Utredning av skoltrafik i Uppsala län. KTF UL:s arbetsprocesser kring skoltrafik

Transkript

1 Utredning av skoltrafik i Uppsala län Slutrapport Bilaga 3 KTF UL:s arbetsprocesser kring skoltrafik KTN Kollektivtrafikförvaltningen UL December 2013

2 1

3 Innehåll 1 Försäljningsavdelningen Trafikavdelningen Regiontrafiken Stadstrafiken Andra avdelningar inom förvaltningen

4 1 Försäljningsavdelningen På försäljningsavdelningen arbetar Katarina Pollack som samordnare för skolkorten. Processen med att samordna skolkort innefattar två parallella cykler, en för varje termin. Processen för nästkommande läsår börjar i mars när KTF UL beställer skolkort från tryckeriet. Hur många kort som ska beställas av respektive skolkortstyp baseras på hur många kort som har sålts de senaste åren, samt hur många kort som behövdes bytas ut på grund av att de var trasiga och hur många borttappade kort som anmäldes. Under april/maj kommer skolkorten till KTF UL från tryckeriet och leveransen kontrolleras och förvaras i lager. I maj beställer kommunerna så många skolkort som behövs för kommande läsår, via kort@ul.se. I Uppsala kommun beställer respektive skola sina skolkort och i övriga kommuner är det en enhet som beställer skolkort för hela kommunen. Under juni ska de beställda korten tillsammans med plastfickor och informationsfoldrar distribueras ut till kommunerna. Under denna period behövs ytterligare personalresurser. Under 2011 och 2012 arbetade en extra person med utskicken. För Uppsala kommun skickas korten via kommunposten ut till de kommunala skolorna. Till fristående skolor i Uppsala kommun och länets övriga kommuner skickas korten ut med bud om inte skolan/kommunen hämtar korten på KTF UL:s kontor. Tidigare år har KTF UL skickat ut informationsfoldrar till kommunerna om vilka villkor som gäller för skolkorten. Denna information ska delas ut till föräldrar och elever. Informationen verkar dock inte nå alla och till kommande läsår ska KTF UL istället skicka informationen digitalt till kommunerna. Kommunerna kan då maila ut den digitala informationen till sina elever alternativt skriva ut den själv och dela ut. Informationen kommer, liksom tidigare år, även att läggas ut på När kommunerna har fått sina kort sker en intern distribution mellan kommunen centralt och berörda skolor. Under augusti skickas á-conto-fakturan ut till kommunerna med 30 dagars betalningsvillkor. Med á-conto menas att kommunen har uppskattat hur många skolkort kommunen kommer att använda under läsåret. I november gör kommunerna en avstämning av hur många kort som faktiskt har använts. Dessa redovisningar utgör sedan fakturaunderlaget och i december skickas regleringsfakturan ut för höstterminen som gått. Fakturan har 30 dagars betalningsvillkor. Under hösten pågår ett löpande arbete med att rapportera borttappade kort och skriva spärrapporter. Höstterminens reglering utgör vårterminens á-conto-faktura som skickas ut till kommunerna i januari med 30 dagars betalningsvillkor. Under juni stämmer kommunerna av hur många kort som faktiskt har använts och dessa redovisningar utgör sedan fakturaunderlaget för regleringsfakturan. Regleringsfakturan skickas om 3

5 möjligt ut innan midsommar, annars i augusti. Regleringsfakturan har 30 dagars betalningsvillkor. Även under vårterminen pågår ett löpande arbete med borttappade och spärrade kort. Under terminernas avstämning behövs också extra personal i samband med redovisningarna. Försäljningsavdelningen arbetar även med att ta fram olika skolkortstyper. Under 2008 fick det vanliga biljettsystemet nya och förenklade zoner. För att kunna förenkla även skolkortssortimentet utgick försäljningsavdelningen från hur många elever som åkte med enzonskort respektive flerzonskort för att se hur stora eventuella intäktsförluster skulle bli. Avdelningen såg då att det var väldigt få grundskoleelever som reste på flerzonskort och ansåg då att intäktsförlusten skulle vägas upp av den förenklade administrationen av skolkorten. Därför bestämde avdelningen att antalet zoner skulle minska till två. Zon 1 är Uppsala kommun. Zon 2 är övriga länet. Behöver man resa inom båda zonerna tilldelas ett länskort. Implementeringen av de nya zonerna på skolkorten skedde i omgångar. För gymnasiet började dessa zoner användas för läsåret 2010/2011 och för grundskolan 2011/2012. Även om zonindelningen förändrades fortsatte man att använda samma priser som tidigare på skolkorten. Avtalet om buss 220 i Enköping, se slutrapporten avsnitt 3.4. Avtal om trafik eller bilaga 2. Avtal, gjorde att ett nytt skolkort behövdes tas fram. Avdelningen skapade då ett kort som gäller i Enköpings tätort. Det är försäljningsavdelningen som fastställer skolkortspriserna. Priset på grundskolekorten höjs utifrån generella höjningar av biljettpriser. Har en generell höjning varit tre procent höjs också skolkortspriset med tre procent. Skolkortspriserna för länets kommuner har varit olika sedan avtalen tecknades och sattes utifrån kommunernas olika förutsättningar. Priserna har sedan höjts utifrån en procentsats som genom tiderna bestämts av länsstyrelsen, Upplands Lokaltrafik AB:s styrelse och nu KTN/KTF. Gymnasieskolkorten baseras på priset som de vanliga fullprismånadskorten har. Höjs 30-dagras kortet med 50 kronor höjs gymnasieskolkortet med 50 kr. Skolkortspriserna är exklusive moms. För skolkorten tillkommer alltså 6 procent i moms. Se även avsnitt 3.1. Avtal om skolskjuts och 3.2. Avtal om elevresor alternativt bilaga 2. Avtal. För ett aktuellt utbud av skolkort och priser se bilaga 7. Skolkortsutbud och priser. Eftersom försäljningsavdelningen arbetar mest med skolkort är det de som får svara på frågor från skolor och kommuner kring skolkorten. Ibland ringer enskilda elever och föräldrar till avdelningen med frågor, men dessa hänvisas då till sin skola eller kommun. Även kundtjänst får frågor om skolkorten, men eftersom skolkorten skiljer sig en del från KTF UL:s övriga sortiment har kundtjänst svårt att besvara frågor och hänvisar därför ofta vidare till försäljningsavdelningen. 4

6 På ett år används motsvarande 0,75 heltidstjänster till skolkortsförsäljningen på försäljningsavdelningen. 2 Trafikavdelningen Trafikavdelningen är uppdelad på stads-, region(buss)- och tågtrafik. Tågtrafikplaneringen tar inte hänsyn till skolornas behov. Däremot gör regionbusstrafiken och till viss del stadstrafiken det. På ett år används motsvarande en heltidstjänst till planering av den integrerade skolskjutsen i linjetrafik Regiontrafiken Flera regionbusslinjer är anpassade efter skolornas behov och är så kallade skollinjer som främst skolskjuts- och skolskjutsgenerösberättigade elever nyttjar. I planeringen av skollinjer förs en dialog mellan KTF UL (Anders Engemar, Thomas Hallberg, Stefan Adolfsson) och berörd kommun/skola så att barnen kommer till och från skolan i en rimlig tid men också för att KTF UL ska kunna använda sin fordonsflotta på ett så effektivt sätt som möjligt. Grundskolornas ramtider är en vikig parameter och KTF UL för dialog med skolorna om just ramtiderna. Genom att förskjuta start- och sluttider vid en skola kan användandet av fordonsflottan effektiviseras. Dialog förs också mellan KTF UL och trafikoperatörerna om till exempel körtider. Operatörerna kontaktar KTF UL om bussen ofta blir full, så att KTF UL kan sätta in en extrabuss för att öka trafiksäkerheten för eleverna. Dock kontaktar trafikoperatörerna sällan KTF UL om det är så att väldigt få elever nyttjar bussen. Däremot kontaktar skolorna KTF UL om det går tomma bussar från skolorna. Tomma bussar är svårt för KTF UL att hantera. KTF UL har gjort en trafikbeställning till operatören och är därmed bunden av ett avtal. Oftast blir det så att operatören slipper köra de turer som ingen reser med, men får ändå betalt. Problemet med tomma bussar beror på att KTF UL beställer trafik under våren för det kommande läsåret. Inför denna beställning uppskattar skolorna hur många elever som behöver skolskjuts. Denna uppskattning är osäker fram tills början av höstterminen för det är först då man med säkerhet vet hur många barn som ska gå på fritids. Ansökningarna till fritids blir klara först i augusti. Elever som har skolbarnomsorg berättigas inte skolskjuts då skolskjuts är resor mellan elevens bostad och skola. På grund av schemaändringar kan även motsatta problem uppstå och för små fordon används. Trafikavdelningens process gällande regiontrafiken inleds i januari/februari där avdelningen diskuterar med kommuner och skolor inför kommande läsår. Skolorna måste ha fastställt sina ramtider under mars månad för att avdelningen ska kunna planera skollinjerna i april. Utifrån denna planering lägger KTF UL en 5

7 trafikbeställning till operatörerna för kommande läsår. Under hösten för avdelningen löpande diskussioner med kommunerna/skolorna för att lösa eventuella problem som uppstår. Finns ett behov av ytterligare fordon är processen mycket längre. Trafikförändringar med antal vagnkilometrar och vagntimmar inom avtalet kräver inga budgetförändringar men krävs det extrabussar måste detta innefattas i budgeten. Januari-maj år 1 förs diskussioner med kommuner om att behov av extrabussar finns. I juni år 1 tas budget och höstterminen år 2 kan fordonen sättas i trafik. Gymnasieeleverna nyttjar också regiontrafiken men trafikplaneringen tar ingen större hänsyn till dem. Linjer som inte klassas som skollinjer planerats utifrån ett generellt behov och reseunderlag Stadstrafiken Inom stadstrafiken finns inga skollinjer. Linjerna i staden är inte anpassade efter grund- eller gymnasieskolornas behov, men kan nyttjas av de flesta elever då linjerna oftast går alla dagar i veckan, från morgon till kväll. KTF UL (Anders Nordling, Daniel Elenbring och Stefan Adolfsson) har inget utarbetat samarbete med kommunen eller skolorna i Uppsala stad. Gymnasieeleverna är många till antalet, vilket är en av flera orsaker till trängsel i stadstrafiken. KTF UL har gett Gamla Uppsala Buss AB sex till sju förstärkningsbussar för att avlasta stadstrafiken där behovet är som störst under rusningstrafiken. Det är Gamla Uppsala Buss AB som avgör var dessa sätts in och det behöver inte vara till skolor. KTF UL arbetar kontinuerligt med att utveckla stadstrafiken så att trafiken går där behov och underlag för trafik finns. 3 Andra avdelningar inom förvaltningen. Utöver dessa två avdelningar inom förvaltningen arbetar även ekonomiavdelningen i viss mån med skoltrafikfrågor. Ekonomiavdelningens uppgift är att kontrollera/stämma av intäkts- och kostnadsutfallet med budgeten. Fram till december 2012 har ekonomiavdelningen sammanställt debiteringsunderlaget som försäljningsavdelningen har tagit fram. Ekonomiavdelningen har då räknat ihop hur många skolkort varje kommun har beställt och hur mycket varje kommun ska betala. Från och med vårterminen 2013 ska försäljningsavdelningen själva göra denna sammanställning. 6