Styrelsemöte BRF Primusbacken

Transkript

1 Sekreterare: Carl Bladh-Johansson Ordförande: Anders Långberg PROTOKOLL Datum: Styrelsemöte BRF Primusbacken Tid: 19:00 till 20:30 Plats: Rosa Drömmar Närvarande: Carl Bladh Johansson, Anders Långberg, Anders Ekström, Patrick Pagreus, Michael Monaghan 1. Anders Långberg öppnade mötet. 2. Föregående protokoll godkändes. 3. Åtgärdslistan gicks igenom (se bilaga 1). Nedan återges de punkter där vi där informationen uppdaterats väsentligt: a. Punkt nr 1: Iman har varit i kontakt med AllTele då hans bredband slutade att fungera. En förklaring till den dåliga supporten som många medlemmar har upplevt är troligen att AllTele inte har möjlighet att komma åt modemen och på så vis söka upp vad som är fel. Detta är dock inte orsaken till de problem med dålig bandbredd och dålig uppkoppling som flera medlemmar har upplevt. Vi (Iman) behöver fortfarande skriva ihop ett brev med hot om uppsägning om inte AllTele fixar till problemen. b. Punkt nr 2: Svenska Lumon AB har hört av sig och erbjuder balkonginglasning. Enligt deras säljare ska det inte vara några problem med att fixa de kompletteringar som krävs för bygglovsansökan. Det är dock oklart om Lumon har något avtal med Trafikverket. Detta behöver kollas upp. Vi ska även vidarebefordra mailet från Lumon till Nordic House för att sätta lite press på dem. c. Punkt nr 5: Mike har kollat upp med hyresgästföreningen vad som gäller med förhandling om hyreshöjningar. Vi (Mike) ska skicka in en förhandlingsframställan där lägenhetsnummer, yta och nuvarande hyra framgår därefter ska hyresgästföreningen svara och därmed påbörjas förhandlingen. Höjning kan ske tidigas i augusti. d. Punkt nr 6: Underhållsplanen har leverats av Åkerlunds och diskuterades vid mötet. Vi behöver dock ta ett möte där vi går igenom planen mer detaljerat. Anders kollar upp om vi kan få den i ett elektroniskt format som går att editera. e. Punkt nr 7: Åkerlunds ska kolla status för fönster och balkongdörrar hos en på våning 5 i hus 20. f. Punkt nr 9: Mike kollar upp vad som är fördelaktigast, att finansiera hissmoderniseringen med banklån eller med pengar ur kassan.

2 g. Punkt nr 27: Anders skickar ett mail till Åkerlunds om att kontakta Wendelius Passersystem AB för byter av kod. h. Punkt nr 33: Anders ber Åkerlunds skruva upp serverskåpet i källaren i hus 18. i. Punkt nr 34: Vi beslutade att vårstädningen ska ske den 23 maj. Container och grus behöver beställas. Anders kollar upp detta. 4. Nya punkter a. Vårstädning Beslut om datum för städdag behöver fattas snarast. b. Mike ska kolla upp bindningstider för huslånen och vad den nya räntan blir. c. Be Åkerlunds kolla upp varför en del har problem med ojämn värme i elementen. d. Vårstädning den 23 maj. Container och beställa grus! Anders kollar. Vad ska vi göra av våra cyklar. Kolla upp med cykelkillen på Essinge Brogatan. 5. Övrigt a. Carl sätter upp ett förtydligande i hus 20 om att spolningen av stammarna kommer ske vid olika datum och det är det datum som aviserats i postfacket som gäller. b. Årstämmans datum klubbades till tisdagen den 2 juni kl 19. Kontakt med valberedning behöver tas. Avisering till medlemmarna ska ske tidigast 4 veckor innan mötet och senast 2 veckor innan. Carl ansvarar för kontakt med Café Andrum. 6. Avslutade punkter Inga punkter har avslutats sedan förra mötet. 7. Övrigt Inga övriga punkter. 8. Datum för nästa styrelsemöte: 12 maj kl på Rosa Drömmar. 9. Mötet avslutades Justerat av: Anders Långberg Michael Monaghan

3 Bilaga 1. Åtgärdslista Nr Ärende Ansvarig Status Händelse 36. Element Pågående Be Åkerlunds kolla upp varför en del har problem med ojämn värme i elementen. 35. Bostadens lån Mike Pågående Mike kollar upp bindningstider för huslånen och vad den nya räntan kan bli. 34. Vårstädning Pågående Vårstädningen kommer att äga rum den 23 maj. Vi behöver beställa container och grus. Vi behöver också kolla upp var vi ska göra med cyklarna i förrådet. De har nu varit i förvar i över 6 månader och vi kan därför göra oss av med dem nu. 33 Skruva upp serverbox i hus 18 Anders L Pågående AllTeles serverbox har släppt från sitt fäste i källaren på hus 18. Vi behöver be Åkerlunds att åtgärda detta. 32 Spolning av stammar i hus 18 och Trasig strömbrytare i källare i hus 18 Anders L Pågående Spolning av avlopp i hus 18 och 20 kommer att göras eftersom det har varit stopp dels hos en person på bottenvåningen i hus 18 och dels i tvättstugan i hus 20. Informera Åkerlunds om att vi har en medlem som bor på nedervåningen i hus 18 och att de ska meddela när spolningen görs så att inget händer med deras avlopp. Spolningen kommer att ske under vecka 16. Anders L Pågående En strömbrytare i källaren i hus 18 ser ut att vara provisoriskt lagad med tejp. Kontakt gällande detta tas med Åkerlunds. Eftersom ingenting har hänt ska Anders påminna Åkerlunds. 28. Nyckelinventering Anders L Pågående Nyckelinventering behöver göras. Anders L ansvarar för detta. 1. Nyhetsbrev Pågående Förslag om att ta fram ett nyhetsbrev för att uppdatera föreningens medlemmar om vad som händer i föreningen. Protokollet från

4 2. Beställa grus till gången på baksidan styrelsemötet skulle kunna publiceras. Frågor som är av känslig karaktär kan lyftas ut från detta protokoll. Ett nyhetsbrev har givits ut efter mötet den 19 januari Det har publicerats på föreningens hemsida och i entréerna. Förslagsvis ges nyhetsbrevet ut en gång i kvartalet. Protokoll från styrelsens möte läggs upp på hemsida. Emilia Pågående Grus behöver beställas till gången på baksidan eftersom denna håller på att växa igen. Vi väntar med denna punkt till våren och vårstädningen. 3. Uppdatera boendeboken Anders L Pågående Boendeboken har uppdaterats med aktuell information. Vi skulle behöva skriva ut den och dela ut den till alla nya (och gamla) medlemmar. Vi behöver även ta fram ett välkomstbrev till nya medlemmar med information om boendeboken och information om adresser (namn) som kan användas till att märka upp dörrar, brevlåda och entré). 4. Radonmätning Carl Pågående En långtidsmätning ska pågå minst två månader gärna upp till tre månader. Mätningens ska göras under eldningssäsongen (1 oktober 30 april). Kostnaden är 360 kr per mätpaket. Minst 13 mätpaket kommer att krävas. Carl Beställer dessa till föreningen! Mätare är beställda. 5. Byte av portkod. Anders L Pågående Byte av portkod behöver göras. Anders ska se till så att Åkerlunds fixar detta och att Svensk direktreklam kontaktas. Aktiveringskoden som behövs för att byta kod saknas. Från Fastighetsservice har vi fått reda på att Wendelius Passerssystem AB bytte koden sist det begav sig. Anders L ska därför skicka ett mail till Åkerlunds om att kontakta Wendelius Passerssystem AB för byter av kod.

5 6. AllTele 1. Mike 2. Markus Grammer Pågående 1. Det är flera som har problem med bredbandet, styrelsen ska göra en inventering över vilka problem som finns och hur våra medlemmar blir bemötta av AllTele (Markus ansvarar för detta). AllTele hänvisar oftast tillbaka till föreningen vid problem. Har vi något kundnummer? Det kan vara bra att ha när man ringer till AllTeles kundservice. 2. Iman skriver ihop ett brev till AllTele om att föreningen ämnar säga upp avtalet på grund av kontraktsbrott. 7. Inglasningen Carl Pågående Ärendet har avvisats av tjänstemännen på bygglovsavdelningen Stockholms stad. De anser att de ritningar som skickats in inte tillräckligt beskriver hur inglasningen kan placeras på fasaden utan att förvanska byggnaden. De anmärker på att glaset placeras över fönster och anser att det behövs tydligare beskrivningar av hur det ska lösas på ett tillfredsställande sätt. De skriver också att inglasningar är generellt främmande för den här byggnadsstilen vilket ställer högre krav på utformning. I ärendet (DNR ) finns de handlingar som beskriver vilka handlingar som efterfrågas, varför och vilka datum. Frågan har inte avgjorts i nämnden utan avvisats av tjänstemännen då de ansett att det saknats underlag för beslut. Vi har rätt att skicka in en ny ansökan baserad på begärda handlingar om vi vill ha frågan prövad. Carl har varit i kontakt med Johannes Furberg Nordic House som ska prata med Trafikverket om hur de ska kunna lösa problemen. Enligt uppgift har Trafikverket tillsatt en byggledare som ska hjälpa till med ärendet. Styrelsen har även kontaktats av Svenska Lumon AB som också erbjuder balkonginglasning. Enligt deras säljare ska det inte vara några

6 problem med att fixa de kompletteringar som krävs för bygglovsansökan. Det är dock oklart om Lumon har något avtal med Trafikverket. Detta behöver kollas upp. Vi ska även vidarebefordra mailet från Lumon till Nordic House för att sätta lite press på dem. 8. Höjning av hyra hyresrätter Iman/Mike Pågående Hur går det till med höjning av hyra för dessa? Hyran måste höjas till det den lagligen får höjas till. Mike har efter samtal med Pia på SBC mailat hyresgästföreningen om diskussion kring hyrorna. Inget svar ännu. Mike kommer fortsätta att försöka få kontakt med hyresgästföreningen. Mike har kollat upp vad som gäller. Vi (Mike) ska skicka in en förhandlingsframställan där lägenhetsnummer, yta och nuvarande hyra framgår därefter ska hyresgästföreningen svara och därmed påbörjas förhandlingen. Som motivering till höjningen kan kommande investeringar användas samt att vi inte har höjts på väldigt länge. Höjningen ska kunna börja gälla från den 1 augusti. Förslag på att hyran höjs med 5 %. 9. Underhållsplan Anders L Pågående Se till att Åkerlunds upprättar en underhållsplan för 5-10 år framöver. Anders har fått ett utkast på hur en underhållsplan kan se ut. På mötet den 19 januari bestämde vi oss för att köra på denna och komplettera med besiktning av tak och fasad. Utförliga bedömningar för varje område måste finnas. 10. Balkongdörrar och fönster Underhållsplanen har leverats av Åkerlunds. Anders L kollar upp om vi kan få den i ett elektroniskt format som går att editera Anders L Pågående På årsmötet beslutades att fönster och balkongdörrar skall åtgärdas under Styrelsen ska ta in

7 offert från fastighetsskötaren på att åtgärda detta. Anders ser till så att vi får tre offertförslag. Åkerlunds ska kolla status för fönster och balkongdörrar hos en på våning 5 i hus Ventilationsfilter Anders L Pågående Ventilationsfilter har beställts och finns i källaren i hus 18. Nu behöver de bara distribueras till medlemmarna. 12. Hissen i nr 20 Anders L och Markus Grammer Pågående Hissen i hus 20 ska moderniseras så att den uppfyller de krav som ställs. Inspekta har senast granskat hissen den 28 november 2014 och om vi inte gör något åt den kommer vi att få körförbud på den. Hissen Elektriska och Mekaniska AB och OTIS (vilka vi har servicekontrakt med idag) har lämnat offert på hissmodernisering som i princip hamnar på samma summa, däremot är OTIS offert mer omfattande än Hissen Elektriska och Mekaniska AB:s offert. Gällande hissen i nr 18 ska vi kolla upp varför denna har stannat under den senaste tiden och vad vi kan göra åt detta. Mötet den 16 februari 2015 beslutade att gå på OTIS alternativet vad det gäller hissen i hus 20. Arbetet kommer att påbörjas måndagen v. 20 och avslutas fredagen v.24. Mike kollar upp vad det skulle kosta att finansiera hissmoderniseringen med banklån alternativt finansiera det med pengar ur kassan.

8 13. Andrahandsuthyrningar Mike Pågående Vi har dålig koll på vilka som hyr ut sina lägenheter i andrahand. Hur kan vi kolla om det bor olovliga andrahandsgäster? Mike ska ta fram en lista över vilka medlemmar vi har och därefter kontrollerar vi listan mot folkbokföringen. Hur går vi vidare med detta? Ett sätt är att kontrollera varje gång gröna lappar från Bring City mail sätts upp. Alternativt trycka upp nya lappar för brevlådorna så att egen skrivna lappar försvinner. Förslag ring på hos alla lägenheter och anteckna vem som bor i lägenheterna. Kombinera detta med att dela ut boendebok och kolla om de har rätt uppgifter på postlåda och dörr etc. 14. Info om att var försiktig vid flytt/renovering Anders L Pågående Sätt upp en lapp och information på webben om att man ska vara försiktig med hiss etc. när man renoverar, det blir så mycket förstört. Anders L lägger in något om detta på hemsidan och i boendeboken (se punkt 23) 30. Städning av tvättstuga Anders L Avslutad Tvättstugorna är dåligt städade. Anders L kollar upp om städfirman bokar tid och har åtkomst till tvättstugan samt hur ofta vårt avtal säger att de ska städas. Förslag på att sätta upp en lapp där städbolaget kan kvittera städningen fanns också. 29. Procentsats delägande Avslutad Procentsatsen för delägandeskap fastställs till minst 10 %. Maximalt tillåts 2 ägare. 15. Hyresrätt i nr 18 Anders L Avslutad Det ska bytas matta hos Tahani, hon får åka och kolla vilken typ av matta hon vill ha och återkomma till Anders, som kan ta det vidare med Åkerlunds. Mattan är nu utbytt.

9 16. Två låsta utrymmen i pannrummet i nr 20 Avslutad Ulfs förråd är det som ligger direkt till vänster när man kommer in i pannrummet i nr 20. Det som ligger på höger sida är outhyrt men låst. Troligtvis den förra hyresgästen som bara har lämnat det låst. Klipp upp låset och sätt på ett nytt lås som styrelsen har nycklar till. 17. Vattenkostnaderna Mike Avslutad Vattenkostanden var kr högre 2013 än Frågan kom upp på årsmötet vad det beror på. Mike utreder om kostnaden beror på höjda vattenavgifter eller ökad förbrukning alternativt en kombination av båda. Den höjda kostnaden beror på att brytdatum för fakturorna skett så att 14 fakturor kommit med det ena året och 12 det andra. 18. Förbud mot att parkera cyklar vid fastigheten 19. Soprummet / nedskräpning Patrick Pagreus Anders E, Anders L, Emilia och Carl Avslutad Vi avvaktar med att sätta upp förbudsskyltar på fasaden eftersom det efter höststädningen inte längre finns något problem med detta. Cyklar som saknar ägare ska forslas bort. Vid städdagar ska de cyklar som inte är uppmärkta forslars bort för förvaring. Avslutad 1. Det är fortfarande problem med att det ställs in grovsopor i soprummet. Sätta upp skyltar med information om att föreningen kommer att sätta upp kameraövervakning om detta inte slutar. Emilia skriver lapp och sätter upp. Carl fixar upp kameran under veckan. 2. Det finns en viss person som stökar till väldigt mycket i fastigheten, och som har gjort det under en lång period, och fortsätter trots tidigare uppmaningar om att sluta med detta. Styrelsen tar en muntlig erinran med denna person. 3. Styrelsen ber vår fastighetsskötare att slänga allt som ställs i trapphuset vid deras rond i fastigheten en gång i

10 veckan. 20. Höststädning Avslutad Städdagen blir den 13 september Container ska hyras in 21. Vad ska utrymmet högst upp i hus 18 användas till. Markus Grammer Avslutad Markus Grammer ansvarar för denna fråga. Efter att ha undersökt utrymmet har vi kommit fram till att utrymmet inte går att använda till något speciellt, 22. Trasig tapet i hus 20 Anders L Avslutad Anders Långberg har kontaktat Åkerlunds för att åtgärda detta. Inget har dock hänt på denna punkt. Anders L påminner Åkerlunds om detta. Anders har fortfarande inte fått något svar på detta utan kommer ta tag i detta snarast. 23. Värme Anders L Avslutad Anders L pratar med Åkerlunds om att sänka värmen i trapphus och lägenheter under sommaren. Anders kontaktade Åkerlunds men fick inte något direkt svar på denna fråga. Förslagsvis läggs sänkning av värmen in i åtgärdsplanen så att det sker vid samma tidpunkt varje år. 24. Hemsidan Anders L Avslutad Anders L ska uppdatera informationen på hemsidan med nya styrelsemedlemmar. 25. Fixa extranyckel till postfacken 26. Åtgärda trasiga armaturer Mike Avslutad En extra nyckel ska beställas så att Emilia får åtkomst till styrelsens postfack. En extranyckel har införskaffats. Anders L har denna. (19/1). Anders L Avslutad Anders L kontaktar Åkerlunds och ber dem fixa den trasiga armaturen på baksidan av hus 20. Anders kollar upp detta med Åkerlunds. Armaturerna i hus 20 är nu åtgärdade. (19/1). 27. Snöskottningsavtal Mike Avslutad Mike har kollat upp att avtalet för snöskottning av tak även gäller för år Har de varit och kollat taken nu när det varit snö? Imam kollar upp detta med företaget efter att Mike har kollat kontaktuppgifterna.

11