Verksamhetsmanual ISO 9001:2000 ISO 14001:2004 Arbetsmiljö AFS 2001:1. Kvalitativt.

Transkript

1 Verksamhetsmanual ISO 9001:2000 ISO 14001:2004 Arbetsmiljö AFS 2001:1 Kvalitativt.

2 Innovativt och genomtänkt. TG Skrivabs målsättning är att skapa växtkraft inom flera områden. Därför är kvalitet i alla led, kombinerat med ett stort miljöansvar, en självklarhet vare sig det gäller vårt sortiment, vår organisation, de tjänster eller den service vi erbjuder. Det kommer såväl våra kunder som miljön tillgodo. Att kombinera kvalitet med miljöhänsyn var en tidig insikt som i mitten av 90-talet gjorde TG Skrivab till pionjär inom branschen då vi blev ISO-certifierade för såväl kvalitet som miljö. TG Skrivabs innovativa miljö- och kvalitetsarbete ligger fortfarande till grund för en kontinuerligt pågående process vilken fortlöpande leder till förbättringar och nya mål. På följande sidor presenteras TG Skrivabs verksamhetssystem vilket omfattas av ISO 9001:2000, SS-EN ISO 14001:2004, Arbetsmiljö AFS 2001:1, IT-rutiner och lagstiftning. Vår strävan att ständigt förbättra och skapa än mer kundnytta är en del av vår styrka. Välkommen att ta del av en genomtänkt helhet! KERSTIN SJÖBERG KVALITETS- OCH MILJÖSAMORDNARE

3 Affärsidé TG Skrivab är en professionell och välsorterad leverantör nära kunden. Vi erbjuder en helhetslösning byggd på kvalitet och miljöansvar, som tillfredsställer den enskilde kundens behov. Kunden ska tjäna på att handla av oss. Med ett väl genomtänkt och maximalt kundanpassat fullsortiment kan TG Skrivab erbjuda mer än artiklar marknadens i särklass bredaste utbud. Vårt sortiment är dessutom noga utvalt av kvalitetsprodukter från de främsta leverantörerna inom sina områden. Vi levererar allt från datatillbehör och kontorsmateriel till städartiklar och profilmateriel. Allt anpassat för offentligt förvaltning och en mängd olika branscher. TG Skrivab ingår i Andvord Tybring-Gjedde-koncernen, vilken är nordens största företagsenhet inom förbrukningsmateriel. TG Skrivabs huvudkontor och lager ligger i Växjö varifrån vi levererar i genomsnitt ca 100 ton varor varje dag. Kvalitetspolicy TG Skrivabs kvalitetspolicy sätter kundtillfredsställelse i centrum. TG Skrivab, med samtliga anställda, ska uppfylla kundens förväntningar och krav på kvalitet och leveranssäkerhet genom att alltid leverera rätt produkt och tjänst i rätt tid. Vi ska i alla led sätta mål och arbeta med ständiga förbättringar. Denna policy ska upprätthållas och utvecklas på följande sätt. Genom styrande rutiner, hög tillgänglighet, effektiva köphjälpmedel och vänligt bemötande ska vi se till att kunden på ett lustfyllt och okomplicerat sätt alltid erhåller rätt varor i rätt tid och till rätt plats. Vara lyhörda för kundens krav och önskningar samt uppfylla dessa genom att aktivt stödja kunden i dennes ambitioner och aktiviteter samt uppfylla kundens krav på kvalitet. Vägleda kunden till rätt val av produkt och kvalitet. Vi ska alltid eftersträva 0-felsleverans till kund samt internt mellan avdelningarna sträva mot samma mål. Införa målstyrning i hela organisationen samt engagera alla medarbetare i denna process. Förankra kvalitetsarbetet och detta synsätt i hela företaget. Med en positiv inställning ska en motiverad personal prägla hela organisationens tänkande i kvalitetsarbetet. TG Skrivabs kvalitetspolicy ska vara känd och förstådd av samtliga medarbetare.

4 Miljöpolicy TG Skrivab ska vara aktiv och i positiv anda driva miljöfrågor med huvudprincipen att kretsloppet ska snurra. Vi ska följa aktuell miljölagstiftning och andra krav, arbeta med ständiga förbättringar, följa upp och sätta nya miljömål samt byta ut produkter och tjänster mot miljövänligare alternativ för att förebygga föroreningar. Miljöpolicyn ska beaktas av alla anställda. Miljöpolicyn ska efterlevas på följande sätt. TG Skrivabs egen verksamhet är i sig inte eller mycket lite miljöpåverkande. Viss miljöpåverkan kan finnas hos produkternas egenskaper i produktsortimentet som återförsäljs. För de kemsammansatta produkterna görs därför analys av produkternas egenskaper varefter säkerhetsblad inhämtas eller framställs. Produktchefen ansvarar för att TG Skrivabs sortiment inte innehåller produkter eller egenskaper som strider mot svensk lag samt att sortimentets sammansättning blir så miljövänligt som möjligt med hänsyn tagen till produkternas funktion. I företagets produktkataloger ska produkterna kretsloppsdeklareras så att kunderna vägleds till att köpa produkter som är mindre miljöpåverkande då alternativ finns. TG Skrivab förbinder sig att följa gällande miljölagstiftning samt att förebygga miljöpåverkan genom att ständigt förbättra produkter och arbetssätt. TG Skrivab kommer årligen att fastställa och följa upp övergripande och detaljerade miljömål. TG Skrivabs personals medvetenhet i miljöfrågor ska hållas på sådan nivå att miljöarbetet drivs på bred bas i hela företaget och i enlighet med denna policy. Våra miljösymboler I företagets produktkataloger ska produkterna kretsloppsdeklareras så att kunderna vägleds till att köpa produkter som är mindre miljöpåverkande då alternativ finns. Vid vår miljömärkning använder vi oss av två huvudtyper av märken. Svanen och Falken Svanen är det nordiska auktoriserade miljömärket. Falken är Naturskyddsföreningens symbol för Bra-Miljöval -produkter. I vårt sortiment finns Svanen och Falken främst i kemtekniska och papperssortimentet. Vår egen kretslopps-symbol För varor där t ex Svanen eller Falken saknas använder vi följande symboler: Utmärkt Stort inslag av kretslopp. Klar dominans av förnyelsebart material som bryts ned av naturen utan att späda på Jordens växthuseffekt. Bra Ganska stort inslag av kretslopp. Varierande andel förnyelsebart material och material som kan återvinnas. Acceptabel Litet inslag av kretslopp. Tveksamma ämnen. Kommer att tas bort ur vårt sortiment. Arbetsmiljöpolicy TG Skrivabs övergripande målsättning är att vår verksamhet inte ska förorsaka fysisk/psykisk ohälsa samt att den ska ge möjlighet till personlig och yrkesmässig utveckling. Vi ska sträva efter att ständigt förbättra arbetsmiljön och arbetsorganisationen i syfte att öka vår verksamhets effektivitet och konkurrensförmåga. Arbetsmiljöpolicyn uppnår vi genom att: olycksfall, ohälsa och arbetssjukdomar förebyggs bland annat genom skyddsronder. arbetsmiljön ska ses ur ett helhetsperspektiv och innefatta alla faktorer som påverkar människan i arbetet. handlingsplaner i internkontrollen revideras vid behov. kontinuerligt utbilda och informera alla anställda om arbetsmiljöfrågor och arbetsplatsrisker. uppfylla kraven i lagar och föreskrifter på arbetsmiljöområdet. arbeta aktivt med rehabilitering. Arbetsmiljöpolicyn ska vara känd och förstådd av samtliga medarbetare.

5 Jämställdhetspolicy TG Skrivabs övergripande mål i jämställdhetsarbetet är att skapa lika möjligheter för kvinnor och män till anställning, utbildning, befordran och kompetensutveckling samt verka för en jämn fördelning mellan kvinnor och män inom företaget. Jämställdhetsarbetet inom TG Skrivab ska ske enligt jämställdhetslagens intention i samverkan med de lokala fackliga organisationerna. Det är vår målsättning att: alla former av könsdiskriminering och sexuella trakasserier ska anmälas till ledningen. Åtgärder ska vidtas för att motverka förekomsten av ovan nämnda fall. så långt som möjligt underlätta för såväl män som kvinnor att förena föräldraskap med förvärvsarbete. vid rekrytering av eventuella chefer/arbetsledare uppmuntra kvinnliga sökanden. vi ska stäva efter en jämn könsfördelning inom de olika kategorierna på företaget. lönesättningen ska vara individuell, differentierad och könsneutral. inför nästkommande lönerevision ska ny kartläggning av arbetsplatsen göras. Det centrala i allt jämställdhetsarbete är att företaget kan utvecklas och bli effektivare genom att tillvarata och utveckla både kvinnors och mäns kompetens. Jämställdhetsarbetet är därför en viktig chefsuppgift och ett nödvändigt led i företagets utveckling. Jämställdhetsarbete syftar i stor utsträckning till att förändra attityder. Målet är därför att allmänt öka engagemanget för jämställdhetsfrågor. Drogpolicy Vår drogpolicy går ut på att alla anställda förväntas uppträda nyktert och opåverkade på arbetsplatsen. Vi måste också helhjärtat ställa upp och hjälpa de som har eller fått problem med alkohol eller andra droger. Drogpolicyn uppnår vi genom: ingen medarbetare tillåts vara i tjänst påverkad av droger i någon form. Det är alltså inte tillåtet att intaga eller injicera droger under arbetstid och på arbetsplatsen. Det är heller inte acceptabelt att berusa sig vid sådan tidpunkt utanför arbetsplatsen att man riskerar att vara påverkad på jobbet. Detta är oavvisligt arbetsskyddskrav och som syftar till att man inte skall skada sig själv eller sin omgivning. vi avser inte att ändra på nuvarande förhållanden att alkoholhaltiga drycker kan förekomma i samband med affärsförhandlingar med kunder, representationer eller företagsfester. vi accepterar inte att någon medarbetare är påverkad i tjänsten. Vederbörande kommer, om det inträffar, att omgående avlägsnas från det direkta arbetet och arbetsplatsen. Vid upprepade tillfällen riskerar också en drogpåverkad att få både varning och i vissa fall mista sitt arbete. Men i första hand skall vi ge hjälp. alla anställda har skyldighet att anmäla om och när man upptäcker att någon är drogpåverkad. Det kan i hög grad påverka att vederbörande inte skadar sig själv, andra eller arbetsutrustningen. Det kan också, kanske ännu viktigare, medverka till att vederbörande kommer till insikt och får all erforderlig hjälp och stöd med de eventuella problem och sjukdomar, som förorsakas av droger och missbruk. Tala med närmaste chef eller en arbetskamrat om du upptäcker någon drogpåverkad på din arbetsplats. Brandskyddspolicy TG Skrivab skall aktivt arbete med förebyggande brandskyddsåtgärder i syfte att minimera risken för att skador, orsakade av brand, uppstår på människor, material, maskiner eller i miljön. Brandskyddspolicyn uppnår vi genom att: ha ett aktivt ledarskap för brandskyddet. ha en väl definierad brandskyddsorganisation. våra brandskyddsregler är väl kända. kontinuerligt utbilda och informera all personal om brandskyddsfrågor. brandskyddbeskrivning med tillhörande drift och underhållsinstruktioner. systematiskt kontrollera och följa upp brandskyddsfrågor. uppföljningsrutiner för brandskyddsarbetet.

6 Verksamhetsmanual Följande avsnitt styr TG Skrivabs verksamhet. 4.1 Allmänna krav Här beskriver vi riktlinjerna för vårt systems principer och åtagande för att klara kraven enligt SS EN ISO 9001:2000, SS EN ISO 14001:2004 och AFS 2001:1 4.2 Allmänna dokumentationskrav Beskriver vårt systems uppbyggnad och struktur och att detta är anpassat till vår organisation och vårt behov. Hur vi styr såväl specificerande som redovisande dokument finns beskrivet och dokumenterat. 5.1 Ledningens åtagande Ledningen har dokumenterat sitt åtagande att tillse att erforderliga resurser tillsätts, att policy, mål och kundtillfredsställelse ska prioriteras. Att genom ledningens genomgång följa upp och vidta åtgärder om så erfordras. 5.2 Verksamhetsanalys (Kundfokus) Våra kunders krav är identifierade, dokumenterade och väl kända i hela organisationen. Kravens efterlevnad kontrolleras (se avsnitt 8.2) och vid behov korrigeras när kraven förändras. Vår/våra huvudprocesser är identifierade. Vår miljöutredning har påvisat våra betydande miljöaspekter för vilka mål och program har upprättats. 5.3 Verksamhetspolicy Våra policy för kvalitet, miljö, arbetsmiljö och i övrigt vad som erfordras är väl anpassade till vår organisation och kundernas krav. De är väl kända i hela organisationen och utvärderas årligen eller efter behov. 5.4 Verksamhetsmål och planering Mål finns upprättade för alla relevanta områden i vårt företag, såväl övergripande som detaljerade, avseende kvalitets-, miljö- och arbetsmiljömål. Målen följs kontinuerligt upp vid ledningens samtliga möten. Handlingsplaner finns upprättade för samtliga mål. 5.5 Ansvar, befogenheter och kommunikation Vår organisation finns beskriven tillsammans med ansvar och befogenheter i lämplig omfattning. Ledningens representant finns utsedd. Rutiner för hur vi kommunicerar verksamhetssystemet, policy, mål, processer och kundkrav till hela organisationen finns upprättade. 5.6 Ledningens genomgång Med beslutade intervall går ledningen igenom hela vårt verksamhetssystem för att följa upp systemets effektivitet, mål, processer, miljö och kundtillfredsställelse enligt separat dagordning. Att systemet ständigt utvecklas. 5.7 Lagstiftning och andra krav Rutiner och förteckning över vilken lagstiftning och andra krav vi ska efterleva finns upprättade för alla relevanta områden. Ansvar för efterlevnad är klarlagd och följs upp. 6.1 Tillhandahållande av resurser Att tillräckliga resurser avsätts för att införa, driva och utveckla systemet finns inbyggt i vårt sätt att driva utvecklingen framåt. Ledningens åtagande för detta är beskrivet och efterlevs. 6.2 Personalresurser Hur utbildningen ska identifieras, planeras, genomföras och dokumenteras finns beskrivet med tydligt ansvar för: specialutbildning kontinuerligt utbildningsbehov klarläggs bland annat via utvecklingssamtal introduktionsutbildning av nyanställd genomförs att planerad utbildning genomförs och dokumenteras samt utvärderas finns beskrivet. 6.3 Infrastruktur Rutiner för att med lämpliga intervaller utvärdera våra layouter/flöden och arbetsplatsers lämplighet och effektivitet, samt stödtjänster finns upprättade. Detta ska också utföras vid större förändringar och vid införande av nya produkter/tjänster och/eller ny teknik. 6.4 Verksamhetsmiljö (AFS 2001:1) Rutiner för vårt arbete med såväl fysisk som psykosocial arbetsmiljö finns upprättade och följs upp vid såväl skyddsronder, utvecklingssamtal samt vid ledningens genomgång. Åtgärder vidtas där så erfordras.

7 Verksamhetsmanual 7.1 Planering av framtagningsprocesser Våra huvudprocesser med sina delprocesser samt våra stödprocesser finns beskrivna med ordningsföljd och samverkan. Arbetsmetodik för att effektivt arbeta med processerna finns också beskrivet, liksom ansvar för att ständigt utveckla processerna. 7.2 Kundanknutna processer Under detta avsnitt beskriver vi hur vi behandlar och säkerställer att våra kunders krav klarläggs samt att ansvar för detta är tydligt. Rutiner för hur vi hanterar förfrågningar/offerter/beställningar/orderkännande samt ändring av order finns upprättade samt hur vi kommunicerar med våra kunder utöver vad som beskrivs i våra processer. Hur vi hanterar kunders klagomål och reklamationer finns beskrivet med tydligt ansvar. 7.3 Utveckling och konstruktion Detta avsnitt har uteslutits. 7.4 Inköp Våra rutiner för inköp från att behov uppstår, inköpsarbetet samt ankommande gods och kontroll beskrivs här där såväl kvalitet som miljökrav behandlas. Hur vi genomför leverantörsbedömning för såväl kvalitet som miljökrav samt leverantörsvärdering beskrivs. Att åtgärder vidtas när leverantören inte klarar kraven. 7.5 Distribution av varor och tjänster Planering och distribution av våra produkter beskrivs här liksom behovet av instruktioner. Hur vi identifierar våra materiel, produkter och/eller tjänster genom hela flödet. Rutiner för kundens egendom har uteslutits eftersom detta ej förekommer. Hur vi skyddar, hanterar, förvarar, packar och levererar våra produkter och/eller tjänster beskrivs i lämplig omfattning. Rutiner och instruktioner för varuinformationsblad, kemikaliehantering, källsortering och övriga miljörelaterade områden är dokumenterade och fungerar. 7.6 Behandling av mät- och övervakningsutrustning Detta avsnitt har uteslutits. 7.7 Ekonomiska rutiner Våra rutiner för kund och leverantörsresekontra finns beskrivna, liksom rutiner för bokföring, löner, inventeringar etc. 7.8 IT-verksamheten Våra rutiner för datasäkerhet, backup och övriga IT-relaterade rutiner finns beskrivna. 8.1 Planering Hur vi planerar våra mätningar och kontrollerar samt arbetet med ständiga förbättringar framgår av detta avsnitt. 8.2 Mätning och övervakning Vår metod för mätning och kundtillfredsställelse beskrivs liksom ansvar härför. Hur vi genomför internrevision för att kontrollera att vårt system uppfyller kraven, att vi efterlever våra rutiner finns beskrivna samt att systemet utvecklas. Att åtgärder vidtas vid konstaterade brister. Hur vi mäter våra processers effektivitet samt hur vi arbetar för att åtgärda och förbättra dessa beskrivs. Våra rutiner och instruktioner för att kontrollera våra produkter och tjänster genom hela flödet är också dokumenterat här. Hur vi övervakar och mäter våra miljömål och övriga miljörelaterade områden finns dokumenterat och efterlevs. 8.3 Behandling av avvikelser Under detta avsnitt beskrivs hur vi hanterar våra avvikelser samt att vi vidtar åtgärder samt följer upp detta för såväl kvalitet, miljö som arbetsmiljö. Att inträffade nödläge och olyckstillbud rapporteras och behandlas. Att avvikelserna sammanställs och görs kända för ledning och all personal. 8.4 Analys av data Vilka underlag som ligger till grund för vårt totala arbete med ständiga förbättringar framgår av detta avsnitt. 8.5 Förbättring Våra rutiner för hur vi arbetar med ständiga förbättringar, korrigerande och förebyggande åtgärder beskrivs under detta avsnitt. Att vi följer upp beslutade åtgärder samt kontrollerar att de fått avsedd effekt.

8 TG Skrivab AB Ljungadalsgatan 19 Box Växjö Telefon kundsupport: Telefon växel: Fax: Säljkontor Danmark: TG Skrivab AB Sluseholmen København SV Telefon: Fax: kundeservice@tgskrivab.com TG Skrivab AB är certifierat enligt ISO 9001:2000 och ISO 14001:2004