Förslag till föredragningslista för GUS styrelse

Transkript

1 FÖREDRAGNINGSLISTA Sida 1/2 StyM 2009/10:01 Tisdag 8 september (utbildning i mötesformalia och fika 16-17) Värdkår FFS Lokal Lingsalen, Studenternas hus, Götebergsgatan 17 Förslag till föredragningslista för GUS styrelse [16.00 Utbildning mötesformalia Gustav Öberg] Preliminärer 1.1 Mötets öppnande 1.2 Mötets behöriga utlysande 1.3 Presentationsrunda & kort presentation av värdkår 1.4 Val av mötesordförande 1.5 Val av mötessekreterare 1.6 Val av justeringspersoner 1.7 Justering av röstlängd 1.8 Adjungeringar 1.9 Godkännande av föredragningslista och arbetsordning (Bilaga 1) Rapporter 2.1 Presidiets rapport Presidiet (Bilaga 2) 2.2 Inför och efter universitetsstyrelsen GUST:arna (Bilaga 3) 2.3 Övriga rapporter Val (Bilaga 4) 3.1 Val av studentrepresentanter Presidiet 3.2 Val av studentövermarskalk Presidiet 3.2 Val av valberedning, samt sammankallande för 2008/09 Presidiet 18:20 PAUS 18:30 4. Beslut 4.1 Konkretisering av verksamhetsplan 2008/09 Presidiet (Bilaga 5) 4.2 Revidering av budget Presidiet (Bilaga 6) 4.3 Inrättningspolicy Presidiet (Bilaga 7) 4.4 Arbetsgrupp för revideringen av Regelsamlingen Presidiet (Bilaga 8) 20:00 5. Diskussionsärenden 5.1 HHGS och GUS Presidiet 5.2 Remiss om finansiering av Universitetsbiblioteket Presidiet (Bilaga 9) 5.3 SAMO-verksamheten Presidiet (Bilaga 10) 21:00 6. Övriga frågor 6.1 Ärenden nästa möte

2 Sida 2/2 StyM 2008/09:01 21:10 7. Mötets avslutande 7.1 Mötesutvärdering 7.2 Mötets avslutande

3 PRESIDIET Bilaga 1 Sida 1/2 StyM 2009/10: FÖRSLAG TILL ARBETSORDNING 1. Principen om förstatalarlista följs. De som begär ordet för första gången i ett ärende antecknas på en talarlista och de som redan yttrat sig på en annan talarlista. Förstatalarlistan skall alltid vara tom innan någon på den andra talarlistan får ordet. Både första och andra talarlistan följer principen om varannan damernas, varannan herrarnas. 2. Talare får inte överskrida tre minuter i första anförandet och en minut i senare anförande. Man har själv ansvar att se till att denna princip följs. 3. Den som har blivit apostroferad i visst anförande har rätt till replik om högst en minut. Replik skall begäras i omedelbar anslutning till det aktuella anförandet. Kontrareplik, d.v.s. replik på replik, beviljas inte. 4. Sakupplysning bryter talarordning. Vid sakupplysning får talare endast upplysa om fakta och ej uttrycka åsikter eller på annat sätt föra debatt. 5. Ordningsfråga bryter debatt i sakfråga och skall avgöras innan annan fråga tas upp till behandling. 6. Vid beslut om streck i debatten skall ordföranden lämna tillfälle åt dem som så önskar att framställa yrkanden, läsa upp dessa och bereda dem som så önskar tillfälle att begära ordet. När streck i debatten satts får alla möjlighet att sätta upp sig på talarlistan, och endast en gång. Det är inte tillåtet att stryka sig från listan förrän streck har satts. Sedan detta skett kan nya yrkanden inte framställas och nya talare kan inte få ordet i den aktuella frågan. Replik beviljas även sedan streck satts. 7. Yrkanden skall göras skriftlig om mötesordföranden eller mötessekreteraren kräver det. 8. Yrkanden på bordläggning, återremiss och remiss skall vid beslut först tas upp till behandling i denna ordning. 9. Vid val gäller att personer som är valbara, efter presentation och frågor, avlägsnar sig under eventuell diskussion men äger rätt att närvara under omröstning. Detta gäller personer utan ständig närvarorätt och är en rekommendation för personer med ständig närvarorätt. Valda delar av stadgan med relevans för valmötet

4 PRESIDIET Bilaga 1 Sida 2/2 StyM 2009/10: Bilaga 1 3:8 Val avgörs med absolut majoritet. Uppnås ej absolut majoritet görs valet om efter det att den kandidat som fick lägst antal röster strukits från nomineringslistan. Valet görs om tills absolut majoritet uppnås. Vid lika antal röster avgörs valet genom lottning. Val till likvärdiga poster inom samma organ ska genomföras samlat genom listval, om inte styrelsen beslutar annat. Vid slutet listval ska en avlagd röst sammanlagt innehålla lika många namn och/eller vakantsättningar som antalet poster att tillsätta. Vakant ska räknas som person eller personer under rösträknandet. 3:9 Sluten omröstning tillämpas endast vid val. Sluten omröstning tillämpas vid samtliga personval. Om antalet nominerade ej överstiger antalet valbara poster får styrelsen besluta om att valet sker med acklamation. Som giltiga röstsedlar vid sluten omröstning gäller ej märkta röster, röster som upptar fel antal namn, blanka röster, samt röster som ej är utformade enligt mötesordförandens föreskrifter. 5:5 Samtliga medlemmar i medlemskårer har nomineringsrätt. 5:9 Nominering till presidium, universitetsstyrelse och disciplinnämnd får inte göras på sittande möte. Fri nominering på sittande möte tillämpas enbart efter beslut med enkel majoritet och enbart på poster som av valberedningen förordas att vakantsättas. 10. Utöver ovanstående regler följer styrelsen vedertagen mötespraxis. (Med majoritet avses alltid majoritet av avlagda, giltiga röster. Absolut majoritet innebär minst hälften plus en av alla avlagda giltiga röster.)

5 PRESIDIET RAPPORT Sida 1/ PreR 2009/10:01 Presidierapport Perioden Perioden i korthet Perioden har präglats av uppstart, föreberedelser inför och genomförande av utbildningsdagarna, inledande möten med företrädare för medlemskårer och universitet samt några veckors semester. Kansliet och maskinparken har anpassats till att presidiet är större än vanligt, med ommöblering och inköp av nya bärbarare datorer som resultat. Vi har även anställt en ny kanslist då Ylva avslutar sin anställning hos oss sista augusti. Eva Klingnäs är nu vår kanslist och kommer bland annat att hantera vår och Spionens ekonomi, skriva protokoll på styrelsemötena och uppdatera vår hemsida. Perioden som gått Datum: Händelse: Not: Möte med samordnaren för konstnärskårerna samt studierektorn för konstfak Möte med Jan Sandvall från internrevisionen Det allmänna läget på fakulteten diskuterades samt kårobligatoriets avskaffande. Klara träffade Jan tillsammans med GUS presidium 08/09 och fick en redogörelse för vad internrevisionen gör Möte med Lars Prytz Klara träffade tillsammans med Fabian Lundgren Lars Prytz för att prata om ITlösningar för GUS framöver Möte med LUS Klara träffade tillsammans med Susanne Persson, ordförande för GUS 08/09, LUS presidium 08/09 samt nuvarande ordförande Christian Stråhlman för att prata om LUS och GUS samarbete tidigare och i år Möte med Haga Den stundande eventuella

6 PRESIDIET RAPPORT Sida 2/ PreR 2009/10:01 Studentkår, Filosofiska fakulteternas studentkår (FFS) och SLUG Möte med Christina Nordberg, chef för personalavdelningen Möte med Martin Persson, representant för doktoranderna Möte med Lars Nilsson, ekonomidirektör Möte med Agneta Olsson, överbibliotikarie Möte med konstnärskårernas samordnare Möte med samordnaren för konstnärskårerna samt studierektorn för konstfak Regionalt nätverk för självdefinierade kvinnor (NK) i Skövde Konferens med Mecenat i Skövde Möte med ekonomi- och studentavdelningarna sammanslagningen diskuterades mellan kårerna och Martin. Introduktionsmöte där vi pratade om universitetets krishanteringssystem, studenthälsovården, företagshälsovård för kårernas arvoderade och samarbete framöver. En första genomgång av situationen för doktorandkommittén. Introduktionsmöte där vi fick lära oss mer om universitets budgetprocesser och ekonomihantering. Introduktionsmöte där vi pratade om hur UB är organiserat och den utredning om finansiering som just nu är ute på remiss. Läget på konstfak. inför obligatoriets avskaffande diskuterades. Informations- och arbetsmöte gällande kårobligatoriet. Klara och Christina deltog, och kommer att delta i nätverkets träffar under året. Nätverket kommer att träffas ca tre gånger per termin och välkomnar alla självdefinierade kvinnor som är kåraktiva i Västra Götalandsregionen. Vi pratade om nätverkets framtid och fick träffa en blivande psykologisk coach som pratade om att bli lycklig. Mecenat lanserade sin idé om hur tjänsten kan leva kvar tillsammans med kårerna efter obligatoriets avskaffande. GUS var där. GU:s PM om stöd till kårerna diskuterades mellan Martin och GU GUS utbildningsdagar Utbildningspass i juridik, GU:s ledning, kårobligatoriets avskaffande, allmänt om GUS, Spionen, GFS, information och budskap, studentavdelningen, mediahantering, stresshantering och

7 PRESIDIET RAPPORT Sida 3/ PreR 2009/10:01 doktorander Möte med Elisabeth Belgrano, vice ordförande Göteborgs universitets doktorandkommitté (GUDK) Möte med Odontologiska föreningen Diskussion om situationen i GUDK. GUDK saknar ordförande, och engagemanget i kommittén har varit sviktande under en lång tid. En ordförande behöver tillsättas omgående, och fler aktiva behövs för att GUDK ska kunna föra en meningsfull verksamhet. Genomgång av läget på OF inför kårobligatoriets avskaffande Lunch till lunchmöte med ledningsrådet Ledningsrådet hade ett internatsmöte på Thorskogs slott och diskuterade strategiska frågor rörande Göteborgs universitets organisation och hur vi ska lyckas bättre med forskningsansökningar Möte med Göteborgs förenade studentkårers (GFS) presidium Diskussioner om hur vi vill samarbeta under året Möte med Handelsskolans i Göteborg studentkår (HHGS) Vi träffade representanter för HHGS och diskuterade deras syn på och tankar om GUS och ett eventuellt medlemskap. En utredning pågår och HHGS styrelse kommer att fatta beslut i höst Presidie-kick-off Vi kick-offade hemma hos Martin med middag och lära-känna-varandra-spel Möte med Bengt-Ove Boström, rektorsråd i kvalitetsfrågor, och Malin Östling, kvalitetssamordnare på universitetsledningens kansli Introduktionsmöte där vi bland annat pratade om HSVs kvalitetssystem, aktuella utvärderingar och GUS verksamhetsplan Möte med StuArt Presidiet och Jonas träffade representanter för Studentkåren vid Artisten (StuArt) och Jesper, samordnare för konstnärliga fakultetens kårer. Vi presenterade GUS verksamhet och pratade om obligatoriets avskaffande Ledningsråd Rektors ledningsråd diskuterade hur vi går vidare från diskussionerna på internatsmötet, prioriteringar inför budget 2010 och fick en presentation av projekt GU-kort och läget där. Dessutom var Martin och presenterade läget med kårobligatoriet

8 PRESIDIET RAPPORT Sida 4/ PreR 2009/10:01 Presidie- och ordförandebeslut under perioden Datum: Referens: Beslut: och GUS och kårernas arbete med detta PreB 2009/10:01 att välja Klara Gustafsson som representant i rektors Ledningsråd att välja Christina Dackling som representant vid rektors sammanträden att välja Martin Thulin som representant i Västsvenska universitetssamarbetet att välja Klara Gustafsson som representant i Grundutbildningsberedningen att välja Christina Dackling som representant i Forskarutbildningsberedningen att välja Klara Gustafsson som representant i Forskningsberedningen att välja Christina Dackling som representant i Samverkansberedningen att fastställa Klara Gustafsson och Christina Dackling som verksamhetsansvariga för SAMOverksamheten PreB 2009/10:02 att fastställa Klara Gustafssons, Christina Dacklings och Martin Thulins arvodering till 100% av heltid från och med 1 juli 2008 tills vidare, dock längst till och med 30 juni PreB 2009/10:03 att utse Fabian Lundgren till studentrepresentant i styrgruppen för Institutet för innovation och entreprenörskap PreB 2009/10:04 att utse Klara Gustafsson , Christina Dackling, , Martin Thulin till firmatecknare för Göteborgs universitets studentkårer fr.o.m t.o.m att utse Ylva Mattsson-Wallinder, , till firmatecknare för Göteborgs

9 PRESIDIET RAPPORT Sida 5/ PreR 2009/10:01 universitets studentkårer fr.o.m t.o.m att GUS firma tecknas två i förening PreB 2009/10:05 att köpa in nya mobiltelefoner och datorer med tillbehör för max : OrdfB 2009/10:01 att anställa Eva Klingnäs som kanslist på GUS på 15% av heltid enligt bifogat anställningsavtal att fastställa arbetsbeskrivningen enligt bilaga Pågående projekt och ärenden Projekt/Ärende: Remiss UB Remiss webbpublicering Remiss revidering regelsamlingen Status: Inväntar svar från kårerna, sista svarsdatum till GUS Inväntar svar från kårerna, sista svarsdatum till GUS Inväntar svar från kårerna, sista svarsdatum till GUS slutet av september/början av oktober Nomineringsanmodan Grundutbildningsberedningen (GRUB) Beredning av fyllnadsvalet Den vakanta platsen i GRUB kom inte med i den nomineringsanmodan som gick ut 28/7. En ny anmodan med den aktuella platsen har gått ut, men kan inte tillsättas förrän Styrelsemöte 2. Då ledamöter från endast två kårer rapporterats in vid nomineringsstopp har valet ej kunnat beredas. För att valberedningen ska vara beslutsmässig krävs minst fyra ledamöter. Avslutade projekt och ärenden Projekt/Ärende: Resultat/Åtgärd: Remissvar ECTS-betyg Remissvar insänt

10 PRESIDIET RAPPORT Sida 6/ PreR 2009/10:01 Uppföljning av Styrelsens beslut Datum: Beslut: Not: Status: Delegation till 0910 års presidium att fastställa kårernas val av valberedningsledamöter Då en beslutsmässig valberedning ej kunnat tillsättas anser presidiet att styrelsen hellre bör ta hela beslutet att fastställa ledamöterna. Åter till styrelsen

11 GUST-arna Bilaga 3 Sida 1/5 StyM 09/10: Rapport från universitetsstyrelsens möte Universitetets innovationsarbete Professor Ulf Petrusson, institutet för innovation och entreprenörskap och prorektor Margareta Wallin Peterson informerade om GU:s innovationsarbete. Institutet invigdes 1/6 och finansieras av en donation från Stenastiftelsen. Tanken är att institutet ska vara en nod för arbetet som sker inom området över hela GU. Initialt har man dockat Sahlgrenska akademin till Handelshögskolan och tanken är att successivt få med alla fakulteter. Nästa steg i arbetet är att starta Knowledge Management Platform som ska samordna arbetet mellan institutet och GU Holding. Det finns redan långt gångna planer där Vinnova är intresserad av att finansiera ett sådant under 5 år eftersom man anser GU vara ett föregångsuniversitet. Ulf Petursson pratade mycket om hur man ska kunna nyttiggöra forskningen utan att andra, privata aktörer är inne och plockar guldkornen ur universitetets mylla. Samtidigt måste arbetet in i linjen och inte skötas som något vid sidan av. Enligt honom är det en viktig strategisk fråga att kompetens finns inom universitetet och att vi sköter det professionellt. Flera styrelseledamöter tackade för en bra presentation som också var en ögonöppnare för många. Styrelsen var enig om att det är ett viktigt arbete och man frågade också efter vad styrelsen kan göra för att underlätta det. Information från universitetsledningen Informationsärende. Rektors brev för juni delades ut på mötet. Rektor kunde vidare informera om läget för ansökningarna om strategiska forskningsområden. Man fick 24 h på sig att reagera på eventuella sakfel i expertpanelernas preliminära bedömningar. Efter informellt utbyte av information med övriga universitet kunde rektor rapportera att det inte ser alldeles lysande ut för Göteborg. Redan när utlysningarna kom kunde man konstatera att fokus ligger på Mälardalen och Skåneregionen.

12 GUST-arna RAPPORT Sida 2/ De slutgiltiga bedömningarna lämnas till departementet 15 juni och blir då offentliga. Regeringens beslut kommer först i samband med budgetpropositionen i höst men man förväntar sig att kunna dra slutsatser redan när bedömningarna blir offentliga. Ledningen kommer att skicka ut sin analys till styrelsen några dagar efteråt. Rektors åtgärder med anledning av Riksrevisionens rapport för 2008 Beslutsärende. En rapport från Riksrevisionen kräver att universitetsstyrelsen tar ställning och att universitetet skickar ett svar till såväl Riksrevisionen som regeringen. Som det verkar har Riksrevisionen i årets revision valt att lämna rapporter till universiteten på olika principiellt viktiga punkter och till GU har man lyft två frågor; relationen till GU Holding och samverkan genom deltagande i externa organisationer. Sammanfattningsvis kan man säga att GU:s svar går ut på att det är svårt att väga samman de juridiska och verksamhetsmässiga perspektiven. Samtidigt som det finns lagar att följa beroende på om verksamheten sker inom offentligeller privaträttslig regi kommer signaler från regering och riksdag om att samverkansuppgiften blir allt viktigare och universitetet uppmanas att arbete för att nyttiggöra sin forskning. GU svarar således med en motfråga hur vill man egentligen ha det? Intern uppföljning för perioden januari-april 2009 Beslutsärende. Styrelsen godkände den interna uppföljningen. Kort kan noteras att universitet för årets fyra första månader visar ett positivt resultat på 90 mkr och att prognosen för hela året är ett överskott på nästan 50 mkr. Glädjande ser man också att Humanistiska fakulteten och Utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden visar positiva resultat och prognostiseras gå med överskott. Dessutom efterfrågades en analys av hur det gått med den förändrade redovisningen för interna och externa kostnader (den nya OHmodellen) vilket ekonomichefen kommer att återkomma med till styrelsen under hösten. Principer för resursfördelning inför 2010 Beslutsärende. Styrelsen beslutande enligt lagda förslag, dvs: Ersättningen per helårsstudent inom humaniora, samhällsvetenskap, juridik och teologi höjs med 10 procent. Ersättningen per helårsstudent för utbildningsområdena medicin, odontologi, vård, övrigt och naturvetenskap sänks med 5 procent utslaget över en 3-årsperiod.

13 GUST-arna RAPPORT Sida 3/ Inför 2011 görs en översyn av kursklassificeringen i syfte att etablera en mer enhetlig och överskådlig modell. Därvid ska även prövas om en särskild ersättningsnivå ska tillämpas för mastersprogram. 60 mkr av forskningsanslaget öronmärks för de styrkeområden som klarar utvärderingen 120 mkr (10%) av forskningsanslaget fördelas mellan fakultetsnämnderna baserat på volymen vetenskaplig publicering och externa medel 5 mkr av forskningsanslaget flyttas från den humanistiska fakultetsnämnden till de utbildningsvetenskapliga (3 mkr) och samhällsvetenskapliga (1 mkr) nämnderna samt till Handelshögskolan (1 mkr) 15 mkr av forskningsanslaget avsätts till rektor som stöd för medfinansiering och ansökningar om EU-projekt Den faktiska budgeten tas i höst och detta var ett inriktningsbeslut för att underlätta sommarens budgetarbete. Med anledning av diskussionen på GUS styrelsemöte kan tilläggas att det finns ett utbildningsområde som benämns övrigt och som framför allt förekommer inom journalistik. Anledningen till att den interna prislappen för medicin är högre än den staten tilldelar GU kan man finna i att lokalkostnaderna för några år sedan bakades in i prislappen. Den tidigare ersättningen för lokalkostnader baserades på faktiska kostnader och var hög inom medicin eftersom man där satsat mycket på lokaler. Ledamöter av personalansvarsnämnden Beslutsärende. Styrelsen beslutade i enlighet med det förslag som framlagts vilket innebar att Mats Glavå (juridiska institutionen), Kajsa Henning Abrahamsson (prodekan, Sahlgrenska akademin) och Helena Lindholm Schulz (SamFak) blir ledamöter. Uppföljning av beslut rörande antagningsordningen Informationsärende. På mötet i december 2008 beslutade styrelsen om antagningsordningen och två frågor lyftes av studentrepresentanter. Den ena rörde utlysningen av studieplats inom utbildning på forskarnivå vilket nu hänskjutits till Forskarutbildningsberedningen att hantera och återrapporteras till styrelsen i höst. Den andra rörde tidpunkt för reservlistans upphörande. Under många år har det handlat om en vecka men på mötet i höstas lyftes frågan om två veckor eller eventuellt ännu längre var mer lämpligt. Studentavdelningens chef har efter en remiss till fakultetsnämnder och GUS beslutat om att det ska vara en vecka som gäller för att institutionerna ska ha en rimlig chans att fylla upp platserna på en kurs. Problemet med att ha kvar

14 GUST-arna RAPPORT Sida 4/ reservlistan senare är när studenter som står på reservlistan inte är anträffbara efter flera försök och institutionen i så fall inte har möjlighet att fråga nästa på reservlistan. Revidering av strategier Informationsärende. Det togs till protokollet att styrelsen stödjer och uppmuntrar detta arbete. Rektor informerade styrelsen om att ett arbete för revidering av GU:s strategier bör påbörjas eftersom de som idag finns (Plattformen, Visionen, Strategiska planen och Forskningsoch utbildningsstrategierna) går ut Ambitionen är att i nuvarande arbete arbeta samman dessa dokument till ett och att också arbeta mer med förankringen, dvs. involvera prefekter och institutioner mer än vad som tidigare gjorts. Arbetet kommer att initieras på ledningsrådets internat tidigt i höst och prorektor Margareta Wallin Petersson kommer att leda arbetet. Hon kommer löpande att informera styrelsen om arbetet och en specifik strategidag för styrelsen planeras in i början av Fortsatt arbete med intern styrning och kontroll Informationsärende. P-O Rehnquist, GU:s förvaltningschef, informerade om det fortsatta arbetet. Under sommaren och tidig höst kommer fakulteterna att efterfrågas om de 6-8 största verksamhetsriskerna. Dessa kommer sedan att adderas till den riskanalys som tidigare gjorts och presenteras för styrelsen i höst. Intern utvärdering av US arbete Informations- och diskussionsärende. Carl Bennet, styrelsens ordförande, gick igenom den utvärdering som styrelsens ledamöter fyllt i och betonade att han såväl som rektor tar till sig av det som framkommit. Bland annat kommer handlingarna från och med i höst att även distribueras digitalt. Generellt kan man säga att det skett en viss förbättring jämfört med 2008, då den här typen av utvärdering genomfördes för första gången. Styrelsens arbetsordning Beslutärende. Styrelsen beslutade att protokoll även fortsättningsvis ska justeras av en tredje justeringsperson utöver rektor och ordföranden. Det är dock viktigt att detta sker skyndsamt och att vissa beslut justeras omedelbart för att kunna verkställas. Universitetsstyrelsens studentrepresentanter genom Emelie Hultberg, emelie.hultberg@student.gu.se,

15 PRESIDIET Bilaga 4A Sida 1/1 StyM 2009/10: & VAL Då det till detta val ej funnits någon valberedning tillsatt, har det ej kunnat beredas. Därför presenteras nedan de kandidater som finns till respektive poster: Ordinarie val, mandatperiod Studentövermarskalk, ordinarie Linn Persson Fyllnadsval, mandatperiod Biblioteksnämnden, ersättare Anders Ekstrand Fyllnadsval, mandatperiod Studentforum och studentforums beredningsgrupp, ordinarie Martin Thulin Presidieråd, ordinarie Sofie Blombäck

16 PRESIDIET Bilaga 4 Sida 2/2 StyM 2009/10: & Till följande poster har inga nomineringar inkommit: Vakanta valbara poster inom Göteborgs universitet (bokstavsordning) Biblioteksnämnden 2 ersättare Centrala arbetsmiljökommittén (CAMK) 2 Ordinarie Centrala Likabehandlingskommittén 3 Ersättare Forskningsberedningen 1 Ordinarie Göteborgs miljövetenskapliga centrum (GMV) 2 Ordinarie 1 Ersättare IT-beställarrådet 1 Ersättare IT-regelgruppen 1 Ordinarie Kontaktgruppen för Studenthälsovård 1 Ordinarie Licenskommittén 1 Ersättare Lokala arbetsmiljökommittén block 10 2 ordinarie Miljösamordnarnas råd 1 Ersättare Referensgruppen för GU-kortet 1 Ordinarie 1 Ersättare Studentforum och Studentforums beredningsgrupp 1 Ordinarie Studentportalens förvaltningsgrupp 1 Ordinarie Vakanta valbara poster inom GUS Valberedning, 1 ordinarie/medlemskår

17 PRESIDIET Bilaga 4B Sida 1/1 StyM 09/10: Fastställande av val av valberedning 0910 Verksamhetsåret 0809s sista styrelsemöte beslutade att delegera till det nya presidiet att fastställa valberedningens ledamöter, då medlemskårerna vid tillfället inte hade valt dessa. Då endast två ledamöter (och därmed ej tillräckligt många för at vara beslutsmässiga) inrapporterats till presidiet vid nomineringstoppet för fyllnadsvalet såg presidiet ingen mening med att fastställa de som hade inrapporterats och anser att det är bättre att hela beslutet att fastställa årets valberedning tas av styrelsen. Presidiet yrkar Att Att Styrelsen fastställer valet av Ingemar Svensson (FFS, Emelie Arnesson (Haga) och Leonard Schmidt (MFG) till ledamöter i GUS valberedning. Vakantsätta ordförandeposten i valberedningen tills vidare.

18 STYRELSEN Sida 1/2 Konkretiserad verksamhetsplan för 2009/2010 Fokusfrågor Rättssäker examination och kursvärderingar Att tentor och andra examinationsformer i så stor utsträckning som möjligt ska vara anonyma, är en fråga som kommit upp många gånger på fakultetsnivå under de senaste åren. Under verksamhetsåret 2009/2010 är detta även fråga som, tack vare våra studentrepresentanter, är medtagen i verksamhetsplanen för universitetets kvalitetsråd. I dagsläget skiljer sig fakulteterna åt, både i synen på anonymisering och i hur stor grad anonymisering sker. GUS ska sträva mot att en gemensam lägsta nivå för anonyma tentor införs på hela universitetet. I de fall moment i utbildningen gör anonyma examinationsformer svårgenomförliga, ska GUS arbeta för att stärka andra aspekter av rättssäkerheten i examinationsförfarandet. GUS ska på styrelsemöte två fastställa tydliga åsikter gällande kursvärderingar att använda i det fortsatta påverkansarbetet GUS ska genom sina studentrepresentanter och medlemskårer driva GUS åsikter om kursvärderingar i alla relevanta organ. GUS ska i samband med revideringen av regelsamlingen arbeta för att tydliggöra reglerna för hantering av kursvärderingar. GUS ska under året lägga fram en övergripande plan till rektor för hur Göteborgs universitet bör hantera kursvärderingsförfarandet. Under detta arbete ska GUS titta på goda exempel från andra lärosäten. GUS ska under Regelrätt vecka framförallt fokusera på regelverken som rör kursvärderingar. Att studenter har möjlighet att utvärdera en avslutad kurs är ett viktigt instrument för kvalitet i utbildningen. Tyvärr finns det idag stora brister vid Göteborgs universitet i hur kursvärderingar används. Svarsfrekvensen bland studenterna är ofta låg, de resultat som framkommer återkopplas sällan till studenterna på ett bra sätt och det är på många håll svårt för studenter att få tag på sammanställningar av tidigare kursvärderingar. Det arbete med kursvärderingars tillgänglighet som GUS utförde under verksamhetsåret

19 STYRELSEN VERKSAMHETSPLAN Sida 2/3 2008/2009 ska därför fortsätta och förstärkas under verksamhetsåret 2009/2010. GUS mål är att studenter ska se det som självklart att fylla i kursvärderingar, att resultat från kursvärderingar ställs samman, analyseras och återkopplas till studenterna samt att dessa resultat finns lätt tillgängliga för dem som önskar få ta del av dem. GUS ska tillsammans med kårerna kartlägga förekomsten av examinationsformer som inte är möjliga att anonymisera. GUS ska presentera hur man ska arbeta för att rättssäkra dessa examinationer GUS ska definiera en lägstanivå för anonymisering av tentor GUS ska i samband med revideringen av regelsamlingen arbeta för att regeln om anonymisering blir skarpare. GUS ska under Regelrätt vecka framförallt fokusera på regelverken som rör anonyma tentor. Kårobligatoriet - Göteborgs universitets studentkårers framtid Under verksamhetsåret kommer medlemskårerna i GUS göra stora omställningar för att anpassa sin verksamhet till en framtid utan kårobligatorium och med ändrade ekonomiska förutsättningar. GUS ska under året fungera som en länk till universitetet och ett stöd till kårerna i deras arbete med att trygga framtidens studentinflytande vid Göteborgs universitet. Samtidigt ska GUS se över sin egen verksamhet och sin framtida roll i en förändrad kårstruktur. Under året kommer GUS medlemskårer söka alternativa sätt att finansiera sin verksamhet och Göteborgs universitet har uttryckt en vilja att stödja kårerna. GUS ska här vara en viktig informationskanal och kontaktförmedlare och bör efter behov anordna möten och diskussionstillfällen. GUS ska under året fungera som en länk till universitetet och ett stöd till kårerna i deras arbete med att trygga framtidens studentinflytande vid Göteborgs universitet. Samtidigt ska GUS se över sin egen verksamhet och sin framtida roll i en förändrad kårstruktur. GUS ska både proaktivt och reaktivt stödja kårerna i deras omställningsarbete GUS ska analysera behovet av ett GUS i framtiden och presentera en utredning där kårernas åsikter och framtida struktur beaktas.

20 STYRELSEN VERKSAMHETSPLAN Sida 3/3 Löpande verksamhet Remisser GUS ska svara på inkommande remisser med hjälp av sina medlemskårer. Remisser som rör GUS verksamhetsområde ska prioriteras och övriga ska besvaras i mån av tid. Regelrätt vecka GUS ska under våren anordna Regelrätt vecka för att uppmärksamma Göteborgs universitets regelsamling och doktorandregler. Resultatet av höstens revidering och eventuella nya regler ska uppmärksammas extra. Studentrepresentation GUS styrelse väljer studentrepresentanter till Göteborgs universitets gemensamma nivå. Ofta är många platser vakanta och hela GUS måste tillsammans fortsätta arbeta med rekryteringsarbetet till dessa. Under året behöver GUS klargöra vilka krav som ställs på uppdragen och hur återkopplingen till GUS presidium och medlemskårer skall ske. Detta ska vara i form av en kortfattad instruktion som fastställs av styrelsen Information, stöd och utbildning GUS ansvarar för regelbunden samordning av medlemskårerna, samt information och stöd till dessa. Under hösten ska GUS anordna utbildningsdagar för medlemskårerna. GUS ska även hålla kontakt med andra samarbetsorgan i frågor som anses relevanta för organisationen. Arbetsgrupper GUS ska under året bereda ärenden genom arbetsgrupper och arbeta för att öka kårrepresentationen i dessa. Arbetsgrupperna förutsätter ett aktivt deltagande från alla medlemskårer. SAMO GUS ska under året arbeta för att öka rekryteringen av Studentarbetsmiljöombud. Hela GUS ska ta ett större gemensamt ansvar för detta då det är medlemskårerna som utser studentarbetsmiljöombuden och GUS presidium som samordnar dem SAMO-verksamheten i GUS regi ska utvärderas och avgöra om det är ett arbete vi fortsatt ska ta ansvar för. Fastställd av GUS styrelse Giltig till och med

21 PRESIDIET Bilaga 6 Sida 1/1 StyM 2009/2010: Revidering av budget Friare budget Presidiet har valt att lägga en friare budget för verksamhetsåret än jämfört med förra året. Kostnader som tidigare var specificerade för studentombudet, projekt eller övriga presidiet har lagts ut på ett nytt konto då presidiet vill ha mer handlingsfrihet i sitt arbete med verksamheten. Behov av ny utrustning Redan under verksamhetsåret 2008/2009 uppmärksammade dåvarande presidium styrelsen på behovet av nya datorer och mobiltelefoner till kommande presidium. Nuvarande presidium gör samma bedömning och vill avsätta kr till ny kontorsutrustning. Resultat Med hänsyn till ovanstående revideringar föreslår presidiet en nollbudget under kommande verksamhetsår. Presidiet föreslår Att fastställa reviderad budget för verksamhetsåret 2009/2010.

22 Budget vå 2009/2010 (17 kr per student/år) Intäkter Noter Medlemsavgifter (17 kr per medlem/år) GU-bidrag GU bidrag SAMO GU-bidrag tredje presidialen Konstsamordnaren Övriga intäkter 5000 Ekonomiadministration Spionen S:A Intäkter Verksamhetskostnader Hyra och lokalkostnader Resekostnader not 1 Gåvor 500 Kontorsmaterial 2000 Tryck och kopiering 2000 Informationsmaterial SAMO 8000 Fast telefoni 2500 not 2 Mobiltelefoni 3500 not 3 Porto 1000 Företagsförsäkringar 3000 Programvara 3000 Datortillbehör 1400 Doktorandkommittén 5000 Möteskostnader 3000 Möteskostnader GUS styrelse 2000 Möteskostnader SAMO 5000 Revision Banktjänster 1200 Övriga kostnader not 4 Övriga projektkostnader 0 not 5 Övriga kostnader studentombud 0 not 6 Datorer, mobiltelefoner, skärmar not 7 Ränteintäkter Räntekostnader Resultat efter finansiella poster 659 Avskrivningar inventarier 0 Resultat efter avskrivningar 659 not 1 Ökade kostnader pga tredje presidial not 2 Ökade avgifter pga tredje presidial not 3 Ökade avgifter pga tredje presidial not 4 Höjd post för att öka presidiets handlingsutrymme not 5 Pengarna flyttade till "Övriga kostnader" not 6 Pengarna flyttade till "Övriga kostnader" not 7 Nya datorer, skärmar och mobiler till samtliga presidialer not 8 Två presidialer med 13 månaders arvodering, "Tredje presidialen" med 12 månaders arvodering not 9 Kanslistens nya lön blir på 15% tjänst not 10 Löner beräknade med 3% höjning not 11 Ökar med den tredje presidialen not 12 Ökade kostnader för pensionskostnader och semesterlön Summa verksamhetskostnader Löner och personalkostnader Presidium (tre heltidsarvoderade presidialer) not 8 Valberedning 3250 Kanslist not 9 Studentombud not 10 Samordnare, konstfak SAMO-deltagare Sociala avgifter not 11 Övriga personalkostnader not 12 Summa löner och personalkostnader Summa rörelsekostnader Rörelseresultat

23 Antagen under v.år 08/09, för v.år 09/10 Budget förslag 3 (17 kr per student/år) Noter Intäkter Medlemsavgifter (17 kr per medlem/år) GU-bidrag GU bidrag SAMO GU-bidrag tredje presidialen Konstsamordnaren 5000 Övriga intäkter Ekonomiadministration Spionen S:A Intäkter Kostnader Hyra och lokalkostnader 4000 Resekostnader 500 Gåvor 2000 Kontorsmaterial 2000 Tryck och kopiering 8000 Informationsmaterial SAMO 2500 not 1 Fast telefoni 3500 not 2 Mobiltelefoni 1000 Porto 3000 Företagsförsäkringar 3000 Programvara 1400 Datortillbehör 5000 Doktorandkommittén 3000 Möteskostnader 2000 Möteskostnader GUS styrelse 5000 Möteskostnader SAMO Revision 1200 Banktjänster 3000 Övriga kostnader not 3 Övriga projektkostnader Övriga kostnader studentombud not 4 Övriga kostnader tredje presidial Summa verksamhetskostnader Ränteintäkter Räntekostnader Resultat efter finansiella poster 0 Avskrivningar inventarier Resultat efter avskrivningar not 1 Ökade avgifter med tredje presidial not 2 Ökade avgifter med tredje presidial not 3 projektpengar för arbete med kårobligatoriets avskaffande not 4 Kostnad för dator, mobil etc. not 5 Två presidialer med 13 månaders arvodering, "Tredje presidialen" med 12 månaders arvodering not 6 Löner beräknade med 3% höjning not 7 Löner beräknade med 3% höjning not 8 Ökar med den tredje presidialen not 9 Ökade kostnader för pensionskostnader och semesterlön Löner och personalkostnader not 5 Presidium (tre heltidsarvoderade presidialer) 3250 Valberedning not 6 Kanslist not 7 Studentombud Samordnare, konstfak SAMO-deltagare not 8 Sociala avgifter not 9 Övriga personalkostnader Summa personalkostnader Summa rörelsekostnader 2609 Rörelseresultat

24 PRESIDIET Bilaga 7 Sida 1/1 StyM 09/10: Upphävande av policy På StyM 08-09:8 antog styrelsen GUS inrättningspolicy. Presidiet anser att syftet med policyn är gott, men även att den i onödan krånglar till inrättandet av arbetsgrupper o dyl, och att om det tillämpas kommer att skapa en hel del merarbete för presidiet. I en organisation av GUS slag räcker det bra med att de arbetsgrupper som tillsätts (det är i praktiken endast arbetsgrupper GUS styrelse brukar inrätta) får ett uppdrag av styrelsen, ett uppdrag som specificeras i inrättningsbeslutet. Därför yrkar presidiet Att styrelsen upphäver inrättningspolicyn

25 #m 6Us GOTEBORSS UNIVERSITETS STUDENTKARER Utaaa I fiy"f.zgpk -,0y POLICY Sida 1/5 Pol2OOT/O8:Z lnrdttningsspolicy Inledning Denna policy hanterar inreittande av grupp, funktion och status samt uppdrag, ansvar och delegation till sadan. Inrhttande Inrtittande kan vara avgrupp, funktion eller status och sker genom enkelt beslut. Inrdttandet skall dokumenteras i ett inrdttningsdoku"ment. Definition av inrdttningsbara typer Arbetsgrupp En arbetsgrupp tir en mindre grupp som under begr;insad tid arbetar beredande med en specifik fraga eller drende mot ett specificerat mal, Projektgrupp En projektgrupp tir en mindre grupp som under begrainsad tid arbetar verkstrillande med specifikt projekt mot ett specifice-rat m&1. Kommitte En kommitt6 5r en grupp som tillsvidare ansvarar fdr verksamhet samt handliiggning av fr&gor och erenden inom ett specificerat ansvarsomriide. Referensgrupp En referensgrupp dr en grupp som knyts till verksttillande, beredande eller r&dgivande grupp eller funktion med syfte att vara referens till denne i dess uppdrag. Medlemmar i en referensgrupp representerar enbart sig sjrilva och har inga formella krav pa sig annaianeventueil sekretess i hantering av ktinsliga fr&gestrillnin gar. Red Ett red_ar en grup! eller funktion (se nedan) som tillsvidare utg6r radgivande enhet fdr verksttillande eljer beredande grupp eller funktion i"dess,rp-parug rdrande specifik verksamhets- och/eller insvarsomrade. Ett r&d kan r begriinsad omfattning ansvara for verksamhet eiler beredning av drenden inom sitt omrade. Griteborgs universitets studentk&rer I Box rssl4os 30 Griteborg linfo6gus.gu.se lost-zee Se ao Nx bw

26 POLICY Sida2/3 PoI2007/O8:2 Funktion En funktion dr en post som tillsvidare arbetar med och ansvarar fcir ett specifikt omr&de. Posten h&lls av en person som vdljs pa begrrinsad tid. Till funktionen kan fler poster knytas. Om funktionen innehaller mer dn en post skall de rivriga posterna vara vice eller bitriidande. Status Status innebiir att befintlig grupp, internt eller externt, kan tilldelas status som en viss typ av grupp med visst uppdrag och ansvar. Tilldelning av status innebrir att gruppen, oavsettidigare placering och ansvar, faller in i den interna strukturen pa samma sdtt som den skulle gora om den inrrittades fdr sitt specifika uppdrag. Denna placering och ansvarsb6rda giiller enbart det uppdrag fdr vilket statusen inrdttats. Inriittningsdokumentets inneh&ll Inrrittningsdokumentet ska inneh&lla fdljande information vid inr6ttandet: Titel "lnrdttande av [TYP]" [TYP] anger om det rir en grupp, och i sa fall vilhen typ, funktion elier status. t.9. "Inrattande av arbetsgrupp", "Inrattande av funktion" Sub-Titel Som mer utfdrligt preciserar vilken [TYP] det avser. t.g. "Arbetsgrupp fdr revision av GIJS stadga", "status som remissinstans och referensgrupp i likabehandling sfrdgor." eller "Kommitte f6r hkab ehandling sfr dg o r" Bakgrund Som kortfattat beskriver vad som foranlett inrattandet. Uppdrag Gruppens/funktionens uppdrag. Uppdraget bor, i den man mojligt, formuleras pa ett sadant sritt att GUS medlemsk&rer ocks& kan utnyttja gruppen/funktionen. Verksamhetstid under vilken tid gruppen/funktionen/statusen giiiler och skall vara verksam. I fall det rdr sig om tillsvidare inrrtttning s& ska framg& med vilka intervall val och annat skall lopa. Mandat Htir skall framg& vilken typ av beslut, eventuella vai och vidare delegering gruppen/funktionen dger rdtt att utfora. Sammansiittning Hdr ska det framg& vilken sammansdttnin gruppen ska ha och vilka eventuella funktioner som skall finnas inom gruppen. Om det ror sig om inr&ttande av funktion skall hiir framg& om funktionen inkluderar en eller flera poster samt bendmningen av de ovriga posterna. Goteborgs universitets studentkarer I Box lssl4os S0 Goteborg linfo@gus.gu.se lobl-786 S6 40 *J+ cdam

27 POLICY Sida 3/3 Pol2O07/O8:2 Resurser och Ekonomi Htir framgar om gruppen/funktionen har egen ekonomi eller med vilken reitt man kan Sska pengar fr&n annan. Det skall Even framga viiken rritt till utnyttjande av resurser - s&som lokaler, personella och-materiella resurser - som Stnjuts. Skyldigheter utover de skyldighe-ter som kommer i och med uppdraget kan det hrir specificeras om det finns andra skyldigheter. b.or :q*ilt framg& om gruppen/funlitionen har rapporteringsskyldighet och, i sa fall, till vem, hur ofta och i vilken form rapporteina skall Jvlaggas. Det skall ocks& framga om gruppen har sammantrddesskyldighelich vad detta innebiir i form av regelbundenhet och protokollsforandj eller annan dokumentering. Namn ochld Hrir skall skrivas med vilket namn gruppen/funktionen verkar samt vilken ID (fcirkortning) so m anvainds. E.g. Kommitten f6r Doktorandfrdgor ar verksamma under namnet Goteboros universitets doktorandkommittd och har ID GUDK. Till ovanst6ende information tiilkommer efter inriittande information om vem och ndr som beslutade om inrrittandet och n6r, om applicerbart, senaste revision av dokumentet skedde, Den dvriga utformningen av_inrdttningsdokumentet, s6som grafisk profil och dylikt, anses vara redaktionell och anpassas efter behov och riediala fdrutsdttningar. Upprdttades: ZOOS-O4-ZB PA beslut av: Styrelsen Dokumentet reviderades senast: Gdteborgs universitets studentkarer I Box LSS 4OS 50 G<iteborg linfo@gus.gu.se lort_zao so Ao td qe M

28 PRESIDIET Bilaga 8 Sida 1/1 StyM 2009/10: Inrättande av arbetsgrupp, revidering av Regelsamlingen Regelsamlingen ska revideras för fjärde gången, (remissen om detta finns sedan tidigare utskickad till medlemskårerna) och GUS ska givetvis vara en ytterst aktiv del i detta arbete. Studieregelskommittén kommer efter att remisstiden gått ut arbeta fram ett nytt dokument som sedan fastställs av rektor. (I studieregelskommittén tillsätter GUS två studentrepresentanter, FFS studentombud är ledamot och GUS studentombud är adjungerad.) Vi gissar, och hoppas, att vi kommer få in många svar på denna remiss till GUS, och för att kunna sammanställa ett så bra remissvar som möjligt tror vi att saken behöver diskuteras grundligare än vad som är möjligt på ett styrelsemöte. Presidiet tror att det bästa sättet att hantera remissen är att tillsätta en arbetsgrupp, som får i uppgift att sammanställa kårernas remissvar till ett sammanhållet dokument. När arbetsgruppen är klar fastställs svaret av GUS presidium. Presidiet föreslår Att tillsätta en arbetsgrupp med uppgiften att sammanställa ett förslag till remissvar. Att Kårernas remissvar ska inkomma till GUS senast

29

30 PRESIDIET Bilaga 9 Sida 1/2 StyM 2009/10: Remiss om finansiering av Universitetsbiblioteket Bakgrund En ny finansieringsform för UB utreds just nu inom universitetet. Remiss har gått ut till GUS och dess samtliga medlemskårer. Idag finansieras UB genom ett basbelopp och och ett nyttjandebelopp. Basbeloppet är ett solidariskt ersättningssystem som innebär att alla fakulteter betalar en grundsumma för att driva UB. Detta låg på 43,2 miljoner kronor under Nyttjandebeloppet beräknas efter hur mycket varje fakultet utnyttjar UB. Detta är den stora intäkten för UB, vilket 2008 låg på 118,1 miljoner kronor. Förhållandet mellan finansieringsformerna är alltså ungefär 1:3. Modellen är problematisk, eftersom det inte ger fakulteterna något incitament att nyttja UB:s resurser. Idag mäts dessutom inte vilka studenter som besöker vilka bibliotek och därför kan man inte räkna ut ett rättvist nyttjandebelopp ur denna aspekt. Utredningens förslag I utredningen föreslås att nyttjandedelen ska sänkas och att basdelen ska räknas upp. Detta ökar samordningsvinsterna av personal och lokaler, underlättar budgetläggning och möjliggör verksamhetsprioriteringar. Rektors förslag Rektor ber samtliga remissinstanser att beakta alternativet till att UB ska finansieras genom enbart basbeloppet. Fakulteternas finansiering styrs då av fakulteternas ekonomiska styrka. Om UB kostar universitetet 3% av dess totala kostnader så betalar också varje fakultet 3% av sina kostnader till UB. Med denna modell blir UB:s möjlighet till samordning, budget och verksamhetsprioriteringar total. Detta förslag ligger också i linje med GU:s strävan att skapa ett enhetligt universitet. Nackdelar med systemet är att vissa fakulteter kan komma att betala mer än vad de utnyttjar resursen.

31 PRESIDIET Bilaga 9 Sida 2/2 StyM 2009/10: Behandling av remissen Presidiet anser att det är mycket viktigt att diskutera UB:s framtida finansiering och att GUS skapar en skarp åsikt i frågan. Presidiet vill därför öppna upp för en diskussion för att diskutera igenom frågan grundligt. Presidiet kommer givetvis att tillämpa den vanliga ordningen gällande remisser från universitetet, där varje kår har rätt att via remissvar till GUS uttrycka sin åsikt i frågan.

32 PRESIDIET Bilaga 9 Sida 0/2 StyM 2009/10: Remiss om finansiering av Universitetsbiblioteket Universitetsbibliotekets finansiering och styrning Gunilla Bornmalm-Jardelöw Maj 2009

33 1 Utredningens direktiv 1.1 Bakgrund Universitetsbiblioteket får idag sina kostnader för verksamheten täckta genom en finansieringsmodell som fastställdes Den utgår från att universitetsbibliotekets kostnader uppdelas i en basdel och i en nyttjandedel. Basdelen finansieras sedan 2007 genom ett solidariskt system baserat på fakultetsnämndernas kostnadsomslutning. Basdelen täcker bibliotekets kulturarvskostnader och vissa gemensamma bibliotekskostnader. yttjandedelen fördelas till berörda fakultetsnämnder efter en beräknad kostnad som kan relateras till denna nämnd. Det förekommer dock inte någon löpande mätning av hur många lån eller biblioteksbesök som studenter eller personal från en viss fakultetsnämnd gör i förhållande till den nämnda beräkningen. I de fall det är flera fakultetsnämnder som är större användare av en viss biblioteksenhet görs en fördelning av kostnaderna enligt den fördelningsnyckel som bestämdes I budgeten för 2008 kostnadsdebiteras 43,2 mkr genom basdelen och 118,1 mkr genom nyttjandedelen. Universitetsbiblioteket är den enda enhet inom universitetet som årligen lämnar in budgetäskanden direkt till universitetsstyrelsen, vilken också beslutar om den ekonomiska ramen. Som överordnat biblioteksorgan finns en biblioteksnämnd som enligt sin instruktion ska ha inseende över alla biblioteksangelägenheter och verka för goda villkor för biblioteksverksamheten. Nämnden som är sammansatt av representanter från alla fakulteter och av studenter har begränsade befogenheter. Den kan exempelvis inte besluta om hur disponibla resurser ska fördelas. I nuvarande organisation har inte heller överbibliotekarien nämnvärda möjligheter att omdisponera resurser och personal mellan de sju biblioteken och två studietorgen. Några fakultetsnämnder har uttryckt önskemål om att mera direkt kunna påverka bibliotekens utbud, service och dimensionering. Frågan aktualiseras främst av de fakulteter som har en vikande studenttillströmning och en ansträngd ekonomi. Samtidigt finns ett långsiktigt intresse av att vidmakthålla resurser som inte lätt kan återskapas när styrkeförhållanden mellan vetenskapsområden ändras till förmån för dem som idag har ekonomiska problem. Universitetsbiblioteket har även långsiktiga åtaganden i form av ett nationellt ansvar för samlingar, personella resurser och lokaler. Det är därför rimligt att planeringsförutsättningarna är relativt stabila och inte tillåts fluktuera för mycket mellan enskilda budgetår. Senare års digitala utveckling har lett till att ca 75 % av universitetsbibliotekets mediakostnader går till förvärv av e-resurser. Det innebär i sin tur att förvärvsverksamheten har 1

34 centraliserats, vilket försvårar möjligheterna att identifiera de olika fakulteternas faktiska nyttjande. Sammantaget innebär detta att nuvarande styrmodell ger en relativt låst struktur och återspeglar historiska förhållanden. Vidare har inte gjorts någon uttalad avvägning mellan å ena sidan fakulteternas upplevda behov och faktiska nyttjande av biblioteken och å andra sidan universitetsbibliotekets långsiktiga åtaganden. Finansieringsmodellen är statisk. Till detta kommer det pågående arbetet med införande av en ny redovisningsmodell för fullständig kostnadsredovisning och för en mera rättvisande fördelning av stödverksamhetens indirekta kostnader. Arbetet bedrivs utifrån SUHF:s rekommendationer. Den nya redovisningsmodellen innebär att biblioteksverksamheten ska klassificeras som en stödverksamhet där fördelning av kostnaderna ska ske på verksamhetens kärnuppdrag utbildning och forskning. Detta utgör ytterligare ett argument för att det krävs en förnyad finansieringsmodell för biblioteksverksamheten. När universitetsstyrelsen i juni 2006 beslutade om förslagen till reviderat system för anslagsfördelning och kostnadsdebiteringar (Resurs-07) fick rektor i uppdrag att genomföra en översyn av universitetsbibliotekets organisation och finansiering. Föreliggande utredningsdirektiv utgår från detta beslut. 1.2 Utredningsdirektiv Utredaren ska med utgångspunkt i en analys av nuvarande finansierings- och organisationsmodell lämna förslag till ändamålsenliga former för styrning och finansiering av universitetsbiblioteket. Följande bör särskilt belysas: - biblioteksnämndens eller motsvarande organs uppgifter och befogenheter, - möjligheterna att inom givna ramar löpande kunna prioritera och disponera personal och lokaler effektivt, - fakultetsnämndernas inflytande över bibliotekens dimensionering, utbud och service, - hur kostnaderna för den samlade biblioteksverksamheten ska tas ut med beaktande av den nya redovisningsmodellen, - formerna för universitetsbibliotekets verksamhets- och budgetdialog. Förslagen ska stödja en bättre flexibilitet där dimensionering och utbud tydligare kan knytas till verksamhetens behov med beaktande av universitetsbibliotekets nationella och kulturarvsmässiga uppdrag. 2 Utredningens utgångspunkter och överväganden I utredningsuppdragets bakgrundsbeskrivning finns en noggrann redogörelse för den problematik som universitetsbiblioteket (UB) erfarit i samband med styrningen av sin verksamhet. Viktiga utgångspunkter för utredningen kan sammanfattas enligt följande: 2

35 a) Universitetsbibliotekets verksamhet är oumbärlig för fakulteternas kärnverksamheter, men UB uppfattas inte som fakultetsstyrd genom att styrelsen beslutar om budgeten och biblioteksnämndens mandat är oklart. b) Den finansieringsmodell som styrelsen tillämpar för UB är definierad på ett sådant sätt att dess styrningseffekt kan bli kontraproduktiv. c) UB:s placering inom universitetsorganisationen är oklar. Ibland jämställs universitetsbiblioteket med en fakultet och ibland med den gemensamma förvaltningen. Detta hänger samman med oklarheter beträffande UB:s styrorgan och budgetdialoger. d) Universitetsbibliotekets verksamhet har en strategisk och långsiktig karaktär. Beslut som fattas idag får konsekvenser på verksamheten lång tid framöver. Det gäller såväl för själva biblioteksverksamheten som för investeringsbeslut i nya biblioteksenheter. I uppdraget ingår att belysa hur kostnaderna för den samlade biblioteksverksamheten ska tas ut med beaktande av den nya redovisningsmodellen. Denna fråga kommer endast att behandlas, om det finns anledning att ändra nuvarande redovisningsmodell. Universitetsbiblioteket måste uppfattas som en mycket ambitiös organisation, som ständigt försöker att anpassa sig för att kunna ge fakulteterna bästa möjliga service inom givna ramar. Det faktum att det är biblioteksledningen och inte rektor eller fakulteterna som initierat denna utredning understryker, att det är UB som upplever att man har problem med verksamhetens interna styrning och långsiktiga utveckling och inte någon annan. Det har gjort att utredningen i första hand har anlagt ett perspektiv som utgår från universitetsbiblioteket och inte från fakultetseller universitetsnivåerna. Utredningen inleddes ambitiöst genom att samla in data om universitetsbibliotekets verksamhet i syfte att försöka se vilka styreffekter nuvarande finansieringsmodell hade på verksamheten. De befintliga uppgifterna var dock inte tillräckliga utan ytterligare data skulle behövas för att kunna göra en sådan analys, varför denna tanke övergavs på grund av bland annat tidsbrist. De data som har använts är därför begränsade till befintliga data om UB och Göteborgs universitet och den analys som har gjorts har också begränsats till överväganden mellan det önskvärda och det möjliga. Förutom befintliga data har interna utredningar och undersökningar som berört UB använts som källor. Hit hör t.ex. RESKO-projektet, Resurs 07 och lokalmodellutredningen. Det skriftliga materialet har kompletterats med intervjuer med i första hand överbibliotekarien och universitetsbibliotekets controller. 3

36 3 Den nuvarande finansieringsmodellen Den nuvarande finansieringsmodellen fastställdes 1996 och är uppdelad på en basdel (ca 27% i 2009 års budget) och en nyttjandedel (ca 73%). Vad som ingår i basdelen är relativt väl definierat och resten fördelas ut på de olika biblioteken. Basdelen Den s.k. basdelen, som finansieras solidariskt av samtliga fakulteter i förhållande till deras kostnadsomslutningar, består av följande kostnader: Ledning och kansli UB:s IT-avdelning Investeringskostnader 1/3 av lokalkostnaderna inkl städning 1/3 av SUNET/GUNET Digitala biblioteket Fakultetsövergripande verksamhet Det digitala biblioteket, som tillkom 1999, omfattar universitetsgemensamma databaser, GUP och GUPEA, leverantörskontakter som rör gemensamma avtal för e-tidskrifter, m.m. Delar av det digitala bibliotekets kostnader ligger inom nyttjandedelen. Den fakultetsövergripande verksamheten omfattar universitetets handskriftsamling, den kvinnohistoriska samlingen o.d. samt 25 procent av Centralbibliotekets lokalkostnader. Denna verksamhet betraktas som universitetsgemensam och ligger därför inom basdelen. yttjandedelen De kostnader som anses vara genererade av de enskilda biblioteken skall utgöra nyttjandedelen. Hit räknas kostnader för tryckta och digitala medier, kostnader för bibliotekspersonalen, 2/3 av de faktiska lokalkostnaderna samt 2/3 av de faktiska SUNET/GUNET-kostnaderna. Fakulteterna kan påverka UB:s verksamhet genom att ta på sig ytterligare finansieringsansvar för t ex nya studietorg, ökade öppettider eller nya mediesatsningar. Sådana önskemål faktureras det första året och inkluderas därefter i respektive fakultets faktura. Däremot är det svårt för en enskild fakultet att på kort sikt minska sina bibliotekskostnader annat än mycket marginellt. Det beror bl a på att avtal om lokaler, medieförvärv och personal har löptider och att verksamheterna inom de olika biblioteksenheterna är och blir allt mer integrerade med varandra. Den nuvarande finansieringsmodellen kan synas enkel men är komplicerad genom sin detaljstyrning (se bilaga 1) och innehåller flera schablonartade fördelningar. Det är i och för sig en finansieringsmodell och inte en verksamhetsmodell, men såsom den är definierad, är det svårt att bortse från att de exakta siffrorna också har en motsvarighet i den faktiska verksamhetens inriktning och omfattning. 4

37 ågra uppgifter om universitetsbibliotekets finansiering Universitetsbibliotekets budget omfattar cirka 165 mkr. Fördelningen mellan olika kostnadsslag, i första hand personal, medier och lokaler, visas nedan i diagram 1, Diagram 1. Universitetsbibliotekets kostnader fördelade på kostnadsslag år 2008 Av diagrammet framgår att lokalkostnadernas andel är betydligt högre än för universitetet i genomsnitt. Lokalkostnaden får därmed ett högre genomslag på kostnadsmassan vid större förändringar än vad som är fallet för övriga universitetet. Fakulteternas finansiering av de totala bibliotekskostnaderna framgår nedan av diagram 2 Diagram 2. Fakulteternas andelar av UB:s totalkostnad år 2008 Sahlgrenska Akademin och Humanistiska fakulteten finansierar tillsammans nästan 50 procent av universitetsbibliotekets kostnader, där SA:s andel endast är några procentenheter större än HFN:s. Därefter följer Samhällsvetenskapliga fakulteten, Handelshögskolan och Naturvetenskapliga fakulteten med andelar runt 15 procent vardera. En annan fördelning som är av intresse i detta sammanhang är bibliotekskostnadernas andel av fakulteternas totala kostnader. Detta framgår nedan av diagram 3. 5

38 Diagram 3. Andel bibliotekskostnader av fakulteternas totala kostnader år 2008 Bibliotekskostnaderna som andel av de totala kostnaderna varierar kraftigt mellan fakulteterna. Störst andel har den humanistiska fakulteten med drygt 7, 5 procent. Därefter följer Handelshögskolan med nästan 6 procent och den samhällsvetenskapliga fakulteten med drygt 4 procent. Den naturvetenskapliga fakulteten betalar cirka 3 procent, medan Sahlgrenska Akademin, utbildningsvetenskapliga fakulteten inkl UFL och IT-fakulteten ligger runt 2 procent. Den genomsnittliga andelen för hela universitetet var 2008 drygt 3 procent, vilket betyder att tre fakulteter har större andelar, fyra har mindre och en fakultet ligger ungefär på genomsnittet. En intressant fråga i detta sammanhang är varför biblioteksverksamheten vid de olika biblioteken kräver så olika finansieringsandelar av sina fakulteter och hur skall man förhålla sig till dessa skillnader i ett längre perspektiv. Tyvärr kan inte denna fråga besvaras av utredningen, då underlaget för att kunna göra en sådan bedömning är otillräckligt. 4 Förändrade förutsättningar för universitetsbibliotekets verksamhet Såväl fördelningen mellan bas- och nyttjandedel som den mellan de olika biblioteken grundas i stort på de förhållanden som gällde Men mycket har hänt inom biblioteksvärlden och Göteborgs universitet under dessa tretton år. Till exempel har biblioteket digitaliserats i allt större utsträckning, nya bibliotekslokaler har tillkommit och fakulteternas forsknings- och utbildningsverksamhet har förändrats i både omfattning och inriktning. Detta har inneburit att det ställs andra krav på UB från studenter, lärare och forskare idag jämfört med Det digitaliserade biblioteket Idag utgör e-medier i form av e-böcker, databaser och elektroniska tidskrifter cirka 75 procent av universitetsbibliotekets medieförvärv. Digitaliseringen har bl.a. medfört att utlåningen har ökat totalt sett, att de tryckta lånen har minskat, att UB har blivit ett 24-timmarsbibliotek och att forskarna allt mer sällan behöver besöka 6

39 biblioteket. Detta är en utveckling som inleddes i början på 2000-talet och innebär att UB idag bedriver en mycket annorlunda verksamhet än vad man gjorde i mitten på 1990-talet. Övergången från tryckta tidskrifter till digitala har också inneburit att det har blivit allt mer komplicerat att fördela kostnaderna för medieförvärv mellan de olika biblioteksenheterna. Det beror på att de flesta e-tidskrifter köps i paket, att prismodeller ändras och titelrörligheten ökar. En kort beskrivning över denna utveckling ges nedan. Universitetsbibliotekets gemensamma avtal för e-tidskrifter 1 De flesta e-tidskrifter som är tillgängliga på Göteborgs universitet köps i paket och ingår i licensavtal som UB slutit med olika leverantörer. Flera licensavtal har tecknats av UB eller i konsortier med andra bibliotek. Många av avtalen är förhandlade av Avd. för Nationell Samverkan, en avdelning inom Kungliga biblioteket. Avtalen har tillkommit successivt sedan de sista åren av 90-talet. Ursprungligen hade de flesta licensavtalen en priskonstruktion som utgick från vad UB betalade för enstaka prenumerationer på de tryckta tidskrifter som motsvarades av respektive avtalserbjudandet. Detta innebar att universitetet fick tillgång till ett stort antal och ämnesmässigt mycket brett utbud av e-tidskrifter, som tidigare inte varit tillgängligt för universitetet i vare sig tryckt eller elektronisk version. Vid avtalens ingång räknades UB-interna fördelningsnycklar ut, baserade på vad varje biblioteksenhet spenderat på tryckta tidskrifter. När ett avtal ingåtts har i praktiken de enskilda biblioteksenheterna ingen möjlighet att ensamma välja att dra sig ur ett avtal, eftersom det skulle innebära att övriga enheter måste ta över en större del av kostnaden. På motsvarande sätt måste önskemål om att delta i nya avtal som kräver samfinansiering förankras på samtliga biblioteksenheter som har prenumerationer på enstaka titlar i det aktuella paketet. De flesta avtal har omförhandlats sedan de först ingicks. Prismodellen för UB:s totalpris har i många fall övergått från att helt bygga på kostnaden för ursprungligen tryckta prenumerationer, till att till hälften eller en tredjedel baseras på antalet FTE (Full Time Equivalents). Vissa avtal håller också på att övergå till att basera sitt pris på användning, d.v.s. nedladdning av fulltextdokument. Varje avtals UBinterna fördelningsnyckel har dock enligt beslut i ledningsgruppen legat kvar sedan avtalet ingicks, oavsett om priskonstruktionen för UB:s totalpris har förändrats. Detta bl.a. för att det skulle vara mycket arbetsamt att försöka hålla jämna steg med den stora titelrörlighet som förekommer. Förlagssammanslagningar har under senare år varit vanligt förekommande. Titelrörligheten mellan förlagen är också stor. Detta får till följd att titlar som finns tillgängliga hos en leverantör vid ingången av ett avtal inte alltid finns kvar under hela avtalstiden. I förhandling med leverantörerna måste detta alltid tas i beaktan- 1 Redogörelsen bygger på en beskrivning som gjorts av Ann-Mari Jonsson, chef för Digitala biblioteket vid Göteborgs universitetsbibliotek 7

40 de, så att rätten till åtkomst till artiklar som publicerats innan förlagsbytet även efter förslagsbyte är säkerställd. Tillgång till artiklar som publiceras efter ett förlagsbyte kan leverantören dock inte utlova. Avtalens konstruktion varierar kraftigt när det gäller villkor för att få tillgång till tidskrifter som övertas av leverantören under avtalstiden. Oftast är tillgång till detta nytillskott förenat med kostnader. UB har gjort försök till att göra nya kostnadsfördelningar för e-tidskrifter mellan de olika biblioteksenheterna som på ett bättre sätt skulle återspegla deras nyttjande. Ett sådant försök var baserat på en klassificering av tidskrifternas ämnestillhörighet och ett annat på deras användning. Det visade sig dock vara svårt att såväl ämnesvis föra tidskrifter till olika biblioteksenheter som att få relevant statistik över användningen från leverantörerna. I brist på något enkelt sätt att fördela kostnaderna för e-tidskrifter mellan de olika biblioteksenheterna har UB valt att behålla de ursprungliga fördelningsnycklarna fördelades 14 mkr på detta sätt. 4.2 Studenternas behov av biblioteksservice Universitetsbiblioteket besöktes 2007 av närmare 8000 personer per dag under terminstid. Majoriteten av besökarna är studenter (80-95% 2 ), som i första hand söker sig till biblioteket för att använda läsplatserna och/eller att låna/återlämna böcker och tidskrifter 3. Studenternas efterfrågan på läsplatser och grupprum är större än tillgången. UB har drygt 1700 läsplatser till cirka studenter och missnöje med platsbrist och för få grupparbetsplatser uttrycks ständigt i olika enkätundersökningar av de studerande. En effekt av denna platsbrist har blivit att studenterna vandrar runt mellan olika bibliotek. De ser inga fakultetsgränser när det gäller att använda studieplatser på de olika biblioteken och studietorgen. De söker en studieplats och vill dessutom gärna utnyttja variationen i miljöer och läge mellan de olika biblioteken. Sett i perspektivet av nuvarande finansieringsmodell behöver inte studenternas rörlighet innebära några problem, förutsatt att det rör sig om en tämligen jämt fördelad rörlighet mellan de olika biblioteken. Men om det inte är så, får fakulteter med attraktiva studieplatser betala för fakulteter med få eller mindre attraktiva studieplatser och då uppstår frågan om de kostnader som genereras på ett enhetsbibliotek är desamma som den finansierande fakultetens nyttjandekostnad. Tyvärr saknas ett tillförlitligt underlag för att kunna dra några bestämda slutsatser om hur den faktiska rörligheten ser ut inom UB. Bemanningsutredningen ger endast indikationer. Den säger att majoriteten av de besökande (75 88 %) använde sitt eget bibliotek, dvs de besökande studenterna var inskrivna vid den fakultet som finansierade biblioteket. Men den säger också att antalet besökare i biblio- 2 Brown, B, m.fl. Bemanningsutredning av kundservice vid samtliga bibliotek inom Göteborgs universitetsbibliotek bygger på enkäter och undersökningar genomförda Göteborgs universitetsbibliotek , s 3. 3 Enligt Analys av bemanningsutredning: Ekonomiska biblioteket (2008) utgjorde 59 % av alla aktiviteter att läsa och studera i biblioteket och 58 % av att låna eller återlämna böcker och tidskrifter. 8

41 tekslokalerna var mycket ojämnt fördelade vid mättidpunkterna. KTB hade flest besök. På andra plats kom det Ekonomiska biblioteket och Centralbiblioteket och på tredje det Pedagogiska biblioteket och studietorgen. Det verkar således vara en hårdare belastning på de centralt belägna biblioteken jämfört med de mer perifert belägna, vilket delvis hänger samman med det faktum att flertalet studenter hör till dessa biblioteksenheter. 4.3 Universitetsbibliotekets lokalkostnader I enlighet med beslut i samband med Resurs 07, kom universitetsbibliotekets lokalkostnader att fördelas med en tredjedel på basdelen och två tredjedelar på nyttjandedelen. Det har varit omöjligt att hitta någon förklaring till denna fördelning. I RESKO- projektets redovisning 4 framgår dock att det fanns beräkningar som utvisade att 35 % av lokalkostnaderna skulle hänföras till basdelen och 65 % till nyttjandedelen och sannolikt är detta bakgrunden till förändringen i samband med Resurs 07. Dessförinnan, fr.o.m. budgetåret 2002, ingick de totala lokalkostnaderna i basdelen. Sedan början på 1990-talet har UBs lokalbestånd förändrats radikalt. Då bestod UB av Centralbiblioteket, det Biomedicinska biblioteket, det Botaniska biblioteket (lokaliserad till botaniska institutionen) och Lärarhögskolans bibliotek i Mölndal tillkom det Ekonomiska biblioteket och Kurs- och tidningsbiblioteket (KTB), 1996 flyttade Botaniska biblioteket (numera benämnt Botanik- och miljöbiblioteket) in i nya lokaler och 1999 blir det Geovetenskapliga biblioteket en enhet inom UB. År 2001 tillkom Studietorget Hälsovetarbacken och 2006 flyttade det Pedagogiska biblioteket från Mölndal in till centrala Göteborg. De senaste tillskotten är två studietorg vid den Samhällsvetenskapliga fakulteten, Campus Linné och Campus Haga. En viktig ambition i utvidgningen av UB:s lokalbestånd har varit att öppna upp biblioteken och att utöka antalet studie- och grupparbetsplatser för studenter. Sådana platser är inte reserverade för vissa studenter utan är tillgängliga för alla. I översynen av modellen för gemensamma lokaler 5 konstaterade utredningsgruppen att de lokaler som förutom rena undervisningslokaler kan betecknas som universitetsgemensamma är i första hand de utrymmen som finns inom Universitetsbiblioteket. Det avser både läsplatser och datorarbetsplatser. En tolkning av RES- KOS skrivning (s 44) ger vid handen att kostnaderna för sådana bibliotekslokaler som lokalgruppen ansåg vara universitetsgemensamma återfinns inom nyttjandedelen. 4 Klintberg, W., RESKO-projektet en redovisning. Göteborgs universitet. Juli 2005, s 44 5 Översyn av modellen för lokalförsörjning samt frågan om universitetsgemensamma undervisningslokaler och studieutrymmen. Förslag (Dnr 2114/07), s 13 9

42 4.4 Några överväganden Av ovanstående beskrivningar framgår att det idag är betydligt svårare att bestämma en korrekt fördelning mellan basdel och nyttjandedel samt mellan olika biblioteksenheter än vad det var 1996, då lokaler inte ingick i modellen och alla medier var tryckta och stod på en bokhylla. Dessa svårigheter har bl.a. inneburit att man har valt att behålla gamla fördelningsnycklar och de tankar som låg bakom dem. Det betyder att finansieringsmodellen inte bara är krånglig på grund av sin detaljstyrning utan att den inte heller återspeglar rådande verklighet. Detta tillsammans med den begränsade handlingsfrihet i sin verksamhetsstyrning som biblioteksledningen känner på grund av nuvarande finansieringsmodell talar för att den måste ändras och göras mer ändamålsenlig. 5 Olika finansieringsmodeller, olika synsätt på universitetsbibliotekets verksamhet Det finns ett principiellt vägval mellan att ha lokala bibliotek som stödjer respektive fakultet och att satsa på ett universitetsbibliotek som binder samman universitetet och stärker helheten. Detta vägval återspeglas i två modeller som utgör ytterlighetsvarianter av hur man kan finansiera en verksamhet som UB:s inom universitetsorganisationen, den fakultetsgemensamma och den fakultetsspecifika. I det förra fallet ses universitetsbiblioteket som en gemensam angelägenhet för hela universitetet, medan fakulteterna i det andra fallet driver sina egna bibliotek. Den gemensamma modellen det universitetsgemensamma biblioteket Den gemensamma modellen innebär att varje fakultet betalar i förhållande till t.ex. sin kostnadsomslutning 6. Det betyder att om UB:s andel av universitets totala kostnadsomslutning är 3 procent, betalar varje fakultet 3 procent av sin kostnadsomslutning till UB. Det är en enkel och robust modell, men den kan vara kostnadsdrivande genom att den ger svaga incitament till att hålla nere fakultetsspecifika bibliotekskostnader. Den ger UB:s ledning stora möjligheter att fördela resurser mellan de olika biblioteksenheterna och att organisera verksamheten till helhetens bästa. Samtidigt förutsätter den ett tydligt huvudmannaskap, så att budgetdialogen ger möjligheter till kostnadsstyrning. Denna modell har många tilltalande egenskaper, men den bygger på en stark solidaritet mellan de olika fakulteterna. Det var den som saknades inom Göteborgs universitet vid mitten av 1990-talet och frågan är om det ser annorlunda ut idag. Den fakultetsspecifika modellen det fakultetsstyrda biblioteket Den fakultetsspecifika modellen innebär att varje fakultet betalar för de bibliotekstjänster man faktiskt utnyttjar. I sin yttersta variant innebär den att varje fakultet driver sitt eget bibliotek. I det senare fallet har fakulteterna stort inflytande 6 Valet av fördelningsbas grundas på föreställningen om vad som UB:s kostnader långsiktigt korrelerar med. Det är rimligt att anta att detta är studenter och forskare och att de bäst återspeglas av kostnadsomslutningen. I tidigare fördelningar har man använt t.ex. tilldelningen av statliga anslagsmedel. 10

43 över sitt bibliotek både verksamhetsmässigt och finansiellt, men sett i ett universitetsperspektiv måste den totala biblioteksverksamheten bli ineffektiv och dyr. Ett fakultetsstyrt bibliotek kan närmast jämföras med de institutionsbibliotek som flera institutioner drev tidigare. Nästan samtliga institutionsbibliotek har idag införlivats i UB-organisationen, antingen genom att de har integrerats helt och hållet eller att de drivs av UB. Mycket talar således för att rent fakultetsstyrda bibliotek skulle innebära suboptimeringar, inte bara för universitetsnivån utan även för fakultetsnivån. UB:s nuvarande finansieringsmodell är fakultetsspecifik UB:s nuvarande finansieringsmodell med en gemensamt finansierad basdel och en fakultetsspecifik nyttjandedel utgör en kombination av de två extrema modellerna ovan. Då basdelen i 2009 års budget omfattar cirka 27 procent och nyttjandedelen cirka 73 procent, ligger den nuvarande finansieringsmodellen betydligt närmare den fakultetsspecifika än den gemensamma. För en utomstående betraktare ger således modellen en bild av att 73 procent av kostnaderna är knutna till fakultetens bibliotek, men som visats ovan bygger kostnadsposterna i många stycken på godtyckliga fördelningar vilket gör att denna andel kan ifrågasättas. 6 Förslag till modifierad finansieringsmodell det fakultetsgemensamma universitetsbibilioteket Utredningens uppdrag är att föreslå former för styrning och finansiering av universitetsbiblioteket som möjliggör verksamhetsprioriteringar och en effektiv disponering av personal och lokaler. Det är dock svårt att se att man kan åstadkomma detta utan en större andel gemensam finansiering som möjliggör en minskad öronmärkning och samordningsvinster. Det enklaste och förmodligen det mest hållbara förslaget skulle vara att införa en gemensam modell med ett starkt styrorgan. Det skulle eliminera många hinder för en långsiktigt effektiv utveckling, men det innebär också stora omfördelningseffekter på kort sikt, som kan vara svåra att acceptera för några fakulteter. En möjlig kompromiss skulle vara en mer verksamhetsrelaterad övergång till en större basdel. Utgångspunkten skulle vara att identifiera vilka biblioteksverksamheter som i ett universitetsperspektiv måste betraktas som gemensamma. Till exempel skulle man kunna klassificera verksamheter som det digitala biblioteket inklusive de gemensamma avtalen för e-tidskrifter samt bibliotekets service till studenter i form av läsplatser, grupparbetsrum, studentdatorer m.m. som gemensamma. Finansieringen av gemensamma verksamheter sker solidariskt. Övriga verksamheter som hör till de olika enhetsbibliotekens service finansieras av de berörda fakulteterna. Allt eftersom verksamhetsförutsättningarna förändras kommer fördelningen mellan den gemensamma och enhetsrelaterade finansieringen att förändras och denna förändring kan gå båda riktningarna. Men en fördelning av biblioteksfinansieringen som skisserats ovan innebär inte automatiskt att alla fördelningsnycklar inom finansieringssystemet försvinner. Till exempel om GU väljer att hänföra studentarbetsplatser o.d.. till den fakultetsge- 11

44 mensamma verksamheten, så innebär det en uppdelning av lokaler och personal som också kräver beräkningsunderlag delades lokalkostnaderna upp mellan bas och nyttjande. Dessförinnan hade lokalerna betalats gemensamt. Om GU nu skulle överföra lokaler för studentarbetsplatser o.d. till en gemensam finansiering, skulle man erhålla andra avgränsningsproblem och svårigheter att på ett rättvisande sätt fördela kostnader. För att undvika alltför stora transaktionskostnader i systemet föreslås att man går tillbaka till förhållandet före 2007 och låter gemensamma lokalkostnader utgöra en approximation för övrig service i samband med studentarbetsplatser, internlån m.m. Det skulle innebära att de olika enhetsbiblioteken inte skulle belastas med hyreskostnader men att de skulle stå för sina personalkostnader, mediekostnader, kostnader för studentdatorer m.m. I tabell 1 nedan visas resultatet av ett räkneexempel, där basdelen har utökas med kostnader som kan karakteriseras som fakultetsgemensamma (nuvarande basdel + digitala biblioteket inkl gemensamma e-medier + de totala lokalkostnaderna) och nyttjandedelen har minskats med motsvarande belopp. Tabell 1. Konsekvenser av en större basdel och mindre nyttjandedel ett räkneexempel I ovanstående exempel ändras fördelningen mellan bas- och nyttjandedelarna, så att basdelen omfattar 54 procent och nyttjandedelen 46 procent. Av tabellen framgår att förändringen innebär omfördelningar. Men då lokalkostnader och e-medier idag ligger olika tungt fördelade mellan fakulteterna, blir omfördelningarna i detta exempel förhållandevis måttliga. Den fakultet som drabbas hårdast är den konstnärliga fakulteten, vilket beror på att KFN idag inte betalar till nyttjandedelen. Sammanfattningsvis föreslås att GU även fortsättningsvis använder nuvarande struktur för finansieringen av universitetsbiblioteket men att man tillämpar ett annorlunda synsätt på bas och nyttjande. I den nuvarande modellen är utgångspunkten att fördela så mycket som möjligt till nyttjandedelen och göra basdelen minimal. I förslaget ovan är utgångspunkten att all verksamhet som kan beteck- 12

45 nats som fakultetsgemensam skall höra till basdelen medan nyttjandedelen ska innehålla det som är fakultetsspecifikt, dvs verksamheter som i princip skulle försvinna om fakulteten inte fanns. Det är viktigt att den nya modellen blir flexibel och att den baseras på enkla fördelningsnycklar så att den blir transparent och lätt att förstå. Universitetsbibliotekets styrorgan Om finansieringsmodellen blir mindre styrande, krävs en mer aktiv styrning av verksamheten. Universitets- och fakultetsledningarna måste i sådant fall ta på sig ett större ansvar för verksamheten och dess utveckling än vad man gör idag. I dag bereder biblioteksledningen budgeten med utgångspunkt från finansieringsmodellen. Budgeten diskuteras och ett slutligt budgetförslag godkänns av Biblioteksnämnden. Därefter överlämnas budgetförslaget till styrelsen och hamnar då i en central budgetberedning tillsammans med bl.a. den gemensamma förvaltningens budgetförslag. Det slutliga budgetförslaget till styrelsen ges av denna beredningsgrupp efter hörande av Ledningsrådet. Styrelsen beslutar slutligen dels om den totala omfattningen, dels hur kostnaderna fördelas mellan fakulteterna. Biblioteksnämnden beslutar således vare sig om budgetramen eller om dess fördelning, men det är i Biblioteksnämnden som fakulteterna är representerade. Av någon anledning verkar det som om fakulteterna inte har tagit det ansvar man en gång sade sig vilja ha för universitetsbibliotekets verksamhet utan man har överlåtit mycket av detta på finansieringsmodellen, biblioteksledningen, styrelsen m.fl. 7 Fakultetsgemensamma verksamheter inom universitetsbiblioteket kräver att fakulteterna tar ett ansvar för bl.a. vilka de är och hur de skall organiseras. Det skulle kunna vara en uppgift för Biblioteksnämnden, men bara dess storlek (14 ledamöter) gör att man blir tveksam. Det är också oklart hur UB själv ser på Biblioteksnämnden, t.ex. finns den inte med i UB:s organisationsplan. En bedömning är därför att Biblioteksnämnden i sin nuvarande form inte har fått ett sådant mandat att den kan ta ansvar för UB:s dimensionering och service. För att tydliggöra budgetberedningen för UB och samtligas ansvar för dess verksamhet föreslås att en verksamhets- och budgetberedande nämnd inrättas, vars uppgift är att lämna förslag till universitetsstyrelsen om hur mycket medel som totalt bör avsättas till UB samt fördelningen mellan bas- och nyttjandedel. Universitetsbibliotekets verksamhets- och budgetdialog skulle i så fall flyttas från universitetsstyrelsen (och rektor) till denna nämnd. En sådan ordning kräver en nämnd med starka mandat. Dess budget- och verksamhetsförslag skall vara väl förankrade och ha en effekt på den totala budgetberedningen vid GU. Nämndens sammansättning är därför viktig och ett förslag är att den skall bestå av en prorektor, tillika ordförande, fyra fakultetsrepresentanter 7 Omläggningen av biblioteksfinansieringen 1996 bygger bl.a. på förutsättningen att öka fakulteternas inflytande över biblioteksverksamheten. Man införde en förhandlingsdel som skulle säkerställa detta, men den omvandlades redan efter ett par år till det som idag kallas nyttjandedel. 13

46 och två studeranderepresentanter. Två representanter för de anställda skall ha närvaro- och yttranderätt. Överbibliotekarien är föredragande i nämnden. Den verksamhets- och budgetberedande nämnden kommer att överta ansvaret för flera av den nuvarande biblioteksnämndens uppgifter 8 och överbibliotekarien fattar redan idag beslut om olika anställningar. Förslaget blir därför att biblioteksnämnden avskaffas i sin nuvarande form och ersätts av den nya nämnden samt att överbibliotekarien får hela det operativa ansvaret för universitetsbiblioteket. Det senare ger överbibliotekarien full frihet att organisera sina interna ledningsorgan och kontaktkommittéer. 7 ågra frågor utanför utredningens uppdrag Det finns några frågor som inte direkt ingår i utredningsuppdraget men som det ändå finns anledning att lyfta fram inom utredningen. 7.1 Studenternas behov av arbetsplatser Göteborgs universitet har svårt att tillgodose studenternas behov av tysta läsplatser, grupparbetsrum m.m. Varje fakultet försöker att hitta olika lösningar inom sina ramar men saknar ofta såväl organisation som ändamålsenliga lokaler. Universitetsbiblioteket har kanske inte idag lokalerna, men det har definitivt en organisation för att ta hand om driften av sådan verksamhet. UB utgör en tillgång även i detta hänseende som bör beaktas i samband med överväganden om universitetets möjligheter att utöka antalet studentarbetsplatser i framtiden. 7.2 Konstnärliga fakultetens biblioteksverksamhet Den konstnärliga fakulteten finansierar idag endast verksamhet som hör till basdelen och driver själv två institutionsbibliotek, ett inom Högskolan för design och konsthantverk (HDK) och ett inom Högskolan för scen och musik. De båda institutionsbiblioteken har ingen verksamhet gemensam med UB eller samarbetar med UB i frågor som digitalisering, IT-stöd, katalogisering m.fl. Det är det svårt att förstå varför KFN:s biblioteksverksamhet inte har integrerats med UB:s för att vinna effektivitetsvinster. Det är lika svårt att förstå varför KFN inte har någon liten andel i nyttjandedelens biblioteksverksamhet. Kan man verkligen inom KFN bedriva forsknings- och utbildningsverksamhet utan tillgång till andra biblioteksresurser än dem man har inom sina institutionsbibliotek? Det finns anledning för såväl universitetet som KFN att begrunda om nuvarande förhållanden är de optimala. 8 Några av biblioteksnämndens uppgifter är att lämna förslag till föreskrifter för UB till universitetsstyrelsen, att ange ambitionsnivå för olika grenar av biblioteksverksamheten, att ge förslag till plan för hur UB:s ekonomiska resurser ska användas och ge förslag till UB:s årliga medelstilldelning samt att fatta beslut om behov av tillsvidareanställning, anställning av biblioteksråd, chefsbibliotekarie, förste bibliotekarie och avdelningsdirektör (UB:s webbsida). 14

47 7.3 En nämnd för fakultetsgemensamma verksamheter Ovan finns ett förslag att införa en verksamhets- och budgetberedande nämnd för universitetsbiblioteket. Vid Stockholms universitet har man Nämnden för fakultetsgemensamma verksamheter som ett budgetberedande organ för verksamheter som är av fakultetsgemensam karaktär. Förutom universitetsbiblioteket ingår under denna även Stockholms motsvarighet till Göteborgs PIL-enhet och forskningsservice. Det kan även för Göteborgs universitet finnas anledning att överväga en sådan organisationsändring, dvs. att man lyfter ut vissa verksamheter ur den gemensamma förvaltningen som kan karakteriseras som fakultetsgemensamma och ger den en annan styrning och ledning. 7.4 Universitetsbibliotekets mediekostnader Universitetsbiblioteket har under senare år behandlats budgetmässigt som om man vore en fakultet. Bibliotekets budget har uppräknats med de procentuella löneoch prispåslag som universitetet fått från staten. De faktiska pris- och löneökningarna har man fått absorbera inom verksamheten. Men UB har kostnadsökningar som är betydligt högre än för verksamheten i övrig. Det gäller i synnerhet för utländska medieförvärv. Det är inte möjligt för UB att bära sådana kostnadsökningar utan konsekvenser för andra delar inom verksamheten. Tidigare fick UB hela lokalkostnaden täckt inom anslaget och man kunde utjämna effekter av t.ex. växelkursvariationer genom att utnyttja ett lånesystem inom universitetets internbank. Men inget av detta gäller idag och det finns heller inget som ersätter t ex internbankslösningen. UB har inte möjlighet att absorbera sådana stora och ibland också oförutsedda kostnadsökningar som t.ex. årets kraftiga kronfall har inneburit, utan man måste få stöd i sin budgetprocess på ett sätt som gagnar verksamheten i ett längre perspektiv. 8 Sammanfattning och förslag Det fanns en tanke 1995 att hitta en modell för universitetsbibliotekets finansiering som i hög grad skulle bygga på fakulteternas nyttjande av och ansvar för bibliotekets verksamhet. Kvar av denna tanke finns idag en föråldrad finansieringsmodell och en frustrerad biblioteksledning. Det är den främsta anledningen till denna utredning. Även om det finns skäl, så kommer utredningen fram till att inte föreslå någon i grunden ny finansieringsmodell. Utredningens förslag är att GU fortsättningsvis tillämpar en finansieringsstruktur i form av en basdel med gemensam finansiering och en nyttjandedel med fakultetsdefinierad finansiering. Däremot finns det behov av att tillämpa en mer verksamhetsrelaterad fördelning mellan bas och nyttjande än vad som gäller idag, så att vad som kan karakteriseras som gemensamma verk- 15

48 samheter finansieras gemensamt och inte delas upp och knyts till enskilda bibliotek. Det finns också ett signalvärde i att tydliggöra förhållandet mellan det gemensamma och det fakultetsspecifika, genom att varje finansieringsmodell ger signaler om hur verksamheten bör bedrivas. Ju mer fakultetsspecifik finansiering, desto starkare är signalen om att enhetsbibliotekets resurser kommer lokalt ifrån och därför är öronmärkta. En fakultetsgemensam finansiering baserad på en långsiktig dimensionering å andra sidan ger signalen att biblioteksledningen har befogenheter att avgöra hur resurser skall användas på effektivaste sätt. Avvägningen mellan det gemensamma och det specifika har således betydelse för verksamhetens långsiktiga innehåll och dimensionering. Biblioteksnämnden skulle kunna tjäna som styrorgan för universitetsbiblioteket, men dess storlek och sammansättning talar för att den görs om till en mindre nämnd med ansvar för UB:s verksamhet och budget. Det är viktigt att fakulteterna ger sina ledamöter mandat att verka för UB:s långsiktiga verksamhetsutveckling och att universitetet i sin budgetprocess accepterar nämndens budgetförslag. Utredningen har inte funnit anledning till att blanda in den nya redovisningsmodellen i förslagen. Det finns inget som direkt säger att uttaget av kostnaderna för den samlade biblioteksverksamheten påverkas, då grunden för uttaget inte har förändrats. Mot bakgrund av ovanstående föreslås följande: att strukturen i den nuvarande finansieringsmodellen behålls men att man tillämpar en mer verksamhetsrelaterad fördelning mellan bas- och nyttjandedel att nuvarande biblioteksnämnd görs om till en verksamhets- och budgetberedande nämnd med ett mindre antal ledamöter. Antalet ledamöter föreslås vara sju och sammansättningen av nämnden beslutas av rektor. Överbibliotekarien är föredragande i nämnden. att nämndens uppdrag är att ge budgetunderlag till styrelsen för beslut. Underlaget skall inkludera den totala budgetramen samt fördelningen av budgetkostnaderna mellan bas- och nyttjandedel 9. Nämnden skall därutöver följa upp universitetsbibliotekets verksamhet och ekonomi. att nämndens befogenhet skall vara sådan att ytterligare budgetberedning inte skall förekomma att överbibliotekarien ges fullt ansvar för den operativa ledningen av universitetsbiblioteket inom given budgetram 9 Det senare krävs för att styrelsen skall kunna fördela kostnaderna mellan de olika fakultetsnämnderna. 16

49 att universitetet bör överväga KFN:s biblioteksverksamhet, en nämnd för fakultetsgemensamma verksamheter samt hur man inom universitetet kan lösa problem som t ex kraftiga kursfall kan medföra. 17

50 Bilaga 1. 18