämpas i samtliga förvaltningar. I vissa delar behöver anpassning ske, men det är endast i undantagsfall. Exempel på hur olika skrivelser och protokoll ska se ut bifogas dokumentet. Mallar för skrivelser (dokument), tjänsteskrivelse till nämnd, kallelse, protokoll och delegeringsbeslut finns på kommunens intranät under mallar. Det är en praktisk förutsättning att alla använder dessa mallar för att nyttja det ärende- och nämndadministrativa system vi har på ett effektivt sätt och att kommunens handlingar ska bli så enhetliga och lättöverskådliga som möjligt. I normalfallet görs tjänsteskrivelser, kallelser och protokoll i ärendehanteringssystemet där motsvarande mallar finns. I alla kommunens brev och skrivelser ska ett enkelt och tydligt språk användas. Det ska klart framgå vem som är avsändare, dennes befattning, adress, telefonnummer och e-postadress. Postöppning Huvudregeln är att all inkommande post, såväl papperspost som e-post och fax ska öppnas/tas om hand så fort som möjligt, d.v.s. samma dag som den kommer in till myndigheten. Detta gäller även personadresserad post till enskilda tjänstemän och förtroendevalda. Syftet är att säkerställa att post som innehåller allmänna handlingar inte blir liggande oöppnad. Avgörande för om posten ska anses som allmän handling är att den kommit in till myndigheten, d.v.s. till någon företrädare för myndigheten, anställd eller förtroendevald, och att innehållet rör myndighetens verksamhet. Observera att även post som sänts hem till en anställd eller förtroendevald anses som inkommen till myndigheten om innehållet rör myndighetens verksamhet. Varje anställd/förtroendevald ansvarar för att även sådan post blir öppnad och eventuellt registrerad. Post adresserad till representant för fackliga organisation eller post till förtroendevalda som rör det partipolitiska arbetet är inte att anse som allmän handling Personadresserad post Personadresserad post får inte öppnas av andra utan medgivande från den som posten ställts till. Varje anställd ska därför lämna ett skriftligt medgivande, så att andra kan öppna posten. Samma ordning bör tillämpas för de förtroendevalda, t.ex. kommunalråd, ordföranden m.fl., så att inte heller deras post förblir oöppnad.

63 4 Lämnas inget sådant medgivande måste vederbörande själv dagligen ta ansvar för att posten öppnas och tas omhand. Mall för skriftligt medgivande, finns under allmänna mallar. Fördelning av post Fördelningen av post till berörd person ska ske snarast möjligt. Handläggare m.fl. ska helst kunna ta del av posten samma dag som den kommit in. Det ska framgå mycket tydligt vem som är ansvarig handläggare. Målsättningen är att all inkommande post ska scannas in i ärendehanteringssystemet och flödas till ansvarig handläggare. När original kopieras i färgkopiator är det viktigt att skriva kopia på kopian, så original och kopia inte förväxlas. En bekräftelse ska i normalfallet lämnas till externa avsändare, ex skrivelser från enskilda. Av bekräftelsen ska det framgå till vilken handläggare som handlingen lämnats. Viktigt att notera att t ex speciallagstiftning kan styra hanteringen så att andra rutiner gäller. (Förslag till bekräftelse, se bilaga 1) Om en handling kommit in till fel myndighet/förvaltning/tjänsteman ska den snarast, efter att den ankomststämplats, översändas till den som ska hantera ärendet. Avsändaren ska underrättas om att handlingen sänts vidare. E-post Vid frånvaro, som överstiger 1 dag, ska svarsmeddelande lämnas till e-postavsändaren där det tydligt framgår när mottagaren av e-posten åter är i tjänst och till vem avsändaren kan vända sig i det fall ärendet brådskar, se bilaga X. Inkommande e-post kan även vidarebefordras till någon kollega som är på plats eller ge en kollega fullmakt att öppna e-postlådan vid frånvaro. Instruktion om automatiskt frånvaromeddelande, vidarebefordran av och lämnande av fullmakt till kollega för e-post finns under Guide och tips på Intranätet. Den enskilde tjänstemannen och förtroendevalde ansvarar för att överlämna post som ska registreras till diariet. Meddelanden som kommer till styrelsen/nämnden via tjänstemännens e-postbrevlådor, och som ska registreras, vidarebefordras elektroniskt till styrelsens/nämndens officiella brevlåda, t ex kommunen@kristinehamn.se. Detsamma gäller förtroendevalda. Inkommande e-post till styrelsens/nämndens officiella brevlåda, som ska spridas till handläggare, förtroendevalda och andra, vidarebefordras också elektroniskt. E-post, som enligt dokumentplanen anses av ringa värde och inte behöver registreras sänds till respektive styrelse/nämnds elektroniska diarie, t ex ksdiarie@kristinehamn.se, en e-postlåda där inkomna meddelanden gallras efter ett år. E-post som enligt dokumentplanen anses av mycket ringa värde kan raderas direkt. Viktigt att observera att även meddelanden via sms och röstbrevlådan kan vara viktig information som ska hanteras på samma sätt som annan inkommande post. I det fall informationen tillför ett ärende något ska en anteckning görs i ärendehanteringssystemet eller i respektive verksamhetssystem.

64 5 Registrering Vad ska registreras Huvudregeln är att handlingar (t.ex. brev, faxmeddelande och e-post) som kommit in till eller upprättats hos kommunens olika nämnder och förvaltningar ska registreras eftersom de normalt är allmänna handlingar. Viktigt att notera att detta även gäller brev etc som kommer direkt till verksamheterna, t ex till Turistbyrån, skolor/förskolor, särskilda boenden och andra arbetsplatser inom kommunen. Allmänna handlingar som är offentliga behöver inte registreras om de hålls så ordnade att det utan svårighet går att fastställa när de kommit in eller upprättats. Normalt bör dessa handlingar ändå registreras eftersom det ofta finns behov av att på ett effektivt sätt kunna söka informationen i dem. Den säkraste metoden för registrering är diarieföring i ärendehanteringssystemet. Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska registreras eller förvaras systematiskt. Allmänna handlingar som är hemliga (sekretessbelagda) ska registreras med hänvisning till gällande paragraf i offentlighets- och sekretesslagen. Handlingar som hör till personakter inom socialtjänsten samt handlingar i hälsooch sjukvårdens patientjournaler behöver inte registreras. Likaså behöver handlingar som registreras i verksamhetssystem normalt inte registreras i ärendehanteringssystemet. Om det är helt klart att handlingen har liten betydelse för verksamheten, behöver den inte registreras. Det kan gälla anteckningar från personalmöten, rutinbeskrivningar, interna utbildningsprogram, mm. Eftersom det ofta finns behov av att kunna söka efter informationen även i dessa handlingar kan det därför finnas anledning att trots allt registrera dem. I annat fall ska de förvaras systematiskt ordnade i pärm eller akter alternativt digitalt i väl sorterade mappsystem. Registrering av handlingar När handlingen registreras i ärendehanteringssystemet ska följande uppgifter skrivas in: 1. datum när handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer (benämns ärendenummer i ärendehanteringssystemet) 3. från vem handlingen kommit eller till vem den expedierats, 4. dokumentbeskrivning. I de fall handlingen som registreras blir ett ärende kommer dokumentbeskrivningen att bli rubriken på tjänsteskrivelsen och benämningen på ärendet i kallelse och protokoll. 5. om det kan antas föreligga sekretess, d v s hinder för utlämnande, ska detta hanteras i särskild ordning i ärendesystemet genom att välja tillämplig sekretessbestämmelse. Då skyddas uppgifterna under punkterna 3 och 4 automatiskt. När ska registrering ske Ett av registreringens viktigare syften är att ge myndigheten kontroll över sina inkommande, upprättade och utgående handlingar. Registrering av allmänna handlingar ska därför ske utan dröjsmål vilket normalt innebär att handlingarna registreras dagligen.

65 6 Ärendemening Ärendemeningen ska så väl som möjligt täcka ärendets huvudsakliga innehåll. Den ska innehålla bra sökord, men inte vara för lång. Undvik att börja ärendemeningen med ord som beträffande, rörande angående, förslag m.m. Förkortningar, interna arbetsnamn m.m. bör inte heller användas. Om ärendemeningen behöver kompletteras eller ändras under beredningens gång ska detta göras i samråd med handläggaren och registrator. Vem registrerar Registrator för respektive nämnd registrerar samtliga inkomna och upprättade handlingar. Innan handläggaren påbörjar en tjänsteskrivelse ska alltid kontakt tas med registrator som lägger upp ett ärende så att ett diarienummer/ ärendenummer skapas. Denna arbetsfördelning kan komma att omprövas när samtliga nämnder/förvaltningar arbetar fullt ut med nämndadministrationen i ärendehanteringssystemet utifrån vad som är rationellt i det enskilda fallet. Inskanning av allmänna handlingar I normalfallet ska alla allmänna handlingar scannas in i ärendehanteringssystemet. Det innebär att allmänna handlingar som registreras i verksamhetssystem eller förvaras systematiskt, enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan, inte behöver scannas in i ärendehanteringssystemet. Förvaring av handlingar Allmänna handlingar ska förvaras i godkänd arkivlokal, brandsäkra förråd eller skåp. Allmänna handlingar som är hemliga ska förvaras så att inte obehöriga kan ta del av dem. När det gäller diarieförda pappershandlingar ska original/arkivexemplar läggas i ärendeakter. Registrator ansvarar i normalfallet för förvaring av akterna. I det fall handlingen/akten inte förvaras i närarkiv ska handlingens/aktens förvaringsplats anges i ärendehanteringssystemet. Utlåning av akter till handläggare m.fl. ska noteras i ärendehanteringssystemet där det klart ska framgå vem som har lånat den. Utlämnande av handlingar Enskilda personer och företag har i enlighet med Tryckfrihetsförordningen rätt att begära ut allmänna handlingar. Den tjänsteman som har handlingarna är normalt den som fattar beslut om en handling är allmän och om den ska lämnas ut, d v s är offentlig eller om den är sekretessbelagd enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I tveksamma fall ska frågan hänskjutas till myndigheten, d v s den som av berörd nämnd har fått delegation att fatta beslut om att inte lämna ut allmän handling. (se resp nämnds delegeringsordning). Viktigt att tänka på Den som begär ut allmänna handlingar har normalt rätt att vara anonym. Du har alltså inte rätt att fråga vad en person heter eller vad handlingen ska användas till, såvida detta inte krävs för att kunna göra en sekretessprövning. En begäran om utlämnande av allmänna handlingar skall enligt huvudregeln hanteras genast eller så snart det är möjligt. Ibland kan olika hinder finnas för att

66 7 handlingen ska kunna lämnas ut, be då att få återkomma efter viss tid (helst samma dag), så du har möjlighet att kontrollera detta. Man har rätt att få komma till myndigheten och ta del av handlingarna på plats. Man har också rätt att få kopior på handlingarna. Om man tar kopior på allmänna handlingar skall avgift tas ut enligt den taxa som fullmäktige har fastställt. En myndighet är inte skyldig att på begäran lämna ut offentlig information ur sina system, databaser och register i digital form. En pappersutskrift är fullt tillräcklig. Detta innebär inte att vi är förhindrade att lämna ut uppgifter på diskett eller via filöverföring förutsatt att det inte rör sig om massuttag av personuppgifter. Myndigheten är inte heller skyldig att göra sammanställningar av upprättade handlingar, eftersom det då blir en ny upprättad handling. Om utlämnande inte sker Om beslut fattas att handlingen inte ska utlämnas skall beslutet skriftligen motiveras (med angivande av åberopat lagrum) och tillsammans med meddelande om hur man överklagar lämnas till den som begärt att få ut handlingen. (Mall för avslag och överklagan finns under allmänna mallar.) Beredning av ärenden Det är av stor vikt att de ärenden som skickas till nämnden för beslut är väl förberedda och i normalfallet ska arbetsutskottet ha tagit del av ärendet innan det överlämnas till nämnden. Om fakta tillförs ett ärende vid besök eller genom ett telefonsamtal, fax, röstbrevlåda eller annat media ska en tjänsteanteckning göras i ärendehanteringssystemet. Exempel på rutiner som ska undvikas är tjänsteanteckningar på aktomslag, gula lappar etc. Den ansvarige handläggaren ansvarar för att ärendet bereds i god ordning. Handläggaren avgör tillsammans med sin närmaste chef när ärendet är färdigtberett och gör ett urval av de handlingar som nämnden ska ha som sitt beslutsunderlag (se avsnittet om tjänsteskrivelse nedan). Det fullständiga materialet finns tillgängligt hos registrator. Därefter avgör ordförande när ärendet ska till nämnden för beslut. Förvaltningschef och berörd chef/handläggare har ett ansvar att följa och hålla sig informerad om vilka ärenden som är aktuella inom den egna avdelningen. De ärenden som i någon del innehåller frågor som omfattas om lagen om medbestämmande (MBL) ska vara väl förankrade med berörda fackliga organisationer innan de överlämnas till nämnd/styrelse för beslut. Detta sker genom samverkan inom ramen av samverkansavtalet eller genom förhandling enligt MBL. Beredningsprocessen Nedan beskrivs de olika stegen i kommunstyrelsens beredningsprocess som är den process som gäller i normalfallet. Anpassningar kan behöva göras för respektive nämnd. Fördelarna med att strukturera upp beredningsprocessen är bl. a. att rollfördelningen mellan tjänstemän och förtroendevalda blir tydligare och att handläggningstiden kan kortas.

67 8 Steg 1: Genomgång av aktuella ärenden I första steget gör nämndsekreteraren, förvaltningschefen eller den handläggare hon/han utser och nämndens ordförande en genomgång av aktuella ärenden inför nästa sammanträde. Nämndsekreteraren upprättar varje år en tidsplan med inlämningstider för respektive nämnd. Tidsplanen visar absolut sista datum för handläggarna att anmäla ärenden till nämnden. Steg 2: Beredningssammanträde Inför beredningssammanträdet ska varje enskild handläggare ha distribuerat färdigt beslutsunderlag (tjänstemannaförslag) i enlighet med den tidsplan nämndsekreteraren meddelat. Beslutsunderlaget skickas till nämndsekreteraren digitalt. Att ta upp ärenden i nämnden som inte tagits upp på beredningssammanträdet bör undvikas. Om så ändå är fallet ska förvaltningschefen stämma av med ordförande, som ytterst avgör om ärendet ändå kan tas med till nämnden. Vid beredningssammanträdet föredrar förvaltningschefen eller den hon/han utser aktuella ärenden. Steg 3: Styrelsens/nämndens utskott Utskottens sammanträden ska protokollföras på så sätt som framgår i avsnittet om protokoll nedan. Steg 4: Styrelse/nämnd Inför nämndens/styrelsens sammanträde har utskottet utarbetat ett förslag till beslut. Vem som ska föredra ärendet avgörs av ordförande i samråd med förvaltningchefen. I de fall nämnderna har ärenden som ska vidare till kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige ska det av beslutsförslaget tydligt framgå att nämnden föreslår kommunstyrelsen eller fullmäktige. (Se sid 11 angående protokoll) Tjänsteskrivelsen - beslutsunderlag Sammanfattning, beslutsunderlag, expediering m.m. Huvudregeln är att den ansvarige handläggaren ska upprätta en tjänsteskrivelse som kan ligga till grund för nämndens beslut. Handläggaren ansvarar för att tjänsteskrivelsen innehåller en bra rubrik (som stämmer överens med dokumentbeskrivningen i ärendehanteringssystemet), sammanfattning, beslutsunderlag, eventuell ärenderubrik med frivilliga underrubriker om tjänsteskrivelsen är på många sidor, förslag till beslut samt vilka beslutet ska skickas till. Tjänsteskrivelsen finns som mall under allmänna mallar och i ärendehanteringssystemet. Hur en tjänsteskrivelse ska vara uppbyggd, se bilaga X I tjänsteskrivelsen ska handläggaren klart ange vilka handlingar som nämnden ska ha som sitt beslutsunderlag. De beredande organens förslag ska anges samt övriga handlingar av betydelse. Dessa delar ska senare kunna kopieras till andra dokument i ärendekedjan t ex kallelser, protokoll, m.m.

68 9 Förslag till beslut Av förslaget ska beslutets innebörd i klartext framgå. Formuleringar som att nämnden beslutar i enlighet med föreliggande förslag m.m. ska därför undvikas. Att tänka på när man formulerar förslag till beslut: Uppdrag och eventuella direktiv ska vara klart formulerade Beslutet ska tala om vilken enhet/funktion som ansvarar för verkställighet Beslut om utförande av utredning bör åtföljas med tydliga direktiv om vad utredningen/uppdraget har för syfte och ett datum när återapportering ska ske. Undertecknande m.m. Tjänsteskrivelsen ska normalt undertecknas av förvaltningschef och handläggare i samband med att den färdigställs. Tjänsteskrivelser som distribueras elektroniskt behöver inte vara undertecknade. Handläggaren och sekreteraren i nämnden ansvarar för att den elektroniskt distribuerade handlingen stämmer med det undertecknande originalet. Den undertecknade handlingen ska lämnas till registrator/nämndsekreterare för arkivering. Kallelse/Föredragningslista Nämndsekreteraren lägger upp planerade sammanträden i ärendesystemet. I normalfallet anger handläggaren i ärendesystemet vid vilket sammanträde som ärendet önskas behandlas. Ordföranden ansvarar för kallelsen. Möte för förberedelse och fastställande av föredragningslista sker enligt rutiner som varje nämnd och förvaltning beslutar. (Se avsnitt om beredning sid.7) Kallelsen till sammanträde utgör även föredragningslista. Föredragningslistan ska innehålla rubrik på de ärenden som ska behandlas. Till kallelsen fogas handlingar med beslutsunderlag. Av kallelsen ska framgå vem som är ordförande respektive sekreterare. Kallelsen behöver inte undertecknas. Om en ledamot inte kan närvara under sammanträdet ska han/hon själv ta kontakt med sin ersättare eller med partiet för att se till att partiet blir representerat på sammanträdet. Ledamoten behöver i normalfallet inte anmäla i förväg till förvaltningen att han/hon inte kommer. Mall för kallelse/föredragningslista, se bilaga X. Kallelse/föredragningslista finns som mall under allmänna mallar och i ärendehanteringssystemet. Sammanträdeshandlingar, inlämningstider och utskick Sammanträdeshandlingarna ska finnas tillgängliga för ledamöter och ersättare senast en vecka före sammanträdet, i normalfallet 5 arbetsdagar. Den tid som nämndsekreteraren bestämt för inlämnande av handlingar ska hållas. Detta för att undvika dålig beredning, dyrbar och ineffektiv administration. Den som senare vill få med ett ärende till sammanträdet får vända sig till förvaltningschefen som för dialog med ordföranden, som beslutar om handlingarna

69 10 kan skickas ut i efterhand eller delas ut vid sammanträdet. Ordföranden bör självfallet tillämpa denna möjlighet restriktivt. Handlingar i ärenden som endast anmäls, t ex delegeringsbeslut behöver normalt inte skickas ut, utan kan hållas tillgängliga på förvaltningen och under sammanträdet. Förvaltningarna ska regelmässigt se över sina rutiner för till vilka och på vilket sätt handlingar ska skickas ut. Målsättningen är att samtliga handlingar ska finnas tillgängliga på hemsidan. Hänsyn tas till de sekretessregler som gäller. Sammanträde och protokoll Varje nämndledamot är ansvarig för att anmäla jäv. Den jävige ledamoten har inte rätt att delta i handläggningen av ärendet eller vid beslut. Är sammanträdet öppet för allmänheten, kan den jävige närvara vid nämndens behandling av ärendet. I protokollet, under aktuell paragraf skrivs På grund av jäv deltog inte N N i handläggningen av ärendet. Ordföranden ansvarar för protokollets utformning. I normalfallet görs protokollet i ärendesystemet som automatiskt hämtar följande från tjänsteskrivelsen: ärenderubrik med diarieplanbeteckning/diarienummer antaget förslag till beslut (kopieras från tjänsteskrivelsen till protokollet) sammanfattning beslutsunderlag ev. nämndens behandling sammanställning över vem beslut i ärendet ska skickas till Protokoll ska skrivas i presens och utformas så att de kan förstås självständigt. För att göra protokollen mer lättlästa och för att undvika dubbelarkivering ska bilagor till protokollet undvikas. Hänvisning till nämndens beslutsunderlag finns i protokollet under rubriken beslutsunderlag. Nämndens behandling Kommunala protokoll är så kallade beslutsprotokoll vilket innebär att de som yttrat sig under sammanträdet och vad de sagt inte behöver protokollföras. Rubriken X-nämndens behandling ska användas vid de tillfällen som: Förslag och yrkande har lagts fram och inte tagits tillbaka. Förslag och yrkanden ska alltid lämnas skriftligt till ordföranden i samband med behandlingen av aktuellt ärende. I vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut (propositionsordning) och om nämnden godkänt denna Genomförda omröstningar och hur de fallit ut Vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat vid öppna omröstningar Vilka reservationer som har anmälts mot besluten Ledamöter och ersättare har även rätt att få sin mening antecknad i protokollet, en så kallad protokollsanteckning.

70 11 Ledamöter som under sammanträde anmält att de skriftligen vill reservera sig mot ett beslut bör om möjligt lämna in reservationen i anslutning till sammanträdet. I de ärenden då nämnden är beredande organ till KS/KF och inte beslutande ska detta framgå av protokollet genom att använda följande rubrik med beslutssats: Beslut X-nämnden föreslår kommunstyrelsen att besluta.. Det är mycket angeläget att det inte råder någon tvekan om i vilken nämnd/styrelse ett ärende beslutas. (Se sid 11 angående protokoll) Mall på protokoll, se bilaga X. Protokoll finns som mall under allmänna mallar och i ärendehanteringssystemet. När nämndens beslut skiljer sig från det beredande organets förslag Då nämnden fattar ett annat beslut än det som de beredande organen föreslagit, skrivs endast nämndens beslut i klartext i protokollet. Under rubriken Nämndens behandling, se avsnitt X, ska det framgå hur nämnden tagit ställning i ärendet. Hänvisning ska även alltid finnas till beredande organs förslag under rubriken Beslutsunderlag i protokollet. Detta för att minska protokollets omfång och skapa översiktlighet. Om nämnden inte instämmer i formuleringarna i en tjänsteskrivelse får inte tjänsteskrivelsen ändras. Vid omfattande förändringar ska nämnden i sådana fall anta en egen skrivelse som benämns nämndens yttrande i ärende x. Endast ändringar av redaktionell karaktär får göras. Utskottens protokoll Protokoll från utskott där utskottet fattat beslut med stöd av delegering ska justeras och anslås på samma sätt som nämndprotokoll. (Se sid 11 angående protokoll) Arbetsgrupper Kommunstyrelsen/nämnden kan inrätta arbetsgrupper. Sådana arbetsgrupper har ingen beslutanderätt och, enligt kommunallagen, ingen initiativrätt till kommunstyrelsen/nämnden. I arbetsgrupper ska endast enklare anteckningar föras. Ett minimikrav är att det av dessa anteckningar ska framgå vilka som deltagit (både förtroendevalda och övriga) vid behandlingen av sammanträdespunkten samt närvarotiden för de förtroendevalda. Detta för att man i efterhand dels ska kunna klargöra frågan om jäv dels för att få underlag till utbetalning av arvode. Anteckningarna bör undertecknas av sekreteraren, men behöver i övrigt varken justeras eller anslås på kommunens anslagstavla. Anteckningarna bör göras tillgängliga på Internet/intranätet och kan även delas ut på nästkommande sammanträde. Något särskilt utskick av anteckningarna görs inte. Anmälan av delegeringsbeslut Beslut som fattats med stöd av delegering ska anmälas till nämnden/styrelsen, på det sätt som respektive nämnd/styrelse har fastställt. Tiden för överklagande av beslutet (genom laglighetsprövning enligt kommunallagen) räknas från den tidpunkt då tillkännagivande om justering gjorts på kommunens anslagstavla av protokollet från det sammanträde när delegeringsbeslutet anmäldes. För beslut som

71 12 kan överklagas med förvaltningsbesvär, t.ex. bygglov, miljötillsyn, m.m. räknas klagotiden från den tidpunkt som den sökande/klagande tagit del av beslutet. Även beslut som fattats med stöd av bestämmelserna om vidaredelegering bör anmälas till nämnden. Då ett utskott fattat ett beslut med stöd av delegation ska protokollsutdrag göras på de aktuella paragraferna och rapporteras till nämnden på det sätt som nämnden beslutat. Varje delegeringsbeslut ska kunna härledas. I redovisningen ska ärendetyp, datum för beslutet samt diarienummer eller annat löpnummer ingå. Redovisningen kräver ingen tjänsteskrivelse, utan skrivs direkt i form av en protokollsparagraf. Av paragrafen ska det framgå om nämnden har godkänt redovisningen av fattade beslut. Exempel på delegeringsbeslut se bilaga X. Mall för information om överklagan av myndighetsbeslut mot enskild finns under allmänna mallar. Exempel på anmälan av delegeringsbeslut, se bilaga 6X Ärenden för kännedom/information Ärenden som lämnats till nämnden för kännedom samlas i en gemensam paragraf under rubriken Ärenden för kännedom. Det kan bland annat röra sig om rapporter, meddelanden, muntliga redovisningar etc som inte resulterar i något beslut. Även utredningar m m från andra nämnder som nämnden fått för kännedom och om avsändaren vill få verifierat att nämnden tagit del av handlingen kan protokollföras under Ärenden för kännedom. Nämnden bör, liksom när det gäller delegeringsbeslut, ta ställning till om redovisningen av rapporter och meddelanden kan godkännas. Kursinbjudningar ska inte protokollföras, om inte nämnden/styrelsen beslutar att någon/några politiker ska delta i kurser/konferenser. Ordföranden bör noga överväga vilka ärenden som ska anmälas till nämnden, eftersom för många anmälningar i onödan belastar sammanträdena. Justering Ordföranden meddelar, efter samråd med sekreteraren, tid och plats för justering av protokollet. Val av justerare och utsedd tid för justering behöver inte protokollföras i särskild paragraf utan antecknas istället på protokollets första sida. Ett protokoll ska justeras så snart som möjligt, senast två veckor efter sammanträdet. Justerarna skriver under protokollets första sida och signerar varje sida i protokollet. Vid omedelbar justering av en paragraf bör beslutstexten, innan sammanträdet avslutas, redovisas skriftligt eller om detta inte är möjligt, läsas upp av ordföranden. Om förslaget godkänns, tillfrågas nämnden om paragrafen kan förklaras omedelbart justerad. Beslut om omedelbar justering ska framgå av protokollsparagrafen. Paragrafen ska undertecknas/signeras av ordföranden och justeraren/justerarna under eller i omedelbar anslutning till sammanträdet.

72 13 Kan inte paragrafen justeras samma dag ska den justeras senast påföljande dag. I annat fall kan inte uttrycket omedelbar justering anses uppfyllt. Vid omedelbar justering tillämpas principen om två försättsblad. Ett försättsblad används för de omedelbart justerade paragraferna och ett försättsblad för de paragrafer som justeras senare. På detta sätt säkerställer man anslagstider och tydlighet när det gäller vilka de omedelbart justerade paragraferna är. Tillkännagivande Justeringen ska tillkännages på kommunens anslagstavla senast andra dagen efter att protokollet justerats. Av tillkännagivandet ska framgå var protokollet finns tillgängligt samt vilken dag det har anslagits. Bevakning/återrapportering Varje nämnd bör tillse att det finns klara rutiner för hur bevakning av ärenden ska gå till. Ett sätt är att berörd personal träffas en gång per vecka för att stämma av vilka ärenden som ligger för bevakning samt vilka ärenden som under handläggning. Publicering på nätet - PUL Fullmäktiges och nämndernas kallelser, handlingar och protokoll bör i normalfallet publiceras på kristinehamn.se då det inte möter hinder på grund av sekretess eller PUL personuppgiftslagen (1998:204). Kommunen har ingen skyldighet att publicera ovanstående på hemsidan men att göra så underlättar för insynen i kommunens verksamheter. Direkt utpekande personuppgifter i kallelser, handlingar och protokoll rörande enskilda, till exempel namn, fastighetsbeteckning eller adress kan publiceras var för sig men inte tillsammans. Omfattas dessa uppgifter av sekretess eller tystnadsplikt får de naturligtvis inte publiceras på nätet. Personnummer får aldrig publiceras på Internet. Som alltid vid publicering av direkt utpekande personuppgifter ska alltid en prövning göras. Är det exempelvis inte nödvändigt för det aktuella ärendet bör inte personuppgifterna publiceras. Huvudregeln är att publicera så få personuppgifter på nätet som möjligt. Beslutsregistrering och expediering/skickas till Beslutet ska registreras i ärendehanteringssystemet. Beslut ska skickas till berörda så snart som möjligt efter det att protokollet justerats. Vid expediering anges funktion och inte namn. Den som expedierar beslutet ska utgå från den lista som ärendets handläggare upprättat i tjänsteskrivelsen och som även återfinns i protokollet. Här ska klart och tydligt framgå vem som är ansvarig för verkställigheten av beslutet. Till vem eller vilka ärendet har expedierats ska noteras i ärendehanteringssystemet, liksom datum för expedieringen. Manuella noteringar utanför ärendehanteringssystemet t ex direkt i originalprotokollen får inte förekomma. Observera att t ex speciallagstiftning kräver annan hantering och därmed andra rutiner. Vid expediering av beslut ska beslutsparagrafen samt vid behov tjänsteskrivelsen expedieras. Några speciella protokollsutdrag behövs inte. Beslutet behöver inte heller bestyrkas om inte mottagaren särskilt krävt det. Följebrev ska inte användas om det inte är absolut nödvändigt för att mottagaren av beslutet ska förstå varför det översänds.

73 14 Expediering av beslut inom kommunen ska hanteras med samma rutiner som vid mottagande av inkomna handlingar via post, d v s registreras och ansvarig handläggare ska utses. Se sid 4. Arkivläggning/gallring Det är ärendets handläggare som ansvarar för att meddela registrator när ärendet inte längre är aktuellt och kan avslutas. Handläggaren ansvarar för att ärendeakten rensas på onödigt material, se till att alla handlingar som tillfört ärendet något av vikt är registrerade. Registrator avslutar ärendet i ärendesystemet. Arkivläggning/gallring ska ske enligt gällande dokumenthanteringsplaner. Dessa planer ska årligen ses över av varje förvaltning i samråd med stadsarkivet.

74 Bilaga 1 Mall frånvaromeddelande e-post Hej! Jag har semester och är åter på kontoret fredagen den 19 april. Vid brådskande ärenden kan du kontakta kommunens växel på (Rutinerna för hänvisning kan skilja sig åt mellan kommunens förvaltningar. Det viktiga är att den som mailat dig alltid får en hänvisning till vem man kan vända sig till istället.) Med vänliga hälsningar Linn Erlandsson Kommunsekreterare

75 Tjänsteskrivelse Bilaga 2 Sida 1(2) Förvaltningens namn Handläggarens namn och telefon Handläggarens e-postadress Datum Ks/2012: Organisation Dnr hämtas automatiskt från ärendehanteringssystemet när du skriver via systemet Rubrik Rubriken på tjänsteskrivelsen används i kallelse och protokoll. Den ska stämma överens med ärendets huvudsakliga innehåll och väljas med omsorg. Sammanfattning Sammanfattningen ska introducera frågeställningen för den som läser och bör vara kort, högst en halv A4 sida. Sammanfattningen kopieras via ärendehanteringssystemet till protokollet. Det är därför viktigt att man i sammanfattningen i korthet beskriver vad ärendet handlar om. Exempelvis vem som initierat ärendet, tidigare beslut etc. Målsättningen är att man via protokollet ska kunna förstå ärendets innebörd! Sammanfattningen ska vara neutral och inte ange vad nämnden föreslås besluta. Eftersom sammanfattningen kopieras över till protokollet blir det märkligt om nämnden inte beslutar enligt förslaget. Sammanfattningen får aldrig hoppas över. Beslutsunderlag Handläggaren är den som är mest insatt i ärendet och är den som avgör vilka handlingar som nämnden behöver för att kunna fatta sitt beslut. Beslutsunderlaget anges på följande sätt, i kronologisk ordning: Kristinehamns förenings skrivelse daterad Tekniska förvaltningens rapport avseende bryggor daterad Tekniska nämnden Tjänsteskrivelse (avser alltså denna tjänsteskrivelse) Ärende Om tjänsteskrivelsen blir mer än en A4-sida används även ärenderubriken. Kan ärendet beskrivas mycket kort, dvs max en halv A4-sida är det tillräckligt att skriva under rubriken Sammanfattning. KRISTINEHAMNS KOMMUN Postadress 1. Kommunledningskontoret Kristinehamn Under rubriken Ärende har du som handläggare frihet att lägga till övriga underrubriker och utveckla din text. Som alltid ska vi som handläggare ställa oss E-post kommunen@kristinehamn.se Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon vx Fax Bankgiro Organisationsnr